6/2019. (V. 16.) MvM utasítás
6/2019. (V. 16.) MvM utasítás
a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról1
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével, a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás 6. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A Szabályzat hatálya
1. § (1) A Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Miniszterelnökségnél keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a Miniszterelnökséggel jogviszonyban álló valamennyi munkatársra.
(2) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.
(3) A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján készített Biztonsági Szabályzat vonatkozik.
Értelmező rendelkezések
2. § A Szabályzat alkalmazása során
1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;
2. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;
3. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum az átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete;
4. átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;
5. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer központi érkeztető rendszere: az iratkezelés a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szervezet és szolgáltató biztosítja:
a) postai úton érkező, papíralapú küldemények átvételét, felbontását, érkeztető azonosítóval történő ellátását, a küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítását, érkeztető nyilvántartásba való bevezetését, a címzett részére elektronikus úton történő megküldését,
b) elektronikus irat hiteles papíralapú irattá történő alakítására irányuló szolgáltatást;
6. elektronikus irat: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat vagy adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is, mely tartalma szerint lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép és mozgókép vagy bármely más formában megjelenő információ vagy ezek kombinációja;
7. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt, elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;
8. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni;
9. feladatkezelő: az érdemi ügyintézési tevékenység lépéseihez kapcsolódó – az elektronikus iratkezelési rendszeren belül kialakított – modul;
10. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szervezet vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;
11. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;
12. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott elektronikus űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a Miniszterelnökség hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;
13. HKP jelű érkeztető könyv: hivatali kapu megjelölése az iktatórendszerben, melyen keresztül a Miniszterelnökség hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által érkezett küldeményeihez;
14. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak azon azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;
15. hozzáférési jogosultság: az a jogosultság, ami meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;
16. időbélyeg: annak igazolása, hogy adott elektronikus dokumentum adott időpontban már létezett;
17. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
18. iratkezelési szabályzat: az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattárazásának, selejtezésének és levéltárba adásának módját szabályozza;
19. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
20. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szervezet a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
21. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szervezet feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
22. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a külső címzetthez;
23. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szervezet hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott irat;
24. kiadmányozás: a már felülvizsgált kiadmánytervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;
25. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott ügyiraton elrendelt őrzési idő;
26. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége;
27. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;
28. ügyintézés: valamely szervezet vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
29. ügyvitel: a szervezet folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek sorozata, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
30. vegyes ügyirat: a papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat;
31. e-papír szolgáltatás: az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 38. § (1) bekezdés n) pontja szerinti általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás;
32. ügyintéző: érdemi ügyintézés elvégzésére kijelölt személy, aki az üggyel kapcsolatban keletkező feladatokat végrehajtja;
33. szervezeti egység: A Miniszterelnökség önálló szervezeti egységei:
a) a főosztály és
b) a főosztályként működő kabinet, titkárság;
34. tárgyszó: a dokumentum tárgyát röviden kifejező szó vagy szókapcsolat; egy dokumentumhoz több tárgyszó is hozzárendelhető.
3. § A 2. §-ban nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény,
c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,
d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,
e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet,
f) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,
g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2015. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint
h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet, valamint
i) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjét és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet
rendelkezései az irányadóak.
Az iratkezelés szervezete, felügyelete
4. § (1) A Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) foglaltak a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározzák a Miniszterelnökség iratkezelésének szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelölik az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
(2) A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a Miniszterelnökség az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el. A bejövő és kimenő küldemények kezelése központosítottan történik, az iratok iktatása a szervezeti egységek feladata.
(3) Az iratkezelés felügyeletét a közigazgatási államtitkár az Iratkezelési Főosztály útján látja el.
5. § Az Iratkezelési Főosztály funkcionális feladatkörében felelős
a) a Szabályzat elkészítéséért, szükség szerinti módosításáért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,
e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért, a nyílt iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,
f) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak karbantartásáért,
g) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
h) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
i) az irattári tervben meghatározott idő után a maradandó értékű iratanyagok levéltárba adásáért,
j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért.
6. § (1) Az iratkezelési szoftver használatához az Iratkezelési Főosztály oktatást és vizsgát biztosít. Az iratkezelési szoftver használatának feltétele az oktatáson történő részvétel és a szoftver használatának elsajátítását igazoló sikeres vizsga elvégzése, valamint a jogosultságok beállításának a Szabályzatban foglalt előírásai maradéktalan betartása az igénylés során.
(2) Az ügyintéző, valamint az ügykezelésért felelős foglalkoztatott a kinevezést követő 3 hónapon belül köteles részt venni az Iratkezelési Főosztály által szervezett iratkezelési oktatáson, valamint köteles a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatát megismerni.
(3) A szervezeti egységek vezetői biztosítják az érintett ügyintézők részvételét az oktatáson és a vizsgán.
7. § Az iratkezelési szoftver üzemeltetését és a rendszergazdai tevékenységet, valamint hivatalos és személyes elektronikus postafiók szabályozott működtetését a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) látja el jogszabály alapján.
8. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,
b) a Miniszterelnökség feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi intézése,
c) az érdemi ügyintézést követően az átmeneti irattárba helyezéshez az ügyiratok összekészítése az 54. §-ban foglaltak szerint,
d) az ügyirat megfelelő irattári tételszámmal való ellátása,
e) iratkezelési utasítások megadása,
f) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,
g) az iratokkal való elszámolás.
9. § Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) a küldemények papíralapú vagy elektronikus átvétele,
b) szükség esetén bontása, érkeztetése, szkennelése, csatolása,
c) az iratok nyilvántartásba vétele (előzményezés, iktatás), továbbítása, kézbesítése, postázása,
d) az ügyiratok átmeneti irattárba helyezése, központi irattárba történő átadása.
Az irattári terv szerkezete és rendszere
10. § (1) Az 1. mellékletben foglalt irattári terv általános és különös részből áll.
(2) Az általános rész a Miniszterelnökség működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös rész pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételszámokat tartalmazza.
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
Az iratok rendszerezése és nyilvántartása
11. § (1) A Miniszterelnökséghez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokkal az iratkezelési szoftver adatbázisában kell nyilvántartani.
(2) Az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.
(3) Az ügyintézéshez már nem szükséges – irattározási utasítással (irattári tételszám) ellátott – ügyiratokat az ügyirat kezelési helye szerinti szervezeti egységnél kijelölt átmeneti irattárban kell elhelyezni az V. fejezetben foglaltak szerint.
(4) Az irategység elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
12. § (1) Az iratkezelési szoftver telepítésének igénylése a NISZ által az Ellátási Portál felületén rendszeresített űrlapon történik. Az igénylés engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre.
(2) A jogosultságok beállítása az Iratkezelési Főosztály feladata.
(3) Jogosultság igénylésének módja a kir3@me.gov.hu elektronikus postafiókra a szervezeti egység vezetőjének e-mail-címéről küldött igénylés, mely tartalmazza:
a) a jogosult nevét,
b) szervezeti egységének megnevezését,
c) az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés szükséges jogosultsági szintjét (érkeztető, iktató/iratkezelő, irattáros, szignáló, ügyintéző, lekérdező) a jogosult által ellátott feladatkör alapján,
d) annak a szervezeti egységnek a megnevezését, amelynek az iktatókönyvéhez a hozzáférést kéri.
13. § (1) Az iratkezelési szoftverben megnyitott iktatókönyvek általában nyilvánosak, kivételes esetben lehetnek rejtett iktatókönyvek.
(2) A nyilvános iktatókönyvek adatai minden felhasználó számára láthatóak. Az iktatókönyvek megnyitását az iktatóhelyek vezetői kezdeményezik az Iratkezelési Főosztály vezetőjénél a kir3@me.gov.hu e-mail-címre megküldött elektronikus levélben.
(3) A rejtett iktatókönyv adatai a tulajdonos szervezeti egység, illetve az általuk példánnyal megszólítottak kivételével más számára nem elérhetők. A szervezeti egység vezetője akkor kérheti egy iktatókönyv rejtett módon történő nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés korlátozását, és azt a Miniszterelnökség közigazgatási államtitkára engedélyezi. A közigazgatási államtitkár engedélyét az iktatókönyv nyitásához minden esetben mellékelni kell az Iratkezelési Főosztály vezetőjének címzett, a kir3@me.gov.hu elektronikus postafiókcímre küldött igényléshez.
14. § A feladatkezelő modulban az elsődleges hozzáférési csoportnak (kiemelt csoport) a szervezeti egységhez érkező minden egyes feladatra teljes körű jogosultsága van.
15. § (1) Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni, mely jogosultságot az Iratkezelési Főosztály kijelölt munkatársa állít be a KIR3 iratkezelési szoftverben az iktatóhely szerinti vezető döntéséről szóló e-mail alapján.
(2) Az Iratkezelési Főosztály kijelölt munkatársa az iktatóhely szerinti vezetője kérésére kimutatást készít az általa irányított szervezeti egység által használt iktatókönyv hozzáférési jogosultságairól.
(3) Az iratkezelési szoftver működéséhez kapcsolódó rendszeradminisztrációs feladatokat az Iratkezelési Főosztály mint alkalmazásgazda végzi. A Miniszterelnökségen használt iktatórendszer a KIR3, melynek tanúsítványszáma 20-00420/17-00154, érvényességi ideje: 2021. 02. 13.
16. § Az alkalmazásgazda feladatai az iratkezelési szoftverhez kapcsolódóan:
a) az elektronikus érkeztető könyvek, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) az irattári tételszámok és kódtárak karbantartása,
c) a felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások, azok rendszeres karbantartása (a címjegyzékben szereplő címek, nevek, titulusok ellenőrzése, törlése, javítása, többszörös példányok törlése),
d) elektronikus külső partnerek rögzítése a szoftver háttéradatbázisában,
e) iratkezeléssel összefüggő háttértámogatás a kollégák megkeresése alapján,
f) az iratkezelési szoftver használatának rendszeres oktatása a kollégák részére,
g) a KIR3 iktató program használati utasításának elkészítése, intranetre történő feltöltése.
Hozzáférés az iratokhoz
17. § (1) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső utasítások figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.
(2) A másolatkészítés részletes szabályairól a Miniszterelnökség Másolatkészítési Szabályzata rendelkezik.
18. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.
19. § A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére és kezelésére az alábbi szabályok vonatkoznak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat rendelkezései az irányadók:
a) a „Nem nyilvános” kezelési jelzés a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben foglaltak alapján nem minősítési jelzés,
b) a „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok a Miniszterelnökség döntés-előkészítéssel összefüggő adatokat tartalmazó iratai,
c) a „Nem nyilvános” kezelési jelzés feltüntetését az adatot kezelő szervezeti egység vezetője javaslatára a Miniszterelnökséget vezető miniszter rendelheti el, legfeljebb 10 éves időtartamra. Az iraton fel kell tüntetni:
ca) a „Nem nyilvános” szöveget,
cb) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény megfelelő rendelkezését, amely alapján az adatok nyilvános kezelése korlátozásra kerül,
cc) a kezelési jelzés időbeli hatályát (év, hó, naptári nap).
Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése
20. § (1) Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek kijelölt munkatársai végzik.
(2) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
(3) Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.
21. § (1) Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcsdobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását.
A kulcsdobozok beszerzését a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) végzi. A kulcsdobozok lezárásához szükséges pecsétnyomókat az Iratkezelési Főosztálytól szükséges igényelni a Bélyegzőhasználati Szabályzat előírásai szerint.
(2) Amennyiben a kulcsok kulcsdobozokban történő tárolása indokolt, úgy a kulcsdobozok tárolására kijelölt tároló helyen csak nyilvántartásba vett, számmal, az átvételére feljogosítottak neveivel és a részükre átadott számozott pecsétnyomók számával ellátott, valamint számozott (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.
(3) Az iratkezelésre használt helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az iratkezelést végző munkatárs nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
A küldemények átvétele
22. § (1) A Miniszterelnökséghez érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
a) a Miniszterelnökség postafiók címére (1357 Budapest, Pf. 6) érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a NISZ jogosult,
b) a 62. §-ban megjelölt küldemények átvétele a Magyar Posta Zrt. útján a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről és minőségi követelményeiről szóló 335/2012. (XII. 4.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik,
c) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények munkaidőben történő átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
d) a telefaxon küldött iratot, jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,
e) az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi elektronikus postafiókot kell üzemeltetni,
f) a Hivatali Kapun érkezett (HKP) küldeményeket, valamint az Egységes Kormányzati Ügyiratkezelési Rendszer Központi Érkeztető Rendszerből (a továbbiakban: KÉR) érkező küldeményeket a címzett szervezeti egység iratkezelési feladatok ellátására kijelölt munkatársa a Miniszterelnökség iratkezelési szoftverében veszi át.
(2) A KÉR-ben elektronikusan feldolgozott küldemények papíralapú példányainak Miniszterelnökséghez történő szállításáról az Iratkezelési Főosztály gondoskodik – a KÉR-rel történő előzetes egyeztetés alapján – a feldolgozást követő munkanapon. Az ily módon beérkezett küldeményeket a címzett szervezeti egységekhez továbbítja.
(3) A Magyar Posta Zrt. útján tértivevényes jelzéssel ellátott papíralapú küldemények beérkezését igazoló tértivevényének visszaküldése a küldemény átvevőjének feladata, miután aláírásával igazolta a küldemény kézhezvételének tényét, valamint dátumjelzéssel megjelölte a küldemény átvételének napját.
(4) Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, az átvevőnek az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és dátummal kell igazolnia. Az ügyfél a beadványt kizárólag a Honvéd utca 28. szám alatti Országházi Levélátvevőnél (a továbbiakban: Levélátvevő) adhatja be személyesen, az Iratkezelési Főosztály erre kijelölt munkatársánál. A Közszolgálati Döntőbizottságnak címzett iratot az eljárásban részt vevő fél vagy képviselője a Közszolgálati Döntőbizottság Titkárságánál nyújthatja be.
(5) A Levélátvevőben leadott minden lezárt borítékban lévő küldeményt (postai, hivatali és személyes kézbesítésű) haladéktalanul biztonsági vizsgálatnak szükséges alávetni. A biztonsági vizsgálatot az Országgyűlési Őrség saját belső utasítása alapján végzi, annak elvégzését és annak dátumát a küldemény zárt borítékán jelöli, amelyet egyben a beérkezés dátumának is kell tekinteni.
23. § A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén
aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,
ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység kijelölt munkatársa,
b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre megbízott személy,
c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén annak kezelésével megbízott személy.
24. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen levő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
25. § (1) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén a Miniszterelnökség illetékes érkeztető egységének, illetve személyének átadni a küldemény nyilvántartásba vétele érdekében. A nyilvántartásba vétel módja ez esetben az iratkezelési szoftverben történő érkeztetés.
(2) A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.
26. § (1) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
(2) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés miatt a Miniszterelnökségre érkezett küldeményt felbontás nélkül azonnal továbbítani vagy kézbesíteni kell a megfelelő címzetthez, illetve ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a címzett és a feladó a küldemény felbontása után sem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
(3) Az átvevő a papír alapon érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel vagy kézbesítőlappal továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló kezelési jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.
A küldemények felbontása
27. § (1) A Miniszterelnökség postafiók címére (1357 Budapest, Pf. 6) érkezett küldemények esetén – a 62. §-ban küldemények kivételével – a NISZ jogosult felbontás és érkeztetés végrehajtására.
(2) A 62. §-ban meghatározott küldemények felbontására az Iratkezelési Főosztály vagy a címzett szervezeti egység jogosult.
28. § (1) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani
a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),
b) a 62. §-ban meghatározott küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.
(2) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
(3) Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a Miniszterelnökség Biztonsági Szabályzatában meghatározottak szerint kell eljárni.
(4) A papír alapon kiküldött levelek visszaérkezett tértivevényeit a Magyar Posta Zrt. kézbesíti a Miniszterelnökséghez. A tértivevény visszaérkezésének tényét a KIR3 iratkezelési szoftverben rögzíteni szükséges, majd a kiküldött irat irattári példányához kell csatolni.
A küldemények érkeztetése
29. § (1) Minden beérkezett – papíralapú vagy elektronikus – hivatalos küldeményt az érkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon nyilvántartásba kell venni.
(2) Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelése céljából átadni a 28. §-ban foglaltak szerint.
(3) A Miniszterelnökség postafiók címére (1357 Budapest, Pf. 6) érkező küldemények érkeztetését és a papíralapú küldeményekből hitelesített elektronikus dokumentum előállítását a NISZ végzi a KÉR-en keresztül. Az itt rögzített érkeztetési adatok és az elektronikus dokumentumok automatikusan a Miniszterelnökség iratkezelési szoftverének adatbázisába kerülnek.
(4) A 62. §-ban meghatározott küldeményeket, illetve a hivatali és személyes kézbesítésű küldeményeket helyben kell érkeztetni. A Miniszterelnökségnek címzett küldeményeket a felbontást követően digitalizálni szükséges, és az irat képét csatolni kell az iratkezelési szoftverbe az iktatott irathoz.
(5) Az érkeztetési adatok rögzítése papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (érkeztetés dátuma, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.
(6) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek, amennyiben a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni, akkor az érkeztetés adatait az iratra szükséges felvezetni.
(7) Az érkeztető szám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott minden év első napján érkeztető könyvenként 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám és az aktuális év.
(8) Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
(9) A szervezeti egységekhez rendelt elektronikus postafiókokba érkező küldeményeket érkeztetést követően a címzett szervezeti egységhez kell továbbítani az iratkezelési szoftverben.
30. § Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok kerülnek rögzítése:
a) a küldő neve,
b) a beérkezés időpontja,
c) a beérkezés módja,
d) a küldemény bontója,
e) a bontás ideje,
f) a küldemény tárgya,
g) az eredeti címzett (a borítékon szereplő címzett),
h) a Miniszterelnökségen belül megjelölt szervezeti egység,
i) a küldő iktatószáma,
j) KÉR-ben érkeztetett küldemények esetén KR érkeztetőszám,
k) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszám), valamint
l) a rendszer által generált érkeztető szám és az érkeztetés időpontja.
31. § A papíralapú küldemények esetén a borítékot véglegesen meg kell őrizni, ha
a) az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, valamint
e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.
Az iratok szerelése (előzményezés), csatolása
32. § (1) A küldemény iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e iktatott előzménye (előirata).
(2) Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény ügyirat következő alszámára kell iktatni.
(3) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az iratot új főszámra kell iktatni és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát; az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.
(4) Az előiratot minden esetben az utoljára iktatott ügyirathoz kell szerelni.
(5) Abban az esetben, ha az előzmény ügyirat irattárban van, akkor az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs köteles azt az utóbb érkezett új ügyirathoz szerelni, miután az előzményügyiratot kikérte az irattárból. Amennyiben az előzményügyirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles a szerelést végrehajtó iratkezelési feladatokat ellátó munkatársnak átadni, vagy a két ügyirat szerelését elvégezni.
33. § (1) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
(2) A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
(3) Amennyiben a csatolt ügyiratoknak az ügyintézés lezárulta után is szükséges együtt maradnia, akkor azokat legkésőbb irattárba helyezéskor a 32. §-ban foglaltak szerint szerelni szükséges.
Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
34. § (1) Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs az érkezett küldeményt köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében, és az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításainak megadására (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok). A „sürgős”, „azonnali” jelzésű küldeményeket soron kívül be kell mutatni a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak.
(2) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető nem az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, érkeztető számon kell továbbítani a 42. §-ban foglaltak szerinti eljárással. Az iktatás csak az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet.
(3) Az irat tárgya, tartalma, az előzményre utaló hivatkozási száma alapján a szervezeti egységnél történő iktatás során közvetlen szignálás történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az anyagot, aki jogosult az ügyben eljárni.
(4) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
Az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek
35. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak.
(2) Az iratkezelési segédletek célja, hogy a szervezet feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
(3) Az iratkezelési segédletek a következők:
a) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyv,
b) a kézbesítőkönyv,
c) a kézbesítőlap,
d) a futárjegyzék,
e) a kölcsönzési napló,
f) a gyarapodási és fogyatéki napló,
g) a bélyegző nyilvántartási könyv, valamint
h) az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használandó papíralapú érkezető- és iktatókönyv és előadó ív.
36. § (1) A főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket.
(2) A Miniszterelnökség két főnyilvántartó könyvet vezet az alábbiak szerint:
a) a Szervezetbiztonsági Főosztály a minősített iratkezeléshez kapcsolódó segédletek nyilvántartására,
b) az Iratkezelési Főosztály a nyílt iratkezeléshez kapcsolódó segédletek nyilvántartására.
(3) Mindkét főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell vezetni.
(4) Minden naptári év elején új kézbesítőkönyvet kell hitelesen megnyitni az iktatóhelyek részére.
(5) Minden naptári év végén az adott évben használt kézbesítőkönyvet le kell zárni, és azt két évig átmeneti irattárban a szervezeti egységnél tartott iratok központi irattárba adásakor az iratokkal együtt le kell adni.
Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám
37. § (1) A Miniszterelnökséghez érkező vagy ott keletkező iratokat – a jogszabályokban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani a beérkezés vagy létrehozás napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon.
(2) A pénzügyi-számviteli, személyügyi, közbeszerzés felügyeletével és ellenőrzésével kapcsolatos iratok, valamint az anyagkezelési nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, illetve a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
(3) Az iktatókönyvben kötelezően fel kell tüntetni
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,
d) a küldés időpontját, módját,
e) a küldő adatait (név, cím),
f) a címzett adatait (név, cím),
g) a hivatkozási számot (a küldő iktatószáma),
h) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
i) az irat tárgyát,
j) az elő- és utóiratok iktatószámát,
k) az irattári tételszámot.
(4) Az iktatókönyv tartalmazza továbbá az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, melyeket azok rendelkezésre állása esetén szintén rögzíteni szükséges:
a) az adathordozó típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtája,
b) a mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus),
c) a kezelési feljegyzések,
d) az intézés határideje.
38. § (1) Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.
(2) Az ügyirat tárgyát úgy kell meghatározni, hogy abban az ügy minden tárgyszava szerepeljen, valamint a tárgyszó vagy tárgyszavak megjelölése az erre vonatkozó mezőben is ajánlott a könnyebb visszakereshetőség érdekében.
39. § (1) Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről és másolatának tárolásáról jogszabály alapján a NISZ gondoskodik.
(2) A NISZ az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválja, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen tárolja.
(3) Iktatás céljára évente megnyitott iktatókönyvet kell használni. Szervezeti egységenként egy iktatókönyv használata indokolt a szervezeti egységek iratainak megkülönböztethetősége érdekében. Az ügytípusok szortírozása irattározáskor az irattári tervben feltüntetett tételszámok alapján történik.
(4) Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken, azaz a hatályos SZMSZ szerinti szervezeti egységeknél történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.
(5) Az elektronikus iktatókönyvek az év utolsó napján automatikusan lezárásra kerülnek. A következő naptári év első napjától csak azok az iktatókönyvek használhatók, melyek megnyitásáról az Iratkezelési Főosztály kijelölt munkatársa a rendszergazda felé intézkedett a szervezeti egységek visszajelzése alapján.
(6) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni.
(7) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a Miniszterelnökség nevét (ami kiegészíthető a szervezeti egység nevével) és az alábbi rovatokat:
a) az iktatás éve, hónapja, napja,
b) az iktatószám (főszám-alszám),
c) az ügyintéző neve és
d) a mellékletek száma.
40. § (1) Az iratot az érdemi ügyintézés helyén kell iktatni. Az ugyanazon ügyben ugyanabban az évben keletkező iratok egy főszámon belül alszámokon kerülnek rögzítésre.
(2) A szervezeti egységek a részükre nyitott iktatókönyvbe iktatnak.
(3) Az irat iktatószáma tartalmazza a szervezeti egység megkülönböztető jelét, a főszámot, az alszámot és az évszámot, melyeket „/” jel segítségével kell elválasztani egymástól. Az évszám az aktuális év négy számjegye, a főszám és az alszám folyamatos sorszám, melyet az elektronikus iktatórendszer automatikusan képez.
(4) A szervezeti egységek iktatóhely azonosítóját, azaz megkülönböztető jelét az Iratkezelési Főosztály adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.
(5) Az iktatás az egyes szervezeti egységek által használt elkülönített iktatókönyveken belül minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
(6) Az egy ügyhöz tartozó első alszám iktatásakor előadói ívet kell nyomtatni az iratkezelési szoftverből. Az előadói ívben kell tárolni a főszámhoz tartozó összes alszámot emelkedő számsorrendben, valamint az előadó íven rögzíthetők az ügyintézés és az ügykezelés lépései.
(7) Az ügyhöz tartozó minden érdemi iratot alszámos iktatással nyilvántartásba kell venni, és az ügyiratban el kell helyezni.
Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése
41. § (1) Az iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelési szoftver vagy automatikusan rendel össze az iktatószámmal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell az iktatószámhoz rendelnie.
(2) Minden alszámon iktatott irathoz hozzá kell rendelni az irat digitalizált képét, és azt a KIR3 iratkezelési szoftverben csatolmányként rögzíteni kell.
Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
42. § (1) Az ügyirat, illetve az irat kiadásakor, átadásakor az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs a kézbesítőkönyv rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át
a) az ügyintézőnek,
b) a Miniszterelnökség más szervezeti egységeinek,
c) a külső szervezetnek.
(2) Az iratok kiadását, átadás-átvételét – az elektronikus átadás-átvétel mellett – papír alapon kézbesítőkönyvben vagy az iratkezelési szoftverből előállított kézbesítőlapon kell rögzíteni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és nevének olvasható feltüntetésével.
(3) Az iratkezelési szoftverben folyamatosan rögzítésre kerülnek az ügyirathoz kapcsolódó intézkedések (különös tekintettel az iratok továbbítása, irat ügyintézőre szignálása, ügyiratok átmeneti vagy központi irattárba helyezése).
(4) Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.
(5) Beérkezettnek számít az irat attól a naptól kezdődően, amikor annak átvétele dokumentáltan megtörténik. Az ügyintézési határidő számítása a vonatkozó törvényi rendelkezések szerint ezen naptól kezdődik. Törvényi rendelkezés hiányában az ügyintézési határidő meghatározása a szervezeti egység vezetőjének feladata.
(6) A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
(7) Az ügyintézési határidő betartása a kijelölt ügyintéző feladata.
Kiadmányozás
43. § (1) A kiadmányozási jogot az SZMSZ határozza meg.
(2) Az ügyintéző és – amennyiben a kiadmányozásra jogosult személye eltér az ügyintéző vezetőjétől – az ügyintéző vezetője az ügyintéző által készített kiadmánytervezet egyik példányát szignójával köteles ellátni.
(3) A kiadmányozásra jogosult személy az elkészült tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. A kiadmányozott irat egyik – hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
44. § (1) Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője gondoskodik annak magyar nyelvű tartalmi kivonata elkészítéséről, melynek kötelező elemei: küldő neve és címe, címzett neve és címe, irat tárgya, irat iktatószáma, ügyintéző neve, esetlegesen a hivatkozási szám, valamint minden releváns adat, ami az idegen nyelvű irat tartalmáról felvilágosítást ad.
(2) Külső szervezethez vagy személyhez továbbítandó küldeményt csak hiteles kiadmányként lehet kézbesíteni.
(3) Ha kettő vagy több, eltérő iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon rögzítenek, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügyek elintézésének megtörténtét.
(4) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha
a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szervezet hivatalos körbélyegző lenyomata szerepel, vagy
b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szervezet hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel. (A hitelesítésre felhatalmazott személy az, akit a kiadmányozó ezzel megbízott.)
45. § A Miniszterelnökségen őrzött papíralapú iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepel
a) az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat.” szöveg,
b) a hitelesítés kelte,
c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása nyomtatott betűvel,
d) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének saját kezű aláírása, valamint
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos körbélyegző lenyomata.
A papíralapú kiadmányozott irat továbbítása, expediálása külső partner részére
46. § (1) Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs részére előkészíteni.
(2) Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
(3) Az iratokat a szervezeti egységek iratkezelési feladatokat ellátó munkatársai továbbítják.
(4) Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs az irat átvétele után köteles
a) az iratot a címzettnek, az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,
b) Állami Futárszolgálat igénybevételével történő sürgős kézbesítés szükségessége esetén futárjegyzéket kiállítani,
c) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét és annak módját bejegyezni,
d) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját és annak módját feljegyezni és aláírni.
47. § (1) A Miniszterelnökség szervezeti egységei küldeményeinek egymás közötti továbbítását belső kézbesítőkönyvvel látja el. Ezen küldemények postai feladása nem megengedett.
(2) A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
(3) Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbküldeni. Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs az elküldésre előkészített küldeményeket zárt borítékban, becsomagolva, dokumentáltan adja át a kézbesítést végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött tértivevényt, melyen rögzíteni kell az iktatószámot is. A külföldi tértivevényes feladáshoz szintén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött tértivevényt.
(4) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.
(5) Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a visszaigazolást az irattal együtt kell őrizni.
48. § A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét, valamint
d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).
49. § Ha a kézbesítésre átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
50. § (1) A küldeményeket a kézbesítés módja szerint kell kezelni.
(2) A papíralapú küldemények kézbesítésének módjai:
a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán vagy a kézbesítőkönyvben,
b) postai kézbesítés a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről és minőségi követelményeiről szóló kormányrendeletben leírtaknak megfelelően,
c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,
d) azon papíralapú küldemények esetében, ahol a címzett a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározott szervezet, a küldemény felbontásra és digitalizálásra kerül a KÉR-ben, és a továbbiakban az 51. §-ban foglaltak szerint kell eljárni.
(3) A Miniszterelnökség postázói – a 46. §-ban meghatározott módon előkészített küldeményeket – munkanapokon 12 óra 30 percig, pénteki munkanapon 10 óráig leadott küldeményeket tudják az aznapi postával feladni.
(4) Rendkívül sürgősen postázandó küldemény feladására a hivatali munkaidőn túl készpénzes feladással a postahivatal nyitvatartási ideje alatt az ügyintézés szerinti szervezeti egység kijelölt munkatársa útján lehetőség van.
(5) A Miniszterelnökség és Magyarország külképviseletei, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek közötti papíralapú hivatalos küldemények biztonságos kézbesítése diplomáciai futárszolgálat útján történik.
Elektronikus iratok kezelése
51. § (1) A KÉR-ben feldolgozott küldemények automatikusan bekerülnek a Miniszterelnökség iratkezelési szoftverébe, és a HKP jelű érkeztető könyvben kapnak azonosítót. Ezzel egyidejűleg minden érkeztetéshez feladat is generálódik, melynek kezelése a feladatkezelő modulban történhet.
(2) A helyben keletkezett, érkeztetett, illetve iktatott elektronikus dokumentumokból is jöhetnek létre feladatok.
(3) A feladatkezelő modul használata esetén az egyes szervezeti egységek kiemelt csoportjába tartozó felhasználók elektronikusan kiszignálják a feladatot az ügyintézőre, vagy továbbítják más szervezeti egységnek.
(4) Az ügyintéző az elkészített tervezetet a feladatkezelő modulon keresztül küldi jóváhagyásra.
(5) Ha a vezető elfogadja a tervezetet, akkor a feladatkezelő modulban az aláírás gombbal jóváhagyja. Ennek hatására a PDF-formátummá alakított dokumentumot szervezeti elektronikus aláírással és időbélyeggel látja el.
(6) Az elektronikus iratról készült hiteles papíralapú irat utolsó lapján a következő záradéknak kell szerepelni:
a) az eredeti iratot kiadmányozó személy neve,
b) a kiadmányozó elektronikus aláírása,
c) az elektronikus ügyintézést biztosító szerv neve,
d) az aláírás időpontjának képi lenyomata.
(7) Az elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum záradékának az alábbi adatokat kell tartalmaznia:
a) a bélyegzőhöz tartozó tanúsítvány szerint a bélyegző létrehozóját meghatározó adatok,
b) „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” záradékszöveg,
c) a kiadmányozó neve melletti „s. k.” jelzés,
d) a szervezet nevében történő gépi aláírás és az aláírás időpontja képi lenyomata.
(8) A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 1. mellékletében meghatározott – KÉR-hez csatlakozott – szervezeteknek elektronikusan, az iratkezelési szoftveren keresztül küldhetőek a dokumentumok.
(9) A kimenő elektronikus dokumentum hiteles papíralapú irattá alakítását és kiküldését a Magyar Posta Zrt. végzi. A Magyar Posta Zrt. a reá irányadó működési szabályok szerint az elektronikus dokumentum átvételéről, a hiteles papíralapú irat kézbesítéséről elektronikus visszajelzést küld a Miniszterelnökségnek.
(10) A Magyar Posta Zrt. részére digitalizálás érdekében megküldésre kerülő elektronikus iratnak az alábbi alaki követelményeknek kell megfelelnie:
a) az iraton és a borítékon csak Magyarország hivatalos címere kerül megjelenítésre,
b) az elektronikus iratot úgy kell megszerkeszteni, hogy laponként a lap felső részéből 5 milliméter, jobb és bal oldalából 10 milliméter, alsó részéből 20 milliméteres keret kerüljön kialakításra az irat kötelező elemeinek elhelyezése céljából. Bármilyen nyomtatható információ, ideértve a fej- és láblécet, a lábjegyzetet és az oldalszámot is csak ebben a keretben helyezhető el.
(11) A Szabályzat szerint előállított elektronikus iratokkal együtt kézbesítési utasításban kell meghatározni az alábbi információkat:
a) az elektronikus irat lapjainak számát,
b) a küldemény típusát (pl. sima, ajánlott küldemény),
c) a postai feladáshoz szükséges egyéb utasításokat (pl. elsőbbségi küldemény),
d) amennyiben az irat színes formátumú megjelenítést igényel, úgy az erre vonatkozó információkat.
E-papír szolgáltatáshoz tartozó iratküldés szabályai
52. § (1) Az ügyintéző által elkészített és a vezető által elfogadott tervezetet az erre kijelölt személy elektronikus dokumentummá alakítja, és elektronikus aláíró tanúsítvány használatával aláírással látja el.
(2) Az elektronikus dokumentumhoz a KIR3 rendszeren keresztül az erre kijelölt személy iktatószámot rendel, és azt a címzett ügyfélkapujára megküldi.
(3) A megküldésről szóló feladási és letöltési igazolást az erre kijelölt személy kezeli, azokat papíralapú iratként az ügyintézőnek átadja.
(4) Az ügyintéző a feladási és letöltési igazolást az iktatószámnak megfelelő ügyiratban elhelyezi.
AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
Irattár
53. § (1) Az Iratkezelési Főosztály által működtetett központi irattár feladata a szervezeti egységektől átvett iratok kezelése.
(2) A Miniszterelnökség központi irattára által öt évnél régebben őrzött iratanyagok NEDOK NZrt. részére történő átadásáról az Iratkezelési Főosztály gondoskodik a rendelkezésre álló pénzügyi keret függvényében, évenkénti ütemezéssel a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 4. mellékletében felsorolt szolgáltatás igénybevételéhez.
(3) A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: MNL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag átadásáról szintén az Iratkezelési Főosztály gondoskodik.
(4) Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget, vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – ott megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
(5) Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető; ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.
(6) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített, felületi festékkel ellátott, fémből készített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.
(7) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során, valamint az irattárban az iratok együttkezelését, portól, nedvességtől való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat el kell távolítani.
(8) A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A NISZ belső szabályzata alapján gondoskodik az adathordozókon található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
Az iratok átmeneti irattárba helyezése
54. § (1) Az iktatóhelyekkel rendelkező szervezeti egységek átmeneti irattárat működtetnek.
(2) A szervezeti egységek átmeneti irattárban őrzik a folyó és az azt megelőző év iratait. Ezt követően kell leadni az iratokat a központi irattárba. Ettől eltérni az Iratkezelési Főosztállyal folytatott egyeztetést követően lehet.
(3) Az átmeneti irattár kijelöléséről a szervezeti egység vezetője gondoskodik.
(4) Átmeneti irattár kijelölését a Szabályzatban foglaltak szerint kell végrehajtani. Átmeneti irattározás céljára a szervezeti egység éves iratforgalmának figyelembevételével külön helyiség vagy külön szekrény is szolgálhat.
(5) Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha addig nem történt meg) szükséges megvizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
(6) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell elhelyeznie.
(7) Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedéseket nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Ezzel egyidejűleg az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell az irattári tételszámot és az irattárba helyezés tényét.
(8) Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs irattározásra nem vehet át.
(9) A szellemi termékek elkészítéséhez kapcsolódó iratok (különösen a szerződés, számla, teljesítésigazolás, az elkészült szellemi termék) egy példányát az illetékes pénzügyi vagy költségvetési szakterület köteles őrizni.
(10) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni.
(11) Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
(12) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
Az iratok átadása a központi irattár részére és a központi irattár működése
55. § (1) A központi irattárba az ügyiratokat kétéves átmeneti irattári őrzést követő évben kell leadni. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.
(2) Azon ügyiratoknál, ahol az ügyintézés adott naptári éven belül nem zárul le, úgy azt következő évi új iktatószámra át kell iktatni, amely eljárás során a KIR3 iratkezelési szoftver automatikusan szereléssel összerendeli az előzmény ügyiratot az utóirattal, így az önmagában kezelhetetlenné válik. Azt az utóirata részeként kell tovább kezelni.
(3) Irattárba helyezéskor adott év átiktatott ügyiratai hiánylistára kerülnek, megjelölve a megjegyzésben, hogy mely iktatószámú ügyirathoz került szerelésre.
(4) Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető főosztály vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet” (2. melléklet 7.a. iratminta), amelynek melléklete az iratkezelési szoftverből kinyert iratjegyzék. Ennek hiányában a 2. melléklet 7.b. iratmintáját kell használni iratjegyzékként.
A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó szervezeti egységé, amelyet átmeneti irattárban kell megőrizni.
(5) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.
(6) A központi irattárba történő leadás előtt a feleslegessé vált munka- és többletpéldányokat, valamint a másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. Ugyanígy kell eljárni a csak érkeztető számmal rendelkező küldemények esetében is.
(7) A központi iratárba történő átadást az iratkezelési szoftverben is rögzíteni szükséges. Azokról az ügyiratokról, melyek nem kerülnek átadásra a központi irattárba, hiányjegyzéket kell készíteni. Későbbi leadás után a hiányjegyzékből törölni kell „Központi irattárba helyezve” megjegyzéssel.
(8) A szervezeti egységek ügyirataikat évkör, irattári tételszám, ezen belül ügyiratszámok szerint rendezve, szalagos irományfedélben (10 cm vastag) adják le a központi irattárba.
(9) A vegyes ügyiratok központi irattárba helyezésének módja:
a) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig,
c) az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát a megőrzési idő lejáratáig jogszabály alapján a NISZ biztosítja,
d) a központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
56. § (1) A központi irattár
a) nyilvántartja a Miniszterelnökség iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat rendszeresen selejtezi, valamint
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL részére történő átadásáról.
(2) A központi irattár papíralapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését.
(3) Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, illetve más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges.
(4) Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt az Iratkezelési Főosztály vezetője adja meg.
57. § (1) Az irat kiadását és visszaérkezését, az iratkezelési szoftverben és a kölcsönzési naplóban is dokumentálni kell.
(2) Az iratkezelési szoftverben az irat kölcsönzését, illetve szerelés céljából való végleges kikérését rögzíteni kell.
(3) Az iratkölcsönzési határidő a kiadástól számított 30 naptári nap.
(4) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:
a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
b) irattári hely: irattár neve, a polc sorszáma,
c) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,
d) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),
e) az irat tárgya,
f) a kiemelés ideje (év, hó, nap),
g) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,
h) a kiemelést végző neve,
i) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),
j) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
k) a visszahelyezést végző neve,
l) engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az iratkiadás.
(5) A központi irattárból kiemelt irat helyére ügyiratpótló lapot kell elhelyezni.
(6) A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervezetek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt más ügyirathoz szerelik.
Az iratok selejtezése
58. § (1) Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni.
(2) Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki.
(3) A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
(4) A selejtezés során ellenőrizni kell
a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
(5) A selejtezésről 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,
d) az iratok évkörét,
e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát,
f) az irattári tétel címét,
g) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét (iratfolyóméterben),
h) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
i) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
j) a megsemmisítés tervezett időpontját,
k) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
(6) A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő ügyiratok tételszámát, iktatószámát, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
(7) A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják, és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.
(8) A selejtezés időpontját – az MNL selejtezési engedélyének birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.
Megsemmisítés
59. § (1) Az MNL az iratok selejtezését – szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
(2) A központi irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a központi irattár koordinálja. A szervezeti egységek megsemmisítésre váró iratainak összegyűjtését az épületek gondnokai intézik.
(3) A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.
(4) A kiselejtezett papíralapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a KEF hajtja végre.
(5) A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.
(6) Megsemmisítés esetén az elektronikus dokumentumokat az adatbázisból visszaállíthatatlanul törölni kell.
(7) Az ügyirat metaadataiban rögzíteni kell a selejtezés tényét.
Az iratok levéltárba adása
60. § (1) A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a központi irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL részére.
(2) Az MNL számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
(3) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
(4) Elektronikus formában tárolt maradandó értékű iratokat (archivált adatállományok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét biztosítva) a külön jogszabályban meghatározott elektronikus átvételi csomagban, az iratok levéltári kezelését (pl. olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
INTÉZKEDÉSEK A MINSZTERELNÖKSÉG MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL
ÉS FELADATKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
61. § (1) Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a Miniszterelnökség megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
(2) Az iratkezelési folyamat résztvevőit a szervezeti egység megszűnése, átszervezés és személyi vagy névbéli változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, amely jegyzék alapján a KIR3 iratkezelési szoftverben átvezetni szükséges (különösen más ügyintézőre történő átszignálással, más szervezeti egységnek történő ügyiratátadással, központi irattárba helyezéssel) az érintett ügyiratokat.
(3) Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
Az egységes kormányzati ügyiratkezelési rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények
62. § (1) Az irányadó szabályozást az egységes kormányzati ügyiratkezelési rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldeményekre vonatkozóan a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. melléklete tartalmazza.
(2) A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsorolt irattípusokon túl a Miniszterelnökség esetében a továbbiak tekinthetők még kivételnek:
a) a költségvetési támogatások igényléséhez, továbbá a szerződéskötéshez, illetve támogatóiokirat-kibocsátáshoz a kedvezményezett által eredetben benyújtott dokumentumok;
b) az állami kitüntetésekkel és művészeti díjakkal kapcsolatos iratok;
c) az európai uniós és nemzeti hatáskörben nyújtott támogatásokkal, pontosabban a kifizető ügynökségi tevékenységgel összefüggő kérelem- és pályázatkezeléssel kapcsolatos iratok.
Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések, használható iratminták
63. § (1) A bélyegzők használatát a Miniszterelnökség Bélyegzőhasználati Szabályzata szabályozza.
(2) A Miniszterelnökség szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusokat a 2. melléklet tartalmazza.
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
64. § (1) Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (különösen a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
(2) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
65. § (1) A Szabályzatban foglaltak betartásáért a szervezeti egység vezetője felelős a saját szervezeti egysége tekintetében.
(2) Az Iratkezelési Főosztály vezetője vagy az általa kijelölt felelős személy – előzetes ellenőrzési terv alapján – rendszeresen ellenőrzi az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, amelyről jegyzőkönyv készül.
(3) A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben jogszabály szerint ellenőrzi a Miniszterelnökség irattári anyagát.
Ügyiratok iratkezelési szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén
66. § (1) Ha az iratkezelési szoftver használata ellehetetlenül, az alábbi intézkedések szükségesek:
a) A rendszer leállása esetén – 3 óra várakozás után – az Iratkezelési Főosztály kézbesítőkönyvek segítségével továbbítja a küldeményeket a címzetteknek. Ettől kezdve a rendszer helyreállásáig csak postairányítást végez az Iratkezelési Főosztály, érkeztetést nem. Az iratokat a címzett (továbbított) helyeken kell érkeztetni (akár az iktatással együtt, egy menetben), ha újraindul a rendszer.
b) Az informatikai rendszert üzemeltetők, illetve az alkalmazásgazdák a rendszer váratlan üzemzavara esetén azonnal, telefonon vagy egyéb módon, előre meghatározott szöveggel értesítik az iktató helyeket, melyben bejelentik, hogy az iratkezelési szoftver leállt. Ebben az üzenetben tájékoztatást adnak a kialakult helyzetről és a szükséges teendőkről.
c) Amennyiben 3 órán belül nem áll helyre az iratkezelési szoftver üzemszerű működése, elő kell venni a speciális iktatókönyveket, és azokban kell megkezdeni az iktatást.
d) Speciális iktatókönyvenként 1-től induló, folyamatosan növekvő iktatószámokat kell képezni: az iktatókönyv megkülönböztető jelzése után, ÜZ előtaggal kell ellátni minden iktatószámot (üzemzavarszám). Az iktatószám felépítése: (szervezeti egység illetve iktatókönyv megkülönböztető jele – ÜZ/főszám/alszám/évszám). A papíralapú iktatást az iratkezelési szoftver működésének helyreállásáig kell végezni.
e) Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben rögzített előzmény-iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
f) Az üzemzavar megszüntetését követően az alkalmazásgazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelési rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.
g) A helyreállt iratkezelési szoftverben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, ugyanis súlyos üzemzavar esetén előfordulhat, hogy a programban adatvesztés történt, és az üzemeltetők az előző éjjeli mentésből állították helyre az adatokat. Ebben az esetben az adott munkanapon a rendszer leállásáig rögzített iktatási adatok elveszhetnek. Amennyiben ezt észleli, csak akkor folytathatja a programban az iktatásokat, ha a korábban (reggeltől a hiba keletkezéséig) géppel rögzített, de elveszett iktatási adatokat pótolja. A nyilvántartási szám folyamatosságának ellenőrzése érdekében hiányosan vagy akár átmenetileg hibásan, de azokat az iratokat is be kell iktatni, amelyeket az iktatóhely nem tudott helyreállítani.
h) Az üzemzavar megszűnését követően minden hiányzó iratot az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni szükséges.
i) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének, iratkezelési feladatokat ellátó munkatársának aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és mikor történt a lezárás. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módom olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
67. § (1) Az elektronikus postafiókra érkező file (word vagy más formátumú dokumentum) érkeztetését az iratkezelési szoftverben végre kell hajtani.
(2) Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
(3) A KÉR-ből e-papír szolgáltatáson, cégkapuról vagy más módon érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az Iratkezelési Főosztály az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon, e-mailen vagy a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével jelzi.
(4) A KÉR-ből tévesen a Miniszterelnökséghez érkezett küldeményt:
a) ha a címzett a KÉR-be bevont szervezet, hivatali kapun keresztül kell kézbesíteni az eredeti címzettnek, illetve értesíteni kell erről a KÉR-t,
b) ha a címzett nem a KÉR-be bevont szervezet vagy a címzett nem állapítható meg, akkor a téves küldésről értesíteni kell a KÉR-t, és a küldeményt a csatolmány törlése után le kell zárni.
(5) A hivatali kapun keresztül, a KÉR-be bevont szervezetektől tévesen vagy hibásan érkezett küldemények esetében a feladónak értesítést kell küldeni.
(6) A levelezőrendszeren keresztül érkezett és a Miniszterelnökség feladatkörébe tartozó érdemi ügyintézést igénylő e-mailt, faxot az iratkezelési szoftverben nyilvántartásba kell venni.
(7) Az elektronikusan kiküldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a megfelelő küldés mód kiválasztásával kell kézbesíteni a címzett részére. Sikertelen küldés esetén a készítő szervezeti egység gondoskodik a levél papír alapon történő kiküldéséről.
(8) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha azt jogszabály előírja, vagy a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, ugyancsak ha az elektronikus levélben történő válaszadást – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.
(9) Kerülni kell egyazon irat többféle küldési módon történő egyidejű kézbesítése ugyanazon címzett részére.
(10) A VII. fejezetben meghatározott iratok kezelése hagyományos módon, papír alapon történik.
(11) A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláíró tanúsítványok (minősített és nem minősített, ideértve a szükséges hardveres eszközöket is) megrendeléséről, beszerzéséről, a jogosultságok kezeléséről, valamint az ezekhez kapcsolódó nyilvántartás vezetéséről az Elektronikus Iratkezelési Rendszer Tanúsítványkezelési Szabályzata rendelkezik.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
68. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
(2)2
1. melléklet a 6/2019. (V. 16.) MvM utasításhoz
|
Tételszám |
Megnevezés |
Selejtezési idő (év) |
Levéltárba |
|---|---|---|---|
|
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai |
|||
|
A101 |
A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai |
N |
15 |
|
A102 |
Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai |
5 |
– |
|
A103 |
Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A104 |
Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A105 |
Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A106 |
Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A107 |
A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai |
N |
15 |
|
A108 |
Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai |
5 |
– |
|
A109 |
Egyéb tárcaközi bizottságok iratai |
5 |
– |
|
A110 |
Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai |
5 |
– |
|
A111 |
Tárcaközlöny kiadásának iratai |
10 |
– |
|
A112 |
Jogszabályértelmezéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
Szervezet és működés |
|||
|
A201 |
Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A202 |
A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz) |
N |
15 |
|
A203 |
A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb. |
N |
15 |
|
A204 |
Utasítások, körlevelek |
N |
15 |
|
A205 |
A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések |
N |
15 |
|
A206 |
A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A207 |
Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A208 |
Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál |
N |
15 |
|
A209 |
Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál |
5 |
– |
|
A210 |
Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál |
N |
15 |
|
A211 |
Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál |
5 |
– |
|
A212 |
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál |
N |
15 |
|
A213 |
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál |
5 |
– |
|
A214 |
Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok |
5 |
– |
|
A215 |
A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
N |
15 |
|
A216 |
Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők |
N |
15 |
|
A217 |
Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
|
A218 |
Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok |
N |
15 |
|
A219 |
Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően |
5 |
– |
|
A220 |
A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek |
N |
HN |
|
A221 |
Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél |
5 |
– |
|
A222 |
A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok |
5 |
– |
|
A223 |
Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások |
N |
15 |
|
A224 |
Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél |
5 |
– |
|
A225 |
Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások |
N |
15 |
|
A226 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
|
A227 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai |
N |
15 |
|
A228 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai |
5 |
– |
|
A229 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek |
N |
15 |
|
A230 |
Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek |
N |
15 |
|
A231 |
Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő szervezetekkel és (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal, közalapítványokkal] és egyházakkal, önkormányzatokkal |
N |
15 |
|
A232 |
Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai |
5 |
– |
|
A233 |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
|
A234 |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai |
5 |
– |
|
A235 |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek |
5 |
– |
|
A236 |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai |
2 |
– |
|
A237 |
Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok |
5 |
– |
|
A238 |
Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb. |
2 |
– |
|
A239 |
Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb. |
1 |
– |
|
A240 |
Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A241 |
A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása |
15 |
– |
|
A242 |
Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók |
N |
HN |
|
A243 |
Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A244 |
Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok |
10 |
– |
|
A245 |
Fordítási, tolmácsolási, protokollügyek iratai |
5 |
– |
|
A246 |
Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés |
5 |
– |
|
Ügyvitel |
|||
|
A301 |
Miniszter – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok |
N |
15 |
|
A302 |
Államtitkár – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok |
N |
15 |
|
A303 |
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén |
5 |
– |
|
A304 |
Kutatási engedély ügyek iratai |
5 |
– |
|
A305 |
Főnyilvántartó könyv |
N |
HN |
|
A306 |
Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok) |
N |
15 |
|
A307 |
A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után |
3 |
– |
|
A308 |
Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.) |
3 |
– |
|
A309 |
Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.) |
15 |
– |
|
A310 |
Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
N |
HN |
|
A311 |
Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
N |
HN |
|
A312 |
Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.) |
10 |
– |
|
A313 |
A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírásbélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek |
N |
HN |
|
A314 |
Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv |
3 |
– |
|
A315 |
A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.) |
N |
HN |
|
A316 |
A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg) |
2 |
– |
|
A317 |
Ügyiratból adatszolgáltatás |
5 |
– |
|
A318 |
Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén |
N |
HN |
|
A319 |
Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés |
5 |
– |
|
A320 |
Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések |
5 |
– |
|
A321 |
Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés |
5 |
– |
|
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) |
|||
|
A401 |
Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok |
5 |
– |
|
A402 |
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél |
2 |
– |
|
A403 |
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb. |
2 |
– |
|
A404 |
Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások |
2 |
– |
|
A405 |
A minisztérium által kiírt pályázatokkal, pályázati felhívásokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A406 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba vagy ösztöndíjas jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai |
5 |
– |
|
A407 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba vagy ösztöndíjas jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok |
2 |
– |
|
A408 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A409 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők |
10 |
– |
|
A410 |
Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők |
10 |
– |
|
A411 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz |
10 |
– |
|
A412 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek |
10 |
– |
|
A413 |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíjmegállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.) |
5 |
– |
|
A414 |
A személyzeti és ösztöndíjas jogviszony nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követő |
50 |
– |
|
A415 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás |
5 |
– |
|
A416 |
Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok |
* |
– |
|
A417 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas-igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások |
5 |
– |
|
A418 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos |
3 |
– |
|
A419 |
A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai |
10 |
– |
|
A420 |
Elismerésekkel, kitüntetésekkel, jutalmazásokkal kapcsolatos iratanyagok |
5 |
– |
|
A421 |
Védnökségek, díjak |
8 |
– |
|
A422 |
Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok |
5 |
– |
|
A423 |
Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok |
5 |
– |
|
A424 |
Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok |
10 |
– |
|
A425 |
A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
|
A426 |
Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után |
1 |
– |
|
A427 |
Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai |
5 |
– |
|
A428 |
Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel |
3 |
– |
|
A429 |
Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A430 |
Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A431 |
Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok |
3 |
– |
|
A432 |
Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv |
5 |
– |
|
A433 |
Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei |
N |
15 |
|
A434 |
Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai |
3 |
– |
|
A435 |
Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás |
3 |
– |
|
A436 |
Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A437 |
Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A438 |
A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése |
5 |
– |
|
A439 |
A miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó intézmények |
10 |
– |
|
A440 |
Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél |
5 |
– |
|
A441 |
Külszolgálat, gyakornokprogram |
N |
HN |
|
A442 |
Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, |
50 |
– |
|
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek. |
|||
|
Gazdasági ügyek |
|||
|
A501 |
Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok |
5 |
– |
|
A502 |
Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok |
2 |
– |
|
A503 |
Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél |
5 |
– |
|
A504 |
Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg-kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.) |
5 |
– |
|
A505 |
Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok |
N |
HN |
|
A506 |
Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
N |
HN |
|
A507 |
Szerződések iratai (lejárat után) |
5 |
– |
|
A508 |
Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A509 |
Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok |
1 |
– |
|
A510 |
Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok |
8 |
– |
|
A511 |
Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően) |
5 |
– |
|
A512 |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés |
N |
15 |
|
A513 |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv |
3 |
– |
|
A514 |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás |
3 |
– |
|
A515 |
A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás |
10 |
– |
|
A516 |
Államkincstári pénzellátás |
8 |
– |
|
A517 |
Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (pl. RKI, zárolás stb.) |
8 |
– |
|
A518 |
Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok |
8 |
– |
|
A519 |
A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai |
8 |
– |
|
A520 |
Központi beruházás iratai |
8 |
– |
|
A521 |
Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése |
N |
15 |
|
A522 |
A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok |
10 |
– |
|
A523 |
A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok |
8 |
– |
|
A524 |
Személyi juttatás |
8 |
– |
|
A525 |
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek |
5 |
– |
|
A526 |
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás-bekérés, -összesítés |
2 |
– |
|
A527 |
Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.) |
5 |
– |
|
A528 |
Bérpolitikai intézkedések végrehajtása |
8 |
– |
|
A529 |
Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A530 |
Társadalombiztosítással összefüggő iratok |
10 |
– |
|
A531 |
Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás) |
N |
15 |
|
A532 |
Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat |
10 |
– |
|
A533 |
Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok |
8 |
– |
|
A534 |
Szigorú számadású bizonylatok |
8 |
– |
|
A535 |
Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek |
8 |
– |
|
A536 |
Évközi mérlegjelentés és anyagai |
10 |
– |
|
A537 |
Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok |
8 |
– |
|
A538 |
Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok |
8 |
– |
|
A539 |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai |
3 |
– |
|
A540 |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
|
A541 |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok |
3 |
– |
|
A542 |
Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk |
15 |
– |
|
A543 |
Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A544 |
Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési, megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok |
10 |
– |
|
A545 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés |
N |
HN |
|
A546 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel |
N |
HN |
|
A547 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk |
N |
HN |
|
A548 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések |
15 |
– |
|
A549 |
Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések |
5 |
– |
|
A550 |
Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú |
3 |
– |
|
A551 |
Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok |
N |
HN |
|
A552 |
Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok |
N |
HN |
|
A553 |
Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai |
N |
HN |
|
A554 |
Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk |
15 |
– |
|
A555 |
Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések |
5 |
– |
|
A556 |
Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok |
5 |
– |
|
A557 |
Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek |
15 |
– |
|
A558 |
Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok |
15 |
– |
|
A559 |
Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések |
15 |
– |
|
A560 |
Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások |
15 |
– |
|
A561 |
Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok |
1 |
– |
|
A562 |
Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után) |
8 |
– |
|
A563 |
Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok |
N |
15 |
|
A564 |
Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
|
A565 |
Elemi költségvetés (Igazgatás) |
N |
15 |
|
A566 |
Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
|
A567 |
Éves gazdasági program |
N |
15 |
|
A568 |
Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú –tervezések iratanyaga |
10 |
– |
|
A569 |
Középtávú gazdasági program |
N |
15 |
|
A570 |
Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló |
N |
15 |
|
A571 |
Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók, adatszolgáltatások |
5 |
– |
|
A572 |
Előirányzatok nyilvántartása, módosítása |
8 |
– |
|
A573 |
Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) |
8 |
– |
|
A574 |
Kötelezettségvállalások nyilvántartása |
10 |
– |
|
A575 |
Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral |
2 |
– |
|
A576 |
Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal |
2 |
– |
|
A577 |
Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel |
2 |
– |
|
A578 |
Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.) |
2 |
– |
|
A579 |
Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások |
5 |
– |
|
A580 |
A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei |
N |
15 |
|
A581 |
A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei |
N |
15 |
|
A582 |
A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás |
10 |
– |
|
A583 |
Bérdosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési |
50 |
– |
|
A584 |
Ellátások kifizetésének bizonylatai |
8 |
– |
|
A585 |
Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően) |
8 |
– |
|
A586 |
Baleseti rokkantsági ügyek |
50 |
– |
|
A587 |
Halálos munkahelyi balesetek ügyei |
N |
HN |
|
A588 |
Munkabalesetek és foglalkozási betegségek |
8 |
– |
|
A589 |
Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika |
8 |
– |
|
A590 |
Adóelszámolás évenként intézeti szinten |
8 |
– |
|
A591 |
Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.) |
8 |
– |
|
A592 |
Különjuttatás iratai |
8 |
– |
|
A593 |
Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően) |
8 |
– |
|
A594 |
Helyettesítések |
8 |
– |
|
A595 |
Kereseti igazolások |
5 |
– |
|
A596 |
Munkába járás költségeinek térítése |
8 |
– |
|
A597 |
KSH és egyéb munkaügyi statisztikák |
N |
15 |
|
A598 |
Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően) |
5 |
– |
|
A599 |
Jelenléti ívek |
8 |
– |
|
A600 |
A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai |
N |
15 |
|
A601 |
Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok |
12 |
– |
|
A602 |
Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai |
12 |
– |
|
A603 |
Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A604 |
Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai |
10 |
– |
|
A605 |
Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A606 |
Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai |
5 |
– |
|
A607 |
Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) |
5 |
– |
|
A608 |
Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) |
5 |
– |
|
A609 |
Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok) |
5 |
– |
|
A610 |
Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A611 |
Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések) |
5 |
– |
|
A612 |
Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai |
5 |
– |
|
A613 |
Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
|
A614 |
Adók módjára behajtandó bírságok, köztartozások behajtására és eljárásaira vonatkozó iratok (örökségvédelmi bírság stb.) |
10 |
– |
|
Ellenőrzés |
|||
|
A701 |
A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai |
N |
15 |
|
A702 |
Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
|
A703 |
Ágazati programokra irányuló vizsgálatok |
15 |
– |
|
A704 |
A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, irányított szerveknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések |
15 |
– |
|
A705 |
Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok |
15 |
– |
|
A706 |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
|
A707 |
Egyéb Európai Uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés |
15 |
– |
|
A708 |
A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok |
N |
15 |
|
A709 |
Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok |
N |
15 |
|
A710 |
Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) |
10 |
– |
|
A711 |
Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) |
10 |
– |
|
A712 |
A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek |
5 |
– |
|
A713 |
Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A714 |
Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai |
5 |
– |
|
A715 |
A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
Informatika |
|||
|
A801 |
Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei |
N |
15 |
|
A802 |
Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai |
N |
15 |
|
A803 |
Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, |
10 |
– |
|
A804 |
Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése |
N |
15 |
|
A805 |
Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai |
N |
15 |
|
A806 |
Informatikai biztonság iratai |
N |
15 |
|
A807 |
Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A808 |
Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai |
15 |
– |
|
A809 |
Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai |
5 |
– |
|
A810 |
Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A811 |
Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A812 |
Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
|
A813 |
Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével |
5 |
– |
|
Biztonság |
|||
|
A901 |
A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok |
N |
HN |
|
A902 |
Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek |
10 |
– |
|
A903 |
Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok |
N |
HN |
|
A904 |
Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A905 |
Nemzetbiztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos levelezés, kezdeményezés, biztonsági szakvélemény |
5 |
– |
|
A906 |
Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány – a visszavonását követően |
haladéktalanul |
– |
|
A907 |
Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
A908 |
Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően) |
15 |
– |
|
A909 |
Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai |
2 |
– |
|
A910 |
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai |
5 |
– |
|
A911 |
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
|
A912 |
Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után |
5 |
– |
|
A913 |
Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások |
5 |
– |
|
A914 |
Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók |
5 |
– |
|
A915 |
A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések |
5 |
– |
|
A916 |
A minisztérium épületeinek őrzés-védelme |
N |
HN |
|
A917 |
A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
Kommunikáció, sajtó, média |
|||
|
A1001 |
Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények) |
2 |
– |
|
A1002 |
A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
A1003 |
PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
A1004 |
PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) |
5 |
– |
|
A1005 |
Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A1006 |
Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
A1007 |
Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
Tételszám |
Megnevezés |
Selejtezési idő (év) |
Levéltárba adás (min. 15 év) |
|---|---|---|---|
|
Kulturális örökségvédelmi ügyek |
|||
|
ME101 |
Kulturális örökségvédelmi stratégiai tervek, programok |
N |
15 |
|
ME102 |
Műemléki értékek, régészeti örökség védetté nyilvánításával, illetve a védelem megszüntetésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME103 |
Nagyberuházásokkal kapcsolatos régészeti feladatellátásra vonatkozó iratok |
N |
15 |
|
ME104 |
Kulturális örökségvédelmi szakértői bejelentés, nyilvántartás vezetése |
30 |
– |
|
ME105 |
Régészeti lelet- és lelőhely-bejelentők jutalmazásával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME106 |
Kulturális javakkal kapcsolatos hatósági ügyek |
N |
15 |
|
ME107 |
Elidegenítési, vagyonkezelésbe adási joggal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME108 |
Világörökségi, valamint a világörökségi várományos területekkel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME109 |
Nemzeti emlékhelyekkel, kiemelt nemzeti emlékhelyekkel, valamint történelmi emlékhelyekkel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME110 |
Örökségvédelmi szakemberek képzésével, szakképesítéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME111 |
Örökségvédelmi hatóság szakmai irányításával, tevékenységük koordinálásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
ME112 |
Kulturális örökségvédelmi intézmények szakmai felügyeletével, ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME113 |
Régészeti örökség és a műemléki értékek védelmével összefüggő célvizsgálat, felügyeleti eljárás iratai |
N |
15 |
|
ME114 |
Kulturális örökségvédelmi intézményekkel kapcsolatos örökségvédelmi és kulturális turisztikai fejlesztési ügyek |
N |
15 |
|
ME115 |
Kulturális örökségvédelmi intézmények költségvetésének tervezési iratai |
8 |
– |
|
ME116 |
Európai Örökség Cím elnyerésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME117 |
V4-es és egyéb regionális és bilaterális, a kulturális örökségvédelmi szakterületet érintő nemzetközi és hazai ügyek |
N |
15 |
|
ME118 |
UNESCO egyezmény végrehajtásából adódó nemzetközi és hazai feladatok ellátásával kapcsolatok iratok |
N |
15 |
|
ME119 |
Kulturális örökségvédelmi tárgyú nemzetközi megállapodásokból adódó ügyek |
N |
15 |
|
ME120 |
Határon túli magyar épített örökségi értékek védelmével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME121 |
Vegyes Bizottságok kulturális örökségvédelmet érintő feladataiból adódó iratok |
N |
15 |
|
ME122 |
Kétoldalú munkatervekkel, együttműködési megállapodásokkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME123 |
Kulturális örökségvédelemmel kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek |
5 |
– |
|
ME124 |
Végleges műtárgykiviteli engedélyek |
N |
15 |
|
ME125 |
Ideiglenes műtárgykiviteli engedélyek |
N |
15 |
|
ME126 |
Védett műtárgyakkal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME127 |
Műtárgyak nyilvántartása |
N |
15 |
|
ME128 |
Egyéb műtárgyügyek (állami elővásárlási joggyakorlás, állami vásárlások szakmai előkészítése, restitúciós ügyek, rendőrségi |
N |
15 |
|
Kiemelt társadalmi és civil ügyek |
|||
|
ME201 |
A Zsidó Közösségi Kerekasztal üléseinek anyagai (napirend |
N |
15 |
|
ME202 |
Az Emlékévekkel kapcsolatos elvi, adminisztratív iratok (emlékbizottságok ügyrendje, bizottsági ülések anyaga stb.) |
N |
15 |
|
ME203 |
Összkormányzati együttműködésben megvalósított kiemelt programok (pl. temető rekonstrukció) elvi ügyei |
N |
15 |
|
ME204 |
Költségvetési támogatási konstrukciókkal kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek |
N |
15 |
|
ME205 |
Költségvetési támogatások döntés-előkészítésével, bonyolításával kapcsolatos ügyekben való szakmai közreműködés iratai támogatott pályázatok, illetve egyedi kérelmek esetén |
10 |
– |
|
ME206 |
Költségvetési támogatások döntés-előkészítésével kapcsolatos ügyekben való szakmai közreműködés iratai elutasított pályázatok, illetve egyedi kérelmek esetén |
5 |
– |
|
ME207 |
A Nemzetközi Holokauszt Emlékezet Szövetség (IHRA) magyar elnökségi teendőivel, valamint tagsági feladataival kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME208 |
Az Európai Unió konzultatív testületei, a Régiók Bizottsága, valamint a Gazdasági és Szociális Bizottság magyar tagjainak kiválasztásával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME209 |
A Magyarországon található műkincsekkel és egyéb kulturális javakkal kapcsolatos tulajdoni igények rendezésével kapcsolatos ügyek iratai |
N |
15 |
|
ME210 |
A második világháború kitörésétől a rendszerváltozásig terjedő időszakban az államra bízott műkincsek és kulturális javak jegyzékének összeállításával, illetve aktualizálásával kapcsolatos – belföldön vagy külföldön folytatott – vizsgálatok iratai |
N |
15 |
|
ME211 |
A második világháború kitörésétől a rendszerváltozásig terjedő időszakban az államra bízott műkincsek és kulturális javak jegyzékének összeállításával, illetve aktualizálásával és közzétételével kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
|
ME212 |
A Miniszterelnökség a Magyar Kormánytisztviselői Karral való együttműködésével kapcsolatos ügyek iratai |
N |
15 |
|
ME213 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar elnöki feladatkörébe tartozó ügyek nyilvántartása |
15 |
– |
|
ME214 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar alapdokumentumai (szabályzatok, ügyrendek, utasítások, végzések) |
N |
15 |
|
ME215 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar határozatai |
N |
15 |
|
ME216 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar működése és gazdálkodása (támogatási, megbízási, vállalkozási, valamint munkaszerződések és azokkal összefüggő dokumentumok, bizonylatok, foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő iratok, elszámolások, beszámolók, jelentések) |
10 |
– |
|
ME217 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar tisztségviselőinek megválasztásával kapcsolatos iratok (dokumentumok, tájékoztatók, levelek) |
10 |
– |
|
ME218 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar ülései (Országos Elnökség, Országos Közgyűlés, Területi Közgyűlések) kapcsolódó iratok |
N |
15 |
|
ME219 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar által alapított díjak iratai (felterjesztések, döntések, díjazottakkal kapcsolatos iratok, levelek, díjátadó rendezvényhez kapcsolódó iratok, dokumentumok) |
N |
15 |
|
ME220 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar Bizottságaival (országos, állandó, eseti) kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME221 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar országos és területi rendezvényei |
5 |
– |
|
ME222 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar tagnyilvántartásával és egyéb informatikai felületeivel kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME223 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Kar szakmai állásfoglalásai, javaslatai, jogszabály véleményezések |
MV |
10 |
|
ME224 |
A Magyar Kormánytisztviselői és Állami Tisztviselői Karral kapcsolatos, más tételszám alá nem sorolható iratai |
10 |
– |
|
ME225 |
Kiemelt társadalmi ügyekért felelős helyettes államtitkár szakmai felügyeleti és irányítási jogkörébe tartozó szervezetek felügyeletével, irányításával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME226 |
Kiemelt társadalmi ügyekért felelős helyettes államtitkár tulajdonosi, alapítói joggyakorlása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME227 |
Kiemelt társadalmi ügyekért felelős helyettes államtitkár hatáskörébe tartozó kisebb jelentőségű ügyek |
10 |
– |
|
ME228 |
Kiemelt társadalmi ügyekért felelős helyettes államtitkár társadalompolitikai koordinációs tevékenységével kapcsolatos – bizottságokban, szakmai kollégiumokban, egyéb testületekben ellátott – feladataival kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME229 |
Jogszabályok előkészítésében való társadalmi részvételről |
15 |
– |
|
ME230 |
Társadalmi kapcsolatok összehangolásával és programokkal összefüggő ügyek |
15 |
– |
|
ME231 |
Civil és nonprofit szervezetek támogatásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME232 |
Civil támogatások szakmai monitoring rendszere |
5 |
– |
|
ME233 |
Nemzeti Együttműködési Alappal kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME234 |
Civil Információs Centrumok ügyei |
5 |
– |
|
ME235 |
Civil Információs Portál, Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanács honlapok, informatika, fejlesztések |
5 |
– |
|
ME236 |
Civil szervezetek vezető tisztségviselői által benyújtott vagyonnyilatkozatok |
5 |
– |
|
Nemzetpolitikával kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME303 |
Nemzetpolitikával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
Fejlesztésekhez kapcsolódó nemzetközi ügyek |
|||
|
ME351 |
A Nemzetközi Együttműködési Programokkal kapcsolatos levelezések |
15 |
– |
|
ME352 |
A Nemzetközi Technikai Segítségnyújtás beszámolói, pénzügyi elszámolásai |
15 |
– |
|
ME353 |
A Nemzetközi Együttműködési Programok forráslehívásai |
15 |
– |
|
ME354 |
A Határ Átnyúló Együttműködési Programok megelőlegezései |
15 |
– |
|
ME355 |
A Nemzetközi Programok kifizetéseinek dokumentumai |
15 |
– |
|
ME356 |
Határon Átnyúló Együttműködési Programok |
15 |
– |
|
ME357 |
2007–2013-as operatív programok |
15 |
– |
|
ME358 |
2014–2020-as operatív programok |
15 |
– |
|
ME359 |
Visegrádi Együttműködés országaival kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
Támogatói döntések elleni jogorvoslatok ügyei |
|||
|
ME401 |
Szabálytalansági döntéssel kapcsolatos jogorvoslati kérelmek elbírálása |
S |
15 |
|
ME402 |
Fejlesztési döntéssel kapcsolatos kifogások elbírálása |
N |
15 |
|
ME403 |
Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alappal (EMVA) |
N |
15 |
|
Európai Uniós fejlesztésekkel kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME451 |
Nemzeti fejlesztési tervekkel (operatív programok, akciótervek, IH ügyek) kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME452 |
Értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai |
N |
15 |
|
ME453 |
ÁROP–EKOP projektdokumentációk |
10 |
– |
|
ME454 |
KÖFOP projektdokumentációk |
15 |
– |
|
ME455 |
VOP projektdokumentációk |
10 |
– |
|
Kiemelt kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME501 |
A kiemelt kulturális fejlesztésekre vonatkozó stratégiai ügyek |
N |
15 |
|
ME502 |
A kiemelt kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos nemzetközi ügyek |
10 |
– |
|
ME503 |
A kiemelt kulturális beruházások tervezésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME504 |
A kiemelt kulturális beruházások megvalósításával |
N |
15 |
|
ME505 |
A kiemelt kulturális beruházások hasznosításával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME506 |
Nemzeti Évfordulókkal kapcsolatos ügyek – konkrét emlékévre vonatkozó állampolgári bejelentések, levelezések, állásfoglalások, vélemények |
5 |
– |
|
ME507 |
A Társadalmi és Örökségvédelmi Ügyekért, valamint Kiemelt Kulturális Beruházásokért Felelős Helyettes Államtitkárságot érintő kisebb jelentőségű ügyek |
2 |
– |
|
Területi közigazgatás irányításával és fejlesztésével kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME551 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkaterveivel, beszámolóival kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
ME552 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok személyi állományára vonatkozó havi adatszolgáltatások iratai, kormánymegbízottak szabadságának engedélyezése |
10 |
– |
|
ME553 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalokat érintő átfogó, |
5 |
– |
|
ME554 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalokat érintő téma-, |
3 |
– |
|
ME555 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok irányításával összefüggő koordinációs jellegű iratok |
10 |
– |
|
ME556 |
Területi államigazgatás fejlesztésének nemzetközi tapasztalatainak figyelemmel kísérése, a tapasztalatok hazai körülményeknek megfelelő hasznosításának kezdeményezése |
N |
15 |
|
ME557 |
Területi közigazgatás határon átnyúló együttműködésével kapcsolatos tapasztalatok értékelése, fejlesztésüket előkészítő döntések kezdeményezése |
N |
15 |
|
ME558 |
Területi Kormányhivatalok Európai Szervezetében (EASTR) az ország képviselete a kormánymegbízottak útján |
N |
15 |
|
ME559 |
Európai Duna Stratégia programok tervezésében való közreműködés iratai |
15 |
– |
|
ME560 |
Közigazgatási szervek nemzetközi együttműködésének koordinálása, közigazgatási szervek nemzetközi képviseletében való közreműködés, azok fejlesztésének elősegítése |
15 |
– |
|
ME561 |
Európai unióval összefüggésben a szubszidiaritás elvének, a többszintű és a jó kormányzás elve érvényesítésének elősegítésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME562 |
Európa Tanács közigazgatással foglalkozó szervezeteinek munkájában Magyarország képviseletének ellátása |
N |
15 |
|
ME563 |
Európa Tanács Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa magyar delegációja tagjainak kijelölésével kapcsolatos véleményezés iratai |
3 |
– |
|
ME564 |
Régiók Bizottsága tagjelölési eljárásában egyetértési jog gyakorlása, a Régiók Bizottsága tevékenységével kapcsolatos koordinációs műveletek iratai |
10 |
– |
|
ME565 |
Területi államigazgatás fejlesztésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME566 |
Területi államigazgatás fejlesztésével kapcsolatos szervezési ügyek |
10 |
– |
|
ME567 |
Területi közigazgatási szervek nemzetközi fejlesztési együttműködésben való részvételének elősegítésével kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
ME568 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok működésével kapcsolatos elvi jelentőségű iratok, alapító okirat, SZMSZ |
N |
15 |
|
ME569 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok működésével kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok |
5 |
– |
|
ME570 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezetével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME571 |
A fővárosi, megyei államigazgatási kollégium tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
ME572 |
Területi közigazgatás fejlesztési koncepciójának előkészítése |
N |
15 |
|
ME573 |
Területi államigazgatás fejlesztésével kapcsolatos szervezési ügyek |
5 |
– |
|
ME574 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok tevékenységét érintő pénzügyek |
3 |
– |
|
ME575 |
Közszolgálati ellenőrzésekhez kapcsolódó iratok |
5 |
– |
|
A területi közigazgatást érintő hatósági tevékenységgel összefüggő műveletek, |
|||
|
ME601 |
A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei kidolgozásában való közreműködés |
N |
15 |
|
ME602 |
Az állampolgárokat, ügyfeleket sújtó bürokratikus eljárások csökkentésére, a hatósági joganyag deregulációjára és korszerűsítésére megfogalmazott javaslatok iratai |
N |
15 |
|
ME603 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok hatósági tevékenységet ellátó szakterületi vezetői részére szervezett értekezletekről készült emlékeztetők, jegyzőkönyvek |
N |
15 |
|
ME604 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok hatósági tevékenységet ellátó szakterületi vezetői részére szervezett értekezletek előkészítésének iratai |
3 |
– |
|
ME605 |
Az általános eljárásjogi szabályozás hatályosulásának |
10 |
– |
|
ME606 |
A Kormányhivatali Fórum kialakításával, működtetésével, fejlesztésével összefüggő iratok |
5 |
– |
|
ME607 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok által megküldött jogszabály-módosítási javaslatok iratai |
10 |
– |
|
ME608 |
A hatósági jogalkalmazást érintő problémák feltérképezése |
10 |
– |
|
ME609 |
A közigazgatási hatósági eljárásokat érintő tárgykörben a Kormány, a Miniszterelnökség szakmai álláspontjának |
10 |
– |
|
ME610 |
A nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházásokkal összefüggő hatósági eljárások tekintetében a fővárosi és megyei kormányhivatalok által küldött havi adatszolgáltatások |
5 |
– |
|
ME611 |
A nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházásokkal összefüggő hatósági eljárások tekintetében a fővárosi és megyei kormányhivatalok által küldött, a Kormány tagjainak szóló negyedéves jelentések |
N |
15 |
|
ME612 |
A nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházásokkal összefüggésben készített egyéb iratok |
10 |
– |
|
ME613 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok szabálysértési hatósági tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
ME614 |
A külföldiek mező- és erdőgazdasági hasznosítású földnek nem minősülő ingatlanszerzésének engedélyezésével kapcsolatos tevékenység szakmai irányítása |
5 |
– |
|
ME615 |
Kisajátítással, bányaszolgalommal, kártalanítással |
5 |
– |
|
ME616 |
A birtokvédelmi igazgatási tevékenység szakmai irányítása |
5 |
– |
|
ME617 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok hatósági tevékenységének elősegítésével összefüggő módszertani anyagok, szakmai állásfoglalások, kiadványok készítése |
N |
15 |
|
ME618 |
A miniszter hatáskörébe utalt hatósági döntések előkészítése kisajátítási, bányaszolgalmi, kártalanítási és útlejegyzési ügyekben |
N |
15 |
|
ME619 |
A miniszter hatáskörébe utalt hatósági döntések előkészítése külföldiek mező- és erdőgazdasági hasznosítású földnek nem minősülő ingatlanszerzésének engedélyezésével összefüggő ügyekben |
N |
15 |
|
ME620 |
A miniszter hatáskörébe utalt hatósági döntések előkészítése hatósági közvetítői nyilvántartásba vételi ügyekben |
N |
15 |
|
ME621 |
A miniszter hatáskörébe utalt hatósági döntések előkészítése a fővárosi és megyei hivatalok által kiszabható közigazgatási bírságokkal összefüggő ügyekben |
N |
15 |
|
ME622 |
Más tételbe nem besorolható közigazgatási hatósági ügyek iratai |
10 |
|
|
ME623 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok hatósági ellenőrzési tervei és összevont ellenőrzési tervei |
10 |
– |
|
ME624 |
Az egységes közigazgatási hatósági statisztikai rendszer működtetésével összefüggő iratok (OSAP 1229) |
N |
15 |
|
ME625 |
A jegyző hatáskörébe tartozó birtokvédelmi eljárások statisztikája (OSAP 2350) |
N |
15 |
|
ME626 |
A külföldiek magyarországi ingatlanszerzésének engedélyezéséről szóló statisztika (OSAP 2118) |
N |
15 |
|
ME627 |
Az állampolgársági döntési javaslatok köztársasági elnök részére történő felterjesztésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME628 |
Állampolgársági eljárással kapcsolatos szakmai állásfoglalások, iránymutatások, elvi jelentőségű iratok |
N |
15 |
|
ME629 |
Más tételbe nem sorolható állampolgársági megkeresések iratai |
5 |
– |
|
ME630 |
A magyar állampolgárságra, az anyakönyvre, anyakönyvezésre, a házasságkötési eljárásra, a névviselésre és a névváltoztatásra vonatkozó jogszabályok módosítási javaslatai |
N |
15 |
|
ME631 |
Az elektronikus anyakönyvi rendszer működésével, fejlesztésével kapcsolatos elvi jelentőségű, koncepcionális iratok |
N |
15 |
|
ME632 |
A miniszter hatáskörébe utalt anyakönyvi feladatokkal összefüggő iratok |
5 |
– |
|
ME633 |
Utónevek véleményezésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
ME634 |
Anyakönyvi szakvizsgával kapcsolatos feladatok iratai |
5 |
– |
|
ME635 |
Más tételbe nem sorolható anyakönyvi megkeresések iratai |
5 |
– |
|
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletével és a területszervezéssel összefüggő ügyek |
|||
|
ME651 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeleti rendszerének továbbfejlesztésével összefüggő elvi jelentőségű iratok |
N |
15 |
|
ME652 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletével összefüggő éves ellenőrzési tervvel, valamint a helyi önkormányzatokat érintő egyéb célellenőrzésekkel, vizsgálatokkal összefüggő iratok |
N |
15 |
|
ME653 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletével összefüggő minisztériumi állásfoglalások és más tárcáknak küldött állásfoglalás-kérések |
10 |
– |
|
ME654 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletével összefüggő módszertani ajánlások |
N |
15 |
|
ME655 |
A Nemzeti Jogszabálytár Törvényességi Felügyelet Írásbeli Kapcsolattartás moduljának fejlesztésével kapcsolatos |
15 |
– |
|
ME656 |
A Nemzeti Jogszabálytár Törvényességi Felügyelet Írásbeli Kapcsolattartás moduljával kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
|
ME657 |
Az Alaptörvénnyel ellentétesen működő helyi önkormányzati képviselő-testület feloszlatásával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME658 |
Önkormányzati rendelet Alaptörvénnyel való összhangjának vizsgálatával kapcsolatos eljárással összefüggő iratok |
15 |
– |
|
ME659 |
Közös önkormányzati hivatalok kialakításával összefüggő kormányhivatali feladatokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME660 |
Az önkormányzati törzsadattár (OSAP 1621) és az önkormányzati törvényességi felügyeleti információs rendszer (OSAP 1622) adatgyűjtések iratai |
N |
15 |
|
ME661 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok törvényességi felügyeleti tevékenységet ellátó szakterületi vezetői részére szervezett értekezletekről készült emlékeztetők, jegyzőkönyvek |
N |
15 |
|
ME662 |
A fővárosi és megyei kormányhivatalok törvényességi felügyeleti tevékenységet ellátó szakterületi vezetői részére szervezett értekezletek előkészítésének iratai |
3 |
– |
|
ME663 |
A nemzetiségi önkormányzatok törvényességi felügyeletének szakmai irányítását ellátó tárcával történő kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
|
ME664 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletének szakmai irányításával kapcsolatos egyéb, elvi jelentőségű iratok |
N |
15 |
|
ME665 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletének szakmai irányításával kapcsolatos egyéb, kisebb jelentőségű iratok |
5 |
– |
|
ME666 |
A helyi önkormányzatok törvényességi felügyeletét érintő tárgykörben a Kormány, a Miniszterelnökség szakmai álláspontjának szakmai fórumokon történő képviselete, a szakterület hazai képviselete |
10 |
– |
|
ME667 |
Önálló község alakítása iránti területszervezési eljárások iratai |
N |
15 |
|
ME668 |
Települések egyesítése iránti területszervezési eljárások iratai |
N |
15 |
|
ME669 |
Település megyék közötti átcsatolása iránti területszervezési eljárások iratai |
N |
15 |
|
ME670 |
Várossá nyilvánítás iránti területszervezési eljárások iratai |
N |
15 |
|
ME671 |
Fővárosi kerület létrehozása, illetve a kerületi határok megváltoztatása iránti területszervezési eljárások iratai |
N |
15 |
|
ME672 |
Területszervezési eljárásokkal kapcsolatos egyéb ügyek iratai |
15 |
– |
|
Agrár-vidékfejlesztéssel kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME701 |
Irányító Hatóság jogi természetű ügyei (pályázati felhívás, eredménytelenül záródott pályázati anyagok, kifogások kezelése, egyéb jogi ügyek) |
15 |
– |
|
ME702 |
EMVA (Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap) lebonyolításával kapcsolatos általános ügyek |
15 |
– |
|
ME703 |
Új Magyarország Vidékfejlesztési Programmal (ÚMVP) kapcsolatos általános ügyek (programmódosítás, levelezés) |
15 |
– |
|
ME704 |
Vidékfejlesztési Programmal (VP) kapcsolatos általános ügyek (programmódosítás, levelezés) |
15 |
– |
|
ME705 |
EMVA (Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap) források lekötéséhez (kötelezettségvállaláshoz) kapcsolódó ügyek (jóváhagyás, forráskeret-felszabadítás) |
15 |
– |
|
ME706 |
EMVA (Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap) Irányító Hatóság közleményei |
15 |
– |
|
ME707 |
LEADER fejlesztési forrásokkal (Helyi Vidékfejlesztési Stratégiák LEADER fejezetének végrehajtása, LEADER térségek közötti |
15 |
– |
|
ME708 |
2007–13 Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) Technikai Segítségnyújtás lebonyolításával kapcsolatos általános ügyek, levelezés |
15 |
– |
|
ME709 |
2014–20 Vidékfejlesztési Program (VP) Technikai Segítségnyújtás lebonyolításával kapcsolatos általános ügyek, levelezés |
15 |
– |
|
ME710 |
2007–2013 Halászati Operatív Program Irányító Hatósági feladatai |
15 |
– |
|
ME711 |
2014–2020 Magyar Halgazdálkodási Operatív Program Irányító Hatósági feladatai |
15 |
– |
|
ME712 |
2007–2013 Halászati Operatív Program (HOP) Technikai Segítségnyújtás lebonyolításával kapcsolatos általános ügyek, levelezés |
15 |
– |
|
ME713 |
2014–2020 Magyar Halászati Operatív Program (MAHOP) Technikai Segítségnyújtás lebonyolításával kapcsolatos általános ügyek, levelezés |
15 |
– |
|
ME714 |
Nemzeti Diverzifikációs Programmal Kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME715 |
Fiatal mezőgazdasági termelői minőséggel kapcsolatos dokumentumok |
15 |
– |
|
ME716 |
Pályázati informatikai rendszerek (EMIR, extranet, IIER stb.) |
10 |
– |
|
ME717 |
Új Magyarország Vidékfejlesztési Program (ÚMVP) források lekötéséhez (kötelezettségvállaláshoz) kapcsolódó ügyek (jóváhagyás, forráskeret-felszabadítás) |
15 |
– |
|
ME718 |
Vidékfejlesztési Program (VP) források lekötéséhez (kötelezettségvállaláshoz) kapcsolódó ügyek |
15 |
– |
|
ME719 |
Vidékfejlesztési Program (VP) tervezése, Bizottsággal levelezés |
15 |
– |
|
ME720 |
Magyar Nemzeti Vidéki Hálózat irányításával, működésével kapcsolatos dokumentumok, levelezés |
15 |
– |
|
ME721 |
Monitoring, értékelés, ezzel kapcsolatos dokumentumok |
15 |
– |
|
ME722 |
Vidékfejlesztés koncepciók, közép- és hosszú távú stratégiák, tervek, programok |
N |
15 |
|
ME723 |
Programok szabálytalanságaihoz kapcsolódó ügyek, auditokhoz, ellenőrzésekhez, vizsgálatokhoz kapcsolódó dokumentumok, levelezés |
N |
15 |
|
ME724 |
Agrár- és vidékfejlesztéssel kapcsolatok levelezés |
5 |
– |
|
ME725 |
A Vidékfejlesztési Program és más Operatív Programok közötti kapcsolattartás, levelezés |
5 |
– |
|
Európai Unióval kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME751 |
Európai Unióval kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME752 |
Európai Unióval kapcsolatos kiemelt ügyek |
N |
30 |
|
Közbeszerzés felügyeletével kapcsolatos ügyek |
|||
|
ME826 |
Közbeszerzések és szerződések központi ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME827 |
Támogatott közbeszerzések felügyeletével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME828 |
Közbeszerzési szabályozással kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
A minisztérium speciális feladatai |
|||
|
ME851 |
A minisztériumpolitikai és szakmai felsővezetői, a kormánybiztosok, miniszterelnöki biztosok, miniszterelnöki megbízottak és miniszteri biztosok kinevezéséhez, megbízatásához kapcsolódóan keletkezett iratok |
10 |
– |
|
ME852 |
A külszolgálatot teljesítők kormányzati szolgálati jogviszonyával, illetve a külszolgálattal összefüggő iratok |
10 |
– |
|
ME853 |
A Kormány irányítása alá tartozó fejezetek és az állami |
N |
15 |
|
ME854 |
Jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezeteinek koordinációjával összefüggésben az egyes szervezeti egységeknél keletkezett, a szakterületi vélemények kialakításával összefüggő részanyagok |
3 |
– |
|
ME855 |
A Kormánytisztviselői Döntőbizottság iratai |
N |
15 |
|
ME856 |
A minisztérium éves korrupciómegelőzési intézkedési terve |
10 |
– |
|
ME857 |
A minisztérium éves integritásjelentése |
10 |
– |
|
ME858 |
A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek integritás-tanácsadói kinevezésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME859 |
A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek integritásjelentései |
10 |
– |
|
ME860 |
Adott szervezeti egység által kezdeményezett, a belső működést érintő ügyirat, melynek érdemi ügyintézése más szervezeti egységnél történik |
1 |
– |
|
ME861 |
Állami nagyberuházások előkészítéséhez kapcsolódó iratok |
N |
15 |
|
ME862 |
Európai uniós szakmai vizsgához kapcsolódó iratanyagok, jegyzőkönyvek |
10 |
– |
|
ME863 |
Európai uniós szakmai vizsga letételét igazoló tanúsítványok |
50 |
– |
|
Területrendezési és településügyi iratok |
|||
|
ME901 |
Éves költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME902 |
Támogatási szerződésekkel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME903 |
Egyéb szerződések iratai |
10 |
– |
|
ME904 |
Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás, |
10 |
– |
|
ME905 |
Településfejlesztési pályázatokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME906 |
Területrendezési tervekkel, vízpart-rehabilitációs tervezéssel, településfejlesztési dokumentumokkal és településrendezési eszközökkel kapcsolatos, önkormányzatokkal, állampolgárokkal történő levelezés (állásfoglalások, vélemény, információkérés, panaszos ügyek, egyéb észrevételek, tájékoztatás) |
10 |
– |
|
ME907 |
A szakmai tevékenység elismerésére alapított díjakkal kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME908 |
Területrendezéssel és településtervezéssel kapcsolatos szakterületi képzés, kutatás és kapcsolódó rendezvények |
10 |
– |
|
ME909 |
Szakmai konferenciák, rendezvények, továbbképzések előadásainak anyagai, háttéranyagok |
1 |
– |
|
ME910 |
A társadalmi szervezetekkel összefüggő, területrendezési, településfejlesztési és rendezési ügyek |
5 |
– |
|
ME911 |
Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletekkel vagy kiadványokkal kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME912 |
Területrendezéssel, településfejlesztéssel és településrendezéssel kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
|
ME913 |
Infrastrukturális létesítményekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME914 |
Nyilvántartással, adatkezeléssel, adatszolgáltatással, monitoringgal és információs rendszerrel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME915 |
Egységes elektronikus közmű és nyomvonalas létesítmények nyilvántartásával kapcsolatos ügyek iratai |
N |
15 |
|
ME916 |
Területrendezési tervekről szóló törvényjavaslatok előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME917 |
Területrendezés egyéb szakmai és jogi szabályozás előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME918 |
Településfejlesztés szakmai és jogi szabályozás előkészítésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME919 |
Településrendezés szakmai és jogi szabályozás előkészítésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME920 |
Településkép-védelmi szabályozással kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME921 |
Megyei területrendezési tervek véleményezésével és állásfoglalásával kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME922 |
Területrendezési hatósági eljárásokkal, valamint a másodfokú szakhatósági állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME923 |
Területrendezéssel és településrendezéssel kapcsolatos ellenőrzések iratai |
10 |
– |
|
ME924 |
Településrendezési eszközök véleményezési eljárásának iratai |
10 |
– |
|
ME925 |
Állami Főépítészek vizsgáztatásával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME926 |
Településfejlesztéssel kapcsolatos elvi ügyek iratai |
N |
15 |
|
ME927 |
Településfejlesztéssel kapcsolatos egyedi ügyek iratai |
5 |
– |
|
ME928 |
Településfejlesztési dokumentumok készítésével kapcsolatos ügyek anyagai |
15 |
– |
|
ME929 |
Az Európai Táj Egyezmény hazai végrehajtásával kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME930 |
Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal, tárcaközi együttműködésekkel, uniós várospolitikai programokkal összefüggő iratok |
10 |
– |
|
ME931 |
Európai Uniós és hazai városfejlesztési ügyek, programok, projektek iratai |
N |
15 |
|
ME932 |
Az EU Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap igénybevételét szolgáló fejlesztési dokumentumokkal, a kapcsolódó operatív programokkal, akciótervekkel, településfejlesztési pályázati kiírásokkal kapcsolatos anyagok |
10 |
– |
|
ME933 |
Szakterülettel kapcsolatos egyéb iratok |
1 |
– |
|
Építésügyi iratok |
|||
|
ME1001 |
Éves költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME1002 |
Támogatási szerződésekkel kapcsolatos iratok (szerződés-előkészítés, beszámolók, teljesítésigazolások) |
15 |
– |
|
ME1003 |
Visszterhes szerződések iratai |
10 |
– |
|
ME1004 |
Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás, egyéb pénzügyi levelezés |
N |
15 |
|
ME1005 |
Az építésügy körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME1006 |
Az építésügyi jogszabályokkal és európai uniós intézkedésekkel kapcsolatos szakmai vélemények kiadása |
10 |
– |
|
ME1007 |
Az építésügyhöz kapcsolódó jogszabálytervezetek véleményezése |
5 |
– |
|
ME1008 |
Az építésügyi, valamint építésfelügyeleti hatóságok működésével, szakmai irányításával, tevékenységük koordinálásával és felügyeletével kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
ME1009 |
Az építésügyi, valamint építésfelügyeleti hatóságok tevékenységének ellenőrzése (átfogó téma-, cél-, utóellenőrzés) és segítése |
10 |
– |
|
ME1010 |
Építésügyi, valamint építésfelügyeleti hatósági ügyekkel kapcsolatos felügyeleti eljárások és intézkedések iratai |
N |
15 |
|
ME1011 |
Más eljáró építésügyi vagy építésfelügyeleti hatóság kijelölésével kapcsolatos intézkedések |
5 |
– |
|
ME1012 |
Építésügyi és építésfelügyeleti bírsággal kapcsolatos intézkedések |
S |
10 |
|
ME1013 |
Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, állampolgárok, valamint állami és társadalmi szervezetek megkeresésére kiadott tájékoztatás intézése |
5 |
– |
|
ME1014 |
Az építésügy körébe tartozó nyilvántartások, adatszolgáltatás |
N |
15 |
|
ME1015 |
Építésfelügyeleti hatóságok éves ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME1016 |
Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági ügyek iratai |
N |
HN |
|
ME1017 |
Építésüggyel kapcsolatos, felügyelt szakképzésekkel, vizsgákkal kapcsolatos iratok |
15 |
– |
|
ME1018 |
Az e-építésügy feltételeinek megteremtésével összefüggő iratok |
N |
HN |
|
ME1019 |
Építésügyi igazgatásban dolgozó köztisztviselők szakmai tevékenységének elismeréseként alapított szakmai kitüntetés odaítélésével kapcsolatos feladatok |
N |
15 |
|
ME1020 |
Szakmai tevékenységgel (szakmai bizottsági munka stb.) kapcsolatos iratok, különösen EU-s bizottsági munkához kapcsolódó ügyirat |
5 |
– |
|
Építészet-stratégiai iratok |
|||
|
ME1101 |
Építészet-stratégiai Főosztály koordinációs általános feladataival kapcsolatos iratok, törvényességi felügyeleti, irányítási feladataival kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME1102 |
Kamarák törvényességi felügyeleti irányítási feladataival kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME1103 |
Szakmai háttérintézményekkel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME1104 |
Szakmai iratok, országos főépítészi iratok, tájékoztatások, szakvélemények, kamarákkal, felsőoktatási intézményekkel kapcsolatos iratok. Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletekkel vagy kiadványokkal kapcsolatos ügyek |
15 |
– |
|
ME1105 |
Támogatási szerződésekkel kapcsolatos iratok (szerződés-előkészítés, beszámolók, teljesítésigazolások) |
15 |
– |
|
ME1106 |
Költségvetési tervezéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
|
ME1107 |
Terv- és ötletpályázatokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME1108 |
A szakmai tevékenység elismerésére alapított díjakkal kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
|
ME1109 |
A társadalmi szervezetekkel összefüggő ügyek |
5 |
– |
|
ME1110 |
Szakterülettel kapcsolatos egyéb iratok, szakmai konferenciák, rendezvények, továbbképzések előadásainak anyagai, háttéranyagok, működéssel kapcsolatos iratok |
1 |
– |
|
Kiemelt beruházások |
|||
|
ME1201 |
A Miniszterelnökség budavári elhelyezéséhez szükséges felújítási és építési feladatok a budai várnegyed területén programmal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
ME1202 |
A Károlyi–Csekonics Palotaegyüttes felsőoktatási célú hasznosítása érdekében történő átfogó, állagmegóvó felújításával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
Egyházi és nemzetiségi kapcsolatokért felelős szakterület iratai |
|||
|
ME1301 |
Nemzetiségi anyanyelvhasználat |
N |
15 |
|
ME1302 |
Nemzetiségi média |
N |
15 |
|
ME1303 |
Nemzetiségi kultúra |
N |
15 |
|
ME1304 |
Nemzetiségekért Díj, Nemzetiségek Napja, Pro Cultura Minoritatum Hungariae díj |
10 |
– |
|
ME1305 |
Nemzetiségi nevelés, oktatás, szakoktatás, felsőoktatás |
N |
15 |
|
ME1306 |
Kapcsolattartás nemzetiségpolitikai szakmai szervezetekkel, helyi, területi és országos nemzetiségi önkormányzatokkal |
N |
15 |
|
ME1307 |
Anyaországi kapcsolatok, kisebbségi vegyesbizottsági ügyek |
N |
15 |
|
ME1308 |
Nemzetiségi pályázatokkal kapcsolatos ügyek |
5 |
_ |
|
ME1309 |
Nemzetiségi önkormányzat feloszlatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME1310 |
Nemzetiségi önkormányzatok működésével, törvényességi felügyeletével, kormányhivatalokkal kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME1311 |
Nemzetiségi ösztöndíj ügyek |
10 |
– |
|
ME1312 |
Nemzetiségi önkormányzatok feladatalapú támogatásával kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME1313 |
Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel |
N |
15 |
|
ME1329 |
Európai Uniós Projektekkel kapcsolatos ügyiratok |
15 |
– |
|
ME1330 |
Egyházi kapcsolattartás általános ügyei |
N |
HN |
|
ME1331 |
Az Egyházi és Nemzetiségi Kapcsolatokért Felelős Államtitkárság nemzetközi ügyei |
10 |
– |
|
ME1332 |
Európai Uniós fejlesztési programok |
N |
15 |
|
ME1333 |
Egyházi elismeréssel összefüggő és nyilvántartási ügyek |
N |
HN |
|
ME1334 |
A minisztérium és az egyházak közötti megállapodások |
N |
15 |
|
ME1335 |
Volt egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezésével kapcsolatos feladatok |
N |
15 |
|
ME1336 |
Egyházak és egyházi intézmények állami támogatásával kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME1337 |
Egyházi oktatási, kulturális, szociális és egészségügyi ügyek |
N |
15 |
|
ME1338 |
Kormányzaton, minisztériumon belüli ágazati együttműködés |
N |
15 |
|
ME1339 |
A nemzetiségi önkormányzatok által fenntartott intézmények működésével kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME1340 |
Rendezvényekkel, képzésekkel, kiadványokkal kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
|
ME1341 |
Jogalkotási kezdeményezésekkel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
ME1343 |
Nemzetiségek helyzetéről szóló kétéves kormánybeszámoló |
5 |
– |
2. melléklet a 6/2019. (V. 16.) MvM utasításhoz
Aláíró beosztása
(P. H.)
Aláíró beosztása
szervezeti egység vezetőjének neve
aláírása
Aláíró neve Aláíró neve
|
Nyilvántartási szám |
Adatállomány azonosítója (neve), típusa |
Tárgy |
Rendelkezik-e |
Megjegyzés |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Aláíró beosztása
aláírás aláírás
ellenőrző vezető aláírása
|
Év |
Tételszám |
Iktatószám(ok) |
|
|
|
|
|
|
|
|
megnevezése (a továbbiakban: Átvevő)
Átadó Átvevő
Átadó szervezeti egység vezetője Átvevő szervezeti egység vezetője
|
Átadási egység sorszáma |
Év |
Irattári tételszám, tételcím |
Iktatószámok felsorolása |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
készítő neve
beosztása
szervezeti egység vezetőjének neve
aláírása
Az utasítást a 8/2020. (IV. 30.) MvM utasítás 27. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2020. május 1. napjával.
A 68. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás