8/2021. (II. 26.) HM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya

(2) A HM Nemzetközi Együttműködési Főosztály (a továbbiakban: HM NEF) tegye meg a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy a Nemzeti Közszolgálati Egyetem tekintetében az utasításban foglaltak alkalmazásra kerüljenek.

(3) A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ) a nemzetközi programjait a Multilaterális Együttműködési Tervben (a továbbiakban: MET), illetve a Magyar Honvédség Nemzetközi Gyakorlatok és Kiképzési Rendezvények Programja keret terhére végrehajtott multilaterális együttműködési programok kivételével, a jóváhagyott költségvetés terhére, saját hatáskörben szervezi meg és hajtja végre.

(4) A nemzetközi együttműködési programokkal összefüggésben a külföldi szolgálatot teljesítők egyes járandóságairól szóló 8/2018. (VI. 22.) HM rendelet (a továbbiakban: devizarendelet) és az egyes hazai rendezvények és a nemzetközi katonai együttműködéssel összefüggő magyarországi programok vendéglátási, valamint a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő utazások logisztikai biztosításának kérdéseiről szóló 47/2020. (VIII. 31.) HM utasítás (a továbbiakban: HM utasítás), a magyar véderő-, katonai és légügyi attaséhivatalok irányításáról, vezetéséről és ellenőrzéséről, valamint a Magyarországon akkreditált külföldi véderő-, katonai és légügyi attasékkal való kapcsolattartásról szóló 51/2014. (VII. 28.) HM utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni.

2. § (1) Az utasítás alkalmazásában

(2) Multilaterális együttműködésnek minősül

3. § Ezt az utasítást a KNBSZ vonatkozásában is alkalmazni kell, kivéve, ha jogszabály vagy belső rendelkezés ettől eltér.

4. § (1) Magyarország katonai érdekeinek képviseletét a NATO és EU Katonai Bizottságnál, munkacsoportjainál és egyéb felső szintű bizottságainál és testületeinél ellátó szervezet irányítását – a Hvt. egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 290/2011. (XII. 12.) Korm. rendelet 4. § (4) bekezdésében foglalt hatáskör alapján – a HM honvédelmi államtitkár (a továbbiakban: HM HOÁT) végzi.

(2) A Magyar Honvédség Parancsnokságának (a továbbiakban: MHP) közvetlen alárendeltségébe tartozó képviseletek esetében a szakmai irányítást a HM HOÁT iránymutatása alapján a Magyar Honvédség parancsnoka (a továbbiakban: MH PK) végzi.

(3) A HM HOÁT meghatározza a nemzetközi képviseleti feladatokkal összefüggő feladatok végrehajtásával kapcsolatos beszámolás módját és rendjét.

(4) A nemzetközi kapcsolattartással összefüggő feladatok szakmai felügyeletét a HM védelempolitikáért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM VPHÁT) gyakorolja.

(5) A HM VPHÁT meghatározza

5. § (1) A honvédelmi tárca nemzetközi kapcsolattartásával összefüggő feladatok közül – a HM vonatkozásában a HM Szervezeti és Működési Szabályzatában, míg az MH vonatkozásában az MHP és az érintett honvédségi szervezetek Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott feladat- és felelősségi körüknek megfelelően, főbb szakterületenként –

6. § A nemzetközi együttműködés során végrehajtandó feladatok a következők:

7. § (1) A kétoldalú és multilaterális együttműködés irányelveinek kidolgozása – a szakmai főfelelősök javaslatainak figyelembevételével – a HM VPHÁT irányításával a HM VPF és a HM NEF feladata. A kidolgozott irányelveket a HM VPHÁT a KNET-tel és MET-tel együtt terjeszti fel jóváhagyásra a miniszter részére.

(2) Az irányelveknek összhangban kell lenniük a négyévente kidolgozásra kerülő Miniszteri Program célkitűzéseivel, összeállításánál figyelemmel kell lenni a NATO és az EU tervezési okmányaiban foglaltakra, valamint a más nemzetközi szervezetek által tervezett multilaterális programokra.

8. § (1) A tervezési tájékoztatót a HM NEF állítja össze, amelyet a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig megküld a szakmai főfelelősök részére. A tervezési tájékoztató tartalmazza a szakmai főfelelősök és az alárendeltségükbe tartozó honvédelmi szervezetek kétoldalú nemzetközi programjaira felhasználható keretet, a vonatkozó szabályozókat és a tervezés határidejét.

(2) A programfelelős szervezetek a tervezési tájékoztatókban szereplő iránymutatás alapján pontosítják és priorizálják nemzetközi feladataikat, amelyeket felülvizsgálatra megküldenek a szakmai főfelelősök részére.

(3) A szakmai főfelelősök a honvédelmi tárca hosszú és rövid távú terveiben szereplő feladatok, a tervezési tájékoztatóban szereplő iránymutatás, az elöljárói feladatszabásnak megfelelően tervezendő feladatok, valamint a nemzetközi kötelezettségek figyelembevételével – a rendelkezésükre álló keretösszeg függvényében – fontossági sorrendben összeállítják a saját és az alárendeltségükbe tartozó honvédelmi szervezetek KNET-tervezetét, amelyet felülvizsgálatra megküldenek a HM VPHÁT részére. A szakmai főfelelősök a saját és az alárendeltségükbe tartozó honvédelmi szervezetek előre nem látható feladataira a tervezéskor tartalékot képeznek.

(4) A szakmai főfelelősöktől beérkezett programjavaslatokat a HM NEF ország- és szervezeti bontásban összesíti, elemzi, és indokolt esetben javaslatot tesz a programfelelős szervezetnek a javaslatok módosítására.

(5) A HM NEF az egyeztetett programjavaslatokat megküldi a külföldi együttműködő partnerek részére. A külföldi partnerekkel történő egyeztetés alapján a partnerekkel kialakított programtervről és a programfelelősök javaslataitól eltérő változásokról a HM NEF tájékoztatja a szakmai főfelelőst és a programfelelős szervezetet.

(6) A Magyarországon akkreditált külföldi véderő-, katonai és légügyi attasék (a továbbiakban: katonai attasé) foglalkoztatási tervében szereplő programokat a KNET-ben kell szerepeltetni.

(7) A KNBSZ szakterületét érintő KNET programok költségvetési fedezetét a KNBSZ elemi költségvetési tervében kell biztosítani.

(8) A HM NEF a tervezett nemzetközi költségvetési előirányzat ismeretében a végrehajtott hazai és külföldi egyeztetések alapján elkészíti a KNET-et, amely ország és szervezeti bontásban tartalmazza a honvédelmi tárca egészére vonatkozó kétoldalú nemzetközi együttműködés programjait és az azokhoz rendelt költségkeretet.

(9) A KNET összeállításakor – tekintettel a költségvetési korlátokra – prioritást élveznek

(10) A programfelelős szervezetek programjavaslataikat a tervezési tájékoztatóban, valamint az irányelvekben foglaltak figyelembevételével készítik el.

(11) A KNET-et a tárgyévet megelőző év december 15-ig a HM VPHÁT terjeszti fel a HM HOÁT és a HM KÁT útján a miniszter részére jóváhagyásra.

(12) A jóváhagyott KNET-et – végrehajtás céljából – a HM NEF a tárgyévet megelőző év december 31-ig megküldi a szakmai főfelelősök, a Magyarországon akkreditált külföldi és az érintett országokba akkreditált magyar katonai attasék részére, továbbá a teljes KNET-et a KNBSZ, a HM VGH és az MH BHD részére.

(13) A partnerországok megkeresése esetén – viszonossági alapon – éves kétoldalú nemzetközi együttműködési tervet kell előkészíteni, amelyet a HM NEF főosztályvezetője és a partnerországok kétoldalú nemzetközi együttműködésért felelős vezetője írnak alá.

9. § (1) A HM NEF a nemzetközi feladatok és a tárgyévi KNET végrehajtása érdekében folyamatos munkakapcsolatot tart fenn a programfelelős szervezetekkel, valamint a Magyarországon akkreditált külföldi és a külföldön akkreditált magyar katonai attasékkal. A magyarországi programok esetén a budapesti állomáshelyű vagy a Magyarországon akkreditált, a partnerországban végrehajtásra tervezett programok esetén az oda akkreditált magyar katonai attasé útján kerül sor az információcserére. Az ügyintézés mindkét fél attaséhivatalának tájékoztatása mellett zajlik.

(2) A KNET programok vonatkozásában a programfelelős szervezetek – kivéve a KNBSZ főigazgatóját – nem jogosultak a külföldi partnerekkel történő közvetlen kapcsolatfelvétel önálló kezdeményezésére vagy ilyen megkeresés elfogadására, viszont az előkészítés alatt lévő programok korábban már leegyeztetett technikai részleteit – a programban, a fogadó személyében, a tárgyaló delegáció összetételében, a tárgyalási témakörökben bekövetkezett változások esetén – a HM NEF párhuzamos tájékoztatása mellett közvetlenül egyeztethetik a külföldi partnerszervezet kijelölt kapcsolattartójával, ha azok hivatalos úton történő egyeztetésére már nem áll elegendő idő rendelkezésre. Ha a programfelelős szervezetekhez közvetlenül érkezik megkeresés, annak további ügyintézését katonadiplomáciai úton kell intézni.

(3) Külföldi KNET programok végrehajtása előtt – a programfelelős szervezetek kezdeményezésére – a HM NEF katonadiplomáciai úton tájékozódik a partner fogadókészségéről, a látogatás tervezett programjáról és a tárgyalásra javasolt témákról. A programfelelős szervezetektől kapott információk alapján a HM NEF tájékoztatja a külföldi partnert a kiutazó delegáció összetételéről és utazási adatairól, a magyar fél által javasolt tárgyalási témákról, valamint a programmal összefüggő egyéb kérdésekről.

(4) Magyarországi KNET program esetén a HM NEF katonadiplomáciai úton tájékozódik a külföldi partner programmal kapcsolatos igényeiről, tárgyalási témajavaslatairól, az érkező delegáció összetételéről és utazási adatairól, amelyekről írásban tájékoztatja a programfelelős szervezetet, valamint a KNBSZ-t. A programfelelős szervezet által elkészített programot a HM NEF megküldi a külföldi partnernek.

(5) A programfelelős szervezet a program partnerrel egyeztetett és véglegesített adatainak, valamint végleges részleteinek – különösen a delegáció összetétele, az időpont, a tárgyalási téma – esetleges megváltozásáról tájékoztatja a HM NEF-et, aki erről – katonadiplomáciai úton – értesíti a külföldi partnert.

(6) A kétoldalú kapcsolattartás során – a HM NEF útján – igényelt információs, valamint adott program végrehajtásához szükséges írásos anyagokat a programfelelős szervezetek magyar vagy angol nyelven küldik meg a HM NEF részére.

10. § (1) A tárgyévi KNET jóváhagyásáig a végrehajtásra kerülő programokkal kapcsolatos kérelmeket az illetékes szakmai főfelelős hagyja jóvá. A jóváhagyott KNET-ben a programfelelős szervezet részére biztosított keretösszegig az utazásokat és a fogadásokat a programfelelős szervezet vezetője engedélyezi.

(2) A programfelelős szervezetek vezetői a KNET-ben jóváhagyott programok költségkereteivel saját hatáskörben gazdálkodnak.

(3) Ha a kétoldalú nemzetközi együttműködési program forrásigénye meghaladja a programfelelős szervezetek részére jóváhagyott KNET költségkeretet, a szakmai főfelelős dönti el, hogy a kétoldalú nemzetközi együttműködési program végrehajtásához szükséges pénzügyi forrást az alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek KNET keretei, a rendelkezésre álló más kerete vagy a saját KNET kerete terhére engedélyezi.

(4) Azon kiemelt nemzetközi programok esetében, amelyek a KNET-ben vagy más nemzetközi előirányzat keretére nem kerültek betervezésre, és a végrehajtásukra nem áll rendelkezésre a szükséges forrás, az érintett programfelelős szervezet – a szakmai főfelelőse egyetértésével – a keretgazda részére pótelőirányzat igényt küld, melynek felülvizsgálatát követően a keretgazda év közben pótelőirányzat-igényt terjeszt fel a HM VGH útján a HM KÁT részére jóváhagyás céljából.

11. § (1) A tervezési tájékoztatót a HM VPF állítja össze, amelyet a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig megküld a szakmai főfelelősök részére. A tervezési tájékoztató tartalmazza a szakmai főfelelősök és az alárendeltségükbe tartozó honvédelmi szervezetek multilaterális nemzetközi programjaira felhasználható keretet, valamint a programok kialakításához szükséges normákat, a vonatkozó szabályozókat és a tervezés határidejét.

(2) A programfelelős szervezetek a 2. § (2) bekezdése szerinti együttműködési területek szerinti feladatokra vonatkozó konkrét összesített programjavaslataikat a tervezési tájékoztatóban meghatározott formában megküldik a szakmai főfelelős részére. A szakmai főfelelősök a saját és az alárendeltségükbe tartozó honvédelmi szervezetek előre nem látható feladataira tervezéskor tartalékot képeznek.

(3) A szakmai főfelelős az általa irányított terület programjainak összesítését és ellenőrzését követően – a tervezési tájékoztatóban feltüntetett határidőig – megküldi programjavaslatát a HM VPHÁT részére. A programfelelős szervezetek programjavaslataikat a tervezési tájékoztatóban foglaltak figyelembevételével készítik el.

(4) A szakmai főfelelősöktől beérkezett programjavaslatokat a HM VPF összesíti, elemzi, és indokolt esetben az illetékes szervekkel való egyeztetés után módosítja azokat.

(5) A HM VPF elkészíti a MET tervezetét, amely tartalmazza az összesített programokat programfelelős fejezeti bontásban, a programfelelős és a végrehajtó szervezeteket és a programokhoz rendelt költségkereteket.

(6) A MET-et a tárgyévet megelőző év december 15-ig a HM VPHÁT terjeszti fel a HM HOÁT és a HM KÁT útján a miniszter részére jóváhagyásra.

(7) A jóváhagyott MET-et – végrehajtás céljából – a HM VPF a tárgyévet megelőző év december 31-ig megküldi az érintett szakmai főfelelősök, a KNBSZ, a HM VGH és az MH BHD részére.

(8) A programfelelős szervezetek a multilaterális – a magyar katonai attasé illetékességét nem érintő – programokon való részvételüket önállóan szervezik.

12. § (1) A tárgyévi MET jóváhagyásáig a végrehajtásra kerülő programokkal kapcsolatos kérelmeket az illetékes szakmai főfelelős hagyja jóvá. A jóváhagyott MET-ben a programfelelős szervezet részére biztosított keretösszegig az utazásokat és a fogadásokat a programfelelős szervezet vezetője engedélyezi.

(2) A programfelelős szervezetek vezetői a MET-ben jóváhagyott programok költségkereteivel saját hatáskörben gazdálkodnak.

(3) Ha a multilaterális együttműködési program forrásigénye meghaladja a programfelelős szervezetek részére jóváhagyott MET keretet, a szakmai főfelelős dönti el, hogy a multilaterális együttműködési program végrehajtásához szükséges pénzügyi forrást az alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek MET keretei, a rendelkezésre álló más kerete vagy a saját MET kerete terhére engedélyezi.

(4) Azon kiemelt nemzetközi programok esetében, amelyek a MET-ben vagy más nemzetközi előirányzat keretére nem kerültek betervezésre és a végrehajtásukra nem áll rendelkezésre a szükséges forrás, az érintett programfelelős szervezet – a szakmai főfelelőse egyetértésével – a keretgazda részére pótelőirányzat igényt küld, melynek felülvizsgálatát követően a keretgazda év közben pótelőirányzat igényt terjeszt fel a HM VGH útján a HM KÁT részére jóváhagyás céljából.

13. § (1) A nemzetközi katonalelkészi együttműködéssel kapcsolatos feladatok és a zarándoklati kötelezettségvállalások a HM PÁT hatáskörébe tartoznak.

(2) A HM támogatja a magyar katonáknak a lelkiismereti és vallásszabadság jogáról, valamint az egyházak, vallásfelekezetek és vallási közösségek jogállásáról szóló 2011. évi CCVI. törvény végrehajtásáról szóló 231/2019. (X. 4.) Korm. rendelet 34. § g) pontja szerinti zarándoklaton történő részvételét. A zarándoklat szervezését a HM TLSZ végzi, amelyet a HM – elsősorban szállítóeszközök térítésmentes átadásával és az éves KNET keretében meghatározott összegben, a szolgálati feladatot ellátók költségeinek átvállalásával – támogat.

14. § (1) A HM VGH a Beszerzési Programok Utazási és Rendezvényi Tervének elkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok koordinálása keretében

(2) Az éves összefoglaló jelentést tájékoztatásul meg kell küldeni a HM VPHÁT részére.

15. § (1) A 14. § (1) bekezdés a) pontja szerinti honvédelmi szervezetek a beszerzési programokkal kapcsolatos utazások, rendezvények költségigényeit – programonkénti bontásban – a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig megküldik a HM VGH részére.

(2) Az utazásokat és a rendezvényeket – a HM VGH által összeállított és a HM KÁT által a tárgyévet megelőző év november 15-ig jóváhagyott – éves Beszerzési Programok Utazási és Rendezvényi Terve alapján a HM VGH főigazgatója engedélyezi. Terven felüli utazásokat és rendezvényeket a HM KÁT engedélyezhet.

(3) A beszerzési programokkal kapcsolatos utazások és rendezvények kiadásait a programfelelős szervezetek a saját intézményi költségvetésükbe tervezik, és az elemi költségvetés jóváhagyását követő 30 napon belül kezdeményezik annak a HM VGH, mint költségviselő szervezet részére történő átcsoportosítását. A szükséges átcsoportosítások hiányában a fedezettel nem rendelkező feladatok nem hajthatók végre.

16. § (1) Az ellenőrzési terv elkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok koordinálása keretében a keretgazda szervezet összeállítja az Ellenőrzési Utazások Tervét, valamint a szakmai elöljáró felé elkészíti a kapcsolódó jelentéseket, beszámolókat.

(2) A keretgazda a tárgyévet megelőző év december 15-ig tájékoztatásul megküldi a HM VGH részére az (1) bekezdésben meghatározott, a nemzetközi feladatai felett felügyeletet gyakorló által jóváhagyott tervet.

(3) Az ellenőrzési utak költségeinek fedezete a nemzetközi feladatokon jóváhagyott költségvetésből biztosított keret.

(4) Azon honvédelmi szervezetek, amelyeknek nem áll rendelkezésére az ellenőrzési utazáshoz biztosított forrás, azonban az jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső rendelkezés alapján a tárgyévben feladatként felmerül, az ellenőrzési utazás a szükséges forrás honvédelmi szervezet intézményi költségvetéséből történő átcsoportosításával vagy más forrásból történő biztosításával és a szakmai főfelelős engedélyével végrehajtható.

17. § (1) A Magyarországon települő katonai szervezet vagy többnemzeti katonai parancsnokság a magyar nemzeti költségvetési forrásból a nemzetközi feladatokon jóváhagyott keret terhére megvalósuló nemzetközi együttműködési programjai koordinálása keretében a keretgazda szervezettel együttműködve összeállítja az Utazási és Rendezvényi Tervét, valamint a szakmai felügyeletet gyakorló felé elkészíti a kapcsolódó jelentéseket, beszámolókat.

(2) A Magyarországon települő katonai szervezet vagy többnemzeti katonai parancsnokság a tárgyévet megelőző év december 15-ig tájékoztatásul megküldi a HM VGH és a HM Katonai és Társadalmi Kapcsolatok Főosztály részére az (1) bekezdésben meghatározott, a szakmai felügyeletet gyakorló által jóváhagyott tervet.

18. § (1) Pénzügyi fedezet nélkül fogadási vagy kiutazási program nem hajtható végre. A pénzügyi fedezet meglétét minden esetben a HM VGH pénzügyi ellenjegyzése (a továbbiakban: ellenjegyzés) igazolja.

(2) A szakmai főfelelős felel a saját és alárendelt szervezetei jóváhagyott nemzetközi tervekben biztosított kereteinek szakszerű és jogszerű felhasználásáért.

(3) A programfelelős szervezetek és a szakmai főfelelősök keretét meghaladó kötelezettségvállalásokat a forrás egyidejű biztosításával a HM KÁT engedélyezheti.

19. § (1) A jóváhagyott szolgálati utazás megkezdése előtt legalább 14 nappal a végrehajtó szerv az 5. § (1) bekezdés 2–9., 11–12. és 14–28. pontja, illetve (2) bekezdése szerinti kiutazások esetén az 1. melléklet szerinti, az NSIP NAK terhére végrehajtott kiutazások esetén a 2. melléklet szerinti, az engedélyezésre jogosult elöljáró által aláírt kiutazási engedély egy példányát az ideiglenes külföldi szolgálattal összefüggő költségek kimutatásával együtt megküldi a HM VGH, a pénzügyi ellenjegyzést követően az MH BHD, továbbá az érintett magyar katonai attasé tájékoztatása céljából a HM NEF és a KNBSZ részére.

(2) A kiutazási engedélyek és vezénylési határozatok pénzügyi ellenjegyzését a HM VGH végzi. Az ellenjegyzés kiterjed az éves tervek, a jóváhagyott keretek, a rendelkezésre álló szabad előirányzatok és a tervezett kifizetési időpontban a pénzügyi fedezet biztosítottságának ellenőrzésére, valamint a járandóságok megállapításának szabályszerűségére.

(3) Ha az igénylés adattartalma hiányos, vagy a szükséges előirányzat-keret a nemzetközi program végrehajtásához nem áll rendelkezésre

(4) A nemzetközi kapcsolattartással összefüggő feladatok végrehajtásában érintett szervezetek a feladatkörükhöz kapcsolódó adatkezelések tekintetében az adatvédelmi szabályozók előírásainak megfelelően járnak el, gondoskodnak a személyes adatok kezelésében érintettek megfelelő tájékoztatásáról, az adatkezelések megtervezésekor kikérik az adatvédelmi tisztviselők véleményét.

(5) A kiutazási engedély és a vezénylési határozat kizárólag a végrehajtás során felmerült és előre nem látható okból módosítható. A módosított kiutazási engedélyhez és vezénylési határozathoz csatolni kell a módosítás okát bizonyító okmányokat, számlákat, továbbá a „Megjegyzés” rovatban fel kell tüntetni a módosítás rövid indokolását. A módosított kiutazási engedélyt és vezénylési határozatot legkésőbb az utazás végrehajtását követő öt munkanapon belül kell megküldeni az MH BHD és a HM VGH részére.

(6) Ha a kiutazási engedély az (1) bekezdés szerinti határidőn belül kerül megküldésre – a módosítások, a fegyverzetellenőrzési programok és a pilóták kiutazásainak kivételével –, a kiutazási engedélyt a hivatali felettes vagy szolgálati elöljáró záradékával kell megküldeni, amely tartalmazza a késedelmes megküldés okát. A 14 napon belül megküldött kiutazási engedély szerinti igény a záradék megléte esetén teljesíthető.

(7) A KNBSZ szakmai felelősségi körébe utalt KNET utazásoknál a kiutazási engedélyek és a vezénylési határozatok elkészítését, ellenjegyzését és engedélyezését a KNBSZ személyi állományának vonatkozásában a KNBSZ végzi.

20. § (1) Külföldi delegáció fogadása esetén a programfelelős szervezet a jóváhagyott részletes programtervet a HM utasítás 9. melléklete szerinti „Igénylőlap a hazai rendezvények vendéglátási és nemzetközi programok vendégfogadási szolgáltatásaira” elnevezésű nyomtatványon, a rendezvény tervezett dátuma előtt legalább 14 nappal – az 5. § (1) bekezdés 8. és 18. pontja szerinti fogadások kivételével – megküldi a HM VGH részére.

(2) Az igénylések ellenjegyzését a HM VGH végzi. Az ellenjegyzés kiterjed az éves tervek, a jóváhagyott keretek, a rendelkezésre álló szabad előirányzatok és a tervezett kifizetési időpontban a pénzügyi fedezet biztosítottságának ellenőrzésére.

(3) Ha az igénylés adattartalma hiányos, vagy a szükséges előirányzat-keret a nemzetközi program végrehajtásához nem áll rendelkezésre, a 19. § (3) bekezdésében foglaltak alkalmazandók.

21. § (1) A nemzetközi kapcsolattartás során – kivéve, ha egy adott részfeladatra önálló keret biztosítására kerül sor – a programfelelős szervezet költségkerete terhére kell elszámolni minden megvalósított programmal összefüggő kiadást, függetlenül attól, hogy a feladatban részt vevő személyek a programfelelős szervezet állományába tartoznak-e.

(2) Az év közben felmerülő – a programfelelős szervezet és a szakmai főfelelős kereteiből nem finanszírozható –, nem tervezett programok végrehajtását lehetőség szerint a negyedik negyedévre kell halasztani. E programok tárca szinten az év közben keletkezett – tárgyév szeptember 30-ig felülvizsgált – maradvány keretére hajthatóak végre.

(3) Ha a program költségeinek biztosítására külön engedély alapján más forrásból kerül sor, a költségek átcsoportosításának rendezése érdekében a kiutazási engedélyekhez csatolni kell az elöljáró jóváhagyását tartalmazó ügydarabot.

22. § (1) A nemzetközi együttműködési feladatok költségvetési szükségleteit a jóváhagyott éves terveknek megfelelően, összesítve egész évre vonatkozóan a HM VGH készíti el, együttműködve a keretgazda szervezetekkel.

(2) A honvédelmi tárca nemzetközi költségvetésének tervezése során felmerülő, de az egyes programfelelős szervezetek között programonként fel nem osztható tételeket a HM VGH önálló feladatként tervezi. Fel nem osztható tételek különösen a delegációs gépjárműbérlés, a tolmácsolás és a fordítás költségei és a nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ajándék- és emléktárgyak.

(3) A HM VGH a honvédelmi szervezetek kétoldalú és multilaterális programjaira biztosított költségkereteket programfelelős szervezetenkénti bontásban elkülönítetten tartja nyilván.

(4) A HM VGH a programfelelős szervezetek és a keretgazda szervezetek részére a tárgyév második hónapjától minden hónap 15. napjáig számszaki beszámolót készít a tárgyhó 10. napja szerinti állapotnak megfelelően és a folyamatban lévő feladatokkal kapcsolatos várható – a HM VGH költségvetésében felmerülő – kifizetésekről, valamint a tárgyévre vonatkozóan a tárgyévet követő év január 10-ig a programok végrehajtására elszámolt költségekről – a szakmai főfelelős szervezetek részére a szakmai felügyeletük alá tartozó programfelelős szervezetek felhasználásáról, a keretgazda szervezetek részére a teljes keretre vonatkozóan – és a keretek felhasználásának helyzetéről programfelelős szervezetenkénti bontásban.

(5) Az utasításban meghatározott elvek és normák alkalmazásának helyességét a keretgazda szervezet a HM VGH számszaki beszámolói alapján havonta ellenőrzi.

(6) Külföldi delegáció fogadása esetén az MH BHD legfeljebb a végrehajtást követő 30. napig tájékoztatja a HM VGH-t a HM utasítás 9. melléklete szerinti „Igénylőlap a hazai rendezvények vendéglátási és nemzetközi programok vendégfogadási szolgáltatásaira” elnevezésű nyomtatványon igényelt szolgáltatások tételes, összegszerű megvalósulásáról a fogadások kötelezettségvállalása nyilvántartásának pontosítása céljából.

(7) A keretgazda szervezetek keretük tárgyév szeptember 15-i felhasználása helyzetének, valamint a még hátralevő programok ismeretében a programfelelős szervezetek – az MH vonatkozásában az MH PK egyetértésével – fontossági sorrendbe állított javaslatainak figyelembevételével év közbeni igények felmerülésekor, valamint legkésőbb az év végi zárás kapcsán a tárgyév október 15-ig javaslatot tesznek a HM VPHÁT részére a rendelkezésre álló költségkeretek programfelelősök közötti szükség szerinti átcsoportosítására, illetve megvonására. A keretmódosításokat a HM KÁT hagyja jóvá.

(8) A HM KÁT által jóváhagyott keretmódosításokról a keretgazda szervezet tájékoztatja a szakmai főfelelősöket és a HM VGH-t.

23. § (1) Az EU által a tagállamok részére – a tagállamok küldöttei utazási költségeinek megtérítése érdekében – biztosított nemzeti utazási boríték (a továbbiakban: utazási boríték) terhére elszámolható utazások esetén a kiutazások lebonyolításában részt vevő szervezetek felelőssége, hogy az utazási költségek a honvédelmi tárca részére visszatérítésre kerüljenek.

(2) A Tanács Főtitkárának vonatkozó határozata értelmében visszatérítésre jogosult találkozók: az Európai Tanács ülései, az Európai Unió Tanácsának ülései, a Tanács Főtitkársága által kiadott és rendszeresen frissített lista alapján a tanácsüléseket előkészítő munkacsoport- és bizottsági ülések, valamint egyéb, hagyományosan a soros elnökséget adó országban megrendezésre kerülő, előre meghatározott munkacsoporti és bizottsági találkozók, melyek száma nem haladhatja meg a tizenötöt.

(3) Az Európai Koordinációs és Tárcaközi Bizottság ülésein az utazási boríték tárgykörben készített dokumentumok alapján a HM VPF tájékoztatja az érintett honvédelmi szervezeteket az elszámolható utak aktuális listájáról és az elszámolás szabályairól.

(4) Elszámolható utak esetén a kiutazási engedély fejlécén a programfelelős szervezet feltünteti az „EU utazási költségtérítésre jogosult” szövegrészt, valamint IV. részében az ülés kódszámát és angol megnevezését, továbbá tájékoztatja a HM VPF-et a kiutazás végrehajtásáról.

(5) A kiutazási költségek pénzügyi elszámolásával egyidejűleg a programfelelős szervezet képviselője az MH BHD utaztatási ügyintézőjének átadja az ülésen való részvételt bizonyító „Participants” fejlécű dokumentum másodpéldányát vagy ennek hiányában a kiutazást végrehajtó delegáció vezetőjének utólagos nyilatkozatát, amelyen szerepeltetni kell az ülés kódszámát, magyarul a pontos megnevezését, helyszínét és dátumát.

(6) Az utazás igazolásához a (4) bekezdésben foglaltakon kívül szükséges

(7) Az MH BHD a tárgyhót követő hónap 20. napjáig elektronikusan és papír alapon is megküldi az elszámolandó utazások adatait és a kapcsolódó dokumentációt a Miniszterelnökség Költségvetési és Intézményfelügyeleti Főosztálya, továbbá tájékoztatásul a HM VGH részére, ha az adott hónapban elszámolható kiutazás került végrehajtásra.

24. § (1) NATO tagállamokba vagy a Békepartnerség tagállamaiba történő utazás esetén a katonák útba indításához NATO menetparancs is kiadható a NATO menetparancs alkalmazásával kapcsolatos szabályokról szóló 32/2007. (VIII. 15.) HM rendeletben meghatározottak szerint. A programfelelős szervezet – kiutazó – a kiutazási engedéllyel és a vezénylési határozattal együtt a tervezett útba indítást megelőző 14 nappal kérelmezheti a NATO menetparancsot.

(2) Ha a kiutazó nem rendelkezik diplomata- vagy szolgálati útlevéllel, a vízumköteles országokba történő kiutazás esetén a szükséges vízumot a jóváhagyott költségkerete terhére szerzi be.

(3) A kiutazáshoz szükséges repülő- és vonatjegyet, szállást, valamint a diplomata-, a szolgálati és a külügyi szolgálati útlevelet az MH BHD biztosítja a kiutazó részére. A szállás foglalásáról a kiutazást elrendelő katonai szervezet intézkedik, amennyiben a külföldi fogadó fél katonai szálláshelyen biztosít elhelyezést, vagy a fogadó fél által blokkosított szállásfoglalás történik, valamint ha gépjárművel történő utazás során útközben merül fel szállásigény.

(4) Egyes országokba történő szolgálati utazás esetén szükséges a beutazási vagy átutazás esetén az átutazási engedély, ezért a kiutazó a HM NEF útján tájékozódik a célországba való be- és átutazásra vonatkozó bejelentési kötelezettségről. A kiutazó a be- és átutazási engedélyköteles országba történő utazás esetén a be- és átutazási engedélyekre vonatkozó kérelmeket a külföldi ország által meghatározott formában és határidőben a HM NEF útján kéri meg.

(5) A HM NEF az országok által előírt aktuális mintát és a szükséges tájékoztatót évente január 31-ig megküldi a honvédelmi szervezeteknek.

25. § (1) A vezetői csereüdültetés és CLIMS üdülés kivételével az egyes nemzetközi feladatok – utazás és fogadás – végrehajtásáról a program befejezésétől számított öt munkanapon belül a szolgálati elöljáró vagy a hivatali felettes, döntést igénylő kérdésben a szakmai főfelelősök részére jelentést kell felterjeszteni.

(2) A programról készült jóváhagyott jelentés egy-egy sokszorosított példányát meg kell küldeni a KNBSZ-nek és a keretgazda szervezeteknek, továbbá tájékoztatás céljából a program végrehajtásában érintett honvédelmi és minden olyan szervezetnek, amelyek részére az (1) bekezdés szerinti jelentés feladatot határoz meg.

(3) Ha a jelentésben foglaltak miniszteri döntést igényelnek, azt minden esetben a szolgálati út betartásával – MH katonai szervezetek esetén az MH PK útján – a HM VPHÁT, a beszerzési programokkal és a haditechnikai együttműködéssel összefüggő kérdést a HM KÁT útján kell a döntéshozó vezető részére felterjeszteni.

(4) A végrehajtott programokról szóló jelentésben foglaltaknak – az eredményesség megállapíthatósága érdekében – a tervezési adatokkal összevethetőnek kell lenniük. A protokolláris feladatok teljesítéséről szóló jelentések kivételével kerülni kell a jelentések kizárólagos leíró jellegét.

(5) A jelentés jóváhagyását követően az összegzésben megfogalmazott feladatokra történő intézkedés, annak nyomon követése, arról a szakmai főfelelős és keretgazda tájékoztatása a feladat felelősének megjelölt honvédelmi szervezet vezetőjének a feladata.

(6) A jelentésnek tartalmaznia kell

26. § (1) A 4. § (1) bekezdésében meghatározott tevékenységekről szóló jelentések és tájékoztatás rendjéről az MH vonatkozásában az MH PK intézkedésben rendelkezik.

(2) Az (1) bekezdés szerinti intézkedésnek tartalmaznia kell:

(3) A képviseletek napi munkájuk során és a felső vezetői üléseken résztvevők mandatálása a NATO és EU együttműködésre kijelölt személyek képviseleti felhatalmazásáról szóló 71/2013. (XI. 29.) HM utasításban foglaltak szerint történik.

27. § (1) A programfelelős szervezetek – a szakmai főfelelős jóváhagyásával – a tárgyévet követő év január 31-ig megküldik az illetékes keretgazda szervezetek részére az éves nemzetközi tevékenységről szóló összefoglaló jelentésüket.

(2) Az éves összefoglaló jelentés tartalmazza

(3) A keretgazda szervezetek a programfelelős szervezetekkel együttműködve a tárgyévet követő év február 28-ig elkészítik a keretre végrehajtott nemzetközi programokról és a nemzetközi tevékenységről szóló éves értékelő jelentést, amelyet a HM VPHÁT tájékoztatása mellett jóváhagyásra felterjesztenek a miniszter részére.

28. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.