7/2021. (VIII. 31.) SZTNH utasítás

1. § Az utasítás célja, hogy a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) által fenntartott és üzemeltetett, a 3. § (1) bekezdésében elérési címmel megnevezett honlap, valamint a hivatali belső elektronikus információs rendszer (a továbbiakban: intranet) információszolgáltató szerepével összefüggésben jelentkező feladatok elvégzéséhez szervezeti, szervezési és eljárásrendi szabályokat biztosítson, és rendezze az ezekkel kapcsolatos tevékenység felelősségi szintjeit.

2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá külön szerződéses kikötés esetén az egyéb szerződés keretében egyes honlappal, illetve intranettel összefüggő feladatokat ellátó vagy az intranet elérésére felhatalmazott személyekre is.

(3) Az (1) és (2) bekezdésben említett személyek a jelen utasítás szempontjából a továbbiakban együtt: felhasználók.

3. § (1) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, a hivatali alaptevékenységekkel kapcsolatos elektronikus kommunikációra szolgáló, magyar és angol nyelven elérhető https://www.sztnh.gov.hu/hu honlapra (a továbbiakban: honlap) és a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett intranetre, valamint ezek fejlesztésére, aktuális adatokkal történő ellátására és feltöltésére, továbbá a nem aktuális tartalmak archiválása érdekében végzett tevékenységre terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya – a 6. § (2) bekezdés i) pontja kivételével – nem terjed ki az (1) bekezdésben hivatkozott honlapon kívüli, a Hivatal által megszerzett és fenntartott domainnevek közül vezetői döntés alapján, információ-közvetítésre átmenetileg fel nem használt vagy felhasznált (adatokkal, információkkal feltöltött) más honlapokra, amelyekkel kapcsolatosan az egyes honlapok működéséért, működtetéséért felelős személyek és eljárási szabályok külön kerülnek meghatározásra.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki továbbá az elektronikus ügyintézéssel, illetve a hatósági adatbázisokkal (e-szolgáltatásokkal) kapcsolatos hivatali hatósági tevékenységekre.

(4) Ezen utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki az intraneten keresztül elérhető, de nem közvetlenül e rendszer részét képező dokumentumokra, rendszerekre, ezekre irányuló tevékenységekre.

4. § (1) A felelős kiadó, egyben a honlap és az intranet felelős szerkesztője, a Hivatal elnöke.

(2) A felelős kiadó a honlap- és intranet-tevékenység irányítója. A felelős kiadó jelöli ki a Hivatal kormánytisztviselői közül a főszerkesztőt, a honlap és az intranet szerkesztőségi koordinátorát (a továbbiakban: szerkesztőségi koordinátor), továbbá a felhasználók közül a rovatvezetőket, valamint biztosítja azt, hogy a honlap és az intranet tartalma a kormányzati informatikai és a hivatali stratégiával összhangban legyen.

(3) A felelős kiadót távollétében vagy akadályoztatása esetén az általa megbízott elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató helyettesíti.

5. § (1) A honlap- és intranet-tevékenység hatékony végzése érdekében a Hivatalban Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság működik, amely szükség szerint, de évente legalább egyszer ülésezik.

(2) A Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság tagjai:

(3) A Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság az ülésén vagy az ülésen kívül elektronikus úton írásban, egyszerű szótöbbséggel határoz a honlappal, illetve intranettel összefüggő valamennyi olyan kérdésben, amelyet jogszabály vagy belső utasítás, illetve a Hivatal elnökének döntése nem utal más hatáskörébe. Ilyen kérdés különösen a honlap és az intranet szerkezetének átalakítása, a lejárt aktualitású, hatályukat vesztett vagy módosított anyagok archiválási rendje és módja, visszakereshetősége, új vagy már meglévő rovat esetén a 14–16. §-ban foglalt eljárásrendtől való eltérésről történő döntés.

(4) A Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság bármely tagja írásban kezdeményezheti a főszerkesztőnél, hogy valamely kérdést a Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság tárgyaljon meg. Ebben az esetben a főszerkesztő a kérdés megtárgyalása érdekében 15 napon belül honlap- vagy intranetszerkesztő-bizottsági ülést hív össze, vagy írásban kéri a Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság döntését.

(5) A Hivatalban a Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság nem alkot elkülönült szervezeti egységet, tagjai eredeti feladatkörük mellett látják el a honlappal és az intranettel kapcsolatos tevékenységüket.

(6) A Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság minden tagját érintő témát tárgyaló ülése, illetve döntési jogköre mellett nem teljes ülésként, illetve nem teljes körben is hozhat vagy kezdeményezhet döntést, ha valamely kérdés megtárgyalása nem érinti közösen a honlapot és az intranetet, hanem kizárólag a honlap vagy az intranet működtetésével függ össze.

(7) A (6) bekezdés szerinti esetben a főszerkesztő és a szerkesztőségi koordinátor

(8) A főszerkesztő minden évben kétszer – az I. félévben július hónapban, a következő év január hónapjában – a tárgyév egészében végzett honlap- és intranetszerkesztő-bizottsági munkáról, továbbá a honlap- és intranet-tevékenységről köteles írásban beszámolni a Hivatal elnöke és felső vezetése számára. A féléves és éves beszámoló határideje igazodik a Hivatalon belül a főosztályi féléves és éves beszámolók határidejéhez, ha a Hivatal elnöke ebben a tekintetben mást nem határoz meg.

6. § (1) A főszerkesztő a honlap és az intranet tartalmának és megjelenésének operatív felelőse, aki a (2) bekezdésben meghatározott feladatok ellátása során a Hivatal valamennyi szervezeti egységével együttműködik, ezeken kívül hangsúlyosan

(2) A főszerkesztő és a szerkesztőségi koordinátor a köztük lévő feladatmegosztás szerint

(3) A főszerkesztő a Hivatal honlapjának és intranetének rovatait az egyes rovatokért felelős rovatvezetők és információszolgáltatók megnevezésével együtt tartja nyilván.

(4) A honlap és az intranet főszerkesztőjének feladata, hogy a rovatok bővülését, változását, továbbá a rovatvezetők vagy információszolgáltatók személyében bekövetkező változásokat nyilvántartsa, és ezeknek megfelelően a (3) bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmát folyamatosan aktualizálja.

(5) A főszerkesztő gondoskodik a honlap és az intranet fenntartására és fejlesztésére jóváhagyott költségvetési keret célszerű, gazdaságos, eredményes és hatékony felhasználásáról, amelynek keretében

7. § (1) A szerkesztőségi koordinátor a főszerkesztő munkáját segíti.

(2) A szerkesztőségi koordinátor a 6. § (2) bekezdésében foglaltakon kívül

8. § A főszerkesztő és a szerkesztőségi koordinátor (a továbbiakban együtt: Szerkesztőség) gondoskodik arról, hogy a rovatvezetők és az információszolgáltatók, valamint az esetlegesen a rovatvezetők helyetteseként kijelölt személyek a feladataik ellátásához elengedhetetlen ismereteket megszerezzék, a szükséges oktatást megkapják.

9. § A jelen utasítás szerinti főszerkesztői és szerkesztőségi koordinátori tevékenység a Hivatal erre kijelölt munkatársainak álláshelyhez tartozó kötelessége, a külön feladatokat – a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjük döntésétől függően – ugyancsak az álláshelyhez tartozó feladatként vagy külön meghatározott többletfeladatként látják el.

10. § (1) A honlap-rovatvezetők személyükben felelősek az általuk gondozott rovatok aktuális tartalmáért és rendszeres tartalmi frissítéséért, amelynek keretei között elkészítik és a IV. fejezetben meghatározottak szerint a közzététel érdekében megküldik az egyes oldalak tartalmának módosított szövegét, továbbá javaslatot tesznek a közzétett, de már nem aktuális anyagok archiválására. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt állapít meg, vagy meghatározza, hogy az adatoknak meddig kell a honlapon elérhetőnek lenniük, ezek figyelemmel kíséréséért a rovatvezetők a felelősek. A honlap tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében a rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosítását kezdeményezni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását az adott rovat 11. § szerinti, az információ szolgáltatásáért felelős munkatársa is kezdeményezheti. A rovatvezetők a Honlap- és intranetszerkesztő-bizottság tagjaiként részt vesznek annak munkájában.

(2) A hivatali honlap tartalommenedzsmenttel összefüggő főbb területei (témái) leképezik a hivatali alap- és más tevékenységeket, így főbb területei különösen

(3) Az intranet tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében az intranet-rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosításáról gondoskodni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását a 11. § szerinti információszolgáltatók is elvégezhetik, illetve azt a rovatvezető jóváhagyásával maguk is kezdeményezhetik a Szerkesztőségnél.

(4) A rovatvezetőket a munkáltatói jogkört gyakorló személy jelöli ki. A kijelölésre, illetve a rovatvezető személyére a Szerkesztőség javaslatot tehet, szükség esetén javaslatot tesz. A rovatvezetők személyét a főszerkesztő rovatok szerint tartja nyilván, a 6. § (3) bekezdése szerint.

(5) A rovatvezetői felelősségi kör magában foglalja az adott témához kapcsolódó adatbázisok tartalmáért való felelősséget is.

(6) A rovatvezető – akadályoztatása esetére – köteles helyettesről gondoskodni, aki mind a rovatvezetői, mind a honlap- és intranetszerkesztő-bizottsági feladatok tekintetében eljárhat a rovatvezető helyett. A helyettes személyét a rovatvezető írásban közli a főszerkesztővel.

11. § A rovatvezetőket feladataik rendszeres ellátásában kijelölt személyek segíthetik (a továbbiakban: információszolgáltató), akik a rovatvezetők akadályoztatása esetén helyettesítik őket. Amennyiben az információszolgáltató személyében bármely okból változtatás szükséges, a rovatvezető kezdeményezheti új munkatárs információszolgáltatóként történő bevonását, a munkatárs munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének előzetes jóváhagyásával.

12. § A honlap és az intranet működéséhez szükséges rovatvezetői és információszolgáltatói tevékenység elsődlegesen a Hivatal erre kijelölt munkatársainak kötelessége, akik az utasításban megjelölt feladatokat – a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjük döntésétől függően – álláshelyhez tartozó feladatként vagy külön okiratban meghatározott többletfeladatként látják el.

13. § (1) A Hivatal honlapjának és intranetrendszerének rovatait és egyéb tartalmait (a továbbiakban együtt: rovat) a 6. § (3) bekezdésében foglaltakkal összhangban a főszerkesztő elektronikus formában tartja nyilván.

(2) Az intraneten önálló rovatoknak minősülnek a közérdeklődésre számot tartó hirdetések elhelyezésére és az egyéni vélemények kifejtésére lehetőséget biztosító rovatok is, amely rovatokba beírni az intranet elérésére felhatalmazott felhasználók jogosultak, és ezért tartalmi szempontból ezen rovatoknak kinevezett rovatvezetőjük és információszolgáltatójuk nincs. E rovatokban a bejegyzések az azokat író felhasználók neve alatt kerülnek a Hivatal belső nyilvánossága elé, ezért e személyek saját személyükben felelősek az általuk közzétett tartalomért.

(3) Ha az intranet egyes rovatai a Hivatal honlapjának adott rovatával teljesen azonosak, akkor az intranetes rovatra kattintva a Hivatal honlapjának megfelelő oldala érhető el.

14. § (1) A honlap esetében a rovatvezető vagy az információszolgáltató a munkakiadó (feladatkiosztó) rendszeren keresztül közvetlenül, annak hibája esetén elektronikus levélben, írásban küldi meg mind a főszerkesztő, mind a szerkesztőségi koordinátor részére a tartalmi és formai szempontból is közzétételre szánt és arra alkalmas, kész szöveget, illetve az archiválási javaslatot.

(2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató a közzétételre javasolt anyagot munkaidőn belül, az erre a célra szolgáló feladatkiosztó rendszeren keresztül olyan időben továbbítja a főszerkesztőnek és a szerkesztőségi koordinátornak, hogy a javasolt tartalom honlapra történő feltöltésére, illetve az azt megelőző szöveggondozásra kellő idő álljon rendelkezésre. Az egyes témák tekintetében az anyagok továbbítása előtt az információszolgáltató köteles egyeztetni a rovatvezetővel, a rovatvezető pedig szükség esetén egyeztet a Hivatal téma szerinti szakterületének főosztályvezetőjével vagy kijelölt munkatársával.

(3) Az angol nyelvű anyagokat – a jogszabályok angol nyelvű fordításainak kivételével – az érintett szervezeti egység készíti el és juttatja el jóváhagyásra a Jogi és Nemzetközi Főosztály vezetőjéhez. Az angol nyelvű anyagok kizárólag a Jogi és Nemzetközi Főosztály jóváhagyása után továbbíthatók a honlapra. Amennyiben az angol nyelvű anyag vagy fordítás elkészítése az érintett szervezeti egységben nem lehetséges, azt az adott rovatvezető jelzésére a Jogi és Nemzetközi Főosztály – a vezetője erre irányuló döntését követően – készíti el. A jogszabályok angol nyelvű fordításait a Jogi és Nemzetközi Főosztály készíti el és juttatja el a honlapon történő megjelentetés érdekében a Szerkesztőséghez.

(4) Különösen indokolt esetben, a hatékonyabb és gyorsabb tartalommenedzsment érdekében a munkáltatói jogkörrel rendelkező vezető előzetesen elektronikus levélben kérheti a honlapfőszerkesztőtől a feladatkiosztó rendszer kötelező használatától való eltérési igény jóváhagyását, megadva ebben azt a személyt, akinek a tekintetében kéri esetileg vagy tartósan a feladatkiosztó rendszer helyett az elektronikus levéllel történő tartalomközlést és annak megjelentetését.

(5) A főszerkesztő vagy a szerkesztőségi koordinátor áttekinti a beérkező anyagokat, és gondoskodik azoknak a honlapra történő feltöltéséről, szükség esetén a rovatvezetővel történt konzultációt követően.

(6) A Hivatal vezetése vagy az elnöki értekezlet döntése értelmében a honlapra soron kívül feltöltendő információk tekintetében a téma szerinti rovatvezető haladéktalanul jelzi az igényt a Szerkesztőségnek, közölve a tartalomra és a határidőre vonatkozó információkat, továbbá egyezteti velük a tartalom helyét és végleges verzióját. A rovatvezető által elkészített, a Szerkesztőségnek a feladatkiosztó rendszerben megküldött sürgős anyagokat a döntésnek megfelelő időpontban, annak hiányában haladéktalanul kell a honlapon megjelentetni.

(7) A jelen §-ban foglalt eljárásrendet kell alkalmazni azon anyagok esetében is, amelyeknek honlapon történő közzétételét jogszabály írja elő. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt határoz meg, a rovatvezetők vagy az információszolgáltatók kötelesek az anyagokat olyan határidőben megküldeni, hogy a honlapon a határidő lejárta előtt azok közzétehetők legyenek.

15. § A 14. §-ban foglalt eljárásrendet nem kell alkalmazni a honlapon keresztül elérhető „közlöny”, „fórum”, valamint „elégedettségmérés” tekintetében. Ezek vonatkozásában a külön kijelölt személyek felelősek a honlapon keresztül elérhető adatok frissítéséért.

16. § (1) Az intranet egyes rovatainak tartalmáról és az anyagok feltöltéséről a rovatvezető vagy felhatalmazása alapján az információszolgáltató önállóan gondoskodik, illetve elektronikus úton (e-mailben), írásban kérheti a szerkesztőségi koordinátor, távolléte vagy tartós akadályoztatása esetén a főszerkesztő segítségét az anyagok intranetre történő feltöltéséhez.

(2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató köteles gondoskodni arról, hogy új anyagok tartalmi, nyelvhelyességi és formai szempontokból egyaránt alkalmasak legyenek az intranetre történő feltöltésre.

(3) Az intranetre a dokumentumokat PDF formátumban kell feltölteni, kivéve a munkaanyagokat, a táblázatokat és a kitöltésre szánt nyomtatványokat.

(4) A (3) bekezdés szerinti előírás nem vonatkozik a 13. § (2) bekezdése szerinti rovatokra.

17. § A honlap- és intranet-tevékenységgel kapcsolatos költségeket a mindenkori hivatali költségvetésben a beruházási, illetve a működési kiadások megfelelő előirányzatán belül kell megtervezni.

18. § (1) A honlapon és az intraneten keresztül elérhető, a Hivatal által működtetett informatikai rendszerek (adatbázisok) rendelkezésre állásának menedzseléséért, az igénybe vett szolgáltatások esetében a külső partner felé történő kapcsolattartásért a Hivatal Ügyvitelfejlesztési és Informatikai Főosztályának vezetője, akadályoztatása esetén az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője vagy az erre kijelölt személy felelős.

(2) A honlap és az intranet vonatkozásában mind a honlapon, mind az intraneten keresztül elérhető informatikai rendszerek üzemeltetése keretében külön kell meghatározni a honlap és az intranet tartalmának archiválása érdekében szükséges teendőket és intézkedéseket.

19. § A honlap és az intranet üzemeltetése során az informatikai biztonsági, információbiztonsági és adatvédelmi előírásokat be kell tartani. Az előírásokat tartalmazó szabályzatok és eljárásrendek elérhetők az intranet „Hivatali dokumentumok” rovatában.

20. § (1) Annak érdekében, hogy az intranet tájékoztató funkcióját képes legyen betölteni, a felhasználók rendszeresen – legalább naponta egyszer – kötelesek megnézni az intranet friss anyagait.

(2) Minden intranet elérésére jogosult felhasználó közérdeklődésre számot tartó bejegyzést tehet közzé a 13. § (2) bekezdése szerinti rovatokban.

21. § (1) A Hivatal munkatársai a munkába lépésükkel általános elérési jogosultságot kapnak az intranet minden munkatárs által megismerhető és igénybe vehető rovatainak megtekintésére.

(2) A nem mindenki által megismerhető vagy használható intranetrovatokhoz való hozzáférési jogosultságot, annak változását vagy megszüntetését az érintett munkatárs munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének kell a központi jogosultságokat kezelő rendszerben elektronikus úton kezdeményezni. Ha az adott rovathoz való hozzáférés ezt szükségessé teszi, a főszerkesztő az adott rovat rovatvezetőjével előzetesen egyezteti a kérés indokoltságát, teljesíthetőségét.

(3) Az (1) bekezdés szerinti munkatársakon kívüli felhasználók részére az intranet minden munkatárs által hozzáférhető, indokolt esetben egyes más rovataihoz való hozzáférési jogosultságot a szerződés szerinti hivatali kapcsolattartója köteles a központi jogosultságokat kezelő rendszerben írásban, elektronikus úton kezdeményezni.

(4) A (3) bekezdés szerinti kapcsolattartó a szerződés határidő előtti megszűnését vagy a rovathoz való hozzáférésre alapot adó ok határidő előtti megszűnését követően legkésőbb 2 munkanapon belül köteles a központi jogosultságokat kezelő rendszerben írásban, elektronikus úton kezdeményezni a hozzáférési jogosultság megszüntetését.

22. § (1) Bármely hivatali munkacsoport vagy szervezeti egység vezetője a főszerkesztőnél a 21. § (2) bekezdésében foglaltakkal összhangban a központi jogosultságokat kezelő rendszerben írásban, elektronikus formában kezdeményezheti azoknak a nem mindenki által megismerhető, közös munkavégzésre alkalmas intranetes felületeknek a kialakítását, amelyeket csak a közös munkában részt vevő személyek érhetnek el és használhatnak.

(2) A közösen használható intranetes munkafelületek jellemzője, hogy több személy számára teszi lehetővé az ugyanazon munkaanyagban történő egyidejű munkavégzést.

23. § Nagyobb volumenű fejlesztési igény esetén a főszerkesztő előterjesztésére eseti munkacsoport vagy projektszervezet alakítható, amelynek tagjait és felelősségét, valamint a feladatmeghatározást és feltételeit – a feladat elvégzésének határidejét, körülményeit, a feladatellátás esetleges díjazását stb. – a Hivatalban kialakított rendnek megfelelően kell az igény elfogadásakor meghatározni.

24. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

25. § (1)²

(2) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a főszerkesztő köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.