2/2020. (I. 24.) NKFIH utasítás
2/2020. (I. 24.) NKFIH utasítás
a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal szerződéskötési és szerződés-nyilvántartási rendjéről1
2020.01.26.
A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 42/2019. (XI. 25.) ITM utasítás 1. melléklet 29. § (1) bekezdés a) pontja és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre
1.1 A jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) hatálya a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) szerződéseinek előkészítésére, megkötésére, módosítására és megszüntetetésére terjed ki azzal, hogy az utasítás alkalmazásában – amennyiben az eltérő rendelkezést nem tartalmaz – elnevezésétől függetlenül szerződésnek kell tekinteni mindazon ügyletet, két- vagy többoldalú jognyilatkozatot, megállapodást, egyezményt (a továbbiakban: szerződés), amellyel az NKFI Hivatal másik féllel (szervvel, személlyel) szemben különösen pénzbeni vagy természetbeni szolgáltatásra, ügy vitelére, együttműködésre vállal kötelezettséget, illetve ezek követelésére válik jogosulttá.
1.2 A megrendelésekre vonatkozóan az utasítást akkor kell alkalmazni, ha a vonatkozó hivatali szabályozás (így különösen a kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés tárgyú külön szabályozás) másként nem rendelkezik, azzal, hogy a III. fejezet szerinti rendelkezéseket az írásbeli megrendelések esetén is alkalmazni kell.
1.3 A fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok felhasználásának szabályait az államháztartásért felelős miniszter egyetértésével kiadott, a fejezetet irányító szerv vezetőjének utasítása tartalmazza. A jelen utasítás rendelkezéseit a fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok vonatkozásában kiegészítő jelleggel és akkor kell alkalmazni, ha a fejezetbe sorolt kiadási előirányzatok az államháztartásért felelős miniszter és a fejezet irányításáért felelős szerv vezetőjének az államháztartásért felelős miniszter egyetértésével kiadott utasítása eltérő rendelkezéseket nem tartalmaz.
1.4 Az utasítás hatálya nem terjed ki
a) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény szerinti kinevezésekre és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény hatálya alá tartozó munkaszerződésekre, azok módosítására és megszüntetésére,
c) támogatási jogviszonyokkal kapcsolatos okiratokra,
d) nemzetközi szerződésekre (így különösen az Európai Unió programjaiban való magyar részvétellel összefüggésben készült szerződésekre és megállapodásokra), valamint
e) azon szerződésekre és kötelezettségvállalásokra, amelyekről külön elnöki utasítás rendelkezik.
2. Értelmező rendelkezések
2.1. Az utasítás alkalmazásában:
a) informatikai ellenjegyzés: a 8.1 pontban meghatározott szerződések esetén szükséges ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés megfelel az NKFI Hivatal informatikai biztonsági tárgyú szabályozásaiban foglaltaknak;
b) jogi ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés teljeskörűen megfelel a vonatkozó hatályos jogszabályi rendelkezéseknek és a hivatali belső szabályozásokban foglaltaknak, azzal, hogy a (köz) beszerzési, a gazdálkodási-államháztartási és az informatikai előírásoknak való megfelelést a közbeszerzési, a pénzügyi, valamint az informatikai ellenjegyzés tanúsítja;
c) közbeszerzési ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) hatálya alá tartozik-e; ha igen, tárgya nem tartozik-e a Kbt. szerinti kivételi körbe, és ha igen, teljeskörűen megfelel-e a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályokban és az NKFI Hivatal belső szabályozásaiban foglaltaknak;
d) megrendelés: áru, beruházás vagy szolgáltatás egyszeri beszerzésére irányuló egyoldalú jognyilatkozat, amelynek elfogadása (visszaigazolása) a felek között – az előre ismert és elfogadott feltételek mellett – a megrendelő döntésétől függően igénybe vett értékű, minőségű és nagyságú áru, beruházás vagy szolgáltatás vonatkozásában hoz létre kötelmet;
e) pénzügyi ellenjegyzés: az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ávr.), illetve az NKFI Hivatal és a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap (a továbbiakban: NKFI Alap) gazdálkodási szabályzataiban (a továbbiakban együttesen: Gazdálkodási Szabályzatok) meghatározott ellenjegyzés;
f) szakmai ellenjegyzés: olyan ellenjegyzés, amely tanúsítja, hogy a szerződés teljeskörűen megfelel a szerződéskötést kezdeményező személy vagy szakmai szervezeti egység által meghatározott követelményeknek, a pénzbeni vagy egyéb kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárás megtörtént, továbbá tanúsítja a szerződés tartalmi helyességét;
g) szerződés előkészítőlap: a 2. mellékletet képező, kötelező tartalmi elemeket rögzítő adatlap.
3. Képviseleti és aláírási jogkör, a szerződéskötés folyamata
3.1 Az NKFI Hivatal részéről szerződés aláírására az NKFI Hivatal elnöke jogosult. Az elnök e jogkörét külön elnöki rendelkezésben vagy meghatalmazással az NKFI Hivatal szakmai felsővezetőjére vagy szakmai vezetőjére írásban átruházhatja az alább esetekben:
a) esetileg, konkrét szerződés aláírása,
b) meghatározott egyedi ügyfolyamat során aláírandó szerződések,
c) ügyek meghatározott csoportja
vonatkozásában.
3.2 Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei a Gazdálkodási Szabályzatokban foglaltak szerinti körben önállóan, továbbá az elnök eltérő rendelkezése hiányában az elnököt helyettesítő jogkörükben általános jelleggel jogosultak szerződés vagy megrendelés aláírására, továbbá a 3.7 alpont szerinti szóbeli kötelezettségvállalásra.
3.3 Pénzügyi kihatással is járó kötelezettségvállalásra a Gazdálkodási Szabályzatokban foglaltak szerinti tárgyi és személyi körben kerülhet sor.
3.4 Az NKFI Hivatal szervezeti egységei kezdeményezhetik a szakterületük szerinti illetékességi körben – pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó, ingyenes – szerződés (így különösen együttműködési, szakmai támogatási szerződést, megállapodást) egyetemekkel, civil szervezetekkel, tudományos testületekkel vagy más szervezetekkel történő megkötését.
3.5 Pénzbeni kötelezettségvállalással vagy természetbeni szolgáltatással járó jogviszony létesítése – a jogszabályban, ezen utasításban, a Gazdálkodási Szabályzatokban vagy az NKFI Hivatal elnökének külön rendelkezésében meghatározott kivétellel – csak írásban történhet.
3.6 Pénzbeni kötelezettségvállalással járó kötelmi jogviszony létesítésére a nettó 5 millió forintot elérő és azt meghaladó érték esetén szerződéskötéssel van mód. A nettó 5 millió forintot el nem érő kötelezettségvállalás – a 6. Megrendelések kötelező tartalmi elemei alcím rendelkezésinek figyelembevételével – megrendelés útján is történhet. Kivételes esetben, a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetőjének egyetértésével nettó 5 millió forintot elérő vagy meghaladó kötelezettségvállalás is történhet megrendelés útján. Tartós vagy összetett szolgáltatás, rendszeres vagy hosszú határidejű tevékenység igénybevétele elsődlegesen szerződéses jogviszony alapján történhet.
3.7 Az írásbeli kötelezettségvállalás nélküli kifizetések szabályait a Gazdálkodási Szabályzatok állapítják meg.
3.8 Az ezen utasítással vagy az NKFI Hivatal elnöke által külön intézkedéssel átruházott, a szerződés aláírásának jogára vonatkozó hatáskör – az NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) szerinti helyettesítés kivételével – nem delegálható tovább. A szerződés aláírására vonatkozó jog delegálását az elnök általános jelleggel vagy egyedileg bármikor megszüntetheti.
3.9 Az NKFI Hivatal szerződései előkészítésének, ellenjegyzésének és aláírásának lépéseit az 1. melléklet szerinti folyamatábra határozza meg. A folyamatábrában meghatározott sorrendtől csak kivételes esetben lehet eltérni.
II. FEJEZET
JAVASLATTÉTEL SZERZŐDÉSKÖTÉSRE, A SZERZŐDÉS ELŐKÉSZÍTÉSE
4. Javaslattétel (szerződés előkészítése)
4.1 Szerződéskötés kezdeményezésére az NKFI Hivatal elnöke, továbbá – az NKFI Hivatal elnökénél – az elnökhelyettesek és a főosztályvezetők (a továbbiakban: javaslattevő) jogosultak. Amennyiben a javaslattevő az NKFI Hivatal elnöke, a szerződés előkészítése az általa kijelölt szervezeti egység feladata. A szerződéskötésre irányuló javaslat felterjesztése történhet előzetesen, vagy a szerződés tervezetének az utasítás szerint előkészített és ellenjegyzett példányainak, továbbá a kitöltött és minden érintett által szignált szerződés előkészítőlap egyidejű megküldésével is. Amennyiben a vonatkozó jogszabályok és az NKFI Hivatal szabályzatai alapján szükséges, az NKFI Hivatal képviseletére vonatkozó meghatalmazást a szerződés tervezetéhez csatolni kell.
4.2 A szerződés előkészítésének folyamatában a lehetséges szerződéses partner felkutatása – az NKFI Hivatal közbeszerzéseinek és egyéb beszerzéseinek rendjét meghatározó utasítás (a továbbiakban: Beszerzési utasítás) rendelkezéseire figyelemmel – a szerződést előkészítő szervezeti egység feladata.
4.3 A javaslattevő a Beszerzési utasítás alapján lefolytatott eljárás végén előkészíti – a 4.4 pontban meghatározott esetek kivételével a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály által elkészített, az NKFI Hivatal belső hálózatán közzétett és rendszeresen aktualizált szerződésminta alkalmazásával – a szerződés tervezetét, és a szerződő féllel lefolytatja a szükséges érdemi és formai egyeztetéseket. A szerződés szakmai tartalmának megalkotásáért (így különösen a szerződő partner feladatainak meghatározásáért) a javaslattevő szervezeti egység felelős. A szerződéskötést közvetlenül megelőző tárgyalásokon és a tervezet elkészítése során a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály és az érintett szakmai és pénzügyi (gazdasági) szervezeti egységek kötelesek együttműködni a javaslattevővel, továbbá az előkészítésre kijelölt szervezeti egységgel, részükre konzultációs lehetőséget biztosítani, kérésükre a szerződés tervezetét előzetesen véleményezni.
4.4 Amennyiben a tervezett szerződés típusára nem áll rendelkezésre szerződésminta, valamint amennyiben a partner által előkészített szerződéstervezet kerül alkalmazásra a szerződésben az NKFI Hivatal vonatkozó szabályzataiban előírt kötelező tartalmi elemek átvezetéséről a szerződést előkészítő szervezeti egység gondoskodik. A szerződéstervezet előkészítésében a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály a szerződést előkészítő szervezeti egység megkeresése alapján szükség szerint közreműködik.
4.5 A szerződés megkötését megelőzően vagy a szerződés aláírásra felterjesztésével egyidejűleg a javaslattevő kötelessége és felelőssége megvizsgálni, és a kötelezettségvállalót feljegyzésben tájékoztatni a szerződés megkötésének indokáról, az adott partner kizárólagosságáról vagy a beérkezett ajánlatok kiértékeléséről, határozatlan idejű szerződéskötéskor a határozatlan időtartam megválasztásának indokáról, továbbá, hogy az adott feladat miért nem látható el kormányzati szolgálati jogviszonyban.
4.6 Amennyiben bármilyen tilalom vagy korlátozás alá esik a szerződés megkötése, de a korlátozás vagy tilalom alól felmentés kérhető, úgy annak, valamint jogszabály vagy az NKFI Hivatal szabályzatai által előírt ajánlatok előzetes beszerzése és az ellenjegyzők rendelkezésére bocsátása – az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában – a szakmai előkészítő szervezeti egység feladata, amely feladat ellátásában a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály közreműködik.
5. Szerződés kötelező tartalmi elemei
5.1 A szerződéstervezetnek – típusától, a szerződő felek személyétől és formájától függően értelemszerűen – legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia:
a) az NKFI Hivatal megnevezése, székhelye, adószáma, törzskönyvi azonosító száma, képviseletében eljáró személy neve, beosztása, visszterhes szerződés esetén számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;
b) az NKFI Hivatallal szerződő fél azonosítására alkalmas adatok:
ba) természetes személy esetén: a természetes személy neve, születési neve, születési helye, ideje, anyja születési neve, lakóhelye, adóazonosító jele, TAJ száma, számlavezető bank megnevezése, bankszámlaszáma;
bb) nem természetes személy szerződő fél esetén: a szerződő fél megnevezése, képviselője, képviselet jellege, székhelye, adószáma, cégjegyzék- vagy más nyilvántartási száma, ha szükséges kijelölni, a személyes közreműködésre kötelezett személy neve és/vagy beosztása; visszterhes szerződés esetén számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;
c) a szerződés tárgya (fajta, mennyiség, minőség, egységár szerint);
d) a szerződés időtartama (határozott/határozatlan idejű);
e) a szakmai, műszaki teljesítés helye és ideje (határideje);
f) rendelkezés a közreműködő (alvállalkozó) igénybevételének lehetőségéről;
g) a szerződő fél, valamint a közreműködő személy utasítására, felügyeletére, ellenőrzésére közvetlenül jogosult személy megjelölése, beosztásának feltüntetésével;
h) ha releváns, a közbeszerzés alapján kötött keretszerződés vagy keretmegállapodás száma;
i) a szerződéses ellenérték meghatározása (a szerződő fél által választott adózási módtól függően bruttó összegben, nettó ár + áfa bontásban, vagy nettó összegben; számmal és betűvel egyaránt feltüntetve);
j) keretszerződés / keretmegállapodás esetén az eseti megrendelésre vonatkozó alapvető szabályok;
k) a kapcsolattartók neve és beosztása, elérhetősége;
l) a teljesítés igazolásának módja, illetve az igazolására jogosult vezető beosztás szerinti megjelölése;
m) a fizetési feltételek meghatározása – az 5.4 alpont rendelkezéseinek figyelembevételével;
n) ha a szerződés tartalma nem tartozik a közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok körébe, a szerződéssel érintett adatok, információk bizalmas kezelésére vonatkozó, a feleket terhelő titoktartási kötelezettség;
o) üzleti titok köre – ha ilyen van;
p) a szerződés felmondásának esetei és feltételei, a felmondási idő hossza (naptári napban, hétben vagy hónapban meghatározva);
q) szerződésszegés esetén érvényesíthető jogkövetkezmények, ideértve a szerződés megerősítését (kötbér), késedelmi kamatot, a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvényben előírt mértéket meghaladó, elállást, zálogjogot vagy más korlátolt dolog jogot;
r) a szerződés módosításának formája – ha az korlátozott;
s) a szerződés hatálybalépésének időpontja;
t) a szerződés aláírásának helye és ideje;
u) a pénzügyi ellenjegyzés ténye, helye, ideje;
v) informatikai tárgyú szerződések esetében az NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatáról szóló elnöki utasításban és az 5.8–5.10 alpontban foglaltak;
w) nem természetes személy partner esetén átláthatósági nyilatkozat;
x) ügyleti képviselő eljárása esetén utalás a csatolandó meghatalmazásra.
5.2 A szerződés szövegét úgy kell előkészíteni, hogy a titoktartási kötelezettség körében az NKFI Hivatallal szerződő fél nyilatkozzon, hogy a szerződés teljesítése során megszerzett minden – jogszabály által nyilvánosnak (közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatnak) nem minősített – információra vonatkozóan titoktartási kötelezettséget vállal, és elfogadja, hogy előzetes, írásbeli engedély nélkül azokat nem hozza nyilvánosságra, harmadik személynek nem szolgáltatja ki és nem teszi hozzáférhetővé.
5.3 A szerződésben rögzíteni kell, hogy a felek tudomásul veszik egyrészt, hogy az Állami Számvevőszék, valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal jogosult a rendelkezésükre bocsátott költségvetési pénzeszközök szerződésszerű felhasználását ellenőrizni, másrészt, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (3) bekezdése alapján a szerződés tartalmáról való tájékoztatást nem lehet megtagadni üzleti titok címén.
5.4 Az NKFI Hivatal részéről a fizetési feltételek meghatározása során – az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése vagy a gazdasági vezető eltérő jelzése hiányában – a számla benyújtásától számított 8 naptári napnál rövidebb fizetési kötelezettség nem vállalható.
5.5 A szerződésben az NKFI Hivatal részéről előlegfizetési kötelezettség csak kivételes esetben (így különösen szerződési partner által meghatározott általános szerződési feltétel, speciális tárgyú szerződéses kötelmek esetén) vállalható. Részletfizetési kötelezettség vállalása esetén az ellenérték megfizetésének ütemezését az igazolt részteljesítésekhez kell kötni. A szerződéskötést követő évek előirányzata terhére vállalt kötelezettségek esetében a kifizetés összegét évenkénti ütemezésben kell meghatározni.
5.6 Az NKFI Hivatal szerződést csak
a) a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvényben,
b) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben (a továbbiakban: Áht.), így különösen az Áht. 29. alcímében és VI. fejezetében,
c) az Ávr.-ben, így különösen az Ávr. 50. és 51. §-ában, valamint VI. fejezetében,
d) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben,
e) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendeletben,
f) a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendeletben,
g) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendeletben,
h) a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendeletben,
i) a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendeletben,
j) a közszférában alkalmazandó nyugdíjpolitikai elvekről szóló 1700/2012. (XII. 29.) Korm. határozat 1. pont 1.5. és 1.8–1.14. alpontjában és
k) a Kormány irányítása alá tartozó fejezetek költségvetési szerveinek eszközbeszerzéseiről szóló 1982/2013. (XII. 29.) Korm. határozatban
meghatározott feltételekkel köthet.
5.7 Informatikai rendszereket, szolgáltatásokat, jogosultságokat és eszközöket érintő, informatikai hozzáférési jogot is biztosító szerződés esetén meg kell határozni a Szerződés előkészítőlapon vagy az ügyiratban bele kell foglalni, hogy mekkora a kockázata annak, ha a szerződés alapján harmadik (külső) fél hozzáfér a szervezet belső informatikai rendszeréhez vagy az ezen tárolt adatokhoz (informatikai kockázatbesorolás). A kockázat meghatározásért a harmadik féllel kötött szerződés teljesítésében elsődlegesen érintett főosztály vezetője a felelős, aki a kockázat meghatározásába köteles bevonni az informatikai feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység osztályvezetőjét.
5.8 Harmadik fél csak egyedi esetben, meghatározott időre és a szerződésben meghatározott feladat megoldásához látható el a munka elvégzéséhez szükséges informatikai eszközzel, felhasználói jogosultsággal. Harmadik fél információkhoz való közvetlen informatikai hozzáférésének feltételeit a vonatkozó szerződésben kell részletezni. Az NKFI Hivatal informatikai rendszereket és eszközöket érintő szerződéseiben – szükség esetén – a hivatali informatikai biztonsági szabályozásokra hivatkozni kell azzal, hogy a szerződő fél a szerződés aláírásával magára nézve kötelezőnek ismeri el a szabályozások rendelkezéseit. Harmadik fél az anyagokat és információkat a hozzáférést rögzítő szerződés és a (szerződésben foglalt vagy ahhoz csatolt) titoktartási nyilatkozat aláírása előtt nem ismerheti meg.
5.9 Ha a feladat elvégzésére a külső fél közreműködőt is igénybe vehet, a szerződésben rendelkezni kell a közreműködő hozzáférési jogosultságairól is. A titoktartási kötelezettség a külső fél közreműködőjére is vonatkozik. A titoktartási nyilatkozatot a külső fél közreműködőjének is alá kell írnia.
5.10 A hivatali informatikai rendszereket, szolgáltatásokat, jogosultságokat és eszközöket érintő szerződéseknek legalább a következő védelmi intézkedéseket kell tartalmaznia:
a) az adatátvitel és adattovábbítás alapvető szabályait,
b) az átadott információ vagy szoftver jogosultját, az adatvédelmi, szoftver jogvédelmi felelősségeket.
6. Megrendelés kötelező tartalmi elemei
6.1 Az NKFI Hivatal által adott megrendelésnek – típusától, a másik fél személyétől és formájától függően – legalább az alábbi elemeket kell tartalmaznia:
a) az NKFI Hivatal megnevezése, székhelye, adószáma, törzskönyvi azonosító száma képviseletében eljáró személy neve, beosztása, számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;
b) a megrendelés címzettjének neve, székhelye, adószáma, cégjegyzék vagy más nyilvántartási száma, számlavezető megnevezése és fizetési számlaszáma;
c) a megrendelés tárgya, fajtája, mennyisége, minősége, egységára;
d) szükség szerint a teljesítés helye és a teljesítés időpontja (határideje);
e) a megrendelés ellenértékének meghatározása a szerződő fél által választott adózási módtól függően bruttó összegben, nettó ár + áfa bontásban, vagy nettó összegben, számmal és betűvel egyaránt feltüntetve;
f) a fizetési feltételek meghatározása azzal, hogy – az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése vagy a gazdasági vezető eltérő jelzése hiányában – a számla benyújtásától számított 8 naptári napnál rövidebb fizetési kötelezettség állapítható meg;
g) a megrendelés kiállításának helye és ideje;
h) keretszerződés / keretmegállapodás alapján kiadott eseti megrendelés esetén a keretszerződés / keretmegállapodás azonosítására alkalmas adat(ok);
i) a pénzügyi ellenjegyzés ténye, helye, ideje.
6.2 Kötelezettség megrendelés útján a 3.6 pont rendelkezéseire tekintettel történhet.
6.3 A megrendelés teljesítésének igazolására – ha a megrendelés másképp nem rendelkezik – a javaslattevő szervezeti egység vezetője jogosult.
6.4 Nem természetes személy partner esetén a 3. melléklet szerinti átláthatósági nyilatkozatot a megrendelés kiállítása előtt be kell szereznie a javaslattevő, előkészítő szervezeti egységnek.
III. FEJEZET
A SZERZŐDÉS ELLENJEGYZÉSE, ALÁÍRÁSA
7. Szakmai ellenjegyzés
7.1 A javaslattevő a szerződés tervezetét a – 4. és 5. alcím szerinti előkészítés után – a Szerződés előkészítőlap vonatkozó részeinek kitöltését követően, a releváns előzményiratok mellékelésével és szükség szerint feljegyzés kíséretében legalább 3 példányban (idegen nyelvű szerződés esetén a magyar nyelvű változat csatolásával) a jelen alcím szerint köteles ellenjegyeztetni.
7.2 A javaslattevő a Szerződés előkészítőlapon feltünteti a szakmai ellenjegyzést, és a szerződés legalább egy példányának minden oldalát szignálja. Amennyiben javaslattevő nem azonos a szakmai ellenjegyzővel, a szerződéstervezetet megküldi az illetékes szakmai szervezeti egység vezetőjének véleményezés, ellenjegyzés céljából.
7.3 Szakmai ellenjegyzésre az NKFI Hivatal illetékes elnökhelyettese, főosztályvezetője és annak az SzMSz, illetve ügyrend szerint jogosított helyettese jogosult.
8. Informatikai ellenjegyzés
8.1 Informatikai ellenjegyzéssel kell igazolni, hogy a szerződés megkötése az NKFI Hivatal informatikai biztonságát nem veszélyezteti.
8.2 A szakmai ellenjegyzést követően az informatikai feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység osztályvezetője látja el a tervezetet ellenjegyzéssel, igazolva a szerződés rendelkezéseinek a hivatali informatikai biztonsági elvekben és szabályozásokban foglalt tényeknek, előírásoknak való megfelelőségét.
9. Jogi és közbeszerzési ellenjegyzés
9.1 A szakmai és az informatikai ellenjegyzést követően a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője által az adott szerződés beszerzési eljárásnak való megfelelősége ellenőrzésére kijelölt, jogi egyetemi végzettségű és jogi feladatkörben foglalkoztatott kormánytisztviselője (a továbbiakban: alkalmazott jogász) ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződéshez kapcsolódó beszerzési eljárás megfelel-e a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírtaknak. Az adott szerződés ellenőrzésére kijelölt alkalmazott jogász a Szerződés előkészítőlapon jelzi a beszerzési eljárásnak való megfelelőség tényét vagy annak hiányát.
9.2 A 9.1 pont szerinti ellenőrzést követően a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője által az adott szerződés jogi ellenőrzésére kijelölt alkalmazott jogász ellenőrzi, hogy a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződés megkötése vagy annak a javaslattevő által kért tartalma megfelel-e a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírtaknak, szükség esetén egyeztetést kezdeményez a jogi megfelelőség biztosítása érdekében. Az adott szerződés ellenőrzésére kijelölt alkalmazott jogász a Szerződés előkészítőlapon jelzi a jogi megfelelőség tényét vagy annak hiányát és – amennyiben a jogi megfelelőség biztosított – a szerződés minden oldalát leszignálja.
9.3 A 9.1 és a 9.2 pont szerinti ellenőrzést – a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetőjének kijelölése alapján – ugyanaz az alkalmazott jogász végzi.
9.4 A beszerzési eljárásoknak való és a jogi megfelelőség ellenőrzését követően a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője a szerződést ellenjegyzi (jogi és közbeszerzési ellenjegyzés) úgy, hogy a Szerződés előkészítőlapon, aláírásával feltünteti a jogi ellenjegyzés tényét, és a szerződés legalább egy példányának minden oldalát leszignálja. Nem szükséges a jogi ellenjegyzőnek a szerződés valamennyi példányát szignálnia, amennyiben a 9.2 pont szerinti ellenőrzés eredményeképp a szignálásra is sor került.
9.5 Amennyiben a kötelezettségvállalás tárgyát képező szerződés megkötése vagy annak a javaslattevő által kért tartalma nem felel meg a jogszabályokban és belső szabályzatokban előírtaknak, – és a jogi szempontból megfelelő tartalom kialakítása egyeztetés útján sem volt lehetséges –, a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője írásban tájékoztatja az elnököt. Ha az elnök írásban utasítást ad a jogi ellenjegyzésre, a jogi ellenjegyző az elnöki utasítás tényének feltüntetésével köteles annak a 9.4 pont szerint eleget tenni.
9.6 Az NKFI Hivatal elnökének vagy elnökhelyettesének erre irányuló intézkedése alapján – így különösen, ha az ügylet sajátos részterületet érint, vagy nincs alkalmazott jogász – a jogi ellenjegyzést külső jogi szakértő (így különösen ügyvéd) is elvégezheti.
10. Pénzügyi ellenjegyzés
10.1 A 7–9. alcím szerinti ellenjegyzéseket követően a javaslattevő a szerződés tervezetét – amennyiben az pénzügyi kötelezettségvállalást is jelent – a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése céljából megküldi az államháztartási jogszabályoknak való megfelelés és a fedezet rendelkezésre állásáért felelős gazdasági vezetőnek.
10.2 A pénzügyi ellenjegyzéssel egyidejűleg a Költségvetési Főosztály a Szerződés előkészítőlapon feltünteti a kötelezettségvállalás előzetes nyilvántartási számát is.
11. Az ellenjegyzésre vonatkozó további szabályok
11.1 Amennyiben a szerződés ellenjegyzésére jogosultak az ellenjegyzést a tervezet módosításához, kiegészítéséhez kötik, a javaslattevő azt kijavítja, kiegészíti, és – az előzmények csatolásával – ellenjegyzés céljából újból továbbítja az ellenjegyzésre jogosultak részére.
11.2 A szerződés tervezetét ellenjegyzésre az arra jogosultnak úgy kell megküldeni, hogy az ellenjegyzésre legalább 3 munkanap álljon rendelkezésre. Ennél rövidebb határidővel – amennyiben az NKFI Hivatal elnöke vagy elnökhelyettese eltérően nem rendelkezik – a szerződés kizárólag az ellenjegyző előzetes beleegyezésével adható át.
11.3 Amennyiben az NKFI Hivatal elnöke írásban másként nem rendelkezik, az ezen utasítás szerinti bármely ellenjegyzés hiányában a szerződés nem írható alá.
12. Szerződés felterjesztése és aláírása, a szerződés alaki követelményei
12.1 A szükséges ellenjegyzések megtörténtét követően a szerződés tervezetét a javaslattevő terjeszti fel az aláírására jogosult részére, legalább 3 eredeti példányban, amelyből 2 eredeti példány az NKFI Hivatal példánya (1 eredeti példány a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele érdekében a Költségvetési Főosztályt, a másik eredeti példány a javaslattevő szervezeti egységet illeti meg). Amennyiben a szerződésben kettőnél több fél szerepel, a szerződést annyival több példányban kell elkészíteni, amennyi szerződő fél van. Amennyiben a szerződő partner(ek) egynél több eredeti példányra tart(anak) igényt, úgy ennek megfelelően kell növelni a szerződés eredeti példányszámát.
12.2 A 3. alcímben meghatározott képviseletre és aláírásra jogosult (kötelezettségvállaló) aláírását követően a javaslattevő megküldi a szerződéses partnernek. A jelen utasítás szerint előzetesen nem véleményeztetett, a szerződő partner által már aláírt tervezet hivatali véleményeztetésére, ellenjegyzésére és aláírásra csak kivételes esetben, akkor kerülhet sor, ha a tervezet előzetes véleményeztetésével és ellenjegyzésével járó időmúlás a jogügyletet meghiúsítaná.
12.3 A partner vagy képviselője aláírásának valódiságát és hitelességét a szerződést előkészítő szervezeti egység ellenőrzi, elsősorban a partnertől beszerzendő okiratok [így különösen létesítő (alapító) okirat, hitelesített aláírási címpéldány, ellenjegyzett aláírásminta, személyazonosító igazolvány] vagy a bárki számára hozzáférhető és nyilvános hatósági nyilvántartások (így különösen cégjegyzék, civil szervezetek nyilvántartása) alapján.
12.4 A szerződés alapján történő kifizetések számfejtéséhez, teljesítéséhez szükséges, így különösen az adó- és járulékszámításhoz előírt nyilatkozatok, adatlapok aláíratásáról, beszerzéséről a Költségvetési Főosztály által meghatározott rendben a szerződést előkészítő szervezeti egység gondoskodik. A szerződést előkészítő szervezeti egység továbbá a szerződés minden fél általi aláírását követően a szerződéshez kapcsolódó, minden szükséges ellenjegyzést tartalmazó Szerződés előkészítőlap egy másolati példányát köteles a Költségvetési Főosztálynak megküldeni.
IV. FEJEZET
SZERZŐDÉS-NYILVÁNTARTÁS, A TELJESÍTÉS ELLENŐRZÉSE
13. A teljesítés figyelemmel kísérése
13.1 A szerződésben rögzített jogok érvényesülését, kötelezettségek teljesítését elsődlegesen a szerződésben, illetve a Gazdálkodási Szabályzatokban meghatározott teljesítés igazolására jogosult köteles ellenőrizni. Ha a szerződés teljesítése során olyan ok vagy körülmény merül fel, amely szerződésszegéshez vezethet, vagy a teljesítést meghiúsíthatja, az ennek megszüntetéséhez vagy a megfelelő jogkövetkezmények alkalmazásához szükséges intézkedéseket haladéktalanul meg kell tenni. Ha a teljesítés igazolására jogosult a teljesítést – mennyiségi, minőségi vagy bármely egyéb szempontból – hibásnak tartja, köteles a teljesítés igazolását megtagadni vagy a teljesítést igazoló okmányba a részlegességre utaló nyilatkozatot vagy jogfenntartó nyilatkozatot felvenni.
13.2 A javaslattevő és a szerződés tárgya következtében érintett szakmai főosztály köteles a tartós jogviszony alapját képező szerződéseket évente felülvizsgálni, különös tekintettel a jogszabályváltozásokra, a feladatellátás racionalizálására, a szerződés tárgyára és értékére.
13.3 A szerződés módosítására és megszüntetésére a szerződés megkötésére vonatkozó szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni azzal, hogy a szerződés esetleges pénzügyi átütemezésének tervéről, illetve a pénzügyi teljesítést bármilyen módon érintő egyéb változás tervéről a Költségvetési Főosztályt haladéktalanul írásban értesíteni kell.
13.4 A szerződés megszűnéséről, a megszűnés módjáról, valamint a szerződésben foglalt határidő teljesítés nélküli lejártáról vagy a szerződés egyéb módon való meghiúsulásáról írásban haladéktalanul értesíteni kell az illetékes pénzügyi és a jogi szakterületet.
14. Szerződés-nyilvántartás
14.1 A hatályos szerződések nyilvántartását – a szerződés egy példányának rendszerezett őrzésével – a szerződést előkészítő szervezeti egységek végzik.
14.2 A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések és megrendelések egy eredeti példányát az előkészítő szervezeti egység az aláírást követően haladéktalanul köteles eljuttatni a Költségvetési Főosztály részére, a rendelkezésre álló költségvetési előirányzatokhoz kapcsolódó, az NKFI Hivatal Gazdálkodási szabályzatában meghatározott kötelezettségvállalási nyilvántartás naprakész vezetésének dokumentumokkal alátámasztott biztosítása érdekében, a Gazdálkodási szabályzatokban meghatározottak szerint.
14.3 Az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettese, a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője, valamint a pénzügyi kihatással bíró szerződések esetében a gazdasági vezető, valamint az általuk erre felhatalmazott kormánytisztviselő az NKFI Hivatal által kötött szerződésekbe és megrendelésekbe korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot kérhet vagy készíthet.
14.4 A szerződések tartalmáról továbbá tájékoztatást kérhet az NKFI Hivatal azon munkatársa, akinek az adatra munkaköri feladata ellátása céljából rendszeresen vagy esetileg szüksége van.
V. FEJEZET
EGYES SZERZŐDÉSTÍPUSOKRA VONATKOZÓ ELTÉRŐ SZABÁLYOK
15. Az NKFI Hivatal elnöke meghatározott szerződéstípusok esetén a szerződéskötés rendjére, a szerződések tartalmára és nyilvántartására vonatkozóan eltérő szabályokat állapíthat meg, ebben az esetben jelen utasítás rendelkezéseit kiegészítő jelleggel kell alkalmazni. Ezek a szerződések különösen:
a) az NKFI Alapból folyósított támogatásokkal összefüggő támogatási szerződések és támogatói okiratok;
b) a szakértői testületi tagokkal és anonim szakértőkkel kötendő keretmegállapodások, megbízási szerződések és eseti megrendelők;
c) a 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet és a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény szerinti támogatások iránti pályázatok keretében benyújtott projektjavaslatokhoz az – Irányító Hatósággal külön megállapodás alapján rögzített pályázati felhívások esetén – az NKFI Hivatal által kiadandó kutatási, fejlesztési és innovációs szakpolitikai vélemény kialakításába bevont szakértőkkel kötendő keretmegállapodások, megbízási szerződések és eseti megrendelők.
VI. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
16. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
17. Jelen utasítás rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.
18.2
1. melléklet a 2/2020. (I. 24.) NKFIH utasításhoz
Szerződéskötés folyamatábrája
|
beszerzési igény felmerülése (4.1) |
|
ê |
|
beszerzési eljárás meghatározása (3.7, 4.2–4.3, beszerzési szabályzat) |
|
ê |
|
beszerzési szabályzat szerinti eljárás lefolytatása (4.2, beszerzési szabályzat) |
|
ê |
|
szerződés/megrendelő tervezetének elkészítése (5/6) |
|
ê |
|
egyeztetés a partnerrel (4.4.) |
|
ê |
|
Szerződés-előkészítő lap kitöltése (2.1. g) |
|
ê |
|
kísérő feljegyzés elkészítése (4.5) |
|
ê |
|
szakmai ellenjegyzés (7) |
|
ê |
|
informatikai ellenjegyzés (8) |
|
ê |
|
beszerzési eljárásnak való megfelelősége ellenőrzése (9.1) |
|
ê |
|
jogi ellenőrzés (9.2) |
|
ê |
|
jogi és közbeszerzési ellenjegyzés (9) |
|
ê |
|
pénzügyi ellenjegyzés (10) |
|
ê |
|
kötelezettségvállalás, szerződés aláírása (12.1) |
|
ê |
|
szerződés kiküldése, szerződéses partner aláírása (12.2) |
2. melléklet a 2/2020. (I. 24.) NKFIH utasításhoz
Szerződés előkészítő lap
|
Megnevezés |
Adatok, megjegyzés, aláírás (ellenjegyzés) |
|
|---|---|---|---|
1 |
Szerződés iktatószáma |
|
|
2 |
Javaslattevő (előkészítő szervezeti egység, személy) ellenjegyzése (az utasítás 5.6 pontjában foglaltak igazolása is) |
Aláíró neve: |
|
3 |
Szerződés tárgya |
||
4 |
Szerződéses partner |
||
5 |
Szerződés hatálybalépésének időpontja |
|
|
6 |
Szerződés megszűnésének időpontja |
|
|
7 |
Bruttó összeg, vagy (magánszemély kivételével) |
|
|
8 |
Szerződésmódosítás esetén annak indoka |
||
9 |
Szakmai szervezet véleménye |
Aláíró neve: |
|
10 |
Informatikai ellenjegyzés |
A szerződéstervezet szerinti szolgáltatás informatikai rendszereket nem érint / érint |
|
11 |
Beszerzési eljárásnak való megfelelősége ellenőrzése |
közbeszerzés köteles nem / igen |
|
12 |
Jogi ellenőrzés |
A szerződéstervezet a hatályos jogszabályoknak, belső szabályzatoknak nem felel meg / megfelel |
|
13 |
Pénzügyi ellenjegyzés |
Fedezet: biztosított/nem biztosított |
|
14 |
Kötelezettségvállalás forrása: |
|
|
NKFI Hivatal |
NKFI Alap |
||
Egyéb: |
|||
15 |
Kötelezettségvállalás nyilvántartási száma: |
|
|
16 |
Szerződés aláírója (kötelezettségvállaló) |
|
|
3. melléklet a 2/2020. (I. 24.) NKFIH utasításhoz
NYILATKOZAT
az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 41. § (6) bekezdésében foglalt feltételnek való megfelelésről az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 50. § (1a) bekezdése szerint
az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 41. § (6) bekezdésében foglalt feltételnek való megfelelésről az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló
368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 50. § (1a) bekezdése szerint
Szervezet neve:
Székhelye:
Képviselő neve, beosztása1:
Jelen okirat aláírásával ezúton nyilatkozom, hogy az általam képviselt szervezet – az Áht. 1. § 4. pontja alapján alkalmazandó – a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 3. § (1) bekezdés 1. pont …) alpontja2 szerinti átlátható szervezetnek minősül.
Tudomásul veszem, hogy a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (NKFI Hivatal) nem átlátható szervezettel visszterhes szerződést érvényesen nem köthet, ilyen szervezet számára kifizetést nem teljesíthet; továbbá a nyilatkozatomban foglaltak változásáról köteles vagyok az NKFI Hivatalt haladéktalanul írásban tájékoztatni, valamint valótlan tartalmú nyilatkozat alapján létrejött szerződést az NKFI Hivatal köteles felmondani vagy – teljesítés előtt – attól elállni.
Kelt: …………………… (hely, idő)
………………………………………
aláírás
aláírás
__________________________
1 Meghatalmazott esetén a meghatalmazás is csatolandó.
2 2011. évi CXCVI. törvény 3. § (1) bekezdés 1. pontja szerinti átlátható szervezet:
a) az állam, a költségvetési szerv, a köztestület, a helyi önkormányzat, a nemzetiségi önkormányzat, a társulás, az egyházi jogi személy, az olyan gazdálkodó szervezet, amelyben az állam vagy a helyi önkormányzat külön-külön vagy együtt 100%-os részesedéssel rendelkezik, a nemzetközi szervezet, a külföldi állam, a külföldi helyhatóság, a külföldi állami vagy helyhatósági szerv és az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam szabályozott piacára bevezetett nyilvánosan működő részvénytársaság;
b) az olyan belföldi vagy külföldi jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező gazdálkodó szervezet, amely megfelel a következő feltételeknek:
ba) tulajdonosi szerkezete, a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvény szerint meghatározott tényleges tulajdonosa megismerhető,
bb) az Európai Unió tagállamában, az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes államban, a Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet tagállamában vagy olyan államban rendelkezik adóilletőséggel, amellyel Magyarországnak a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezménye van,
bc) nem minősül a társasági adóról és az osztalékadóról szóló törvény szerint meghatározott ellenőrzött külföldi társaságnak,
bd) a gazdálkodó szervezetben közvetlenül vagy közvetetten több mint 25%-os tulajdonnal, befolyással vagy szavazati joggal bíró jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdálkodó szervezet tekintetében a ba), bb) és bc) alpont szerinti feltételek fennállnak;
c) az a civil szervezet és a vízitársulat, amely megfelel a következő feltételeknek:
ca) vezető tisztségviselői megismerhetők,
cb) a civil szervezet és a vízitársulat, valamint ezek vezető tisztségviselői nem átlátható szervezetben nem rendelkeznek 25%-ot meghaladó részesedéssel,
cc) székhelye az Európai Unió tagállamában, az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes államban, a Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet tagállamában vagy olyan államban van, amellyel Magyarországnak a kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezménye van.
1
Az utasítást a 2/2021. (III. 31.) NKFIH utasítás 18. pontja hatályon kívül helyezte 2021. április 1. napjával. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező utasítás 17. pontját.
2
A 18. pont a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás