2/2021. (VII. 8.) SZTNH utasítás

1. § A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatalához (a továbbiakban: Hivatal) érkezett közérdekű bejelentések és panaszok kezelésére, valamint a róluk vezetett nyilvántartásokra vonatkozó eljárásrendet jelen utasítás (a továbbiakban: utasítás) tartalmazza, amelynek a kötelező alkalmazását írom elő, egyidejűleg elrendelem a Hivatal belső elektronikus rendszerén (intranetjén) való közzétételét.

2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya – ilyen jellegű szerződéses kikötés esetén – kiterjed az egyéb szerződés keretében feladatokat ellátó, a Hivatal nevében eljáró más személyekre is.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal tevékenységével összefüggő tárgykörben benyújtott, a 3. § szerinti közérdekű bejelentésekre és a 4. § szerinti panaszokra terjed ki, kivéve a Hivatal integritásával kapcsolatos bejelentéseket és panaszokat, amelyekre külön utasítás szabályai az irányadók.

(4) Az utasítás nem vonatkozik a Hivatal szellemi tulajdon védelmével kapcsolatosan vagy a K+F tevékenység minősítésével összefüggően, jogszabály alapján hatósági jogkörben hozott azon döntéseire, illetve tett eljárási cselekményeire, amelyek jogszabály előírása alapján rendes vagy rendkívüli jogorvoslati eljárásban vizsgálhatók felül.

3. § A közérdekű bejelentés olyan, a Hivatal működésére vonatkozó körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása, illetve megszüntetése a Hivatal, a szélesebb értelembe vett közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja.

4. § (1) A panasz olyan egyedi kérelem, amely a Hivatal valamely eljárásával, tevékenységével vagy működésével összefüggő egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá.

(2) Nem minősül panasznak különösen a szabadalmi ügyvivők vagy a Hivatal által felügyelt közös jogkezelő szervezetek tevékenységére, eljárására stb. vonatkozó beadvány. Nem minősül panasznak a jogerősen elbírált vagy még folyamatban lévő hatósági ügyben benyújtott olyan kérelem, amelyről tartalma szerint a Hivatalnak az adott ügyben az irányadó jogszabályok alapján az eljárás keretén belül kell döntenie, vagy amelynek elbírálásáról jogorvoslat keretében bíróság dönt.

5. § Ha a közérdekű bejelentés, illetve a panasz javaslatot tartalmaz, arra a vizsgálat során külön figyelmet kell fordítani, és a válaszban is ki kell térni a javaslattal kapcsolatos hivatali álláspont közlésére.

6. § (1) Közérdekű bejelentéssel vagy panasszal bárki – ideértve a 2. § (1)–(2) bekezdésében írt személyeket is – (a továbbiakban: közérdekű bejelentő vagy panaszos) szóban, írásban vagy elektronikus úton közvetlenül, továbbá a közérdekű bejelentések vonatkozásában védett elektronikus rendszeren keresztül közvetetten is fordulhat a Hivatalhoz.

(2) A közérdekű bejelentő vagy a panaszos szóbeli előterjesztését a Hivatal írásba foglalja, kivéve, ha a válasz azonnal, szóban megadható, és azt a közérdekű bejelentő vagy a panaszos elfogadja.

(3) A Hivatal által írásba foglalt közérdekű bejelentés vagy panasz egy példányát a személyesen jelen lévő közérdekű bejelentő vagy panaszos részére külön kérés nélkül át kell adni.

(4) A beérkezett közérdekű bejelentés vagy panasz esetén a Hivatal igényelheti annak szóbeli vagy írásbeli kiegészítését, különösen akkor, ha a közérdekű bejelentést vagy a panaszt konkrét ügyben terjesztik elő.

(5) Amennyiben a közérdekű bejelentés vagy a panasz elbírálása jogszabályban meghatározott eljárás keretében bíróság vagy más hatóság hatáskörébe tartozik, azt az eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróság vagy más hatóság vezetőjének nyolc napon belül a közérdekű bejelentő vagy a panaszos egyidejű értesítésével kell megküldeni. Ha a közérdekű bejelentés jogszabályra vonatkozó, annak megalkotására vagy módosítására irányuló javaslatot is tartalmaz, azt a jogalkotásra hatáskörrel rendelkező szervezetnek vagy személynek is meg kell küldeni.

7. § (1) A közérdekű bejelentőt és a panaszost a (4) bekezdésben foglaltak kivételével nem érheti hátrány a közérdekű bejelentés vagy a panasz megtétele miatt. Minden olyan, a közérdekű bejelentő vagy a panaszos számára hátrányos intézkedés, amelyre a közérdekű bejelentés vagy a panasz miatt kerül sor – a (4) bekezdésben írt intézkedések kivételével –, jogellenesnek minősül még abban az esetben is, ha az egyébként jogszerű lenne. Ugyanakkor a közérdekű bejelentés vagy a panasz nem akadályozza a közérdekű bejelentéstől vagy panasztól elkülöníthető cselekedet vizsgálatát, az ezzel kapcsolatos intézkedések megtételét, valamint a szükséges eljárások megindítását vagy megindításának kezdeményezését a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező bíróságnál vagy más hatóságnál.

(2) A közérdekű bejelentő vagy a panaszos személyes adatai a jogszabályokban meghatározott eseteken kívül, továbbá a közérdekű bejelentő vagy a panaszos egyértelmű hozzájárulása nélkül csak a közérdekű bejelentés vagy a panasz alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatók át. A közérdekű bejelentő vagy a panaszos adatai írásbeli hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra.

(3) A közérdekű bejelentést vagy panaszt tevő természetes személy védelme érdekében adatai – hozzájárulása nélkül – nem adhatók át, illetve nem tehetők megismerhetővé a bejelentéssel érintett személy számára.

(4) Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a közérdekű bejelentő vagy a panaszos rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt, és

(5) A közérdekű bejelentő vagy panaszos védelmének fontosságára és a védelem szabályaira az ügyben eljáró hivatali munkatársnak kiemelt figyelmet kell fordítania; a személyes adatok megfelelő kezelése érdekében szükség esetén kikérheti az adatvédelmi tisztviselő véleményét.

8. § (1) A Hivatal tevékenységét vagy mulasztását általánosságban érintő közérdekű bejelentést vagy panaszt a Hivatal elnöke vagy az általa erre kijelölt személy, továbbá a Szervezeti és Működési Szabályzat vagy belső utasítás külön rendelkezése szerint eljáró más vezető vizsgálja vagy vizsgáltatja meg.

(2) Valamely hivatali munkatárs magatartása (tevékenysége vagy mulasztása) miatti közérdekű bejelentést vagy panaszt a munkáltatói jogkört gyakorló vezető, a Hivatal nevében eljáró más személlyel kapcsolatos beadványt az ellátott feladat teljesítésének elfogadására jogosult vezető vizsgálja meg.

(3) A konkrét hivatali ügyben tett közérdekű bejelentést vagy panaszt a Hivatal adott ügyben eljárásra jogosult főosztály vagy erre irányuló külön döntés esetén az adott osztály vezetője vizsgálja vagy vizsgáltatja meg.

(4) A Hivatal elnökét érintő panasz esetén – amennyiben maga nem érintett – a Hivatal elnökhelyettese, több kinevezett elnökhelyettes esetén a Hivatal jogi végzettségű vagy a jogi tevékenységet felügyelő elnökhelyettese gondoskodik a beadványban foglaltak objektív vizsgálatáról, valamint a vizsgálat eredményét tartalmazó válasz megküldéséről.

(5) A Hivatal elnöke – az őt érintő panasz kivételével – bármely közérdekű bejelentés vagy panasz kivizsgálásának jogát magához vonhatja, illetve jogosult bármely ilyen ügy kivizsgálására hivatali vezetőt, indokolt esetben munkatársat kijelölni vagy bizottságot felállítani. Ez utóbbi esetében a bizottság Hivatal elnöke által kijelölt vezetőjét kell az eljárás lefolytatására jogosult vezetőnek tekinteni.

(6) Eljárásra jogosult vezető alatt az (1)–(5) bekezdés szerinti vizsgálatot lefolytató személyt (ideértve a nem vezető beosztású személyt is), valamint az (5) bekezdés szerinti bizottság vezetőjét is érteni kell.

(7) Ha a közérdekű bejelentést vagy panaszt a közérdekű bejelentőtől vagy a panaszostól a Hivatal elnöke közvetlenül kapta meg, az elnök szignálja ki a közérdekű bejelentést vagy a panaszt az eljárásra jogosult vezetőre.

(8) Ha a közérdekű bejelentést vagy a panaszt a közérdekű bejelentőtől vagy a panaszostól nem az eljárásra jogosult vezető, hanem a Hivatal valamely más szervezeti egysége kapta meg, ez a szervezeti egység köteles a közérdekű bejelentést vagy a panaszt az eljárásra jogosult vezetőnek haladéktalanul, de legkésőbb a beérkezést követő munkanapon megküldeni.

9. § (1) A közérdekű bejelentést vagy a panaszt – ha törvény másképp nem rendelkezik – a Hivatalba történő beérkezésétől számított harminc napon belül kell elbírálni.

(2) Ha az elbírálást megalapozó vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről az (1) bekezdés szerinti határidő lejárata előtt a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost írásban tájékoztatni kell, megjelölve ebben az elintézés várható időpontját és a vizsgálat meghosszabbodása indokát vagy indokait. Az elintézés időtartama – ha jogszabály másként nem rendelkezik – három hónapnál nem lehet hosszabb.

10. § (1) Az eljárásra jogosult vezető a vizsgálat keretében a tényállás tisztázása érdekében – ha azt a közérdekű bejelentés vagy a panasz tartalma szükségessé teszi – a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost, illetve más érintett személyt meghallgathat, okiratokat, adatokat kérhet be, továbbá egyéb tájékoztatást kérhet.

(2) A közérdekű bejelentésről vagy a panaszról az érintett hivatali munkatársat vagy a hivatal nevében eljáró más személyt – a 7. §-ban foglalt rendelkezések figyelembevételével – részletesen tájékoztatni kell.

(3) Az eljárásra jogosult vezető az érintettől írásbeli vagy szóbeli tájékoztatást, illetve igazoló jelentést kérhet. Az érintett felhívás hiányában is jogosult a közérdekű bejelentésről vagy a panaszról történt tájékoztatását követő nyolc napon belül észrevételeit írásban megtenni, illetőleg a közérdekű bejelentéssel, panasszal összefüggésben álláspontját kifejteni, továbbá jegyzőkönyvi meghallgatását az eljárásra jogosult vezetőtől kérni.

(3) Ha a vizsgálat során a Hivatal számára nyilvánvalóvá válik, hogy a közérdekű bejelentő vagy a panaszos rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt, a közérdekű bejelentés vagy a panasz elbírálását megalapozó vizsgálatot intézkedés mellőzésével befejezheti.

(4) A vizsgálat alatt és azt követően egyaránt különös figyelemmel kell lenni a közérdekű bejelentő és a panaszos védelmére.

(5) A közérdekű bejelentéssel vagy a panasszal érintett személy esetében az eljárásra jogosult vezető kiemelt felelősséggel tartozik a személyes adatok kezeléséért, így különösen az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, továbbá más adatvédelmi szabályok betartásáért. A személyes adatok megfelelő kezelése érdekében szükség esetén kikéri az adatvédelmi tisztviselő véleményét.

11. § (1) A vizsgálat befejezésekor – a minősített adat, illetve üzleti, gazdasági vagy egyéb titoknak minősülő adat kivételével – az eljárásra jogosult vezető a bejelentéssel kapcsolatos megállapításairól, a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről – az indokok megjelölésével – a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost írásban, elsődlegesen a bejelentés megtételének módjához igazodóan postai vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíti. Az elektronikus tájékoztatás megtörténtét az e-mail elküldését igazoló elektronikus irat iratkezelési szabályoknak megfelelő megőrzésével kell dokumentálni.

(2) Az írásbeli értesítés mellőzhető, ha az elintézésről a jelenlévő közérdekű bejelentőt vagy panaszost szóban tájékoztatták, aki a tájékoztatást tudomásul vette. E tényt jegyzőkönyvben vagy rövid feljegyzésben szükséges rögzíteni.

(3) Mellőzendő az írásbeli értesítés, ha az eljárás során az került megállapításra, hogy a közérdekű bejelentő vagy a panaszos személyazonossága vagy címe nem tekinthető valósnak (a továbbiakban: azonosíthatatlan személy).

(4) Az alaposnak bizonyult közérdekű bejelentés vagy panasz alapján gondoskodni kell

12. § (1) Ha a közérdekű bejelentő vagy a panaszos az intézkedést nem tartja kielégítőnek, külön írásbeli kérésére a közérdekű bejelentés vagy a panasz iratait annak felülvizsgálatára a Hivatal elnöke, az általa kijelölt elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató veszi át.

(2) A felülvizsgálati eljárásban hozott intézkedés ellen további vagy ismételt felülvizsgálatra irányuló kérelemnek nincs helye.

(3) Ha a felülvizsgálatra irányuló kérelem a Hivatal elnökének intézkedésére vonatkozik, a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost a közérdekű bejelentés vagy panasz tartalmától függően, szükség esetén tájékoztatni kell a Hivatal felett felügyeleti jogkör gyakorlójának személyéről.

13. § (1) A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon közérdekű bejelentő vagy panaszos által tett ismételt közérdekű bejelentés vagy panasz vizsgálata mellőzhető.

(2) A panasz vizsgálata az (1) bekezdésben említett eseten kívül akkor is mellőzhető, ha a panaszos a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzésétől számított hat hónapon túl terjesztette elő panaszát.

(3) Az azonosíthatatlan személy által tett panasz vagy közérdekű bejelentés vizsgálatát a Hivatal mellőzi, kivéve, ha a közérdekű bejelentés vagy a panasz alapjául súlyos jog- vagy érdeksérelem szolgál.

(4) A panasszal érintett tevékenység vagy mulasztás bekövetkeztétől számított egy éven túl előterjesztett panaszt a Hivatal érdemi vizsgálat nélkül elutasítja. Az elutasítás nem akadálya a panaszban írt probléma hivatali belső kivizsgálásának.

(5) Az (1)–(4) bekezdésben írt esetekben a vizsgálat mellőzéséről, illetve elutasításáról a közérdekű bejelentőt vagy a panaszost írásban – amennyiben az lehetséges – tájékoztatni kell.

14. § (1) A közérdekű bejelentéssel vagy a panasszal kapcsolatos eredeti iratokat az eljárásra jogosult vezető által vezetett szervezeti egység iratai között kell nyilvántartani, és a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata és irattári terve szerint a panaszokra irányadó őrzési ideig kell irattárban tartani, illetve archiválni.

(2) Amennyiben annak az adott eljárás tekintetében relevanciája van, és az a közérdekű bejelentő vagy a panaszos védelmét nem teszi lehetetlenné, a közérdekű bejelentés vagy a panasz, illetve az arra adott válasz egy-egy másolati példánya elhelyezhető az eredeti iratok között is.

15. § (1) Az alapvető jogok biztosa által üzemeltetett, a közérdekű bejelentések megtételére és nyilvántartására szolgáló védett elektronikus rendszeren (a továbbiakban: védett rendszer) keresztül érkezett közérdekű bejelentésekre a 6–14. §-ban foglaltakat a jelen szakaszban írt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A védett rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentést még abban az esetben sem lehet azonosíthatatlan személy által tett bejelentésnek tekinteni, ha a közérdekű bejelentő személyes adatai nem állnak a Hivatal rendelkezésére, illetve ha az alapvető jogok biztosa a hozzá érkezett közérdekű bejelentést kivonatolta annak érdekében, hogy az a közérdekű bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot ne tartalmazzon.

(3) A védett rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentéseket a Hivatal integritás tanácsadója, távollétében erre kijelölt más hivatali munkatárs fogadja és juttatja el az eljárásra jogosult vezetőhöz.

(4) Az eljárásra jogosult vezető kivizsgálja a közérdekű bejelentést, és elkészíti a kiküldendő válaszlevelet – beleértve a 13. § (5) bekezdése szerinti tájékoztatást is –, amelyet az aláírást követően elektronikus formában juttat el az integritás tanácsadó és, távolléte esetén, a (3) bekezdésben írt más munkatárs részére.

(5) A (4) bekezdésben írt tájékoztatást az integritás tanácsadó, távolléte esetén a kijelölt más hivatali munkatárs rögzíti a védett rendszerben.

(6) Amennyiben jelen pontban írt esetben a közérdekű bejelentő kérésére az adatai nem állnak a Hivatal rendelkezésére,

16. § (1) Az eljárásra jogosult vezető a közvetlenül hozzá érkezett vagy a 8. § (7)–(8) bekezdése alapján megkapott közérdekű bejelentésről vagy a panaszról annak átvételét követően haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon elektronikus levélben – a beadvány elektronikus példányának csatolása mellett – tájékoztatja a Hivatal integritás tanácsadóját.

(2) A közérdekű bejelentés vagy a panasz alapján lefolytatott vizsgálat lezárásáról és a közérdekű bejelentőnek vagy a panaszosnak küldött válaszról az eljárásra jogosult vezető elektronikus levélben, legkésőbb a válasz kiküldését követő munkanapon tájékoztatja az integritás tanácsadót. Az elektronikus levélhez csatolni kell a válasz elektronikus példányát vagy azt a feljegyzést, amelyből megállapítható, hogy a vizsgálat eredménye miért nem volt megküldhető a közérdekű bejelentőnek vagy a panaszosnak, illetve miért nem került sor a vizsgálat egészének vagy egy részének lefolytatására.

(3) A (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően a védett rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentés kivizsgálását követően annak eredményéről a 15. §-ban foglaltak szerint kell az integritás tanácsadót tájékoztatni.

(4) Az (1)–(3) bekezdésben foglaltakat megfelelően kell alkalmazni abban az esetben is, ha a közérdekű bejelentő vagy a panaszos a 12. § szerinti felülvizsgálatra irányuló kérelmet nyújtott be a Hivatalhoz.

(5) Az integritás tanácsadó a Hivatalhoz benyújtott közérdekű bejelentésekről és panaszokról évenkénti számozással egységes nyilvántartást vezet az alábbi tartalommal:

(6) Az integritás tanácsadó a közérdekű bejelentések és panaszok elektronikus iratait, valamint a nyilvántartás (5) bekezdés szerinti adatait elektronikus könyvtárban rögzíti, és kizárólag így kezeli.

(7) Az elektronikusan tárolt iratokhoz és adatokhoz az integritás tanácsadó és az Elnökségi Kabinet vezetője fér hozzá közvetlenül. Az elektronikusan tárolt iratokhoz és adatokhoz betekintési jogkörrel hozzáférésre jogosult a Hivatal elnöke és elnöksége, továbbá az erre a Hivatal elnöke által felhatalmazott személy. Az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy a bejelentésekkel kapcsolatos iratokat és adatokat tartalmazó elektronikus könyvtárhoz csak az arra jogosult személyek férjenek hozzá.

17. § (1) A 16. § (5) bekezdése szerinti nyilvántartásból írásban a Hivatal elnöke és elnöksége korlátozás nélkül, az érintett szervezeti egységek vezetői a saját szervezeti egységüket, feladatkörüket érintő ügyek tekintetében kérhetnek információkat az integritás tanácsadótól. Az integritás tanácsadó az információkat az adatvédelmi szabályok betartásával adja meg.

(2) Az alapvető jogok biztosa által a Hivatalnak a közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos intézkedési gyakorlatával vagy az egyes ügyekben tett intézkedéseivel kapcsolatos vizsgálatához szükséges adatokat – ha a Hivatal elnöke másként nem rendelkezik – az integritás tanácsadó bocsátja az alapvető jogok biztosa rendelkezésére.

(3) A Hivatalon kívülről érkezett, a közérdekű bejelentésekre és panaszokra vonatkozó megkeresés vagy adatszolgáltatás teljesítése a Hivatal elnöke döntésének megfelelően – a közérdekű bejelentő és a panaszos védelmére vonatkozó rendelkezések, valamint a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogszabályok és hivatali szabályzatok rendelkezéseinek megtartásával – a 16. § szerinti nyilvántartásból is történhet.

(4) A 18. §-ban írt törlést követően a központi nyilvántartásból személyes adatot nem tartalmazó információk felhasználása történhet meg.

18. § (1) Az integritás tanácsadó a központi nyilvántartásban szereplő közérdekű bejelentők és panaszosok személyes adatait (név és elérhetőségi adatok) a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatában rögzített őrzési idő (az utasítás kiadásakor: 5 év) leteltét követően, a következő év január 31. napjáig törli.

(2) Az integritás tanácsadó az (1) bekezdésben írt időpontig az adott év nyilvántartásához kapcsolódó elektronikus iratokat – az iratok őrzésére szolgáló mappával együtt – törli.

19. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról az integritás tanácsadó köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább háromévente el kell végezni, amelynek eredményeképpen szükség esetén kezdeményezni kell az utasítás módosítását, illetve új utasítás kiadását.