10/2021. (XI. 18.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki a Hamisítás Elleni Nemzeti Testület (a továbbiakban: HENT), a Magyar Formatervezési Tanács (a továbbiakban: MFT) és Irodája, valamint más, a Hivatal mellett működő testületek munkatársnak nem minősülő tagjaira, külső szakértőire. Ezen testületek esetén a hivatali kapcsolattartó munkatárs köteles nyomatékosan felhívni a figyelmet arra, hogy az adott testület nevében, de a Hivatalt közvetlenül vagy akár közvetetten érintő sajtónyilatkozat vagy más a sajtó részére szóló tájékoztatás megtétele előtt a Hivatal sajtófőnökével kell egyeztetni.

2. § (1) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal, a HENT és az MFT tevékenységéhez kapcsolódó, sajtó részére szóló tájékoztatásra terjed ki, függetlenül a tájékoztatás kezdeményezőjének személyétől vagy megjelenési formájától.

(2) Közérdekű adatnak a sajtó képviselője általi igénylése esetén az erről szóló külön belső utasítás szabályai szerint kell eljárni, figyelemmel a 8. §-ban foglaltakra is.

(3) A Hivatal által fenntartott honlapokon keresztül történő kommunikációra jelen utasítás hatálya nem terjed ki, arra külön utasítás szabályai az irányadók, azzal, hogy a honlapon a sajtóban megjelentekkel kapcsolatos hivatali reagálásra, kizárólag a sajtófőnök, illetve az ilyen kommunikációra a Hivatal elnöke által felhatalmazott személy jogosult.

3. § Az utasítás célja a jogszerű, szakmailag megalapozott, etikus, tisztességes, pontos és időszerű hivatali tájékoztatási tevékenység feltételeinek meghatározása a szakmai normákkal összhangban, továbbá segíteni a figyelem felhívását a Hivatal és a társadalom szellemi tulajdonnal kapcsolatos érdekeinek szem előtt tartására; célja továbbá a hiteles újságírói tevékenység tiszteletben tartása a szabadságjogok, a demokratikus közélet és a jogállam keretei között.

4. § A Hivatalnál a sajtó részére tájékoztatást adhat ki

5. § (1) A sajtó részéről a Hivatalhoz írásban érkező megkereséseket a sajtófőnök vagy a kommunikációs munkatárs továbbítja a szakmailag illetékes hivatali felső vezető vagy a szakmai felelős részére, szükség esetén a Hivatal elnökének vagy más kormánytisztviselőnek az egyidejű tájékoztatása mellett.

(2) A megkeresésre adandó választ minél előbb, a lehetőségekhez képest a médium által megjelölt határidőhöz lehető legközelebbi időpontig kell elkészíteni.

(3) A válasz elkészítéséért és a (4)–(5) bekezdés szerinti átadásáért a megkeresést megkapó kormánytisztviselő, több ilyen kormánytisztviselő esetében felelősként az első helyen megjelölt kormánytisztviselő a felelős, aki a válasz elkészítése során – szükség esetén – egyeztet más munkatársakkal is.

(4) Amennyiben a válaszadás során az azért felelős kormánytisztviselő más munkatárssal egyeztetett, a válasz tervezett szövegére minden esetben annak jóváhagyását kell kérnie.

(5) Az előkészített válasz tervezetét a szakmailag illetékes hivatali felső vezető vagy az ő felhatalmazásával a szakmai felelős elé kell terjeszteni jóváhagyásra.

(6) A (2)–(5) bekezdés szerint előkészített választ minden esetben a sajtófőnök vagy a kommunikációs munkatárs küldi el a sajtó részére.

6. § (1) Abban az esetben, amennyiben a sajtó részéről az írásbeli megkeresés közvetlenül a szakmailag illetékes hivatali felső vezetőhöz érkezik, köteles azt bármilyen válaszadás nélkül, mielőbb jelezni a sajtófőnök felé.

(2) A szakmailag illetékes hivatali felső vezető a sajtófőnökkel, illetve a kommunikációs munkatárssal egyeztetve választervet készít.

(3) A felső vezetői jóváhagyásokat követően a sajtóválaszt a sajtófőnök vagy a kommunikációs munkatárs adja meg a megkeresést küldő újságírónak.

7. § Abban az esetben, amennyiben a sajtó részéről küldött megkeresés más munkatárshoz vagy funkcionális elektronikus levélcímre érkezik, az érintett munkatárs köteles azt haladéktalanul megküldeni a sajtófőnök részére, aki ezt követően az 5. §-ban szabályozott módon jár el. A munkatárs a megkeresésről egyidejűleg a közvetlen vezetőjét is tájékoztatja.

8. § (1) Amennyiben a sajtó képviselője közérdekű adat iránti igényt nyújt be, annak teljesítése az erről szóló külön utasítás szabályai szerint történik, de az annak teljesítéséért felelős hivatali munkatárs minden esetben tájékoztatja a Hivatal sajtófőnökét az igény Hivatalhoz érkezéséről.

(2) Abban az esetben, amennyiben az igény a Hivatal sajtófőnökéhez érkezik, azt a külön elnöki utasításban foglaltaknak megfelelően továbbítja az annak teljesítéséért felelős hivatali munkatársnak.

(3) A válasz tervezetének elkészültét követően az azért felelős hivatali munkatárs minden esetben egyeztet a sajtófőnökkel annak elküldése előtt.

(4) Amennyiben a sajtó képviselője közérdekű adat megismerése iránti igényt és más, jelen utasítás által szabályozott megkeresést egyidejűleg nyújt be a Hivatalhoz, az arra adandó választ – lehetőség szerint – egyszerre kell megadni.

9. § (1) A Hivatal részéről felmerülő kommunikációs igény esetén a szakmai felelős az illetékes hivatali felső vezető jóváhagyásával megkeresi a sajtófőnököt, aki a téma jellegének és egyéb körülményeknek a mérlegelésével javaslatot tesz annak módjára, valamint az írásbeli közlemény elkészítéséhez kommunikációs szempontból segítséget nyújt.

(2) Az elkészült és a hivatali felső vezető által jóváhagyott közleményt a sajtófőnök juttatja el a sajtó részére.

10. § (1) A szakmai felelős a tudomásszerzést követően haladéktalanul, de lehetőség szerint legalább tíz nappal az események kezdete előtt köteles tájékoztatni a sajtófőnököt azokról a hivatalos, különösen a sajtónyilvános eseményekről, amelyeken a Hivatal képviselője részt vesz még abban az esetben is, amennyiben azokat nem a Hivatal szervezi.

(2) A tájékoztatásnak tartalmaznia kell legalább az esemény időpontját, helyszínét, programját, az azon a Hivatal részéről részt vevő munkatárs nevét, esetleges szereplésének módját és előadásának címét.

(3) A sajtófőnök, illetve a kommunikációs munkatárs szükség esetén felkészítőt készít, megjelölve a kommunikációra javasolt tartalmakat.

(4) Az esemény kommunikációjának módjáról – az esemény céljának, tartalmának, jelentőségének ismeretében, szükség esetén előzetes konzultációt követően – a sajtófőnök a kapott és az általa beszerzett további információk ismeretében dönt a felső vezető vagy a szakmai felelős javaslatának figyelembevételével.

(5) Amennyiben a sajtófőnök szükségesnek találja, az esemény megtörténtéről és annak esetleges eredményéről sajtó útján nyilvánosságra hozandó, szükség esetén fotókat is tartalmazó sajtóközleményben számol be a Hivatal, amelyet a szakmai felelős szervezeti egység az esemény lezárultát követően, az adott napon írásban elkészít, és azt a szakmailag illetékes hivatali felső vezető vagy az általa kijelölt kormánytisztviselő jóváhagyását követően megküldi a sajtófőnöknek.

(6) A közleményt a sajtófőnök vagy a kommunikációs munkatárs köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon eljuttatni a sajtó részére, illetve a Hivatal honlapján történő közzététel érdekében a Hivatal honlapjának főszerkesztőjéhez és szerkesztőségi koordinátorához.

(7) A közleményt a honlap főszerkesztője, illetve szerkesztőségi koordinátora a külön belső utasításban foglaltaknak megfelelően közzéteszi.

11. § (1) A Hivatalhoz nem írásban érkezett megkereséseket az 5–7. §-ban, a Hivatal részéről felmerülő nem írásos kommunikációs igényt a 9. §-ban, a hivatalos esemény nem írásos kommunikációját a 10. §-ban meghatározott módon kell kezelni a megkeresés sajátosságaira is figyelemmel.

(2) A Hivatal alaptevékenységét érintő tárgyú, élő rádiós vagy televíziós szereplés kizárólag a 4. § a) pontja szerinti vezetők és munkatársak részéről és a sajtófőnök bevonásával történhet.

12. § A Hivatal érdemi tevékenységét érintő információt adó munkatársának írásban vagy szóban tett sajtónyilatkozata esetén a sajtófőnök mérlegeli az információt adó munkatárs neve, illetve hivatali pozíciója feltüntetésének előnyeit és hátrányait, és azt a döntésnek megfelelően kell kérni.

13. § A sajtófőnöknek vagy a nyilatkozatot tevő munkatársnak a sajtónak adott nyilatkozatról, interjúról, riportról, cikkről az ellenőrzés érdekében kérnie kell a megjelenésre szánt újságcikk tervezetének jóváhagyásra történő megküldését. Amennyiben megvalósítható, kérni kell az elkészült hang- vagy képfelvétel adásra szánt változata meghallgatásának, megtekintésének lehetővé tételét. Interjúk esetében egyértelművé kell tenni, hogy a Hivatal a „visszamutatás” elmaradása esetén nem járul hozzá a nyilatkozat, interjú, riport, cikk közzétételéhez.

14. § Az egyedi ügy eljárásával kapcsolatosan az előzőekben írt szabályok betartása mellett is csak kivételesen indokolt esetben adható tájékoztatás. A tájékoztatásnál közölni lehet a megállapított tényeket, az ügyféllel már közölt határozat tartalmát, a Hivatal általános ügymenetét, azonban a nyilatkozó a tájékoztatásában a folyamatban lévő ügyet nem véleményezheti, és nem utalhat az eljárás soron következő lépésére vagy a várható döntésre, továbbá tájékoztatása nem tartalmazhat olyan megállapítást, amely a tárgyilagos döntést veszélyeztetheti, vagy annak látszatát keltheti.

15. § Az eljárást lezáró érdemi határozatról a sajtót csak akkor lehet tájékoztatni, ha annak az érdekelttel való közlése megtörtént. A sajtó számára adandó tájékoztatásban utalni kell arra is, hogy a határozat jogerőre emelkedett-e, vagy sem.

16. § Az utasításban foglalt feladatok ellátása során különös figyelemmel kell lenni a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályi és hivatali előírásokra.

17. § (1) A sajtóban megjelent, a Hivatalt negatív színben feltüntető információkról való tudomásszerzést követően a Hivatal minden munkatársa haladéktalanul köteles erre a tényre és az információ elérhetőségére felhívni a sajtófőnök figyelmét (kivéve a rendszeresített sajtófigyelésben szereplő információkat).

(2) A sajtófőnök mérlegeli a sajtófigyelésben megjelent, valamint az (1) bekezdés szerint számára jelzett információ súlyát és az azzal összefüggő, minden lényeges körülményt, ezek alapján szükség esetén tájékoztatja a szakmailag illetékes felső vezetőt és a Hivatal elnökét.

(3) Amennyiben az összes körülményt mérlegelve a Hivatal hírnevének és szakmai tekintélyének megóvása érdekében szükséges, a sajtófőnök – a lehetőségekhez képest – megteszi a szükséges intézkedéseket (új cikk megírását vagy a cikk átírását, illetve egyéb, a sajtóban megjelenő cikk megjelenését kezdeményezi, rövid, közérthető nyelvezetű, a Hivatal álláspontját és szakmai érveit tartalmazó, a szakmailag illetékes felső vezetővel vagy az általa kijelölt szakmai felelőssel egyeztetett szövegű közleményt fogalmaz meg stb.).

(4) A (3) bekezdés szerinti közlemény közzététele érdekében a sajtófőnök eljuttatja azt az információt nyilvánosságra hozó vagy más sajtótermék újságírója részére, illetve a honlap főszerkesztőjéhez és szerkesztőségi koordinátorához.

(5) Amennyiben a (4) bekezdésben írtak ellenére az (1) bekezdésben írt információt nyilvánosságra hozó médium a közleményt nem teszi közzé, a sajtófőnök vagy a kommunikációs munkatárs a közleményt – az összes körülmény mérlegelése után – megküldi a közzétételre alkalmasnak tartott médiumoknak.

18. § (1) A Hivatal sajtófőnökét és kommunikációs munkatársát a Hivatal elnöke nevezi ki.

(2) A sajtófőnök közvetlenül a Hivatal elnökének irányítása alatt látja el kommunikációs feladatait.

(3) A sajtófőnök segítője a kommunikációs munkatárs, aki munkáját a sajtófőnök irányításával végzi.

(4) A sajtófőnök, illetve a kommunikációs munkatárs a Hivatal elnökének erre vonatkozó felhatalmazása alapján tart kapcsolatot kommunikációs témákban más közigazgatási vagy egyéb szervezetekkel, személyekkel.

(5) A Hivatal munkatársai kötelesek lehetőségükhöz mérten minden segítséget megadni a sajtófőnök és a kommunikációs munkatárs részére a sajtó szakszerű tájékoztatásához.

19. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a Hivatal sajtófőnöke köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosításának vagy új utasításnak a kiadását.