14/2020. (IV. 30.) KKM utasítás

1. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) beszerzési igényeinek megvalósításakor az utasításban foglalt szabályok szerint kell eljárni, ha a beszerzés becsült nettó értéke a beszerzés megkezdésekor – a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 15. §-ában foglaltakat is figyelembe véve – a jogszabályban meghatározott közbeszerzési értékhatárokat eléri vagy meghaladja.

2. § Amennyiben a tervezett közbeszerzés európai uniós forrásból valósul meg, az utasításban foglalt szabályokat az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló jogszabályokban foglaltakra figyelemmel kell alkalmazni.

3. § Amennyiben a tervezett közbeszerzés jellege vagy egyéb lényeges körülmény indokolja, a közbeszerzési eljárás – közigazgatási államtitkár döntése alapján – egyedi eljárásrendben is lefolytatható. Az eljárásrend megváltozásáról és annak indokáról a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárt tájékoztatni kell.

4. § Az önálló szervezeti egységek kötelezettségvállalásra jogosult vezetői a tárgyévre tervezhető beszerzési igényeikről beszerzési tervet készítenek, melyet legkésőbb a jogi ügyekért felelős szervezeti egység felhívásában meghatározott határidő előtt, a felhívásban meghatározott adattartalommal meg kell küldeniük a felhívásban meghatározott címzettek részére.

5. § A Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervét (a továbbiakban: közbeszerzési terv) az önálló szervezeti egységek beszerzési igényei alapján a jogi ügyekért felelős szervezeti egység állítja össze. A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a közbeszerzési terv közigazgatási államtitkár általi jóváhagyását követően gondoskodik annak közzétételéről.

6. § A közbeszerzési terv módosításával kapcsolatos igényről, valamint az azt megalapozó körülményről a beszerzés tárgya szerint illetékes önálló szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzési igény felmerülésétől számított két munkanapon belül tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.

7. § A közbeszerzési tervet, továbbá a közbeszerzési terv módosításáról, valamint a módosítás indokairól hozott döntést a jogi ügyekért felelős szervezeti egység a közbeszerzésekért felelős miniszter felügyelete alá tartozó közbeszerzésért felelős szervezeti egysége részére három munkanapon belül tájékoztatásul megküldi, és a Kbt. 43. §-ában meghatározottak szerint intézkedik annak közzétételéről.

8. § A közbeszerzésekért felelős miniszter részére esedékes – a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezése szerinti adatokra kiterjedő – statisztikai adatszolgáltatást a jogi ügyekért felelős szervezeti egység teljesíti.

9. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésére, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítésére, valamint az ajánlatok elbírálására a döntéshozó a Kbt. 27. § (3)–(5) bekezdésében meghatározottak szerint legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni. A közbeszerzési eljárásban a döntéshozó a közigazgatási államtitkár, kötelezettségvállalásra jogosult államtitkár, helyettes államtitkár vagy a közbeszerzési eljárás tárgyában kötelezettségvállalásra jogosult miniszteri biztos vagy kormánybiztos. Közbeszerzési eljárásban döntéshozóként való részvételre a közigazgatási államtitkár írásban eseti jellegű felhatalmazást adhat.

(2) A felelős szervezeti egységek delegálják a megfelelő szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagokat.

(3) A bírálóbizottság tagjai:

(4) Amennyiben a közbeszerzési eljárásba külön jogszabály alapján külső megfigyelő kerül kijelölésre, a delegált személlyel a jogi ügyekért felelős osztály vezetője által delegált tag tartja a kapcsolatot és küldi meg számára a feladata ellátásához szükséges dokumentumokat.

(5) A (3) bekezdés a)–c) pontjában meghatározott személyek minden esetben tagjai a bírálóbizottságnak. A bírálóbizottság tagja a közbeszerzési eljárásban szükséges, több szakértelmet is biztosíthat egyidejűleg.

(6) Amennyiben a közbeszerzési eljárás tárgya több szakterületet érint, valamennyi érintett szakterületért felelős szervezeti egység vezetője köteles a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, műszaki szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagot delegálni.

10. § (1) Valamennyi, a bírálóbizottságba delegáló szervezeti egység köteles a bizottsági tag helyettesíthetősége céljából póttagot jelölni és delegálni, és a póttag személyéről a jogi ügyekért felelős szervezeti egységet értesíteni. A póttag köteles a titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot kitölteni, és azt a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére eljuttatni.

(2) A póttag felelősségére a bírálóbizottsági tag felelősségére vonatkozó rendelkezések az irányadóak.

11. § A bírálóbizottság bármely tagjának személyében történt változás esetén a jogi ügyekért felelős szervezeti egység köteles a változás vonatkozásában a döntéshozó jóváhagyását beszerezni, valamint az érintett szervezeti egység köteles az új taggal titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot kitöltetni, és azt a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére haladéktalanul megküldeni.

12. § Vagyonnyilatkozat-tételre köteles a bírálóbizottság tagja, szerződő fél vagy annak közreműködője, amennyiben a szerződéssel összefüggésben az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (3) bekezdésében foglalt feltételek valamelyike fennáll. Amennyiben a szerződő fél vagy közreműködő a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének nem tesz eleget, vagy azt megtagadja, vele szerződés nem köthető. A vagyonnyilatkozat tételére vonatkozó eljárást külön miniszteri utasítás szabályozza.

13. § A bírálóbizottság valamennyi tagja köteles az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti kartellezési tilalom megszegésének, valamint a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a szerinti tényállások fennállásának alapos gyanúja esetén azt a bírálóbizottság elnökének írásban bejelenteni a Kbt. 36. § (2) bekezdésének alkalmazása érdekében.

14. § (1) A bírálóbizottság tagjai általánosan felelősek

(2) A bírálóbizottság tagjai az utasításban foglalt feladataik ellátásért szakmai felelősséggel tartoznak.

15. § A bírálóbizottság tagjai kötelesek mind az eljárás előkészítése, mind pedig lefolytatása, valamint az ajánlatok elbírálása és értékelése során folyamatosan együttműködni, a felhívás és a dokumentáció tartalmát együttesen kialakítani.

16. § A bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során

17. § A bírálóbizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során

18. § A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, műszaki szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során felelős

19. § A bírálóbizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során

20. § Elektronikus jóváhagyás, valamint véleményezés esetében, amennyiben a bírálóbizottság tagja az előzetesen megadott határidőn belül az ilyen jellegű megkeresésre vonatkozóan nem tesz érdemi, szakmai javaslatot, vagy azt nem hagyja jóvá, akkor a megkeresésben foglalt javaslat, illetve dokumentum szakmai szempontból elfogadottnak és érdemi javaslatnak minősül.

21. § A közbeszerzési eljárás kezdeményezése előtt a szakterület köteles megállapítani a közbeszerzési eljárás pontos tárgyát, mennyiségét és becsült értékét, a megfelelő kód Közös Közbeszerzési Szójegyzékből történő kiválasztásával.

22. § (1) A közbeszerzési eljárás becsült értékének vizsgálata során a szakterület a Kbt. 28. § (2) bekezdését köteles figyelembe venni. A szakterület a becsült érték vizsgálata során objektívalapú módszereket alkalmazhat. Objektívalapú módszernek minősül különösen

(2) A szakterület a Kbt. 28. §-a alapján meghatározott becsült érték vizsgálatát dokumentálni köteles.

23. § A közbeszerzési eljárás megindítását a szakterület a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárral pénzügyileg egyezteti elektronikus iratkezelő rendszer útján, majd a szakterület kezdeményezi az e célra rendszeresített formanyomtatványnak (a továbbiakban: kezdeményező irat) a döntéshozó részére történő megküldésével.

24. § A szakterület a kezdeményező iratban a beszerzés tárgyára vonatkozóan köteles nyilatkozni

25. § A kezdeményező irathoz mellékelni kell

26. § A kezdeményező irat hiánytalan és hibamentes kitöltése és a döntéshozó felé történő felterjesztése jóváhagyásra a kezdeményező szervezeti egység felelőssége, a hiányosan vagy nem megfelelően kitöltött kezdeményező iratot a jogi ügyekért felelős szervezeti egység hiánypótlásra visszaküldi a kezdeményező szervezeti egységnek. A megfelelően kitöltött kezdeményező irat hiányában a közbeszerzési eljárás előkészítésére nem kerül sor.

27. § Amennyiben szükséges, a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt tag intézkedik a közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülés – szakterülettel egyeztetett – időpontjának kitűzéséről.

28. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülésen a delegált bírálóbizottság tagjai vesznek részt. A bizottsági ülés esetlegesen felmerülő titkári feladatait a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt tag látja el.

29. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő egyeztetés célja, hogy felmérje az eljárás indításához, így különösen az eljárást indító felhívás, valamint a dokumentáció elkészítéséhez szükséges információkat, továbbá valamennyi lényeges körülményt és adatot.

30. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő egyeztetésen meg kell határozni

31. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő egyeztetés során megalkotott dokumentáció tervezetét a bírálóbizottság tagjai elektronikus levelezés útján kötelesek jóváhagyni, igazolva, hogy a dokumentáció tartalmát megismerték, és az abban foglaltakkal kapcsolatos egyetértésüket kifejezték. A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a jóváhagyásra határidőt tűzhet, melynek elmulasztása esetén a dokumentumokat jóváhagyottnak kell tekinteni.

32. § Amennyiben minden szükséges adat rendelkezésre áll, illetve minden körülmény felmérésre került, a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt tag a kezdeményező iratban kijelölt bírálóbizottsági tagok közreműködésével elkészíti az eljárás megindításához szükséges iratokat (a továbbiakban: indító iratok).

33. § Indító iratoknak minősülnek

34. § A felhívás és a dokumentáció tartalmazza

35. § A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, műszaki szakértelemmel rendelkező tagja felelős annak mérlegeléséért, hogy az ajánlati biztosíték, illetve teljesítési, jólteljesítési biztosíték alkalmazása szükséges-e.

36. § Támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén, támogatási szerződés hiányában, akkor kezdeményezhető közbeszerzési eljárás, ha azt szakmai szempontok indokolják, és a szakterület a kezdeményező irathoz csatolja a támogatási döntésről vagy a benyújtott pályázat befogadásáról szóló dokumentumok másolatát.

37. § A szakterület köteles a támogatás igénybevételére irányuló pályázat elbírálására vonatkozó okiratot a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére haladéktalanul megküldeni.

38. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt személy az indító iratokat jóváhagyásra a döntéshozónak felterjeszti.

39. § A jóváhagyott iratoknak a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére történő megküldéséről a döntéshozó gondoskodik. A döntéshozó jóváhagyása hiányában a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.

40. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt személy gondoskodik a közbeszerzésekért felelős miniszter és egyéb hatóságok részére történő adatszolgáltatásról, együttműködésről, valamint a jogszabályok által előírt tanúsítványok beszerzéséről.

41. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt munkatárs az indító iratok kézhezvételét követően kettő munkanapon belül intézkedik a felhívás közzétételre történő továbbításáról, illetve – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívás megküldéséről.

42. § Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatására részben vagy egészben nem az elektronikus közbeszerzés szabályai szerint kerül sor, a beérkezett ajánlatokat tartalmazó iratokat legalább kéttagú bontóbizottság bontja fel az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában. A bontóbizottságnak minden esetben tagja a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által a bírálóbizottságba delegált tag, amennyiben az eljárás lebonyolításában nem működik közre külső közbeszerzési szakértő.

43. § A FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – feladatát képezi a beérkezett ajánlatok bontása, az ajánlatok dokumentációban meghatározott formai és az alkalmassági igazolások mennyiségi (darabszám szerinti) szempontból történő előzetes vizsgálata, a Kbt. szerinti értesítések, tájékoztatások, jegyzőkönyvek, jelenléti ívek, az eljárás eredményéről szóló tájékoztató és összegezés elkészítése, megküldése és közzétételre történő továbbítása, valamint a bontás helyszínéül szolgáló tárgyalótermek biztosítása.

44. § A pénzügyi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag feladatát képezi annak vizsgálata, hogy a pénzügyi ajánlat összhangban van-e a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseivel, illetve a rendelkezésre álló pénzügyi fedezettel, továbbá az ajánlatok pénzügyi számadatai helyességének matematikai módszerrel történő vizsgálata.

45. § Az ajánlatok alaki követelményeknek való megfeleléséről, az ajánlattevők alkalmasságának formai és mennyiség szerinti vizsgálatáról, valamint a kizáró okok vizsgálatáról és az ezek során megállapított tényekről a FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – közbeszerzési szakvéleményt készít.

46. § Az alkalmasságot a FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – csak a 43. §-ban meghatározottak szerint vizsgálhatja. A mennyiségi vizsgálat részét képezi az alkalmassági igazolások, nyilatkozatok áttekintése.

47. § A közbeszerzési szakvélemény javaslatot tartalmaz a vizsgálat eredménye alapján szükségessé váló eljárási cselekményekre vonatkozóan (hiánypótlás, érvénytelenné nyilvánítás, kizárás), amelyeket a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által delegált munkatárs a bírálóbizottság elé terjeszt.

48. § A FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – közbeszerzési szakvéleménye alapján a bírálóbizottság dönt a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az egyes eljárási cselekmények elrendeléséről, melyet a bírálóbizottság tagjai előzetes egyeztetés során elektronikus levelező rendszer útján hagynak jóvá.

49. § A bírálóbizottság kizárólagos feladatkörét képezi az értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó adatok vizsgálata és az ajánlatnak a bírálati szempontok szerinti tartalmi elemeinek vizsgálata.

50. § A bírálóbizottság a döntéseit többségi szavazással hozza meg, szavazategyenlőség esetén a bírálóbizottság elnöke dönt. A bírálóbizottság akkor határozatképes, ha az ülésén legalább a tagok kétharmada jelen van.

51. § Abban az esetben, ha a bírálóbizottsági tagok közötti véleményeltérés áll fenn, a bírálóbizottsági tagok egyéni bírálati lapot készíthetnek, melyet az ajánlatok elbírálásáról készült végleges döntési javaslatról készült jegyzőkönyvhöz csatolni kell. Az egyéni bírálati lapon rögzíteni kell az ajánlat vagy részvételi jelentkezés érvényességére vagy érvénytelenségére vonatkozó megállapításokat, a részletes, egyedi, szakmai alapú indokolást, továbbá a döntéshozó részére tett döntési javaslatot.

52. § A döntéshozó a döntési javaslat alapján – szükség esetén a közbeszerzésekért felelős miniszter állásfoglalásának figyelembevételével – hozza meg döntését. A döntést írásba kell foglalni.

53. § A részvételi szakasz eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről, illetve a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről a FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – gondoskodik.

54. § Indokolt esetben a bírálóbizottság döntése alapján az ajánlati kötöttség lejártának időpontját megelőzően a FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – kéri fel az ajánlattevőket ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartására, az ajánlati kötöttség kiterjesztése azonban nem haladhatja meg az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontjától számított 60 napot. Amennyiben az ajánlattevő az ajánlatkérő által megadott határidőben nem nyilatkozik, úgy kell tekinteni, hogy ajánlatát az ajánlatkérő által megjelölt időpontig fenntartja. Amennyiben valamelyik ajánlattevő ajánlatát nem tartja fenn, az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontját követően az eljárás további részében az értékelés során ajánlatát figyelmen kívül kell hagyni.

55. § A FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – az ajánlati kötöttség idejének kiterjesztéséről, annak indokáról és az írásbeli összegzés megküldésének új időpontról írásban értesíti az ajánlattevőket.

56. § A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződést a jogi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag készíti el az eljárást indító felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet vagy szerződéses feltételek, szükség esetén a tárgyalási jegyzőkönyv, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően.

57. § A szerződés ellenjegyzésére és aláírására a gazdálkodási keretszabályzatban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy

58. § A megkötött szerződésnek az előírt honlapon történő közzétételét a jogi ügyekért felelős osztály vezetője által delegált munkatársa közérdekű adat közzétételéért felelős személynél kezdeményezi, valamint adott esetben gondoskodik az aláírt szerződés közbeszerzésekért felelős miniszter részére történő megküldéséről.

59. § A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződések módosítására kizárólag a Kbt. 141. §-ában meghatározott feltételek fennállása esetén van lehetőség.

60. § A szerződés módosítását a kezdeményező szervezeti egység a döntéshozó előzetes jóváhagyását követően kezdeményezheti, amelyben be kell mutatni a szerződésmódosítás indokait, és mellékelni kell a szerződésmódosítás jogszerűségének igazolására szolgáló dokumentumokat.

61. § A szerződésmódosítás megkötéséhez szükséges jóváhagyás beszerzése érdekében az előterjesztést a FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – készíti el és küldi meg soron kívül a jogszabály által előírt esetekben a közbeszerzésekért felelős miniszter részére.

62. § A szerződésmódosítás elkészítésére egyebekben az I. Rész IV. fejezetében foglaltakat kell alkalmazni.

63. § A FAKSZ – illetve, amennyiben az eljárásba FAKSZ nem kerül bevonásra, a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag – a szerződésmódosítás aláírt példányainak kézhezvételét követő két munkanapon belül gondoskodik a hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő megjelentetéséről.

64. § Az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles figyelemmel kísérni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését és a szerződésszerű teljesítést ellenőrizni, és a teljesítés megvalósulását követően a teljesítés szerződésszerűségéről a jogi ügyekért felelős szervezeti egységet haladéktalanul tájékoztatni.

65. § A Kbt. 43. § (1) bekezdés c) pontjában meghatározott, a szerződés (rész) teljesítéséről szóló információk honlapon történő megjelentetéséről a jogi ügyekért felelős szervezeti egység gondoskodik.

66. § A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 27/B. §-a szerinti keretmegállapodásos eljárás második részének (a továbbiakban: központosított közbeszerzési eljárás második része) lebonyolítása során az I. Rész III–VI. fejezetében foglaltaknak megfelelően kell eljárni, a Kbt. figyelembevételével, ezen fejezetben foglalt eltérésekkel.

67. § A központosított közbeszerzési eljárás második részét kezdeményező szervezeti egység feladata

68. § A kezdeményező szervezeti egység a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár titkárságának közreműködésével gondoskodik az eszközbeszerzési tilalom feloldásának kezdeményezéséről.

69. § (1) A központosított közbeszerzési eljárás második részét kezdeményező szervezeti egység meghatározza a beszerzés tárgyát, és áttekinti a Közbeszerzési Portál adatbázisából, hogy a beszerzés tárgya (a továbbiakban: termék) hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás (a továbbiakban: keretmegállapodás) terhére beszerezhető-e.

(2) Keretmegállapodások terhére történő beszerzések során, központosított közbeszerzési eljárás második részeként a keretmegállapodások alapján közvetlen megrendeléssel beszerezhető beszerzési tárgyak esetén közvetlen megrendelési igény bejelentésére és a megrendelés lefolytatására a beszerzés tárgya szerint illetékes, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) portálján felhasználói jogosultsággal rendelkező szervezeti egységek kötelesek. Közvetlen megrendelés esetén a beszerzés tárgya szerinti illetékes szervezeti egységek a megrendelés lefolytatását megelőzően kötelesek papíralapú írásbeli egyedi megrendelőn pénzügyi fedezet biztosítását igényelni, valamint a kötelezettségvállaló ellenjegyzését beszerezni. Ezt követően történhet meg az egyedi megrendelés rögzítése a központosított közbeszerzési portálon.

(3) A KEF portálon keresztül megküldött visszaigazolást a megrendelés elfogadásáról a beszerzés tárgya szerinti illetékes szervezeti egység kinyomtatja, és az aktához csatolja. Az akta visszaküldésre kerül a pénzügyi fedezetet biztosító szervezeti egység részére.

70. § Keretmegállapodások terhére történő beszerzések során, központosított közbeszerzési eljárás második részeként a keretmegállapodások alapján írásbeli konzultáció vagy a verseny újranyitása útján beszerezhető beszerzési tárgyak beszerzése esetén az írásbeli konzultációval vagy a verseny újranyitásával lefolytatott eljárás esetén beszerzési igény bejelentésére és az eljárások lefolytatására a jogi ügyekért felelős szervezeti egység jogosult.

71. § Amennyiben a kiemelt termékek körébe tartozó beszerzési igény kielégítése a központosított közbeszerzési eljárás alapján megkötött keretmegállapodás terhére nem történhet meg, a Minisztérium a beszerzést saját hatáskörben valósítja meg.

72. § A központosított közbeszerzési eljárás második része a KEF általi jóváhagyást és visszaigazolást követően indítható meg.

73. § A nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatások megrendelését a kezdeményező szervezeti egység az illetékes belföldi pénzügyi szervezeti egység részére közvetlenül megküldendő kiküldetés rendelvénnyel és feljegyzéssel kezdeményezi, amelyhez a kötelezettségvállaló jóváhagyása szükséges. A megrendelést az illetékes belföldi pénzügyi szervezeti egység a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó online utazási foglalási rendszeren keresztül valósítja meg.

74. § A Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: DKÜ Zrt.) és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: DKÜ rendelet) alapján informatikai beszerzések (a továbbiakban: informatikai beszerzések) lebonyolítása során az I. részben foglaltak szerint, az alábbi eltérésekkel kell eljárni.

75. § Informatikai beszerzési eljárást a Minisztérium önálló szervezeti egysége a biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egység útján kezdeményezhet.

76. § Az informatikai beszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata

77. § Az informatikai beszerzések során a biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egység feladata

78. § A biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egység megküldi a DKÜ Zrt. döntéséről szóló értesítést a kezdeményező szervezeti egység részére. A keretmegállapodások terhére történő beszerzések során, központosított közbeszerzési eljárás második részeként a keretmegállapodások alapján közvetlen megrendeléssel beszerezhető beszerzési tárgyak esetén közvetlen megrendelési igény bejelentésére és a megrendelés lefolytatására a beszerzés tárgya szerint illetékes szervezeti egységek a biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egység útján kötelesek. Közvetlen megrendelés esetén a beszerzés tárgya szerinti illetékes szervezeti egységek a megrendelés lefolytatását megelőzően kötelesek papíralapú írásbeli egyedi megrendelőn pénzügyi fedezet biztosítását igényelni, valamint a kötelezettségvállaló ellenjegyzését beszerezni. Ezt követően történhet meg az egyedi megrendelés biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egység általi rögzítése a DKÜ Portálon. A DKÜ Portálon keresztül megküldött visszaigazolást a megrendelés elfogadásáról a beszerzés tárgya szerinti illetékes szervezeti egység kinyomtatja, és az aktához csatolja. Az akta visszaküldésre kerül a pénzügyi fedezetet biztosító szakterület részére.

79. § Keretmegállapodások terhére történő beszerzések során, központosított közbeszerzési eljárás második részeként a keretmegállapodások alapján írásbeli konzultáció, vagy a verseny újranyitása útján beszerezhető beszerzési tárgyak beszerzése esetén a biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egység megküldi a DKÜ Zrt. döntéséről szóló értesítést a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére. Az írásbeli konzultációval vagy a verseny újranyitásával lefolytatott eljárás esetén a beszerzési igény bejelentésére és az eljárások lefolytatására a jogi ügyekért felelős szervezeti egység jogosult.

80. § Amennyiben a DKÜ Zrt. döntése alapján a beszerzés kezdeményezésére nem keretmegállapodás terhére kerül sor úgy, hogy a beszerzés lebonyolítója a DKÜ Zrt. döntése alapján saját hatáskörben a Minisztérium, abban az esetben az eljárás alapján kötendő szerződések elkészítése a jogi ügyekért felelős szervezeti egység feladata.

81. § Az informatikai beszerzések során a jogi ügyekért felelős szervezeti egység feladata:

82. § Amennyiben a DKÜ Zrt. a beszerzési igény saját hatáskörben való lefolytathatóságáról dönt, a beszerzési eljárásra a továbbiakban a jelen szabályzatban, különös tekintettel az I. Rész IV., V. és VI. fejezetében foglaltakat kell alkalmazni.

83. § Amennyiben a szerződést kezdeményező szervezeti egység az eljárás DKÜ rendelet szabályai alól mentesítését kezdeményezi, úgy erről köteles a biztonsági, informatikai és távközlési ügyekért felelős szervezeti egységet tájékoztatni.

84. § A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: NKOH rendelet) kormányzati kommunikációs és rendezvényszervezési feladatok megvalósításához kapcsolódó beszerzések lebonyolítása során az I. részben foglaltak szerint, az alábbi eltérésekkel kell eljárni.

85. § Kormányzati kommunikációs és rendezvényszervezési feladatok megvalósításához kapcsolódó beszerzési eljárást a Minisztérium önálló szervezeti egysége a jogi ügyekért felelős szervezeti egység útján kezdeményezhet.

86. § A beszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata

87. § A beszerzések során a jogi ügyekért felelős szervezeti egység feladata:

88. § A minősített beszerzésekre vonatkozó 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: kormányrendelet) hatálya alá tartozó beszerzések az Országgyűlés illetékes bizottsága által kiadott, a Kbt. alkalmazása alól felmentő előzetes döntés alapján kezdeményezhetők. A mentesítési eljárások lefolytatására a kormányrendelet szabályai szerint kerülhet sor. A kormányrendelet szerint minősített, valamint a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény szerinti védelmi és biztonsági célú beszerzések során az ezen részben foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.

89. § A beszerzési eljárás irataiba az eljárás lebonyolításában az utasítás alapján részt vevő személyek tekinthetnek be. A kötelezettségvállalásra jogosult az eljárás meghatározott iratainak megismerését egyéb személy részére írásban engedélyezheti. Az iratokba való betekintésre feljogosított személy köteles az iratok megismerését megelőzően titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot aláírni.

90. § A beszerzési eljárás során keletkezett minősített adatokra, azok minősítésének rendjére, valamint a minősített adatok kezelésére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a Minisztérium Biztonsági Szabályzatának és Iratkezelési Szabályzatának a rendelkezései irányadóak.

91. § (1) A kezdeményező szervezeti egység a 88. § szerinti beszerzési igényének mentesítése iránti kezdeményezését a polgári hírszerzésért felelős államtitkárság útján, a Miniszteri Kabinettel köteles jóváhagyatni.

(2) A kezdeményező szervezeti egység a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egységnél, a jogi ügyekért és a pénzügyi ügyekért felelős szervezeti egység egyidejű tájékoztatásával, illetve a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egység saját hatáskörben kezdeményezi az illetékes nemzetbiztonsági szolgálatnak (Nemzetbiztonsági Szakszolgálat, Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat, Alkotmányvédelmi Hivatal vagy Információs Hivatal) a kormányrendelet 2. § (3) bekezdése szerint meghatározott tartalmú szakmai állásfoglalásnak beszerzését. A kezdeményező szervezeti egység felelős a beszerzés tárgyának és becsült értékének meghatározásáért, mellyel kapcsolatosan szükség esetén előzetes egyeztetést folytat a jogi ügyekért felelős szervezeti egységgel. A szerződést kezdeményező szervezeti egység köteles megjelölni azt a védendő érdeket, amely a minősített eljárás megindítását megalapozza.

92. § A 91. §-ban meghatározott állásfoglalások beszerzését követően a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egység továbbítja az állásfoglalást a jogi ügyekért felelős szervezeti egység felé. A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a Belügyminisztérium által előírt formai és tartalmi követelményeknek megfelelő mentesítési kérelmet a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár és a polgári hírszerzésért felelős államtitkár egyidejű tájékoztatásával, a közigazgatási államtitkár útján megküldi a külgazdasági és külügyminiszternek (a továbbiakban: miniszter).

93. § A miniszter a mentesítési kérelem jóváhagyása esetén a kérelmet továbbítja a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére, aki gondoskodik annak az Országgyűlés illetékes bizottsága részére történő megküldéséről.

94. § Jogszabályban előírt esetben a jogi ügyekért felelős szervezeti egység a közbeszerzésekért felelős miniszter hozzájárulását kéri a mentesítési eljárás megindításához.

95. § A mentesítési kérelem az Országgyűlés illetékes bizottságának jóváhagyását követően a jogi ügyekért felelős szervezeti egység megküldi a jóváhagyott mentesítési kérelmet a kezdeményező szervezeti egység és a biztonsági ügyekért részére. A kezdeményező szervezeti egység lefolytatja az eljárást a gazdálkodási keretszabályzat szerint meghatározott beszerzési eljárás keretében azzal, hogy a kezdeményező szervezeti egység a mentesítés alapjául szolgáló érdek védelméről a beszerzési eljárás során, valamint az annak eredményeképpen létrejött szerződés teljesítése során köteles gondoskodni.

96. § A megkötött szerződések adatairól a jogi ügyekért felelős szervezeti egység egységes központi nyilvántartást vezet. A nyilvántartás vezetésén kívül a jogi ügyekért felelős szervezeti egység őrzi a megkötött szerződések egy-egy eredeti példányát.

97. § Az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (a továbbiakban: EKR) a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett központi közbeszerzési nyilvántartás és a közbeszerzési eljárások elektronikus lebonyolítását támogató informatikai rendszer. A közbeszerzési és koncessziós beszerzési eljárást a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett egységes EKR igénybevételével kell lebonyolítani. A Kbt. 41. § (1) bekezdése szerinti elektronikus kommunikáció – ha a Kbt. vagy a Kbt. felhatalmazása alapján alkotott jogszabály eltérően nem rendelkezik – az EKR-ben történik.

98. § Amennyiben a közbeszerzési eljárás ezen rendszeren keresztül kerül lefolytatásra, az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: EKR rendelet) rendelkezései, valamint az EKR üzemeltetésére jogosult szervezet webes felületén (www.ekr.gov.hu) található Felhasználói Kézikönyv alapján köteles eljárni az eljárásban részt vevő valamennyi, a Minisztérium által az eljárásba bevont személy. Az EKR-en keresztül lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárások esetén jelen Szabályzatban meghatározott eljárási cselekmények a Kbt.-ben és az EKR rendeletben meghatározott módon kerülnek végrehajtásra.

99. § Az EKR használatával összefüggésben a Minisztérium nevében az EKR alkalmazására vonatkozó jogosultságok kiosztásának rendjét a Minisztérium az alábbiak szerint határozza meg:

100. § A Közbeszerzési Hatóság és a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett elektronikus nyilvántartások, portálok, elektronikus közbeszerzési felületek használata során felhasználói és adminisztratív jogokkal a Minisztérium jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt munkatársai rendelkeznek.

101. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetőjének döntése alapján a 100. § szerinti rendszerekhez történő hozzáférés a Minisztérium által megbízott FAKSZ részére is biztosítható.

102. § A közbeszerzési eljárás előkészítésétől annak lezárulásáig – ideértve az eljárás alapján kötött szerződés teljesítését is – az eljárással kapcsolatos valamennyi folyamatot írásban dokumentálni kell.

103. § A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig kell megőrizni, amennyiben az eljárásra vagy a beszerzés forrására vonatkozó előírás (pl. projekt dokumentum) hosszabb megőrzési időt nem állapít meg. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább öt évig kell megőrizni.

104. § (1) A közbeszerzési eljárások dokumentumainak megőrzése a jogi ügyekért felelős szervezeti egység feladata.

(2) Az (1) bekezdésre figyelemmel valamennyi érintett szervezeti egység köteles a birtokában lévő, az adott eljáráshoz kapcsolódó valamennyi dokumentumot haladéktalanul a jogi ügyekért felelős szervezeti egység rendelkezésére bocsátani.

105. § Amennyiben a Minisztérium FAKSZ-ot bíz meg az eljárás teljes körű lefolytatásával, a FAKSZ az eljárás során keletkezett valamennyi iratot az eljárás lezárását követően haladéktalanul megküldi a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére.

106. § Az eljárás folyamán keletkezett iratnak minősül különösen:

107. § A közbeszerzési eljárások során keletkezett iratanyag (valamennyi irat) egy példányát a jogi ügyekért felelős szervezeti egység őrzi. Az iratok kezelésével kapcsolatosan a hatályos iratkezelési szabályzat az irányadó.

108. § A minősített beszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a keletkezett szerződés teljesítésével kapcsolatos valamennyi dokumentumot a minősítési idejük lejártáig, de legalább a szerződés teljesítését követő öt évig kell a kezdeményező szervezeti egységnek megőriznie.

109. § A mentesítési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatos valamennyi dokumentumot legalább a szerződés teljesítését követő öt évig kell a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egységnek megőriznie. A dokumentumok tárolását az ügyiratkezelésre és minősített adatok kezelésére vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni.

110. § A Minisztérium közbeszerzési eljárásokat el nem érő beszerzési eljárásaira főszabály szerint a Külgazdasági és Külügyminisztérium mindenkori, az adott beszerzés megindításakor hatályos gazdálkodási keretszabályzatát, valamint a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések lebonyolításáról szóló utasítás szabályait kell alkalmazni.

111. § Amennyiben azt a beszerzési tárgy értéke vagy az eljárás bonyolultsága indokolja, a Minisztérium közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzései esetén a közigazgatási államtitkár ezen utasításban meghatározott szabályok megfelelő alkalmazásával történő beszerzési eljárás lefolytatását írhatja elő.

112. § Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a hatályos közbeszerzési törvény és végrehajtási rendeletei, valamint a beszerzés tárgyára vonatkozó jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközök az irányadók.

113. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

114. § Az utasítás hatálybalépését megelőzően megindított közbeszerzési eljárások lefolytatására a megindításkor hatályos szabályokat kell alkalmazni.

115. §¹