16/2021. (XII. 22.) SZTNH utasítás

1. § (1) Ezen utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya az (1) bekezdésben írtakon túl kiterjed a Hivatal állományába nem tartozó azon személyekre is, akiknek a Hivatal különösen indokolt esetben, egyedi döntéssel vezetékes vagy mobiltelefon, illetve mobilinternet eszköz használatát biztosítja.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által biztosított vezetékes és mobiltelefonokra, továbbá mobilinternet eszközökre terjed ki.

(4) A Hivatal egyes esetekben mobiltelefont nem, kizárólag SIM-kártyát bocsát az (1)–(2) bekezdésben meghatározott személyek részére. Ahol jelen utasítás mobiltelefont vagy mobilinternet eszközt említ, azokon az ebből a célból használatba adott SIM-kártyát is érteni kell.

2. § (1) A Hivatal valamennyi munkatársa, akinek ezt a feladatköre indokolja, a munkavégzés céljából jogosult egy fővonali vezetékes telefonkészülék használatára helyi, távolsági, nemzetközi és nem emelt díjas telefonszámok hívásának lehetőségével.

(2) Az (1) bekezdésben írt vezetékes telefonhívások valamennyi költségét a Hivatal viseli.

3. § (1) A Hivatal munkatársai részére jelen utasítás szabályai alapján, illetve egyedi engedéllyel biztosít mobiltelefont.

(2) A Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, gazdasági főigazgatója (a továbbiakban együtt: felső vezetők) és a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény 3. § (8) bekezdés c)–d) pontja szerinti szakmai vezetők, a felső vezetők asszisztensei és a gépkocsivezetők jogosultak hivatali mobiltelefon használatára.

(3) A (2) bekezdésben nem nevesített feladatkört ellátó hivatali munkatárs akkor jogosult hivatali mobiltelefon állandó használatára, amennyiben ezt a feladatköre, a Hivatal érdekében végzett munkája, azonnali elérhetősége tartósan vagy hosszabb időn keresztül indokolja, és részére a szervezeti egységének vezetője engedélyezi a hivatali igénylési rendszerben (a továbbiakban: SD-rendszer). A hivatali mobiltelefont a jogosult részére a Hivatal Ügyvitelfejlesztési és Informatikai Főosztály (a továbbiakban: ÜIF) eszközgazdálkodási területe biztosítja.

(4) Hivatali mobiltelefon ideiglenes jellegű használatára a (3) bekezdésben foglaltak megfelelő alkalmazásával, külön egyedi igényléssel kerülhet sor. Az igénylésben fel kell tüntetni a használati jogosultság határidejét is.

(5) Az SD-rendszerben leadott egyedi igény esetén a (2)–(3) bekezdés szerinti személy részére a Hivatal lehetővé teszi a saját néven nyilvántartott telefonszám hivatali szerződés alá vonását (a továbbiakban: számhordozás).

(6) Az egyes mobiltelefon-használatra jogosultak számára – a jogszabályok és a beszerzési lehetőségek keretei között – a Hivatal az általa meghatározott, általában két kategória közül választott mobiltelefont bocsát rendelkezésre.

(7) A (3)–(5) bekezdésben írt igénylés esetén, amennyiben további mobiltelefon nem áll a Hivatal rendelkezésére, az ÜIF főosztályvezetője a lehetőségekhez képest gondoskodik annak beszerzéséről.

(8) Az (5) bekezdés szerinti számhordozást vezetői jóváhagyása esetén az ÜIF illetékes kollégái intézik a jóváhagyott igénylés alapján. A számhordozás feltétele, hogy az érintett munkatárs köteles a saját nevén szereplő telefonszám tekintetében a szolgáltatójával elszámolni, szerződését lezárni.

4. § (1) Jelen utasítás szempontjából a mobilinternet eszköz használata olyan hordozható, kizárólag adatforgalmi célú mobilinternet eszköz használatát jelenti, amely a laptopok és tabletek internethez való hozzáférését biztosítja.

(2) A Hivatalban mobilinternet eszköz használatára az erre engedéllyel rendelkező munkatársak jogosultak.

(3) A Hivatalban mobilinternet használatának engedélyezésére távoli munkavégzés vagy más célból az ÜIF főosztályvezetője jogosult.

(4) Az engedély megadását az érintett hivatali munkatárs szervezeti egységének főosztályvezetője írásban igényli az SD-rendszeren keresztül. Az engedélyben rendelkezni kell a használati jogosultság határidejéről (visszavonásig vagy meghatározott ideig tartó használat), valamint abban az esetben, amennyiben a mobilinternet használatára jogosító eszközhöz kapcsolódó tarifacsomag alapján a szolgáltató jogosult túlforgalmazási díj kiszámlázására, a Hivatal gazdasági főigazgatójának általánosságban meg kell határoznia a szolgáltató által kiszámlázott díjból a Hivatal által viselt összeg maximális mértékét is.

5. § (1) A hivatali mobiltelefonnal beszéd- és üzenetküldési célú, internethasználati, valamint adatforgalmi jellegű szolgáltatások vehetők igénybe.

(2) Emelt díjas szolgáltatások a hivatali mobiltelefonnal nem vehetők igénybe.

(3) A mobiltelefon használata során igénybe vehető, (1) bekezdés szerinti szolgáltatásokat (a továbbiakban: alapszolgáltatások) a Hivatal a belső elektronikus intranetes tájékoztató rendszerén teszi közzé a mindenkori megkötött tarifacsomag sajátosságaira figyelemmel. Az intranetes tájékoztatóban szereplő alapszolgáltatásokon kívül más szolgáltatás hivatali mobiltelefonnal nem vehető igénybe.

(4) Amennyiben a hivatali munkatárs a (3) bekezdésben hivatkozott alapszolgáltatások körét meghaladóan szeretné a mobiltelefont használni, ezt kizárólag az alapszolgáltatásokon túl igénybe venni szándékozott szolgáltatást nevesítetten tartalmazó, a 3. § (3) bekezdése szerinti vezetője részéről az SD-rendszerben leadott egyedi igénylés jóváhagyása után teheti meg. A Hivatal intranetes tájékoztatójában teszi közzé azon szolgáltatásokat, amelyek igénybevételére egyedi engedély kérhető.

(5) A hivatali mobiltelefon és mobilinternet eszköz használatára jogosultak ezen eszközök használata során a jelen utasításban foglaltakon túl kötelesek betartani a Hivatal adatvédelmi, valamint az információbiztonságra és informatikai biztonságra vonatkozó szabályokat is.

(6) A (4)–(5) bekezdésben foglalt előírások bármelyikének megszegése esetén a használó anyagi felelősséggel tartozik.

6. § (1) A hivatali mobiltelefon és mobilinternet eszköz jogszerű, jelen utasításban foglaltaknak megfelelő használatának költségeit – a (2) bekezdésben foglalt kivételével – a Hivatal viseli.

(2) Az (1) bekezdésben írt eszközök meg nem engedett vagy túlzott használatából eredő költségek megfizetésére a Hivatal felszólíthatja a hivatali mobiltelefon- vagy mobilinternet eszköz használót.

(3) A (2) bekezdésben foglaltak megállapítása érdekében az ÜIF erre felhatalmazott munkatársa – az adatvédelmi és információbiztonsági szabályok betartása mellett – az esedékes havi számlának az egyes előfizetésekhez kapcsolódó fizetendő számlaösszeget egy e célra szolgáló táblázatban rögzíti, majd a táblázatot elektronikus úton eljuttatja a Hivatal gazdasági főigazgatója, továbbá az általa kijelölt munkatársak részére.

(4) Amennyiben a Hivatal gazdasági főigazgatója kiugróan magas használati költséget állapít meg, dönt a használó figyelmének felhívásáról, figyelmeztetéséről, vagy a költségek megtérítésére kötelezi az érintett hivatali munkatársat. Utóbbi esetben a Pénzügyi és Számviteli Osztály (a továbbiakban: PSZO) megteszi a szükséges intézkedéseket.

(5) Ha a mobiltelefont az érintett hivatali munkatárs nem alapszolgáltatásra vagy nem megengedett mértékben használta (a Hivatal gazdasági főigazgatója esetében magas használati költséget állapított meg), akkor arról írásban nyilatkozik, és hívásrészletezőt kér az ÜIF-től. Az érintett kérésére az ÜIF munkatársa az adatvédelmi szabályok betartása mellett e-mailben, védett fájlban megküldi az érintett részére a telefonhasználatáról készült hívásrészletezőt. A hívásrészletezőn az érintett munkatárs bejelöli az egyéb célú forgalmazásokat, és megküldi a munkatárs szervezeti egységének főosztályvezetője részére, aki 5 munkanapon belül igazolhatja a többlethasználat egy részének vagy egészének a hivatali megalapozottságát.

(6) Az (5) bekezdés szerinti használat nem igazolt részéről a munkatárs szervezeti egységének főosztályvezetője további 5 munkanapon belül értesíti a PSZO vezetőjét a fizetendő használat ellenértékének közlésével.

(7) A (4) és (6) bekezdés alapján fizetendő összegről a PSZO számlát állít ki a fizetésre köteles hivatali munkatárs nevére, aki azt annak kézhezvételétől számított 15 napon belül köteles a Hivatal pénztárába befizetni.

7. § (1) Amennyiben a hivatali mobiltelefont vagy mobilinternet eszközt ellopják, illetve amennyiben az elveszik, megsérül, vagy használhatósága – a rendeltetésszerű használat kivételével – bármely okból csökken, a pótlási vagy javítási költség a Hivatalt terheli.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően – a rendeltetésszerű használatból fakadó károk kivételével – a használót terheli a pótlási vagy javítási költség, ha három éven belül második vagy további alkalommal válik szükségessé ilyen költség megfizetése.

(3) Amennyiben a pótlásra bűncselekmény miatt van szükség, a részére a szükséges mértékben anonimizált módon átadott feljelentés másolatára tekintettel a gazdasági főigazgató a költségek megtéríttetésétől külön egyedi mérlegelés alapján eltekinthet.

8. § Azon munkatárs, aki a munkaköre megváltozása miatt a jövőben jogosult mobiltelefont használni, e tényről a jogosultság keletkezésétől számított 5 munkanapon belül tájékoztatja az ÜIF vezetőjét. A mobiltelefon használatára vonatkozó konkrét igényt az érintett személynek az SD-rendszeren keresztül kell jelezni.

9. § Azon munkatársak, akik a feladatkörük megváltozása, a kapott engedély lejárta vagy visszavonása, továbbá egyéb ok miatt a jövőben nem jogosultak mobiltelefont, illetve mobilinternet eszközt használni, a jogosultság utolsó napján kötelesek azt az ÜIF vezetője részéről kijelölt munkatársnak átadni. Ennek megvalósulását az ÜIF főosztályvezetője által erre kijelölt munkatárs időközönként ellenőrzi.

10. § (1) A mobiltelefonnal vagy mobilinternet eszközzel rendelkezők a használat jogát megalapozó jogviszonyuk megszűnése esetén kérhetik a SIM-kártya átírását vagy a SIM-kártya átírását és az igényelt eszköz részükre történő eladását. A Hivatal a mindenkori jogszabályi előírásokra figyelemmel, egyedi mérlegelés alapján dönt a kérelemről, ideértve az eladás esetén az ár, valamint esetleg egyéb feltételek meghatározását is.

(2) A 3. § (5) bekezdése szerinti számhordozás esetében a használati jogot megalapozó jogviszony megszűnése vagy a feladatkör megváltozása miatti telefonhasználati jog megszűnésekor a Hivatal erre vonatkozó igény esetén lehetővé teszi az érintett személy részére az adott telefonszámnak az adott személy nevére történő visszaírását (további számhordozást). Az érintett személy köteles a Hivatal részéről kiállított hozzájárulás alapján 10 napon belül a szolgáltatónál a további számhordozás érdekében eljárni, szerződést kötni.

11. § (1) Az ÜIF és a PSZO gondoskodik az előfizetésekhez kapcsolódó hivatali feladatok megosztott ellátásáról. Ennek keretében az ÜIF egyebek mellett a használathoz kapcsolódó kérdésekben kapcsolatot tart a mindenkori szolgáltatóval, intézi a készülékek karbantartását, javíttatását és indokolt esetben cseréjét, míg a PSZO többek között intézi a számlákkal kapcsolatos ügyeket, beleértve a szolgáltatóval való ilyen célú kapcsolattatást, a használt mobiltelefon- és mobilinternet-előfizetésekhez kapcsolódó közterhek, továbbá szolgáltatási díjak szolgáltató részére történő megfizetését.

(2) Az ÜIF a Hivatal költségvetési lehetőségeinek figyelembevételével legfeljebb 3 évente gondoskodhat a technikailag elavult mobiltelefonok korszerűbb eszközökre cseréléséről.

12. § Az 1. § (2) bekezdésében írt személyek részére a munka-, illetve költséghatékonyság növelése és az egymás közötti ingyenes kommunikáció lehetőségének kihasználása céljából, elérés és ügyintézés érdekében a Hivatal elnöke vagy gazdasági főigazgatója külön egyedi engedéllyel biztosíthat vezetékestelefon-elérhetőséget, illetve mobiltelefont vagy mobilinternet eszközt a jelen utasítás szabályai értelemszerű alkalmazása szerint.

13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

14. §¹

15. § (1) Az utasítás hatálybalépése előtt a korábban hatályos belső utasítás, illetve egyedi engedély alapján a munkatársaknak vagy az 1. § (2) bekezdése szerinti személynek használatra biztosított vezetékes vagy mobiltelefon, illetve mobilinternet eszköz használata változatlanul fennmarad.

(2) A főosztályvezetők az utasítás hatálybalépésétől számított 30 napon belül felülvizsgálják az általuk irányított szervezeti egységek munkatársai tekintetében kiadott korábbi egyedi engedélyek további szükségességét. Amennyiben annak fenntartása a jövőre nézve nem indokolt, kezdeményezik a jogosultság visszavonását.

(3) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról az Ügyvitelfejlesztési és Informatikai Főosztály vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeképpen szükség esetén kezdeményezni kell az utasítás módosításának vagy új utasításnak a kiadását.