25/2019. (XI. 14.) OBH utasítás

Az utasítás (a továbbiakban: szabályzat) célja az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben (a továbbiakban: E-ügyintézési törvény), valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) meghatározott, a bírósági ügyek elektronikus intézését támogató, a közhiteles nyilvántartások és adatbázisok (a továbbiakban: nyilvántartás) igénybevétele eljárási rendjének meghatározása.

(1) A szabályzat személyi hatálya a bíróságok szervezetéről és igazgatásáról szóló 2011. évi CLXI. törvény (a továbbiakban: Bszi.) 16. §-ában meghatározott bíróságokra (a továbbiakban: bíróságok), valamint az Országos Bírósági Hivatalra (a továbbiakban: OBH) terjed ki.

(2) A szabályzat tárgyi hatálya az E-ügyintézési tv. 74. § (3) bekezdés d) pontjában meghatározott Központi Kormányzati Szolgáltatás Busz (a továbbiakban: KKSzB) szolgáltatás segítségével biztosított információátadás bírósági igénybevételének rendjére, továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.), valamint a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: általános adatvédelmi rendelet) hatálya alá tartozó adatokra terjed ki.

A Szabályzat alkalmazásában

(1) A bíróság az érintett szerv által az Info tv. szerint előírt kötelezettség alapján közzétett, vagy jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásokban fellelhető adatokat – amelyek benyújtására a bírósági eljárással érintett személy nem kötelezhető – a KKSzB útján szerzi be (a továbbiakban: adatlekérdezés). A KKSzB-n elérhető nyilvántartások és adatbázisok tekintetében az adatlekérdezésre a KKSzB-t kell használni.

(2) A bíróságon a KKSzB-hez hozzáférésre egyedi azonosítóval rendelkező, erre felhatalmazott személy (a továbbiakban: adatlekérdező) jogosult.

(3) Az adatlekérdező számára a hozzáférési jogosultságot a bíróság elnöke az informatikai biztonsági szabályzatnak megfelelően engedélyezi, függeszti fel és vonja vissza.

(4) Engedély annak a bírónak vagy igazságügyi alkalmazottnak adható, akinek az adatlekérdezés a beosztása vagy munkaköri leírása szerint a szolgálati jogviszonyból eredő kötelezettsége.

(5) Az adatlekérdezési jogosultság beállítására jogosult informatikus (szervezeti adminisztrátor) nevét, beosztását, valamint az adatlekérdezők nevét, beosztását a bíróság elnöke naprakész módon tartja nyilván. A nyilvántartást a bíróság elnöke közvetlenül hozzáférhetővé teszi az OBH informatikáért felelős szervezeti egysége számára.

(1) A KKSzB adatlekérdezés az ITR felületre történő bejelentkezést követően a KKSzB funkció kiválasztásával, illetve az általános KKSzB felületről kezdeményezhető.

(2) Az adatlekérdező a rendszerbe történő első belépéskor elektronikusan nyilatkozik a rendszerhasználatra vonatkozó tájékoztatás és figyelmeztetés megismeréséről, valamint a felhasználási feltételek elfogadásáról.

(3) Az adatlekérdezéssel érintett nyilvántartás kiválasztását követően az adatlekérdező a lekérdezéshez használható űrlap kiválasztásával és kitöltésével kezdeményezi az adatlekérdezést. Az űrlap adattartalmát a KKSzB-n adatot szolgáltató információforrás határozza meg az egyes lekérdezésekhez tartozó sablonok kötelezően kitöltendő adatmezőinek megjelölésével.

(4) Az adatlekérdezés elküldése után meg kell várni a válaszüzenetet az információforrástól, amely az adatlekérdező lajstromozásra vonatkozó jóváhagyását követően, a lekérdező üzenetet is magában foglaló képileg megjeleníthető formában, PDF-dokumentumban jelenik meg.

(1) Az 5. § (4) bekezdésében meghatározott adatlekérdezés eredményét megjelenítő dokumentum a lajstromban a Beisz. 81. § (3) bekezdésének megfelelően önálló sorszámot kap.

(2) A lajstromozást az ITR alkalmazásával az egyes adatlekérdezések esetében megadott ügyazonosító adatoknak megfelelően a BIR-O, a CIIR vagy az EIR automatikusan elvégzi. A Cgt., Cgtf., Kt. és Ktf. ügycsoportba tartozó ügyek tekintetében a lekérdezés 5. § (4) bekezdése szerinti PDF-dokumentumát az ITR felületről történő letöltést követően a cégbíróság iratkezelési rendszerébe kell feltölteni.

(3) Az adatlekérdezés eredményeként tévesen lajstromozott dokumentum a Beisz. 69. § (7) bekezdésének megfelelően kezelendő akként, hogy a lajstromprogram iratra vonatkozó „Jegyzet” rovatában a „téves lekérdezés” jelzést kell feltüntetni.

(4) A (3) bekezdésben foglaltakkal egyidejűleg intézkedni kell a szolgálati út betartásával a rendszergazda útján az irat Dokumentumtárban tárolt elektronikus példányának elérhetetlenné tétele iránt. A papíralapú példányra a Beisz. zárt adatkezelésre vonatkozó szabályai irányadóak.

A KKSzB-n az adatlekérdezést biztosító informatikai rendszer az adatlekérdezés során naplózza a következő adatokat:

(1) A bíróság által végzett adatlekérdezésekkel kapcsolatban a személyes adatok védelméhez való jog érvényesülését biztosítani kell az általános adatvédelmi rendelet és az Info tv. vonatkozó rendelkezéseinek megfelelően.

(2) Az adatlekérdező a lekérdezés eredményeként kapott adatokat köteles ellenőrizni, hogy csak olyan személyes adat kerüljön felhasználásra, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas.

(3) Az adatlekérdező a lekérdezés során tudomására jutott, az adott ügyben célhoz nem kötött adatot nem kezelhet, az ilyen adatot a 6. § (3) bekezdésében meghatározott módon kell elérhetetlenné tenni.

Az adatlekérdező, illetve a bíróság elnöke adatvédelmi incidens bekövetkezése esetén az adatvédelmi tisztviselőről és adatvédelmi felelősről, valamint az adatvédelmi incidensek jelentéséről szóló OBH utasítás szabályai szerint jár el.

Ez az utasítás 2020. január 1-jén lép hatályba.

(1) A szabályzat rendelkezéseit – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

(2) A bíróság elnöke a szabályzat hatálybalépését követő 60 napon belül köteles a szabályzat végrehajtásához szükséges intézkedéseket megtenni.