28/2021. (XII. 22.) ITM utasítás

az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2021.12.24.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján – az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:
1. § Az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) ezen utasítás Mellékleteként kiadom.

2. § A Szabályzat hatálya a minisztérium hivatali szervezetére terjed ki.

3. § A Szabályzat meghatározza a „nyílt” (nem minősített) iratokkal kapcsolatban az iratkezelés, a tárolás és a selejtezés szervezeti és eljárási rendjét.

4. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

5. §²

Melléklet a 28/2021. (XII. 22.) ITM utasításhoz

Az Innovációs és Technológiai Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Értelmező rendelkezések

1. A Szabályzat alkalmazása során

1.1. Adatgazda: minisztériumi munkatárs, aki a meghatározott adatokon adatkezelést végez vagy végeztet;

1.2. Alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;

1.3. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;

1.4. Átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;

1.5. Átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;

1.6. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;

1.7. Elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;

1.8. Elektronikus archiválás: az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése az elektronikus adathordozón, amely biztosítja a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet;

1.9. Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;

1.10. Elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

1.11. Elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;

1.12. Elektronikus tértivevény: elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;

1.13. Elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;

1.14. Elektronikusan történő aláírás: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikai hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;

1.15. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, nyomtatása esetén A3-as méretű, az ügyirat vagy az iratfordulat elválaszthatatlan részét képező, azok fizikális együtt kezelését biztosító papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Poszeidon) generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

1.16. Előzményezés: az a művelet, amelynek során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni;

1.17. Érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztető azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele, valamint azok rögzítése a küldeményborítón annak nyomtatása esetén;

1.18. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása;

1.19. Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a minisztérium, a minisztérium szervezeti egysége vagy a minisztérium munkatársa végez az ügyintézési munkafolyamat során;

1.20. Hivatali kapu: az elektronikus úton benyújtott dokumentum átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz;

1.21. Hivatkozási szám (idegen szám): a beérkezett irat azonosítója (beküldő szerv iktatószáma), amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;

1.22. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;

1.23. Időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;

1.24. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton, illetve nyomtatása esetén az előadói íven vagy küldeményborítón;

1.25. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a minisztérium látja el az iktatandó iratot;

1.26. Irat: a minisztérium működése vagy a minisztérium munkatársának tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes;

1.27. Iratfolyóméter: az a mennyiségű papíralapú iratanyag, amely lapjával egymásra helyezve egy méter magasságú vagy élével egymás mellé helyezve egy méter hosszúságú;

1.28. Iratkezelés: az iratokkal kapcsolatos bármely műveletet vagy azok összességét együttesen magába foglaló tevékenység, különösen az azok készítését, hitelesítését, továbbítását, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, hiteles másolatkészítését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, megsemmisítését, illetve levéltárba adását érintő feladatok;

1.29. Iratkezelési szabályzat: a minisztérium írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit az irattári terv, a minisztérium digitalizálás alá nem vonható iratainak listája, valamint az iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye képezi;

1.30. Iratkezelési szoftver: az iratkezelés folyamatát támogató, jogszabályban meghatározott módon tanúsított informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve a minisztérium iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendeletben foglalt iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, és emellett egyéb funkciókat is elláthat;

1.31. Iratkölcsönzés: a papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása;

1.32. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely;

1.33. Irattározás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során a minisztérium a működésekor keletkező, hozzá érkező, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;

1.34. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat vagy irat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

1.35. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

1.36. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a minisztérium feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

1.37. Irattári tétel: az iratképző minisztérium vagy minisztériumi munkatárs ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

1.38. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosító;

1.39. Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;

1.40. Kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

1.41. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;

1.42. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügyiratkezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

1.43. Kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a minisztérium hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat;

1.44. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;

1.45. Kiadmányozó: a minisztérium vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

1.46. Központi irattár: a minisztérium irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;

1.47. Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

1.48. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

1.49. Küldeményborító: a bejövő küldemény iratkezeléssel kapcsolatos információit hordozó, nyomtatása esetén A4-es méretű, a küldemény elválaszthatatlan részét képező papíralapú iratkezelési segédeszköz, amelyet a Poszeidon generál a felhasználó által rögzített adatok alapján;

1.50. Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;

1.51. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

1.52. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;

1.53. Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

1.54. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

1.55. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;

1.56. Másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;

1.57. Megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;

1.58. Megsemmisítés: a selejtezési vagy hiteles másolatkészítési eljárást követően megsemmisíthető irat vagy iratpéldány végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható;

1.59. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;

1.60. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

1.61. Mintavétel: a levéltár által kezdeményezett eljárás olyan selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében, amelyeknél az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges;

1.62. Naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;

1.63. Rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;

1.64. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;

1.65. Selejtezés: az iratok meghatározott szabályok szerint történő selejtezési eljárás keretében történő kiemelése az irattári anyagból, megsemmisítésre történő előkészítése és ennek dokumentálása;

1.66. Szakmai alkalmazásgazda: a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) azon munkatársa, aki a felügyelete alá helyezett alkalmazással kapcsolatos változásokat nyomon követi, a minisztérium folyamatait támogató fejlesztéseket koordinálja, támogatja, valamint az azokkal kapcsolatos feladatokat ütemezi;

1.67. Szakrendszer: valamely közfeladat tekintetében az ügyintézést megvalósító vagy támogató informatikai alkalmazás, amely iratnyilvántartási feladatokat is ellát;

1.68. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;

1.69. Szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;

1.70. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

1.71. Ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;

1.72. Ügyintézés: minisztérium vagy a minisztérium munkatársának működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

1.73. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;

1.74. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

1.75. Ügyiratkezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;

1.76. Ügykör: a minisztérium vagy a minisztérium munkatársának feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;

1.77. Ügyvitel: a minisztérium folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

1.78. Ügyviteli értékű irat: természetes vagy jogi személyek részére a feladataik folyamatos ellátásához, jogszabályból adódó kötelezettség teljesítéséhez, az állampolgári jogok érvényesítéséhez, jogok biztosításához, létfontosságú személyes érdek vagy jogos érdek érvényesítéséhez szükséges adatot tartalmazó irat;

1.79. Vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. Jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény,

c) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),

d) a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény,

e) az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény,

f) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,

g) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény (a továbbiakban: Ákr.),

h) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény,

i) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet],

j) a központosított informatikai és elektronikus hírközlési szolgáltatásokról szóló 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet],

k) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

l) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Eür.),

m) a 2021–2027 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet,

n) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

o) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet, valamint

p) az Innovációs és Technológiai Minisztérium Másolatkészítési Szabályzatáról szóló 8/2020. (II. 21.) ITM utasítás (a továbbiakban: Másolatkészítési Szabályzat)

rendelkezései az irányadóak.

2. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

3. A Szabályzat hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium valamennyi munkatársára.

4. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

5. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

6. Az iratkezelési feladat- és hatásköröket, valamint az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt az Innovációs és Technológiai Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2019. (II. 28.) ITM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) határozza meg.

7. A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

8. Az iratkezelés felügyeletét az innovációért és technológiáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által kijelölt jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár az Igazgatási és Biztonsági Főosztályon keresztül látja el. E feladatkörében felelős:

a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,

e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

f) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért,

g) a minisztériumi dolgozók munkavégzésre irányuló jogviszonya megszűnésekor az iratelszámoltatásért,

h) a Központi Iratkezelő Iroda és a Központi Irattár működtetéséért,

i) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

j) az irattári tervben meghatározott idő után, az iratanyag selejtezéséért, maradandó értékű iratanyagok esetén azok levéltárba adásáért,

k) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért.

9. Az általános felügyelet ellátása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály Igazgatási Osztályának munkatársai kötelesek a Szabályzatban foglalt rendelkezésektől eltérő, szabálytalan iratkezelési és ügyviteli gyakorlatra az adott szervezeti egység dolgozóinak figyelmét felhívni és szükség esetén az érintett egység vezetőjének bevonásával a szabálytalanságok megszüntetésére a szükséges intézkedéseket megtenni.

10. Ismételt szabálytalan iratkezelés esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály írásban, határidő megjelölésével köteles felhívni az önálló szervezeti egység vezetőjét a szükséges intézkedések foganatosítására, aki a megtett intézkedésekről köteles írásban visszajelzést küldeni. Az ismétlődő, súlyos szabálytalanságokról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály soron kívül köteles tájékoztatni az önálló szervezeti egység irányítását ellátó állami vezetőt.

11. A 309/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján a minisztérium alkalmazásában lévő akkreditált Poszeidon üzemeltetését a központi szolgáltató végzi.

12. A Poszeidon informatikai felügyeletét az Igazgatási és Biztonsági Főosztály a központi szolgáltatón keresztül látja el.

13. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) döntés az iratkapcsolatok létrehozásáról (szerelés, csatolás),

b) a miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az ügyirat teljességének biztosítása,

d) az irattári tételszám meghatározása (legkésőbb az ügyirat irattárba helyezése előtt),

e) egyéb kezelési utasítások megadása,

f) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

g) megtenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek,

h) az iratokkal való elszámolás,

i) a vezető döntése alapján a küldeményborító vagy előadói ív nyomtatása.

14. Az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) a szervezeti egységeknél készült iratok és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, az ügyiratok lezárása, az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése,

b) az irat dokumentált kiadása és visszavétele,

c) megtenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek,

d) a vezető döntése alapján a küldeményborító vagy előadói ív nyomtatása.

15. A szervezeti egység vezetőjének iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) SzMSz-ben, ügyrendben, írásbeli meghatalmazásban foglaltak alapján kiadmányozza a jogkörébe tartozó iratokat,

b) szignálás során kijelöli az ügyben eljáró ügyintéző személyét, meghatározza az ügyintézési határidőt,

c) felelős a Szabályzatban foglaltak betartásáért és betartatásáért,

d) jóváhagyja az ügyirat központi irattározását és az előadói ív erre szolgáló rovatában olvasható aláírásával nyilatkozik az ügyirat teljességéről (alszám hiánya esetén az ügyirat teljességéről szóló nyilatkozat abban az esetben írható alá az előadói íven, ha a hiányzó iratfordulat iktatószámát, eltűnésének körülményeit és eltűnésének esetleges következményeit tartalmazó – a szervezeti egység vezetője és az ügyintéző által aláírt – lapot az ügyintéző elhelyezte az ügyirat előadói ívében, lásd: 252. pont), aláírás bélyegző nem alkalmazható.

16. Az ügyintéző és az ügyiratkezelő iratkezeléssel összefüggő feladataikat – az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően – a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett a Szabályzatban meghatározottak szerint látják el.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

1. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

17. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartásáról” szóló fejezetben meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, a Poszeidon felhasználójának az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak feltüntetésével az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisában (elektronikus érkeztető könyv, elektronikus iktatókönyv) kell nyilvántartani.

18. Az iratkezelést olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

19. A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú iratok fizikai együtt kezelése az előadói ívben vagy küldeményborítóban történik.

20. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

21. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján, jegyzőkönyv felvételével – el kell számoltatni.

22. Az ügyben keletkezett kezdőiratból – alszám(ok) keletkezése esetén – iratfordulat(ok)ból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben ugyanazon ügy iratának tárgya szerint több tételbe is besorolható, az ügyiratnak mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

23. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

24. Az ügyintézéshez már nem szükséges iratokat – az ügyiratok egysége elvének érvényesülésére tekintettel az előadói ív ügyirat teljességéről szóló vezetői nyilatkozatának olvasható aláírását, illetve a központi irattározás jóváhagyását követően – az ügyiratkezelőknek vagy az ügyintézőknek a Központi Irattár munkatársai részére kell megküldeniük.

2. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

25. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetője felelős a Poszeidon jogosultsági rendszerének kialakításáért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

26. A Poszeidon használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság vagy szerepkör: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá (Adatgazda, Érkeztető, Iktató és érkeztető, Iktató és érkeztető II., Irattáros, Lekérdező, Vezető),

b) hozzáférési jogosultság vagy munkakörnyezet: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely önálló szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja,

c) objektum jogosultság: dokumentum szintű, azaz adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést a címzettnek, illetve a feladat címzettjének.

27. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az igénylő szervezeti egység vezetői munkakörben dolgozó munkatársa az Igazgatási és Biztonsági Főosztály adatgazda munkatársainál e-mailben kezdeményezi. A beállítást végző adatgazda a jogosultság életbelépését, egyéb beállítások módosításának elvégzését visszaigazolja.

28. A Poszeidonhoz való jogosultság kiosztási rendszerének leendő felhasználót érintő kötelezettségei:

a) részt vesz az Igazgatási és Biztonsági Főosztály adatgazda munkatársa által tartott „Ügyviteli ismeretek” című oktatáson,

b) elvégzi a Poszeidon e-learning tananyagát, majd ezt követően

c) részt vesz a központi szolgáltató szakmai alkalmazásgazda munkatársa által tartott Poszeidon oktatáson, amely után elméleti és gyakorlati vizsgát tesz.

29. A szakmai alkalmazásgazda vagy adatgazda feladatai:

a) elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) a Poszeidonhoz kapcsolódó

ca) hozzáférési jogosultságoknak,

cb) egyedi azonosítóknak,

cc) helyettesítési jogoknak a biztosítása,

cd) külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

e) a Poszeidonban tárolt adatok archiválása,

f) a Poszeidon alkalmazáshoz kapcsolódó változások nyomon követése, ütemezése,

g) a Poszeidon alkalmazással kapcsolatban a minisztérium folyamatait támogató fejlesztések koordinációja, támogatása.

30. A szakmai alkalmazásgazda vagy az adatgazda az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a kért jogosultság a Poszeidon működését veszélyezteti. Az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

31. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – minden más szervezeti egység számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó állami vezető engedélyezi.

3. Hozzáférés az iratokhoz

32. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért. A szervezeti egységek birtokában lévő iratokat az iratkezelés és ügyintézés minden fázisában szakszerűen kell kezelni. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van vagy, amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Poszeidonban a hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani.

33. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

34. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és a Másolatkészítési Szabályzat figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Az iratokat elvárható gondossággal kell védeni az illetéktelen hozzáféréstől, a papíralapú dokumentumok fénymásolása, nyomdai sokszorosítása esetén a másolatkészítőnek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárnia, gondoskodva az adatok megóvásáról a munkaanyagok kezelése közben is, illetve megtenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

35. A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden, az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

36. A döntés megalapozását szolgáló, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele az Infotv. alapján nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által készített „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

37. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és a Poszeidonban egyaránt dokumentálni kell.

38. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban őrzött anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

39. A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által a minisztérium szervezeti egységei részére biztosított ún. „zúzdás zsákok” az ügyviteli munka folyamán feleslegessé vált másolati példányok, kinyomtatott elektronikus levelek (belső levelezések), az adott ügy elvégzésével kapcsolatban keletkezett egyéb papíralapú dokumentumok zúzott formában történő elhelyezésére szolgálnak. A zúzdás zsákokban a papíralapú adathordozókon kívül, más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. Az elektronikus adathordozók, egyéb irodai és kommunális hulladékok esetében szintén kerülendő a zúzdás zsákok használata. A papírzsákok a KEF értesítése után, a zsákok lezárását követően tárolhatók az adott szervezeti egység folyosóján.

4. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása

40. A vegyes iratkezelési rendszernek megfelelően a küldemények kezelését (átvétel, bontás, érkeztetés, expediálás) a minisztérium – a közvetlenül az önálló szervezeti egységhez érkező küldemények kivételével – központosítva, az Igazgatási és Biztonsági Főosztály a Központi Iratkezelő Irodán keresztül látja el. Az iktatást a küldemények átvételét követően az önálló szervezeti egységek Poszeidon felhasználói végzik. Poszeidonhoz való jogosultság hiányában az ügyintézők a szervezeti egységükhöz tartozó, erre alkalmas Poszeidon-szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével biztosítják az iktatást.

41. A minisztérium központi irattározását az Igazgatási és Biztonsági Főosztályhoz tartozó Központi Irattár munkatársai végzik.

42. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

43. A Poszeidonban végzett valamennyi esemény a rendszer által naplózásra kerül.

44. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (pl. átadás-átvétellel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok) elkülönítetten történjen.

45. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen, munkaidőn kívül történő tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

46. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, illetve a tárolással megbízott személynél tartani.

47. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – ha az ügyiratkezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

48. A papíralapú iratokat állaguk védelme érdekében is védeni kell (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől), kezelésük során mellőzni kell a ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

1. Az egyes szervezeti egységek iratkezelési feladatai

49. A Központi Iratkezelő Iroda feladata

a) a postai vagy kézbesítői úton érkezett küldemények (pl. levél, csomag), valamint a benyújtó által közvetlenül átadásra kerülő küldemény munkaidő alatt történő átvétele, az adathordozó fajtájától függően azok digitalizálása [figyelemmel a Szabályzat 2. függelékében, illetve a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsoroltakra], Poszeidonba történő feltöltése és elektronikus hitelesítése,

b) a beérkező küldemények bontás utáni vagy bontás nélküli érkeztetése,

c) a papíralapú és a kezelésükben lévő hivatali kapun keresztül beérkező elektronikus küldemények önálló szervezeti egységeknek kézbesítő lappal történő továbbítása,

d) az expediálásra megküldött papíralapú iratok átvétele és postázásra történő előkészítése,

e) a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára beérkezett digitalizált iratok Poszeidonba történő feltöltése, hitelesítése, illetve hivatali kapun történő megküldése a címzett részére,

f) a csomagok, sima és könyvelt postai küldemények, futárszolgálatoktól átvett küldemények és külföldi levelek postaköltségeinek kezelése, elszámolása.

50. A Központi Irattár feladatai

a) a szervezeti egységek lezárt és teljes ügyiratainak – kézbesítő lap alapján történő – fizikális és Poszeidonban történő átvétele, az irattári tételszámok, az ügyirat teljességéről szóló vezetői nyilatkozat, illetve az irattározás vezetői jóváhagyásának előadói íven történő olvasható aláírásának ellenőrzése, az iratok irattári elhelyezése, nyilvántartása és kezelése,

b) az irattározást érintő típushibák kiszűrése érdekében az ügyiratok teljességének véletlenszerű ellenőrzése, irathiányos ügyiratok ellenőrzése,

c) az önálló szervezeti egységek részére iratkölcsönzés, irat-visszaszolgáltatás biztosítása, ezek nyilvántartása,

d) a minisztériumból távozó munkatárs elszámolási kötelezettségének érvényesülése érdekében az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírása az ehhez szükséges feltételek teljesülése esetén,

e) a központi irattárban elhelyezett iratok selejtezési és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok levéltár részére történő iratátadás-átvételi eljárások lebonyolítása.

51. Állami vezetői titkárságok feladatai

a) a Központi Iratkezelő Irodából felbontás nélkül továbbított papíralapú küldemények bontása, és amennyiben nem magánjellegű, illetve tartalma alapján a miniszter feladat- és hatáskörébe tartozik, digitalizálása, érkeztetése, iktatása, Poszeidonba történő feltöltése és elektronikus hitelesítése,

b) a titkárságra elektronikus levélként érkezett küldemény – szükség szerinti – érkeztetése, iktatása,

c) közvetlenül a titkárságra érkezett papíralapú küldemény digitalizálása [figyelemmel a Szabályzat 2. függelékében, illetve a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsoroltakra], érkeztetése, iktatása, Poszeidonba történő feltöltése és elektronikus hitelesítése,

d) a vezető döntése alapján az érkeztetett küldemény küldeményborítójának nyomtatása, a küldemény abban történő elhelyezése,

e) az érkeztetett iratok szignálásra történő átadása a vezetőhöz,

f) a titkárság által – saját hatáskörben – elintézésre kerülő iratok esetén azok iktatása, vezető döntése alapján az előadói ív nyomtatása,

g) ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó papíralapú irat Központi Iratkezelő Irodába történő eljuttatása expediálás, digitalizálás céljából vagy az elektronikus irat Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára történő megküldése a hivatali kapus kézbesítés biztosítása érdekében, amennyiben a szervezeti egység nem rendelkezik saját hivatali kapuval,

h) ha a saját hatáskörben történő ügyintézéshez más vezetői titkárság, főosztály vagy hatóság megkeresése szükséges, az iktatott irat kézbesítő lappal történő továbbítása, kiadmányozás előtti láttamozás esetén az előadói ív vonatkozó rovatának egyidejű kitöltésével,

i) a valamely főosztályhoz, hatósághoz ügyintézés céljából szignált vagy más vezetői titkárságnak illetékességből átadandó iratnak iktatás nélküli továbbítása (szükség szerint határidő megjelölésével),

j) felülvizsgálatra megkapott irat vezetőnek történő átadása, majd felülvizsgálat után kézbesítőlap kíséretében a küldő főosztályhoz történő továbbítás papír alapon és a Poszeidonban,

k) a lezárt és teljes, irattári tételszámmal ellátott, lezárt évkörű ügyirat kézbesítő lappal történő leadása a Központi Irattár munkatársainak részére.

52. A főosztályok, hatóságok titkárságainak feladatai

b) a titkárságra elektronikus levélként érkezett küldemény – szükség szerinti – érkeztetése, iktatása,

c) közvetlenül a főosztály vagy hatóság titkárságára érkezett papíralapú küldemény digitalizálása [figyelemmel a Szabályzat 2. függelékében, illetve a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsoroltakra], Poszeidonba történő feltöltése és elektronikus hitelesítése,

d) az érkeztetett bejövő iratok vagy a más főosztálytól, hatóságtól érkezett megkeresések (belső irányú iratok) vezetőnek történő átadása szignálásra,

e) az iratok iktatása (előzmény nélküli bejövő irat esetén saját főszámra, tárgyévi előzmény esetén a főszám alszámára, tárgyévet megelőző évben keletkezett ügyirat esetén szerelést kell alkalmazni), más főosztály, hatóság által véleményezésre küldött irat esetén a küldő főszámának alszámára, továbbá más főosztálytól, hatóságtól érkezett saját feladatkörben való intézkedés iránti kezdeményezés esetén saját főszámra (a vezető által megjelölt ügyintéző feltüntetésével),

f) a vezető döntése alapján az előadói ív nyomtatása (az ügyintéző feladata, a nyomtatáshoz szükséges Poszeidonhoz való jogosultság hiányában a nyomtatást a szervezeti egységéhez tartozó, erre alkalmas Poszeidon-szerepkörrel rendelkező felhasználó közreműködésével), kivéve a más főosztály, hatóság alszámára iktatott vélemény esetén, ha a „Kiadmányozás előtt lássa” rovat töltését nem rendelték el,

g) ha az ügyintézésre más főosztály, hatóság jogosult, az irat továbbítása a hatáskörrel rendelkező önálló szervezeti egység részére,

h) ha kiadmányozás előtt más önálló szervezeti egység vezetőjének az iratot látnia kell, akkor az előadói ív vonatkozó rovatában feltüntetett vezetők aláírásának biztosítása érdekében az előadói ív és irat továbbítása,

i) ügyintézés után az elkészült kiadmányt is tartalmazó papíralapú irat Központi Iratkezelő Irodába történő eljuttatása expediálás, digitalizálás céljából vagy az elektronikus irat Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára történő megküldése a hivatali kapus kézbesítés biztosítása érdekében, illetve belső irányú irat esetén annak továbbítása a címzett szervezeti egység részére,

j) a lezárt és teljes, irattári tételszámmal ellátott, lezárt évkörű ügyirat kézbesítő lappal történő átadása a Központi Irattár munkatársainak részére.

2. A küldemények átvétele

53. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, hivatali kapu, valamint természetes személy személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

54. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a Magyar Posta Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: Magyar Posta Zrt.) útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni, az átvevő köteles a küldeményt legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek kézbesítőkönyvben dokumentáltan átadni és az átvételt követően az átvétel pontos időpontját (óra, perc) a borítékon vagy a küldeményen rögzíteni,

e) telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában postai úton megküldött iratként kell kezelni,

f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

g) a hivatali kapun érkezett küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy, illetve ha a hivatali kapu a Poszeidonba is becsatornázásra került, akkor a Poszeidon automatikusan veszi át és érkezteti.

55. A küldemény átvételére jogosult

a) postai úton érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

ac) a szervezeti egység ügyiratkezelője,

ad) a Központi Iratkezelő Iroda munkatársa,

ae) az Ügyfélszolgálati Információs Iroda munkatársa,

af) a KEF kézbesítéssel megbízott munkatársa,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén a Központi Iratkezelő Iroda ügyiratkezelője, illetve a szervezeti egység ügyiratkezelője,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja vagy az annak kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn túl a szervezeti egység vezetője által eseti jelleggel ügyeleti szolgálatra kijelölt személy.

56. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

57. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével a papíralapú irat átvételét elismeri. A küldemények központi elosztását a Központi Iratkezelő Iroda végzi, amely a papíralapú küldeményeket a Poszeidon által generált kézbesítő lappal továbbítja a minisztérium illetékes szervezeti egységei részére. Az elsőbbségi, valamint a „sürgős” jelzésű küldeményeket az ügyiratkezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

58. A hivatali kapun visszaérkező elektronikus tértivevényeket (elektronikus kézbesítési igazolás) a Poszeidon automatikusan érkezteti és a kimenő iratot létrehozó szervezeti egység birtokába helyezi, mellyel egy időben a kimenő irat materiális példányát a címzettként megadott szervezetre vagy természetes személyre nyugtázza. A nyugtázott példány postatörténetében az elektronikus tértivevény az iratot birtokló szervezet részéről megtekintésre bármikor megnyitható. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

59. Ha a miniszter hatáskörébe tartozó iratot érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes szervezeti egységnek vagy személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

60. Helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

61. Ha a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell mellékelni.

62. Ha a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

63. A küldemények átvételénél a minisztérium hatályos biztonsági előírásait is érvényesíteni kell (pl. az irat elektronikus úton történő érkezése esetén vírusellenőrzés).

64. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

3. A küldemények felbontása

65. A minisztériumba érkező küldemények felbontása és érkeztetése a Központi Iratkezelő Irodában dolgozó ügyiratkezelők feladata, a Poszeidonba becsatornázott hivatali kapura érkezett elektronikus küldemények érkeztetését a rendszer automatikusan végzi.

66. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel,

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

67. A küldemények címzettje – ha érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a feladó szervezeti egységhez.

68. A papíralapú küldemény felbontásakor és az elektronikus irat megnyitása esetén ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

69. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

70. Ha a nyílt iratkezelésű küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a titkos ügyiratkezeléssel megbízott ügyiratkezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.

71. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítő lapon az átvétel dátumának feltüntetését, a Poszeidonban a beérkezés és bontás idejét köteles rögzíteni.

72. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy a küldeményhez mellékelt iraton feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

73. A küldemény borítékját véglegesen az irathoz kell csatolni, ha

a) az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

4. A küldemények érkeztetése

74. Érkeztetni – a Szabályzat rendelkezései szerint – csak a külső szervtől vagy személytől beérkező küldeményeket kell.

75. A küldemények érkeztetése a Központi Iratkezelő Iroda feladata, kivéve a közvetlenül a szervezeti egységhez beérkező papíralapú, illetve a szervezeti egységhez rendelt elektronikus postafiókra érkezett küldeményt, amelyet a címzett önálló szervezeti egység érkeztet. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

76. Az érkeztető szám a Poszeidon által generált, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám.

77. Papíralapú küldemények esetében az érkeztetés az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztető azonosító) kitöltésével történik.

78. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen – a vezető nyomtatással kapcsolatos döntése alapján a Poszeidon által generált küldeményborítón – vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

79. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – a Poszeidon érkeztető könyvében történik. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az érkeztetéssel az iktatás egyidejűleg megtörténik.

80. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az irathoz rendelni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

81. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Poszeidon „Érkeztetés” vagy „Iktatás” menüjében a „Beküldő szervezet neve” adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

82. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

83. Az elektronikus postafiókra érkezett irat érkeztetését az illetékes önálló szervezeti egység végzi. Az elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum), online kitöltésű beadvány ügyfélkapun vagy hivatali kapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. Az illetékes szervezeti egység Poszeidonba becsatornázott hivatali kapujára beérkező elektronikus iratokat, az azokhoz tartózó visszaigazolásokkal együtt az iratkezelési szoftver automatikusan kezeli.

84. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

a) érkeztető azonosító,

b) érkeztető neve,

c) küldemény adathordozója (papíralapú, elektronikus),

d) beérkezés módja,

e) beküldő neve,

f) beérkezés időpontja,

g) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

h) címzett szervezet,

i) irat tárgya,

j) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését,

k) ha a küldemény iktatószámmal rendelkezik, akkor hivatkozási szám.

85. Az elektronikusan érkezett küldeményt érkeztetés vagy iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

86. Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni kell.

87. A hibás fájlnévvel ellátott vagy megnyithatatlan (olvashatatlan) küldemény észlelése esetén a címzett fél haladéktalanul értesíti a feladót az újraküldés mielőbbi teljesítésének érdekében. Ha az elektronikusan érkezett küldemény olvashatatlansága a címzetti fél informatikai infrastruktúrájának hiányából eredeztethető, gondoskodik a központi szolgáltatóhoz történő bejelentésről.

88. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

89. Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték irathoz történő hozzárendelésével is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben (levelező rendszer, webböngészős felület, Poszeidon, szakrendszer) automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

90. Azt a küldeményt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a miniszter feladatkörét érinti.

5. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

91. Az irat (bejövő küldemény, helyben keletkezett, belső irányú vagy kimenő irat) iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

92. Ha az iratnak tárgyévben van előzménye, akkor azt a tárgyévben keletkezett főszám következő alszámára kell iktatni.

93. Ha a küldemény vagy helyben keletkezett, illetve belső irányú és kimenő irat nyilvántartásba vételekor keletkezett főszámnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, akkor az iratot főszámként kell iktatni és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, valamint rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat (befoglalt ügyirat) iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat (befoglaló ügyirat) iktatószámát. Amennyiben az új ügyiratnak a korábbi év(ek)ben van előzménye, abban az esetben az iratkezelési szoftverben iktatáskor a „Szerelendő ügyirat” mező kitöltésével hozzárendelhetjük az új ügyirathoz az előzményt (szerelés). Ebben az esetben az iratkezelési szoftver az ügyiratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Szükség esetén különböző ügyiratok utólag is összeszerelhetők az iratkezelési szoftverben. A szoftverben egymáshoz rendelt ügyiratokat fizikailag is össze kell szerelni és minden esetben az utóbb keletkezett főszámon kell a továbbiakban kezelni. Korábbi év(ek) főszámát tárgyévre átvinni nem lehet, az ügyiratot minden esetben a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni.

94. Ha az előzményezés során kiderül az iratról, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az érkeztető könyvben, az iktatókönyvben, illetve a küldeményborító vagy az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.

95. Ha az ügy lezárását követően az összetartozó ügyiratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt a Poszeidonban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés a Poszeidon megfelelő rovatában („Befoglaló ügyirat”) az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

6. Szignálás

96. Az ügyiratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

97. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, előzményének iktatószáma alapján automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben az iratot közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani, akinek feladata az irat kezelésének következő fázisát végrehajtani. A szignálásra jogosult vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja, módosíthatja.

98. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző illetékes az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. határidő, sürgősségi fok, kiadmányozás előtt lássa rovat töltése), amelyeket a szignálás idejének megjelölésével – nyomtatása esetén – a küldeményborítóra vagy az előadói ívre, azok hiányában az iratra jegyez fel és aláírja.

99. A kiszignált iratot minden szignálás előtt meg kell vizsgálni abból a szempontból is, hogy azokat valóban a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervezeti egység részére továbbították-e. Kétség esetén az iratot továbbítani kell, azonban ezzel párhuzamosan az első szignáló fél részére jelezni kell, hogy szignálási utasítását vizsgálja felül. A szignáló ennek ismeretében felülvizsgálhatja álláspontját. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős. Ha az ügy intézése több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

100. Egyéb, ügyintézéssel kapcsolatos elvárások:

a) a költségvetési vonzatú iratokon a pénzügyi ellenjegyzés kötelező,

b) „sürgős” jelzés csak rendkívül indokolt esetben kerülhet az előadói ív megfelelő rovatába,

c) a szolgálati út maradéktalan betartása minden esetben kötelező,

d) az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármilyen releváns kezelési feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap vagy grafitceruzával írt kezelési feljegyzés) tilos, ezeket – nyomtatásuk esetén – a küldeményborító vagy előadói ív megfelelő rovatában kell rögzíteni, azok hiányában az iraton.

101. Az ügyintézési határidő

a) Az ügy ügyintézési határidejének rögzítése az iktatáskor történik. Ha az ügyet érintő határidő változik, úgy – a szervezeti egység vezetőjének hozzájárulása mellett – a főszám (ügy) határidejének módosítása szükséges a Poszeidonban.

b) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. Az egyedi ügyintézési határidőket a szolgálati út ismeretében, kellő előrelátással úgy kell meghatározni, hogy az ügy elintézéséhez szükséges további teendők (egyeztetések, vezetői aláírások stb.) elvégzésére is kellő idő maradjon. Ügyintézési határidő meghatározásakor az Ákr. vonatkozó rendelkezéseit kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve, ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak felettese.

c) A fenti határidők nem vonatkoznak a „sürgős” jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb az ügyiraton jelzett határidőn belül kell elintézni.

d) A szervezeti egységeknél a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetve annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.

e) A szervezeti egység vezetője köteles szervezeti egységén belül ellenőrizni a határidők betartását.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

1. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek

102. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe iktatással, érkeztető könyvbe érkeztetéssel vagy egyéb nyilvántartásba történő rögzítéssel – megvalósuljon, az irat visszakereshetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen. Ennek megfelelően a Poszeidon az irat teljes életútját végigkíséri, az általa generált kézbesítő lappal pedig a papíralapú iratok mozgásának dokumentálását is biztosítja.

103. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) elektronikus iktatókönyvek (az iratok nyilvántartására),

c) a név- és tárgymutató (az iktatókönyv részeként),

d) a Poszeidon üzemzavara esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,

e) kézbesítőlap (más önálló szervezeti egység részére, illetve az ügyintézők részére történő átadásra),

f) kézbesítőkönyv (más önálló szervezeti egység részére, illetve minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

g) futárjegyzék,

h) küldeményborító,

i) előadói ív,

j) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

k) bélyegző nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására).

2. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)

104. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

105. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyveket kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

106. A minisztérium iktatókönyvei:

a) központi iktatókönyv (ITM),

b) szerződések iktatókönyve (ITM_SZERZ),

c) humánigazgatás iktatókönyve (ITM_HUM).

107. Az iktatás során a kiválasztott iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót (bejövő irat esetén),

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,

e) az expediálás időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (amennyiben van),

i) a mellékletek számát, típusát (amennyiben van),

j) az ügyintéző és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát (amennyiben van),

m) az iratkapcsolatokat (csatolást, szerelést, amennyiben van),

n) kezelési feljegyzés (pl. ügyintézés határideje és módja, visszaérkezés, egyéb megjegyzés),

o) az irattári tételszámot (legkésőbb az ügyirat irattárba helyezése előtt vagy az iktatás során a papíralapú iraton, ha a közfeladatot ellátó szerv a megőrzési kötelezettséget az iratról az Eür. és a Másolatkészítési Szabályzat szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesíti).

108. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben újakat kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni.

109. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az Eür.-ben meghatározottak szerint archivált változatát.

110. A felvitt iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a 28. pontban meghatározottak figyelembevételével – a minisztérium munkatársainak számára hozzáférhetővé kell tenni.

111. Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről, illetve archiválásáról a központi szolgáltató gondoskodik.

3. Az előadói ív és a küldeményborító

112. Az ügyvitel segédeszközeként:

a) az iratok iktatásának, érkeztetésének és egyéb nyilvántartási adatainak a rögzítésére,

b) az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására és

d) a címzett szerv vagy szervezeti egység részére feladott, eredeti és másodlati példány(ok) elhelyezésének biztosítására

– a vezető döntése alapján – a 114–115. pontban meghatározottak figyelembevételével előadói ívet, illetve küldeményborítót kell használni. Az előadói ívet és a küldeményborítót a hozzá tartozó iratokkal együtt kell kezelni.

113. Nyomtatása esetén az előadói ívet és a küldeményborítót a Poszeidon generálja a felhasználó által rögzített adatok alapján. Az előadói ív nyomtatása a kezdő irat (főszám) keletkezésekor, illetve abban az esetben kötelező, ha a vezető a szolgálati útvonal biztosítása érdekében elrendelte az előadói ív „Kiadmányozás előtt lássa” rovatának töltését.

114. A küldeményborító A/4-es méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját a 3. függelék 1. iratmintája tartalmazza. A borító fejlécében a minisztérium neve szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó a küldemény érkeztetése vagy szignálást követően, iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon a küldeményborító generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan kitölti a(z):

a) Érkeztető szám,

b) Iktatószám (ha a bejövő irat iktatása a korábbi érkeztetés alapján történik),

c) Érkeztetés dátuma,

d) Beküldő szervezet/személy,

e) Hivatkozási szám,

f) Címzett szervezeti egység,

g) Tárgy,

h) Csatolt irat,

i) Irattári tételszám

rovatot.

115. Az előadói ív A/3-as méretű nyomtatvány, amelynek a mintáját a 3. függelék 2. iratmintája tartalmazza. Az ív fejlécében a minisztérium címere szerepel, az alatta lévő rovatokban pedig azok az adatok kerülnek feltüntetésre, amelyeket a Poszeidon felhasználó az irat iktatása során rögzített az alkalmazásban. A Poszeidon az előadói ív generálása során – alábbi zárójeles részekben feltüntetett adatok kivételével – automatikusan kitölti a(z):

a) Iktatószám,

b) Határidő,

c) Hivatkozási szám (ha rendelkezésre áll, illetve a felhasználó a Poszeidonban iktatáskor rögzítette),

d) Létrehozó szervezeti egység,

e) Vezető (manuálisan kitöltendő),

f) Tárgy,

g) Sürgősség jelzése (ha a vezető arról rendelkezett, manuálisan kitöltendő),

h) Iratkapcsolatok (ha a felhasználó a szerelést vagy csatolást a Poszeidonban is elvégezte),

i) Ügyintéző,

j) Irattári tételszám (ha a felhasználó már az iktatás során rögzítette a Poszeidonban),

k) Az ügyirat teljes, irattározást jóváhagyom (manuálisan kitöltendő: olvasható aláírás, dátum),

l) Kiadmányozás előtt lássa (ha kitöltését az ügy adott fázisa igényli és a vonatkozó műveletet a felhasználó a Poszeidonban elvégezte),

m) Kezelési feljegyzés (ha szükséges, manuálisan kitöltendő),

n) Elküldve (manuálisan kitöltendő)

rovatot.

4. Az iktatószám

116. Az irat iktatószáma tartalmazza a keletkeztető önálló szervezeti egység azonosítóját/főszámot-alszámot/az irat keletkezésének aktuális évszámát/iktatókönyv jelölésére vonatkozó adatokat (pl. IBF/342-1/2021-ITM), amely egy adategyüttesként kezelendő. Az azonosítók és jelölések kiadását, valamint Poszeidonban történő rögzítését az Igazgatási és Biztonsági Főosztály biztosítja.

117. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat ügyiratként, egy iktatószámon, annak főszámra és alszámra bontásával kell nyilvántartani oly módon, hogy új főszámon kell nyilvántartásba venni a kezdőiratot, és a főszám alszámain kell nyilvántartani az ugyanazon ügyben keletkező további iratokat.

118. Gyűjtőszámon iratnyilvántartást vezetni nem lehet. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.

119. A főszámokat és az ügyirathoz tartozó iratfordulatokat a főszám alatt kiadott alszámokon folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben generálja a Poszeidon.

120. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal (főszám) kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

5. Az iratok iktatása

121. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – „Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása” alcímben meghatározottak figyelembevételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, érkeztetéssel és iktatással kell nyilvántartani. Az irat abban az esetben iktatandó, ha azt adott szervezet működésének, illetve feladat- és hatáskörének szempontjából lényegesnek minősítik, ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését elrendelik. Saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

122. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok alszámnak minősülnek, iktatásuk a főszámra történik.

123. Téves iktatással kapcsolatos műveletek elvégzése esetén a Poszeidon a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja.

124. Papíralapú, bejövő irat iktatása során az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton kell elhelyezni és rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

125. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium nevét,

a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,

b) az érkeztető- és iktatószámának, valamint

c) a mellékletek számának

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

126. A papíralapú irat iktatószámát a mellékletre – „Melléklet a(z) ... számú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni.

127. Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok – alszámok másodlatainak – létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.

128. Az ügyiratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja.

129. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

130. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

131. Az ügyirat tárgya, illetve az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét.

6. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

132. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) a munkaügyi nyilvántartásokat,

b) a bérszámfejtési iratokat,

c) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

d) egészségügyi dokumentációkat,

e) tervdokumentációkat.

133. A tananyagokat, tájékoztatókat, meghívókat, a nem szigorú számadású bizonylatokat, nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésszámla-kivonatokat, számlákat csak érkeztetni kell.

134. A visszaérkezett elektronikus tértivevényeket a Poszeidon az 58. pontban foglaltaknak megfelelően kezeli. A hivatali kapun beérkező elektronikus nyugtákat a Poszeidon automatikusan érkezteti, a visszaigazolásokat, rendszerüzeneteket a kimenő irat iktatószámához rendeli.

135. Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) sajtótermékeket,

b) reklámanyagokat,

c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,

d) könyveket,

e) közlönyöket,

f) üdvözlő lapokat.

7. Az elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése

136. A minisztériumhoz benyújtott papíralapú iratokat érkeztetést követően a Központi Iratkezelő Iroda munkatársai, a szervezeti egységhez közvetlenül benyújtott iratokat az érintett szervezeti egységnél érkeztetést követően dokumentumszkenner segítségével [figyelemmel a Szabályzat 2. függelékében, illetve a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében felsoroltakra] digitalizálják, majd manuálisan rendelik hozzá a Poszeidonban a megfelelő iktatószámhoz és azokat elektronikusan hitelesítik (hiteles másolat).

137. Az elektronikus ügyintézés biztosítása érdekében a kimenő papíralapú iratokat kiadmányozást követően a keletkeztető szervezeti egység munkatársai – amennyiben a szervezeti egység még nem rendelkezik saját hivatali kapuval – dokumentumszkenner segítségével digitalizálják, majd küldik meg a Központi Iratkezelő Iroda elektronikus postafiókjára Poszeidonba történő feltöltés, hitelesítés, illetve hivatali kapus kézbesítés céljából.

138. A digitalizált fájlok PDF formátumban – biztosítva a papíralapú formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

139. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli, nem digitalizálható papíralapú iratok körét a Szabályzat 2. függeléke határozza meg.

8. Az iratok ügyintézésre továbbítása, az irat kiadása, átadása

140. Az irat kiadásakor, átadásakor az ügyiratkezelő a Poszeidon által generált kézbesítőlappal vagy egyéb, az átadás-átvételt dokumentáló irat rovatainak kitöltése után, az átvevő olvasható aláírásának ellenében adja át az iratot.

141. Az ügyiratkezelőnek kell átadni:

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézőnek,

b) másik önálló szervezeti egységnek átadásra,

c) külső szervnek továbbításra, valamint

d) a határidő-nyilvántartásba és irattárba kerülő iratokat.

142. Az átvétel igazolása papíralapú irat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzése és az átvevő aláírása ellenében történik.

143. Ha az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatás céljából, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, a papíralapú iratok átadás-átvételét az kézbesítőkönyvben, illetve a kézbesítőlapon aláírással kell igazolni. A Poszeidonban a továbbítást a „Postázás” funkció használatával kell elvégezni, az átvétel időpontját és tényét a szerepkör használata során a Poszeidon automatikusan rögzíti.

144. A minisztérium más önálló szervezeti egységéhez kiadmányozás előtti láttamozásra, előzetes jóváhagyásra csak azokat az iratokat továbbíthatja az ügyiratkezelő vagy ügyintéző, amelyek szignálása során a vezető külön elrendeli az előadói ív erre vonatkozó rovatának töltését (a rovatba kronológiai sorrendben a soron következő címzettet kell felülről lefelé haladva feltüntetni). Ennek hiányában az ilyen iratokat az érintett önálló szervezeti egységekhez továbbítani nem lehet, azokat a szükséges aláírás biztosítása érdekében az ügyintézőnek vissza kell adni.

145. A „sürgős” vagy soron kívüli ügyintézést igénylő iratokat az ügyintéző kézbesítőlap kíséretében közvetlenül is átadhatja a minisztérium érdekelt önálló szervezeti egysége részére aláírás ellenében.

146. Több aláíró esetén az iratot sorrendben a következőnek, távolléte esetén a helyettesítésére kijelölt aláírónak kell megküldeni. Ha nincs kijelölt helyettes, a késedelem elkerülése érdekében a soron következő aláírónak kell az iratot átadni.

147. Ha a szervezeti egységnek a korábban átvett másodlati példányra az ügyintézés végeztével a továbbiakban nincs szüksége, azt vissza kell adni az ügy intézéséért szakmailag felelős önálló szervezeti egység (a főszámot birtokló szervezeti egység) részére.

9. Feljegyzés, kísérő feljegyzés, levél, körlevél

148. Az iratot feljegyzésként kell elkészíteni, ha címzettje a miniszter, az államtitkár, a helyettes államtitkár, vagy a minisztérium valamely önálló szervezeti egységének vezetője. A 150. pontban meghatározottak kivételével a feljegyzésből minden esetben egy példánnyal többet kell aláírásra előkészíteni, mint ahány címzett a feljegyzésben szerepel, mivel egy példány a készítő szervezeti egységnél marad (eredeti példány), a címzettek köre másodlati példányokat kap.

149. Külső szerv vagy természetes személyek részére küldött irathoz – attól függően, hogy az aláíró állami vezető vagy főosztályvezető – a kimenő levél formátumát kell használni, amelyeket a 3. függelék 3–4. iratmintái tartalmazzák.

150. Ha a felettes szervezeti egység vezetőjének (miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár) részére kell kimenő levelet vagy belső irányú iratot aláírásra előkészíteni, annak tervezetéhez kísérő feljegyzést kell összeállítani, amely az aláíráshoz szükséges releváns információkat hordozza (pl. az előzmények, tervezett intézkedések rövid leírása, jogi háttér, illetve javaslatok bemutatása). Ebben az esetben elegendő egy eredeti példány összeállítása, mivel a kimenő levél aláírását, majd expediálását követően a kísérő feljegyzést a készítő szervezeti egységnek ügyiratba történő beillesztésre vissza kell kapnia. Ha a kísérő feljegyzés olyan ügyben készül, amelynek már van főszáma, akkor a feljegyzést e főszám szerint kell alszámra iktatni. Az aláírásra előkészített levél nem lehet a kísérő feljegyzés melléklete, azt szintén főszámra vagy adott főszám szerinti alszámra kell iktatni.

151. A belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, digitalizált változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt, eredeti példányt a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell elhelyezni.

10. Kiadmányozás

152. Az iratok kiadmányozási rendjét a minisztériumi SzMSz részletesen szabályozza.

153. Az önálló szervezeti egységek vezetőinek feladata a szervezeti egységnél dolgozók kiadmányozási jogkörének megállapítása az ügyrendben. Az ilyen jogkörrel felhatalmazott dolgozókról az önálló szervezeti egységek vezetői – nevük, hivatali beosztásuk és a kiadmányozási jogkörük terjedelmét meghatározva, aláírásmintát mellékelve – kötelesek névjegyzéket összeállítani, amelynek egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére minden év elején, illetve személyi, szervezeti változáskor kell átadni. Az ügyiratkezelő csak olyan iratot vehet át továbbításra, illetve küldhet irattárba, amelyet az arra jogosult kiadmányozott.

154. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (aláírás bélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás bélyegző használatát a miniszter, illetve a közigazgatási államtitkár engedélyezi. Az engedélyező irat másolatát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére nyilvántartásba vétel érdekében meg kell küldeni. Az aláírás bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak, ezért az aláírás bélyegző csak kivételes esetben használható.

155. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány

a) a papíralapú irat esetében, ha

aa) azt a kiadmányozásra jogosult személy saját kezűleg aláírja és aláírása mellett kimenő irat esetében a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

ab) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

b) az elektronikus irat esetében ha

ba) a minisztériumban azt a kiadmányozási joggal rendelkező személy közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy az előírt esetekben időbélyeggel látta el,

bb) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják vagy

bc) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, közjegyző elektronikus aláírással látta el.

156. A minisztérium a kiadmány egy hiteles példányát köteles a központi irattárban az ügyirat részeként megőrizni. Az ügyintéző az általa készített eredeti, irattári példányt szignójával köteles ellátni.

157. A kiadmányozott irat eredeti – más önálló szervezeti egységnek vagy külső címzettnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia (ha előadói ív készül, az előadói ívben kell maradnia).

158. Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

159. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén, az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

160. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi”) kezelési utasítás is alkalmazható.

161. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy

b) a kiadmányozó aláírás bélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

162. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról az Eür., valamint a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvényben, illetve a Másolatkészítési Szabályzatban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

163. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról a Szabályzat VII. Fejezete rendelkezik.

164. A kiadmány továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

165. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

166. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot létrehozó önálló szervezeti egység vezetője vagy kiadmányozási jogkörrel felhatalmazott ügyintézője – figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra – a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

11. A papíralapú irat továbbítása, expediálása

167. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és esetleges mellékleteit az ügyiratkezelő részére. Az ügyiratkezelő csak teljes, kiadmányozott, és ha van, melléklettel ellátott iratot vehet át.

168. A szervezeti egységek ügyiratkezelői kötelesek

a) az iratot a címzettnek a Szabályzatban meghatározottak szerint, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül papír alapon továbbítani,

b) a Poszeidonban a továbbítással kapcsolatos műveleteket elvégezni (a Poszeidon „Nyugtázás” funkciója csak külső címzett részére történő továbbításkor használható),

c) az irat eredeti, irattári példányán vagy az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

169. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy másodlati példányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával. Ha a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy a címzettje, a záró részt követően az eljárásban résztvevők a „Kapják:” rovatban nem tüntethetők fel.

170. Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügyiratkezelő az elküldésre előkészített iratokat lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, az irat egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító kézbesítő lappal vagy kézbesítőkönyv vezetésével a kezelési utasításoknak megfelelően adja át (a „sürgős” jelölésűeket és a soron kívüli ügyintézését igénylőket haladéktalanul) a Központi Iratkezelő Iroda részére. A digitalizálható iratokat a szervezeti egységeknek a IV. fejezet 7. alcímében meghatározottaknak megfelelően kell kezelniük.

171. Az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú kézbesítő lapokat visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni a tárgyévet követő év végéig. Ezt követően selejtezési eljárás nélkül saját hatáskörben megsemmisíthetők.

172. Az azonos címzettnek szóló belső irányú iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

173. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) a küldő szerv megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a postázásra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. „s. k.” felbontásra, „sürgős”, ajánlva).

174. Az iratot a Központi Iratkezelő Irodán keresztül postán, kézbesítővel, személyesen vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

175. Ha a postázásra átadott iratok valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, AZ IRATTÁRI TERV, AZ IRATTÁRI TÉTELEK, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

1. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

176. Az ügyiratkezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé (Skontró). Az iratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az irat előadói ívén fel kell tüntetni.

177. A határidőt a Poszeidon megfelelő rovatában a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

178. Az ügyiratkezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve,

b) a határidőként megjelölt naptári napok és iktatószámok sorrendjében

elhelyezni, majd a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyben eljáró ügyintézőnek dokumentált módon kiadni.

179. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve a Poszeidon felhasználó az alkalmazás vonatkozó rovatában köteles rögzíteni.

2. Irattár

180. Az Igazgatási és Biztonsági Főosztály működteti a minisztérium központi irattárát, amely az önálló szervezeti egységek további ügyintézést nem igénylő, lezárt évkörű – az ügyirat teljességével kapcsolatos nyilatkozatot és az irattározást jóváhagyó olvasható vezetői aláírást tartalmazó – irattári tételszámmal ellátott iratainak selejtezését, levéltárba adás előtti vagy határidő nélküli őrzését szolgáló irattár.

181. A központi irattárba leadott selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő maradandó értékű iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata.

182. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

183. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18 °C hőmérsékletet.

184. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyisége(ke)t berendezni.

3. Irattározás és a központi irattár működése

185. Az irattározás a birtokló önálló szervezeti egység kötelezettsége.

186. Központi irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat lehetőség szerint el kell távolítani.

187. Az iratok központi irattár részére történő megküldését az előadói ív vonatkozó rovatának aláírásával és dátummal történő ellátását követően az önálló szervezeti egységnél vezető beosztásban lévő munkatárs engedélyezi. Irattározást jóváhagyni kizárólag lezárt évkörű ügyirat esetében – a 253. pontban foglaltak figyelembevételével – akkor lehet, ha az ügyirat teljes, vagyis az ügyben keletkezett összes alszámot tartalmazza.

188. Az irattárba küldés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön az irattár részére átadásra.

189. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelnie és selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartása mellett – kell megsemmisítenie.

190. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatában az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot fel kell tüntetnie, valamint az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie.

191. Az ügyben keletkezett alszámokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító alszám irattári tételszámát kell adni.

192. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni vagy lehetőség szerint feltölteni a Poszeidonba. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papíralapú másolatot kell készíteni vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

193. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal (10. iratminta) együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

194. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

195. Központi irattározás esetén a küldő a szervezeti egység ügyiratkezelője köteles ellenőrizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha az ügyiratkezelő hiányosságot észlel, az iratot visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak pótlásáról. Irathiány dokumentálása vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az irattáros irattározásra nem vehet át.

196. Az ügyiratkezelő, ügyintéző a központi irattárból iratot betekintésre, illetve az ügy folytatása (esetleges szerelése) esetén igényelhet vissza. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni, helyükre az átvevő által aláírt iratkiadó bizonylatot (9. iratminta) kell elhelyezni. Az irat kiadását és visszaérkezését a Poszeidon megfelelő rovatában is jelezni kell.

197. Az ügyintézés befejezését követően az iratot birtokló önálló szervezeti egység az iratokat fizikálisan, valamint a Poszeidonban dokumentáltan, visszakereshető módon iratjegyzékkel (a Poszeidon által generált kézbesítőlappal) adja át a minisztérium központi irattárának. Az iratok átadásakor a kézbesítőlapot két példányban kell elkészíteni. A példányokat az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző vagy ügyiratkezelő és a Központi Irattár munkatársa írja alá. A kézbesítőlap egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé.

198. A Központi Irattár munkatársai az iratokat irattári tételszámmal ellátva, eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve veszik át megőrzésre. A központi irattárban az iratokat keletkeztető szerv/évkör/az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és savmentes dobozban őrizni, amelyeken fentieket kell feltüntetni.

199. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

200. A hiányosan átadott iratot vagy kézbesítőlapot a Központi Irattár munkatársai nem fogadhatják be, azt annak pótlásáig az átadásért felelős személynek vissza kell küldeni.

201. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, szükség esetén az adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásban fel kell tüntetni a selejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

202. A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

203. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó típusa határozza meg:

a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségekben kell elhelyezni,

b) vegyes ügyiratok esetében az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben a Poszeidon háttérállományában archivált elektronikus irattal együtt kell biztosítani,

c) a Poszeidon háttérállományában tárolt elektronikus ügyiratot hozzáférés biztosításával (továbbítással), az irat kezelési jogosultságának automatikus átadásával végzi el a szervezeti egység, továbbá az ügyirat megjegyzés rovatában rögzíti, hogy a teljes ügyirat elektronikus,

d) a b) pontban meghatározott esetben az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában utalni kell az elektronikus formában archivált iratfordulatra.

204. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

205. A minisztérium központi irattáraként működő helyiségekbe belépni csak az Igazgatási és Biztonsági Főosztály munkatársainak jelenlétében vagy előzetes engedélyével lehet.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

206. A Szabályzat 1. függelékét az irattári terv képezi, amelynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

207. Az irattári terv általános és különös részre tagolódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a minisztérium alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

208. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

5. Az irattári tételek kialakítása

209. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig terjedő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

a) egy irattári tételbe csak azonos ügyviteli értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

210. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá

d) a belső utasításokból.

211. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési ideje a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel, a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határideje az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével került meghatározásra. Azon tételek esetében, amelyek jellegükből adódóan nem sorolhatók be egyértelműen a maradandó értékű vagy a selejtezhető kategóriába, a levéltár mintavételi eljárást kezdeményezhet.

212. Új irattári tétel létrehozására csak feladat- és hatáskör változás esetén az Igazgatási és Biztonsági Főosztály hozzájárulásával kerülhet sor.

213. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár és a belügyminiszter jóváhagyása szükséges.

214. Az irattári terv gondozása az Igazgatási és Biztonsági Főosztály feladata. E feladat végrehajtásának biztosítása érdekében a minisztérium szervezeti egységei az Igazgatási és Biztonsági Főosztályt haladéktalanul kötelesek az időközben történt feladat- és hatáskörváltozásokról írásban tájékoztatni.

6. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

215. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat lehetőleg évente, december 31-ig az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

216. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

217. Az irat selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

218. A selejtezést a küldeményborítón vagy az előadói íven feltüntetett irattári tételszám, illetve az ahhoz tartozó megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

219. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

220. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám szerinti csoportosítását.

221. A selejtezési jegyzőkönyvet a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával kell ellátni és 2 példányban szükséges elkészíteni, amelyeket iktatás után a Magyar Nemzeti Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A Magyar Nemzeti Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezési jegyzőkönyv (12. iratminta) kötelező melléklete a selejtezési iratjegyzék (13. iratminta).

222. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a szerv nevét, az iratselejtezés helyét és időpontját,

b) a selejtezést végző önálló szervezeti egység megnevezését,

c) a selejtezésben résztvevők nevét, beosztását, aláírását,

d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

e) az iratok évkörét (selejtezési iratjegyzéken is feltüntetésre kerül),

f) az iratok tárgyát (amennyiben azokról darabszintű jegyzék áll rendelkezésre),

g) a selejtezésre kiválogatott iratok terjedelmét (iratfolyóméterben),

h) az alapul vett jogszabályok, iratkezelési szabályzatok felsorolását,

i) az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

j) a körbélyegző lenyomatát,

k) a megsemmisítés időpontját,

l) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

223. A selejtezés és megsemmisítés tényét és időpontját a Poszeidon megfelelő rovatában rögzíteni kell, azonban az adatbázisából iratokat törölni tilos.

224. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételes (iktatószám, érkeztető szám) felsorolását, évkörét, tételszámát, az irattári tétel címét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

225. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban szereplő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

226. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

227. A Magyar Nemzeti Levéltár selejtezési engedélyének birtokában a selejtezést koordináló önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és a biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

228. Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, haladéktalanul értesíteni kell az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét. A káreseményről jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet soron kívül meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. A közlevéltár véleményének kikérésével a szervnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

229. A selejtezett – papírzsákban elhelyezett – iratanyag megsemmisítésre történő elszállítását a Központi Irattár munkatársai koordinálják.

230. A papírzsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

231. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a Poszeidonból a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokkal bővült iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a szakmai alkalmazásgazda elektronikus adathordozóra archiválja és megküldi az Igazgatási és Biztonsági Főosztály részére. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár munkatársainak közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

7. Az iratok levéltárba adása

232. Nem selejtezhető iratainak teljes és lezárt évfolyamait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – a minisztérium a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig, előzetes egyeztetést követően a Magyar Nemzeti Levéltárnak átadja.

233. A Magyar Nemzeti Levéltár számára átadandó iratokat ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében – annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt – teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

234. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratokra a minisztériumnak ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül, további tíz évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő tíz éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb további tizenöt év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi.

235. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az iratátadás-átvételi jegyzéket (15. iratminta) és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a Magyar Nemzeti Levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

236. A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő elektronikus vagy vegyes ügyiratok esetében az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben foglaltaknak megfelelően kell eljárni.

237. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Poszeidonban rögzíteni kell és az irattári segédleteken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖR-VÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

1. Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

238. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkör-változása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

239. Hivatalátadás esetén az erről készült iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

240. Az iratkezelési folyamat szereplőit (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

241. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

242. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Nemzeti Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

2. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

243. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

244. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv részére kell átadni.

245. Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

246. Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst kell rögzíteni.

247. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, irataikat a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani. Ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

248. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

249. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

3. Munkakörátadással kapcsolatos rendelkezések

250. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, ügyiratkezelő) vagy, aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A szervezeti egységek a személyi változásokról az adatgazdát értesítik, illetve kezdeményezik a Poszeidonban a jogosultságok érvénytelenítését.

251. A minisztérium vezetői és ügyintéző állományú dolgozói kormányzati szolgálati jogviszonyuk bármely okból történő megszűnésekor vagy tartós távollét (fizetés nélküli szabadság), illetve más minisztériumi szervezeti egységhez történő áthelyezéskor kötelesek a náluk lévő iratokat leadni, azokkal elszámolni.

252. Az elszámolási kötelezettség teljesítését a Központi Irattár munkatársa az „Elszámolólap” vonatkozó rovatának aláírásával igazolja.

253. A fel nem lelhető ügyiratokról az önálló szervezeti egység vezetője feljegyzésben tájékoztatja az Igazgatási és Biztonsági Főosztály főosztályvezetőjét.

254. A fel nem lelhető alszámos iratokról az ügyiratkezelő vagy ügyintéző az irathiánnyal kapcsolatos – vezető és ügyintéző által olvashatóan aláírt, dátummal ellátott – nyilatkozatot az ügyiratban elhelyezi, majd a Poszeidon megfelelő felületén a „Megjegyzés”, illetve az előadói ív „Kezelési feljegyzés” rovatában a nyilatkozat elhelyezésére vonatkozó szöveget rögzíti. Amennyiben az alszámos irat elektronikus állomány(ok)ból áll, a fel nem lelhető az irathiánnyal kapcsolatos – vezető és ügyintéző által olvashatóan aláírt, dátummal ellátott – nyilatkozatot digitalizálást követően a Poszeidonba, az alszám mögé kell feltölteni, majd az ügyirat „Megjegyzés” rovatában az erre vonatkozó szöveget rögzíteni.

255. Folyamatban lévő ügyek esetében a szervezeti egység vezetőjének haladéktalanul új ügyintéző kijelöléséről kell gondoskodni. A távozó és az újonnan kijelölt ügyintézők a vezető felügyelete mellett bonyolítják le az iratok átadás-átvételét.

256. Az elszámolási kötelezettség nem teljesítése vagy új ügyintéző kijelölésének elmaradása esetén az ügyintéző nevén lévő iratok az önálló szervezeti egység vezetőjének nevére kerülnek átírásra, annak dokumentálása mellett.

257. Állami vezető távozásakor titkársága köteles a titkárságon fellelhető iratokat áttekinteni, a folyamatban lévő ügyeket az arra jogosult vagy kijelölt személynek, illetve az iratot készítő önálló szervezeti egységnek az átadás-átvétel dokumentálása mellett átadni. Az érdemi ügyintézést nem igénylő iratokat jegyzék kíséretében a Központi Irattár munkatársainak kell átadni.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

1. Bélyegzők

258. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország címerével ellátott körbélyegző. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az Innovációs és Technológiai Minisztérium, alul a sorszám szerepel.

259. A minisztérium kijelölt szervezeti egysége a külpolitikáért felelős miniszter által a külföldi felhasználásra szánt közokiratok felülhitelesítésének szabályairól szóló 468/2017. (XII. 28.) Korm. rendelet előírásai alapján, az okirat külföldi felhasználhatósága érdekében a közbenső felülhitelesítéshez angol nyelvű, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használ. A körbélyegzőn felül a „Ministry for Innovation and Technology”, alul az önálló szervezeti egység hivatalos megnevezése angol nyelven és a körbélyegző sorszáma szerepel.

260. A körbélyegzőket – a lenyomatában is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani. Nyilván kell tartani a használatban lévő aláírás bélyegzőket is. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

261. Körbélyegző az állami vezető, illetve a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

262. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Igazgatási és Biztonsági Főosztály Biztonsági Osztálya gondoskodik.

263. A szervezeti egység vezetője gondoskodik

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá, ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

264. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

265. Ha a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

a) írásban értesíti az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjét, aki gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

b) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

c) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

266. Az aláírás-bélyegzőre vonatkozó rendelkezések a 154. pontban kerültek feltüntetésre.

2. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

267. Az önálló szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles:

a) szükség szerint ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az iratok irattárba helyezésére,

b) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

c) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének.

268. Az önálló szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az Igazgatási és Biztonsági Főosztály vezetőjének meg kell küldenie.

269. Az iratkezelés általános felügyeletének gyakorlása során az Igazgatási és Biztonsági Főosztály betartatja az iratkezelésre vonatkozó szabályokat és ellenőrzi azok betartását.

3. A nyilvántartásba vétel szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

270. A Poszeidon üzemzavara esetén az adatgazda soron kívül értesíti a központi szolgáltatót a hiba minél hamarabb történő elhárítása érdekében, továbbá az iktatóhelyeket a rendszer leállásáról, valamint arról, hogy az üzemzavar idejére a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

271. Papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni abban az esetben, ha bármely oknál fogva az ügyiratkezelők számára a Poszeidonhoz való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

272. A „sürgős” jelöléssel ellátott és soron kívüli ügyintézést igénylő – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető könyvben (ÜZ_ÉRK/181/2021) kell nyilvántartásba venni, illetve iktatókönyvben (pl. IBF/342-1/2021/ÜZ) kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztető- és iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről és az egyéb azonosítók nyilvántartásáról az Igazgatási és Biztonsági Főosztály gondoskodik. Azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

273. Ha a Poszeidonban használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ÜZ azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

274. Az üzemzavar megszűnését követően minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot a Poszeidonba át kell vezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban az iktatószámok egymásra hivatkozásával kell jelezni.

275. Üzemzavar esetén használt iktatókönyvben a zárást az év végén iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lapra fel kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását – úgy, mint megnyitását – az önálló szervezeti egység vezetőjének, ügyiratkezelőjének aláírása és a körbélyegző lenyomata hitelesíti. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

276. Az üzemzavar megszüntetését követően az adatgazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és a Poszeidonban történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett iratokat, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

277. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

278. A minisztérium hivatali kapuira, szakrendszereibe érkező

a) elektronikus levél és csatolmánya,

b) hivatali tárhely részszolgáltatásához kapcsolódóan törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett közvetlenül kitöltött küldemény

érkeztetését a Poszeidonban kell végrehajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén visszaigazolás biztosításával kell kezelni. Ezeket az alkalmazás, illetve a webböngészős felület automatikusan rögzíti.

279. A minisztérium elektronikus postafiókját a központi szolgáltató működteti.

280. A központi szolgáltató által biztosított személyes postafiókba nem vezetőjétől érkező hivatalos levelet a felhasználó köteles a megfelelő hivatalos fiókba továbbítani, azt kitörölnie tilos. Személyes fiókból hivatalos levelet közvetlenül az iktatás megkerülésével más szervezeti egység részére továbbítani tilos, csak a nem iktatandó levelek továbbítása engedélyezett ilyen módon.

281. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – nyilvántartásba vételt megelőzően – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

282. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzésével kapcsolatos előírást „A küldemények érkeztetése” alfejezet tartalmazza.

283. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem, de a központi szolgáltatót értesíteni kell. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

284. Ismeretlen vagy ismert feladótól érkező, de értelmetlen tárgyat tartalmazó levelet (amely értelmetlen csatolmányt is tartalmaz vagy idegen nyelven íródott) megnyitni tilos. A központi szolgáltatót erről értesíteni kell, aki dönt a levél veszélyességéről.

285. A miniszter feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető elektronikus levelet a Poszeidonban érkeztetni, illetve iktatni kell és a továbbiakban lehetőség szerint az iratkezelési szoftver által generált nyilvántartási számhoz kapcsolódóan elmenteni, a rendszer háttérállományában tárolni. A faxot postai úton megküldött iratként kell kezelni, nyomtatást követően a Poszeidonban kell nyilvántartásba venni.

286. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat webböngészős felület használatával vagy – gépi interfész kapcsolat esetén – a Poszeidon „Csoportos postázás” kézbesítési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

287. Az elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát az Eür. 55. §-ában foglaltaknak megfelelően kell a címzett részére megküldeni.

288. Elektronikus iratot természetes személynek csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.

289. Elektronikus úton érkezett irat beérkezését és küldött irat továbbítását az időpontjának, a beérkezés és továbbítás módjának és adathordozójának megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe. Poszeidon használata során ezeket a rendszer automatikusan rögzíti.

290. Ha az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül hagyományos postai úton kell megküldeni a címzettnek.

291. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 2. függelékében felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

292. Elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a központi szolgáltatónak kell jelezni.

293. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

1. függelék a 28/2021. (XII. 22.) ITM utasításhoz

Az Innovációs és Technológiai Minisztérium irattári terve

Az irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jelek összetevői:

1) Tételszám:

a) mind az általános mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész, (valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó);

ITM (minisztérium betűjele) = Különös rész;

b) a különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2) Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3) Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.

A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

TARTALOMJEGYZÉK

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A100	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A200	Szervezet és működés
A300	Ügyvitel
A400	Humán erőforrás és munkaügyek
A500	Gazdasági ügyek
A600	Fejezeti költségvetés
A700	Belső ellenőrzés
A800	Informatika
A900	Biztonság
A1000	Kommunikáció, sajtó, média

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
ITM100	Nem európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
ITM200	Területfejlesztéssel kapcsolatos iratok
ITM300	Közlekedéssel kapcsolatos iratok
ITM400	Közlekedésfejlesztési Operatív Programokkal (KIOP, KÖZOP, IKOP, CEF) kapcsolatos iratok
ITM500	Program monitoring és pénzügyekkel kapcsolatos iratok
ITM600	Közúti és kötöttpályás projektekkel kapcsolatos iratok
ITM700	CEF programmal kapcsolatos iratok
ITM800	Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Programokkal (KEOP, KEHOP, Kohéziós Alap) kapcsolatos iratok
ITM900	Klíma- és energiapolitikával kapcsolatos iratok
ITM1000	Klímavédelmi hatósági iratok
ITM1100	Audiovizuális politikával kapcsolatos iratok
ITM1200	Infokommunikációval kapcsolatos iratok
ITM1300	Elektronikus hírközléssel kapcsolatos iratok
ITM1400	Fogyasztóvédelemmel kapcsolatos iratok
ITM1500	Kiemelt infrastruktúrákkal kapcsolatos iratok
ITM1600	Nemzetközi kapcsolattartással és Európai Uniós működéssel kapcsolatos iratok
ITM1700	Miniszter irányítása, illetve szakmai irányítása alá tartozó szervekkel kapcsolatos iratok
ITM1800	Miniszter felügyelete, tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó egyes szervekkel kapcsolatos iratok
ITM1900	Vasúti közlekedési hatósági feladatellátással kapcsolatos iratok
ITM2000	Hajózási hatósági iratok
ITM2100	Légiközlekedési hatósági iratok
ITM2200	Hatósági koordinációs iratok
ITM2300	Közúti jármű hatósági iratok
ITM2400	Közúti gépjármű-közlekedési hatósági iratok
ITM2500	Törölt ügykörtípus
ITM2600	Törölt ügykörtípus
ITM2700	Vasúti igazgatási, engedélyezési és utasjogi iratok
ITM2800	Közúti közlekedési ellenőrzési hatósági iratok
ITM2900	Másodfokú hatósági és felügyeleti eljárások iratai
ITM3000	KÖFOP fejlesztéssel kapcsolatos iratok
ITM3100	A Nemzeti tengelysúly és kapcsolódó ellenőrzéseket támogató hálózat kialakítása projekttel kapcsolatos iratok
ITM3200	Szakképzés, felnőttképzés iratai
ITM3300	Az európai uniós állami támogatási szabályoknak való megfelelés biztosításához kapcsolódó iratok
ITM3400	Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok
ITM3500	Iparügyekkel kapcsolatos iratok
ITM3600	Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai
ITM3700	Kereskedelemmel kapcsolatos ügyek
ITM3800	Egészségiparral kapcsolatos ügyek
ITM3900	Kiterjesztett gyártói felelősségi rendszerrel, termékdíjjal, betétdíjjal és hulladékhasznosítással kapcsolatos iratok
ITM4000	A felsőoktatással, valamint a felsőoktatási kutatás-fejlesztési és a tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok
ITM4100	Európai uniós fejlesztési források felhasználásához kapcsolódó fejlesztéspolitika szabályozásának, kialakításának, felhasználásának, ellenőrzésének iratai
ITM4200	Fenntarthatósággal kapcsolatos iratok
ITM4300– 4400	Foglalkoztatáspolitikával kapcsolatos iratok
ITM4500	Innovációs és kutatásfejlesztési ügyek
ITM4600	Hulladékgazdálkodási hatósági feladatokkal kapcsolatos iratok

1R05655_2

Tételszám	Általános rész	Selejtezési idő (év)	Lt.
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A101	A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai	N	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok	5	–
A107	Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	N	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–
A111	A minisztérium Covid–19 járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek	N	15
A112	Covid–19 járvánnyal kapcsolatos háttéranyagok (döntés-előkészítő anyagok, adatszolgáltatások, tájékoztatások, döntés-előkészítő megismerési céllal továbbított dokumentumok)	10	–
A113	Más minisztérium, szerv Covid–19 járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek	5	–
Szervezet és működés
A201	Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	N	HN
A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz)	N	15
A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	N	15
A204	Belső utasítások, körlevelek	N	HN
A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	N	15
A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	N	15
A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet, üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál	N	15
A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál	5	–
A210	Közigazgatási Államtitkári Értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál	N	15
A211	Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
A212	Közigazgatási Államtitkári Értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál	5	–
A213	Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál	N	15
A214	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	N	15
A215	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál	5	–
A216	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	N	15
A217	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
A218	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	N	15
A219	Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
A220	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok	N	15
A221	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A222	A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek	N	15
A223	Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A224	A miniszter irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok	5	–
A225	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	N	15
A226	Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A227	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	N	15
A228	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A229	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai	N	15
A230	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
A231	Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	N	15
A232	Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	N	15
A233	Civil szférával (hazai és nemzetközi civil szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	N	15
A234	Civil szférával (hazai és nemzetközi civil szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A235	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A236	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A237	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
A238	A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A239	Központi államigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A240	Központi államigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
A241	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal, stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
A242	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	15	–
A243	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A244	Gazdasági társaságokban, felügyelő bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	N	HN
A245	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
A246	Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
A247	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–
A248	OSAP statisztikai adatgyűjtéssel és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A249	Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos iratok	5	–
A250	Jogszabályban meghatározott és egyéb adatszolgáltatások, értesítési kötelezettségek	5	–
A251	Belföldi jogsegély	5	–
A252	Hatáskör, illetékesség hiányában átadásra kerülő ügyek (áttétel)	5	–
Ügyvitel
A301	Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	N	15
A302	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén	10	–
A303	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
A305	Főnyilvántartó könyv	N	HN
A306	Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)	N	15
A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után	3	–
A308	Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, kézbesítő lap, kézbesítőkönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	2	–
A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	15	–
A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	N	HN
A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	N	HN
A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A315	A központi irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)	N	HN
A316	A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	N	HN
A318	Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	N	HN
A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–
A320	Kizárólag érkeztető számmal rendelkező, nem iktatandó küldemények	1	–
A321	Hivatali kapu iratai	5	–
A322	Ügyvitelt érintő, máshova nem sorolható jegyzőkönyvek, emlékeztetők	5	–
Humán erőforrás és munkaügyek
A401	Foglalkoztatási jogviszony létesítésével kapcsolatos személyügyi iratok	10	–
A402	Foglalkoztatási jogviszony fennállása alatt keletkezett iratok (kinevezés-módosítások, értesítések, tájékoztatások stb.)	10	–
A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő, szervezeti egységeknél keletkezett egyéb iratok, kezdeményezések	2	–
A404	Külszolgálat, nemzeti szakértők, nemzetközi álláspályázatok, európai uniós ösztöndíjprogram	2	–
A405	Ösztöndíjprogrammal és szakmai gyakorlattal kapcsolatos iratok	2	–
A406	A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A407	A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag)	A kormány- tisztviselői jogviszony megszün- tetéstől számított 50 év	–
A408	A vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*¹	–
A409	A személyügyi nyilvántartással kapcsolatos megkeresések és adatszolgáltatások	5	–
A410	A fegyelmi, kártérítési és etikai eljárások iratai	10	–
A411	Kitüntetéssel és elismeréssel kapcsolatos iratok	5	–
A412	Foglalkoztatási jogviszony ideje alatt történő képzésekkel, továbbképzésekkel, közigazgatási vizsgákkal és konferenciákkal kapcsolatos iratok	3	–
A413	Tanulmányi szerződések és azok módosításainak irattári példányai	A képzés befejezését követő vállalt idő után 5 év	–
A414	Lakásügyi, szociális, esélyegyenlőségi, egészségügyi, jóléti (rekreációs) és nyugállományba vonultak ügyeivel kapcsolatos iratok	5	–
A415	Érdekegyeztetéssel, érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	N	15
A416	Közérdekből nyilvános adatok közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A417	Munkahelyi balesetekkel kapcsolatos iratok	5	–
A418	Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésével és megszűnésével kapcsolatos iratok	10
A419	Háttérintézmények miniszteri munkáltatói jogkörbe tartozó jogviszony létesítésével, módosításával és megszüntetésével kapcsolatos iratok	10	–
A420	Háttérintézmények és gazdasági társaságokkal kapcsolatos egyéb személyügyi iratok	10	–
A421	Miniszteri biztosok ügyeivel kapcsolatos iratok	10	–
Gazdasági ügyek
A501	Beszerzésre, anyagjavítás igénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	8	–
A502	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére vonatkozó (kisebb értékű) iratok	8	–
A503	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A504	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	8	–
A505	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	N	HN
A506	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	N	HN
A507	Szerződések iratai (lejárat után)	8	–
A508	Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A509	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A510	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A511	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	8	–
A512	A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti és intézményi költségvetés	N	15
A513	A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A514	A fejezeti költségvetés és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A515	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása	8	–
A516	Államkincstári pénzellátás	8	–
A517	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján	8	–
A518	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A519	A fejezet és a fejezet irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai	8	–
A520	Központi beruházás iratai	8	–
A521	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése	N	15
A522	A minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A523	A fejezeti zárszámadással kapcsolatos iratok	8	–
A524	Személyi juttatás	8	–
A525	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	Tárgyév + 5 év	–
A526	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés	2	–
A527	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (Központi Statisztikai Hivatal stb.)	5	–
A528	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A529	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A530	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A531	Számviteli éves költségvetési beszámoló	N	15
A532	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	8	–
A533	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A534	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A535	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek	8	–
A536	Törölt irattári tételszám
A537	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A538	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A539	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A540	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A541	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A542	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	15	–
A543	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	8	–
A544	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A545	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés	N	HN
A546	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk elidegenítés: csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	N	HN
A547	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk	N	HN
A548	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A549	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A550	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után	4	–
A551	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	N	HN
A552	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	N	HN
A553	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai	N	HN
A554	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A555	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések	5	–
A556	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A557	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A558	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A559	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A560	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A561	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A562	Lakásépítés-, vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)	8	–
A563	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
A564	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A565	Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok	N	15
A566	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A567	Éves gazdasági program	N	15
A568	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A569	Középtávú gazdasági program	N	HN
A570	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	N	15
A571	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók	5	–
A572	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A573	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A574	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	8	–
A575	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
A576	A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósághoz kapcsolódó működési ügyek	3	–
A577	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A578	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
A579	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	8	–
A580	A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	N	15
A581	A miniszter irányítása és felügyelete alá tartozó szervek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készlet-gazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
A582	Törölt irattári tételszám
A583	Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	50	–
A584	Ellátások kifizetésének bizonylatai	8	–
A585	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)	8	–
A586	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
A587	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	N	HN
A588	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
A589	Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika	8	–
A590	Adóelszámolás évenként intézeti szinten	8	–
A591	Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)	8	–
A592	Különjuttatás iratai	8	–
A593	Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)	8	–
A594	Helyettesítések	8	–
A595	Kereseti igazolások	5	–
A596	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
A597	KSH és egyéb munkaügyi statisztikák	N	15
A598	Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)	8	–
A599	Jelenléti ívek	8	–
	Fejezeti költségvetés
A601	A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	N	15
A602	Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	10	–
A603	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	8	–
A604	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
A605	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	8	–
A606	Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok	8	–
A607	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
A608	Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	8	–
A609	Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	8	–
A610	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	8	–
A611	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	8	–
A612	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	8	–
A613	Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	8	–
A614	Külföldi utazásokkal kapcsolatos adminisztratív iratok	5	–
Belső ellenőrzés
A701	A minisztériumban, a fejezetnél, a miniszter által irányított, felügyelt költségvetési szerveknél és a közvetlen tulajdonosi joggyakorlás alatt álló gazdasági társaságoknál, a minisztérium alapítói joggyakorlása alatt álló alapítványoknál, valamint a fejezet költségvetéséből adott támogatások kedvezményezetteknél végzett ellenőrzések iratai	N	15
A702	Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	5	–
A703	A főosztály tevékenységével kapcsolatos egyéb ügyek iratai	2	–
A704	Tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos iratok	10	–
A705	Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok	5	–
A706	A minisztérium és más szervek közötti megállapodás alapján ellátott belső ellenőrzések anyagai	10	–
A707	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	10	–
A708	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok	10	–
A709	Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	10	–
A710	Ellenőrzések koordinációjával kapcsolatos ügyek iratai	5	–
A711	A miniszter irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és a minisztérium tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó társaságok belső ellenőrzési szervezetei által küldött anyagok	5	–
A712	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok, tárcaközi munkacsoportok anyagai	5	–
Informatika
A801	Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése	N	15
A802	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	N	15
A803	Informatikai biztonság iratai	15	–
A804	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	15	–
A805	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A806	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	N	15
A807	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
A808	Védelemszervezéssel, kritikus informatikai infrastruktúrával kapcsolatos iratok	N	15
A809	Informatikai pályázatok ügyei	10	–
Biztonság
A901	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	N	HN
A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	N	15
A903	Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	N	HN
A904	Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok	5	–
A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, megküldése	5	–
A906	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A907	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
A908	Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A909	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
A910	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	N	15
A911	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	–
A912	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	–
A913	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	–
A914	A minisztérium tűzvédelmi terve és az épület üzemeltetésével kapcsolatos rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	–
A915	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme	N	HN
A916	A minisztérium ügyeleti rendszere, az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–
A917	Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos nyilvántartások	10	–
A918	Nemzeti / NATO / EU minősített adatok elektronikus kezelésével kapcsolatos engedélyezési eljárások (TEMPEST, EUKT)	10	–
Kommunikáció, sajtó, média
A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	2	–
A1002	A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok	10	–
A1003	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	N	15
A1004	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	3	–
A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	5	–
A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

1 A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

Az utasítást a 18/2024. (XII. 19.) EM utasítás 5. §-a hatályon kívül helyezte 2025. január 1. napjával.

Az 5. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

^1.

A felesleges részeket kérjük kihúzni.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek