13/2021. (XI. 18.) SZTNH utasítás

1. § (1) A reprezentáció adójogi fogalmát a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja. tv.) 3. § 26. pontja határozza meg. A reprezentáció magában foglalja a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) szakmai vagy intézményi működésével közvetlen összefüggésben

(2) Az üzleti ajándék adójogi fogalmát az Szja. tv. 3. § 27. pontja határozza meg. Üzleti ajándék olyan, a Hivatal által készített tárgy, vásárolt termék (pl. könyv, más kiadvány, művészeti tárgy, érem), szolgáltatás vagy utalvány lehet, amelyet a Hivatal tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai kapcsolatok keretében ellenérték nélkül nyújt.

(3) A vendéglátási kiadásnak minősül minden olyan kifizetés, amely a külső személyek étel- és italfogyasztásával kapcsolatban, valamint az azokkal szorosan összefüggő egyéb eszköz- és szolgáltatásbeszerzésre vonatkozóan merül fel.

(4) A reprezentáció és az üzleti ajándék beszerzésének (a továbbiakban együtt: reprezentációs kiadások) pénzügyi fedezetét a Hivatal adott évre elfogadott éves belső költségvetésének hivatali reprezentációs előirányzata biztosítja. A hivatali reprezentációs kiadások elszámolásuk jellege szerint központi hivatali keretre és a 6. § szerinti vezetői reprezentációs költségkeretre különülnek el.

(5) A személyi juttatások körébe tartozó, a (4) bekezdésben megnevezett kiadási előirányzatot és annak felhasználását a gazdasági főigazgató keretgazdaként felügyeli a javaslattételre jogosultak kezdeményezése alapján.

(6) A reprezentációs kiadások esetében kötelezően érvényesített hivatali alapelv, hogy a beszerzés nem irányulhat az elérhető legmagasabb minőségi osztály (luxuséttermek, rendezvénytermek) igénybevételére, ha van más választási lehetőség is.

(7) A Gazdálkodási Főosztály Pénzügyi és Számviteli Osztálya (a továbbiakban: PSZO) gondoskodik a reprezentációs kiadásokat terhelő kifizetői adó megállapításáról és pénzügyi rendezéséről a bizonylatok számfejtési rendszerben történő feldolgozásával.

2. § (1) A nagyobb létszámú, jellemzően külső helyszínen zajló, ünnepi vagy szakmai rendezvényhez kapcsolódó reprezentációs kiadások teljesítését azok a szervezeti egységek jogosultak kezdeményezni, amelyeknek a hivatal különféle szakmai célú rendezvényeinek megszervezése és lebonyolítása a feladatkörükbe tartozik. Ezek közé tartoznak

(2) A rendezvényekhez kapcsolódó reprezentációs kiadások teljesítéséhez – összhangban a keretgazdálkodási szabályokkal – a rendezvényt legalább 30 nappal megelőzően jóváhagyást kell kérni a reprezentációs keretet felügyelő gazdasági főigazgatótól. A kérés és a jóváhagyás egyaránt e-mail-váltás útján történik. A kérést a gazdasági főigazgató jóváhagyhatja – különösen, ha az szerepel az 1. § (4) bekezdése szerinti előirányzatban –, mérsékelheti vagy elutasíthatja.

(3) A jóváhagyott reprezentációs kiadáshoz kapcsolódó beszerzést a kezdeményező szervezeti egység készíti elő, míg a szabályos kötelezettségvállalás megtétele a keretgazda gazdasági főigazgató felelősségi körébe tartozik. A beszerzés során különös figyelemmel kell lenni a beszerzési szabályokra, kiemelten a szolgáltatási termékkört érintő központosított beszerzésre.

(4) A rendezvényhez kapcsolódó reprezentáció teljesítésének felügyelete és a számlabekérés a beszerzést kezdeményező szervezeti egység feladata. A bekért számlát a keretgazda gazdasági főigazgatóhoz vagy titkárságához kell eljuttatni, aki gondoskodik a számla további pénzügyi kezeléséről.

(5) A reprezentációs kiadásokat elkülönítetten kell kezelni a rendezvény lebonyolításának egyéb, reprezentációs kiadásnak nem minősülő tételeitől, azokat lehetőség szerint két külön számlában kell szerepeltetni. Nem minősül reprezentációs kiadásnak – különösen, de nem kizárólag – a szakmai rendezvény lebonyolítása kapcsán közvetlenül felmerülő terembérleti díj, rendezvénytechnika, hangosítás, tolmácsolási szolgáltatás, vendégirányítás stb.

3. § (1) A kisebb létszámú, jellemzően hivatali épületen belül zajló eseményekhez kapcsolódó vendéglátás ellátására korlátozott mértékű és terjedelmű étel- és italellátás (ún. büfébekészítés) (a továbbiakban: bekészítés) kérhető az LGO által felügyelt szolgáltatótól. A bekészítést bármely szervezeti egység jogosult kezdeményezni.

(2) A bekészítési szolgáltatást a gazdasági főigazgató előzetes jóváhagyása alapján az LGO és a szerződött szolgáltató számára küldött elektronikus üzenetben kell kérni megfelelő indokolással. Az indokolás akkor megfelelő, ha az tartalmazza legalább

(3) A bekészítés megfelelő lebonyolításáról a szerződött szolgáltató gondoskodik az LGO felügyelete mellett.

(4) A bekészítést ellátó szolgáltató szerződtetése és a szerződés kezelése az LGO feladata. A bekészítéshez rendelhető vendéglátási tételek listáját az LGO a szerződésben rögzíti, és arról tájékoztatja a szervezeti egységeket a hivatali intranet útján.

(5) Bekészítés csak a 6 főt meghaladó létszámú eseményekhez, tárgyalásokhoz kérhető. Az ennél kisebb létszámú vendéglátást a 6. § szerinti keretből látják el a szervezeti egységek.

(6) A bekészítésekkel kapcsolatos számlázási és esetleges egyéb adminisztratív teendőket az LGO és a gazdasági főigazgatói titkárság látja el.

4. § (1) Az éttermi vendéglátás csak akkor számolható el hivatali reprezentációként, ha az egyértelműen a hivatal szakmai feladataival vagy intézményi működésével közvetlen összefüggésben merül fel. Erről a számla benyújtójának írásban nyilatkoznia kell.

(2) Éttermi vendéglátással kombinált, 6 főt meg nem haladó létszámú (szűk körű) munkamegbeszélések, azaz hivatalos célú munkaebédeknek vagy munkavacsoráknak a központi reprezentáció keret terhére való elszámolására

(3) Kivételes esetben, hivatali érdekből a gazdasági főigazgató más számára is rendkívüli engedélyt adhat éttermi reprezentáció központi elszámolására.

(4) Az éttermi vendéglátás helyszínének kiválasztása során fokozottan ügyelni kell az 1. § (6) bekezdésében rögzített alapelv érvényesítésére.

(5) Az éttermi vendéglátásról szóló számlát a gazdasági főigazgató titkárságán kell leadni a számla kiállítását követő 2 munkanapon belül. A számlán fel kell tüntetni vagy ahhoz mellékelni az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatot.

(6) Az éttermi vendéglátás kiadásait a hivatali jogosult rendezheti készpénzben vagy a rendelkezésére bocsájtott hivatali VIP bankkártyával is a mindenkori pénzkezelési szabályzat rendelkezéseinek figyelembevételével. A hivatali VIP bankkártyával csak pontosan a vendéglátásról kiállított számlán szereplő összeg egyenlíthető ki: a számlán esetleg nem szereplő tételről a jogosultnak saját magának kell gondoskodnia.

5. § (1) Belföldi személyek részére a rendezvényeken való részvétellel összefüggésben felmerült, indokolt költségeket (helyközi közlekedési eszköz, saját gépkocsi, taxi igénybevételének költsége) a Hivatal előzetes döntés alapján akkor téríti meg, ha az utazáshoz gépjárművet nem biztosított, ideértve a taxikártyát is.

(2) Külföldi személyek részére budapesti rendezvényeken való részvétel költségeként indokolt esetben, szintén előzetes döntés alapján

(3) Több személy egyidejű szállítása vagy vidéki székhelyű rendezvények esetén a Hivatal az utazáshoz autóbuszt biztosíthat.

(4) Többnapos rendezvények külföldi, valamint nem a rendezvény székhelyén lakó belföldi résztvevőiek megfelelő szállodai elhelyezésének költségeit a Hivatal megtérítheti.

(5) Az üzleti ajándék céljára személyenként felhasználható költségkeret felső határa a beszerzés időpontjában érvényes minimálbér 20%-a, de a Hivatal elnöke indokolt esetben, saját hatáskörben a keret túllépését engedélyezheti.

6. § (1) Személyi reprezentációs költségkeretre jogosult: a Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, gazdasági főigazgatója, főosztályvezetői, a Humánpolitikai Osztály vezetője, a Hivatal sajtófőnöke, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Tanácsának elnöke, a Szerzői Jogi Szakértő Testület titkára, az Iparjogvédelmi Szakértői Testület titkára, a Magyar Formatervezési Tanács Irodájának vezetője, valamint a Hamisítás Elleni Nemzeti Testület titkára a beosztással vagy feladatkörrel kapcsolatos, házon belüli vendéglátás költségeinek fedezésére.

(2) A vezetői reprezentációs keret éves összegét a PSZO javaslata alapján a gazdasági főigazgató határozza meg minden év első hónapjában, annak figyelembevételével, hogy a keret egy hónapra jutó összege nem haladhatja meg az év első munkanapján érvényes minimálbér

(3) A gazdasági főigazgató által jóváhagyott vezetői reprezentációs keretösszegekről a PSZO tájékoztatja az igénybevételre jogosultakat a jóváhagyást követő 5 napon belül.

(4) Az éves vezetői reprezentációs keretösszeg egyéni igény szerinti ütemezésben használható fel, a jogosult saját finanszírozásában utólagos elszámolással, vagy minimum 5000 Ft összegű készpénzes előleg felvételével. Az előlegfelvételi igényt a házipénztárt kezelő pénzügyi munkatársnak kell bejelenteni, a felvett előleggel a mindenkori pénzkezelési szabályok szerint 30 napon belül kell elszámolni.

(5) A kiadások elszámolása, a kiadott előleg visszavétele, a számlák begyűjtése és ellenőrzése, továbbá az engedélyezett keret felhasználásának nyomon követése a PSZO feladata.

7. § Az 1–6. § szerinti költségek elszámolására a kötelezettségvállalásról és pénzkezelésről szóló hivatali belső utasítás szabályait az alábbi kiegészítésekkel kell alkalmazni:

8. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

9. §²

10. § Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról a Gazdálkodási Főosztály vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább háromévente el kell végezni, annak eredményétől függően – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.