Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

2/2019. (II. 27.) PM utasítás

2/2019. (II. 27.) PM utasítás

a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról1

2019.03.02.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével – a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára figyelemmel – a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § A Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. melléklet szerint határozom meg.

2. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba.

(2) A Szabályzat 2. függelékében meghatározott irattári tételszámokat 2018. május 22-étől kell alkalmazni.

3. §2

1. melléklet a 2/2019. (II. 27.) PM utasításhoz

A Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Értelmező rendelkezések
1. § A Szabályzat alkalmazásában:
1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása, nyilvántartása;
2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón;
3. átadás-átvételi jegyzék: az átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete, az iratátadás-átvétel során átadásra kerülő iratok, adathordozók tételes rögzítésére szolgál;
4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;
5. cégkapu: a kézbesítési szolgáltatáshoz kötődő, biztonságos kézbesítési szolgáltatási címnek minősülő, a kijelölt szolgáltató által a gazdálkodó szervezetek számára biztosított tárhely;
6. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ;
7. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;
8. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;
9. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni;
10. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) vagy a Minisztérium kormányzati igazgatási tisztségviselői végeznek a munkafolyamataik során;
11. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;
12. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a Minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;
13. hivatkozási szám: a beérkezett irat azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;
14. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;
15. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
16. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a Minisztérium a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
17. irattári tétel: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. § 23. pontjában meghatározott fogalom;
18. irattári tételszámmal történő ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
19. kezelési feljegyzések: a Korm. rendelet 2. § 26. pontjában meghatározott fogalom;
20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;
21. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával, vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;
22. kiadmányozás: a Korm. rendelet 2. § 27. pontjában meghatározott fogalom;
23. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;
24. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;
25. mellékelt irat: a Korm. rendelet 2. § 37. pontjában meghatározott fogalom;
26. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;
27. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból, és megsemmisítésre történő előkészítése;
28. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;
29. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésére álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személyazonosságát alátámasztó információt;
30. ügyintézés: a Minisztérium működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi, formai kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
31. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek;
32. ügykezelő: a szervezeti egység ügyviteli feladatainak elvégzésére kormányzati szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott személy;
33. ügyvitel: a Minisztérium folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
34. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
2. § Az értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (a továbbiakban: Ltv.),
b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló törvény,
c) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény (a továbbiakban: Infotv.),
d) az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvény,
e) az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló kormányrendelet,
f) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló kormányrendelet,
h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló BM rendelet,
i) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló EMMI rendelet (a továbbiakban: EMMI rendelet)
rendelkezései az irányadóak.
2. A Szabályzat hatálya
3. § A Szabályzat hatálya kiterjed a Minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és valamennyi ügyvitelben érintett foglalkoztatottjára.
4. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötött Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok tekintetében a Támogatási Szerződésben meghatározott európai unós jogi aktusokat kell alkalmazni azzal, hogy a Támogatási Szerződésben meghatározott európai uniós jogi aktusok által nem szabályozott kérdésekben a Szabályzat az irányadó.
5. § A Szabályzatban nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokat kell alkalmazni.
3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete
6. § A pénzügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, valamint kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
7. § A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a Minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, amely szerint az iratkezelést központi szinten az Iratkezelési Osztály útján, valamint az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben – az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján – látja el.
8. § A gazdaságfejlesztési programokkal összefüggésben a 4. § alá tartozó projektekkel kapcsolatban keletkező iratok iratkezelési felügyeletéért a GFP Fejlesztéspolitikai Rendszereket Támogató Informatikai, Iratkezelési és Üzemeltetési Főosztályának vezetője a felelős.
9. § Az iratkezelés felügyeletét a Biztonsági és Igazgatási Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az iratkezelési osztályvezető útján irányítja és felügyeli. E feladatkörében felelős:
a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának munkafolyamatba épített rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,
e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,
f) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
g) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
h) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
i) az irattári tervben meghatározott idő után, az iratanyag levéltárba adásáért, valamint
j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.
10. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai biztonsági vezetővel együttműködve – a Minisztériumnál üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt, a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy munkavállalók egy csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletéről.
11. § A központi iratkezelés feladatai:
a) küldemények átvétele, biztonsági ellenőrzése, bontása, érkeztetése, iktatása, előzményezése az elektronikus iktatóprogramban,
b) az azonosításra szolgáló adatok előadói ívre nyomtatása,
c) az irat előadói ívben történő elhelyezése,
d) felbontás nélkül továbbítandó küldemények érkeztetése, címzetthez továbbítása,
e) szervezeti egységektől átvett kiadmányok kézbesítése, postára adása,
f) az irattári terv alapján az iratok központi irattárban történő elhelyezése, iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatok ellátása, valamint
g) a központi irattárban őrzött iratok selejtezésével kapcsolatos feladatok ellátása, levéltári átadás előkészítése, lebonyolítása.
12. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:
a) az előzményiratok végleges szereléséről döntés,
b) a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
c) az irat irattári tételszámmal történő ellátása,
d) az egyéb ügykezelői utasítások megadása,
e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, tárolása,
f) iratokkal való elszámolás, valamint
g) az iratok nyomonkövethetőségének a biztosítása.
13. § A szervezeti egységek ügykezelőinek iratkezeléssel összefüggő feladatai:
a) a szervezeti egységnél készült és más szervtől, személytől érkezett küldemény átvétele, bontása, iktatása, nyilvántartása, továbbítása, postázása, átmeneti irattárba helyezése, központi irattárba adása,
b) az irat ügyintézőnek dokumentáltan történő átadása és visszavétele, valamint
c) bélyegzők, pecsétnyomók őrzése.
14. § Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.
4. Az irattári terv szerkezete és rendszere
15. § Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében a Minisztérium iratait tárgyi csoportokra tagolva, a Minisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel. Az irattári terv meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
16. § A Szabályzat 2. függelékét képezi a Minisztérium irattári terve, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
17. § Az irattári terv általános, valamint különös részből áll. Az általános részbe a Minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket lehet besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszámmal) ellátni.
18. § Külön irattári tételek kerülnek kialakításra az iratfajta alapján
a) a jogszabály vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
c) a választott testületek, bizottságok, valamint a Minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból, továbbá belső utasításokból.
19. § A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.
II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása
20. § A Minisztériumba érkező, ott keletkező, onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverben vagy pályázatkezelő adatbázisban kell nyilvántartani.
21. § Az iktatást és az iratforgalom dokumentálását olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, az iratok Minisztériumon belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető legyen.
22. § Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat („a/a”) az ügykezelőknek az átmeneti irattárba kell elhelyezniük.
23. § A Minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatott iratait – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, irattári tételszámmal látják el.
24. § A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.
25. § Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámon kell az iratot irattárazni.
6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
26. § Az elektronikus iratkezelési jogosultságok rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai biztonsági vezető útján gondoskodik. A jogosultságok kiosztása a helyettesítés rendjére figyelemmel történik.
27. § Az iratkezelési szoftver használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattárazó, lekérdező stb.) rendelkezhet,
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység (egységek) tekintetében gyakorolhatja,
c) objektum jogosultság: dokumentumszintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.
28. § Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok beállítása, módosítása a hatáskörrel rendelkező vezetői engedélyezését követően a rendszergazda feladata.
29. § A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbe léptetését, a jogosultság beállításának megtörténtét az eredeti iraton az időpont feljegyzésével igazolja.
30. § A rendszergazda feladatai:
a) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódóan:
ca) hozzáférési jogosultságok,
cb) egyedi azonosítók,
cc) helyettesítési jogok,
cd) külső és belső név- és címtárak
naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása, valamint
e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.
31. § Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének az elhárítása a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) mint üzemeltető feladata.
32. § A rejtett iktatókönyv – az azt létrehozó szervezeti egység kivételével – az iratkezelés többi szereplője előtt rejtettként működik. A rejtett iktatókönyv nyitását a szervezeti egység vezetője akkor kérheti, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok teszik szükségessé a hozzáférés kizárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi.
7. Hozzáférés az iratokhoz
33. § A Minisztérium foglalkoztatottjai azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre a hatáskörrel rendelkező vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan, naprakészen kell nyilvántartani. A Minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.
34. § Munkaköri feladat ellátáshoz kapcsolódóan iratot, adathordozót munkahelyről kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett, a közvetlen felettes vezető engedélyével szabad.
35. § Az iratokba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.
36. § A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.
37. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
38. § Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv.-ben foglaltak az irányadók.
39. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatot tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettese, valamint a felettes által meghatározott személy ismerheti meg.
40. § A döntés-előkészítő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános” kezelési jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.
41. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló szoftverben kell iktatni, elkülönítetten kell tárolni, és a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.
8. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése
42. § Az iratkezeléssel összefüggő ügykezelés feladatait a központi iktató, a szervezeti egységek ügykezelői, valamint ügyintézői végzik.
43. § Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
44. § Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen.
45. § Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását.
46. § A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és a tárolásra megbízott személynél tartani.
47. § A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
48. § A Minisztérium iratkezelésére használt szoftver az iratkezelés valamennyi eseményét naplózza.
49. § A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
50. § Az iratkezelési szoftverben rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.
51. § Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal védeni kell (például nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk megóvása érdekében – mellőzni kell a ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
9. A küldemények átvétele
52. § A Minisztériumba a küldemény postai, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, valamint hivatali kapu igénybevételével érkezhet.
53. § A küldemény átvételére jogosult:
a) a címzett vagy az általa megbízott személy,
b) a politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a hivatali egység vezetője vagy az általuk megbízott személy,
c) a szervezeti egység ügykezelője,
d) az ügyfélszolgálat munkatársa,
e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
f) elektronikus úton érkező küldemények esetén, az egyes szervezeti egységek hivatalos elektronikus postafiókjára érkező küldemény esetén annak kezelésével megbízott személy, valamint
g) a Minisztérium hivatali kapujára érkező küldemény esetén annak kezelésével megbízott személy, valamint
h) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer központi érkeztető rendszer (a továbbiakban: KÉR).
54. § A Minisztérium részére a papíralapú küldemények elosztását a Minisztérium 1051 Budapest, József nádor tér 2–4. alatti épületében található központi iktató irodája, valamint a Minisztérium 1139 Budapest, Váci út 83. szám alatt található Center Point 2. irodaházban a GFP Fejlesztési-politikai Rendszereket Támogató Informatikai, Iratkezelési és Üzemeltetési Főosztály végzi, amely az érkezett küldeményeket érkezteti, szkenneli, iktatja, hivatali egységek szerint csoportosítja, majd továbbítja a szervezeti egységeknek további ügyintézésre.
55. § Személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult.
56. § Munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni.
57. § Telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni. A telefaxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről.
58. § Elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni.
59. § A hivatali kapun érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.
60. § A KÉR-ből érkező küldemények átvételére a József nádor téren található központi iktató iroda jogosult.
61. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, továbbá
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
62. § A gyors elintézést igénylő „azonnal”, „sürgős” jelzésű küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
63. § Az átvevő a tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladónak. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
64. § Ha olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel dátumát is fel kell tüntetnie.
65. § Ha érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén a hatáskörrel rendelkező érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre átadni.
66. § Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy küldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat (iratok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.
67. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal kézbesíteni vagy postázni kell a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
68. § Az átvevő az érkező küldeményeket – kivéve a központi érkeztető rendszeren keresztül érkezett küldeményeket – átadókönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez.
69. § Elektronikus úton, az iratkezelési szoftverbe automatikusan érkező küldemények esetén az átvevő a feladónak haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugta). Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.
70. § A küldemények átvételét követően az alapvető biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (például a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).
10. A küldemények felbontása
71. § A Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint az 1. függelékben meghatározott küldemények kivételével a Minisztérium postafiókjára érkezett postai papíralapú küldemények felbontását a KÉR-t működtető szerv végzi.
72. § A KÉR által átvett, a Korm. rendelet 2. mellékletében, az 1. függelékben meghatározott küldemények, valamint a Minisztériumba futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása során érkezett küldemények felbontására az 54. § a)–e) pontjában meghatározott személy jogosult.
73. § Felbontás nélkül, dokumentáltan kell a címzettnek továbbítani
a) az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),
b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte a Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint az 1. függelékben meghatározott küldemény esetén, amennyiben a kivételi körbe tartozás a küldemény bontása nélkül megállapítható.
74. § Ha iktatásra nem jogosult a felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, akkor az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés, iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezelésről.
75. § A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
76. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.
77. § Ha a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzettnek kell továbbítani. A jegyzőkönyv második példányát a feladóhoz kell eljuttatni, a harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad. A minősített iratot nyilvántartásba vétel céljából a TÜK-irodának kell átadni.
78. § A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
79. § Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.
11. A küldemények érkeztetése
80. § Minden beérkezett küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen kell dokumentálni, érkeztetni.
81. § Az érkeztetés nyilvántartása az e célra szolgáló iratkezelési szoftver érkeztetőkönyvében történik. Az érkeztető szám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.
82. § A KÉR-ben érkeztető azonosítóval ellátott, hiteles elektronikus irattá alakított küldemény nyilvántartásba vétele a beérkezés sorrendjében történik. A KÉR-ben kapott KÉR azonosító (nova_érkeztetőszám) az iratkezelési szoftverbe történő beérkezéssel egyidejűleg rögzítésre kerül.
83. § A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.
84. § Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
85. § Ha valamely oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
86. § Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik.
87. § A szervezeti egységekhez rendelt e-mail-postafiókokba érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményeket beérkező iratként kell kezelni.
12. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
88. § Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
89. § Ha az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, az iratot kezdőiratként új főszámra kell iktatni, és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amivel párhuzamosan az iratkezelési szoftver az előiratnál rögzíti az utóirat iktatószámát. Papíralapú irat esetében a szerelést az iraton is jelölni kell.
90. § Ha az előzményezés során a megtalált iratról megállapítható, hogy az nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz vagy az ügy elintézéséhez, akkor a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat az eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
91. § A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
92. § Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. Ha az előzményirat az ügyintézőnél van, akkor az ügyintézőnek gondoskodnia kell az irat szerelésének a végrehajtásáról.
13. Az iratok iktatása
93. § A Minisztériumba érkező, valamint az ott keletkező további érdemi ügyintézést igénylő iratokat – jogszabályban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani.
94. § A szervezeti egység részére készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre a hatáskörrel rendelkező vezető utasítást ad.
95. § A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
96. § Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni azok rendelkezésre állása esetén:
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítóját,
d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,
e) a küldés időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot,
i) a mellékletek számát, típusát,
j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket,
n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezésre vonatkozó utasítást.
97. § Az iktatás során az iratkezelésre használt szoftver által rögzített mezők kitöltését kell végrehajtani, amelyek lehetnek kötelezőek és ajánlottak.
98. § Az iratok iktatását és mutatózását az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az elektronikus szoftver egyben biztosítja mutatókönyvi funkciókat is.
99. § Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, valamint a „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.
100. § Az iktatási adatbázis biztonsági mentését a Minisztérium üzemeltetésével megbízott szervezet (NISZ) végzi. A biztonsági mentés másolatát a megbízott szervezet tárolja.
101. § A Minisztérium iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyveket használ.
102. § Az iktatás során felvitt adatok az ügyintézés hiteles dokumentumaként szolgálhatnak, ezért az iktatást körültekintően kell végezni. Az iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.
103. § Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, akkor az iraton az iktatószámot kell feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap, csatolt lap nem iktatható.
104. § A Minisztérium iktatószámainak a felépítése az iktatókönyvek szerint az alábbiak:
a) PM/főszám-alszám/évszám, valamennyi szervezeti egység iratainak nyilvántartására,
b) PM_SZERZ/főszám-alszám/évszám, valamennyi szervezeti egység szerződéseinek nyilvántartására,
c) PM_HUM/főszám-alszám/évszám, a Személyügyi Főosztály iratainak nyilvántartására.
105. § Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, melyet melléklet esetén a mellékletre is fel kell vezetni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újraiktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet.
106. § Az ugyanazon ügyben, ugyanazon évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
107. § Az iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer.
108. § Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával kell végrehajtani, rögzítve az iratkezelési szoftverben az egyedi címzetteket.
109. § Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni, minden évben új, 1-es sorszámmal kezdődő iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy a zárást követően az iktatókönyvben további irat iktatása ne történhessen meg. A felvitt adatbázist – a vonatkozó jogszabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.
110. § Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés stb.) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi, vagy amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik, a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell menteni. Ezen feladat elvégzése a rendszergazda feladata.
111. § A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.
14. Az elektronikus dokumentumok iktatószámhoz történő rendelése
112. § A Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott iratok nem kezelhetők elektronikus dokumentumként, tekintettel azok speciális jellegére.
113. § Az 1. függelékben található küldeményekre vonatkozóan – köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel történt jóváhagyást követően – elektronikus dokumentumkezelés nem valósítható meg.
114. § A papíralapú, közvetlenül a Minisztériumhoz benyújtott iratokat az iktatást, saját keletkeztetésű iratok vonatkozásában a kiadmányozást követően szkenner segítségével szükséges digitalizálni (egyszerű másolat), ezzel egyidejűleg az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz szükséges rendelni.
115. § A szkennelt fájlok pdf-formátumban tekinthetők meg az adott iktatószám mellett.
116. § Elektronikus úton (e-mail, telefax), valamint hivatali kapun érkezett küldeményeket az iratkezelési szoftverbe a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni, és a továbbiakban kezelni.
117. § Az iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer automatikusan vagy manuálisan (az ügykezelő vagy az ügyintéző) rendel össze az iktatott irattal.
15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
118. § Az ügykezelő átadja az érkeztetett, valamint az iktatott iratot a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése céljából.
119. § Ha a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy vagy ügycsoport feldolgozására a hatáskörrel rendelkező ügyintéző már korábban ki volt jelölve.
120. § A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási joggal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.
121. § Az irat szignálására jogosult
a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység, valamint mely ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha a hatáskörrel rendelkező személy távol van,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (például határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és aláírja.
122. § Az iratért a kijelölt szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős, továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt szervezeti egység vagy ügyintéző.
123. § Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (például vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése az iraton vagy az előadói íven nem megengedett.
16. Iratok továbbítása ügyintézésre
124. § A szignálást követően az iratot további intézés céljából az ügyintézőnek kell átadni, melyet dokumentált módon, átadás-átvétel ellenében kell végezni. A dokumentálást, ügyintézőre szignálást a nyilvántartásra szolgáló iratkezelési szoftverben is el kell végezni.
125. § Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
126. § Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.
17. Kiadmányozás
127. § A Minisztérium kiadmányozási rendjét az SZMSZ, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.
128. § A kiadmányozott iratot eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, tekintettel arra, hogy a kiadmány egy példányát az ügyiratban kell elhelyezni.
129. § A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás-bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt indokolja. Az aláírás-bélyegző használatát a miniszter, a közigazgatási államtitkár, államtitkár vagy helyettes államtitkár engedélyezi.
130. § Az ügyintéző az általa elkészített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. „S. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.
131. § Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.
132. § Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását, valamint
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
133. § Ha a papíralapú hiteles másolat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget kell feltüntetni.
134. § Másolat, valamint hiteles másolat kiadásakor az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
135. § Az irathoz a kiadmányozó döntése alapján számos kezelési utasítás alkalmazható (sima, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi stb.).
136. § A kiadmányozási joggal összefüggésben az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik a szervezetnél használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról történő nyilvántartás vezetéséről.
18. A kiadmányozott irat külalakja, továbbítása
137. § A kiadmányozott iratnak az SZMSZ függelékében található mintának kell megfelelnie.
138. § Ha a kiadmánynak több nem közfeladatot ellátó személy címzettje is van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.
139. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötésre került Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok külalakja eltérhet az SZMSZ-ben meghatározottaktól.
140. § Az ügyintéző az irattovábbításhoz a kiadmányt és annak mellékletét az ügykezelőnek adja át expediálás céljából. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
141. § Az ügykezelőnek az átvételt követően ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket.
142. § A küldeményeket az átvétel napján lehetőség szerint továbbítani kell.
143. § Az iratokat a szervezeti egység ügykezelői továbbítják az alábbiak szerint:
a) az iratot a címzettnek az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül kell továbbítani,
b) az iktatókönyvbe az expediálás tényét rögzíteni a szükséges mezők kitöltésével, valamint
c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.
144. § Elektronikus iktatás esetén a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a „Kapják még” funkció segítségével a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
145. § Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az Iratkezelési Osztálynak.
146. § Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.
147. § Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.
148. § A borítékon az alábbiakat szükséges feltüntetni:
a) a küldő szervezeti egység megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét, valamint
d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket (például „s. k.” felbontásra, sürgős, ajánlva).
149. § Az iratot az Iratkezelési Osztályon keresztül postai továbbítással, saját (alkalmi) kézbesítővel vagy elektronikus úton lehet továbbítani.
150. § Ha a kézbesítésre átadott küldemény valamilyen okból visszaérkezik, nem lehet az ügyet befejezettnek tekintetni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
151. § A Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint az 1. függelékben meghatározott küldemények expediálása papír alapon történik.
152. § A papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldemények hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével történik.
IV. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
19. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
153. § Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.
154. § Az ügykezelőnek határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.
155. § A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
156. § Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani, valamint
b) a határidő napján az iktatókönyvből kivezetni, és az ügyintézőnek további ügyintézésre átadni.
157. § Ha a határidő eredménytelenül telik el (például nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd a vezető döntése szerint tovább kezelni az ügyiratot.
158. § A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva – az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.
20. Az irattár kialakítása
159. § A szervezeti egységek iktatóhelyein átmeneti irattárak működhetnek, melyek létrehozásáról a szervezeti egység vezetője dönt.
160. § A Minisztériumban az elintézett, átmeneti irattárral nem rendelkező szervezeti egységek iratainak, valamint az átmeneti irattárakból leadott iratok tárolására központi irattárakat működtet.
161. § Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget, vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.
162. § A központi irattár berendezésénél a tűz- és balesetvédelmi előírásokat fokozottan be kell tartani.
163. § A központi irattározásra kijelölt helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívülről támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.
164. § Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiségeket berendezni.
165. § A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozásáról gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
21. Átmeneti irattárba helyezés
166. § Az irattárba helyezést dokumentáltan, iratkezelési szoftverben is rögzített módon, visszakereshetően kell végezni.
167. § Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.
168. § Az átmeneti irattár a tárgyévben keletkezett iratait a keletkezést követő év december 31-éig őrzi, majd azt követően gondoskodik azok átadásáról a központi irattárnak.
169. § Az iratokat éves csoportosításban, az irattári tervnek megfelelő irattári tételszám alatt kell elhelyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat iktatószámuk szerinti sorrendben szükséges lerakni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.
170. § Az irattárba helyezést a kiadmányozási joggal rendelkező vezető vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezheti.
171. § Az irattározás az ügyben eljáró, feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység kötelezettsége.
172. § Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak hiánytalan, valamennyi alszámmal és melléklettel ellátott teljes ügyiratot lehet. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek be kell gyűjtenie, ezt követően valósulhat meg az irattárba helyezés.
173. § Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy valamennyi kezelési és kiadási utasítás teljesült-e.
174. § Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie az ügyiratból. A felesleges példányokat „zúzdás-zsákba” kell helyezni, annak megsemmisítését az ellátási portálon leadott igényléssel kell kezdeményezni. Az ügy lezárását követően az ügyintéző a borítékokat – az ajánlott, valamint tértivevényes boríték kivételével – megsemmisítheti.
175. § Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ívre az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.
176. § Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.
177. § Ha ügyirat tárgyi alapon több irattári tételbe is besorolható, úgy az ügyirat irattári tételszámát a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszáma határozza meg.
178. § Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hiteles papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
179. § Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattárazni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
180. § Átmeneti irattárat nem működtető szervezeti egységek az elintézett irataikat folyamatosan, iratjegyzék nélkül adhatják le a központi irattárnak.
22. Központi irattárba helyezés
181. § Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – szükség szerint iratjegyzékkel – a központi irattárnak kötelesek átadni (3. függelék 1. iratminta).
182. § Minden szervezeti egység a tárgyévben keletkezett iratait a keletkezést követő év december 31-éig átmeneti irattárban tárolhatja. A szervezeti egység vezetője ezt követően köteles az iratok központi irattárba helyezéséről gondoskodni.
183. § A központ irattár
a) nyilvántartja a Minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi, valamint
d) gondoskodik az Ltv. alapján a levéltárba adandó dokumentumok közlevéltár részére történő átadásáról.
184. § A központi irattárba a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit kell leadni.
185. § Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
186. § A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül iktatószám szerinti sorrendbe helyezve tárolja.
187. § A központi irattár gondoskodik az iratkezelési szoftverben a központi irattárba helyezés dátumának rögzítéséről.
188. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, valamint
d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.
189. § A szervezeti egység köteles az általa kiadott időszaki kiadványok, rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általa kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak átadni.
23. Az iratok kölcsönzése, azokba való betekintés
190. § A Minisztérium munkatársai az SZMSZ-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratpótló lappal (3. függelék 2. iratminta alapján) kérhetnek ki iratokat az ügyintézéshez szükséges ideig, főszabály szerint 30 napra. Ha az ügyviteli érdek 30 napon túli kölcsönzést indokol, a kölcsönző köteles a határidő hosszabbítását kezdeményezni.
191. § Papíralapú és vegyes iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.
192. § Az irattárból kiadott iratokról kölcsönzési naplót kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell.
193. § A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.
194. § A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
b) irattári hely,
c) tárolási egység száma,
d) irat nyilvántartási száma, tételszáma,
e) irat tárgya,
f) kiemelés ideje (év, hó, nap),
g) kiemelést végző neve,
h) kiemelés alapjául szolgáló irat száma,
i) kölcsönző szervezeti egység,
j) kölcsönző neve,
k) kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
l) visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
m) visszahelyezést végző neve, valamint
n) engedélyező neve (amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadása).
195. § A központi irattár papíralapú iratot a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli kérésére ad ki, engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérést.
196. § Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását, visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.
197. § A központi irattárból iratot véglegesen kiadni csak az Iratkezelési Osztály vezetőjének írásbeli engedélyével lehet, kivéve, ha az irat végleges kiadását más irathoz történő szerelés indokolja.
198. § A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt más irathoz történő szerelés céljából kérik ki.
24. Az iratok selejtezése, megsemmisítése
199. § A központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente kell selejtezni. A megőrzési határidő lejártának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
200. § Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad selejtezni.
201. § Az iratselejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve a megőrzési idő alapján lehet végrehajtani.
202. § Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy a tagjait az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető jelöli ki.
203. § A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
204. § Az iratselejtezés során ellenőrizni kell
a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
205. § Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet (3. függelék 3. iratminta) kell készíteni 3 példányban.
206. § A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irat együttes keletkeztetőjét, megnevezését,
d) az iratok évkörét, terjedelmét iratfolyóméterben (ifm),
e) a selejtezésre kiválogatott iratok évkörét, irattári tételszámát, irattári tétel címét, tételszám szerinti terjedelmét (ifm),
f) az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
g) hivatalos bélyegző lenyomatát,
h) a megsemmisítés tervezett időpontját, valamint
i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
207. § A selejtezési jegyzőkönyvet iktatás után 3 példányban az iratjegyzékkel együtt a közlevéltárnak kell továbbítani a megsemmisítés engedélyezése céljából. A közlevéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés lefolytatását követően – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött 2 példányára írt záradékkal engedélyezi.
208. § A megsemmisítés időpontját a közlevéltár engedélyének a birtokában lehet kijelölni. A megsemmisítés tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
209. § A selejtezendő iratanyag elszállításáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik. A selejtezendő iratokat zúzással szükséges megsemmisíteni úgy, hogy annak tartalma a későbbiekben ne legyen megállapítható.
25. Az iratok levéltárba adása
210. § A Minisztérium a nem selejtezhető iratait – határidő nélkül őrzendők kivételével „HN” – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a közlevéltárnak adja át.
211. § Az átadandó iratokat az irattári terv szerint, az iratkezelési szoftverben rögzített metaadatokkal együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység (doboz, kötet) szerinti tételjegyzékkel (iratjegyzék), teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
212. § Az átadott iratokat nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni. Az átadással kapcsolatban felmerült költségek a Minisztériumot terhelik.
213. § A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket (3. függelék 4. iratminta) kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.
214. § Az elektronikus iratokat az EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
215. § Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveket is át kell vezetni.
V. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM VAGY SZERVEZETI EGYSÉG MEGSZŰNÉSE,
FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
216. § Az Ltv. előírásainak megfelelően intézkedni kell a Minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
217. § Hivatalátadás esetén az erről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot, és tételesen fel kell sorolni az átadott iratokat.
218. § Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.
219. § Az elszámoltatás lezárultáig a kiállított „kilépési lap” nem írható alá.
220. § Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.
221. § Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.
222. § Szervezeti egység megszűnése esetén a szervezeti egység kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek.
223. § Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.
224. § Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani, vagy ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni az iratokat.
225. § Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység nem veszi át, úgy az iratanyagot a központi irattárban kell elhelyezni.
VI. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA
26. Az iratkezelési segédletek
226. § Az iratok nyilvántartására papíralapú, valamint elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása megvalósuljon, valamint az irat fellelhetősége biztosított legyen, az iratok átadás-átvétele dokumentáltan történjen.
227. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.
228. § Az iratok nyilvántartására és dokumentálására a Minisztériumban az alábbi segédletek szolgálnak:
a) elektronikus érkeztetőkönyv,
b) elektronikus iktatókönyv,
c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén „ÜZ” érkeztetőkönyv, valamint „ÜZ” iktatókönyv,
d) átadókönyv: a Minisztérium hivatali egységei közötti iratok átadására,
e) kézbesítőkönyv: a Minisztériumon kívüli szervezetek/személyek részére történő átadás esetén,
f) futárjegyzék,
g) kölcsönzési napló,
h) gyarapodási napló,
i) fogyatéki napló,
j) bélyegző nyilvántartó könyv, valamint
k) főnyilvántartó könyv.
229. § A főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani az iratkezelési segédleteket. A főnyilvántartó könyvet az Iratkezelési Osztály vezeti és tartja nyilván.
230. § A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, beteltét követően a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
231. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket a megnyitás előtt hitelesíti. A hitelesítés során a kijelölt személy, ha a segédlet nincs lapszámozva, a segédlet lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20... év ......... hó ... nap. Lezárva: 20... év ......... hó ... nap.”, aláírja, körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.
VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
27. A bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések
232. § A Minisztérium kiadmányozásához használt hivatalos körbélyegző Magyarország címerével, valamint sorszámmal ellátott.
233. § A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Pénzügyminisztérium”, alul a bélyegző nyilvántartási sorszáma szerepel.
234. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni.
235. § A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának a nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a bélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának dátumát.
236. § A körbélyegző a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A bélyegzőket a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.
237. § Körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.
238. § A szervezeti egység vezetője gondoskodik
a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartásban történő átvezettetéséről,
b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.
239. § A kiadmányozáshoz használatos bélyegzők igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egység gondoskodik.
240. § A szervezeti egységek a bélyegzőket a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető „Bélyegző igénylési lap” kitöltésével, a Működéstámogató Osztály jóváhagyásával és az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egységtől igényli, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.
241. § A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
242. § A bélyegzőt használó amennyiben észleli a bélyegző elvesztését vagy annak eltulajdonítását, abban az esetben haladéktalanul intézkedik arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében írásban értesíti az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőt, aki gondoskodik
a) a körbélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Pénzügyi Közlönyben,
b) a bélyegző-nyilvántartásban a körbélyegző elvesztése vagy eltulajdonítása megjegyzés feltüntetéséről,
c) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel történő pótlásáról, a letiltást követően előkerült körbélyegző visszavonásáról, selejtezéséről.
243. § A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomra vonatkozó igényt az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetőjének kell írásban bejelenteni, aki gondoskodik annak kiadásáról.
244. § A negatív pecsétnyomót az ezzel járó feladatkör megváltozása esetén vissza kell adni az azt kiadó szervezeti egységnek.
245. § A pecsétnyomó elvesztését a biztonsági vezetőnek haladéktalanul jelezni kell.
28. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
246. § A szervezeti egység vezetője az általa irányított szervezeti egységnél köteles
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelmet fordítani az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) az ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
c) szakszerűen működtetni a szervezeti egység átmeneti irattárát,
d) gondoskodni az elintézett iratok keletkezéstől számított egy éven túli központi irattárba adásáról, valamint
e) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek.
247. § A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrizheti a Minisztérium irattári anyagát.
29. Az iratok sokszorosítása és a nyomdai előállítás szabályai
248. § Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (például a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
249. § A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
250. § Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy
b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.
30. Az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén alkalmazandó előírások
251. § Az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén a rendszergazda soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az üzemzavar megszűnéséig az alábbiak szerint kell eljárni.
252. § Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerűségének megkezdéséről.
253. § A helyreállt iratkezelési rendszerben ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, az esetleges adatvesztést pótolni kell.
254. § A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú érkeztetőkönyvben nyilvántartásba kell venni „ÜZ” egyedi azonosító jellel.
255. § A 24 órát meghaladó üzemzavar esetén a megkülönböztető jelzés nélküli küldeményeket is nyilvántartásba kell venni az erre a célra megnyitott érkeztetőkönyvben.
256. § A 255. § szerint érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésével az érkeztetőkönyv azonosítóját és az „ÉRKÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv azonosítója a központi főnyilvántartó könyv nyilvántartási száma (például érkeztetőkönyv azonosítója/sorszám/évszám/egyedi azonosító).
257. § A papíralapú érkeztetőkönyvek beszerzéséről, valamint főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.
258. § Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni arra az esetre, ha az ügyiratkezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 2 órán keresztül nem biztosított.
259. § Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvben év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
260. § Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban jelezni kell.
261. § Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
262. § Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
263. § Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.
264. § Téves érkeztetés/iktatás esetén a papíralapú érkeztető/iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, majd azt követően javítani. A javító személy a keltezést és az aláírását is fel kell, hogy tüntesse a javítást követően.
VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
265. § A szervezeti egységhez rendelt hivatali kapura érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményt (e-Papír ügyfélkapuról vagy cégkapuról, KÉR-ből) beérkező iratként kell kezelni. A hivatali kapura érkező küldemények automatikusan érkeztető számot kapnak az iratkezelési szoftver segítségével.
266. § A 266. § szerinti elektronikus küldeményhez kapcsolódó, elektronikus postafiókra (e-mail-címre) érkező
a) elektronikus fájl (Word vagy más formátumú dokumentum),
b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani (outlook érkeztetés) a visszaigazolással egyidejűleg.
267. § A Minisztérium központi ügyfélszolgálati postafiókját a Koordinációs Főosztály működteti.
268. § Az elektronikus úton érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell.
269. § A levelezőrendszeren érkezett e-mailt, telefaxot akkor kell iktatni az iratkezelési szoftverben, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.
270. § Az elektronikus iratokat az iratkezelési szoftverben kell kezelni, valamint az elektronikus irat ügyintézésével kapcsolatos folyamatokat az iratkezelési szoftverben is kell dokumentálni.
271. § Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
272. § Ha az elektronikus küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított legkésőbb 3 munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a Minisztérium által használt formátumokról. Az olvashatatlan küldeményt nem kell iktatni.
273. § Ha az elektronikus küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a 273. §-ban meghatározott tudástárban közzétett formátumokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemről (elemekről) és a hiánypótlás szükségességéről, valamint a Minisztérium által használt formátumokról.
274. § Az elektronikus irat aláírásának érvényességét ellenőrizni kell.
275. § Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.
276. § Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a kiadmányozási joggal rendelkező személy elektronikus aláírásával ellátott válaszlevelet kell a címzett részére továbbítani.
277. § A Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszerhez csatlakozott hivatalok részére az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Hivatali kapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával lehet az elektronikus iratot címzett részére kézbesíteni.
278. § A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek/szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt az „Ügyfélkapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével lehet a címzett részére kézbesíteni.
279. § Elektronikus levélben válaszlevelet akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte, vagy azt – elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.
280. § A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.
281. § Elektronikus úton (például telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
282. § Ha a hitelesített elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a Magyar Posta Zrt.-n keresztül kell megküldeni a címzettnek.
283. § Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
284. § A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amelyről jegyzőkönyvet vesz fel.
285. § Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
286. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó jellege határozza meg az alábbiak szerint:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében az iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, valamint
d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.
287. § Elektronikus iratokat az EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (például olvashatóvá tétel, selejtezés, feldolgozás stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
288. § A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység vezet nyilvántartást, amelyekre vonatkozó előírásokat a Minisztérium Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.
289. § A KÉR-ből érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.
290. § Papíralapú és elektronikus iratokat is tartalmazó ügyiratok esetében az előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok iktatásra kerültek.
31. A KÉR-től átvett papíralapú küldemények kezelése
291. § A Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik.
292. § Az átvett iratok – központi irattárban található – ügyiratba történő helyezéséről és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezeléséről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.
32. Az elektronikus aláírásokkal kapcsolatos rendelkezések
293. § Minősített elektronikus aláírást (a továbbiakban: e-aláírás) a „Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlap”-on (a továbbiakban: megrendelőlap), annak teljes körű kitöltésével és az igénylő aláírásával ellátva 4 eredeti példányban kell benyújtani a Működéstámogató Osztály felé az igénylő vezetőjének indokolásával kiegészítve.
294. § A Működéstámogató Osztály az e-aláírásokról – a benyújtott megrendelőlap alapján – nyilvántartást vezet és gondoskodik az e-aláíráshoz szükséges
a) új tanúsítványok igényléséről,
b) a tanúsítványok megújításának jóváhagyásáról,
c) a visszavonási kötelezettségek ellátásáról.
295. § Az e-aláírás határozott időre szól, a megújítást a felhasználó végzi a szolgáltató által meghatározott módon, amelyről előzetesen tájékoztatja a Működéstámogató Osztályt.
296. § Az e-aláírás létrehozásához szükséges eszközt, tanúsítványt és jelszavakat tartalmazó zárt borítékokat a szolgáltatótól a felhasználó kizárólag személyesen veheti át a személyes adatok egyidejű egyeztetésével.
297. § A felhasználó felelős az e-aláíráshoz tartozó jelszó zárt, biztonságos, mások által nem hozzáférhető helyen történő tárolásáért.
298. § Az e-aláírást a tanúsítványban feltüntetett felhasználó használhatja.
299. § Az e-aláírást érintő változás esetén a felhasználónak értesítenie kell a Működéstámogató Osztály vezetőjét.
300. § Amennyiben az e-aláírás meghosszabbítására nem kerül sor, a Működéstámogató Osztályt tájékoztatni szükséges.
301. § Jogviszony megszűnése esetén az e-aláírás, a hozzá tartozó tanúsítványok és eszközök visszavételéről a Működéstámogató Osztály gondoskodik.
302. § Az e-aláírással kapcsolatos rendkívüli esemény bekövetkezése esetén a Biztonsági és Igazgatási Főosztály vezetőjét azonnal értesíteni kell.
303. § A szolgáltatás lejártakor vagy rendkívüli esemény bekövetkezésekor végleg visszavonásra kerülő elektronikus aláíráshoz tartozó jelszó megsemmisítéséről a felhasználónak kell gondoskodnia.

1. függelék

A KÉR-ben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzéke a Minisztérium vonatkozásában
a) a 2007–2013, továbbá a 2014–2020 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználása során keletkező irat,
b) az Európai Bizottságtól érkező előfinanszírozási, időközi kifizetések és végső egyenlegkifizetések lebonyolításához kapcsolódó aláírás-bejelentő lap,
c) az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet 1. melléklet 257–259. pontjai alatt található dokumentum (kifizetés, visszafizetés, befizetési rendelvény, követelésrendezés, IH-IgH rendezés, forráslehívás-rendezés, közösségi hozzájárulás rendezés stb.),
d) biztosíték (bankgarancia-igazolás, földhivatalból érkező irat, jelzálogjog-bejegyzés),
e) zárszámadással, költségvetéssel kapcsolatos irat,
f) az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv elemi aláírt, lepecsételt költségvetése, éves költségvetési beszámolója,
g) tulajdonosi hitel, kölcsönügylet, tőkeemelés, támogatás kapcsán érkező irat,
h) egyedi állami kezességvállaláskor keletkező irat,
i) kiállítási garancia, kiállítási viszontgarancia vállalásakor keletkező irat,
j) bank és a Magyar Állam közötti árfolyam-fedezeti megállapodás kötése során keletkező irat,
k) az Országos Betétbiztosítási Alap által kapott megbízás során a kártalanítandó állami kezességvállalással biztosított betétesek személyes adatait tartalmazó irat,
l) nemzetközi pénzügyi intézményekkel megkötendő hitelszerződés, előkészítő dokumentum, hozzájárulási nyilatkozat, megkeresés,
m) üzleti évről készített aláírt beszámoló, leltár, értékelés, főkönyvi kivonat, feljegyzés, belső naplófőkönyv, főkönyvi számla,
n) értékpapír számlavezetéssel, letétkezeléssel kapcsolatos számla, számlakivonat,
o) szerződés, nemzetközi szerződés.

2. függelék

IRATTÁRI TERV
ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő (év)

Lt.

A100

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek

 

A200

Szervezet és működés

 

A300

Ügyvitel

 

A400

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

 

A500–A600

Gazdasági ügyek

 

A700

Ellenőrzés

 

A800

Informatika

 

A900

Biztonság

 

A1000

Kommunikáció, sajtó, média

 

KÜLÖNÖS RÉSZ

PM100

Államháztartás iratai

 

 

PM200

Adópolitika iratai

 

 

PM300

Számviteli szabályozás iratai

 

 

PM400

Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásának iratai

 

 

PM500

Nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai

 

 

PM600

Gazdaságpolitika, gazdaságpolitika makrogazdasági szabályozásával kapcsolatos iratok

 

 

PM700

Területfejlesztés stratégiai tervezésének iratai

 

 

PM800

Társadalmi párbeszéd iratai

 

 

PM900–
PM1000

Foglalkoztatáspolitika iratai

 

 

PM1100

Egészségbiztosítási járulékfizetés szabályozás, nyugdíjjárulék- és nyugdíjbiztosításijárulék-fizetés szabályozás iratai

 

 
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő (év)

Lt.

A101

A Minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai

N

15

A102

Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai

5

–

A103

Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

–

A104

Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

–

A105

Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

–

A106

Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok

5

–

A107

A Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai

N

15

A108

Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai

5

–

A109

Egyéb tárcaközi bizottságok iratai

5

–

A110

Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

5

–

A111

Tárcaközlöny kiadásának iratai

10

–

A112

Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok

5

–
Szervezet és működés

A201

Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok

N

15

A202

A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ)

N

15

A203

A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.

N

15

A204

Belső utasítások, körlevelek

N

15

A205

A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések

N

15

A206

A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok

5

–

A207

Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok

N

15

A208

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál

N

15

A209

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál

5

–

A210

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

A211

Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál

5

–

A212

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

A213

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál

5

–

A214

Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok

5

–

A215

A Minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

A216

Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

A217

Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek

3

–

A218

Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok

N

15

A219

Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően

5

–

A220

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek

N

HN

A221

Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél

5

–

A222

A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok

5

–

A223

Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások

N

15

A224

Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél

5

–

A225

Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások

N

15

A226

A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A227

A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai

N

15

A228

A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai

5

–

A229

A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek

N

15

A230

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek

N

15

A231

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők

N

15

A232

Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

–

A233

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A234

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

–

A235

A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek

5

–

A236

A Minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai

2

–

A237

Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok

5

–

A238

Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.

2

–

A239

Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.

1

–

A240

Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok

N

15

A241

A Minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a Minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása

15

–

A242

Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók

N

HN

A243

Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok

5

–

A244

Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok

10

–

A245

Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai

5

–

A246

Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés

5

–
Ügyvitel

A301

Miniszter – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

N

15

A302

Államtitkár – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

N

15

A303

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak
esetén

5

–

A304

Kutatási engedély ügyek iratai

5

–

A305

Főnyilvántartó könyv

N

HN

A306

Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)

N

15

A307

A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után

3

–

A308

Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)

3

–

A309

Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)

15

–

A310

Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

HN

A311

Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

HN

A312

Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)

10

–

A313

A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek

N

HN

A314

Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv

3

–

A315

A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)

N

HN

A316

A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)

2

–

A317

Ügyiratból adatszolgáltatás

5

–

A318

Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén

N

HN

A319

Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés

5

–

A320

Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések

5

–

A321

Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés

5

–
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

A401

Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok

5

–

A402

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél

2

–

A403

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.

2

–

A404

Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások

2

–

A405

A Minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok

5

–

A406

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai

5

–

A407

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok

2

–

A408

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok

5

–

A409

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők

10

–

A410

Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők

10

–

A411

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz

10

–

A412

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek

10

–

A413

Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíjmegállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)

5

–

A414

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követően

50

–

A415

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás

5

–

A416

Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok

*

–

A417

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások

5

–

A418

A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok

3

–

A419

A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai

10

–

A420

Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok

5

–

A421

Védnökségek, díjak

8

–

A422

Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok

5

–

A423

Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok

5

–

A424

Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok

10

–

A425

A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok

3

–

A426

Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után

1

–

A427

Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai

5

–

A428

Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok

3

–

A429

Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

–

A430

Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

–

A431

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok

3

–

A432

Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv

5

–

A433

Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei

N

15

A434

Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai

3

–

A435

Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés

3

–

A436

Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok

N

15

A437

Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok

5

–

A438

A Minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése

5

–

A439

Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése

10

–

A440

Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

–

A441

Külszolgálat, gyakornokprogram

N

HN

A442

Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, európai uniós elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők stb.)

60

–

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.
Gazdasági ügyek

A501

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok

5

–

A502

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok

2

–

A503

Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

–

A504

Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)

5

–

A505

Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi- és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok

N

HN

A506

Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok

N

HN

A507

Szerződések iratai (lejárat után)

5

–

A508

Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok

10

–

A509

Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok

1

–

A510

Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok

8

–

A511

Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)

5

–

A512

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés

N

15

A513

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv

3

–

A514

A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás

3

–

A515

A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás

10

–

A516

Államkincstári pénzellátás

8

–

A517

Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (például RKI, zárolás stb.)

8

–

A518

Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok

8

–

A519

A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai

8

–

A520

Központi beruházás iratai

8

–

A521

Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése

N

15

A522

A Minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok

10

–

A523

A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok

8

–

A524

Személyi juttatás

8

–

A525

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek

5

–

A526

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés

2

–

A527

Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé

5

–

A528

Bérpolitikai intézkedések végrehajtása

8

–

A529

Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

–

A530

Társadalombiztosítással összefüggő iratok

10

–

A531

Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás)

N

15

A532

Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat

10

–

A533

Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok

8

–

A534

Szigorú számadású bizonylatok

8

–

A535

Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek

8

–

A536

Évközi mérlegjelentés és anyagai

10

–

A537

Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok

8

–

A538

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

8

–

A539

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai

3

–

A540

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok

3

–

A541

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok

3

–

A542

Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembehelyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk

15

–

A543

Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok

5

–

A544

Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok

10

–

A545

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés

N

HN

A546

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel

N

HN

A547

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk

N

HN

A548

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések

15

–

A549

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések

5

–

A550

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után

3

*
–

A551

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok

N

HN

A552

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok

N

HN

A553

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai

N

HN

A554

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk

15

–

A555

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések

5

–

A556

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok

5

–

A557

Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek

15

–

A558

Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok

15

–

A559

Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések

15

–

A560

Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások

15

–

A561

Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok

1

–

A562

Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)

8

–

A563

Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok

N

15

A564

Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

–

A565

Elemi költségvetés (igazgatás)

N

15

A 566

Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

–

A567

Éves gazdasági program

N

15

A568

Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga

10

–

A569

Középtávú gazdasági program

N

15

A570

Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló

N

15

A571

Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére

5

–

A572

Előirányzatok nyilvántartása, módosítása

8

–

A573

Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)

8

–

A574

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

10

–

A575

Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral

2

–

A576

Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal

2

–

A577

Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel

2

–

A578

Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)

2

–

A579

Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások

5

–

A580

A Minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

A581

A Minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

A582

A Minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás

10

–

A583

Bérdosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magánnyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok

50

–

A584

Ellátások kifizetésének bizonylatai

8

–

A585

Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)

8

–

A586

Baleseti rokkantsági ügyek

50

–

A587

Halálos munkahelyi balesetek ügyei

N

HN

A588

Munkabalesetek és foglalkozási betegségek

8

–

A589

Összesítő elszámolás, járulékbevallás-statisztika

8

–

A590

Adóelszámolás évenként intézeti szinten

8

–

A591

Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)

8

–

A592

Különjuttatás iratai

8

–

A593

Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)

8

–

A594

Helyettesítések

8

–

A595

Kereseti igazolások

5

–

A596

Munkába járás költségeinek térítése

8

–

A597

Központi Statisztikai Hivatal és egyéb munkaügyi statisztikák

N

15

A598

Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)

5

–

A599

Jelenléti ívek

8

–

A600

A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai

N

15

A601

Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok

12

–

A602

Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai

12

–

A603

Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok

5

–

A604

Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

10

–

A605

Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

–

A606

Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

–

A607

Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

–

A608

Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

5

–

A609

Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)

5

–

A610

Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok

5

–

A611

Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)

5

–

A612

Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai

5

–

A613

Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai

10

–
Ellenőrzés

A701

A Minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai

N

15

A702

Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai

10

–

A703

Ágazati programokra irányuló vizsgálatok

15

–

A704

A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi-, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések

15

–

A705

Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok

15

_

A706

A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

10

_

A707

Egyéb Európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés

15

–

A708

A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok

N

15

A709

Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok

N

15

A710

Külső szerv által a Minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék kivételével)

10

–

A711

Külső szerv által a Minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék kivételével)

10

–

A712

A Minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok

5

–

A713

Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok

5

–

A714

Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai

5

–

A715

A Minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok

NS

15
Informatika

A801

Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei

N

15

A802

Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai

N

15

A803

Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai

10

–

A804

Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése

N

15

A805

Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai

N

15

A806

Informatikai biztonság iratai

N

15

A807

Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok

N

15

A808

Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai

15

–

A809

Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai

5

–

A810

Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok

10

–

A811

Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok

N

15

A812

Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai

5

–

A813

Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok

5

–
Biztonság

A901

A Minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok

N

HN

A902

Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek

10

–

A903

Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok

N

HN

A904

Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok

5

–

A905

Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény


5

–

A906

Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány a visszavonását követően

haladék-
talanul

–

A907

Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek

10

–

A908

Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)

15

–

A909

Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

2

–

A910

Engedélyezési ügyek (a Minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai

2

–

A911

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai

5

–

A912

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A913

Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után

5

–

A914

Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások

5

–

A915

Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók

5

–

A916

A Minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések

5

–

A917

A Minisztérium épületeinek őrzés-védelme

N

HN

A918

A Minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek

5

–
Kommunikáció, sajtó, média

A1001

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények)

2

–

A1002

A Minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok

10

–

A1003

PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok

N

15

A1004

PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)

5

–

A1005

Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok

5

–

A1006

Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos íratok

5

–

A1007

Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok

5

–
Államháztartás iratai

PM101

Költségvetési tervezés, beszámolás, elszámolás, végrehajtás és információs rendszer módszertani kérdései

N

15

PM102

Előirányzat–módosítások adatai

N

15

PM103

Költségvetési monitoring, ágazati elemzés

N

15

PM104

Költségvetési utalványozás

N

15

PM105

Államadóssággal kapcsolatos ügyek

N

15

PM106

Állami kezesség, garancia, viszontgarancia és kiállítási garancia ügyek

50

–

PM107

Költségvetési, zárszámadási körirat

5

–

PM108

Kormányzati pénzügyi statisztikai módszertani ügyek, adatszolgáltatások, a hozzájuk kapcsolódó adatgyűjtések, egyeztetések

N

15

PM109

Költségvetési szervek előirányzatai, elemi költségvetések

N

15

PM110

Költségvetési ágazati elemzések

15

–

PM111

Fejezetek féléves, éves költségvetési beszámoló jelentései, vagyonmérlegek

10

–

PM112

Fejezetek előirányzat-maradványai felülvizsgálata, elszámolásának jóváhagyása, szabályozásának felülvizsgálata

10

–

PM113

Éves előirányzat-módosítás intézményenként

10

–

PM114

Költségvetési előrejelzés

5

–

PM115

Az államháztartásról szóló törvényben és az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott, miniszter egyetértéséhez kötött jogkörökkel kapcsolatos vezetői döntések előkészítése

5

–

PM116

Az államháztartás és államháztartás-szabályozással kapcsolatos ügyiratok

5

–

PM117

Az államháztartás szervezeteinek pénzügyi, számviteli rendjével összefüggő iratok

N

15

PM118

Államháztartási kontrollok szabályozásával, koordinációjával és harmonizációjával kapcsolatos iratok

10

–

PM119

Önkormányzati alrendszer külső ellenőrzésével kapcsolatos iratok

5

–

PM120

Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés Módszertani és Képzési Központ működtetésével és a belső ellenőrök regisztrációjával kapcsolatos iratok

10

–

PM121

Az államháztartás központi és önkormányzati alrendszerének szabályozásával kapcsolatos iratok

5

–

PM122

Rendkívüli önkormányzati támogatással és megyei önkormányzatok rendkívüli támogatásával kapcsolatos iratok

5

–

PM123

Költségvetési szervek alapítói okiratainak véleményezésével kapcsolatos iratok

5

–

PM124

Államháztartás és az államháztartás alrendszereivel kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

–

PM125

Költségvetési felügyelők irányításával kapcsolatos iratok

5

–

PM126

Államháztartási reform Kincstárat érintő stratégiai, szabályozási terveinek kidolgozása, kapcsolódó levelezések

N

15

PM127

Kincstár informatikai és uniós fejlesztésével kapcsolatos iratok

10

–

PM128

Kincstár operatív irányításával kapcsolatos dokumentumok

10

 

PM129

Állami vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek

10

–

PM130

Külső és főosztályi kezdeményezésű megkeresésekhez kapcsolódó levelezések, egyeztetések

5

–

PM131

Nem termelő infrastruktúra (közlekedés, posta, távközlés, vízgazdálkodás) államháztartási szabályozásával és költségvetésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM132

Ipar, energetika, agrárgazdaság államháztartási szabályozásával és költségvetésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM133

A tudomány-, technológia- és innovációpolitikával, illetve egyházpolitikával, médiapolitikával, valamint az országos nemzetiségi önkormányzatokkal közvetlenül összefüggő, a Minisztérium felelősségébe tartozó költségvetési és szabályozási feladatok

10

–

PM134

Kétoldalú szociális biztonsági egyezmények előkészítésével, a hatályos egyezmények járulékszabályainak alkalmazásával összefüggő jogértelmezési feladatok

5

–

PM135

A társadalombiztosítási pénzügyi alapjaihoz (alrendszerhez) kapcsolódó pénzügyi prognózisok, bevételek és kiadások alakulása, intézkedések, a társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak évközi finanszírozásával kapcsolatos minisztériumi hatáskörbe rendelt feladatok

10

–

PM136

Az állami költségvetés által finanszírozott, és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai által folyósított ellátásokra vonatkozó megállapodások, azok finanszírozása, elszámolások, az előirányzatok év közbeni alakulásával összefüggésben felmerülő intézkedések

10

–

PM137

Prémiumévek programmal kapcsolatos iratok

10

–

PM138

Bérpolitikai koncepciók

N

15

PM139

Személyi juttatási rendszer, életpályarendszer, illetményrendszer, teljesítményértékelés javaslatai, koncepciói

N

15

PM140

Megváltozott munkaképességű munkavállalók foglalkoztatásához nyújtható támogatásokkal kapcsolatos ügyiratok

5

–

PM141

Szakmai feladatokhoz kapcsolódó koordinációs tevékenység iratai

5

–

PM142

Közösségi költségvetéssel, költségvetés módosításokkal, közösségi zárszámadásokkal kapcsolatos iratok

N

15

PM143

Közösségi költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

10

–

PM144

Európai uniós pénzügyi perspektíva ügyiratok

N

15

PM145

Európai uniós és EGT-támogatásokkal kapcsolatos dokumentumok

10

–

PM146

Európai uniós támogatásokhoz költségvetési tervezéséhez kapcsolódó feladatok dokumentumai (tervezési iratok, adatszolgáltatások stb.)

5

–

PM147

EUTAF irányításával és működésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM148

Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) irányításával és felügyeletével kapcsolatos ügyek

10

–

PM149

Támogatási és finanszírozási szerződések pénzügyi és szakmai felügyelete

5

–

PM150

Közösségi költségvetésbe befizetendő tételek forrásaival, kiszámításával, utalványozásával, nyilvántartásával, ellenőrzésével összefüggő ügyek

10

–

PM151

Operatív programokkal, éves fejlesztési keretekkel kapcsolatos operatív feladatok, felkészítők, összefoglalók, jelentések, adatkérések

10

–

PM152

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) szakértői munkacsoportokkal kapcsolatos ügyek

10

–

PM153

Adatkérések, nyilvántartások iratai

5

–

PM154

Költségvetési gazdálkodási rendszerrel kapcsolatos dokumentumok

5

–

PM155

Közalapítványok, alapítványok, gazdasági társaságok ügyei

5

–

PM156

Árképzési támogatásokkal és hatósági árügyekkel kapcsolatos iratok

10

–

PM157

Csőd- és felszámolási eljárásokkal összefüggő ügyek

20

–

PM158

Európai uniós agrár- és vidékfejlesztési támogatással összefüggő ügyek

10

–

PM159

Európai uniós források allokációjával kapcsolatos iratok (forrásigények, felülről nyitások stb.)

10

–

PM160

Államháztartással és költségvetési politikával kapcsolatos tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

–
Adópolitika iratai

PM201

Államot illető befizetési kötelezettségek (adó-, vám- és illeték-, valamint járulékügyek) szabályozása

5

–

PM202

A fejlesztési adókedvezmény iránti bejelentési és kérelem

10

–

PM203

Feltételes adómegállapítások iratai (benyújtást megelőző konzultációk jegyzőkönyvei, hiánypótlások stb.)

10

–

PM204

Nemzetközi vámügyi megállapodások előkészítése és végrehajtása

N

15

PM205

Vám-együttműködési szakterülettel kapcsolatos ügyek

50

–

PM206

Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendészeti és bűnügyi szakterületét érintő ügyek

30

–

PM207

Adóbeadványokkal, helyi adó-, gépjárműadó- és illetékbefizetésekre vonatkozó összesítések, jelentések

10

–

PM208

Adóügyekkel és járulékügyekkel kapcsolatos felügyeleti intézkedések

5

–

PM209

Az adópolitikáért felelős miniszter, illetve a Nemzeti Adó- és Vámhivatal irányítására kijelölt miniszter kérelmére vagy hivatalból indított, illetve helyi- és gépjárműadó ügyben felügyeleti intézkedés

10

–

PM210

Adókkal kapcsolatos peres ügyek, bírósági, ügyészségi, alkotmánybírósági megkeresések, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások

10

–

PM211

Vámjogszabályokkal kapcsolatos egyedi állásfoglalások

5

–

PM212

Adómodellek

N

15

PM213

Adóelemzések, hatásvizsgálatok, szcenárióelemzések

10

–

PM214

Adóbeadványokkal, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások

10

–

PM215

Adópolitikai irányelvek

N

15

PM216

Adóreform, adóstruktúra-átalakítás előkészítése

N

15

PM217

Adópolitikai részanyagok, kommunikációs anyagok

5

–

PM218

Nemzeti Adó- és Vámhivatal irányításával kapcsolatos iratok

10

–

PM219

Hazai és nemzetközi szervezetekkel való kapcsolattartáshoz kapcsolódó iratok

10

–

PM220

Nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtása

N

15

PM221

A Minisztériumot érintő európai uniós tagsággal kapcsolatos dokumentumok

30

–

PM222

A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai

50

–

PM223

Európai uniós munkacsoportok (tanácsi, bizottsági) üléseire, egyéb uniós fórumokra készített TÁP-ok, írásbeli anyagok, jelentések

5

–

PM224

Az információcsere-egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai

50

–

PM225

OECD adópolitikával, adózással foglalkozó fórumainak munkájához kapcsolódó iratok

10

–

PM226

EKTB Vámunió szakértői csoport munkájával kapcsolatos iratok

5

–

PM227

Nemzetközi vámmegállapodással (WTO), illetve a Vám Világszervezet (WCO) üléseivel kapcsolatos ügyek iratai

5

–

PM228

Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

–
Számviteli szabályozás iratai

PM301

Az Országos Számviteli Bizottság, valamint a számviteli standard testületek működésével kapcsolatos elvi jelentőségű iratok

N

15

PM302

Az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való részvétel

10

–

PM303

Magyar Könyvvizsgálói Kamara törvényességi felügyeletével kapcsolatos ügyek

10

–

PM304

Könyvvizsgálói Közfelügyeleti Hatóság működésével kapcsolatos iratok

10

–

PM305

Az ágazati minisztérium felügyelete alá tartozó szakképesítések vizsgafeladatai, jegyzőkönyvei, vizsgabejelentései, dolgozatok átvételi elismervényei, megbízólevelek, megbízási szerződések, lektori vélemények

10

–

PM306

Könyvviteli szolgáltatást végzők, adószakértők, adótanácsadók, okleveles adószakértők, vámtanácsadók, vámszakértők továbbképzésével kapcsolatos iratok

10

–

PM307

Számviteli és könyvvizsgálati szabályozással kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

–

PM308

Szakmai szakértők és vizsgaelnökök, vizsgaszervezők (pályázati anyagok)

5

–

PM309

Vizsgaelnöki és ellenőrzési jelentések, iskolák selejtezési jegyzőkönyvei

5

–

PM310

Országos Szakmai Tanulmányi Versenyhez (OSZTV) kapcsolódó anyagok

3

–

PM311

Számviteli és könyvvizsgálati szabályozáshoz kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

–
Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásának iratai

PM401

Befektetővédelmi, betétbiztosítási, valamint biztosítási garanciarendszerek felügyeletével és szabályozásával kapcsolatos iratok

30

–

PM402

Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásával és felügyeletével kapcsolatos iratok

30

–

PM403

A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek

5

–

PM404

A Pénzügyi Stabilitási Tanács és albizottságai üléseinek iratai

30

–

PM405

Országos Betétbiztosítási Alap igazgatótanácsának üléseivel kapcsolatos iratok

30

–

PM406

Szanálási Alap igazgatótanácsának üléseivel kapcsolatos iratok

30

–

PM407

Szanálási Kollégiummal kapcsolatos iratok

30

–

PM408

A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok iratai

5

–

PM409

Létfontosságú rendszerelemekkel kapcsolatos hatósági iratok

10

–

PM410

A hallgatói hitelrendszer és a Diákhitel Központ Zrt. működésével kapcsolatos iratok

10

–

PM411

Az általános gyermek- és ifjúsági balesetbiztosítással kapcsolatos ügyek

10

–

PM412

A kötelező gépjármű felelősségbiztosítással kapcsolatos iratok

5

–

PM413

Az államilag támogatott exportfinanszírozással kapcsolatos feladatok iratai

10

–

PM414

Az európai uniós pénzügyi szabályozást érintő döntéshozatali tevékenységében való részvétellel kapcsolatos iratok

5

–

PM415

Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásával kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

–
Nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai

PM501

Két- és többoldalú nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai

50

–

PM502

Nemzetközi pénzügyi egyezmények előkészítésével kapcsolatos iratok

50

–

PM503

Nemzetközi szerződések és egyezmények

N

15

PM504

OECD Beruházási Bizottság munkájával kapcsolatos iratok

50

–

PM505

Az OECD Multinacionális vállalatokra vonatkozó irányelveivel kapcsolatos panaszos esetek dokumentumai

15

–

PM506

Az OECD Globális Stratégiai Csoport munkájában való részvétellel összefüggő iratok

10

–

PM507

Az OECD gazdaságpolitikai fórumainak munkájában való részvétellel összefüggő iratok

5

–

PM508

Az OECD Nemzeti Tanáccsal kapcsolatos ügyek iratai

10

–

PM509

Az OECD Magyar Nemzeti Kapcsolattartó Pont tevékenységével kapcsolatos anyagok

5

–

PM510

OECD melletti Magyar Állandó Képviselettel kapcsolatos iratok

10

–

PM511

OECD-tagsággal kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

10

–

PM512

A pénzmosás elleni küzdelem nemzetközi szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (FATF, Moneyval)

N

15

PM513

A pénzmosás elleni küzdelem európai uniós szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (Európai Bizottság, Tanács)

N

15

PM514

A pénzmosás elleni küzdelem hazai koordinációjával kapcsolatos iratok

5

–

PM515

A terrorizmus-finanszírozás elleni küzdelemmel kapcsolatos (nemzetközi, európai uniós, kétoldalú és hazai) ügyek iratai

N

15

PM516

A pénzmosás és a terrorizmus-finanszírozás elleni jogszabályok előkészítésével kapcsolatos iratok

N

15

PM517

Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (Világbank) kapcsolatos iratok

50

–

PM518

Nemzetközi Pénzügyi Társasággal (IFC) kapcsolatos iratok

50

–

PM519

Nemzetközi Fejlesztési Társulással (IDA) kapcsolatos iratok

50

–

PM520

Nemzetközi Beruházásbiztosítási Ügynökséggel (MIGA) kapcsolatos iratok

50

–

PM521

Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (EBRD) kapcsolatos iratok

50

–

PM522

Nemzetközi Valutaalappal (IMF) kapcsolatos iratok

50

–

PM523

Európai Tanács Fejlesztési Bankkal (CEB) kapcsolatos iratok

50

–

PM524

Európai Beruházási Bankkal (EIB) kapcsolatos iratok

50

–

PM525

Északi Beruházási Bankkal (NIB) kapcsolatos iratok

50

–

PM526

Globális Környezetvédelmi Alappal GEF) kapcsolatos iratok

50

–

PM527

Nemzetközi Fejlesztési Együttműködéssel (NEFE) kapcsolatos iratok

50

–

PM528

Nemzetközi Beruházási Bankkal (NBB) kapcsolatos iratok

50

–

PM529

Nemzetközi Gazdasági Együttműködési Bankkal (NGEB) kapcsolatos iratok

50

–

PM530

Európai Unió gazdaságpolitikai koordinációjához (Ecofin, EFC, EPC előkészítés) köthető stratégiai dokumentumok

N

15

PM531

Európai Unió gazdaságpolitikai koordinációjához (Ecofin, EFC, EPC előkészítés) köthető operatív dokumentumok

50

–

PM532

Konvergencia program és annak végrehajtásához kapcsolódó dokumentumok

N

15

PM533

Európai uniós jogharmonizációval kapcsolatos iratok

N

15

PM534

Notifikációval kapcsolatos iratok

N

15

PM535

Az Európai Unió Állandó Képviseleten szolgálatot teljesítő szakattasékkal kapcsolatos iratok

N

15

PM536

Az Európai Unió Állandó Képviseleten keresztül megvalósuló, európai uniós intézményeket érintő tárcabejelentések, megkeresések

10

–

PM537

Európai Unió Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok

N

15

PM538

Európai Unió fizetési mérleg problémák áthidalását szolgáló hitelének (BoP) utókezelésével kapcsolatos dokumentumok

N

15

PM539

Az európai szemeszterrel, az országspecifikus ajánlásokkal kapcsolatos iratok

10

–

PM540

A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok és európai uniós képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés)

N

15

PM541

Európai uniós szakpolitikai kérdések megvitatására létrehozott hazai kormányzati egyeztető fórumok

10

–

PM542

Nemzetközi pénzügyi intézményi és európai uniós tagságból fakadó rendszeres országlátogatásokhoz, valamint egyéb nemzetközi tárgyalásokhoz kapcsolódó feladatok iratai

10

–

PM543

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) szakértői csoportok kijelölése és nyilvántartása, szervezeti, személyi kérdések

10

–

PM544

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) ülésekre benyújtandó tárgyalási álláspontok, előterjesztések iratai

10

–

PM545

Bővítés és szomszédságpolitikával (Keleti Partnerség, Euro-mediterrán partnerség) kapcsolatos ügyek

10

–

PM546

Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai

10

–

PM547

Politikai felsővezetők és szakmai felsővezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok

10

–

PM548

Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos minisztériumi állásponttal kapcsolatos iratok

15

–

PM549

Európai uniós témával összefüggő tájékoztatók, felkészítők, összefoglalók, jelentések

10

–

PM550

Ázsiai Infrastrukturális Befektetési Bankkal (AIBB) kapcsolatos iratok

50

–

PM551

Szakmai feladatokhoz kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók

1

–
Gazdaságpolitikai, gazdaságpolitika makrogazdasági szabályozásával kapcsolatos iratok

PM601

Gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával, versenyképesség megteremtésével kapcsolatos iratok

N

15

PM602

Kutatási és elemzési anyagok

N

15

PM603

Stratégiai tervezés módszertanával, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok

N

15

PM604

Stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok

10

–

PM605

Közgazdasági és versenyképességi elemzési tevékenységgel kapcsolatos iratok

5

–

PM606

Iparági elemzéssel kapcsolatos iratok

5

–

PM607

Nemzetközi stratégiai-tervezési intézetekhez kapcsolódó iratok

10

–

PM608

Közgazdasági modellezéshez, hatásvizsgálathoz kapcsolódó iratok

10

–

PM609

Pénzügyi szektorral kapcsolatos ügyek

N

15

PM610

Makrogazdasági előrejelzések

15

–

PM611

Makrogazdasági elemzések

N

15

PM612

Államadósság Kezelő Központ Zrt. irányításával és felügyeletével kapcsolatos iratok

10

–

PM613

Magyar Nemzeti Bankkal kapcsolatos ügyek

N

15

PM614

Jövő- és trendkutatással, illetve nemzetközi think-tankekkel és jövőkutatási intézményekkel kapcsolatos iratok kapcsolódó iratok

N

15

PM615

Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok

N

15

PM616

Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítőanyagok és tárgyalási témajavaslatok

10

–

PM617

Nemzetgazdaság szempontjából kiemelt jelentőségű országokkal, kétoldalú gazdasági kapcsolatokkal kapcsolatos iratok

N

15

PM618

Magyarországi beruházókkal kapcsolatok ügyek iratai

10

–

PM619

BIE képviselettel és Világkiállításokkal, illetve hazai és nemzetközi kiállításokkal, rendezvényekkel és vásárokkal kapcsolatos iratok

10

–

PM620

Regionális együttműködési fórumok iratai

10

–

PM621

Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB, munkacsoport) kapcsolatos iratok

10

–

PM622

Magyar külképviseletekkel és hazánkba akkreditált diplomáciai testületekkel, illetve nemzetközi koordinációs tevékenységgel kapcsolatos iratok

5

–

PM623

Gazdaságpolitikával, gazdaságtervezéssel és vállalkozásfejlesztéssel foglalkozó európai uniós intézmények, illetve nemzetközi szervezetek munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok

N

15

PM624

Nemzetközi szervezetekkel és közösségi intézményekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

–

PM625

Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokkal kapcsolatos elvi jelentőségű iratok

N

15

PM626

Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek iratai

5

–

PM627

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) és munkacsoportjával kapcsolatos iratok

10

–

PM628

Hazai és közösségi cselekvési tervek, fejlesztési programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos iratok

N

15

PM629

Operatív programokhoz kapcsolódó értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai

N

15

PM630

Operatív programokkal és cselevési tervekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

–

PM631

Európa2020 Stratégia végrehajtásával összefüggő iratok

N

15

PM632

EU-források allokációjával kapcsolatos iratok

10

–

PM633

Akkreditált Innovációs Klaszter (AIK) pályázatok

15

–

PM634

Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) pályázatok

**5

–

PM635

Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) pályázatok

**5

–

PM636

Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program (GINOP) pályázatok

**5

–

PM637

Regionális Operatív Program (ROP) pályázatok iratai

**5

–

PM638

Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) pályázatok

**5

–

PM639

Versenyképes Közép-Magyarország Operatív Program (VEKOP) pályázatok

**5

–

PM640

Vállalkozásfejlesztési politikával kapcsolatos iratok

N

15

PM641

A versenyképesség általános javítására, vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentésére irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok

N

15

PM642

Vállalkozásokkal, vállalkozásfejlesztési programokkal kapcsolatos jogi szabályozások előkészítése

5

–

PM643

Piacfejlesztési ügyek

5

–

PM644

Vállalkozásfejlesztési ügyekkel és támogatási programokkal kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok

10

–

PM645

Vállalkozásfejlesztési Tanáccsal, hazai szervezetekkel és a nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai

5

–

PM646

Vállalkozásfejlesztési folyamattal kapcsolatos adminisztratív ügyek, jelentések, beszámolók

5

–

PM647

Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel, érdekképviseletekkel kapcsolatos ügyek

5

–

PM648

Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok meghívók

1

–

** A program fenntartási időszakát követően.
Területfejlesztés stratégiai tervezésének iratai

PM701

A területfejlesztés területi intézményelemeinek működésével, területfejlesztési szabályozással kapcsolatos ügyek

N

15

PM702

A területfejlesztési intézményrendszer fejlesztésével összefüggő ügyek, az intézményrendszer alakításának szakmai megalapozásával kapcsolatos iratok

N

15

PM703

Országos Területfejlesztési Érdekegyeztető Fórum (OTÉF) működtetésével és annak titkársága munkájával kapcsolatos iratok

15

–

PM704

Országos Fejlesztési és Területfejlesztési Koncepció kidolgozásával és módosításával összefüggő ügyek

N

15

PM705

Területfejlesztési kutatások, tervek

N

15

PM706

Fejlesztési tanácsok (térségi, regionális, megyei, térségi-kistérségi tanácsok) döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok

5

–

PM707

Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek

N

15

PM708

Operatív programokkal, kiemelt (országos jelentőségű) területfejlesztési programok megvalósításával és támogatásával kapcsolatos iratok

N

15

PM709

Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás

15

–

PM710

Az Országos Fejlesztési és Területfejlesztési Koncepció felülvizsgálatával, átdolgozásával kapcsolatos iratok

N

15

PM711

Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével kapcsolatos iratok

N

15

PM712

Vállalkozási övezetek kijelölésével kapcsolatos ügyek

N

15

PM713

Vállalkozási övezetek működésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM714

Szakágazati ügyekkel (vízgazdálkodás, természetvédelem, környezetvédelem stb.) kapcsolatos iratok

5

–

PM715

A társadalmi, civil szervezetek, egyházak területfejlesztéssel összefüggő ügyei

5

–

PM716

Speciális adottságú térségek (tanyás, aprófalvas, nemzetiségi stb.) ügyei

10

–

PM717

Területfejlesztési szabályozási ügyek

15

–

PM718

Szakterülethez kapcsolódó háttérintézmény irányításával, felügyeletével kapcsolatos iratok

15

–

PM719

Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival, a Lechner Lajos Tudásközpont Területi, Építésügyi, Örökségvédelmi Informatikai Nonprofit Kft. területfejlesztési információs rendszerének szakmai irányításával kapcsolatos ügyek

10

–

PM720

Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek

10

–

PM721

Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal, nemzetközi szakmai szervezetekkel kapcsolatos iratok

10

–

PM722

Az Európai Unió tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok

N

15

PM723

Európai uniós jogalkotás és iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (Területi Agenda, Lisszaboni Charta NUTS, EGTC, EU 2020)

15

–

PM724

Hazai és közösségi területfejlesztési programokkal kapcsolatos iratok

N

15

PM725

Hazai és közösségi területfejlesztési programokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek

5

–

PM726

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság és munkacsoportjainak tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok

10

–

PM727

Közösségi kezdeményezések (NTCCP, EGTCUM, INTERREG EUROPE, INTERACT III, ESPON 2013, ESPON 2020, CENTRAL EUROPE 2020, DUNA) iratai

10

–

PM728

Duna Transznacionális Program programszintű iratai

15

–

PM729

Pest megyei fejlesztések program pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyei

10

–

PM730

Területfejlesztéssel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók

1

–
Társadalmi párbeszéd iratai

PM801

Kollektív szerződésekkel kapcsolatos ügyek

N

HN

PM802

Közalkalmazotti szakszervezetek taglétszám igazolásával kapcsolatos dokumentumok

N

15

PM803

Közalkalmazotti Tanácsi választásokkal kapcsolatos dokumentumok

5

–

PM804

Üzemi tanácsi választással, eredményekkel kapcsolatos dokumentumok

N

HN

PM805

Ágazati párbeszéd ügyeinek iratai

N

HN

PM806

A Kormány, a munkavállalói és munkaadói érdekképviseletek együttműködésére, a szociális partnerek jog- és hatáskörére vonatkozó iratok

N

15

PM807

Makroszintű intézményes egyeztető fórumok fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos ügyek

N

15

PM808

Munkavállalók részvételi intézményrendszerével kapcsolatos ügyek

N

15

PM809

Alternatív vitarendezéssel, munkaügyi konfliktusok kezelésével kapcsolatos ügyek

N

15

PM810

A Közalkalmazottak Országos Munkaügyi Tanácsával (KOMT) kapcsolatos ügyek

N

15

PM811

Országos Közszolgálati Érdekegyeztető Tanáccsal (OKÉT) kapcsolatos ügyek

N

15

PM812

Érdekegyeztetés, társadalmi párbeszéd, munkaügyi kapcsolatok folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai

10

–

PM813

Társadalmi párbeszéddel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók

1

–
Foglalkoztatáspolitika iratai

PM901

Foglalkoztatási egyezmények

N

15

PM902

Munkaerőpiaccal kapcsolatos hazai és nemzetközi konferenciák, tanácskozások jegyzőkönyvei

N

15

PM903

Foglalkoztatáspolitikai koncepciók kialakításához kapcsolódó kutatási és elemzési anyagok

10

–

PM904

Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások

N

15

PM905

Egyes atipikus foglalkoztatási formák támogatásával kapcsolatos javaslatok, koncepciók

N

15

PM906

Foglalkoztatással kapcsolatos jogszabályok közösségi jogharmonizációval kapcsolatos iratok

10

–

PM907

A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése

N

15

PM908

Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához

N

15

PM909

Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához

N

15

PM910

Bér meghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetményrendszerek a költségvetési szférában)

N

15

PM911

Modellszámítások a közalkalmazotti illetményrendszerhez

N

15

PM912

Javaslatok az európai uniós bérszintekhez való hosszabb távú bérpolitika kialakításához

N

15

PM913

Bérszakmai szolgáltatások (adatközlés, felvilágosítás, tanácsadás, állásfoglalás megkeresésre)

N

15

PM914

Nemzetközi szervezetek tájékoztatása a bérmeghatározási rendszerekről, a béralakulásról

N

15

PM915

A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos rövid és középtávú előrejelzések

N

15

PM916

A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos hosszú távú előrejelzések

N

15

PM917

Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok

15

–

PM918

Nemzeti Foglalkoztatási Alapból nyújtandó munkahelyteremtő támogatások iratai

20

–

PM919

Aktív foglalkoztatási célok támogatása fejezeti kezelésű előirányzatból (AFC) nyújtandó támogatásokkal kapcsolatos iratai

10

–

PM920

Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok

20

–

PM921

Megyei Munkaerő-piaci programokkal kapcsolatos iratok

10

–

PM922

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységgel kapcsolatos hatósági ügyek

N

15

PM923

A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkavédelmi, illetve munkaügyi hatáskörben eljáró járási hivatalaival kapcsolatos hatósági ügyek

N

15

PM924

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek nyilvántartásba vétellel kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

–

PM925

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek közérdekű munkával kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

–

PM926

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egység vezetői értekezlet szervezésével kapcsolatos iratok

5

–

PM927

Csoportos létszámleépítés bejelentésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM928

Foglalkoztatással összefüggő megbízási szerződések

15

–

PM929

Területi regionális foglalkoztatások ügyei

10

–

PM930

Munkaerő-piaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek

5

–

PM931

Megegyezésen alapuló Vezetési Rendszer (MEV rendszer) fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos ügyek

5

–

PM932

Foglalkoztatási portálokkal (eures.munka.hu, munka.hu) kapcsolatos iratok

5

–

PM933

Informatikai programrendszerek módszertani támogatásával kapcsolatos ügyek

5

–

PM934

Nemzetközi Szabványügyi Testülettel (ISO) kapcsolatos iratok

5

–

PM935

Munkaerő-piaccal és foglalkoztatással kapcsolatos társszervi megkeresések

5

–

PM936

Az EURES Nemzeti Koordinációs Iroda működtetésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM937

Harmadik országbeli állampolgárok magyarországi munkavállalásával kapcsolatos iratok (másodfokú szakhatósági döntések)

15

–

PM938

Migráns munkavállalók szociális biztonságának ügyei

50

–

PM939

Foglalkoztatáspolitikai ügyek folyamatába épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések dokumentumai (FEUVE)

10

–

PM940

Nemzeti Foglalkoztatási Alap szabályzatai, működtetésével kapcsolatos központi szabályozások, elvi állásfoglalások, iránymutatások, kérelmek, tervezések dokumentumai

N

15

PM941

Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetési feladataival kapcsolatos iratok (működési tartalék, ingatlanberuházások, informatikai fejlesztés)

N

HN

PM942

Nemzeti Foglalkoztatási Alappal kapcsolatos adatszolgáltatások

10

–

PM943

Nemzeti Foglalkoztatási Alap tervezésével kapcsolatos iratok

10

–

PM944

Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetésének előkészítésével kapcsolatos iratok

10

–

PM945

Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetési dokumentumai (beszámolók, zárszámadások)

N

15

PM946

Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésének adminisztratív ügyei: számviteli, leltározási dokumentumok, megállapodások havi és negyedéves jelentések, szerződések stb.

10

–

PM947

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egysége általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek

N

15

PM948

A fővárosi és megyei kormányhivatal munkavédelmi hatóságai, illetve munkaügyi hatóság hatáskörben eljáró járási hivatalainak általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek

N

15

PM949

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek munkanélküli ellátásokkal, foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal, munkaerő-piaci szolgáltatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

–

PM950

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

–

PM951

Éves foglalkoztatási jelentések, adatok

N

15

PM952

Havi jelentések, adatszolgáltatások munkaügyekben

5

–

PM953

Hivatalvizsgálat

N

15

PM954

Évzárási/évnyitási feladatokhoz kapcsolódó ügyek

5

–

PM955

Partnerközpontú minőségirányítási rendszer

5

–

PM956

NFSZ Partnerközpontú Minőségdíjjal kapcsolatos ügyek

5

–

PM957

POSTING (Kiküldetés, kirendelés, munkaerő-kölcsönzés) ügyek

5

–

PM958

Munkaügyi célvizsgálatok, akcióellenőrzések

N

15

PM959

Eljárásrend, szakmai útmutató, ajánlás

5

–

PM960

Panaszügyek munkaügyben

5

–

PM961

Jogerős I. fokú határozatok

2

–

PM962

Ügyészségi törvényességi felügyelet közigazgatási ügyekben

10

–

PM963

Peres ügyek munkaügyi ellenőrzési ügyekben

10

–

PM964

Hatósági bizonyítványokkal kapcsolatos iratok

10

–

PM965

OFA Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Kft. által megvalósított programokkal kapcsolatos iratok

N

15

PM966

Megfelelőségtanúsítással és megfelelőségértékeléssel kapcsolatos témák

10

–

PM967

MSZT (Magyar Szabványügyi Testület) tagsággal, szabványosítással, szabványok véleményezésével összefüggő ügyek

10

–

PM968

Egyéni védőeszközökkel kapcsolatos ügyek

15

–

PM969

Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos megkeresések

5

–

PM970

Fokozott expozíciók bejelentése

5

–

PM971

Foglalkozási megbetegedések bejelentése

5

–

PM972

Balesetvizsgálati anyagok

5

–

PM973

Halálos baleset bejelentőlapjai és jegyzőkönyvei

10

–

PM974

Munkavédelmi jelentések, adatszolgáltatások

N

15

PM975

Munkavédelmi szakértői ügyek

10

–

PM976

Bejelentett szervekkel kapcsolatos ügyek

10

–

PM977

Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai

5

–

PM978

Munkavédelem szakmai irányításával kapcsolatos ügyek

5

–

PM979

Munkavédelmi tanácsadók tájékoztatásai

5

–

PM980

Munkavédelmi célvizsgálatok, akcióellenőrzések

5

–

PM981

Előzetes bejelentéssel folytatott munkavédelmi ellenőrzések

5

–

PM982

Munkavédelmi felügyelőségek hivatalvizsgálatai

5

–

PM983

Piacfelügyeleti ügyek (KPIR – Központi Piacfelügyeleti Intézkedési Rendszer, RAPEX – veszélyes fogyasztási cikkekkel kapcsolatos bejelentések rendszere, ellenőrzések stb.)

15

–

PM984

Munkavédelmi Bizottsággal kapcsolatos ügyek

N

15

PM985

Nemzetgazdaság előző évi helyzetéről tájékoztató iratok

N

15

PM986

Nemzeti Munkavédelmi Politikával kapcsolatos ügyek dokumentumai, jegyzőkönyvek, levelezések

N

15

PM987

Munkabiztonsági szakértők működési engedélye

N

15

PM988

Igazságügyi szakértői kérelmek véleményezése

15

–

PM989

Munkavédelmi jellegű bírságok felhasználásával kapcsolatos ügyek, pályázatok

15

–

PM990

Panaszügyek munkavédelmi ügyekben

5

–

PM991

Bejelentések munkavédelmi ügyekben

5

–

PM992

Felügyeleti intézkedés I. fokú munkavédelmi közigazgatási határozattal szemben

10

–

PM993

Felügyeleti intézkedés I. fokú munkaügyi ellenőrzési közigazgatási döntésekkel kapcsolatban

10

–

PM994

Munkaügyi ellenőrzési ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai

10

–

PM995

Peres ügyek munkavédelmi ügyekben

10

–

PM996

Európai Munkavédelmi Ügynökséggel kapcsolatos ügyek

10

–

PM997

SLIC-kel (Munkafelügyeleti Vezetők Bizottságával) kapcsolatos ügyek

N

15

PM998

Az Európai Unió Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek

N

15

PM999

Külföldi szervekkel kapcsolatos ügyek

10

–

PM1000

Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok

N

15

PM1001

Európai uniós intézmények és fórumok tevékenységével kapcsolatos iratok

N

15

PM1002

Nemzetközi Munkaügyi Szervezettel (ILO), illetve egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok, illetve jelentések iratai

N

15

PM1003

Nemzetközi és európai uniós intézményekben való részvételhez kapcsolódó előkészítő, illetve háttéranyagok (tájékoztatók, rész- és felkészítőanyagok, összefoglalók)

10

–

PM1004

Európai uniós, illetve nemzetközi szakmai fórumokon (ILO, ENSZ, OECD stb.) történő részvétel adminisztratív ügyei

10

–

PM1005

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság, valamint szakértői munkacsoportjainak iratai

10

–

PM1006

Foglalkoztatáshoz kapcsolódó pilot eljárások, illetve kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárások iratai

N

15

PM1007

Nemzeti ILO Tanács működésével kapcsolatos ügyek

10

–

PM1008

Foglalkoztatással és munkaerő szabad áramlásával kapcsolatos nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtásával összefüggő iratok

N

15

PM1009

Kormányközi Vegyes Bizottságok

N

15

PM1010

Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)

10

–

PM1011

Kiemelt programok tervezésével és előkészítésével kapcsolatos ügyek

15

–

PM1012

Strukturális Alapok keretében megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és nyomon követésével kapcsolatos iratok (például TÁMOP, TIOP, GINOP, VEKOP stb.)

20

–

PM1013

Közvetlen brüsszeli pályázatok iratai

15

–

PM1014

Hazai társfinanszírozású, illetve egyéb nemzetközi pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

–

PM1015

Európai Globalizációs Alkalmazkodási Alap (EGAA) felhasználása

N

15

PM1016

Európai Szociális Alappal (ESZA) kapcsolatos ügyek

10

–

PM1017

Államreform Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok

**10

–

PM1018

Elektronikus Közigazgatás Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok

**10

–

PM1019

HEFOP 1.2 projekttel kapcsolatos iratok

**10

–

PM1020

HEFOP 2.2.2 projekt dokumentációja

**10

–

PM1021

HEFOP 3.5.3 Lépj előre projekt iratai

**10

–

PM1022

KMROP 4.1.2 Az integrált foglalkoztatási és szociális szolgáltatási rendszer kialakítása projekt iratai

**10

–

PM1023

TÁMOP 1.1.2 Decentralizált programok a hátrányos helyzetűek foglalkoztathatóságáért projekt iratai

**10

–

PM1024

TÁMOP 1.3.1 projekt kapcsolatos ügyek

**10

–

PM1025

TÁMOP 1.3.1-12 A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat fejlesztése II. projekt iratai

**10

–

PM1026

TÁMOP 2.1.1 Lépj egyet előre II. projekt iratai

**15

–

PM1027

TÁMOP-2.4.3 D-3-13/1 Foglalkoztatási szövetkezet – Híd a munka világába projekttel kapcsolatos iratok

**10

–

PM1028

TÁMOP 2.4.8-12 A munkahelyi egészség és biztonság fejlesztése, a munkaügyi ellenőrzés fejlesztése kiemelt projekt iratai

**10

–

PM1029

TÁMOP 2.6.1 Az akkreditáció rendszerének kialakítása projekttel kapcsolatos iratok

**10

–

PM1030

TÁMOP 5.4.2 Központi szociális információs fejlesztések projekttel kapcsolatos iratok

**10

–

PM1031

TÁMOP 5.6.3-12 A fogvatartottak többszakaszos, társadalmi és munkaerő-piaci integrációja és az intenzív utógondozás modellje projekt iratai

**10

–

PM1032

TIOP 3.2.1-08 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése az ÁFSZ infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai

**10

–

PM1033

TIOP 3.2.1-12 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése a foglalkoztatási szolgálat infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai

**10

–

PM1034

Integrációs keret költségvetésével és feladatfinanszírozással összefüggő ügyek

N

15

PM1035

Európai uniós képzések koordinációjával összefüggő ügyek (például TAIEX együttműködés)

10

–

PM1036

Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésével, felhasználásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi ellenőrzések iratai

15

–

PM1037

Közfoglalkoztatással kapcsolatos ügyek

10

–

PM1038

Közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó foglalkoztathatósági vizsgálat

10

–

PM1039

Közfoglalkoztatásból a versenyszférába munkaerő-piaci program

10

–

PM1040

Foglalkoztatáspolitikához kapcsolódó informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok

5

–

PM1041

Együttműködési megállapodások, szerződések iratai

10

–

PM1042

GINOP és VEKOP keretében a Minisztérium mint Konzorciumvezető által megvalósuló kiemelt projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

**10

–

PM1043

GINOP 6.2.1-VEKOP-15 Részvétel az OECD Felnőttek Képesség- és Kompetenciamérése programjában (PIAAC) projekt iratai

**10

–

PM1044

GINOP 6.1.2. Digitális Szakadék Csökkentése projekt iratai

**10

–

PM1045

Nem kiemelt, európai uniós forrásból megvalósuló projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

**10

–

PM1046

Hazai forrásból megvalósuló projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

**10

–

PM1047

Foglalkoztatáspolitikához, illetve munkafelügyelethez kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

–

** A program fenntartási időszakát követően.
Egészségbiztosítási járulékfizetés szabályozás, nyugdíjjárulék- és nyugdíjbiztosítási járulék-fizetés szabályozás iratai

PM1101

Egészségbiztosítás, valamint a nyugdíjbiztosítás szabályozásának koncepciója

N

15

PM1102

Nyugdíjjárulék, szociális hozzájárulási adó, egészségbiztosítási járulék, hozzájárulás és egyéb bevételekkel kapcsolatos ügyek

20

–

PM1103

Kiegészítő nyugdíjrendszerrel kapcsolatos iratok

20

–

PM1104

Nyugdíjjárulék, szociális hozzájárulási adó-, egészségbiztosítási járulék és egészségügyi hozzájárulás fizetési kötelezettséggel kapcsolatos ügyek

10

–

PM1105

Kincstár által folyósított járadékokkal kapcsolatos panaszügyek

10

–

PM1106

Megváltozott munkaképességűek ellátásával, korhatár alatti ellátásokkal, valamint társadalombiztosítási nyugdíjjal kapcsolatos tárcaálláspont

20

–

PM1107

Nyugdíj- és egészségbiztosítás hazai és nemzetközi szakmai fórumaival kapcsolatos kiemelt ügyek és végrehajtási feladatok

N

15

PM1108

Nyugdíj- és egészségbiztosítás hazai és nemzetközi szakmai fórumaival kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

–

PM1109

Nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási rendszerrel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

–

3. függelék

A Minisztérium szervezeti egységei által irattározás során használt
irattípusok iratmintatára
Az iratmintatárban a hivatali egységek által a központi irattározás során használt irattípusai szerepelnek. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb elemeit tartalmazzák. Az iratmintatár az alábbi irattípusokat tartalmazza.

1.

Átadás-átvételi jegyzőkönyv (belső)

2.

Ügyiratpótló lap

3.

Iratselejtezési jegyzőkönyv

4.

Átadás-átvételi jegyzőkönyv (levéltár)
1. iratminta
ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
Készült:     
(dátum, szervezeti egység, hely megnevezése)
Átadó:     
(átadó szervezeti egység)
(átadó személy neve és beosztása)
Átvevő: Pénzügyminisztérium központi irattára.
Átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag:
(iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)
Az átadás-átvétel indoklása:
k.m.f.
    …………………………………     ………………………………
    átadó    átvevő
Melléklet: … lap iratjegyzék
Készült: … példányban.
Kapja:
1 pld. Átadó
2 pld. Átvevő
Iratjegyzék
a Pénzügyminisztérium központi irattárának
további megőrzésre átadott iratanyagról
(év/hónap/nap)
készült átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete

Év

Tételszám

Iktatószám

Megjegyzés

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Budapest, (év/hónap/nap)
        ………………………………………
        (aláírás)
2. iratminta
ÜGYIRATPÓTLÓ LAP

A kiemelt irat

keletkeztetője

azonosító száma

irattári tételszáma

tárgya/megnevezése

 

 

 

 

Kölcsönzés célja: □ betekintés, □ ügyintézés

A kiemelést kérő

A kölcsönző1

neve2:

aláírása:

neve3:

aláírása:

 

 

 

 

Szervezeti egység megnevezése:

Az átvevő aláírásával igazolja, hogy az átvette a Pénzügyminisztérium központi irattárából
kikért és fent megnevezett iratanyagot/iratanyagokat.

A kiemelést végző


Kölcsönzési határidő:


a kölcsönzéstől számított 30 nap

neve4:

aláírása:

 

 

1 Abban az esetben, ha az iratanyag kikölcsönzője és az irat kikérője nem azonos.

2 Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

3 Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

4 Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

3. iratminta
PÉNZÜGYMINISZTÉRIUM
Iratselejtezési jegyzőkönyv
Iktatószám:

Készült a Pénzügyminisztérium központi irattárában.

A selejtezési bizottság tagjai:

…………………………… (személynév, beosztás)

 

 

 

 

…………………………… (személynév, beosztás)

 

 

 

 

…………………………… (személynév, beosztás)

A selejtezést ellenőrizte:

 

…………………………… (a vezető neve és beosztása)
Az alapul vett szabályzat, utasítás:
A selejtezés alá vont iratok keletkeztetője, évköre:
Eredeti terjedelem: ……… ifm.
A kiselejtezett iratok mennyisége: ……… ifm.
A kiselejtezett iratok felsorolása:
A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
k.m.f.
bizottsági tagok megnevezése aláírása
ellenőrző elnök megnevezése aláírása

Készült:

3 példányban

 

Kapják:

1 pld. Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára

 

 

2–3 pld. Pénzügyminisztérium

 

Év

Tételszám

Irattári tétel címe

Terjedelem (ifm)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
4. iratminta
PÉNZÜGYMINISZTÉRIUM
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
Készült a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának ……………………… épületében
Budapest, …… év ……………… hó ……… napján.
Jelen vannak az átadó a részéről:
………………………………… (név) ……………………… (beosztás).
Az átvevő a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára részéről:
………………………………… (név) ……………………… (beosztás).
Az átadás alá vont iratok megnevezése: …………………………………
Az átadandó iratok évköre: …………… - ……………
Az átadandó iratok terjedelme: ………. ifm, azaz …………. doboz, …………… kötet.
A mai napon a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 65. §-a, valamint a ………………………….(szerv neve) ………. számú Iratkezelési Szabályzata alapján a ……………………… (szerv neve) átadja a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára részére a fenti, maradandó értékű iratokat. Az átadás raktári egységek szintjén történik. Az iratok részletes jegyzékét a mellékelt iratjegyzék tartalmazza …… oldalon.
k.m.f.
P. H.
átadó és átvevő aláírása, beosztása
Iratjegyzék

Raktári egység száma

Tételszám

Iratok tárgya

Évkör

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
1

Az utasítást a 9/2020. (V. 29.) PM utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2020. június 1. napjával.

2

A 3. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére