22/2020. (X. 8.) KKM utasítás

1. § Az utasítás célja a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) 2020. október 11-i időközi országgyűlési képviselő választással (a továbbiakban: választás) kapcsolatos gazdálkodási (pénzügyi tervezési, elszámolási stb.) és logisztikai feladatainak szabályszerű végrehajtása, valamint a választás zökkenőmentes lebonyolítása.

2. § Az utasítás hatálya kiterjed a KKM Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott önálló szervezeti egységekre, továbbá minden olyan, a KKM-mel vagy a – KKM tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó, köztulajdonban álló – KKM Subsidium Korlátolt Felelősségű Társasággal (a továbbiakban: KKM Subsidium Kft.) vagy Magyarország külképviseletein kormányzati szolgálati jogviszonyban, munkaviszonyban vagy megbízási jogviszonyban álló természetes személyekre, akik a választáshoz kapcsolódóan feladatot látnak el.

3. § Ezen utasítás alkalmazásában

4. § A külképviseleti választások lebonyolításában részt vevők:

5. § A választáshoz kapcsolódóan a KKM Gazdálkodási Keretszabályzatáról szóló hatályos ügyviteli szabályzatban foglaltakat a jelen fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

6. § A kötelezettségvállalásra, az utalványozásra, a pénzügyi ellenjegyzésre, a szakmai teljesítés igazolására jogosultakat az 1. melléklet tartalmazza.

7. § A KGF vezetője vagy helyettese, kivételes esetben a PSZF vezetője – a KGF vezetőjével vagy helyettesével történő egyeztetést követően – scriptament iratba foglalt utasításban kötelezően végrehajtandó intézkedéseket írhat elő a külképviseletek számára a választással összefüggésben felmerült költségek elszámolására (pl. számlák és egyéb bizonylatok hazaküldése, költségek engedélyezése, határidők, általános elszámolások, összesítő jegyzékek összeállítása, részköltség számítás).

8. § Nyílt scriptament irat, e-mail, fax Központ általi jóváhagyása nem tekinthető kötelezettség-vállalásnak. Az állomáshely a jóváhagyó irat alapján vállalhat kötelezettséget, írhat alá szerződést, megrendelőt.

9. § Az 1. mellékletben meghatározott jogosultságok gyakorlásához az aláírásmintát a külképviselet az 5. mellékletben foglalt formában köteles felterjeszteni a KGF-re.

10. § A választás lebonyolításának pénzügyi fedezetét az NVI utófinanszírozással biztosítja a KKM részére. A választással kapcsolatosan költségek a Központi Igazgatás címen és a Külképviseletek Igazgatása címen merülnek fel.

11. § A KÜVI vezetőjeként, valamint tagjaként kiutazó személyek napidíjára a hatályos jogszabályok és a vonatkozó KKM utasítás az irányadó.

12. § A külképviseleteken lefolytatott szavazás kapcsán a KÜVI vezetője, valamint tagja, amennyiben erről jogszabály rendelkezik, a jogszabályban foglalt mértékű díjazásra jogosult.

13. § A KÜVI vezetője és Központból kiutazó, illetve másik állomáshelyről kiküldött tagja számára a vonatkozó KKM utasítás alapján a külképviselet köteles megfelelő szállást biztosítani.

14. § A választáshoz kapcsolódóan adminisztratív, szervezési, gazdálkodási, technikai feladatok ellátására, kapacitáskiegészítésként, a KKM-mel kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló személyekkel – az NVI elnökének előzetes engedélyével – megbízási szerződés köthető. Megbízási szerződés megkötésére javaslatot a foglalkoztatni kívánó szervezeti egység vezetője tesz a GHÁT-nak. A megbízási szerződés kötelezettségvállalója a GHÁT, szakmai ellenjegyzője a kezdeményező szervezeti egység vezetője. A megbízási díj számfejtésére és kifizetésére a teljesítésigazoló által kiállított teljesítésigazolás birtokában kerülhet sor.

15. § Európán kívüli állomáshelyre kiutazók részére a napidíjelőlegen kívül további 100 USD előleg biztosítható előre nem látható kiadások fedezetére.

16. § A szavazási egységcsomag, a kellékcsomag vagy egyéb, a választás lebonyolításához szükséges felszerelés kiszállításának költsége

17. § A külképviseleteken csak a választás lebonyolításával közvetlen összefüggésben, annak érdekében felmerülő költségek tervezhetőek, amelyek számla ellenében számolhatóak el (különösen a szavazás napján kordon bérlése, postaköltség, amennyiben szükséges helyiség, pavilon bérlése, valamint a futárzárással kapcsolatosan esetlegesen felmerülő kiküldetési kiadások). Amennyiben a fogadó állam helyi sajátosságából adódóan a kifizetett összeg számlával nem igazolható, a 2. melléklet szerinti kifizetési jegyzéket kell kiállítani.

18. § A választással összefüggésben reprezentáció nem számolható el.

19. § (1) A külképviseleten külföldi fizetőeszközben felmerült költségek az NVI felé történő elszámolás során a választás napját követő munkanapon érvényes Magyar Nemzeti Bank (a továbbiakban: MNB) hivatalos deviza középárfolyamán kerülnek forintosításra.

(2) Az MNB által nem jegyzett devizanemek esetében a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 60. § (5) bekezdése szerinti módon kell eljárni. (A fogadó állam nemzeti bankjánál jegyzett forint, ennek hiányában EUR vagy USD árfolyam alapján számolt keresztárfolyam alkalmazandó.) Ebben az esetben a bizonylat mellé az árfolyamlistát csatolni kell.

(3) Az elszámoláskori árfolyam és a KKM számviteli politikájában rögzített (súlyozott átlagos) árfolyam közötti különbözetet a KKM a könyveiben a saját költségvetése terhére, illetve javára számolja el.

20. § A szavazási egységcsomag és a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna biztonságos, sérülésmentes ki- és hazajuttatása kizárólag diplomáciai futárküldeményként való szállítással biztosítható.

21. § (1) A KÜVI vezető és tag az NVI által összeállított szavazási egységcsomagot az átvételt követően diplomáciai zárás céljából haladéktalanul átviszi a futárzárással foglalkozó szervezeti egységhez. A diplomáciai zárás a KKM diplomáciai és futárcsomagoló részlegének helyiségében a KKM Subsidium Kft. illetékes munkatársainak közreműködésével történik.

(2) A KÜVI vezető és tag a diplomáciai zárással ellátott küldeményt az elindulásig visszaszállítja a küldemény őrzésére kijelölt helyre. A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag diplomáciai futárként viszi magával a szavazási egységcsomagot.

22. § (1) A külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag

(2) A szavazási egységcsomag nem helyezhető el a repülőgép fedélzetén a légiutas-kísérők csomagtárolójában vagy más hasonló, a KÜVI vezető vagy tag által nem látható, nem ellenőrizhető tárolóegységben.

23. § Repülőgéppel történő utazás esetében a KÜVI vezetője és tagja a szavazási egységcsomagon és a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnán kívül más diplomáciai futárküldeményt kizárólag a BITÁF előzetes véleményének beszerzését követően, a KÁT egyedi engedélyével vihet.

24. § A 21–23. §-ban foglaltak tekintetében a felelősség a KÜVI vezetőt terheli abban az esetben is, ha a KÜVI vezető mellett egy vagy több KÜVI tag is utazik adott külképviseletre a szavazás lebonyolítása érdekében.

25. § Biztonsági okokból, továbbá a választás tisztaságának és befolyásmentességének érvényre juttatása érdekében a KÜVI elnök részére új mobiltelefon készülék és hívószám, a KÜVI tagok részére új hívószám kerül biztosításra. A mobiltelefon készülékek a KKM vírus- és kémprogram elleni védelmével vannak felszerelve, azonban a gyári szoftver-komponenseken és a KKM biztonsági szoftverén kívül mást nem tartalmazhat.

26. § Az NVI elnökének a külképviseleti szavazás helyszíneinek jóváhagyása alapján a KONZ és a BITÁF javaslatának figyelembevételével a GHÁT dönt a kellékcsomagok külképviseletre történő kijuttatásának és a KÜVI vezetője, valamint tagja kiutazásának módjáról.

27. § (1) A KONZ az NVI-vel egyeztetett kiutazói névsort és utazási módot a költséghatékony feladatellátás biztosítása érdekében előzetes utazási jegyek foglalása céljából a PSZF részére haladéktalanul megküldi.

(2) A kiutazó KÜVI vezetők, tagok a KONZ és a PSZF iránymutatása alapján a kiküldetési rendelvényeiket saját maguk állítják ki, a kiküldetés elrendelője a KONZ vezetője vagy GHÁT.

(3) A külképviseleti választásokhoz kapcsolódó technikai feladatokat (csomagolás, rakodás, logisztika, biztonságos kommunikációs összeköttetés és távfelügyelet biztosítása, eszközök, anyagok szállítása) és a KÜVI vezetők és tagok kiszállítását a BITÁF, valamint az ÜSZI-GHÁT koordinálásával a KKM Subsidium Kft. munkatársai végzik. Az e bekezdésben hivatkozott feladatellátás érdekében a KKM eseti jelleggel az ideiglenes külföldi kiküldetéshez megbízási szerződést köt a KKM Subsidium Kft. érintett munkatársaival, melyhez a KKM Subsidium Kft. előzetesen beleegyezését adta.

28. § (1) A PSZF Külföldi Kiküldetési Osztály utaztatási részlege (a továbbiakban: Utaztatás) a KKM-ből a külképviseletre kiutazó KÜVI vezető és tag utazását úgy köteles megszervezni, hogy a választással kapcsolatos, KKM-re háruló feladatok határidőben, biztonságosan, költséghatékony módon legyenek végrehajthatók.

(2) Az utazási jegyek megvásárlása az ideiglenes külföldi kiküldetési rendelvények pénzügyi ellenjegyző és kötelezettségvállaló általi aláírását követően történik.

(3) A kiutazó KÜVI vezető és tag részére „business” osztályú repülőjegyet kell vásárolni.

(4) Abban az esetben, ha a szavazási egységcsomag és a szavazólapokat tartalmazó szavazóurna sérülésmentes szállítása más módon nem oldható meg, a kiutazó KÜVI vezető vagy tag részére további egy repülőjegyet kell venni annak érdekében, hogy a szavazási egységcsomagot és a szavazólapokat tartalmazó szavazóurnát az ülése melletti széken elhelyezhesse.

(5) Az Utaztatás által lefoglalt repülőjegyen szereplő utazási adatoktól eltérni kizárólag nyomós okból (különösen biztonsági vagy egészségügyi okból), valamint a határidők megtartása érdekében, a GHÁT egyedi engedélyével lehet.

29. § (1) A választás lebonyolításával kapcsolatos pénzügyi, informatikai és biztonsági feladatok ellátásáért a (2)–(8) bekezdésben foglalt szervezeti egységek, az alábbiak szerint felelősek.

(2) A GHÁT

(3) A SZEFO

(4) A KONZ

(5) A KFO gondoskodik a szükséges előirányzat-módosítások soron kívüli feldolgozásáról, szükség esetén intézkedik a Magyar Államkincstár felé.

(6) A KGF

(7) A PSZF

(8) A BITÁF

(9) Az ÜSZI-GHÁT koordinálásával – a GHÁT által meghatározott ütemterv szerint – a KKM Subsidium Kft. közreműködik a választáshoz kapcsolódó személy- és küldeményszállítási feladatok ellátásában, továbbá tájékoztatást nyújt a gépjárművel kiutazók érkezési és indulási adatairól a külképviseletek számára.

30. § A választással kapcsolatos pénzeszköz felhasználását elkülönítetten, a FORRÁS.NET Nyilvántartó rendszerben kell nyilvántartani.

31. § (1) A felmerült közvetlen költségek esetében a 30. § szerinti nyilvántartás alapját képező kiadásokat eredeti számlával kell alátámasztani.

(2) A külképviseleteken számlamásolat csak abban az esetben fogadható el, ha az eredeti számlát a fogadó állam szabályzói alapján a külképviseleten szükséges megőrizni, különösen garanciális feltételek, adóvisszatérítés biztosítása céljából, ebben az esetben a hitelesített számlamásolaton fel kell tüntetni, hogy az eredeti számla milyen okból nem bocsátható a Központ rendelkezésére.

(3) Készpénzes vásárlás esetén a számlához mellékelni szükséges a FORRÁS.NET Nyilvántartó rendszerből kinyomtatott pénztárbizonylatot. Amennyiben igazolható technikai okból kifolyólag nem lehetséges a bizonylat előállítása, kézzel szükséges kiállítani a deviza kiadási bizonylatot és annak eredeti, 1. számú példányát a számlához csatolni.

32. § (1) A külképviseleteken a választással kapcsolatosan felmerülő kiadások eredeti számláit, valamint a belső bizonylatokat a külképviselet köteles gyűjteni, a külképviselet tekintetében összesíteni, és azokat a szavazást követő 10 napon belül a KGF-nek ellenőrzés és végső összesítés céljából gyorspostával megküldeni.

(2) A pénztárnapló mellé a Központnak megküldött eredeti bizonylatokról készült hiteles másolatot kell becsatolni. A hiteles másolaton a következő szöveg feltüntetése szükséges: „eredeti példány a KGF részére megküldve”.

(3) A választáshoz kapcsolódó, külön számlával nem igazolható költségek elszámolására belső bizonylat kiállítása alapján kerülhet sor. A külképviselet által kiállított belső bizonylatokon csak a Központ által jóváhagyott költségek szerepelhetnek. A felosztható költségek körét, valamint a bizonylat mintáját a 3. melléklet tartalmazza.

(4) A számviteli bizonylatokat záradékkal kell ellátni, amely rögzíti, hogy az adott kiadás a „2020. október 11-i időközi országgyűlési képviselő választások terhére került kifizetésre”.

33. § A Központ illetékes szervezeti egységei az NVI és KKM által aláírt megállapodásban foglaltak szerint készítik el az elszámolást.

34. § A választás pénzügyi kiadásainak ellenőrzését az Ellenőrzési Főosztály a választást követően, a KKM NVI felé történő elszámolását megelőzően, az erre vonatkozó miniszteri rendeletben meghatározott határidőben végzi el. Szükség esetén külképviseleti helyszíni ellenőrzés elrendelhető.

35. § A KÜVI vezető és tag a választást követő 3 munkanapon belül köteles a választással kapcsolatosan felmerült valamennyi költséggel elszámolni az illetékes szervezeti egység felé.

36. § A külképviseleti szavazás helyszíneit összefoglaló listát a 4. melléklet tartalmazza.

37. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

38. § Ez az utasítás 2020. december 31-én hatályát veszti.