8/2021. (IX. 24.) IM utasítás

1. § Az utasítás szabályozza az Igazságügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) igazgatása tervezéssel, gazdálkodással – különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével –, az ellenőrzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, valamint a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet. A Minisztérium közbeszerzéseire vonatkozó speciális szabályokról a Minisztérium Közbeszerzési Szabályzatáról szóló IM utasítás rendelkezik.

2. § Az utasítás rendelkezéseit a Magyarország Európai Unió melletti Állandó Képviselet igazgatása cím vonatkozásában akkor kell alkalmazni, ha a Magyarország Európai Unió melletti Állandó Képviselet gazdálkodási szabályzata így rendelkezik.

3. § Eltérő rendelkezés hiányában az utasítást az európai uniós források felhasználására megfelelően alkalmazni kell.

4. § A Minisztérium igazgatását terhelő támogatásokra az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) szabályait kell alkalmazni.

5. § Az utasítás alkalmazásában

6. § (1) A Minisztérium költségvetésének tervezése az Áht.-ban és az Ávr.-ben meghatározottak szerint történik.

(2) A fejezetet irányító szerv a Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) bevonásával – a fejezetre nézve megállapított tervezett kiadási főösszeg megtartásával, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett körirat alapján – megtervezi és egyezteti az államháztartásért felelős miniszterrel az általa irányított fejezetbe sorolt költségvetési szerv tervezett bevételeit és kiadásait, kiemelt előirányzat szerinti bontásban.

(3) A költségvetési szerv a bevételi és kiadási előirányzatai egységes rovatrend szerinti részletezéséről elemi költségvetést készít.

(4) Az Igazgatás vonatkozásában az elemi költségvetést a PSZF a Költségvetési Főosztály által meghatározott időpontig a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) honlapján közzétett űrlapok, illetve a rendelkezésre bocsátott elektronikus program segítségével készíti el és nyújtja be feldolgozásra.

(5) Az elemi költségvetést a gazdasági vezető hagyja jóvá.

7. § Az elemi költségvetés alapján a PSZF vezetője elkészíti a Minisztérium keretekre osztott belső költségvetését. A Minisztérium belső költségvetését a közigazgatási államtitkár egyetértését követően az igazságügyi miniszter (a továbbiakban: miniszter) hagyja jóvá.

8. § Az előirányzatok módosítására az Áht.-ban, valamint az Ávr.-ben meghatározottak alapján kerülhet sor. A kormánydöntés alapján módosított előirányzatok Minisztériumon belüli szétosztásáról a közigazgatási államtitkár dönt.

9. § A bevételek rovatain megtervezett eredeti vagy módosított bevételi előirányzaton felüli többletbevételek felhasználásának engedélyeztetését a PSZF kezdeményezi a Költségvetési Főosztálynál.

10. § A felhasználásra nem engedélyezett többletbevétel központi költségvetésbe történő befizetéséről az Ávr. 35. §-a szerinti döntéstől számított öt napon belül a PSZF intézkedik.

11. § (1) Az Ávr. 43. §-ában foglaltak szerint a költségvetés kiemelt előirányzatai és a kiemelt előirányzaton belüli rovatok között átcsoportosítás hajtható végre.

(2) A Minisztérium az előirányzatait az Ávr. 36. §-a szerint növelheti.

12. § (1) A Minisztérium elemi költségvetésében jóváhagyott előirányzatok az Ávr. 43. §-a szerinti intézményi hatáskörű kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást és az Ávr. 36. §-a szerinti intézményi hatáskörű előirányzat-módosítást a Pénzügyi Osztály készíti elő, és terjeszti fel a PSZF vezetőjének jóváhagyásra.

(2) A jóváhagyott előirányzat-átcsoportosítást, valamint előirányzat-módosítást a PSZF hajtja végre.

13. § (1) Az egységes rovatrend B1. Működési célú támogatások államháztartáson belülről, B2. Felhalmozási célú támogatások államháztartáson belülről, B6. Működési célú átvett pénzeszközök és B7. Felhalmozási célú átvett pénzeszközök rovatain az eredeti vagy módosított előirányzatán felül pénzügyileg teljesült előirányzatok intézményi hatáskörű módosításának jogkörét a pénzügyi ellenjegyző javaslata alapján a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár gyakorolja.

(2) Az (1) bekezdéstől eltérően az európai uniós forrásból utófinanszírozás keretében megtérülő kiadások fedezete tekintetében az előirányzat-módosítást a tényleges – a Minisztérium által megelőlegezett – kifizetéseknek megfelelően kell végrehajtani.

(3) A költségvetési maradvánnyal összefüggő intézményi hatáskörű előirányzat-módosítás végrehajtásának bizonylata a maradványt terhelő kifizetés számviteli elszámolásáról készült kimutatás.

14. § A külső szervezettől átvett pénzeszközök esetében a másik féllel történő egyeztetés alapján a megkötött szerződés szerint – az előirányzat módosítására vonatkozó engedélyezési előírások betartásával – a PSZF jár el az előirányzatok módosítása, átcsoportosítása során.

15. § Az intézményi hatáskörű előirányzat-módosításra, előirányzat-átcsoportosításra irányuló változásokat a PSZF a Kincstár elektronikus nyilvántartó rendszerében (e-adat), valamint a FORRÁS Integrált Ügyviteli Rendszerben és az analitikus nyilvántartásában rögzíti.

16. § (1) A belső költségvetésben meghatározott keretek között történő, keretcsökkentéssel vagy -emeléssel járó átcsoportosítást az adott keret felett kötelezettségvállalói jogkörrel rendelkező, valamint – a kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező egyidejű értesítése mellett – a PSZF kezdeményezheti a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárnál.

(2) Az átcsoportosítást a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá, amelyről a PSZF írásban értesíti a kezdeményezőt.

17. § A belső költségvetésben meghatározott keretek vagy keretek rovatai közötti – keretösszeg-változással nem járó – átcsoportosítást, valamint a korábbi évek maradványát érintő – jóváhagyott maradványösszeget nem érintő – előirányzat rendezéseket a PSZF hajtja végre.

18. § A kötelezettségvállalások, kifizetések tervezett ütemezésétől történő jelentős eltérés, a költségvetés központilag elrendelt vagy várható zárolási kötelezettségének teljesítése, illetve a Minisztérium likviditási zavarának veszélye esetén a gazdasági vezető javaslatára a közigazgatási államtitkár egyetértését követően az érintett keretek közötti átcsoportosítást a miniszter hagyja jóvá.

19. § A költségvetési maradványt az éves költségvetési beszámoló készítése során a gazdasági vezető állapítja meg.

20. § A tárgyévi előirányzat terhére – ha a jogszabály másként nem rendelkezik – költségvetési szerv esetén csak abban az esetben vállalható kötelezettség, ha annak pénzügyi teljesítése felhalmozási kiadás esetén a tárgyévet követő év december 31-éig, működési kiadás esetén a tárgyév december 31-éig megtörténik.

21. § A beszámoló elfogadását követően a szabad maradvány összegének a központi költségvetés maradványelszámolási számlájára történő befizetése iránt a PSZF intézkedik.

22. § (1) Kötelezettségvállalást a szakterület vezetője kezdeményező irattal kezdeményezhet.

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalás teljesítési időszaka az adott költségvetési évet meghaladja, abban az esetben a kezdeményező iratban a termék vagy szolgáltatás ellenértékének várható teljesítését évenkénti bontás szerint szükséges megjelölni.

23. § Amennyiben a beszerzési szándék szerzői jog, tanulmány, tudományos értekezés, terv, tervdokumentáció megszerzésére irányul, a kezdeményező iratnak tartalmaznia kell azt a kitételt, hogy a Minisztérium által megszerezni kívánt szellemi alkotás vagy annak joga egy éven belül vagy túl fogja szolgálni a Minisztérium működését.

24. § A kötelezettségvállalás kezdeményezője felelős

25. § A kötelezettségvállalás dokumentumának minősül különösen

26. § (1) A kötelezettségvállalás indokoltságát és a Minisztérium szakmai érdekeivel való összhangját a szakmai ellenjegyzés igazolja.

(2) Szakmai ellenjegyzésre a szakterület vezetője, valamint helyettesítésre kijelölt munkatársa jogosult.

(3) Szakmai ellenjegyzésre a jogi és a pénzügyi ellenjegyzést követően kerül sor.

(4) A szakmai ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentuma aláírásokat tartalmazó oldalának (a továbbiakban: aláíró oldal) aláírásával történik. Az aláíró oldalon – a szakmai ellenjegyzésen túl – olvashatóan fel kell tüntetni az ellenjegyző nevét, beosztását, szervezeti egységét, továbbá a szakmai ellenjegyzés tényét és dátumát.

(5) A 25. § a), b), i), j) és k) pontjában felsorolt kötelezettségvállalási dokumentumokat nem kell szakmai ellenjegyzéssel ellátni.

(6) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, a szakmai ellenjegyzés a szakmai ellenjegyző legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

27. § (1) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését az arra jogosultnak a kötelezettségvállalást megelőzően írásban kell megtenni.

(2) Pénzügyi ellenjegyzés nélkül – az Ávr. 53. § (1) bekezdésében, illetve a 36. §-ban foglalt kivétellel – a Minisztérium költségvetését terhelő gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem teljesíthető.

(3) A Minisztériumnál kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosult

(4) A pénzügyi ellenjegyző felelős

(5) A pénzügyi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik a pénzügyi ellenjegyző nevének, beosztásának, továbbá a pénzügyi ellenjegyzés tényének és dátumának feltüntetése mellett.

(6) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, úgy a pénzügyi ellenjegyzés a pénzügyi ellenjegyző legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

(7) A kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyző aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. A 25. § k) pontja szerinti dokumentum helyett a pénzügyi ellenjegyzés az Igazságügyi Minisztérium Közbeszerzési Szabályzatáról szóló IM utasítás alapján erre rendszeresített nyomtatványon történik.

(8) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a (4) bekezdésben foglaltaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a gazdasági vezetőt és a minisztert. Ha a miniszter a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni. Ebben az esetben a pénzügyi ellenjegyző a kötelezettségvállalás dokumentumát „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal látja el.

28. § (1) Amennyiben az adott kötelezettségvállalás rendje előírja, a tervezett kötelezettségvállalást jogi, illetve közbeszerzési szempontból vizsgálni kell.

(2) A kötelezettségvállalás jogi, illetve közbeszerzési szempontból történő megfelelőségét a Jogi Szolgáltatási Főosztály (a továbbiakban: JSZF) ellenjegyzése igazolja (jogi ellenjegyzés).

(3) Jogi ellenjegyzésre jogosult

(4) A jogi ellenjegyző felelős

(5) A jogi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik a jogi ellenjegyző nevének, beosztásának, továbbá a jogi ellenjegyzés tényének és dátumának feltüntetése mellett. A kötelezettségvállalás dokumentumán a jogi ellenjegyző aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie.

(6) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, a jogi ellenjegyzés a jogi ellenjegyző legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

29. § (1) A Minisztérium nevében kötelezettségvállalásra jogosult

(2) A Minisztérium nevében ötvenmillió forint feletti kötelezettségvállalásra kizárólag a miniszter és a közigazgatási államtitkár jogosult.

(3) A fejezeten belül átcsoportosított előirányzat terhére történő kötelezettségvállalásra a közigazgatási államtitkár jogosult.

(4) A Minisztérium részéről

(5) A (4) bekezdés alkalmazása esetén a kezdeményező iratot a kötelezettségvállaló hagyja jóvá. A (4) bekezdés b) pontja esetében az első szerződés megkötése előtt a kezdeményező dokumentumot – valamennyi leendő szerződő partner adatait tartalmazó táblázattal együtt – elektronikusan meg kell küldeni tájékoztatásul a közigazgatási államtitkár részére.

(6) A jóváhagyott éves belső költségvetés szerinti reprezentációs és utazási keretösszeg tekintetében a kerettel rendelkező személy kötelezettségvállalásra jogosultnak minősül, ezért a kötelezettségvállaláshoz a rendelkező személy aláírásmintájának nyilvántartásba vétele szükséges.

(7) Kötelezettségvállalás tekintetében

(8) A miniszteri biztos helyettesítését a miniszteri kabinetfőnök látja el.

(9) Reprezentációs keret terhére történő kötelezettségvállalásnál helyettesítésnek nincs helye.

(10) A kötelezettségvállalás dokumentumán minden esetben fel kell tüntetni nyomtatott betűvel a kötelezettségvállaló személy nevét és beosztását. A kötelezettségvállalás dokumentumán a kötelezettségvállaló aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie.

30. § (1) Kötelezettségvállalás – a 31. § kivételével – írásban, a kifizetést megelőzően, és a pénzügyi és a szakmai ellenjegyzést, továbbá szerződés esetében jogi ellenjegyzést követően tehető.

(2) Megrendelés esetén kifizetés a megrendelés visszaigazolását követően teljesíthető.

31. § Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az Ávr. 53. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben, a személyi reprezentációs és vendéglátási keret terhére történő kötelezettségvállalások vonatkozásában. Előzetes írásbeli kötelezettségvállalás hiányában a kifizetés rendjére az utasítás szabályai megfelelően irányadók, azzal, hogy a 27. §, valamint a 30. § (1) és (2) bekezdése rendelkezéseit nem kell alkalmazni. A kifizetési eljárás a PSZF-hez benyújtott számla, kifizetést elrendelő, igazoló dokumentum alapján indul meg, azok 32. § szerinti nyilvántartásba vételével.

32. § (1) A kötelezettségvállalást követően a PSZF gondoskodik annak az Ávr. 56. §-a és az Áhsz. 18. alcíme szerinti nyilvántartásba vételéről. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma idegen nyelvű, legalább a kötelezettségvállalás keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a jogosult adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, a teljesítési adatokat, továbbá a gazdasági esemény alátámasztásához szükséges egyéb adatokat le kell fordítani és nyilvántartásba kell venni. Az idegen nyelvű dokumentumok fordításáról a kezdeményező szakterület gondoskodik.

(2) A kötelezettségvállalás eredeti, aláírt dokumentumát a PSZF a pénzügyi kifizetéshez kapcsolódó iratként kezeli.

(3) A kötelezettségvállalásokról év közben a PSZF a FORRÁS Integrált Ügyviteli Rendszerprogrammal analitikus nyilvántartást vezet.

33. § (1) A Minisztérium által végzett szolgáltatások ellenértéke tekintetében a PSZF a számlát a teljesítésigazolás alapján állítja ki.

(2) Nem kell teljesítésigazolást kiállítani a cégnyilvántartással, a jogi szakvizsgáztatással, az igazságügyi szakértői és a közvetítői névjegyzékbe vétellel, valamint az igazságügyi szakértői oktatással kapcsolatban befolyó bevételek esetében.

34. § (1) A Minisztériumban teljesítés igazolására jogosult a kötelezettségvállaló vagy a kötelezettségvállaló által írásban kijelölt személy. A teljesítésigazolásra jogosult személy a 37. §-ban foglalt összeférhetetlenségi szabályok figyelembevételével jelölhető ki.

(2) Teljesítésigazolóként

(3) Az Ávr. 53. § (1) bekezdés b) és c) pontjában foglalt esetek kivételével a teljesítésigazolás az arra jogosult által a teljesítésigazolás aláírásával, az utalvány érvényesítését megelőzően történik.

(4) Az Ávr. 53. § (1) bekezdés

(5) A teljesítésigazolásnak írásbeli dokumentumon, különösen okmányokon, bizonylatokon, beszámolón, kimutatáson, jelentésen, összefoglalón, átadás-átvételi jegyzőkönyvön kell alapulnia.

(6) Beruházás esetén a teljesítésigazolás mellékletét képezi a Minisztérium intranet felületén közzétett „Üzembe helyezési jegyzőkönyv”.

(7) A teljesítésigazolásra jogosult felelős az Ávr. 57. § (1) bekezdésében meghatározottak fennállásáért.

(8) A teljesítésigazolás dokumentumán minden esetben fel kell tüntetni nyomtatott betűvel a teljesítésigazoló személy nevét és beosztását. A teljesítésigazoláson a teljesítést igazoló aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. Ha a teljesítés igazolásának alapjául szolgáló okmány elektronikusan áll rendelkezésre, a teljesítés e dokumentumnak a teljesítésigazoló legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával történő ellátásával is igazolható.

35. § (1) A PSZF-en érvényesítésre jogosult a gazdasági vezető által írásban kijelölt, az Ávr. 55. § (3) bekezdésében megjelölt feltételeknek megfelelő, a Minisztériummal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy.

(2) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítőnek a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírását.

(3) Az érvényesítő köteles megvizsgálni különösen

(4) Amennyiben az érvényesítő vizsgálata során ellenőrizte az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt tapasztalja, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz. és az Ávr., illetve a Minisztérium belső szabályzatait megsértették, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítést nem tagadhatja meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Ebben az esetben az érvényesítő a kötelezettségvállalás dokumentumát „az érvényesítés utasításra történt” záradékkal látja el.

(5) Ha az érvényesítésre elektronikus aláírással ellátott dokumentumban kerül sor, az érvényesítés az érvényesítő legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

36. § (1) A miniszter a Minisztérium igazgatási költségvetése tekintetében írásban hatalmazza fel a PSZF-en utalványozásra jogosult személyeket.

(2) Az utalványozás a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének elrendelését foglalja magában. Utalványozásra csak a teljesítés igazolása és az érvényesítés után kerülhet sor.

(3) Az utalványozásra jogosult személy az utalványozáskor köteles megvizsgálni

(4) Az utalványozás során meg kell győződni arról, hogy a FORRÁS Integrált Ügyviteli Rendszer szerinti utalványlap az Ávr. 59. § (3) bekezdésében foglaltakat tartalmazza-e.

(5) Ha az utalványozásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumban kerül sor, úgy az utalványozás az utalványozó legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

37. § Az aláírási jogosultságok alkalmazásánál, ellenőrzésénél az Ávr. 60. § (1) bekezdésében foglalt, összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

38. § (1) A kötelezettségvállalásra, pénzügyi, jogi ellenjegyzésre, teljesítésigazolásra, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírásmintájukról a PSZF az Ávr. 60. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartást vezet a felhatalmazó, kijelölő dokumentumok alapján. Az elektronikus aláírás alkalmazása esetén a használt tanúsítványokról és az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány nyilvános adatairól a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály (a továbbiakban: BAF) vezet nyilvántartást.

(2) A nyilvántartásban szereplő (1) bekezdés szerinti jogosultságok megváltozásáról, visszavonásáról rendelkező dokumentumot a rendelkező személy haladéktalanul megküldi a PSZF-nek.

39. § (1) Beszerzés szerződéskötés vagy visszaigazolt megrendelés útján valósulhat meg.

(2) Megrendelés útján valósítható meg a beszerzés, ha

(3) Egyszerű megítélésűnek minősül az ügylet különösen, ha a beszerzésre kerülő áru vagy szolgáltatás konkrét minőségi és mennyiségi meghatározásán, az ellenszolgáltatás összegén és a fizetési feltételeken, a teljesítés határidején és helyén kívül további feltételekben – az áru vagy szolgáltatás jellegéből adódóan – nem szükséges a feleknek megállapodniuk.

40. § A beszerzések előkészítése során vizsgálni kell a beszerzés tárgya szerinti jogszabályi és egyéb előírások, így különösen

41. § Vagyonnyilatkozat tételére köteles a szerződő fél vagy annak közreműködője, amennyiben a szerződéssel összefüggésben az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (3) bekezdés e) pontjában foglalt feltételek valamelyike fennáll. A vagyonnyilatkozat tételére vonatkozó eljárást külön utasítás szabályozza.

42. § A beszerzés előkészítése során az eljárásban részt vevő szervezeti egységek és személyek elektronikus formában, az e célra rendszeresített e-mail-címek alkalmazásával tartanak kapcsolatot. Amennyiben a beszerzés előkészítése, a szerződéskötés vagy a szerződés teljesítése során valamely irat eredeti példányának rendelkezésre állása szükséges, annak beszerzéséről és az érintett szervezeti egységekhez történő továbbításáról az érintett szervezeti egység gondoskodik.

43. § (1) A beszerzés kezdeményezését megelőzően a szakterület megvizsgálja, hogy

(2) A szakterület megkeresésére a JSZF tájékoztatást nyújt arról, hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá esik-e, illetve segítséget nyújt a beszerzés típusának kiválasztásában.

(3) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti döntés beszerzése a szakterület feladata.

(4) Amennyiben az (1) bekezdés a) pontja szerinti vizsgálat alapján a tervezett beszerzés becsült értéke a beszerzés tárgyára irányadó közbeszerzési értékhatárt eléri vagy meghaladja, vagy központosított közbeszerzés keretében valósul meg, a beszerzést a Minisztérium közbeszerzéseiről szóló miniszteri utasítás szerint kell lefolytatni.

(5) A szakterület a beszerzés kezdeményezését megelőzően köteles meggyőződni arról, hogy a beszerzés megfelel a szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes működés követelményeinek. E követelményeknek való megfelelést a beszerzés kezdeményezését megelőző vizsgálat keretében – így különösen indikatív ajánlatok bekérésével, piackutatás útján vagy a Minisztérium hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek elemzésével – köteles alátámasztani.

(6) Az (5) bekezdésben megjelölt vizsgálattól el lehet tekinteni, amennyiben

(7) Az (5) bekezdés szerinti vizsgálat tartalmát és eredményét, illetve a (6) bekezdés szerinti kivételi kör alkalmazását és annak indokait az 5. § 4. pontja szerinti feljegyzésben szerepeltetni kell.

44. § A szerződést a JSZF a Minisztérium szerződéskötési gyakorlatába illeszkedő szerződések esetében – amennyiben minden szükséges adat a kezdeményezéssel egy időben rendelkezésre áll – hét munkanapon belül készíti el. A határidőbe nem számít bele a 48. §, az 50. §, valamint az 52–56. § szerinti egyeztetés időtartama.

45. § A közigazgatási államtitkár által meghatározott szerződéstípusok esetében általános szerződési feltételeket (a továbbiakban: ÁSzF) kell alkalmazni. Az ÁSzF-eket a Minisztérium intranet honlapján kell közzétenni. ÁSzF-ek nem alkalmazhatóak közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződések esetében. Az ÁSzF, illetve az ÁSzF egyes rendelkezésének alkalmazásától indokolt esetben el lehet térni.

46. § Szerződéskötéssel megvalósuló beszerzés akkor kezdeményezhető, ha a beszerzési igény – pénzügyi és beszerzési jogi szempontból történő előzetes vizsgálat alapján – a kívánt cél megvalósítására alkalmas (a továbbiakban: előzetes vizsgálat).

47. § (1) Előzetes vizsgálatot a szakterület vezetője a teljeskörűen kitöltött szerződéskezdeményező nyomtatvány digitalizált példányának a JSZF elozetesvizsgalat@im.gov.hu e-mail-címére történő megküldésével kezdeményezhet. A szerződéskötéshez szükséges egyéb dokumentumokat elektronikus vagy digitalizált formában kell csatolni.

(2) A JSZF a szerződéskezdeményező nyomtatványt és mellékleteit megvizsgálja, jogszabállyal vagy belső normával ellentétes kezdeményezés esetén tájékoztatja a szakterületet, és javaslatot tesz a jogszabálynak, belső normának megfelelő kezdeményezésre, szükség szerint a nyomtatvány módosítására, más szakterület, hatóság megkeresésére. Amennyiben a szerződés megkötésére nincs lehetőség, a JSZF erről tájékoztatást ad.

(3) Amennyiben a JSZF megítélése szerint a beszerzés érdekében nemzetbiztonsági ellenőrzésre vonatkozó állásfoglalást szükséges beszerezni, a nyomtatványt megküldi a BAF részére. A szükséges egyeztetést, illetve a szükséges adatok és nyilatkozatok beszerzését a BAF végzi, állásfoglalásáról a JSZF-et három munkanapon belül tájékoztatja. Nemzetbiztonsági ellenőrzés szükségessége esetén a BAF értesíti a JSZF-et, ha a szerződő fél vagy közreműködője a meghatározott típusú kérdőívet leadta.

(4) Amennyiben a beszerzésnek nincs akadálya, a JSZF a nyomtatványt továbbítja a PSZF-nek a fedezet rendelkezésre állásának igazolása és a kötelezettségvállalási jogosultság fennállásának vizsgálata céljából.

(5) Amennyiben a pénzügyi fedezet tekintetében egyeztetés szükséges, azt a PSZF folytatja le, ezzel egyidejűleg az egyeztetésről a JSZF-et tájékoztatja. Amennyiben az egyeztetés eredményeként a kezdeményező irat tartalma változik, a módosítást a PSZF végzi, és ennek tényét a fedezet igazolása során külön is jelzi.

(6) Amennyiben a pénzügyi fedezet igazolására nincs lehetőség, a PSZF haladéktalanul tájékoztatja a szakterületet és a JSZF-et.

(7) A PSZF a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról elektronikusan tájékoztatja a szakterületet és a JSZF-et.

(8) A PSZF a (6) és a (7) bekezdésben írt tájékoztatáshoz csatolja a JSZF-nek az előzetes vizsgálat körében tett megállapításait.

(9) A nyomtatvány JSZF és PSZF általi véglegesítését követően a szakterület elektronikusan továbbítja azt a Közigazgatási Államtitkári Titkárság (a továbbiakban: Titkárság) részére a kezdemenyezes@im.gov.hu e-mail-címre.

48. § (1) A sikeres előzetes vizsgálatot követően a beszerzést a szakterület – a Titkárság tájékoztatását követően – a teljeskörűen kitöltött és aláírt szerződéskezdeményező nyomtatvány digitalizált példányának a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár titkársága részére, a szerzodes@im.gov.hu e-mail-címre történő megküldésével kezdeményezheti.

(2) A bérszámfejtéshez szükséges, szerződő fél által aláírt nyilatkozatok, illetve igazolások egy eredeti példányát a PSZF Illetmény-számfejtési csoport részére is meg kell küldeni.

49. § Beszerzési igényként kizárólag az eredményes előzetes vizsgálat során megfelelőnek minősített kezdeményezéssel egyező igény terjeszthető elő. Amennyiben a szakterület a korábban előzetes vizsgálatra bocsátott igény módosítása érdekében új kezdeményezést terjeszt elő, a módosított nyomtatványt a 47. § rendelkezései szerint terjeszti elő azzal az eltéréssel, hogy a nyomtatványhoz csak a módosítással érintett adatokat tartalmazó mellékletek ismételt csatolása szükséges, kivéve, ha az előző igény előterjesztése óta 60 nap eltelt.

50. § A 48. § szerinti dokumentumokat a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár titkársága – a szerződés előkészítése érdekében – elektronikus úton továbbítja a JSZF részére. A JSZF az adatokat szerződési igényként haladéktalanul nyilvántartásba veszi.

51. § A szerződés előkészítése során a szerződéskezdeményező nyomtatvány lényeges tartalmi elemeinek – így különösen a szerződés tárgyának, időtartamának, ellenértékének – jelentős módosítása esetén a kapcsolattartó a kötelezettségvállaló egyetértését köteles beszerezni. Amennyiben a szerződéskezdeményező nyomtatvány tartalma alapvetően megváltozik, a szakterület új kezdeményezést terjeszt elő.

52. § A szerződés tervezetét a JSZF ügyintézője a kapcsolattartóval egyezteti, a szerződő féllel történő egyeztetést a kapcsolattartó végzi. A tervezet véglegesítését követően a JSZF a szerződés tervezetét jogi ellenjegyzéssel látja el, majd a szerződés példányait a pénzügyi ellenjegyző részére haladéktalanul továbbítja.

53. § A szerződés pénzügyi ellenjegyzését követően a pénzügyi ellenjegyző a szerződést két munkanapon belül ellenjegyzéssel látja el, majd szakmai ellenjegyzés céljából haladéktalanul továbbítja a szakterület részére.

54. § A szakmai ellenjegyző a szerződést ellenjegyzéssel látja el, majd a kötelezettségvállaló részére haladéktalanul felterjeszti.

55. § A kötelezettségvállaló a szerződés aláírását követően az iratokat a JSZF-nek visszaküldi. A szerződésnek a szerződő féllel történő aláíratásáról, illetve az aláírt szerződések egyes példányainak a szerződésben megjelölt személyeknek, illetve szervezeti egységeknek történő megküldéséről a JSZF gondoskodik. Az Igazságügyi Szolgálatok Jogakadémiája tevékenységét érintő szerződések esetében a szerződés példányainak megküldéséről a JSZF ettől eltérően is rendelkezhet.

56. § Amennyiben a szerződés alapján a Minisztérium a feladatellátáshoz eszközt, informatikai, belépési vagy egyéb jogosultságot biztosít, az erre vonatkozó igénylőlapon a jogviszony fennállását a JSZF munkatársa igazolja, majd gondoskodik az igénylőlapnak a Minisztérium Szolgáltatási és Ellátási Alapadat Tár (a továbbiakban: SZEAT) adatgazdájának történő továbbításáról.

57. § A szerződés módosítására és megszüntetésére e fejezet 1. és 2. alcímében foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.

58. § A szerződés megszüntetését a szakterület vezetője a szerződés megszüntetésre irányuló nyomtatvány általa aláírt, digitalizált példányának a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár titkársága részére a szerzodes@im.gov.hu e-mail-címre történő megküldésével kezdeményezheti. A szerződés megszüntetésére vonatkozó megfelelő jogi megoldás kiválasztásához a JSZF segítséget nyújt.

59. § Ha a szerződést bármely okból a másik szerződő fél felmondja, eláll a szerződéstől, illetve annak közös megegyezéssel történő megszüntetését vagy felbontását kezdeményezi, az erre vonatkozó iratot legkésőbb a kézhezvételt követő munkanapon meg kell küldeni az SZMSZ szerint ügyrendileg felelős állami vezető és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár titkársága útján a JSZF részére, amely – szükség esetén – elkészíti a megfelelő iratokat.

60. § A szerződés módosítását, megszűnését, felbontását, illetve megszüntetését követően a változást a SZEAT-ban a JSZF munkatársa rögzíti.

61. § A szakterület folyamatosan figyelemmel kíséri a szerződés teljesítését, és – a felek együttműködési kötelezettsége keretében – köteles minden tőle elvárhatót megtenni a megfelelő mennyiségben és minőségben történő teljesítés elősegítése érdekében. A szakterület a szerződésben szereplő feladatok elvégzése esetén nyilvántartja a szerződés összegszerű teljesítését, ennek alapján elkészíti a teljesítésigazolást, valamint beszerzi a szerződésben meghatározott teljesítési időszakhoz kapcsolódó és a szerződő partnerek által kiállított számlákat. Ha alappal feltételezhető, hogy a határidőben vagy megfelelő mennyiségben, minőségben történő teljesítés a szerződő félnek felróható okból nem teljesül, akkor a szakterület által a szerződésben megjelölt kapcsolattartó annak képviselőjével történő soron kívüli egyeztetést kezdeményez. A kapcsolattartó tájékoztatja a kötelezettségvállalásra jogosultat a szerződés teljesítésének körülményeiről.

62. § Szerződésszegés esetén a kötelezettségvállalásra jogosult a szerződésszegésből származó igények érvényesítése érdekében a szerződésszegés tényéről a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárt tájékoztatja.

63. § Kizárólag a szerződésnek megfelelő teljesítés igazolható. A teljesítés ellenőrzését a szolgáltatást nyújtó erre vonatkozó bejelentése, írásbeli megkeresése alapján legkésőbb három munkanapon belül el kell kezdeni, és a lehető legrövidebb időn belül vagy a szerződésben meghatározott határidőn belül be kell fejezni. Ha azt a szerződés tartalmazza, a teljesítés elfogadására vagy el nem fogadására vonatkozó nyilatkozatot a szolgáltatást nyújtó képviselőjének dokumentáltan át kell adni.

64. § A szerződésszerű teljesítés igazolására – a 29. § (4) bekezdés b) pontja és a 34. § (2) bekezdés b) pontja kivételével – a szakterület vezetőjének tevékenységét irányító felettes vezető jogosult úgy, hogy előzetesen köteles beszerezni a szakterület vezetőjének a teljesítésre vonatkozó szakmai véleményét. Ha a beszerzés tárgya több szakterületet is érint, mindegyik érintett szakterület vezetőjének előzetes véleményét be kell szerezni, amennyiben pedig valamely szakterület más felettes vezető irányítása alatt áll, az érintett felettes vezető véleményét is.

65. § Ha a teljesítés nem megfelelő, és a kijavításra nincs mód, a póthatáridő eredménytelenül telt el vagy az a szolgáltatás jellege miatt kizárt, a teljesítésigazolásra jogosult a teljesítési jegyzőkönyv eljuttatásával kezdeményezi a PSZF-nél a szerződésben kikötött díj csökkentését, illetve az ellenérték meg nem fizetését, megjelölve azok okát és konkrét mértékét vagy a szerződés teljes meghiúsulásának körülményeit.

66. § A szerződésben rögzített ellenérték kifizetése a PSZF részéről abban az esetben teljesíthető, ha a teljesítésigazolásra jogosult

67. § Szerzői jogi védelem alá eső alkotás beszerzésére irányuló felhasználási vagy felhasználási szerződés elemeivel vegyes más típusú szerződés esetén a teljesítésigazolás másolatát minden esetben meg kell küldeni a PSZF részére. A teljesítésigazolás másolatához csatolt adatlapon a teljesítésigazolásra jogosult tájékoztatni köteles – a tárolási nyilatkozat megküldésével – a PSZF-et, hogy a szerzői jogi védelem alá eső alkotás mely szervezeti egységnél került elhelyezésre.

68. § Megrendelés útján történő beszerzés a kezdeményező iratnak a PSZF részére történő megküldésével kezdeményezhető.

69. § A megrendelőlapon fel kell tüntetni:

70. § A megrendelés teljesíthetőségéről a PSZF a JSZF-fel szükség esetén egyeztet.

71. § (1) A megrendelésben foglalt, a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH) felé fennálló bejelentési kötelezettséget – amennyiben szükséges – a PSZF teljesíti.

(2) A beszerzési igényt – a Minisztérium beszerzési gyakorlatában a megrendeléshez szükséges nyomtatvány Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárságnak történő megküldését – a felmerülésétől számított öt munkanapon belül az NKOH részére meg kell küldeni.

(3) Az (1) bekezdésben foglaltak szerinti megrendeléseket eseményenként egyszerre, kísérő feljegyzéssel ellátva kell a PSZF-re pénzügyi ellenjegyzés és az NKOH felé történő bejelentés céljából eljuttatni. A kísérőfeljegyzésben meg kell jelölni a beszerzés körülményeire, indokoltságára, szükségességére vonatkozó információkat, továbbá – amennyiben rendelkezésre áll – csatolni kell a beszerzés műszaki leírását. A megrendelésen meg kell jelölni az éves kommunikációs tervre való hivatkozást. A megrendeléseket elektronikus úton is el kell juttatni a PSZF-re.

(4) Pénzügyi ellenjegyzésre és kötelezettségvállalásra, valamint a benyújtott beszerzési igény megvalósítására kizárólag az NKOH jóváhagyását követően kerülhet sor.

72. § A pénzügyi fedezet rendelkezésre állását a PSZF pénzügyi ellenjegyzésre jogosult vezetője a megrendelőlap minden példányán igazolja, és a megrendelőlap mindkét példányát továbbítja a kötelezettségvállaló részére.

73. § (1) Amennyiben a megrendelés pénzügyi fedezete biztosított, a megrendelőlapokat a kötelezettségvállaló aláírja. A megrendelőlap másik fél részére történő továbbküldéséről a szakterület gondoskodik. A megrendelés tudomásulvételéről a szakterület köteles meggyőződni és arról írásos visszaigazolást kérni. A megrendelőlap egy példányát – csatolva ahhoz a megrendelés visszaigazolását – a szakterület a visszaigazolás rendelkezésre állását követő két munkanapon belül megküldi a PSZF részére.

(2) Amennyiben a visszaigazolt megrendelőlapon szereplő ellenértéknél a számla tényleges összege 10%-kal magasabb, a szakterület a számla PSZF részére történő megküldésével egyidejűleg köteles pótmegrendelést is csatolni.

(3) A PSZF havonta, minden tárgyhónapot követő hónap 10. napjáig a tárgyhónap utolsó napjáig nyilvántartásba vett megrendelések adatairól – feltüntetve azok tárgyát, értékét és időpontját – tájékoztatást nyújt a JSZF részére.

74. § Amennyiben ismétlődő jelleggel, nagy számban előforduló és azonos tartalmi elemekkel rendelkező polgári jogi szerződés (típusszerződés) megkötésére van szükség, a IV. Fejezetben foglalt rendelkezéseket a 75–82. §-ban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

75. § Típusszerződés elkészítését a kötelezettségvállalásra jogosult a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárnak küldött feljegyzéssel kezdeményezheti. A feljegyzésben be kell mutatni

76. § A 79. § szerinti feljegyzéshez az abban írtakat alátámasztó dokumentumokat csatolni kell. A gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár a feljegyzés kiegészítését, illetve újabb dokumentumok csatolását kérheti. A típusszerződés alkalmazásáról a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár dönt.

77. § A típusszerződés tervezetét a JSZF készíti el, amelyet egyeztet a PSZF-fel, valamint a szakterülettel.

78. § A véglegesített típusszerződés mintájának három példányát a szakterület szakmai ellenjegyzéssel, a JSZF jogi ellenjegyzéssel, a típusszerződéseket a PSZF pedig pénzügyi ellenjegyzéssel látja el.

79. § Az ellenjegyzéssel ellátott típusszerződés-minták egy-egy példányát a JSZF megküldi a szakterületnek és a PSZF-nek. A JSZF a szerződés példányaihoz csatolt adatlapon rögzíti, hogy a típusszerződés alkalmazására mely kötelezettségvállalásra jogosult által, milyen körülmények között, milyen időtartamban, milyen áru vagy szolgáltatás beszerzésére, milyen szolgáltatás nyújtására, illetve milyen pénzügyi fedezet mellett kerülhet sor, továbbá meghatározhatja a típusszerződés alkalmazásának egyéb feltételeit.

80. § A kötelezettségvállalásra jogosult a típusszerződés alkalmazásával a 79. § szerinti adatlapon meghatározott körben önállóan, a JSZF bevonása nélkül jogosult a szerződéskötésre.

81. § A típusszerződés alkalmazása a szakterületet nem mentesíti az egyedi esetekben a pénzügyi ellenjegyzés beszerzésének kötelezettsége alól. Típusszerződés alkalmazása esetén az egyedi szerződést a szakterület közvetlenül küldi meg a PSZF számára. A PSZF a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásának esetén az egyedi szerződést pénzügyi ellenjegyzéssel látja el. Amennyiben az egyedi szerződés pénzügyi ellenjegyzéssel nem látható el, a PSZF a szakterülettel közvetlenül egyeztet.

82. § A típusszerződés alkalmazását a PSZF és a JSZF ellenőrzi, a szükséges módosításokat a JSZF végzi a 77–79. §-ban foglaltak szerint. Amennyiben a típusszerződés alkalmazása a továbbiakban nem indokolt, vagy felhasználása a 79. § szerinti adatlapon rögzítettektől eltér, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár a típusszerződés alkalmazására vonatkozó döntését visszavonhatja.

83. § A beszerzések előkészítése során kezelt adatok megismerésére jogosult

84. § (1) A IV. Fejezet szerinti eljárásrend, valamint a Minisztérium közbeszerzéseiről szóló miniszteri utasítás alapján megkötött szerződések adatairól – a 74–82. § szerint típusszerződés alkalmazásával kötött szerződések kivételével – a JSZF egységes központi nyilvántartást vezet.

(2) A nyilvántartáshoz a szervezeti egységek kijelölt ügyintézői számára a JSZF – az erre irányuló igény írásbeli jelzése esetén – hozzáférést biztosít az adott szervezeti egység szerződéseiről való tájékozódás, valamint a beszerzési igény becsült értékének a Kbt. 16–19. §-ában foglaltakra tekintettel történő megállapítása érdekében.

(3) A szerződések adatainak a Minisztérium honlapján történő közzétételére a közérdekű adatok, a közérdekből nyilvános adatok, valamint a jogszabálytervezetek és szabályozási koncepciók Minisztérium honlapján történő közzétételének, valamint a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről szóló miniszteri utasítás rendelkezései az irányadóak.

85. § Típusszerződés esetén az egyes szerződéseknek a 84. § (3) bekezdésében hivatkozott közzététellel érintett adatait a szakterület elektronikus úton a szerződés megkötésének napjától számított harminc napon belül megküldi a JSZF részére.

86. § (1) A Minisztérium havonta a tárgyhó utolsó napi állapotának megfelelően a tartozásállományára vonatkozó adatokról a tárgyhót követő hónap 5. napjáig adatot szolgáltat a Kincstárnak.

(2) Az adatszolgáltatást a PSZF készíti el és továbbítja a Kincstár részére.

87. § (1) A Minisztérium előirányzatai terhére devizában történő várható kifizetésekről összesítve, az 500 millió forint feletti kifizetéseket egyedileg megjelölve, havonta, a tárgyhónap 25. napjáig adatot szolgáltat a Kincstárnak.

(2) Az adatszolgáltatást a PSZF készíti el és továbbítja a Kincstár részére.

88. § Az időközi költségvetési jelentést a PSZF készíti el a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszer alkalmazásával.

89. § Az előrejelzést a PSZF készíti el a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszer alkalmazásával.

90. § Az eszközök és források alakulására vonatkozó negyedéves mérlegjelentések elkészítését a PSZF végzi a Kincstár által működtetett elektronikus program alkalmazásával.

91. § A PSZF a vonatkozó jogszabályok alapján és a Költségvetési Főosztály által meghatározott határidőre, a Kincstár által közreadott számítástechnikai program alkalmazásával éves költségvetési beszámolót készít, amelyet ellenőrzés és jóváhagyás végett a Költségvetési Főosztály részére továbbít.

92. § A költségvetési beszámolót a gazdasági vezető hagyja jóvá.

93. § (1) A Minisztérium zárszámadási adatszolgáltatását a Költségvetési Főosztály iránymutatása alapján a PSZF készíti és nyújtja be a Költségvetési Főosztály részére.

(2) A beszámolás során a Minisztérium számot ad az éves költségvetésben biztosított előirányzatok szakmai szempontú felhasználásáról, a személyi és tárgyi feltételek alakulásáról, az erőforrások kihasználásáról, a feladatok és a meghatározott mennyiségi és minőségi követelmények teljesítéséről.

94. § Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba.

95. § Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

96. § Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat és tájékoztatókat a JSZF és a PSZF vezetője a Minisztérium intranet hálózatán közzéteszi.