40/2019. (XI. 14.) ITM utasítás

1. § Jelen utasítás hatálya az Innovációs és Technológiai Minisztériumnál (a továbbiakban: ITM) alkalmazott Mastercard VIP Arany, és Mastercard Ezüst kincstári kártya (a továbbiakban együtt: VIP-kártya) kiadására, használatára, tárolására, kezelésére, valamint a kártyabirtokosok jogaira és kötelezettségeire terjed ki.

2. § A VIP-kártya készpénz-helyettesítő fizetési eszköz, a kártyarendszert üzemeltető hitelintézet (OTP Bank Nyrt.) és a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) logójával ellátott, az ITM számlatulajdonos és a kártyabirtokos adataival megszemélyesített betéti kártya, amelyhez egy négyjegyű titkos (PIN) kód tartozik.

3. § (1) Az ITM-nél VIP-kártya használatára jogosult:

(2) A VIP-kártyával való rendelkezés jogát kizárólag a kártyabirtokos gyakorolhatja.

4. § (1) A VIP-kártya igénylése az „Adatlap Kincstári bankkártyához” (a továbbiakban: Adatlap) elnevezésű dokumentummal történik. Az Adatlapot a Gazdálkodási Főosztály tölti ki, és megküldi a kártyabirtokos részére aláírás céljából. A VIP-kártyát a Gazdálkodási Főosztály – az Adatlap visszaérkezését követő 3 napon belül – megigényli a Kincstárnál, és annak átvehetőségéről – a Kincstár tájékoztatása alapján – a kártyabirtokost elektronikus levélben tájékoztatja.

(2) Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN-kódokat – a Kincstárral fennálló megállapodás alapján – az OTP Bank Nyrt. készíti el. A VIP-kártya és – lezárt, sértetlen borítékban (a továbbiakban: PIN-boríték) – a hozzá tartozó PIN-kód a Kincstárnál (1052 Budapest, Deák Ferenc utca 7–9. szám alatti fiók) veheti át a kártyabirtokos személyesen, vagy szabályszerűen kiállított meghatalmazással, meghatalmazott útján. A meghatalmazás mintája a Kincstár honlapjáról tölthető le, vagy azt kérésre a Gazdálkodási Főosztály megküldi. A meghatalmazást a banknál bejelentett aláírással kell ellátni. Az átvételt igazoló aláírást követően az átvevő felel a VIP-kártyáért és a hozzá tartozó PIN-kódért. A banktól sértetlen állapotban kell átvenni a kártyát és a PIN-borítékot.

(3) Az átvételt követően a VIP-kártyát az ITM házipénztárában 2 munkanapon belül be kell mutatni vagy meg kell küldeni a szkennelt másolatát a pénztáros részére nyilvántartásba vétel céljából. A Gazdálkodási Főosztály a kártyákról analitikus nyilvántartást vezet, amely tartalmazza:

(4) Az átvevőnek aláírásával igazolnia kell az átadás-átvételi bizonylaton, hogy a VIP-kártyát és a PIN-kódot átvette, valamint azt, hogy a PIN-boríték lezárt és sértetlen. A PIN-borítékot csak a kártyabirtokos bonthatja fel, annak tartalmát csak ő ismerheti meg.

(5) A VIP-kártya átvételekor a kártyabirtokosnak a kártya hátoldalán lévő aláíráspanelt az Adatlapon szereplő aláírásával egyező módon kell aláírnia. A VIP-kártya az első használat alkalmával aktiválható.

(6) A kártyabirtokos a 8. § (3) bekezdésében foglaltak megtörténtét követően köteles nyilatkozni arról, hogy a VIP-kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, őrzéssel, letiltással, elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte, betartja és az ezek megszegése esetén követendő eljárást és következményeket tudomásul vette.

5. § (1) A VIP-kártya az ITM költségvetése terhére hivatalosan elszámolható kiadások kiegyenlítésére használható. A VIP-kártyát a 3. § (1) bekezdés a)–d) pontjaiban meghatározott személyek, valamint a 3. § (1) bekezdés f) pontjában meghatározottak közül a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának kormánytisztviselői belföldön és külföldön egyaránt, a 3. § (1) bekezdés e) pontja szerinti személyek pedig a kijelölésükben meghatározottak szerint használhatják reprezentációs és utazási kiadások kiegyenlítésére.

(2) A kártyabirtokos kiküldött esetében az úti előleg ellátmányt a kártya használatával, a napidíj összegét a házipénztárból történő kifizetéssel biztosítja az ITM.

(3) A VIP-kártyával történő fizetéskor a kártyabirtokosnak számlát kell kérnie, amelyet az ITM nevére és címére kell kiállíttatni. A kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál (POS) bizonylatokon a kártyabirtokos aláírásával igazolja a fizetés megtörténtét, majd átveszi és megőrzi a VIP-kártya lehúzásakor keletkezett bizonylatot (vagy a kártyabirtokos aláírásával rendelkező másodpéldányt vagy az aláírás nélkül nyomtatott bizonylatot). A POS-bizonylat összegének és dátumának egyeznie kell a vásárlás alkalmával kért számla végösszegével és dátumával. A kártyabirtokosnak a vásárlást igazoló számlát és a kártyás fizetés megtörténtét igazoló POS-bizonylatot a Gazdálkodási Főosztály részére, a fizetést – külföldi kiküldetés esetén a visszaérkezést – követő 5 munkanapon belül kell megküldeni.

(4) Az utazási kiadások kiegyenlítése során az ideiglenes külföldi kiküldetésekről szóló miniszteri utasításban foglaltak szerint köteles a kártyabirtokos eljárni.

(5) A kártyabirtokos a (4) bekezdésében megjelölt utasításban meghatározott értékhatárok összegéig teljesíthet kifizetést azzal, hogy a VIP-kártya használata napi limitek alkalmazásához is kötött. A limiteket a 7. § (7) bekezdése szerinti tájékoztató tartalmazza.

(6) Ha az utólagos elszámolás során megállapításra kerül, hogy a kártyabirtokos a megállapított értékkeretet túllépte, vagy olyan kiadásokat is kiegyenlített a VIP-kártyával, amely az ITM költségvetése terhére nem számolható el, úgy ezt a különbözetet, a kártyabirtokos köteles az ITM részére visszafizetni.

6. § (1) A kártyabirtokos különösen indokolt esetben vehet fel készpénzt, melyet a készpénzfelvételt követő 1 munkanapon belül – külföldi kiküldetés esetén, a hazaérkezést követő munkanapon – az elektronikus elfogadó eszköz által nyomtatott bizonylattal és a felvett összeggel kell elszámolnia az Igazgatási Pénzügyi Osztályon.

(2) Amennyiben készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, erről a Gazdálkodási Főosztály vezetőjét értesíteni kell, és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi.

7. § (1) A kártyahasználathoz szükséges fedezetet az ITM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése biztosítja az Előirányzat-felhasználási keretszámlájáról a Kincstár által megnyitott és visszaigazolt kártyafedezeti számlákra történő átvezetéssel.

(2) A VIP-kártya a rajta feltüntetett hónap utolsó napján 24 óráig érvényes. A kártyacsere a lejárat hónapjának közepétől biztosított, igénylőlap, illetve kérelem kitöltése nélkül. A kártyabirtokos személyesen vagy meghatalmazottja által a 4. § (2) bekezdésében meghatározott Kincstárfiókban köteles a lejárt VIP-kártyáját leadni, és ezzel egyidejűleg jogosult az új kártyát felvenni. A VIP-kártya számának módosulására tekintettel a kártyacserét követő 2 munkanapon belül a kártyabirtokos a 4. § (3) bekezdésében foglaltak szerint köteles eljárni.

(3) A kártyabirtokos köteles írásban haladéktalanul a Gazdálkodási Főosztályon bejelenteni, ha észlelte, hogy a VIP-kártya vagy a használatához szükséges adat jogosulatlan harmadik személy tudomására jutott, és azokkal jogosulatlan harmadik személy visszaélhet.

(4) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, azt ellopják vagy az bármely más módon kikerül ellenőrzési köréből, a kártyabirtokos köteles haladéktalanul gondoskodni a VIP-kártya letiltásáról a 06 1 3666-666-os számon hívható TeleBank rendszeren keresztül, s minderről a Gazdálkodási Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni.

(5) A kártyabirtokos a VIP-kártya használatára vonatkozó jogosultságának megszűnése előtti utolsó munkanapon köteles a kártyát a Gazdálkodási Főosztály házipénztárában leadni és a kártyaszámlán lévő terhelésekkel elszámolni.

(6) A kártyabirtokos a jelen utasítás előírásainak be nem tartása esetén fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. A Gazdálkodási Főosztály a VIP-kártyát azonnali hatállyal letiltatja, amennyiben a kártyabirtokos nem tesz eleget a jelen utasításban részletezett bármely kötelezettségének.

(7) A kártyabirtokosok részére a Gazdálkodási Főosztály biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagok megismerését és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumba való betekintés lehetőségét.

8. § (1) A VIP-kártya esetében gondoskodni kell – a pénz- és értékkezelésre vonatkozó szabályok betartásával – a szigorú számadású bizonylatként történő kezelésről, nyilvántartásról, valamint a biztonságos elhelyezésről, és őrzésről.

(2) A kincstári kártya kezelésével és használatával kapcsolatos teljes ügymenetet a Gazdálkodási Főosztály felügyeli és gondoskodik a következő feladatok elvégzéséről:

(3) A Gazdálkodási Főosztály írásbeli ismertető átadásával – az utasítás elektronikus úton történő megküldésével – gondoskodik arról, hogy a leendő kártyabirtokos megismerje az utasítást, illetve a 7. § (7) bekezdésében foglaltakat.

(4) A kincstári kártyát kibocsátó hitelintézet által a kincstári kártyával végzett műveletekről, és a kártyafedezeti számlához kapcsolódó megfelelő kincstári számlára történő visszavezetésekről adott tételes tükörszámlát a Gazdálkodási Főosztály kezeli, nyilvántartja. A tükörszámla egyeztetési és analitikus nyilvántartási célokat szolgál, valamint a reklamációs ügyek alapját képezi.

9. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.