27/2019. (VII. 30.) ITM utasítás

az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2020.04.18.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján – az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § Az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) ezen utasítás mellékleteként kiadom.

2. § A Szabályzat hatálya a minisztérium hivatali szervezetére terjed ki.

3. § A Szabályzat meghatározza a „nyílt” (nem minősített) iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, a tárolás és a selejtezés szervezeti és eljárási rendjét.

4. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

Melléklet a 27/2019. (VII. 30.) ITM utasításhoz

Az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

Értelmező rendelkezések

1. A Szabályzat alkalmazása során:

1.1. Adatgazda: minisztériumi munkatárs, aki a meghatározott adatokon adatkezelést végez vagy végeztet;

1.2. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;

1.3. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

1.4. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

1.5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

1.6. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

1.7. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

1.8. Elektronikus archiválás: az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése az elektronikus adathordozón, amely biztosítja a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet;

1.9. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

1.10. Elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

1.11. Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

1.12. Elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;

1.13. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;

1.14. Elektronikusan történő aláírás: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikai hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

1.15. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, nyomtatása esetén A3-as méretű az ügyirat és/vagy az iratfordulat elválaszthatatlan részét képező, azok fizikális együtt kezelését biztosító papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

1.16. Előzményezés: az a művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni;

1.17. Érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztető azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, valamint azok rögzítése a küldeményborítón annak nyomtatása esetén;

1.18. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása;

1.19. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;

1.20. Hivatali kapu: az elektronikus úton benyújtott dokumentum átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

1.21. Hivatkozási szám (idegen szám): a beérkezett irat azonosítója (beküldő szerv iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

1.22. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

1.23. Időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

1.24. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton, illetve nyomtatása esetén az előadói íven és/vagy küldeményborítón;

1.25. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;

1.26. Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

1.27. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

1.28. Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit az irattári terv, a minisztérium digitalizálás alá nem vonható iratainak listája, valamint az iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye képezi;

1.29. Iratkölcsönzés: a papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása;

1.30. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely;

1.31. Irattározás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során a szerv a működésekor keletkező, hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

1.32. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat vagy irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

1.33. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

1.34. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

1.35. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

1.36. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító;

1.37. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

1.38. Kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

1.39. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;

1.40. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

1.41. Kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;

1.42. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

1.43. Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

1.44. Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;

1.45. Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

1.46. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

1.47. Küldeményborító: a bejövő küldemény iratkezeléssel kapcsolatos információit hordozó, nyomtatása esetén A4-es méretű a küldemény elválaszthatatlan részét képező papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

1.48. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

1.49. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

1.50. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

1.51. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

1.52. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

1.53. Másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

1.54. Megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

1.55. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható;

1.56. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;

1.57. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

1.58. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;

1.59. Rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;

1.60. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;

1.61. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

1.62. Szakmai alkalmazásgazda: a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság azon munkatársa, aki a felügyelete alá helyezett alkalmazással kapcsolatos változásokat nyomon követi, a minisztérium folyamatait támogató fejlesztéseket koordinálja, támogatja, valamint az azokkal kapcsolatos feladatokat ütemezi.

1.63. Szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;

1.64. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;

1.65. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;

1.66. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

1.67. Ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;

1.68. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

1.69. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

1.70. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

1.71. Ügyiratkezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;

1.72. Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

1.73. Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

1.74. Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),

c) a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény,

d) az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény,

e) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,

f) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.),

g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet],

h) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet,

i) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

j) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

k) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet], valamint

l) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

3. A Szabályzat hatálya kiterjed az Innovációs és Technológiai Minisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium valamennyi munkatársára.

4. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

5. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

6. Az iratkezelési feladat- és hatásköröket, valamint az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt az Innovációs és Technológiai Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2019. (II. 28.) ITM utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) határozza meg.

7. A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

8. Az iratkezelés felügyeletét az innovációért és technológiáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által kijelölt jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül látja el. E feladatkörében felelős:

a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,

e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

f) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért,

g) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

h) az irattári tervben meghatározott idő után, az iratanyag selejtezéséért, maradandó értékű iratanyagok esetén azok levéltárba adásáért,

i) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért.

9. Az általános felügyelet ellátása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység dolgozóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni.

10. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály írásban, határidő megjelölésével köteles felhívni az önálló szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről köteles írásban visszajelzést küldeni. Az ismétlődő, súlyos szabálytalanságokról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály soron kívül köteles tájékoztatni az önálló szervezeti egység irányítását ellátó állami vezetőt.

11. A központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján a minisztérium alkalmazásában lévő akkreditált Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon) üzemeltetését a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) végzi.

12. A Poszeidon informatikai felügyeletét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály a központi szolgáltatón keresztül látja el.

13. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) döntés az iratkapcsolatok létrehozásáról (szerelés, csatolás),

b) a miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása (legkésőbb az ügyirat irattárba helyezése előtt),

d) egyéb ügyiratkezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) a vezető döntése alapján a küldeményborító és/vagy előadói ív nyomtatása.

14. Az ügyiratkezelő feladatai az alábbiak:

a) a szervezeti egységeknél készült iratok és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, az iratok őrzése, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,

b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

c) a vezető döntése alapján a küldeményborító és/vagy előadói ív nyomtatása.

15. Az ügyintéző és az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladataikat – az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően – a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látják el.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

16. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartásáról” szóló alcímben meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a Poszeidon felhasználónak az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak feltüntetésével az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisában (elektronikus érkeztető könyv, elektronikus iktatókönyv) kell nyilvántartani.

17. Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

18. A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú iratok fizikai együtt kezelése az előadói ívben és/vagy küldeményborítóban történik.

19. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

20. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján, jegyzőkönyv felvételével – el kell számoltatni.

21. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett iratfordulatokból (alszámokból) összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben ugyanazon ügy irata tárgya szerint több tételbe is besorolható, az ügyiratnak mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

22. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

23. Az ügyintézéshez már nem szükséges iratokat – az irattározás előadói íven történő vezetői jóváhagyását követően – az ügyiratkezelőknek vagy az ügyintézőknek a központi irattár munkatársai részére kell megküldeniük.

A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

24. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője felelős a Poszeidon jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

25. A Poszeidon használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság vagy szerepkör: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá (Adatgazda, Érkeztető, Iktató és érkeztető, Iktató és érkeztető II., Irattáros),

b) hozzáférési jogosultság vagy munkakörnyezet: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely önálló szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja,

c) objektum jogosultság: dokumentum szintű, azaz adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést a címzettnek, illetve a feladat címzettjének.

26. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjénél írásban kell kezdeményezni. A vezetői engedélyezést követően a beállítást végző szakmai alkalmazásgazda vagy adatgazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését visszaigazolja.

27. A Poszeidon jogosultság kiosztási rendszerének leendő felhasználóját érintő kötelezettségek:

a) részt vesz az Igazgatási és Biztonsági Főosztály adatgazda munkatárs által tartott „Ügyviteli ismeretek” című oktatáson, majd ezt követően

b) részt vesz a központi szolgáltató szakmai alkalmazásgazda munkatárs által tartott Poszeidon oktatáson, amely után elméleti és gyakorlati vizsgát tesz.

28. A szakmai alkalmazásgazda vagy adatgazda feladatai:

a) elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) a Poszeidonhoz kapcsolódó

ca) hozzáférési jogosultságoknak,

cb) egyedi azonosítóknak,

cc) helyettesítési jogoknak a biztosítása,

cd) külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

e) a Poszeidonban tárolt adatok archiválása,

f) a Poszeidon alkalmazáshoz kapcsolódó változások nyomon követése, ütemezése,

g) a Poszeidon alkalmazással kapcsolatban a minisztérium folyamatait támogató fejlesztések koordinációja, támogatása.

29. A szakmai alkalmazásgazda vagy az adatgazda az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a kért jogosultság a Poszeidon működését veszélyezteti. Az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

30. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – minden más szervezeti egység számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető engedélyezi.

Hozzáférés az iratokhoz

31. A szervezeti egységek birtokában lévő iratokat az iratkezelés és ügyintézés minden fázisában szakszerűen kell kezelni. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre álláshelyük vagy munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Poszeidonban a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

32. Iratot bármilyen adathordozón álláshelyi vagy munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

33. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Az iratokat elvárható gondossággal kell védeni az illetéktelen hozzáféréstől, a papíralapú dokumentumok fénymásolása, nyomdai sokszorosítása esetén a másolatkészítőnek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárnia, gondoskodva az adatok megóvásáról a munkaanyagok kezelése közben is, illetve megtenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

34. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden, az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

35. A döntés megalapozását szolgáló, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele az Infotv. alapján nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által készített „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

37. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban őrzött anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

38. A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által a minisztérium szervezeti egységei részére biztosított ún. „zúzdás zsákok” az ügyviteli munka folyamán feleslegessé vált másolati példányok, kinyomtatott elektronikus levelek (belső levelezések), az adott ügy elvégzésével kapcsolatban keletkezett egyéb papíralapú dokumentumok zúzott formában történő elhelyezésére szolgálnak. A zúzdás zsákokban a papíralapú adathordozókon kívül, más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. A CD-k, egyéb irodai és kommunális hulladékok esetében szintén kerülendő a zúzdás zsákok használata. A papírzsákok a KEF értesítése után, a zsákok lezárását követően tárolhatók az adott szervezeti egység folyosóján.

Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása

39. A vegyes iratkezelési rendszernek megfelelően a küldemények kezelését (átvétel, bontás, érkeztetés, expediálás) a minisztérium – a közvetlenül az önálló szervi egységhez érkező küldemények kivételével – központosítva, az Igazgatási és Biztonsági Főosztály által a Központi Iratkezelő Iroda látja el. Az iktatást a küldemények átvételét követően az önálló szervezeti egységek Poszeidon felhasználói végzik. Poszeidon jogosultság hiányában az ügyintézők a szervezeti egységükhöz tartozó, erre alkalmas Poszeidon szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével biztosítják az iktatást.

40. A központi irattározást az Igazgatási és Biztonsági Főosztályhoz tartozó központi irattár munkatársai végzik.

41. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

42. A Poszeidonban végzett valamennyi esemény a rendszer által naplózásra kerül.

43. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétellel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok) elkülönítetten történjen.

44. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen, munkaidőn kívül történő tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

45. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, illetve a tárolással megbízott személynél tartani.

46. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – ha az ügyiratkezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

47. A papíralapú iratokat állaguk védelme érdekében is védeni kell (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől), kezelésük során mellőzni kell a ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

Az egyes szervezeti egységek iratkezelési feladatai

48. A Központi Iratkezelő Iroda feladata

a) a postai vagy kézbesítői úton érkezett küldemények (pl. levél, csomag), valamint a benyújtó által közvetlenül átadásra kerülő küldemény munkaidő alatt történő átvétele, az adathordozó fajtájától függően – figyelemmel a 2. függelékben felsoroltakra – azok digitalizálása és Poszeidonba történő feltöltése,

b) a beérkező küldemények bontás utáni vagy bontás nélküli érkeztetése,

c) a papíralapú és hivatali kapun keresztül a Kormányzati Érkeztető Rendszer Igazgatóságától (a továbbiakban: KÉRI) beérkező elektronikus küldemények önálló szervezeti egységeknek kézbesítő lappal történő továbbítása,

d) az expediálásra megküldött papíralapú iratok átvétele és postázásra történő előkészítése,

e) a központi érkeztető rendszerrel kapcsolatos folyamatok biztosítása érdekében a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára beérkezett digitalizált iratok Poszeidonba történő feltöltése, hitelesítése, illetve hivatali kapun történő megküldése a címzett részére,

f) a csomagok, sima és könyvelt postai küldemények, futárszolgálatoktól átvett küldemények és külföldi levelek postaköltségeinek kezelése, elszámolása.

49. A Központi Irattár feladatai

a) a szervezeti egységek lezárható iratainak – kézbesítő lap alapján történő – átvétele (ügyiratok esetében azok elektronikus és materiális példányai teljességének ellenőrzésével), az irattári tételszámok és az irattározás vezetői jóváhagyásának előadói íven történő feltüntetésének ellenőrzése, az iratok irattári elhelyezése, nyilvántartása és kezelése,

b) az önálló szervezeti egységek részére iratkölcsönzés, irat-visszaszolgáltatás biztosítása, ezek nyilvántartása,

c) a minisztériumból távozó munkatárs elszámolási kötelezettségének érvényesülése érdekében az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírása az ehhez szükséges feltételek teljesülése esetén,

d) a központi irattárban elhelyezett iratok selejtezési és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok levéltár részére történő iratátadás-átvételi eljárások lebonyolítása.

50. Állami vezetői titkárságok feladatai

a) a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül továbbított küldemények bontása,

b) a titkárságra elektronikus levélként érkezett küldemény – szükség szerinti – érkeztetése (központi érkeztető rendszerből bejövő küldemény esetén az elektronikus irat ellenőrzése),

c) a vezető döntése alapján az érkeztetett küldemény küldeményborítójának nyomtatása, a küldemény ahhoz történő fizikális csatolása,

d) az érkeztetett iratok szignálásra történő átadása a vezetőhöz,

e) a titkárság által – saját hatáskörben – elintézésre kerülő iratok esetén azok iktatása, vezető döntése alapján az előadói ív nyomtatása,

f) ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó papíralapú irat Központi Iratkezelő Irodába történő eljuttatása expediálás céljából (a központi érkeztető rendszerbe bevont címzett szerv esetében az irat digitalizálása és a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára történő megküldése a hivatali kapus kézbesítés biztosítása érdekében),

g) ha a saját hatáskörben történő ügyintézéshez más vezetői titkárság, főosztály vagy hatóság megkeresése szükséges, az iktatott irat kézbesítő lappal történő továbbítása, kiadmányozás előtti láttamozás esetén az előadói ív vonatkozó rovatának egyidejű kitöltésével,

h) a valamely főosztályhoz, hatósághoz ügyintézés céljából szignált vagy más vezetői titkárságnak illetékességből átadandó iratnak iktatás nélküli továbbítása (szükség szerint határidő megjelölésével),

i) felülvizsgálatra megkapott irat vezetőnek történő átadása, majd felülvizsgálat után kézbesítőlap kíséretében a küldő főosztályhoz történő továbbítás papír alapon és a Poszeidonban,

j) a teljes és irattári tételszámmal ellátott, lezárható és lezárt évkörű ügyirat kézbesítő lappal történő leadása a központi irattár munkatársainak részére.

51. A főosztályok, hatóságok titkárságainak feladatai

a) a Központi Iratkezelő Iroda által felbontás nélkül továbbított küldemények bontása, a titkárságra elektronikus levélként érkezett küldemény szükség szerinti érkeztetése (központi érkeztető rendszerből bejövő küldemény esetén az elektronikus irat ellenőrzése),

b) az érkeztetett bejövő iratok vagy a más főosztálytól, hatóságtól érkezett megkeresések (belső keletkezésű iratok) vezetőnek történő átadása szignálásra,

c) az iratok iktatása (előzmény nélküli bejövő irat esetén saját főszámra, tárgyévi előzmény esetén a főszám alszámára, tárgyévet megelőző évben keletkezett ügyirat esetén szerelést kell alkalmazni), más főosztály, hatóság által véleményezésre küldött irat esetén a küldő főszámának alszámára, továbbá más főosztálytól, hatóságtól érkezett saját feladatkörben való intézkedés iránti kezdeményezés esetén saját főszámra (a vezető által megjelölt ügyintéző feltüntetésével),

d) a vezető döntése alapján az előadói ív nyomtatása (az ügyintéző feladata, a nyomtatáshoz szükséges Poszeidon jogosultság hiányában a nyomtatást a szervezeti egységéhez tartozó, erre alkalmas Poszeidon szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével), kivéve a más főosztály, hatóság alszámára iktatott vélemény esetén, ha a kiadmányozás előtt lássa rovat töltését nem rendelték el,

e) ha az ügyintézésre más főosztály, hatóság jogosult, az irat továbbítása a hatáskörrel rendelkező önálló szervezeti egység részére,

f) ha kiadmányozás előtt más önálló szervezeti egység vezetőjének az iratot látnia kell, akkor az előadói ív vonatkozó rovatában feltüntetett vezetők aláírásának biztosítása érdekében az előadói ív és irat továbbítása,

g) ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó papíralapú irat Központi Iratkezelő Irodába történő eljuttatása expediálás céljából (a központi érkeztető rendszerbe bevont címzett szerv esetében az irat digitalizálása és a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára történő megküldése a hivatali kapus kézbesítés biztosítása érdekében), illetve belső keletkezésű irat esetén annak továbbítása a címzett szervezeti egység részére,

h) a teljes és irattári tételszámmal ellátott, lezárható és lezárt évkörű ügyirat kézbesítő lappal történő átadása a központi irattár munkatársainak részére.

A küldemények átvétele

52. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, KÉRI, hivatali kapu, valamint természetes személy személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

53. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a Magyar Posta Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: Magyar Posta Zrt.) útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni, az átvevő köteles a küldeményt legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek kézbesítőkönyvben dokumentáltan átadni és az átvételt követően az átvétel pontos időpontját (óra, perc) a borítékon vagy a küldeményen rögzíteni,

e) telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában postai úton megküldött iratként kell kezelni,

f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

g) a hivatali kapun érkezett küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy, illetve ha a hivatali kapu a Poszeidonba is becsatornázásra került, akkor a Poszeidon automatikusan veszi át és érkezteti.

54. A küldemény átvételére jogosult:

a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

ac) a szervezeti egység ügyiratkezelője,

ad) a Központi Iratkezelő Iroda munkatársa,

ae) az Ügyfélszolgálati Információs Iroda munkatársa,

af) a KEF kézbesítéssel megbízott munkatársa,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője, illetve a szervezeti egység ügyiratkezelője,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja vagy az annak kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn túl a szervezeti egység vezetője által eseti jelleggel ügyeleti szolgálatra kijelölt személy.

55. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

56. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével a papíralapú irat átvételét elismeri. A küldemények központi elosztását a Központi Iratkezelő Iroda végzi, amely a papíralapú küldeményeket a Poszeidon által generált kézbesítő lappal továbbítja a minisztérium illetékes szervezeti egységei részére. Az elsőbbségi, valamint a „SÜRGŐS” jelzésű küldeményeket az ügyiratkezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

57. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

58. Ha a miniszter hatáskörébe tartozó iratot érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes szervezeti egységnek vagy személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

59. Helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

60. Ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell mellékelni.

61. Ha a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

62. A küldemények átvételénél a minisztérium hatályos biztonsági előírásait is érvényesíteni kell (pl. az irat elektronikus úton történő érkezése esetén vírusellenőrzés).

63. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

A küldemények felbontása

64. A minisztérium központi érkeztető rendszerben fel nem dolgozható küldeményeinek felbontása és érkeztetése a Központi Iratkezelő Irodában dolgozó ügyiratkezelők feladata, a központi érkeztető rendszerben feldolgozott elektronikus küldemények érkeztetését a Poszeidon automatikusan végzi.

65. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

66. A küldemények címzettje – ha érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a feladó szervezeti egységhez.

67. A papíralapú küldemény felbontásakor és az elektronikus irat megnyitása esetén ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

68. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

69. Ha a nyílt iratkezelésű küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügyiratkezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

70. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítő lapon az átvétel dátumának feltüntetését, a Poszeidonban a beérkezés és bontás idejét köteles rögzíteni.

71. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy a küldeményhez mellékelt iraton feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

72. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket a vonatkozó irathoz kell beilleszteni.

73. A küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha

a) az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

A küldemények érkeztetése

74. Érkeztetni – a Szabályzat rendelkezései szerint – csak a külső szervtől vagy személytől beérkező küldeményeket kell.

75. A küldemények érkeztetése a Központi Iratkezelő Iroda feladata, kivéve a közvetlenül a szervezeti egységhez beérkező papíralapú, illetve a szervezeti egységhez rendelt elektronikus postafiókra érkezett küldeményt, amelyet a címzett önálló szervezeti egység érkeztet. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

76. Az érkeztető szám a Poszeidon által generált, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám.

77. Papíralapú küldemények esetében az érkeztetés az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztető azonosító) kitöltésével történik.

78. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen – a vezető nyomtatással kapcsolatos döntése alapján a Poszeidon által generált küldeményborítón – vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

79. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – a Poszeidon érkeztető könyvében történik. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetéssel az iktatás egyidejűleg megtörténik.

80. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az irathoz rendelni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

81. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Poszeidon „Érkeztetés” vagy „Iktatás” menüjében a „Beküldő szervezet neve” adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

82. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

83. A minisztériumba érkező papíralapú iratok digitalizálására vonatkozó előírásokat a Szabályzat IV. Fejezete, a minisztériumba az elektronikus ügyintézés keretein belül, illetve a központi érkeztető rendszerből érkező küldemények kezelésére vonatkozó előírásokat a Szabályzat VIII. Fejezete tartalmazza.

84. Az elektronikus postafiókra érkezett irat érkeztetését az illetékes önálló szervezeti egység végzi. Az elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), online kitöltésű beadvány ügyfélkapun vagy hivatali kapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. Az illetékes szervezeti egység Poszeidonba becsatornázott hivatali kapujára beérkező elektronikus iratokat, az azokhoz tartózó visszaigazolásokkal együtt az iratkezelési szoftver automatikusan kezeli.

85. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

a) központi érkeztető rendszerben feldolgozott küldemények esetében KÉRI-s azonosító,

b) érkeztető azonosító,

c) érkeztető neve,

d) küldemény adathordozója (papíralapú, elektronikus),

e) beérkezés módja,

f) beküldő neve,

g) beérkezés időpontja,

h) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

i) címzett szervezet,

j) irat tárgya,

k) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését,

l) ha a küldemény iktatószámmal rendelkezik, akkor hivatkozási szám.

86. Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

87. Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni kell.

88. A hibás fájlnévvel ellátott és/vagy megnyithatatlan (olvashatatlan) küldemény észlelése esetén a címzett fél haladéktalanul értesíti a feladót az újraküldés mielőbbi teljesítésének érdekében. Ha az elektronikusan érkezett küldemény olvashatatlansága a címzetti fél informatikai infrastruktúrájának hiányából eredeztethető, gondoskodik a központi szolgáltatóhoz történő bejelentésről.

89. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

90. Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték irathoz történő hozzárendelésével is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben (levelezőrendszer, web böngészős felület, Poszeidon, szakrendszer) automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

91. Azt a küldeményt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a miniszter feladatkörét érinti.

Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

92. Az irat (bejövő küldemény, helyben keletkezett, belső irányú vagy kimenő irat) iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

93. Ha az iratnak tárgyévben van előzménye, akkor azt a tárgyévben keletkezett főszám következő alszámára kell iktatni.

94. Ha a küldemény vagy helyben keletkezett, illetve belső irányú és kimenő irat nyilvántartásba vételekor keletkezett főszámnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az iratot főszámként kell iktatni és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, valamint rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat (befoglalt ügyirat) iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat (befoglaló ügyirat) iktatószámát. Amennyiben az új ügyiratnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, abban az esetben az iratkezelési szoftverben iktatáskor a „Szerelendő ügyirat” mező kitöltésével hozzárendelhetjük az új ügyirathoz az előzményt (szerelés). Ebben az esetben az iratkezelési szoftver az ügyiratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Szükség esetén különböző ügyiratok utólag is összeszerelhetők az iratkezelési szoftverben. A szoftverben egymáshoz rendelt ügyiratokat fizikailag is össze kell szerelni és minden esetben az utóbb keletkezett főszámon kell a továbbiakban kezelni. Korábbi év(ek) főszámát tárgyévre átvinni nem lehet, az ügyiratot minden esetben a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni.

95. Ha az előzményezés során kiderül az iratról, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az érkeztető könyvben, az iktatókönyvben, illetve a küldeményborító és/vagy az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.

96. Ha az ügy lezárását követően az összetartozó ügyiratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt a Poszeidonban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés a Poszeidon megfelelő rovatában („Befoglaló ügyirat”) az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

Szignálás

97. Az ügyiratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

98. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, előzményének iktatószáma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben az iratot közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, akinek feladata az irat kezelésének következő fázisát végrehajtani. A szignálásra jogosult vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja, módosíthatja.

99. Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző illetékes az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. határidő, sürgősségi fok, kiadmányozás előtt lássa rovat töltése), amelyeket a szignálás idejének megjelölésével – nyomtatása esetén – a küldeményborítóra vagy az előadói ívre, azok hiányában az iratra jegyez fel és aláírja.

100. A kiszignált iratot minden szignálás előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból is, hogy azokat valóban a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egység részére továbbították-e. Kétség esetén az iratot továbbítani kell, azonban ezzel párhuzamosan az első szignáló fél részére jelezni kell, hogy szignálási utasítását vizsgálja felül. A szignáló ennek ismeretében felülvizsgálhatja álláspontját. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős. Ha az ügy intézése több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

101. Egyéb, ügyintézéssel kapcsolatos elvárások:

a) a költségvetési vonzatú iratokon a pénzügyi ellenjegyzés kötelező,

b) „SÜRGŐS” jelzés csak rendkívül indokolt esetben kerülhet az előadói ív megfelelő rovatába,

c) a szolgálati út maradéktalan betartása minden esetben kötelező,

d) az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármilyen releváns kezelési feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap vagy grafitceruzával írt kezelési feljegyzés) tilos, ezeket – nyomtatásuk esetén – a küldeményborító vagy előadói ív megfelelő rovatában kell elvégezni, azok hiányában az iraton.

102. Az ügyintézési határidő:

a) Az ügy ügyintézési határidejének rögzítése az iktatáskor történik. Ha az ügyet érintő határidő változik, úgy – a szervezeti egység vezetőjének hozzájárulása mellett – a főszám (ügy) határidejének módosítása szükséges a Poszeidonban.

b) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. Az egyedi ügyintézési határidőket a szolgálati út ismeretében, kellő előrelátással úgy kell meghatározni, hogy az ügy elintézéséhez szükséges további teendők (egyeztetések, vezetői aláírások stb.) elvégzésére is kellő idő maradjon. Ügyintézési határidő meghatározásakor az Ákr. vonatkozó rendelkezéseit kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak felettese.

c) A fenti határidők nem vonatkoznak a „SÜRGŐS” jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb az ügyiraton jelzett határidőn belül kell elintézni.

d) A szervezeti egységeknél a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetve annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.

e) A szervezeti egység vezetője köteles szervezeti egységén belül ellenőrizni a határidők betartását.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek

103. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe iktatással, érkeztető könyvbe érkeztetéssel vagy egyéb nyilvántartásba történő rögzítéssel – megvalósuljon, az irat visszakereshetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen. Ennek megfelelően a Poszeidon az irat teljes életútját végigkíséri, az általa generált kézbesítő lappal pedig a papíralapú iratok mozgásának dokumentálását is biztosítja.

104. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) iktatókönyvek (az iratok nyilvántartására),

c) név- és tárgymutató (az iktatókönyv részeként),

d) Poszeidon üzemzavar esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,

e) kézbesítőlap (más önálló szervezeti egység részére, illetve az ügyintézők részére történő átadásra),

f) kézbesítőkönyv (más önálló szervezeti egység részére, illetve minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

g) futárjegyzék,

h) küldeményborító,

i) előadói ív,

j) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

k) bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

l) kulcsdoboz nyilvántartási könyv.

Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)

105. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

106. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

107. A minisztérium iktatókönyvei:

a) központi iktatókönyv (ITM),

b) szerződések iktatókönyve (ITM_SZERZ),

c) humánigazgatás iktatókönyve (ITM_HUM).

108. Az iktatás során a kiválasztott iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót (bejövő irat esetén),

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,

e) az expediálás időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (amennyiben van),

i) a mellékletek számát, típusát (amennyiben van),

j) az ügyintéző és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát (amennyiben van),

m) az iratkapcsolatokat (csatolást, szerelést, amennyiben van),

n) a kezelési feljegyzéseket (pl. ügyintézés határideje és módja, visszaérkezés, egyéb megjegyzés),

o) az irattári tételszámot (legkésőbb az ügyirat irattárba helyezése előtt).

109. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben újakat kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.

110. Az iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a szakmai alkalmazásgazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a szakmai alkalmazásgazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak. A szakmai alkalmazásgazda az adathordozó felületén véglegesítve rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a szakmai alkalmazásgazda nevét.

111. Az iktatókönyvek zárásának részeként az Igazgatási és Biztonsági Főosztálynak a központi szolgáltatóval együttműködve kell elkészítenie:

a) az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,

b) az iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzési idő, a naplózás információi) és

c) az elektronikus dokumentumoknak

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat optikai adattárolóra mentik (DVD). E feladatok elvégzése a szakmai alkalmazásgazda feladata.

112. Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományt és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni.

113. A felvitt iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a 27. pontban meghatározottak figyelembevételével – a minisztérium munkatársainak számára hozzáférhetővé kell tenni.

114. Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról a központi szolgáltató gondoskodik.

Az előadói ív és a küldeményborító

115. Az ügyvitel segédeszközeként:

a) az iratok iktatásának, érkeztetésének és egyéb nyilvántartási adatainak a rögzítésére,

b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására és

d) a címzett szerv vagy szervezeti egység részére feladott, eredeti és másodlati példány(ok) elhelyezésének biztosítására – a vezető döntése alapján – a 117–118. pontban meghatározottak figyelembevételével előadói ívet és/vagy küldeményborítót kell használni. Az előadói ívet és a küldeményborítót a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.

116. Nyomtatása esetén az előadói ívet és a küldeményborítót a Poszeidon generálja a felhasználó által rögzített adatok alapján. Az előadói ív nyomtatása a kezdő irat (főszám) keletkezésekor, illetve abban az esetben kötelező, ha a vezető a szolgálati útvonal biztosítása érdekében elrendelte az előadói ív „Kiadmányozás előtt lássa” rovatának töltését.

117. A küldeményborító A/4-es méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját a 3. függelék 1. iratmintája tartalmazza. A borító fejlécében a minisztérium neve szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó a küldemény érkeztetése vagy szignálást követően, iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon a küldeményborító generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan tölti a(z):

a) Érkeztető szám,

b) Iktatószám (ha a bejövő irat iktatása a korábbi érkeztetés alapján történik),

c) Érkeztetés dátuma,

d) Beküldő szervezet/személy,

e) Hivatkozási szám,

f) Címzett szervezeti egység,

g) Tárgy,

h) Csatolt irat,

i) Irattári tételszám

rovatot.

118. Az előadói ív A/3-as méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját a 3. függelék 2. iratmintája tartalmazza. Az ív fejlécében a minisztérium címere szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó az irat iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon az előadói ív generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan tölti a(z):

a) Iktatószám,

b) Határidő,

c) Hivatkozási szám (ha rendelkezésre áll, illetve a felhasználó a Poszeidonban iktatáskor rögzítette),

d) Létrehozó szervezeti egység,

e) Vezető (manuálisan kitöltendő),

f) Tárgy,

g) Sürgősség jelzése (ha a vezető arról rendelkezett, manuálisan kitöltendő),

h) Iratkapcsolatok (ha a felhasználó a szerelést vagy csatolást a Poszeidonban is elvégezte),

i) Ügyintéző,

j) Irattári tételszám (ha a felhasználó már az iktatás során rögzítette a Poszeidonban),

k) Irattározást jóváhagyom (manuálisan kitöltendő),

l) Kiadmányozás előtt lássa (ha kitöltését az ügy adott fázisa igényli és a vonatkozó műveletet a felhasználó a Poszeidonban elvégezte),

m) Kezelési feljegyzés (ha szükséges, manuálisan kitöltendő),

n) Elküldve (manuálisan kitöltendő)

rovatot.

Az iktatószám

119. Az irat iktatószáma tartalmazza a keletkeztető önálló szervezeti egység azonosítóját/főszámot-alszámot/az irat keletkezésének aktuális évszámát/iktatókönyv jelölésére vonatkozó adatokat (pl. IBF/342-1/2019-ITM), amely egy adategyüttesként kezelendő. Az azonosítók és jelölések kiadását, valamint Poszeidonban történő rögzítését az Igazgatási és Biztonsági Főosztály biztosítja.

120. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani és az irat különböző fordulatait alszámra kell iktatni. Az ügy kezdőirata a főszám alszám nélkül.

121. Gyűjtőszámon iratnyilvántartást vezetni nem lehet. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.

122. A főszámokat és az ügyirathoz tartozó iratfordulatokat a főszám alatt kiadott alszámokon folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben generálja a Poszeidon.

123. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal (főszám) kezdődik és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

Az iratok iktatása

124. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása” alcímben meghatározottak figyelembevételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, érkeztetéssel és iktatással kell nyilvántartani. Az irat abban az esetben iktatandó, ha azt adott szervezet működésének, illetve feladat- és hatáskörének szempontjából lényegesnek minősítik, ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését elrendelik. Saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

125. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok alszámnak minősülnek, iktatásuk a főszámra történik.

126. Téves iktatással kapcsolatos műveletek elvégzése esetén a Poszeidon a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja.

127. Papíralapú, bejövő irat iktatása során az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton kell elhelyezni és rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

128. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium nevét,

a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,

b) az érkeztető- és iktatószámának, valamint

c) a mellékletek számának

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

129. A papíralapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a ... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

130. Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok – alszámok másodlatainak – létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

131. Az ügyiratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja.

132. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „SÜRGŐS” jelzésű iratokat.

133. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

134. Az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.

Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

135. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) a munkaügyi nyilvántartásokat,

b) a bérszámfejtési iratokat,

c) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.

136. A tananyagokat, tájékoztatókat, a nem szigorú számadású bizonylatokat, nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésszámla-kivonatokat, számlákat csak érkeztetni kell.

137. A visszaérkezett tértivevényeket a Központi Iratkezelő Iroda visszaküldi a szervezeti egységnek, annak ügyiratba történő elhelyezése érdekében. Az elektronikus visszaigazolásokat szintén az ügyiratban kell elhelyezni, illetve az iktató programban csatolni kell ahhoz az iktatószámhoz, amelyhez tartozik.

138. Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) meghívókat,

b) sajtótermékeket,

c) reklámanyagokat,

d) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,

e) könyveket,

f) közlönyöket,

g) üdvözlő lapokat.

Az elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése

139. A minisztériumhoz közvetlenül benyújtott papíralapú iratokat érkeztetést követően a Központi Iratkezelő Iroda munkatársai dokumentumszkenner segítségével digitalizálják, majd manuálisan rendelik hozzá a Poszeidonban a megfelelő iktatószámhoz.

140. A központi érkeztető rendszer folyamatainak biztosítása érdekében a kimenő papíralapú iratokat kiadmányozást követően a keletkeztető szervezeti egység munkatársai dokumentumszkenner segítségével digitalizálják, majd küldik meg a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára Poszeidonba történő feltöltés, hitelesítés, illetve hivatali kapus kézbesítés céljából.

141. A digitalizált fájlok PDF formátumban – biztosítva a papíralapú formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

142. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli, nem digitalizálható papíralapú iratok körét a Szabályzat 2. függeléke határozza meg.

Az iratok ügyintézésre továbbítása, az irat kiadása, átadása

143. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügyiratkezelő a Poszeidon által generált kézbesítőlappal vagy egyéb, az átadás-átvételt dokumentáló irat rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

144. Az ügyiratkezelőnek kell átadni:

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek,

b) másik önálló szervezeti egységnek átadásra,

c) külső szervnek továbbításra, valamint

d) a határidő-nyilvántartásba és irattárba kerülő iratokat.

145. Az átvétel igazolása papíralapú irat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében történik.

146. Ha az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatás céljából, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, a papíralapú iratok átadás-átvételét az kézbesítőkönyvben, illetve a kézbesítőlapon aláírással kell igazolni. A Poszeidonban a továbbítást a „Postázás” funkció használatával kell elvégezni, az átvétel időpontját és tényét a szerepkör használata során a Poszeidon automatikusan rögzíti.

147. A minisztérium más önálló szervezeti egységéhez kiadmányozás előtti láttamozásra, előzetes jóváhagyásra csak azokat az iratokat továbbíthatja az ügyiratkezelő vagy ügyintéző, amelyek szignálása során a vezető külön elrendeli az előadói ív erre vonatkozó rovatának töltését (a rovatba kronológiai sorrendben a soron következő címzettet kell felülről lefelé haladva feltüntetni). Ennek hiányában az ilyen iratokat az érintett önálló szervezeti egységekhez továbbítani nem lehet, azokat a szükséges aláírás biztosítása érdekében az ügyintézőnek vissza kell adni.

148. A „SÜRGŐS” vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat az ügyintéző kézbesítőlap kíséretében közvetlenül is átadhatja a minisztérium érdekelt önálló szervezeti egysége részére aláírás ellenében.

149. Több aláíró esetén az iratot sorrendben a következőnek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni. Ha nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következő aláírónak kell az iratot átadni.

150. Ha a szervezeti egységnek a korábban átvett másodlati példányra az ügyintézés végeztével a továbbiakban nincs szüksége, azt vissza kell adni az ügy intézéséért szakmailag felelős önálló szervezeti egység (a főszámot birtokló szervezeti egység) részére.

Feljegyzés, kísérő feljegyzés, levél, körlevél

151. Az iratot feljegyzésként kell elkészíteni, ha címzettje a miniszter, az államtitkár, a helyettes államtitkár, vagy a minisztérium valamely önálló szervezeti egysége, illetve annak vezetője. A 153. pontban meghatározottak kivételével a feljegyzésből minden esetben egy példánnyal többet kell aláírásra előkészíteni, mint ahány címzett a feljegyzésben szerepel, mivel egy példány a készítő szervezeti egységnél marad (eredeti példány), a címzettek köre másodlati példányokat kap.

152. Külső szerv vagy természetes személyek részére küldött irathoz – attól függően, hogy az aláíró állami vezető vagy főosztályvezető – a kimenő levél formátumát kell használni, amelyeket a 3. függelék 3–4. iratmintái tartalmazzák.

153. Ha a felettes szervezeti egység vezetőjének (miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár) részére kell kimenő levelet vagy belső keletkezésű kimenő iratot aláírásra előkészíteni, annak tervezetéhez kísérő feljegyzést kell összeállítani, amely az aláíráshoz szükséges releváns információkat hordozza (pl. az előzmények, tervezett intézkedések rövid leírása, jogi háttér, illetve javaslatok bemutatása). Ebben az esetben elegendő egy eredeti példány összeállítása, mivel a kimenő levél aláírását, majd expediálását követően a kísérő feljegyzést a készítő szervezeti egységnek ügyiratba történő beillesztésre vissza kell kapnia. Ha a kísérő feljegyzés olyan ügyben készül, amelynek már van főszáma, akkor a feljegyzést e főszám szerint kell alszámra iktatni. Az aláírásra előkészített levél nem lehet a kísérő feljegyzés melléklete, azt szintén főszámra vagy adott főszám szerinti alszámra kell iktatni.

154. A belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, digitalizált változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt, eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell elhelyezni.

Kiadmányozás

155. Az iratok kiadmányozási rendjét az SZMSZ részletesen szabályozza.

156. Az önálló szervezeti egységek vezetőinek feladata a szervezeti egységnél dolgozók kiadmányozási jogkörének megállapítása az ügyrendben. Az ilyen jogkörrel felhatalmazott dolgozókról az önálló szervezeti egységek vezetői – nevük, hivatali beosztásuk és a kiadmányozási jogkörük terjedelmét meghatározva, aláírás-mintát mellékelve – kötelesek névjegyzéket összeállítani, amelynek egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére minden év elején, illetve személyi, szervezeti változáskor kell átadni. Az ügyiratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve küldhet irattárba, amelyet az arra jogosult kiadmányozott.

157. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter, illetve a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az engedélyező irat másolatát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére nyilvántartásba vétel érdekében meg kell küldeni. Az aláírás bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak, ezért az aláírás bélyegző csak kivételes esetben használható.

158. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány

a) a papíralapú irat esetében, ha

aa) azt a kiadmányozásra jogosult személy saját kezűleg aláírja és aláírása mellett kimenő irat esetében a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

ab) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

b) az elektronikus irat esetében ha:

ba) a minisztérium azt a kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy az előírt esetekben időbélyeggel látta el,

bb) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják vagy

bc) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző elektronikus aláírással látta el.

159. Az ügyintéző az általa készített eredeti, irattári példányt szignójával köteles ellátni.

160. A kiadmányozott irat eredeti – más önálló szervezeti egységnek vagy külső címzettnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia (ha előadói ív készül, az előadói ívben kell maradnia).

161. Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

162. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén, az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

163. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi”) kezelési utasítás is alkalmazható.

164. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy

b) a kiadmányozó aláírás bélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

165. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvényben foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

166. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról a Szabályzat VII. Fejezete rendelkezik.

167. A kiadmány továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

168. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

169. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot létrehozó önálló szervezeti egység vezetője vagy kiadmányozási jogkörrel felhatalmazott ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

A papíralapú irat továbbítása, expediálása

170. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és esetleges mellékleteit az ügyiratkezelő részére. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, és ha van, melléklettel ellátott iratot vehet át.

171. A szervezeti egységek ügyiratkezelői kötelesek

a) az iratot a címzettnek a Szabályzatban meghatározottak szerint, a „SÜRGŐS” jelzéssel ellátottakat soron kívül papír alapon továbbítani,

b) a Poszeidonban a továbbítással kapcsolatos műveleteket elvégezni (a Poszeidon „Nyugtázás” funkciója csak külső címzett részére történő továbbításkor használható),

c) az irat eredeti, irattári példányán vagy az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

172. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy másodlati példányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával. Ha a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy a címzettje, a záró részt követően az eljárásban részt vevők a „Kapják:” rovatban nem tüntethetők fel.

173. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített iratokat lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, az irat egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító kézbesítő lappal vagy kézbesítőkönyv vezetésével a kezelési utasításoknak megfelelően adja át (a „SÜRGŐS” jelölésűeket és a soron kívüli ügyintézését igénylőket haladéktalanul) a Központi Iratkezelő Iroda részére. A központi érkeztető rendszerbe bevonásra került szerv részére küldendő és digitalizálható iratokat a szervezeti egységeknek a 140. pontban meghatározottaknak megfelelően kell kezelniük.

174. Az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú kézbesítő lapokat visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni a tárgyévet követő év végéig. Ezt követően selejtezési eljárás nélkül saját hatáskörben megsemmisíthetők.

175. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

176. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) a küldő szerv megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a postázásra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. „s. k.” felbontásra, „SÜRGŐS”, ajánlva).

177. Az iratot a Központi Iratkezelő Irodán keresztül postán, kézbesítővel, személyesen vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

178. Ha a postázásra átadott iratok valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, AZ IRATTÁRI TERV, AZ IRATTÁRI TÉTELEK, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

179. Az ügyiratkezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé (Skontró). Az iratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az irat előadói ívén fel kell tüntetni.

180. A határidőt a Poszeidon megfelelő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

181. Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve,

b) a határidőként megjelölt naptári napok és iktatószámok sorrendjében

elhelyezni, majd a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyben eljáró ügyintézőnek dokumentált módon kiadni.

182. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve a Poszeidon felhasználó az alkalmazás vonatkozó rovatában köteles rögzíteni.

Irattár

183. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály központi irattárat működtet, amely a minisztérium önálló szervezeti egységeinek további ügyintézést nem igénylő, lezárt évkörű, az irattározást jóváhagyó vezetői aláírással és irattári tételszámmal ellátott iratainak selejtezését, levéltárba adás előtti vagy határidő nélküli őrzését szolgáló irattár.

184. A központi irattárba leadott selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő maradandó értékű iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata.

185. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

186. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.

187. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyisége(ke)t berendezni.

Irattározás és a központi irattár működése

188. Az irattározás a birtokló önálló szervezeti egység kötelezettsége.

189. Központi irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat lehetőség szerint el kell távolítani.

190. Az iratok központi irattár részére történő megküldését az előadói ív vonatkozó rovatának aláírásával és dátummal történő ellátását követően az önálló szervezeti egységnél vezető beosztásban lévő munkatárs engedélyezi. Irattározást jóváhagyni kizárólag lezárt évkörű ügyirat esetében – a 255. pontban foglaltak figyelembevételével – akkor lehet, ha az ügyirat teljes, vagyis az ügyben keletkezett összes alszámot tartalmazza.

191. Az irattárba küldés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön az irattár részére átadásra.

192. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelnie és selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartása mellett – kell megsemmisítenie.

193. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatában az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot fel kell tüntetnie, valamint az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie.

194. Az ügyben keletkezett alszámokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító alszám irattári tételszámát kell adni.

195. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papíralapú másolatot kell készíteni vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

196. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal (10. iratminta) együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

197. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

198. Az irattárba küldéskor az ügyiratkezelő köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha az ügyiratkezelő hiányosságot észlel, az iratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak pótlásáról. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az irattáros irattározásra nem vehet át.

199. Az ügyiratkezelő, ügyintéző a központi irattárból iratot betekintésre, illetve az ügy folytatása (esetleges szerelése) esetén igényelhet vissza. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni, helyükre az átvevő által aláírt iratkiadó bizonylatot (9. iratminta) kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését a Poszeidon megfelelő rovatában is jelezni kell.

200. Az ügyintézés befejezését követően az iratot birtokló önálló szervezeti egység az iratokat fizikálisan, valamint a Poszeidonban dokumentáltan, visszakereshető módon iratjegyzékkel (a Poszeidon által generált kézbesítőlappal) adja át a minisztérium központi irattárának. Az iratok átadásakor a kézbesítőlapot két példányban kell elkészíteni. A példányokat az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző vagy ügyiratkezelő és a központi irattár munkatársa írja alá. A kézbesítőlap egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé.

201. A központi irattár munkatársai az iratokat irattári tételszámmal ellátva, eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve veszik át megőrzésre. A központi irattárban az iratokat keletkeztető szerv/évkör/az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és savmentes dobozban őrizni, amelyeken a fentieket kell feltüntetni.

202. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

203. A hiányosan átadott iratot vagy kézbesítőlapot a központi irattár munkatársai nem fogadhatják be, azt annak pótlásáig az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni.

204. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, szükség esetén az adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a selejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

205. A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

206. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó típusa határozza meg:

a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségekben kell elhelyezni,

b) az elektronikus érkeztető és iktatókönyveket és az ezekben nyilvántartásba kerülő elektronikus iratokat tartalmazó biztonsági másolatokat a központi irattárban kell elhelyezni,

c) vegyes ügyiratok esetében az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben a Poszeidon háttérállományában archivált elektronikus irattal együtt kell biztosítani,

d) a Poszeidon háttérállományában tárolt elektronikus ügyiratot hozzáférés biztosításával (továbbítással), az irat kezelési jogosultságának automatikus átadásával végzi el a szervezeti egység,

e) a c) pontban meghatározott esetben az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában utalni kell az elektronikus formában archivált iratfordulatra.

207. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

208. A minisztérium központi irattáraként működő helyiségekbe belépni csak az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársainak jelenlétében vagy előzetes engedélyével lehet.

Az irattári terv szerkezete és rendszere

209. A Szabályzat 1. függelékét az irattári terv képezi, amelynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

210. Az irattári terv általános és különös részre tagolódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a minisztérium alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

211. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

Az irattári tételek kialakítása

212. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig terjedő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

a) egy irattári tételbe csak azonos ügyviteli értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

213. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá

d) a belső utasításokból.

214. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési ideje a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel, a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határideje az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével került meghatározásra.

215. Új irattári tétel létrehozására csak feladat- és hatáskör változás esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály hozzájárulásával kerülhet sor.

216. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértése szükséges.

217. Az irattári terv gondozása az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata. E feladat végrehajtásának biztosítása érdekében a minisztérium szervezeti egységei az Igazgatási és Biztonsági Főosztályt haladéktalanul kötelesek az időközben történt feladat- és hatáskörváltozásokról írásban tájékoztatni.

Az iratok selejtezése, megsemmisítése

218. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat lehetőleg évente, december 31-ig az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

219. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

220. Az irat selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

221. A központi irattárban az iratselejtezést az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság felállításával lehet elvégezni.

222. A selejtezést a küldeményborítón vagy az előadói íven feltüntetett irattári tételszám, illetve az ahhoz tartozó megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

223. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

224. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám szerinti csoportosítását.

225. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezési jegyzőkönyv (12. iratminta) kötelező melléklete a selejtezési iratjegyzék (13. iratminta).

226. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a szerv nevét, az iratselejtezés helyét és időpontját,

b) a selejtezést végző önálló szervezeti egység megnevezését,

c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

e) az iratok évkörét (selejtezési iratjegyzéken is feltüntetésre kerül),

f) az iratok tárgyát (amennyiben azokról darabszintű jegyzék áll rendelkezésre),

g) a selejtezésre kiválogatott iratok terjedelmét (iratfolyóméterben),

h) az alapul vett jogszabályok, iratkezelési szabályzatok felsorolását,

i) az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

j) a körbélyegző lenyomatát,

k) a megsemmisítés időpontját,

l) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

227. A selejtezés és megsemmisítés tényét és időpontját a Poszeidon megfelelő rovatában rögzíteni kell, azonban az adatbázisából iratokat törölni tilos.

228. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételes (iktatószám, érkeztető szám) felsorolását, évkörét, tételszámát, az irattári tétel címét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

229. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban szereplő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

230. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

231. A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában a selejtezést koordináló önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és a biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

232. A selejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre történő elszállítását a központi irattár munkatársai koordinálják.

233. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

234. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a Poszeidonból a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokkal bővült iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a szakmai alkalmazásgazda elektronikus adathordozóra archiválja és megküldi az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére. Ezzel egyidejűleg a központi irattár munkatársainak közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

Az iratok levéltárba adása

235. Nem selejtezhető iratainak teljes és lezárt évfolyamait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a minisztérium a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig, előzetes egyeztetést követően a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.

236. A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó iratokat ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében – annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt – teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

237. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az iratátadás-átvételi jegyzéket (15. iratminta) és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

238. A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő elektronikus vagy vegyes ügyiratok esetében az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben foglaltaknak megfelelően kell eljárni.

239. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell és az irattári segédleteken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖR-VÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS ÁLLÁSHELY VAGY MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

240. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkör-változása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

241. Hivatalátadás esetén az erről készült iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

242. Az iratkezelési folyamat szereplőit (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

243. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

244. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

245. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

246. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv részére kell átadni.

247. Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

248. Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst kell rögzíteni.

249. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, irataikat a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani. Ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

250. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

251. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

Álláshely vagy munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

252. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) vagy, aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A szervezeti egységek a személyi változásokról az adatgazdát értesítik, illetve kezdeményezik a Poszeidonban a jogosultságok érvénytelenítését.

253. A minisztérium vezetői és ügyintéző állományú dolgozói kormányzati szolgálati jogviszonyuk bármely okból történő megszűnésekor vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más minisztériumi szervezeti egységhez történő áthelyezéskor kötelesek a náluk lévő iratokat leadni, azokkal elszámolni.

254. Az elszámolási kötelezettség teljesítését a központi irattár munkatársa az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírásával igazolja.

255. A fel nem lelhető ügyiratokról az önálló szervezeti egység vezetője levélben tájékoztatja az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét. Az ügyiratkezelő vagy ügyintéző az irathiánnyal kapcsolatos – vezető által aláírt, dátummal ellátott – nyilatkozatot az ügyiratban elhelyezi, majd a Poszeidon megfelelő felületén a „Megjegyzés”, illetve az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában a nyilatkozat elhelyezésére vonatkozó szöveget rögzíti.

256. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul új ügyintéző kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők a vezető felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét.

257. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratok az önálló szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, annak dokumentálása mellett.

258. Állami vezető távozásakor titkársága köteles a titkárságon fellelhető iratokat áttekinteni, a folyamatban lévő ügyeket az arra jogosult vagy kijelölt személynek, illetve az iratot készítő önálló szervezeti egységnek az átadás-átvétel dokumentálása mellett átadni. Az érdemi ügyintézést nem igénylő iratokat jegyzék kíséretében a központi irattár munkatársainak kell átadni.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Bélyegzők

259. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország címerével ellátott körbélyegző. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az Innovációs és Technológiai Minisztérium, alul a sorszám szerepel.

260. A minisztérium kijelölt szervezeti egysége a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok felülhitelesítésének szabályairól szóló 468/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a „Ministry for Innovation and Technology”, alul az önálló szervezeti egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.

261. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani. Nyilván kell tartani a használatban lévő aláírás bélyegzőket is. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

262. Körbélyegző az állami vezető, illetve a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

263. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik.

264. A szervezeti egység vezetője gondoskodik

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá, ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

265. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

266. Ha a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

a) írásban értesíti az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét, aki gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

b) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

c) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

267. Az önálló szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles:

a) szükség szerint ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az iratok irattárba helyezésére,

b) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

c) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének.

268. Az önálló szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének meg kell küldenie.

269. Az iratkezelés általános felügyeletének gyakorlása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály betartatja az iratkezelésre vonatkozó szabályokat és ellenőrzi azok betartását.

A nyilvántartásba vétel szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

270. A Poszeidon üzemzavara esetén az adatgazda soron kívül értesíti a központi szolgáltatót a hiba minél hamarabb történő elhárítása érdekében, továbbá az iktatóhelyeket a rendszer leállásáról, valamint arról, hogy az üzemzavar idejére a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

271. Papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni abban az esetben, ha bármely oknál fogva az ügyiratkezelők számára a Poszeidonhoz való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

272. A „SÜRGŐS” jelöléssel ellátott és soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető könyvben (ÜZ_ÉRK/181/2019) kell nyilvántartásba venni, illetve iktatókönyvben (pl. IBF/342-1/2019/ÜZ) kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető- és iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről és az egyéb azonosítók nyilvántartásáról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik. Azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

273. Ha a Poszeidonban használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ÜZ azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

274. Az üzemzavar megszűnését követően minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot a Poszeidonba át kell vezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban az iktatószámok egymásra hivatkozásával kell jelezni.

275. Üzemzavar esetén használt iktatókönyvben a zárást az év végén iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lapra fel kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint megnyitását – az önálló szervezeti egység vezetőjének, ügyiratkezelőjének aláírása és a körbélyegző lenyomata hitelesíti. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

276. Az üzemzavar megszüntetését követően az adatgazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidonban történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett iratokat, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

277. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

278. A minisztérium hivatali kapuira, szakrendszereibe érkező

a) elektronikus levél és csatolmánya,

b) hivatali tárhely részszolgáltatásához kapcsolódóan törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett közvetlenül kitöltött küldemény

érkeztetését a Poszeidonban kell végrehajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén visszaigazolás biztosításával kell kezelni. Ezeket az alkalmazás, illetve a web böngészős felület automatikusan rögzíti.

279. A minisztérium elektronikus postafiókját a központi szolgáltató működteti.

280. A központi szolgáltató által biztosított személyes postafiókba nem vezetőjétől érkező hivatalos levelet a felhasználó köteles a megfelelő hivatalos fiókba továbbítani, azt kitörölnie tilos. Személyes fiókból hivatalos levelet közvetlenül az iktatás megkerülésével más szervezeti egység részére továbbítani tilos, csak a nem iktatandó levelek továbbítása engedélyezett ilyen módon.

281. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – nyilvántartásba vételt megelőzően – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

282. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzésével kapcsolatos előírást „A küldemények érkeztetése” alcím tartalmazza.

283. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem, de a központi szolgáltatót értesíteni kell. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

284. Ismeretlen vagy ismert feladótól érkező, de értelmetlen tárgyat tartalmazó levelet (amely értelmetlen csatolmányt is tartalmaz, vagy idegen nyelven íródott) megnyitni tilos. A központi szolgáltatót erről értesíteni kell, aki dönt a levél veszélyességéről.

285. A miniszter feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető elektronikus levelet a Poszeidonban érkeztetni, illetve iktatni kell és a továbbiakban lehetőség szerint az iratkezelési szoftver által generált nyilvántartási számhoz kapcsolódóan elmenteni, a rendszer háttérállományában tárolni. A faxot postai úton megküldött iratként kell kezelni, nyomtatást követően a Poszeidonban kell nyilvántartásba venni.

286. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat webböngészős felület használatával vagy – gépi interface kapcsolat esetén – a Poszeidon „Csoportos postázás” kézbesítési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

287. A központi érkeztető rendszerbe bevonásra került szerv részére elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát a 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. §-ában foglaltaknak megfelelően kell a címzett részére megküldeni.

288. Elektronikus levélben iratot a központi érkeztető rendszerbe nem tartozó szervezetnek vagy természetes személynek csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.

289. Elektronikus úton érkezett irat beérkezését és küldött irat továbbítását az időpontjának, a beérkezés és továbbítás módjának és adathordozójának megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe. Poszeidon használata során ezeket a rendszer automatikusan rögzíti.

290. Ha az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül hagyományos postai úton kell megküldeni a címzettnek.

291. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 2. függelékében felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

292. A központi érkeztető rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a KÉRI-nél telefonon vagy elektronikus levélben, a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével, valamint a központi szolgáltatónak kell jelezni.

293. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

294. A Kormányzati Érkeztető Rendszer Igazgatóságán kezelt, érkeztetett (digitalizált vagy kivételként kezelt) küldemények Központi Iratkezelő Irodába történő beszállításáról a KEF vagy a Magyar Posta Zrt. gondoskodik.

1. függelék³

Az Innovációs és Technológiai Minisztérium irattári terve

Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jelek összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész, (valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó),

ITM (minisztérium betűjele) = Különös rész;

b) a különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.

3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.

A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

0R01955_0

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A100	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A200	Szervezet és működés
A300	Ügyvitel
A400	Humán erőforrás és munkaügyek
A500	Gazdasági ügyek
A600	Fejezeti költségvetés
A700	Belső ellenőrzés
A800	Informatika
A900	Biztonság
A1000	Kommunikáció, sajtó, média

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A101	A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai	N	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok	5	–
A107	Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	N	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–
Szervezet és működés
A201	Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	N	HN
A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)	N	15
A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	N	15
A204	Belső utasítások, körlevelek	N	HN
A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	N	15
A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	N	15
A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet, üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál	N	15
A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál	5	–
A210	Közigazgatási Államtitkári Értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál	N	15
A211	Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
A212	Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál	5	–
A213	Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál	N	15
A214	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
A215	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál	5	–
A216	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	N	15
A217	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
A218	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
A219	Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
A220	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok,	N	15
A221	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A222	A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek	N	15
A223	Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A224	A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok	5	–
A225	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	N	15
A226	Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A227	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	N	15
A228	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A229	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai	N	15
A230	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
A231	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	N	15
A232	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	N	15
A233	Civil szférával (hazai és nemzetközi civil szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	N	15
A234	Civil szférával (hazai és nemzetközi civil szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A235	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A236	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A237	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
A238	A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A239	Központi államigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A240	Központi államigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
A241	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
A242	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	15	–
A243	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A244	Gazdasági társaságokban, felügyelő bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	N	HN
A245	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
A246	Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
A247	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–
A248	OSAP statisztikai adatgyűjtéssel és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A249	Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos iratok	5	–
A250	Jogszabályban meghatározott és egyéb adatszolgáltatások, értesítési kötelezettségek	5	–
A251	Belföldi jogsegély	5	–
A252	Hatáskör, illetékesség hiányában átadásra kerülő ügyek (áttétel)	5	–
Ügyvitel
A301	Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	N	15
A302	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén	10	–
A303	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
A305	Főnyilvántartó könyv	N	HN
A306	Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)	N	15
A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után	3	–
A308	Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, kézbesítő lap, kézbesítőkönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	2	–
A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	15	–
A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	N	HN
A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A315	A központi irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)	N	HN
A316	A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	N	HN
A318	Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	N	HN
A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–
A320	Kizárólag érkeztető számmal rendelkező, nem iktatandó küldemények	2	–
A321	Hivatali kapu iratai	5	–
A322	Ügyvitelt érintő, máshova nem sorolható jegyzőkönyvek, emlékeztetők	5	–
Humán erőforrás és munkaügyek
A401	Foglalkoztatási jogviszony létesítésével kapcsolatos személyügyi iratok	10	–
A402	Foglalkoztatási jogviszony fennállása alatt keletkezett iratok (kinevezés-módosítások, értesítések, tájékoztatások stb.)	10	–
A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő, szervezeti egységeknél keletkezett egyéb iratok, kezdeményezések	2	–
A404	Külszolgálat, nemzeti szakértők, nemzetközi álláspályázatok, európai uniós ösztöndíjprogram	2	–
A405	Ösztöndíjprogrammal és szakmai gyakorlattal kapcsolatos iratok	2	–
A406	A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A407	A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)	A jogviszony megszünte- téstől számított 50 év	–
A408	A vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*¹	–
A409	A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos megkeresések és adatszolgáltatások	5	–
A410	A fegyelmi, kártérítési és etikai eljárások iratai	10	–
A411	Kitüntetéssel és elismeréssel kapcsolatos iratok	5	–
A412	Foglalkoztatási jogviszony ideje alatt történő képzésekkel, továbbképzésekkel, közigazgatási vizsgákkal és konferenciákkal kapcsolatos iratok	3	–
A413	Tanulmányi szerződések és azok módosításainak irattári példányai	A képzés befejezését követő vállalt idő után 5 év	–
A414	Lakásügyi, szociális, esélyegyenlőségi, egészségügyi, jóléti (rekreációs) és nyugállományba vonultak ügyeivel kapcsolatos iratok	5	–
A415	Érdekegyeztetéssel, érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	N	15
A416	Közérdekből nyilvános adatok közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A417	Munkahelyi balesetekkel kapcsolatos iratok	5	–
A418	Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésével és megszűnésével kapcsolatos iratok	10
A419	Háttérintézmények miniszteri munkáltatói jogkörbe tartozó jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos iratok	10	–
A420	Háttérintézmények és gazdasági társaságokkal kapcsolatos egyéb személyügyi iratok	10	–
A421	Miniszteri biztosok ügyeivel kapcsolatos iratok	10	–
Gazdasági ügyek
A501	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	8	–
A502	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére vonatkozó (kisebb értékű) iratok	8	–
A503	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A504	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	8	–
A505	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	N	HN
A506	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	N	HN
A507	Szerződések iratai (lejárat után)	8	–
A508	Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A509	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A510	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A511	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	8	–
A512	A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti és intézményi költségvetés	N	15
A513	A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A514	A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A515	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása	8	–
A516	Államkincstári pénzellátás	8	–
A517	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján	8	–
A518	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A519	A fejezet és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai	8	–
A520	Központi beruházás iratai	8	–
A521	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése	N	15
A522	A minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A523	A fejezeti zárszámadással kapcsolatos iratok	8	–
A524	Személyi juttatás	8	–
A525	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	Tárgyév + 5 év	–
A526	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés	2	–
A527	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (Központi Statisztikai Hivatal stb.)	5	–
A528	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A529	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A530	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A531	Számviteli éves költségvetési beszámoló	N	15
A532	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	8	–
A533	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A534	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A535	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek	8	–
A536	Évközi költségvetési beszámoló	8	–
A537	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A538	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A539	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A540	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A541	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A542	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	15	–
A543	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	8	–
A544	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A545	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés	N	HN
A546	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	N	HN
A547	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk	N	HN
A548	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A549	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A550	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után	4	–
A551	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	N	HN
A552	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	N	HN
A553	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai	N	HN
A554	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A555	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések	5	–
A556	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A557	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A558	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A559	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A560	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A561	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A562	Lakásépítés-, vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)	8	–
A563	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
A564	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A565	Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
A566	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A567	Éves gazdasági program	N	15
A568	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A569	Középtávú gazdasági program	N	HN
A570	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	N	15
A571	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók	5	–
A572	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A573	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A574	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	8	–
A575	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
A576	A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósághoz kapcsolódó működési ügyek	3	–
A577	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A578	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
A579	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	8	–
A580	A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	N	15
A581	A miniszter irányítása és felügyelete alá tartozó szervek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készlet-gazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
A582	Törölt irattári tételszám
A583	Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	50	–
A584	Ellátások kifizetésének bizonylatai	8	–
A585	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)	8	–
A586	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
A587	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	N	HN
A588	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
A589	Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika	8	–
A590	Adóelszámolás évenként intézeti szinten	8	–
A591	Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)	8	–
A592	Különjuttatás iratai	8	–
A593	Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)	8	–
A594	Helyettesítések	8	–
A595	Kereseti igazolások	5	–
A596	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
A597	KSH és egyéb munkaügyi statisztikák	N	15
A598	Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)	8	–
A599	Jelenléti ívek	8	–
	Fejezeti költségvetés
A601	A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	N	15
A602	Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	8	–
A603	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	8	–
A604	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
A605	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	8	–
A606	Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok	8	–
A607	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
A608	Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	8	–
A609	Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	8	–
A610	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	8	–
A611	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	8	–
A612	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	8	–
A613	Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	8	–
A614	Külföldi utazásokkal kapcsolatos adminisztratív iratok	5	–
Belső ellenőrzés
A701	A minisztériumban, a fejezetnél, a miniszter által irányított, felügyelt költségvetési szerveknél és a közvetlen tulajdonosi joggyakorlás alatt álló gazdasági társaságoknál, a minisztérium alapítói joggyakorlása alatt álló alapítványoknál, valamint a fejezet költségvetéséből adott támogatások kedvezményezetteknél végzett ellenőrzések iratai	N	15
A702	Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	5	–
A703	A főosztály tevékenységével kapcsolatos egyéb ügyek iratai	2	–
A704	Tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos iratok	10	–
A705	Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok	5	–
A706	A minisztérium és más szervek közötti megállapodás alapján ellátott belső ellenőrzések anyagai	10	–
A707	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	10	–
A708	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	10	–
A709	Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	10	–
A710	Ellenőrzések koordinációjával kapcsolatos ügyek iratai	5	–
A711	A miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és a minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó társaságok belső ellenőrzési szervezetei által küldött anyagok	5	–
A712	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok, tárcaközi munkacsoportok anyagai	5	–
Informatika
A801	Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése	N	15
A802	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	N	15
A803	Informatikai biztonság iratai	15	–
A804	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	15	–
A805	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A806	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	N	15
A807	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
A808	Védelemszervezéssel, kritikus informatikai infrastruktúrával kapcsolatos iratok	N	15
A809	Informatikai pályázatok ügyei	10	–
Biztonság
A901	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok.	N	HN
A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	N	15
A903	Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	N	HN
A904	Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok	5	–
A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, megküldése	5	–
A906	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek.	10	–
A907	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
A908	Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A909	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
A910	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A911	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz-és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	_
A912	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	_
A913	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	_
A914	A minisztérium tűzvédelmi terve és az épület üzemeltetésével kapcsolatos rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	_
A915	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme	N	HN
A916	A minisztérium ügyeleti rendszere, az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–
A917	Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos nyilvántartások	10	–
A918	Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos engedélyezési eljárások (TEMPEST, EUKT)	10	–
Kommunikáció, sajtó, média
A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	2	–
A1002	A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok	10	–
A1003	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	N	15
A1004	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	3	–
A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	5	–
A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

1 A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
ITM100	Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
ITM200	Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok
ITM300	Közlekedéssel kapcsolatos iratok
ITM400	Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok
ITM500	Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok
ITM600	Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok
ITM700	CEF programmal kapcsolatos iratok
ITM800	Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokkal (KEOP, KEHOP, Kohéziós Alap) kapcsolatos iratok
ITM900	Klíma- és energiapolitikával kapcsolatos iratok
ITM1000	Klímavédelmi hatósági iratok
ITM1100	Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok
ITM1200	Infokommunikációval kapcsolatos iratok
ITM1300	Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok
ITM1400	Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok
ITM1500	Kiemelt infrastruktúrákkal kapcsolatos iratok
ITM1600	Nemzetközi kapcsolattartással és Európai Uniós működéssel kapcsolatos iratok
ITM1700	Miniszter irányítása, illetve szakmai irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok
ITM1800	Miniszter felügyelete, tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó egyes szervekkel kapcsolatos iratok
ITM1900	Vasúti közlekedési hatósági feladatellátással kapcsolatos iratok
ITM2000	Hajózási hatósági iratok
ITM2100	Légiközlekedési hatósági iratok
ITM2200	Hatósági koordinációs iratok
ITM2300	Közúti jármű hatósági iratok
ITM2400	Közúti gépjármű-közlekedési hatósági iratok
ITM2500	Törölt ügykörtípus
ITM2600	Törölt ügykörtípus
ITM2700	Vasúti igazgatási, engedélyezési és utasjogi, valamint autóbuszos piacfelügyeleti és utasjogi hatósági iratok
ITM2800	Közúti közlekedési ellenőrzési hatósági iratok
ITM2900	Másodfokú hatósági és felügyeleti eljárások iratai
ITM3000	KÖFOP fejlesztéssel kapcsolatos iratok
ITM3100	A Nemzeti tengelysúly és kapcsolódó ellenőrzéseket támogató hálózat kialakítása projekttel kapcsolatos iratok
ITM3200	Szakképzés, felnőttképzés iratai
ITM3300	Az európai uniós állami támogatási szabályoknak való megfelelés biztosításához kapcsolódó iratok
ITM3400	Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok
ITM3500	Iparügyekkel kapcsolatos iratok
ITM3600	Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai
ITM3700	Kereskedelemmel kapcsolatos ügyek
ITM3800	Egészségiparral kapcsolatos ügyek
ITM3900	Kiterjesztett gyártói felelősségi rendszerrel, termékdíjjal, betétdíjjal és hulladékhasznosítással kapcsolatos iratok
ITM4000	A felsőoktatással, valamint a felsőoktatási kutatás-fejlesztési és a tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok
ITM4100	Európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, kialakításának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
ITM4200	Fenntarthatósággal kapcsolatos iratok
ITM4300– 4400	Foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos iratok
Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
ITM101	Célelőirányzatok költségvetéséhez kapcsolódó ügyek iratai	N	15
ITM102	Célelőirányzatok szabályozáshoz kapcsolódó ügyei	15	–
ITM103	Célelőirányzatok ellenőrzéshez kapcsolódó ügyei	15	–
ITM104	Pályázati rendszerrel kapcsolatos ügyek	15	–
ITM105	Egyedi döntéssel kapcsolatos ügyek	15	–
ITM106	Fejlesztési célú támogatási szerződések	15	–
ITM107	Egyéb (nem fejlesztési és nem működési) célú támogatási szerződések	15	–
ITM108	Támogatáspolitikai intézkedések módszereihez és követelményeihez kapcsolódó ügyek	15	–
ITM109	Támogatáspolitikai feladatok végrehajtásában közreműködő szervezetekkel kapcsolatos ügyek	15	–
ITM110	Fejlesztéspolitikára vonatkozó szerződések és teljesítésigazolások, külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek	15	–
ITM111	Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok	5	–
ITM112	Hazai szervezetekkel, testületekkel, bizottságokkal és társadalmi szervezetekkel összefüggő ügyek	5	–
ITM113	Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok iratai	N	15
ITM114	Nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő egyéb iratok	10	–
ITM115	Egyéb ügyek (állásfoglalások, vélemény, információkérés, általános levelezés, illetékességből áttétel) iratai	3	–
ITM116	Fejlesztéspolitikai programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer ügyei	N	15
ITM117	Fejlesztéspolitikai koordinációs tevékenységek ügyei	5	–
ITM118	Fejlesztéspolitikával és a területfejlesztéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek	10	–
ITM119	Támogatásokkal kapcsolatos adatszolgáltatás iratai	3	–
ITM120	Fejlesztéspolitikai adatbázis és információs rendszer iratai	10	–
ITM121	Értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai	10	–
ITM122	Közérdekű megkeresésekkel kapcsolatos nyilvános és szakmai iratok	5	–
ITM123	Monitoring Bizottságok működésével kapcsolatos iratok	5	–
Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok
ITM201	Területfejlesztési szabályozási ügyek	15	–
ITM202	Országos jelentőségű kiemelt térségek (Balaton, Duna, Tisza) és azok területfejlesztési programjai megvalósításával kapcsolatos iratok	N	15
ITM203	Területfejlesztési tevékenység elismerésére alapított díjjal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM204	Területfejlesztés eszközrendszerének fejlesztésével kapcsolatos ügyek	15	–
ITM205	Területfejlesztési támogatások és a decentralizáció irányelveivel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM206	Régiók társadalmi, gazdasági fejlesztése érdekében kötendő megállapodásokkal kapcsolatos ügyek	10	–
Közlekedéssel kapcsolatos iratok
ITM301	Veszélyes áruk szállításával kapcsolatos ügyek	15	–
ITM302	Veszélyes hulladék szállításával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM303	A közúti közlekedés finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM304	A közúti közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok	N	15
ITM305	Az infrastruktúra-politikával összefüggő iratok	10	–
ITM306	Vasúti infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok	N	15
ITM307	Vasúti közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok	N	15
ITM308	Vasúti infrastruktúrával kapcsolatos iratok	10	–
ITM309	Vasúti személyszállítással kapcsolatos iratok	5	–
ITM310	Vasúti árufuvarozással kapcsolatos iratok	5	–
ITM311	Vasúti jogalkotásra vonatkozó ügyek	5	–
ITM312	Vasúti dolgozókkal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM313	Vasútbiztonsággal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM314	Közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos ügyek	10	–
ITM315	Közúti közlekedéssel összefüggő képzést, szakképzést, továbbképzést, valamint ezek tananyagait érintő ügyiratok	5	–
ITM316	Közúti közlekedéssel kapcsolatos ügyiratok	5	–
ITM317	Közúti közlekedési infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok	N	15
ITM318	Közúti közlekedési infrastruktúrával kapcsolatos iratok	10	–
ITM319	Közlekedési hatósági ügyekkel kapcsolatos iratok	10	–
ITM320	Hajózás szabályozásával kapcsolatos iratok	N	15
ITM321	A hajózás finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM322	Hajózási infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos iratok	N	15
ITM323	Nemzetközi hajózási szervezetekkel kapcsolatos iratok	10	–
ITM324	Légiközlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok	N	15
ITM325	Állampolgári megkeresések, panaszok	5	–
ITM326	Felügyeleti intézkedések	N	15
ITM327	Légiközlekedési infrastruktúra fejlesztésével (pl. repülőtér létesítése, fejlesztése) kapcsolatos iratok	N	15
ITM328	Légiközlekedés biztonságával és védelmével kapcsolatos iratok	N	15
ITM329	Légiközlekedési szakmai szervezetekkel kapcsolatos iratok, levelezések	5	–
ITM330	Környezetvédelmi PR tevékenység (Autómentes Nap, Mobilitási Hét stb.)	5	–
ITM331	Vasútszabályozással kapcsolatos ügyiratok (személyszállítás és pályahálózat kivételével)	10	–
ITM332	Természetvédelmi területre vonatkozó szabályozások (Natura 2000)	5	–
ITM333	Az autóbusszal végzett menetrend szerinti személyszállítás szabályozásának iratai	N	15
ITM334	Az autóbuszos közlekedési szolgáltatók járműbeszerzéseivel kapcsolatos iratok	10	–
ITM335	A vasúti közszolgáltatások iratai	N	15
ITM336	A vasúti közlekedési szolgáltatók járműbeszerzéseivel kapcsolatos iratok	10	–
ITM337	A helyi közösségi közlekedés iratai	10	–
ITM338	A közösségi közlekedésben alkalmazott utazási kedvezményekkel kapcsolatos iratok	10	–
ITM339	A közösségi közlekedés működtetésével, finanszírozási rendszerével és költségvetési tervezésével kapcsolatos iratok	N	15
ITM340	A közösségi közlekedés stratégiai és fejlesztési koncepcióival kapcsolatos iratok	N	15
ITM341	A közösségi közlekedés szabályozásával kapcsolatos iratok	N	15
ITM342	A személyszállítási közszolgáltatásokhoz történő egyenlő esélyű hozzáféréssel kapcsolatos iratok	15	–
ITM343	A közösségi közlekedési szolgáltatások minőségi követelményeinek (SLA) ügyiratai	10	–
ITM344	A közösségi közlekedés összehangolásával kapcsolatos kötelezettségvállalások, szerződések iratai	N	15
ITM345	A közszolgáltatók alvállalkozóinak bevonásával kapcsolatos iratok	10	–
ITM346	A komp- és révszolgáltatások iratai	15	–
ITM347	A közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos ügyek (légiközlekedési, vasúti, közúti zajpanaszok, zajtérképezés)	5	–
ITM348	Egyéb közlekedéssel kapcsolatos ügyek	3	–
ITM349	Közlekedési közszolgáltatások iratai	N	15
ITM350	A közösségi közlekedés menetrendjeinek iratai	10	–
ITM351	Személyszállítási közszolgáltatás finanszírozásával kapcsolatos iratok	N	15
ITM352	Személyszállítási közszolgáltatás fejlesztésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM353	Fogyatékos-üggyel és akadálymentesítéssel kapcsolatos iratok	10	–
ITM354	Vasúti balesetek és váratlan vasúti események közlekedésbiztonsági szervnél keletkezett iratanyagai	N	15
ITM355	Víziközlekedési balesetek és események közlekedésbiztonsági szervnél keletkezett iratanyagai	N	15
ITM356	Kerékpáros közlekedéssel kapcsolatos általános iratok	5	–
ITM357	Kerékpáros tervzsűrivel kapcsolatos iratok	5	–
ITM358	Kerékpáros hálózat működtetésével kapcsolatos iratok	5	–
ITM359	Kerékpáros hálózat fejlesztésével kapcsolatos iratok	5	–
ITM360	Nemzetközi kerékpáros ügyek iratai	5	–
ITM361	Felmentési kérelmekkel kapcsolatos iratok	5	–
ITM362	Szemléletformálással, rendezvényekkel kapcsolatos iratok	3	–
ITM363	Útdíjrendszerek működtetésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM364	Légiközlekedési balesetek és események közlekedésbiztonsági szervnél keletkezett iratanyagai	N	15
ITM365	Felügyeleti igazolványok kezelésével kapcsolatos iratok	5	–
ITM366	A közlekedési környezetvédelemmel kapcsolatos ügyek	5	–
ITM367	A közlekedési (eredetű) légszennyezéssel kapcsolatos ügyek	5	–
ITM368	Közlekedési zajvédelemmel kapcsolatos általános ügyek	10	–
ITM369	A légiközlekedési, vasúti, közúti zajvédelemmel kapcsolatos panaszok	5	–
ITM370	Kisvasút fejlesztési támogatásokkal kapcsolatos iratok	10	–
Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok
ITM401	Külföldi, belföldi hivatalos utazásokkal kapcsolatos iratok	5	–
ITM402	Az Európai Parlament és a Tanács (EU, Euratom) 2018/1046 rendelet 63. cikk (5) bekezdés a) és b) pontjában szereplő vezetői nyilatkozattal és éves összefoglalóval kapcsolatos iratok	15	–
ITM403	Minisztériumokkal és más országos hatáskörű szervekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
ITM404	Minisztériumon belüli levelezés iratai	5	–
ITM405	Irányító Hatóságon belüli iratok	5	–
Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok
ITM501	Szabálytalanságokkal kapcsolatos iratok (szabálytalanság gyanú, vizsgálat, döntés, utánkövetés, jogorvoslati kérelmek)	25	–
ITM502	Kifogáskezeléssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM503	Külső-belső ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok	25	–
ITM504	Hitelesítéssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM505	KÖZOP zárásával kapcsolatos iratok	25	–
ITM506	KIOP program szintű zárásával kapcsolatos iratok	25	–
ITM507	KIOP projekt fenntartási és projektszintű zárása	25	–
ITM508	Pénzügyi-számviteli tartalmú iratok (kifizetési előrejelzések, hitelesítés, költségnyilatkozatok, forráslehívás, utalás, CEF támogatások, adatszolgáltatás a programokkal kapcsolatos külföldi jelentésekhez)	15	–
ITM509	Zárszámadással kapcsolatos iratok	15	–
ITM510	Kötelezettségvállalással, lekötött és szabad kerettel, program abszorpcióval kapcsolatos dokumentumok	25	–
ITM511	Helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos iratok („A”, „B” és „C” szintű)	15	–
ITM512	Operatív Program módosításával kapcsolatos iratok	25	–
ITM513	KÖZOP Akcióterv módosításával kapcsolatos iratok	15	–
ITM514	IKOP többéves nemzeti kerettel és éves fejlesztési kerettel kapcsolatos iratok	25	–
ITM515	Pénzügyi ellenjegyzéssel, érvényesítéssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM516	Programszintű zárással kapcsolatos iratok	25	–
ITM517	Projektszintű tájékoztatással, nyilvánossággal kapcsolatos iratok	15	–
ITM518	Monitoring bizottságok működésével kapcsolatos iratok (KÖZOP, IKOP, PM szintű MB és Horizontális MB)	25	–
ITM519	Program indikátorokkal kapcsolatos iratok (indikátor jelentés, indikátor módszertan)	15	–
ITM520	Programok horizontális céljainak teljesítésével kapcsolatos iratok	15	–
ITM521	Éves végrehajtási jelentéssel, záró végrehajtási jelentéssel, éves áttekintő értekezlettel kapcsolatos iratok	25	–
ITM522	Programértékeléssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM523	Irányítási és ellenőrzési rendszer leírással kapcsolatos iratok	25	–
ITM524	OP-k kommunikációs stratégiájával kapcsolatos iratok	15	–
ITM525	Csalás elleni politika végrehajtásával kapcsolatos iratok	25	–
ITM526	Közbeszerzéssel kapcsolatos iratok	5	–
ITM527	Állami projektértékeléssel kapcsolatos feladatok, ellenőrzések	N	HN
ITM528	Nemzeti fejlesztési tervekkel (operatív programok, akciótervek, IH ügyek) kapcsolatos iratok	N	15
ITM529	Értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai	N	15
ITM530	ÁROP-EKOP projektdokumentációk	10	–
ITM531	VOP projektdokumentációk	10	–
ITM532	Az intézményrendszernél és kedvezményezetteknél történő ellenőrzések iratai	25	–
ITM533	Intézkedési tervek végrehajtásának iratai	25	–
ITM534	Ellenőrzési éves tervezési feladatok	25	–
ITM535	A minisztériumok közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	25	–
ITM536	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok, tárcaközi munkacsoportok anyagai	25	–
ITM537	EUTAF rendszerellenőrzéseivel, horizontális és mintavételes ellenőrzéseivel, beszámolóival, intézkedési terveivel, ACR-rel és FCR-rel kapcsolatos iratok	25	–
ITM538	Európai Bizottság ellenőrzéseivel kapcsolatos iratok	25	–
ITM539	Európai Számvevőszék ellenőrzéseivel kapcsolatos iratok	25	–
ITM540	OLAF ellenőrzéseivel kapcsolatos iratok	25	–
Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok
ITM601	Nagyprojektekkel, kiemelt projektekkel, pályázatos projektekkel kapcsolatos iratok (pályázatkezelés, projekt lebonyolítás, kifizetések nyomon követése, kockázatok feltárása, nagyprojektek benyújtása EUB felé, támogatási szerződések megkötése, módosítása, vállalkozói szerződések megkötése, módosítása, vállalkozói szerződések ex-ante és ex-post ellenőrzése)	25	–
ITM602	Projektek nyomon követésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM603	Pályázati felhívásokkal kapcsolatos iratok	10	–
ITM604	Program- és projektszintű jelentések, beszámolók, felkészítők iratai	5	–
ITM605	Projektfelügyeleti rendszerrel kapcsolatos iratok	10	–
ITM606	Technikai segítségnyújtás prioritással kapcsolatos iratok	15	–
ITM607	Végrehajtás OP-vel kapcsolatos iratok	15	–
CEF programmal kapcsolatos iratok
ITM701	CEF belső iratok	25	–
ITM702	CEF-fel kapcsolatos belső-külső levelezés (tájékoztatók, jelentések, beszámolók, minisztériumon belüli iratok, más szervezetekkel való kapcsolattartás iratai	25	–
ITM703	TEN-T végrehajtó hatósági feladat iratai	25	–
ITM704	Pályázati anyagok összeállításával, benyújtásával kapcsolatos iratok	25	–
ITM705	CEF projektek előkészítésével, végrehajtásával, nyomon követésével, kifizetések nyomon követésével, kockázatok feltárásával, zárásával kapcsolatos iratok	25	–
ITM706	CEF projektek időközi, éves és záró jelentéseinek iratai	25	–
ITM707	CEF projektek ellenőrzésével kapcsolatos iratok	25	–
Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokkal (KEOP, KEHOP, Kohéziós Alap) kapcsolatos iratok
ITM801	Megújuló energiaforrásokat és energiahatékonyságot érintő projektek iratai	25	–
ITM802	Fenntartható életmód és ezzel kapcsolatos projektek iratai	25	–
ITM803	Természetvédelemmel kapcsolatos projektek iratai	25	–
ITM804	Árvíz- és katasztrófavédelemmel kapcsolatos iratok	25	–
ITM805	Rekultivációs és kármentesítési projektek iratai	25	–
ITM806	Szennyvízkezeléssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM807	Ivóvizes projektek iratai	25	–
ITM808	Hulladékgazdálkodással kapcsolatos iratok	25	–
ITM809	KEOP-7.9.0 konstrukcióval kapcsolatos iratok	25	–
ITM810	KEOP, KEHOP szabálytalanságkezeléssel, közbeszerzéssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM811	Törölt irattári tételszám
ITM812	Európai Uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó ellenőrzések iratai	25	–
ITM813	KEOP, KEHOP ügyvitellel kapcsolatos, általános ügyek iratai	5	–
ITM814	KEOP, KEHOP pénzügyi jellegű ügyiratok (támogatási és vállalkozói szerződések és kapcsolódó dokumentumok, számlák, teljesítésigazolások, szakmai beszámolók, tervezések, adatszolgáltatással kapcsolatos iratok)	25	–
ITM815	KEOP, KEHOP követeléskezeléssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM816	Törölt irattári tételszám
ITM817	KEOP-pal, KEHOP-pal, EUPR-rel, EMIR-rel kapcsolatos iratok	5	–
ITM818	Operatív Program koordinációs feladatokkal kapcsolatos iratok	25	–
ITM819	Egyéb EU pályázatok, stratégiák (pl. Interreg, Duna Régió Stratégia)	25	–
ITM820	Operatív Programok (KEOP, KEHOP) megvalósítását támogató feladatokhoz (működés, feladatellátás) kapcsolódó iratok	25	–
ITM821	Az Európai Unió 2020–2027 programozási időszakával kapcsolatos tervezések, iratok	15	–
Klíma- és energiapolitikával kapcsolatos iratok
ITM901	Energiatakarékosság és energiahatékonyság körébe tartozó ügyek iratai	10	–
ITM902	A magyar energiapolitika koncepcionális iratai	N	15
ITM903	Energiastratégia iratai	N	15
ITM904	Nemzeti Energiahatékonysági Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok	N	15
ITM905	Egyéb Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok	25	–
ITM906	Pályázati rendszerek iratai	10	–
ITM907	Klímapolitikával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM908	Törölt irattári tételszám
ITM909	Fenntartható fejlődéssel kapcsolatos iratok	15	–
ITM910	Megújuló energiahordozó-felhasználással és az energiatakarékossággal kapcsolatos nemzetközi ügyek iratai	N	15
ITM911	Megújuló energiaforrások hasznosítása körébe tartozó iratok	15	–
ITM912	Környezetvédelemmel kapcsolatos általános ügyek	5	–
ITM913	Környezetvédelemmel kapcsolatos programok (OHT, NKP, OKKP stb.)	5	–
ITM914	Nemzeti Megújuló energia Hasznosítási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok	N	15
ITM915	Energetikával kapcsolatos általános ügyek	5	–
ITM916	Energiapolitikai döntések meghozatalának előkészítő iratai	10	–
ITM917	Energiaellátás kérdéseivel kapcsolatos koncepcionális iratok	N	15
ITM918	Bilaterális energetikai kapcsolatok iratai	5	–
ITM919	Atomenergia koncepcionális ügyei	N	15
ITM920	Atomenergia operatív ügyei	5	–
ITM921	Nemzeti Éghajlatváltozási Stratégiával és Éghajlatváltozási Cselekvési Tervvel kapcsolatos iratok	N	15
ITM922	Zöldgazdaság-fejlesztéssel kapcsolatos iratok	N	15
ITM923	Nemzeti Fenntartható fejlődési Stratégiával kapcsolatos iratok	N	15
ITM924	Környezettechnológiákkal, környezetiparral kapcsolatos iratok	10	–
ITM925	Törölt irattári tételszám
ITM926	Törölt irattári tételszám
ITM927	Törölt irattári tételszám
ITM928	Törölt irattári tételszám
ITM929	Törölt irattári tételszám
ITM930	Pályázatkezeléssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM931	LIFE programokkal kapcsolatos iratok	5	–
ITM932	Törölt irattári tételszám
ITM933	Törölt irattári tételszám
ITM934	Törölt irattári tételszám
ITM935	Törölt irattári tételszám
ITM936	Törölt irattári tételszám
ITM937	Törölt irattári tételszám
ITM938	Derogációval kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM939	Üvegházhatású gáz kibocsátás-kereskedelemmel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM940	Üvegházhatású gázok kibocsátási egységeinek kiosztásával kapcsolatos ügyek	N	15
ITM941	Üvegházhatású gázok kibocsátási jogosultságainak értékesítéséből származó bevételek allokálásával és mitigációs célú felhasználásával, valamint energetikai célú támogatásokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM942	Energiahatékonysággal és energiatakarékossággal kapcsolatos nemzetközi ügyek iratai	5	–
ITM943	Kvótakereskedelem körébe tartozó iratok	15	–
ITM944	Kvótakereskedelem témakörébe tartozó nemzetközi ügyek iratai	N	15
ITM945	Bányászati koncessziókkal kapcsolatos iratok	N	HN
ITM946	Bányászattal kapcsolatos általános ügyek	5	–
ITM947	Szénbányászati szerkezetátalakítás koncepcionális iratai	N	15
ITM948	Elektromobilitással kapcsolatos iratok	15	–
Klímavédelmi hatósági iratok
ITM1001	Klímagázzal folytatott tevékenységekre vonatkozó jogosultságokkal kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM1002	Klímagáz képzéssel kapcsolatos ügyek	10	–
ITM1003	Klímagázokat tartalmazó berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
ITM1004	Hatósági ellenőrzéssel kapcsolatos iratok	10	–
ITM1005	Hatósági díjbevételek és bírságbevételek beazonosítása	10	–
ITM1006	Végrehajtással kapcsolatos ügyek	10	–
ITM1007	Kibocsátási engedéllyel kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM1008	Forgalmi jegyzékkel kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM1009	Hatáskörébe tartozó közérdekű bejelentések és panaszok kivizsgálása	5	–
ITM1010	Nemzetközi szervezetekben, hálózatokban, programokban, bizottságokban, konferenciákon való részvétel (kiutazás dokumentumai, úti jelentések)	5	–
ITM1011	A Nemzeti Klímavédelmi Hatóság feladatkörét érintő egyéb ügyek	3	–
Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok
ITM1101	Audiovizuális politikával kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1102	Audiovizuális politikával kapcsolatos stratégiai ügyek	N	15
Infokommunikációval kapcsolatos iratok
ITM1201	Elektronikus formanyomtatványok	10	–
ITM1202	Informatikai ügyekkel kapcsolatos szerződések	15	–
ITM1203	Informatikai együttműködések	15	–
ITM1204	Alkalmazástámogatási szerződések	15	–
ITM1205	Licenckezelés	15	–
ITM1206	Informatikai infrastruktúra működése	5	–
ITM1207	Egységes Infrastruktúra Projekt	10	–
ITM1208	Informatikai, biztonsági szabályzatok, stratégiák és más biztonsági dokumentumok	N	15
ITM1209	Közigazgatási egyeztetésre küldött informatikával kapcsolatos iratok	10	–
ITM1210	A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs stratégiáinak, terveinek ellenőrzése, egyeztetése	N	15
ITM1211	A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs konszolidációjával és folyamatos kontrolljával kapcsolatos iratok	10	–
ITM1212	A minisztérium irányítása, felügyelete alatt álló szervek infokommunikációs infrastruktúrájáért felelős vezetőinek és az informatikai biztonságért felelős vezetőinek személyével kapcsolatos iratok	10	–
ITM1213	A nemzeti adatvagyonnal kapcsolatban végzett tevékenység iratai	15	–
ITM1214	A minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó szervek infokommunikációs infrastrukturális fejlesztéseinek és beszerzéseinek gazdasági, gazdaságossági és biztonsági kérdéseivel kapcsolatos iratok	15	–
ITM1215	Közösségi célú szélessávú, és infokommunikációs infrastruktúra-fejlesztésekkel kapcsolatos iratok	25	–
ITM1216	IKT szektor fejlesztésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM1217	Digitális felzárkóztatással és kompetencianöveléssel kapcsolatos iratok	10	–
ITM1218	Digitális szolgáltatásokkal és gazdasággal kapcsolatos iratok	15	–
ITM1219	Közösségi infokommunikációs- és információbiztonsággal kapcsolatos iratok	15	–
ITM1220	Informatikát érintő, máshova nem sorolható ügyek	5	–
Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok
ITM1301	Hírközléshez kapcsolódó koncepcionális ügyek iratai	N	15
ITM1302	Infrastrukturális támogatási programok anyagai	25	–
ITM1303	Hírközlés politikai elemzések, koncepciók	N	15
ITM1304	Az elektronikus hírközlési tevékenységgel kapcsolatos minisztériumi állásfoglalások	N	15
ITM1305	Közigazgatási egyeztetésre küldött elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok	10	–
Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok
NFM1401	A fogyasztók védelemével, az általános termékbiztonsággal, a fogyasztási cikkekre vonatkozó piacfelügyelettel és ezek intézményeit érintő jogszabályok szakmai koncepciójának módosításával kapcsolatos ügyek	N	15
ITM1402	A fogyasztóvédelmi politika koncepciójával, a piacfelügyeleti stratégiával és a belőlük adódó feladatokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM1403	A fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek, fogyasztói fórumok tevékenységének támogatási és fejlesztési feladatai	10	–
ITM1404	A békéltető testületek működése, támogatása	15	–
ITM1405	A Fogyasztóvédelmi Tanács és a Piacfelügyeleti Munkacsoport munkája	10	–
ITM1406	A 13. EKTB Fogyasztóvédelem, a fogyasztók egészségének védelme EU Szakértői Csoport	10	–
ITM1407	Nemzetközi szervezetekben, hálózatokban, programokban, bizottságokban való részvétel (kiutazás dokumentumai, úti jelentések)	10	–
ITM1408	Fogyasztóvédelmi ismeretek oktatásával, szakképzéssel kapcsolatos ügyek (NAT, OKJ, felsőoktatás)	10	–
ITM1409	Fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek támogatásának pályázatkezelői működésével kapcsolatos ügyek	10	–
ITM1410	Fogyasztói érdekek képviseletét ellátó egyesületek tevékenysége	10	–
ITM1411	A fogyasztóvédelmi hatóság Ellenőrzési és Vizsgálati Programjával, valamint a programon kívüli ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM1412	A Pest Megyei Kormányhivatal, mint másodfokú fogyasztóvédelmi hatóság határozatai ellen benyújtott fellebbezések, egyedi panaszok, meghozott határozatok, végzések, ügyészi óvások	10	–
ITM1413	EU-s vizsgálatokban való részvétel	10	–
ITM1414	EVP szerinti témavizsgálat	5	–
ITM1415	Fogyasztóvédelmi hatóság vizsgálati jelentései	N	HN
ITM1416	Gyártó, forgalmazó önkéntes intézkedése	10	–
ITM1417	Hitelesítési, kalibrálási jegyzőkönyv	5	–
ITM1418	Élelmiszernek nem minősülő termékek piacfelügyeletével kapcsolatos nyilvántartási rendszer iratai (KPIR – Központi Piacfelügyeleti Információs Rendszer)	10	–
ITM1419	Laboratóriumi engedélyekkel kapcsolatos dokumentum	10	–
ITM1420	Letiltó, tájékoztató közlemények	10	–
ITM1421	Megbízás vizsgálatra	5	–
ITM1422	Megbízás vizsgálatra (külső megbízás)	10	–
ITM1423	Megbízók kooperációs vizsgálata	10	–
ITM1424	A területi szintű fogyasztóvédelmi és piacfelügyeleti szervek ellenőrzéséhez szükséges megbízólevél	5	–
ITM1425	Mintavételi jegyzőkönyv	5	–
ITM1426	Monitoring vizsgálat (hazai és nemzetközi)	10	–
ITM1427	Piacfelügyeleti ügyek	10	–
ITM1428	Piacfelügyeleti, szolgáltatás-biztonsági, minőségvizsgálati szakvélemények	10	–
ITM1429	PROSAFE (Európai Termékbiztonsági Végrehajtó Fórum)	5	–
ITM1430	RAPEX ügyek (az EU gyorsriasztási információs rendszere veszélyes termékeknél, nem élelmiszerek esetében)	5	–
ITM1431	Élelmiszernek nem minősülő veszélyes termékekkel kapcsolatos riasztás iratai (Vám, RAPEX és KPIR)	15	–
ITM1432	Szabványok véleményezés	5	–
ITM1433	Szakértői vélemény	10	–
ITM1434	Piacfelügyelettel kapcsolatos szakmai irányítás	10	–
ITM1435	Fogyasztóvédelemmel és piacfelügyelettel kapcsolatos törvényességi vizsgálat	10	–
ITM1436	Üzletek működésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM1437	Üzletszabályzatok véleményezésre	10	–
ITM1438	Vizsgálati Útmutató	10	–
ITM1439	Vizsgáló intézeti, társhatósági tájékoztatók	5	–
ITM1440	Áttétel más hatósághoz	2	–
ITM1441	Tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat (UCP)	15	–
ITM1442	Biztonsági záradék szerinti értesítés	5	–
ITM1443	Mintavételi terv	10	–
ITM1444	Dohány és dohánytermékek nyilvántartásba vétele	15	–
ITM1445	Szakmai állásfoglalás	10	–
ITM1446	Fogyasztóvédelmi tájékoztatás és információátadás	2	–
ITM1447	Nem veszélyes termékekre vonatkozó piacfelügyeleti vizsgálati jegyzőkönyvek	10	–
ITM1448	Energiahatékonysági címkézéssel kapcsolatos piacfelügyeleti ügyek	10	–
ITM1449	Környezetbarát tervezési követelményekkel kapcsolatos piacfelügyeleti ügyek	10	–
ITM1450	Hatósági eljáráson kívüli határon átnyúló panaszügyek	2	–
ITM1451	Online vitarendezéshez kapcsolódó iratok	2	–
ITM1452	Európai Fogyasztói Központ szervezeti-pénzügyi működéséhez kapcsolatos iratok	5	–
Kiemelt infrastruktúrákkal kapcsolatos iratok
ITM1501	Víziközmű-szolgáltatással kapcsolatos ügyek	5	–
ITM1502	Hulladékgazdálkodási közszolgáltatással kapcsolatos ügyek	5	–
ITM1503	Nemzetközi szerződésben vállalt kötelezettség teljesítésére irányuló projektekkel kapcsolatos ügyek	15	–
ITM1504	A hulladékgazdálkodási szakterületet érintő, ahhoz kapcsolódó iratok bejelentések, panaszok, javaslatok, állampolgári megkeresések, tájékoztatók, állásfoglalások	10	–
ITM1505	Környezetvédelmi gazdasági szabályozással kapcsolatos iratok	10	–
ITM1506	A hulladék megelőzésével, képződésével, kezelésével kapcsolatos iratok	N	15
ITM1507	Illetékes hatóságokkal való kapcsolattartás, adatbekérés, szakmai irányítással összefüggő iratok	15	–
ITM1508	Hulladékgazdálkodási szakterületet érintő támogatások illetve kapcsolódó iratok	10	–
ITM1509	Veszélyes hulladékkal kapcsolatos szállítási lap és gyűjtőjárati szállítási lap sorszámtartományának kiadása	5	–
ITM1510	Általános és egyes hulladékáramokra vonatkozó adatszolgáltatások teljesítése, az adatszolgáltatáshoz kapcsolódó szakmai iratok	10	–
Nemzetközi kapcsolattartással és Európai Uniós működéssel kapcsolatos iratok
ITM1601	A nemzetközi kormánybizottságok iratai	N	15
ITM1602	Az ENSZ és szakosított szerveivel kapcsolatos ügyek iratai	N	15
ITM1603	Nemzetközi szervezetek iratai	N	15
ITM1604	Külföldi ügynökség létesítésével kapcsolatos iratok	15	–
ITM1605	Nemzetközi műszaki tudományos együttműködési megállapodások	N	15
ITM1606	EU-n kívüli országokkal kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM1607	Nemzetközi légiközlekedési szervezetekkel (ICAO, ECAC, EuroControl stb.) kapcsolatos és az EU komitológiai bizottsági tagsággal kapcsolatos iratok	N	15
ITM1608	Tengerhajózási nemzetközi szervezetek iratai	N	15
ITM1609	Vasúti nemzetközi együttműködési szervezetek iratai	N	15
ITM1610	Közúti közlekedési nemzetközi szervezetek iratai	N	15
ITM1611	Többoldalú együttműködés iratai	10	–
ITM1612	Nemzetközi közlekedési két-és többoldalú szerződések, egyezmények	N	15
ITM1613	Kétoldalú és regionális együttműködési fórumok iratai	N	15
ITM1614	Bilaterális (kétoldalú) ügyekkel kapcsolatos iratok	10	–
ITM1615	Egyéb nemzetközi iratok	10	–
ITM1616	Európai uniós ügyekkel kapcsolatos iratok	N	15
ITM1617	Törölt irattári tételszám
ITM1618	Kötelezettségszegési eljárásokkal és EU pilot ügyekkel kapcsolatos iratok	N	HN
ITM1619	Európai Bírósággal kapcsolatos ügyek	N	15
ITM1620	Európai Uniós intézmények munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok (szakmai anyagok, háttér anyagok, összefoglalók összeállítása, kiutazás dokumentumai, útijelentések)	10	–
ITM1621	Az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB), valamint szakértői munkacsoportjainak iratai	10	–
ITM1622	Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)	10	–
ITM1623	Ágazati politikákhoz kapcsolódó uniós ügyek iratai	N	15
Miniszter irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok
ITM1701	Magyar Bányászati és Földtani Szolgálattal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1702	Magyar Bányászati és Földtani Szolgálattal kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1703	Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1704	Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökséggel kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1705	Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatallal (NKFIH) kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1706	Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatallal (NKFIH) kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
Miniszter felügyelete, tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó egyes szervekkel kapcsolatos iratok
ITM1801	Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1802	Országos Atomenergia Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1803	Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft.-vel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1804	Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft.-vel kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1805	Nemzeti Akkreditáló Hatósággal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1806	Nemzeti Akkreditáló Hatósággal kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1807	SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvánnyal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1808	SEED Kisvállalkozás-fejlesztési Alapítvánnyal kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1809	Törölt irattári tételszám
ITM1810	Törölt irattári tételszám
ITM1811	Törölt irattári tételszám
ITM1812	Törölt irattári tételszám
ITM1813	Törölt irattári tételszám
ITM1814	Törölt irattári tételszám
ITM1815	Törölt irattári tételszám
ITM1816	Törölt irattári tételszám
ITM1817	Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalával (SZTNH) kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM1818	Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalával (SZTNH) kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM1819	Törölt irattári tételszám
ITM1820	Törölt irattári tételszám
Vasúti közlekedési hatósággal kapcsolatos iratok
ITM1901	Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok metrók, fogaskerekű vasutak és vasúti építményeik építési, használatbavételi engedélyezése	N	15
ITM1902	Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok, metrók, fogaskerekű vasutak és vasúti építményeik építéséhez használatbavételéhez kapcsolódó bejelentések	N	15
ITM1903	Vtv. szerinti különleges vasutak építményei, kiszolgáló létesítményei és ahhoz kapcsolódó gépészeti berendezések létesítésével, használatbavételével kapcsolatos hatósági ügyek engedélyezés és bejelentés	N	15
ITM1904	Vasútnak nem minősülő egyéb kötöttpályás közlekedési rendszerek (kötélpályák, sífelvonók, siklók) engedélyezésével kapcsolatos hatósági ügyek engedélyezés és bejelentés	N	15
ITM1905	Feltétfüzetek jóváhagyása, OVSZ alóli felmentések kiadása	N	15
ITM1906	Érdekelt államigazgatási szervként végzett feladatok	10	–
ITM1907	Vasúti utasítások, szabályzatok jóváhagyása	N	15
ITM1908	ECM engedélyezéssel kapcsolatos ügyek	15	–
ITM1909	Vasúti járművek, vasúti járművek közlekedésbiztonsági berendezései, vasúti járművekre szerelt, vasútüzemi célt szolgáló kazánok és nyomás-tartó edények gyártását, javítását, vizsgálatát végző személyek és szervezetek tevékenységének engedélyezésével kapcsolatos ügyek	15	–
ITM1910	Megfelelőség-értékelő szervezetek kijelölésével kapcsolatos ügyek	15	–
ITM1911	Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok, metrók, fogaskerekű vasutak kiszolgáló létesítményeinek és ahhoz kapcsolódó gépészeti berendezésekkel kapcsolatos létesítési és használatbavételi engedélyezése	N	15
ITM1912	Országos, illetve helyi közforgalmú vasutak, saját használatú vasutak és a hozzájuk csatlakozó iparvágányok, metrók, fogaskerekű vasutak kiszolgáló létesítményeinek és ahhoz kapcsolódó gépészeti berendezések létesítésével, használatbavételével kapcsolatos bejelentések	N	15
ITM1913	Építésfelügyelettel kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM1914	Vasúti jármű típusengedélyek, elvi előzetes típusengedély, előzetes típusengedély, átalakítási engedély kiadásával kapcsolatos hatósági eljárás	N	HN
ITM1915	Vasúti jármű üzembe helyezési engedélyek, időszakos járművizsgák, vasúti járművek hatósági jelzésének kiadása	N	HN
ITM1916	Kazánokkal és nyomástartó edényekkel kapcsolatos hatósági eljárások, a kazánok, nyomástartó edények hatósági jelzéseinek kiadása és nyilvántartása	N	HN
ITM1917	Vasúti jármű Nemzeti Járműnyilvántartásba felvétel, törlés, módosítás	N	HN
ITM1918	Vasúti építmények, berendezések, vasúti járművek ellenőrzése	15	–
ITM1919	Vasútbiztonsági tanúsítvánnyal, engedéllyel kapcsolatos hatósági eljárások	15	–
ITM1920	Vasúti közlekedésbiztonsági ellenőrzések, és ahhoz kapcsolódó hatósági eljárások	15	–
ITM1921	Vasúti közlekedés biztonságával kapcsolatos rendkívüli események	15	–
ITM1922	EU által előírt nyilvántartások vezetésével összefüggő ügyek	15	–
ITM1923	Vasúti szakmai állásfoglalások, tájékoztatások	10	–
ITM1924	Adatszolgáltatás, nyilvántartás	5	–
ITM1925	Vasúti Hatósági Főosztály külső ügyei	5	–
ITM1926	Vasúti járművek időszakos vizsgálatát végző vizsgahelyek kijelölése	10	–
ITM1927	Vasúti Közlekedés biztonságával összefüggő munkakörben foglalkoztatott vasúti munkavállalók képzésével, vizsgáztatásával kapcsolatos hatósági eljárások, nyilvántartások vezetése	15	–
ITM1928	Szakhatósági ügyek I. fokú eljárásban	5	–
ITM1929	Szakhatósági ügyek II. fokú eljárásban	5	–
ITM1930	Vasút-egészségügyi ügyek I fokú eljárásban	5	–
ITM1931	Vasúti képzőszervezetek engedélyezése	5	–
ITM1932	Vasúti járművezetői, gépkezelői ügyek	5	–
ITM1933	Vasúti oktatói névjegyzék vezetése	5	–
ITM1934	Vasúti hatósági vizsgabiztosok, kazánbiztosok, veszélyes áru szállító tartályvizsgáló kazánbiztosok, vasúti jármű hatósági vizsgabiztosok kinevezése, névjegyzékbe vétele	15	–
ITM1935	Vasúti orvosi alkalmasságot vizsgáló orvosok névjegyzékének vezetése	5	–
ITM1936	Vasúti okmányok kiadása, külföldi okmányok alapján honosítási eljárás lefolytatása	N	HN
ITM1937	Nemzetközi ügyek, szakmai tapasztalatcserék	15	–
ITM1938	Vasúti jármű piacrahozatali eljárásával kapcsolatos ERA eljárásban történő hatósági feladatellátás	N	HN
ITM1939	Egységes Biztonsági Tanúsítvány kiadásában történő hatósági eljárás ERA együttműködés keretében	15	–
ITM1940	ERTMS rendszer jóváhagyásával kapcsolatos ERA eljárásban történő hatósági tevékenység	N	15
ITM1941	Nemzetközi szabályozások	15	–
ITM1942	Egyéb kötöttpályás szakértő nyilvántartásba vétele	N	15
Hajózási hatósági iratok
ITM2001	Hajósoknak szóló hirdetmények, tájékoztatók	5	–
ITM2002	Hajózási képesítések elismerésével, honosításával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2003	Hajózási Vizsgabiztosi Névjegyzékkel kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2004	Hajózási Oktatói Névjegyzékkel kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2005	Hajózási képesítő okmányok kiadása, hitelesítése	5	–
ITM2006	Vizsgajegyzőkönyvek, anyakönyvek	N	HN
ITM2007	Képesítés bevonása, korlátozása	10	–
ITM2008	Képesítéssel kapcsolatos nyilvántartási hatósági ügyek	5	–
ITM2009	Nemzetközi Tengerészeti Szervezettel kapcsolatos ügyek, levelezés	N	15
ITM2010	Hajózási hatóság informatikai rendszer ügyei	15	–
ITM2011	Minősítő szervezetekkel kapcsolatos ügyek	15	–
ITM2012	Vízi utak nyilvántartása	15	–
ITM2013	Hajózási hatósági nemzetközi ügyek iratai	N	HN
ITM2014	Hajózási létesítmény létesítése, fennmaradása, használatba vétele	N	15
ITM2015	Vízi út jelei, jelzései, forgalomtechnikai berendezések	15	–
ITM2016	Hivatalos adatkérések teljesítése (rendőrség, vám, bíróság, adóhivatal stb.)	5	–
ITM2017	Belvízi hajózási képzésekkel, szakfelügyelettel kapcsolatos ügyek	10	–
ITM2018	Tengerész és tengeri kedvtelési célú képzés, képesítések	10	–
ITM2019	Magyarország konzuli tisztviselőjének a hajóokmányok érvényességének ideiglenes meghosszabbítására való felkérés	5	–
ITM2020	A nemzeti vízi út használatának idegen állam lobogója alatt közlekedő úszólétesítmény részére való engedélyezés	5	–
ITM2021	A hatáskörbe tartozó hajózási bírság kiszabása	15	–
ITM2022	Viziút-fenntartási terv jóváhagyásával való egyetértés	15	–
ITM2023	Elemi csapás vagy egyéb veszély esetén az úszólétesítmények ideiglenes igénybevétele	15	–
ITM2024	A Vkt. 48/B. § (1) bekezdésében meghatározott folyami információs szolgáltatás működtetéséhez, ellenőrzéséhez kapcsolódó feladatok	15	–
ITM2025	A Belvízi Hajózási Alapprogram működtetésével kapcsolatos iratok	15	–
ITM2026	A településfejlesztési koncepció, az integrált településfejlesztési stratégia és a településrendezési eszközök vízi úttal érintett település esetében történő egyeztetési eljárás	15	–
ITM2027	A víziközlekedéssel kapcsolatos létfontosságú infrastruktúra kijelölésével és felügyeletével kapcsolatos ügyek	15	–
Légiközlekedési hatósági iratok
ITM2101	A Magyarország légterében történő repüléshez szükséges légiközlekedési hatósági engedélyek kiadása	5	–
ITM2102	LHR1 légtér, eseti légtér, államhatár menti korlátozott légtér engedély kiadása és egyéb légtérrel kapcsolatos tájékoztatás	5	–
ITM2103	Működési engedélyek, Operating Licence, földi kiszolgáló tevékenységgel kapcsolatos eljárások	10	–
ITM2104	Állami légi jármű polgári célú igénybevételének engedélyezése	1	–
ITM2105	Éjszakai hajtóműpróba engedélyezése	1	–
ITM2106	Légi járművön történő változtatás engedélyezése (a repülés biztonságára kiható módosítás esetén)	N	15
ITM2107	A légtér eseti és egyéb célú igénybevételének engedélyezése	2	–
ITM2108	Államhatár menti korlátozott légtér igénybevételének engedélyezése	4	–
ITM2109	A repülésmeteorológiai szolgálatok működésének ellenőrzése	1	–
ITM2110	A magyar légtér külföldi állami légi járművek által történő igénybevétele	1	–
ITM2111	Légi alkalmassági felülvizsgálat	15	–
ITM2112	Üzemidő hosszabbítás	20	–
ITM2113	Lajstromból való törlés, export légi alkalmassági bizonyítvány	N	15
ITM2114	Műszaki dokumentáció jóváhagyása	N	15
ITM2115	Hatósági engedélyek, bizonyítványok, hatósági igazolások, illetve azok másolatainak kiadása	4	–
ITM2116	Légiközlekedéssel kapcsolatos hatósági audit	4	–
ITM2117	Légiközlekedési szakhatósági ügyek	5	–
ITM2118	Lajstromozási eljárás, kód kijelölés (lajstromjel előzetes kijelölése, lajstromba vétel, tulajdonos, üzemben tartó és egyéb adat változás, tulajdonjog és egyéb jog bejegyzése)	N	15
ITM2119	Típusalkalmassági eljárás, típusvizsgálat	N	15
ITM2120	Légi alkalmassági eljárás, valamint folyamatos légi alkalmasságot biztosító-, és karbantartó szervezetekkel kapcsolatos eljárások	20	–
ITM2121	Légijárművek műszaki dokumentációi, műszaki dokumentáció jóváhagyása, MEL eltérés engedélyezése	N	15
ITM2122	Légijármű üzemben tartási feltételeinek vizsgálata, engedély kiadása, érvényességének meghosszabbítása, ellenőrzése	N	15
ITM2123	Repülés végrehajtási kézikönyv	5	–
ITM2124	Tevékenységi engedély kiadása és érvényességének meghosszabbításával kapcsolatos eljárások	4	–
ITM2125	Nyilvános repülőrendezvények, látványosság célját szolgáló különleges repülések engedélyezése	5	–
ITM2126	Légi alkalmassági bizonyítvány nélküli kísérleti-, próba- vagy műszaki célú repülés engedélyezése	N	15
ITM2127	Egyedi légi alkalmassági engedéllyel nem rendelkező légi jármű egyszeri átrepülésének engedélyezése	N	15
ITM2128	Menetjegy kiadás engedélyezésével kapcsolatos eljárások	15	–
ITM2129	Légitársaság üzletszabályzatának és módosításának jóváhagyása, valamint az abban foglalt rendelkezések teljesítésének ellenőrzése	15	–
ITM2130	Tárgyak légijárműből történő kidobásának, szórásának engedélyezése, valamint látványosság célját szolgáló repülések és egyéb különleges repülések engedélyezése	10	–
ITM2131	Radioaktív és veszélyes anyag továbbításának engedélyezése	10	–
ITM2132	Repülőterek létesítésének, fenntartásának, megszüntetésének, fejlesztésének engedélyezése	N	15
ITM2133	Repülőtérrendek jóváhagyása	10	–
ITM2134	Repülőterek állapotának és üzemben tartásának vizsgálata, ellenőrzése, valamint üzemben tartási engedély kiadása és érvényességének meghosszabbítása	10	–
ITM2135	Repülőtér zajgátló védőövezetének kijelölése, légi járművek zajbizonyítványának kiadása	N	15
ITM2136	Leszállóhely létesítése	N	15
ITM2137	Légiforgalmi akadálynak minősülő létesítménnyel kapcsolatos hatósági/szakhatósági engedélyezés	2	–
ITM2138	Építményekkel kapcsolatos hatósági/szakhatósági engedélyezés	2	–
ITM2139	Földi navigációs és irányító berendezések létesítésének, megszüntetésének, megváltoztatásának, üzemben tartásának engedélyezése, alkalmasságának minősítése, fedélzeti és földi rádiótávközlő berendezés frekvencia kijelölése, valamint repülőtéri és útvonal navigációs berendezések hatósági mérésének (kalibrálás) hatósági ellenőrzése, hitelesítése	N	15
ITM2140	Fedélzeti és földi rádiótávközlő berendezés üzemben tartási engedélyével kapcsolatos eljárások	3	–
NFM2141	Repülésmeteorológiai szolgáltatással kapcsolatos megállapodások jóváhagyása	N	15
ITM2142	A légiközlekedés elleni jogellenes cselekmények megelőzésével, felszámolásával kapcsolatos hatósági intézkedésekkel kapcsolatos eljárások, repülőtéri és légitársasági védelmi tervek jóváhagyása, védelmi tisztek, oktatók jóváhagyásával kapcsolatos eljárások	N	15
ITM2143	Szakszemélyzet szakszolgálati engedélyeivel kapcsolatos eljárások (kiadás, kiterjesztés, meghosszabbítás, visszavonás)	N	15
ITM2144	Oktató szervezetek, kiképzési tervek, tantervek és vizsgakövetelmények jóváhagyása	N	15
ITM2145	Szakszemélyzet repülőegészségi alkalmasság minősítése	20	–
ITM2146	Légiközlekedési balesetek, rendkívüli repülőeseményekkel kapcsolatos közigazgatási eljárások lefolytatása	N	50
ITM2147	A légiforgalmi szolgálatok tanúsítási-, valamint a folyamatos hatósági felügyelettel kapcsolatos eljárások (NSA eljárásai)	N	15
ITM2148	A légi járművek és kapcsolódó termékek, alkatrészek és berendezések légi alkalmassági és környezetvédelmi tanúsítása, valamint a tervező és gyártó szervezetek	15	–
ITM2149	Polgári légiközlekedési hatósági nemzetközi ügyek iratai	N	15
ITM2150	A visszautasított beszállás és légi járatok törlése vagy hosszú késése esetén az utasoknak nyújtandó kártalanítás és segítség közös szabályainak megállapításáról szóló közösségi rendelet és a kapcsolódó jogszabályok alapján lefolytatandó eljárások	5	–
ITM2151	Kihasználatlan légiközlekedési útvonalra légitársaság kijelölésével kapcsolatos eljárás	15	–
ITM2152	Engedélyhez kötött légiközlekedési, illetve azzal összefüggő tevékenység folytatásra való alkalmasság elbírálásánál az engedélyezési eljárás lefolytatása során a meglévő engedélyek korlátozása és megújítása	N	15
ITM2153	Légiközlekedéssel kapcsolatos létesítmények, földi berendezések létesítése, megváltoztatása és üzemeltetése, továbbá légi közlekedési akadályok jelzéseinek engedélyezése	N	15
ITM2154	Légiközlekedési építmények építés-felügyelete	N	15
ITM2155	Repülőtéri és útvonal navigációs berendezések kalibrálása	20	–
ITM2156	Fedélzeti és földi rádiótávközlő berendezések frekvencia kijelölése, behozatali engedélyezése	20	–
ITM2157	Egyéb, légiközlekedési tárgyú határozatok, végzések	5	–
ITM2158	Légiközlekedési compliance tárgyú iratok	N	15
Hatósági koordinációs iratok
ITM2201	Jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök szakmai előkészítése, véleményezése	10	–
ITM2202	Egyéb koordinációs feladatok	5	–
ITM2203	Fejlesztési projektek benyújtására, pályázatokon való részvételre vonatkozó javaslatok készítése	15	–
ITM2204	Projektek lebonyolítása és ehhez szükséges szerződések előkészítése, megkötésének koordinálása	15	–
ITM2205	Projektek monitoring-rendszerének, helyzetképnek az elkészítése és beszámoló készítése	15	–
ITM2206	Peres és peren kívüli jogi ügyek	20	–
ITM2207	Felügyeleti szervi feladatok	N	15
Közúti jármű hatósági iratok
ITM2301	Nemzetközi közúti áru- és személyfuvarozási engedélyekkel, engedélyek gyártásával, cseréjével kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2302	Járművek típusbizonyítvány és általános forgalomba helyezési engedélyek eljárása	15	–
ITM2303	Műszaki vizsga nélküli forgalomba helyezések engedélyezése és felügyelete	5	–
ITM2304	Alkatrész minősítések, műbizonylatok ügyei	10	–
ITM2305	Nem közúti mozgó gépek jóváhagyásával kapcsolatos ügyek	10	–
ITM2306	Nemzetközi menetrendszerinti autóbusz közlekedési engedéllyel kapcsolatos ügyek	10	–
ITM2307	Gépjárművek és alkatrészek nemzetközi jóváhagyásával kapcsolatos ügyek	15	–
ITM2308	Járművek sorozat forgalomba helyezési engedélyezési eljárása	5	–
ITM2309	Járművek sorozat átalakítási engedélyezési eljárása	10	–
ITM2310	Több lépcsőben gyártott teljes jármű egyedi engedélyezési eljárása	10	–
ITM2311	Jármű összeépítés	5	–
Közúti gépjármű-közlekedési hatósági iratok
ITM2401	Műszaki igazgatási ügyek (általános tájékoztatások, állásfoglalások)	5	–
ITM2402	Oktatás (vizsgabiztosok, tanúsítványadók, környezetvédelmi tanúsítók, ADR és AETR vizsgabiztosok, tanúsítók, közúti ellenőrök képzése, továbbképzése) törzskönyv nélkül	5	–
ITM2403	Társszervezetekkel való kapcsolattartás anyagai	3	–
ITM2404	Törölt irattári tételszám
ITM2405	Hatáskör, illetékesség hiánya miatt továbbítandó iratok	3	–
ITM2406	Járműfenntartó tevékenységgel kapcsolatos ügyek, bejelentkezések	A visszavonástól számított 3 év	–
ITM2407	I. fokú ügyek, határozatok	5	–
ITM2408	Belső ügyviteli feljegyzések, levelezések	3	–
ITM2409	Bírósági, ügyészségi, rendőrségi, adóhivatali, vámmegkeresések	5	–
ITM2410	Digitális tachográf kártyákkal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2411	Közúti ellenőrzés ügyei	5	–
ITM2412	Nemzetközi közúti áru- és személyfuvarozási engedélyek, CEMT engedélyek elosztásával, kiadásával kapcsolatos ügyek	5	HN
ITM2413	Árufuvarozók, személyfuvarozók és sajátszámlás szállítók közúti és telephelyi ellenőrzésével kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2414	Menetíró készülékek (tachográf) használatával kapcsolatos ügyek, szakhatósági állásfoglalások	5	–
ITM2415	Menetíró illesztő és beszerelő helyek engedélyezés iratai	A visszavonástól számított 3 év	–
ITM2416	Belföldi és nemzetközi közúti árufuvarozási tevékenység engedélyezésével és a sajátszámlás áruszállítással kapcsolatos ügyek, szakhatósági állásfoglalások	5	–
ITM2417	Belföldi és nemzetközi személyfuvarozási tevékenység engedélyezésével és a sajátszámlás személyszállítással kapcsolatos ügyek, szakhatósági állásfoglalások	5	–
ITM2418	Törölt irattári tételszám
ITM2419	Szerződés, teljesítésigazolás	5	–
Vasúti igazgatási, engedélyezési és utasjogi, valamint autóbuszos piacfelügyeleti és utasjogi hatósági iratok
ITM2701	Vasúti piaci monitoring tevékenység, piacelemzési ügyek	N	15
ITM2702	Vasúti piacfelügyeleti és jogvitás eljárásokkal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM2703	Vasúti tevékenységek számviteli elkülönítésére vonatkozó ügyek	10	–
ITM2704	Európai Gazdasági Térség más vasúti igazgatási szerveivel, és az Európai Bizottság döntéseket összehangoló tevékenységével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2705	Országos vasúti működési engedélyekkel kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM2706	Térségi, elővárosi, helyi és városi működési engedélyekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2707	Külföldi működési engedélyekkel rendelkező vasúti társaságokra vonatkozó ügyek	N	15
ITM2708	Vasúti társaságok belső megállapodásával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM2709	Működési engedélyhez nem kötött vasúti és különleges kötöttpályás tevékenységekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2710	Törölt irattár tételszám
ITM2711	Vasútnak nem minősülő egyéb kötöttpályás közlekedési tevékenységekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2712	Vasúti közszolgáltatások gazdasági egyensúlya veszélyeztetettségének vizsgálatával kapcsolatos ügyek	10	–
ITM2713	Keretszerződésekkel, hálózat-hozzáférési szerződésekkel, keretmegállapodásokkal kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2714	Pályahálózat-működtető független működésére vonatkozó ügyek	15	–
ITM2715	Vasúti személyszállítási üzletszabályzatok jóváhagyásával kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2716	Vasúti utasjogokkal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM2717	Autóbuszos piacfelügyeleti ügyek	N	15
ITM2718	Autóbuszos személyszállítási üzletszabályzatok jóváhagyásával kapcsolatos ügyek	N	15
ITM2719	Autóbuszos utasjogokkal kapcsolatos ügyek	10	–
Közúti közlekedési ellenőrzési hatósági iratok
ITM2801	Célzott ellenőrzési feladatok ügyeleti tevékenysége	5	–
ITM2802	Ellenőrzési tevékenységet ellátó hatósági járművek megkülönböztető jelzésének használatával kapcsolatos engedélyezés	5	–
ITM2803	Ellenőrzések lefolytatása, jogkövetkezmények alkalmazása	10	–
ITM2804	Elemzések, statisztikák készítése, stratégia kidolgozása, normatívák meghatározása	N	15
ITM2805	Hatáskörébe tartozó közérdekű bejelentések és panaszok kivizsgálása	5	–
ITM2806	Hatósági díjbevételek és bírságbevételek beazonosítása	5	–
Másodfokú hatósági és felügyeleti eljárások iratai
ITM2901	Másodfokú és felügyeleti eljárási útépítési engedélyezési iratok	N	HN
ITM2902	Másodfokú és felügyeleti eljárási híd-, alagútépítési engedélyezési iratok	N	HN
ITM2903	Másodfokú és felügyeleti eljárási forgalomszabályozási ügyek iratai	10	–
ITM2904	Másodfokú és felügyeleti eljárási útügyi igazgatáshoz kapcsolódó ügyek iratai	5	–
ITM2905	Szakhatósági ügyek másodfokú és felügyeleti eljárásban	5	–
ITM2906	Vasúti átjárók másodfokú és felügyeleti eljárásainak iratai	N	HN
ITM2907	Vasútegészségi ügyek másodfokú és felügyeleti eljárásban	10	–
ITM2908	Hajók, úszólétesítmények másodfokú hatósági és felügyeleti eljárási iratai	N	HN
ITM2909	Hajózási létesítmények, műtárgyak másodfokú engedélyezési és felügyeleti eljárási iratai	N	HN
ITM2910	Hajók, létesítmények üzemeltetésével, közlekedésével kapcsolatos másodfokú és felügyeleti eljárások iratai	15	–
ITM2911	Egyéb másodfokú és felügyeleti eljárási hajózási eljárások iratai	5	–
ITM2912	Másodfokú és felügyeleti eljárási építésfelügyeleti hatósági iratok	10	–
ITM2913	Szakmai irányítási iratok	5	–
ITM2914	Másodfokú közúti ellenőrzési hatósági iratok	10	–
ITM2915	Egyéb másodfokú hatósági és felügyeleti eljárási iratok	5	–
KÖFOP fejlesztéssel kapcsolatos iratok
ITM3001	Támogatási Szerződéssel kapcsolatos iratok (támogatási kérelem, hiánypótlások, támogatási szerződés és módosításai)	25	–
ITM3002	Szerződésekkel kapcsolatos iratok (munka-, megbízási-, vállalkozási szerződések, célfeladatok)	25	–
ITM3003	Pénzügyi ellenjegyzéssel, kötelezettségvállalással, érvényesítéssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM3004	Pénzügyi-számviteli tartalmú iratok (kifizetési előrejelzések, hitelesítés, költségnyilatkozatok, forráslehívás, utalás, pénzügyi adatszolgáltatás)	25	–
ITM3005	Helyszíni ellenőrzéssel kapcsolatos iratok	25	–
ITM3006	Éves Fejlesztési kerettel kapcsolatos iratok	5	–
ITM3007	Projekt zárásával kapcsolatos iratok	25	–
ITM3008	Projektszintű tájékoztatással, nyilvánossággal kapcsolatos iratok	25	–
ITM3009	Adatszolgáltatással kapcsolatos iratok (indikátor jelentés, előhaladási jelentés, beszámolók)	15	–
ITM3010	Közbeszerzésekkel kapcsolatos iratok	15	–
A Nemzeti tengelysúly és kapcsolódó ellenőrzéseket támogató hálózat kialakítása projekttel kapcsolatos iratok
ITM3101	TSM alapdokumentumok	25	–
ITM3102	TSM-el kapcsolatos belső-külső levelezés (tájékoztatók, jelentések, beszámolók, iratok, valamint más szervezetekkel való kapcsolattartás dokumentumai)	25	–
ITM3103	Beszerzések, szerződések	25	–
ITM3104	Generál kivitelezéssel, közbeszerzési eljárással kapcsolatos dokumentumok	25	–
ITM3105	Koncepcionális szakmai projektanyagok	25	–
ITM3106	TSM egyéb dokumentumok	25	–
Szakképzés, felnőttképzés iratai
ITM3201	A szakképzéssel, felnőttképzéssel kapcsolatos stratégiai tervek, koncepciók	N	15
ITM3202	Az egész életen át tartó tanulással kapcsolatos ügyek	10	–
ITM3203	Európai Bizottsággal történő együttműködéssel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3204	Fejlesztéspolitikai ügyek, CEDEFOP, OECD, ETF, ILO, UNESCO, UNDP, regionális bilaterális ügyek stb.	N	15
ITM3205	Európai uniós forrásból megvalósuló szakképzési, felnőttképzési operatív programok, projektek szakpolitikai tervezéséhez, irányításához kapcsolódó iratok (2007–2013, 2014–2020, 2021–2027)	**5	–
ITM3206	Kiküldetés, kirendelés	5	–
ITM3207	OFA Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Kft. által megvalósított szakképzési és felnőttképzési programokkal kapcsolatos iratok	15	–
ITM3208	Nemzetközi Munkaügyi Szervezettel (ILO), illetve egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok, illetve jelentések iratai	N	15
ITM3209	Nemzetközi intézményekben való részvételhez kapcsolódó előkészítő, illetve háttéranyagok (tájékoztatók, rész- és felkészítő anyagok, összefoglalók)	10	–
ITM3210	Nemzetközi szakmai fórumokon (ILO, ENSZ, OECD stb.) történő részvétel adminisztratív ügyei	10	–
ITM3211	Törölt irattári tételszám
ITM3212	Törölt irattári tételszám
ITM3213	Európai uniós forrásból megvalósult szakképzési, felnőttképzési projektek (2007–2013) fenntartásához kapcsolódó iratok	15	–
ITM3214	Hazai társfinanszírozású, illetve egyéb nemzetközi pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM3215	Törölt irattári tételszám
ITM3216	Együttműködési megállapodások, szerződések iratai	10	–
ITM3217	Európai uniós forrásból megvalósuló GINOP-6, VEKOP-8 prioritásba tartozó projektek (2014–2020) iratai	**10	–
ITM3218	Európai uniós forrásból megvalósult GINOP-6, VEKOP-8 prioritásba tartozó projektek (2014–2020) fenntartásához kapcsolódó iratok	**10	–
ITM3219	Törölt irattári tételszám
ITM3220	Törölt irattári tételszám
ITM3221	Törölt irattári tételszám
ITM3222	Törölt irattári tételszám
ITM3223	Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok	20	–
ITM3224	Európai uniós forrásból megvalósuló projektek (2021–2027) iratai	20	–
ITM3225	Nemzeti Foglalkoztatási Alap képzési alaprésszel (korábban: Munkaerőpiaci Alap képzési alaprésszel, MPA foglalkoztatási alaprész felnőttképzési kerettel) kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3226	Törölt irattári tételszám
ITM3227	Törölt irattári tételszám
ITM3228	Törölt irattári tételszám
ITM3229	Törölt irattári tételszám
ITM3230	Törölt irattári tételszám
ITM3231	Törölt irattári tételszám
ITM3232	Törölt irattári tételszám
ITM3233	Szakmai tanácsadó testületekkel kapcsolatos ügyek (MFKB, ÁKT)	10	–
ITM3234	Pályaorientációval, pályakövetéssel kapcsolatos ügyek	20	–
ITM3235	Hátrányos helyzetű rétegekkel, fogyatékkal élőkkel kapcsolatos ügyek (SNI, BTM, gyermek, ifjúsági, csökkent munkaképességűek, etnikai kisebbség)	N	15
ITM3236	Szakképzés, felnőttképzés ügyeihez kapcsolódó, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
ITM3237	Törölt irattári tételszám
ITM3238	Törölt irattári tételszám
ITM3239	Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM3240	Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM3241	A szakképzés szakmai és vizsgakövetelményeivel, szakképzési kerettanterveivel, vizsgatételeivel, szakmai követelménymodulokkal kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3242	Szakmai tankönyvekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3243	Szakképző intézmények ellenőrzési ügyei	N	15
ITM3244	Középfokú intézmények felvételi információs rendszerének (KIFIR) beiskolázási ügyei	5	–
ITM3245	Tanulmányokat záró vizsgák ügyei és azok vizsgadokumentumaival kapcsolatos ügyek	20	–
ITM3246	Mestervizsga-követelményekkel, gyakorlati oktatói képzéssel és vizsgával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3247	Tanulmányi versenyekkel kapcsolatos ügyek (SZKTV, OSZTV)	5	–
ITM3248	Felnőttképzés engedélyezésével, ellenőrzésével kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3249	Felnőttképzési programkövetelményekkel kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3250	Az Országos Képzési Jegyzéken (OKJ) szereplő szakképesítések fejlesztésével, az Országos Képzési Jegyzékben szereplő szakképesítések és a korábban kiadott államilag elismert szakképesítések megfeleltetésével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3251	Országos Képzési Jegyzékhez kapcsolódó adminisztratív ügyek	10	–
ITM3252	A felnőttképzési, szakképzési támogatásokkal, finanszírozással kapcsolatos ügyek	15	–
ITM3253	A felnőttképzés, szakképzés rendszerére vonatkozó hatékonysági vizsgálatok, elemzések	N	15
ITM3254	Felnőttképzéssel, szakképzéssel kapcsolatos tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
ITM3255	A felsőfokú szakképzéssel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3256	Intézményfenntartói feladatokkal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM3257	Szakképzési rendszerrel és annak ellenőrzésével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3258	Szakképző intézmény igazgatók megbízásával kapcsolatos ügyek	10	–
ITM3259	Szakképzési centrumok kancellárjainak, főigazgatóinak megbízásával kapcsolatos ügyek	10	–
ITM3260	Nem állami fenntartású szakképző intézményekkel, nem állami intézményfenntartókkal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM3261	Szakképző intézményekkel összefüggő, máshova nem sorolható ügyek	10	–
** A program fenntartási időszakát követően
Az európai uniós állami támogatási szabályoknak való megfelelés biztosításához kapcsolódó iratok
ITM3301	Az Európai Bizottsághoz történő bejelentéssel, vagy az Európai Bizottság általi megkereséssel kapcsolatos iratok	N	HN
ITM3302	Támogatási tervezetek (jogszabályok, pályázati felhívások, előterjesztések, támogatási szerződések stb.) állami támogatási szempontú véleményezéséhez kapcsolódó iratok	N	HN
ITM3303	Az uniós jogszabályok alapján fennálló adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó iratok	N	HN
ITM3304	Állami támogatási jogszabályok alkotásához kapcsolódó iratok	N	15
Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok
ITM3401	Gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával, versenyképesség megteremtésével kapcsolatos iratok	N	15
ITM3402	Kutatási és elemzési anyagok	N	15
ITM3403	Stratégiai tervezés módszertanával, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM3404	Stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok	10	–
ITM3405	Stratégiai megállapodások	N	15
ITM3406	Közgazdasági és versenyképességi elemzési tevékenységgel kapcsolatos iratok	5	–
ITM3407	Iparági elemzéssel kapcsolatos iratok	5	–
ITM3408	Nemzetközi stratégiai-tervezési intézetekhez kapcsolódó iratok	10	–
ITM3409	Közgazdasági modellezéshez, hatásvizsgálathoz kapcsolódó iratok	10	–
ITM3410	Pénzügyi szektorral kapcsolatos kiemelt ügyek	N	15
ITM3411	Makrogazdasági előrejelzések	15	–
ITM3412	Makrogazdasági elemzések	N	15
ITM3413	Magyar Nemzeti Bankkal kapcsolatos ügyek	N	15
ITM3414	Jövő- és trendkutatással, illetve nemzetközi think-tankekkel és jövőkutatási intézményekkel kapcsolatos iratok, kapcsolódó iratok	N	15
ITM3415	Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM3416	Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok	10	–
ITM3417	Nemzetgazdaság szempontjából kiemelt jelentőségű országokkal, kétoldalú gazdasági kapcsolatokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM3418	Magyarországi beruházókkal kapcsolatok ügyek iratai	10	–
ITM3419	BIE képviselettel és Világkiállításokkal, illetve hazai és nemzetközi kiállításokkal, rendezvényekkel, és vásárokkal kapcsolatos iratok	10	–
ITM3420	Regionális együttműködési fórumok iratai	10	–
ITM3421	Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB, munkacsoport) kapcsolatos iratok	10	–
ITM3422	Magyar külképviseletekkel és hazánkba akkreditált diplomáciai testületekkel, illetve nemzetközi koordinációs tevékenységgel kapcsolatos iratok	5	–
ITM3423	Gazdaságpolitikával, gazdaságtervezéssel, és vállalkozásfejlesztéssel foglalkozó, illetve nemzetközi szerveztek munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok	N	15
ITM3424	Nemzetközi szervezetekkel és közösségi intézményekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
ITM3425	Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokkal kapcsolatos elvi jelentőségű iratok	N	15
ITM3426	Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek iratai	5	–
ITM3427	Törölt irattári tételszám
ITM3428	Hazai és közösségi cselekvési tervek, fejlesztési programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos iratok	N	15
ITM3429	Operatív programokhoz kapcsolódó értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai	N	15
ITM3430	Operatív programokkal és cselevési tervekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM3431	Európa2020 Stratégia végrehajtásával összefüggő iratok	N	15
ITM3432	EU források allokációjával kapcsolatos iratok	10	–
ITM3433	Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) pályázatok	**5	–
ITM3434	Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program (GINOP) pályázatok	**5	–
ITM3435	Regionális Operatív Program (ROP) pályázatok iratai	**5	–
ITM3436	Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) pályázatok	**5	–
ITM3437	Versenyképes Közép-Magyarország Operatív Program (VEKOP) pályázatok	**5	–
ITM3438	Vállalkozásfejlesztési politikával kapcsolatos iratok	N	15
ITM3439	A versenyképesség általános javítására, vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentésére irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok	N	15
ITM3440	Vállalkozásokkal, vállalkozásfejlesztési programokkal kapcsolatos jogi szabályozások előkészítése	5	–
ITM3441	Vállalkozásfejlesztési ügyekkel és támogatási programokkal kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok	10	–
ITM3442	Vállalkozásfejlesztési Tanáccsal, hazai szervezetekkel és a nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai	5	–
ITM3443	Vállalkozásfejlesztési folyamattal kapcsolatos adminisztratív ügyek, jelentések, beszámolók	5	–
ITM3444	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok meghívók	1	–
** A program fenntartási időszakát követően
Iparügyekkel kapcsolatos iratok
ITM3501	Stratégiaalkotással, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM3502	Kormányzati iparpolitikai programok végrehajtásához kapcsolódó iratok	10	–
ITM3503	Monitoring, kutatási és elemzési anyagok	N	15
ITM3504	Ágazati szabályozás előkészítésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM3505	Lánctartozások csökkentésével, a teljesítésigazolási Szakértő Szervvel kapcsolatos iratok	15	–
ITM3506	Ipari Park Tanáccsal, illetve ipari parkokkal kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM3507	Telepengedélyezéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM3508	Bányászati iparág fejlesztésével kapcsolatos ügyek	15	–
ITM3509	Fa- és bútoriparral kapcsolatos ügyek iratai	15	–
ITM3510	Építőipart, építőanyag-ipart érintő találmányok, javaslatok, felajánlások, támogatások	N	15
ITM3511	Építőipart, építőanyag-ipart érintő állami támogatások, pályázatok kiírásával, lebonyolításával kapcsolatos feladatok	15	–
ITM3512	Az építő- és építőanyag-ipar gazdasági folyamatainak elemzései, tanulmányok	10	–
ITM3513	Autóbusz iparágat és a kötöttpályás járműipart érintő ügyek iratai	15	–
ITM3514	Élelmiszeriparral kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM3515	Kreatív iparral kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM3516	Nemzeti akkreditálás és szabványosítás szakmai szabályozással kapcsolatos iratok	N	15
ITM3517	Kamarai, érdekképviseleti, illetve szakmai szervezetekkel kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3518	Haditechnikai és exportellenőrzési hatóság által végzett engedélyezési eljárások iratai	10	–
ITM3519	Mérésügyi és műszaki biztonsági hatóságok szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok	5	–
ITM3520	Budapest Főváros Kormányhivatala által lefolytatott hatósági eljárások fellebbezésével kapcsolatos ügyek iratai	5	–
ITM3521	A nemzetközi és európai uniós ágazati szervekkel és fórumokkal kapcsolatos iratok	5	–
ITM3522	A gazdaságmozgósítási informatikai rendszerrel kapcsolatos anyagok	10	–
ITM3523	Gazdaságmozgósítási intézkedési tervek	N	15
ITM3524	A Befogadó Nemzeti Támogatás és a NATO Biztonsági Beruházási Program anyagai	10	–
ITM3525	Védelmi, védelem- igazgatási gyakorlatokkal, felkészítésekkel kapcsolatos anyagok	10	–
ITM3526	Minősített időszak tervezése, katonai meghagyás anyagai	5	–
ITM3527	Védelmi célú állami tartalékokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM3528	Minősített időszaki termelés (haditechnikai, lakossági fogyasztási cikkek) ügyei	5	–
ITM3529	Minősített időszaki lakossági ellátás tervezése	5	–
ITM3530	Hadiipari kapacitások, rögzítések, szerződések, előszerződések	5	–
ITM3531	Minősített időszaki rendkívüli intézkedések anyagai	10	–
ITM3532	Védelmi célú terület-előkészítés anyagai	10	–
ITM3533	Ipari katasztrófa-elhárítás információs rendszerjelentések, feldolgozások, költségvetés	5	–
ITM3534	Nukleárisbaleset-elhárítási anyagok, országos sugárfigyelő-, jelző- és ellenőrző rendszerrel kapcsolatos dokumentumok	10	–
ITM3535	ENSZ EGB-egyezmény, határon túl nyúló ipari katasztrófák ügyei	N	15
ITM3536	Polgári védelmi költségvetés, beszerzések, készletek selejtezése, továbbképzés iratai	5	–
ITM3537	Rendkívüli események bejelentése, intézkedések	5	–
ITM3538	A gazdaságfelkészítési tervezés módszertani, jogszabályi és költségvetési kérdései	10	–
ITM3539	Katasztrófavédelem ágazati ügyei	10	–
ITM3540	Ipari katasztrófákkal, vészhelyzetekkel, rendkívüli eseményekkel kapcsolatos anyagok	N	15
ITM3541	Nemzeti válságkezelési rendszer kialakításának dokumentumai	N	15
ITM3542	Európai Védelmi Ügynökség (EDA) védelmi piac integrációs programjával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3543	A NATO-tagságból adódó ágazati feladatok dokumentumai	10	–
ITM3544	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, kiadványok, meghívók	1	–
Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai
ITM3601	Építésgazdasági tevékenységgel kapcsolatos kutatás-fejlesztés	N	15
ITM3602	Az építésgazdaság körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek	15	–
ITM3603	Az építőipari támogatási programmal kapcsolatos iratok	N	15
ITM3604	Az építésgazdasági tevékenység elismerésére alapított díjakkal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3605	Épület-energiahatékonysági közép- és hosszú távú cselekvési tervének	N	15
ITM3606	Hazai és nemzetközi építőipari, építőanyag-ipari szakmai szervezetekkel, szövetségekkel és kutató intézetekkel kapcsolatos iratok	10	–
ITM3607	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, kiadványok, meghívók	1	–
Kereskedelemmel kapcsolatos ügyek
ITM3701	Kereskedelem-fejlesztés, stratégiai anyagok	N	15
ITM3702	Törölt irattári tételszám
ITM3703	Törölt irattári tételszám
ITM3704	Kamarai, érdekképviseleti, szakmai szervezeti ügyek	5	–
ITM3705	Törölt irattári tételszám
ITM3706	Szakmai konferenciák rész-, és felkészítő anyagai	3	–
ITM3707	Törölt irattári tételszám
ITM3708	Törölt irattári tételszám
Egészségiparral kapcsolatos ügyek
ITM3801	Ágazati (gyógyszer- és gyógynövényipari, orvostechnológiai, orvosi IKT, biotechnológia) fejlesztési stratégiák elvi jelentőségű ügyei	N	15
ITM3802	Stratégiai feladatok végrehajtásával kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
ITM3803	Európai uniós társfinanszírozású egészségipari-programok, véglegesített anyagok	N	15
ITM3804	Egészségiparral, egészséggazdálkodással kapcsolatos adminisztratív ügyek és statisztikák	5	–
ITM3805	Miniszteri keret terhére nyújtott támogatások ügyei	5	–
ITM3806	Két- és többoldalú nemzetközi egészségipari-egészséggazdasági szerződések, egyezmények	N	15
ITM3807	Kétoldalú egészségipari-egészséggazdasági kapcsolatok iratai	5	–
ITM3808	Nemzetközi szervezetek szakmai fórumaival, illetve nemzetközi turisztikai kapcsolatokkal kapcsolatos iratok (V4, KEK, OECD)	5	–
ITM3809	Egyéb egészségipari programok iratai	5	–
ITM3810	Egészségipari tevékenység területének közigazgatási és jogi elvi jellegű ügyei	N	15
ITM3811	Egészségiparral kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–
Kiterjesztett gyártói felelősségi rendszerrel, termékdíjjal, betétdíjjal és hulladékhasznosítással kapcsolatos iratok
ITM3901	Hulladékhasznosítás támogatás elszámolásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
ITM3902	Hulladékhasznosítás támogatás helyszíni ellenőrzésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM3903	Hulladékgazdálkodással összefüggő környezettudatos szemléletformálási támogatásokkal (pályázat és egyedi) kapcsolatos ügyiratok	10	–
ITM3904	Éves hulladékgazdálkodással kapcsolatos környezettudatos szemléletformáláshoz kapcsolódó kommunikációs tervhez kapcsolódó ügyiratok	10	–
ITM3905	Hulladékgazdálkodással kapcsolatos környezettudatos kommunikációs akciók ügyiratai	10	–
ITM3906	Hulladékgazdálkodással összefüggő iparfejlesztési támogatásokkal kapcsolatos ügyiratok	10	–
ITM3907	A termékdíjköteles termékekből képződött hulladékok gyűjtésével és hasznosításával kapcsolatos tervezési és stratégiai feladatok	5	–
ITM3908	A hulladékhasznosítással kapcsolatos közbeszerzési eljárások előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM3909	Kiterjesztett gyártói felelősségi, termékdíj és betétdíj rendszerre vonatkozó stratégiai feladatok, jogszabály előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek	15	–
ITM3910	Kiterjesztett gyártói felelősségi, termékdíj és betétdíj rendszer szakterületét érintő, ahhoz kapcsolódó iratok bejelentések, panaszok, javaslatok, állampolgári megkeresések, tájékoztatók, állásfoglalások	10	–
ITM3911	Az uniós és hazai jogszabályok alapján fennálló adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó iratok	N	15
A felsőoktatással, valamint a felsőoktatási kutatás-fejlesztési és a tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok
ITM4001	Tudománypolitika, felsőoktatási tudományos ügyek	N	15
ITM4002	A felsőoktatási kutatás-fejlesztéssel és innovációval kapcsolatos ügyek	15	–
ITM4003	Doktori képzés (PhD, DLA)	15	–
ITM4004	A Magyar Tudományos Akadémiával (MTA) kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4005	Állami tulajdonú kutatóintézetekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4006	Az Országos Tudományos Diákköri Konferenciával kapcsolatos ügyek (OTDK)	N	15
ITM4007	A felsőoktatási kiválósággal és tehetséggondozással kapcsolatos ügyek	15	–
ITM4008	A KFI-t érintő Operatív Programokkal kapcsolatos ügyek	15	–
ITM4009	Eötvös Loránd Kutatási Hálózat titkárságával és kutatóintézeti hálózatával kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4010	Felsőoktatási támogatási ügyek (magyarországi, külföldi és határon túli magyar)	15	–
ITM4011	Hallgatói kérdések, hallgatói jogviszony, hallgatói panaszok, hallgatói állásfoglalás kérések, hallgatói fellebbezések, határozatok, hallgatók által fizetendő költségtérítési ügyek	15	–
ITM4012	Felsőoktatási kollégiumi ügyek	15	–
ITM4013	Felsőoktatási intézményfejlesztési tervek (IFT)	N	15
ITM4014	Felsőoktatási intézmények Modern Városok Programmal kapcsolatos ügyei	N	15
ITM4015	Felsőoktatási intézmények alapító okirata, intézményi szabályzatok, szakmai beszámolók, az Oktatási Hivatal által készített nyilvántartási adatok, intézményi akkreditáció	N	15
ITM4016	Megbízások és a megbízások visszavonása, továbbá a fenntartói, munkáltatói jogkörökből adódó feladatok (pl.: rektori, kancellári, belső ellenőri)	50	–
ITM4017	Egyetemi tanári és főiskolai tanári kinevezések, felmentések	50	–
ITM4018	Kitüntetés, doktorrá avatás, felsőoktatási intézmények által kiadott oklevelek, pedagógusi díszoklevelek, elismerések	50	–
ITM4019	Felsőoktatási kancelláriákkal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4020	Habilitációval kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4021	Felsőoktatási könyvtárak, levéltárak és múzeumok ügyei	N	15
ITM4022	Felsőoktatási bizottságokhoz, konzisztóriumokhoz, kuratóriumokhoz kapcsolódó ügyek, Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság (MAB), Felsőoktatási Tervezési Testület (FTT) ügyei	N	15
ITM4023	Felsőoktatásban dolgozók egyéni kérdései, panaszai, állásfoglalás-kérései	15	–
ITM4024	Az Elektronikus Információszolgáltatás (EISZ) Nemzeti Programmal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4025	A felsőoktatási törvény végrehajtásából adódó feladatok	10	–
ITM4026	Felsőoktatási közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos ügyek, közszféra nyugdíjpolitika, továbbfoglalkoztatás	50	–
ITM4027	Felsőoktatási intézmények integrációs ügyei	N	15
ITM4028	Felsőoktatási alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4029	Adatszolgáltatási és nyilvántartási rendszerek (Felsőoktatási Információs Rendszer, Diplomás Pályakövetési Rendszer, Ágazati Vezetői Információs Rendszer) felügyeletével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4030	Public-Private Partnership (PPP) konstrukcióban megvalósult felsőoktatási projektek	N	15
ITM4031	Felsőoktatási intézmények vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyei	15	–
ITM4032	Finanszírozáshoz kapcsolódó adatgyűjtés	15	–
ITM4033	Felsőoktatási statisztikával kapcsolatos szakmai irányítási ügyek	N	15
ITM4034	Felsőoktatási statisztikai adatgyűjtések	N	15
ITM4035	Felsőoktatási statisztikai adatszolgáltatások	5	–
ITM4036	Felsőoktatást érintő szakképzési ügyek (szakképzési hozzájárulás, iskolarendszeren kívüli szakképzés a felsőoktatásban), szakmai gyakorlat	15	–
ITM4037	Bizonyítványok, oklevelek minősítésével, honosításával, egyenértékűségével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4038	Felsőoktatási felvételi eljárások, keresetek	15	–
ITM4039	Felsőoktatási ösztöndíjak adományozása (Bursa Hungarica Felsőoktatási Önkormányzati Ösztöndíj, Klebelsberg Képzési Ösztöndíj, Nemzeti felsőoktatási ösztöndíj, Vásáry Tamás Ösztöndíj, Törőcsik Mari Ösztöndíj)	50	–
ITM4040	Felsőoktatási képzés szakmai ügyei (duális képzés, Közösségi Felsőoktatási Képzési Központ, KKK), hatósági ügyekben hozott döntések (I–II. fok), határozatok, miniszteri engedélyhez kötött eljárások	N	15
ITM4041	Pedagógusképzés, tanártovábbképzés szakmai ügyei (Klebelsberg Intézményfenntartó Központ ügyei)	N	15
ITM4042	Felsőoktatási képzésben résztvevő fogyatékossággal élő hallgatók ügyei	15	–
ITM4043	Felsőoktatási felvételivel kapcsolatos feladatok, adatszolgáltatás, felsőoktatási felvételi tájékoztató	2	–
ITM4044	Gyakorlóiskolák ügyei	N	15
ITM4045	Az Oktatási Jogok Biztosának Hivatala által kezelt felsőoktatási panaszügyek	N	15
ITM4046	A felsőoktatás stratégiai és fejlesztési ügyei	N	15
ITM4047	Az európai uniós programozási időszakkal kapcsolatos ügyek (2014–2020., 2021–2027.)	N	15
ITM4048	Felsőoktatási minőségügy	N	15
ITM4049	Felsőoktatási informatikai, digitális programok	15	–
ITM4050	A felsőoktatással kapcsolatos nemzetközi ügyek, mobilitás	15	–
ITM4051	Felsőoktatást érintő, máshova nem sorolható ügyek	10	–
Európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, kialakításának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
ITM4101	Támogatáspolitikai intézkedések módszereihez és követelményeihez kapcsolódó ügyek	N	15
ITM4102	Támogatáspolitikai feladatok végrehajtásában közreműködő szervezetekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4103	Fejlesztéspolitikai programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer ügyei	N	15
ITM4104	Fejlesztéspolitikai végrehajtási intézményrendszer kialakításával kapcsolatos ügyek	N	15
Fenntarthatósággal kapcsolatos iratok
ITM4201	Fenntarthatóság stratégia dokumentumaival kapcsolatos iratok	N	15
ITM4202	Általános fenntarthatósági iratok	5	–
ITM4203	Fenntartható fejlesztési célokkal kapcsolatos iratok	10	–
ITM4204	Vállalati fenntarthatósággal kapcsolatos iratok	10	–
Foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos iratok
ITM4301	Kollektív szerződésekkel kapcsolatos ügyek	N	HN
ITM4302	Közalkalmazotti szakszervezetek taglétszám igazolásával kapcsolatos dokumentumok	N	15
ITM4303	Üzemi tanácsi választással, eredményekkel kapcsolatos dokumentumok	N	HN
ITM4304	Ágazati párbeszéd ügyeinek iratai	N	HN
ITM4305	A Kormány, a munkavállalói és munkaadói érdekképviseletek együttműködésére, a szociális partnerek jog- és hatáskörére vonatkozó iratok	N	15
ITM4306	Makroszintű intézményes egyeztető fórumok fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4307	Munkavállalók részvételi intézményrendszerével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4308	Alternatív vitarendezéssel, munkaügyi konfliktusok kezelésével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4309	A Közalkalmazottak Országos Munkaügyi Tanácsával (KOMT) kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4310	Országos Közszolgálati Érdekegyeztető Tanáccsal (OKÉT) kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4311	Érdekegyeztetés, társadalmi párbeszéd, munkaügyi kapcsolatok folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
ITM4312	Társadalmi párbeszéddel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–
ITM4313	Munkaerő-piaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM4314	Eljárásrend, szakmai útmutató, ajánlás	5	–
ITM4315	Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
ITM4316	Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
ITM4317	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
ITM4318	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
ITM4319	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
ITM4320	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
ITM4321	Közösségi költségvetéssel, költségvetés módosításokkal, közösségi zárszámadásokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM4322	Migráns munkavállalók szociális biztonságának ügyei	50	–
ITM4323	Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás	15	–
ITM4324	Foglalkoztatáspolitikai koncepciók kialakításához kapcsolódó kutatási és elemzési anyagok	10	–
ITM4325	Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások	N	15
ITM4326	A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése	N	15
ITM4327	Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához	N	15
ITM4328	Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához	N	15
ITM4329	Bér meghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetmény-rendszerek a költségvetési szférában)	N	15
ITM4330	Bérszakmai szolgáltatások (adatközlés, felvilágosítás, tanácsadás, állásfoglalás megkeresésre)	N	15
ITM4331	Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok	15	–
ITM4332	Csoportos létszámleépítés bejelentésével kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4333	Munkaerőpiaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM4334	Munkaerő-piaccal és foglalkoztatással kapcsolatos társszervi megkeresések	5	–
ITM4335	OFA Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Kft. által megvalósított foglalkoztatáspolitikai programokkal kapcsolatos iratok	N	15
ITM4336	Foglalkoztatáspolitikához kapcsolódó informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok	5	–
ITM4337	GINOP és VEKOP keretében a Minisztérium, mint Konzorciumvezető által megvalósuló kiemelt projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok	10	–
ITM4338	Foglalkoztatáspolitikához, illetve munkafelügyelethez kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
ITM4339	A vállalati társadalmi felelősségvállaláshoz (CSR) és a felelős üzleti magatartáshoz (RBC) kapcsolódó ügyek	5	–
ITM4340	A CSR Cselekvési Tervhez kapcsolódó ügyek	N	15
ITM4341	A közfelelősség-vállaláshoz (PSR) kapcsolódó ügyek	10	–
ITM4342	A Duna Stratégia Befektetés az Emberi Erőforrásokba munkacsoportjához (EUDRS PA9) kapcsolódó ügyek	5	–
ITM4343	A nemzetközi- és kétoldalú együttműködésekhez kapcsolódó ügyek	5	–
ITM4344	Az OECD Nemzeti Kapcsolattartó Pont működéshez kapcsolódó ügyek	10	–
ITM4345	A Nemzeti Önkéntes Tanács munkájához kapcsolódó ügyek	10	–
ITM4346	Megfelelőség-tanúsítással és megfelelőség-értékeléssel kapcsolatos témák	10	–
ITM4347	MSZT (Magyar Szabványügyi Testület) tagsággal, szabványosítással, szabványok véleményezésével összefüggő ügyek	10	–
ITM4348	Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos megkeresések	5	–
ITM4349	Fokozott expozíciók bejelentése	5	–
ITM4350	Foglalkozási megbetegedések bejelentése	5	–
ITM4351	Balesetvizsgálati anyagok	5	–
ITM4352	Súlyos munkabalesetek bejelentőlapjai és jegyzőkönyvei	10	–
ITM4353	Munkavédelmi jelentések, adatszolgáltatások	N	15
ITM4354	Munkavédelmi szakértői ügyek	10	–
ITM4355	Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai	5	–
ITM4356	Munkavédelem szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM4357	Munkavédelmi célvizsgálatok, akcióellenőrzések	5	–
ITM4358	Előzetes bejelentéssel folytatott munkavédelmi ellenőrzések	5	–
ITM4359	Piac-felügyeleti ügyek (KPIR – Központi Piacfelügyeleti Intézkedési Rendszer, RAPEX – veszélyes fogyasztási cikkekkel kapcsolatos bejelentések rendszere, ellenőrzések stb.)	15	–
ITM4360	Országos Munkavédelmi Bizottsággal kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4361	Nemzeti Munkavédelmi Politikával kapcsolatos ügyek dokumentumai, jegyzőkönyvek, levelezések	N	15
ITM4362	Munkabiztonsági szakértők működési engedélye	N	15
ITM4363	Igazságügyi szakértői kérelmek véleményezése	15	–
ITM4364	Panaszügyek munkavédelmi ügyekben	5	–
ITM4365	Bejelentések munkavédelmi ügyekben	5	–
ITM4366	Felügyeleti intézkedés I. fokú munkavédelmi közigazgatási határozattal szemben	10	–
ITM4367	Peres ügyek munkavédelmi ügyekben	10	–
ITM4368	Európai Munkavédelmi Ügynökséggel kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4369	SLIC-kel (Munkafelügyeleti Vezetők Bizottságával) kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4370	Elsőfokú munkavédelmi közigazgatási határozat ellen benyújtott keresetlevelek	10	–
ITM4371	Foglalkoztatási egyezmények	N	15
ITM4372	Munkaerőpiaccal kapcsolatos hazai és nemzetközi konferenciák, tanácskozások jegyzőkönyvei	N	15
ITM4373	Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások	N	15
ITM4374	Egyes atipikus foglalkoztatási formák támogatásával kapcsolatos javaslatok, koncepciók	N	15
ITM4375	Foglalkoztatással kapcsolatos jogszabályok közösségi jogharmonizációval kapcsolatos iratok	10	–
ITM4376	A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése	N	15
ITM4377	Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához	N	15
ITM4378	Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához	N	15
ITM4379	Bér meghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetményrendszerek a költségvetési szférában)	N	15
ITM4380	Modellszámítások a közalkalmazotti illetményrendszerhez	N	15
ITM 4381	Javaslatok az európai uniós bérszintekhez való hosszabb távú bérpolitika kialakításához	N	15
ITM4382	Nemzetközi szervezetek tájékoztatása a bérmeghatározási rendszerekről, a béralakulásról	15	–
ITM4383	A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos rövid és középtávú előrejelzések	15	–
ITM4384	A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos hosszú távú előrejelzések	N	15
ITM4385	Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok	15	–
ITM4386	Nemzeti Foglalkoztatási Alapból nyújtandó munkahelyteremtő támogatások iratai	20	–
ITM4387	Aktív foglalkoztatási célok támogatása fejezeti kezelésű előirányzatból (AFC) nyújtandó támogatásokkal kapcsolatos iratai	10	–
ITM4388	Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok	20	–
ITM4389	Megyei Munkaerő-piaci programokkal kapcsolatos iratok	10	–
ITM4390	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységgel kapcsolatos hatósági ügyek	N	15
ITM4391	A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkavédelmi, illetve munkaügyi hatáskörben eljáró járási hivatalaival kapcsolatos hatósági ügyek	N	15
ITM4392	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek nyilvántartásba vétellel kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
ITM4393	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek közérdekű munkával kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
ITM4394	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egység vezetői értekezlet szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
ITM4395	Foglalkoztatással összefüggő megbízási szerződések	15	–
ITM4396	Területi regionális foglalkoztatások ügyei	10	–
ITM4397	Munkaerő-piaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek	5	–
ITM4398	Megegyezésen alapuló Vezetési Rendszer (MEV rendszer) fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos ügyek	5	–
ITM4399	Foglalkoztatási portálokkal (eures.munka.hu, munka.hu) kapcsolatos iratok	5	–
ITM4401	Informatikai programrendszerek módszertani támogatásával kapcsolatos ügyek	5	–
ITM4402	Nemzetközi Szabványügyi Testülettel (ISO) kapcsolatos iratok	5	–
ITM4403	Munkaerő-piaccal és foglalkoztatással kapcsolatos társszervi megkeresések	5	–
ITM4404	Az EURES Nemzeti Koordinációs Iroda működtetésével kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4405	Harmadik országbeli állampolgárok magyarországi munkavállalásával kapcsolatos iratok (másodfokú szakhatósági döntések)	15	–
ITM4406	Foglalkoztatáspolitikai ügyek folyamatába épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések dokumentumai (FEUVE)	10	–
ITM4407	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egysége általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4408	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek munkanélküli ellátásokkal, foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal, munkaerő-piaci szolgáltatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
ITM4409	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerő-piaci feladatot ellátó szervezeti egységek foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
ITM4410	Éves foglalkoztatási jelentések, adatok	N	15
ITM4411	Havi jelentések, adatszolgáltatások munkaügyekben	5	–
ITM4412	Hivatalvizsgálat	N	15
ITM4413	Évzárási/évnyitási feladatokhoz kapcsolódó ügyek	5	–
ITM4414	Partnerközpontú minőségirányítási rendszer	5	–
ITM4415	Az Európai Unió Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek	N	15
ITM4416	Külföldi szervekkel kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4417	Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok	10	–
ITM4418	Európai uniós intézmények és fórumok tevékenységével kapcsolatos iratok	N	15
ITM4419	Nemzetközi és európai uniós intézményekben való részvételhez kapcsolódó előkészítő, illetve háttéranyagok (tájékoztatók, rész- és felkészítőanyagok, összefoglalók)	N	15
ITM4420	Európai uniós, illetve nemzetközi szakmai fórumokon (ILO, ENSZ, OECD stb.) történő részvétel adminisztratív ügyei	10	–
ITM4421	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság, valamint szakértői munkacsoportjainak iratai	10	–
ITM4422	Foglalkoztatáshoz kapcsolódó pilot eljárások, illetve kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárások iratai	10	–
ITM4423	Nemzeti ILO Tanács működésével kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4424	Foglalkoztatással és munkaerő szabad áramlásával kapcsolatos nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtásával összefüggő iratok	10	–
ITM4425	Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)	N	15
ITM4426	Kiemelt programok tervezésével és előkészítésével kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4427	Strukturális Alapok keretében megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és nyomon követésével kapcsolatos iratok (például TÁMOP, TIOP, GINOP, VEKOP stb.)	15	–
ITM4428	Közvetlen brüsszeli pályázatok iratai	20	–
ITM4429	Hazai társfinanszírozású, illetve egyéb nemzetközi pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek	15	–
ITM4430	Európai Globalizációs Alkalmazkodási Alap (EGAA) felhasználása	5	–
ITM4431	Európai Szociális Alappal (ESZA) kapcsolatos ügyek	N	15
ITM4432	Államreform Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok	10	–
ITM4433	Elektronikus Közigazgatás Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok	**10	–
ITM4434	HEFOP 1.2 projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
ITM4435	HEFOP 2.2.2 projekt dokumentációja	**10	–
ITM4436	HEFOP 3.5.3 Lépj egyet előre projekt iratai	**10	–
ITM4437	KMROP 4.1.2 Az integrált foglalkoztatási és szociális szolgáltatási rendszer kialakítása projekt iratai	**10	–
ITM4438	TÁMOP 1.1.2 Decentralizált programok a hátrányos helyzetűek foglalkoztathatóságáért projekt iratai	**10	–
ITM4439	TÁMOP 1.3.1 projekt kapcsolatos ügyek	**10	–
ITM4440	TÁMOP 1.3.1-12 A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat fejlesztése II. projekt iratai	**10	–
ITM4441	TÁMOP 2.1.1 Lépj egyet előre II. projekt iratai	**10	–
ITM4442	TÁMOP-2.4.3 D-3-13/1 Foglalkoztatási szövetkezet – Híd a munka világába projekttel kapcsolatos iratok	**15	–
ITM4443	TÁMOP 2.4.8-12 A munkahelyi egészség és biztonság fejlesztése, a munkaügyi ellenőrzés fejlesztése kiemelt projekt iratai	**10	–
ITM4444	TÁMOP 2.6.1 Az akkreditáció rendszerének kialakítása projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
ITM4445	TÁMOP 5.4.2 Központi szociális információs fejlesztések projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
ITM4446	TÁMOP 5.6.3-12 A fogvatartottak többszakaszos, társadalmi és munkaerő-piaci integrációja és az intenzív utógondozás modellje projekt iratai	**10	–
ITM4447	TIOP 3.2.1-08 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése az ÁFSZ infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai	**10	–
ITM4448	TIOP 3.2.1-12 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése a foglalkoztatási szolgálat infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai	**10	–
ITM4449	Integrációs keret költségvetésével és feladatfinanszírozással összefüggő ügyek	**10	–
ITM4450	Európai uniós képzések koordinációjával összefüggő ügyek (például TAIEX együttműködés)	N	15
ITM4451	Közfoglalkoztatással kapcsolatos ügyek	15	–
ITM4452	Közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó foglalkoztathatósági vizsgálat	10	–
ITM4453	Közfoglalkoztatásból a versenyszférába munkaerő-piaci program	10	–
ITM4454	Foglalkoztatáspolitikához kapcsolódó informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok	10	–
ITM4455	Együttműködési megállapodások, szerződések iratai	5	–
ITM4456	GINOP és VEKOP keretében a Minisztérium mint Konzorciumvezető által megvalósuló kiemelt projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok	10	–
ITM4457	GINOP 6.2.1-VEKOP-15 Részvétel az OECD Felnőttek Képesség- és Kompetenciamérése programjában (PIAAC) projekt iratai	**10	–
ITM4458	GINOP 6.1.2. Digitális Szakadék Csökkentése projekt iratai	**10	–
ITM4459	Nem kiemelt, európai uniós forrásból megvalósuló projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok	**10	–
ITM4460	Hazai forrásból megvalósuló projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok	**10	–
ITM4461	Foglalkoztatáspolitikához, illetve munkafelügyelethez kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	**10	–
ITM4462	GINOP-5.3.7 Jogszerű foglalkoztatás fejlesztése projekt iratai	2027. december 31-ig
	** A program fenntartási időszakát követően.
ITM4463	Uniós munkanélküli ellátások megtérítésével kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4464	Nemzeti Foglalkoztatási Alap szabályzatai, működtetésével kapcsolatos központi szabályozások, elvi állásfoglalások, iránymutatások, kérelmek, tervezések dokumentumai	N	15
ITM4465	Nemzeti Foglalkoztatási Alap tervezésével kapcsolatos iratok	10	–
ITM4466	Nemzeti Foglalkoztatási Alappal kapcsolatos adatszolgáltatások	10	–
ITM4467	Nemzeti Foglalkoztatási Alap könyvviteli elszámolását közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	10	–
ITM4468	Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetési dokumentumai (beszámolók, zárszámadások)	N	15
ITM4469	Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésének adminisztratív ügyei: számviteli, leltározási dokumentumok, megállapodások, havi és negyedéves jelentések, szerződések stb.	10	–
ITM4470	Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésével, felhasználásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi ellenőrzések iratai	10	–
ITM4471	Peres ügyek munkaügyi ellenőrzési ügyekben	10	–
ITM4472	Felügyeleti intézkedés I. fokú munkaügyi ellenőrzési közigazgatási döntésekkel kapcsolatban	10	–
ITM4473	Panaszügyek munkaügyben	5	–
ITM4474	Munkaügyi célvizsgálatok, akcióellenőrzések	N	–
ITM4475	Éves foglalkoztatási jelentések, adatok (munkaügyi ellenőrzés)	N	15
ITM4476	Hivatalvizsgálat (munkaügyi ellenőrzés)	N	15
ITM4477	Havi jelentések, adatszolgáltatások munkaügyekben	5	15
ITM4478	Nemzetközi Munkaügyi Szervezetek (ILO), illetve egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok, illetve jelentések anyagai (belföldi)	N	15
ITM4479	Európai Munkaügyi Hatósággal (ELA) kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4480	Emberkereskedelem elleni mechanizmussal kapcsolatos ügyek	10	–
ITM4481	A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkaügyi hatósági ügyek	N
ITM4482	Belső Piaci Információs Rendszerrel (IMI) kapcsolatos megkeresések	5	–
ITM4483	Társfőhatóságokkal folytatott levelezések munkaügyekben	5	–
ITM4484	Munkaügy szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	5
ITM4485	Munkaügyi ellenőrzési ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai	5	–
ITM4486	Jogerős I. fokú határozatok (munkaügyi ellenőrzés)	2	–
ITM4487	Ügyészségi törvényességi felügyelet közigazgatási ügyekben	10	–
ITM4488	POSTING (Kiküldetés, kirendelés, munkaerő-kölcsönzés) ügyek	5	–
ITM4489	Hatósági bizonyítványokkal kapcsolatos iratok	10	–
ITM4490	A GINOP 5.3.7 projekt megvalósításával kapcsolatos levelezések	15	–
ITM4491	Együttműködés a Munkahelyek Biztonságáért partnerségi program	10	–
ITM4492	Kontrolleri lekérdezések	15	–
ITM4493	Munkaügyi, munkavédelmi szakmai rendszerrel kapcsolatos iratok	15	–

2. függelék

A központi érkeztető rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzéke

1. Európai Bizottsággal történő levelezés iratai;

2. költségvetés tervezésének iratai;

3. pályázatokhoz, támogatási kérelmekhez, projektekhez kapcsolódó iratanyag és teljes dokumentáció (projekt státuszjelentések, kifizetési kérelmek és hiánypótlásaik, szakértői szerződésekkel kapcsolatos tanulmányok, megvalósíthatósági tanulmányok, projektzárási anyagok, szabálytalansági eljárások vizsgálatok anyagai, beadványok, panaszok, követelésekkel kapcsolatos levelezés);

4. bírósági iratok;

5. nemzetközi szervezetektől érkező küldemények

3. függelék

A minisztérium hivatali szervezetei (hivatali egységek) által rendszeresen használt irattípusok iratmintatára

Az iratmintatárban a minisztérium szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.

A kimenő, a belső keletkezésű levelek, valamint a feljegyzések kötelező betűtípusa 12-es méretű Times New Roman.

Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:

1. küldeményborító,

2. előadói ív,

3. állami vezetői kimenő levél,

4. főosztályvezetői kimenő levél,

5. feljegyzés,

6. határozat/végzés,

7. emlékeztető,

8. jegyzőkönyv,

9. iratkiadó bizonylat,

10. kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez,

11. igénylőlap bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez,

12. iratselejtezési jegyzőkönyv,

13. selejtezési iratjegyzék,

14. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,

15. iratátadás-átvételi jegyzék.

1. iratminta: küldeményborító

Innovációs és Technológiai Minisztérium

küldeményborító

Érkeztető szám:
Iktatószám:
Érkeztetés dátuma:
Beküldő:
Hivatkozási szám:
Címzett szervezeti egység:
Iratkapcsolatok:
Csatolt irat:

Tárgy:

Kezelési feljegyzés:
Irattári tételszám:

2. iratminta: előadói ív

Innovációs és Technológiai Minisztérium
előadói ív

Iktatószám:
Létrehozó szervezeti egység:
Ügyintéző:
Beküldő:
Hivatkozási szám:
Határidő:
Iratkapcsolatok:
Befoglalt ügyirat:
Befoglaló ügyirat:
Csatolt irat:

Tárgy:

Kiadmányozás előtt lássa:
Kezelési feljegyzés:
Irattárazást jóváhagyom:
Irattári tételszám:

3. iratminta: állami vezetői kimenő levél

ÁLLAMI VEZETŐ NEVE

BEOSZTÁSA

Iktatószám:	Ügyintéző:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	Telefonszám:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	Hivatkozási szám:	(amennyiben rendelkezésre áll)

<<Címzett neve>>

<<Címzett beosztása>>

részére

<<Szervezet>>

<<Szervezeti egység>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<utca házszám>>

<<irányítószám>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Beosztás>> Asszony/Úr!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

<<Keltezés helye, ideje>>

Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

(P. H.)

Melléklet:

Kapják:

<<A minisztérium címe>>, <<e-mail>>; <<telefonszám, fax>> – az állami vezetői levélpapír lábléce szerint

4. iratminta: főosztályvezetői kimenő levél

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:	Ügyintéző:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	Telefonszám:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	Hivatkozási szám:	(amennyiben rendelkezésre áll)

<<Címzett neve>>

<<Címzett beosztása>>

részére

<<Szervezet>>

<<Szervezeti egység>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<utca házszám>>

<<irányítószám>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Beosztás>> Asszony/Úr!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

<<Keltezés helye, ideje>>

Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

<<beosztása>>

(P. H.)

Melléklet:

Kapják:

<<A minisztérium címe>>, e-mail: <<szervezeti egység e-mail-címe>>; tel.: <<telefonszám>>

5. iratminta: feljegyzés

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:	Ügyintéző:
	Telefonszám:
	Hivatkozási szám: (amennyiben rendelkezésre áll)

FELJEGYZÉS

<<név, beosztás asszony/úr >>

részére

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Beosztás>> Asszony/Úr!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

<<Kísérő feljegyzés esetében: a kimenő levél aláírásához szükséges releváns információk feltüntetése (pl. az előzmények, tervezett intézkedések rövid leírása, jogi háttér, illetve javaslatok bemutatása)>>

<<Keltezés helye, ideje>>

Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

<<beosztása>>

Melléklet:

6. iratminta: határozat/végzés

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:	Ügyintéző:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	Telefonszám:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	E-mail:	(kimenő levélen opcionális, irattári példányon kötelező)
	Hivatkozási szám:	(amennyiben rendelkezésre áll)

HATÁROZAT/VÉGZÉS

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Budapest, << Dátum >>

<<a hatáskör gyakorlójának neve>>

<<a hatáskör gyakorlójának beosztása>>

nevében és megbízásából:

<<a kiadmányozó neve>>

<<a kiadmányozó beosztása>>

(P. H.)

Melléklet:

A határozatot/végzést tértivevénnyel kapják:

<<személy vagy szerv megnevezése>>

Irattár

<<A minisztérium címe>>, e-mail: <<szervezeti egység e-mail-címe>>; tel.: <<telefonszám>>

7. iratminta: emlékeztető

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

EMLÉKEZTETŐ

Helyszín: <<Emlékeztető tárgyának helyszíne>>

Időpont: <<Emlékeztető tárgyának időpontja>>

Jelen vannak: <<Név>>, <<Cég/Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>

<<Név>>, <<Cég/Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>

vagy utalás a külön jelenléti ívre

Tárgy: <<Téma>>

<<Az emlékeztető szövege>>

Készítette: <<Készítő neve>>

Egyetértek: …………………………

Melléklet:

Készült: ……… példányban

Kapják: <<személy vagy szerv megnevezése (lehet jelenlévőkre utalással)>>

Irattár

8. iratminta: jegyzőkönyv

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

JEGYZŐKÖNYV

Készült: <<dátum, szerv és helyiség megnevezése>>

Tárgy: <<a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény,

intézkedés, eljárás stb. megnevezése>>

Jelenlevők: <<a jelenlévő, részt vevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk

felsorolása, vagy utalás a külön jelenléti ívre>>

Jegyzőkönyvvezető: <<a jegyzőkönyvvezető megnevezése>>

<<Szöveg>>

……………………………………… ………………………………………

<<aláírás>> <<aláírás>>

……………………………………… ………………………………………

<<aláírás>> <<aláírás>>

(P. H.)

Melléklet:

Készült: ………… példányban

Kapják: <<személy vagy szerv megnevezése>>

<<személy vagy szerv megnevezése>>

Irattár

9. iratminta: iratkiadó bizonylat

KÖZPONTI IRATTÁR

IRATKIADÓ BIZONYLAT

A(z) …………………………………………………………………...……… ikt. sz. iratot a minisztérium központi irattárából …………………………………………………… főosztály részére átadtam/átvettem.

Budapest, ……………………………………………………

……………………………………………

(olvasható aláírás)

10. iratminta: kísérőlap elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

KÍSÉRŐLAP

elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez

Címzett neve:

Címe:

Adathordozó paraméterei:

Adathordozó típusa (DVD, CD stb.):

Méret (kapacitás):

Nyilvántartási szám	Adatállomány azonosítója (neve), típusa (fájl neve, típusa)	Tárgy	Rendelkezik-e elektronikus aláírással	Megjegyzés

<<Keltezés helye, ideje>>

<<aláírás>>

<<kiadmányozó neve, beosztása>>

(P. H.)

11. iratminta: igénylőlap bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Igénylőlap bélyegző/pecsétnyomó igényléséhez, cseréjéhez, pótlásához¹

Bélyegző/Pecsétnyomó²

Megrendeléséhez
……………. db

Cseréjéhez
……………. db

Pótlásához
…………… db

Amennyiben az igény soron kívüli, kérjük indokolni:

Csere/pótlás indoka:

Teljesítési cím:

1. Az igénylő személy neve, hivatali egység megnevezése, (Főosztály, Osztály) telefonos elérhetősége:

2. A bélyegzőt/pecsétnyomót használó személy neve, beosztása, szervezeti egysége:

3. A készítendő bélyegző szövege:

4. A készítendő bélyegző fajtája:

5. A bélyegző/pecsétnyomó cseréjének/pótlásának indoka:

6. Rendelkezünk felhasználható bélyegzőházzal, csak szöveglemezt kérünk gyártani:

c igen c nem

Igen válasz esetén a bélyegzőház típusa, a szöveglemez mérete:

Szigorú számadású, sorszámozott bélyegző esetén az igényelt bélyegzőn szerepeltetendő sorszám:

<<Keltezés helye, ideje>>

……………………………………………………………

<<Igénylő szervezeti egység vezetőjének neve>>

<<beosztása>>

Az átadás-átvétel igazolása (olvasható aláírás, dátum):

–––––––––––––––––––––––––––

¹ A felesleges részeket kérjük kihúzni.

² A megfelelőt kérjük aláhúzni.

12. iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV

Készült: <<dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése>>

A selejtezési bizottság tagjai:

A selejtezést ellenőrizte:

<<vezető neve és beosztása>>

Az alapul vett szabályzat, utasítás: <<az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok>>

A selejtezés alá vont iratok: <<hivatali egység>>

<<évköre>>

<<tárgy>>

Eredeti terjedelem: ……………………… ifm

A kiselejtezett iratok mennyisége: ……………………… ifm

A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.

A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

kmf.

……………………………………… ………………………………………

<<aláírás>> <<aláírás>>

………………………………………

<<ellenőrző vezető aláírása>>

(P. H.)

Készült: 2 példányban

Kapják: 1 példány: Magyar Nemzeti Levéltár

1 példány: Irattár

13. iratminta: selejtezési iratjegyzék

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:

SELEJTEZÉSI IRATJEGYZÉK

Az utasítást a 28/2021. (XII. 22.) ITM utasítás 5. §-a hatályon kívül helyezte 2021. december 23. napjával.

A 4. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Az 1. függelék a 13/2020. (IV. 17.) ITM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek