8/2020. (II. 21.) ITM utasítás
8/2020. (II. 21.) ITM utasítás
az Innovációs és Technológiai Minisztérium Másolatkészítési Szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, az Innovációs és Technológiai Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2019. (II. 28.) ITM utasítás 1. melléklet 165. § (3) bekezdésében foglaltak alapján a következő utasítást adom ki:
1. § Az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Másolatkészítési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.
2. § A Szabályzat hatálya kiterjed a minisztérium valamennyi szervezeti egységére és valamennyi foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló dolgozójára.
3. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 8/2020. (II. 21.) ITM utasításhoz
I. A SZABÁLYZAT CÉLJA
1. A Másolatkészítési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) szervei által készített papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá, illetve elektronikus iratok hiteles papíralapú irattá átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet), valamint az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 27/2019. (VII. 30.) ITM utasításban foglalt rendelkezések figyelembevételével.
2. A Szabályzat tartalmazza a Minisztérium hivatali szervei által készített – az iratok kivételi körébe nem tartozó – papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat, illetve elektronikusan kiadmányozott iratok hiteles papíralapú irattá átalakításának eljárási rendjét.
II. FOGALMAK
3. A Szabályzat vonatkozásában:
a) papíralapú dokumentum: papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, függetlenül attól, hogy az milyen eszközzel és milyen eljárással keletkezett;
b) elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;
c) elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról a Szabályzatnak megfelelően készült, azzal képileg és tartalmilag egyező, és a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas eszköz útján értelmezhető adategyüttes;
d) hiteles elektronikus másolat: olyan elektronikus másolat, amelyen elektronikus bélyegzőt helyeztek el, és amelynek időpontját minősített időbélyegzés szolgáltatótól származó időbélyeg igazolja;
e) digitalizálás: olyan eljárás, amely az analóg felépítésű információt számítástechnikai eszközök számára feldolgozható, digitális információvá alakítja át;
f) hitelesítési záradék („Az eredeti elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat”, „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező irat”): a Korm. rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus, illetve a papíralapú másolat elválaszthatatlan részét képezi;
g) iratok kivételi köre: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletét képező, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények, hiteles elektronikus dokumentum előállítása körébe nem tartozó, valamint az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 27/2019. (VII. 30.) ITM utasítás 2. függelékét képező, központi érkeztető rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzékében szereplő iratok köre;
h) képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;
i) tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;
j) másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese;
k) metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adatok.
III. A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA
1. Papíralapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá
4. A papíralapon kiadmányozott irat – 3. függelék szerinti – digitalizálása során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapon kiadmányozott irat és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.
5. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát magában foglalja, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.
6. Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni, és azt egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendelni:
a) a másolatkészítő szervezet elnevezése és – ha a másolatkészítés nem az automatikus másolatkészítés Korm. rendelet 56. §-ában meghatározott szabályai szerint történik – a másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve;
b) a másolatkészítő rendszer pontos megnevezése és verziószáma;
c) a másolatkészítési szabályzat megnevezése;
d) az irányadó másolatkészítési rend elérhetősége;
e) a másolatkészítés időpontja;
f) a papíralapú dokumentum azonosítója;
g) a papíralapú dokumentum terjedelme.
7. Amennyiben egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell az elektronikus másolatot elkészíteni. Különböző alszámú iratokhoz külön-külön kell a 8. pont szerint záradékot készíteni.
8. A másolatkészítő kimenő irat esetében egy példányban elkészíti és a Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő Rendszerben (a továbbiakban: Poszeidon rendszer) ügyirathoz tartozó főszámra alszámon beiktatja a „ZÁRADÉK_PAPÍRALAPÚBÓL ELEKTRONIKUS” megnevezésű 1. függelék szerinti dokumentumot. Bejövő küldemények esetében a másolatkészítő a Poszeidon rendszer hitelesítő funkciójának használatával előállítja az eredeti papír alapú dokumentummal megegyező hiteles elektronikus dokumentum záradékát, melyet ezzel egy időben az elektronikus irattal egy fájlba konvertál.
9. A másolatkészítő a papíralapon kiadmányozott, körbélyegzővel ellátott irat minden oldaláról és a 8. pont szerint elkészített záradékról együttesen szkenner segítségével egy PDF formátumú állományt készít.
10. A szkennelt iratot és a záradékot a Poszeidon rendszerbe szükséges feltölteni.
11. A kiadmányozó egyedileg és oldalanként ellenőrzi a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelőségét.
12. A kimenő elektronikus iratot és a záradékot együttesen tartalmazó PDF formátumú fájlt a kiadmányozó elektronikus aláírását vagy a Központi Iratkezelő Iroda munkatársa által szervezeti aláírással történő ellátását követően a hivatali kapuhoz hozzáféréssel rendelkező személy küldi el a címzett részére.
2. Elektronikus irat átalakítása hiteles papíralapú irattá
13. A másolatkészítő a másolat elkészítésekor ellenőrzi, hogy az eredeti elektronikus irat a kiadmányozás és a másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e.
14. Amennyiben a 13. pont szerinti ellenőrzés megerősíti a dokumentum változatlanságát és az aláírás, időbélyegző érvényességét, úgy a másolatkészítő az elektronikusan aláírt iratot a címzettek számánál eggyel több példányban kinyomtatja, és meggyőződik arról, hogy a kinyomtatott papíralapú másolat tartalmazza-e a kiadmányozó személy nevét és az elektronikus aláírás időpontját.
15. A másolatkészítő a címzettek számánál eggyel több példányban elkészíti, a Poszeidon rendszerben az ügyirathoz tartozó főszámra alszámon beiktatja, és az irathoz csatolja az iktatószám záradékon történő feltüntetése mellett a „ZÁRADÉK_ELEKTRONIKUSBÓL PAPÍRALAPÚ” megnevezésű, 2. függelék szerinti dokumentumot.
16. A kiadmányozó a záradék valamennyi példányát aláírja és körbélyegzővel látja el.
17. A másolatkészítő a záradékolt irat egy példányát a címzett részére postai úton megküldi, vagy személyes ügyfélfogadás keretében átadja, a másik példány az ügyiratban marad.
3. Papíralapú hiteles kiadmány papíralapú hiteles másolattá alakítása
18. A papíralapú hiteles kiadmány papíralapú hiteles másolattá alakításáról az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 27/2019. (VII. 30.) ITM utasítás Mellékletének 161. pontja rendelkezik.
IV. A MÁSOLATKÉSZÍTÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ FELELŐSSÉGI KÖRÖK
19. A Minisztérium valamennyi önálló szervezeti egységének vezetője
a) az általa vezetett szervezeti egység valamennyi kormánytisztviselőjét és ügyiratkezelőjét másolatkészítői jogkörrel jogosíthatja fel,
b) felelős a másolatkészítési tevékenységhez kapcsolódó munkafolyamat megszervezéséért,
c) ellenőrzés útján gondoskodik a jelen Szabályzatban foglaltak maradéktalan betartásáról.
20. A másolatkészítés az erre feljogosított személyek felelősségi körébe tartozik. A másolatkészítő személy neve az elektronikus másolatnál a metaadatok között, a papíralapú másolatnál a záradékon feltüntetésre kerül.
21. A másolatkészítés során a másolatkészítő jelen Szabályzat előírásai szerint köteles eljárni, a Szabályzat előírásainak betartásáért felelősséggel tartozik.
22. A másolatkészítés megfelelőségét a rendszeres időközönként végzett vezetői ellenőrzés biztosítja.
V. EGYÉB RENDELKEZÉSEK
23. A fentiek szerint létrejött ügyiratok vegyes iratok, amelyek irattárazására a Minisztérium Iratkezelési Szabályzatában foglalt rendelkezések irányadóak.
24. A Szabályzatot a kormányzati portálon – bárki számára elérhető módon – közzé kell tenni.
1. függelék
záradékolás megjelenítését szolgálja.
Papíralapú dokumentum azonosítója: |
……/………. |
|
|
||
Papíralapú dokumentum terjedelme: |
… lap, … oldal |
|
|
||
Másolatkészítő szervezeti egység megnevezése: |
Innovációs és Technológiai Minisztérium |
|
|
||
|
……………………………………………… |
|
|
||
Másolatkészítő neve: |
……………………………………………… |
|
|
(a másolatot készítő ügyintéző neve) |
|
|
||
Másolat képi egyezéséért felelős személy neve: |
……………………………………………… |
|
|
(a másolatot kiadmányozó neve) |
|
|
||
Másolatkészítés időpontja: |
……… Év ……… Hó ……… Nap |
|
|
||
Másolatkészítési Szabályzat megnevezése: |
Az Innovációs és Technológiai Minisztérium |
|
|
Másolatkészítési Szabályzatáról szóló ITM utasítás |
|
2. függelék
Elektronikus dokumentum azonosítója: |
……/…… |
|
|
||
Elektronikus dokumentum terjedelme: |
… lap, … oldal |
|
|
||
Az eredeti irat kiadmányozójának neve: |
……………… (az eredeti iratot kiadmányozó vezető) |
|
|
||
A kiadmányozó szervezeti egység |
||
megnevezése: |
Innovációs és Technológiai Minisztérium |
|
|
||
|
……………………………………………… |
|
|
||
Az eredeti irat aláírásának időpontja: |
…. Év …. Hó …. Nap … óra … perce |
|
|
||
Az elektronikus bélyegzőhöz tartozó |
||
tanúsítvány szerinti létrehozó megnevezése: |
………………… (a bélyegző létrehozójának neve) |
|
|
||
Másolatkészítő szervezeti egység megnevezése: |
Innovációs és Technológiai Minisztérium |
|
|
||
|
……………………………………………… |
|
|
||
Másolatkészítő neve: |
……………………………………………… |
|
|
(a másolatot készítő ügyintéző neve) |
|
|
||
Másolat képi egyezéséért felelős személy neve: |
……………………………………………… |
|
|
(a másolatot kiadmányozó neve) |
|
|
||
Másolatkészítés időpontja: |
…. Év …. Hó …. Nap |
|
|
||
Másolatkészítés jogszabályi alapja: |
az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló |
|
|
451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 122. §-a |
|
|
||
|
||
Budapest, 20…………………. |
||
………………………………………………………… |
||
3. függelék
1. Bevezető
1.1. A papíralapú dokumentum hiteles elektronikus irattá alakításának szabályait figyelembe véve a Poszeidon rendszer képes hiteles elektronikus másolat készítésére. Az informatikai megoldás részletes terveit az egyes részrendszerek fizikai tervei és telepítési leírásai tartalmazzák. Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése (a továbbiakban: másolatkészítés) az iratkezelési folyamat során két esetben történhet:
a) érkeztetés-postabontás folyamata: bejövő papíralapú küldemények hiteles elektronikus másolattá alakítása;
b) iktatás folyamata: munkafolyamat során keletkeztetett papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus másolattá alakítása.
2. Másolatkészítési folyamatok
2.1. A másolatkészítés a szkennelő klienseknél kezdődik, ahol a digitalizálás a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) által biztosított szkennerek segítségével PDF formátumú fájlba történik.
2.2. Az elektronikus másolat a másolatkészítő tevékenységét támogató informatikai környezet beállításának megfelelő tárhelyen kerül letárolásra.
2.3. Az elektronikus másolat feldolgozása, hiteles elektronikus másolattá alakítása három módon történhet:
a) a Poszeidon rendszer felhasználásával;
b) az ügyintéző személyes elektronikus aláírásával;
c) az ügyintéző felelőségi körébe tartozó elektronikus bélyegző segítségével.
2.4. A Poszeidon rendszer biztosítja az ügyviteli folyamatok támogatását, az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának megfelelően. Ennek kapcsán az elektronikus dokumentumok egyedi azonosítóval, metaadatokkal kerülnek kiegészítésre. Az így előállított dokumentumok a Poszeidon rendszer által elérhető zárt, biztonságos adatbázisba kerülnek letárolásra. Ennek eredményeképpen az ügyviteli rendszerbe PDF állományként érkező dokumentumokat a feldolgozó szerver aláírt PDF dokumentumokká konvertálja, vagyis az elektronikus aláírás, és a metaadat konverzió szerver oldalon történik. Az elektronikus aláírás, a metaadatrendszer elektronikus példányra történő bekerülésének biztonságát a szerver oldali feldolgozás biztosítja.
2.5. Az elektronikus másolat hitelesítésének alkotóelemei:
a) a hitelesítési záradék szövege „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” elhelyezésre kerül az elektronikus dokumentumon;
b) elektronikus dokumentum metaadatai;
c) elektronikus bélyegző és elektronikus aláírás;
d) időbélyeg.
2.6. Metaadatok a jelen szabályzatban foglaltaknak megfelelőek. Az elektronikus bélyegző és elektronikus aláírás lenyomata biztosítja az adott dokumentum sértetlenségét és az elektronikus bélyegző tulajdonosának letagadhatatlanságát. Az elektronikus bélyegző és elektronikus aláírás használatához szükséges tanúsítványt a NISZ elektronikus tanúsítvány-szolgáltató állítja ki. Az időbélyegző azt igazolja, hogy az adott dokumentum egy adott időpillanatban már létezett. Az időbélyegzőt a NISZ időbélyegzés szolgáltató állítja ki. Az időbélyegző egy olyan adat, amely tartalmazza az időbélyegzett dokumentum lenyomatát, az időbélyegzés időpontját. Az időbélyeget egy időbélyegzés szolgáltató hitelesíti saját aláírásával.
A szervezeti egységek kimenő iratforgalma esetén kerül összeállításra, mivel a bejövő iratok esetében a Központi Iratkezelő Iroda és a szervezeti egységek a Poszeidon rendszer által generált záradékkal látják el az állományokat.
Főszámra történő alszámos iktatás esetén.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás