• Tartalom

27/2019. (VII. 30.) ITM utasítás

27/2019. (VII. 30.) ITM utasítás

az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról1

2020.04.18.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján – az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § Az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) ezen utasítás mellékleteként kiadom.

2. § A Szabályzat hatálya a minisztérium hivatali szervezetére terjed ki.

3. § A Szabályzat meghatározza a „nyílt” (nem minősített) iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, a tárolás és a selejtezés szervezeti és eljárási rendjét.

4. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)2

Melléklet a 27/2019. (VII. 30.) ITM utasításhoz


Az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

Értelmező rendelkezések

1. A Szabályzat alkalmazása során:
1.1. Adatgazda: minisztériumi munkatárs, aki a meghatározott adatokon adatkezelést végez vagy végeztet;
1.2. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;
1.3. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
1.4. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;
1.5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;
1.6. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;
1.7. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;
1.8. Elektronikus archiválás: az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése az elektronikus adathordozón, amely biztosítja a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet;
1.9. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;
1.10. Elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;
1.11. Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;
1.12. Elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;
1.13. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;
1.14. Elektronikusan történő aláírás: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikai hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;
1.15. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, nyomtatása esetén A3-as méretű az ügyirat és/vagy az iratfordulat elválaszthatatlan részét képező, azok fizikális együtt kezelését biztosító papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;
1.16. Előzményezés: az a művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni;
1.17. Érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztető azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, valamint azok rögzítése a küldeményborítón annak nyomtatása esetén;
1.18. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása;
1.19. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;
1.20. Hivatali kapu: az elektronikus úton benyújtott dokumentum átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;
1.21. Hivatkozási szám (idegen szám): a beérkezett irat azonosítója (beküldő szerv iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;
1.22. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;
1.23. Időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;
1.24. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton, illetve nyomtatása esetén az előadói íven és/vagy küldeményborítón;
1.25. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
1.26. Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
1.27. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;
1.28. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit az irattári terv, a minisztérium digitalizálás alá nem vonható iratainak listája, valamint az iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye képezi;
1.29. Iratkölcsönzés: a papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása;
1.30. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely;
1.31. Irattározás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során a szerv a működésekor keletkező, hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
1.32. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat vagy irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;
1.33. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;
1.34. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
1.35. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;
1.36. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító;
1.37. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
1.38. Kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;
1.39. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;
1.40. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;
1.41. Kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;
1.42. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;
1.43. Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;
1.44. Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;
1.45. Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
1.46. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
1.47. Küldeményborító: a bejövő küldemény iratkezeléssel kapcsolatos információit hordozó, nyomtatása esetén A4-es méretű a küldemény elválaszthatatlan részét képező papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;
1.48. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;
1.49. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;
1.50. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;
1.51. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;
1.52. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
1.53. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
1.54. Megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;
1.55. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható;
1.56. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;
1.57. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
1.58. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;
1.59. Rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;
1.60. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;
1.61. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;
1.62. Szakmai alkalmazásgazda: a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság azon munkatársa, aki a felügyelete alá helyezett alkalmazással kapcsolatos változásokat nyomon követi, a minisztérium folyamatait támogató fejlesztéseket koordinálja, támogatja, valamint az azokkal kapcsolatos feladatokat ütemezi.
1.63. Szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;
1.64. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;
1.65. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;
1.66. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;
1.67. Ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;
1.68. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
1.69. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
1.70. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;
1.71. Ügyiratkezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;
1.72. Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;
1.73. Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
1.74. Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
b) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),
c) a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény,
d) az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény,
e) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,
f) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.),
g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet],
h) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet,
i) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
j) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,
k) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet], valamint
l) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet
rendelkezései az irányadóak.

Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

3. A Szabályzat hatálya kiterjed az Innovációs és Technológiai Minisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium valamennyi munkatársára.

4. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

5. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

6. Az iratkezelési feladat- és hatásköröket, valamint az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt az Innovációs és Technológiai Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2019. (II. 28.) ITM utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) határozza meg.

7. A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

8. Az iratkezelés felügyeletét az innovációért és technológiáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által kijelölt jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül látja el. E feladatkörében felelős:
a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,
e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
f) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért,
g) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
h) az irattári tervben meghatározott idő után, az iratanyag selejtezéséért, maradandó értékű iratanyagok esetén azok levéltárba adásáért,
i) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért.

9. Az általános felügyelet ellátása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység dolgozóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni.

10. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály írásban, határidő megjelölésével köteles felhívni az önálló szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről köteles írásban visszajelzést küldeni. Az ismétlődő, súlyos szabálytalanságokról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály soron kívül köteles tájékoztatni az önálló szervezeti egység irányítását ellátó állami vezetőt.

11. A központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján a minisztérium alkalmazásában lévő akkreditált Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon) üzemeltetését a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) végzi.

12. A Poszeidon informatikai felügyeletét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály a központi szolgáltatón keresztül látja el.

13. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) döntés az iratkapcsolatok létrehozásáról (szerelés, csatolás),
b) a miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,
c) az irattári tételszám meghatározása (legkésőbb az ügyirat irattárba helyezése előtt),
d) egyéb ügyiratkezelői utasítások megadása,
e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
f) az iratokkal való elszámolás,
g) a vezető döntése alapján a küldeményborító és/vagy előadói ív nyomtatása.

14. Az ügyiratkezelő feladatai az alábbiak:
a) a szervezeti egységeknél készült iratok és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, az iratok őrzése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,
b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,
c) a vezető döntése alapján a küldeményborító és/vagy előadói ív nyomtatása.

15. Az ügyintéző és az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladataikat – az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően – a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látják el.

II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

16. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartásáról” szóló alcímben meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a Poszeidon felhasználónak az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak feltüntetésével az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisában (elektronikus érkeztető könyv, elektronikus iktatókönyv) kell nyilvántartani.

17. Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

18. A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú iratok fizikai együtt kezelése az előadói ívben és/vagy küldeményborítóban történik.

19. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

20. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján, jegyzőkönyv felvételével – el kell számoltatni.

21. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett iratfordulatokból (alszámokból) összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben ugyanazon ügy irata tárgya szerint több tételbe is besorolható, az ügyiratnak mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

22. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

23. Az ügyintézéshez már nem szükséges iratokat – az irattározás előadói íven történő vezetői jóváhagyását követően – az ügyiratkezelőknek vagy az ügyintézőknek a központi irattár munkatársai részére kell megküldeniük.

A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

24. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője felelős a Poszeidon jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

25. A Poszeidon használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság vagy szerepkör: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá (Adatgazda, Érkeztető, Iktató és érkeztető, Iktató és érkeztető II., Irattáros),
b) hozzáférési jogosultság vagy munkakörnyezet: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely önálló szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja,
c) objektum jogosultság: dokumentum szintű, azaz adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést a címzettnek, illetve a feladat címzettjének.

26. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjénél írásban kell kezdeményezni. A vezetői engedélyezést követően a beállítást végző szakmai alkalmazásgazda vagy adatgazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését visszaigazolja.

27. A Poszeidon jogosultság kiosztási rendszerének leendő felhasználóját érintő kötelezettségek:
a) részt vesz az Igazgatási és Biztonsági Főosztály adatgazda munkatárs által tartott „Ügyviteli ismeretek” című oktatáson, majd ezt követően
b) részt vesz a központi szolgáltató szakmai alkalmazásgazda munkatárs által tartott Poszeidon oktatáson, amely után elméleti és gyakorlati vizsgát tesz.

28. A szakmai alkalmazásgazda vagy adatgazda feladatai:
a) elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) a Poszeidonhoz kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságoknak,
cb) egyedi azonosítóknak,
cc) helyettesítési jogoknak a biztosítása,
cd) külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e) a Poszeidonban tárolt adatok archiválása,
f) a Poszeidon alkalmazáshoz kapcsolódó változások nyomon követése, ütemezése,
g) a Poszeidon alkalmazással kapcsolatban a minisztérium folyamatait támogató fejlesztések koordinációja, támogatása.

29. A szakmai alkalmazásgazda vagy az adatgazda az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a kért jogosultság a Poszeidon működését veszélyezteti. Az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

30. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – minden más szervezeti egység számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető engedélyezi.

Hozzáférés az iratokhoz

31. A szervezeti egységek birtokában lévő iratokat az iratkezelés és ügyintézés minden fázisában szakszerűen kell kezelni. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre álláshelyük vagy munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Poszeidonban a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

32. Iratot bármilyen adathordozón álláshelyi vagy munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

33. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Az iratokat elvárható gondossággal kell védeni az illetéktelen hozzáféréstől, a papíralapú dokumentumok fénymásolása, nyomdai sokszorosítása esetén a másolatkészítőnek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárnia, gondoskodva az adatok megóvásáról a munkaanyagok kezelése közben is, illetve megtenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

34. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden, az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

35. A döntés megalapozását szolgáló, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele az Infotv. alapján nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által készített „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

37. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban őrzött anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

38. A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által a minisztérium szervezeti egységei részére biztosított ún. „zúzdás zsákok” az ügyviteli munka folyamán feleslegessé vált másolati példányok, kinyomtatott elektronikus levelek (belső levelezések), az adott ügy elvégzésével kapcsolatban keletkezett egyéb papíralapú dokumentumok zúzott formában történő elhelyezésére szolgálnak. A zúzdás zsákokban a papíralapú adathordozókon kívül, más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. A CD-k, egyéb irodai és kommunális hulladékok esetében szintén kerülendő a zúzdás zsákok használata. A papírzsákok a KEF értesítése után, a zsákok lezárását követően tárolhatók az adott szervezeti egység folyosóján.

Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása

39. A vegyes iratkezelési rendszernek megfelelően a küldemények kezelését (átvétel, bontás, érkeztetés, expediálás) a minisztérium – a közvetlenül az önálló szervi egységhez érkező küldemények kivételével – központosítva, az Igazgatási és Biztonsági Főosztály által a Központi Iratkezelő Iroda látja el. Az iktatást a küldemények átvételét követően az önálló szervezeti egységek Poszeidon felhasználói végzik. Poszeidon jogosultság hiányában az ügyintézők a szervezeti egységükhöz tartozó, erre alkalmas Poszeidon szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével biztosítják az iktatást.

40. A központi irattározást az Igazgatási és Biztonsági Főosztályhoz tartozó központi irattár munkatársai végzik.

41. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

42. A Poszeidonban végzett valamennyi esemény a rendszer által naplózásra kerül.

43. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétellel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok) elkülönítetten történjen.

44. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen, munkaidőn kívül történő tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

45. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, illetve a tárolással megbízott személynél tartani.

46. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – ha az ügyiratkezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

47. A papíralapú iratokat állaguk védelme érdekében is védeni kell (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől), kezelésük során mellőzni kell a ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

Az egyes szervezeti egységek iratkezelési feladatai

48. A Központi Iratkezelő Iroda feladata
a) a postai vagy kézbesítői úton érkezett küldemények (pl. levél, csomag), valamint a benyújtó által közvetlenül átadásra kerülő küldemény munkaidő alatt történő átvétele, az adathordozó fajtájától függően – figyelemmel a 2. függelékben felsoroltakra – azok digitalizálása és Poszeidonba történő feltöltése,
b) a beérkező küldemények bontás utáni vagy bontás nélküli érkeztetése,
c) a papíralapú és hivatali kapun keresztül a Kormányzati Érkeztető Rendszer Igazgatóságától (a továbbiakban: KÉRI) beérkező elektronikus küldemények önálló szervezeti egységeknek kézbesítő lappal történő továbbítása,
d) az expediálásra megküldött papíralapú iratok átvétele és postázásra történő előkészítése,
e) a központi érkeztető rendszerrel kapcsolatos folyamatok biztosítása érdekében a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára beérkezett digitalizált iratok Poszeidonba történő feltöltése, hitelesítése, illetve hivatali kapun történő megküldése a címzett részére,
f) a csomagok, sima és könyvelt postai küldemények, futárszolgálatoktól átvett küldemények és külföldi levelek postaköltségeinek kezelése, elszámolása.

49. A Központi Irattár feladatai
a) a szervezeti egységek lezárható iratainak – kézbesítő lap alapján történő – átvétele (ügyiratok esetében azok elektronikus és materiális példányai teljességének ellenőrzésével), az irattári tételszámok és az irattározás vezetői jóváhagyásának előadói íven történő feltüntetésének ellenőrzése, az iratok irattári elhelyezése, nyilvántartása és kezelése,
b) az önálló szervezeti egységek részére iratkölcsönzés, irat-visszaszolgáltatás biztosítása, ezek nyilvántartása,
c) a minisztériumból távozó munkatárs elszámolási kötelezettségének érvényesülése érdekében az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírása az ehhez szükséges feltételek teljesülése esetén,
d) a központi irattárban elhelyezett iratok selejtezési és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok levéltár részére történő iratátadás-átvételi eljárások lebonyolítása.

50. Állami vezetői titkárságok feladatai
a) a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül továbbított küldemények bontása,
b) a titkárságra elektronikus levélként érkezett küldemény – szükség szerinti – érkeztetése (központi érkeztető rendszerből bejövő küldemény esetén az elektronikus irat ellenőrzése),
c) a vezető döntése alapján az érkeztetett küldemény küldeményborítójának nyomtatása, a küldemény ahhoz történő fizikális csatolása,
d) az érkeztetett iratok szignálásra történő átadása a vezetőhöz,
e) a titkárság által – saját hatáskörben – elintézésre kerülő iratok esetén azok iktatása, vezető döntése alapján az előadói ív nyomtatása,
f) ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó papíralapú irat Központi Iratkezelő Irodába történő eljuttatása expediálás céljából (a központi érkeztető rendszerbe bevont címzett szerv esetében az irat digitalizálása és a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára történő megküldése a hivatali kapus kézbesítés biztosítása érdekében),
g) ha a saját hatáskörben történő ügyintézéshez más vezetői titkárság, főosztály vagy hatóság megkeresése szükséges, az iktatott irat kézbesítő lappal történő továbbítása, kiadmányozás előtti láttamozás esetén az előadói ív vonatkozó rovatának egyidejű kitöltésével,
h) a valamely főosztályhoz, hatósághoz ügyintézés céljából szignált vagy más vezetői titkárságnak illetékességből átadandó iratnak iktatás nélküli továbbítása (szükség szerint határidő megjelölésével),
i) felülvizsgálatra megkapott irat vezetőnek történő átadása, majd felülvizsgálat után kézbesítőlap kíséretében a küldő főosztályhoz történő továbbítás papír alapon és a Poszeidonban,
j) a teljes és irattári tételszámmal ellátott, lezárható és lezárt évkörű ügyirat kézbesítő lappal történő leadása a központi irattár munkatársainak részére.

51. A főosztályok, hatóságok titkárságainak feladatai
a) a Központi Iratkezelő Iroda által felbontás nélkül továbbított küldemények bontása, a titkárságra elektronikus levélként érkezett küldemény szükség szerinti érkeztetése (központi érkeztető rendszerből bejövő küldemény esetén az elektronikus irat ellenőrzése),
b) az érkeztetett bejövő iratok vagy a más főosztálytól, hatóságtól érkezett megkeresések (belső keletkezésű iratok) vezetőnek történő átadása szignálásra,
c) az iratok iktatása (előzmény nélküli bejövő irat esetén saját főszámra, tárgyévi előzmény esetén a főszám alszámára, tárgyévet megelőző évben keletkezett ügyirat esetén szerelést kell alkalmazni), más főosztály, hatóság által véleményezésre küldött irat esetén a küldő főszámának alszámára, továbbá más főosztálytól, hatóságtól érkezett saját feladatkörben való intézkedés iránti kezdeményezés esetén saját főszámra (a vezető által megjelölt ügyintéző feltüntetésével),
d) a vezető döntése alapján az előadói ív nyomtatása (az ügyintéző feladata, a nyomtatáshoz szükséges Poszeidon jogosultság hiányában a nyomtatást a szervezeti egységéhez tartozó, erre alkalmas Poszeidon szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével), kivéve a más főosztály, hatóság alszámára iktatott vélemény esetén, ha a kiadmányozás előtt lássa rovat töltését nem rendelték el,
e) ha az ügyintézésre más főosztály, hatóság jogosult, az irat továbbítása a hatáskörrel rendelkező önálló szervezeti egység részére,
f) ha kiadmányozás előtt más önálló szervezeti egység vezetőjének az iratot látnia kell, akkor az előadói ív vonatkozó rovatában feltüntetett vezetők aláírásának biztosítása érdekében az előadói ív és irat továbbítása,
g) ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó papíralapú irat Központi Iratkezelő Irodába történő eljuttatása expediálás céljából (a központi érkeztető rendszerbe bevont címzett szerv esetében az irat digitalizálása és a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára történő megküldése a hivatali kapus kézbesítés biztosítása érdekében), illetve belső keletkezésű irat esetén annak továbbítása a címzett szervezeti egység részére,
h) a teljes és irattári tételszámmal ellátott, lezárható és lezárt évkörű ügyirat kézbesítő lappal történő átadása a központi irattár munkatársainak részére.

A küldemények átvétele

52. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, KÉRI, hivatali kapu, valamint természetes személy személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

53. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
a) a Magyar Posta Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: Magyar Posta Zrt.) útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,
b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni, az átvevő köteles a küldeményt legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek kézbesítőkönyvben dokumentáltan átadni és az átvételt követően az átvétel pontos időpontját (óra, perc) a borítékon vagy a küldeményen rögzíteni,
e) telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában postai úton megküldött iratként kell kezelni,
f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,
g) a hivatali kapun érkezett küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy, illetve ha a hivatali kapu a Poszeidonba is becsatornázásra került, akkor a Poszeidon automatikusan veszi át és érkezteti.

54. A küldemény átvételére jogosult:
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység ügyiratkezelője,
ad) a Központi Iratkezelő Iroda munkatársa,
ae) az Ügyfélszolgálati Információs Iroda munkatársa,
af) a KEF kézbesítéssel megbízott munkatársa,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője, illetve a szervezeti egység ügyiratkezelője,
c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja vagy az annak kezelésével megbízott személy,
d) hivatali munkaidőn túl a szervezeti egység vezetője által eseti jelleggel ügyeleti szolgálatra kijelölt személy.

55. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

56. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével a papíralapú irat átvételét elismeri. A küldemények központi elosztását a Központi Iratkezelő Iroda végzi, amely a papíralapú küldeményeket a Poszeidon által generált kézbesítő lappal továbbítja a minisztérium illetékes szervezeti egységei részére. Az elsőbbségi, valamint a „SÜRGŐS” jelzésű küldeményeket az ügyiratkezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

57. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

58. Ha a miniszter hatáskörébe tartozó iratot érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes szervezeti egységnek vagy személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

59. Helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

60. Ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell mellékelni.

61. Ha a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

62. A küldemények átvételénél a minisztérium hatályos biztonsági előírásait is érvényesíteni kell (pl. az irat elektronikus úton történő érkezése esetén vírusellenőrzés).

63. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

A küldemények felbontása

64. A minisztérium központi érkeztető rendszerben fel nem dolgozható küldeményeinek felbontása és érkeztetése a Központi Iratkezelő Irodában dolgozó ügyiratkezelők feladata, a központi érkeztető rendszerben feldolgozott elektronikus küldemények érkeztetését a Poszeidon automatikusan végzi.

65. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
a) az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),
b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

66. A küldemények címzettje – ha érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a feladó szervezeti egységhez.

67. A papíralapú küldemény felbontásakor és az elektronikus irat megnyitása esetén ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

68. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

69. Ha a nyílt iratkezelésű küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügyiratkezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

70. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítő lapon az átvétel dátumának feltüntetését, a Poszeidonban a beérkezés és bontás idejét köteles rögzíteni.

71. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy a küldeményhez mellékelt iraton feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

72. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket a vonatkozó irathoz kell beilleszteni.

73. A küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha
a) az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

A küldemények érkeztetése

74. Érkeztetni – a Szabályzat rendelkezései szerint – csak a külső szervtől vagy személytől beérkező küldeményeket kell.

75. A küldemények érkeztetése a Központi Iratkezelő Iroda feladata, kivéve a közvetlenül a szervezeti egységhez beérkező papíralapú, illetve a szervezeti egységhez rendelt elektronikus postafiókra érkezett küldeményt, amelyet a címzett önálló szervezeti egység érkeztet. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

76. Az érkeztető szám a Poszeidon által generált, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám.

77. Papíralapú küldemények esetében az érkeztetés az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztető azonosító) kitöltésével történik.

78. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen – a vezető nyomtatással kapcsolatos döntése alapján a Poszeidon által generált küldeményborítón – vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

79. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – a Poszeidon érkeztető könyvében történik. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetéssel az iktatás egyidejűleg megtörténik.

80. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az irathoz rendelni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

81. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Poszeidon „Érkeztetés” vagy „Iktatás” menüjében a „Beküldő szervezet neve” adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

82. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

83. A minisztériumba érkező papíralapú iratok digitalizálására vonatkozó előírásokat a Szabályzat IV. Fejezete, a minisztériumba az elektronikus ügyintézés keretein belül, illetve a központi érkeztető rendszerből érkező küldemények kezelésére vonatkozó előírásokat a Szabályzat VIII. Fejezete tartalmazza.

84. Az elektronikus postafiókra érkezett irat érkeztetését az illetékes önálló szervezeti egység végzi. Az elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), online kitöltésű beadvány ügyfélkapun vagy hivatali kapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. Az illetékes szervezeti egység Poszeidonba becsatornázott hivatali kapujára beérkező elektronikus iratokat, az azokhoz tartózó visszaigazolásokkal együtt az iratkezelési szoftver automatikusan kezeli.

85. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:
a) központi érkeztető rendszerben feldolgozott küldemények esetében KÉRI-s azonosító,
b) érkeztető azonosító,
c) érkeztető neve,
d) küldemény adathordozója (papíralapú, elektronikus),
e) beérkezés módja,
f) beküldő neve,
g) beérkezés időpontja,
h) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),
i) címzett szervezet,
j) irat tárgya,
k) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését,
l) ha a küldemény iktatószámmal rendelkezik, akkor hivatkozási szám.

86. Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

87. Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni kell.

88. A hibás fájlnévvel ellátott és/vagy megnyithatatlan (olvashatatlan) küldemény észlelése esetén a címzett fél haladéktalanul értesíti a feladót az újraküldés mielőbbi teljesítésének érdekében. Ha az elektronikusan érkezett küldemény olvashatatlansága a címzetti fél informatikai infrastruktúrájának hiányából eredeztethető, gondoskodik a központi szolgáltatóhoz történő bejelentésről.

89. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

90. Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték irathoz történő hozzárendelésével is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben (levelezőrendszer, web böngészős felület, Poszeidon, szakrendszer) automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

91. Azt a küldeményt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a miniszter feladatkörét érinti.

Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

92. Az irat (bejövő küldemény, helyben keletkezett, belső irányú vagy kimenő irat) iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

93. Ha az iratnak tárgyévben van előzménye, akkor azt a tárgyévben keletkezett főszám következő alszámára kell iktatni.

94. Ha a küldemény vagy helyben keletkezett, illetve belső irányú és kimenő irat nyilvántartásba vételekor keletkezett főszámnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az iratot főszámként kell iktatni és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, valamint rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat (befoglalt ügyirat) iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat (befoglaló ügyirat) iktatószámát. Amennyiben az új ügyiratnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, abban az esetben az iratkezelési szoftverben iktatáskor a „Szerelendő ügyirat” mező kitöltésével hozzárendelhetjük az új ügyirathoz az előzményt (szerelés). Ebben az esetben az iratkezelési szoftver az ügyiratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Szükség esetén különböző ügyiratok utólag is összeszerelhetők az iratkezelési szoftverben. A szoftverben egymáshoz rendelt ügyiratokat fizikailag is össze kell szerelni és minden esetben az utóbb keletkezett főszámon kell a továbbiakban kezelni. Korábbi év(ek) főszámát tárgyévre átvinni nem lehet, az ügyiratot minden esetben a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni.

95. Ha az előzményezés során kiderül az iratról, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az érkeztető könyvben, az iktatókönyvben, illetve a küldeményborító és/vagy az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.

96. Ha az ügy lezárását követően az összetartozó ügyiratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt a Poszeidonban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés a Poszeidon megfelelő rovatában („Befoglaló ügyirat”) az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

Szignálás

97. Az ügyiratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

98. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, előzményének iktatószáma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben az iratot közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, akinek feladata az irat kezelésének következő fázisát végrehajtani. A szignálásra jogosult vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja, módosíthatja.

99. Az irat szignálására jogosult:
a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző illetékes az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. határidő, sürgősségi fok, kiadmányozás előtt lássa rovat töltése), amelyeket a szignálás idejének megjelölésével – nyomtatása esetén – a küldeményborítóra vagy az előadói ívre, azok hiányában az iratra jegyez fel és aláírja.

100. A kiszignált iratot minden szignálás előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból is, hogy azokat valóban a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egység részére továbbították-e. Kétség esetén az iratot továbbítani kell, azonban ezzel párhuzamosan az első szignáló fél részére jelezni kell, hogy szignálási utasítását vizsgálja felül. A szignáló ennek ismeretében felülvizsgálhatja álláspontját. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős. Ha az ügy intézése több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

101. Egyéb, ügyintézéssel kapcsolatos elvárások:
a) a költségvetési vonzatú iratokon a pénzügyi ellenjegyzés kötelező,
b) „SÜRGŐS” jelzés csak rendkívül indokolt esetben kerülhet az előadói ív megfelelő rovatába,
c) a szolgálati út maradéktalan betartása minden esetben kötelező,
d) az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármilyen releváns kezelési feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap vagy grafitceruzával írt kezelési feljegyzés) tilos, ezeket – nyomtatásuk esetén – a küldeményborító vagy előadói ív megfelelő rovatában kell elvégezni, azok hiányában az iraton.

102. Az ügyintézési határidő:
a) Az ügy ügyintézési határidejének rögzítése az iktatáskor történik. Ha az ügyet érintő határidő változik, úgy – a szervezeti egység vezetőjének hozzájárulása mellett – a főszám (ügy) határidejének módosítása szükséges a Poszeidonban.
b) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. Az egyedi ügyintézési határidőket a szolgálati út ismeretében, kellő előrelátással úgy kell meghatározni, hogy az ügy elintézéséhez szükséges további teendők (egyeztetések, vezetői aláírások stb.) elvégzésére is kellő idő maradjon. Ügyintézési határidő meghatározásakor az Ákr. vonatkozó rendelkezéseit kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak felettese.
c) A fenti határidők nem vonatkoznak a „SÜRGŐS” jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb az ügyiraton jelzett határidőn belül kell elintézni.
d) A szervezeti egységeknél a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetve annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.
e) A szervezeti egység vezetője köteles szervezeti egységén belül ellenőrizni a határidők betartását.

IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek

103. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe iktatással, érkeztető könyvbe érkeztetéssel vagy egyéb nyilvántartásba történő rögzítéssel – megvalósuljon, az irat visszakereshetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen. Ennek megfelelően a Poszeidon az irat teljes életútját végigkíséri, az általa generált kézbesítő lappal pedig a papíralapú iratok mozgásának dokumentálását is biztosítja.

104. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
a) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
b) iktatókönyvek (az iratok nyilvántartására),
c) név- és tárgymutató (az iktatókönyv részeként),
d) Poszeidon üzemzavar esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,
e) kézbesítőlap (más önálló szervezeti egység részére, illetve az ügyintézők részére történő átadásra),
f) kézbesítőkönyv (más önálló szervezeti egység részére, illetve minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
g) futárjegyzék,
h) küldeményborító,
i) előadói ív,
j) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),
k) bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),
l) kulcsdoboz nyilvántartási könyv.

Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)

105. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

106. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

107. A minisztérium iktatókönyvei:
a) központi iktatókönyv (ITM),
b) szerződések iktatókönyve (ITM_SZERZ),
c) humánigazgatás iktatókönyve (ITM_HUM).

108. Az iktatás során a kiválasztott iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót (bejövő irat esetén),
d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,
e) az expediálás időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (amennyiben van),
i) a mellékletek számát, típusát (amennyiben van),
j) az ügyintéző és a szervezeti egység megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát (amennyiben van),
m) az iratkapcsolatokat (csatolást, szerelést, amennyiben van),
n) a kezelési feljegyzéseket (pl. ügyintézés határideje és módja, visszaérkezés, egyéb megjegyzés),
o) az irattári tételszámot (legkésőbb az ügyirat irattárba helyezése előtt).

109. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben újakat kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.

110. Az iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a szakmai alkalmazásgazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a szakmai alkalmazásgazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak. A szakmai alkalmazásgazda az adathordozó felületén véglegesítve rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a szakmai alkalmazásgazda nevét.

111. Az iktatókönyvek zárásának részeként az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak a központi szolgáltatóval együttműködve kell elkészítenie:
a) az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,
b) az iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzési idő, a naplózás információi) és
c) az elektronikus dokumentumoknak
az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat optikai adattárolóra mentik (DVD). E feladatok elvégzése a szakmai alkalmazásgazda feladata.

112. Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományt és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni.

113. A felvitt iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a 27. pontban meghatározottak figyelembevételével – a minisztérium munkatársainak számára hozzáférhetővé kell tenni.

114. Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról a központi szolgáltató gondoskodik.

Az előadói ív és a küldeményborító

115. Az ügyvitel segédeszközeként:
a) az iratok iktatásának, érkeztetésének és egyéb nyilvántartási adatainak a rögzítésére,
b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,
c) az iratok fizikai egységének biztosítására és
d) a címzett szerv vagy szervezeti egység részére feladott, eredeti és másodlati példány(ok) elhelyezésének biztosítására – a vezető döntése alapján – a 117–118. pontban meghatározottak figyelembevételével előadói ívet és/vagy küldeményborítót kell használni. Az előadói ívet és a küldeményborítót a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.

116. Nyomtatása esetén az előadói ívet és a küldeményborítót a Poszeidon generálja a felhasználó által rögzített adatok alapján. Az előadói ív nyomtatása a kezdő irat (főszám) keletkezésekor, illetve abban az esetben kötelező, ha a vezető a szolgálati útvonal biztosítása érdekében elrendelte az előadói ív „Kiadmányozás előtt lássa” rovatának töltését.

117. A küldeményborító A/4-es méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját a 3. függelék 1. iratmintája tartalmazza. A borító fejlécében a minisztérium neve szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó a küldemény érkeztetése vagy szignálást követően, iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon a küldeményborító generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan tölti a(z):
a) Érkeztető szám,
b) Iktatószám (ha a bejövő irat iktatása a korábbi érkeztetés alapján történik),
c) Érkeztetés dátuma,
d) Beküldő szervezet/személy,
e) Hivatkozási szám,
f) Címzett szervezeti egység,
g) Tárgy,
h) Csatolt irat,
i) Irattári tételszám
rovatot.

118. Az előadói ív A/3-as méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját a 3. függelék 2. iratmintája tartalmazza. Az ív fejlécében a minisztérium címere szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó az irat iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon az előadói ív generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan tölti a(z):
a) Iktatószám,
b) Határidő,
c) Hivatkozási szám (ha rendelkezésre áll, illetve a felhasználó a Poszeidonban iktatáskor rögzítette),
d) Létrehozó szervezeti egység,
e) Vezető (manuálisan kitöltendő),
f) Tárgy,
g) Sürgősség jelzése (ha a vezető arról rendelkezett, manuálisan kitöltendő),
h) Iratkapcsolatok (ha a felhasználó a szerelést vagy csatolást a Poszeidonban is elvégezte),
i) Ügyintéző,
j) Irattári tételszám (ha a felhasználó már az iktatás során rögzítette a Poszeidonban),
k) Irattározást jóváhagyom (manuálisan kitöltendő),
l) Kiadmányozás előtt lássa (ha kitöltését az ügy adott fázisa igényli és a vonatkozó műveletet a felhasználó a Poszeidonban elvégezte),
m) Kezelési feljegyzés (ha szükséges, manuálisan kitöltendő),
n) Elküldve (manuálisan kitöltendő)
rovatot.

Az iktatószám

119. Az irat iktatószáma tartalmazza a keletkeztető önálló szervezeti egység azonosítóját/főszámot-alszámot/az irat keletkezésének aktuális évszámát/iktatókönyv jelölésére vonatkozó adatokat (pl. IBF/342-1/2019-ITM), amely egy adategyüttesként kezelendő. Az azonosítók és jelölések kiadását, valamint Poszeidonban történő rögzítését az Igazgatási és Biztonsági Főosztály biztosítja.

120. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani és az irat különböző fordulatait alszámra kell iktatni. Az ügy kezdőirata a főszám alszám nélkül.

121. Gyűjtőszámon iratnyilvántartást vezetni nem lehet. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.

122. A főszámokat és az ügyirathoz tartozó iratfordulatokat a főszám alatt kiadott alszámokon folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben generálja a Poszeidon.

123. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal (főszám) kezdődik és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

Az iratok iktatása

124. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása” alcímben meghatározottak figyelembevételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, érkeztetéssel és iktatással kell nyilvántartani. Az irat abban az esetben iktatandó, ha azt adott szervezet működésének, illetve feladat- és hatáskörének szempontjából lényegesnek minősítik, ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését elrendelik. Saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

125. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok alszámnak minősülnek, iktatásuk a főszámra történik.

126. Téves iktatással kapcsolatos műveletek elvégzése esetén a Poszeidon a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja.

127. Papíralapú, bejövő irat iktatása során az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton kell elhelyezni és rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

128. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium nevét,
a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
b) az érkeztető- és iktatószámának, valamint
c) a mellékletek számának
feltüntetésére szolgáló rovatokat.

129. A papíralapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a ... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

130. Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok – alszámok másodlatainak – létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

131. Az ügyiratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja.

132. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „SÜRGŐS” jelzésű iratokat.

133. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

134. Az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.

Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

135. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
a) a munkaügyi nyilvántartásokat,
b) a bérszámfejtési iratokat,
c) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.

136. A tananyagokat, tájékoztatókat, a nem szigorú számadású bizonylatokat, nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésszámla-kivonatokat, számlákat csak érkeztetni kell.

137. A visszaérkezett tértivevényeket a Központi Iratkezelő Iroda visszaküldi a szervezeti egységnek, annak ügyiratba történő elhelyezése érdekében. Az elektronikus visszaigazolásokat szintén az ügyiratban kell elhelyezni, illetve az iktató programban csatolni kell ahhoz az iktatószámhoz, amelyhez tartozik.

138. Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
a) meghívókat,
b) sajtótermékeket,
c) reklámanyagokat,
d) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,
e) könyveket,
f) közlönyöket,
g) üdvözlő lapokat.

Az elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése

139. A minisztériumhoz közvetlenül benyújtott papíralapú iratokat érkeztetést követően a Központi Iratkezelő Iroda munkatársai dokumentumszkenner segítségével digitalizálják, majd manuálisan rendelik hozzá a Poszeidonban a megfelelő iktatószámhoz.

140. A központi érkeztető rendszer folyamatainak biztosítása érdekében a kimenő papíralapú iratokat kiadmányozást követően a keletkeztető szervezeti egység munkatársai dokumentumszkenner segítségével digitalizálják, majd küldik meg a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára Poszeidonba történő feltöltés, hitelesítés, illetve hivatali kapus kézbesítés céljából.

141. A digitalizált fájlok PDF formátumban – biztosítva a papíralapú formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

142. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli, nem digitalizálható papíralapú iratok körét a Szabályzat 2. függeléke határozza meg.

Az iratok ügyintézésre továbbítása, az irat kiadása, átadása

143. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügyiratkezelő a Poszeidon által generált kézbesítőlappal vagy egyéb, az átadás-átvételt dokumentáló irat rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

144. Az ügyiratkezelőnek kell átadni:
a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek,
b) másik önálló szervezeti egységnek átadásra,
c) külső szervnek továbbításra, valamint
d) a határidő-nyilvántartásba és irattárba kerülő iratokat.

145. Az átvétel igazolása papíralapú irat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében történik.

146. Ha az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatás céljából, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, a papíralapú iratok átadás-átvételét az kézbesítőkönyvben, illetve a kézbesítőlapon aláírással kell igazolni. A Poszeidonban a továbbítást a „Postázás” funkció használatával kell elvégezni, az átvétel időpontját és tényét a szerepkör használata során a Poszeidon automatikusan rögzíti.

147. A minisztérium más önálló szervezeti egységéhez kiadmányozás előtti láttamozásra, előzetes jóváhagyásra csak azokat az iratokat továbbíthatja az ügyiratkezelő vagy ügyintéző, amelyek szignálása során a vezető külön elrendeli az előadói ív erre vonatkozó rovatának töltését (a rovatba kronológiai sorrendben a soron következő címzettet kell felülről lefelé haladva feltüntetni). Ennek hiányában az ilyen iratokat az érintett önálló szervezeti egységekhez továbbítani nem lehet, azokat a szükséges aláírás biztosítása érdekében az ügyintézőnek vissza kell adni.

148. A „SÜRGŐS” vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat az ügyintéző kézbesítőlap kíséretében közvetlenül is átadhatja a minisztérium érdekelt önálló szervezeti egysége részére aláírás ellenében.

149. Több aláíró esetén az iratot sorrendben a következőnek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni. Ha nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következő aláírónak kell az iratot átadni.

150. Ha a szervezeti egységnek a korábban átvett másodlati példányra az ügyintézés végeztével a továbbiakban nincs szüksége, azt vissza kell adni az ügy intézéséért szakmailag felelős önálló szervezeti egység (a főszámot birtokló szervezeti egység) részére.

Feljegyzés, kísérő feljegyzés, levél, körlevél

151. Az iratot feljegyzésként kell elkészíteni, ha címzettje a miniszter, az államtitkár, a helyettes államtitkár, vagy a minisztérium valamely önálló szervezeti egysége, illetve annak vezetője. A 153. pontban meghatározottak kivételével a feljegyzésből minden esetben egy példánnyal többet kell aláírásra előkészíteni, mint ahány címzett a feljegyzésben szerepel, mivel egy példány a készítő szervezeti egységnél marad (eredeti példány), a címzettek köre másodlati példányokat kap.

152. Külső szerv vagy természetes személyek részére küldött irathoz – attól függően, hogy az aláíró állami vezető vagy főosztályvezető – a kimenő levél formátumát kell használni, amelyeket a 3. függelék 3–4. iratmintái tartalmazzák.

153. Ha a felettes szervezeti egység vezetőjének (miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár) részére kell kimenő levelet vagy belső keletkezésű kimenő iratot aláírásra előkészíteni, annak tervezetéhez kísérő feljegyzést kell összeállítani, amely az aláíráshoz szükséges releváns információkat hordozza (pl. az előzmények, tervezett intézkedések rövid leírása, jogi háttér, illetve javaslatok bemutatása). Ebben az esetben elegendő egy eredeti példány összeállítása, mivel a kimenő levél aláírását, majd expediálását követően a kísérő feljegyzést a készítő szervezeti egységnek ügyiratba történő beillesztésre vissza kell kapnia. Ha a kísérő feljegyzés olyan ügyben készül, amelynek már van főszáma, akkor a feljegyzést e főszám szerint kell alszámra iktatni. Az aláírásra előkészített levél nem lehet a kísérő feljegyzés melléklete, azt szintén főszámra vagy adott főszám szerinti alszámra kell iktatni.

154. A belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, digitalizált változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt, eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell elhelyezni.

Kiadmányozás

155. Az iratok kiadmányozási rendjét az SZMSZ részletesen szabályozza.

156. Az önálló szervezeti egységek vezetőinek feladata a szervezeti egységnél dolgozók kiadmányozási jogkörének megállapítása az ügyrendben. Az ilyen jogkörrel felhatalmazott dolgozókról az önálló szervezeti egységek vezetői – nevük, hivatali beosztásuk és a kiadmányozási jogkörük terjedelmét meghatározva, aláírás-mintát mellékelve – kötelesek névjegyzéket összeállítani, amelynek egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére minden év elején, illetve személyi, szervezeti változáskor kell átadni. Az ügyiratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve küldhet irattárba, amelyet az arra jogosult kiadmányozott.

157. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter, illetve a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az engedélyező irat másolatát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére nyilvántartásba vétel érdekében meg kell küldeni. Az aláírás bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak, ezért az aláírás bélyegző csak kivételes esetben használható.

158. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány
a) a papíralapú irat esetében, ha
aa) azt a kiadmányozásra jogosult személy saját kezűleg aláírja és aláírása mellett kimenő irat esetében a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
ab) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,
b) az elektronikus irat esetében ha:
ba) a minisztérium azt a kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy az előírt esetekben időbélyeggel látta el,
bb) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják vagy
bc) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző elektronikus aláírással látta el.

159. Az ügyintéző az általa készített eredeti, irattári példányt szignójával köteles ellátni.

160. A kiadmányozott irat eredeti – más önálló szervezeti egységnek vagy külső címzettnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia (ha előadói ív készül, az előadói ívben kell maradnia).

161. Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

162. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén, az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

163. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi”) kezelési utasítás is alkalmazható.

164. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy
b) a kiadmányozó aláírás bélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

165. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvényben foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

166. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról a Szabályzat VII. Fejezete rendelkezik.

167. A kiadmány továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

168. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

169. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot létrehozó önálló szervezeti egység vezetője vagy kiadmányozási jogkörrel felhatalmazott ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

A papíralapú irat továbbítása, expediálása

170. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és esetleges mellékleteit az ügyiratkezelő részére. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, és ha van, melléklettel ellátott iratot vehet át.

171. A szervezeti egységek ügyiratkezelői kötelesek
a) az iratot a címzettnek a Szabályzatban meghatározottak szerint, a „SÜRGŐS” jelzéssel ellátottakat soron kívül papír alapon továbbítani,
b) a Poszeidonban a továbbítással kapcsolatos műveleteket elvégezni (a Poszeidon „Nyugtázás” funkciója csak külső címzett részére történő továbbításkor használható),
c) az irat eredeti, irattári példányán vagy az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

172. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy másodlati példányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával. Ha a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy a címzettje, a záró részt követően az eljárásban részt vevők a „Kapják:” rovatban nem tüntethetők fel.

173. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített iratokat lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, az irat egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító kézbesítő lappal vagy kézbesítőkönyv vezetésével a kezelési utasításoknak megfelelően adja át (a „SÜRGŐS” jelölésűeket és a soron kívüli ügyintézését igénylőket haladéktalanul) a Központi Iratkezelő Iroda részére. A központi érkeztető rendszerbe bevonásra került szerv részére küldendő és digitalizálható iratokat a szervezeti egységeknek a 140. pontban meghatározottaknak megfelelően kell kezelniük.

174. Az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú kézbesítő lapokat visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni a tárgyévet követő év végéig. Ezt követően selejtezési eljárás nélkül saját hatáskörben megsemmisíthetők.

175. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

176. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő szerv megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a postázásra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. „s. k.” felbontásra, „SÜRGŐS”, ajánlva).

177. Az iratot a Központi Iratkezelő Irodán keresztül postán, kézbesítővel, személyesen vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

178. Ha a postázásra átadott iratok valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, AZ IRATTÁRI TERV, AZ IRATTÁRI TÉTELEK, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

179. Az ügyiratkezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé (Skontró). Az iratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az irat előadói ívén fel kell tüntetni.

180. A határidőt a Poszeidon megfelelő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

181. Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve,
b) a határidőként megjelölt naptári napok és iktatószámok sorrendjében
elhelyezni, majd a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyben eljáró ügyintézőnek dokumentált módon kiadni.

182. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve a Poszeidon felhasználó az alkalmazás vonatkozó rovatában köteles rögzíteni.

Irattár

183. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály központi irattárat működtet, amely a minisztérium önálló szervezeti egységeinek további ügyintézést nem igénylő, lezárt évkörű, az irattározást jóváhagyó vezetői aláírással és irattári tételszámmal ellátott iratainak selejtezését, levéltárba adás előtti vagy határidő nélküli őrzését szolgáló irattár.

184. A központi irattárba leadott selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő maradandó értékű iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata.

185. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

186. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.

187. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyisége(ke)t berendezni.

Irattározás és a központi irattár működése

188. Az irattározás a birtokló önálló szervezeti egység kötelezettsége.

189. Központi irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat lehetőség szerint el kell távolítani.

190. Az iratok központi irattár részére történő megküldését az előadói ív vonatkozó rovatának aláírásával és dátummal történő ellátását követően az önálló szervezeti egységnél vezető beosztásban lévő munkatárs engedélyezi. Irattározást jóváhagyni kizárólag lezárt évkörű ügyirat esetében – a 255. pontban foglaltak figyelembevételével – akkor lehet, ha az ügyirat teljes, vagyis az ügyben keletkezett összes alszámot tartalmazza.

191. Az irattárba küldés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön az irattár részére átadásra.

192. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelnie és selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartása mellett – kell megsemmisítenie.

193. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatában az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot fel kell tüntetnie, valamint az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie.

194. Az ügyben keletkezett alszámokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító alszám irattári tételszámát kell adni.

195. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papíralapú másolatot kell készíteni vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

196. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal (10. iratminta) együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

197. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

198. Az irattárba küldéskor az ügyiratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha az ügyiratkezelő hiányosságot észlel, az iratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak pótlásáról. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az irattáros irattározásra nem vehet át.

199. Az ügyiratkezelő, ügyintéző a központi irattárból iratot betekintésre, illetve az ügy folytatása (esetleges szerelése) esetén igényelhet vissza. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni, helyükre az átvevő által aláírt iratkiadó bizonylatot (9. iratminta) kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését a Poszeidon megfelelő rovatában is jelezni kell.

200. Az ügyintézés befejezését követően az iratot birtokló önálló szervezeti egység az iratokat fizikálisan, valamint a Poszeidonban dokumentáltan, visszakereshető módon iratjegyzékkel (a Poszeidon által generált kézbesítőlappal) adja át a minisztérium központi irattárának. Az iratok átadásakor a kézbesítőlapot két példányban kell elkészíteni. A példányokat az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző vagy ügyiratkezelő és a központi irattár munkatársa írja alá. A kézbesítőlap egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé.

201. A központi irattár munkatársai az iratokat irattári tételszámmal ellátva, eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve veszik át megőrzésre. A központi irattárban az iratokat keletkeztető szerv/évkör/az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és savmentes dobozban őrizni, amelyeken a fentieket kell feltüntetni.

202. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

203. A hiányosan átadott iratot vagy kézbesítőlapot a központi irattár munkatársai nem fogadhatják be, azt annak pótlásáig az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni.

204. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, szükség esetén az adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a selejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

205. A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

206. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó típusa határozza meg:
a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségekben kell elhelyezni,
b) az elektronikus érkeztető és iktatókönyveket és az ezekben nyilvántartásba kerülő elektronikus iratokat tartalmazó biztonsági másolatokat a központi irattárban kell elhelyezni,
c) vegyes ügyiratok esetében az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben a Poszeidon háttérállományában archivált elektronikus irattal együtt kell biztosítani,
d) a Poszeidon háttérállományában tárolt elektronikus ügyiratot hozzáférés biztosításával (továbbítással), az irat kezelési jogosultságának automatikus átadásával végzi el a szervezeti egység,
e) a c) pontban meghatározott esetben az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában utalni kell az elektronikus formában archivált iratfordulatra.

207. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

208. A minisztérium központi irattáraként működő helyiségekbe belépni csak az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársainak jelenlétében vagy előzetes engedélyével lehet.

Az irattári terv szerkezete és rendszere

209. A Szabályzat 1. függelékét az irattári terv képezi, amelynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

210. Az irattári terv általános és különös részre tagolódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a minisztérium alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

211. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

Az irattári tételek kialakítása

212. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig terjedő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:
a) egy irattári tételbe csak azonos ügyviteli értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

213. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján
a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,
b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,
c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá
d) a belső utasításokból.

214. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési ideje a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel, a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határideje az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével került meghatározásra.

215. Új irattári tétel létrehozására csak feladat- és hatáskör változás esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály hozzájárulásával kerülhet sor.

216. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértése szükséges.

217. Az irattári terv gondozása az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata. E feladat végrehajtásának biztosítása érdekében a minisztérium szervezeti egységei az Igazgatási és Biztonsági Főosztályt haladéktalanul kötelesek az időközben történt feladat- és hatáskörváltozásokról írásban tájékoztatni.

Az iratok selejtezése, megsemmisítése

218. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat lehetőleg évente, december 31-ig az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

219. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

220. Az irat selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

221. A központi irattárban az iratselejtezést az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság felállításával lehet elvégezni.

222. A selejtezést a küldeményborítón vagy az előadói íven feltüntetett irattári tételszám, illetve az ahhoz tartozó megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

223. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

224. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám szerinti csoportosítását.

225. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezési jegyzőkönyv (12. iratminta) kötelező melléklete a selejtezési iratjegyzék (13. iratminta).

226. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a szerv nevét, az iratselejtezés helyét és időpontját,
b) a selejtezést végző önálló szervezeti egység megnevezését,
c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
e) az iratok évkörét (selejtezési iratjegyzéken is feltüntetésre kerül),
f) az iratok tárgyát (amennyiben azokról darabszintű jegyzék áll rendelkezésre),
g) a selejtezésre kiválogatott iratok terjedelmét (iratfolyóméterben),
h) az alapul vett jogszabályok, iratkezelési szabályzatok felsorolását,
i) az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
j) a körbélyegző lenyomatát,
k) a megsemmisítés időpontját,
l) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

227. A selejtezés és megsemmisítés tényét és időpontját a Poszeidon megfelelő rovatában rögzíteni kell, azonban az adatbázisából iratokat törölni tilos.

228. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételes (iktatószám, érkeztető szám) felsorolását, évkörét, tételszámát, az irattári tétel címét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

229. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban szereplő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

230. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

231. A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában a selejtezést koordináló önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és a biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

232. A selejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre történő elszállítását a központi irattár munkatársai koordinálják.

233. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

234. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a Poszeidonból a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokkal bővült iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a szakmai alkalmazásgazda elektronikus adathordozóra archiválja és megküldi az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére. Ezzel egyidejűleg a központi irattár munkatársainak közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

Az iratok levéltárba adása

235. Nem selejtezhető iratainak teljes és lezárt évfolyamait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a minisztérium a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig, előzetes egyeztetést követően a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.

236. A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó iratokat ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében – annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt – teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

237. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az iratátadás-átvételi jegyzéket (15. iratminta) és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

238. A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő elektronikus vagy vegyes ügyiratok esetében az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben foglaltaknak megfelelően kell eljárni.

239. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell és az irattári segédleteken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖR-VÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS ÁLLÁSHELY VAGY MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

240. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkör-változása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

241. Hivatalátadás esetén az erről készült iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

242. Az iratkezelési folyamat szereplőit (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

243. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

244. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

245. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

246. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv részére kell átadni.

247. Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

248. Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst kell rögzíteni.

249. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, irataikat a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani. Ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

250. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

251. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

Álláshely vagy munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

252. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) vagy, aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A szervezeti egységek a személyi változásokról az adatgazdát értesítik, illetve kezdeményezik a Poszeidonban a jogosultságok érvénytelenítését.

253. A minisztérium vezetői és ügyintéző állományú dolgozói kormányzati szolgálati jogviszonyuk bármely okból történő megszűnésekor vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más minisztériumi szervezeti egységhez történő áthelyezéskor kötelesek a náluk lévő iratokat leadni, azokkal elszámolni.

254. Az elszámolási kötelezettség teljesítését a központi irattár munkatársa az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírásával igazolja.

255. A fel nem lelhető ügyiratokról az önálló szervezeti egység vezetője levélben tájékoztatja az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét. Az ügyiratkezelő vagy ügyintéző az irathiánnyal kapcsolatos – vezető által aláírt, dátummal ellátott – nyilatkozatot az ügyiratban elhelyezi, majd a Poszeidon megfelelő felületén a „Megjegyzés”, illetve az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában a nyilatkozat elhelyezésére vonatkozó szöveget rögzíti.

256. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul új ügyintéző kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők a vezető felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét.

257. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratok az önálló szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, annak dokumentálása mellett.

258. Állami vezető távozásakor titkársága köteles a titkárságon fellelhető iratokat áttekinteni, a folyamatban lévő ügyeket az arra jogosult vagy kijelölt személynek, illetve az iratot készítő önálló szervezeti egységnek az átadás-átvétel dokumentálása mellett átadni. Az érdemi ügyintézést nem igénylő iratokat jegyzék kíséretében a központi irattár munkatársainak kell átadni.

VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Bélyegzők

259. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország címerével ellátott körbélyegző. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az Innovációs és Technológiai Minisztérium, alul a sorszám szerepel.

260. A minisztérium kijelölt szervezeti egysége a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok felülhitelesítésének szabályairól szóló 468/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a „Ministry for Innovation and Technology”, alul az önálló szervezeti egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.

261. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani. Nyilván kell tartani a használatban lévő aláírás bélyegzőket is. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

262. Körbélyegző az állami vezető, illetve a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

263. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik.

264. A szervezeti egység vezetője gondoskodik
a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,
b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá, ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

265. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

266. Ha a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:
a) írásban értesíti az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét, aki gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
b) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
c) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

267. Az önálló szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles:
a) szükség szerint ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az iratok irattárba helyezésére,
b) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
c) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének.

268. Az önálló szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének meg kell küldenie.

269. Az iratkezelés általános felügyeletének gyakorlása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály betartatja az iratkezelésre vonatkozó szabályokat és ellenőrzi azok betartását.

A nyilvántartásba vétel szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

270. A Poszeidon üzemzavara esetén az adatgazda soron kívül értesíti a központi szolgáltatót a hiba minél hamarabb történő elhárítása érdekében, továbbá az iktatóhelyeket a rendszer leállásáról, valamint arról, hogy az üzemzavar idejére a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

271. Papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni abban az esetben, ha bármely oknál fogva az ügyiratkezelők számára a Poszeidonhoz való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

272. A „SÜRGŐS” jelöléssel ellátott és soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető könyvben (ÜZ_ÉRK/181/2019) kell nyilvántartásba venni, illetve iktatókönyvben (pl. IBF/342-1/2019/ÜZ) kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető- és iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről és az egyéb azonosítók nyilvántartásáról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik. Azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

273. Ha a Poszeidonban használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ÜZ azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

274. Az üzemzavar megszűnését követően minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot a Poszeidonba át kell vezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban az iktatószámok egymásra hivatkozásával kell jelezni.

275. Üzemzavar esetén használt iktatókönyvben a zárást az év végén iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lapra fel kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint megnyitását – az önálló szervezeti egység vezetőjének, ügyiratkezelőjének aláírása és a körbélyegző lenyomata hitelesíti. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

276. Az üzemzavar megszüntetését követően az adatgazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidonban történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett iratokat, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

277. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

278. A minisztérium hivatali kapuira, szakrendszereibe érkező
a) elektronikus levél és csatolmánya,
b) hivatali tárhely részszolgáltatásához kapcsolódóan törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett közvetlenül kitöltött küldemény
érkeztetését a Poszeidonban kell végrehajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén visszaigazolás biztosításával kell kezelni. Ezeket az alkalmazás, illetve a web böngészős felület automatikusan rögzíti.

279. A minisztérium elektronikus postafiókját a központi szolgáltató működteti.

280. A központi szolgáltató által biztosított személyes postafiókba nem vezetőjétől érkező hivatalos levelet a felhasználó köteles a megfelelő hivatalos fiókba továbbítani, azt kitörölnie tilos. Személyes fiókból hivatalos levelet közvetlenül az iktatás megkerülésével más szervezeti egység részére továbbítani tilos, csak a nem iktatandó levelek továbbítása engedélyezett ilyen módon.

281. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – nyilvántartásba vételt megelőzően – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

282. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzésével kapcsolatos előírást „A küldemények érkeztetése” alcím tartalmazza.

283. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem, de a központi szolgáltatót értesíteni kell. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

284. Ismeretlen vagy ismert feladótól érkező, de értelmetlen tárgyat tartalmazó levelet (amely értelmetlen csatolmányt is tartalmaz, vagy idegen nyelven íródott) megnyitni tilos. A központi szolgáltatót erről értesíteni kell, aki dönt a levél veszélyességéről.

285. A miniszter feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető elektronikus levelet a Poszeidonban érkeztetni, illetve iktatni kell és a továbbiakban lehetőség szerint az iratkezelési szoftver által generált nyilvántartási számhoz kapcsolódóan elmenteni, a rendszer háttérállományában tárolni. A faxot postai úton megküldött iratként kell kezelni, nyomtatást követően a Poszeidonban kell nyilvántartásba venni.

286. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat webböngészős felület használatával vagy – gépi interface kapcsolat esetén – a Poszeidon „Csoportos postázás” kézbesítési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

287. A központi érkeztető rendszerbe bevonásra került szerv részére elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. §-ában foglaltaknak megfelelően kell a címzett részére megküldeni.

288. Elektronikus levélben iratot a központi érkeztető rendszerbe nem tartozó szervezetnek vagy természetes személynek csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.

289. Elektronikus úton érkezett irat beérkezését és küldött irat továbbítását az időpontjának, a beérkezés és továbbítás módjának és adathordozójának megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe. Poszeidon használata során ezeket a rendszer automatikusan rögzíti.

290. Ha az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül hagyományos postai úton kell megküldeni a címzettnek.

291. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 2. függelékében felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

292. A központi érkeztető rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a KÉRI-nél telefonon vagy elektronikus levélben, a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével, valamint a központi szolgáltatónak kell jelezni.

293. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

294. A Kormányzati Érkeztető Rendszer Igazgatóságán kezelt, érkeztetett (digitalizált vagy kivételként kezelt) küldemények Központi Iratkezelő Irodába történő beszállításáról a KEF vagy a Magyar Posta Zrt. gondoskodik.

1. függelék3


Az Innovációs és Technológiai Minisztérium irattári terve

Az irattári terv általános és különös részre oszlik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jelek összetevői:
1.    Tételszám:
a)    mind az általános mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:
    A = Általános rész, (valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó),
    ITM (minisztérium betűjele) = Különös rész;
b)    a különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2.    Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
3.    Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

0R01955_0

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő
(év)

Lt.

A100

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

 

 

A200

Szervezet és működés

 

 

A300

Ügyvitel

 

 

A400

Humán erőforrás és munkaügyek

 

 

A500

Gazdasági ügyek

 

 

A600

Fejezeti költségvetés

 

 

A700

Belső ellenőrzés

 

 

A800

Informatika

 

 

A900

Biztonság

 

 

A1000

Kommunikáció, sajtó, média

 

 

 

 

 

 

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő
(év)

Lt.

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

A101

A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai

N

15

A102

Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai

5

A103

Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A104

Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A105

Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok

5

A106

Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok

5

A107

Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai

N

15

A108

Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai

5

A109

Egyéb tárcaközi bizottságok iratai

5

A110

Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai

5

Szervezet és működés

A201

Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok

N

HN

A202

A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)

N

15

A203

A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.

N

15

A204

Belső utasítások, körlevelek

N

HN

A205

A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések

N

15

A206

A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok

5

A207

Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok

N

15

A208

Kormánykabinet, egyéb kabinet, üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál

N

15

A209

Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál

5

A210

Közigazgatási Államtitkári Értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál

N

15

A211

Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

A212

Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál

5

A213

Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál

N

15

A214

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál

N

15

A215

Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál

5

A216

Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok

N

15

A217

A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

A218

Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)

N

15

A219

Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek

3

A220

Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok,

N

15

A221

Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően

5

A222

A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek

N

15

A223

Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél

5

A224

A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok

5

A225

Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások

N

15

A226

Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél

5

A227

Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások

N

15

A228

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A229

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai

N

15

A230

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai

5

A231

Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek

N

15

A232

Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek

N

15

A233

Civil szférával (hazai és nemzetközi civil szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők

N

15

A234

Civil szférával (hazai és nemzetközi civil szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

A235

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A236

Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai

5

A237

A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek

5

A238

A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai

2

A239

Központi államigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok

5

A240

Központi államigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.

2

A241

Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.

1

A242

Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok

15

A243

A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása

15

A244

Gazdasági társaságokban, felügyelő bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók

N

HN

A245

Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok

5

A246

Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok

10

A247

Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai

5

A248

OSAP statisztikai adatgyűjtéssel és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok

10

A249

Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos iratok

5

A250

Jogszabályban meghatározott és egyéb adatszolgáltatások, értesítési kötelezettségek

5

A251

Belföldi jogsegély

5

A252

Hatáskör, illetékesség hiányában átadásra kerülő ügyek (áttétel)

5

Ügyvitel

A301

Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok

N

15

A302

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén

10

A303

Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén

5

A304

Kutatási engedély ügyek iratai

5

A305

Főnyilvántartó könyv

N

HN

A306

Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)

N

15

A307

A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után

3

A308

Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, kézbesítő lap, kézbesítőkönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)

2

A309

Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)

15

A310

Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

HN

A311

Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés

N

HN

A312

Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)

10

A313

A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek

N

HN

A314

Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv

3

A315

A központi irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)

N

HN

A316

A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)

2

A317

Ügyiratból adatszolgáltatás

N

HN

A318

Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén

N

HN

A319

Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés

5

A320

Kizárólag érkeztető számmal rendelkező, nem iktatandó küldemények

2

A321

Hivatali kapu iratai

5

A322

Ügyvitelt érintő, máshova nem sorolható jegyzőkönyvek, emlékeztetők

5

Humán erőforrás és munkaügyek

A401

Foglalkoztatási jogviszony létesítésével kapcsolatos személyügyi iratok

10

A402

Foglalkoztatási jogviszony fennállása alatt keletkezett iratok
(kinevezés-módosítások, értesítések, tájékoztatások stb.)

10

A403

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő, szervezeti egységeknél keletkezett egyéb iratok, kezdeményezések

2

A404

Külszolgálat, nemzeti szakértők, nemzetközi álláspályázatok, európai uniós ösztöndíjprogram

2

A405

Ösztöndíjprogrammal és szakmai gyakorlattal kapcsolatos iratok

2

A406

A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok

5

A407

A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)

A jogviszony megszünte-
téstől számított 50 év

A408

A vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok

*1

A409

A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos megkeresések és adatszolgáltatások

5

A410

A fegyelmi, kártérítési és etikai eljárások iratai

10

A411

Kitüntetéssel és elismeréssel kapcsolatos iratok

5

A412

Foglalkoztatási jogviszony ideje alatt történő képzésekkel, továbbképzésekkel, közigazgatási vizsgákkal és konferenciákkal kapcsolatos iratok

3

A413

Tanulmányi szerződések és azok módosításainak irattári példányai

A képzés befejezését követő vállalt idő után 5 év

A414

Lakásügyi, szociális, esélyegyenlőségi, egészségügyi, jóléti (rekreációs) és nyugállományba vonultak ügyeivel kapcsolatos iratok

5

A415

Érdekegyeztetéssel, érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei

N

15

A416

Közérdekből nyilvános adatok közzétételével kapcsolatos iratok

5

A417

Munkahelyi balesetekkel kapcsolatos iratok

5

A418

Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésével és megszűnésével kapcsolatos iratok

10

 

A419

Háttérintézmények miniszteri munkáltatói jogkörbe tartozó jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos iratok

10

A420

Háttérintézmények és gazdasági társaságokkal kapcsolatos egyéb személyügyi iratok

10

A421

Miniszteri biztosok ügyeivel kapcsolatos iratok

10

Gazdasági ügyek

A501

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok

8

A502

Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére

vonatkozó (kisebb értékű) iratok

8

A503

Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél

5

A504

Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)

8

A505

Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok

N

HN

A506

Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok

N

HN

A507

Szerződések iratai (lejárat után)

8

A508

Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok

10

A509

Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok

1

A510

Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok

8

A511

Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)

8

A512

A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti és intézményi költségvetés

N

15

A513

A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos következő évi terv

3

A514

A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos évközi módosítás

3

A515

A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása

8

A516

Államkincstári pénzellátás

8

A517

Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján

8

A518

Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok

8

A519

A fejezet és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai

8

A520

Központi beruházás iratai

8

A521

Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése

N

15

A522

A minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok

10

A523

A fejezeti zárszámadással kapcsolatos iratok

8

A524

Személyi juttatás

8

A525

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek

Tárgyév + 5 év

A526

Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés

2

A527

Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (Központi Statisztikai Hivatal stb.)

5

A528

Bérpolitikai intézkedések végrehajtása

8

A529

Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok

10

A530

Társadalombiztosítással összefüggő iratok

10

A531

Számviteli éves költségvetési beszámoló

N

15

A532

Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat

8

A533

Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok

8

A534

Szigorú számadású bizonylatok

8

A535

Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek

8

A536

Évközi költségvetési beszámoló

8

A537

Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok

8

A538

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok

8

A539

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai

3

A540

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok

3

A541

Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok

3

A542

Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk

15

A543

Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok

8

A544

Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok

10

A545

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés

N

HN

A546

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel

N

HN

A547

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk

N

HN

A548

Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések

15

A549

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések

5

A550

Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után

4

A551

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok

N

HN

A552

Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok

N

HN

A553

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések
és módosításai

N

HN

A554

Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk

15

A555

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések

5

A556

Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok

5

A557

Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek

15

A558

Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok

15

A559

Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések

15

A560

Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások

15

A561

Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok

1

A562

Lakásépítés-, vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok
(lejárat után)

8

A563

Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok

N

15

A564

Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

A565

Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok

N

15

A566

Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok

10

A567

Éves gazdasági program

N

15

A568

Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga

10

A569

Középtávú gazdasági program

N

HN

A570

Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló

N

15

A571

Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók

5

A572

Előirányzatok nyilvántartása, módosítása

8

A573

Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)

8

A574

Kötelezettségvállalások nyilvántartása

8

A575

Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral

2

A576

A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósághoz kapcsolódó működési ügyek

3

A577

Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel

2

A578

Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)

2

A579

Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások

8

A580

A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei

N

15

A581

A miniszter irányítása és felügyelete alá tartozó szervek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készlet-gazdálkodás, jövedelemszabályozás

10

A582

Törölt irattári tételszám

 

 

A583

Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok

50

A584

Ellátások kifizetésének bizonylatai

8

A585

Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)

8

A586

Baleseti rokkantsági ügyek

50

A587

Halálos munkahelyi balesetek ügyei

N

HN

A588

Munkabalesetek és foglalkozási betegségek

8

A589

Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika

8

A590

Adóelszámolás évenként intézeti szinten

8

A591

Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési
hozzájárulás stb.)

8

A592

Különjuttatás iratai

8

A593

Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)

8

A594

Helyettesítések

8

A595

Kereseti igazolások

5

A596

Munkába járás költségeinek térítése

8

A597

KSH és egyéb munkaügyi statisztikák

N

15

A598

Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)

8

A599

Jelenléti ívek

8

 

Fejezeti költségvetés

 

 

A601

A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai

N

15

A602

Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok

8

A603

Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai

8

A604

Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok

5

A605

Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

8

A606

Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok

8

A607

Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

A608

Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

8

A609

Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)

8

A610

Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)

8

A611

Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok

8

A612

Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)

8

A613

Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai

8

A614

Külföldi utazásokkal kapcsolatos adminisztratív iratok

5

Belső ellenőrzés

A701

A minisztériumban, a fejezetnél, a miniszter által irányított, felügyelt költségvetési szerveknél és a közvetlen tulajdonosi joggyakorlás alatt álló gazdasági társaságoknál, a minisztérium alapítói joggyakorlása alatt álló alapítványoknál, valamint a fejezet költségvetéséből adott támogatások kedvezményezetteknél végzett ellenőrzések iratai

N

15

A702

Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai

5

A703

A főosztály tevékenységével kapcsolatos egyéb ügyek iratai

2

A704

Tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos iratok

10

A705

Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok

5

A706

A minisztérium és más szervek közötti megállapodás alapján ellátott belső ellenőrzések anyagai

10

A707

A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok

10

A708

Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok

10

A709

Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)

10

A710

Ellenőrzések koordinációjával kapcsolatos ügyek iratai

5

A711

A miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek
és a minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó társaságok belső ellenőrzési szervezetei által küldött anyagok

5

A712

Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok, tárcaközi munkacsoportok anyagai

5

Informatika

A801

Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése

N

15

A802

Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai

N

15

A803

Informatikai biztonság iratai

15

A804

Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok

15

A805

Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai

15

A806

Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok

N

15

A807

Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai

5

A808

Védelemszervezéssel, kritikus informatikai infrastruktúrával kapcsolatos iratok

N

15

A809

Informatikai pályázatok ügyei

10

Biztonság

A901

A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok.

N

HN

A902

Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek

N

15

A903

Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok

N

HN

A904

Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok

5

A905

Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, megküldése

5

A906

Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek.

10

A907

Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

2

A908

Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai

2

A909

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai

5

A910

Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai

N

15

A911

Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz-és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után

5

_

A912

Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások

5

_

A913

Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók

5

_

A914

A minisztérium tűzvédelmi terve és az épület üzemeltetésével kapcsolatos rendkívüli eseményekről készített jelentések

5

_

A915

A minisztérium épületeinek őrzés-védelme

N

HN

A916

A minisztérium ügyeleti rendszere, az ügyelettel kapcsolatos ügyek

5

A917

Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos nyilvántartások

10

A918

Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos engedélyezési eljárások (TEMPEST, EUKT)

10

Kommunikáció, sajtó, média

A1001

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)

2

A1002

A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok

10

A1003

PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok

N

15

A1004

PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)

5

A1005

Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok

3

A1006

Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

5

A1007

Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok

5


1 A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.


KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám

Megnevezés

Selejtezési idő
(év)

Lt.

ITM100

Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai

 

 

ITM200

Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok

 

 

ITM300

Közlekedéssel kapcsolatos iratok

 

 

ITM400

Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok

 

 

ITM500

Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok

 

 

ITM600

Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok

 

 

ITM700

CEF programmal kapcsolatos iratok

 

 

ITM800

Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokkal (KEOP, KEHOP, Kohéziós Alap) kapcsolatos iratok

 

 

ITM900

Klíma- és energiapolitikával kapcsolatos iratok

 

 

ITM1000

Klímavédelmi hatósági iratok

 

 

ITM1100

Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok

 

 

ITM1200

Infokommunikációval kapcsolatos iratok

 

 

ITM1300

Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok

 

 

ITM1400

Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok

 

 

ITM1500

Kiemelt infrastruktúrákkal kapcsolatos iratok

 

 

ITM1600

Nemzetközi kapcsolattartással és Európai Uniós működéssel kapcsolatos iratok

 

 

ITM1700

Miniszter irányítása, illetve szakmai irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok

 

 

ITM1800

Miniszter felügyelete, tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó egyes szervekkel kapcsolatos iratok

 

 

ITM1900

Vasúti közlekedési hatósági feladatellátással kapcsolatos iratok

 

 

ITM2000

Hajózási hatósági iratok

 

 

ITM2100

Légiközlekedési hatósági iratok

 

 

ITM2200

Hatósági koordinációs iratok

 

 

ITM2300

Közúti jármű hatósági iratok

 

 

ITM2400

Közúti gépjármű-közlekedési hatósági iratok

 

 

ITM2500

Törölt ügykörtípus

 

 

ITM2600

Törölt ügykörtípus

 

 

ITM2700

Vasúti igazgatási, engedélyezési és utasjogi, valamint autóbuszos piacfelügyeleti és utasjogi hatósági iratok

 

 

ITM2800

Közúti közlekedési ellenőrzési hatósági iratok

 

 

ITM2900

Másodfokú hatósági és felügyeleti eljárások iratai

 

 

ITM3000

KÖFOP fejlesztéssel kapcsolatos iratok

 

 

ITM3100

A Nemzeti tengelysúly és kapcsolódó ellenőrzéseket támogató hálózat kialakítása projekttel kapcsolatos iratok

 

 

ITM3200

Szakképzés, felnőttképzés iratai

 

 

ITM3300

Az európai uniós állami támogatási szabályoknak való megfelelés biztosításához kapcsolódó iratok

 

 

ITM3400

Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok

 

 

ITM3500

Iparügyekkel kapcsolatos iratok

 

 

ITM3600

Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai

 

 

ITM3700

Kereskedelemmel kapcsolatos ügyek

 

 

ITM3800

Egészségiparral kapcsolatos ügyek

 

 

ITM3900

Kiterjesztett gyártói felelősségi rendszerrel, termékdíjjal, betétdíjjal és hulladékhasznosítással kapcsolatos iratok

 

 

ITM4000

A felsőoktatással, valamint a felsőoktatási kutatás-fejlesztési és a tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok

 

 

ITM4100

Európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, kialakításának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai

 

 

ITM4200

Fenntarthatósággal kapcsolatos iratok

 

 

ITM4300–
4400

Foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos iratok

 

 

Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai

ITM101

Célelőirányzatok költségvetéséhez kapcsolódó ügyek iratai

N

15

ITM102

Célelőirányzatok szabályozáshoz kapcsolódó ügyei

15

ITM103

Célelőirányzatok ellenőrzéshez kapcsolódó ügyei

15

ITM104

Pályázati rendszerrel kapcsolatos ügyek

15

ITM105

Egyedi döntéssel kapcsolatos ügyek

15

ITM106

Fejlesztési célú támogatási szerződések

15

ITM107

Egyéb (nem fejlesztési és nem működési) célú támogatási szerződések

15

ITM108

Támogatáspolitikai intézkedések módszereihez és követelményeihez kapcsolódó ügyek

15

ITM109

Támogatáspolitikai feladatok végrehajtásában közreműködő szervezetekkel kapcsolatos ügyek

15

ITM110

Fejlesztéspolitikára vonatkozó szerződések és teljesítésigazolások, külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek

15

ITM111

Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok

5

ITM112

Hazai szervezetekkel, testületekkel, bizottságokkal és társadalmi szervezetekkel összefüggő ügyek

5

ITM113

Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok iratai

N

15

ITM114

Nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő egyéb iratok

10

ITM115

Egyéb ügyek (állásfoglalások, vélemény, információkérés, általános levelezés, illetékességből áttétel) iratai

3

ITM116

Fejlesztéspolitikai programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer ügyei

N

15

ITM117

Fejlesztéspolitikai koordinációs tevékenységek ügyei

5

ITM118

Fejlesztéspolitikával és a területfejlesztéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek

10

ITM119

Támogatásokkal kapcsolatos adatszolgáltatás iratai

3

ITM120

Fejlesztéspolitikai adatbázis és információs rendszer iratai

10

ITM121

Értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai

10

ITM122

Közérdekű megkeresésekkel kapcsolatos nyilvános és szakmai iratok

5

ITM123

Monitoring Bizottságok működésével kapcsolatos iratok

5

Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok

ITM201

Területfejlesztési szabályozási ügyek

15

ITM202

Országos jelentőségű kiemelt térségek (Balaton, Duna, Tisza) és azok területfejlesztési programjai megvalósításával kapcsolatos iratok

N

15

ITM203

Területfejlesztési tevékenység elismerésére alapított díjjal kapcsolatos ügyek

5

ITM204

Területfejlesztés eszközrendszerének fejlesztésével kapcsolatos ügyek

15

ITM205

Területfejlesztési támogatások és a decentralizáció irányelveivel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM206

Régiók társadalmi, gazdasági fejlesztése érdekében kötendő megállapodásokkal kapcsolatos ügyek

10

Közlekedéssel kapcsolatos iratok

ITM301

Veszélyes áruk szállításával kapcsolatos ügyek

15

ITM302

Veszélyes hulladék szállításával kapcsolatos ügyek

5

ITM303

A közúti közlekedés finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM304

A közúti közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok

N

15

ITM305

Az infrastruktúra-politikával összefüggő iratok

10

ITM306

Vasúti infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok

N

15

ITM307

Vasúti közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok

N

15

ITM308

Vasúti infrastruktúrával kapcsolatos iratok

10

ITM309

Vasúti személyszállítással kapcsolatos iratok

5

ITM310

Vasúti árufuvarozással kapcsolatos iratok

5

ITM311

Vasúti jogalkotásra vonatkozó ügyek

5

ITM312

Vasúti dolgozókkal kapcsolatos ügyek

5

ITM313

Vasútbiztonsággal kapcsolatos ügyek

5

ITM314

Közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos ügyek

10

ITM315

Közúti közlekedéssel összefüggő képzést, szakképzést, továbbképzést, valamint ezek tananyagait érintő ügyiratok

5

ITM316

Közúti közlekedéssel kapcsolatos ügyiratok

5

ITM317

Közúti közlekedési infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok

N

15

ITM318

Közúti közlekedési infrastruktúrával kapcsolatos iratok

10

ITM319

Közlekedési hatósági ügyekkel kapcsolatos iratok

10

ITM320

Hajózás szabályozásával kapcsolatos iratok

N

15

ITM321

A hajózás finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM322

Hajózási infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok

N

15

ITM323

Nemzetközi hajózási szervezetekkel kapcsolatos iratok

10

ITM324

Légiközlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok

N

15

ITM325

Állampolgári megkeresések, panaszok

5

ITM326

Felügyeleti intézkedések

N

15

ITM327

Légiközlekedési infrastruktúra fejlesztésével (pl. repülőtér létesítése, fejlesztése) kapcsolatos iratok

N

15

ITM328

Légiközlekedés biztonságával és védelmével kapcsolatos iratok

N

15

ITM329

Légiközlekedési szakmai szervezetekkel kapcsolatos iratok, levelezések

5

ITM330

Környezetvédelmi PR tevékenység (Autómentes Nap, Mobilitási Hét stb.)

5

ITM331

Vasútszabályozással kapcsolatos ügyiratok (személyszállítás és pályahálózat kivételével)

10

ITM332

Természetvédelmi területre vonatkozó szabályozások (Natura 2000)

5

ITM333

Az autóbusszal végzett menetrend szerinti személyszállítás szabályozásának iratai

N

15

ITM334

Az autóbuszos közlekedési szolgáltatók járműbeszerzéseivel kapcsolatos iratok

10

ITM335

A vasúti közszolgáltatások iratai

N

15

ITM336

A vasúti közlekedési szolgáltatók járműbeszerzéseivel kapcsolatos iratok

10

ITM337

A helyi közösségi közlekedés iratai

10

ITM338

A közösségi közlekedésben alkalmazott utazási kedvezményekkel kapcsolatos iratok

10

ITM339

A közösségi közlekedés működtetésével, finanszírozási rendszerével és költségvetési tervezésével kapcsolatos iratok

N

15

ITM340

A közösségi közlekedés stratégiai és fejlesztési koncepcióival kapcsolatos iratok

N

15

ITM341

A közösségi közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok

N

15

ITM342

A személyszállítási közszolgáltatásokhoz történő egyenlő esélyű hozzáféréssel kapcsolatos iratok

15

ITM343

A közösségi közlekedési szolgáltatások minőségi követelményeinek (SLA) ügyiratai

10

ITM344

A közösségi közlekedés összehangolásával kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések iratai

N

15

ITM345

A közszolgáltatók alvállalkozóinak bevonásával kapcsolatos iratok

10

ITM346

A komp- és révszolgáltatások iratai

15

ITM347

A közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos ügyek (légiközlekedési, vasúti, közúti zajpanaszok, zajtérképezés)

5

ITM348

Egyéb közlekedéssel kapcsolatos ügyek

3

ITM349

Közlekedési közszolgáltatások iratai

N

15

ITM350

A közösségi közlekedés menetrendjeinek iratai

10

ITM351

Személyszállítási közszolgáltatás finanszírozásával kapcsolatos iratok

N

15

ITM352

Személyszállítási közszolgáltatás fejlesztésével kapcsolatos iratok

10

ITM353

Fogyatékos-üggyel és akadálymentesítéssel kapcsolatos iratok

10

ITM354

Vasúti balesetek és váratlan vasúti események közlekedésbiztonsági szervnél keletkezett iratanyagai

N

15

ITM355

Víziközlekedési balesetek és események közlekedésbiztonsági szervnél keletkezett iratanyagai

N

15

ITM356

Kerékpáros közlekedéssel kapcsolatos általános iratok

5

ITM357

Kerékpáros tervzsűrivel kapcsolatos iratok

5

ITM358

Kerékpáros hálózat működtetésével kapcsolatos iratok

5

ITM359

Kerékpáros hálózat fejlesztésével kapcsolatos iratok

5

ITM360

Nemzetközi kerékpáros ügyek iratai

5

ITM361

Felmentési kérelmekkel kapcsolatos iratok

5

ITM362

Szemléletformálással, rendezvényekkel kapcsolatos iratok

3

ITM363

Útdíjrendszerek működtetésével kapcsolatos iratok

10

ITM364

Légiközlekedési balesetek és események közlekedésbiztonsági szervnél keletkezett iratanyagai

N

15

ITM365

Felügyeleti igazolványok kezelésével kapcsolatos iratok

5

ITM366

A közlekedési környezetvédelemmel kapcsolatos ügyek

5

ITM367

A közlekedési (eredetű) légszennyezéssel kapcsolatos ügyek

5

ITM368

Közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos általános ügyek

10

ITM369

A légiközlekedési, vasúti, közúti zajvédelemmel kapcsolatos panaszok

5

ITM370

Kisvasút fejlesztési támogatásokkal kapcsolatos iratok

10

Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok

ITM401

Külföldi, belföldi hivatalos utazásokkal kapcsolatos iratok

5

ITM402

Az Európai Parlament és a Tanács (EU, Euratom) 2018/1046 rendelet
63. cikk (5) bekezdés a) és b) pontjában szereplő vezetői nyilatkozattal és éves összefoglalóval kapcsolatos iratok

15

ITM403

Minisztériumokkal és más országos hatáskörű szervekkel való kapcsolattartás iratai

5

ITM404

Minisztériumon belüli levelezés iratai

5

ITM405

Irányító Hatóságon belüli iratok

5

Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok

ITM501

Szabálytalanságokkal kapcsolatos iratok (szabálytalanság gyanú, vizsgálat, döntés, utánkövetés, jogorvoslati kérelmek)

25

ITM502

Kifogáskezeléssel kapcsolatos iratok

25

ITM503

Külső-belső ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok

25

ITM504

Hitelesítéssel kapcsolatos iratok

25

ITM505

KÖZOP zárásával kapcsolatos iratok

25

ITM506

KIOP program szintű zárásával kapcsolatos iratok

25

ITM507

KIOP projekt fenntartási és projektszintű zárása

25

ITM508

Pénzügyi-számviteli tartalmú iratok (kifizetési előrejelzések, hitelesítés, költségnyilatkozatok, forráslehívás, utalás, CEF támogatások, adatszolgáltatás a programokkal kapcsolatos külföldi jelentésekhez)

15

ITM509

Zárszámadással kapcsolatos iratok

15

ITM510

Kötelezettségvállalással, lekötött és szabad kerettel, program abszorpcióval kapcsolatos dokumentumok

25

ITM511

Helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos iratok („A”, „B” és „C” szintű)

15

ITM512

Operatív Program módosításával kapcsolatos iratok

25

ITM513

KÖZOP Akcióterv módosításával kapcsolatos iratok

15

ITM514

IKOP többéves nemzeti kerettel és éves fejlesztési kerettel kapcsolatos iratok

25

ITM515

Pénzügyi ellenjegyzéssel, érvényesítéssel kapcsolatos iratok

25

ITM516

Programszintű zárással kapcsolatos iratok

25

ITM517

Projektszintű tájékoztatással, nyilvánossággal kapcsolatos iratok

15

ITM518

Monitoring bizottságok működésével kapcsolatos iratok
(KÖZOP, IKOP, PM szintű MB és Horizontális MB)

25

ITM519

Program indikátorokkal kapcsolatos iratok (indikátor jelentés, indikátor módszertan)

15

ITM520

Programok horizontális céljainak teljesítésével kapcsolatos iratok

15

ITM521

Éves végrehajtási jelentéssel, záró végrehajtási jelentéssel, éves áttekintő értekezlettel kapcsolatos iratok

25

ITM522

Programértékeléssel kapcsolatos iratok

25

ITM523

Irányítási és ellenőrzési rendszer leírással kapcsolatos iratok

25

ITM524

OP-k kommunikációs stratégiájával kapcsolatos iratok

15

ITM525

Csalás elleni politika végrehajtásával kapcsolatos iratok

25

ITM526

Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok

5

ITM527

Állami projektértékeléssel kapcsolatos feladatok, ellenőrzések

N

HN

ITM528

Nemzeti fejlesztési tervekkel (operatív programok, akciótervek, IH ügyek) kapcsolatos iratok

N

15

ITM529

Értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai

N

15

ITM530

ÁROP-EKOP projektdokumentációk

10

ITM531

VOP projektdokumentációk

10

ITM532

Az intézményrendszernél és kedvezményezetteknél történő ellenőrzések iratai

25

ITM533

Intézkedési tervek végrehajtásának iratai

25

ITM534

Ellenőrzési éves tervezési feladatok

25

ITM535

A minisztériumok közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai

25

ITM536

Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok, tárcaközi munkacsoportok anyagai

25

ITM537

EUTAF rendszerellenőrzéseivel, horizontális és mintavételes ellenőrzéseivel, beszámolóival, intézkedési terveivel, ACR-rel és FCR-rel kapcsolatos iratok

25

ITM538

Európai Bizottság ellenőrzéseivel kapcsolatos iratok

25

ITM539

Európai Számvevőszék ellenőrzéseivel kapcsolatos iratok

25

ITM540

OLAF ellenőrzéseivel kapcsolatos iratok

25

Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok

ITM601

Nagyprojektekkel, kiemelt projektekkel, pályázatos projektekkel kapcsolatos iratok (pályázatkezelés, projekt lebonyolítás, kifizetések nyomon követése, kockázatok feltárása, nagyprojektek benyújtása EUB felé, támogatási szerződések megkötése, módosítása, vállalkozói szerződések megkötése, módosítása, vállalkozói szerződések ex-ante és ex-post ellenőrzése)

25

ITM602

Projektek nyomon követésével kapcsolatos iratok

10

ITM603

Pályázati felhívásokkal kapcsolatos iratok

10

ITM604

Program- és projektszintű jelentések, beszámolók, felkészítők iratai

5

ITM605

Projektfelügyeleti rendszerrel kapcsolatos iratok

10

ITM606

Technikai segítségnyújtás prioritással kapcsolatos iratok

15

ITM607

Végrehajtás OP-vel kapcsolatos iratok

15

CEF programmal kapcsolatos iratok

ITM701

CEF belső iratok

25

ITM702

CEF-fel kapcsolatos belső-külső levelezés (tájékoztatók, jelentések, beszámolók, minisztériumon belüli iratok, más szervezetekkel való kapcsolattartás iratai

25

ITM703

TEN-T végrehajtó hatósági feladat iratai

25

ITM704

Pályázati anyagok összeállításával, benyújtásával kapcsolatos iratok

25

ITM705

CEF projektek előkészítésével, végrehajtásával, nyomon követésével, kifizetések nyomon követésével, kockázatok feltárásával, zárásával kapcsolatos iratok

25

ITM706

CEF projektek időközi, éves és záró jelentéseinek iratai

25

ITM707

CEF projektek ellenőrzésével kapcsolatos iratok

25

Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokkal (KEOP, KEHOP, Kohéziós Alap) kapcsolatos iratok

ITM801

Megújuló energiaforrásokat és energiahatékonyságot érintő projektek iratai

25

ITM802

Fenntartható életmód és ezzel kapcsolatos projektek iratai

25

ITM803

Természetvédelemmel kapcsolatos projektek iratai

25

ITM804

Árvíz- és katasztrófavédelemmel kapcsolatos iratok

25

ITM805

Rekultivációs és kármentesítési projektek iratai

25

ITM806

Szennyvízkezeléssel kapcsolatos iratok

25

ITM807

Ivóvizes projektek iratai

25

ITM808

Hulladékgazdálkodással kapcsolatos iratok

25

ITM809

KEOP-7.9.0 konstrukcióval kapcsolatos iratok

25

ITM810

KEOP, KEHOP szabálytalanságkezeléssel, közbeszerzéssel kapcsolatos iratok

25

ITM811

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM812

Európai Uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó ellenőrzések iratai

25

ITM813

KEOP, KEHOP ügyvitellel kapcsolatos, általános ügyek iratai

5

ITM814

KEOP, KEHOP pénzügyi jellegű ügyiratok (támogatási és vállalkozói szerződések és kapcsolódó dokumentumok, számlák, teljesítésigazolások, szakmai beszámolók, tervezések, adatszolgáltatással kapcsolatos iratok)

25

ITM815

KEOP, KEHOP követeléskezeléssel kapcsolatos iratok

25

ITM816

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM817

KEOP-pal, KEHOP-pal, EUPR-rel, EMIR-rel kapcsolatos iratok

5

ITM818

Operatív Program koordinációs feladatokkal kapcsolatos iratok

25

ITM819

Egyéb EU pályázatok, stratégiák (pl. Interreg, Duna Régió Stratégia)

25

ITM820

Operatív Programok (KEOP, KEHOP) megvalósítását támogató feladatokhoz (működés, feladatellátás) kapcsolódó iratok

25

ITM821

Az Európai Unió 2020–2027 programozási időszakával kapcsolatos tervezések, iratok

15

Klíma- és energiapolitikával kapcsolatos iratok

ITM901

Energiatakarékosság és energiahatékonyság körébe tartozó ügyek iratai

10

ITM902

A magyar energiapolitika koncepcionális iratai

N

15

ITM903

Energiastratégia iratai

N

15

ITM904

Nemzeti Energiahatékonysági Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok

N

15

ITM905

Egyéb Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok

25

ITM906

Pályázati rendszerek iratai

10

ITM907

Klímapolitikával kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM908

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM909

Fenntartható fejlődéssel kapcsolatos iratok

15

ITM910

Megújuló energiahordozó-felhasználással és az energiatakarékossággal kapcsolatos nemzetközi ügyek iratai

N

15

ITM911

Megújuló energiaforrások hasznosítása körébe tartozó iratok

15

ITM912

Környezetvédelemmel kapcsolatos általános ügyek

5

ITM913

Környezetvédelemmel kapcsolatos programok (OHT, NKP, OKKP stb.)

5

ITM914

Nemzeti Megújuló energia Hasznosítási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok

N

15

ITM915

Energetikával kapcsolatos általános ügyek

5

ITM916

Energiapolitikai döntések meghozatalának előkészítő iratai

10

ITM917

Energiaellátás kérdéseivel kapcsolatos koncepcionális iratok

N

15

ITM918

Bilaterális energetikai kapcsolatok iratai

5

ITM919

Atomenergia koncepcionális ügyei

N

15

ITM920

Atomenergia operatív ügyei

5

ITM921

Nemzeti Éghajlatváltozási Stratégiával és Éghajlatváltozási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok

N

15

ITM922

Zöldgazdaság-fejlesztéssel kapcsolatos iratok

N

15

ITM923

Nemzeti Fenntartható fejlődési Stratégiával kapcsolatos iratok

N

15

ITM924

Környezettechnológiákkal, környezetiparral kapcsolatos iratok

10

ITM925

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM926

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM927

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM928

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM929

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM930

Pályázatkezeléssel kapcsolatos iratok

25

ITM931

LIFE programokkal kapcsolatos iratok

5

ITM932

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM933

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM934

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM935

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM936

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM937

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM938

Derogációval kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM939

Üvegházhatású gáz kibocsátás-kereskedelemmel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM940

Üvegházhatású gázok kibocsátási egységeinek kiosztásával kapcsolatos ügyek

N

15

ITM941

Üvegházhatású gázok kibocsátási jogosultságainak értékesítéséből származó bevételek allokálásával és mitigációs célú felhasználásával, valamint energetikai célú támogatásokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM942

Energiahatékonysággal és energiatakarékossággal kapcsolatos nemzetközi ügyek iratai

5

ITM943

Kvótakereskedelem körébe tartozó iratok

15

ITM944

Kvótakereskedelem témakörébe tartozó nemzetközi ügyek iratai

N

15

ITM945

Bányászati koncessziókkal kapcsolatos iratok

N

HN

ITM946

Bányászattal kapcsolatos általános ügyek

5

ITM947

Szénbányászati szerkezetátalakítás koncepcionális iratai

N

15

ITM948

Elektromobilitással kapcsolatos iratok

15

Klímavédelmi hatósági iratok

ITM1001

Klímagázzal folytatott tevékenységekre vonatkozó jogosultságokkal kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM1002

Klímagáz képzéssel kapcsolatos ügyek

10

ITM1003

Klímagázokat tartalmazó berendezésekkel kapcsolatos ügyek

10

ITM1004

Hatósági ellenőrzéssel kapcsolatos iratok

10

ITM1005

Hatósági díjbevételek és bírságbevételek beazonosítása

10

ITM1006

Végrehajtással kapcsolatos ügyek

10

ITM1007

Kibocsátási engedéllyel kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM1008

Forgalmi jegyzékkel kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM1009

Hatáskörébe tartozó közérdekű bejelentések és panaszok kivizsgálása

5

ITM1010

Nemzetközi szervezetekben, hálózatokban, programokban, bizottságokban, konferenciákon való részvétel (kiutazás dokumentumai, úti jelentések)

5

ITM1011

A Nemzeti Klímavédelmi Hatóság feladatkörét érintő egyéb ügyek

3

Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok

ITM1101

Audiovizuális politikával kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1102

Audiovizuális politikával kapcsolatos stratégiai ügyek

N

15

Infokommunikációval kapcsolatos iratok

ITM1201

Elektronikus formanyomtatványok

10

ITM1202

Informatikai ügyekkel kapcsolatos szerződések

15

ITM1203

Informatikai együttműködések

15

ITM1204

Alkalmazástámogatási szerződések

15

ITM1205

Licenckezelés

15

ITM1206

Informatikai infrastruktúra működése

5

ITM1207

Egységes Infrastruktúra Projekt

10

ITM1208

Informatikai, biztonsági szabályzatok, stratégiák és más biztonsági dokumentumok

N

15

ITM1209

Közigazgatási egyeztetésre küldött informatikával kapcsolatos iratok

10

ITM1210

A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs stratégiáinak, terveinek ellenőrzése, egyeztetése

N

15

ITM1211

A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs konszolidációjával és folyamatos kontrolljával kapcsolatos iratok

10

ITM1212

A minisztérium irányítása, felügyelete alatt álló szervek infokommunikációs infrastruktúrájáért felelős vezetőinek és az informatikai biztonságért felelős vezetőinek személyével kapcsolatos iratok

10

ITM1213

A nemzeti adatvagyonnal kapcsolatban végzett tevékenység iratai

15

ITM1214

A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs infrastrukturális fejlesztéseinek és beszerzéseinek gazdasági, gazdaságossági és biztonsági kérdéseivel kapcsolatos iratok

15

ITM1215

Közösségi célú szélessávú, és infokommunikációs infrastruktúra-fejlesztésekkel kapcsolatos iratok

25

ITM1216

IKT szektor fejlesztésével kapcsolatos iratok

10

ITM1217

Digitális felzárkóztatással és kompetencianöveléssel kapcsolatos iratok

10

ITM1218

Digitális szolgáltatásokkal és gazdasággal kapcsolatos iratok

15

ITM1219

Közösségi infokommunikációs- és információbiztonsággal kapcsolatos iratok

15

ITM1220

Informatikát érintő, máshova nem sorolható ügyek

5

Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok

ITM1301

Hírközléshez kapcsolódó koncepcionális ügyek iratai

N

15

ITM1302

Infrastrukturális támogatási programok anyagai

25

ITM1303

Hírközlés politikai elemzések, koncepciók

N

15

ITM1304

Az elektronikus hírközlési tevékenységgel kapcsolatos minisztériumi állásfoglalások

N

15

ITM1305

Közigazgatási egyeztetésre küldött elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok

10

Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok

NFM1401

A fogyasztók védelemével, az általános termékbiztonsággal,
a fogyasztási cikkekre vonatkozó piacfelügyelettel és ezek intézményeit érintő jogszabályok szakmai koncepciójának módosításával kapcsolatos ügyek

N

15

ITM1402

A fogyasztóvédelmi politika koncepciójával, a piacfelügyeleti stratégiával és a belőlük adódó feladatokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM1403

A fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek, fogyasztói fórumok tevékenységének támogatási és fejlesztési feladatai

10

ITM1404

A békéltető testületek működése, támogatása

15

ITM1405

A Fogyasztóvédelmi Tanács és a Piacfelügyeleti Munkacsoport munkája

10

ITM1406

A 13. EKTB Fogyasztóvédelem, a fogyasztók egészségének védelme EU Szakértői Csoport

10

ITM1407

Nemzetközi szervezetekben, hálózatokban, programokban, bizottságokban való részvétel (kiutazás dokumentumai, úti jelentések)

10

ITM1408

Fogyasztóvédelmi ismeretek oktatásával, szakképzéssel kapcsolatos ügyek (NAT, OKJ, felsőoktatás)

10

ITM1409

Fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek támogatásának pályázatkezelői működésével kapcsolatos
ügyek

10

ITM1410

Fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek tevékenysége

10

ITM1411

A fogyasztóvédelmi hatóság Ellenőrzési és Vizsgálati Programjával, valamint a programon kívüli ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM1412

A Pest Megyei Kormányhivatal, mint másodfokú fogyasztóvédelmi hatóság határozatai ellen benyújtott fellebbezések, egyedi panaszok, meghozott határozatok, végzések, ügyészi óvások

10

ITM1413

EU-s vizsgálatokban való részvétel

10

ITM1414

EVP szerinti témavizsgálat

5

ITM1415

Fogyasztóvédelmi hatóság vizsgálati jelentései

N

HN

ITM1416

Gyártó, forgalmazó önkéntes intézkedése

10

ITM1417

Hitelesítési, kalibrálási jegyzőkönyv

5

ITM1418

Élelmiszernek nem minősülő termékek piacfelügyeletével kapcsolatos nyilvántartási rendszer iratai (KPIR – Központi Piacfelügyeleti Információs Rendszer)

10

ITM1419

Laboratóriumi engedélyekkel kapcsolatos dokumentum

10

ITM1420

Letiltó, tájékoztató közlemények

10

ITM1421

Megbízás vizsgálatra

5

ITM1422

Megbízás vizsgálatra (külső megbízás)

10

ITM1423

Megbízók kooperációs vizsgálata

10

ITM1424

A területi szintű fogyasztóvédelmi és piacfelügyeleti szervek ellenőrzéséhez szükséges megbízólevél

5

ITM1425

Mintavételi jegyzőkönyv

5

ITM1426

Monitoring vizsgálat (hazai és nemzetközi)

10

ITM1427

Piacfelügyeleti ügyek

10

ITM1428

Piacfelügyeleti, szolgáltatás-biztonsági, minőségvizsgálati szakvélemények

10

ITM1429

PROSAFE (Európai Termékbiztonsági Végrehajtó Fórum)

5

ITM1430

RAPEX ügyek (az EU gyorsriasztási információs rendszere veszélyes termékeknél, nem élelmiszerek esetében)

5

ITM1431

Élelmiszernek nem minősülő veszélyes termékekkel kapcsolatos riasztás iratai (Vám, RAPEX és KPIR)

15

ITM1432

Szabványok véleményezés

5

ITM1433

Szakértői vélemény

10

ITM1434

Piacfelügyelettel kapcsolatos szakmai irányítás

10

ITM1435

Fogyasztóvédelemmel és piacfelügyelettel kapcsolatos törvényességi vizsgálat

10

ITM1436

Üzletek működésével kapcsolatos iratok

10

ITM1437

Üzletszabályzatok véleményezésre

10

ITM1438

Vizsgálati Útmutató

10

ITM1439

Vizsgáló intézeti, társhatósági tájékoztatók

5

ITM1440

Áttétel más hatósághoz

2

ITM1441

Tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat (UCP)

15

ITM1442

Biztonsági záradék szerinti értesítés

5

ITM1443

Mintavételi terv

10

ITM1444

Dohány és dohánytermékek nyilvántartásba vétele

15

ITM1445

Szakmai állásfoglalás

10

ITM1446

Fogyasztóvédelmi tájékoztatás és információátadás

2

ITM1447

Nem veszélyes termékekre vonatkozó piacfelügyeleti vizsgálati jegyzőkönyvek

10

ITM1448

Energiahatékonysági címkézéssel kapcsolatos piacfelügyeleti ügyek

10

ITM1449

Környezetbarát tervezési követelményekkel kapcsolatos piacfelügyeleti ügyek

10

ITM1450

Hatósági eljáráson kívüli határon átnyúló panaszügyek

2

ITM1451

Online vitarendezéshez kapcsolódó iratok

2

ITM1452

Európai Fogyasztói Központ szervezeti-pénzügyi működéséhez kapcsolatos iratok

5

Kiemelt infrastruktúrákkal kapcsolatos iratok

ITM1501

Víziközmű-szolgáltatással kapcsolatos ügyek

5

ITM1502

Hulladékgazdálkodási közszolgáltatással kapcsolatos ügyek

5

ITM1503

Nemzetközi szerződésben vállalt kötelezettség teljesítésére irányuló projektekkel kapcsolatos ügyek

15

ITM1504

A hulladékgazdálkodási szakterületet érintő, ahhoz kapcsolódó iratok bejelentések, panaszok, javaslatok, állampolgári megkeresések, tájékoztatók, állásfoglalások

10

ITM1505

Környezetvédelmi gazdasági szabályozással kapcsolatos iratok

10

ITM1506

A hulladék megelőzésével, képződésével, kezelésével kapcsolatos iratok

N

15

ITM1507

Illetékes hatóságokkal való kapcsolattartás, adatbekérés, szakmai irányítással összefüggő iratok

15

ITM1508

Hulladékgazdálkodási szakterületet érintő támogatások illetve kapcsolódó iratok

10

ITM1509

Veszélyes hulladékkal kapcsolatos szállítási lap és gyűjtőjárati szállítási lap sorszámtartományának kiadása

5

ITM1510

Általános és egyes hulladékáramokra vonatkozó adatszolgáltatások teljesítése, az adatszolgáltatáshoz kapcsolódó szakmai iratok

10

Nemzetközi kapcsolattartással és Európai Uniós működéssel kapcsolatos iratok

ITM1601

A nemzetközi kormánybizottságok iratai

N

15

ITM1602

Az ENSZ és szakosított szerveivel kapcsolatos ügyek iratai

N

15

ITM1603

Nemzetközi szervezetek iratai

N

15

ITM1604

Külföldi ügynökség létesítésével kapcsolatos iratok

15

ITM1605

Nemzetközi műszaki tudományos együttműködési megállapodások

N

15

ITM1606

EU-n kívüli országokkal kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM1607

Nemzetközi légiközlekedési szervezetekkel (ICAO, ECAC, EuroControl stb.) kapcsolatos és az EU komitológiai bizottsági tagsággal kapcsolatos iratok

N

15

ITM1608

Tengerhajózási nemzetközi szervezetek iratai

N

15

ITM1609

Vasúti nemzetközi együttműködési szervezetek iratai

N

15

ITM1610

Közúti közlekedési nemzetközi szervezetek iratai

N

15

ITM1611

Többoldalú együttműködés iratai

10

ITM1612

Nemzetközi közlekedési két-és többoldalú szerződések, egyezmények

N

15

ITM1613

Kétoldalú és regionális együttműködési fórumok iratai

N

15

ITM1614

Bilaterális (kétoldalú) ügyekkel kapcsolatos iratok

10

ITM1615

Egyéb nemzetközi iratok

10

ITM1616

Európai uniós ügyekkel kapcsolatos iratok

N

15

ITM1617

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1618

Kötelezettségszegési eljárásokkal és EU pilot ügyekkel kapcsolatos iratok

N

HN

ITM1619

Európai Bírósággal kapcsolatos ügyek

N

15

ITM1620

Európai Uniós intézmények munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok (szakmai anyagok, háttér anyagok, összefoglalók összeállítása, kiutazás dokumentumai, útijelentések)

10

ITM1621

Az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB), valamint szakértői munkacsoportjainak iratai

10

ITM1622

Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)

10

ITM1623

Ágazati politikákhoz kapcsolódó uniós ügyek iratai

N

15

Miniszter irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok

ITM1701

Magyar Bányászati és Földtani Szolgálattal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1702

Magyar Bányászati és Földtani Szolgálattal kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1703

Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1704

Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1705

Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatallal (NKFIH) kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1706

Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatallal (NKFIH) kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

Miniszter felügyelete, tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó egyes szervekkel kapcsolatos iratok

ITM1801

Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1802

Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1803

Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft.-vel kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1804

Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft.-vel kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1805

Nemzeti Akkreditáló Hatósággal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1806

Nemzeti Akkreditáló Hatósággal kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1807

SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvánnyal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1808

SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvánnyal kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1809

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1810

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1811

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1812

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1813

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1814

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1815

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1816

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1817

Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalával (SZTNH) kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM1818

Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalával (SZTNH) kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM1819

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM1820

Törölt irattári tételszám

 

 

Vasúti közlekedési hatósággal kapcsolatos iratok

ITM1901

Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok metrók, fogaskerekű vasutak és vasúti építményeik építési, használatbavételi engedélyezése

N

15

ITM1902

Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok, metrók, fogaskerekű vasutak és vasúti építményeik építéséhez használatbavételéhez kapcsolódó bejelentések

N

15

ITM1903

Vtv. szerinti különleges vasutak építményei, kiszolgáló létesítményei és ahhoz kapcsolódó gépészeti berendezések létesítésével, használatbavételével kapcsolatos hatósági ügyek engedélyezés és bejelentés

N

15

ITM1904

Vasútnak nem minősülő egyéb kötöttpályás közlekedési rendszerek (kötélpályák, sífelvonók, siklók) engedélyezésével kapcsolatos hatósági ügyek engedélyezés és bejelentés

N

15

ITM1905

Feltétfüzetek jóváhagyása, OVSZ alóli felmentések kiadása

N

15

ITM1906

Érdekelt államigazgatási szervként végzett feladatok

10

ITM1907

Vasúti utasítások, szabályzatok jóváhagyása

N

15

ITM1908

ECM engedélyezéssel kapcsolatos ügyek

15

ITM1909

Vasúti járművek, vasúti járművek közlekedésbiztonsági berendezései,
vasúti járművekre szerelt, vasútüzemi célt szolgáló kazánok és nyomás-tartó edények gyártását, javítását, vizsgálatát végző személyek és szervezetek tevékenységének engedélyezésével kapcsolatos ügyek

15

ITM1910

Megfelelőség-értékelő szervezetek kijelölésével kapcsolatos ügyek

15

ITM1911

Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok, metrók, fogaskerekű vasutak kiszolgáló létesítményeinek és ahhoz kapcsolódó gépészeti berendezésekkel kapcsolatos létesítési és használatbavételi engedélyezése

N

15

ITM1912

Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok, metrók, fogaskerekű vasutak kiszolgáló létesítményeinek és ahhoz kapcsolódó gépészeti berendezések létesítésével, használatbavételével kapcsolatos bejelentések

N

15

ITM1913

Építésfelügyelettel kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM1914

Vasúti jármű típusengedélyek, elvi előzetes típusengedély, előzetes típusengedély, átalakítási engedély kiadásával kapcsolatos hatósági eljárás

N

HN

ITM1915

Vasúti jármű üzembe helyezési engedélyek, időszakos járművizsgák, vasúti járművek hatósági jelzésének kiadása

N

HN

ITM1916

Kazánokkal és nyomástartó edényekkel kapcsolatos hatósági eljárások,
a kazánok, nyomástartó edények hatósági jelzéseinek kiadása és nyilvántartása

N

HN

ITM1917

Vasúti jármű Nemzeti Járműnyilvántartásba felvétel, törlés, módosítás

N

HN

ITM1918

Vasúti építmények, berendezések, vasúti járművek ellenőrzése

15

ITM1919

Vasútbiztonsági tanúsítvánnyal, engedéllyel kapcsolatos hatósági eljárások

15

ITM1920

Vasúti közlekedésbiztonsági ellenőrzések, és ahhoz kapcsolódó hatósági eljárások

15

ITM1921

Vasúti közlekedés biztonságával kapcsolatos rendkívüli események

15

ITM1922

EU által előírt nyilvántartások vezetésével összefüggő ügyek

15

ITM1923

Vasúti szakmai állásfoglalások, tájékoztatások

10

ITM1924

Adatszolgáltatás, nyilvántartás

5

ITM1925

Vasúti Hatósági Főosztály külső ügyei

5

ITM1926

Vasúti járművek időszakos vizsgálatát végző vizsgahelyek kijelölése

10

ITM1927

Vasúti Közlekedés biztonságával összefüggő munkakörben foglalkoztatott vasúti munkavállalók képzésével, vizsgáztatásával kapcsolatos hatósági eljárások, nyilvántartások vezetése

15

ITM1928

Szakhatósági ügyek I. fokú eljárásban

5

ITM1929

Szakhatósági ügyek II. fokú eljárásban

5

ITM1930

Vasút-egészségügyi ügyek I fokú eljárásban

5

ITM1931

Vasúti képzőszervezetek engedélyezése

5

ITM1932

Vasúti járművezetői, gépkezelői ügyek

5

ITM1933

Vasúti oktatói névjegyzék vezetése

5

ITM1934

Vasúti hatósági vizsgabiztosok, kazánbiztosok, veszélyes áru szállító tartályvizsgáló kazánbiztosok, vasúti jármű hatósági vizsgabiztosok kinevezése, névjegyzékbe vétele

15

ITM1935

Vasúti orvosi alkalmasságot vizsgáló orvosok névjegyzékének vezetése

5

ITM1936

Vasúti okmányok kiadása, külföldi okmányok alapján honosítási eljárás lefolytatása

N

HN

ITM1937

Nemzetközi ügyek, szakmai tapasztalatcserék

15

ITM1938

Vasúti jármű piacrahozatali eljárásával kapcsolatos ERA eljárásban történő hatósági feladatellátás

N

HN

ITM1939

Egységes Biztonsági Tanúsítvány kiadásában történő hatósági eljárás
ERA együttműködés keretében

15

ITM1940

ERTMS rendszer jóváhagyásával kapcsolatos ERA eljárásban történő hatósági tevékenység

N

15

ITM1941

Nemzetközi szabályozások

15

ITM1942

Egyéb kötöttpályás szakértő nyilvántartásba vétele

N

15

Hajózási hatósági iratok

ITM2001

Hajósoknak szóló hirdetmények, tájékoztatók

5

ITM2002

Hajózási képesítések elismerésével, honosításával kapcsolatos ügyek

5

ITM2003

Hajózási Vizsgabiztosi Névjegyzékkel kapcsolatos ügyek

5

ITM2004

Hajózási Oktatói Névjegyzékkel kapcsolatos ügyek

5

ITM2005

Hajózási képesítő okmányok kiadása, hitelesítése

5

ITM2006

Vizsgajegyzőkönyvek, anyakönyvek

N

HN

ITM2007

Képesítés bevonása, korlátozása

10

ITM2008

Képesítéssel kapcsolatos nyilvántartási hatósági ügyek

5

ITM2009

Nemzetközi Tengerészeti Szervezettel kapcsolatos ügyek, levelezés

N

15

ITM2010

Hajózási hatóság informatikai rendszer ügyei

15

ITM2011

Minősítő szervezetekkel kapcsolatos ügyek

15

ITM2012

Vízi utak nyilvántartása

15

ITM2013

Hajózási hatósági nemzetközi ügyek iratai

N

HN

ITM2014

Hajózási létesítmény létesítése, fennmaradása, használatba vétele

N

15

ITM2015

Vízi út jelei, jelzései, forgalomtechnikai berendezések

15

ITM2016

Hivatalos adatkérések teljesítése (rendőrség, vám, bíróság, adóhivatal stb.)

5

ITM2017

Belvízi hajózási képzésekkel, szakfelügyelettel kapcsolatos ügyek

10

ITM2018

Tengerész és tengeri kedvtelési célú képzés, képesítések

10

ITM2019

Magyarország konzuli tisztviselőjének a hajóokmányok érvényességének ideiglenes meghosszabbítására való felkérés

5

ITM2020

A nemzeti vízi út használatának idegen állam lobogója alatt közlekedő úszólétesítmény részére való engedélyezés

5

ITM2021

A hatáskörbe tartozó hajózási bírság kiszabása

15

ITM2022

Viziút-fenntartási terv jóváhagyásával való egyetértés

15

ITM2023

Elemi csapás vagy egyéb veszély esetén az úszólétesítmények ideiglenes igénybevétele

15

ITM2024

A Vkt. 48/B. § (1) bekezdésében meghatározott folyami információs szolgáltatás működtetéséhez, ellenőrzéséhez kapcsolódó feladatok

15

ITM2025

A Belvízi Hajózási Alapprogram működtetésével kapcsolatos iratok

15

ITM2026

A településfejlesztési koncepció, az integrált településfejlesztési stratégia és a településrendezési eszközök vízi úttal érintett település esetében történő egyeztetési eljárás

15

ITM2027

A víziközlekedéssel kapcsolatos létfontosságú infrastruktúra kijelölésével és felügyeletével kapcsolatos ügyek

15

Légiközlekedési hatósági iratok

ITM2101

A Magyarország légterében történő repüléshez szükséges légiközlekedési hatósági engedélyek kiadása

5

ITM2102

LHR1 légtér, eseti légtér, államhatár menti korlátozott légtér engedély kiadása és egyéb légtérrel kapcsolatos tájékoztatás

5

ITM2103

Működési engedélyek, Operating Licence, földi kiszolgáló tevékenységgel kapcsolatos eljárások

10

ITM2104

Állami légi jármű polgári célú igénybevételének engedélyezése

1

ITM2105

Éjszakai hajtóműpróba engedélyezése

1

ITM2106

Légi járművön történő változtatás engedélyezése (a repülés biztonságára kiható módosítás esetén)

N

15

ITM2107

A légtér eseti és egyéb célú igénybevételének engedélyezése

2

ITM2108

Államhatár menti korlátozott légtér igénybevételének engedélyezése

4

ITM2109

A repülésmeteorológiai szolgálatok működésének ellenőrzése

1

ITM2110

A magyar légtér külföldi állami légi járművek által történő igénybevétele

1

ITM2111

Légi alkalmassági felülvizsgálat

15

ITM2112

Üzemidő hosszabbítás

20

ITM2113

Lajstromból való törlés, export légi alkalmassági bizonyítvány

N

15

ITM2114

Műszaki dokumentáció jóváhagyása

N

15

ITM2115

Hatósági engedélyek, bizonyítványok, hatósági igazolások, illetve azok másolatainak kiadása

4

ITM2116

Légiközlekedéssel kapcsolatos hatósági audit

4

ITM2117

Légiközlekedési szakhatósági ügyek

5

ITM2118

Lajstromozási eljárás, kód kijelölés (lajstromjel előzetes kijelölése, lajstromba vétel, tulajdonos, üzemben tartó és egyéb adat változás, tulajdonjog és egyéb jog bejegyzése)

N

15

ITM2119

Típusalkalmassági eljárás, típusvizsgálat

N

15

ITM2120

Légi alkalmassági eljárás, valamint folyamatos légi alkalmasságot biztosító-, és karbantartó szervezetekkel kapcsolatos eljárások

20

ITM2121

Légijárművek műszaki dokumentációi, műszaki dokumentáció jóváhagyása, MEL eltérés engedélyezése

N

15

ITM2122

Légijármű üzemben tartási feltételeinek vizsgálata, engedély kiadása, érvényességének meghosszabbítása, ellenőrzése

N

15

ITM2123

Repülés végrehajtási kézikönyv

5

ITM2124

Tevékenységi engedély kiadása és érvényességének meghosszabbításával kapcsolatos eljárások

4

ITM2125

Nyilvános repülőrendezvények, látványosság célját szolgáló különleges repülések engedélyezése

5

ITM2126

Légi alkalmassági bizonyítvány nélküli kísérleti-, próba- vagy műszaki célú repülés engedélyezése

N

15

ITM2127

Egyedi légi alkalmassági engedéllyel nem rendelkező légi jármű egyszeri átrepülésének engedélyezése

N

15

ITM2128

Menetjegy kiadás engedélyezésével kapcsolatos eljárások

15

ITM2129

Légitársaság üzletszabályzatának és módosításának jóváhagyása, valamint az abban foglalt rendelkezések teljesítésének ellenőrzése

15

ITM2130

Tárgyak légijárműből történő kidobásának, szórásának engedélyezése, valamint látványosság célját szolgáló repülések és egyéb különleges repülések engedélyezése

10

ITM2131

Radioaktív és veszélyes anyag továbbításának engedélyezése

10

ITM2132

Repülőterek létesítésének, fenntartásának, megszüntetésének, fejlesztésének engedélyezése

N

15

ITM2133

Repülőtérrendek jóváhagyása

10

ITM2134

Repülőterek állapotának és üzemben tartásának vizsgálata, ellenőrzése, valamint üzemben tartási engedély kiadása és érvényességének meghosszabbítása

10

ITM2135

Repülőtér zajgátló védőövezetének kijelölése, légi járművek zajbizonyítványának kiadása

N

15

ITM2136

Leszállóhely létesítése

N

15

ITM2137

Légiforgalmi akadálynak minősülő létesítménnyel kapcsolatos hatósági/szakhatósági engedélyezés

2

ITM2138

Építményekkel kapcsolatos hatósági/szakhatósági engedélyezés

2

ITM2139

Földi navigációs és irányító berendezések létesítésének, megszüntetésének, megváltoztatásának, üzemben tartásának engedélyezése, alkalmasságának minősítése, fedélzeti és földi rádiótávközlő berendezés frekvencia kijelölése, valamint repülőtéri és útvonal navigációs berendezések hatósági mérésének (kalibrálás) hatósági ellenőrzése, hitelesítése

N

15

ITM2140

Fedélzeti és földi rádiótávközlő berendezés üzemben tartási engedélyével kapcsolatos eljárások

3

NFM2141

Repülésmeteorológiai szolgáltatással kapcsolatos megállapodások jóváhagyása

N

15

ITM2142

A légiközlekedés elleni jogellenes cselekmények megelőzésével, felszámolásával kapcsolatos hatósági intézkedésekkel kapcsolatos eljárások, repülőtéri és légitársasági védelmi tervek jóváhagyása, védelmi tisztek, oktatók jóváhagyásával kapcsolatos eljárások

N

15

ITM2143

Szakszemélyzet szakszolgálati engedélyeivel kapcsolatos eljárások (kiadás, kiterjesztés, meghosszabbítás, visszavonás)

N

15

ITM2144

Oktató szervezetek, kiképzési tervek, tantervek és vizsgakövetelmények jóváhagyása

N

15

ITM2145

Szakszemélyzet repülőegészségi alkalmasság minősítése

20

ITM2146

Légiközlekedési balesetek, rendkívüli repülőeseményekkel kapcsolatos közigazgatási eljárások lefolytatása

N

50

ITM2147

A légiforgalmi szolgálatok tanúsítási-, valamint a folyamatos hatósági felügyelettel kapcsolatos eljárások (NSA eljárásai)

N

15

ITM2148

A légi járművek és kapcsolódó termékek, alkatrészek és berendezések légi alkalmassági és környezetvédelmi tanúsítása, valamint a tervező és gyártó szervezetek

15

ITM2149

Polgári légiközlekedési hatósági nemzetközi ügyek iratai

N

15

ITM2150

A visszautasított beszállás és légi járatok törlése vagy hosszú késése esetén az utasoknak nyújtandó kártalanítás és segítség közös szabályainak megállapításáról szóló közösségi rendelet és a kapcsolódó jogszabályok alapján lefolytatandó eljárások

5

ITM2151

Kihasználatlan légiközlekedési útvonalra légitársaság kijelölésével kapcsolatos eljárás

15

ITM2152

Engedélyhez kötött légiközlekedési, illetve azzal összefüggő tevékenység folytatásra való alkalmasság elbírálásánál az engedélyezési eljárás lefolytatása során a meglévő engedélyek korlátozása és megújítása

N

15

ITM2153

Légiközlekedéssel kapcsolatos létesítmények, földi berendezések létesítése, megváltoztatása és üzemeltetése, továbbá légi közlekedési akadályok jelzéseinek engedélyezése

N

15

ITM2154

Légiközlekedési építmények építés-felügyelete

N

15

ITM2155

Repülőtéri és útvonal navigációs berendezések kalibrálása

20

ITM2156

Fedélzeti és földi rádiótávközlő berendezések frekvencia kijelölése, behozatali engedélyezése

20

ITM2157

Egyéb, légiközlekedési tárgyú határozatok, végzések

5

ITM2158

Légiközlekedési compliance tárgyú iratok

N

15

Hatósági koordinációs iratok

ITM2201

Jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök szakmai előkészítése, véleményezése

10

ITM2202

Egyéb koordinációs feladatok

5

ITM2203

Fejlesztési projektek benyújtására, pályázatokon való részvételre vonatkozó javaslatok készítése

15

ITM2204

Projektek lebonyolítása és ehhez szükséges szerződések előkészítése, megkötésének koordinálása

15

ITM2205

Projektek monitoring-rendszerének, helyzetképnek az elkészítése és beszámoló készítése

15

ITM2206

Peres és peren kívüli jogi ügyek

20

ITM2207

Felügyeleti szervi feladatok

N

15

Közúti jármű hatósági iratok

ITM2301

Nemzetközi közúti áru- és személyfuvarozási engedélyekkel, engedélyek gyártásával, cseréjével kapcsolatos ügyek

5

ITM2302

Járművek típusbizonyítvány és általános forgalomba helyezési engedélyek eljárása

15

ITM2303

Műszaki vizsga nélküli forgalomba helyezések engedélyezése és felügyelete

5

ITM2304

Alkatrész minősítések, műbizonylatok ügyei

10

ITM2305

Nem közúti mozgó gépek jóváhagyásával kapcsolatos ügyek

10

ITM2306

Nemzetközi menetrendszerinti autóbusz közlekedési engedéllyel kapcsolatos ügyek

10

ITM2307

Gépjárművek és alkatrészek nemzetközi jóváhagyásával kapcsolatos ügyek

15

ITM2308

Járművek sorozat forgalomba helyezési engedélyezési eljárása

5

ITM2309

Járművek sorozat átalakítási engedélyezési eljárása

10

ITM2310

Több lépcsőben gyártott teljes jármű egyedi engedélyezési eljárása

10

ITM2311

Jármű összeépítés

5

Közúti gépjármű-közlekedési hatósági iratok

ITM2401

Műszaki igazgatási ügyek (általános tájékoztatások, állásfoglalások)

5

ITM2402

Oktatás (vizsgabiztosok, tanúsítványadók, környezetvédelmi tanúsítók,
ADR és AETR vizsgabiztosok, tanúsítók, közúti ellenőrök képzése, továbbképzése) törzskönyv nélkül

5

ITM2403

Társszervezetekkel való kapcsolattartás anyagai

3

ITM2404

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM2405

Hatáskör, illetékesség hiánya miatt továbbítandó iratok

3

ITM2406

Járműfenntartó tevékenységgel kapcsolatos ügyek, bejelentkezések

A visszavonástól számított 3 év

ITM2407

I. fokú ügyek, határozatok

5

ITM2408

Belső ügyviteli feljegyzések, levelezések

3

ITM2409

Bírósági, ügyészségi, rendőrségi, adóhivatali, vámmegkeresések

5

ITM2410

Digitális tachográf kártyákkal kapcsolatos ügyek

5

ITM2411

Közúti ellenőrzés ügyei

5

ITM2412

Nemzetközi közúti áru- és személyfuvarozási engedélyek, CEMT engedélyek elosztásával, kiadásával kapcsolatos ügyek

5

HN

ITM2413

Árufuvarozók, személyfuvarozók és sajátszámlás szállítók közúti és telephelyi ellenőrzésével kapcsolatos ügyek

5

ITM2414

Menetíró készülékek (tachográf) használatával kapcsolatos ügyek, szakhatósági állásfoglalások

5

ITM2415

Menetíró illesztő és beszerelő helyek engedélyezés iratai

A visszavonástól számított 3 év

ITM2416

Belföldi és nemzetközi közúti árufuvarozási tevékenység engedélyezésével és a sajátszámlás áruszállítással kapcsolatos ügyek, szakhatósági állásfoglalások

5

ITM2417

Belföldi és nemzetközi személyfuvarozási tevékenység engedélyezésével és a sajátszámlás személyszállítással kapcsolatos ügyek, szakhatósági állásfoglalások

5

ITM2418

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM2419

Szerződés, teljesítésigazolás

5

Vasúti igazgatási, engedélyezési és utasjogi, valamint autóbuszos piacfelügyeleti
és utasjogi hatósági iratok

ITM2701

Vasúti piaci monitoring tevékenység, piacelemzési ügyek

N

15

ITM2702

Vasúti piacfelügyeleti és jogvitás eljárásokkal kapcsolatos ügyek

10

ITM2703

Vasúti tevékenységek számviteli elkülönítésére vonatkozó ügyek

10

ITM2704

Európai Gazdasági Térség más vasúti igazgatási szerveivel, és az Európai Bizottság döntéseket összehangoló tevékenységével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2705

Országos vasúti működési engedélyekkel kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM2706

Térségi, elővárosi, helyi és városi működési engedélyekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2707

Külföldi működési engedélyekkel rendelkező vasúti társaságokra vonatkozó ügyek

N

15

ITM2708

Vasúti társaságok belső megállapodásával kapcsolatos ügyek

5

ITM2709

Működési engedélyhez nem kötött vasúti és különleges kötöttpályás tevékenységekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2710

Törölt irattár tételszám

 

 

ITM2711

Vasútnak nem minősülő egyéb kötöttpályás közlekedési tevékenységekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2712

Vasúti közszolgáltatások gazdasági egyensúlya veszélyeztetettségének vizsgálatával kapcsolatos ügyek

10

ITM2713

Keretszerződésekkel, hálózat-hozzáférési szerződésekkel, keretmegállapodásokkal kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2714

Pályahálózat-működtető független működésére vonatkozó ügyek

15

ITM2715

Vasúti személyszállítási üzletszabályzatok jóváhagyásával kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2716

Vasúti utasjogokkal kapcsolatos ügyek

10

ITM2717

Autóbuszos piacfelügyeleti ügyek

N

15

ITM2718

Autóbuszos személyszállítási üzletszabályzatok jóváhagyásával kapcsolatos ügyek

N

15

ITM2719

Autóbuszos utasjogokkal kapcsolatos ügyek

10

Közúti közlekedési ellenőrzési hatósági iratok

ITM2801

Célzott ellenőrzési feladatok ügyeleti tevékenysége

5

ITM2802

Ellenőrzési tevékenységet ellátó hatósági járművek megkülönböztető jelzésének használatával kapcsolatos engedélyezés

5

ITM2803

Ellenőrzések lefolytatása, jogkövetkezmények alkalmazása

10

ITM2804

Elemzések, statisztikák készítése, stratégia kidolgozása, normatívák meghatározása

N

15

ITM2805

Hatáskörébe tartozó közérdekű bejelentések és panaszok kivizsgálása

5

ITM2806

Hatósági díjbevételek és bírságbevételek beazonosítása

5

Másodfokú hatósági és felügyeleti eljárások iratai

ITM2901

Másodfokú és felügyeleti eljárási útépítési engedélyezési iratok

N

HN

ITM2902

Másodfokú és felügyeleti eljárási híd-, alagútépítési engedélyezési iratok

N

HN

ITM2903

Másodfokú és felügyeleti eljárási forgalomszabályozási ügyek iratai

10

ITM2904

Másodfokú és felügyeleti eljárási útügyi igazgatáshoz kapcsolódó ügyek iratai

5

ITM2905

Szakhatósági ügyek másodfokú és felügyeleti eljárásban

5

ITM2906

Vasúti átjárók másodfokú és felügyeleti eljárásainak iratai

N

HN

ITM2907

Vasútegészségi ügyek másodfokú és felügyeleti eljárásban

10

ITM2908

Hajók, úszólétesítmények másodfokú hatósági és felügyeleti eljárási iratai

N

HN

ITM2909

Hajózási létesítmények, műtárgyak másodfokú engedélyezési és felügyeleti eljárási iratai

N

HN

ITM2910

Hajók, létesítmények üzemeltetésével, közlekedésével kapcsolatos másodfokú és felügyeleti eljárások iratai

15

ITM2911

Egyéb másodfokú és felügyeleti eljárási hajózási eljárások iratai

5

ITM2912

Másodfokú és felügyeleti eljárási építésfelügyeleti hatósági iratok

10

ITM2913

Szakmai irányítási iratok

5

ITM2914

Másodfokú közúti ellenőrzési hatósági iratok

10

ITM2915

Egyéb másodfokú hatósági és felügyeleti eljárási iratok

5

KÖFOP fejlesztéssel kapcsolatos iratok

ITM3001

Támogatási Szerződéssel kapcsolatos iratok (támogatási kérelem, hiánypótlások, támogatási szerződés és módosításai)

25

ITM3002

Szerződésekkel kapcsolatos iratok (munka-, megbízási-, vállalkozási szerződések, célfeladatok)

25

ITM3003

Pénzügyi ellenjegyzéssel, kötelezettségvállalással, érvényesítéssel kapcsolatos iratok

25

ITM3004

Pénzügyi-számviteli tartalmú iratok (kifizetési előrejelzések, hitelesítés, költségnyilatkozatok, forráslehívás, utalás, pénzügyi adatszolgáltatás)

25

ITM3005

Helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos iratok

25

ITM3006

Éves Fejlesztési kerettel kapcsolatos iratok

5

ITM3007

Projekt zárásával kapcsolatos iratok

25

ITM3008

Projektszintű tájékoztatással, nyilvánossággal kapcsolatos iratok

25

ITM3009

Adatszolgáltatással kapcsolatos iratok (indikátor jelentés, előhaladási jelentés, beszámolók)

15

ITM3010

Közbeszerzésekkel kapcsolatos iratok

15

A Nemzeti tengelysúly és kapcsolódó ellenőrzéseket támogató hálózat kialakítása projekttel kapcsolatos iratok

ITM3101

TSM alapdokumentumok

25

ITM3102

TSM-el kapcsolatos belső-külső levelezés (tájékoztatók, jelentések, beszámolók, iratok, valamint más szervezetekkel való kapcsolattartás dokumentumai)

25

ITM3103

Beszerzések, szerződések

25

ITM3104

Generál kivitelezéssel, közbeszerzési eljárással kapcsolatos dokumentumok

25

ITM3105

Koncepcionális szakmai projektanyagok

25

ITM3106

TSM egyéb dokumentumok

25

Szakképzés, felnőttképzés iratai

ITM3201

A szakképzéssel, felnőttképzéssel kapcsolatos stratégiai tervek, koncepciók

N

15

ITM3202

Az egész életen át tartó tanulással kapcsolatos ügyek

10

ITM3203

Európai Bizottsággal történő együttműködéssel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3204

Fejlesztéspolitikai ügyek, CEDEFOP, OECD, ETF, ILO, UNESCO, UNDP, regionális bilaterális ügyek stb.

N

15

ITM3205

Európai uniós forrásból megvalósuló szakképzési, felnőttképzési operatív programok, projektek szakpolitikai tervezéséhez, irányításához kapcsolódó iratok (2007–2013, 2014–2020, 2021–2027)

**5

ITM3206

Kiküldetés, kirendelés

5

ITM3207

OFA Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Kft. által megvalósított szakképzési és felnőttképzési programokkal kapcsolatos iratok

15

ITM3208

Nemzetközi Munkaügyi Szervezettel (ILO), illetve egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok, illetve jelentések iratai

N

15

ITM3209

Nemzetközi intézményekben való részvételhez kapcsolódó előkészítő, illetve háttéranyagok (tájékoztatók, rész- és felkészítő anyagok, összefoglalók)

10

ITM3210

Nemzetközi szakmai fórumokon (ILO, ENSZ, OECD stb.) történő részvétel adminisztratív ügyei

10

ITM3211

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3212

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3213

Európai uniós forrásból megvalósult szakképzési, felnőttképzési projektek (2007–2013) fenntartásához kapcsolódó iratok

15

ITM3214

Hazai társfinanszírozású, illetve egyéb nemzetközi pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM3215

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3216

Együttműködési megállapodások, szerződések iratai

10

ITM3217

Európai uniós forrásból megvalósuló GINOP-6, VEKOP-8 prioritásba tartozó projektek (2014–2020) iratai

**10

ITM3218

Európai uniós forrásból megvalósult GINOP-6, VEKOP-8 prioritásba tartozó projektek (2014–2020) fenntartásához kapcsolódó iratok

**10

ITM3219

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3220

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3221

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3222

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3223

Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok

20

ITM3224

Európai uniós forrásból megvalósuló projektek (2021–2027) iratai

20

ITM3225

Nemzeti Foglalkoztatási Alap képzési alaprésszel (korábban: Munkaerőpiaci Alap képzési alaprésszel, MPA foglalkoztatási alaprész felnőttképzési kerettel) kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3226

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3227

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3228

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3229

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3230

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3231

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3232

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3233

Szakmai tanácsadó testületekkel kapcsolatos ügyek (MFKB, ÁKT)

10

ITM3234

Pályaorientációval, pályakövetéssel kapcsolatos ügyek

20

ITM3235

Hátrányos helyzetű rétegekkel, fogyatékkal élőkkel kapcsolatos ügyek
(SNI, BTM, gyermek, ifjúsági, csökkent munkaképességűek, etnikai kisebbség)

N

15

ITM3236

Szakképzés, felnőttképzés ügyeihez kapcsolódó, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai

10

ITM3237

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3238

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3239

Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM3240

Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM3241

A szakképzés szakmai és vizsgakövetelményeivel, szakképzési kerettanterveivel, vizsgatételeivel, szakmai követelménymodulokkal kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3242

Szakmai tankönyvekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3243

Szakképző intézmények ellenőrzési ügyei

N

15

ITM3244

Középfokú intézmények felvételi információs rendszerének (KIFIR) beiskolázási ügyei

5

ITM3245

Tanulmányokat záró vizsgák ügyei és azok vizsgadokumentumaival kapcsolatos ügyek

20

ITM3246

Mestervizsga-követelményekkel, gyakorlati oktatói képzéssel és vizsgával kapcsolatos ügyek

5

ITM3247

Tanulmányi versenyekkel kapcsolatos ügyek (SZKTV, OSZTV)

5

ITM3248

Felnőttképzés engedélyezésével, ellenőrzésével kapcsolatos ügyek

5

ITM3249

Felnőttképzési programkövetelményekkel kapcsolatos ügyek

5

ITM3250

Az Országos Képzési Jegyzéken (OKJ) szereplő szakképesítések fejlesztésével, az Országos Képzési Jegyzékben szereplő szakképesítések és a korábban kiadott államilag elismert szakképesítések megfeleltetésével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3251

Országos Képzési Jegyzékhez kapcsolódó adminisztratív ügyek

10

ITM3252

A felnőttképzési, szakképzési támogatásokkal, finanszírozással kapcsolatos ügyek

15

ITM3253

A felnőttképzés, szakképzés rendszerére vonatkozó hatékonysági vizsgálatok, elemzések

N

15

ITM3254

Felnőttképzéssel, szakképzéssel kapcsolatos tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

ITM3255

A felsőfokú szakképzéssel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3256

Intézményfenntartói feladatokkal kapcsolatos ügyek

10

ITM3257

Szakképzési rendszerrel és annak ellenőrzésével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3258

Szakképző intézmény igazgatók megbízásával kapcsolatos ügyek

10

ITM3259

Szakképzési centrumok kancellárjainak, főigazgatóinak megbízásával kapcsolatos ügyek

10

ITM3260

Nem állami fenntartású szakképző intézményekkel, nem állami intézményfenntartókkal kapcsolatos ügyek

10

ITM3261

Szakképző intézményekkel összefüggő, máshova nem sorolható ügyek

10

** A program fenntartási időszakát követően

Az európai uniós állami támogatási szabályoknak való megfelelés biztosításához kapcsolódó iratok

ITM3301

Az Európai Bizottsághoz történő bejelentéssel, vagy az Európai Bizottság általi megkereséssel kapcsolatos iratok

N

HN

ITM3302

Támogatási tervezetek (jogszabályok, pályázati felhívások, előterjesztések, támogatási szerződések stb.) állami támogatási szempontú véleményezéséhez kapcsolódó iratok

N

HN

ITM3303

Az uniós jogszabályok alapján fennálló adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó iratok

N

HN

ITM3304

Állami támogatási jogszabályok alkotásához kapcsolódó iratok

N

15

Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok

ITM3401

Gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával, versenyképesség megteremtésével kapcsolatos iratok

N

15

ITM3402

Kutatási és elemzési anyagok

N

15

ITM3403

Stratégiai tervezés módszertanával, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM3404

Stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok

10

ITM3405

Stratégiai megállapodások

N

15

ITM3406

Közgazdasági és versenyképességi elemzési tevékenységgel kapcsolatos iratok

5

ITM3407

Iparági elemzéssel kapcsolatos iratok

5

ITM3408

Nemzetközi stratégiai-tervezési intézetekhez kapcsolódó iratok

10

ITM3409

Közgazdasági modellezéshez, hatásvizsgálathoz kapcsolódó iratok

10

ITM3410

Pénzügyi szektorral kapcsolatos kiemelt ügyek

N

15

ITM3411

Makrogazdasági előrejelzések

15

ITM3412

Makrogazdasági elemzések

N

15

ITM3413

Magyar Nemzeti Bankkal kapcsolatos ügyek

N

15

ITM3414

Jövő- és trendkutatással, illetve nemzetközi think-tankekkel és jövőkutatási intézményekkel kapcsolatos iratok, kapcsolódó iratok

N

15

ITM3415

Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM3416

Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok

10

ITM3417

Nemzetgazdaság szempontjából kiemelt jelentőségű országokkal, kétoldalú gazdasági kapcsolatokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM3418

Magyarországi beruházókkal kapcsolatok ügyek iratai

10

ITM3419

BIE képviselettel és Világkiállításokkal, illetve hazai és nemzetközi kiállításokkal, rendezvényekkel, és vásárokkal kapcsolatos iratok

10

ITM3420

Regionális együttműködési fórumok iratai

10

ITM3421

Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel
(GVB, munkacsoport) kapcsolatos iratok

10

ITM3422

Magyar külképviseletekkel és hazánkba akkreditált diplomáciai testületekkel, illetve nemzetközi koordinációs tevékenységgel kapcsolatos iratok

5

ITM3423

Gazdaságpolitikával, gazdaságtervezéssel, és vállalkozásfejlesztéssel foglalkozó, illetve nemzetközi szerveztek munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok

N

15

ITM3424

Nemzetközi szervezetekkel és közösségi intézményekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai

5

ITM3425

Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokkal kapcsolatos elvi jelentőségű iratok

N

15

ITM3426

Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek iratai

5

ITM3427

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3428

Hazai és közösségi cselekvési tervek, fejlesztési programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos iratok

N

15

ITM3429

Operatív programokhoz kapcsolódó értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai

N

15

ITM3430

Operatív programokkal és cselevési tervekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM3431

Európa2020 Stratégia végrehajtásával összefüggő iratok

N

15

ITM3432

EU források allokációjával kapcsolatos iratok

10

ITM3433

Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) pályázatok

**5

ITM3434

Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program (GINOP) pályázatok

**5

ITM3435

Regionális Operatív Program (ROP) pályázatok iratai

**5

ITM3436

Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) pályázatok

**5

ITM3437

Versenyképes Közép-Magyarország Operatív Program (VEKOP) pályázatok

**5

ITM3438

Vállalkozásfejlesztési politikával kapcsolatos iratok

N

15

ITM3439

A versenyképesség általános javítására, vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentésére irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok

N

15

ITM3440

Vállalkozásokkal, vállalkozásfejlesztési programokkal kapcsolatos jogi szabályozások előkészítése

5

ITM3441

Vállalkozásfejlesztési ügyekkel és támogatási programokkal kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok

10

ITM3442

Vállalkozásfejlesztési Tanáccsal, hazai szervezetekkel és a nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai

5

ITM3443

Vállalkozásfejlesztési folyamattal kapcsolatos adminisztratív ügyek, jelentések, beszámolók

5

ITM3444

Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok meghívók

1

** A program fenntartási időszakát követően

Iparügyekkel kapcsolatos iratok

ITM3501

Stratégiaalkotással, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM3502

Kormányzati iparpolitikai programok végrehajtásához kapcsolódó iratok

10

ITM3503

Monitoring, kutatási és elemzési anyagok

N

15

ITM3504

Ágazati szabályozás előkészítésével kapcsolatos iratok

10

ITM3505

Lánctartozások csökkentésével, a teljesítésigazolási Szakértő Szervvel kapcsolatos iratok

15

ITM3506

Ipari Park Tanáccsal, illetve ipari parkokkal kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM3507

Telepengedélyezéssel kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM3508

Bányászati iparág fejlesztésével kapcsolatos ügyek

15

ITM3509

Fa- és bútoriparral kapcsolatos ügyek iratai

15

ITM3510

Építőipart, építőanyag-ipart érintő találmányok, javaslatok, felajánlások, támogatások

N

15

ITM3511

Építőipart, építőanyag-ipart érintő állami támogatások, pályázatok kiírásával, lebonyolításával kapcsolatos feladatok

15

ITM3512

Az építő- és építőanyag-ipar gazdasági folyamatainak elemzései, tanulmányok

10

ITM3513

Autóbusz iparágat és a kötöttpályás járműipart érintő ügyek iratai

15

ITM3514

Élelmiszeriparral kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM3515

Kreatív iparral kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM3516

Nemzeti akkreditálás és szabványosítás szakmai szabályozással kapcsolatos iratok

N

15

ITM3517

Kamarai, érdekképviseleti, illetve szakmai szervezetekkel kapcsolatos ügyek

5

ITM3518

Haditechnikai és exportellenőrzési hatóság által végzett engedélyezési eljárások iratai

10

ITM3519

Mérésügyi és műszaki biztonsági hatóságok szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok

5

ITM3520

Budapest Főváros Kormányhivatala által lefolytatott hatósági eljárások fellebbezésével kapcsolatos ügyek iratai

5

ITM3521

A nemzetközi és európai uniós ágazati szervekkel és fórumokkal kapcsolatos iratok

5

ITM3522

A gazdaságmozgósítási informatikai rendszerrel kapcsolatos anyagok

10

ITM3523

Gazdaságmozgósítási intézkedési tervek

N

15

ITM3524

A Befogadó Nemzeti Támogatás és a NATO Biztonsági Beruházási Program anyagai

10

ITM3525

Védelmi, védelem- igazgatási gyakorlatokkal, felkészítésekkel kapcsolatos anyagok

10

ITM3526

Minősített időszak tervezése, katonai meghagyás anyagai

5

ITM3527

Védelmi célú állami tartalékokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM3528

Minősített időszaki termelés (haditechnikai, lakossági fogyasztási cikkek) ügyei

5

ITM3529

Minősített időszaki lakossági ellátás tervezése

5

ITM3530

Hadiipari kapacitások, rögzítések, szerződések, előszerződések

5

ITM3531

Minősített időszaki rendkívüli intézkedések anyagai

10

ITM3532

Védelmi célú terület-előkészítés anyagai

10

ITM3533

Ipari katasztrófa-elhárítás információs rendszerjelentések, feldolgozások, költségvetés

5

ITM3534

Nukleárisbaleset-elhárítási anyagok, országos sugárfigyelő-, jelző- és ellenőrző rendszerrel kapcsolatos dokumentumok

10

ITM3535

ENSZ EGB-egyezmény, határon túl nyúló ipari katasztrófák ügyei

N

15

ITM3536

Polgári védelmi költségvetés, beszerzések, készletek selejtezése, továbbképzés iratai

5

ITM3537

Rendkívüli események bejelentése, intézkedések

5

ITM3538

A gazdaságfelkészítési tervezés módszertani, jogszabályi és költségvetési kérdései

10

ITM3539

Katasztrófavédelem ágazati ügyei

10

ITM3540

Ipari katasztrófákkal, vészhelyzetekkel, rendkívüli eseményekkel kapcsolatos anyagok

N

15

ITM3541

Nemzeti válságkezelési rendszer kialakításának dokumentumai

N

15

ITM3542

Európai Védelmi Ügynökség (EDA) védelmi piac integrációs programjával kapcsolatos ügyek

5

ITM3543

A NATO-tagságból adódó ágazati feladatok dokumentumai

10

ITM3544

Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, kiadványok, meghívók

1

Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai

ITM3601

Építésgazdasági tevékenységgel kapcsolatos kutatás-fejlesztés

N

15

ITM3602

Az építésgazdaság körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek

15

ITM3603

Az építőipari támogatási programmal kapcsolatos iratok

N

15

ITM3604

Az építésgazdasági tevékenység elismerésére alapított díjakkal kapcsolatos ügyek

5

ITM3605

Épület-energiahatékonysági közép- és hosszú távú cselekvési tervének

N

15

ITM3606

Hazai és nemzetközi építőipari, építőanyag-ipari szakmai szervezetekkel, szövetségekkel és kutató intézetekkel kapcsolatos iratok

10

ITM3607

Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, kiadványok, meghívók

1

Kereskedelemmel kapcsolatos ügyek

ITM3701

Kereskedelem-fejlesztés, stratégiai anyagok

N

15

ITM3702

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3703

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3704

Kamarai, érdekképviseleti, szakmai szervezeti ügyek

5

ITM3705

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3706

Szakmai konferenciák rész-, és felkészítő anyagai

3

ITM3707

Törölt irattári tételszám

 

 

ITM3708

Törölt irattári tételszám

 

 

Egészségiparral kapcsolatos ügyek

ITM3801

Ágazati (gyógyszer- és gyógynövényipari, orvostechnológiai, orvosi IKT, biotechnológia) fejlesztési stratégiák elvi jelentőségű ügyei

N

15

ITM3802

Stratégiai feladatok végrehajtásával kapcsolatos adminisztratív ügyek

5

ITM3803

Európai uniós társfinanszírozású egészségipari-programok, véglegesített anyagok

N

15

ITM3804

Egészségiparral, egészséggazdálkodással kapcsolatos adminisztratív ügyek és statisztikák

5

ITM3805

Miniszteri keret terhére nyújtott támogatások ügyei

5

ITM3806

Két- és többoldalú nemzetközi egészségipari-egészséggazdasági szerződések, egyezmények

N

15

ITM3807

Kétoldalú egészségipari-egészséggazdasági kapcsolatok iratai

5

ITM3808

Nemzetközi szervezetek szakmai fórumaival, illetve nemzetközi turisztikai kapcsolatokkal kapcsolatos iratok (V4, KEK, OECD)

5

ITM3809

Egyéb egészségipari programok iratai

5

ITM3810

Egészségipari tevékenység területének közigazgatási és jogi elvi jellegű ügyei

N

15

ITM3811

Egészségiparral kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók

1

Kiterjesztett gyártói felelősségi rendszerrel, termékdíjjal, betétdíjjal és hulladékhasznosítással
kapcsolatos iratok

ITM3901

Hulladékhasznosítás támogatás elszámolásával kapcsolatos ügyek iratai

10

ITM3902

Hulladékhasznosítás támogatás helyszíni ellenőrzésével kapcsolatos iratok

10

ITM3903

Hulladékgazdálkodással összefüggő környezettudatos szemléletformálási támogatásokkal (pályázat és egyedi) kapcsolatos ügyiratok

10

ITM3904

Éves hulladékgazdálkodással kapcsolatos környezettudatos szemléletformáláshoz kapcsolódó kommunikációs tervhez kapcsolódó ügyiratok

10

ITM3905

Hulladékgazdálkodással kapcsolatos környezettudatos kommunikációs akciók ügyiratai

10

ITM3906

Hulladékgazdálkodással összefüggő iparfejlesztési támogatásokkal kapcsolatos ügyiratok

10

ITM3907

A termékdíjköteles termékekből képződött hulladékok gyűjtésével és hasznosításával kapcsolatos tervezési és stratégiai feladatok

5

ITM3908

A hulladékhasznosítással kapcsolatos közbeszerzési eljárások előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatos ügyek

5

ITM3909

Kiterjesztett gyártói felelősségi, termékdíj és betétdíj rendszerre vonatkozó stratégiai feladatok, jogszabály előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek

15

ITM3910

Kiterjesztett gyártói felelősségi, termékdíj és betétdíj rendszer szakterületét érintő, ahhoz kapcsolódó iratok bejelentések, panaszok, javaslatok, állampolgári megkeresések, tájékoztatók, állásfoglalások

10

ITM3911

Az uniós és hazai jogszabályok alapján fennálló adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó iratok

N

15

A felsőoktatással, valamint a felsőoktatási kutatás-fejlesztési és a tudománypolitika koordinációjával
kapcsolatos iratok

ITM4001

Tudománypolitika, felsőoktatási tudományos ügyek

N

15

ITM4002

A felsőoktatási kutatás-fejlesztéssel és innovációval kapcsolatos ügyek

15

ITM4003

Doktori képzés (PhD, DLA)

15

ITM4004

A Magyar Tudományos Akadémiával (MTA) kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4005

Állami tulajdonú kutatóintézetekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4006

Az Országos Tudományos Diákköri Konferenciával kapcsolatos ügyek (OTDK)

N

15

ITM4007

A felsőoktatási kiválósággal és tehetséggondozással kapcsolatos ügyek

15

ITM4008

A KFI-t érintő Operatív Programokkal kapcsolatos ügyek

15

ITM4009

Eötvös Loránd Kutatási Hálózat titkárságával és kutatóintézeti hálózatával kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4010

Felsőoktatási támogatási ügyek (magyarországi, külföldi és határon túli magyar)

15

ITM4011

Hallgatói kérdések, hallgatói jogviszony, hallgatói panaszok, hallgatói állásfoglalás kérések, hallgatói fellebbezések, határozatok, hallgatók által fizetendő költségtérítési ügyek

15

ITM4012

Felsőoktatási kollégiumi ügyek

15

ITM4013

Felsőoktatási intézményfejlesztési tervek (IFT)

N

15

ITM4014

Felsőoktatási intézmények Modern Városok Programmal kapcsolatos ügyei

N

15

ITM4015

Felsőoktatási intézmények alapító okirata, intézményi szabályzatok, szakmai beszámolók, az Oktatási Hivatal által készített nyilvántartási adatok, intézményi akkreditáció

N

15

ITM4016

Megbízások és a megbízások visszavonása, továbbá a fenntartói, munkáltatói jogkörökből adódó feladatok (pl.: rektori, kancellári, belső ellenőri)

50

ITM4017

Egyetemi tanári és főiskolai tanári kinevezések, felmentések

50

ITM4018

Kitüntetés, doktorrá avatás, felsőoktatási intézmények által kiadott oklevelek, pedagógusi díszoklevelek, elismerések

50

ITM4019

Felsőoktatási kancelláriákkal kapcsolatos ügyek

10

ITM4020

Habilitációval kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4021

Felsőoktatási könyvtárak, levéltárak és múzeumok ügyei

N

15

ITM4022

Felsőoktatási bizottságokhoz, konzisztóriumokhoz, kuratóriumokhoz kapcsolódó ügyek, Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság (MAB), Felsőoktatási Tervezési Testület (FTT) ügyei

N

15

ITM4023

Felsőoktatásban dolgozók egyéni kérdései, panaszai, állásfoglalás-kérései

15

ITM4024

Az Elektronikus Információszolgáltatás (EISZ) Nemzeti Programmal kapcsolatos ügyek

10

ITM4025

A felsőoktatási törvény végrehajtásából adódó feladatok

10

ITM4026

Felsőoktatási közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos ügyek, közszféra nyugdíjpolitika, továbbfoglalkoztatás

50

ITM4027

Felsőoktatási intézmények integrációs ügyei

N

15

ITM4028

Felsőoktatási alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4029

Adatszolgáltatási és nyilvántartási rendszerek (Felsőoktatási Információs Rendszer, Diplomás Pályakövetési Rendszer, Ágazati Vezetői Információs Rendszer) felügyeletével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4030

Public-Private Partnership (PPP) konstrukcióban megvalósult felsőoktatási projektek

N

15

ITM4031

Felsőoktatási intézmények vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyei

15

ITM4032

Finanszírozáshoz kapcsolódó adatgyűjtés

15

ITM4033

Felsőoktatási statisztikával kapcsolatos szakmai irányítási ügyek

N

15

ITM4034

Felsőoktatási statisztikai adatgyűjtések

N

15

ITM4035

Felsőoktatási statisztikai adatszolgáltatások

5

ITM4036

Felsőoktatást érintő szakképzési ügyek (szakképzési hozzájárulás, iskolarendszeren kívüli szakképzés a felsőoktatásban), szakmai gyakorlat

15

ITM4037

Bizonyítványok, oklevelek minősítésével, honosításával, egyenértékűségével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4038

Felsőoktatási felvételi eljárások, keresetek

15

ITM4039

Felsőoktatási ösztöndíjak adományozása (Bursa Hungarica Felsőoktatási Önkormányzati Ösztöndíj, Klebelsberg Képzési Ösztöndíj, Nemzeti felsőoktatási ösztöndíj, Vásáry Tamás Ösztöndíj, Törőcsik Mari Ösztöndíj)

50

ITM4040

Felsőoktatási képzés szakmai ügyei (duális képzés, Közösségi Felsőoktatási Képzési Központ, KKK), hatósági ügyekben hozott döntések (I–II. fok), határozatok, miniszteri engedélyhez kötött eljárások

N

15

ITM4041

Pedagógusképzés, tanártovábbképzés szakmai ügyei (Klebelsberg Intézményfenntartó Központ ügyei)

N

15

ITM4042

Felsőoktatási képzésben résztvevő fogyatékossággal élő hallgatók ügyei

15

ITM4043

Felsőoktatási felvételivel kapcsolatos feladatok, adatszolgáltatás, felsőoktatási felvételi tájékoztató

2

ITM4044

Gyakorlóiskolák ügyei

N

15

ITM4045

Az Oktatási Jogok Biztosának Hivatala által kezelt felsőoktatási panaszügyek

N

15

ITM4046

A felsőoktatás stratégiai és fejlesztési ügyei

N

15

ITM4047

Az európai uniós programozási időszakkal kapcsolatos ügyek (2014–2020., 2021–2027.)

N

15

ITM4048

Felsőoktatási minőségügy

N

15

ITM4049

Felsőoktatási informatikai, digitális programok

15

ITM4050

A felsőoktatással kapcsolatos nemzetközi ügyek, mobilitás

15

ITM4051

Felsőoktatást érintő, máshova nem sorolható ügyek

10

Európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, kialakításának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai

ITM4101

Támogatáspolitikai intézkedések módszereihez és követelményeihez kapcsolódó ügyek

N

15

ITM4102

Támogatáspolitikai feladatok végrehajtásában közreműködő szervezetekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4103

Fejlesztéspolitikai programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer ügyei

N

15

ITM4104

Fejlesztéspolitikai végrehajtási intézményrendszer kialakításával kapcsolatos ügyek

N

15

Fenntarthatósággal kapcsolatos iratok

ITM4201

Fenntarthatóság stratégia dokumentumaival kapcsolatos iratok

N

15

ITM4202

Általános fenntarthatósági iratok

5

ITM4203

Fenntartható fejlesztési célokkal kapcsolatos iratok

10

ITM4204

Vállalati fenntarthatósággal kapcsolatos iratok

10

Foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos iratok

ITM4301

Kollektív szerződésekkel kapcsolatos ügyek

N

HN

ITM4302

Közalkalmazotti szakszervezetek taglétszám igazolásával kapcsolatos dokumentumok

N

15

ITM4303

Üzemi tanácsi választással, eredményekkel kapcsolatos dokumentumok

N

HN

ITM4304

Ágazati párbeszéd ügyeinek iratai

N

HN

ITM4305

A Kormány, a munkavállalói és munkaadói érdekképviseletek együttműködésére, a szociális partnerek jog- és hatáskörére vonatkozó iratok

N

15

ITM4306

Makroszintű intézményes egyeztető fórumok fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4307

Munkavállalók részvételi intézményrendszerével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4308

Alternatív vitarendezéssel, munkaügyi konfliktusok kezelésével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4309

A Közalkalmazottak Országos Munkaügyi Tanácsával (KOMT) kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4310

Országos Közszolgálati Érdekegyeztető Tanáccsal (OKÉT) kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4311

Érdekegyeztetés, társadalmi párbeszéd, munkaügyi kapcsolatok folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai

10

ITM4312

Társadalmi párbeszéddel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók

1

ITM4313

Munkaerő-piaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek

5

ITM4314

Eljárásrend, szakmai útmutató, ajánlás

5

ITM4315

Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél

5

ITM4316

Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok

10

ITM4317

Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok

5

ITM4318

Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai

15

ITM4319

Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai

5

ITM4320

Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

2

ITM4321

Közösségi költségvetéssel, költségvetés módosításokkal, közösségi zárszámadásokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM4322

Migráns munkavállalók szociális biztonságának ügyei

50

ITM4323

Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás

15

ITM4324

Foglalkoztatáspolitikai koncepciók kialakításához kapcsolódó kutatási és elemzési anyagok

10

ITM4325

Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások

N

15

ITM4326

A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése

N

15

ITM4327

Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához

N

15

ITM4328

Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához

N

15

ITM4329

Bér meghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetmény-rendszerek a költségvetési szférában)

N

15

ITM4330

Bérszakmai szolgáltatások (adatközlés, felvilágosítás, tanácsadás, állásfoglalás megkeresésre)

N

15

ITM4331

Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok

15

ITM4332

Csoportos létszámleépítés bejelentésével kapcsolatos ügyek

10

ITM4333

Munkaerőpiaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek

5

ITM4334

Munkaerő-piaccal és foglalkoztatással kapcsolatos társszervi megkeresések

5

ITM4335

OFA Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Kft. által megvalósított foglalkoztatáspolitikai programokkal kapcsolatos iratok

N

15

ITM4336

Foglalkoztatáspolitikához kapcsolódó informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok

5

ITM4337

GINOP és VEKOP keretében a Minisztérium, mint Konzorciumvezető által megvalósuló kiemelt projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

10

ITM4338

Foglalkoztatáspolitikához, illetve munkafelügyelethez kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

1

ITM4339

A vállalati társadalmi felelősségvállaláshoz (CSR) és a felelős üzleti magatartáshoz (RBC) kapcsolódó ügyek

5

ITM4340

A CSR Cselekvési Tervhez kapcsolódó ügyek

N

15

ITM4341

A közfelelősség-vállaláshoz (PSR) kapcsolódó ügyek

10

ITM4342

A Duna Stratégia Befektetés az Emberi Erőforrásokba munkacsoportjához (EUDRS PA9) kapcsolódó ügyek

5

ITM4343

A nemzetközi- és kétoldalú együttműködésekhez kapcsolódó ügyek

5

ITM4344

Az OECD Nemzeti Kapcsolattartó Pont működéshez kapcsolódó ügyek

10

ITM4345

A Nemzeti Önkéntes Tanács munkájához kapcsolódó ügyek

10

ITM4346

Megfelelőség-tanúsítással és megfelelőség-értékeléssel kapcsolatos témák

10

ITM4347

MSZT (Magyar Szabványügyi Testület) tagsággal, szabványosítással, szabványok véleményezésével összefüggő ügyek

10

ITM4348

Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos megkeresések

5

ITM4349

Fokozott expozíciók bejelentése

5

ITM4350

Foglalkozási megbetegedések bejelentése

5

ITM4351

Balesetvizsgálati anyagok

5

ITM4352

Súlyos munkabalesetek bejelentőlapjai és jegyzőkönyvei

10

ITM4353

Munkavédelmi jelentések, adatszolgáltatások

N

15

ITM4354

Munkavédelmi szakértői ügyek

10

ITM4355

Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai

5

ITM4356

Munkavédelem szakmai irányításával kapcsolatos ügyek

5

ITM4357

Munkavédelmi célvizsgálatok, akcióellenőrzések

5

ITM4358

Előzetes bejelentéssel folytatott munkavédelmi ellenőrzések

5

ITM4359

Piac-felügyeleti ügyek (KPIR – Központi Piacfelügyeleti Intézkedési Rendszer, RAPEX – veszélyes fogyasztási cikkekkel kapcsolatos bejelentések rendszere, ellenőrzések stb.)

15

ITM4360

Országos Munkavédelmi Bizottsággal kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4361

Nemzeti Munkavédelmi Politikával kapcsolatos ügyek dokumentumai, jegyzőkönyvek, levelezések

N

15

ITM4362

Munkabiztonsági szakértők működési engedélye

N

15

ITM4363

Igazságügyi szakértői kérelmek véleményezése

15

ITM4364

Panaszügyek munkavédelmi ügyekben

5

ITM4365

Bejelentések munkavédelmi ügyekben

5

ITM4366

Felügyeleti intézkedés I. fokú munkavédelmi közigazgatási határozattal szemben

10

ITM4367

Peres ügyek munkavédelmi ügyekben

10

ITM4368

Európai Munkavédelmi Ügynökséggel kapcsolatos ügyek

10

ITM4369

SLIC-kel (Munkafelügyeleti Vezetők Bizottságával) kapcsolatos ügyek

10

ITM4370

Elsőfokú munkavédelmi közigazgatási határozat ellen benyújtott keresetlevelek

10

ITM4371

Foglalkoztatási egyezmények

N

15

ITM4372

Munkaerőpiaccal kapcsolatos hazai és nemzetközi konferenciák, tanácskozások jegyzőkönyvei

N

15

ITM4373

Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások

N

15

ITM4374

Egyes atipikus foglalkoztatási formák támogatásával kapcsolatos javaslatok, koncepciók

N

15

ITM4375

Foglalkoztatással kapcsolatos jogszabályok közösségi jogharmonizációval kapcsolatos iratok

10

ITM4376

A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése

N

15

ITM4377

Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához

N

15

ITM4378

Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához

N

15

ITM4379

Bér meghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetményrendszerek a költségvetési szférában)

N

15

ITM4380

Modellszámítások a közalkalmazotti illetményrendszerhez

N

15

ITM 4381

Javaslatok az európai uniós bérszintekhez való hosszabb távú bérpolitika kialakításához

N

15

ITM4382

Nemzetközi szervezetek tájékoztatása a bérmeghatározási rendszerekről, a béralakulásról

15

ITM4383

A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos rövid és középtávú előrejelzések

15

ITM4384

A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos hosszú távú előrejelzések

N

15

ITM4385

Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok

15

ITM4386

Nemzeti Foglalkoztatási Alapból nyújtandó munkahelyteremtő támogatások iratai

20

ITM4387

Aktív foglalkoztatási célok támogatása fejezeti kezelésű előirányzatból (AFC) nyújtandó támogatásokkal kapcsolatos iratai

10

ITM4388

Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok

20

ITM4389

Megyei Munkaerő-piaci programokkal kapcsolatos iratok

10

ITM4390

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységgel kapcsolatos hatósági ügyek

N

15

ITM4391

A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkavédelmi, illetve munkaügyi hatáskörben eljáró járási hivatalaival kapcsolatos hatósági ügyek

N

15

ITM4392

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek nyilvántartásba vétellel kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

ITM4393

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek közérdekű munkával kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

ITM4394

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egység vezetői értekezlet szervezésével kapcsolatos iratok

5

ITM4395

Foglalkoztatással összefüggő megbízási szerződések

15

ITM4396

Területi regionális foglalkoztatások ügyei

10

ITM4397

Munkaerő-piaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek

5

ITM4398

Megegyezésen alapuló Vezetési Rendszer (MEV rendszer) fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos ügyek

5

ITM4399

Foglalkoztatási portálokkal (eures.munka.hu, munka.hu) kapcsolatos iratok

5

ITM4401

Informatikai programrendszerek módszertani támogatásával kapcsolatos ügyek

5

ITM4402

Nemzetközi Szabványügyi Testülettel (ISO) kapcsolatos iratok

5

ITM4403

Munkaerő-piaccal és foglalkoztatással kapcsolatos társszervi megkeresések

5

ITM4404

Az EURES Nemzeti Koordinációs Iroda működtetésével kapcsolatos ügyek

10

ITM4405

Harmadik országbeli állampolgárok magyarországi munkavállalásával kapcsolatos iratok (másodfokú szakhatósági döntések)

15

ITM4406

Foglalkoztatáspolitikai ügyek folyamatába épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések dokumentumai (FEUVE)

10

ITM4407

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egysége általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4408

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek munkanélküli ellátásokkal, foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal, munkaerő-piaci szolgáltatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

ITM4409

A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok

10

ITM4410

Éves foglalkoztatási jelentések, adatok

N

15

ITM4411

Havi jelentések, adatszolgáltatások munkaügyekben

5

ITM4412

Hivatalvizsgálat

N

15

ITM4413

Évzárási/évnyitási feladatokhoz kapcsolódó ügyek

5

ITM4414

Partnerközpontú minőségirányítási rendszer

5

ITM4415

Az Európai Unió Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek

N

15

ITM4416

Külföldi szervekkel kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4417

Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok

10

ITM4418

Európai uniós intézmények és fórumok tevékenységével kapcsolatos iratok

N

15

ITM4419

Nemzetközi és európai uniós intézményekben való részvételhez kapcsolódó előkészítő, illetve háttéranyagok (tájékoztatók, rész- és felkészítőanyagok, összefoglalók)

N

15

ITM4420

Európai uniós, illetve nemzetközi szakmai fórumokon (ILO, ENSZ, OECD stb.) történő részvétel adminisztratív ügyei

10

ITM4421

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság, valamint szakértői munkacsoportjainak iratai

10

ITM4422

Foglalkoztatáshoz kapcsolódó pilot eljárások, illetve kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárások iratai

10

ITM4423

Nemzeti ILO Tanács működésével kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4424

Foglalkoztatással és munkaerő szabad áramlásával kapcsolatos nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtásával összefüggő iratok

10

ITM4425

Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)

N

15

ITM4426

Kiemelt programok tervezésével és előkészítésével kapcsolatos ügyek

10

ITM4427

Strukturális Alapok keretében megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és nyomon követésével kapcsolatos iratok (például TÁMOP, TIOP, GINOP, VEKOP stb.)

15

ITM4428

Közvetlen brüsszeli pályázatok iratai

20

ITM4429

Hazai társfinanszírozású, illetve egyéb nemzetközi pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek

15

ITM4430

Európai Globalizációs Alkalmazkodási Alap (EGAA) felhasználása

5

ITM4431

Európai Szociális Alappal (ESZA) kapcsolatos ügyek

N

15

ITM4432

Államreform Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok

10

ITM4433

Elektronikus Közigazgatás Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok

**10

ITM4434

HEFOP 1.2 projekttel kapcsolatos iratok

**10

ITM4435

HEFOP 2.2.2 projekt dokumentációja

**10

ITM4436

HEFOP 3.5.3 Lépj egyet előre projekt iratai

**10

ITM4437

KMROP 4.1.2 Az integrált foglalkoztatási és szociális szolgáltatási rendszer kialakítása projekt iratai

**10

ITM4438

TÁMOP 1.1.2 Decentralizált programok a hátrányos helyzetűek foglalkoztathatóságáért projekt iratai

**10

ITM4439

TÁMOP 1.3.1 projekt kapcsolatos ügyek

**10

ITM4440

TÁMOP 1.3.1-12 A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat fejlesztése II. projekt iratai

**10

ITM4441

TÁMOP 2.1.1 Lépj egyet előre II. projekt iratai

**10

ITM4442

TÁMOP-2.4.3 D-3-13/1 Foglalkoztatási szövetkezet – Híd a munka világába projekttel kapcsolatos iratok

**15

ITM4443

TÁMOP 2.4.8-12 A munkahelyi egészség és biztonság fejlesztése, a munkaügyi ellenőrzés fejlesztése kiemelt projekt iratai

**10

ITM4444

TÁMOP 2.6.1 Az akkreditáció rendszerének kialakítása projekttel kapcsolatos iratok

**10

ITM4445

TÁMOP 5.4.2 Központi szociális információs fejlesztések projekttel kapcsolatos iratok

**10

ITM4446

TÁMOP 5.6.3-12 A fogvatartottak többszakaszos, társadalmi és munkaerő-piaci integrációja és az intenzív utógondozás modellje projekt iratai

**10

ITM4447

TIOP 3.2.1-08 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése
az ÁFSZ infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai

**10

ITM4448

TIOP 3.2.1-12 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése a foglalkoztatási szolgálat infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai

**10

ITM4449

Integrációs keret költségvetésével és feladatfinanszírozással összefüggő ügyek

**10

ITM4450

Európai uniós képzések koordinációjával összefüggő ügyek (például TAIEX együttműködés)

N

15

ITM4451

Közfoglalkoztatással kapcsolatos ügyek

15

ITM4452

Közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó foglalkoztathatósági vizsgálat

10

ITM4453

Közfoglalkoztatásból a versenyszférába munkaerő-piaci program

10

ITM4454

Foglalkoztatáspolitikához kapcsolódó informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok

10

ITM4455

Együttműködési megállapodások, szerződések iratai

5

ITM4456

GINOP és VEKOP keretében a Minisztérium mint Konzorciumvezető által megvalósuló kiemelt projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

10

ITM4457

GINOP 6.2.1-VEKOP-15 Részvétel az OECD Felnőttek Képesség- és Kompetenciamérése programjában (PIAAC) projekt iratai

**10

ITM4458

GINOP 6.1.2. Digitális Szakadék Csökkentése projekt iratai

**10

ITM4459

Nem kiemelt, európai uniós forrásból megvalósuló projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

**10

ITM4460

Hazai forrásból megvalósuló projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok

**10

ITM4461

Foglalkoztatáspolitikához, illetve munkafelügyelethez kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók

**10

ITM4462

GINOP-5.3.7 Jogszerű foglalkoztatás fejlesztése projekt iratai

2027. december 31-ig

** A program fenntartási időszakát követően.

ITM4463

Uniós munkanélküli ellátások megtérítésével kapcsolatos ügyek

10

ITM4464

Nemzeti Foglalkoztatási Alap szabályzatai, működtetésével kapcsolatos központi szabályozások, elvi állásfoglalások, iránymutatások, kérelmek, tervezések dokumentumai

N

15

ITM4465

Nemzeti Foglalkoztatási Alap tervezésével kapcsolatos iratok

10

ITM4466

Nemzeti Foglalkoztatási Alappal kapcsolatos adatszolgáltatások

10

ITM4467

Nemzeti Foglalkoztatási Alap könyvviteli elszámolását közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok

10

ITM4468

Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetési dokumentumai (beszámolók, zárszámadások)

N

15

ITM4469

Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésének adminisztratív ügyei: számviteli, leltározási dokumentumok, megállapodások, havi és negyedéves jelentések, szerződések stb.

10

ITM4470

Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésével, felhasználásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi ellenőrzések iratai

10

ITM4471

Peres ügyek munkaügyi ellenőrzési ügyekben

10

ITM4472

Felügyeleti intézkedés I. fokú munkaügyi ellenőrzési közigazgatási döntésekkel kapcsolatban

10

ITM4473

Panaszügyek munkaügyben

5

ITM4474

Munkaügyi célvizsgálatok, akcióellenőrzések

N

ITM4475

Éves foglalkoztatási jelentések, adatok (munkaügyi ellenőrzés)

N

15

ITM4476

Hivatalvizsgálat (munkaügyi ellenőrzés)

N

15

ITM4477

Havi jelentések, adatszolgáltatások munkaügyekben

5

15

ITM4478

Nemzetközi Munkaügyi Szervezetek (ILO), illetve egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok, illetve jelentések anyagai (belföldi)

N

15

ITM4479

Európai Munkaügyi Hatósággal (ELA) kapcsolatos ügyek

10

ITM4480

Emberkereskedelem elleni mechanizmussal kapcsolatos ügyek

10

ITM4481

A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkaügyi hatósági ügyek

N

ITM4482

Belső Piaci Információs Rendszerrel (IMI) kapcsolatos megkeresések

5

ITM4483

Társfőhatóságokkal folytatott levelezések munkaügyekben

5

ITM4484

Munkaügy szakmai irányításával kapcsolatos ügyek

5

ITM4485

Munkaügyi ellenőrzési ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai

5

ITM4486

Jogerős I. fokú határozatok (munkaügyi ellenőrzés)

2

ITM4487

Ügyészségi törvényességi felügyelet közigazgatási ügyekben

10

ITM4488

POSTING (Kiküldetés, kirendelés, munkaerő-kölcsönzés) ügyek

5

ITM4489

Hatósági bizonyítványokkal kapcsolatos iratok

10

ITM4490

A GINOP 5.3.7 projekt megvalósításával kapcsolatos levelezések

15

ITM4491

Együttműködés a Munkahelyek Biztonságáért partnerségi program

10

ITM4492

Kontrolleri lekérdezések

15

ITM4493

Munkaügyi, munkavédelmi szakmai rendszerrel kapcsolatos iratok

15

2. függelék


A központi érkeztető rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzéke

1. Európai Bizottsággal történő levelezés iratai;
2. költségvetés tervezésének iratai;
3. pályázatokhoz, támogatási kérelmekhez, projektekhez kapcsolódó iratanyag és teljes dokumentáció (projekt státuszjelentések, kifizetési kérelmek és hiánypótlásaik, szakértői szerződésekkel kapcsolatos tanulmányok, megvalósíthatósági tanulmányok, projektzárási anyagok, szabálytalansági eljárások vizsgálatok anyagai, beadványok, panaszok, követelésekkel kapcsolatos levelezés);
4. bírósági iratok;
5. nemzetközi szervezetektől érkező küldemények

3. függelék


A minisztérium hivatali szervezetei (hivatali egységek) által rendszeresen használt irattípusok iratmintatára


Az iratmintatárban a minisztérium szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.

A kimenő, a belső keletkezésű levelek, valamint a feljegyzések kötelező betűtípusa 12-es méretű Times New Roman.

Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:

1.    küldeményborító,
2.    előadói ív,
3.    állami vezetői kimenő levél,
4.    főosztályvezetői kimenő levél,
5.    feljegyzés,
6.    határozat/végzés,
7.    emlékeztető,
8.    jegyzőkönyv,
9.    iratkiadó bizonylat,
10.    kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez,
11.    igénylőlap bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez,
12.    iratselejtezési jegyzőkönyv,
13.    selejtezési iratjegyzék,
14.    iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,
15.     iratátadás-átvételi jegyzék.


1. iratminta: küldeményborító



Innovációs és Technológiai Minisztérium
küldeményborító

Érkeztető szám:
Iktatószám:
Érkeztetés dátuma:
Beküldő:
Hivatkozási szám:
Címzett szervezeti egység:
Iratkapcsolatok:
Csatolt irat:

Tárgy:

Kezelési feljegyzés:
Irattári tételszám:




2. iratminta: előadói ív



Innovációs és Technológiai Minisztérium
előadói ív

Iktatószám:
Létrehozó szervezeti egység:
Ügyintéző:
Beküldő:
Hivatkozási szám:
Határidő:
Iratkapcsolatok:
Befoglalt ügyirat:
Befoglaló ügyirat:
Csatolt irat:

Tárgy:

Kiadmányozás előtt lássa:
Kezelési feljegyzés:
Irattárazást jóváhagyom:
Irattári tételszám:



3. iratminta: állami vezetői kimenő levél




ÁLLAMI VEZETŐ NEVE
BEOSZTÁSA

Iktatószám:

Ügyintéző:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

Telefonszám:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

Hivatkozási szám:

(amennyiben rendelkezésre áll)




<<Címzett neve>>
<<Címzett beosztása>>
részére

<<Szervezet>>
<<Szervezeti egység>>

<<Címzett címe (Helység)>>
<<utca házszám>>
<<irányítószám>>


Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Beosztás>> Asszony/Úr!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

<<Keltezés helye, ideje>>


Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

(P. H.)

Melléklet:
Kapják:



<<A minisztérium címe>>, <<e-mail>>; <<telefonszám, fax>> – az állami vezetői levélpapír lábléce szerint


4. iratminta: főosztályvezetői kimenő levél



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

Ügyintéző:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

Telefonszám:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

Hivatkozási szám:

(amennyiben rendelkezésre áll)




<<Címzett neve>>
<<Címzett beosztása>>
részére

<<Szervezet>>
<<Szervezeti egység>>

<<Címzett címe (Helység)>>
<<utca házszám>>
<<irányítószám>>


Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Beosztás>> Asszony/Úr!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

<<Keltezés helye, ideje>>


Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>
<<beosztása>>

(P. H.)

Melléklet:
Kapják:



<<A minisztérium címe>>, e-mail: <<szervezeti egység e-mail-címe>>; tel.: <<telefonszám>>

5. iratminta: feljegyzés



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

Ügyintéző:

 

Telefonszám:

 

Hivatkozási szám: (amennyiben rendelkezésre áll)



FELJEGYZÉS

<<név, beosztás asszony/úr >>
részére


Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>


Tisztelt <<Beosztás>> Asszony/Úr!


<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

<<Kísérő feljegyzés esetében: a kimenő levél aláírásához szükséges releváns információk feltüntetése (pl. az előzmények, tervezett intézkedések rövid leírása, jogi háttér, illetve javaslatok bemutatása)>>






<<Keltezés helye, ideje>>


Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>
<<beosztása>>


Melléklet:


6. iratminta: határozat/végzés



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

Ügyintéző:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

Telefonszám:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

E-mail:

(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)

 

Hivatkozási szám:

(amennyiben rendelkezésre áll)




HATÁROZAT/VÉGZÉS


<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>


Budapest, << Dátum >>


<<a hatáskör gyakorlójának neve>>
<<a hatáskör gyakorlójának beosztása>>
nevében és megbízásából:


<<a kiadmányozó neve>>
<<a kiadmányozó beosztása>>
(P. H.)




Melléklet:

A határozatot/végzést tértivevénnyel kapják:
<<személy vagy szerv megnevezése>>
Irattár



<<A minisztérium címe>>, e-mail: <<szervezeti egység e-mail-címe>>; tel.: <<telefonszám>>


7. iratminta: emlékeztető



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:


EMLÉKEZTETŐ

Helyszín:    <<Emlékeztető tárgyának helyszíne>>
Időpont:    <<Emlékeztető tárgyának időpontja>>
Jelen vannak:    <<Név>>, <<Cég/Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>
<<Név>>, <<Cég/Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>
vagy utalás a külön jelenléti ívre

Tárgy: <<Téma>>

<<Az emlékeztető szövege>>
















Készítette:     <<Készítő neve>>
Egyetértek:     …………………………
Melléklet:
Készült:     ……… példányban
Kapják:     <<személy vagy szerv megnevezése (lehet jelenlévőkre utalással)>>
Irattár


8. iratminta: jegyzőkönyv



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:


JEGYZŐKÖNYV


Készült:     <<dátum, szerv és helyiség megnevezése>>
Tárgy:     <<a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény,
intézkedés, eljárás stb. megnevezése>>
Jelenlevők:     <<a jelenlévő, részt vevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk
felsorolása, vagy utalás a külön jelenléti ívre>>
Jegyzőkönyvvezető:     <<a jegyzőkönyvvezető megnevezése>>

<<Szöveg>>








………………………………………    ………………………………………
<<aláírás>>     <<aláírás>>


………………………………………    ………………………………………
<<aláírás>>     <<aláírás>>


(P. H.)

Melléklet:
Készült:    ………… példányban
Kapják:     <<személy vagy szerv megnevezése>>
<<személy vagy szerv megnevezése>>
Irattár


9. iratminta: iratkiadó bizonylat



KÖZPONTI IRATTÁR


IRATKIADÓ BIZONYLAT


A(z) …………………………………………………………………...……… ikt. sz. iratot a minisztérium központi irattárából …………………………………………………… főosztály részére átadtam/átvettem.


Budapest, ……………………………………………………


……………………………………………
(olvasható aláírás)






10. iratminta: kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

KÍSÉRŐLAP
elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

Címzett neve:

Címe:

Adathordozó paraméterei:

Adathordozó típusa (DVD, CD stb.):

Méret (kapacitás):

Nyilvántartási szám

Adatállomány azonosítója (neve), típusa (fájl neve, típusa)

Tárgy

Rendelkezik-e elektronikus aláírással

Megjegyzés

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



<<Keltezés helye, ideje>>
<<aláírás>>
<<kiadmányozó neve, beosztása>>


(P. H.)



11. iratminta: igénylőlap bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Igénylőlap bélyegző/pecsétnyomó igényléséhez, cseréjéhez, pótlásához1

Bélyegző/Pecsétnyomó2

Megrendeléséhez
……………. db

Cseréjéhez
……………. db

Pótlásához
…………… db

Amennyiben az igény soron kívüli, kérjük indokolni:

Csere/pótlás indoka:

Teljesítési cím:

1. Az igénylő személy neve, hivatali egység megnevezése, (Főosztály, Osztály) telefonos elérhetősége:

 

2. A bélyegzőt/pecsétnyomót használó személy neve, beosztása, szervezeti egysége:

 

3. A készítendő bélyegző szövege:

 

4. A készítendő bélyegző fajtája:

 

5. A bélyegző/pecsétnyomó cseréjének/pótlásának indoka:

 

6. Rendelkezünk felhasználható bélyegzőházzal, csak szöveglemezt kérünk gyártani:

c igen c nem

Igen válasz esetén a bélyegzőház típusa, a szöveglemez mérete:

Szigorú számadású, sorszámozott bélyegző esetén az igényelt bélyegzőn szerepeltetendő sorszám:


<<Keltezés helye, ideje>>
……………………………………………………………
<<Igénylő szervezeti egység vezetőjének neve>>
<<beosztása>>

Az átadás-átvétel igazolása (olvasható aláírás, dátum):



–––––––––––––––––––––––––––
1 A felesleges részeket kérjük kihúzni.
2 A megfelelőt kérjük aláhúzni.
12. iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV

Készült: <<dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése>>

A selejtezési bizottság tagjai:

A selejtezést ellenőrizte:

<<vezető neve és beosztása>>

Az alapul vett szabályzat, utasítás:     <<az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok>>

A selejtezés alá vont iratok:     <<hivatali egység>>
<<évköre>>
<<tárgy>>

Eredeti terjedelem:     ……………………… ifm
A kiselejtezett iratok mennyisége:     ……………………… ifm

A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

kmf.

………………………………………    ………………………………………
<<aláírás>>     <<aláírás>>

………………………………………
<<ellenőrző vezető aláírása>>

(P. H.)


Készült:    2 példányban
Kapják:    1 példány: Magyar Nemzeti Levéltár
1 példány: Irattár

13. iratminta: selejtezési iratjegyzék



SZERVEZETI EGYSÉG NEVE


Iktatószám:

SELEJTEZÉSI IRATJEGYZÉK
1

Az utasítást a 28/2021. (XII. 22.) ITM utasítás 5. §-a hatályon kívül helyezte 2021. december 23. napjával.

2

A 4. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

3

Az 1. függelék a 13/2020. (IV. 17.) ITM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére