5/2021. (IV. 16.) EMMI utasítás

1. § (1) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködési rendjének részletes szabályait az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

(2) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma gazdálkodási rendjéhez tartozó tevékenységeket, így a külföldi kiküldetésekkel és a hazai fogadásokkal kapcsolatos szervezési és elszámolási feladatokat külön utasítások, elsődlegesen az ideiglenes külföldi kiküldetésekről szóló, valamint a gazdálkodási és számviteli szabályzatok állapítják meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. § (1) Az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: minisztérium) nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködési rendjéről szóló Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a minisztérium valamennyi szervezeti egységére, a minisztérium nemzetközi együttműködési és európai uniós feladatainak és kötelezettségeinek teljesítésében közreműködő minden foglalkoztatottra.

(2) A Szabályzat hatálya az emberi erőforrások minisztere (a továbbiakban: miniszter) által irányított, felügyelt háttérintézményekre (a továbbiakban: háttérintézmények) és az Európai Uniós Fejlesztéspolitikáért Felelős Államtitkárságra akkor terjed ki, ha arról a Szabályzat kifejezetten rendelkezik.

2. § (1) A minisztérium nemzetközi és európai uniós ügyeket érintő együttműködésével összefüggő feladatok szakmai és politikai irányításáért a nemzetközi és Kárpát-medencei kapcsolatokért felelős államtitkár felel.

(2) A minisztérium szervezeti egységei az Emberi Erőforrások Minisztériuma Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 16/2018. (VII. 26.) EMMI utasítás (a továbbiakban: SzMSz) előírásainak megfelelően a Nemzetközi és Kárpát-medencei Kapcsolatokért Felelős Államtitkársággal (a továbbiakban: NEKKÁT) és a Nemzetközi és Európai Uniós Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkársággal (a továbbiakban: NEUHÁT), azon belül

3. § (1) A minisztérium szervezeti egységei kezdeményezhetnek, de – ha a Szabályzat eltérően nem rendelkezik – önállóan nem intézhetnek nemzetközi kapcsolatfelvételt, érintkezést és levelezést. Nemzetközi és európai uniós szakmai szervezetekkel való kapcsolattartásra a NEKKÁT tájékoztatása mellett jogosult a feladatkör szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően a minisztérium szervezeti egységei szorosan a hatáskörükbe tartozó operatív jellegű, szakmai kapcsolattartásra / információcserére önállóan jogosultak. Ez olyan speciálisan szakmai, napi / heti rendszerességű adat-, tény- és információszolgáltatás / -csere, amely a hétköznapi operatív munkavégzéshez szükséges.

(3) A rendszeres nemzetközi, illetve európai uniós adatszolgáltatást a feladatkör szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény végzi, az adatok továbbítását – a feladatkör szerint illetékes minisztériumi vezető jóváhagyását követően – a NEKKÁT tájékoztatása mellett.

(4) A NEKKÁT-hoz beérkező nemzetközi megkeresés, levelezés esetében a feladatkör szerint illetékes felsővezető 3 munkanapon belül tájékoztatást kap a NEKKÁT irányítása alá tartozó illetékes szervezeti egységtől.

(5) A minisztérium azon szervezeti egységei, amelyek a nemzetközi szervezetek és munkacsoportjaik munkájában vesznek részt, és amelyekben az állandó képviselők feladata – heti rendszerességű adat- és információszolgáltatásokat is magában foglaló – projektmegvalósításon keresztül érvényesül,

(6) Ezen nemzetközi szervezetek állandó képviselőinek delegálásához az illetékes államtitkár, a szakértői közreműködéshez az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges, amelyek bejelentése a nemzetközi szervezet felé a NEKKÁT részéről közvetlenül történik, az illetékes szervezeti egység egyidejű tájékoztatása mellett.

(7) A miniszter, a parlamenti államtitkár és a közigazgatási államtitkár nemzetközi és európai uniós levelezését a NEKKÁT irányítása alá tartozó, feladatkör szerint illetékes szervezeti egység intézi. Az ágazati államtitkárok és helyettes államtitkárok nemzetközi és európai uniós levelezéséhez a NEKKÁT igény szerint segítséget nyújt, de a NEKKÁT feladatkör szerint illetékes szervezeti egységét minden esetben előzetesen tájékoztatni kell.

(8) A nemzetközi és európai uniós vonatkozású hivatalos megkeresést, levelet vagy egyéb ügyiratot – jellegétől és fontosságától függően intézkedésre vagy tájékoztatásra – meg kell küldeni az ügyirat tárgyától függően a NEKKÁT-nak. Ez nem érinti a szervezeti egységek saját hatáskörébe tartozó ügyekkel kapcsolatos szakmai információcserét és elektronikus levelezést.

(9) A nemzetközi és európai uniós vonatkozású ügyirattal kapcsolatos szakmai állásfoglalást, valamint annak idegen nyelvű változatát a tárgyban illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve háttérintézmény készíti el a NEKKÁT-tal együttműködve. A koordináció, a már rendelkezésre álló előzmények kezelése, a szakmai állásfoglalás külföldi partnerrel való közlése és a további intézkedés – ha az nem az illetékes szervezeti egység vagy háttérintézmény kizárólagos hatásköre – a NEKKÁT útján történik.

4. § (1) A minisztériumi vezetők és a felsővezetők nemzetközi tárgyalásainak előkészítése és lebonyolítása érdekében a NEKKÁT szervezeti egységei együttműködnek a Külgazdasági és Külügyminisztériummal (a továbbiakban: KKM), Magyarország külképviseleteivel, a hazai és külföldi társtárcák érintett szervezeti egységeivel.

(2) A külföldi országok kormányzati szerveivel és partnerintézményeivel, a hazai Diplomáciai Testülettel és a magyar külképviseletekkel fenntartott kapcsolatok minisztériumi szintű összehangolása a NEKKÁT feladata.

(3) Magyarország Állandó Képviseletével az Európai Unió mellett (a továbbiakban: Brüsszeli Állandó Képviselet), az európai uniós civil szervezetekkel, a nemzetközi szervezetekkel és a melléjük rendelt magyar külképviseletekkel a kapcsolattartás a NEKKÁT feladata. Európai Uniós fejlesztési ügyekben a Brüsszeli Állandó Képviselettel való kapcsolattartás az Európai Uniós Fejlesztéspolitikáért Felelős Államtitkárság szervezeti egységeinek feladata.

(4) A Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomatákkal való kapcsolattartás, valamint a szakdiplomaták szakmai felügyelete a NEKKÁT és az illetékes államtitkárságok együttes feladata.

(5) A partnerországokban működő oktatási és kulturális szakdiplomatákkal való kapcsolattartás – a szakterület bevonása mellett – a NEKKÁT feladatkörébe tartozik.

(6) A NEKKÁT gondoskodik a Brüsszeli Állandó Képviseleten külszolgálatot teljesítő szakdiplomaták évenkénti beszámoltatásának megszervezéséről, az általuk küldött jelentések kezeléséről, a szakdiplomaták hatékony munkavégzéséhez szükséges folyamatos kapcsolattartásról és tájékoztatásról az illetékes ágazati államtitkárságokkal együttműködve. Ugyanezen eljárás alá esnek az EU intézményeinél foglalkoztatott nemzeti szakértők is.

(7) Az oktatási és kulturális szakdiplomaták beszámoltatását a KKM koordinálja.

5. § (1) A Magyarországon, illetve külföldön megrendezésre kerülő, hazai / külföldi szervezésű, illetve hazai / külföldi részvétellel zajló nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, protokolláris eseményeken és a budapesti Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokon a minisztériumi részvétel koordinálása a NEKKÁT feladata. A minisztérium részére és a személyre szóló meghívásokról, azok elfogadásáról vagy lemondásáról, az egyéb részvételi szándékról a NEKKÁT Titkárságát előzetesen tájékoztatni kell.

(2) A minisztérium (1) bekezdés szerinti rendezvényeken történő megfelelő szintű megjelenésének összehangolása a NEKKÁT Titkárságának a feladata.

(3) A hazai diplomáciai protokollmeghívásnak lehetőség szerint eleget kell tenni, érdemi partnerkapcsolat és kiemelt reláció esetén minisztériumi felsővezető részvételével vagy a NEKKÁT, a NEUHÁT, az MKFO, a BPKF vagy az UNESCO MNBT vezetője és érintett referense részvételével. A résztvevő személyéről a NEKKÁT szükség szerint egyeztetést folytat az érintett szervezeti egységek vezetőivel.

6. § (1) A minisztériumi vezetői és felsővezetői szintű nemzetközi és európai uniós vonatkozású, valamint a nemzetközi szervezetek képviselőivel folytatott tárgyalások előkészítése és megszervezése, a találkozók tárgyalási anyagainak összeállítása, a tárgyalási eredmények dokumentálásának és utógondozásának, a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának koordinálása a NEKKÁT feladata az illetékes államtitkárságok közreműködésével.

(2) A tárgyalások előkészítése érdekében a tárgyalás időpontjának, tematikájának és céljának megjelölésével a BPKF, illetve az MKFO háttéranyagot, témajavaslatot kér az illetékes minisztériumi szervezeti egységektől, a releváns társtárcáktól és háttérintézményektől. A megküldött anyagok alapján az MKFO, illetve a BPKF felkészítő dossziét állít össze, amelyet megküld az illetékes felsővezetőnek. Ennek kötelező tartalmi elemei:

(3) Az Európai Unió Foglalkoztatási, Szociális, Egészségügyi és Fogyasztóvédelmi Tanácsa (EPSCO) és az Európai Unió Oktatás, Ifjúság, Kultúra és Sport Tanácsa (EYCS) ülésein résztvevő felsővezetők beszédeit az MKFO készíti, az érintett államtitkárságokkal együttműködésben.

(4) A hazai, minisztériumi vezetői és felsővezetői szintű nemzetközi és európai uniós tárgyalásokon biztosítani kell a NEKKÁT képviselőjének részvételét, akinek feladata a tárgyalási jelentés / emlékeztető elkészítése a tárgyalást követő 2 munkanapon belül. Amennyiben a NEKKÁT képviselőjének részvétele mégsem biztosított, a delegáció egy arra előzetesen kijelölt tagja készíti a jelentést / emlékeztetőt a tárgyalást követő 2 munkanapon belül, és megküldi a NEKKÁT részére. A jelentést / emlékeztetőt a tárgyalásvezető hagyja jóvá, és a NEKKÁT megküldi az érintetteknek.

(5) A miniszter külföldi kormánytagokkal folytatott nemzetközi tárgyalásairól jelentés készül a Kormány részére, amelyet a NEKKÁT készít elő a miniszternek aláírásra. A miniszteri aláírást követően a jelentést Kormány ügyrendjéről szóló 1144/2010. (VII. 7.) Korm. határozat 35. pontja alapján a koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár megbízásából a Koordinációs Főosztály juttatja el a Miniszterelnöki Kormányirodának a Kormány tájékoztatása céljából.

(6) A nem állami vezetői szintű nemzetközi és európai uniós szakértői tárgyalásokon biztosítani kell a tárca képviseletét, amelynek előkészítése a BPKF, illetve az MKFO vagy az UNESCO MNBT által, az illetékes minisztériumi szervezeti egységek közreműködésével történik. Minden nemzetközi tárgyalásról rövid összefoglalót (gyorsjelentést) kell készítenie a tárgyaláson részt vevő szakértőnek a tárgyalást követő 1 munkanapon belül.

(7) A nemzetközi és európai uniós tárgyalások / vendégfogadások előkészítésének és megszervezésének részletes eljárásrendjét az 1. függelék tartalmazza.

7. § (1) A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó multilaterális nemzetközi egyezmény, kétoldalú kormányközi és tárcaközi egyezmény, megállapodás, szerződés (a továbbiakban: nemzetközi szerződés) létrehozását, felülvizsgálatát, módosítását és felmondását, valamint nemzetközi szerződéshez való csatlakozást és minden más nemzetközi jogi aktust a NEKKÁT illetékes szervezeti egysége kezdeményezi a minisztérium feladatkör szerint illetékes szervezeti egységének bevonásával. Az illetékes szervezeti egységet a kezdeményezés joga a NEKKÁT felé önállóan is megilleti.

(2) A minisztérium részéről nemzetközi szerződés létrehozásával, felülvizsgálatával, módosításával és felmondásával kapcsolatos magyar álláspont kialakítása, a javasolt intézkedés indoklása a BPKF, illetve az MKFO feladata az illetékes szervezeti egység közreműködésével, a Kodifikációs Főosztály véleményének kikérését követően. A KKM-mel történő egyeztetésről a NEKKÁT gondoskodik.

(3) Nemzetközi szerződés létrehozásának kezdeményezése esetén a nemzetközi szerződés koncepciójának kidolgozása, magyar és idegen nyelvű tervezetének elkészítése a BPKF, illetve az MKFO feladata az illetékes szervezeti egységgel együttműködésben. A magyar és idegen nyelvű szövegtervezetek tárcán belüli szakmai egyeztetését a NEUHÁT folytatja le.

(4) A minisztérium nemzetközi szerződés létrehozása iránti szándékának a külföldi partnerek felé történő közlése, a másik fél hasonló kezdeményezésének fogadása és az illetékes szervezeti egységekkel történő egyeztetése a NEUHÁT illetékes szervezeti egységének feladata.

(5) Nemzetközi szerződés létrehozásához, módosításához és felmondásához szükséges vezetői döntés előkészítése az illetékes szervezeti egység feladata a NEKKÁT közreműködésével, az államigazgatási rend szerinti tárcaközi egyeztetések lefolytatása pedig a Koordinációs Főosztály feladata.

8. § (1) Nemzetközi szervezetek testületeiben, kétoldalú és multilaterális nemzetközi egyezmények, szerződések és megállapodások alapján működő testületekben nemzetközi választott, illetve vezetői tisztség – a szakmai szempontokon túl, a tisztségből eredő feladatok munkaidő- és költségvonzatainak mérlegelésével – a szervezeti egység vezetőjének a NEKKÁT egyetértésével előterjesztett javaslatára, a miniszter jóváhagyásával vállalható.

(2) Nemzetközi szervezetek, egyezmények és programok nemzeti kapcsolattartói, valamint az Európai Unió döntéshozatalához kapcsolódó munkacsoportok delegáltjai feladatkörének ellátásához az illetékes szervezeti egység vezetőjének az MKFO, a BPKF, illetve az UNESCO MNBT útján előterjesztett javaslata és a NEKKÁT, valamint a felügyeletet ellátó államtitkár egyetértése szükséges. Az egyéb szakértői közreműködéshez az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges az MKFO, a BPKF vagy az UNESCO MNBT tájékoztatása mellett. A delegálás bejelentése az illetékes európai uniós vagy nemzetközi intézmény, illetve kétoldalú egyezmény esetén a partnerország felé minden esetben a NEKKÁT-on keresztül történik.

(3) Nemzetközi szakmai szervezetekben minisztériumi tagság létesítése a miniszter jóváhagyásával történhet.

(4) Nemzetközi szervezetekben a háttérintézmények tagsági viszonyt – a tagsággal járó előnyök, feladatok, kötelezettségek bemutatásával – a szakmai felügyeletet ellátó felsővezetővel és a NEKKÁT-tal történt előzetes egyeztetést követően, a miniszter engedélyével létesíthetnek.

(5) A minisztérium nemzetközi fizetési kötelezettségeinek, ezen belül a nemzetközi szervezeteknek és egyezmények alapján fizetendő tagdíjak nyilvántartása, az e célt szolgáló igazgatási vagy igazgatáson tervezett fejezeti kezelésű előirányzat tervezésének, valamint a Gazdálkodási Főosztály felé a tagdíjfizetés teljesítésének előkészítése az egyes államtitkárságok feladata a NEKKÁT-tal szoros együttműködésben.

9. § (1) A minisztérium nemzetközi és európai uniós tagságból eredő feladatainak ellátására szolgáló forrás tervezése – figyelemmel az éves ideiglenes külföldi kiküldetési költségekre is – az illetékes államtitkárság(ok) és a NEKKÁT feladata a Gazdálkodási Főosztállyal egyetértésben.

(2) Hivatalos ideiglenes külföldi kiküldetésre az éves ideiglenes külföldi kiküldetési terv szerint, illetve azon kívül előre nem látott, indokolt esetekben kerülhet sor.

(3) A minisztérium éves ideiglenes külföldi kiküldetési terve összeállítását a minisztérium ideiglenes külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályzata szerint a Gazdálkodási Főosztály – a Nemzetközi Utazásszervezési Osztályon keresztül – koordinálja, és gondoskodik a közigazgatási államtitkár általi jóváhagyásról.

10. § (1) A háttérintézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó felsővezetővel előzetesen kötelesek egyeztetni.

(2) A háttérintézmények a minisztérium által átruházott nemzetközi együttműködési feladataikat önállóan végzik (ide nem értve a források tervezését), a jogszabályok és a jelen Szabályzat figyelembevételével.

11. § (1) A nemzetközi kapcsolatokban a minisztérium érintett szervezeti egységei ettől eltérő rendelkezés hiányában angol nyelven kommunikálnak.

(2) A minisztérium vezetői és felsővezetői részére a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő személyi tolmácsolás, továbbá szükség szerint a külföldiek részvételével megvalósuló hazai nemzetközi rendezvényeken a tolmácsolás megszervezése az NKO feladatkörébe tartozik.

(3) A minisztériumi szervezeti egységek részére kiemelt fontosságú, nagyobb terjedelmű idegen nyelvi szakfordításokat, a nemzetközi szerződések, tárcaközi megállapodások idegen nyelvű szövegtervezeteinek fordítását fordítóirodákon keresztül az NKO szervezi, az illetékes államtitkárságok vagy az igazgatás forrásából.

(4) A fordítási és tolmácsolási feladatokat a minisztérium szakterületeinek írásos megkeresése, illetve a Gazdálkodási Főosztály előzetes kötelezettségvállalása alapján az NKO koordinálja.