19/2021. (XII. 22.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium Másolatkészítési és Hitelesítési Szabályzatáról¹

2022.01.02.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglalt szabályoknak való megfelelés érdekében a Külgazdasági és Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2019. (III. 13.) KKM utasítás 4. § (1) bekezdés a) pontja szerinti feladatkörömben eljárva a következő utasítást adom ki:

1. § A KKM Másolatkészítési és Hitelesítési Szabályzatát az 1. melléklet tartalmazza.

2. § Ez az utasítás 2022. január 1-jén lép hatályba.

3. §²

1. melléklet a 19/2021. (XII. 22.) KKM utasításhoz

A Külgazdasági és Külügyminisztérium Másolatkészítési és Hitelesítési Szabályzata

I. A SZABÁLYZAT CÉLJA

1. A Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) Másolatkészítési és Hitelesítési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja a KKM szervezeti egységeihez – Központ és külképviselet – érkezett, vagy a saját keletkeztetésű papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rend.) rendelkezéseinek figyelembevételével.

2. A minősített adatokra és azok kezelésére, a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és annak végrehajtására kiadott jogszabályok, valamint a KKM Biztonsági Szabályzatának rendelkezései az irányadók.

II. A SZABÁLYZAT HATÁLYA

3. A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a KKM központi hivatali szervezeti egységeire, valamint Magyarország diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.

4. A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a KKM-hez érkező, ott keletkező és onnan kimenő valamennyi papíralapú, iktatószámmal ellátott dokumentumra.

5. A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a KKM-hez érkező, a kivételi körbe nem tartozó, papíralapú dokumentum hiteles elektronikus másolattá alakításának eljárási rendjét.

III. FOGALMAK

6. A Szabályzat vonatkozásában

6.1. digitalizálás: a Korm. rend. 2. § 1. pontjában meghatározott fogalom;

6.2. hitelesítés: a papíralapú iratról készített papíralapú másolatra kézi rájegyzéssel, kézjeggyel, aláírással és manuális kézi bélyegző használatával a hitelesítési záradék rávezetése, illetve papíralapú irat csatolt digitális másolatának a KKM-ben használt Scr szoftver segítségével és a hitelesítésre feljogosított személy nevével történő záradékolás;

6.3. hitelesítési záradék: a Korm. rend. szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;

6.4. időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az adott dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában már létezett;

6.5. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

6.6. másolat: a papíralapú iratról készített papíralapú vagy elektronikus másolat, amely a képi vagy tartalmi megfelelés követelményeinek eleget tesz;

6.7. másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese;

6.8. metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adat;

6.9. papíralapú dokumentum: papíron rögzített minden olyan szöveg, adatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

6.10. papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény 323. § (1) bekezdése szerinti közokirat;

6.11. Scr: a KKM alkalmazásában lévő Scriptament Elektronikus Ügyirat- és Dokumentumkezelő Rendszer;

6.12. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.

IV. A HITELES ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉS ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI

7.1. A szervezeti egységek a bejövő papíralapú dokumentumot – a 8.1. pontban meghatározott kivételekkel – az érkezés napján, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon hiteles elektronikus másolattá alakítják át, kivéve, ha jogszabály másként nem rendelkezik.

7.2. Hiteles elektronikus másolat készítésének eljárásrendjét a 3. függelék tartalmazza.

8.1. Hiteles másolat nem készíthető

a) minősített adatról;

b) minősített adathordozóhoz kapcsolódóan keletkezett nem minősített iratokról;

c) nemzetbiztonsági ellenőrzéssel összefüggő valamennyi iratról és szakvéleményről;

d) „Saját kezű / sk. felbontásra” kezelési utasítással ellátott borítékban érkezett iratokról, kivéve, ha a címzett a felbontást követően a hiteles elektronikus másolatkészítésről dönt, és a döntését az iraton – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 28. és 67. §-ában foglaltaknak megfelelően – írásban az iraton rögzíti;

e) olyan küldeményekről, melyek elektronikus irattá történő átalakítása nem lehetséges.

8.2. Hiteles elektronikus dokumentum, illetve másolat körébe nem tartozó iratok, melyek esetében hiteles elektronikus másolatkészítési kötelezettség nem áll fenn:

a) minden olyan dokumentum, amely maradandó értéket nem képvisel, és nem kell iktatni;

b) könyvek, tananyagok, reklámanyagok, tájékoztatók;

c) meghívók, üdvözlőlapok;

d) nem szigorú számadású bizonylatok;

e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratok;

f) nyugták, pénzügyi kimutatások, fizetésiszámla-kivonatok, számlák;

g) munkaügyi nyilvántartások;

h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások, közlönyök, sajtótermékek;

i) visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások;

j) egészségügyi dokumentációk;

k) tervdokumentációk;

l) a közbeszerzésekkel kapcsolatos küldemények;

m) a vagyonnyilatkozatok;

n) a csomagküldemények;

o) az integritásbejelentésekkel kapcsolatos iratok;

p) a biztonsági vezetői feladatokkal összefüggésben keletkezett iratok;

q) azon iratok, amelyeket a címzett vagy az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetőjének az iratra felvezetett írásos döntése alapján kivételként kell kezelni; valamint

r) azon iratok, amelyek a címzett, a szervezeti egység vezetőjének döntése vagy felsővezetői döntés alapján nem digitalizálhatók;

s) a személyügyi nyilvántartás körébe tartozó iratok;

t) a gazdálkodással összefüggésben keletkezett iratok;

u) az ellenőrzéssel kapcsolatos iratok;

v) a diplomáciai és konzuli küldemények;

w) a protokolliratok;

x) a közhiteles nyilvántartások alapiratai;

y) az európai uniós támogatásokkal és a pályázatkezelési feladatokat törvény alapján közfeladatként ellátó szerv által kezelt, hazai közfinanszírozású programok és projektek támogatásával kapcsolatos iratok.

8.3. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza. Részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

8.4. Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításakor a Korm. rend. 122. §-ában foglaltak szerint kell eljárni.

V. A HITELES ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉS SORÁN ELJÁRÓ SZEMÉLYEK ÉS FELELŐSSÉGI KÖRÜK

9. A hiteles elektronikus másolatkészítés során eljáró személyek:

a) másolatkészítő személy: a szervezeti egység hivatali digitalizálást (szkennelést) végző eszközhöz névre szóló jogosultsággal rendelkező munkatársa, aki a papíralapú dokumentumról szkenner segítségével elektronikus másolatot készít;

b) hitelesítésre feljogosított személy: az a személy, aki a papíralapú dokumentum és az elektronikus dokumentum képi és tartalmi megfelelését biztosítja, és az elektronikus másolatot hitelesíti, ezen személyek listáját az 1. és 2. függelék tartalmazza. (A 4. függelék szerinti nyilvántartást a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály vezeti.)

10. A másolatkészítő személy a papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során kizárólag a hivatali másolatkészítő eszközökkel készíthet elektronikus másolatot a Szabályzatban meghatározott eljárásrend szerint.

11. A másolatkészítő személy felelősséggel tartozik a másolatkészítésbe bevont papíralapú dokumentum biztonságáért, sértetlenségéért, valamint a 7.1. pontban meghatározott határidő betartásáért.

12. Az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy felelős a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelésének megállapításáért, az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátásáért és a hitelesítésért, amely biztosítja az elektronikus dokumentum sértetlenségét és megváltoztathatatlanságát.

13. A hitelesítő személy felelősséggel tartozik a 7.1. pontban meghatározott határidő betartásáért, a hiteles másolat továbbításáért.

14. A szervezeti egység vezetője három munkanapon belül írásban tájékoztatja a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztályt az elektronikusmásolat-hitelesítésre feljogosított személy változásáról a Szabályzat 1. vagy 2. függelékét képező adatlap kitöltésével.

VI. A HITELES ELEKTRONIKUSMÁSOLAT-KÉSZÍTÉS FOLYAMATA

15. Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése az iratkezelési folyamat során két esetben történhet:

a) külső szervtől vagy személytől érkező papíralapú küldemények digitalizálása;

b) saját keletkeztetésű papíralapú dokumentumok digitalizálása.

16. A digitalizálás a szervezeti egységeken történik, a mellékelt működési leírás szerint.

16.1. A másolatkészítés akkor sikeres, ha a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható. Ezt a másolatkészítő személy és a digitalizálásra használt eszközök együttesen biztosítják.

16.2. A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy az elektronikus másolatot hitelesíti, az Scr-ben érkezteti és iktatja.

16.3. Az Scr-ben elektronikusan érkeztetett elektronikus másolat hiteles másolatként záradékot tartalmaz, valamint digitális aláírással és időbélyegzővel hitelesített.

16.4. A záradék tartalma:

a) a papíralapú dokumentum megnevezése;

b) a papíralapú dokumentum fizikai mérete;

c) a másolatot készítő szervezet, szervezeti egység megnevezése;

d) a másolat képi és tartalmi egyezéséért felelős személy (hitelesítő) neve;

e) a másolatkészítő rendszer megnevezése;

f) a másolatkészítés időpontja;

g) a hitelesítés időpontja;

h) az irányadó másolatkészítési eljárásrend elérhetősége;

i) a másolatkészítési szabályzat megnevezése.

16.5. A hitelesítési záradék szövege – „Az eredeti papíralapú dokumentummal mindenben megegyező” – elhelyezésre kerül az elektronikus dokumentumon.

16.6. A hitelesítéssel ellátott elektronikus másolaton az Scr elhelyezi a hitelesítő személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és a szolgáltatótól származó időbélyeget.

16.7. Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint az Scr biztosítja.

VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

17. Változás esetén a módosításról és a közzétételről a KKM Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztálya gondoskodik.

1. függelék

Külgazdasági és Külügyminisztérium

Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály

Iktatószám: Iktatószám_KKM

Elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személyek nyilvántartása
KÖZPONT szervezeti egységei

Sor- szám	Szervezeti egység rövidítése	Személy neve	Helyettesítő	Munkakör	Hitelesítési jog kezdetének dátuma, iktatószám	Hitelesítési jog visszavonásának dátuma, iktatószám

2. függelék

Külgazdasági és Külügyminisztérium

Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály

Iktatószám: Iktatószám_KKM

Elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személyek nyilvántartása
KÜLKÉPVISELETEK

Sor- szám	Külképviselet megnevezése	Személy neve	Helyettesítő neve	Munkakör	Hitelesítési jog kezdetének dátuma, iktatószám	Hitelesítési jog visszavonásának dátuma, iktatószám

3. függelék

Eljárásrend

I. HITELES ELEKTRONIKUS MÁSOLAT KÉSZÍTÉSE A KÖZPONTBAN ÉS A KÜLKÉPVISELETEN

1. Az Scr a papíralapú érkeztetett vagy saját keletkeztetésű iratokról hiteles elektronikus másolatot készít, ellátja záradékkal, elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíti azt.

2. A záradék tartalma és formája:

ZÁRADÉK

Az eredeti papíralapú dokumentummal mindenben megegyező

A dokumentum elektronikus bélyegzővel hitelesített

Papíralapú dokumentum megnevezése:	BElap1.pdf
Papíralapú dokumentum fizikai mérete:	0 lap
Másolatkészítő szervezet, szervezeti: egység megnevezése	Személyügyi és Képzési Főosztály
Másolat képi vagy tartalmi egyezéséért felelős hitelesítő személy neve	Kolozsvári Tamás
Másolatkészítő személy neve	Kolozsvári Tamás
Másolatkészítő rendszer megnevezése	Scriptament® Ügyirat- és Dokumentum Kezelő Rendszer Outlook modul
Másolatkészítés időpontja	2020.06.18. 14:42:41
Hitelesítés időpontja	2020.06.25. 10:09:58
Irányadó másolatkészítési eljárásrend elérhetősége	www.kkm.hu
Másolatkészítés szabályzat megnevezése	Külgazdasági és Külügyminisztérium másolatkészítési szabályzat (záradékoláskor hatályban lévő másolatkészítési szabályzat)

3. Digitalizálás

Digitalizálás eszköze: multifunkciós nyomtató, amely képes digitalizálásra (szkennelésre) és a digitalizált irat továbbítására e-mailen. Alkalmas továbbá a digitalizálást/szkennelést végző személy azonosítására (kártyával működő eszköz).

A másolatkészítő személy: az a személy, aki a KKM-ben rendszeresített multifunkciós nyomtató és digitalizáló (szkennelő) gépre bejelentkezik, és a papíralapú dokumentumról digitalizált képet (PDF formátum) készít, és azt megküldi az érkeztetést, a hitelesítést végző titkárságnak (hitelesítésre feljogosított személynek, titkársági munkatársnak).

4. Digitalizált irat kezelése

A hitelesítésre feljogosított személy a titkársági e-mail-rendszerbe integrált modul segítségével érkezett digitalizált iratból

a) külső szervtől érkező irat esetén új érkeztetéssel hiteles iratot készít – „papíralapú dokumentum hiteles érkeztetése” gomb;

b) „saját” (pl. vezetői aláírással ellátott irat) esetében új irat készítéssel hiteles iratot készít – „hiteles másolat készítés” gomb.

(Az Scr-ben elkészülő irat hiteles másolat: záradékot, időbélyegzőt és a hitelesítésre feljogosított személy digitális aláírását tartalmazza.)

II. A HITELES ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA A KÖZPONTBAN

– A szkennelést végző felhasználó azonosítása a multifunkciós gépen (belépőkártya);

– papíralapú irat digitalizálása (szkennelése) multifunkciós gépen PDF-formátumba, a másolatkészítést végző személy adatainak automatikus csatolásával, e-mailben küldés a titkárságra;

– a hitelesítést végző személy az e-mailben megérkezett, PDF-iratot összeveti az eredeti papíralapú irattal;

– a hitelesítést végző személy a papíralapú és a szkennelt másolat összevetése után, a kettő egyezése esetén az e-mailben érkezett iratot az Outlook_to_Scriptament funkció segítségével a „Papíralapú dokumentum hiteles érkeztetése” vagy „Hiteles másolatkészítés” opció kiválasztása után az „Érkeztetőgomb” megnyomásával beemeli az Scr-be;

– az Scr generálja az elektronikus záradékot a másolatot készítő és a hitelesítő személy (a gépre bejelentkezett felhasználó) adataival, elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva;

– a hiteles elektronikus másolatot az Scr új iratként tárolja.

III. A HITELES ELEKTRONIKUSMÁSOLAT-KÉSZÍTÉS FOLYAMATA A KÜLKÉPVISELETEN

1. Amennyiben a külképviselet rendelkezik a digitalizálást végző személy azonosítására alkalmas multifunkciós eszközzel, a digitalizálás és a hitelesítés folyamata megegyezik az „Eljárásrend” II. pontjában foglaltakkal.

2. Amennyiben a külképviselet nem rendelkezik a digitalizálást végző személy azonosítására alkalmas multifunkciós eszközzel, a folyamat a következő:

a) a szkennelt másolatot a másolatkészítő személy e-mailben (vagy a multifunkciós berendezés által, vagy a másolatkészítő saját e-mail-fiókja felhasználásával) elküldi a hitelesítést végző titkárságnak / hitelesítést végző személynek;

b) a hitelesítést végző személy az e-mailben megérkezett PDF-iratot összeveti az eredeti papíralapú irattal;

c) a hitelesítést végző személy a papíralapú és a szkennelt másolat összevetése után, a kettő egyezése esetén az e-mailben érkezett iratot az Outlook_to_Scriptament funkció segítségével a „Papíralapú dokumentum hiteles érkeztetése” vagy „Hiteles másolatkészítés” opció kiválasztása után az „Érkeztetőgomb” megnyomásával beemeli az Scr-be, ahol az alábbi ábrán látható felszín jelenik meg:

d) a megjelenő – a hitelesítési záradék adatait tartalmazó – Src oldalon be kell gépelni vagy ki kell javítani:

– a másolatkészítő* nevét (mivel a másolatkészítést a digitalizálást végző személy azonosítására nem alkalmas multifunkciós eszközzel végezték);

* Megjegyzés: a „Másolatot készítő” személy neve átírható

– a „Beküldő száma” rubrikába a hitelesítendő irat azonosítóját (pl. külső beküldő szerv iktatószáma vagy postai ragjel);

e) a fentiek alapján az Scr generálja az elektronikus záradékot a másolatot készítő és a hitelesítő személy (a gépre bejelentkezett felhasználó) adataival, elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva;

f) a hiteles elektronikus másolatot az Scr új iratként tárolja.

4. függelék

Külgazdasági és Külügyminisztérium

szervezeti egység/külképviselet

Iktatószám: Iktatószám_KKM

Elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy(ek) nyilvántartása

Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály által vezetett nyilvántartás

Sor- szám	Szervezeti egység rövidítése	Név	Beosztás	Felterjesztés iktatószáma	Elektronikus- másolat- hitelesítési jog kezdetének dátuma	Elektronikus másolat- hitelesítési jog visszavonás dátuma	Felterjesztés iktatószáma

Az utasítást a 4/2023. (IV. 20.) KKM utasítás 15. §-a hatályon kívül helyezte 2023. április 21. napjával.

A 3. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek