12/2020. (X. 21.) NKFIH utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatalnál (a továbbiakban: NKFI Hivatal) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény alapján kinevezett és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján foglalkoztatott személyekre (a továbbiakban együtt: munkatársak) terjed ki.

(2) Az utasítás rendelkezéseit az NKFI Hivatal feladatellátása során felmerülő hivatali célú gépjárműhasználatra kell alkalmazni.

(3) Az NKFI Hivatal elnöke és az elnökhelyettesei számára az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet szerint biztosítható személyes gépjárműhasználat. Az NKFI Hivatal elnökét a jelen utasítás szerinti teljes gépjárműhasználat a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény, valamint az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet felhatalmazásában foglaltak alapján illeti meg.

(4) Az NKFI Hivatal feladatainak ellátása érdekében – üzemeltetési módjukat tekintve – a következő gépjárművek és utazási módok vehetők igénybe:

(5) Az NKFI Hivatalnál az arra jogosultak számára a gépjárműveket a KEF a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságról szóló 250/2014. (X. 2.) Korm. rendelet 3. § (4) bekezdése szerinti megállapodás alapján biztosítja, és végzi azok üzemeltetését.

(6) Az NKFI Hivatal elnöke a hivatali utazás jelen utasításban foglalt feltételeitől kivételesen indokolt esetben eltérhet akkor, ha azt jogszabály vagy az NKFI Hivatal belső szabályozása nem zárja ki.

2. § (1) Hivatali célú használatnak minősül

(2) A hivatali célú gépjárműhasználatot szükség esetén az NKFI Hivatal a KEF állományában álló gépkocsivezetővel biztosítja.

(3) Az 1. § (4) bekezdés b) és c) pontja szerinti (kulcsos gépjármű, saját tulajdonú gépjármű) gépjárműhasználatra – a vonatkozó hivatali engedélyezési eljárás mellett – akkor van lehetőség, ha a gépjárművet igénybe vevő munkatárs rendelkezik valamennyi, az adott igénybevételi formához szükséges érvényes engedéllyel.

(4) Az 1. § (4) bekezdés d)–e) pontja szerinti taxiszolgáltatás igénybevételére kizárólag a vonatkozó engedélyekkel rendelkező szolgáltatónál van lehetőség, az NKFI Hivatal nevére kiállított számlával. Az NKFI Hivatal munkatársai által taxikártyával igénybe vehető szolgáltató nevéről és elérhetőségéről a Költségvetési Főosztály üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége a taxikártya átadásakor tájékoztatást ad.

(5) A hivatali célú gépjárműhasználat során szükségszerűen felmerülő parkolási díjak elszámolását – amennyiben a gépjármű használója a Nemzeti Mobilfizetési Zrt.-nél nincs regisztrálva – az NKFI Hivatal Költségvetési Főosztály gazdasági feladatokért felelős szervezeti egysége végzi.

3. § (1) Gépkocsivezetővel használható gépjármű igénylésére a 2. § (1) bekezdése szerinti hivatali cél fennállása esetén, esetileg és – a 2. § (1) bekezdés a)–b) pontja kivételével – abban az esetben van lehetőség, ha az igénylő nem rendelkezik gépjárművezetői engedéllyel, vagy ha a gépjármű vezetésében egyéb okból akadályozott.

(2) Gépkocsivezetővel igénybe vehető gépjármű iránti igényt – az (1) bekezdésben foglaltak fennállása esetén – az alábbiak terjeszthetnek elő:

(3) A gépjárműigénylést a (2) bekezdés szerinti személy – a (2) bekezdés b) pontja esetén az előírt vezetői jóváhagyással – az 1. melléklet szerint kitöltött nyomtatványon, lehetőség szerint két munkanappal a tervezett használat előtt köteles megküldeni az üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység munkatársa (a továbbiakban: Üzemeltetési ügyintéző) részére, aki gondoskodik az igényelt gépjármű gépkocsivezetővel való rendelkezésre bocsátásáról. Amennyiben technikai vagy munkaszervezési okból a gépjárművet ilyen módon a jelzett időpontban nem lehet biztosítani, az igénylő azonnali értesítésével egyidejűleg az Üzemeltetési ügyintéző intézkedik az utazás más módon való megszervezéséről (így különösen taxikártyát ad ki, vagy tájékoztatja az érintettet a saját gépjármű használatának, illetve taxiszolgáltatás igénybevételének lehetőségéről és módjáról, szükség szerint megszervezi az utazást).

(4) A gépjármű rendelkezésre bocsátására és használatára, a menetlevél-vezetési kötelezettségre vonatkozóan a KEF eljárásrendje és előírásai szerint kell eljárni azzal, hogy részletesen dokumentálni kell, mely személy, milyen időszakban, milyen úti célra vette igénybe a gépjárművet, továbbá az igénybevétel oda-vissza távolságon mérve hány km hosszúságú volt, rögzítve az indulási és visszaérkezési óraállást is.

(5) Amennyiben a gépjármű igénybevétele érdemben eltér az igénybejelentésben írtaktól, az igénylő köteles az eltérésre okot adó körülményekről 5 munkanapon belül a Költségvetési Főosztály vezetőjét (Költségvetési Főosztály vezetőjének igénylése esetén az elnököt) feljegyzésben tájékoztatni. A gépjármű többlet-igénybevétele – a (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben a főosztályvezető véleményének kikérését követően – a Költségvetési Főosztály vezetőjének jóváhagyása mellett igazolható, a Költségvetési Főosztály vezetője esetén a gépjármű többlet-igénybevételét az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá. Jóváhagyás hiányában az igénybevevő köteles a többlet-igénybevétel költségét megtéríteni.

(6) Az NKFI Hivatal hivatalos iratainak személyes kézbesítését a 2. § (1) bekezdés a) pontja szerinti körben az üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység végzi, ezen kézbesítési feladatokat a hivatali gépjárműhasználattól elkülönítetten kezelve és nyilvántartva. Hivatalos irat gépjárművel történő kézbesítését – az irat kézbesítésre történő írásbeli átadásával – az NKFI Hivatal bármely munkatársa kérheti a 2. § (1) bekezdés a) pontja szerinti hivatali cél fennállása esetén azzal, hogy az irat kézbesítését az üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység legkésőbb az iratnak a részére történő átadását követő munkanapon teljesíti. Az iratnak a üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység részére való átadásának napján történő vagy azonnali kézbesítését az NKFI Hivatal főosztályvezetője, elnökhelyettese vagy elnöke igényelheti az Üzemeltetési ügyintézőnél.

4. § (1) Kulcsos gépjármű igénybevételének feltétele a 2. § (1) bekezdése szerinti hivatali célon túl, hogy az azt kérelmező rendelkezzen a KEF által kiállított, érvényes állami gépkocsivezetési engedéllyel, továbbá hogy a használatot számára a jelen §-ban meghatározott jogosult a jelen utasításban foglaltak szerint engedélyezze.

(2) A kulcsos gépjármű hivatali használatát a jelen bekezdés szerinti rendben kell engedélyeztetni.

(3) A KEF tulajdonában álló kulcsos gépjárművek használata, valamint az esetleges felelősségi kör kérdésében a KEF-nek az általa üzemeltetett Ellátási Portálon tájékoztató formájában közzétett eljárásrendjét és előírásait kell alkalmazni.

(4) A kulcsos gépjármű iránti igénylést a (2) bekezdés a)–d) pontja szerinti előterjesztő személy a 2. melléklet szerint kitöltött nyomtatványon, legalább két munkanappal a tervezett használat előtt köteles megküldeni az Üzemeltetési ügyintéző részére, aki gondoskodik annak vezetői jóváhagyatásáról. Amennyiben technikai vagy munkaszervezési okból a gépjárművet ilyen módon a jelzett időpontban nem lehet biztosítani, a Költségvetési Főosztály vezetője – az igénylő azonnali értesítésével egyidejűleg – az Üzemeltetési ügyintéző útján intézkedik az utazás más módon való megszervezéséről (így különösen taxikártyát ad ki, vagy tájékoztatja az érintettet a saját gépjármű használatának, illetve taxiszolgáltatás igénybevételének lehetőségéről és módjáról, szükség szerint megszervezi az utazást).

(5) A (2) bekezdés e) pontja szerinti esetben a 2. melléklet „A gépjármű igénybevételi időszakának kezdete és vége” pontját tárgyévre vonatkozóan kell meghatározni, és az „Úti cél (cím)”, „Indulás helye (pontos cím)”, „Indulás időpontja (év, hó, nap, óra, perc)”, „Visszaérkezés várható időpontja (év, hó, nap, óra, perc)” pontokat nem kell kitölteni.

(6) A gépjármű rendelkezésre bocsátására és használatára, a menetlevél-vezetési kötelezettségre vonatkozóan a KEF eljárásrendje és előírásai szerint kell eljárni azzal, hogy részletesen dokumentálni kell, mely személy, milyen időszakban, milyen úti célra vette igénybe a gépjárművet, továbbá az igénybevétel oda-vissza távolságon mérve hány km hosszúságú volt, rögzítve az indulási és visszaérkezési óraállást is.

5. § (1) Ha az NKFI Hivatal feladatainak ellátása a 2. § (1) bekezdése szerinti hivatali célból saját gépjármű használatát teszi szükségessé, saját vagy közeli hozzátartozó tulajdonában álló vagy általuk zárt végű lízingbe vett gépjármű (a továbbiakban együtt: saját tulajdonú gépjármű) igénybevételének elszámolása engedélyezhető a kulcsos gépjárműre vonatkozó, 4. § (1)–(2) bekezdése szerinti okból és eljárásrendben.

(2) Saját tulajdonú gépjármű hivatali célú utazáshoz történő engedélyezése és elszámolása a 4. melléklet szerinti kérelem és az 5. melléklet szerinti nyilatkozat csatolásával kérelmezhető.

(3) A munkatárs a saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használata során a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja. tv.) szerinti útnyilvántartást köteles vezetni.

(4) A saját tulajdonú gépjármű hivatali célú használatáért a munkatársat költségtérítés illeti meg. Az utazással kapcsolatosan felmerülő költségek – különösen autópályadíj, parkolási díj – elszámolása a 6. melléklet szerinti elszámolólap kitöltésével és a Költségvetési Főosztály gazdasági feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységéhez való benyújtásával történik.

(5) Az üzemanyag-költségtérítés megállapításánál az adóhatóság által közzétett üzemanyagárat, valamint az üzemanyag-fogyasztási normaként a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben meghatározott alapnorma-átalányt kell figyelembe venni. A fenntartási költségtérítést az Szja. tv. 3. számú melléklet II. pont 6. alpontja szerint kell megállapítani.

(6) A költségtérítés összegét a Költségvetési Főosztály illetmény-számfejtési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége az elszámolást követően haladéktalanul átutalja a munkatárs részére.

(7) A (2)–(6) bekezdés rendelkezéseit kell alkalmazni az NKFI Hivatallal szerződéses jogviszonyban (így különösen megbízási szerződéses jogviszonyban) álló természetes személynek a szerződés szerinti feladatai ellátása céljából szükséges saját gépjármű használata esetén azzal, hogy esetükben a 4. melléklet nem alkalmazandó.

6. § (1) AZ NKFI Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, továbbá az NKFI Hivatal főosztályvezetői és munkatársai jogosultak a 2. § (1) bekezdése szerinti hivatali célra taxikártya használatára. A taxikártyák havi és éves keretösszegét az NKFI Hivatal elnöke a gazdasági vezető előterjesztése alapján külön rendelkezésben állapítja meg.

(2) A taxikártyát az Üzemeltetési ügyintéző az elnök, az elnökhelyettesek és a főosztályvezetők részére kinevezésükkel egy időben adja ki, amelyet az erre jogosult megőrzési és elszámolási kötelezettséggel vesz át. A főosztályra beosztott munkatársak a főosztályvezető engedélyével jogosultak a főosztályvezető részére kiadott taxikártya használatára.

(3) Amennyiben valamely főosztályon egy időben több munkatárs részére szükséges taxikártya biztosítása az érintett főosztály vezetőjének elektronikus úton tett igénybejelentése alapján, az Üzemeltetési ügyintéző – a vonatkozó felelősségi nyilatkozatnak az igénybevevő általi aláírását követően – gondoskodik a taxikártyák rendelkezésre bocsátásáról. Az igénybevevő a taxikártyát megőrzési és elszámolási kötelezettséggel veszi át, és legkésőbb a használat végét követő munkanapon köteles leadni.

(4) A 3. melléklet szerinti Felelősségi Nyilatkozatban foglalt kötelezettségek az NKFI Hivatal elnökére a Felelősségi Nyilatkozat aláírása vagy más intézkedés nélkül, jelen utasítás alapján érvényesek.

(5) A taxikártyák jogszerű igénybevételéért az elnökhelyettesek és a főosztályvezetők – az általuk engedélyezett igénybevételekhez kapcsolódóan is – felelősséggel tartoznak.

(6) A taxikártya Budapest közigazgatási területén – kivételes esetben, az elnök előzetes írásbeli engedélyével azon kívül is –, a 2. § (1) bekezdése szerinti hivatali célra használható. A Költségvetési Főosztály vezetőjének – a Költségvetési Főosztály vezetője esetén az NKFI Hivatal elnökének – jóváhagyásával kivételesen indokolt esetben távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az utazás nem minősül kiküldetésnek, és az 1. § (4) bekezdése szerinti más utazási lehetőség igénybevétele akadályba ütközik.

(7) A taxikártya kizárólag személyszállításra, a kártyán feltüntetett szolgáltató gépjárműparkjához tartozó gépjárművel történő utazáshoz használható fel.

(8) A taxikártyák beszerzéséről, kezeléséről, a (2) bekezdés szerinti jogosultak részére történő kiadásáról és visszavételezéséről az üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység gondoskodik. Az NKFI Hivatal taxikártya megrendelésére vonatkozó igénybejelentését a Költségvetési Főosztály vezetője írja alá, és az Üzemeltetési ügyintéző továbbítja a KEF részére. A taxikártyákat az Üzemeltetési ügyintéző a 3. mellékletben szereplő nyilatkozat kitöltésével és aláírásával, megőrzési felelősség mellett személyesen veszi át a KEF-től. A ki nem adott taxikártyákat és azok nyilvántartási lapjait, valamint a betelt és a jogosult által aláírt nyilvántartási lapokat az Üzemeltetési ügyintéző kezeli, mások által hozzá nem férhető, zárt helyen őrzi.

(9) A taxikártya – a KEF által az átadás-átvételkor közölt – PIN-kóddal működik, melyet az Üzemeltetési ügyintéző a taxikártya kiadásakor a használatára feljogosított személlyel közöl. A PIN-kódot a taxikártyán vagy mellette feltüntetni tilos. Ha az igénybevevő a PIN-kódot elfelejti, a viteldíjat az utazás végén a 2. § (4) bekezdése szerinti szolgáltatónak, a szolgáltató által a KEF nevére és címére kiállított készpénzfizetési számla ellenében saját költségére kell kiegyenlítenie. A számlát az igénybevevőnek az Üzemeltetési ügyintézőnek kell leadnia, amely azt a Költségvetési Főosztály vezetője által jóváhagyott írásos indokolás mellett nyújtja be a KEF részére. Amennyiben a KEF az előbbiek szerint benyújtott és indokolt számlát befogadja, a Költségvetési Főosztály a taxiszolgáltatást igénybe vevő munkatárs részére az utazás számla szerinti költségét megtéríti.

(10) Az Üzemeltetési ügyintéző gondoskodik az üzemeltetési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység osztályvezetője, valamint az Üzemeltetési ügyintéző nevének és aláírásmintájának – valamint az ezek személyében történő változást is haladéktalanul – a KEF részére történő megküldéséről.

7. § (1) Az igénybevevő a taxikártyát az utazás végén a gépjárművezető részére átadja, aki a POS terminálon lehúzva beírja a szükséges adatokat. Az igénybevevő az adatok ellenőrzését követően a kártyához tartozó PIN-kódot beüti, így teljesíti a fizetési kötelezettséget. A gépjárművezető által átadott, a POS terminál által kinyomtatott bizonylat másodpéldányát az igénybevevő elszámolási kötelezettsége részeként megőrzi, majd az utazást követő legfeljebb 3 munkanapon belül a taxikártyához tartozó, 7. melléklet szerinti nyilvántartási lap egyidejű kitöltésével a nyilvántartási laphoz tűzi. A 6. § (3) bekezdése szerint kiadott taxikártya esetén a nyilvántartási lapot az Üzemeltetési ügyintéző vezeti.

(2) A taxikártyát az erre jogosult – a 6. § (2) bekezdése szerinti kivétellel – más személyre nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen utasításban foglalt és engedélyezett hivatali célra használhatja fel.

(3) Amennyiben a taxikártya a felhasználás során elvész, a kártya pótlásáért fizetendő, mindenkor esedékes – a KEF az Ellátási Portálon közzétett – pótlási díj megfizetése az igénybevevőt terheli, aki azt köteles a KEF részére 8 munkanapon belül – a megküldött készpénzátutalási megbízás útján vagy személyesen a KEF pénztárában – megfizetni.

(4) A taxikártya elvesztése esetén az igénybevevő soron kívül köteles munkaidőben a KEF-et, munkaidőn kívül a KGI illetékes ügyintézőjét telefonon értesíteni, aki haladéktalanul intézkedik a kártya letiltásáról.

(5) Az igénybevevő köteles a taxikártya elvesztéséről a következő munkanapon – beosztott munkatárs esetén a főosztályvezetője aláírásával ellátott – feljegyzést készíteni, amelynek másolati példányát az Üzemeltetési ügyintéző megküldi az elnök, valamint a Költségvetési Főosztály vezetője részére. A feljegyzés eredeti példányát a kártya nyilvántartólapjához kell csatolni, és azt 3 munkanapon belül le kell adni a KEF-nek. Ezt követően az Üzemeltetési ügyintéző az igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxikártyát igényel.

(6) Amennyiben a taxikártya olyan mértékben megrongálódik, hogy az a használhatóságot akadályozza, az igénybevevő köteles – beosztott munkatárs esetén főosztályvezetője aláírásával ellátott – feljegyzést készíteni, amelynek másolati példányát az Üzemeltetési ügyintéző megküld az elnök, valamint a Költségvetési Főosztály vezetője részére. A feljegyzés eredeti példányát a kártya nyilvántartólapjához kell csatolni, és azt 3 munkanapon belül le kell adni a KEF-nek a kártya átadás-átvételi jegyzékkel történő visszavétele céljából. Ezt követően az Üzemeltetési ügyintéző az igénylőlap KEF részére történő megküldésével új taxikártyát igényel.

8. § (1) A taxikártya jogosultja a tárgyhót követő hónap 20. napjáig eljuttatja az általa vezetett nyilvántartólap aláírt másolatát, a nyilvántartólaphoz csatolt eredeti bizonylatokkal az Üzemeltetési ügyintéző részére.

(2) A taxiszolgáltatótól havonta kapott részletes számlaösszesítő alapján a KEF által az NKFI Hivatal részére megküldött, az adott egységnél a havonta történt utazások részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást az Üzemeltetési ügyintéző soron kívül köteles összevetni az általa vezetett, valamint a taxikártya kezelője által átadott nyilvántartással. Az összevetés eredményét – az elnök aláírásával ellátottan – a kimutatás kézhezvételétől számított 3 munkanapon belül kell a KEF-nek megküldeni. Amennyiben a nyilvántartás és a kimutatás között eltérés mutatkozik, azt – szükség esetén a taxiszolgáltató bevonása mellett – haladéktalanul tisztázni kell.

(3) A (2) bekezdés szerinti visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén – a késedelem megszűntéig – a taxikártyát le kell adni az Üzemeltetési ügyintéző részére.

(4) Amennyiben az Üzemeltetési ügyintéző a (2) bekezdés szerinti összevetés során azt állapítja meg, hogy a jogosult a havi keretet túllépi, erről értesíti a jogosultat. A következő havi keret összegét a túllépés mértékével csökkenteni kell. A jogosult köteles a további használatot úgy szervezni, hogy az éves keretet ne lépje túl.

(5) A KEF elszámolójának felhívására az NKFI Hivatalnál lévő, a taxikártyák nyilvántartólapjához tűzött igazolások alapján a KEF felé történő alkalomszerű elszámolás az Üzemeltetési ügyintéző feladata és felelőssége.

(6) A betelt nyilvántartólapokat – azok aláírását követően – a jogosult köteles haladéktalanul leadni az Üzemeltetési ügyintéző részére, aki gondoskodik új nyilvántartólap kiadásáról.

9. § (1) Amennyiben az adott rendkívüli körülmények között az 1. § (4) bekezdés a)–d) pontjában meghatározott utazási módok közül egyik sem alkalmazható, utólagos elszámolás keretében történő taxiszolgáltatás vehető igénybe.

(2) Az igénybevevő az utazás végén a viteldíjat a taxiszolgáltató által az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított készpénzfizetési számla ellenében megfizeti. A számla összegét az illetményszámfejtési feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége a számla leadásával történő elszámolást követően haladéktalanul átutalja az igénybevevő részére.

10. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.