15/2021. (X. 21.) MvM utasítás
15/2021. (X. 21.) MvM utasítás
a Miniszterelnökség Másolatkészítési Szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglalt szabályoknak való megfelelés érdekében a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás 1. melléklet 181. § (4) bekezdésében meghatározott feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. A Szabályzat hatálya
1. § (1) A Miniszterelnökség Másolatkészítési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya – a (3) bekezdésben foglalt kivétellel – kiterjed
a) a Miniszterelnökségen keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi papíralapú nyílt irat hiteles elektronikus másolatának, valamint a Miniszterelnökségen keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő elektronikus irat hiteles papíralapú másolatának elkészítésére és
b) a Miniszterelnökséggel jogviszonyban álló valamennyi személyre.
(2) A Szabályzatban és a vonatkozó jogszabályokban nem szabályozott kérdésekben a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 2/2021. (VI. 4.) ME KÁT utasításban (a továbbiakban: ISZ), valamint a Miniszterelnökség elektronikus aláírási és bélyegzési célú tanúsítványainak és nem aláírás célú hitelesítő tanúsítványainak, valamint az egyéb bélyegzők használatának szabályairól szóló 11/2021. (VII. 30.) MvM utasításban (a továbbiakban: E-aláírási szabályzat) foglaltakat kell alkalmazni.
(3) A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, az annak végrehajtására kiadott jogszabályok és a minősített adatok védelmére vonatkozó Biztonsági Szabályzat rendelkezései az irányadóak.
2. A Szabályzat célja
2. § A Szabályzat célja
a) a Miniszterelnökségen keletkezett, illetve a Miniszterelnökséghez érkezett papíralapú dokumentumok papíralapú másolatának hitelesítésére, valamint hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok és műszaki feltételek meghatározása,
b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet] 61. § (8) bekezdésében foglalt kötelezettség teljesítésére szolgáló eljárásrend kialakítása, valamint
c) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átadásához szükséges műszaki feltételek kialakítása.
3. Irányadó jogszabályok
3. § A Szabályzatban nem érintett kérdésekben
a) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.),
b) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),
c) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.),
e) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet, valamint
f) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet
hatályos rendelkezései az irányadóak.
4. Értelmező rendelkezések
4. § A Szabályzat alkalmazása során
1. csatolmány: az irat digitális képe vagy hiteles elektronikus másolata, mely rögzítésre kerül a Központi Iratkezelő Rendszerben (a továbbiakban: KIR3);
2. digitalizálás: az Eür. 2. § 1. pontja szerinti elektronikus irattá alakítás;
3. digitalizáló: a papíralapú iratról digitalizálás útján elektronikus másolatot készítő munkatárs;
4. hitelesítés: a papíralapú iratról készített papíralapú másolatra kézi rájegyzéssel, kézjeggyel és manuális bélyegző használatával a hitelesítési záradék rávezetése, illetve papíralapú irat csatolt digitális másolatának KIR3 szoftver segítségével és a hitelesítést végző személy nevével történő záradékolása;
5. hiteles elektronikus másolat: az Eür. 2. § 4. pontjában szereplő fogalom;
6. hitelesítési záradék: a papíralapú irat és annak papíralapú vagy elektronikus másolata képi vagy tartalmi egyezését tanúsító, az arra jogosult személy által a másolaton elválaszthatatlanul elhelyezett rájegyzés, amelyen elektronikus másolat esetén a Szabályzatban meghatározott kötelező elemeken túl a hitelesítő nevét, papíralapú másolat esetén a hitelesítő nevét, aláírását, valamint a Miniszterelnökség körbélyegzőjét szükséges feltüntetni;
7. képi megfelelés: a másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;
8. maradandó értékű irat: az Ltv. 3. § j) pontja szerinti fogalom;
9. másolat: a papíralapú iratról készített papíralapú vagy elektronikus másolat, amely a képi vagy a tartalmi megfelelés követelményeinek eleget tesz;
10. metaadat: a KIR3-ban nyilvántartásba vett dokumentumot leíró adatok;
11. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
12. szervezeti egység: a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás szerinti fogalom;
13. tartalmi megfelelés: a másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – elektronikus irat esetén a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együtt, papíralapú másolat esetén szövegszerűen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.
MÁSOLATKÉSZÍTÉS, HITELESÍTÉS, ADATSZOLGÁLTATÁS
5. A másolatkészítés folyamata
5. § (1) A Miniszterelnökséghez beérkező vagy a Miniszterelnökségen keletkező eredeti papíralapú iratokat – az ISZ 39. §-ában foglaltak figyelembevételével, valamint a (4)–(5) bekezdésben felsoroltak kivételével – az iktatás során digitalizálni kell és hiteles elektronikus irattá kell alakítani, valamint csatolmányként rögzíteni kell a KIR3-ban.
(2) A digitalizálás és a csatolmány rögzítése az iktatást végző személy feladata.
(3) Az elektronikus másolat hitelesítése az ügyintézést végző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa írásban kijelölt munkatársnak a feladata.
(4) Az (1) bekezdés és a 6. § (1) bekezdése szerinti eljárással nem lehet hiteles elektronikus irattá alakítani
a) a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 47. §-ában és 63/B. § (2) bekezdésében felsorolt irattípusokat,
b) az ISZ 60. § (2) bekezdésében felsorolt irattípusokat,
c) a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat,
d) a közbeszerzésekkel kapcsolatos küldeményeket,
e) a nem kizárólag közigazgatási szervek egymás között kötendő szerződéseit,
f) az értékleveleket, a készpénzátutalási megbízásokat,
g) a vagyonnyilatkozatokat,
h) a tárgyakat tartalmazó küldeményeket,
i) a csomagküldeményeket,
j) a nemzetbiztonsági ellenőrzéssel összefüggő valamennyi iratot és szakvéleményt,
k) a minősített adathordozóhoz kapcsolódóan keletkezett nem minősített iratokat,
l) az integritásbejelentésekkel kapcsolatos iratokat,
m) a biztonsági vezetői feladatokkal összefüggésben keletkezett iratokat,
n) azon küldeményeket, amelyek elektronikus irattá történő alakítása technikai okból nem lehetséges,
o) azon iratokat, amelyeket a címzett vagy az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetőjének az iratra felvezetett írásos döntése alapján kivételként kell kezelni, valamint
p) azon iratokat, amelyek a címzett, a szervezeti egység vezetőjének döntése vagy felsővezetői döntés alapján nem digitalizálhatók.
(5) Azoknak a küldeményeknek a digitalizálásáról és hitelesítéséről, melyek a küldemény felnyitására vonatkozó kezelési jelzéssel ellátott [pl. „Saját kezű (sk.) felbontásra!”, „Kizárólag saját kezű felbontásra!” stb.] borítékban érkeznek, a címzett hoz döntést. A címzett a döntését az iraton írásban rögzíti.
(6) A digitalizáló a papíralapú dokumentumról a szkenner segítségével legalább 200 dpi, legfeljebb 300 dpi felbontású, PDF formátumú állományt készít.
(7) Kizárólag olyan elektronikus hiteles másolat hozható létre, amely mind a papíralapú, mind az elektronikus dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem tekinthető hitelesnek.
(8) Ha egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell a hiteles elektronikus másolatot elkészíteni.
(9) Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításakor az Eür. 122. §-ában foglaltak szerint kell eljárni.
6. A hitelesítés folyamata
6. § (1) Az elektronikus másolatot PDF formátumban a KIR3-ban a dokumentum rögzített metaadataihoz kell csatolni.
(2) Az elektronikus másolat hitelesítése során az 5. § (3) bekezdésében meghatározott személy oldalanként ellenőrzi az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.
(3) A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.
(4) Ha a képi vagy tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítést meg kell ismételni, valamint a képi vagy tartalmi megfelelés megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.
(5) A képi vagy tartalmi megfelelés megállapítását követően az 5. § (3) bekezdésében meghatározott személy az elektronikus másolatot a KIR3 megfelelő funkciógombjának alkalmazásával hitelesíti, befejezve ezzel az adatrögzítést.
(6) Az (5) bekezdésben foglalt hitelesítési művelet során a KIR3 az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el, mely az alábbi tartalmi elemeket rögzíti:
a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” rájegyzés,
b) papíralapú dokumentum megnevezése,
c) digitalizáló szervezeti egység elnevezése,
d) másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős személy neve,
e) digitalizáló rendszer megnevezése és verziószáma,
f) másolatkészítési szabályzat megnevezése és száma,
g) digitalizálás időpontja,
h) hitelesítés időpontja,
i) irányadó másolatkészítési rend elérhetősége.
(7) Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az E-aláírási szabályzatban foglalt, minősített szolgáltatás keretében igényelhető szervezeti bélyegző és időbélyegző lenyomatával a KIR3 rendszer igazolja az 1. mellékletben foglalt műszaki feltételek szerint.
(8) A dokumentum papíralapú és elektronikus másolatának hitelesítése során a papíralapú és az elektronikus ügyintézés közötti átjárásra az E-ügyintézési tv. 12. §-ában foglaltak az irányadók.
7. Levéltári adatszolgáltatás
7. § (1) A hiteles elektronikus iratok közlevéltári átadásának feltétele a Szabályzatban és a vonatkozó jogszabályokban foglalt eljárásrend szerint készített hiteles elektronikus másolatok KIR3-ba – az 5. § (1) bekezdésében előírt – csatolmányként való rögzítése.
(2) Hiteles elektronikus másolat formájában tárolt maradandó értékű irat eredeti papíralapú változatának megsemmisíthetőségéhez a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 61. § (8) bekezdése alapján negyedévente a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértő nyilatkozatát lehet kérni.
(3) A (2) bekezdésben foglalt egyetértő nyilatkozat alapján az eredeti papíralapú maradandó értékű irat megsemmisíthető az ISZ szerinti megsemmisítési eljárás betartásával.
(4) A (2) bekezdésben foglalt nyilatkozat nemlegessége esetén az eredeti papíralapú maradandó értékű iratot a levéltárba adásig az ügyiratban meg kell őrizni.
(5) Az irattári tételszámok kiosztásának rendszerét úgy kell kialakítani, hogy a nyilvántartásba vett maradandó értékű irat maradandóértékűsége az iktatást követően azonnal, kizárólag az iktatáskor megjelölt irattári tételszáma alapján megállapítható legyen.
(6) Az iktatás során a dokumentum elektronikus másolatának hitelesítését követően az 5. § (3) bekezdésében meghatározott személy köteles az ügyirat irattári tételszámát felülvizsgálni, és amennyiben maradandó értékűnek minősíti a nyilvántartásba vett iratot, úgy az ügyirat keletkezésekor kiválasztott irattári tételszámot meg kell változtatni annak megfelelően, hogy a választott tételszám a levéltári átadás szükségességét jelölje.
(7) A (2) bekezdésben foglalt nyilatkozat beszerzését, valamint a levéltári egyetértés alapján a megsemmisítést az Iratkezelési Főosztály végzi.
(8) A papíralapú ügyiratok őrzésének és központi irattárba adásának részletes szabályait az ISZ tartalmazza.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
8. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
9. §1
1. melléklet a 15/2021. (X. 21.) MvM utasításhoz
A 9. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás