12/2020. (IV. 24.) KKM utasítás

1. § A külgazdasági és külügyminiszter hivatalos leveleinek (a továbbiakban: miniszteri levelek) előkészítéséről, egyeztetéséről, jóváhagyatásáról és a kézbesítés koordinálásáról, továbbá nyomon követéséről az ügygazda szervezeti egység gondoskodik. Az ügygazda szervezeti egységet a miniszteri levél témája határozza meg. Illetékességi összeütközés esetén az ügygazda szervezeti egységet a felügyelő állami vezető jelöli ki.

2. § Az ügygazda szervezeti egység a miniszteri levelek előkészítéséhez szükséges egyeztetéseket a Külgazdasági és Külügyminisztérium hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata alapján folytatja le.

3. § A miniszteri levelek jóváhagyását az ügygazda szervezeti egység folyamatosan nyomon kíséri, és a szükséges módosításokat elvégzi. A jóváhagyás során az illetékes szervezeti egységek között a tervezetet közvetlenül, kézben, nem belső postán keresztül kell továbbítani, biztosítva, hogy ne legyen késlekedés az ügymenetben.

4. § A miniszteri levelek jóváhagyásáról és aláírásáról a Miniszteri Kabinet és a Miniszteri Titkárság e-mailben tájékoztatja az ügygazda szervezeti egységet. Az aláírt levelet az illetékes szervezeti egységek között, kézben, nem belső postán keresztül kell továbbítani, biztosítva, hogy ne legyen késlekedés az ügymenetben.

5. § A miniszteri leveleket minden esetben az aláírást követően haladéktalanul, elektronikus formában és eredeti, papír alapon is továbbítani kell.

6. § Az elektronikus úton történő továbbításkor az ügygazda szervezeti egység gondoskodik a címzés helyességének ellenőrzéséről, a kézbesítés biztonsága érdekében szükség esetén több címzettet is megjelölve. Az elektronikus úton történő továbbításkor minden esetben kötelező a kézbesítés és az olvasás megtörténtéről írásbeli visszaigazolást kérni.

7. § A miniszteri leveleket eredeti aláírt formában történő továbbításkor még az aláírás napján gyorspostaszolgálattal fel kell adni.

8. § A miniszteri levelek továbbításakor kiemelt figyelemmel kell lenni a külföldi partnereknek címzett, azon belül is a Magyarországgal határos országbeli partnereknek írt levelekre. Magyarországgal határos országbeli partnerek esetében a Diplomáciai Futárszolgálat még aznap induló diplomáciai futárral juttatja el a miniszteri leveleket.

9. § A miniszteri levél továbbítását végző külképviselet a diplomáciai futár érkezése napján jegyzék kíséretében továbbítja a miniszteri levelet.

10. § Az ügygazda szervezeti egység a címzettnek történt kézbesítés megtörténtéről tájékoztatja a felügyelő állami vezető titkárságát.

11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit az előkészítés és jóváhagyás alatt lévő miniszteri levelek esetében is alkalmazni kell.