3/2020. (II. 27.) BM utasítás
3/2020. (II. 27.) BM utasítás
a Belügyminisztérium Másolatkészítési Szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet 13. § (5) és (7) bekezdésére és az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésére figyelemmel a következő utasítást adom ki:
1. § Ezen utasítás hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) hivatali egységeinek tevékenységére terjed ki.
2. § Ezen utasítás alkalmazásában:
1. digitalizálás: az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben meghatározott fogalom;
2. hitelesítési záradék („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”): az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;
3. hiteles elektronikus másolat: az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben meghatározott fogalom;
4. időbélyeg: olyan – valamely időbélyegzés szolgáltató saját aláírásával hitelesített – adat, amely tartalmazza az időbélyegzett dokumentum lenyomatát és az időbélyegzés időpontját;
5. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;
6. másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, ezen utasítás, valamint ezek együttese;
7. másolatkészítő szerv: külön engedéllyel hiteles másolat készítésére feljogosított BM szervezeti egység;
8. metaadat: a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben meghatározott fogalom;
9. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
10. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.
3. § Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése az iratkezelési folyamat során a következő esetekben történhet
a) érkeztetés-postabontás során a bejövő papíralapú küldemények digitalizálása útján; vagy
b) szakmai feladatellátás munkafolyamata során keletkeztetett papíralapú dokumentumok digitalizálásával.
4. § (1) A hivatali egységek a hozzájuk papír alapon érkezett küldeményt a (2) és (3) bekezdésben foglalt kivétellel legkésőbb az érkezést követő munkanapon digitalizálják.
(2) Ha a digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú iratot nem másolatkészítésre jogosult veszi át, köteles azt haladéktalanul a másolatkészítő szerv számára az iratkezelő rendszerben dokumentáltan átadni.
(3) Nem digitalizálhatók:
a) a minősített adat védelméről szóló törvény szerinti minősített adatot tartalmazó iratok;
b) azok a küldemények, amelyek elektronikus irattá történő átalakítása technikai okból nem lehetséges;
c) a büntetés-végrehajtási intézetben fogvatartottak, továbbá az idegenrendészeti őrzött szálláson, közösségi szálláson, valamint a menekültügyi őrzött befogadó központban elhelyezettek küldeményei;
d) azon iratok, melyek a címzett döntése alapján nem digitalizálhatók.
(4) Nem a BM hivatali egységétől, szervétől vagy más, nem természetes vagy magánszemélytől érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú irat átvételére kizárólag a másolatkészítő szerv jogosult. A másolatkészítő szervek elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított ügykezelőinek névsorát a BM hivatalos webhelyén kell közzétenni.
5. § Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról, amelyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott [pl. „Saját kezű (sk.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!” stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést. A címzett a döntését az iratra rávezeti.
6. § (1) A másolatkészítő személy a papíralapú dokumentumról szkenner segítségével legalább 200 dpi, maximum 300 dpi felbontású, PDF-formátumú állományt készít.
(2) Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza – részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.
(3) Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell az elektronikus másolatot elkészíteni.
7. § A másolatkészítést végző az elektronikus másolatot a Robotzsaru integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: Robotzsaru rendszer) a postabontási adatokhoz csatolja.
8. § (1) Az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított ügykezelő megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését.
(2) A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.
9. § (1) A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.
(2) Ha a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.
10. § A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított ügykezelő az elektronikus másolatot mint bontási mellékletet hitelesíti, és befejezi a postabontási műveletet.
11. § A Robotzsaru rendszer a postabontási művelet befejezésével egyidejűleg az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el, és az elektronikus másolathoz az alábbi metaadatokat rendeli:
a) papíralapú dokumentum megnevezése;
b) papíralapú dokumentum fizikai méretei;
c) másolatkészítő szerv elnevezése;
d) másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;
e) másolatkészítő rendszer megnevezése;
f) másolatkészítési szabályzat megnevezése és verziószáma;
g) másolatkészítés időpontja;
h) hitelesítés időpontja;
i) irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.
12. § (1) A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton a Robotzsaru rendszer elhelyezi a hitelesítést végző személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg szolgáltatótól származó időbélyeget.
(2) Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint a Robotzsaru rendszer biztosítja, az 1. mellékletben foglalt műszaki feltételek szerint.
13. § A hivatali egységek jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a magánszemélyek vagy nem természetes személyek által küldött eredeti hatósági határozatokat, bizonyítványokat, igazolványokat, közokiratokat, magánokiratokat, valamint az egészségügyi és pszichés állapotra vonatkozó dokumentumokat a hiteles elektronikus másolat készítését követően visszaküldik a feladónak.
14. § Ezt az utasítást – és mindenkori módosításait – a BM hivatalos webhelyén is – bárki számára elérhető módon – közzé kell tenni, melyről a BM Iratkezelési és Adatvédelmi Főosztálya gondoskodik. A hatályos utasítást közvetlenül megelőző időállapotú utasítást a honlapon 10 évig kell elérhetővé tenni.
15. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 3/2020. (II. 27.) BM utasításhoz
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás