8/2020. (IV. 30.) MvM utasítás
8/2020. (IV. 30.) MvM utasítás
a Miniszterelnökség elektronikus aláírási és bélyegzési célú tanúsítványainak és nem aláírás célú hitelesítő tanúsítványainak, valamint az egyéb bélyegzők használatának szabályairól1
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában, valamint az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet 13. § (5) bekezdésében foglaltak alapján és a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás 1. melléklet 181. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A Szabályzat hatálya
1. § (1) A Szabályzat hatálya az elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel történő hitelesítésre jogszabály vagy a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás (a továbbiakban: SZMSZ) által a Miniszterelnökség képviseletére felhatalmazott, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosult vezetőkre és kormánytisztviselőkre, egyedi vezetői döntés alapján a Miniszterelnökség, a Közszolgálati Döntőbizottság és a Közszolgálati Döntőbizottság Titkársága bélyegzőjének használatára jogosultakra, valamint az ügyviteli feladatokat ellátó munkatársakra terjed ki.
(2) A Szabályzat hatálya alá az alábbi tevékenységek tartoznak:
a) a kiadmányozásra vagy aláírásra jogosultak által a Miniszterelnökség hatáskörébe tartozó eljárások során az elektronikus formában létrehozott, elektronikus aláírással és időbélyeggel vagy elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel ellátott dokumentumok készítése, és a Miniszterelnökség által elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott küldemények hivatali kapun keresztül vagy egyéb elektronikus úton történő megküldése,
b) a nem aláírási célú tanúsítványok igénylése, ideértve a titkosító, az autentikációs, az üzenethitelesítő, a weboldal hitelesítő, a szervezeti bélyegző és az időbélyegzés célú tanúsítványokat is,
c) papíralapú dokumentumok esetén a kiadmányozó kézjegyének körbélyegző lenyomatával történő felülhitelesítése,
d) papíralapú dokumentum esetén a Miniszterelnökség nevét, címét tartalmazó ún. fejbélyegző használata,
e) ügyviteli tevékenység során használt ügyviteli bélyegzők használata,
f) egyéb speciális esetekben szükséges bélyegzők (ellenjegyzésre szolgáló, biztonsági bélyegző és rézpecsét) használata.
(3) A (2) bekezdés a) és b) pontja kiterjed a Közszolgálati Döntőbizottság feladatkörében keletkező iratokra.
(4) A szabályzat hatálya az Építésügyi Dokumentációs és Információs Központról, valamint az Országos Építésügyi Nyilvántartásról szóló 313/2012. (XI. 8.) Korm. rendeletben foglaltak értelmében nem terjed ki az építésügyi hatósági engedélyezési eljárást támogató elektronikus dokumentációs rendszerben (ÉTDR) kiadmányozott iratokra.
2. A Szabályzat célja
2. § (1) A Szabályzat célja az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző létrehozására, ellenőrzésére vonatkozó azon szabályok meghatározása, amelyek alapján az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényesnek tekinthető az aláíró és ellenőrző felek számára, valamint harmadik fél előtti eljárás során.
(2) A Szabályzat célja továbbá a Miniszterelnökség igazgatási tevékenysége során
a) a Miniszterelnökség dokumentumainak hitelesítésére szolgáló elektronikus aláírások és elektronikus bélyegzők alkalmazására,
b) a Miniszterelnökség által elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel hitelesített és az ügyfelek vagy más szervek részére megküldött dokumentumok ellenőrzésére,
c) papíralapú dokumentumok hitelesítésére, valamint
d) ügyviteli tevékenység során használt bélyegzők használatára
vonatkozó szabályok megállapítása.
(3) A Szabályzat meghatározza
a) a Miniszterelnökség hatáskörébe tartozó eljárások során a Miniszterelnökség által alkalmazható elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési megoldásokat,
b) a hitelesítés-szolgáltatóval és időbélyegzéssel kapcsolatos megkötéseket,
c) az elektronikusan aláírt vagy elektronikusan bélyegzett dokumentumok elküldésének, értelmezésének és ellenőrzésének szabályait,
d) azokat a technikai és eljárási követelményeket, amelyek az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző létrehozása során az aláíróra, az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző ellenőrzése során pedig az érvényesség ellenőrzőjére vonatkoznak.
3. Értelmező rendelkezések
3. § A Szabályzat alkalmazásában
1. aláírás-létrehozó adat: olyan egyedi adat (jellemzően kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ,
2. aláírás-létrehozó eszköz: olyan hardver vagy szoftver eszköz, amelynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza,
3. aláíró: kiadmányozási joggal rendelkező természetes személy, aki az előállított dokumentumot kézjegyével jogosult ellátni, illetve aláírás-létrehozó eszköz birtokában a saját nevében aláírásra jogosult, továbbá az a szervezet, amely az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és amelynek a nevében az őt képviselő természetes személy (elektronikus bélyegzéssel történő hitelesítésre jogosult) az elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon elhelyezi,
4. alany: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott tanúsítványban azonosított személy vagy szervezet, aki, illetve amely a tanúsítványban szereplő nyilvános kulcshoz tartozó magánkulcsot birtokolja,
5. aláírást ellenőrző: az a személy vagy felügyelt aláíró automatizmus, aki, illetve amely az aláírt elektronikus dokumentum fogadója, és aki, illetve amely ellenőrzi az üzenet sértetlenségét, azaz az elektronikusan aláírt elektronikus üzenet aláíráskori, illetve ellenőrzéskori tartalmát összeveti, továbbá az aláíró személyét azonosítja az üzenet, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírás-ellenőrző adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával,
6. elektronikus aláírás: az elektronikus dokumentumhoz azonosítási célból logikailag hozzárendelt, vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adatsor, mely minden kétséget kizáróan bizonyítja a dokumentum eredetét, hitelességét, sértetlenségét, és azonosítja az alanyt mint aláíró személyt, illetve bizonyítja az aláírás tényét. Az elektronikus aláírás az aláíró (alany) magánkulcsával készül, és kizárólag annak párjával, a nyilvános kulccsal lehet ellenőrizni az aláírás eredetiségét, az aláírt elektronikus dokumentum sértetlenségét,
7. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,
8. elektronikus bélyegző: olyan elektronikus aláírás, amellyel a Miniszterelnökség azonosítja magát,
9. érvényességi lánc: az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény 1. § 21. pontjában meghatározott elektronikus dokumentum vagy annak lenyomata és azon egymáshoz rendelhető információk sorozata,
10. felhasználó: az az elektronikus dokumentumot aláíró személy, aláírást ellenőrző fél, eszköz vagy alkalmazás, aki, illetve amely a szolgáltatások keretében előállított kulcsokat és tanúsítványokat, időbélyegeket rendeltetésüknek megfelelően használja,
11. hitelesítés-szolgáltató: olyan természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet, aki, illetve amely a hitelesítés-szolgáltatás keretében azonosítja a tanúsítványt igénylő személyét, részére tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírás-ellenőrző adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információkat,
12. időbélyegzés: az a folyamat, melynek során az elektronikus dokumentumhoz olyan igazolás (időbélyegző) rendelődik, amely tartalmazza az időbélyegzés hiteles időpontját, és amely a dokumentumhoz oly módon kapcsolódik, hogy minden – az igazolás kiadását követő – módosítás érzékelhető,
13. időbélyegző: olyan elektronikus adatok összessége, amelyeket más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek azzal a céllal, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét, sértetlenségét, valamint hitelesen igazolják az aláírás időpillanatát, és azt, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegzés időpontjában változatlan formában már létezett,
14. igénylő: a Miniszterelnökséggel jogviszonyban álló felhasználó személy, akinek feladatai ellátásához szükséges az elektronikus aláíró-tanúsítvány, valamint a létrehozó eszköz használata, különös tekintettel a kiadmányozási joggal rendelkező vezetők,
15. kapcsolattartó: a Miniszterelnökség közigazgatási államtitkára által meghatalmazott, a hitelesítés-szolgáltató felé bejelentett, a Miniszterelnökség Iratkezelési Főosztályán (a továbbiakban: IF) foglalkoztatott munkatárs,
16. kompromittálódás: olyan esemény, amely során az aláírás-létrehozó adat (magánkulcs) vagy az aláírás-létrehozó eszköz hozzáférését korlátozó jelszó illetéktelen személy birtokába jut, vagy ismertté válik, azaz a védendő adat vagy kód bizalmassága sérül,
17. lenyomat: olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amely egyértelműen származtatható az adott elektronikus dokumentumból, és amelyből elvárható biztonsági szinten belül lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történő következtetés. Papíralapú dokumentum esetén a manuális bélyegző tintával létrehozott képének lenyomata,
18. manuális bélyegző: papíralapú dokumentumok hitelesítésére és a velük történt ügyviteli feladatok ellátásának dokumentálására szolgáló eszköz, melynek lenyomata tinta segítségével vagy negatív szárazpecsét formájában kerül a dokumentumra,
19. szervezeti bélyegző: olyan tanúsítvány, amely a Miniszterelnökség tulajdona, ahhoz kapcsolható, és igazolja, hogy a használója jogosult a Miniszterelnökség nevében eljárni,
20. tanúsítvány: a hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely a nyilvános kulcsot egy meghatározott személyhez (az aláíróhoz, alanyhoz) kapcsolja, azaz garantálja a címzett számára az aláíró (alany) személyének, magánkulcsának és nyilvános kulcsának egymáshoz tartozását, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatalos) jelleget. Az aláírási tanúsítvány tartalmazza az aláírás-ellenőrző adatot (nyilvános kulcs), az aláíró megnevezését és a tanúsítványt kibocsátó hitelesítés-szolgáltató elektronikus aláírását,
21. tanúsítvány visszavonási lista: valamely okból visszavont vagy felfüggesztett, azaz érvénytelenített tanúsítványok azonosítóit tartalmazó elektronikus lista, amelyet a hitelesítés-szolgáltató bocsát ki. Az érvényes és visszavont tanúsítványokról az IF nyilvántartást vezet,
22. ügyfél: azon természetes és jogi személyek, illetve jogi személyiség nélküli szervezetek, akik, illetve amelyek részére a Miniszterelnökség a hatáskörébe tartozó eljárások során elektronikus formában készített és elektronikusan aláírt vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumot továbbít.
4. Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosultak köre
4. § (1) A Miniszterelnökség állományából kiadmányozási vagy aláírási jogot az SZMSZ-ben rögzített személyek – figyelemmel a szervezeti egység ügyrendjében meghatározottakra –, valamint miniszteri utasítás alapján kiadmányozási jogkörrel rendelkező személyek gyakorolnak.
(2) Az elektronikus aláírásra és az elektronikus bélyegző létrehozására használt, átadott tanúsítványok nyilvános adatait, a használatra jogosult átvevő személy nevét és aláírását az IF által vezetett nyilvántartó könyv tartalmazza.
(3) A papíralapú dokumentumok előállításakor a kiadmányozáshoz, valamint az ügyviteli és speciális feladatok teljesítéséhez használt manuális bélyegzőket szintén az IF tartja nyilván.
AZ ELEKTRONIKUS ALÁÍRÁS, AZ ELEKTRONIKUS BÉLYEGZŐ ÉS IDŐBÉLYEGZŐ HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI
5. Az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző szolgáltatás igénylése és átvételének módja
5. § (1) Aláírás-létrehozó adat (kulcs) és aláírási tanúsítvány – a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel – kizárólag a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-től (a továbbiakban: Szolgáltató) igényelhető a Miniszterelnökség és a Szolgáltató között létrejött keretszerződés alapján.
(2) Amennyiben a Miniszterelnökség olyan szolgáltatást kíván igénybe venni, amelyet a Szolgáltató nyilatkozattal igazoltan nem tud teljesíteni, a Miniszterelnökség Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatáról szóló 34/2016. (XI. 30.) MvM utasításban foglaltak szerint kell eljárni azzal, hogy a beszerzési igényről az IF-et a kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles értesíteni a belyegzonyilvantartas@me.gov.hu e-mail-címre küldött elektronikus levélben. Az egyedi szerződéssel megrendelt tanúsítványok esetében az IF által vezetett nyilvántartásban szintén szerepeltetni kell az elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel rendelkező munkatársak nevét és a tanúsítvány nyilvános adatait.
(3) A Miniszterelnökség elektronikus aláírással kiadmányozásra vagy aláírásra jogosult munkatársa kiadmányozási vagy aláírási jogának igazolása a Szolgáltató által előírt formában tett nyilatkozattal történik.
(4) A Szolgáltató állítja elő, és személyes beazonosítást követően bocsátja az arra jogosult munkatárs rendelkezésére az elektronikus aláírás létrehozásához szükséges aláíró tanúsítványt és eszközt.
(5) A Szolgáltató feladatkörébe tartozik a szolgáltatást igénybe vevő munkatárs számára kibocsátott aláírási tanúsítvány teljes életciklusa alatt a kapcsolattartó által bejelentett adatváltozások fogadása és feldolgozása, a megújítási kérelmek befogadása és feldolgozása, valamint szükség esetén a tanúsítvány felfüggesztése vagy visszavonása.
(6) A Miniszterelnökség elektronikus bélyegzőjének igénylése a Szolgáltató által meghatározott eljárásrendben és szolgáltatási feltételek szerint történik a kapcsolattartó közreműködésével.
(7) A Szolgáltató felé az elektronikus aláírások és a nem aláírás célú tanúsítványok biztosításához szükséges feltételek megteremtésével kapcsolatban az IF jogosult eljárni. Az IF feladat- és hatáskörében az IF vezetője vagy az általa kijelölt személy a Miniszterelnökség közigazgatási államtitkárának engedélyével (meghatalmazással) végezhet elektronikus aláíró tanúsítvány megrendelést, visszavonást, illetve minden olyan tevékenységet, melyre a meghatalmazás feljogosítja.
(8) A tanúsítványigényt az igénylő szervezeti egységének vezetője a belyegzonyilvantartas@me.gov.hu postafiókra megküldött e-mailben jelzi az IF részére. Az IF a bejelentett igényeket összesíti, és megküldi az igénylők részére a Szolgáltató hivatalos honlapjáról (http://hiteles.gov.hu) letölthető Tanúsítvány megrendelő és regisztrációs űrlapot (a továbbiakban: Űrlap), amelyet a személyes adatok kitöltését követően az igénylő visszaküld a belyegzonyilvantartas@me.gov.hu e-mail-címre szerkeszthető formában. Ugyanezen Űrlapot aláírás után két eredeti példányban papíralapú iratként, kézbesítő útján is meg kell küldeni az IF részére.
(9) A Miniszterelnökség közigazgatási államtitkárának jóváhagyása iránt az IF intézkedik.
(10) A (8) bekezdésben meghatározott Űrlap aláírását és a (9) bekezdés szerinti jóváhagyást követően a kapcsolattartó intézkedik a Szolgáltató felé a szükséges eszközök és tanúsítványok megrendelése iránt.
(11) Szolgáltató a megrendelt eszközt és tanúsítványt, valamint a hozzá tartozó két darab zárt borítékot (1 db érvényesítési PIN kódot, valamint 1 db felfüggesztési kódot tartalmazó boríték) személyesen az igénylő részére adja át egyidejű adategyeztetés mellett. Az átadás-átvétel pontos időpontját és helyét a Szolgáltató egyezteti az igénylővel a kapcsolattartó útján. Az átadás-átvételre a tanúsítvány elkészültét követő 15 napon belül van lehetőség. Ennek elmulasztása esetén a Szolgáltató az elkészített tanúsítványt visszavonja.
(12) Kapcsolattartó, vagy az általa kijelölt IF munkatárs köteles jelen lenni a (11) bekezdésben megjelölt időpontban és helyen az átadott eszköz és tanúsítvány miniszterelnökségi nyilvántartásba vétele céljából, mely az erre rendszeresített hiteles nyilvántartó könyvbe történő bevezetést jelenti, egyúttal az igénylő aláírásával igazolja a tanúsítvány és az eszköz átvételét.
6. Az elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző alkalmazása
6. § (1) A Miniszterelnökség a hatáskörébe tartozó eljárások során a vonatkozó jogszabályokban rögzítetteknek megfelelően elektronikus kérelembenyújtást, illetve elektronikus ügyintézést biztosít, valamint – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – elektronikus ügyintézést tehet kötelezővé ügyfelei és más szervek számára. Az adott eljárás tekintetében a Miniszterelnökség elektronikus formában készít iratokat, illetve papíralapú iratokról készít elektronikus dokumentumot, és azokat elektronikus aláírással és időbélyegzővel vagy elektronikus bélyegzővel, ún. „szervezeti” bélyegzővel és időbélyegzővel látja el.
(2) Az elektronikus dokumentumok hitelesítése elektronikus aláíró tanúsítvánnyal történik.
(3) Amennyiben a kiadmányozó személyének azonosítása nem szükséges, úgy szervezeti bélyegző használatával történik az elektronikus dokumentumok hitelesítése.
(4) A Miniszterelnökség döntést nem tartalmazó dokumentumainak és nagy mennyiségben előállított értesítéseinek, tájékoztatóinak hitelesítése elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel történik.
(5) A Miniszterelnökség kiadmányozási, illetve aláírási jogosultsággal rendelkező munkatársai által használt elektronikus aláírás és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább
a) az elektronikus aláírást létrehozó személy személyazonosító okmányában szereplő teljes nevét,
b) a szervezet megnevezését,
c) igény esetén a szervezeti egység megnevezését,
d) az elektronikus aláírást létrehozó személy álláshelyének besorolását,
e) az aláírás dátumát és pontos időpontját, valamint
f) kamarai jogtanácsosok esetén a kamarai azonosító számot (KASZ).
(6) A Miniszterelnökség kiadmányozási jogosultsággal nem, de elektronikus bélyegző használatára jogosult munkatársai által használt elektronikus bélyegző és annak grafikus megjelenítése tartalmazza legalább
a) az „A dokumentum elektronikus aláírással hitelesített” szöveget,
b) az aláírás dátumát (év, hó, nap, óra, perc pontossággal),
c) a Miniszterelnökség megnevezését, valamint
d) az elektronikus aláírást létrehozó személy személyazonosító okmányában szereplő teljes nevét.
Amennyiben a dokumentumhitelesítést kamarai jogtanácsosi besorolásban végzi a munkatárs, úgy az (5) bekezdésben felsorolt adatokat tartalmazó elektronikus aláírást kell e célra használnia.
(7) A Miniszterelnökség által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott iratok az ügyfél rendelkezési nyilvántartásában megjelölt módon vagy ügyfélkapuján található értesítési tárhelyre, a tárhely szolgáltatás keretében kerülnek megküldésre.
(8) A Miniszterelnökség által elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott, az ügyfél részére elektronikus úton nem kézbesíthető küldemények levélpostai küldeményként a Magyar Posta Zrt. útján kerülnek megküldésre.
(9) A Miniszterelnökség elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumai a Kormányzati Érkeztető Rendszerbe (a továbbiakban: KÉR) bekapcsolt szervek részére a KÉR NOVA SZEÜSZ rendszerén keresztül kialakított partnertörzs segítségével kerülnek továbbításra a szerv hivatali kapuján található értesítési tárhelyre.
(10) A Miniszterelnökség az általa elektronikus formában készített és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel ellátott dokumentumait a KÉR rendszerbe be nem kapcsolt szervek vagy magánszemélyek részére hivatali kapun, cégkapun, ügyfélkapun, illetve ezek hiányában a Magyar Posta Zrt., az Állami Futárszolgálat, külön futár vagy kézbesítő útján továbbítja.
7. Az aláírás-létrehozó eszköz használatának rendje
7. § (1) Az aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy kizárólag intelligens chipkártya vagy token birtokában és a hozzá tartozó jelszó megadásával
a) a Szolgáltató által a kormányzati informatikai rendszerben biztosított, valamint a Miniszterelnökség által bevezetett aláírásra alkalmas szoftverrel hozhat létre minősített elektronikus aláírást az elektronikus dokumentumon, vagy
b) felülhitelesíthet korábban elkészített elektronikus dokumentumot elektronikus aláírással és minősített időbélyeggel.
(2) Az elektronikus aláírás használatára jogosult munkatárs az elektronikus aláírási jogosultságát kizárólag a Miniszterelnökség hatáskörébe tartozó eljárások során, a Miniszterelnökség képviseletében eljárva alkalmazhatja. Az elektronikus aláírás magáncélra és az aláírási jogosultságon kívül eső ügyekben nem használható fel.
(3) Az elektronikus aláírás használatára jogosult munkatárs köteles a részére kiadott elektronikus aláírást létrehozó eszközt biztonságos helyen (zárható fiókban, szekrényben, lemezszekrényben) tárolni. A kártyához tartozó titkos jelszót illetéktelen személynek átadni vagy elérhetővé tenni tilos.
(4) Az elektronikus adathordozó elvesztése, illetve kompromittálódása, valamint az ahhoz tartozó jelszó elvesztése, elfelejtése esetén a tanúsítvány visszavonása ügyében köteles a munkatárs a 9. § (3) bekezdésében foglaltak szerint soron kívüli intézkedést tenni a kapcsolattartó felé.
(5) Az elektronikus aláírásra vagy kiadmányozásra jogosult személy átmenetileg sem adhatja át más részére az elektronikus aláíró eszközt, illetve a használatához szükséges PIN kódot és a felfüggesztési kódot tartalmazó borítékokat. Ezen eszközök, kódok másra nem ruházhatóak át.
8. Az elektronikus aláírás és elektronikus bélyegző érvényességére vonatkozó közös szabályok
8. § (1) Az elektronikusan aláírt dokumentum hitelességének ellenőrzése során ki kell térni
a) az aláíró személyének,
b) az aláírás érvényességének, valamint
c) saját aláírás esetén az aláírásba ágyazott időbélyegző meglétének a vizsgálatára.
(2) Az elektronikus aláírással ellátott dokumentum címzettjének felelősségi körébe tartozik az elektronikusan átvett dokumentumon az érvényességi lánc vizsgálatával az elektronikus aláírás ellenőrzésének elvégzése.
(3) Az elektronikus aláírás, az elektronikus bélyegző és az ezekhez tartozó tanúsítvány ellenőrzését a www.keaesz.gov.hu elektronikus oldalon lefuttatott hitelességellenőrző program segítségével kell elvégezni.
(4) Nem fogadható el az elektronikus aláírás, ha az elektronikus aláírás, az aláírási tanúsítvány vagy az érvényességi lánc valamely tanúsítványának valamely adata az aláírás érvénytelenségére utal, vagy a (2) bekezdés szerint lefuttatott hitelességellenőrzés során az eredmény érvénytelenségre enged következtetni.
(5) Nem fogadható el az időbélyeg, ha az időbélyegen elhelyezett elektronikus aláírás vagy elektronikus bélyegző tanúsítványa vagy az érvényességi lánc tanúsítványának valamely adata annak érvénytelenségére utal.
9. A Miniszterelnökség képviseletében használt aláírási tanúsítványok kezelésének rendje
9. § (1) Abban az esetben, ha az elektronikus aláírással rendelkező személy az aláírás-létrehozó eszközt vagy annak használatához szükséges jelszót elveszíti, azt ellopják, vagy nyilvánosságra kerül, illetve ezek gyanúja felmerül, úgy a felhasználó köteles haladéktalanul felfüggesztési eljárást kezdeményezni a Szolgáltatónál a birtokában lévő felfüggesztési kód borítékban feltüntetett telefonszámra történő bediktálásával.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt esetekben a tanúsítvány felfüggesztésének megszüntetését és a tanúsítvány érvényességének visszaállítását a tanúsítvány felfüggesztésének napjától számított 5 napon belül az aláírási jogosultsággal rendelkező személy kezdeményezheti a Szolgáltatónál a birtokában lévő felfüggesztési kódot tartalmazó borítékban feltüntetett telefonszámra történő bediktálásával. A tanúsítvány státuszának mindenkori módosításáról az IF vezetőjét és a szervezeti egység vezetőjét írásban értesíteni szükséges legkésőbb a következő munkanapon.
(3) Amennyiben az (1) bekezdésben foglalt esetek bármelyike bekövetkezik, és az 5 napon belül nem hárul el, úgy a kapcsolattartó hivatalból visszavonási eljárást kezdeményez a Szolgáltató felé, illetve amennyiben a Szolgáltató nem kap jelzést a kompromittáló esemény elhárultáról, úgy a tanúsítványt a bejelentéstől számított 6. napon érvényteleníti.
(4) Ha a foglalkoztatási jogviszony megszűnése, megszüntetése, áthelyezés, az aláírási jogosultsággal rendelkező munkatárs kezdeményezése, vagy egyéb ok miatt a kiadmányozási, illetve aláírási jogosultság megszűnik, úgy a szervezeti egység vezetője az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása iránti igényt az IF vezetője részére írásban köteles megküldeni. Az IF vezetője haladéktalanul kezdeményezi a visszavonási eljárást a Szolgáltatónál. A visszavonással a tanúsítvány véglegesen érvényét veszti, és a visszavont tanúsítvány alapján létrehozott elektronikus aláírás a továbbiakban dokumentumok hitelesítésére nem alkalmas.
(5) Az aláírás-létrehozó eszköz visszavonása kapcsán az IF vezetője gondoskodik a nyilvántartás módosításáról.
(6) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személy köteles bejelenteni az IF vezetőjének, amennyiben a nevében, személyi adataiban, beosztásában változás történt.
(7) Az elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkező személyt foglalkoztató szervezeti egység vezetője köteles visszavonási eljárást kezdeményezni az IF vezetője felé írásban a belyegzonyilvantartas@me.gov.hu e-mail-címre küldött elektronikus levélben a (4) bekezdésben foglaltak esetében, illetve akkor, ha az elektronikus aláírással rendelkező munkatárs feladatkörében változás történt, foglalkoztatási jogviszonya megszűnt, továbbá kiadmányozási vagy aláírási jogának megszűnése esetén.
(8) A Miniszterelnökség által alkalmazott elektronikus aláíráshoz kibocsátott tanúsítványban rögzített szervezeti adatok megváltozásáról az IF vezetője tájékoztatja a Szolgáltatót.
10. Az elektronikus aláírással és elektronikus bélyegzővel rendelkező dokumentumok hosszú távú megőrzése (archiválása)
10. § (1) Az archiválás céljai:
a) a dokumentumok bizalmasságának és integritásának védelme,
b) a jogosulatlan hozzáférés megakadályozása,
c) az utólagos módosítás lehetőségének kizárása.
(2) Az IF gondoskodik arról, hogy a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatának mellékletét képező irattári tervben meghatározott megőrzési idő lejártáig a Miniszterelnökség hatáskörébe tartozó eljárások során létrehozott és elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel hitelesített dokumentumok – melyek képe a KIR3 iratkezelési szoftverben csatolmányként megtalálható – értelmezhetők (olvashatók) és visszakereshetők maradjanak, valamint azok az aláíráskori állapotukban változatlan formában legyenek elérhetőek.
(3) A KIR3 iratkezelési szoftver irattári funkciója az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 129. §-a szerinti elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás igénybevételével valósul meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (4) bekezdés b) pontja alapján.
A PAPÍRALAPÚ DOKUMENTUMOK HITELES ELŐÁLLÍTÁSÁHOZ ÉS ÜGYKEZELÉSI FELADATOK ELLÁTÁSÁHOZ SZÜKSÉGES, VALAMINT EGYÉB SPECIÁLIS BÉLYEGZŐK HASZNÁLATÁNAK SZABÁLYAI
11. A manuális bélyegzők használatára jogosultak köre és a bélyegzőhasználat feltételei
11. § Bélyegzők használatára a Szabályzat hatálya alá tartozó személyek jogosultak a Szabályzatban meghatározott feltételek mellett.
12. § (1) A Miniszterelnökségen az alábbi bélyegzők használhatók:
a) körbélyegzők,
b) fejbélyegzők,
c) ügyviteli bélyegzők,
d) ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők,
e) biztonsági bélyegzők,
f) speciális bélyegzők.
(2) Az (1) bekezdésben foglalt bélyegzők szükség esetén idegen nyelven is elkészíttethetőek és használhatóak.
13. § (1) A Miniszterelnökségen használt, a 12. § (1) bekezdés a) és e) pontja szerinti bélyegzők szigorú számadású bélyegzők.
(2) A bélyegzőket a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
(3) A bélyegzők lenyomatához – a 12. § (1) bekezdés c), d) és e) pontja kivételével – lila tintával átitatott bélyegzőt kell használni.
(4) A 12. § (1) bekezdés c) pontjában meghatározott bélyegzők piros tintával is használhatók.
(5) A bélyegzők igénylése a 21. §-ban meghatározottak szerint történik.
12. A Miniszterelnökségen használt manuális bélyegzők típusai
14. § (1) Körbélyegzőt csak a Miniszterelnökség és a Közszolgálati Döntőbizottság iratain, másolatok hitelesítéséhez, iratkezelési segédletek és iratok összefűzésének hitelesítéséhez lehet használni.
(2) Az (1) bekezdés szerinti papíralapú iraton a körbélyegző mellett a kiadmányozó aláírását és nevét is fel kell tüntetni.
(3) Körbélyegző nélkül az irat nem hiteles.
(4) A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni.
(5) Az Állami Futárszolgálat által továbbítandó küldemények borítékjának lezárásakor a lezárás helyén a körbélyegző három lenyomatát kell elhelyezni.
15. § (1) A Miniszterelnökségen a körbélyegzők következő típusai használhatók:
a) Átmérője 3,5 cm, középen Magyarország címere helyezkedik el, a bélyegző belső kerületére írva a következő szöveg kerül: „Miniszterelnökség [szervezeti egység neve]” (SZMSZ-ben meghatározott szervezeti egységek megnevezése). A Miniszterelnökséget vezető miniszter vagy speciális feladatkörrel megbízott személy esetében megnevezésüket, illetve feladatkörüket kell feltüntetni. Amennyiben az adott szervezeti egység elnevezését viselő bélyegzőből csak egy készült, a címer alatt egy csillag szerepel. Amennyiben több bélyegző készül ugyanazon szervezeti egység elnevezésével, a címer alá 1-től növekvő sorszám kerül arab számmal (*sorszám.*) feltüntetésre.
b) Átmérője 2,2 cm, középen Magyarország címere helyezkedik el, a bélyegző belső kerületére írva a következő szöveg kerül: „Miniszterelnökség”, a címer alatt a bélyegző sorszámát kell jelölni arab számmal (*sorszám.*).
c) Átmérője 1,6 cm, középen Magyarország címere helyezkedik el, a bélyegző belső kerületére írva a következő szöveg kerül: „Miniszterelnökség”, a címer alatt a bélyegző sorszámát kell jelölni arab számmal (*sorszám.*).
d) Átmérője 3,5 cm, középen Magyarország címere helyezkedik el, a bélyegző belső kerületére írva a következő szöveg kerül: „Közszolgálati Döntőbizottság” és „Közszolgálati Döntőbizottság Titkársága”. A bélyegzőből két darabot kell készíteni, a címer alatt 1. és 2. arab szám feltüntetetésével.
(2) Az aláírásra jogosult írásban kijelölhet ügyviteli feladatot ellátó személyt a körbélyegző használatára.
12.2. Fejbélyegző
16. § (1) Fejbélyegző akkor használható, ha a szervezeti egységnek nem áll rendelkezésére nyomdai úton előállított, a szervezeti egységet, mint feladót megjelölő boríték.
(2) Fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható.
(3) A Miniszterelnökségen a fejbélyegzők következő típusai használhatók:
a) téglalap alakú, felirata:
b) téglalap alakú, felirata:
(4) A fejbélyegzőt a szervezeti egység vezetője jogosult igényelni, aki írásban kijelölhet ügyviteli feladatot ellátó személyt a fejbélyegző használatára.
12.3. Ügyviteli bélyegző
17. § (1) Az ügyviteli bélyegző az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálja.
(2) Ügyviteli bélyegzőket csak a Miniszterelnökség és a Közszolgálati Döntőbizottság iratain, valamint a minősített adatkezelés során lehet használni.
(3) A Miniszterelnökségen ügyviteli bélyegzőként a következő bélyegzők használhatók:
a) érkeztető bélyegző,
b) érkeztető-iktatóbélyegző,
c) dátumbélyegző,
d) díjhitelesítő bélyegző,
e) hitelesítő bélyegző,
f) minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegző,
g) futár kódszám,
h) tértivevények feladásánál használt bélyegzők,
i) névbélyegző,
j) egyéb, iratkezelést segítő bélyegzők.
12.4. Ellenjegyzésre szolgáló bélyegző
18. § (1) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző a Miniszterelnökség iratain a jogosult által történő ellenjegyzés igazolására szolgál.
(2) Ellenjegyzésre szolgáló bélyegző csak aláírással együtt, az aláíró nevének és az ellenjegyzés dátumának feltüntetésével használható.
(3) A Miniszterelnökségen ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők következő típusai használhatók:
a) jogi ellenjegyző bélyegző,
b) pénzügyi ellenjegyző bélyegző.
(4) Az ellenjegyző személy feladatkörének ellátása során jogosult az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző használatára.
12.5. Biztonsági bélyegző
19. § (1) A Miniszterelnökségen biztonsági bélyegzőként réz pecsétnyomókat kell alkalmazni.
(2) A réz pecsétnyomók minősített iratok, biztonsági helyiségek kulcsai, illetve bélyegzők tárolására szolgáló, elektronikus biztonsági kóddal és zárszerkezettel nem rendelkező páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárására használhatók.
(3) A réz pecsétnyomót a páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárását követően kell használni, amely a lezárás után azok sértetlenségét biztosítja.
(4) A réz pecsétnyomók kör alakú, negatív lenyomatú bélyegzők, melyen a következő felirat szerepel: „Miniszterelnökség – *sorszám*”. Régi pecsétnyomó esetén a felirat: „Miniszterelnöki Hivatal – *sorszám*”.
(5) A réz pecsétnyomókat a szervezeti egység vezetője jogosult igényelni, a páncél- és lemezszekrény, valamint a kulcsdobozok lezárásáért felelős munkatársaik számára.
12.6. Speciális bélyegzők
20. § (1) A 12. § (1) bekezdés a)–e) pontjában nem szereplő, egyedi célra felhasználható bélyegző használatát indokolt esetben a Miniszterelnökség közigazgatási államtitkára engedélyezheti.
(2) Speciális bélyegzőként negatív-száraz pecsét is igényelhető.
13. Bélyegzők megrendelése
21. § (1) A Miniszterelnökségen bélyegzőt a Szabályzatban meghatározott körben és célra lehet rendelni.
(2) Megrendeléskor az igénylő szervezeti egység vezetőjének e-mail-címéről a belyegzonyilvantartas@me.gov.hu elektronikus e-mail-címre – szerkeszthető formátumban – megküldött igény fogadható el.
(3) Amennyiben a kijelölt IF munkatárs a megrendelés ellenőrzése során megállapítja, hogy a megrendelés nem felel meg a Szabályzatban foglaltaknak, akkor e-mailben kéri a megrendelőt a korrekció elvégzésére. Ha a megrendelés szabályszerű, a kijelölt IF munkatárs a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság ellátási rendszerében (a továbbiakban: KELL rendszer) feladja az igénylést.
(4) Az IF által a KELL rendszerbe feltöltött igénylést a Miniszterelnökség intézményi kapcsolattartója jóváhagyja, és gondoskodik a bélyegzők elkészíttetéséről.
(5) A Miniszterelnökség intézményi kapcsolattartója a Szabályzattól eltérő módon hozzá érkezett bélyegzőigénylést nem hagyhat jóvá.
14. Bélyegzők nyilvántartása, kiadása
22. § (1) Az elkészült bélyegzőt a Közbeszerzési Ellátási Főigazgatóság képviselője átadja a Miniszterelnökség IF munkatársának.
(2) Az átvett bélyegzők nyilvántartása összefűzött, hitelesített Bélyegző-nyilvántartó könyvben történik.
(3) A nyilvántartásba vételt követően a bélyegzőt kizárólag az igénylő személy veheti át az IF munkatársától. Az átvételt az átvevő a Bélyegző-nyilvántartó könyvben aláírásával igazolja.
(4) A bélyegzőt kézbesítő nem veheti át.
(5) A (3) bekezdés szerinti igénylő akadályoztatása esetén az általa meghatalmazott, az irányítása alatt álló szervezeti egység állományába tartozó titkársági munkatárs átveheti a bélyegzőt. Az átvett bélyegzővel az átvevő személy is felelősségre vonható, amennyiben a bélyegző illetéktelen személyhez kerül, vagy a vezető jogviszonyának változása esetén nem tud elszámolni az általa használt bélyegzővel, kivéve, ha a meghatalmazott kétséget kizáróan tudja bizonyítani, hogy az átvett bélyegzőt a meghatalmazó részére átadta.
(6) A szervezeti egység vezetője köteles a bélyegző használójának személyében bekövetkezett változást az IF felé írásban jelezni a belyegzonyilvantartas@me.gov.hu postafiókra küldött e-mailben.
(7) A (6) bekezdésben foglalt esetben a kiadott bélyegzővel a bélyegzőt átadónak és az új használónak személyesen meg kell jelenni az IF-en. Az IF munkatársa intézkedik a változás (átadás-átvétel) rögzítéséről a nyilvántartó könyvben.
(8) A bélyegző átvételétől az átvevőt elszámolási kötelezettség terheli.
15. Bélyegző elvesztése, megsemmisülése és eltulajdonítása
23. § (1) Amennyiben a bélyegző használója észleli, hogy a számára kiadott bélyegző elveszett, megsemmisült vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell annak érdekében, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen, valamint
a) írásban köteles értesíteni az IF vezetőjét, vagy
b) amennyiben bűncselekmény gyanúja merül fel, a bélyegzőt használó szervezeti egység vezetője külön értesítésben tájékoztatja az IF vezetőjét.
(2) Az IF vezetője mint a bélyegzők nyilvántartásáért felelős vezető
a) bűncselekmény gyanúja esetén belső vizsgálatot kezdeményez, és szükséges esetén kezdeményezi büntetőeljárás lefolytatását;
b) gondoskodik a bélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben;
c) intézkedik a bélyegző elvesztésének, megsemmisülésének vagy eltulajdonításának a feltüntetéséről a Bélyegző-nyilvántartó könyvben;
d) intézkedik az elveszett vagy eltulajdonított bélyegző új sorszámmal történő pótlásáról;
e) intézkedik a letiltást követően előkerült körbélyegző selejtezéséről.
16. Bélyegzők cseréje és pótlása
24. § (1) Abban az esetben, ha egy szervezeti egység elnevezése megváltozik, a bélyegző elhasználódik vagy megrongálódik, a szervezeti egység vezetője köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét.
(2) Bélyegző pótlására akkor kerül sor, ha az elveszett, megsemmisült vagy eltulajdonították.
(3) A bélyegzők cseréje és pótlása az IF munkatársainak közreműködésével történik az igényléssel megegyező eljárásrendben.
17. Bélyegzők leadása
25. § (1) Bélyegző cseréje esetén aláírás ellenében csak akkor adható ki az új bélyegző, ha az addig használt bélyegzőt leadják az IF erre a feladatra kijelölt munkatársának, aki a leadás tényét a nyilvántartókönyvben rögzíti.
(2) A bélyegzőt kezelő munkatárs álláshelyváltása és jogviszonyának megszűnése vagy megszüntetése esetén a bélyegzőt köteles leadni az IF-nek. Erre az esetre a 22. § (7) bekezdésében foglaltak megfelelően alkalmazandóak.
18. Bélyegzők megsemmisítése
26. § (1) A leadott bélyegzők, amelyek a jövőben már nem kerülnek kiadásra, megsemmisítésre kerülnek. A megsemmisítést az IF munkatársai végzik.
(2) A megsemmisítésről minden esetben jegyzőkönyv készül. A jegyzőkönyv tartalmazza a megsemmisítésre kerülő bélyegzők lenyomatát, valamint a megsemmisítés tényét és dátumát, a megsemmisítésnél jelen lévők és az IF vezetőjének az aláírását.
(3) A megsemmisítést úgy kell végrehajtani, hogy a megsemmisített bélyegzővel a továbbiakban ne lehessen lenyomatot képezni, illetve a megsemmisített bélyegzők tartalma utólag ne legyen megállapítható.
(4) A megsemmisítés időpontját, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószámát a Bélyegző-nyilvántartó könyvben rögzíteni kell.
19. Záró rendelkezések
27. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
(2)2
Az utasítást a 11/2021. (VII. 30.) MvM utasítás 28. §-a hatályon kívül helyezte 2021. július 31. napjával.
A 27. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás