9/2020. (V. 29.) PM utasítás

a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2021.02.11.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével – a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára figyelemmel – a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével –,

a 84. § és a 3. függelék tekintetében a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján – az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglaltakra figyelemmel –

a következő utasítást adom ki:

1. § A Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. melléklet szerint határozom meg.

2. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba.

(2) A Szabályzat 2. függelékében meghatározott irattári tételszámokat 2020. január 1-jétől kell alkalmazni.

3. §²

1. melléklet a 9/2020. (V. 29.) PM utasításhoz

A Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Értelmező rendelkezések

1. § A Szabályzat alkalmazásában

1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása, nyilvántartása;

2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón;

3. átadás-átvételi jegyzék: az átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete, az iratátadás-átvétel során átadásra kerülő iratok, adathordozók tételes rögzítésére szolgál;

4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

5. cégkapu: a kézbesítési szolgáltatáshoz kötődő, biztonságos kézbesítési szolgáltatási címnek minősülő, a kijelölt szolgáltató által a gazdálkodó szervezetek számára biztosított tárhely;

6. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ;

7. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

8. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

9. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni;

10. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) vagy a Minisztérium kormányzati igazgatási tisztségviselői (a továbbiakban: foglalkoztatott) végeznek a munkafolyamataik során;

11. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;

12. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a Minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

13. hivatkozási szám: a beérkezett irat azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

14. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

15. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

16. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a Minisztérium működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

17. irattári tételszámmal történő ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

18. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;

19. kiadmányozó: a Minisztérium vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

20. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

21. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;

22. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;

23. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;

24. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó megadja a rendszernek az azonosításhoz rendelkezésére álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személyazonosságát alátámasztó információt;

25. ügyintézés: a Minisztérium működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi, formai kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

26. ügyintéző: az ügyet döntésre előkészítő személy;

27. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek;

28. ügyiratkezelő: az iratkezelési folyamat egyik résztvevője, aki az iratkezelési folyamatokat végzi;

29. ügyiratkezelő szoftver: az iratkezelési folyamatok rögzítésére, nyomon követésére a Minisztérium a Poszeidon EKEIDR Irat- és Dokumentumkezelő Rendszert (a továbbiakban: Poszeidon) alkalmazza, melynek tanúsítványszáma: I-SDA17T_TAN;

30. ügyvitel: a Minisztérium folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

31. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. § Az értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló törvény,

c) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény (a továbbiakban: Infotv.),

d) az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvény,

e) az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló kormányrendelet,

f) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló kormányrendelet,

g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet),

h) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2006. (XII. 19.) Korm. rendelet,

i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet,

j) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet (a továbbiakban: EMMI rendelet)

rendelkezései az irányadóak.

2. A Szabályzat hatálya

3. § A Szabályzat hatálya kiterjed a Minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a Minisztérium valamennyi ügyvitelben érintett foglalkoztatottjára.

4. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötött Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok tekintetében a Támogatási Szerződésben meghatározott európai unós jogi aktusokat kell alkalmazni azzal, hogy a Támogatási Szerződésben meghatározott európai uniós jogi aktusok által nem szabályozott kérdésekben a Szabályzat az irányadó.

5. § A Szabályzatban nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokat kell alkalmazni.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete, ellenőrzése

6. § A pénzügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a Pénzügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, valamint kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

7. § A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a Minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, mely szerint az iratkezelést központi szinten az Iratkezelési Osztály útján, valamint az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben – az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján – látja el.

8. § A gazdaságfejlesztési programokkal összefüggésben a 4. § alá tartozó projektekkel kapcsolatban keletkező iratok iratkezelési felügyeletéért a GFP Fejlesztéspolitikai Rendszereket Támogató Informatikai, Iratkezelési és Üzemeltetési Főosztály vezetője a felelős.

9. § Az iratkezelés felügyeletét a Biztonsági és Igazgatási Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az iratkezelési osztályvezető útján irányítja és felügyeli. E feladatkörében felelős

a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának munkafolyamatba épített rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,

e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,

f) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

g) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

h) az irattári tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért, valamint

i) az egyéb jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

10. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai biztonsági vezetővel együttműködve – a Minisztériumnál üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes álláshelyek betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket.

11. § A központi iratkezelés feladatai:

a) küldemények átvétele, biztonsági ellenőrzése, bontása, érkeztetése, iktatása, előzményezése az elektronikus iktatóprogramban,

b) a papíralapú irat hiteles elektronikus irattá alakítása,

c) az azonosításra szolgáló adatok előadói ívre nyomtatása,

d) az irat előadói ívben történő elhelyezése,

e) felbontás nélkül továbbítandó küldemények érkeztetése, címzetthez továbbítása,

f) szervezeti egységektől átvett kiadmányok kézbesítése, postára adása,

g) az irattári terv alapján az iratok központi irattárban történő elhelyezése, iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatok ellátása, valamint

h) a központi irattárban őrzött iratok selejtezésével kapcsolatos feladatok ellátása, levéltári átadás előkészítése, lebonyolítása.

12. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) az előzményiratok végleges szereléséről döntés,

b) a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irat irattári tételszámmal történő ellátása,

d) az egyéb ügykezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, tárolása,

f) iratokkal való elszámolás,

g) az iratok nyomonkövethetőségének a biztosítása.

13. § A szervezeti egységek ügyiratkezelőinek iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) a szervezeti egységnél készült és más szervtől, személytől érkezett küldemény átvétele, bontása, iktatása, nyilvántartása, továbbítása, postázása, átmeneti irattárba helyezése, központi irattárba adása,

b) az irat ügyintézőnek dokumentáltan történő átadása és visszavétele, valamint

c) bélyegzők, pecsétnyomók őrzése.

14. § A szervezeti egység vezetője az általa irányított szervezeti egységnél köteles

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelmet fordítani az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) az ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

c) szakszerűen működtetni a szervezeti egység átmeneti irattárát,

d) gondoskodni az elintézett iratok keletkezéstől számított egy éven túli központi irattárba adásáról, valamint

e) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek.

15. § A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a Minisztérium irattári anyagát.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

16. § Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében a Minisztérium iratait tárgyi csoportokra tagolva, a Minisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel. Az irattári terv meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

17. § A Szabályzat 2. függelékét képezi a Minisztérium irattári terve, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

18. § Az irattári terv általános, valamint különös részből áll. Az általános részbe a Minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket lehet besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszámmal) ellátni.

19. § Külön irattári tételek kerülnek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabály vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a Minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból, továbbá belső utasításokból.

20. § A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

21. § A Minisztériumba érkező, ott keletkező, onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az ügyiratkezelőnek a Poszeidonban vagy pályázatkezelő adatbázisban kell nyilvántartani.

22. § Az iktatást és az iratforgalom dokumentálását oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, az iratok Minisztériumon belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető legyen.

23. § Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat („a/a”) az ügyiratkezelőknek az átmeneti irattárba kell elhelyezniük.

24. § A Minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatott iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az ügyintézők az irattári terv alapján irattári tételekbe sorolják, irattári tételszámmal ellátják.

25. § A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni.

26. § Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámon kell az iratot irattárazni.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai a Poszeidonban

27. § Az elektronikus iratkezelési jogosultságok rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok, helyettesítési jogosultságok, egyedi azonosítók, belső és külső név- és címtár naprakészen tartásáért az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető a Poszeidon adatgazda útján gondoskodik. A jogosultságok kiosztása a helyettesítés rendjére figyelemmel történik.

28. § A Poszeidon használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető és iktató, irattárazó, lekérdező, archiváló, adatgazda) rendelkezhet,

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység (egységek) tekintetében gyakorolhatja,

c) objektum jogosultság: dokumentumszintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.

29. § A Poszeidon hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok beállítása, módosítása a hatáskörrel rendelkező vezetői engedélyezést követően a Poszeidon adatgazda feladata.

30. § A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző Poszeidon adatgazda a jogosultság aktiválását, a jogosultság beállításának megtörténtét az eredeti iraton az időpont feljegyzésével igazolja.

31. § A Poszeidon adatgazda feladatai a NISZ Nemzeti Infokommunikációs és Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: NISZ) útján:

a) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

d) a Poszeidonban tárolt elektronikus állomány archiválása.

32. § A Poszeidon üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének az elhárítása a NISZ mint a Minisztérium iratkezelő rendszere üzemeltetésével megbízott üzemeltető feladata.

33. § A rejtett iktatókönyv – az azt létrehozó szervezeti egység kivételével – az iratkezelés többi szereplője előtt rejtettként működik. A rejtett iktatókönyv nyitását a szervezeti egység vezetője akkor kérheti, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok teszik szükségessé a hozzáférés kizárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi.

7. Hozzáférés az iratokhoz

34. § A Minisztérium foglalkoztatottjai azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre feladataik ellátásához szükségük van, vagy amelyre a hatáskörrel rendelkező vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan, naprakészen kell nyilvántartani. A Minisztérium foglalkoztatottjai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

35. § A feladatellátáshoz kapcsolódóan iratot, adathordozót munkahelyről kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett, a közvetlen felettes vezető engedélyével szabad.

36. § Az iratokba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

37. § A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

38. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

39. § Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv.-ben foglaltak az irányadók.

40. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatot tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettese, valamint a felettes által meghatározott személy ismerheti meg.

41. § A döntés-előkészítő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy az általa kijelölt vezető engedélyezi. A Minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános” kezelési jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

42. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratokat a Poszeidonban kell iktatni, elkülönítetten kell tárolni, és a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

8. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

43. § Az iratkezeléssel összefüggő feladatokat a központi iktató, a szervezeti egységek ügykezelői, valamint ügyintézői végzik.

44. § Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

45. § A központi érkeztetőnek, postázónak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen.

46. § A 45. § szerinti helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását.

47. § A 45. § szerinti helyiség másodkulcsát külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és a tárolásra megbízott személynél tartani.

48. § A 45. § szerinti helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

49. § A Poszeidonban rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező foglalkoztatott azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

50. § A Poszeidon az iratkezelés valamennyi eseményét visszakereshető módon naplózza.

51. § Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal védeni kell (például nedvességtől, fénytől, hőtől). Az iratok kezelése során – állaguk megóvása érdekében – mellőzni kell a ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

9. A küldemények átvétele

52. § A Minisztériumba küldemény postai, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer központi érkeztető rendszer (a továbbiakban: KÉR), valamint hivatali kapu igénybevételével érkezhet.

53. § A küldemény átvételére jogosult

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) a politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a hivatali egység vezetője vagy az általuk megbízott személy,

c) a szervezeti egység ügyiratkezelője,

d) az ügyfélszolgálat munkatársa,

e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

f) elektronikus úton érkező küldemények esetén az egyes szervezeti egységek hivatalos elektronikus postafiókjára érkező küldemény esetén annak kezelésével megbízott személy,

g) a Minisztérium, illetve a szervezeti egység hivatali kapujára érkező küldemény esetén annak kezelésével megbízott személy, valamint

h) a KÉR.

54. § A Minisztérium részére a papíralapú küldemények elosztását a Minisztérium 1051 Budapest, József nádor tér 2–4. alatti épületében található központi iktató irodája, valamint a Minisztérium 1139 Budapest, Váci út 83. szám alatt található Center Point 2. irodaházban a GFP Fejlesztéspolitikai Rendszereket Támogató Informatikai, Iratkezelési és Üzemeltetési Főosztály végzi, amely az érkezett küldeményeket érkezteti, digitalizálja, iktatja, hivatali egységek szerint csoportosítja, majd továbbítja a szervezeti egységeknek további ügyintézésre.

55. § Személyesen kézbesített küldemény átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult.

56. § A szervezeti egységhez rendelt hivatali kapura érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményt (e-Papír ügyfélkapuról vagy cégkapuról, KÉR-ből) beérkező iratként kell kezelni. A hivatali kapura érkező küldemény automatikusan érkeztető számot kap a Poszeidon segítségével.

57. § Munkaidőn túl érkezett küldemény átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni.

58. § Telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni. A telefaxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről.

59. § A Minisztérium központi ügyfélszolgálati postafiókját a Koordinációs Főosztály működteti.

60. § A KÉR-ből érkező küldemények átvételére a József nádor téren található központi iktató iroda jogosult.

61. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, továbbá

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

62. § A gyors elintézést igénylő „azonnal”, „sürgős” jelzésű küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

63. § Az átvevő a tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladónak. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és az átvétel időpontjának feltüntetésével igazolja.

64. § Ha olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel időpontját is fel kell tüntetnie, és azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén a hatáskörrel rendelkező érkeztető egységnek, személynek érkeztetésre átadni.

65. § Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy küldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat (iratok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

66. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal kézbesíteni vagy postázni kell a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

67. § Az átvevő az érkező küldeményeket – kivéve a KÉR-en keresztül elektronikusan érkezett küldeményeket – átadókönyvvel, valamint elektronikusan a Poszeidonban továbbítja a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez.

68. § Elektronikus úton a Poszeidonba automatikusan érkező küldemények esetén a Poszeidon a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugta). Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.

69. § Az elektronikus iratokat a Poszeidonban úgy kell kezelni, hogy annak ügyintézésével kapcsolatos folyamatokkal dokumentálásra kerüljenek.

70. § Elektronikus úton érkezett irat esetében a Poszeidonba érkezés időpontja a meghatározó, amely naplózott, a későbbiekben visszakereshető.

71. § Ha az elektronikus küldemény nem vagy csak részben nyitható meg, úgy a küldőt az értelmezhetetlen elemről (elemekről) és a hiánypótlás szükségességéről, valamint a Minisztérium által használt elektronikus formátumokról az ügyintézés megkezdése előtt tájékoztatni kell.

72. § Az elektronikus irat aláírásának érvényességét legkésőbb az ügyintézés megkezdése előtt az ügyintézőnek kell ellenőrizni.

73. § Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

10. A küldemények felbontása

74. § A Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint az 1. függelékben meghatározott küldemények kivételével a Minisztérium postafiókjára érkezett postai papíralapú küldemények felbontását a KÉR-t működtető szerv végzi.

75. § A KÉR által átvett, a Korm. rendelet 2. mellékletében, illetve az 1. függelékben meghatározott küldemények, valamint a Minisztériumba futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása során érkezett küldemények felbontására az 53. §-ban meghatározott személy jogosult.

76. § Felbontás nélkül, dokumentáltan kell a címzettnek továbbítani

a) a „saját kezű” (a továbbiakban: s. k.) felbontásra jelzésű küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel,

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte a Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint az 1. függelékben meghatározott küldemény esetén, amennyiben a kivételi körbe tartozás a küldemény bontása nélkül megállapítható.

77. § Ha iktatásra nem jogosult a felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, akkor az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés, iktatás céljából soron kívül köteles dokumentáltan visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezelésről.

78. § A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

79. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

80. § Ha a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzettnek kell továbbítani. A jegyzőkönyv második példányát a feladóhoz kell eljuttatni, a harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad. A minősített iratot nyilvántartásba vétel céljából a TÜK-irodának kell átadni.

81. § A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, a Poszeidonban az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

82. § Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

83. § A KÉR-ből érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen a Helpdesk szolgáltatás igénybevételével kell jelezni.

11. A küldeményekről elektronikusan hitelesített másolat készítése

84. § A Korm. rendelet 34. § (6) bekezdésének megfelelően a Biztonsági és Igazgatási Főosztály foglalkoztatottja gondoskodik azon küldemények elektronikus másolásáról, hitelesítéséről, amelyek elektronikus ügyintézése nem ütközik a Korm. rendelet 47. § a)–j) pontjában foglalt kivételi akadályba, valamint a Szabályzat 1. függeléke szerinti kivételi körbe. A másolatkészítés során a másolatkészítő a 3. függelék szerinti Másolatkészítési Szabályzatnak megfelelően jár el.

12. A küldemények érkeztetése

85. § Minden beérkezett küldeményt az érkezés napján, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen kell dokumentálni, érkeztetni.

86. § Az érkeztetés nyilvántartása az e célra szolgáló Poszeidon érkeztetőkönyvében történik. Az érkeztető szám a Poszeidon által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

87. § A KÉR-ben érkeztető azonosítóval ellátott, hiteles elektronikus irattá alakított küldemény nyilvántartásba vétele a beérkezés sorrendjében történik. A KÉR-ben kapott KÉR azonosító (nova_érkeztetőszám) a Poszeidonba történő beérkezéssel egyidejűleg rögzítésre kerül.

88. § A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

89. § Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

90. § Ha valamely oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

91. § Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik.

92. § A szervezeti egységhez rendelt e-mail-postafiókba érkező, további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményt beérkező iratként kell kezelni.

93. § A 84. § alapján digitalizált fájlok érkeztetőszámhoz történő rendelését a Biztonsági és Igazgatási Főosztály foglalkoztatottja végzi a Poszeidonban. Az iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra az érkeztetőszám mellett.

94. § A hivatali kapun érkezett küldeményeket a Poszeidon automatikusan érkezteti.

13. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

95. § Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

96. § Ha az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, az iratot kezdőiratként új főszámra kell iktatni, és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amellyel párhuzamosan a Poszeidon az előiratnál rögzíti az utóirat iktatószámát. Papíralapú irat esetében a szerelést az iraton is jelölni kell.

97. § Ha az előzményezés során a megtalált iratról megállapítható, hogy az nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz vagy az ügy elintézéséhez, akkor a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat az eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

98. § A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

99. § Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. Ha az előzményirat az ügyintézőnél van, akkor az ügyintézőnek gondoskodnia kell az irat szerelésének a végrehajtásáról.

14. Az iratok iktatása

100. § A Minisztériumba érkező, valamint az ott keletkező további érdemi ügyintézést igénylő iratokat – jogszabályban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani.

101. § A szervezeti egység részére készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre a hatáskörrel rendelkező vezető utasítást ad.

102. § A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

103. § Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni azok rendelkezésre állása esetén

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítóját,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot,

i) a mellékletek számát, típusát,

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket,

n) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezésre vonatkozó utasítást.

104. § Az iktatás során a Poszeidon által rögzített mezők kitöltését kell végrehajtani, amelyek lehetnek kötelezőek és ajánlottak.

105. § Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, valamint a „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

106. § Az iktatási adatbázis biztonsági mentését a NISZ végzi. A biztonsági mentés másolatát a megbízott szervezet tárolja.

107. § A Minisztérium iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyveket használ, melyeket a Poszeidon kezel.

108. § Az iktatás során felvitt adatok az ügyintézés hiteles dokumentumaként szolgálhatnak, ezért az iktatást körültekintően kell végezni. Az iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

109. § Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, akkor az iraton az iktatószámot kell feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap, csatolt lap nem iktatható.

110. § Az elektronikus úton érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell.

111. § A levelezőrendszeren érkezett e-mailt, telefaxot akkor kell iktatni a Poszeidonban, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás – ideértve a hatásköri áttételt is – lefolytatására irányul.

112. § A Minisztérium iktatószámainak a felépítése az iktatókönyvek szerint az alábbiak:

a) PM/főszám-alszám/évszám, valamennyi szervezeti egység iratainak nyilvántartására,

b) PM_SZERZ/főszám-alszám/évszám, valamennyi szervezeti egység szerződéseinek nyilvántartására,

c) PM_HUM/főszám-alszám/évszám, a Személyügyi Főosztály iratainak nyilvántartására.

113. § Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, melyet melléklet esetén a mellékletre is fel kell vezetni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újraiktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet.

114. § Az ugyanazon ügyben, ugyanazon évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

115. § Az iktatókönyvön belül az iktatószámokat, valamint az ügyiratokhoz tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja a Poszeidon.

116. § Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával kell végrehajtani, rögzítve a Poszeidonban az egyedi címzetteket.

117. § Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni, minden évben új, 1-es sorszámmal kezdődő iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy a zárást követően az iktatókönyvben további irat iktatása ne történhessen meg. A felvitt adatbázist – a vonatkozó jogszabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

118. § Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés stb.) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi, vagy amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik, a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell menteni a NISZ mint a Poszeidon üzemeltető közreműködésével.

119. § A NISZ rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

120. § Az ügyiratkezelő átadja az érkeztetett, valamint az iktatott iratot a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése céljából.

121. § Ha a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy vagy ügycsoport feldolgozására a hatáskörrel rendelkező ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

122. § A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási joggal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

123. § Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység, valamint mely ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha a hatáskörrel rendelkező személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (például határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.

124. § Az iratért a kijelölt szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős, továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt szervezeti egység vagy ügyintéző.

125. § Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (például vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése az iraton vagy az előadói íven nem megengedett.

16. Iratok továbbítása ügyintézésre

126. § A szignálást követően az iratot további ügyintézés céljából az ügyintézőnek kell átadni, az ügyintézőre szignálást a Poszeidonban is el kell végezni.

127. § A Poszeidonban a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

17. Kiadmányozás

128. § A Minisztérium kiadmányozási rendjét az SZMSZ, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.

129. § A kiadmányozott iratot – papír alapon történő postázás esetén – eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, tekintettel arra, hogy a kiadmány egy példányát az ügyiratban, irattári példányként kell elhelyezni.

130. § A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás-bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt indokolja. Az aláírás-bélyegző használatát a miniszter, a közigazgatási államtitkár, államtitkár vagy helyettes államtitkár engedélyezi.

131. § Elektronikus iratot a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy elektronikus aláírással kiadmányoz. Az elektronikus aláírást a küldeményen az aláíró személy helyezheti el.

132. § Az ügyintéző az általa elkészített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „A kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, „s. k.” jelzéssel aláírja, valamint keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

133. § Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

134. § Ha papíralapú hiteles kiadmányról papíralapú hiteles másolatot szükséges készíteni, úgy az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását, valamint

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

135. § Ha a papíralapú hiteles másolat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget kell feltüntetni.

136. § Másolat, valamint hiteles másolat kiadásakor az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

137. § Az irathoz a kiadmányozó döntése alapján számos kezelési utasítás alkalmazható (sima, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi stb.).

138. § A kiadmányozási joggal összefüggésben az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik a szervezetnél használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról történő nyilvántartás vezetéséről.

18. A kiadmányozott irat külalakja, továbbítása

139. § A (papír alapon) kiadmányozott iratnak az SZMSZ függelékében található mintának kell megfelelnie.

140. § Ha a kiadmánynak több nem közfeladatot ellátó személy címzettje is van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

141. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötésre került Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok külalakja eltérhet a SZMSZ-ben meghatározottaktól.

142. § Az ügyintéző az irattovábbításhoz a kiadmányt és annak mellékletét az ügyiratkezelőnek adja át expediálás céljából. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

143. § Az ügyiratkezelőnek az átvételt követően ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket.

144. § A küldeményeket az átvétel napján lehetőség szerint továbbítani kell.

145. § Az iratokat a szervezeti egység munkatársai továbbítják az alábbiak szerint

a) az iratot a címzettnek az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül kell továbbítani,

b) az iktatókönyvbe az expediálás tényét rögzíteni a szükséges mezők kitöltésével, valamint

c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

146. § Az elektronikusan aláírt küldemény expediálását a szervezeti egység munkatársa végzi. A hivatali kapuval rendelkező hivatalok részére a Poszeidon expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Hivatali kapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával lehet az elektronikus iratot címzett részére kézbesíteni.

147. § Az ügyfélkapun érkezett küldeményeket az ügyfelek részére a Poszeidon expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt az „Ügyfélkapu” rádiógomb kiválasztásával, a címzett személy megjelölésével, esetleg adatainak lekérdezésével, továbbá elektronikus állomány hozzáadásával lehet a címzett részére kézbesíteni.

148. § A kiküldést követően az „Iratok/Elektronikus állományok/Hivatali kapu”, valamint „Iratok/Elektronikus állományok/Eseménytörténet” fülön ellenőrizni kell a küldés sikerességét (letöltési igazolás).

149. § Válaszlevelet akkor lehet elektronikus levélként küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte, vagy azt – elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.

150. § A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén kézbesítési visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

151. § Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

152. § Ha a hitelesített elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát kell megküldeni a címzettnek.

153. § Az elektronikusan nem továbbítható válaszlevelet borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az Iratkezelési Osztálynak.

154. § Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

155. § Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

156. § A borítékon az alábbiakat szükséges feltüntetni:

a) a küldő szervezeti egység megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét, valamint

d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket (például „s. k.” felbontásra, sürgős, ajánlva).

157. § Az iratot az Iratkezelési Osztályon keresztül postai továbbítással, saját (alkalmi) kézbesítővel lehet továbbítani.

158. § Ha a kézbesítésre átadott küldemény valamilyen okból visszaérkezik, nem lehet az ügyet befejezettnek tekintetni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

159. § A Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint az 1. függelékben meghatározott küldemények expediálása papír alapon történik.

160. § A papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldemények hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével történik.

19. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

161. § Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

162. § Az ügyiratkezelőnek határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

163. § A határidőt a Poszeidonban a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

164. § Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani, valamint

b) a határidő napján az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek további ügyintézésre átadni.

165. § Ha a határidő eredménytelenül telik el (például nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd a vezető döntése szerint tovább kezelni az ügyiratot.

166. § A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva – az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

IV. FEJEZET

ÁTMENETI IRATTÁRBA HELYEZÉS, KÖZPONTI IRATTÁRAZÁS, LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

20. Az átmeneti irattár, központi irattár kialakítása

167. § A szervezeti egységek iktatóhelyein átmeneti irattárak működhetnek, melyek létrehozásáról a szervezeti egység vezetője dönt.

168. § A Minisztérium az elintézett, átmeneti irattárral nem rendelkező szervezeti egységek iratainak, valamint az átmeneti irattárakból leadott iratok tárolására központi irattárakat működtet.

169. § Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.

170. § A központi irattár berendezésénél a tűz- és balesetvédelmi előírásokat fokozottan be kell tartani.

171. § A központi irattározásra kijelölt helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívülről támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

172. § Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiségeket berendezni.

173. § A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozásáról gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

21. Átmeneti irattárba helyezés

174. § Az irattárba helyezést dokumentáltan, a Poszeidonban is rögzített módon, visszakereshetően kell végezni.

175. § Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

176. § Az átmeneti irattár a tárgyévben keletkezett iratait a keletkezést követő év december 31-éig őrzi, majd azt követően gondoskodik azok átadásáról a központi irattárnak.

177. § Az iratokat éves csoportosításban, az irattári tervnek megfelelő irattári tételszám alatt kell elhelyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat iktatószámuk szerinti sorrendben szükséges lerakni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

178. § Az irattárba helyezést a kiadmányozási joggal rendelkező vezető vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezheti.

179. § Az irattározás az ügyben eljáró, feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység kötelezettsége.

180. § Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak hiánytalan, valamennyi alszámmal és melléklettel ellátott teljes ügyiratot lehet. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek be kell gyűjtenie. Ha a kísérlet nem vezet eredményre, akkor ezt a tényt az aktaborítón történő feljegyzés mellett történik meg az irattárba helyezés.

181. § Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy valamennyi kezelési és kiadási utasítás teljesült-e.

182. § Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie az ügyiratból. A felesleges példányokat „zúzdás-zsákba” kell helyezni, annak megsemmisítését az ellátási portálon leadott igényléssel kell kezdeményezni. Az ügyintéző a borítékokat, az ügy lezárását követően az ajánlott, valamint tértivevényes boríték kivételével megsemmisítheti a munkapéldányokhoz és másolatokhoz hasonlóan.

183. § Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ívre az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

184. § Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügyiratkezelő irattározásra nem vehet át.

185. § Ha ügyirat tárgyi alapon több irattári tételbe is besorolható, úgy az ügyirat irattári tételszámát a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszáma határozza meg.

186. § Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hiteles papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

187. § Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattárazni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

188. § Átmeneti irattárat nem működtető szervezeti egységek az elintézett irataikat folyamatosan, iratjegyzék nélkül adhatják le a központi irattárnak.

22. Központi irattárba helyezés

189. § Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat – szükség, illetve igény szerint iratjegyzékkel; 4. függelék 1. iratminta – a központi irattárnak kötelesek átadni.

190. § Minden szervezeti egység a tárgyévben keletkezett iratait a keletkezést követő év december 31-éig átmeneti irattárban tárolhatja. A szervezeti egység vezetője ezt követően köteles az iratok központi irattárba helyezéséről gondoskodni.

191. § A központi irattár

a) nyilvántartja a Minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,

b) hiteles elektronikus másolatot készít,

c) az irattárban őrzött iratanyagról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

d) kölcsönzési naplót vezet,

e) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi, valamint

f) gondoskodik az Ltv. alapján a levéltárba adandó dokumentumok közlevéltár részére történő átadásáról.

192. § A központi irattárba a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit kell leadni.

193. § Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

194. § A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek, az irattári tervben meghatározott tételszámok, azon belül iktatószám szerinti sorrendbe helyezve tárolja.

195. § A központi irattár gondoskodik a központi irattárba helyezés dátumának Poszeidonban történő rögzítéséről.

196. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, valamint

d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

197. § A szervezeti egység köteles az általa kiadott időszaki kiadványok, rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általa kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak átadni.

23. Az iratok kölcsönzése, azokba való betekintés

198. § A Minisztérium foglalkoztatottjai az SZMSZ-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratpótló lappal (4. függelék 2. iratminta alapján) kérhetnek ki iratokat az ügyintézéshez szükséges ideig, főszabály szerint 30 napra. Ha az ügyviteli érdek 30 napon túli kölcsönzést indokol, a kölcsönző köteles a határidő hosszabbítását kezdeményezni.

199. § Papíralapú és vegyes iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

200. § Az irattárból kiadott iratokról kölcsönzési naplót kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell.

201. § A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

202. § A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) irattári hely,

c) tárolási egység száma,

d) irat nyilvántartási száma, tételszáma,

e) irat tárgya,

f) kiemelés ideje (év, hó, nap),

g) kiemelést végző neve,

h) kiemelés alapjául szolgáló irat száma,

i) kölcsönző szervezeti egység,

j) kölcsönző neve,

k) kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

l) visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

m) visszahelyezést végző neve, valamint

n) engedélyező neve (amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadása).

203. § A központi irattár papíralapú iratot a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli kérésére ad ki, engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérést.

204. § Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását, visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

205. § A központi irattárból iratot véglegesen kiadni csak az Iratkezelési Osztály vezetőjének írásbeli engedélyével lehet, kivéve, ha az irat végleges kiadását más irathoz történő szerelés indokolja.

206. § A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt más irathoz történő szerelés céljából kérik ki.

24. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

207. § A központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente kell selejtezni. A megőrzési határidő lejártának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

208. § Adott év iratanyagát a megőrzési idő letelte után szabad selejtezni.

209. § Az iratselejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve a megőrzési idő alapján lehet végrehajtani.

210. § Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

211. § A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amelyről jegyzőkönyvet vesz fel.

212. § Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy a tagjait az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető jelöli ki.

213. § A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

214. § Az iratselejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

215. § Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet (4. függelék 3. iratminta) kell készíteni 3 példányban.

216. § A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irat együttes keletkeztetőjét, megnevezését,

d) az iratok évkörét, terjedelmét iratfolyóméterben (ifm),

e) a selejtezésre kiválogatott iratok évkörét, irattári tételszámát, irattári tétel címét, tételszám szerinti terjedelmét (ifm),

f) az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

g) hivatalos bélyegző lenyomatát,

h) a megsemmisítés tervezett időpontját, valamint

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

217. § A selejtezési jegyzőkönyvet iktatás után 3 példányban az iratjegyzékkel együtt a közlevéltárnak kell továbbítani a megsemmisítés engedélyezése céljából. A közlevéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés lefolytatását követően – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött 2 példányára írt záradékkal engedélyezi.

218. § A megsemmisítés időpontját a közlevéltár engedélyének a birtokában lehet kijelölni. A megsemmisítés tényét a Poszeidonban rögzíteni kell.

219. § A selejtezendő iratanyag elszállításáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik. A selejtezendő iratokat zúzással szükséges megsemmisíteni úgy, hogy annak tartalma a későbbiekben ne legyen megállapítható.

220. § A központi irattár a Korm. rendelet 61. § (7) bekezdésében foglaltaknak megfelelően gondoskodik a megőrzési kötelezettség teljesítéséről, valamint a megsemmisítési eljárás lefolytatásáról. Ennek érdekében a maradandó értékű iratok esetében a hiteles elektronikus másolattal rendelkező papíralapú küldeményeket megsemmisítési iratjegyzékbe foglalja, és azt megküldi a levéltárnak, aki dönt az iratok megsemmisítéséről vagy annak hiteles elektronikus másolatban és papír alapon történő megőrzéséről.

25. Az iratok levéltárba adása

221. § A Minisztérium a nem selejtezhető iratait – határidő nélkül őrzendők kivételével „HN” – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a közlevéltárnak adja át.

222. § Az átadandó iratokat az irattári terv szerint, a Poszeidonban rögzített metaadatokkal együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység (doboz, kötet) szerinti tételjegyzékkel (iratjegyzék), teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

223. § Az átadott iratokat nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni. Az átadással kapcsolatban felmerült költségek a Minisztériumot terhelik.

224. § A Korm. rendelet 61. § (7) és (8) bekezdésében foglaltaknak megfelelően azon maradandó értékű iratot, amely hiteles elektronikus másolattal is rendelkezik, a Minisztérium negyedévente felajánlja a levéltárnak. A levéltár ezt követően nyilatkozik arról, hogy a papíralapú iratra igényt tart-e. A levéltár nyilatkozata alapján a papíralapú irat megsemmisíthető. Ebben az esetben a maradandó értékű irat elektronikusan kerül a levéltárnak átadásra.

225. § Elektronikus iratokat az EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (például olvashatóvá tétel, selejtezés, feldolgozás) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell.

226. § A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket (4. függelék 4. iratminta) és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.

227. § Az elektronikus iratokat az EMMI rendeletben meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

228. § Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveket is át kell vezetni.

V. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM VAGY SZERVEZETI EGYSÉG MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS FELADATKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

229. § Az Ltv. előírásainak megfelelően intézkedni kell a Minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

230. § Hivatalátadás esetén az erről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot, és tételesen fel kell sorolni az átadott iratokat.

231. § Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

232. § Az elszámoltatás lezárultáig a kiállított „kilépési lap” nem írható alá.

233. § Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

234. § Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

235. § Szervezeti egység megszűnése esetén a szervezeti egység kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek.

236. § Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

237. § Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani, vagy ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni az iratokat.

238. § Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység nem veszi át, úgy az iratanyagot a központi irattárban kell elhelyezni.

VI. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA

26. Az iratkezelési segédletek

239. § Az iratok nyilvántartására papíralapú, valamint elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása megvalósuljon, valamint az irat fellelhetősége biztosított legyen, az iratok átadás-átvétele dokumentáltan történjen.

240. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

241. § Az iratok nyilvántartására és dokumentálására a Minisztériumban az alábbi segédletek szolgálnak:

a) elektronikus érkeztetőkönyv,

b) elektronikus iktatókönyv,

c) a Poszeidon üzemzavara esetén „ÜZ” érkeztetőkönyv, valamint „ÜZ” iktatókönyv,

d) átadókönyv: a Minisztérium hivatali egységei közötti iratok átadására,

e) kézbesítőkönyv: a Minisztériumon kívüli szervezetek, illetve személyek részére történő átadás esetén,

f) futárjegyzék,

g) kölcsönzési napló,

h) gyarapodási napló,

i) fogyatéki napló,

j) bélyegző nyilvántartó könyv, valamint

k) főnyilvántartó könyv.

242. § A főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani az iratkezelési segédleteket. A főnyilvántartó könyvet az Iratkezelési Osztály vezeti és tartja nyilván.

243. § A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, beteltét követően a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

244. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket a megnyitás előtt hitelesíti. A hitelesítés során a kijelölt személy, ha a segédlet nincs lapszámozva, a segédlet lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20... év ............ hó ... nap. Lezárva: 20... év ............ hó ...... nap.”, aláírja, körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

27. A bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

245. § A Minisztérium kiadmányozásához használt hivatalos körbélyegző Magyarország címerével, valamint sorszámmal ellátott.

246. § A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Pénzügyminisztérium”, alul a bélyegző nyilvántartási sorszáma szerepel.

247. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni.

248. § A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának a nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a bélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának dátumát.

249. § A körbélyegző a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A bélyegzőket a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

250. § Körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

251. § A szervezeti egység vezetője gondoskodik

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartásban történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

252. § A kiadmányozáshoz használatos bélyegzők igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egység gondoskodik.

253. § A szervezeti egységek a bélyegzőket a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető „Bélyegző igénylési lap” kitöltésével, a Működéstámogató Osztály jóváhagyásával és az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egységtől igényli, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.

254. § A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

255. § A bélyegzőt használó, amennyiben észleli a bélyegző elvesztését vagy annak eltulajdonítását, abban az esetben haladéktalanul intézkedik arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében haladéktalanul tájékoztatja vezetőjét, valamint írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt, aki gondoskodik

a) a körbélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Pénzügyi Közlönyben,

b) a bélyegző-nyilvántartásban a körbélyegző elvesztése vagy eltulajdonítása megjegyzés feltüntetéséről,

c) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel történő pótlásáról, a letiltást követően előkerült körbélyegző visszavonásáról, selejtezéséről.

256. § A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomra vonatkozó igényt az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetőjének kell írásban bejelenteni, aki gondoskodik annak kiadásáról.

257. § A negatív pecsétnyomót az ezzel járó feladatkör megváltozása esetén dokumentáltan vissza kell adni az azt kiadó szervezeti egységnek.

258. § A pecsétnyomó elvesztését a biztonsági vezetőnek haladéktalanul jelezni kell.

28. Az iratok sokszorosítása és nyomdai előállítás szabályai

259. § Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (például a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

260. § A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

261. § Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy

b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

29. A Poszeidon üzemzavara esetén alkalmazandó előírások

262. § A Poszeidon üzemzavara esetén a rendszergazda soron kívül értesíti az iktatóhelyeket a Poszeidon leállásáról és arról, hogy az üzemzavar megszűnéséig az alábbiak szerint kell eljárni.

263. § Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidon helyreállásáról.

264. § A helyreállt Poszeidonban ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, az esetleges adatvesztést pótolni kell.

265. § A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú érkeztetőkönyvben nyilvántartásba kell venni „ÜZ” egyedi azonosító jellel.

266. § A 24 órát meghaladó üzemzavar esetén a megkülönböztető jelzés nélküli küldeményeket is nyilvántartásba kell venni az erre a célra megnyitott érkeztetőkönyvben.

267. § Az üzemzavar fennállása alatt érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésével az érkeztetőkönyv azonosítóját és az „ÉRKÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv azonosítója a központi főnyilvántartó könyv nyilvántartási száma (például érkeztetőkönyv azonosítója/sorszám/évszám/egyedi azonosító).

268. § A papíralapú érkeztető könyvek beszerzéséről, valamint főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.

269. § Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni arra az esetre, ha az ügyiratkezelők számára a Poszeidonhoz való hozzáférés 2 órán keresztül nem biztosított.

270. § Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvben év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

271. § Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot a Poszeidonba át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban jelezni kell.

272. § Az iktatás során, amennyiben ismert a Poszeidonban használt iktatószám, akkor azt fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

273. § Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

274. § Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.

275. § Téves érkeztetés, illetve iktatás esetén a papíralapú iktató-, illetve érkeztetőkönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, majd azt követően javítani. A javító személy a keltezést és az aláírását is fel kell, hogy tüntesse a javítást követően.

1. függelék

A KÉR-ben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzéke a Minisztérium vonatkozásában

a) a 2007–2013, továbbá a 2014–2020 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználása során keletkező irat,

b) az Európai Bizottságtól érkező előfinanszírozási, időközi kifizetések és végső egyenleg-kifizetések lebonyolításához kapcsolódó aláírás-bejelentő lap,

c) az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet 1. melléklet 257–259. pontjai alatt található dokumentum (kifizetés, visszafizetés, befizetési rendelvény, követelésrendezés, IH-IgH rendezés, forráslehívás-rendezés, közösségi hozzájárulás rendezés stb.),

d) biztosíték (bankgarancia igazolás, földhivatalból érkező irat, jelzálogjog-bejegyzés),

e) zárszámadással, költségvetéssel kapcsolatos irat,

f) az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv elemi aláírt, lepecsételt költségvetése, éves költségvetési beszámolója,

g) tulajdonosi hitel, kölcsönügylet, tőkeemelés, támogatás kapcsán érkező irat,

h) egyedi állami kezességvállaláskor keletkező irat,

i) kiállítási garancia, kiállítási viszontgarancia vállalásakor keletkező irat,

j) bank és a Magyar Állam közötti árfolyam-fedezeti megállapodás kötése során keletkező irat,

k) az Országos Betétbiztosítási Alap által kapott megbízás során a kártalanítandó állami kezességvállalással biztosított betétesek személyes adatait tartalmazó irat,

l) nemzetközi pénzügyi intézményekkel megkötendő hitelszerződés, előkészítő dokumentum, hozzájárulási nyilatkozat, megkeresés,

m) üzleti évről készített aláírt beszámoló, leltár, értékelés, főkönyvi kivonat, feljegyzés, belső naplófőkönyv, főkönyvi számla,

n) értékpapír számlavezetéssel, letétkezeléssel kapcsolatos számla, számlakivonat,

o) szerződés, nemzetközi szerződés.

2. függelék³

IRATTÁRI TERV

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

	A	B	C	D
1.	Tétel- szám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Levéltári átadás
2.	A100	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek
3.	A200	Szervezet és működés
4.	A300	Ügyvitel
5.	A400	Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
6.	A500– A600	Gazdasági ügyek
7.	A700	Ellenőrzés
8.	A800	Informatika
9.	A900	Biztonság
10.	A1000	Kommunikáció, sajtó, média
11.	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
12.	A101	A Minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai	N	15
13.	A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai	5	–
14.	A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
15.	A104	Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
16.	A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	4	–
17.	A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok	5	–
18.	A107	A Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	N	15
19.	A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
20.	A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
21.	A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–
22.	A111	Tárcaközlöny kiadásának iratai	5	–
23.	A112	Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok	5	–
24.	A113	A Minisztérium Covid-19 járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek	N	15
25.	A114	Covid-19 járvánnyal kapcsolatos háttéranyagok (döntés-előkészítő anyagok, adatszolgáltatások, tájékoztatások, döntés-előkészítő megismerési céllal továbbított dokumentumok)	10	–
26.	A115	Más minisztérium, szerv Covid-19 járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek	5	–
27.	Szervezet és működés
28.	A201	Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	N	15
29.	A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ)	N	15
30.	A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	N	15
31.	A204	Belső utasítások, körlevelek	N	15
32.	A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	N	15
33.	A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
34.	A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	10	–
35.	A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál	N	15
36.	A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál	5	–
37.	A210	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
38.	A211	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál	5	–
39.	A212	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
40.	A213	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál	5	–
41.	A214	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	5	–
42.	A215	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
43.	A216	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
44.	A217	Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
45.	A218	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok	N	15
46.	A219	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
47.	A220	A Minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek	5	–
48.	A221	Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
49.	A222	A Minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok	5	–
50.	A223	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	N	15
51.	A224	Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
52.	A225	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	N	15
53.	A226	A Minisztérium és más (központi kormányzati igazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
54.	A227	A Minisztérium és más (központi kormányzati igazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai	N	15
55.	A228	A Minisztérium és más (központi kormányzati igazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
56.	A229	A Minisztérium és más (központi kormányzati igazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	N	15
57.	A230	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	N	15
58.	A231	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	N	15
59.	A232	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
60.	A233	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
61.	A234	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
62.	A235	A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
63.	A236	A Minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetve ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
64.	A237	Központi kormányzati igazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
65.	A238	Központi kormányzati igazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
66.	A239	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
67.	A240	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	N	15
68.	A241	A Minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a Minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
69.	A242	Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	N	HN
70.	A243	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
71.	A244	Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	5	–
72.	A245	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–
73.	A246	Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés	5	–
74.	Ügyvitel
75.	A301	Miniszter-álláshely átadás-átvétel során keletkezett iratok	N	15
76.	A302	Államtitkár-álláshely átadás-átvétel során keletkezett iratok	N	15
77.	A303	Álláshely átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
78.	A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
79.	A305	Főnyilvántartó könyv	N	HN
80.	A306	Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)	N	15
81.	A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után	1	–
82.	A308	Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	1	–
83.	A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	8	–
84.	A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
85.	A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
86.	A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	5	–
87.	A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	N	HN
88.	A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
89.	A315	A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)	N	HN
90.	A316	A köziratok kezelésének általános kezeléséről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	1	–
91.	A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	5	–
92.	A318	Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	8	–
93.	A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–
94.	A320	Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések	5	–
95.	A321	Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés	5	–
96.	A322	Az Integrált Jogalkotási Rendszer, valamint az Integrált Kórházi Rendszer bevezetésével összefüggő iratok	8	–
97.	A323	Az Innovációs és Technológiai Minisztériumnak 2020. január 1-jétől átadott projektek kezelésével összefüggő iratok	8	–
98.	Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
99.	A401	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok	5	–
100.	A402	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél	2	–
101.	A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.	2	–
102.	A404	Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások	1	–
103.	A405	A Minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	3	–
104.	A406	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai	3	–
105.	A407	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok	1	–
106.	A408	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
107.	A409	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslat	10	–
108.	A410	Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat	10	–
109.	A411	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz	10	–
110.	A412	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek	10	–
111.	A413	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)	5	–
112.	A414	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követően	*	–
113.	A415	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás	5	–
114.	A416	Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	**	–
115.	A417	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások	5	–
116.	A418	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	5	–
117.	A419	A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai	8	–
118.	A420	Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
119.	A421	Védnökségek, díjak	8	–
120.	A422	Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok	5	–
121.	A423	Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok	10	–
122.	A424	A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok	3	–
123.	A425	Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződések, jogi szakvizsga dokumentumok irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után	1	–
124.	A426	Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai	5	–
125.	A427	Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok	3	–
126.	A428	Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
127.	A429	Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
128.	A430	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító- megelőző, közegészségügyi iratok	3	–
129.	A431	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok, munkabaleseti jegyzőkönyv, munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok	5	–
130.	A432	Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	10	–
131.	A433	Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai	3	–
132.	A434	Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés	3	–
133.	A435	Köztisztviselői Érdekegyeztető Fórum (KÉF) működtetésével kapcsolatos iratok	N	15
134.	A436	Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
135.	A437	A Minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése	5	–
136.	A438	Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése	10	–
137.	A439	Célfeladat megállapodások, célfeladathoz kapcsolódó teljesítésigazolások dokumentumai	5	–
138.	A440	Külszolgálat, gyakornokprogram	N	HN
139.	A441	Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, európai uniós elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak stb.)	60	–
140.	A442	Szakszervezettel és nyugdíjas bizottsággal történő levelezés iratai	3	–
141.	Gazdasági ügyek
142.	A501	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	5	–
143.	A502	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok, szerződések	N	HN
144.	A503	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	N	HN
145.	A504	Szerződések iratai (lejárat után)	5	–
146.	A505	Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok	10	–
147.	A506	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
148.	A507	Kötelezettségvállalás engedélyezésével, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	10	–
149.	A508	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	5	–
150.	A509	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés	N	15
151.	A510	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás	10	–
152.	A511	Államkincstári pénzellátás	8	–
153.	A512	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (például RKI, zárolás stb.)	8	–
154.	A513	A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai	8	–
155.	A514	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése, alapító okiratának módosítása	N	15
156.	A515	A Minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével és nyilvántartásával összefüggő iratok	10	–
157.	A516	A Minisztériumhoz tartozó költségvetési szervek működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ) iratai	N	15
158.	A517	A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok	8	–
159.	A518	Személyi juttatással kapcsolatos iratok	8	–
160.	A519	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé	5	–
161.	A520	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
162.	A521	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
163.	A522	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
164.	A523	Számviteli éves költségvetési beszámoló	N	15
165.	A524	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	10	–
166.	A525	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
167.	A526	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
168.	A527	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek	8	–
169.	A528	Évközi mérlegjelentés és időközi költségvetési jelentés és anyagai	10	–
170.	A529	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
171.	A530	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
172.	A531	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
173.	A532	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	5	–
174.	A533	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
175.	A534	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések, egyéb anyagok	5	–
176.	A535	Lakhatási támogatáshoz kapcsolódó kamatmentes kölcsönnel kapcsolatos iratok	8	–
177.	A536	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
178.	A537	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
179.	A538	Elemi költségvetés (igazgatás, címek, alcímek és költségvetési szervek)	N	15
180.	A539	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
181.	A540	Éves gazdasági program	N	15
182.	A541	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
183.	A542	Középtávú gazdasági program	N	15
184.	A543	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	N	15
185.	A544	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére	5	–
186.	A545	Jogszabályi előírások által meghatározott egyéb adatszolgáltatások	10	–
187.	A546	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása, többletbevétel engedélyezése	10	–
188.	A547	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
189.	A548	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
190.	A549	Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal	2	–
191.	A550	Működéshez kapcsolódó ügyek a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal	2	–
192.	A551	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
193.	A552	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
194.	A553	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	5	–
195.	A554	A Minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	N	15
196.	A555	A Minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
197.	A556	Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	*	–
198.	A557	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszüntét követően)	8	–
199.	A558	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
200.	A559	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	N	HN
201.	A560	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
202.	A561	Béren kívüli juttatásokkal kapcsolatos iratok	8	–
203.	A562	Kereseti igazolások	3	–
204.	A563	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
205.	A564	Központi Statisztikai Hivatal és egyéb munkaügyi statisztikák	N	15
206.	A565	Jelenléti ívek	8	–
207.	A566	A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	N	15
208.	A567	Fejezeti kezelésű előirányzatok, valamint a központi kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	12	–
209.	A568	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	12	–
210.	A601	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
211.	A602	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
212.	A603	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
213.	A604	Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás, pályázatok, keretszerződések)	5	–
214.	A605	Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
215.	A606	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	5	–
216.	A607	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
217.	A608	Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	5	–
218.	A609	Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
219.	A610	Európai uniós projektekkel kapcsolatos iratok	10	–
220.	Ellenőrzés
221.	A701	A Minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai	N	15
222.	A702	Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	10	–
223.	A703	Ágazati programokra irányuló vizsgálatok	10	–
224.	A704	A Minisztérium irányítása, felügyelete alá tartozó háttérintézmények belső ellenőrzésének iratai	15	–
225.	A705	Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok	15	–
226.	A706	A Minisztérium és más (központi kormányzati igazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
227.	A707	Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés	15	–
228.	A708	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok	N	15
229.	A709	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok	N	15
230.	A710	Külső szerv által a Minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék kivételével)	10	–
231.	A711	Külső szerv által a Minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék kivételével)	10	–
232.	A712	A Minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	5	–
233.	A713	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok	5	–
234.	A714	Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai	5	–
235.	A715	A Minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok	N	15
236.	Informatika
237.	A801	Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei	N	15
238.	A802	Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai	N	15
239.	A803	Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gép beszerzés), e-közbeszerzés iratai	10	–
240.	A804	Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése	N	15
241.	A805	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	N	15
242.	A806	Informatikai biztonság iratai	N	15
243.	A807	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	N	15
244.	A808	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
245.	A809	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
246.	A810	Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok	10	–
247.	A811	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	N	15
248.	A812	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
249.	A813	Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok	5	–
250.	A814	Ágazati integrátori feladatokhoz kapcsolódó iratok	5	–
251.	A815	A Minisztérium informatikai stratégiájához kapcsolódó anyagok	5	–
252.	A816	IT igények kezelése, engedélyeztetése (jogosultságok, VPN távoli elérés)	2	–
253.	Biztonság
254.	A901	A Minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	N	HN
255.	A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	10	–
256.	A903	Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	N	HN
257.	A904	Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok	5	–
258.	A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény	5	–
259.	A906	Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány a visszavonását követően	haladékta- lanul	–
260.	A907	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
261.	A908	Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)	8	–
262.	A909	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek iratai	2	–
263.	A910	Szervezeti integritással, korrupciómegelőzéssel összefüggő általános ügyek iratai	5	–
264.	A911	A folyamatmenedzsmenttel, az integrált kockázatkezeléssel és az érdekérvényesítők fogadásával összefüggő ügyek iratai	5	–
265.	A912	Az Állami Számvevőszék integritás felmérésével összefüggő ügyek iratai	5	–
266.	A913	A szervezeti integritással összefüggő stratégiai ügyek, az Integritásjelentéssel, valamint az Integritási Intézkedési Tervvel összefüggő ügyek iratai	10	–
267.	A914	Az Integritás Vizsgáló Bizottság tevékenységével összefüggő iratok	10	–
268.	A915	A szervezeti integritást sértő esetek bejelentésével és ezek kivizsgálásával összefüggő ügyek iratai	10	–
269.	A916	Engedélyezési ügyek (a Minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
270.	A917	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
271.	A918	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
272.	A919	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	–
273.	A920	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	–
274.	A921	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	–
275.	A922	A Minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	–
276.	A923	A Minisztérium épületeinek őrzés-védelme	N	HN
277.	A924	A Minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–
278.	Kommunikáció, sajtó, média
279.	A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények)	2	–
280.	A1002	A Minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok	8	–
281.	A1003	PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	N	15
282.	A1004	PR- és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	3	–
283.	A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	5	–
284.	A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	3	–
285.	A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	3	–

II. KÜLÖNÖS RÉSZ

	A	B	C	D
1.	Tétel- szám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Levéltári átadás
2.	PM100	Államháztartás iratai
3.	PM200	Adópolitika iratai
4.	PM300	Számviteli szabályozás iratai
5.	PM400	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásának iratai
6.	PM500	Nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai
7.	PM600	Gazdaságpolitika, gazdaságpolitika makrogazdasági szabályozásával kapcsolatos iratok
8.	PM700	Területfejlesztés stratégiai tervezésének iratai
9.	PM800	Egészségbiztosítási járulékfizetés szabályozás, nyugdíjjárulék- és nyugdíjbiztosítási járulék-fizetés szabályozás iratai
10.	Államháztartás iratai
11.	PM101	Költségvetési tervezés, beszámolás, elszámolás, végrehajtás és információs rendszer módszertani kérdései	N	15
12.	PM102	Előirányzat-módosítások adatai	N	15
13.	PM103	Költségvetési monitoring, ágazati elemzés	N	15
14.	PM104	Költségvetési utalványozás	N	15
15.	PM105	Államadóssággal kapcsolatos ügyek	N	15
16.	PM106	Állami kezesség, garancia, viszontgarancia és kiállítási garancia ügyek	50	–
17.	PM107	Költségvetési, zárszámadási körirat	5	–
18.	PM108	Kormányzati pénzügyi statisztikai módszertani ügyek, adatszolgáltatások, a hozzájuk kapcsolódó adatgyűjtések, egyeztetések	N	15
19.	PM109	Költségvetési szervek előirányzatai, elemi költségvetések	N	15
20.	PM110	Költségvetési ágazati elemzések	15	–
21.	PM111	Fejezetek féléves, éves költségvetési beszámoló jelentései, vagyonmérlegek	10	–
22.	PM112	Fejezetek előirányzat maradványai felülvizsgálata, elszámolásának jóváhagyása, szabályozásának felülvizsgálata	10	–
23.	PM113	Éves előirányzat módosítás intézményenként	10	–
24.	PM114	Költségvetési előrejelzés	5	–
25.	PM115	Az államháztartásról szóló törvényben és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló kormányrendeletben meghatározott, miniszter egyetértéséhez kötött jogkörökkel kapcsolatos vezetői döntések előkészítése	5	–
26.	PM116	Az államháztartás és államháztartás szabályozással kapcsolatos ügyiratok	5	–
27.	PM117	Az államháztartás szervezeteinek pénzügyi, számviteli rendjével összefüggő iratok	N	15
28.	PM118	Államháztartási kontrollok szabályozásával, koordinációjával és harmonizációjával kapcsolatos iratok	10	–
29.	PM119	Önkormányzati alrendszer külső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	5	–
30.	PM120	Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés Módszertani és Képzési Központ működtetésével és a belső ellenőrök regisztrációjával kapcsolatos iratok	10	–
31.	PM121	Az államháztartás központi és önkormányzati alrendszerének szabályozásával kapcsolatos iratok	5	–
32.	PM122	Rendkívüli önkormányzati támogatással és megyei önkormányzatok rendkívüli támogatásával kapcsolatos iratok	5	–
33.	PM123	Költségvetési szervek alapítói okiratainak véleményezésével kapcsolatos iratok	5	–
34.	PM124	Államháztartás és az államháztartás alrendszereivel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
35.	PM125	Költségvetési felügyelők irányításával kapcsolatos iratok	5	–
36.	PM126	Kincstári fejlesztések végrehajtásával kapcsolatos iratok	10	–
37.	PM127	Kincstár operatív irányításával kapcsolatos dokumentumok	10	–
38.	PM128	Állami vagyongazdálkodással kapcsolatos ügyek	10	–
39.	PM129	Külső és főosztályi kezdeményezésű megkeresésekhez kapcsolódó levelezések, egyeztetések	5	–
40.	PM130	Nem termelő infrastruktúra (közlekedés, posta, távközlés, vízgazdálkodás) államháztartási szabályozásával és költségvetésével kapcsolatos ügyek	10	–
41.	PM131	Ipar, energetika, agrárgazdaság államháztartási szabályozásával és költségvetésével kapcsolatos ügyek	10	–
42.	PM132	A tudomány-, technológia- és innovációpolitikával, illetve egyházpolitikával, médiapolitikával, valamint az országos nemzetiségi önkormányzatokkal közvetlenül összefüggő, a Minisztérium felelősségébe tartozó költségvetési és szabályozási feladatok	10	–
43.	PM133	Kétoldalú szociális biztonsági egyezmények előkészítésével, a hatályos egyezmények járulékszabályainak alkalmazásával összefüggő jogértelmezési feladatok	5	–
44.	PM134	A társadalombiztosítási pénzügyi alapjaihoz (alrendszerhez) kapcsolódó pénzügyi prognózisok, bevételek és kiadások alakulása, intézkedések, a társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak évközi finanszírozásával kapcsolatos minisztériumi hatáskörbe rendelt feladatok	10	–
45.	PM135	Az állami költségvetés által finanszírozott és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai által folyósított ellátásokra vonatkozó megállapodások, azok finanszírozása, elszámolások, az előirányzatok év közbeni alakulásával összefüggésben felmerülő intézkedések	10	–
46.	PM136	Bérpolitikai koncepciók	N	15
47.	PM137	Személyi juttatási rendszer, életpályarendszer, illetményrendszer, teljesítményértékelés javaslatai, koncepciói	N	15
48.	PM138	Megváltozott munkaképességű munkavállalók foglalkoztatásához nyújtható támogatásokkal kapcsolatos ügyiratok	5	–
49.	PM139	Szakmai feladatokhoz kapcsolódó koordinációs tevékenység iratai	5	–
50.	PM140	Közösségi költségvetéssel, költségvetés módosításokkal, közösségi zárszámadásokkal kapcsolatos iratok	N	15
51.	PM141	Közösségi költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
52.	PM142	Európai uniós pénzügyi perspektíva ügyiratok	N	15
53.	PM143	Európai uniós és EGT támogatásokkal kapcsolatos dokumentumok	10	–
54.	PM144	Európai uniós támogatásokhoz költségvetési tervezéséhez kapcsolódó feladatok dokumentumai (tervezési iratok, adatszolgáltatások stb.)	5	–
55.	PM145	EUTAF irányításával és működésével kapcsolatos ügyek	10	–
56.	PM146	Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) irányításával és felügyeletével kapcsolatos ügyek	10	–
57.	PM147	Támogatási és finanszírozási szerződések pénzügyi és szakmai felügyelete	5	–
58.	PM148	Közösségi költségvetésbe befizetendő tételek forrásaival, kiszámításával, utalványozásával, nyilvántartásával, ellenőrzésével összefüggő ügyek	10	–
59.	PM149	Operatív programokkal, éves fejlesztési keretekkel kapcsolatos operatív feladatok, felkészítők, összefoglalók, jelentések, adatkérések	10	–
60.	PM150	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) szakértői munkacsoportokkal kapcsolatos ügyek	10	–
61.	PM151	Adatkérések, nyilvántartások iratai	5	–
62.	PM152	Költségvetési gazdálkodási rendszerrel kapcsolatos dokumentumok	5	–
63.	PM153	Közalapítványok, alapítványok, gazdasági társaságok ügyei	5	–
64.	PM154	Árképzési támogatásokkal és hatósági árügyekkel kapcsolatos iratok	10	–
65.	PM155	Csőd- és felszámolási eljárásokkal összefüggő ügyek	20	–
66.	PM156	Európai uniós agrár- és vidékfejlesztési támogatással összefüggő ügyek	10	–
67.	PM157	Európai uniós források allokációjával kapcsolatos iratok (forrásigények, felülről nyitások stb.)	10	–
68.	PM158	Az államilag támogatott exportfinanszírozással kapcsolatos feladatok iratai	10	–
69.	PM159	Államháztartással és költségvetési politikával kapcsolatos tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
70.	Adópolitika iratai
71.	PM201	Államot illető befizetési kötelezettségek (adó, vám és illeték, valamint járulék ügyek) szabályozása	5	–
72.	PM202	A fejlesztési adókedvezmény iránti bejelentési és kérelem	16	–
73.	PM203	Feltételes adó-megállapítások iratai (benyújtást megelőző konzultációk jegyzőkönyvei, hiánypótlások stb.)	10	–
74.	PM204	Nemzetközi vámügyi megállapodások előkészítése és végrehajtása	N	15
75.	PM205	Vám-együttműködési szakterülettel kapcsolatos ügyek	50	–
76.	PM206	Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendészeti és bűnügyi szakterületét érintő ügyek	30	–
77.	PM207	Adóbeadványokkal, helyi adó-, gépjárműadó- és illeték-befizetésekre vonatkozó összesítések, jelentések	10	–
78.	PM208	Adóügyekkel és járulékügyekkel kapcsolatos felügyeleti intézkedések	5	–
79.	PM209	Az adópolitikáért felelős miniszter, illetve a Nemzeti Adó- és Vámhivatal irányítására kijelölt miniszter kérelmére vagy hivatalból indított, illetve helyi- és gépjármű adó ügyben felügyeleti intézkedés	10	–
80.	PM210	Adókkal kapcsolatos peres ügyek, bírósági, ügyészségi, alkotmánybírósági megkeresések, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások	10	–
81.	PM211	Vámjogszabályokkal kapcsolatos egyedi állásfoglalások	5	–
82.	PM212	Adómodellek	N	15
83.	PM213	Adóelemzések, hatásvizsgálatok, szcenárióelemzések	10	–
84.	PM214	Adóbeadványokkal, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások	10	–
85.	PM215	Adópolitikai irányelvek	N	15
86.	PM216	Adóreform, adóstruktúra-átalakítás előkészítése	N	15
87.	PM217	Adópolitikai részanyagok, kommunikációs anyagok	5	–
88.	PM218	Nemzeti Adó- és Vámhivatal irányításával kapcsolatos iratok	10	–
89.	PM219	Hazai és nemzetközi szervezetekkel való kapcsolattartáshoz kapcsolódó iratok	10	–
90.	PM220	Nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtása	N	15
91.	PM221	A Minisztériumot érintő európai uniós tagsággal kapcsolatos dokumentumok	30	–
92.	PM222	A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai	50	–
93.	PM223	Európai uniós munkacsoportok (tanácsi, bizottsági) üléseire, egyéb uniós fórumokra készített TÁP-ok, írásbeli anyagok, jelentések	5	–
94.	PM224	Az információ csere egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai	50	–
95.	PM225	OECD adópolitikával, adózással foglalkozó fórumainak munkájához kapcsolódó iratok	10	–
96.	PM226	EKTB Vámunió szakértői csoport munkájával kapcsolatos iratok	5	–
97.	PM227	Nemzetközi vámmegállapodással (WTO), illetve a Vám Világszervezet (WCO) üléseivel kapcsolatos ügyek iratai	5	–
98.	PM228	Adópolitikával kapcsolatos feladatok, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
99.	Számviteli szabályozás iratai
100.	PM301	Az Országos Számviteli Bizottság, valamint a számviteli standard testületek működésével kapcsolatos elvi jelentőségű iratok	N	15
101.	PM302	Az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való részvétel	10	–
102.	PM303	Magyar Könyvvizsgálói Kamara törvényességi felügyeletével kapcsolatos ügyek	10	–
103.	PM304	Közfelügyeleti hatóság működésével kapcsolatos iratok	10	–
104.	PM305	Az ágazati minisztérium felügyelete alá tartozó szakképesítések vizsgafeladatai, jegyzőkönyvei, vizsgabejelentései, dolgozatok átvételi elismervényei, megbízólevelek, megbízási szerződések, lektori vélemények	10	–
105.	PM306	Könyvviteli szolgáltatást végzők, adószakértők, adótanácsadók, okleveles adószakértők, vámügynökök, vámtanácsadók nyilvántartásával kapcsolatos iratok	N	–
106.	PM307	Könyvviteli szolgáltatást végzők, adószakértők, adótanácsadók, okleveles adószakértők, vámügynökök, vámtanácsadók továbbképzésével kapcsolatos iratok	10	–
107.	PM308	Számviteli és könyvvizsgálati szabályozással kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
108.	PM309	Szakmai szakértők és vizsgaelnökök, vizsgaszervezők (pályázati anyagok)	5	–
109.	PM310	Vizsgaelnöki és ellenőrzési jelentések, iskolák selejtezési jegyzőkönyvei	5	–
110.	PM311	Országos Szakmai Tanulmányi Versenyhez (OSZTV) kapcsolódó anyagok	3	–
111.	PM312	Számviteli és könyvvizsgálati szabályozáshoz kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
112.	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásának iratai
113.	PM401	Befektető védelmi, betétbiztosítási, valamint biztosítási garanciarendszerek felügyeletével és szabályozásával kapcsolatos iratok	30	–
114.	PM402	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásával és felügyeletével kapcsolatos iratok	30	–
115.	PM403	A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek	5	–
116.	PM404	A Pénzügyi Stabilitási Tanács és albizottságai üléseinek iratai	30	–
117.	PM405	Országos Betétbiztosítási Alap igazgatótanácsának üléseivel kapcsolatos iratok	30	–
118.	PM406	Szanálási Alap igazgatótanácsának üléseivel kapcsolatos iratok	30	–
119.	PM407	Szanálási Kollégiummal kapcsolatos iratok	30	–
120.	PM408	A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok iratai	5	–
121.	PM409	Létfontosságú rendszerelemekkel kapcsolatos hatósági iratok	10	–
122.	PM410	A hallgatói hitelrendszer és a Diákhitel Központ Zrt. működésével kapcsolatos iratok	10	–
123.	PM411	Az általános gyermek- és ifjúsági balesetbiztosítással kapcsolatos ügyek	10	–
124.	PM412	A kötelező gépjármű felelősségbiztosítással kapcsolatos iratok	5	–
125.	PM413	Az európai uniós pénzügyi szabályozást érintő döntéshozatali tevékenységében való részvétellel kapcsolatos iratok	5	–
126.	PM414	A pénzügyi tudatosság fejlesztésével kapcsolatos iratok	5	–
127.	PM415	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásával kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
128.	Nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai
129.	PM501	Két- és többoldalú nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai	50	–
130.	PM502	Nemzetközi pénzügyi egyezmények előkészítésével kapcsolatos iratok	50	–
131.	PM503	Nemzetközi szerződések és egyezmények	N	15
132.	PM504	OECD Beruházási Bizottság munkájával kapcsolatos iratok	50	–
133.	PM505	Az OECD Multinacionális vállalatokra vonatkozó irányelveivel kapcsolatos panaszos esetek dokumentumai	15	–
134.	PM506	Az OECD Globális Stratégiai Csoport munkájában való részvétellel összefüggő iratok	10	–
135.	PM507	Az OECD gazdaságpolitikai fórumainak munkájában való részvétellel összefüggő iratok	5	–
136.	PM508	Az OECD Nemzeti Tanáccsal kapcsolatos ügyek iratai	10	–
137.	PM509	Az OECD Magyar Nemzeti Kapcsolattartó Pont tevékenységével kapcsolatos anyagok	5	–
138.	PM510	OECD melletti Magyar Állandó Képviselettel kapcsolatos iratok	10	–
139.	PM511	OECD-tagsággal kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
140.	PM512	A pénzmosás elleni küzdelem nemzetközi szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (FATF, Moneyval)	N	15
141.	PM513	A pénzmosás elleni küzdelem európai uniós szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (Európai Bizottság, Tanács)	N	15
142.	PM514	A pénzmosás elleni küzdelem hazai koordinációjával kapcsolatos iratok	5	–
143.	PM515	A terrorizmus-finanszírozás elleni küzdelemmel kapcsolatos (nemzetközi, európai uniós, kétoldalú és hazai) ügyek iratai	N	15
144.	PM516	A pénzmosás és a terrorizmus finanszírozás elleni jogszabályok előkészítésével kapcsolatos iratok	N	15
145.	PM517	Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (Világbank) kapcsolatos iratok	50	–
146.	PM518	Nemzetközi Pénzügyi Társasággal (IFC) kapcsolatos iratok	50	–
147.	PM519	Nemzetközi Fejlesztési Társulással (IDA) kapcsolatos iratok	50	–
148.	PM520	Nemzetközi Beruházásbiztosítási Ügynökséggel (MIGA) kapcsolatos iratok	50	–
149.	PM521	Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (EBRD) kapcsolatos iratok	50	–
150.	PM522	Nemzetközi Valutaalappal (IMF) kapcsolatos iratok	50	–
151.	PM523	Európa Tanács Fejlesztési Bankkal (CEB) kapcsolatos iratok	50	–
152.	PM524	Európai Beruházási Bankkal (EIB) kapcsolatos iratok	50	–
153.	PM525	Északi Beruházási Bankkal (NIB) kapcsolatos iratok	50	–
154.	PM526	Globális Környezetvédelmi Alappal (GEF) kapcsolatos iratok	50	–
155.	PM527	Nemzetközi Fejlesztési Együttműködéssel (NEFE) kapcsolatos iratok	50	–
156.	PM528	Nemzetközi Beruházási Bankkal (NBB) kapcsolatos iratok	50	–
157.	PM529	Nemzetközi Gazdasági Együttműködési Bankkal (NGEB) kapcsolatos iratok	50	–
158.	PM530	Európai Unió gazdaságpolitikai koordinációjához (Ecofin, EFC, EPC előkészítés) köthető stratégiai dokumentumok	N	15
159.	PM531	Európai Unió gazdaságpolitikai koordinációjához (Ecofin, EFC, EPC előkészítés) köthető operatív dokumentumok	50	–
160.	PM532	Európai uniós jogharmonizációval kapcsolatos iratok	N	15
161.	PM533	Notifikációval kapcsolatos iratok	N	15
162.	PM534	Az Európai Unió Állandó Képviseleten szolgálatot teljesítő szakattasékkal kapcsolatos iratok	N	15
163.	PM535	Az Európai Unió Állandó Képviseleten keresztül megvalósuló, európai uniós intézményeket érintő tárcabejelentések, megkeresések	10	–
164.	PM536	Európai Unió Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok	N	15
165.	PM537	Az európai szemeszterrel, az országspecifikus ajánlásokkal kapcsolatos iratok	10	–
166.	PM538	A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok és európai uniós képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés)	N	15
167.	PM539	Európai uniós szakpolitikai kérdések megvitatására létrehozott hazai kormányzati egyeztető fórumok	10	–
168.	PM540	Nemzetközi pénzügyi intézményi és európai uniós tagságból fakadó rendszeres ország látogatásokhoz, valamint egyéb nemzetközi tárgyalásokhoz kapcsolódó feladatok iratai	10	–
169.	PM541	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) szakértői csoportok kijelölése és nyilvántartása, szervezeti, személyi kérdések	10	–
170.	PM542	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) ülésekre benyújtandó tárgyalási álláspontok, előterjesztések iratai	10	–
171.	PM543	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) és munkacsoportjával kapcsolatos iratok	10	–
172.	PM544	Bővítés és szomszédságpolitikával (Keleti Partnerség, Euro-mediterrán Partnerség) kapcsolatos ügyek	10	–
173.	PM545	Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai	10	–
174.	PM546	Nemzetközi tárgyalások felkészítő anyagai	10	–
175.	PM547	Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos minisztériumi állásponttal kapcsolatos iratok	15	–
176.	PM548	Európai uniós témával összefüggő tájékoztatók, felkészítők, összefoglalók, jelentések	10	–
177.	PM549	Ázsiai Infrastrukturális Befektetési Bankkal (AIBB) kapcsolatos iratok	50	–
178.	PM550	Kormányközi és egyéb bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei	15	–
179.	PM551	Kormányközi és egyéb bizottságok üléseinek szervezésével kapcsolatos iratok	10	–
180.	PM552	Nemzetközi pénzügyi kapcsolatokhoz kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–
181.	Gazdaságpolitikai, gazdaságpolitika makrogazdasági szabályozásával kapcsolatos iratok
182.	PM601	Gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával, versenyképesség megteremtésével kapcsolatos iratok	N	15
183.	PM602	Kutatási és elemzési anyagok	N	15
184.	PM603	Stratégiai tervezés módszertanával, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok	N	15
185.	PM604	Stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok	10	–
186.	PM605	Közgazdasági és versenyképességi elemzési tevékenységgel kapcsolatos iratok	5	–
187.	PM606	Iparági elemzéssel kapcsolatos iratok	5	–
188.	PM607	Nemzetközi stratégiai-tervezési intézetekhez kapcsolódó iratok	10	–
189.	PM608	Közgazdasági modellezéshez, hatásvizsgálathoz kapcsolódó iratok	10	–
190.	PM609	Pénzügyi szektorral kapcsolatos ügyek	N	15
191.	PM610	Makrogazdasági előrejelzések	15	–
192.	PM611	Makrogazdasági elemzések	N	15
193.	PM612	Konvergencia program és annak végrehajtásához kapcsolódó dokumentumok	N	15
194.	PM613	Európai Unió fizetési mérleg problémák áthidalását szolgáló hitelének (BoP) utókezelésével kapcsolatos dokumentumok	N	15
195.	PM614	Államadósság Kezelő Központ Zrt. irányításával és felügyeletével kapcsolatos iratok	10	–
196.	PM615	Magyar Nemzeti Bankkal kapcsolatos ügyek	N	15
197.	PM616	Jövő- és trendkutatással, illetve nemzetközi think-tankekkel és jövőkutatási intézményekkel kapcsolatos iratok kapcsolódó iratok	N	15
198.	PM617	Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok	N	15
199.	PM618	Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok	10	–
200.	PM619	Nemzetgazdaság szempontjából kiemelt jelentőségű országokkal, kétoldalú gazdasági kapcsolatokkal kapcsolatos iratok	N	15
201.	PM620	Magyarországi beruházókkal kapcsolatok ügyek iratai	10	–
202.	PM621	BIE képviselettel és Világkiállításokkal, illetve hazai és nemzetközi kiállításokkal, rendezvényekkel és vásárokkal kapcsolatos iratok	10	–
203.	PM622	Regionális együttműködési fórumok iratai	10	–
204.	PM623	Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB, munkacsoport) kapcsolatos iratok	10	–
205.	PM624	Magyar külképviseletekkel és hazánkba akkreditált diplomáciai testületekkel, illetve nemzetközi koordinációs tevékenységgel kapcsolatos iratok	5	–
206.	PM625	Gazdaságpolitikával, gazdaságtervezéssel és vállalkozásfejlesztéssel foglalkozó európai uniós intézmények, illetve nemzetközi szerveztek munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok	N	15
207.	PM626	Nemzetközi szervezetekkel és közösségi intézményekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
208.	PM627	Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokkal kapcsolatos elvi jelentőségű iratok	N	15
209.	PM628	Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek iratai	5	–
210.	PM629	Hazai és közösségi cselekvési tervek, fejlesztési programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos iratok	N	15
211.	PM630	Operatív programokhoz kapcsolódó értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai	N	15
212.	PM631	Operatív programokkal és cselekvési tervekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
213.	PM632	Európa2020 Stratégia végrehajtásával összefüggő iratok	N	15
214.	PM633	EU források allokációjával kapcsolatos iratok	10	–
215.	PM634	Akkreditált Innovációs Klaszter (AIK) pályázatok	15	–
216.	PM635	Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) pályázatok	***5	–
217.	PM636	Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) pályázatok	***5	–
218.	PM637	Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program (GINOP) pályázatok	***5	–
219.	PM638	Regionális Operatív Program (ROP) pályázatok iratai	***5	–
220.	PM639	Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) pályázatok	***5	–
221.	PM640	Versenyképes Közép-Magyarország Operatív Program (VEKOP) pályázatok	***5	–
222.	PM641	Vállalkozásfejlesztési politikával kapcsolatos iratok	N	15
223.	PM642	A versenyképesség általános javítására, vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentésére irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok	N	15
224.	PM643	Vállalkozásokkal, vállalkozásfejlesztési programokkal kapcsolatos jogi szabályozások előkészítése	5	–
225.	PM644	Piacfejlesztési ügyek	5	–
226.	PM645	Vállalkozásfejlesztési ügyekkel és támogatási programokkal kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok	10	–
227.	PM646	Vállalkozásfejlesztési Tanáccsal, hazai szervezetekkel és a nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai	5	–
228.	PM647	Vállalkozásfejlesztési folyamattal kapcsolatos adminisztratív ügyek, jelentések, beszámolók	5	–
229.	PM648	Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel, érdekképviseletekkel kapcsolatos ügyek	5	–
230.	PM649	Gazdaságpolitikával, a gazdaságpolitika makrogazdasági szabályozásával kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok meghívók	1	–
231.	PM650	Otthonteremtési stratégia kidolgozásával kapcsolatos iratok	N	15
232.	PM651	Egyéb lakástámogatásokra vonatkozó, a Magyar Államkincstár megkereséseivel kapcsolatos iratok	3	–
233.	PM652	Lakáspályázatokkal kapcsolatos iratok	N	HN
234.	PM653	Ingatlanközvetítői, társasházkezelői, ingatlankezelői és ingatlanvagyon-értékelő- és közvetítő szakképesítéssel kapcsolatos iratok	5	–
235.	PM654	Ingatlan-értékbecslő igazságügyi szakértői névjegyzékkel kapcsolatos iratok	5	–
236.	PM655	Lakásgazdálkodással, lakástámogatási szakmai irányítással kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
237.	PM656	Lakástámogatási feladatokkal kapcsolatos egyéb iratok	1	–
238.	Területfejlesztés stratégiai tervezésének iratai
239.	PM701	A területfejlesztés területi intézményelemeinek működésével, területfejlesztési szabályozással kapcsolatos ügyek	N	15
240.	PM702	A területfejlesztési intézményrendszer fejlesztésével összefüggő ügyek, az intézményrendszer alakításának szakmai megalapozásával kapcsolatos iratok	N	15
241.	PM703	Országos Területfejlesztési Érdekegyeztető Fórum (OTÉF) működtetésével és annak titkársága munkájával kapcsolatos iratok	15	–
242.	PM704	Országos Fejlesztési és Területfejlesztési Koncepció kidolgozásával és módosításával összefüggő ügyek	N	15
243.	PM705	Területfejlesztési kutatások, tervek	N	15
244.	PM706	Fejlesztési tanácsok (térségi, regionális, megyei, térségi kistérségi tanácsok) döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok	5	–
245.	PM707	Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek	N	15
246.	PM708	Operatív programokkal, kiemelt (országos jelentőségű) területfejlesztési programok megvalósításával és támogatásával kapcsolatos iratok	N	15
247.	PM709	Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás	15	–
248.	PM710	Az Országos Fejlesztési és Területfejlesztési Koncepció felülvizsgálatával, átdolgozásával kapcsolatos iratok	N	15
249.	PM711	Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével kapcsolatos iratok	N	15
250.	PM712	Vállalkozási övezetek kijelölésével kapcsolatos ügyek	N	15
251.	PM713	Vállalkozási övezetek működésével kapcsolatos ügyek	10	–
252.	PM714	Szakágazati ügyekkel (vízgazdálkodás, természetvédelem, környezetvédelem stb.) kapcsolatos iratok	5	–
253.	PM715	A társadalmi, civil szervezetek, egyházak területfejlesztéssel összefüggő ügyei	5	–
254.	PM716	Speciális adottságú térségek (tanyás, aprófalvas, nemzetiségi stb.) ügyei	10	–
255.	PM717	Területfejlesztési szabályozási ügyek	15	–
256.	PM718	Szakterülethez kapcsolódó háttérintézmény irányításával, felügyeletével kapcsolatos iratok	15	–
257.	PM719	Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival, a Lechner Lajos Tudásközpont Területi, Építésügyi, Örökségvédelmi Informatikai Nonprofit Kft. területfejlesztési információs rendszerének szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	10	–
258.	PM720	Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek	10	–
259.	PM721	Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal, nemzetközi szakmai szervezetekkel kapcsolatos iratok	10	–
260.	PM722	Az Európai Unió tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok	N	15
261.	PM723	Európai uniós jogalkotás és iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (Területi Agenda, Lisszaboni Charta NUTS, EGTC, EU 2020)	15	–
262.	PM724	Hazai és közösségi területfejlesztési programokkal kapcsolatos iratok	N	15
263.	PM725	Hazai és közösségi területfejlesztési programokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek	5	–
264.	PM726	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság és munkacsoportjainak tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok	10	–
265.	PM727	Közösségi kezdeményezések (NTCCP, EGTCUM, INTERREG EUROPE, INTERACT III, ESPON 2013, ESPON 2020, CENTRAL EUROPE 2020, DUNA) iratai	10	–
266.	PM728	Duna Transznacionális Program programszintű iratai	15	–
267.	PM729	Pest megyei fejlesztések program pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyei	10	–
268.	PM730	Területfejlesztéssel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–
269.	Egészségbiztosítási járulékfizetés szabályozás, nyugdíjjárulék- és nyugdíjbiztosítási járulék-fizetés szabályozás iratai
270.	PM801	Egészségbiztosítás, valamint a nyugdíjbiztosítás szabályozásának koncepciója	N	15
271.	PM802	Nyugdíjjárulék, szociális hozzájárulási adó, egészségbiztosítási járulék, hozzájárulás és egyéb bevételekkel kapcsolatos ügyek	20	–
272.	PM803	Kiegészítő nyugdíjrendszerrel kapcsolatos iratok	20	–
273.	PM804	Nyugdíjjárulék, szociális hozzájárulási adó-, egészségbiztosítási járulék és egészségügyi hozzájárulás fizetési kötelezettséggel kapcsolatos ügyek	10	–
274.	PM805	Kincstár által folyósított járadékokkal kapcsolatos panaszügyek	10	–
275.	PM806	Megváltozott munkaképességűek ellátásával, korhatár alatti ellátásokkal, valamint társadalombiztosítási nyugdíjjal kapcsolatos tárcaálláspont	20	–
276.	PM807	Nyugdíj- és egészségbiztosítás hazai és nemzetközi szakmai fórumaival kapcsolatos kiemelt ügyek és végrehajtási feladatok	N	15
277.	PM808	Nyugdíj- és egészségbiztosítás hazai és nemzetközi szakmai fórumaival kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
278.	PM809	Nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási rendszerrel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–

Jelmagyarázat:

* A szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítás során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig.

** A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

*** A program fenntartási időszakát követően.

N – nem selejtezhető

HN – határidő megjelölése nélkül őrzendő

3. függelék

A Pénzügyminisztérium Másolatkészítési Szabályzata

I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A Pénzügyminisztériumhoz (a továbbiakban: Minisztérium) érkezett papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő alakítását a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 34. § (6) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a Biztonsági és Igazgatási Főosztály kijelölt foglalkoztatottja végzi.

2. A Másolatkészítési Szabályzat a Minisztériumhoz érkező papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat kialakításának eljárási rendjét és műszaki feltételeit tartalmazza.

II. A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA

3. Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése az iratkezelési folyamat során három esetben történhet:

a) érkeztetés, postabontás folyamán: bejövő papíralapú küldemény digitalizálása,

b) ügyintézés, iktatás folyamán: az ügyintézés során keletkezett papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus másolattá alakítása (a továbbiakban: digitalizálás),

c) irattározás folyamán: a Korm. rendelet 47. § a)–j) pontja, valamint a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata 1. függelékének hatálya alá nem tartozó iratok esetében a központi irattár a megőrzési kötelezettségét elektronikus másolat készítése és megőrzése útján is teljesíti, nemcsak a papíralapú dokumentum megőrzésével.

4. Nem digitalizálhatók:

a) a minősített iratok,

b) azok a küldemények, amelyek elektronikus irattá történő alakítása technikai okból nem lehetséges, valamint

c) a Korm. rendelet 47. § a)–j) pontjában, valamint a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának 1. függelékében felsorolt iratok.

5. Azon küldemény digitalizálásáról, amely a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott (saját kezű felbontásra, kizárólag saját kezű felbontásra stb.) borítékban érkezik, a címzett hoz döntést figyelemmel a Korm. rendelet 28. §-ában, valamint 67. §-ában foglaltakra.

6. A másolatkészítő személy a papíralapú küldeményről a lapolvasó (a továbbiakban: szkenner) segítségével pdf-formátumú állományt készít.

7. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

8. Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell elektronikus másolatot készíteni.

9. A másolatkészítő személy az elektronikus másolatot a Poszeidonban a soron következő érkeztető számhoz rendeli.

10. A másolatkészítő személy ezt követően megvizsgálja a papíralapú küldemény és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését.

11. A képi és tartalmi megfelelőség egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre.

12. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.

13. Ha a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell a Poszeidonból.

14. A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően a másolatkészítő személy az elektronikus másolatot a „Hitelesség” fülön hitelesíti, azaz hitelesítési záradékkal látja el.

15. A hitelesítési záradék a Poszeidonban generálódik, amely az alábbi metaadatokat rögzíti automatikusan a dokumentum első oldalán:

a) másolatkészítő szerv elnevezése,

b) másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve,

c) másolatkészítő rendszer megnevezése,

d) másolatkészítési szabályzat megnevezése és verziószáma,

e) másolatkészítés időpontja,

f) hitelesítés időpontja,

g) irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.

16. A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton a Poszeidon elhelyezi a hitelesítést végző személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg szolgáltatótól származó időbélyeget.

17. Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint a Poszeidon biztosítja.

18. A szervezeti egységek az ügyfél által küldött eredeti hatósági határozatokat, bizonyítványokat, igazolványokat, közokiratokat, magánokiratokat és egyéb dokumentumokat a hiteles elektronikus másolat készítését követően visszaküldik az ügyfélnek, ha jogszabály másként nem rendelkezik.

19. Jelen szabályzatot a Minisztérium honlapján – bárki számára elérhető módon – közzé kell tenni, illetve amennyiben abban változás következik be, módosításáról és cseréjéről a Biztonsági és Igazgatási Főosztály gondoskodik. Az előző állapotot a honlapon 10 évig kell megőrizni.

20. A Minisztériumban hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított személyek listája a Minisztérium honlapján található.

III. MŰSZAKI DOKUMENTÁCIÓ

21. A digitalizálás a szkennernél kezdődik, ahol a papíralapú küldeményből pdf-formátumú fájlt készít a másolatkészítő.

22. Az elektronikus másolat az érkeztetést megelőzően a másolatkészítő tevékenységét támogató informatikai környezet beállításának megfelelő tárhelyen kerül ideiglenes tárolásra.

23. Az elektronikus másolat feldolgozását, hiteles másolattá történő alakítását a Poszeidonban kell elvégezni.

24. A Poszeidon támogatja az ügyviteli folyamatokat a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően. Ennek során az elektronikus dokumentumokat egyedi azonosítóval, metaadatokkal egészíti ki. Az így előállított dokumentumok a Poszeidon rendszer által elérhető zárt, biztonságos adatbázisba kerülnek eltárolásra.

25. Az elektronikus aláírás, a metaadatrendszer elektronikus példányra történő bekerülésének biztonságát a szerver oldali feldolgozás biztosítja.

26. Az elektronikus másolat hitelesítésének alkotóelemei:

a) hitelesítési záradék szövege („Az eredeti papíralapú dokumentummal megegyező hiteles elektronikus dokumentum”),

b) elektronikus dokumentum metaadatai,

c) elektronikus bélyegző,

d) időbélyeg.

IV. AZ ELEKTRONIKUS DOKUMENTUMOK MEGVÁLTOZTATHATATLANSÁGA

27. A papíralapú dokumentumokról készült hiteles elektronikus dokumentumok megváltoztathatatlanságát, az elektronikus bélyegző tulajdonságának letagadhatatlanságát a hitelesítés során alkalmazott elektronikus bélyegző és időbélyeg biztosítja.

28. A Poszeidon saját naplóállománnyal rendelkezik.

29. A naplóállományból visszakereshető a hitelesítési modul által végzett művelet, a művelet időpontja és a műveletet indító felhasználó azonosítója.

30. A naplóállomány tárolásáról, archiválásáról, selejtezéséről és visszakereshetőségéről az alkalmazás üzemeltetője gondoskodik.

V. BIZTONSÁGI OSZTÁLYBA SOROLÁS

31. Az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvényben meghatározott technológiai, biztonsági, valamint a biztonságos információs eszközökre, termékekre, továbbá a biztonsági osztályba és biztonsági szintbe sorolásra vonatkozó követelményekről szóló 41/2015. (VII. 15.) BM rendelet alapján a rendszer jelenlegi besorolása:

Bizalmasság: 3. osztály,

Sértetlenség: 3. osztály,

Rendelkezésre állás: 3. osztály.

4. függelék

A Minisztérium szervezeti egységei által irattározás során használt

irattípusok iratmintatára

Az iratmintatárban a hivatali egységek által a központi irattározás során használt irattípusai szerepelnek. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb elemeit tartalmazzák. Az iratmintatár az alábbi irattípusokat tartalmazza.

1. Átadás-átvételi jegyzőkönyv (belső)

2. Ügyiratpótló lap

3. Iratselejtezési jegyzőkönyv

4. Átadás-átvételi jegyzőkönyv (levéltár)

1. minta

ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV

Készült: .............................................................................................................................................................................................

(dátum, szervezeti egység, hely megnevezése)

Átadó: ................................................................................................................................................................................................

(átadó szervezeti egység)

............................................................................................................................................................................................................

(átadó személy neve és beosztása)

Átvevő: Pénzügyminisztérium központi irattára.

Átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag:

(iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)

Az átadás-átvétel indoklása:

k.m.f.

………………………………… ………………………………

átadó átvevő

Melléklet: …. lap iratjegyzék

Készült: …. példányban

Kapja:

1. pld. Átadó

2. pld. Átvevő

IRATJEGYZÉK

a Pénzügyminisztérium központi irattárának

további megőrzésre átadott iratanyagról

[év/hónap/nap]

készült átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete

Év	Tételszám	Iktatószám	Megjegyzés

Budapest, (év/hónap/nap)

……………………………

(aláírás)

2. minta

ÜGYIRATPÓTLÓ LAP

A kiemelt irat
keletkeztetője		azonosító száma	irattári tételszáma		tárgya/megnevezése

Kölcsönzés célja: □ betekintés, □ ügyintézés
A kiemelést kérő			A kölcsönző¹
neve²:	aláírása:		neve³:	aláírása:

Szervezeti egység megnevezése:
Az átvevő aláírásával igazolja, hogy az átvette a Pénzügyminisztérium központi irattárából kikért és fent megnevezett iratanyagot/iratanyagokat.
A kiemelést végző			Kölcsönzési határidő:
neve⁴:	aláírása:		a kölcsönzéstől számított 30 nap

1 Abban az esetben, ha az iratanyag kikölcsönzője és az irat kikérője nem azonos.

2 Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

3 Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

4 Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

3. minta

IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV

Iktatószám:

Készült a Pénzügyminisztérium központi irattárában.

A selejtezési bizottság tagjai: …………………………… (személynév, beosztás)

…………………………… (személynév, beosztás)

A selejtezést ellenőrizte: …………………………… (a vezető neve és beosztása)

Az alapul vett szabályzat, utasítás:

A selejtezés alá vont iratok keletkeztetője, évköre:

Eredeti terjedelem: ……… ifm.

A kiselejtezett iratok mennyisége: ……… ifm.

A kiselejtezett iratok felsorolása:

A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

k.m.f.

bizottsági tagok megnevezése aláírása

ellenőrző elnök megnevezése aláírása

Készült: 3 példányban

Kapják: 1. pld. Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára

2–3. pld. Pénzügyminisztérium

Év	Tételszám	Irattári tétel címe	Terjedelem (ifm)

4. minta

ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV

Készült a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának ……………………… épületében

Budapest, …… év ……………… hó …… napján.

Jelen vannak az átadó a részéről:

………………………………………… (név) ……………………………………… (beosztás).

Az átvevő a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára részéről:

………………………………………… (név) ……………………………………… (beosztás).

Az átadás alá vont iratok megnevezése: ………………………………

Az átadandó iratok évköre: ……………. – ……………

Az átadandó iratok terjedelme: ………. ifm, azaz …………. doboz, …………… kötet.

A mai napon a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 65. §-a, valamint a ……………………………… (szerv neve) ………. számú Iratkezelési Szabályzata alapján a ……………………… (szerv neve) átadja a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára részére a fenti, maradandó értékű iratokat. Az átadás raktári egységek szintjén történik. Az iratok részletes jegyzékét a mellékelt iratjegyzék tartalmazza ……oldalon.

k.m.f.

P. H.

átadó és átvevő aláírása, beosztása

Iratjegyzék

Raktári egység száma	Tételszám	Iratok tárgya	Évkör

Az utasítást az 1/2022. (I. 27.) PM utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2022. január 28. napjával.

A 3. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Az 1. melléklet 2. függeléke a 2/2021. (II. 10.) PM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek