4/2021. (V. 19.) NVI utasítás

a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatáról

2023.12.08.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a Magyar Nemzeti Levéltárral és a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 94/2018. (V. 22.) Korm. rendelet 40. § (1) bekezdés 12. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel egyetértésben – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint állapítom meg:

I. Fejezet

ALAPVETŐ RENDELKEZÉSEK

1. Az iratkezelés elektronikus rendszere

1. §¹ A Nemzeti Választási Irodában (a továbbiakban: Iroda) az iratkezelés tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerrel történik. Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer neve: Poszeidon EKEIDR Irat- és dokumentumkezelő rendszer (tanúsítvány száma: I-SDA 21T_TAN; érvényességi ideje: 2024. október 7.) (a továbbiakban: iratkezelési szoftver). Az iratkezelési szoftver megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben (a továbbiakban: BM rendelet) foglalt követelményeknek.

2. Az utasítás hatálya

2. § (1)² Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed az Irodához érkező, valamint szervezeti egységeinél keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi papíralapú és elektronikus iratra vagy dokumentumra, beleértve a Nemzeti Választási Bizottságnak, valamint a Kúriának címzett, a választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény alapján (a továbbiakban: Ve.) a Nemzeti Választási Iroda által kezelt dokumentumokat is.

(2) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed az Iroda valamennyi munkatársára, foglalkoztatási jogviszonyától függetlenül, beleértve az Irodával megbízási jogviszonyban állókat is.

(3) Az ezen utasítással nem érintett kérdésekben

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.),

b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Rendelet), valamint

c) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben foglaltakat kell alkalmazni.

3. § A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott külön szabályzat vonatkozik.

3. Értelmező rendelkezések

4. § Ezen utasítás alkalmazásában

1. alkalmazásgazda: az iratkezelési szoftverhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat ellátó személy,

2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

4. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

5. átvevő: a küldemény átvételére jogosult személy,

6. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat-együttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

7. elektronikus iktatókönyv: a Rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott iktatókönyv,

8. elektronikus irattár: a Rendelet 2. § 9. pontjában meghatározott irattár,

9.³ elektronikus kapu: biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül igénybe vett szolgáltatás, amelynek támogatásával az Iroda hitelesen tudja fogadni a hitelesen azonosított ügyfelek elektronikus üzeneteit, illetve részükre tudja kézbesíteni az Iroda elektronikus üzeneteit,

10. elektronikus levél: az iratkezelési szoftveren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között, levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

11. e-papír: általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel, szervekkel,

12. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

13. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

14. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szervezeti egység vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

15. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

16. hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,

17. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül az Iroda hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

18.⁴ hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az Iroda azon munkatársa, aki személyes ügyfélkapuval és az Iroda hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

19. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

20. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

21. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

22. irat: az Ltv. 3. § c) pontjában meghatározott irat,

23. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,

24. irattári tétel: a Rendelet 2. § 23. pontjában meghatározott irattári egység,

25. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

26. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

27. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

28. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét,

29. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával, vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

30. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

31. központi rendszer: az Irodában integráltan működő, az iratkezelés rendszerét érintő vagy azzal összefüggésben alkalmazott elektronikus információs rendszerek összessége,

32. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

33. osztályadminisztrátor: a szervezeti egységnél az ezen utasításban foglalt iratkezelési feladatokat ellátó személy,

34. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

35. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

36. rendelkezési nyilvántartás: az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eüsztv.) 39. § (1) bekezdése szerinti, az ügyfelek ügyintézési rendelkezéseinek adattartalmáról vezetett nyilvántartás,

37. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

38. személyre szabott ügyintézési felület: a magyarorszag.hu weboldalon elérhető elektronikus felület, mely biztosítja az abban meghatározott elektronikus ügyintézési lehetőségeket,

39. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

40. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést,

41. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

42. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

43. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

44.⁵ ügyviteli munkatárs: az Elnöki Titkárság ügyviteli álláshelyen foglalkoztatott munkatársa,

45. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

5. § Az ezen utasításban meg nem határozott fogalmakat az Ltv.-ben és a Rendeletben meghatározottak szerint kell értelmezni.

4. Az iratkezelés szervezete

6. § (1) Az Iroda iratkezelését ezen utasításban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendben látja el.

(2)⁶ Az egyes önálló szervezeti egységek iratkezeléssel összefüggő részletes feladatait és azok ellátásának rendjét az 1–8/A. mellékletek tartalmazzák.

(3)⁷ Az Üzemeltetés iratkezelési feladatait a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály látja el.

(3a)⁸ A Jogi Osztály és az adatvédelmi tisztviselő iratkezelési feladatait az Informatikai Osztály látja el.

(4) A (2) bekezdésben foglalt rendelkezések alkalmazása alól kivételt az Iroda elnöke (a továbbiakban: elnök) írásban engedélyezhet.

5. Az iratkezelés felügyelete, felelősségi szabályok

7. § (1)⁹ Az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes (a továbbiakban: iratkezelés felügyeletét ellátó vezető) gondoskodik

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáról,

b) ezen utasításban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, évenkénti felülvizsgálatáról, szükség esetén ezen utasítás módosításának kezdeményezéséről, az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről, az iratok szakszerű és biztonságos kezeléséhez szükséges tárgyi, technikai feltételek biztosításáról, felügyeletéről,

c) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint az egyéb, jogszabályban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról,

d) arról, hogy az Iroda szervezeti egységei rendelkezzenek az iratkezelési szoftver adataihoz történő hozzáférési rend meghatározására, működtetésére vonatkozó utasításokkal, szabályzatokkal és előírásokkal, valamint

e) a hozzáférési jogosultságok folyamatos karbantartásáról, a Humánpolitikai Főosztály értesítése alapján a közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnéséből, valamint álláshelyi feladatok változásából eredő azonnali átvezetéséről,

f) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséről,

g) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséről,

h) az Irattári Tervben meghatározott idő után, az iratanyag levéltárba adásáról,

i) az egyéb jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról.

(2)¹⁰ Az Informatikai Osztály vezetője az Irodával – az iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik az iratkezelési szoftver

a) biztonságos működtetéséről,

b) hozzáférési jogosultságainak beállításáról és karbantartásáról az általa kijelölt alkalmazásgazda útján, valamint

c) hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési, adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról, valamint az elektronikus dokumentumok fogadására kijelölt központi és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről.

(3) Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak a vezetésük alá tartozó szervezeti egység iratkezeléséért. E felelősségi körükben kötelesek

a) ellenőrizni ezen utasítás előírásainak végrehajtását, intézkedni a szabálytalanságok megszüntetéséről,

b) munkatársaik ügyiratkezeléssel kapcsolatos felkészültségét ellenőrizni és ez irányú továbbképzésükről gondoskodni,

c) szakszerűen működtetni a vezetésük alatt álló önálló szervezeti egység átmeneti irattárát,

d)¹¹ közvetíteni ezen utasítás módosítására irányuló javaslataikat az informatikai és jogi elnökhelyettes felé,

e) ellátni az ügyrendben meghatározott, az iratkezeléssel összefüggő részfeladatokat, valamint

f)¹² az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetővel egyeztetni, amennyiben a vezetésük alatt álló munkatársak hozzáférési jogosultságát változtatni kívánják.

(4) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggésben

a) dönt a csatolt előzményiratok végleges szereléséről,

b) elvégzi az irat tisztázását,

c) meghatározza az irat irattári tételszámát,

d) vezeti az előadói ívet,

e) az ügykezelők részére megadja a szükséges iratkezelési utasításokat,

f) biztosítja az ügyiratok nyomon követhetőségét,

g) gondoskodik a rábízott ügyiratok szakszerű kezeléséről, megfelelő tárolásáról,

h) köteles elszámolni a rábízott ügyiratokkal, valamint

i)¹³ ellátja az 1–8/A. mellékletben meghatározott feladatokat.

(5) Az osztályadminisztrátor

a) ellenőrzi a kiadmányozott iratok megküldését az iratkezelési szoftverben,

b) ellenőrzi az ügyintéző által ellátott ügy nyilvántartásának megfelelőségét az iratkezelési szoftverben,

c) lezárja az ügyiratot,

d) kezeli a határidő-nyilvántartást,

e) figyelemmel követi az ügyiratok ügyintézési határidejét,

f) gondoskodik az iratkezeléshez használt bélyegzők biztonságos tárolásáról és vezetői utasítás szerinti használatukról,

g) az ügyiratokat átmeneti irattárba helyezi, kiadja és visszavételezi, valamint

h)¹⁴ ellátja az 1–8/A. mellékletben meghatározott feladatokat.

(6) Az ügyviteli (ügykezelő) munkatárs

a)¹⁵ ellátja az 1–8/A. mellékletben meghatározott feladatokat,

b) az ügyiratokat határidőbe helyezi, nyilvántartja és kiadja,

c) ezen utasításban foglaltak szerint az ügyiratokat központi irattárba helyezi, nyilvántartja; gondoskodik a kölcsönzés, őrzés, selejtezés, valamint a levéltárba adás biztosításáról,

d) kezeli az elektronikus kapun, így különösen az e-papír szolgáltatáson keresztül érkezett elektronikus ügyiratokat,

e) gondoskodik a rendelkezési nyilvántartás hozzáférési jogosultságainak beállításáról és karbantartásáról.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

8. § (1)¹⁶ Az iratkezelési szoftverben, annak hozzáférési jogosultságairól az Informatikai Osztály nyilvántartást vezet.

(2)¹⁷ Az iratkezelési szoftvert úgy kell kialakítani, hogy a hozzáférési jogosultságok differenciáltan meghatározhatók legyenek az egyes iratkezelési feladatokra, illetve szerepkörökre. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető döntésének megfelelően az alkalmazásgazda a hozzáférési jogosultságokból csoportosított szerepköröket alakít ki, majd ezeket a kijelölt munkatársakhoz, illetve iktatókönyvekhez rendeli.

(3)¹⁸ A hozzáférési jogosultságok igénylését, módosítását, törlését az önálló szervezeti egység vezetője elektronikus úton kezdeményezheti a 15. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és annak az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető részére történő eljuttatásával. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a jóváhagyást követően az aláírt adatlap eljuttatásával tájékoztatja az alkalmazásgazdát. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető döntése alapján az alkalmazásgazda gondoskodik az iratkezelési szoftver paramétereinek beállításairól.

(4) A hozzáférési jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

(5)¹⁹

7. Az irattári tételek kialakítása

9. § (1) Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános része az Iroda működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös része pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket, valamint azonosítóit (irattári tételszám) tartalmazza.

(2) Az Iroda irattári tervét a 9. melléklet tartalmazza.

II. Fejezet

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

8. Az iratok rendszerezése

10. § A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben az ügyintézés során a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmánytervezet a legfelső. Irattárba helyezés előtt az iratokat az alszámozásnak megfelelő, emelkedő sorrendbe kell elhelyezni. Az előadói ívben elhelyezett iratok rendjéről az ügyintéző köteles gondoskodni.

11. § (1) Az iktatással nyilvántartott iratokat legkésőbb irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

(2) Az ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Ha az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

(3) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügyviteli munkatársnak az irattárban az irattári tételszám szerinti rendszeren belül, emelkedő iktatószám szerinti sorrendben kell elhelyeznie.

9. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

12. § (1) Az Irodához érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak iktatókönyvben rögzítésével, az iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.

(2)²⁰ A beérkező, illetve keletkező iratokat, ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

III. Fejezet

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

10. Küldemények átvétele

13. § (1) Küldeményeket postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve természetes személy személyes benyújtása útján fogadja az Iroda.

(2) A Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló jogszabályban meghatározottak szerint történik. A postai küldemény átvételére jogosult személyek kötelesek tételesen átvizsgálni a Magyar Posta Zrt. által kézbesített küldemények teljes körét, meggyőződve ezáltal arról, hogy valamennyi irat kézbesítése hiánytalanul megtörtént.

(3) A futárszolgálat útján érkező küldemények átvétele a futárjegyzéken történik.

(4) A személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén az átvételre jogosult a 11. melléklet szerinti, vagy legalább ugyanazon adatokat tartalmazó egyéb átvételi elismervény kiadására jogosult.

(5) Az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi elektronikus postafiókokat kell a központi rendszerben üzemeltetni.

(6) A faxon érkezett küldemények átvételére központi fax fogadására alkalmas rendszereket kell üzemeltetni.

(7) A Választási Kommunikációs és Információs Rendszerben (a továbbiakban: VÁKIR) érkezett küldemények átvételére a VÁKIR-ban postafiókokat kell üzemeltetni.

(8)²¹ A személyre szabott ügyintézési felületen (a továbbiakban: SZÜF) keresztül érkezett küldemények átvételét a központi rendszer biztosítja (ügyfélkapus azonosítás felhasználásával).

(9)²² A (2) és (4)–(8) bekezdésben foglalt küldemények átvételére az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult és köteles. A (3) bekezdésben foglalt küldemények átvételére az ügyrendben erre kötelezett ügyviteli munkatársak jogosultak és kötelesek.

(10) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó típusát. Az elektronikus adathordozóra maradandó módon, arra alkalmas eszközzel (alkoholos tollal) az iktató-, vagy érkeztetési számot rögzíteni kell. Átvételkor az átvevő ellenőrzi a kísérőlapon feltüntetett adatok valóságtartalmát. Egy elektronikus adathordozón csak egy ügyhöz tartozó iratokat lehet átvenni.

(11) Ha az átvételre nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles az átvétel napján, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az átvételre jogosult munkatárs részére átadni.

(12)²³ A beérkező küldeményeket átadókönyvvel, az iratkezelési szoftverben rögzítve kell továbbítani a szignálásra jogosult személyhez. Az átvevő a küldeményeket naponta legalább két alkalommal, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.

(13) A küldemények átvételénél az Irodában érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell.

14. § A Nemzeti Választási Bizottság (a továbbiakban: NVB) részére érkező küldemények átvételének részletes szabályait a 20. melléklet tartalmazza.

11. Küldemények felbontása

15. § (1)²⁴ Az Irodához beérkező küldemények felbontására az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult.

(12)²⁵ Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja (év, hónap, nap, óra, perc megjelöléssel) harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében a központi rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(3) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani

a) az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.

(5) A küldemény felbontására jogosult a sérült

a) papíralapú küldemények átvétele esetén a Rendelet 23. §-ában foglaltak szerint,

b) elektronikus küldemények átvétele esetén a Rendelet 31. §-ában foglaltak szerint

köteles eljárni.

(6) A mellékletek, mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(7) A küldemények téves felbontásakor a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor az átadókönyvben, illetve az iratkezelési szoftverben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

(8) Ha a küldeményről csak felbontás után derül ki, hogy minősített adatot tartalmaz, a téves felbontásról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, a borítékot vissza kell zárni, és az Iroda biztonsági szabályzatáról szóló NVI utasításnak megfelelően kell eljárni.

(9) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, valamint

e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

(10) Ha az elektronikusan érkezett küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt a beérkezést követően soron kívül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az Iroda által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az Iroda által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

(11) Ha az elektronikus iratot aláíró azonosítása kötelező, az ellenőrzés a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően nem lehet végrehajtani. Elektronikus aláírással érkezett irat megnyitása az erre kijelölt elektronikus információs rendszeren működő programmal lehetséges.

(12) Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében a központi rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(13) A Rendelet 32. § (1) bekezdése szerinti feljegyzés mintáját a 12. melléklet tartalmazza.

12. Küldemények érkeztetése

16. § (1) Minden küldeményt érkeztető nyilvántartásban hitelesen érkeztetni kell. A küldemények érkeztetése az iratkezelési szoftverben történik.

(2)²⁶ Az Irodához beérkező papíralapú küldemények érkeztetésére kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult. Az ügyviteli munkatárs a papír alapon érkező küldeményeket digitalizálja, és az iratkezelési szoftverben történő hitelesítést követően, elektronikus dokumentumként kezeli. Ha az irat automatikusan szignálható, és a küldemény azonnali iktatására lehetőség van, az érkeztetést végző a küldeményt iktatja.

(3)²⁷

(4) Az érkeztetésre kerülő papíralapú iraton az érkeztető bélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés adatait az érkeztető bélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni.

(5) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza az „NVI” feliratot, valamint

a) az érkeztető számnak és

b) az érkezés dátumának

a feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(6) Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám.

(7) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni.

(8)²⁸ Ha az Iroda valamely hivatali – ügyintézői, vezetői vagy központi – elektronikus postafiókjának címére érkezik küldemény, és a küldeménnyel érintett vezető

a) megállapítja, hogy a küldemény nem tartozik a szervezeti egység feladatkörébe, a küldemény szignálása céljából történő soron kívüli továbbítása esetén a küldemény érkeztetésére az ügyviteli munkatárs,

b) megállapítja, hogy a küldemény a szervezeti egység feladatkörébe tartozik, a küldemény érkeztetésére az osztályadminisztrátor

jogosult.

(9)²⁹

(10) Az elektronikus úton érkező küldemények fogadására kijelölt központi elektronikus postafiókok címét a 17. melléklet tartalmazza.

(11) Elektronikus úton érkezett küldemény esetében a Rendelet 21. § (2) bekezdése és 31. § (7) bekezdése szerint küldendő elektronikus visszaigazolás mintáját a 19. melléklet tartalmazza.

(12) Az elektronikus úton érkező küldemény biztonsági kockázatának a Rendelet 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek a Rendelet 25. § (3) bekezdése szerinti értesítéséről a címzett önálló szervezeti egység gondoskodik.

(13)³⁰ Az érkeztetést végző munkatárs a küldemény feladójának a rendelkezési nyilvántartásban megtett meghatalmazásait és – így különösen a kapcsolattartás, illetve a küldemények küldésének módjára vonatkozó – egyéb rendelkezéseit az ügyhöz rendelve az iratkezelési szoftverben a megfelelő rovatban rögzíti, valamint a papíralapú iratra rávezeti.

13. Az iratok előzményezése, ügyiratok szerelése, csatolása

17. § (1)³¹ Az iratok előzményezésére, szerelésére és csatolására az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult.

(2) Az irat szignálása előtt meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzmény ügyirata, ha a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

(3)³² Ha a küldeménynek korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amelynek tényét az iratkezelési szoftverben és az előadói íven rögzíteni kell. A szerelést követően az előzmény ügyiratot a tárgyévi ügyirat részeként kell kezelni.

(4)³³ Az előzmény ügyiratnál a szerelésre vonatkozó jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Papíralapú ügyiratok esetében az előzmény ügyiratok szerelését az újabb ügyiraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az előzmény ügyirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Ha az előzményirat nem szerelhető, annak irattári helyét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

(5)³⁴ Ha az előzmény ügyirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügyviteli munkatárs, ha pedig az előzmény ügyirat az ügyintézőnél van, az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs köteles azt az utóbb érkezett ügyirathoz szerelni és ennek tényét az iratkezelési szoftverben és az előadói íven is rögzíteni.

(6) Ha az előzményezés során megtalált ügyiratról megállapítható, hogy nem az új ügyirat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két ügyiratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt ügyiratot eredeti irattári helyére kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iratkezelési szoftverben és az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.

14. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

18. § (1)³⁵ Az érkeztető munkatárs az érkeztetett (digitalizált) iratot az ügyintéző személy kijelölése érdekében köteles az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek a szignalas@nvi.hu elektronikuspostafiók-címre megküldeni. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az ügy elintézése céljából kijelöli a megfelelő szakmai kompetenciával rendelkező önálló szervezeti egység vezetőjét vagy az Iroda munkatársát, közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (így különösen feladatok, határidők, sürgősségi fok), ezt követően az ügyviteli munkatárs az elektronikus iratkezelési szoftverben továbbítja a küldeményt a kijelölt szervezeti egység részére, ahol az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs iktatja azt. A papíralapú küldemények esetében az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (így különösen feladatok, határidők, sürgősségi fok) a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.

(2) Az érkeztető munkatársnak az (1) bekezdéstől eltérően a 14. mellékletben meghatározott ügytípusban érkezett iratot külön rendelkezés nélkül az ott meghatározott szervezeti egységhez kell ügyintézésre továbbítania (automatikus szignálás).

(3)³⁶ Ha az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető önálló szervezeti egység vezetőjére szignálja az iratot, vagy ha a (2) bekezdés szerint automatikusan kerül szignálásra a szervezeti egység vezetőjére az irat – ellenkező rendelkezés hiányában – a szignálási joggal rendelkező vezető továbbszignálhatja a vezetése alá tartozó szervezeti egység vezetőjére vagy ügyintézőjére.

(4) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (így különösen post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

(5) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, érkeztető számon kell továbbítani azt.

(6) Téves szignálás felmerülése esetén haladéktalanul értesíteni kell a tévesen szignáló vezetőt, aki megvizsgálja a szignálás helyességét és szükség esetén gondoskodik annak javításáról.

15. Az irat iktatása

19. § (1)³⁷ Az Irodához érkező, illetve ott keletkező iratok – ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik – iktatással kell nyilvántartani. Az iratok iktatására az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult.

(2) Az iktatás az iratkezelési szoftverben megnyitott hitelesített elektronikus iktatókönyv(ek) vezetésével főszám-alszámos iktatással történik.

(3) Iktatás céljára évente újonnan megnyitott elektronikus iktatókönyveket kell használni.

(4) A (3) bekezdéstől eltérően a Rendelet 41. § (4) bekezdése alapján a regisztrációs ügyek iratai iktatókönyvben iktatott ügyek körében kell a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat egy iktatószámon nyilvántartani.

(5) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám, azaz korlátlan számú ügyiratdarab tartozhat.

(6) A Rendelet 47. §-ában meghatározott eseteken kívül nem kell iktatni, de a jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani, illetve a szignáló vezető külön kérése esetén iktatni kell azokat az elektronikus küldeményeket, amelyek

a) a Választási Információs Szolgálat keretében választópolgári megkereséseket és azokra saját hatáskörben adott válaszokat tartalmaznak,

b) a választási igazgatás keretében rövid úton megválaszolható, technikai jellegű megkereséseket és azokra adott válaszokat tartalmaznak,

c) vezetői döntést nem igénylő, rövid úton megválaszolható, technikai jellegű megkereséseket és azokra adott válaszokat tartalmaznak.

(7) Az eredeti iratról készített másolatot tilos iktatni, azonban az iktatókönyvben jelezni kell a példányszámot és a címzetteket. A másolati példányokon fel kell tüntetni az erre vonatkozó megjelölést.

(8) Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon kell iktatni, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

(9) Ha a küldemények felbontása során az ügyiratból megállapítható, hogy az ügyben soron kívül kell döntést hozni, az iratot soron kívüli jelzéssel iktatni kell. A jelzést az iraton és az iratkezelési szoftverben is fel kell tüntetni. Vezetői döntés alapján soron kívül kell iktatni az érkezés napjával határidős iratokat.

20. § (1) Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni, kivéve, ha a mellékletek száma meghaladja a tíz darabot.

(2) Az ügyirat tárgyát – illetve annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. Az iratkezelési szoftverben ki kell tölteni a vonatkozó tárgymutatókat is.

(3) Az év végén az iktatókönyveket és a segédleteket le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után az iratkezelési szoftverben az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több ügyiratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

(4) Az iktatás módosításának tényét, a jogosultsággal rendelkező munkatárs azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével az iratkezelési szoftvernek naplóznia kell. A naplóban rögzítésre kerülnek az eredeti és a módosított adatok.

(5) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

(6) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a „Nemzeti Választási Iroda” feliratot, valamint

a) az érkeztetőszámnak,

b) az iktatószámnak,

c) az iktatás dátumának,

d) a mellékletek számának, valamint

e) az ügyintézőnek

a feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(7) Ha az iktatásra jogosult munkatársak nem rendelkeznek iktatóbélyegzővel, szükség esetén kézi feljegyzéssel is rávezethetik az iratra az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmát.

(8) Ügyviteli segédeszközként az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, az ügyiratok összekapcsolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére, az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.

(9)³⁸ Papíralapú ügyirat esetében a főszám iktatása során az előadói ívet ki kell nyomtatni az iratkezelési szoftverből. A kinyomtatott előadói ív tartalmazza

a) a beérkezés vagy iktatás dátumát,

b) a beküldő vagy ügyfél nevét, címét,

c) hivatkozási számot (idegen szám), ha van,

d) mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus), ha van,

e) az iktatószámot,

f) az ügyirat tárgyát,

g) az elő- és utóirat iktatószámát,

h) az ügyintéző nevét,

i) a kezelési feljegyzéseket,

j) az irattári tételszámot,

k) az expediálás módját,

l) az elintézési határidőt,

m) az irattári tételt,

n) az irattárba helyezés dátumát, valamint

o) az irattárba helyezés engedélyezőjének nevét.

(10) Az előadói ívet annak az ügyintézőnek, osztályadminisztrátornak vagy ügyviteli munkatársnak kell vezetnie, akinél az ügyirat található.

(11) A vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról papíralapú másolatot kell elhelyezni.

(12) Az ügy zárásakor az ügyintéző ellenőrzi, hogy az előadói ív hiánytalanul kitöltésre került-e, és ha szükséges pótolja a hiányosságokat.

16. Az iktatószám

21. § (1) Az irat iktatószáma tartalmazza az iktatókönyv jelét, a perjellel elválasztott főszámot, a kötőjellel elválasztott alszámot, valamint a főszám perjellel elválasztott iktatási évét, mint adat együttest. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az iratkezelési szoftver automatikusan képez, az évszám a tárgyév négy számjegye.

(2)³⁹ Az iktatókönyvi jeleket az önálló szervezeti egység vezetője határozza meg, és az Informatikai Osztály tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

(3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja ki az iratkezelési szoftver.

(4) Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, a kezdőirat 1. alszámától, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja ki az iratkezelési szoftver.

(5)⁴⁰ Az iktatás minden év január 1-jén iktatókönyvenként külön-külön 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

17. Az iktatókönyv

22. § (1) Az egyes szervezeti egységekhez tartozó iktatókönyveket a 18. melléklet tartalmazza. Az iktatókönyvek listáját évente felül kell vizsgálni.

(2)⁴¹ Az iktatókönyv lezárását követő év januárjában az Informatikai Osztály vezetője az Irodával – az iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik

a) az elektronikus érkeztetőkönyv adatállományának,

b) az elektronikus iktatókönyvek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és

c) az elektronikus dokumentumoknak

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerinti archiválásáról.

18. Az iratok továbbítása ügyintézésre

23. § (1) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat – az átvétel igazolása mellett – a szignálással kijelölt szervezeti egységhez kell továbbítani.

(2) Az átvétel igazolását, papíralapú ügyirat esetében

a) az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának,

b) az átvétel időpontjának, valamint

c) az átvevő olvasható nevének feltüntetésével

átadókönyvvel, az átvevő aláírásával kell biztosítani.

(3) A címzett szervezeti egységnél az erre kijelölt munkatárs veszi át a küldeményt.

(4) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

(5) Szervezeti egységek közötti iratátadáskor az iratátadás tényét az átadókönyvben és az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

(6) A szervezeti egységen belüli irattovábbítás dokumentálásáról a szervezeti egység vezetője gondoskodik.

(7) Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

(8) Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

19. Kiadmányozás

24. § (1) A kiadmányozás rendjét az Iroda Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló NVI utasítás tartalmazza.

(2) Ha két vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(3)⁴² Az ügyintéző az általa készített papíralapú kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra az „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

(4) A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

(5)⁴³ A kiadmányozásra jogosult – elnök vagy elnökhelyettes kiadmányozó esetében a titkársági feladataikat ellátó munkatárs, illetve az Elnöki Titkárság – a kiadmányozást követően megküldi a kiadmányozott iratot az iratot előkészítő szervezeti egység titkárságának, kivéve,

a) ha az előkészítést az elnök vagy az elnökhelyettes titkársági feladatait ellátó munkatárs vagy az Elnöki Titkárság végezte,

b) ha – figyelemmel a 26. § (1) bekezdésére – elektronikus kapun érkezett az ügyirat,

c) ha az e-mailben vagy elektronikus kapun sürgősen kézbesítendő kiadmányozott iratot az elnök kiadmányozó közvetlenül a kézbesítésre jogosultnak küldi meg.

20. Hitelesítés

25. §⁴⁴ (1) Az Irodában őrzött papíralapú iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepeljen

a) az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat.” záradék,

b) az Iroda hivatalos bélyegzőjének lenyomata,

c) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása és

d) a másolat készítésének dátuma.

(2) Ha a több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok egybefűzésével, akkor az irat mindegyik számozott oldalának tartalmaznia kell az iktatószámot is. Az összefűzött dokumentum első oldalán a fentieken kívül a másolatot készítőnek fel kell tüntetnie, hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz.

(3) A papíralapú iratokról készített hiteles elektronikus másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolat készítése megfeleljen az R. 55. § (1)–(5) bekezdésében foglalt követelményeknek.

21. Az iratok expediálása és kézbesítése

26. § (1)⁴⁵ A kiadmányozott iratokat kézbesíttetni kell az érintett címzetthez. Expediálásra az 1–8/A. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. Ha az Irodához elektronikus kapun keresztül érkezett az ügyirat, annak expediálására kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult. Az expediálásról az e célból történt átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell gondoskodni.

(2) Az ügyintéző köteles a kiadmányt az esetleges mellékletekkel együtt az iratok expediálására jogosult munkatárs részére előkészíteni.

(3) Az expediálást végző munkatársnak az expediálás tényét az iratkezelési szoftverben rögzítenie kell. A rögzítésnek tartalmaznia kell különösen

a) a címzett nevét és címét, valamint

b) a küldés módját és idejét.

(4) Az expediáló köteles

a) az iratot a címzettnek a kezelési utasításban meghatározottak szerint – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – kézbesíttetni,

b) az irat irattárban maradó példányán az expediálás időpontját feljegyezni és aláírni, valamint

c) ellenőrizni, hogy az iraton az expediálás megvalósításához szükséges adatok kitöltése megtörtént-e.

(5) Ha az expediáló megállapítja, hogy a (4) bekezdés c) pontja szerinti adatok kitöltése nem történt meg, erről haladéktalanul tájékoztatja az iratot készítő önálló szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik a mulasztásnak az osztályadminisztrátor vagy az ügyintéző útján történő pótlásáról.

(6)⁴⁶ Továbbítás előtt az osztályadminisztrátornak kell ellenőriznie, hogy az aláírt, illetve hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. Az osztályadminisztrátor az expediálás során az iratkezelési szoftverben a postázás adatait rögzíti.

27. § (1)⁴⁷ A papíralapú iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az azonos címzettnek szóló iratokat egy borítékba kell helyezni. Tértivevényes feladás esetén az osztályadminisztrátornak az iratkezelési szoftverben rögzítenie kell a kézbesítés módját, amely alapján az ügyviteli munkatárs eljár, továbbá papíralapú iratnál a borítékhoz kell tűzni a kitöltött tértivevényt, amelyen rögzíteni kell az iktatószámot is.

(2) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) az Iroda megnevezését és címét,

b) valamennyi irat iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

c) a címzett megnevezését és címét, valamint

d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket, különösen az „s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva” jelzéseket.

(3)⁴⁸ A postázást az ügyviteli munkatárs végzi. A kimenő, postázandó iratokat az ügyviteli munkatárs veszi át az osztályadminisztrátoroktól lezárt borítékban vagy csomagban.

(4) Az expediált iratokat – ha az expediálást az ügyviteli munkatárs végzi – az osztályadminisztrátornak kell átadni. Az osztályadminisztrátor csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással ellátott iratot vehet át.

(5) Az iratokat átadókönyvvel kell átadni. Az átadókönyvben az átvételt az átvevő aláírásával, nevének olvasható feltüntetésével és az átvétel dátumának bejegyzésével igazolja.

(6)⁴⁹ Az ügyviteli munkatárs a papíralapú küldeményeket postakönyvben köteles nyilvántartani.

(7)⁵⁰ A futárszolgálat útján küldött küldemények ügyviteli előkészítése után a lezárt zsákokból iratok cseréje, kivétele a futár megérkezéséig csak az ügyviteli munkatárs hozzájárulásával lehetséges. A futárposta átvételével megbízott személy a címzetteknek személyesen kézbesíti az iratokat – azok érkeztetése után – átadókönyvvel.

(8) A küldemények kézbesítését

a) személyes átvétel esetén a kiadmány irattári példányán történő, a kézbesítési időpontnak, és az átvételnek az aláírásával,

b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló jogszabályban leírtaknak megfelelően,

c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a kézbesítésre vonatkozó szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával kell igazolni.

(9) Elektronikus ügyintézés esetén oly módon kell a küldemények kézbesítését igazolni, hogy a központi rendszer automatikusan tájékoztassa a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.

(10) Az ügyfelek részére küldött minden olyan iratot, amelynek az átvételéhez jogkövetkezmény kapcsolódik, tértivevény többletszolgáltatás igénybevételével kell feladni.

(11) A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül, az előadói íven dokumentáltan – az ügyirathoz kell szerelni és maradandó módon a kiküldött küldemény irattári példányához kell rögzíteni.

(12) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. Téves címzés miatt visszaérkezett küldemény esetén egyeztetni kell a rendelkezésre álló adatok alapján a címzés pontosságát, a címzés elírása esetén a javított címzéssel meg kell ismételni a küldemény elküldését.

(13) A belső felhasználásra készült iratok a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is kézbesíthetők.

(14) A futárszolgálat útján kézbesített küldemények kézbesítését a futárjegyzék igazolja.

(15) A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

27/A. §⁵¹ Az iratkezelés folyamatábráját a 22. melléklet tartalmazza.

IV. Fejezet

AZ ÜGYIRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

22. Irattár, irattározás

28. § (1) Az ügyiratokat az Iroda minden szervezeti egységének munkatársa köteles az elintézést követő negyedév utolsó napjáig irattárba helyezni.

(2) Az ügyiratok tárolása történhet az önálló szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a központi irattárban.

29. § (1) Az iratok elhelyezésére az Üzemeltetésnek nyitott, stabil rendszerben telepített fémből készített állványokkal kell az irattári helyiséget berendeznie.

(2)⁵² Az irattári berendezés kialakításakor az Üzemeltetésnek az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető együttműködésével a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell vennie.

(3)⁵³ A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt az Informatikai Osztály vezetője gondoskodik az adathordozón található információk hiteles, biztonsági másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

(4)⁵⁴ A 19. § (6) bekezdés a)–c) pontja szerinti elektronikus küldeményeket az elektronikus levelezőrendszerben, vagy elektronikus adathordozón 1 évig kell megőrizni.

(5) Az elektronikus adathordozóra felvitt azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat a központi rendszerben az alkalmazásgazda kezeli. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(6) Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

30. § (1) Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimenő iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni. Az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját be kell vezetni. Az irattárba helyezést az önálló szervezeti egység vezetője, vagy az általa felhatalmazott munkatársa engedélyezi. Azon ügyiratok vonatkozásában, amelyek ügyintézője az önálló szervezeti egység vezetője, az irattárba helyezést a szervezeti egység irányításáért felelős elnök, illetve elnökhelyettes engedélyezi.

(2) A központi vagy átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintéző

a) megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási szabályzatok teljesültek-e,

b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja,

c) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – megsemmisíti, valamint

d) az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívébe helyezi.

23. Az ügyirat átmeneti irattárba helyezése

31. § (1) Az elintézett, lezárt, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat egy évig átmeneti irattárba lehet elhelyezni. Ha külső ellenőrzés vagy folyamatos feladatellátás indokolja, minden tárgyév végén további egy évvel meghosszabbítható az átmeneti irattározás időtartama a szakmai irányítói feladatot ellátó elnök vagy elnökhelyettesek engedélyével.

(2) Átmeneti irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

(3) Az alszámos iratok csak a főszámhoz tartozó összes irattal együtt irattárazhatók; egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok, iratok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.

(4) Az átmeneti irattárban az ügyiratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám iktatókönyveinek és főszámainak emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött ügyiratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

(5) Az iktatókönyv megfelelő rovatában, az irattárba helyezés időpontját és az irattári tételszámot rögzíteni kell.

(6) Az átmeneti irattárban – a selejtezési szabályoknak megfelelő időben és módon végrehajtott selejtezéseket követően – visszamaradó ügyiratokat az átmeneti irattárban kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

24. Az ügyiratok átadása a központi irattár részére, a központi irattár működése

32. § (1) Az átmeneti irattárat kezelő munkatárs a még le nem járt őrzési idejű, és a nem selejtezhető ügyiratokat az ügyirat átmeneti irattárba helyezését követően, az önálló szervezeti egység vezetője által megállapított határidő letelte után a központi irattárnak köteles átadni.

(2) A központi irattár a lezárt évfolyamú ügyiratokat

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) nyilvántartásaikkal együtt,

d) évek és – azon belül – az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva és

e) – ha azok nem selejtezhetők – irattároló dobozokban elhelyezve

veszi át.

(3) A központi irattár ügyviteli munkatársa

a) tárolja és nyilvántartja az Iroda önálló szervezeti egységei által leadott iratokat,

b) gondoskodik az ügyiratok átmeneti vagy végleges kiadásáról,

c) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

d) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű ügyiratokat dokumentáltan selejtezi, valamint

e) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a levéltár részére történő átadásáról.

(4) A papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni. A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni. Az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.

(5) A központi irattárban elhelyezett ügyiratokról naprakész nyilvántartást kell vezetnie az ügyviteli munkatársaknak. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került ügyiratokat.

25. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

33. § (1)⁵⁵ Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű ügyiratokat az Iroda valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében évente kell selejtezni. A selejtezési eljárások elrendeléséért az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a felelős.

(2) Az átmeneti irattárakban a központi irattár ügyviteli munkatársainak felügyeletével és közreműködésével végezhető a selejtezés.

(3) Az irat selejtezését az ügyirat keletkezésekor hatályos irattári tervben rögzített megőrzési idő letelte, valamint ügyviteli értékének megszűnése után az Iroda nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár engedélyével kiselejtezi. A Rendelet 64. § (5) bekezdése alapján az irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

(4) A selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

(5)⁵⁶ A központi irattári selejtezést az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

(6) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek 2 példányát iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a selejtezési iratjegyzék.

(7) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,

d) az ügyiratok évkörét,

e) a selejtezendő iratanyag általános megnevezését,

f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét (iratfolyóméterben),

g) az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát, valamint

i) a megsemmisítés tervezett időpontját, a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

(8) A selejtezési iratjegyzék tartalmazza

a) az irattári tételszámot,

b) a tétel megnevezését, valamint

c) az ügyiratok évkörét.

(9) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

(10)⁵⁷ A levéltár selejtezési engedélyének birtokában az Üzemeltetés az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetővel együttműködve az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett ügyiratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(11) A megsemmisítésre váró papíralapú adathordozókat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papíralapú adathordozót elhelyező felelős önálló szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(12) A központi irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az Üzemeltetés végzi.

(13)⁵⁸ Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törlés nélkül, az Iroda informatikai biztonsági szabályzatáról szóló NVI utasításban meghatározott biztonsági törléssel történik. Az ilyen dokumentumokhoz kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Nincs ügyirat” megjelöléssel tárolandók.

(14) A megsemmisítés tényét a selejtezési jegyzőkönyvben „A kiselejtezett iratok megsemmisítése megtörtént.” záradékkal kell ellátni.

(15)⁵⁹ Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvednek, az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a Rendelet 64. § (7) bekezdésében foglalt eljárási szabályok szerint haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit, és azt haladéktalanul megküldi a Magyar Nemzeti Levéltár részére. A Magyar Nemzeti Levéltár véleményének kikérésével az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető megvizsgálja a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét.

26. Az ügyiratok levéltárba adása

34. § (1) Az Iroda a nem selejtezhető ügyiratait – a határidő nélkül őrizendők kivételével – előzetes egyeztetéssel, a levéltárnak átadja. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok rendezett ügyiratai adhatók át.

(2)⁶⁰ Az ügyiratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni. A levéltárba adás feltételeinek biztosításáért az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető felel.

(3)⁶¹ Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az ügyiratok levéltári átadása során gondoskodik arról, hogy

a) a levéltár számára átadandó ügyiratok az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az Iroda költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kerüljön átadásra,

b) a visszatartott ügyiratokról külön jegyzék készüljön,

c) az átadási jegyzék és a visszatartott iratokról készített jegyzék – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is átadásra kerüljön,

d) az elektronikus formában tárolt maradandó értékű iratok levéltári átadása az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet által meghatározott műszaki követelmények, valamint eljárásrend alapján történjen.

V. Fejezet

AZ ÜGYIRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA HELYEZÉSE, HOZZÁFÉRÉS AZ IRATOKHOZ, AZ IRATOK VÉDELME, IRATKEZELÉSI SEGÉDLETEK

27. Az ügyirat határidő-nyilvántartásba helyezése

35. § (1)⁶² Határidő-nyilvántartást vezetni az ügyviteli munkatársnál, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének döntése alapján az általa vezetett önálló szervezeti egység titkárságán kell.

(2) Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az ügyiratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé és ez az idő az ügyintézési határidőt nem érinti.

(3) Határidő-nyilvántartásba csak teljes ügyiratot lehet helyezni. Az esemény rögzítése az előadói íven – év, hónap és nap megjelöléssel – az ügyintéző, az iratkezelési szoftverben az osztályadminisztrátor feladata.

(4) A határidő-nyilvántartásba helyezni kívánt ügyiratokat az osztályadminisztrátor – kézbesítéskor – az átadókönyvbe jegyzett számsorrend szerint, rendezetten adja át az erre kijelölt ügyviteli munkatársnak, vagy – az önálló szervezeti egységénél működő határidő-nyilvántartás esetén – nyilvántartásába veszi.

(5) Határidő-nyilvántartásba nem tehető olyan ügyirat, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése a leadás dátumától eltelt tíz napnál korábban válik lehetővé.

(6) Ügyiratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy az erre kijelölt vezető engedélyével lehet.

(7) Az engedélyt az ügyiraton fel kell tüntetni. A határidőt az elektronikus iktatókönyv vonatkozó rovatában is fel kell tüntetni.

(8) A határidő-nyilvántartásra átvett ügyiratot az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében kell elhelyezni és nyilvántartani, majd a határidő napján kell – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadni.

28. Hozzáférés az iratokhoz

36. § (1) Iratot álláshelyi feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével csak a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet.

(2) Az iratokba való betekintésre az önálló szervezeti egység vezetője ad felhatalmazást.

37. § (1) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell. A betekintés, a kölcsönzés, valamint az adatszolgáltatási célú másolat készítésének eljárása szóban vagy írásban kérelmezhető.

(2) Ügyiratok irattárból történő kölcsönzése esetén az ügyirat kiadását és visszaérkezését az ügyviteli munkatársaknak az iratkezelési szoftverben rögzíteniük kell.

(3) Az ügyirat kölcsönözése során az ügyviteli munkatárs a kikölcsönzött irat helyére az irattárba ügyiratpótló lapot helyez el. Az ügyiratpótló lap mintáját a 10. melléklet tartalmazza.

(4) A központi irattár ügyviteli munkatársa ügyiratot nem a készítő önálló szervezeti egység részére kizárólag a készítő önálló szervezeti egység, illetve jogutódja vezetőjének írásbeli engedélyével ad ki, valamint ugyanilyen módon készíthető másolat az iratról, vagy engedélyezhető a betekintés. Jogutód nélkül megszűnt önálló szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője adja meg.

(5) A központi irattár ügyviteli munkatársa – a levéltárnak, illetve jogszabály által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül – iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a megkeresés szerint más ügyirathoz szerelik.

(6) Az ügyintézőnél lévő iratba történő betekintés, adatszolgáltatási célú másolat készítésének dokumentálása az ügyintéző feladata.

(7) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden, az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás felismerhető legyen.

29. Az iratok védelme

38. § (1) Az iratkezelés során használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Az iktatóhelyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. Az iratkezelési szoftvert használók csak a jogosultságuknak megfelelő mértékben férhetnek hozzá a rendszerben tárolt adatokhoz.

(2) Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A biztonsági vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívül meghatározott helyen történő tárolását. A kulcsok tárolásával kapcsolatos további szabályokat az Iroda házirendje tartalmazza.

(3) Az iktatóhelyiség munkaidőn kívül történő kinyitásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt értesíteni kell. A helyiség kinyitásáról, ha az oda beosztott ügyviteli munkatárs nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott iratokat, illetve az iratkezeléshez szükséges technikai eszközöket tartalmazó helyiségeket a munkatársaknak munkaidő alatt is be kell zárni.

(4) Az elektronikus iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedéseket az Iroda informatikai biztonsági szabályzatáról szóló NVI utasítás tartalmazza.

(5) Az iratok kezelése során mellőzni kell a ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

39. § (1) A személyi iratgyűjtőt a Humánpolitikai Főosztály az erre kijelölt irodahelyiségben lévő szekrényben elzárva tartja. A szekrény kulcsát a Humánpolitikai Főosztály vezetője őrzi.

(2) A személyi iratgyűjtőben tárolt személyi iratot csak a kezeléshez szükséges esetben és ideig lehet a tárolásra szolgáló helyről elvinni. Munkaidő végén a személyi iratot el kell zárni a tárolására szolgáló szekrényben.

40. § (1) A személyi iratot kezelő munkatársnak külön irodahelyiséget kell biztosítani. Ha nem biztosítható külön irodahelyiség, közös irodában csak az álláshelyi feladatai alapján azonos típusú személyi iratot kezelő munkatársak munkaállomását lehet elhelyezni.

(2) A személyi irat őrzési helye szerinti irodában csak a személyi iratot kezelő munkatárs jelenlétében lehet tartózkodni.

(3) A központi irattárból személyi iratot csak a személyi iratot kezelő munkatárs kölcsönözhet.

30. Iratkezelési segédletek

41. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek célja, hogy az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen.

(2) Főnyilvántartási könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A főnyilvántartási könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

(3) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek az alábbiak:

a) főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédletek nyilvántartására),

b) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyv (a küldemények beérkezésének, továbbításának és nyilvántartásának dokumentálásra),

c) üzemzavar iktatókönyv (az elektronikus iktatókönyv átmeneti üzemzavarának áthidalására szolgáló papíralapú iktatókönyv),

d) elektronikus szerződés-nyilvántartó (szerződések, szerződésmódosítások naprakész nyilvántartása),

e) elektronikus pénzügyi-számviteli nyilvántartás (bejövő, kimenő számlák, banki tranzakciók egyedi azonosítóval történő ellátására, tárgyieszköz-nyilvántartó, készletnyilvántartó, bérszámfejtő modul),

f) az átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére átadott és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),

g) a kézbesítő ív/könyv (az Irodán kívüli szervezetek, személyek részére, személyesen, kézbesítővel történő kézbesítés esetén),

h) a futárjegyzék,

i) postaküldemények feladókönyve (papíralapú kimenő iratok postára adásának dokumentálása),

j) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

k) betekintési napló (a központi irattárban őrzött iratok megtekintésére jogosultságot kapó ügyintézők, illetve külső szervek, személyek nyilvántartása),

l) gyarapodási napló (a központi irattárba átvett iratok nyilvántartására),

m) fogyatéki napló (a központi irattárból selejtezés, levéltári átadás, irat tartós visszaadása ügyintézésre (végleges átadás) következtében kikerült iratok nyilvántartása), valamint

n) a bélyegző nyilvántartó könyv.

(4) Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről az Üzemeltetés gondoskodik.

31. Ügyiratok iktatási szabályai a központi rendszer üzemzavara esetén

42. § (1) A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére ezen utasításban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

(2) Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

(3) A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

(4) Papíralapú iktatókönyvet (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: iktatókönyv) kell nyitni arra az esetre, ha bármely oknál fogva a központi rendszerhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított.

(5)⁶³ A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra megnyitott, hitelesített „ÜZEM” egyedi azonosítási jellel ellátott iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja.

(6)⁶⁴ A (2) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban „ÜZEM” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az „ÜZEM” egyedi azonosítási jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az „ÜZEM”-iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az „ÜZEM” egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik.

(7) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot át kell iktatni az iratkezelési szoftverbe. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Ha ismert az iratkezelési szoftverben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(8) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni, azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és az önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. A lap alját vízszintes vonallal le kell zárni. Ha a lapon fennmaradtak üres tartalmú, de felvezetett iktatószámok, a lezárás átlós vonallal történik. A lap aljára rá kell vezetni a zárás dátumát és az utolsó kiadott iktatószámot. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év ügyiratai mellett kell tartani.

(9) A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, vagy a bejegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és a javító kézjeggyel kell igazolni.

VI. Fejezet

INTÉZKEDÉSEK AZ IRODA FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, ÁLLÁSHELYI FELADAT ÁTADÁSA ESETÉN

32. Intézkedések az Iroda és szervezeti egysége feladatkörének megváltozása esetén

43. § Az Iroda és szervezeti egysége feladatkörének megváltozása esetén az Ltv.-ben és a Rendeletben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a kezelésébe tartozó valamennyi küldemény és ügy iratainak tételes elszámoltatásáról, átadás-átvételéről, további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. Az átadás során az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az ügyiratok utolsó iktatószámát és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

33. Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése

44. § (1) A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, tételes iratjegyzékkel együtt kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységeknek (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az ügyirat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst rögzíteni kell és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.

(4) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a központi irattárba kell elhelyezni.

(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni lezárt iktatókönyvével együtt.

(6) A megszűnő szervezeti egység ügyiratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

34. Álláshelyi feladatok átadásával kapcsolatos rendelkezések

45. § (1) Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – nyilvántartások alapján – az Iroda közszolgálati szabályzatáról szóló NVI utasításban rögzítettek szerint tételesen el kell számoltatni.

(2)⁶⁵ Az átadás-átvétel tényéről az érintett önálló szervezeti egység vezetője az átadás-átvételi jegyzőkönyv másolatának megküldésével értesíti az ügyviteli munkatársat, aki gondoskodik az átadott, folyamatban lévő ügyek átvevőre történő iktatásáról. Az elveszett ügyiratokról a 13. melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni.

VII. Fejezet

IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK ÉS AZ ELEKTRONIKUS RENDSZEREKEN KERESZTÜL ÉRKEZETT IRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE

35. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

46. § (1) A másoló- és sokszorosítógépet az önálló szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden munkatárs maga végzi.

(2) Sokszorosítani kizárólag az Iroda feladataival összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását az elnök engedélyezheti.

36. Hitelesítési eszközök nyilvántartása

47. § (1)⁶⁶ Az Iroda hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről az Elnöki Titkárság erre kijelölt munkatársa (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást, bélyegző-nyilvántartó könyvet köteles vezetni. Az Iroda a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat.

(2) A bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,

b) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása, a használatra jogosultak aláírás mintája,

c) az átvevő neve, álláshelye, szervezeti egységének megnevezése,

d) az átadás és átvétel időpontja, valamint

e) az átadó és az átvevő aláírása.

(3)⁶⁷ A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető aláírásával hitelesíti.

(4) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanság, így különösen elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás esetén szabálytalansági eljárást kell lefolytatni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.

(5) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(6) Ha a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt az álláshelyi feladatainak átadása szükséges és az álláshelyi feladatot átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(7)⁶⁸ Az új bélyegzőt a Közbeszerzési Osztály szerzi be. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. A Közbeszerzési Osztály az elkészült bélyegzőt átveszi, majd átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(8) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni.

(9) A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(10) A belső ellenőr évente legalább egy alkalommal ellenőrzi a hitelesítési eszközök használati rendjét.

37. Elektronikus rendszereken keresztül érkezett iratok kezelésének rendje

48. § (1) Az elektronikus rendszereken érkezett, illetve kézbesített iratok kezelését a vonatkozó jogszabályi előírások alapján, valamint ezen utasításban rögzített rendelkezések alkalmazásával kell végezni.

(2)⁶⁹ Az Informatikai Osztály nyilvántartást vezet az elektronikus kapuk igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Az adott szervezeti egység vezetője az elektronikus kapuk használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad az Informatikai Osztálynak. A nyilvántartás alapján tanúsíthatónak kell lennie, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. A nyilvántartás ezen utasítás irattári tervében, a jogosultságok nyilvántartásával kapcsolatos ügyekre meghatározott időtartamig őrzendő.

(3) Az elektronikus kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek át kell adni, új kezelő hiányában valamennyi adatot elektronikusan archiválni kell.

(4) Az Irodának az elektronikus kapuk használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett küldemények minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.

(5)⁷⁰ A valasztas.hu honlapon vagy SZÜF-ön a Ve. szerinti, az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó névjegyzékkel kapcsolatos kérelmeket az iratkezelési szoftver automatikusan érkezteti és iktatja, valamint annak befogadásáról a központi elektronikus rendszer visszaigazolást küld a kérelmezőnek.

(6) Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papíralapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

38. Elektronikus kapun érkezett elektronikus küldemények kezelésének rendje

49. § (1) Az elektronikus kapu használatára kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult, aki gondoskodik a befogadott dokumentumok papíralapra történő kinyomtatásáról.

(2) Az Irodához elektronikus kapun érkezett elektronikus küldemények érkeztetésére, előzményezésére, szerelésére, csatolására az ügyviteli munkatárs jogosult.

(3) Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően az ügyviteli munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum expediálásáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

(4) A hiteles elektronikus másolatkészítés részletes szabályait a 21. melléklet tartalmazza.

(5) Az ügyviteli munkatársnak gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak az elektronikus kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá a kézbesítést igazoló, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó adatoknak az iratkezelési szoftverben való rögzítéséről.

(6) Az elektronikus kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell az elektronikusan kézbesített hivatalos iratkézbesítéssel kapcsolatos, a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó dokumentumok papíralapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

(7) Az elektronikus kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az elektronikus kapuja megszűnik,

b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,

c) ezt a címzett kéri,

d) jogszabály erről külön rendelkezik,

e) a rendelkezési nyilvántartásban az ügyfél így rendelkezett.

(8) Az (1)–(7) bekezdésben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papíralapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

50. §⁷¹ A rendelkezési nyilvántartáshoz való hozzáférési jogosultságok igénylését, módosítását, törlését az önálló szervezeti egység vezetője elektronikus úton kezdeményezheti a 15. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és annak az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető részére történő eljuttatásával. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a jóváhagyást követően az aláírt adatlap eljuttatásával tájékoztatja az alkalmazásgazdát. Az alkalmazásgazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető döntése alapján elvégzi a jogosultság beállítását az információs rendszerben.

VIII. Fejezet

ZÁRÓ ÉS VEGYES RENDELKEZÉSEK

51. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)⁷²

(3)⁷³ Az iratkezelést végző munkatársak részére az ezen utasításban foglaltak megismerése érdekében oktatást kell tartani. Az oktatás tematikájának összeállításáért és az oktatás megszervezéséért az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető a felelős.

(4) Az oktatásra az utasítás közzétételétől számított 30 napon belül kerül sor, új belépők esetén az oktatás megtartására a belépéstől számított 30 nap áll rendelkezésre.

1. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁷⁴

Szervezeti egység	ELNÖKI TITKÁRSÁG
Érkezés/Továbbítás módja	Személyes benyújtás		Posta (papíralapú)		E-mail (központi postafiókok)		E-mail (személyes)		Fax		VÁKIR		Honlap (NVR)
Szignálás módja általános/automatikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus
Feladatok
Érkező küldemények kezelése
Nyilvántartásba vétel (ÉRKEZTETÉS)	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvétele	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvételének igazolása	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése (jogosultság, címzés)	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Biztonsági vizsgálat	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények felbontása	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves felbontás kezelése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Érkező küldemények tartalmának ellenőrzése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves küldemény kezelése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Értékek kezelése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Borítékok kezelése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Elektronikus adathordozó kezelése	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Előzményezés	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Szerelés/Csatolás	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Előadói ív készítés	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – főszámra	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – alszámra	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Kimenő küldemények kezelése
Küldemény átadásának visszaigazolása	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa	Ük/Oa
Iktatás – főszámra	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – alszámra	Ük/Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Expediálás	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Borítéknyomtatás	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postakönyv készítés	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postára adás	N	N	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
E-mail-küldés	N	N	N	N	Oa	Oa	Oa	Oa	N	N	Oa	Oa	Oa	Oa
Faxolás	N	N	N	N	N	N	N	N	Oa	Oa	N	N	N	N
Helyben készült és kiküldésre nem kerülő ügyiratok	Helyben
Iktatás – főszámra	Oa
Iktatás – alszámra	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa
Rövidítések	Ügyintéző: Üi		Osztályadminisztrátor: Oa			Ügykezelő: Ük		Informatikai rendszer: Ir			Nem értelmezhető: N

2. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁷⁵

Szervezeti egység	NEMZETI VÁLASZTÁSI BIZOTTSÁG TITKÁRSÁGA
Érkezés/Továbbítás módja	Személyes benyújtás		Posta (papíralapú)		E-mail (központi postafiókok)		E-mail (személyes)		Fax		VÁKIR		Honlap (NVR)
Szignálás módja általános/automatikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus
Feladatok
Érkező küldemények kezelése
Nyilvántartásba vétel (ÉRKEZTETÉS)	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvétele	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvételének igazolása	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése (jogosultság, címzés)	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Biztonsági vizsgálat	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények felbontása	Oa	Oa	Űk	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves felbontás kezelése	Ük	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Érkező küldemények tartalmának ellenőrzése	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves küldemény kezelése	Üi	Üi	Üi	Üi	Oa	Üi	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Értékek kezelése	Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Borítékok kezelése	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Elektronikus adathordozó kezelése	Üi	Üi	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Előzményezés	Oa/Ük	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Szerelés/Csatolás	Oa/Ük	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Előadói ív készítés	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – főszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Oa/Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Kimenő küldemények kezelése
Küldemény átadásának visszaigazolása	Ük	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – főszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – alszámra	Oa/Ük	Oa	Oa/Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Expediálás	Ük	Ük	Ük	Ük	Üi	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Oa	Oa
Borítéknyomtatás	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postakönyv készítés	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postára adás	N	N	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
E-mail-küldés	N	N	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi	N	N	Üi	Üi	Oa	Oa
Faxolás	N	N	N	N	N	N	N	N	Üi	Üi	N	N	N	N
Helyben készült és kiküldésre nem kerülő ügyiratok	Helyben
Iktatás – főszámra	Oa
Iktatás – alszámra	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa
Rövidítések	Ügyintéző: Üi		Osztályadminisztrátor: Oa			Ügykezelő: Ük		Informatikai rendszer: Ir			Nem értelmezhető: N

3. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁷⁶

3R06026.pdf

3/A. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁷⁷

3R06028.pdf

4. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁷⁸

Szervezeti egység	REGISZTRÁCIÓS FŐOSZTÁLY
Érkezés/Továbbítás módja	Személyes benyújtás		Posta (papíralapú)		E-mail (központi postafiókok)		E-mail (személyes)		Fax		VÁKIR		Honlap (NVR)
Szignálás módja általános/automatikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus
Feladatok
Érkező küldemények kezelése
Nyilvántartásba vétel (ÉRKEZTETÉS)	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Küldemények átvétele	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Küldemények ellenőrzése	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Küldemények átvételének igazolása	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Küldemények ellenőrzése (jogosultság, címzés)	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Biztonsági vizsgálat	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Küldemények felbontása	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Ir	Ir
Téves felbontás kezelése	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Üi	Üi
Érkező küldemények tartalmának ellenőrzése	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa/ Ük	Ük	Üi	Üi	Ük	Oa	Oa	Ük	Üi	Üi
Téves küldemény kezelése	Oa	Oa	Ük	Ük	N	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N
Értékek kezelése	Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Borítékok kezelése	Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Elektronikus adathordozó kezelése	Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Előzményezés	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa/ Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Ük	Üi/Oa	Üi/Ük
Szerelés/Csatolás	Oa	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Ük	Üi/Oa	Üi/Ük
Előadói ív készítés	Oa	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Ük	Oa	Ük
Iktatás – főszámra	Oa	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Ük	Oa	Ük
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Oa	Oa/Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa/Ük
Iratok átadása ügyintézésre	Oa	Oa	Oa	Oa/Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa/Ük
Kimenő küldemények kezelése
Küldemény átadásának visszaigazolása	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Ir	Ir
Iktatás – főszámra	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Ir	Ir
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Ir	Ir
Expediálás	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Ir	Ir
Borítéknyomtatás	Oa	Ük	Oa	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N
Postakönyv készítés	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postára adás	Ük	N	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
E-mail-küldés	Oa	N	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi	N	N	Üi	Üi	Ir	Ir
Faxolás	Oa	N	N	N	N	N	N	N	Üi	Üi	N	N	N	N
Helyben készült és kiküldésre nem kerülő ügyiratok	Helyben
Iktatás – főszámra	Oa
Iktatás – alszámra	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa
Rövidítések	Ügyintéző: Üi		Osztályadminisztrátor: Oa			Ügykezelő: Ük		Informatikai rendszer: Ir			Nem értelmezhető: N

5. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁷⁹

Szervezeti egység	SZERVEZÉSI FŐOSZTÁLY
Érkezés/Továbbítás módja	Személyes benyújtás		Posta (papíralapú)		E-mail (központi postafiókok)		E-mail (személyes)		Fax		VÁKIR		Honlap (NVR)
Szignálás módja általános/automatikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus
Feladatok
Érkező küldemények kezelése
Nyilvántartásba vétel (ÉRKEZTETÉS)	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvétele	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvételének igazolása	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése (jogosultság, címzés)	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Biztonsági vizsgálat	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények felbontása	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves felbontás kezelése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Érkező küldemények tartalmának ellenőrzése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves küldemény kezelése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Értékek kezelése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Borítékok kezelése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Elektronikus adathordozó kezelése	Ük/Oa	Oa	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Előzményezés	Ük/Oa	Oa	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Szerelés/Csatolás	Ük/Oa	Oa	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Előadói ív készítés	Ük/Oa	Oa	Ük/Oa	Ük	Oa	Oa	Üi	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – főszámra	Ük/Oa	Oa	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Oa	Ük/Oa	Oa	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Kimenő küldemények kezelése
Küldemény átadásának visszaigazolása	Oa	Oa	Ük	Ük	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – főszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Expediálás	Ük	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Üi	Oa	Oa	Üi	Üi	Üi	Üi
Borítéknyomtatás	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postakönyv készítés	N	N	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postára adás	N	N	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
E-mail-küldés	N	N	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi
Faxolás	N	N	N	N	N	N	N	N	Oa	Oa	N	N	N	N
Helyben készült és kiküldésre nem kerülő ügyiratok	Helyben
Iktatás – főszámra	Oa
Iktatás – alszámra	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa
Rövidítések	Ügyintéző: Üi		Osztályadminisztrátor: Oa			Ügykezelő: Ük		Informatikai rendszer: Ir			Nem értelmezhető: N

6. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁰

7. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸¹

3R06030.pdf

8. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸²

Szervezeti egység	HUMÁNPOLITIKAI FŐOSZTÁLY
Érkezés/Továbbítás módja	Személyes benyújtás		Posta (papíralapú)		E-mail (központi postafiókok)		E-mail (személyes)		Fax		VÁKIR		Honlap (NVR)
Szignálás módja általános/automatikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus
Feladatok
Érkező küldemények kezelése
Nyilvántartásba vétel (ÉRKEZTETÉS)	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Küldemények átvétele	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Küldemények ellenőrzése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Küldemények átvételének igazolása	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Küldemények ellenőrzése (jogosultság, címzés)	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Biztonsági vizsgálat	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Küldemények felbontása	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Téves felbontás kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Érkező küldemények tartalmának ellenőrzése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Téves küldemény kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Értékek kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Borítékok kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Elektronikus adathordozó kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Előzményezés	Ük/Oa	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Szerelés/Csatolás	Ük/Oa	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Előadói ív készítés	Ük/Oa	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Iktatás – főszámra	Üi/Oa	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Iktatás – alszámra	Üi/Oa	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Iratok átadása ügyintézésre	Üi/Oa	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Kimenő küldemények kezelése
Küldemény átadásának visszaigazolása	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Iktatás – főszámra	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Iktatás – alszámra	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Expediálás	Ük	Ük	Ük	Ük	Üi	Ük	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Borítéknyomtatás	Ük	Ük	Ük	Ük	Üi	N	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi	Üi
Postakönyv készítés	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postára adás	N	N	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
E-mail-küldés	N	N	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi
Faxolás	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Helyben készült és kiküldésre nem kerülő ügyiratok	Helyben
Iktatás – főszámra	Üi
Iktatás – alszámra	Üi
Iratok átadása ügyintézésre	Üi
Rövidítések	Ügyintéző: Üi		Osztályadminisztrátor: Oa			Ügykezelő: Ük		Informatikai rendszer: Ir			Nem értelmezhető: N

8/A. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸³

Szervezeti egység	KÜLKAPCSOLATOK, SAJTÓ ÉS PROTOKOLL FŐOSZTÁLY
Érkezés/Továbbítás módja	Személyes benyújtás		Posta (papíralapú)		E-mail (központi postafiókok)		E-mail (személyes)		Fax		VÁKIR		Honlap (NVR)
Szignálás módja általános/automatikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus	általános	auto- matikus
Feladatok
Érkező küldemények kezelése
Nyilvántartásba vétel (ÉRKEZTETÉS)	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük
Küldemények átvétele	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények átvételének igazolása	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények ellenőrzése (jogosultság, címzés)	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Biztonsági vizsgálat	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Küldemények felbontása	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves felbontás kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Érkező küldemények tartalmának ellenőrzése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Üi	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Téves küldemény kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Értékek kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Borítékok kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Elektronikus adathordozó kezelése	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Előzményezés	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük
Szerelés/Csatolás	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük
Előadói ív készítés	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük
Iktatás – főszámra	Ük/Oa	Ük	Ük	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Ük/Oa	Ük
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Ük	Ük	Ük	Ük
Iratok átadása ügyintézésre	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa
Kimenő küldemények kezelése
Küldemény átadásának visszaigazolása	Üi	Üi	Ük	Ük	Oa	Oa	Üi	Üi	Oa	Oa	Ük	Ük	Ük	Ük
Iktatás – főszámra	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük
Iktatás – alszámra	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Oa	Ük	Ük	Ük	Ük
Expediálás	Ük	Ük	Ük	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük	Ük/Oa	Ük	Oa	Ük	Oa	Ük
Borítéknyomtatás	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postakönyv készítés	Ük	Ük	Ük	Ük	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Postára adás	N	N	Ük	Ük	N	N	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük	Ük
E-mail küldés	N	N	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi	N	N	Üi	Üi	Üi	Üi
Faxolás	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N	N
Helyben készült és kiküldésre nem kerülő ügyiratok	Helyben
Iktatás – főszámra	Oa
Iktatás – alszámra	Oa
Iratok átadása ügyintézésre	Oa
Rövidítések	Ügyintéző: Üi		Osztályadminisztrátor: Oa			Ügykezelő: Ük		Informatikai rendszer: Ir			Nem értelmezhető: N

9. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁴

Irattári terv

Ágazat	Tétel- szám	Megnevezés	Selejtezés (év)	Levéltárba átadás (év)
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Általános iratok
A	001	Az Iroda alapításával kapcsolatos iratok	NS	HN
A	002	Az Iroda működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ)	NS	15
A	003	Az Iroda működésével kapcsolatos egyéb szabályzatok, utasítások, intézkedések, körlevelek, a szervezeti egységek jóváhagyott ügyrendje	NS	15
A	004	Hosszú távú munkatervek, munkaprogramok	NS	15
A	005	Időszaki jelentések, beszámolók (munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról)	5	–
A	006	Vezetői értekezlet emlékeztetői	NS	15
A	007	Beszerzési eljárásokkal kapcsolatos ügyek, szerződések, együttműködési megállapodások és kapcsolódó iratok	5	–
A	008	Közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos ügyek, szerződések és kapcsolódó iratok	5	–
A	009	Jogszabályalkotásra vonatkozó javaslattételi felelősségi körbe tartozó jogszabálytervezetek előiratai és koordinációs iratai	NS	15
A	010	Véleményezésre, javaslattételre érkezett jogszabályok iratai	1	–
A	011	Szakmai tájékoztatók, belső statisztikák, vélemények, konferenciák iratai, szakmai utak	10	–
A	012	Nemzetközi elvi ügyek, megállapodások	NS	15
A	013	Statisztikai jelentések, elemzések	NS	15
A	014	ÁSZ, MÁK, NAV ellenőrzési dokumentációja, jelentései	NS	HN
A	015	Egyéb külső szervek ellenőrzési dokumentációja, jelentései	NS	15
A	016	Belső ellenőrzési dokumentációk, jelentések	15	–
A	017	Monitoring vizsgálat	10	–
A	018	Minőségirányítás	10	–
A	019	Adatvédelem	10	–
A	020	Közérdekű bejelentések, javaslatok iratai	3	–
A	021	Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem	3	–
A	022	Személyes adat megismerésére irányuló kérelem	3	–
A	023	Érdeklődő, tájékoztató levelek, kétséget kizáróan más szerv illetékességébe és hatáskörébe tartozó megkeresésekre vonatkozó áttételek és tájékoztató levelek	1	–
A	024	Főnyilvántartó könyv	NS	HN
A	025	Iktatókönyvek (papíralapú, továbbá az elektronikus iktatás során az évente archivált adatállományok)	NS	15
A	026	Az irat átadására, továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (átadókönyv, jegyzék stb.)	3	–
A	027	Kiadmányozáshoz használt szigorú számadású bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása	NS	HN
A	028	Elektronikus aláírással összefüggő ügyek	15	–
A	029	Belső egyéb levelezés (igénylések, tájékoztatások stb.)	1	–
A	030	Sajtótevékenység – média kapcsolattartás, tájékoztatások	1	–
A	031	Vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek	10	–
A	032	Riasztási, berendelési tervek	3	–
A	033	Épületbe történő beléptetési és benntartózkodási igények, engedélyek	1	–
A	034	Kisebb jelentőségű szervezési iratok	5	–
A	036	Futárjegyzék	lezárás után 3 év	–
A	037	Megállapíthatatlan feladó küldeménye – Rendelet 26. § (2) bekezdése	1	–
A	038	Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló)	NS	HN
A	039	Levéltári átadás-átvételi jegyzőkönyvek, selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvek	NS	HN
A	040	Az NVI Covid–19 járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek	NS	15
A	041	Covid–19 járvánnyal kapcsolatos háttéranyagok (döntés-előkészítő anyagok, adatszolgáltatások, tájékoztatások, döntés-előkészítő megismerési céllal továbbított dokumentumok)	10	–
A	042	Más minisztérium, szerv Covid–19 járvánnyal kapcsolatos döntései, statisztikái, összesítő kimutatásai, előterjesztések és tervezetek	5	–

Minősített iratok
A	060	Minősített iratok, és az azokkal összefüggésben keletkezett iratok (futárjegyzék, felülvizsgálati iratok, adatszolgáltatás, selejtezési iratok stb.)	NS	HN

Humánpolitika és munkaügy
A	100	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő iratok, személyzeti nyilvántartás	5 (biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltésétől számítva)	–
A	101	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok (pl. illetmény, álláshelyi feladatok leírása, munkaviszony-igazolás stb.)	2	–
A	102	Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérő	10	–
A	103	Jutalmak, kitüntetések, elismerések	5	–
A	104	Megbízási szerződések	10	–
A	105	Szociális és jóléti intézkedések	15	–
A	106	Álláshelyi feladat átadás-átvételi jegyzőkönyvek	5	–
A	107	Létszám- és bérgazdálkodás tervei, statisztikai jelentései	3	–
A	108	Fegyelmi ügyek	5	–
A	109	Szabadság-nyilvántartás	5	–
A	110	Munkába járás költségeinek térítése	3	–
A	111	Munkáltatói lakáskölcsön ügyek	15	–
A	112	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, meghívók, teljesítési igazolások)	5	–
A	113	Üdülési ügyek	3	–
A	114	Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok	5	–
A	115	Tanulmányi szerződések, képzések, továbbképzések iratai	5	–
A	116	Kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A	117	Ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek	1	–
A	118	Közszolgálati jogvita	5	–
A	119	Egyenlő bánásmód, esélyegyenlőség, etikai ügyek	5	–

Gazdálkodás
A	200	Magyar Államkincstárral kapcsolatos ügyek	15	–
A	201	Költségvetések és beszámolók	NS	15
A	202	Pénzügyi-számviteli jelentések	10	–
A	208	Pénzügyi, számviteli bizonylatok, rovancsolási jegyzőkönyvek, szigorú számadású nyomtatványok	10	–
A	209	Pénzügyi-számviteli szakterület általános levelezései	3	–
A	210	Tárgyieszköz-nyilvántartási, leltározási és selejtezési ügyek	10	–
A	211	Fejezeti kezelésű előirányzatok, célelőirányzatok felhasználása és elszámolása	10	–
A	212	Társadalombiztosítási és nyugdíjpénztári ügyek	50	–
A	215	Gazdálkodással, pénzügyi-számviteli nyilvántartással kapcsolatos szabályzatok	10	–
A	216	Költségvetési támogatási ügyek	15	–
A	223	Gazdálkodással összefüggő adminisztratív ügyek	5	–

Üzemeltetés
A	300	Beruházások, felújítások iratai	25	–
A	301	Beruházások, felújítások műszaki és tervrajzai, tulajdoni igazolásai	NS	HN
A	302	Egyéb, ingatlanokkal kapcsolatos ügyek, ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, dokumentációk	15	–
A	303	Nagy értékű egyéb tárgyi eszközök beszerzése	10	–
A	304	Készletgazdálkodási ügyek	15	–
A	305	Üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések (szerződés lejártát, teljesítését követően)	5	–
A	306	Üzemeltetés általános levelezései	1	–
A	307	Gépjármű beszerzésével, üzemeltetésével, használatával és javításával kapcsolatos iratok	5	–
A	308	Megrendelés, beszerzés, anyag-, eszközigénylésre vonatkozó iratok	5	–
A	309	Raktározás bizonylatai	10	–
A	310	Garanciális jogosultságok levelezései, anyagai	10	–
A	311	Épület, vagyon, elhelyezés biztonságával kapcsolatos ügyek	15	–

Jog
A	400	Peres és nemperes, büntető ügyekkel kapcsolatos eljárások	15	–
A	401	Büntető feljelentéssel kapcsolatos iratok	5	MV
A	402	Szerződések, jogi dokumentumok véleményezésével, készítésével és az Iroda működésével kapcsolatos jogi tevékenység	5	–
A	403	Panaszok és az ezekkel összefüggésben keletkezett iratok	5	–

Informatika
A	500	Informatikai hosszú távú tervek, tanulmányok	NS	15
A	501	Informatikai szerződések teljesítésével összefüggő iratok	8
A	502	Informatikai rendszerek üzemeltetésével, adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A	503	Számítógépes programokhoz és dokumentációkhoz kapcsolódó levelezések	5	–
A	504	Jogosultságok nyilvántartása, biztonsággal kapcsolatos ügyek	10	–

Kommunikáció
A	600	Sajtóval és médiával történő kommunikációval kapcsolatos ügyek	5	–
A	601	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	NS	15
A	602	Adatszolgáltatás	5	–
A	603	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	5	–
A	604	Képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben	5	–
A	605	Sajtótájékoztatók előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	2	–

KÜLÖNÖS RÉSZ
V	700	Az elnök választásokkal kapcsolatos döntései, utasításai, intézkedései	NS	15
V	701	A választási informatikai rendszer kialakításával és biztonságos működtetésével kapcsolatos elvi ügyek iratai	NS	15
V	702	A választás központi logisztikai feladatai teljesítésével kapcsolatban keletkezett elvi ügyek iratai	NS	15
V	703	A választás pénzügyi lebonyolítása központi feladatai ellátása során keletkezett elvi ügyek iratai	NS	15
V	704	A választások hivatalos honlapjának működtetésével kapcsolatban keletkezett iratok	15	–
V	705	Az igazgatási és informatikai próbákkal kapcsolatos iratok	5	–
V	706	A központi nyomtatványok előállításával és szállításával kapcsolatos iratok	5	–
V	707	A Ve. szerinti szavazóköri jegyzőkönyvek és a választások, országos népszavazások eredmény-jegyzőkönyvei	NS	90 nap
V	708	Választásokkal kapcsolatos levelezések iratai	5	–
V	709	A választási szervek választásokkal és helyi népszavazásokkal összefüggő tájékoztatásai, adatközlései	5	–
V	710	Az időközi választáshoz kapcsolódó pénzügyi elszámolások iratai	5	–
V	711	Választásszakmai képzések iratai	5	–
V	712	Központi névjegyzékkel kapcsolatos kérelmek elbírálása	a kérelmező elhalálozását követő 1 év után	–
V	713	Választásokhoz kapcsolódó nemzetközi feladatok iratai	NS	15
V	714	Választási informatikai rendszer adatbázisai	NS	HN
V	715	Választási információs tájékoztatás állampolgárok, jelölőszervek, társadalmi szervezetek részére	3	–
V	716	Választási információs adatszolgáltatás, Kit Ajánlottam (KITAJ) szolgáltatás iratai	3	–
V	717	Az NVB feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek és ahhoz kapcsolódó iratok	NS	15
V	718	Az NVB elnökének feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek és az ahhoz kapcsolódó iratok	NS	15
V	719	Az NVB nem szakmai feladatellátásához kapcsolódó iratok (tagok költségtérítése, tiszteletdíj folyósítás, ülésszervezéssel kapcsolatos beszerzések stb.)	5	–
V	720	Az NVB tagjainak megválasztásával és megbízásával kapcsolatos iratok	NS	15
V	721	A választójoggal nem rendelkezők nyilvántartása (NESZA) és az ezzel összefüggésben keletkezett iratok	a NESZA-ból történt törlést követő 6. hónap után	–
V	722	Választásokkal kapcsolatos jogi ügyek	5	MV

NS – nem selejtezhető, HN – határidő nélkül őrzendő, MV – mintavétellel levéltárba adandó.

10. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz

Nemzeti Választási Iroda

Ügyiratpótló lap

Készült:

Kölcsönzött ügyirat iktatószáma:

tárgya:

irattári tételszáma:

Kölcsönadó:
(név, szervezeti egység)

Kölcsönző:
(név, szervezeti egység)

Kölcsönzést engedélyező:
(név, szervezeti egység)
Kölcsönzés célja:

Kölcsönzés időpontja:

Kölcsönzés határideje:

.............................................................
engedélyező

.............................................................
kölcsönadó

.............................................................
kölcsönző

11. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz

Átvételi elismervény küldeményről

Átadó neve:

Címe:

Beadvány tárgya:

Címzett szervezeti egység:

Mellékletek száma, fajtája:

Budapest, év hónap nap óra perc

Átadó aláírása:

Átvevő aláírása:

12. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz

FELJEGYZÉS ÉRTÉKKÜLDEMÉNYRŐL

A küldemény bontása alkalmával megállapítottam, hogy az pénzt, illetve egyéb értékküldeményt tartalmaz.

A pénz összege: ………………… Ft, azaz ………………………………………………… forint

Az egyéb küldemény megnevezése: …………………………….………………….………

értéke kb.: ………………… Ft, azaz ………………………………………………… forint

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

…………………………………………………

feljegyzés készítőjének aláírása

13. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz

Jegyzőkönyv

elveszett ügyirat, -darab és irat(ok)ról
amely készült ……… számú / alszámú ügyirat / ügyiratdarab / irat elvesztéséről ……… év ………………… hónap ………… napján a Nemzeti Választási Iroda (Budapest V. kerület, Alkotmány utca 3. szám alatti) székhelyén ………………………………………… Főosztály ………… emelet ………… számú hivatalos helyiségében.
Jelen vannak:

1. Főosztályi osztályadminisztrátor: ……………………………………………………

2. Ügyintéző: ……………………………………………………

3. Önálló Szervezeti egység vezetője: ……………………………………………………

Ügyintéző és a főosztályi osztályadminisztrátor előadása, valamint az áttekintett iratkezelési szoftverből kinyerhető adatok alapján résztvevők kölcsönösen megállapítják, hogy – miután az ügyirat / ügyiratdarab / irat felkutatása nem vezetett eredményre – a(z) …………………… számú ügyirat, ügyiratdarab, irat elveszett.

k.m.f.

………………………………………

Láttam, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………

főosztályvezető

14. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁵

SzignálásAutomatikus szignálás alá tartozó ügytípusok

1. A Nemzeti Választási Bizottság Titkársága tekintetében:

1.1. országos népszavazási kezdeményezés,

1.2. honos népcsoporttá nyilvánítás iránti kezdeményezés,

1.3. európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos ügyiratok,

1.4. jogorvoslat (kifogás, fellebbezés, bírósági felülvizsgálat iránti kérelem),

1.5. külképviseleti megfigyelő, az NVI mellé megbízott megfigyelő bejelentése,

1.6. NVB-be megbízott tag bejelentése,

1.7. jelölő szervezet, jelölő szervezet képviseletére jogosult, országos lista bejelentése,

1.8. országosan elérhető lineáris médiaszolgáltató bejelentkezése politikai reklám közzétételére,

1.9. az NVB-nek vagy valamely tagjának címzett megkeresés,

1.10. országos listás mandátum kiadásával kapcsolatos dokumentumok,

1.11. mentelmi ügyekkel kapcsolatos dokumentumok,

1.12. a Kúria NVB határozat felülvizsgálatáról szóló végzése,

1.13. nemzetiségi és szavazóköri névjegyzéki adatok igénylése lista jogán,

1.14. az NVB feladat- és hatáskörét érintő általános megkeresések.

2. A Külkapcsolatok, Sajtó és Protokoll Főosztály tekintetében:

2.1. a sajtó tájékoztatásával kapcsolatos ügyek (pl. újságírói megkeresések, sajtótájékoztatók, közlemények),

2.2. egyéb, a közvélemény tájékoztatásával kapcsolatos ügyek (pl. tájékoztató anyagok összeállítása, PR-akciók).

3. A Szervezési Főosztály tekintetében:

3.1. időközi önkormányzati választásokkal kapcsolatos ügyek,

3.2. helyi népszavazásokkal kapcsolatos ügyek,

3.3. mandátumváltozások bejelentése,

3.4. területi, helyi választási szervek részére kiküldött adatkérések koordinációja, a választási irodák jelentései és az ezekhez kapcsolódó levelezés.

4. A Humánpolitikai Főosztály tekintetében:

4.1. foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő iratok (pl. önéletrajzok, jogviszony igazolások, jogi szakvizsgához, jogtanácsosi bejegyzéshez szükséges igazolások kiadása iránti kérelmek, személyi anyagok, vagyonnyilatkozatok),

4.2. munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, igazolások),

4.3. kiírt álláspályázatokkal kapcsolatos iratok (benyújtott pályázati anyagok, a pályázat kiírásához kapcsolódó számlák),

4.4. ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek (pályázatok, igazolások),

4.5. létszám- és bérgazdálkodás témakörét érintő adatigénylések,

4.6. foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő jogorvoslati kezdeményezések, kérelmek,

4.7. közszolgálati képzéssel kapcsolatos dokumentumok (Nemzeti Közszolgálati Egyetem küldeményei, pl. tájékoztatók, felhívások, bizonyítványok).

5. A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály tekintetében:

5.1. számlák,

5.2. befizetési bizonylatok,

5.3. NAV-tól érkező valamennyi hivatalos irat,

5.4. MÁK-tól érkező valamennyi hivatalos irat.

6. Az Üzemeltetés tekintetében:

6.1. készletgazdálkodási ügyek,

6.2. üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések (szerződés lejártát, teljesítését követően),

6.3. raktározás bizonylatai,

6.4. garanciális jogosultságok levelezései, anyagai.

7. Az informatikai és jogi elnökhelyettes tekintetében:

7.1. elnöki utasítások, intézkedések, körlevelek, szabályzatok koordinációja,

7.2. szerződések ellenjegyzése,

7.3. más szerv illetékességébe és hatáskörébe tartozó megkeresésekre vonatkozó áttételek és tájékoztató levelek.

8. A Regisztrációs Főosztály tekintetében:

8.1. magyarországi lakcímmel nem rendelkező polgárok névjegyzékkel kapcsolatos (regisztrációs) ügyei,

8.2. központi névjegyzékkel kapcsolatos egyéb ügyek, kivéve a közvetlenül főosztályra iktatandó jogorvoslati kérelmeket,

8.3. a választójoggal nem rendelkező polgárok nyilvántartásából törlési ügyek és igazolás kiadása iránti kérelmek.

9. A Közbeszerzési Osztály tekintetében:

9.1. beszerzési és közbeszerzési tárgyú megkeresések.

15. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁶

Hozzáférési jogosultság kérésa Poszeidon Irat- és Dokumentumkezelő Rendszerhez, valamint a Rendelkezési Nyilvántartáshoz

Igénylő adatai
Név:
Szervezet/intézmény neve:
Beosztás:
Telefonszám/e-mail-cím:
Kelt: (P. H.) Aláírás
Felhasználó szintű igény
Létrehozás □		Módosítás □			Törlés □	Felfüggesztés □		Újraaktiválás □
Felhasználó adatai
Elektronikus információs rendszer neve:			Poszeidon (EKEIDR) Irat- és Dokumentumkezelő Rendszer
Felhasználói azonosító: (létező felhasználó esetén töltendő ki)
Név:
Szervezet/intézmény neve:
Telephely: (munkavégzés helye)			1054 Budapest, Alkotmány utca 3.
Telefonszám/e-mail-cím:
Megjegyzés
Jogosultság szintű igény
	Szervezeti egység			Iktatókönyv	Szerepkör		Igény		Engedélyezve
1.							□ megad □visszavon		□ igen □ nem
2.							□ megad □ visszavon		□ igen □ nem
3.							□ megad □ visszavon		□ igen □ nem
4.							□ megad □ visszavon		□ igen □ nem
5.							□ megad □ visszavon		□ igen □ nem
6.							□ megad □ visszavon		□ igen □ nem
Elektronikus információs rendszer neve:				Rendelkezési Nyilvántartás
Felhasználószintű igény
Létrehozás □					Törlés □
Engedélyező adatai
Név:
Kelt: (P. H.) Aláírás
Felhasználói jogosultságok karbantartójának adatai
Név:									Megjegyzés:
Létrehozott felhasználói azonosító: (Új felhasználó esetén töltendő ki.)
Az engedélyezett felhasználói jogosultságigénynek megfelelő beállításokat a mai napon elvégeztem. Aláírás

16. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁷

17. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁸

Elektronikus postafiókok és terjesztési listák

E-mail-cím	Cél, tartalom
adat@nvi.hu	Adatmegismerési igény benyújtására szolgáló levélcím
adatvedelmibejelentes@nvi.hu	Adatvédelmi incidensek bejelentése
akkred@nvi.hu	Nemzetközi megfigyelők, újságírók akkreditálása
aszellenorzes@nvi.hu	ÁSZ ellenőrzéssel kapcsolatos levelezés
aws@nvi.hu	AWS szolgáltatással kapcsolatos levelezés
aws_DL@nvi.hu	AWS szolgáltatással kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
beszerzes@nvi.hu	Beszerzésekben érintettek terjesztési listája
dynatrace@nvi.hu	Dynatrace monitoring szolgáltatással kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
e.berjegyzek@nvi.hu	e-bérjegyzék technikai fiók
elnok@nvi.hu	Elnöki levelező postafiók
elszamolas@nvi.hu	A választások pénzügyi elszámolása
facebook@nvi.hu	NVI Facebook-oldallal kapcsolatos levelezés
fax@nvi.hu	eFax szolgáltatás használatához szükséges postafiók
FAX_DL@nvi.hu	eFax szolgáltatással kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
fellebbezes@nvi.hu	Regisztrációs fellebbezések
gazdalkodasifoosztaly@nvi.hu	Gazdálkodást érintő kérdések
gyakornok@nvi.hu	NVI gyakornoki postafiók
HUM_DL@nvi.hu	Humánpolitikai Főosztály terjesztési listája
hivatalikapu@nvi.hu	NVI éles Hivatali Kapu szolgáltatás elektronikus címe
humanpolitika@nvi.hu	Humánpolitikai Főosztály
ibf@nvi.hu	Információbiztonsági incidensek bejelentése
ibot@nvi.hu	NBSZ-től érkező iBOT jelentésekben érintettek terjesztési listája
informatika@nvi.hu	Informatikai jellegű levelezések
integritas@nvi.hu	Integritás tanácsadó technikai fiók
international@nvi.hu	Nemzetközi levelezések
it_uzem@nvi.hu	Informatikai üzemeltetők terjesztési listája
ITHD@nvi.hu	Informatikai jellegű hibabejelentések, igények
ITHD_DL@nvi.hu	Informatikai jellegű hibabejelentések, igények terjesztési listája
jelszolejarat@nvi.hu	Informatikai üzemeltetők terjesztési listája – jelszólejárati emlékeztetők témakörben
jkv@nvi.hu	Szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek fogadás
jog@nvi.hu	Jogi Osztály terjesztési listája
karrier@nvi.hu	Álláspályázatok technikai postafiókja
kerelemkezelo@nvi.hu	Névjegyzékkel kapcsolatos tájékoztatók
kuvi@nvi.hu	Külképviseleti választási irodákkal folytatott levelezés
minbizt@nvi.hu	Minőségbiztosítással kapcsolatos levelezés
minbizt_ey@nvi.hu	EY-jal folytatott, minőségbiztosítással kapcsolatos levelezés
nas@nvi.hu	NAS mentőeszközök postafiókja – állapotjelentések, felhasználói értesítések
NAS_DL@nvi.hu	Informatikai üzemeltetők terjesztési listája – NAS mentőeszközzel kapcsolatos levelezéshez
nreg2_admin_atadhato@nvi.hu	NVR-nek átadható regisztrációs kérelmekkel kapcsolatos értesítő levelek postafiókja
nreg2_admin_atadott@nvi.hu	NVR-nek átadott regisztrációs kérelmekkel kapcsolatos értesítő levelek postafiókja
nvb@nvi.hu	Az NVB feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos levelezés, az NVB tagjaival való kapcsolattartás
nvb_DL@nvi.hu	Nemzeti Választási Bizottság Titkárságának terjesztési listája
NVB_ules_NVI@nvi.hu	NVB ülésben érintett NVI kollégák terjesztési listája
NVB_ules_erintettek@nvi.hu	NVB ülésben, nem csak NVI kollégák terjesztési listája
nviinformatika@nvi.hu	Informatikai jellegű levelezésekben érintett kollégák terjesztési listája
nvimindenki@nvi.hu	NVI általános információkban érintettek terjesztési listája
nvr_fejlesztes@nvi.hu	NVR fejlesztésével kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
munkatars@nvi.hu	NVI kollégák terjesztési listája
ocr@nvi.hu	Szkenneléshez kapcsolódó technikai postafiók
nvi.porta@nvi.hu	NVI Portaszolgálat postafiókja
portal@nvi.hu	valasztas.hu portállal kapcsolatos igények, beavatkozási kérelmek postafiókja
PORTAL_DL@nvi.hu	valasztas.hu portállal kapcsolatos igényekkel, beavatkozási kérelmekkel kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
RBK@nvi.hu	RBK kérelmekkel kapcsolatos levelezés
rbk_dlist@nvi.hu	RBK kérelmekkel kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
regisztracio@nvi.hu	Regisztrációs iratok
regisztracio2@nvi.hu	„Értesítés a központi névjegyzékbe való felvétel tárgyában benyújtott kérelem elbírálásáról” tárgyú levelezések lefolytatása
regisztracio2022@nvi.hu	2022-ben kiküldött, tömeges „Felhívás adatváltozás bejelentésére” tárgyú levelek kézbesítésének ellenőrzésére irányuló postafiók
sajto@nvi.hu	NVI sajtó terület levelezési címe
soc@nvi.hu	Az elektronikus információs rendszer bármely felhasználói pontján jelentkező, adott rendszerelemmel kapcsolatban felmerülő rendellenes működés, jelenség, vírusjelzés vagy futási hiba jelentésével kapcsolatos levelezés
szamlazas@nvi.hu	Elektronikus számlák befogadása
szervezes@nvi.hu	Választásszervezési központi elektronikus postafiók
szfo_archiv@nvi.hu	Szervezési terület archív levelezése
szignalas@nvi.hu	Elektronikus és digitalizált küldemények szignálásra bemutatása az általános elnökhelyettes részére
szuf@nvi.hu	SZÜF szolgáltatással kapcsolatos levelezés
szuf_DL@nvi.hu	SZÜF szolgáltatással kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
ugyvitel@nvi.hu	Ügyvitellel kapcsolatos levelezési postafiók
UPS@nvi.hu	Szünetmentes berendezés értesítéseiben érintettek terjesztési listája
valasztasIT@nvi.hu	Választási Irodákkal történő, informatikai témakörben lefolytatott levelezés érintettjeinek terjesztési listája
valvip@nvi.hu	VIP szolgáltatás elektronikus címe
valvip_dl@nvi.hu	VIP szolgáltatásokkal kapcsolatos levelezésben érintettek terjesztési listája
vetelkedo@nvi.hu	Az Iroda által szervezett vetélkedők postafiókja
visz@nvi.hu	Általános, ügyfél-tájékoztatásra szolgáló postafiók
visszaelesbejelentes@nvi.hu	Belső visszaélés-bejelentési rendszer postafiókja

18. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁸⁹

Iktatókönyvek

Azonosító	Megnevezés
NVI	NVI főiktatókönyv
NVBT	Nemzeti Választási Bizottság Titkársága iratai
ET	Elnöki Titkárság iratai
HUM	Humánpolitikai Főosztály iratai
KGF	Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály iratai
JOG	Jogi Osztály iratai
SZF	Szervezési Főosztály iratai
INF	Informatikai Osztály iratai
KBO	Közbeszerzési Osztály iratai
ÜGY	Regisztrációs Főosztály iratai
ÜZ	Üzemeltetés iratai
REG	Regisztrációs ügyek iratai
KSF	Külkapcsolatok, Sajtó és Protokoll Főosztály iratai

19. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz

Tisztelt Ügyfelünk!

Tájékoztatjuk, hogy központi elektronikus levélcímünkre küldött elektronikus levelét megkaptuk!

A megkeresésében foglaltak feldolgozása folyamatban van, munkatársaink a jogszabályi határidők betartása mellett, a lehető legrövidebb időn belül tájékoztatni fogják.

Tájékoztatjuk, hogy fenti levelében megadott személyes adatait a Nemzeti Választási Iroda hivatalos honlapján (http://www.valasztas.hu) közzétett Adatkezelési Tájékoztatóban részletesen leírt szabályok szerint kezeljük.

Üdvözlettel:

Nemzeti Választási Iroda

20. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁹⁰

A Nemzeti Választási Irodán keresztül, a Nemzeti Választási Bizottsághoz benyújtott beadványok átvételére vonatkozó eljárásrend

1. Az eljárásrend hatálya

1.1. Az eljárásrend személyi hatálya az Iroda 1054 Budapest, Alkotmány u. 3. szám alatti székházába érkező és belépő beadványozó vagy egyéb kézbesítő személyre terjed ki.

1.2. Az eljárásrend tárgyi hatálya az NVB-nek címzett, annak feladat- és hatáskörébe tartozó vagy az NVB-hez benyújtott beadvány, irat, küldemény vagy egyéb dokumentum – különösen országos népszavazási kezdeményezés, jogorvoslati kérelem – (a továbbiakban: irat) személyes benyújtására, illetve kézbesítésére terjed ki.

1.3. Az eljárásrend hatálya nem terjed ki a postai szolgáltató vagy futárszolgálat útján történő kézbesítésre.

2. Általános rendelkezések

Az eljárásrend alkalmazásában

a) munkaidő: munkanapon hétfőtől csütörtökig 8:30–16:00 óra, pénteken 8:30–13:30 óra,

b) Biztonsági Szolgálat: az Iroda minősített adatokra vonatkozó biztonsági szabályzatáról szóló 3/2016. (IV. 25.) NVI utasítás 6. § (1) bekezdése szerint foglalkoztatott jogi személy tagjai, illetve alkalmazottai.

3. Az irat átvételének eljárásrendje

3.1. Munkaidőben az Iroda székházába érkező személyesen eljáró Beadványozó vagy iratot kézbesítő személy (a továbbiakban együtt: Beadványozó) érkezéséről a Biztonsági Szolgálat tagja vagy a recepciós munkatárs a Nemzeti Választási Bizottság Titkárságának (a továbbiakban: Titkárság) munkatársát telefonon értesíti. Értesítés után az értesített munkatárs jelzi, hogy a beadványt a munkaállomásán, vagy az épület recepcióján kívánja átvenni. Ha az értesített munkatárs a Beadványozót a munkaállomásán fogadja, a beléptetésére kizárólag a személyazonosság hitelt érdemlő igazolása (személyi igazolvány, jogosítvány, útlevél stb.) és az azonosító adatok rögzítése után, ideiglenes belépőkártyával kerülhet sor.

3.2. A munkaidőben érkezett iratok átvétele az Iroda Iratkezelési Szabályzatának 13. §-a szerint történik.

3.3. Munkaidőn kívül érkezett irat érkezéséről a Biztonsági Szolgálat tagja – szükség esetén, telefonon értesíti a Titkárság vezető beosztású munkatársát, akivel való egyeztetés alapján – veszi át az iratot a Beadványozótól megőrzés céljából. Több Beadványozó esetén az érkezés sorrendjében történik a beadványok átvétele. Az átvett iratról a Biztonsági Szolgálat tagja egy másolati példányt készít, amelyen feltünteti az átvétel tényét év, hónap, nap, óra és perc megjelölésével, valamint aláírásával látja el. Ezt követően a másolati példányt átadja a Beadványozó részére. Munkaidőn kívül érkezett irat benyújtása esetén a másolaton kívül a megőrzésre történő átvétel tényét és annak kezdeti idejét igazoló egyéb dokumentum kiadására nincs mód.

3.4. A Biztonsági Szolgálat tagja az átvett beadvány eredeti példányát borítékba helyezi és a borítékra rávezeti az átadó nevét a személyazonosításra alkalmas igazolvány alapján, az átvétel időpontját év, hónap, nap, óra és perc megjelölésével, majd aláírásával látja el a borítékot.

3.5. A Biztonsági Szolgálat tagja az átvett iratot a következő munkanapon munkaidőben soron kívül átadja a Nemzeti Választási Bizottság Titkársága átvételre jogosult munkatársának (a továbbiakban: titkársági munkatárs) érkeztetés céljából.

3.6. A titkársági munkatárs több irat esetében az átvett iratokat időrendi sorrendben érkezteti.

21. melléklet a 4/2021. (V. 19.) NVI utasításhoz⁹¹

Másolatkészítési szabályzat

Az Irodának mint elektronikus ügyintézést biztosító szervnek az Eüsztv. és az R. alapján előírt hiteles elektronikus másolatkészítés (a továbbiakban: másolatkészítés) eljárásának rendjét jelen szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tartalmazza.

1. A Szabályzat hatálya

1.1. A Szabályzat hatálya kiterjed az Iroda azon tagjaira, akik bármilyen módon részt vesznek az R. 55., 121. és 122. §-a szerinti másolatkészítés folyamatában.

1.2. Másolatkészítés alatt egyaránt érteni kell a papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolatkészítést, valamint az irat hiteles papíralapú irattá alakítását.

2. Másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek köre

Másolatkészítésre az ügykezelők, illetve szervezeti egységenként a kijelölt osztályadminisztrátorok, ügyintézők jogosultak.

3. A másolatkészítés műszaki feltételei és eljárási rendje

A papíralapú dokumentumról történő digitalizálás eljárási rendje

3.1. A papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során biztosítani kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden − az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett − módosítás érzékelhető legyen.

3.2. Papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során a másolatkészítő

a) elkészíti az elektronikus másolatot (szkenneli) a papíralapú dokumentumról;

b) megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését;

c) ellátja az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal − „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező” − és az R. 55. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel látja el.

3.3. Az irat digitalizálását követően a másolatkészítést végző az elektronikus másolat elektronikus példányként a POSZEIDON rendszer alkalmazásával záradékoltan hitelesíti, majd a megfelelő iktatási számon rögzíti.

3.4. A POSZEIDON rendszer az iktatási számhoz való csatolást követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal látja el.

3.5. A hitelesítési záradékkal ellátott elektronikus másolaton a POSZEIDON rendszer elhelyezi a szervezeti elektronikus bélyegzőt és a szervezeti bélyegzőhöz kapcsolódó időbélyeget.

3.6. Ha a papíralapú dokumentum tulajdonságai miatt az elektronikus másolat nem tartalmazza a papíralapú dokumentum teljes tartalmát, úgy a másolaton − a fenti lépéseken túl − azt is fel kell tüntetni, hogy a másolat a digitalizálás alapjául szolgáló dokumentumot mely részében tartalmazza. Ebben az esetben a másolatkészítő elektronikus kivonatot is készíthet a papíralapú dokumentumról, a másolaton rögzítve azt, hogy a készített elektronikus kivonat a papíralapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.

3.7. Több elektronikus dokumentumon is elhelyezhető egyszerre egy elektronikus aláírás, illetve egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok csak együtt kezelhetők.

3.8. Az elektronikus aláírást úgy kell elhelyezni az elektronikus másolaton, hogy az aláírás érvényességének időtartamán belül − ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő − folyamatosan megállapítható legyen.

3.9. A hiteles elektronikus másolat megváltoztathatatlanságát a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő, a bélyegző elhelyezése pillanatában érvényes és a hosszú távú érvényesség feltételrendszere alapján létrehozott elektronikus bélyegző és a kapcsolódó időbélyegző együttesen biztosítja.

Az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításának eljárási rendje

3.10. Az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása során biztosítani kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.

3.11. Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása során a másolatkészítő

a) a másolat elkészítését megelőzően ellenőrzi, hogy az eredeti elektronikus irat az aláírás és másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e;

b) amennyiben az a) pont szerinti ellenőrzés megerősíti a dokumentum változatlanságát és az aláírás érvényességét, úgy az elektronikus iratot kinyomtatja;

c) a nyomtatást követően meggyőződik arról, hogy a kinyomtatott papíron megtalálható az „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” szövegezésű hitelesítési záradék;

d) ha a nyomtatást követően a c) pont szerinti záradék nem szerepel a másolaton, akkor a másolatkészítő − képi vagy tartalmi megfelelés esetén − kézzel rögzíti azt a másolaton;

e) a fentiek szerint létrehozott papíralapú másolaton feltünteti a másolatkészítés időpontját;

f) hitelesíti a másolatot, aminek során aláírja és bélyegzőlenyomattal látja el.

5. A másolatkészítéshez kapcsolódó felelősségi kérdések

A másolatkészítő köteles betartani a Szabályzatban foglaltakat. A másolatkészítő felelősséggel tartozik továbbá a másolatkészítéssel érintett irat biztonságáért, sértetlenségéért, továbbá a másolatkészítést követően mind az eredeti, mind a másolat visszajuttatása vagy továbbítása iránt.

A papíralapú regisztrációs kérelmek digitalizálása és iktatása után az eredeti kérelmek megsemmisítésre kerülnek.

Az 1. § az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

A 2. § (1) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

A 4. § 9. pontja az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 3. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴

A 4. § 18. pontja az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 3. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

⁵

A 4. § 44. pontja az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 1. pontja szerint módosított szöveg.

⁶

A 6. § (2) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § a) pontja szerint módosított szöveg.

⁷

A 6. § (3) bekezdése a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés a) pontja szerint módosított szöveg.

⁸

A 6. § (3a) bekezdését az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 4. §-a iktatta be, szövege a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés b) pontja szerint módosított szöveg.

⁹

A 7. § (1) bekezdés nyitó szövegrésze az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 5. §-ával megállapított szöveg.

¹⁰

A 7. § (2) bekezdés nyitó szövegrésze a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés c) pontja szerint módosított szöveg.

¹¹

A 7. § (3) bekezdés d) pontja az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 4. pontja szerint módosított szöveg.

¹²

A 7. § (3) bekezdés f) pontja az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 5. pontja szerint módosított szöveg.

¹³

A 7. § (4) bekezdés i) pontja a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

¹⁴

A 7. § (5) bekezdés h) pontja a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

¹⁵

A 7. § (6) bekezdés a) pontja a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

¹⁶

A 8. § (1) bekezdése a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés c) pontja szerint módosított szöveg.

¹⁷

A 8. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 7. pontja szerint módosított szöveg.

¹⁸

A 8. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 6. §-ával megállapított szöveg.

¹⁹

A 8. § (5) bekezdését az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 26. § a) pontja hatályon kívül helyezte.

²⁰

A 12. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 8. pontja szerint módosított szöveg.

²¹

A 13. § (8) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 7. §-ával megállapított szöveg.

²²

A 13. § (9) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

²³

A 13. § (12) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 8. pontja szerint módosított szöveg.

²⁴

A 15. § (1) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

²⁵

A 15. § (12) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 8. §-ával megállapított szöveg.

²⁶

A 16. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 9. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

²⁷

A 16. § (3) bekezdését az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 26. § b) pontja hatályon kívül helyezte.

²⁸

A 16. § (8) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 9. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

²⁹

A 16. § (9) bekezdését az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 26. § b) pontja hatályon kívül helyezte.

³⁰

A 16. § (13) bekezdését az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 9. § (3) bekezdése iktatta be.

³¹

A 17. § (1) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

³²

A 17. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

³³

A 17. § (4) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 10. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

³⁴

A 17. § (5) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

³⁵

A 18. § (1) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 11. §-ával megállapított szöveg.

³⁶

A 18. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 9. pontja szerint módosított szöveg.

³⁷

A 19. § (1) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja, az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 10. pontja szerint módosított szöveg.

³⁸

A 20. § (9) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 12. §-ával megállapított szöveg.

³⁹

A 21. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 13. § (1) bekezdésével megállapított, a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés c) pontja szerint módosított szöveg.

⁴⁰

A 21. § (5) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 13. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴¹

A 22. § (2) bekezdés nyitó szövegrésze a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés c) pontja szerint módosított szöveg.

⁴²

A 24. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 14. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴³

A 24. § (5) bekezdését az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 14. § (2) bekezdése iktatta be.

⁴⁴

A 25. § az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 15. §-ával megállapított szöveg.

⁴⁵

A 26. § (1) bekezdése a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 2. § b) pontja szerint módosított szöveg.

⁴⁶

A 26. § (6) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 16. §-ával megállapított szöveg.

⁴⁷

A 27. § (1) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 17. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴⁸

A 27. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 17. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴⁹

A 27. § (6) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 17. § (3) bekezdésével megállapított szöveg.

⁵⁰

A 27. § (7) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 12. pontja szerint módosított szöveg.

⁵¹

A 27/A. §-t az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 18. §-a iktatta be.

⁵²

A 29. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 13. pontja szerint módosított szöveg.

⁵³

A 29. § (3) bekezdése a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés c) pontja szerint módosított szöveg.

⁵⁴

A 29. § (4) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 14. pontja szerint módosított szöveg.

⁵⁵

A 33. § (1) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 9. pontja szerint módosított szöveg.

⁵⁶

A 33. § (5) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 15. pontja szerint módosított szöveg.

⁵⁷

A 33. § (10) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 19. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

⁵⁸

A 33. § (13) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 19. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

⁵⁹

A 33. § (15) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 19. § (3) bekezdésével megállapított szöveg.

⁶⁰

A 34. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 9. pontja szerint módosított szöveg.

⁶¹

A 34. § (3) bekezdés nyitó szövegrésze az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 16. pontja szerint módosított szöveg.

⁶²

A 35. § (1) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 17. pontja szerint módosított szöveg.

⁶³

A 42. § (5) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 18. pontja szerint módosított szöveg.

⁶⁴

A 42. § (6) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 20. §-ával megállapított szöveg.

⁶⁵

A 45. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 21. §-ával megállapított szöveg.

⁶⁶

A 47. § (1) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 19. pontja szerint módosított szöveg.

⁶⁷

A 47. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 9. pontja szerint módosított szöveg.

⁶⁸

A 47. § (7) bekezdése a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés d) pontja szerint módosított szöveg.

⁶⁹

A 48. § (2) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 22. § (1) bekezdésével megállapított, a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (1) bekezdés e) pontja szerint módosított szöveg.

⁷⁰

A 48. § (5) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 22. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

⁷¹

Az 50. § az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 23. §-ával megállapított szöveg.

⁷²

Az 51. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

⁷³

Az 51. § (3) bekezdése az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 24. § 9. pontja szerint módosított szöveg.

⁷⁴

Az 1. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § a) pontjával megállapított szöveg.

⁷⁵

A 2. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § b) pontjával megállapított szöveg.

⁷⁶

A 3. melléklet a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (3) bekezdés a) pontjával megállapított szöveg.

⁷⁷

A 3/A. mellékletet a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (2) bekezdése iktatta be.

⁷⁸

A 4. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § d) pontjával megállapított szöveg.

⁷⁹

Az 5. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § e) pontjával megállapított szöveg.

⁸⁰

A 6. mellékletet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 26. § c) pontja hatályon kívül helyezte.

⁸¹

A 7. melléklet a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (3) bekezdés b) pontjával megállapított szöveg.

⁸²

A 8. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § g) pontjával megállapított szöveg.

⁸³

A 8/A. mellékletet a 4/2022. (II. 26.) NVI utasítás 3. § (1) bekezdése iktatta be. A 8/A. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § h) pontjával megállapított szöveg.

⁸⁴

A 9. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § i) pontjával megállapított szöveg.

⁸⁵

A 14. melléklet a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (3) bekezdés c) pontjával megállapított szöveg.

⁸⁶

A 15. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § k) pontjával megállapított szöveg.

⁸⁷

A 16. mellékletet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 26. § d) pontja hatályon kívül helyezte.

⁸⁸

A 17. melléklet a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (3) bekezdés d) pontjával megállapított szöveg.

⁸⁹

A 18. melléklet a 4/2023. (XII. 7.) NVI utasítás 10. § (3) bekezdés e) pontjával megállapított szöveg.

⁹⁰

A 20. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § n) pontjával megállapított szöveg.

⁹¹

A 21. melléklet az 1/2023. (II. 15.) NVI utasítás 25. § o) pontjával megállapított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek