22/2020. (XII. 18.) PM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) A minisztert, államtitkárt, közigazgatási államtitkárt, helyettes államtitkárt, kabinetfőnököt, miniszteri biztost külföldi tartózkodása idejére megillető juttatások körét és mértékét az állami vezetői juttatásokról szóló kormányrendelet (a továbbiakban: R1.) szabályozza.

(3) Ezen utasítás alkalmazásában

2. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetések tervezése negyedéves bontásban történik. A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a miniszter, a közigazgatási államtitkár és az államtitkár – a (4) bekezdésben foglalt kivétellel – az általa irányított szervezeti egység negyedévi utazási programjairól – a Protokoll Főosztály vezetője által meghatározott módon – részletes tervet készít, amelyet a tárgynegyedévet megelőző negyedév második hónapjának 15. napjáig az Utaztatás részére az utaztatas@pm.gov.hu címre elektronikus úton megküld.

(2) Az Utaztatás a negyedéves előzetes utazási terveket összegyűjti, és a beküldési határidőt követő 5 napon belül továbbítja az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) és a Nemzetközi Pénzügyi Intézmények Főosztály (a továbbiakban: NPIF) részére. Az NPIF észrevételeit 5 napon belül megküldi az IGF részére, aki a tárgynegyedévet megelőző hónap elsejéig jóváhagyás céljából felterjeszti a negyedéves utazási tervet (a továbbiakban: utazási terv) a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár részére.

(3) Az utazási terv engedélyezését követően az IGF írásban kiértesíti a szervezeti egységeket a jóváhagyásról, az adott szervezeti egység jóváhagyott kiküldetéseit tartalmazó táblázat megküldésével, valamint értesíti erről a Protokoll Főosztály vezetőjét is.

(4) A háttérintézmény vezetője utazási tervét a háttérintézmény tekintetében a miniszter által átruházott hatáskörben eljáró politikai felsővezetővel vagy szakmai felsővezetővel (a továbbiakban együtt: szakmai felügyeletet ellátó vezető) történt előzetes egyeztetést követően a tárgynegyedévet megelőző negyedév második hónapjának 15. napjáig megküldi a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárnak.

(5) A gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár a háttérintézmény vezetőjének utazási tervét a szakmai felügyeletet ellátó vezető és az NPIF útján a tárgynegyedévet megelőző hónap elsejéig jóváhagyásra felterjeszti a közigazgatási államtitkár részére. A háttérintézmény vezetőjének utazásait a háttérintézmény a vonatkozó szabályzata szerint szervezi és finanszírozza.

(6) A Nemzeti Adó- és Vámhivatal vezetéséért felelős államtitkár, a NAV adószakmai ügyeiért felelős helyettes államtitkár, valamint a NAV bűnügyi, vámszakmai és rendészeti feladatai ellátásáért felelős helyettes államtitkár éves utazási terve a Nemzeti Adó és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) saját finanszírozású éves utazási tervének részét képezi, utazásaikat a NAV szervezi, és az érintettek a NAV ideiglenes külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályzata szerint járnak el.

(7) A háttérintézmény vezetője nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó vezetővel előzetesen köteles egyeztetni.

3. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése az 1. melléklet szerinti „Ideiglenes külföldi kiküldetési engedély” megnevezésű nyomtatvány (a továbbiakban: kiküldetési engedély) kitöltésével és aláírásával történik. Az aláírási jogkörök összefoglaló táblázatát a 2. melléklet tartalmazza.

(2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során a kiküldöttnek a célszerűségre és költséghatékonyságra tekintettel kell eljárnia. Azonos szervezeti egységtől azonos programra egynél több fő ideiglenes külföldi kiküldetésére csak különösen indokolt esetben kerülhet sor.

(3) Ha a minisztérium részéről több fő vesz részt azonos programon, akkor a delegáció vezetőjeként a legmagasabb beosztásban lévő kiküldöttet kell tekinteni, az ő kiküldetési engedélyén kell feltüntetni a többi kiküldöttre vonatkozó adatokat is. Azonos beosztású kiküldöttek esetén az utazást elrendelő államtitkár dönt a delegáció vezetőjének személyéről.

(4) A kitöltött kiküldetési engedély tervezetét az ideiglenes külföldi kiküldetést elrendelő vezető (a továbbiakban: kiküldetés elrendelője) aláírása előtt az utazás előzetes költségkalkulációja érdekében egyeztetésre meg kell küldeni az Utaztatás részére, az utaztatas@pm.gov.hu e-mail-címre. A várható költségek számításánál a napidíj, a szállásköltség és az utazási költség mellett az egyéb ismert várható költségeket is figyelembe kell venni, ilyenek különösen a transzferköltség, az autópályadíj, a parkolási díj, az idegenforgalmi adó, a vízumdíj, a vízumfotó díja, a szolgálati útlevél díja, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltások díja, a regisztrációs díj, a személyi- és poggyászbiztosítás, a reprezentáció és a kormányváró díja.

(5) Az utazás tervezett költségeinek ismeretében a kiküldött a kiküldetési engedélyhez csatolja a meghívót és a programtervet, és a szakmai szervezeti egység vezetőjének feljegyzése kíséretében a kiküldetés elrendelője részére aláírásra megküldi.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (10) és (11) bekezdésben meghatározottak kivételével – a szakmai helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a szakmai irányítást ellátó államtitkár, a Miniszteri Kabinet munkatársai esetében a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a parlamenti államtitkár rendelheti el. A kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély aláírásával igazolja az adott ideiglenes külföldi kiküldetés szükségességét, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát.

(7) A kiküldetés elrendelője által aláírt és mellékletekkel ellátott kiküldetési engedélyt a költségtételek ellenőrzése és pénzügyi ellenjegyzés céljából az IGF részére szükséges megküldeni. Pénzügyi ellenjegyzésre az IGF vezetője, akadályoztatása, illetve távolléte esetén – figyelemmel az IGF Ügyrendjében előírt helyettesítési rendre – a minisztérium kötelezettségvállalási szabályzatában meghatározottak szerint a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére kijelöltek jogosultak.

(8) A közigazgatási államtitkár által jóváhagyott, utazási tervben szereplő, elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetéseket az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárt a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) alapján helyettesítő személy engedélyezi.

(9) Az utazási terv jóváhagyását megelőzően elrendelt, valamint a jóváhagyott utazási tervben nem szereplő ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (10) és (11) bekezdésben foglaltak kivételével – a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a közigazgatási államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy engedélyezi, a szakmai irányítást ellátó államtitkár, akadályoztatása esetén az államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy hozzájárulása, a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy egyetértése, valamint az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett.

(10) Az ideiglenes külföldi kiküldetést

(11) A Duna Transznacionális Program Végrehajtásáért Felelős Főosztály (a továbbiakban: DTPVFF) munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetéseit a szervezeti egységet vezető főosztályvezető, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a szakmai helyettes államtitkár, a főosztályvezető kiutazásait a szakmai helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a szakmai irányítást ellátó államtitkár rendeli el, és a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy engedélyezi.

(12) Azokat az ideiglenes külföldi kiküldetéseket, amelyek a jóváhagyott utazási tervben szerepelnek, de a kiküldött személye, az utazás helyszíne vagy időpontja megváltozott, a jóváhagyott utazási tervben szereplő útnak kell tekinteni.

(13) A részvételidíj-fizetési kötelezettséggel járó konferenciára, workshopra, egyéb rendezvényre szóló – ide nem értve az Európai Unió, illetve az OECD által kezdeményezett –, külföldről érkező meghívások elfogadására, a résztvevő jelölésére a szakmai irányítást ellátó államtitkár javaslatára kizárólag a közigazgatási államtitkár előzetes jóváhagyásával kerülhet sor, amely feltétele az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezésének.

(14) Az engedélyező által aláírt kiküldetési engedélynek – a (15) bekezdésben foglaltak kivételével – legkésőbb az indulás napja előtt 10 nappal meg kell érkeznie az Utaztatás részére.

(15) Vízumköteles országokba való ideiglenes külföldi kiküldetéskor az ideiglenes külföldi kiküldetés esedékessége előtt legalább 20 munkanappal a kiküldött köteles az Utaztatásra eljuttatni az engedélyező által aláírt kiküldetési engedélyt, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumokat. A vízum ügyintézése az Utaztatással egyeztetve történik.

(16) A kiküldetési engedélynek az Utaztatás részére időben történő benyújtása – különös figyelemmel a vízumkötelezett országokra –, valamint a kiküldetési engedélyhez szükséges jóváhagyások megszerzése a kiküldött feladata és kötelezettsége.

(17) Az elrendelt és jóváhagyott hivatalos külföldi kiutazás megszervezését – a szolgálati útlevéllel és a diplomata-útlevéllel kapcsolatos hivatali ügyintézést, a szükséges vízum, illetve az utazáshoz szükséges jegyek beszerzését, az utazási biztosítás intézését és azok átadását – kizárólag az Utaztatás végezheti.

(18) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetés esetén a PM igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt a kiküldetési engedélyen, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni.

(19) Ha a minisztérium a PM igazgatása költségvetése terhére nem a minisztérium alkalmazásában álló személy (a továbbiakban: külsős utazó) utaztatásának finanszírozását átvállalja, akkor a kiküldetési engedély „Egyéb indokolás” pontja alatt meg kell indokolni e személy ideiglenes külföldi kiküldetésének szükségességét, amelyet az engedélyezőnek az elbírálás során figyelembe kell vennie.

(20) A jóváhagyott kiküldetési engedélyen az Utaztatás vezetője, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a Protokoll Főosztály ügyrendjében meghatározott helyettes vezető aláírásával igazolja a kiküldetési engedély Utaztatásra történő érkezését, valamint a foglalások és az utazásszervezéssel kapcsolatos egyéb teendők elvégzését.

(21) A háttérintézmény vezetője ideiglenes külföldi kiküldetését az utazási terv jóváhagyásáig, illetve az utazási tervben nem szereplő ideiglenes külföldi kiküldetések esetében a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár és a háttérintézmény szakmai felügyeletét ellátó vezető egyetértésével a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

(22) A háttérintézmény vezetője utazási tervének jóváhagyását követően az utazási tervben feltüntetett ideiglenes külföldi kiküldetéseket a szakmai felügyeletet ellátó vezető engedélyezi.

4. § (1) Az Európai Unió Tanácsa (a továbbiakban: Tanács) üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt a hivatalos formanyomtatvány kitöltésével és az ülésen történő aláíratásával igazolják.

(2) A hivatalos utazás tanácsi keretből történő elszámolásához a Tanács által küldött meghívó és napirend, a Tanács kormányzati dokumentációs webfelületéről (Delegates Portal) letölthető „Meeting Presence List” elnevezésű kinyomtatott dokumentum, vagy ennek hiányában az (1) bekezdés szerinti jelenléti formanyomtatvány másolata, a közlekedési költségről szóló bizonylat, repülőjegy és beszállókártya szükséges.

(3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven keresztül biztosítja az (1) bekezdésben meghatározott szakértők költségeinek finanszírozását. Az Európai Unió által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását az IGF végzi.

(4) A pénzügyi elszámolásokat az IGF utólag, havonta, egy összegben, a tárgyhót követő hónap 20. napjáig megküldi a kijelölt központi kapcsolattartó szerv részére.

5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során a hivatalos kiküldetéssel kapcsolatosan felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg.

(2) A kiküldöttet megillető költségtérítés a napidíj, az ideiglenes külföldi kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, utazási biztosítás, szállásköltség, valamint az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal, illetve számlával igazolt összege.

(3) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által foglalkoztatott gépkocsivezetők ideiglenes külföldi kiküldetésével kapcsolatos kiadásokat a KEF biztosítja.

(4) A külsős utazónak a 7. § (4) bekezdés c) pontja szerinti repülőjegy, illetve a 8. § (2) bekezdése szerinti egyéb rangú és beosztású kiküldöttekre vonatkozó szállodai keretösszeg biztosítható. A külsős utazó részére indokolt esetben a 6. § (1) bekezdése szerinti napidíj biztosítható. Az ettől való eltérés azonban kivételesen indokolt esetben a hatályos jogszabályok, nemzetközi kötelezettségvállalás, illetve a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ideiglenes külföldi kiküldetés esetén lehetséges. Ebben az esetben a napidíjelőleg a hatályos jogszabályok szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettséggel csökkentetten kerül kifizetésre.

6. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetésben részt vevő személy az R2.-ben meghatározott napidíjra jogosult az e §-ban meghatározottak szerint.

(2) A kiküldöttet megillető napidíj összegét bruttó összegben – az 5. § (4) bekezdésében foglalt kivétellel – a kiutazás előtt a kiküldött vagy a meghatalmazottja részére kell kifizetni banki utalással vagy készpénzben, a kiküldött előzetes választása szerint. Az átadott előleggel kapcsolatban a kiküldöttnek a 11. § szerinti elszámolási kötelezettsége keletkezik.

(3) A miniszter, az államtitkár és a közigazgatási államtitkár az R1. alapján a napidíjról lemondhat.

(4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát a kiküldetés elrendelője köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a repülőjárat nem indokolja –, ennek indokoltságát a kiküldetési engedély „Egyéb indokolás” pontjában kell alátámasztani.

(5) A kiküldött napidíját megalapozó napok számának meghatározásánál az ideiglenes külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni.

7. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz meghatározásánál a kiküldöttnek a biztonságosságot és a gazdaságosságot szükséges figyelembe vennie.

(2) Repülő-, illetve vonatjegyfoglalást kizárólag az Utaztatás végezhet, ez alól kivételek a nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint vis maior, illetve a közlekedési és egyéb haváriaesemények miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások.

(3) Az online check-in elvégzése a kiküldött feladata. Amennyiben a diszkont légitársaságok járatai esetén a kiküldött ezt elmulasztja, a repülőtereken fizetett díjat a minisztérium nem téríti meg, az a kiküldöttet terheli.

(4) Repülőgéppel történő kiutazás esetén

(5) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében lehetőség van a (4) bekezdés b) és c) pontjában foglaltaktól való eltérésre.

(6) Vonattal történő utazás esetén a politikai felsővezető, a szakmai felsővezető és a miniszteri biztos első osztályt vehet igénybe.

(7) A minisztert és az államtitkárokat kísérő delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult magasabb osztályú jegyre, akkor a delegáció vezetőjének döntése alapján, a közigazgatási államtitkár engedélyével a delegáció további tagjai részére is biztosítható magasabb osztályú repülőjegy vagy vonatjegy.

(8) A kiküldöttet külföldön az érkezésnél és az indulásnál megilleti az állomástól vagy repülőtértől a hivatalos program helyszínéig vagy a szállásig, illetve a hivatalos program helyszínétől vagy a szállástól az állomásig vagy repülőtérig a megtett út helyi közlekedési (tömegközlekedés, taxi, parkolás, autópálya-használat) költségeinek számlával vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel, egyéb bizonylattal igazolt összege szerinti költségtérítés, amennyiben az tartalmazza az ellenértéket és a felhasználás pontos időpontját, helyét, amely alapján az utazás egyértelműen beazonosítható. Amennyiben a program helyszíne és a szállás távolsága indokolja, a kiküldöttet megilleti a két helyszín között megtett út helyi közlekedési költségének fentiek szerinti megtérítése is.

(9) A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként legfeljebb összesen 35 000 forint összegben, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt személyszállítási díj, illetve közösségi közlekedés során igénybe vett számlával igazolt menetjegy összege számolható el utólagosan. Az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló minisztériumi utasításban szabályozott taxikártya reptéri transzferre nem vehető igénybe.

(10) Hivatali, illetve saját személygépkocsi használata Európán belüli utazás esetén engedélyezhető.

(11) A hivatali gépkocsi a KEF által meghatározott szabályozás alapján igényelhető az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdésének időpontja előtt legkésőbb 7 munkanappal.

(12) A KEF tulajdonában levő gépkocsival történő kiküldetés során a gépkocsihasználattal kapcsolatosan felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópálya-használati díj) a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(13) Saját tulajdonú személygépkocsival történő utazás abban az esetben lehetséges, amennyiben az költségmegtakarítással jár, illetve ha a személygépkocsi megfelel a forgalombantartási követelményeknek, a személygépkocsi érvényes műszaki vizsgával, a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott törzskönyvvel vagy a törzskönyv visszavonása esetén a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott igazolással, a személygépkocsi tulajdonosa a személygépkocsira érvényes teljes körű casco és baleset-biztosítással, továbbá a kiküldött érvényes jogosítvánnyal rendelkezik.

(14) A saját tulajdonú személygépkocsi használatának engedélyezéséhez a 3. melléklet szerinti „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” megnevezésű nyomtatványt, a gépjármű tulajdonjogának igazolására vonatkozó dokumentum másolatát, valamint a pontos címadatok feltüntetésével a www.maps.google.com honlapról kinyomtatott útvonalat szükséges csatolni a kiküldetési engedélyhez.

(15) Saját tulajdonú személygépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttet a hatályos jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjárműhasználati költségtérítés illeti meg. A személygépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre vonatkozó ellátmányt a kiküldetési engedélyen kell engedélyeztetni.

(16) Baleset, káresemény bekövetkeztekor valamennyi káreseményhez kapcsolódó költség a kiküldöttet terheli, amennyiben az a kiküldött hibájából következett be.

(17) A közlekedési szabályok megsértése miatt kiszabott bírság vagy egyéb költség kizárólag a kiküldöttet terheli, az a minisztérium költségvetése terhére nem számolható el.

(18) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez kapcsolódó számlák teljesítésigazolását a Protokoll Főosztály vezetője által felhatalmazott munkatárs – bélyegző használatával – végzi.

8. § (1) A szállásfoglalást az Utaztatás végzi.

(2) A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 550 euró/éj, államtitkárok esetében legfeljebb 450 euró/éj, helyettes államtitkárok, miniszteri biztos, kabinetfőnök esetében legfeljebb 300 euró/éj, a főosztályvezetők esetében legfeljebb 250 euró/éj, az osztályvezetők esetében legfeljebb 200 euró/éj, az egyéb rangú és beosztású ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők esetében pedig legfeljebb 150 euró/éj összeghatárig terjedő szállásfoglalás hagyható jóvá.

(3) Ha a kiküldetési engedély indításakor ismert a várhatóan magasabb szállásköltség, a kiküldetési engedély „Egyéb indokolás” rovatában rövid indokolással alá kell támasztani a magasabb összeg szükségességét. Amennyiben a kiküldetési engedélyen jóváhagyott összeghatár felett foglalható szállás, a magasabb szállásköltség elszámolását – külön indokolás alapján – a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén az IGF vezetője hagyja jóvá.

(4) Ha a hivatalos látogatásra induló delegáció vezetője a miniszter, a delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abban a szállodában kerüljön elhelyezésre, amelyben a miniszter. Ha a szállodában, ahol a miniszter és a minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy megfelelő árral rendelkező szoba ahhoz, hogy a delegáció tagjai a (2) bekezdésben meghatározottnak megfelelő maximális árfekvésű szobába kerüljenek elhelyezésre, abban az esetben az összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni, azonban a részükre lefoglalt szállás költsége ebben az esetben sem haladhatja meg a 450 euró/éj/fő összeget.

(5) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében a (2) bekezdésben részletezett összeghatároktól indokolás nélkül el lehet térni.

(6) A szállásköltség elszámolásának alapja a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított, eredeti szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés – a reggeli kivételével –, egyéb fogyasztás (például minibár) és szolgáltatás költsége – a 9. § (3) bekezdésében foglaltak kivételével – teljes egészében a kiküldöttet terheli.

(7) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elmaradása, elhalasztása vagy bármely egyéb módosulása esetén a kiküldött haladéktalanul köteles a változást jelezni az Utaztatás felé. Ha ezen kötelezettségét a kiküldött neki felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költség a kiküldöttet terheli.

9. § (1) A kiküldött költségeiből a munkavégzésével, az ideiglenes külföldi kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával, számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt, az elrendelő által is jóváhagyott költségeit számolhatja el.

(2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség, különösen étel- és italszolgáltatás igénybevétele, csak az ideiglenes külföldi kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján, különösen indokolt esetben utólagosan, a közigazgatási államtitkár jóváhagyásával számolható el.

(3) A 7 napot meghaladó ideiglenes külföldi kiküldetéseknél szálloda igénybevétele esetén számlával igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt kiadás költsége számolható el.

(4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során felmerülő hivatalos vonalas telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség az elrendelő utólagos igazolása alapján számolható el a hívott fél nevének és telefonszámának feltüntetése mellett.

(5) A külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, vízumfotót a szolgálati útlevél díját, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltásokat, a poggyászdíjat és a személyi, illetve poggyászbiztosítás költségét a minisztérium fedezi az adott keret terhére.

(6) Pénzváltás költsége elszámolható abban az esetben, ha az ideiglenes külföldi kiküldetés helyén nem hivatalos fizetőeszköz az előlegként adott valuta. A pénzváltást minden esetben bizonylattal kell igazolni. Ha a kiküldött pénzváltási bizonylatot nem tud felmutatni, az elszámolás során az előleg kiadásának napjára érvényes, a Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) által meghatározott középárfolyamot kell figyelembe venni. Amennyiben előleg felvételére nem került sor, az átváltás árfolyama az elszámolás napján érvényes, MNB által meghatározott középárfolyam.

(7) Amennyiben az ideiglenes külföldi kiküldetéssel kapcsolatban védőoltás beadására vagy vírusteszt elvégzésére van szükség, és a kiutazás szakmailag feltétlenül szükséges, akkor a kapcsolódó egészségügyi költségeket a minisztérium fedezi az (1) bekezdésben foglaltak szerint.

(8) A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el lopás vagy bármilyen más bűncselekmény következtében a kiküldöttet ért anyagi kár ellenértéke, a kiküldött felróható magatartásából eredő anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti bírság és az egyéb hatósági büntetés költségei, valamint – a (3) bekezdésben foglalt eset kivételével – a szálloda szolgáltatásainak költsége.

10. § (1) A dologi kiadásokra (szállásköltségre, közlekedési költségre, az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg igényelhető euróban, amerikai dollárban vagy svájci frankban.

(2) Egyéb indokolt dologi költségre igénylés esetén 1 napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható. A 6 napot meghaladó ideiglenes külföldi kiküldetések esetén 2 napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Ezt meghaladó összegű előleg kifizetésére indokolt esetben – az Utaztatás javaslatának figyelembevételével – kerülhet sor, amelyet a kiküldött a kiküldetési engedély „Egyéb indokolás” rovatában köteles megindokolni.

(3) A kiküldött útielőleget a jóváhagyott kiküldetési engedély esetén is csak abban az esetben vehet fel, amennyiben eleget tett korábbi ideiglenes külföldi kiküldetése 11. § szerinti elszámolási kötelezettségének.

(4) Az elszámolási kötelezettség alól kivételt képez az az eset, amikor az előző ideiglenes külföldi kiküldetés visszaérkezési időpontjától az elrendelt utazás megkezdésének napjáig 5 munkanapnál kevesebb idő telik el, vagy egyéb indok alapján azt az ideiglenes külföldi kiküldetést jóváhagyó vezető külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második ideiglenes külföldi kiküldetés befejezését követő 8 munkanapon belül kell elszámolnia mindkét ideiglenes külföldi kiküldetéssel.

(5) A 6. § szerinti napidíjelőleg, valamint az (1) bekezdés szerinti jóváhagyott dologi kiadásokra kért előleg bruttó összegét az utazás előtt kell a kiküldött részére – választása szerint – készpénzben vagy bankszámlára való átutalással kifizetni.

(6) Készpénzben történő előlegfelvétel esetén a napidíj és a dologi kiadásokra kért előleg valuta összegét az utazó vagy annak meghatalmazottja a valutapénztárban veheti fel az utazás megkezdése előtt legalább egy munkanappal. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztár részére a 4. melléklet szerinti valutapénztári „Meghatalmazás” megnevezésű nyomtatványt szükséges csatolni.

(7) Banki átutalás választása esetén a napidíjelőleg és a dologi kiadásokra kért előleg az utalás napját megelőző napon érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott középárfolyamon forintra átszámított összege kerül kifizetésre.

(8) Az igényelt előleg összegét, valamint az előlegfelvétel módját a kiküldetési engedélyen kell jelezni az Utaztatás felé.

(9) A kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál a személyi jövedelemadóról szóló törvény alapján nem kell figyelembe venni az ideiglenes külföldi kiküldetésre, külszolgálatra tekintettel adott előleget, elszámolásra kiadott összeget, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik. A kamatkedvezményből származó jövedelem szempontjából a személyi jövedelemadóról szóló törvény alapján nem kell figyelembe venni az elszámolás szokásszerű rendjéből adódóan keletkezett követelést sem.

(10) A (9) bekezdésben foglaltak alapján az elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetés során elszámolásra átvett összeggel kapcsolatban a munkavállalónak nem keletkezik kamatkedvezményből származó jövedelme 30 napot meghaladó elszámolás esetén sem, ha az elszámolásra annak szokásszerű rendjében kerül sor.

(11) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla – vagy annak hiányában kivételesen indokolt esetben az adott kiküldetést jóváhagyó vezető engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében igényelhető.

(12) A minisztériumi VIP-bankkártya használatára a politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, valamint az utazás szervezését és elszámoltatását ellátó ügyintéző jogosult.

(13) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további közszolgálati tisztviselők részére a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár állapíthat meg jogosultságot a minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A minisztériumi VIP-bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat az IGF látja el. A VIP-bankkártya elsősorban az ideiglenes külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek fizetésére vehető igénybe, különösen a külföldön felmerülő szállásköltség, közlekedési költség, valamint az utazást megelőzően engedélyezett reprezentációs kiadások kifizetésére.

(14) A minisztériumi VIP-bankkártya használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a 11. § szerinti elszámolási kötelezettség keletkezik.

11. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles

(2) A kiküldöttnek az elszámolás mellékleteként csatolnia kell a kiutazást elrendelő vezető részére készített szakmai úti jelentés egy példányát, továbbá a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított eredeti számlákat, illetve egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat, úgymint menetjegy, beszállókártya, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, menetjegye, taxiköltség számlája, bankkártyahasználat bizonylata, egyéb felmerült költségek számlája, illetve tanácsi ülés esetén meghívó és jelenléti lista.

(3) A kiküldöttnek büntetőjogi felelőssége tudatában az elszámoláshoz csatolt idegen nyelvű számlákra, bizonylatokra a szolgáltatás tartalmát magyar nyelven kézzel fel kell vezetni.

(4) Az utazás elmaradása esetén a kiküldött köteles az útielőleget a valutapénztárba 5 munkanapon belül visszafizetni.

(5) Az elszámolásból adódó követelés vagy tartozás pénzügyi rendezését a kiküldött az elszámolás pénzügyi jóváhagyásáról szóló értesítés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül köteles teljesíteni.

(6) Ha a kiküldött az útielőleget készpénzben vette fel, a költségekkel – ideértve a kiküldött befizetési kötelezettségét, illetve a minisztérium által történő kifizetés teljesítését – való elszámolás kizárólag a felvett valutaelőleg pénznemében készpénzben történhet azzal, hogy a Magyarország területén felmerült költséget a minisztérium utólag, banki átutalás útján téríti meg forintban a kiküldött részére. A minisztérium valutapénztárában való elszámolás személyesen vagy meghatalmazott útján történhet. Meghatalmazott eljárása esetén a 4. melléklet szerinti meghatalmazást szükséges csatolni, kivéve, ha az a 10. § (6) bekezdésében meghatározott eljárás során korábban már becsatolásra került.

(7) Abban az esetben, ha a kiküldött az útielőleget banki átutalás útján igényelte, az előleg visszafizetése csak banki átutalással lehetséges a minisztérium Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-01460658-00000000 számú számlájára. Az átutalás költségei, a pénzforgalom tranzakciós díjai a kiküldöttet terhelik.

12. § (1) A kiküldött a kiküldetés elrendelője részére az ideiglenes külföldi kiküldetés során végzett munkáról, a tárgyalások eredményéről, a kapcsolódó további feladatokról a megérkezését követően köteles – az 5. mellékletben meghatározott formanyomtatvány szerint – úti jelentést készíteni, amelyet a kiküldetés elrendelőjének igazolnia kell.

(2) Az IGF az úti jelentéseket másolatban havonta tájékoztatásul megküldi az NPIF részére.

(3) Ha a miniszteri delegáció hivatalos programja során bizalmas, de nem minősített adatok megtárgyalására kerül sor, akkor az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően nem kell úti jelentést leadni.

(4) Az Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő ideiglenes külföldi kiküldetések esetében az ülést követő 2 munkanapon belül a kiküldött köteles elkészíteni és megküldeni az úti jelentést az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló kormányhatározatnak megfelelően.

(5) Ha a kiküldött szolgálati útlevéllel utazott – a külföldre utazásról szóló törvénynek megfelelően –, köteles azt az utazás végén az Utaztatás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében.

(6) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatokról és információkról azok hasznosítása céljából a háttérintézmény vezetőjének éves beszámolót kell készítenie, amelyet a tárgyévet követő év február 15-ig meg kell küldeni a pénzügypolitikáért felelős helyettes államtitkárnak, valamint a háttérintézmény szakmai felügyeletét ellátó vezetőnek.

13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.