14/2021. (XII. 16.) GVH utasítás
14/2021. (XII. 16.) GVH utasítás
a Gazdasági Versenyhivatal másolatkészítési szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (6) és (8) bekezdése alapján, a Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 2/2020. (VII. 14.) GVH utasítás 84. § 40. pontjában foglalt tárgykörben a Gazdasági Versenyhivatal másolatkészítési szabályzatáról az alábbiak szerint rendelkezem:
1. Általános rendelkezések
1. § Az utasítás hatálya
a) a Gazdasági Versenyhivatalhoz (a továbbiakban: Hivatal) érkezett papíralapú iratokról és a hivatali munkavégzés során keletkező papíralapú iratokról történő hiteles elektronikus másolat készítésére,
b) a Hivatalhoz érkezett elektronikus iratokról és a hivatali munkavégzés során előállított elektronikus iratokról történő hiteles papíralapú másolat készítésére és
c) a Hivatalhoz érkezett papíralapú iratokról és a hivatali munkavégzés során keletkező papíralapú iratokról történő hiteles papíralapú másolat készítésére
terjed ki.
2. § (1) Az utasításban használt fogalmak alatt
a) a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben,
b) a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvényben,
c) az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben,
d) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben,
e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben,
f) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben,
g) a Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló utasításban,
h) a Gazdasági Versenyhivatal eljárásai során alkalmazandó belső ügyintézési rendről szóló utasításban, valamint
i) a Gazdasági Versenyhivatal iratkezelési szabályzatáról szóló utasításban (a továbbiakban: iratkezelési szabályzatról szóló utasítás)
meghatározottakat kell érteni.
(2) Ezen utasítás alkalmazásában
a) bontási melléklet: a NOVA irat iratkezelő rendszerben (a továbbiakban: NOVA irat rendszer) a Hivatalba érkező iratok érkeztetési és bontási folyamata során a postabontás metaadatokhoz rendelt elektronikus melléklet,
b) metaadat: az elektronikus másolatot leíró adat,
c) munkatárs: a Hivatalnál közszolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban foglalkoztatott személy,
d) papíralapú irat: a papíron rögzített irat.
3. § (1) A Hivatalhoz érkezett vagy a hivatali munkavégzés során keletkező elektronikus iratról hiteles papíralapú másolat az iratkezelési szabályzatról szóló utasítás papíralapú másolat készítésére és hitelesítésére vonatkozó rendelkezései szerint készíthető.
(2) A Hivatalhoz érkezett vagy a hivatali munkavégzés során keletkező papíralapú iratról hiteles papíralapú másolat az iratkezelési szabályzatról szóló utasítás papíralapú másolat készítésére és hitelesítésére vonatkozó rendelkezései szerint készíthető.
4. § A hiteles elektronikus másolat készítésére vonatkozó műszaki dokumentációt az Informatikai és Iratirányítási Iroda vezetője közzéteszi az intraneten, és gondoskodik annak naprakészen tartásáról.
2. Az elektronikus másolat készítésére és az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított munkatársak
5. §1 A papíralapú iratról elektronikus másolat készítésére és az elektronikus másolat hitelesítésére jogosult a papíralapú irat tekintetében az iratkezelési szabályzatról szóló utasítás szerint az iktatási feladatok ellátására köteles
a)2
b) titkársági koordinátor,
c) titkársági asszisztens,
d) iratkezelési munkatárs vagy
e) TÜK iratkezelési munkatárs
álláshelyen foglalkoztatott munkatárs.
6. § (1) Az elektronikus másolat készítésére és hitelesítésére jogosult munkatársakról az Informatikai és Iratirányítási Iroda nyilvántartást vezet.
(2) A nyilvántartás tartalmazza az elektronikus másolat készítésére és hitelesítésére jogosult munkatársak
a) nevét,
b) álláshelyének megnevezését,
c) önálló szervezeti egységének megnevezését,
d) jogosultságának kezdetét és végét.
(3) A hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított munkatárs személyében bekövetkező változásról az önálló szervezeti egység vezetője, az Elnöki Kabinet esetén annak tagja legkésőbb a változást követő három munkanapon belül tájékoztatja az Informatikai és Iratirányítási Irodát.
3. Elektronikus másolat készítése
7. § (1) Az elektronikus másolat készítésére feljogosított munkatárs a papíralapú iratról az iktatás során a Hivatalban rendszeresített fénymásológép szkenner funkciójának segítségével legalább 200 dpi, maximum 300 dpi – tartalomvesztés felmerülése esetén magasabb – felbontású, PDF-fájlformátumú állományt készít.
(2) Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú irat teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.
(3) Nem készíthető elektronikus másolat arról a papíralapú iratról, amely az iratkezelési szabályzatról szóló utasítás szerint az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg.
8. § (1) Az elektronikus másolat készítésére feljogosított munkatárs oldalankénti ellenőrzést követően megállapítja a papíralapú irat és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését.
(2) A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.
(3) A másolatkészítést meg kell ismételni, ha
a) a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, vagy
b) a tartalmi megfelelés utólagos ellenőrzése során a papíralapú irat és az elektronikus másolat között eltérés van.
(4) A másolatkészítés megismétlése esetén a képi és tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.
(5) Ha az érkezett küldemény több különálló papíralapú iratot tartalmaz, az elektronikus másolatot papíralapú iratonként kell elkészíteni.
(6) Az érkezett küldeményt tartalmazó, érkeztető és dátumbélyegzővel ellátott borítékról külön elektronikus másolatot kell készíteni.
9. § (1) Az elektronikus másolatot a NOVA irat rendszerben az iratkezelési szabályzatról szóló utasítás szerint csatolni kell.
(2) Az (1) bekezdés szerinti irattal együtt csatolni kell a borítékról a 8. § (6) bekezdése szerint készített elektronikus másolatot.
4. Az elektronikus másolat hitelesítése
10. § (1) A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított munkatárs az iktatás során
a) a Hivatalba érkezett papíralapú irat esetén az elektronikus másolatot bontási mellékletként a NOVA irat rendszerben hitelesíti, és befejezi az érkeztetés-bontás műveletet,
b) a hivatali munkavégzés során keletkezett papíralapú irat esetén az elektronikus másolatot a NOVA irat rendszerben hitelesíti.
(2) A képi és tartalmi megfelelés utólagos ellenőrzése következtében készített új elektronikus másolat megfelelőségének megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított munkatárs a NOVA irat rendszerben hitelesíti és csatolja a másolatot.
11. § (1) A NOVA irat rendszer a hitelesítés során az elektronikus másolatot az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendelet szerinti hitelesítési záradékkal látja el, és az elektronikus másolathoz a következő metaadatokat rendeli:
a) a papíralapú irat megnevezése,
b) az elektronikus másolatot készítő szervezet megnevezése,
c) a papíralapú irat és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelését megállapító munkatárs neve,
d) az elektronikus másolatot hitelesítő munkatárs neve,
e) az elektronikus másolatot hitelesítő rendszer megnevezése,
f) a másolatkészítési szabályzatról szóló utasítás címe és elérhetősége,
g) az elektronikus másolat készítésének időpontja,
h) az elektronikus másolat hitelesítésének időpontja.
(2) A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton a NOVA irat rendszer elhelyezi a hitelesítést végző, hiteles elektronikus másolat készítésére feljogosított munkatárs nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és az időbélyeg-szolgáltatótól származó időbélyeget.
(3) A hiteles elektronikus másolat megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző és a NOVA irat rendszer biztosítja.
5. Záró rendelkezések
12. § Ez az utasítás 2022. február 1-jén lép hatályba.
Az 5. § a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 71. §-ával megállapított szöveg.
Az 5. § a) pontját a 14/2023. (XII. 28.) GVH utasítás 30. §-a hatályon kívül helyezte.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás