18/2021. (XII. 29.) SZTNH utasítás

1. § (1) A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) közbeszerzési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a közpénzek törvényes és észszerű módon történő felhasználásának, a közpénzből megvalósított beszerzések átláthatóságának és az esélyegyenlőségen alapuló verseny megvalósulásának elősegítése érdekében a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. §-a alapján rögzítse a Hivatal közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatait, szabályozza a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, szakszerű, hatékony és egyben jogszerű lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal.

(2) A Szabályzatot a Kbt. és egyéb kapcsolódó hatályos jogszabályoknak, valamint a Közbeszerzési Hatóság ajánlásaiban és a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatóiban foglaltaknak megfelelően kell alkalmazni.

2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a kormánytisztviselő és a munkavállaló a továbbiakban együtt: munkatárs), továbbá a közbeszerzési eljárásban a Hivatal nevében esetleg külön szerződés alapján bevont közreműködő személyekre terjed ki, különös tekintettel valamennyi, a Hivatal mint ajánlatkérő által elindított közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont személyre, megbízott szakértő(k)re.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed minden, a Hivatal által – jelen szabályzat hatálybalépését követően – indított közbeszerzésre.

3. § A Hivatal a Kbt. 5. § (1) bekezdés c) pontja alapján a törvény személyi hatálya alá tartozó ajánlatkérő, amely mint ilyen szervezet, a Kbt. tárgyi hatálya alá tartozó beszerzések során a közbeszerzési jogszabályok rendelkezéseinek maradéktalan betartására kötelezett.

4. § (1) A közbeszerzések előkészítése és végrehajtása során a Kbt. és a konkrét beszerzés tárgya szerinti speciális jogszabályok előírásai az irányadók, így különösen

(2) A közbeszerzések előkészítése és végrehajtása során az (1) bekezdésben foglaltakon túl be kell tartani az azokkal kapcsolatos mindenkor hatályos belső utasításokat, így pl. a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló, az iratkezelésről, az egyedi iratkezelési szabályzat kiadásáról szóló utasításokat.

(3) A Szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt. értelmező rendelkezései és egyéb előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. Rendkívüli esetben, ha a Kbt. a közbeszerzési eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy az eljárást megindító felhívásban vagy a közbeszerzési dokumentumokban kell gondoskodni a fogalmak pontos, egyértelmű meghatározásáról.

5. § Minden közbeszerzési eljárásban és annak minden szakaszában – ideértve a szerződés megkötését is – a Hivatal mint ajánlatkérő köteles a Kbt.-ben meghatározott alapelveket szem előtt tartva eljárni, így

6. § (1) Közbeszerzésnek minősül a közbeszerzési szerződés, valamint az építési vagy szolgáltatási koncesszió Kbt. szerinti megkötése. A hivatali közbeszerzési szerződés tárgya lehet árubeszerzés, építési beruházás vagy szolgáltatás megrendelése.

(2) Az egyes beszerzési tárgyak esetében alkalmazandó uniós értékhatárok, valamint nemzeti értékhatárok, továbbá a Kbt. 19. § (4) bekezdés a) pontjában meghatározott értékhatárok, ideértve azok forintban meghatározott értékeit is, tekintetében a Közbeszerzési Hatóság honlapján közzétett összegek az irányadók.

(3) A közbeszerzés becsült értékén Kbt. 16. §-ában foglaltaknak megfelelően a közbeszerzés megkezdésekor a beszerzés tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 17–19. §-ában foglaltakra tekintettel megállapított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni, adott esetben a Kbt. 17–20. §-ában foglalt eltérő szabályok figyelembevételével (a továbbiakban: becsült érték). Opciót tartalmazó ajánlatkérés esetén annak értékét is a teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni.

(4) Tilos

(5) Az irányadó közbeszerzési értékhatárokat minden évben a tárgyévre vonatkozó költségvetési törvény alapján, a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatója alapján kell alkalmazni.

(6) Az egyes közbeszerzési eljárások eljárásrendjét (uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó, vagy uniós értékhatár alatti) az eljárás becsült értékére és az (5) bekezdés szerinti értékhatárokra tekintettel kell meghatározni.

(7) A közbeszerzés (3) bekezdés szerinti becsült értékének meghatározásakor az egybeszámításra vonatkozó szabályokra figyelemmel a Hivatal valamennyi szervezeti egységének beszerzéseit figyelembe kell venni.

(8) A Hivatal beszerzései becsült értékének meghatározásáért és az összeszámítási szabályok betartásáért a beszerzést kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője (a továbbiakban: beszerző keretgazda) felelős. A jogszerű részekre bontás alkalmazásakor fokozottan kell a Kbt. 19. §-ában foglalt tiltó szabályok betartására figyelemmel lenni.

7. § (1) Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre a Kbt. Második Részét, az ezek alatti és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre a Harmadik Részét alkalmazva kell eljárni, kivéve, ha a Kbt. másként rendelkezik.

(2) A Hivatal a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozik, ezért beszerzéseit és közbeszerzéseit az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákról szóló 14/2012. (VI. 8.) NFM utasítás szerinti kiemelt termékek vonatkozásában – értékhatártól függetlenül – a 168/2004. Korm. rendelet előírásai szerint köteles végrehajtani, a Kbt. előírásainak figyelembevételével.

(3) Az NKOH rendelet 1. és 2. mellékletében meghatározott szolgáltatásokra és az azokhoz kapcsolódó termékekre vonatkozó beszerzéseket, közbeszerzéseket e rendelet előírásai szerint köteles végrehajtani a kommunikációért, illetve szervezetfejlesztésért felelős erre kijelölt személy, vagy szakterület vezetője.

(4) A DKÜ rendeletben meghatározott szolgáltatásokra és az azokhoz tartozó termékekre vonatkozó beszerzéseket, közbeszerzéseket e rendelet előírásai szerint köteles végrehajtani az informatikával összefüggő feladatok ellátásáért felelős szakterület vezetője.

(5) A BVOP rendelet által előírt ajánlatkérési feladatok ellátásáért, valamint a rendelet végrehajtásához kapcsolódóan kiadott, a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendeletben felsorolt termékek vonatkozásában a beszerzési igények felméréséért, e rendeletek hatálya alá tartozó beszerzések nyomon követésért, a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága Központi Ellátó Szerve által kijelölt gazdasági társasággal történő ellátási szerződés megkötéséért, továbbá a rendelet hatálya alá tartozó beszerzési igényekről szóló adatszolgáltatásnak a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal részére történő megküldéséért a beszerző keretgazda által kijelölt lebonyolító munkatárs felelős.

(6) A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, tárgyalásos eljárás, versenypárbeszéd vagy hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás lehet. Az egyes közbeszerzési eljárások esetén az alkalmazandó eljárásfajtára a hatályos jogszabályok betartásával a beszerzés sajátosságaira figyelemmel a felelősségi rendben kell javaslatot tenni, az eljárás kiválasztásáért a beszerző keretgazda és a gazdasági főigazgató a felelős.

8. § (1) Az éves költségvetés elkészítésével egyidejűleg minden egyes szervezeti egységnek beszerzési tervet kell készítenie a tárgyévi összes tervezett beszerzési igényéről – ideértve az értékhatár alatti, valamint a Kbt. kivételi rendelkezéseinek hatálya alá tartozó, illetve központosított közbeszerzési rendszerben beszerezni kívánt igényt – a tárgyévet megelőző év december 15. napjáig, melyet a gazdasági főigazgató részére kell benyújtani. A tervezéskor az adott szervezeti egység vezetőjének figyelemmel kell lennie a kiemelt termékek vonatkozó központosított közbeszerzési rendszerre irányadó jogszabályokra, a 6. § rendelkezéseire, továbbá a Kbt. 9., 22–24., valamint 111. §-ában foglalt eltéréseire.

(2) A Hivatalnak minden év március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kell készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről. A gazdasági főigazgató által kijelölt munkatárs (a továbbiakban: közbeszerzési referens), vagy munkacsoport összesíti a Hivatal szervezeti egységei beszerzési igényeit és összeállítja az éves közbeszerzési tervet, ezzel elősegíti a visszterhes beszerzések közbeszerzési szempontú kontrollját. Az elkészített közbeszerzési tervet minden év március 1. napjáig kell jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak előterjeszteni. A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell az elkészítése előtt az adott évben indított közbeszerzési eljárást is.

(3) A közbeszerzési terv minimális adattartalmát az EKR rendelet 7. § (5) bekezdése szabályozza.

(4) A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A Hivatal a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv módosítását a beszerző keretgazda bejelentett igényei alapján a gazdasági főigazgató utasítására a közbeszerzési referens, vagy a külön kijelölt munkatárs készíti elő és terjeszti fel jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak. A közbeszerzési terv módosításának előkészítésekor és a beszerzés indítása előtt a keretgazdának a közbeszerzési tervben már szereplő tételek tekintetében az egybeszámítási szabályok betartására külön figyelmet kell fordítani.

(5) A jóváhagyott közbeszerzési tervet a Hivatalnak legalább öt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési terv megőrzéséről a közbeszerzési referens gondoskodik.

(6) Az egységes nyilvántartás kialakítása és kezelése érdekében a közbeszerzési tervet a közbeszerzési referens minden év március 31. napjáig, a közbeszerzési terv módosításait, valamint a módosítás indokait haladéktalanul a Kbt. 43. § (2) bekezdés a) pontja szerint az EKR-ben közzéteszi.

(7) Az éves közbeszerzési tervet a kiemelt termékek közbeszerzésének vonatkozásában a központi beszerző szervezet által közzétett formában, tárgyév május 15. napjáig, továbbá annak esetleges módosításait a beszerzés megkezdése előtt a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján a közbeszerzési referensnek elektronikusan rögzíteni kell a 168/2004. Korm. rendelet 17. § (2) és (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően.

(8) A kommunikációért, illetve szervezetfejlesztési feladatok ellátásáért felelős személy, illetve szervezeti egység elkészíti az éves kommunikációs tervet és az éves szervezetfejlesztési tervet az NKOH rendelet 1. és 2. mellékletében meghatározott szolgáltatásokra és az azokhoz kapcsolódó termékekre vonatkozóan tárgyév január 15. napjáig. A beszerzési igényt a felmerülését követő 5 munkanapon belül, rendkívüli sürgősséget igénylő beszerzésre vonatkozó igényét haladéktalanul, de legkésőbb 5 munkanapon belül, valamint a szponzorációra irányuló igényét annak felmerülését követő 5 munkanapon belül kell a Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálján elektronikusan rögzíteni az NKOH rendelet 8. §-a alapján.

(9) Az informatikával összefüggő feladatok ellátásáért felelős főigazgató, vagy az ilyen feladatot ellátó önálló szervezeti egység vezetője által kijelölt munkatárs (a továbbiakban: kijelölt munkatárs) elkészíti a DKÜ rendelet hatálya alá tartozó, az informatikai beszerzéseket és fejlesztéseket érintő beszerzési tervet és fejlesztési tervet (Informatikai Tervek). A kijelölt munkatárs legkésőbb a tárgyévet megelőző év szeptember 30. napjáig gondoskodik az Informatikai Tervek és igények megküldéséről a DKÜ részére, az erre rendszeresített portálon keresztül, valamint gondoskodik a DKÜ véleményezési eljárása során jelzett esetleges módosítási javaslatok koordinálásáról a DKÜ rendelet 7. §-a alapján, teljesíti továbbá a DKÜ által kért adatszolgáltatásokat.

9. § (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a beszerző keretgazdák jogosultak. A beszerző keretgazda köteles a közbeszerzési eljárást – a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel – a szükséges szakértelmet biztosító munkatársak bevonásával megfelelő alapossággal előkészíteni. Az ajánlattevők részére készülő és rendelkezésre bocsátott közbeszerzési dokumentumoknak biztosítaniuk kell, hogy az eljárásban a gazdasági szereplők képesek legyenek műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot adni. Az előkészítésnek része a felelősségi rend összeállítása, mely tartalmazza

(2) A gazdasági főigazgató a beszerző keretgazda előterjesztése alapján dönt az eljárás megindításáról. Az előterjesztésnek részei a beszerző keretgazda által benyújtott dokumentumokon túl a hatályos jogszabályok szerinti dokumentumok, különösen, de nem kizárólagosan az eljárást megindító felhívás (ajánlati/ajánlattételi/részvételi) és dokumentáció, a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatai, az adott beszerzés fedezetének igazolására, valamint a becsült érték Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti meghatározásának módszerére vonatkozó nyilatkozat, az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt, amelyek elkészítéséért a beszerző keretgazda és az általa kijelölt, közbeszerzési szakértelemmel rendelkező személy – közbeszerzési referens vagy külső szakértő – (a továbbiakban: lebonyolító munkatárs) felelős.

(3) Összhangban a Kbt. 27. § (3)–(5) bekezdésében foglaltakkal, a Hivatal a közbeszerzési eljárásban szükséges szakértelem (szakmai, jogi, pénzügyi, közbeszerzési) biztosítása céljából legalább háromfős bírálóbizottságot hoz létre. Ha jogszabály valamely beszerzés vonatkozásában más személy vagy szakértelem bevonását írja elő, a Hivatal a beszerzés előkészítése és az eljárás lefolytatása során köteles gondoskodni a jogszabályban meghatározott szakértelemmel rendelkező közreműködő részvételéről.

(4) Ha a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretek képviselete céljából szükséges, legalább háromfős szakmai bizottság kerülhet kijelölésre. A szakmai bizottságban kizárólag a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretekkel rendelkező tagok vesznek részt, amely bizottság vezetője képviseli a tagokat és a beszerzés tárgya szerinti szakértelmet a bírálóbizottságban, ő egyben a bírálóbizottság tagja is.

(5) Ha jogszabály kötelezően előírja, akkor a közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítása előtt a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről rendelkező külön jogszabályban meghatározottak szerint szükséges eljárni.

(6) A közbeszerzési eljárás gazdasági főigazgató és amennyiben szükséges, ellenőrző szerv általi engedélyeztetésének megindítását – eltérő előzetes döntés hiányában – a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja készíti elő, az adott beszerzés ajánlati/részvételi felhívását és közbeszerzési dokumentumait a beszerző keretgazda, illetve szükség esetén a bírálóbizottság más szakértelmet képviselő tagjai által meghatározott további követelményeknek megfelelően. Eltérő döntés hiányában a Hivatal minden közbeszerzési eljárásban készít közbeszerzési dokumentumokat, a beszerzés tárgyától függetlenül.

(7) Az előkészített, és a bírálóbizottság, valamint amennyiben kijelölésre került, akkor a szakmai bizottság tagjai által jóváhagyott ajánlati/részvételi felhívást és közbeszerzési dokumentumokat, továbbá a felelősségi rendet a beszerző keretgazda felterjeszti jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak. A jóváhagyó döntést követően a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja, vagy a konkrét eljárásban, annak lebonyolításának támogatására kijelölt személy az akkor hatályos jogszabályoknak megfelelően esetleges ellenőrző szervi jóváhagyásra továbbítja.

(8) A szükséges jóváhagyásokat követően a Kbt. szerinti közbeszerzési eljárás megindításra, majd lefolytatásra kerül, a mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései és jelen szabályzatban rögzítettek alapján. Az eljárás során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja gondoskodik a közbeszerzési eljárás során szükséges feladatok elvégzéséről, megfelelő dokumentáltságáról, segíti – ha kijelölésre került a szakmai bizottság – a bírálóbizottság más tagjainak munkáját a bírálat során.

(9) A bírálóbizottság a beérkezett ajánlatokról az ajánlati felhívásban meghatározott szempontrendszer szerint szakvéleményt készít, amely különösen az alábbiakat tartalmazza:

(10) A bírálóbizottság szakvéleményében megállapítja, hogy – az ajánlati felhívásban megfogalmazott értékelési szempontokat figyelembe véve – melyik ajánlat a legkedvezőbb, és ennek megfelelő javaslatot készít elő a gazdasági főigazgató számára. Részvételi jelentkezés esetén vizsgálja, hogy a részvételi jelentkezés tartalmi és formai szempontból megfelel-e a kiírásban foglaltaknak.

(11) Az eljárást lezáró döntést a bírálóbizottság szakvéleménye alapján, a bírálóbizottság felterjesztését követően a gazdasági főigazgató, akadályoztatása esetén a Hivatal elnöke hozza meg. Ezt követően kerülhet sor az eljárás eredményének kihirdetésére.

(12) Ha a hatályos külön jogszabály előzetes engedélyeztetést határoz meg, a (11) bekezdés szerinti döntést ettől függően feltételesen hozza meg az ott megnevezett vezető. Ilyen esetben a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja felterjeszti jóváhagyásra a hatályos jogszabályoknak megfelelően a hivatali feltételes döntést. Ha jogszabály azt írja elő, csak az előzetes jóváhagyást követően kerülhet sor az eljárás eredményének kihirdetésére.

10. § A Hivatal csak az eljárás nyertesével, vagy visszalépése esetén, ha azt az összegzésben megjelölte az eljárás eredményének kihirdetésekor, a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített ajánlattevővel kötheti meg a szerződést, írásban, a Kbt. 131. §-ában meghatározott szerződéskötési moratóriumi szabályokra figyelemmel. A jogszabályi előírások betartása mellett, a Hivatal mindenkori belső utasításaiban foglaltak szerint kerül sor a szerződés ellenjegyzésére, illetve a kötelezettségvállalásra jogosult általi aláírásra.

11. § (1) Közbeszerzési szerződés kizárólag a Kbt. 141. §-ában felsorolt feltételek fennállása esetén módosítható, melynek vizsgálata a beszerző keretgazda feladata. A felsorolt eseteken kívül a szerződés nem módosítható, a beszerzési igény csak új közbeszerzési eljárás eredményeként elégíthető ki. Amennyiben a szerződés módosítására közbeszerzési eljárás jogtalan mellőzésével kerül sor, a módosítás a Kbt. 137. § (1) bekezdés a) pontja alapján semmis.

(2) A közbeszerzési szerződés módosítását a beszerző keretgazda által kijelölt lebonyolító munkatárs készíti elő, azzal, hogy a módosítás előzményeiről, körülményeiről, szükségességének indokairól a módosítást kezdeményező köteles a módosításhoz szükséges információkat megadni a lebonyolító munkatárs részére.

(3) A közbeszerzési szerződés módosítása tekintetében fennálló, a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet szerinti, illetve a mindenkor hatályos esetleges további ellenőrzést, a lebonyolító munkatárs kezdeményezi az ellenőrző szervezetnél.

12. § (1) A beszerző keretgazda által kijelölt munkatárs a közbeszerzési eljárás során a következő dokumentumokat köteles hirdetmény útján közzétenni:

(2) A Hivatal köteles a közbeszerzési dokumentumokat a gazdasági szereplők számára – a regisztrálási adatok megkérésének kivételével – elektronikus úton, közvetlenül, korlátlanul és teljeskörűen, térítésmentesen hozzáférhetővé tenni.

(3) A közbeszerzési és koncessziós beszerzési eljárást a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett egységes, Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (a továbbiakban: EKR) igénybevételével kell lebonyolítani. Az elektronikus kommunikáció – ha a Kbt. vagy a Kbt. felhatalmazása alapján alkotott jogszabály eltérően nem rendelkezik – az EKR-ben történik.

(4) Az EKR hivatali kulcsfelhasználója a gazdasági főigazgató, aki jogosult az (5)–(6) bekezdésben írt szervezeti és eljárás szintű szerepkörök meghatározására. Az egyes eljárások során – az azokat lebonyolító munkatársnak – a felelősségi rendben rögzítenie kell az adott eljáráshoz tartozó, kiosztott jogosultságokat és azok birtokosait, továbbá itt kell kijelölni azt a személyt, aki a konkrét eljárás teljesüléshez kapcsolódó adminisztratív feladatokat az EKR-be feltölti.

(5) Szervezeti szintű jogosultságok az EKR rendszerben:

(6) Eljárás szintű jogosultságok az EKR rendszerben:

(7) Az EKR-ben az alábbi dokumentumokat kell közzétenni:

(8) Az EKR-ben és a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban (a továbbiakban: CoRe) egyaránt közzé kell tenni az alábbi dokumentumokat:

13. § (1) A Hivatal a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott esetekben köteles, egyéb esetekben jogosult felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni a közbeszerzési eljárásba.

(2) A Hivatal nem köteles felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni a keretmegállapodás alapján történő, ajánlatkérő általi közvetlen megrendelés esetén.

(3) A 168/2004. Korm. rendelet 1. számú melléklet 11. pontjában meghatározott szolgáltatás (Járulékos közbeszerzési szolgáltatás, beleértve a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói tevékenység ellátására irányuló szolgáltatást) beszerzése során a Hivatal abban az esetben köteles a 168/2004. Korm. rendelet szerint eljárni, ha olyan közbeszerzési eljáráshoz veszi igénybe a szolgáltatást, amihez kötelező a Kbt. 27. § (3) bekezdése alapján felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bevonása.

(4) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó szakértelmével elősegíti a közbeszerzési eljárás Kbt.-nek és egyéb jogszabályoknak megfelelő lefolytatását, felelősséget vállal a közbeszerzési eljárás jogszerű lebonyolításáért.

(5) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bevonása esetén jelen szabályzatban foglaltakat a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval megkötött megbízási szerződésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

14. § (1) A 168/2004. Korm. rendelet szabályozza a központosított közbeszerzések rendszerét, valamint a központi beszerző szervezet feladat és hatáskörét, továbbá a hatálya alá tartozó kiemelt termékek körét.

(2) A Hivatal e rendelet személyi hatálya alá tartozik, így a rendelet tárgyi hatálya alá tartozó termékkörök (168/2004. Korm. rendelet 1. számú melléklete, az országosan kiemelt termékek jegyzéke) esetében a Hivatal a központosított közbeszerzés keretében megkötött keretmegállapodások és keretszerződések (a továbbiakban együtt: keretmegállapodás) terhére köteles a beszerzéseit megvalósítani, a jogszabályi előírások, valamint az egyes keretmegállapodásokban foglaltak szerint.

15. § (1) Központosított közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a beszerző keretgazdák jogosultak.

(2) A beszerző keretgazda köteles a központosított közbeszerzési eljárást a beszerzés tárgyára és becsült értékére, valamint a kiemelt termékre vonatkozó hatályos keretmegállapodás tartalmára tekintettel megfelelő alapossággal előkészíteni.

16. § (1) Az eljárások ezen szakaszának dokumentálására jelen Szabályzat saját hatáskörben lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítése és engedélyezésére vonatkozó rendelkezései az irányadók. A becsült érték meghatározása történhet a vonatkozó keretmegállapodásban szereplő hatályos listaárak átlagának alapján, vagy szolgáltatás megrendelése esetén a korábbi, hasonló tárgyra irányuló szerződések elemzésen, továbbá a keretmegállapodás szereplőitől bekért indikatív árajánlatok alapján.

(2) Az értékelés minden esetben a Kbt. 76. § (2) bekezdés a) pontja szerinti legalacsonyabb ár értékelési szempontja szerint történik.

17. § (1) Amennyiben a Hivatal a keretmegállapodás alapján az eljárás második szakaszát közvetlen megrendelés útján valósítja meg, úgy az a szükséges adatlappal (Adatlap a központosított közbeszerzésben megkötött keretmegállapodás terhére történő közvetlen megrendeléshez) kezdeményezhető, azzal, hogy az adatlap gazdasági főigazgató részéről történő jóváhagyása esetén egyben fedezetigazolás is, és egyidejűleg döntés arról, hogy szakmai bizottság kinevezésére nem kerül sor.

(2) A beszerző keretgazda jogosult dönteni arról, hogy a megrendelését egyben (a megrendelés minden elemére nézve összességében a legalacsonyabb ár), vagy a megrendelést részekre bontva (és az így képzett részek vonatkozásában külön-külön a legalacsonyabb ár) határozza meg. Utóbbi esetben a részekre bontás nem eredményezheti a keretmegállapodásban megjelölt verseny újranyitási értékhatárnak, és ezáltal magának a verseny újranyitásnak az elkerülését.

18. § (1) A Kbt. 31. § (5) bekezdése értelmében nem kötelező a Hivatal, mint ajánlatkérő és a gazdasági szereplők között az elektronikus kapcsolattartás során az EKR alkalmazása a központi beszerző szerv által működtetett dinamikus beszerzési rendszerben az ajánlattételi szakasz lefolytatása vagy elektronikus katalógus alkalmazása esetén, vagy a központi beszerző szerv által kötött keretmegállapodás alapján – a verseny újbóli megnyitásával vagy anélkül – történő beszerzés megvalósításakor. A Hivatal azonban ez esetben is köteles az EKR útján nyilvánosan közzétenni vagy az EKR-ben rögzíteni mindazon hirdetményeket és adatokat, amelyek közzétételére vagy a szerződés tekintetében a rendszerben történő rögzítésére a Kbt. vagy végrehajtási rendelete alapján köteles.

(2) Az EKR-ben az alábbi dokumentumokat kell közzétenni:

(3) Az EKR-ben és a CoRe-ban egyaránt közzé kell tenni az alábbi dokumentumokat:

(4) A keretmegállapodás alapján történő beszerzési eljárás lefolytatásának helye a központi beszerző szervezet által működtetett elektronikus közbeszerzési rendszer. E rendszer szolgál a teljes központosított közbeszerzési rendszer folyamatainak és tranzakcióinak adminisztrációjára, továbbá folyamatos tájékoztatást nyújt az érintettek számára többek között az eljárás állapotáról, a szerződések teljesülési adatairól.

19. § (1) A közbeszerzési eljárást annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig írásban, a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően, a Hivatal mindenkori egyedi iratkezelési szabályzatában foglaltakra figyelemmel kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárás dokumentálása teljes körű, az eljárás minden elemére és részfolyamatára kiterjed, beleértve az előzetes engedélyeztetést is, ha ilyet jogszabály előír. A dokumentálás a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a beszerző keretgazda által kijelölt lebonyolító munkatárs feladata.

(2) Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot – ha jogszabály más határidőt nem ír elő – az eljárás lezárásától, illetve a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezését követő 5 évig meg kell őrizni. Az iratok megőrzéséért a beszerző keretgazda felelős.

20. § A közbeszerzési eljárások lefolytatásának belső ellenőrzését az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és a kapcsolódó jogszabályok, valamint a Hivatal belső ellenőrzési kézikönyve előírásai alapján kell elvégezni.

21. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően megindítani kezdeményezett közbeszerzések esetében kell alkalmazni.

23. § (1) Felhatalmazást kap a gazdasági főigazgató, hogy a Hivatal intranet hálózatán közzé tegye a hivatali közbeszerzési eljárások során alkalmazandó iratmintákat.

(2) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a gazdasági főigazgató által kijelölt személy köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.