12/2020. (VI. 11.) MvM utasítás
12/2020. (VI. 11.) MvM utasítás
a Miniszterelnökség Másolatkészítési Szabályzatáról1
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglalt szabályoknak való megfelelés érdekében a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás 1. melléklet 181. § (4) bekezdésében meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A Szabályzat hatálya
1. § (1) A Miniszterelnökség Másolatkészítési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya – a (3) bekezdésben foglalt kivétellel – kiterjed
a) a Miniszterelnökségen keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi papíralapú nyílt irat hiteles elektronikus másolatának, valamint a Miniszterelnökségen keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő elektronikus irat hiteles papíralapú másolatának elkészítésére és
b) a Miniszterelnökséggel jogviszonyban álló valamennyi személyre.
(2) A Szabályzatban és a vonatkozó jogszabályokban nem szabályozott kérdésekben a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 4/2020. (IV. 17.) ME KÁT utasításban (a továbbiakban: ISZ), valamint a Miniszterelnökség elektronikus aláírási és bélyegzési célú tanúsítványainak és nem aláírás célú hitelesítő tanúsítványainak, valamint az egyéb bélyegzők használatának szabályairól szóló 8/2020. (IV. 30.) MvM utasításban (a továbbiakban: E-aláírási szabályzat) foglaltakat kell alkalmazni.
(3) A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, az annak végrehajtására kiadott jogszabályok és a Biztonsági Szabályzat rendelkezései az irányadóak.
2. A Szabályzat célja
2. § A Szabályzat célja
a) a Miniszterelnökségen keletkezett, illetve a Miniszterelnökséghez érkezett papíralapú dokumentumok papíralapú másolatának hitelesítésére, valamint hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok és műszaki feltételek meghatározása,
b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet] 61. § (8) bekezdésében foglalt kötelezettség teljesítésére szolgáló eljárásrend kialakítása, valamint
c) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átadásához szükséges műszaki feltételek kialakítása.
3. Irányadó jogszabályok
3. § A Szabályzatban nem érintett kérdésekben
a) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.),
b) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
c) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.),
d) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,
e) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet, valamint
f) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet
hatályos rendelkezései az irányadóak.
4. Értelmező rendelkezések
4. § A Szabályzat alkalmazása során:
1. csatolmány: az irat digitális képe, vagy hiteles elektronikus másolata, mely rögzítésre kerül a Központi Iratkezelő Rendszerben (a továbbiakban: KIR3);
2. digitalizálás: az Eür. 2. § 1. pontja szerinti elektronikus irattá alakítás;
3. digitalizáló: a papíralapú iratról digitalizálás útján elektronikus másolatot készítő munkatárs;
4. hitelesítés: a papíralapú iratról készített papíralapú másolatra kézi rájegyzéssel, kézjeggyel és manuális bélyegző használatával a hitelesítési záradék rávezetése, illetve papíralapú irat csatolt digitális másolatának KIR3 szoftver segítségével és a hitelesítést végző személy nevével történő záradékolása;
5. hiteles elektronikus másolat: az Eür. 2. § 4. pontjában szereplő fogalom;
6. hitelesítési záradék: a papíralapú irat és annak papíralapú vagy elektronikus másolata képi és tartalmi egyezését tanúsító, az arra jogosult személy által a másolaton elválaszthatatlanul elhelyezett rájegyzés, amelyen kötelező elektronikus másolat esetén a Szabályzatban meghatározott kötelező elemeken túl a hitelesítő nevét, papíralapú másolat esetén a hitelesítő nevét, aláírását, valamint a Miniszterelnökség körbélyegzőjét feltüntetni;
7. képi megfelelés: a másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;
8. maradandó értékű irat: az Ltv. 3. § j) pontja szerinti fogalom;
9. másolat: a papíralapú iratról készített papíralapú vagy elektronikus másolat, amely mind a képi, mind a tartalmi egyezés követelményeinek eleget tesz;
10. metaadat: a KIR3-ban nyilvántartásba vett dokumentumot leíró ismertető adatok;
11. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
12. szervezeti egység: a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás szerinti fogalom;
13. tartalmi megfelelés: a másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – elektronikus irat esetén a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együtt, papíralapú másolat esetén szövegszerűen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.
MÁSOLATKÉSZÍTÉS, HITELESÍTÉS, ADATSZOLGÁLTATÁS
5. A másolatkészítés folyamata
5. § (1) A Miniszterelnökséghez beérkező, vagy a Miniszterelnökségen keletkező eredeti papíralapú iratokat – az ISZ 39. §-ában foglaltak figyelembevételével, valamint a (4)–(5) bekezdésekben felsoroltak kivételével – az iktatás során digitalizálni kell, és hiteles elektronikus irattá kell alakítani, valamint csatolmányként rögzíteni kell a KIR3-ban.
(2) A digitalizálás és a csatolmány rögzítése az iktatást végző személy feladata.
(3) Az elektronikus másolat hitelesítése az ügyintézést végző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa írásban kijelölt munkatársnak a feladata.
(4) Az (1) bekezdésben előírtakat nem kell alkalmazni a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 38/A–38/H. §-ában foglalt esetekben.
(5) Az 5. § (1) bekezdése és a 6. § (1) bekezdése szerinti eljárással nem lehet hiteles elektronikus irattá alakítani
a) a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. §-ában és 63/B. § (2) bekezdésében felsorolt irattípusokat,
b) az ISZ 60. § (2) bekezdésében felsorolt irattípusokat,
c) a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat,
d) a közbeszerzésekkel kapcsolatos küldeményeket,
e) a nem kizárólag közigazgatási szervek egymás között kötendő szerződéseit,
f) az értékleveleket, a készpénzátutalási megbízásokat,
g) a vagyonnyilatkozatokat,
h) a tárgyakat tartalmazó küldeményeket,
i) a csomagküldeményeket,
j) a nemzetbiztonsági ellenőrzéssel összefüggő valamennyi iratot és szakvéleményt,
k) a minősített adathordozóhoz kapcsolódóan keletkezett nem minősített iratokat,
l) az integritásbejelentésekkel kapcsolatos iratokat,
m) a biztonsági vezetői feladatokkal összefüggésben keletkezett iratokat,
n) azon küldeményeket, amelyek elektronikus irattá történő alakítása technikai okból nem lehetséges,
o) azon iratokat, amelyeket a címzett, vagy az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetőjének az iratra felvezetett írásos döntése alapján kivételként kell kezelni, valamint
p) azon iratokat, amelyek a címzett, a szervezeti egység vezetőjének döntése vagy felsővezetői döntés alapján nem digitalizálhatók.
(6) Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról és hitelesítéséről, melyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott [pl. „Saját kezű (sk.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!” stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.
(7) A digitalizáló a papíralapú dokumentumról a szkenner segítségével legalább 200 dpi, legfeljebb 300 dpi felbontású, pdf-formátumú állományt készít.
(8) Kizárólag olyan elektronikus hiteles másolat hozható létre, amely mind a papíralapú, mind az elektronikus dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem tekinthető hitelesnek.
(9) Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell a hiteles elektronikus másolatot elkészíteni.
(10) Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításakor az Eür. 122. §-ában foglaltak szerint kell eljárni.
6. A hitelesítés folyamata
6. § (1) Az elektronikus másolatot pdf-formátumban a KIR3-ban a dokumentum rögzített metaadataihoz kell csatolni.
(2) Az elektronikus másolat hitelesítése során az 5. § (3) bekezdésében meghatározott személy oldalanként ellenőrzi az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi egyezését.
(3) A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi egyezése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.
(4) Ha a képi és tartalmi egyezés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi egyezés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.
(5) A képi és tartalmi egyezés megállapítását követően az 5. § (3) bekezdésében meghatározott személy az elektronikus másolatot a KIR3 megfelelő funkciógombjának alkalmazásával hitelesíti, befejezve ezzel az adatrögzítést.
(6) Az (5) bekezdésben foglalt hitelesítési eljárás során a KIR3 az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el, mely az alábbi tartalmi elemeket rögzíti:
a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” rájegyzés;
b) Papíralapú dokumentum megnevezése;
c) Digitalizáló szervezeti egység elnevezése;
d) Másolat képi és tartalmi egyezéséért felelős személy neve;
e) Digitalizáló rendszer megnevezése és verziószáma;
f) Másolatkészítési szabályzat megnevezése és száma;
g) Digitalizálás időpontja;
h) Hitelesítés időpontja;
i) Irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.
(7) Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az E-aláírási szabályzatban foglalt, minősített szolgáltatás keretében igényelhető szervezeti bélyegző és időbélyegző lenyomatával a KIR3 rendszer igazolja az 1. mellékletben foglalt műszaki feltételek szerint.
(8) A dokumentum papíralapú és elektronikus másolatának hitelesítése során a papíralapú és az elektronikus ügyintézés közötti átjárásra az E-ügyintézési tv. 12. §-ában foglaltak az irányadók.
7. Levéltári adatszolgáltatás
7. § (1) A hiteles elektronikus iratok közlevéltári átadásának feltétele a Szabályzatban és a vonatkozó jogszabályokban foglalt eljárásrend szerint készített hiteles elektronikus másolatok KIR3-ba – az 5. § (1) bekezdésében előírt – csatolmányként való rögzítése.
(2) Hiteles elektronikus másolat formájában tárolt maradandó értékű irat eredeti papíralapú változatának megsemmisíthetőségéhez a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (8) bekezdése alapján negyedévente a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértő nyilatkozatát kell kérni.
(3) A (2) bekezdésben foglalt egyetértő nyilatkozat alapján az eredeti papíralapú maradandó értékű irat megsemmisíthető az ISZ szerinti megsemmisítési eljárás betartásával.
(4) A (2) bekezdésben foglalt nyilatkozat nemlegessége esetén az eredeti papíralapú maradandó értékű iratot a levéltárba adásig az ügyiratban meg kell őrizni.
(5) Az irattári tételszámok kiosztásának rendszerét úgy kell kialakítani, hogy a nyilvántartásba vett maradandó értékű irat maradandóértékűsége az iktatást követően azonnal, kizárólag az iktatáskor megjelölt irattári tételszáma alapján megállapítható legyen.
(6) Az iktatás során a dokumentum elektronikus másolatának hitelesítését követően az 5. § (3) bekezdésében meghatározott személy köteles az ügyirat irattári tételszámát felülvizsgálni, és amennyiben maradandó értékűnek minősíti a nyilvántartásba vett iratot, úgy az ügyirat keletkezésekor kiválasztott irattári tételszámot meg kell változtatni annak megfelelően, hogy a választott tételszám a levéltári átadás szükségességét jelölje.
(7) A (2) bekezdésben foglalt nyilatkozat beszerzését, valamint a levéltári egyetértés alapján a megsemmisítést az Iratkezelési Főosztály végzi.
(8) A papíralapú ügyiratok őrzésének és központi irattárba adásának részletes szabályait az ISZ tartalmazza.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
8. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 12/2020. (VI. 11.) MvM utasításhoz
Az utasítást a 15/2021. (X. 21.) MvM utasítás 9. §-a hatályon kívül helyezte 2021. október 22. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás