2/2022. (XII. 16.) OAH utasítás

1. A Szabályzat hatálya kiterjed az OAH-nál keletkező, oda érkező és onnan kimenő valamennyi nem minősített iratra és az OAH valamennyi munkatársára.

2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a következő jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni:

3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint belső normákban meghatározott előírások figyelembevételével kell alkalmazni.

4. A Szabályzatot a Polgári Törvénykönyvről szóló törvény egyes személyiségi jogokra vonatkozó rendelkezéseit figyelembe véve kell alkalmazni.

5. A Szabályzat alkalmazása során

5.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő számsorrendben történő kiadása és nyilvántartása,

5.2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

5.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

5.4. átadás-átvételi iratjegyzék: az iratok átadás-átvételkori tételes rögzítésére szolgáló dokumentum, az átadás-átvételi jegyzőkönyv elválaszthatatlan része,

5.5. cégkapu: a kézbesítési szolgáltatáshoz kötődő, biztonságos kézbesítési szolgáltatási címnek minősülő, a kijelölt szolgáltató által a gazdálkodó szervezetek számára biztosított elektronikus tárhely,

5.6. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

5.7. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer: az iratkezelés egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szerv és szolgáltató biztosítja az elektronikus kapcsolattartást, valamint a Közszolgáltatási e-címregisztert,

5.8. elektronikus aláírás: olyan elektronikus adat, amelyet más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek, és amelyet az aláíró természetes személy aláírásra használ,

5.9. elektronikus archiválás: az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek, valamint adatállományaik és az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos, és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón,

5.10. elektronikus átvételi csomag: olyan tömörítetlen állomány, amely egy vagy több elektronikus dokumentum és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, a levéltári átvétel céljából összekapcsolt együttese,

5.11. elektronikus bélyegző: olyan elektronikus adat, amelyet más elektronikus adatokhoz csatolnak, illetve logikailag hozzárendelnek, hogy biztosítsák a kapcsolt adatok eredetét és sértetlenségét. Jogi személyek számára biztosított elektronikus aláírási forma, a szervezet nevében történő hitelesítés elektronikus iratokon.

5.12. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

5.13. elektronikus iratkezelési rendszer: az OAH-ban használt, tanúsított iratkezelő szoftverrel vezérelt ügyintézési adatbázis (a továbbiakban: EIR),

5.14. elektronikus kézbesítési igazolás: olyan – jogi eljárásban bizonyító erejű – elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy a postai úton kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

5.15. elektronikus ügyintézési felület: az OAH hatósági eljárásait támogató elektronikus dokumentációs rendszer, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel (ATDR),

5.16. elektronikus visszaigazolás: olyan – kiadmánynak nem minősülő – elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről, az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról értesíti annak küldőjét,

5.17. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz, amelyet az EIR generál a felhasználó által rögzített adatok alapján,

5.18. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy kezdőiratként új főszámra kell-e iktatni,

5.19. elsődleges besorolási séma: az OAH irattári terve,

5.20. érkeztetés: az érkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

5.21. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény kézbesítési mód szerinti összeállítása,

5.22. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

5.23. fokozott biztonságú elektronikus aláírás: olyan elektronikus aláírás, mely kizárólag az aláíróhoz köthető, alkalmas az aláíró azonosítására, olyan, elektronikus aláírás létrehozásához használt adatok felhasználásával hozzák létre, amelyeket az aláíró nagy megbízhatósággal kizárólag saját maga használhat, és olyan módon kapcsolódik azokhoz az adatokhoz, amelyeket aláírtak vele, hogy az adatok minden későbbi változása nyomon követhető,

5.24. hivatali kapu: az elektronikus ügyintézést biztosító szervek, valamint a Kormány által kijelölt, közfeladatot ellátó szervek számára nyújtott hivatalos elektronikus kapcsolattartásra szolgáló tárhely, biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím, amelyen keresztül a hatóságok hiteles és biztonságos kommunikációt tudnak folytatni az ügyfelekkel és más olyan szervezetekkel, akik szintén rendelkeznek Hivatali kapuval,

5.25. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az OAH kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és az OAH hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

5.26. hivatkozási szám: a beérkezett irat azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

5.27. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

5.28. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában létezett,

5.29. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően,

5.30. iktatókönyv: olyan – papíralapú vagy elektronikus – nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

5.31. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel az OAH ellátja az iktatandó iratot,

5.32. irat: az OAH működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, bármely jelrendszerrel és adathordozón rögzített, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes,

5.33. ifm: iratfolyóméter, az a mennyiségű papíralapú iratanyag, amely lapjával egymásra helyezve egy méter magasságú, vagy élével egymás mellé helyezve egy méter hosszúságú,

5.34. iratkezelés: az iratokkal kapcsolatos bármely műveletet vagy azok összességét együttesen magába foglaló tevékenység, különösen az azok készítését, hitelesítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, hiteles másolat készítését, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását érintő feladatok,

5.35. iratkezelés felügyeletét ellátó vezető: a Központi Iratkezelési Osztály vezetője,

5.36. iratkezelési szabályzat: az OAH írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely az OAH Szervezeti és Működési Szabályzatának figyelembevételével készül, s amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,

5.37. iratkezelési szoftver: az iratkezelés folyamatát támogató, jogszabályban meghatározott módon tanúsított informatikai alkalmazás, amely alapfunkcióját tekintve az iratkezelési műveleteket vagy azok egy részének végrehajtását támogatja, és emellett egyéb funkciókat is elláthat,

5.38. iratkölcsönzés: a papíralapú irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása,

5.39. irattá nyilvánítás: az az eljárás, amely során egyedi döntés vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan a papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az OAH működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért érkeztetésre, iktatásra kerül,

5.40. irattár: az OAH irattári anyagának szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

5.41. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat központi irattárban történő dokumentált elhelyezése – elektronikus irattár esetén archiválása –, illetve kezelési jogainak átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre,

5.42. irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre tagolva, az OAH feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető – irattári tételekbe tartozó – iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

5.43. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

5.44. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az irattári tervben elfoglalt helyének megfelelő azonosító,

5.45. irattári tételbe történő besorolás: az iratnak, ügyiratnak az irattári terv mint elsődleges besorolási séma alapján történő besorolása,

5.46. irattárazás: az iratkezelés részeként az a tevékenység, amelynek során az OAH a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

5.47. kézbesítés: a küldeménynek a kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

5.48. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indítóirata,

5.49. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos vezetői vagy ügyintézői utasítások,

5.50. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával, vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

5.51. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, hiteles aláírását, kézbesítésének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

5.52. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely az OAH irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

5.53. központi irattár: az OAH irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű, nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján biztosított irattárat is,

5.54. Központi Rendszer: a Hivatali Kapuval rendelkező közigazgatási szerveket magába foglaló rendszer, biztonságos kézbesítési szolgáltatás, amelynek tagjai kötelesek annak használatára (a továbbiakban: KR). A KR-ben Hivatali Kapuval rendelkezők listája naponta frissül a tarhely.gov.hu oldalon, mely listát az EIR is használ a közigazgatási szervek számára küldendő „Kimenő KÉR küldemény” partnerválasztása során,

5.55. Közszolgáltatási e-címregiszter: biztosítja a hivatali kapun keresztül történő küldés során a szervezeti egység szintű címezhetőséget,

5.56. küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt, felismerhető módon címzéssel láttak el,

5.57. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

5.58. küldő: a küldemény tartalmából, vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet,

5.59. küldő iktatószáma: a beérkezett irat azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

5.60. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

5.61. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

5.62. magánirat: a köziratnak nem minősülő irat,

5.63. maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat,

5.64. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

5.65. megsemmisítés: a selejtezési vagy hitelesmásolat-készítési eljárást követően megsemmisíthető irat vagy iratpéldány végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható,

5.66. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

5.67. metaadat: az iratkezelési folyamat során kezelt és nyilvántartott adatot leíró adat,

5.68. mintavétel: a levéltár által kezdeményezett eljárás olyan selejtezendő iratok levéltári átvétele érdekében, amelyeknél az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, de egyes ügyiratok maradandó értékű iratként történő kiemelése és levéltárba adása a levéltári érdek érvényesítése céljából szükséges,

5.69. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

5.70. őrzési idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt megőrzési határidő,

5.71. raktári egység: az irattári anyagnak a rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

5.72. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

5.73. selejtezés: a lejárt őrzési idejű iratok vagy az OAH Iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok selejtezési eljárás keretében történő kiemelése az irattári anyagból, megsemmisítésre történő előkészítése és ennek dokumentálása,

5.74. selejtezési jegyzőkönyv: a selejtezési eljárás rögzítésére szolgáló dokumentum,

5.75. selejtezési iratjegyzék: a selejtezési eljárás alá vont iratok tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

5.76. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetők,

5.77. szervezeti és működési szabályzat: az OAH tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti az OAH, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

5.78. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység, illetve ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

5.79. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is,

5.80. ügydokumentum: az EIR-ben az előadói ív elektronikus formája,

5.81. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

5.82. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

5.83. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

5.84. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

5.85. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

5.86. ügyviteli értékű irat: természetes vagy jogi személyek részére a feladataik folyamatos ellátásához, jogszabályból adódó kötelezettség teljesítéséhez, az állampolgári jogok érvényesítéséhez, jogok biztosításához, létfontosságú személyes érdek vagy jogos érdek érvényesítéséhez szükséges adatot tartalmazó irat,

5.87. vegyes iratkezelési rendszer: a szervezeti felépítésnek megfelelően az érkeztetés, a szignálás, az expediálás és az irattárazás központilag történik, és minden szervezeti egység a saját iratai vonatkozásában maga végzi az iktatást, ügyintézést,

5.88. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

6. Az OAH közokirat-kezelésének szakmai irányítását – a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter látja el az Ltv. 8/A. §-a alapján, a közokirat védelmének és iratkezelésének rendjét a Magyar Nemzeti Levéltár ellenőrzi az Ltv. 11. §-ában foglaltak figyelembevételével.

7. Az OAH elnöke az OAH Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, kijelöli az iratkezelés és az informatikai szakterület felügyeletét ellátó vezetőt.

8. Az OAH – a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően – vegyes iratkezelési szervezettel látja el az iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységeket.

9. Az OAH az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló törvényben, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletben jelzett elektronikus dokumentumtárolás szolgáltatást nem vesz igénybe.

10. Az OAH Baleset-elhárítási Szervezet működése alatt, a gyakorlatok és veszélyhelyzetek során keletkezett elektronikus iratok a külön erre a célra használt STIP iktatórendszerbe kerülnek, kezelésük ott történik.

11. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető e feladatkörében felelős:

12. Az OAH elnöke felelős a biztonságos iratkezelés személyi, tárgyi, technikai feltételeinek, valamint az elektronikus iratkezelési jogosultságok biztosításáért.

13. Az informatikai szakterületi vezető felelős:

14. Az OAH ügyintézője az iratkezeléssel összefüggő feladatait – az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően – a helyi sajátosságok figyelembevétele mellett jelen Szabályzatban meghatározottak szerint látja el.

15. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe az OAH működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszámmal) ellátni.

16. Az OAH-ba érkező, ott keletkező és az onnan kimenő iratok nyilvántartása a jelen szabályzatban meghatározottak szerint történik.

17. Az OAH-ba érkező, ott keletkező, és az onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak feltüntetésével az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban (EIR) kell nyilvántartani.

18. Az iratkezelés olyan módon végzendő, hogy az ügyintézés folyamata és az iratok OAH-on belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Az iratforgalom keretében az iratok átadás-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

19. Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal el kell számoltatni.

20. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

21. Az OAH a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kezeli. A papíralapú ügyiratok fizikai együttkezelése az iratjegyzékkel ellátott előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy kiadmány a legfelső.

22. Az OAH irattári anyagába tartozó ügyviteli értékű és ennek megszűnésével selejtezhető iratokat, valamint a maradandó értékű és ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv alapján az ügyintézők iktatáskor irattári tételekbe sorolják, az irattári tételszámot az EIR-ben rögzítik és a papíralapú ügyiraton is feltüntetik. Az irattárazási utasítással ellátott, lezárt ügyiratokat a központi irattárban kell elhelyezni. A papíralapú ügyiratokat központi irattárba helyezésig az adott ügy ügyintézője őrzi.

23. Az informatikai szakterületi vezető adatbázist üzemeltet a jogosultságok nyilvántartására. Az elektronikus aláírások és elektronikus bélyegzők használatának és nyilvántartásának rendjét belső szabályzat rögzíti.

24. Az iratkezelési szoftver használatához az alábbi jogosultsági rendszer kapcsolódik:

25. Az iratkezelési szoftver használatához való hozzáférési jogosultságokat elektronikusan, névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

26. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását a szervezeti egységek vezetői a HelpDesk adatbázison keresztül kezdeményezik. A beállítást végző szervezet (az informatikai szakterületi vezető irányításával) a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonását az elektronikus nyilvántartásban rögzíti.

27. Az iratkezelési szoftverrel kapcsolatban az informatikai szakterületi vezető feladatai:

28. A helyettesítési jogok naprakészen tartása a munkatársak egyéni felelőssége.

29. Iratot bármilyen adathordozón a munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető írásos engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerje meg.

30. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani az iratkezelés teljes folyamata során (az irat beérkezésétől annak selejtezéséig), hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Az iratokat elvárható gondossággal kell védeni az illetéktelen hozzáféréstől. A papíralapú dokumentumok fénymásolása, nyomdai sokszorosítása esetén a másolatkészítőnek a legnagyobb körültekintéssel kell eljárnia, gondoskodva az adatok megóvásáról a munkaanyagok kezelése közben is, illetve meg kell tenni azokat a gyakorlati intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

31. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az EIR-ben egyaránt dokumentálni kell. A döntés megalapozását szolgáló adatokhoz való hozzáférésre vonatkozó rendelkezéseket a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről, valamint egyes adatok elektronikus közzétételéről szóló belső szabályzat tartalmazza.

32. Az ügyintézők fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért.

33. Az OAH Informatikai Biztonsági Szabályzata rögzíti a hozzáférési jogosultságok kezelését, az informatikai rendszer biztonságával összefüggő kötelezettségeket (illetéktelen hozzáférés akadályozása, vírusvédelem, rosszindulatú programok elleni védelem stb.), továbbá az adatok megőrzése és visszaállíthatósága érdekében az Informatikai Biztonsági Szabályzat 2. melléklete rendelkezik az adatmentés rendszeréről.

34. Az ügykezelés feladatait (érkeztetést, iktatást, irattárazást stb.) a Központi Iratkezelési Osztály (a továbbiakban: Központi Iratkezelés), valamint az önálló szervezeti egységek ügyintézői végzik.

35. A Központi Iratkezelés az iratok kezelését külön helyiségben, az egyéb tevékenységektől elkülönítetten végzi.

36. A Központi Iratkezelés feladata:

37. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik:

38. Az elnök, az elnök-helyettes, az igazgató, az önálló szervezeti egység vezetőjének feladata:

39. Az önálló szervezeti egységek adminisztratív ügyintézőinek feladata:

40. Az ügyintéző feladata:

41. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, KÉR, hivatali kapu, elektronikus ügyintézési felület, valamint természetes személy személyes benyújtása útján kerül az OAH-ba.

42. Az OAH-ba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos jogosultságok, a küldemény érkezésének módja szerint:

43. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, a küldeményen aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével dokumentálja az átvételt, és köteles a küldeményt haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapon a Központi Iratkezelésnek érkeztetésre átadni.

44. A külföldről beérkező tértivevényes küldemények esetén a Központi Iratkezelés gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.

45. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és az OAH körbélyegzőjének lenyomatával kell igazolni.

46. Az átvevő személy a papíralapú küldemények átvételekor az alábbiakat ellenőrzi:

47. Sérült papíralapú küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót az illetékes ügyintéző értesíti.

48. Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri.

49. Helytelen kézbesítés (nem az OAH számára küldött küldemény) esetén a Központi Iratkezelés a küldeményt haladéktalanul továbbítja a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, visszaküldi a küldeményt a feladónak.

50. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények, illetve a közbeszerzési pályázatok átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzésű küldeményeket az átvevő köteles soron kívül átadni érkeztetésre a Központi Iratkezelésnek, ahonnan azt soron kívül a szignálásra jogosultnak, illetve a címzettnek továbbítják.

51. Az elektronikus küldeményt adathordozón (CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

52. Az elektronikusan vagy elektronikus adathordozón érkezett iratot megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából az átvevő ellenőrzi. Amennyiben az elektronikusan vagy elektronikus adathordozón érkezett irat vagy annak egyes elemei sérültek, illetve a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyithatók meg, úgy a küldőt haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanapon az ügyintéző értesíti a küldemény értelmezhetetlenségéről és az OAH által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről. Ezekben az esetekben az érkezés időpontjának az OAH által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

53. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik az EIR-en belül.

54. A küldemények átvételénél az OAH-ban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. elektronikus küldemény érkezése esetén vírusellenőrzés).

55. Az OAH-ba érkezett küldemények átvétele, felbontása a Központi Iratkezelés, valamint a 2. függelékben meghatározott érkeztetőhelyek feladata.

56. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket:

57. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés céljából soron kívül köteles visszajuttatni a Központi Iratkezeléshez.

58. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

59. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni (postakönyvben, illetve EIR-ben). A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

60. A felbontó a tévesen felbontott elektronikus küldemény továbbításakor az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni az EIR-ben.

61. Amennyiben a nem minősített küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a Biztonsági Szabályzatban meghatározottak szerint kell eljárni.

62. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét köteles a küldeményen vagy a küldeményhez mellékelt iraton feltüntetni, és a pénzt vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

63. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

64. Valamennyi, az OAH-hoz postai úton érkezett vagy közvetlenül benyújtott, papíralapú vagy elektronikus küldeményt – függetlenül az irat adathordozójától – a beérkezés időpontjában vagy legkésőbb az érkezést követő első munkanapon az EIR-ben érkeztetni kell. Minden iratot egyszer kell érkeztetni az EIR-ben. A későbbi időpontban, vagy eltérő adathordozón beérkező, az érkeztetett irattal azonos tárgyú és azonos tartalommal rendelkező küldeményeket nem kell újra érkeztetni.

65. Az érkeztetést a 2. függelékben meghatározott érkeztetőhelyek végzik. Az érkeztetési sorszám az EIR által generált, minden év első napján, 1-től induló és egyesével növekvő sorszám.

66. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan az alábbi adatokat tartalmazza:

67. Papíralapú küldemények esetén az érkeztetést az érkeztetőbélyegző lenyomatának az iraton vagy a borítékon történő elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési azonosító) kitöltésével is el kell végezni. Elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

68. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapíthatóságát a boríték irathoz történő hozzárendelésével kell biztosítani. Az elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont, nem automatikus átvétel esetén a letöltési igazolás feladó részére történő elküldésének időpontja, az elektronikus adathordozón érkezett irat esetében az adathordozó átadás-átvételi kísérőlapján rögzített érkezési időpont a meghatározó.

69. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végző – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra felvezeti, és az érkeztetési folyamatot befejezi az EIR-ben a hiányzó érkeztetési adatok (pl. irat tárgya) kitöltésével.

70. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, az EIR-ben a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

71. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető-nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

72. A személyes elektronikus postafiókokra érkező hivatalos küldeményeket azonnal az érkeztetést végző munkatárs felé kell továbbítani.

73. Az OAH-hoz beérkezett vagy közvetlenül benyújtott, bármely papíralapú irat hiteles elektronikus irattá történő átalakításáról – az érkeztetést követően – az érkeztetést végző munkatárs gondoskodik a hiteles elektronikus másolatok készítéséről szóló belső szabályzat előírásai szerint.

74. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a hitelesmásolat-készítési eljárás rendszeres ellenőrzéséről.

75. Az informatikai szakterületi vezető felelős a másolatkészítéshez szükséges alkalmazások és tárgyi eszközök rendelkezésre állásáért és folyamatos, üzembiztos, rendeltetésszerű működéséért.

76. A beérkezett küldeményeket a Központi Iratkezelés szignálásra előkészíti, és az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek továbbítja, aki a küldeményeket illetékesség szerint az elnöknek, az elnök-helyettesnek, az igazgatónak, illetve az önálló szervezeti egység vezetőjének szignálja, és indokolt esetben a küldeményt az érintett felettes vezető figyelmébe ajánlja.

77. Az irat továbbszignálására jogosult vezető az EIR-ben

78. Az ügyintézésre vonatkozó rendelkezéseket az irat továbbszignálására jogosult vezető rávezeti az iratra. A papíralapú iratokat szignálást követően az ügy elintézésben illetékes ügyintézők tárolják az ügy lezárásáig.

79. Amennyiben az iratot nem az illetékességgel rendelkező szervezeti egység vagy ügyintéző részére szignálják, az iratot továbbítani kell az illetékes részére, és erről tájékoztatni kell a tévesen szignáló személyt.

80. Az irat (bejövő küldemény, helyben keletkezett, belső irányú vagy kimenő irat) iktatása előtt a kijelölt ügyintézőnek meg kell állapítania, hogy van-e az iratnak előzménye.

81. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzményügyirat következő alszámára kell iktatni.

82. Amennyiben az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni elektronikusan. A szereléssel az EIR automatikusan rögzíti az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést az utóbb érkezett papíralapú iraton is jelölni kell (az érkeztetőbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a(z) ………… ikt. sz. irat” szöveggel).

83. Az iratok iktatása az EIR-rel támogatott főszámos-alszámos rendszerű számítógépes iktatási rendszerben történik, ahol a sorszám minden esetben az ügydokumentum iktatószáma.

84. Az iratok iktatása az EIR számítógépes alkalmazással az önálló szervezeti egységeknél történik. Az iktatási adatok rögzítésére szolgáló adattábla megfelelő rovatait az iktatásra jogosult személy tölti ki.

85. Iktatni kell minden olyan, az OAH részére érkezett vagy az OAH által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, döntést, álláspontot vagy véleményt rögzít.

86. Az OAH-hoz érkezett, illetve ott keletkező iratokat főszámos-alszámos iktatással kell nyilvántartani. Az ügyintéző megállapítja, hogy az irat már folyamatban levő ügyhöz rendelhető-e. Ha igen, az illető ügyirathoz kapcsolva iktatja az iratot (a 81–82. pontban leírtak szerint), ha nem, új ügydokumentumot nyit (ügy alá szervezés), azt ellátja irattári tételszámmal, és az iratot alárendeli, ezzel automatikusan iktatja. Ezt követően a további érintettek figyelmébe ajánlja az iratot (a „szerkesztheti” és a „lássák még” rovatok kitöltésével).

87. Az EIR adatait úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen

88. Az iktatásra jogosult személy az iktatandó iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon beiktatja. Soron kívül kell szignálni és iktatni a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

89. Ha a rendszerben téves iktatás történik, a tévesen iktatott dokumentumot az ügyintézőnek sztornóznia kell, azonban fizikailag nem törölhető ki az adatállományból. Az így sztornírozott, tévesen iktatott és generált főszámot a szoftver újra nem adja ki, azaz ez az iktatószám már foglalt marad.

90. Az OAH humánpolitikáért felelős szakterülete által kezelt személyzeti iratok nyilvántartását, csoportosítását, kezelését a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló 2019. évi CVII. törvény előírásainak megfelelően kell végezni.

91. Az érkeztetett iratok közül nem kell iktatni (de szükség esetén iktathatók):

92. A postai kézbesítésnél használt, visszaérkezett elektronikus kézbesítési igazolásokat a Központi Iratkezelés visszajuttatja az ügyintézőhöz, aki azt a vonatkozó ügyirathoz csatolja. Az elektronikus visszaigazolásokat (letöltési igazolás, KR-nyugta) az EIR automatikusan kezeli.

93. Egyes, az iktatásra nem kerülő iratok kezelésére külön szabályozások vonatkoznak. Amennyiben az iktatásra nem kerülő iratra vonatkozóan nincs külön szabályozás, a szignálással megbízott vezető dönt a kezelésükről.

94. Az OAH Szakkönyvtár állományát és az OAH MMT (műszaki megalapozó tevékenység) keretében elkészült, teljesítésként előírt műszaki dokumentációt a vonatkozó eljárásrendek szerint kell kezelni.

95. Az iratokat az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosítószámon, iktatószámon kell iktatni.

96. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. A sorszámokat az EIR generálja.

97. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra.

98. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat ügyiratként, egy főszámon kell nyilvántartani, és az ugyanazon ügyben keletkezett egyes iratokat a főszám alszámaira kell iktatni.

99. Az iktatószám az EIR-ben az iratot egyedileg azonosító szám. Az iktatószám

100. Az OAH iktatás céljára az EIR-en keresztül elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) használ, melynek év végi lezárása és az év eleji hiteles megnyitása az elektronikus sorszámgenerátor beállításával történik.

101. Az iktatókönyvnek kötelezően tartalmaznia kell az alábbi adatokat:

102. Az ügyintéző az alábbi adatokat rögzíti az EIR-ben:

103. A Központi Iratkezelés rögzíti

104. Az iktatásnál az iktatási nyilvántartás és az iratjegyzék azonos adattartalmú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként automatikusan nyomtatható kell, hogy legyen.

105. Az iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges.

106. Az iktatott papíralapú iratokon szerepelni kell mindazon kezelési feljegyzésnek, amely a hagyományos, kizárólag papíralapú iratkezelésben szükséges volt. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek), amelyekben az átadás-átvétel tényét saját kezű aláírás bizonyítja.

107. A számítógépes rendszerben rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével az EIR automatikusan naplózza, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti adattartalom is.

108. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni. Az iktatókönyv zárásának részeként az informatikai szakterületi vezető elkészíti az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát.

109. Az iktatott iratokhoz az adott ügyirat iktatószámával ellátott előadói ívet és iratjegyzéket kell használni. Az előadói ívet gyűjtődokumentumként kell alkalmazni, ha terjedelmes, összetett, több előzményt (írásos egyeztetést), iratváltást, szerződéskötést tartalmazó ügyről van szó. Papíralapú iratpéldányokat tartalmazó ügyiratok esetén az előadói ívet és az iratjegyzéket ki kell nyomtatni.

110. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében az előadói ív iratjegyzékén automatikusan jelölődnek azok az iktatószámok, amelyeken elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra, biztosítva az ügyirat egységes kezelését (iktatókönyvben jelölve az egyes iratfajtákat és típust).

111. Az EIR biztosítja az iktatott iratok név, tárgy és küldő iktatószáma szerinti keresését. A keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és tartalom szerint is el lehet végezni.

112. Az elektronikus ügyintézési felületen (ATDR) keresztül beérkezett küldeményeket az elektronikus ügyintézési felületen keresztül kell megválaszolni, ehhez az EIR-ben a „Kimenő levél” iratmintát kell használni.

113. Az EIR-ben a közigazgatási szervek részére kimenő elektronikus iratként a „Kimenő KÉR küldemény”, a „Hivatali Kapu” regisztrációval rendelkező szervezetek részére a „Kimenő Hivatali Kapu küldemény”, egyéb gazdálkodó szervezetek részére a „Kimenő Cégkapu küldemény” iratmintát kell használni.

113a. A papíralapú kimenő iratokat „Kimenő levél” küldeményként kell kiadmányozásra előkészíteni.

114. Az iratot feljegyzésként kell elkészíteni, ha annak címzettje az elnök, az elnök-helyettes, valamely önálló szervezeti egység vezetője vagy az OAH munkatársa.

115. Az egyes irattípusok kezelésére vonatkozó előírásokat az MS-0-0-3 Dokumentumok kezelése c. műszaki segédlet tartalmazza.

116. Az ugyanazon tartalommal több címre kézbesítésre kerülő iratokat (körlevelek) az EIR-ben egy iktatószámon kell iktatni, a címzetteket pedig a Partner mezőben kell felsorolni. Amennyiben a címzettek száma meghaladja a húszat, javasolt elosztóívet készíteni, amit a dokumentumhoz csatolva kell az EIR-ben rögzíteni.

117. Az intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől ugyanazon ügyben érkezett válaszokat főszámon belüli alszámos iktatással kell nyilvántartani.

118. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak az SZMSZ-ben és a kiadmányozásra vonatkozó belső szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy hitelesítésével lehet továbbítani, elküldeni. A kiadmányozásra jogosultak akadályoztatása esetén kiadmányozást is magába foglaló helyettesítésük az SZMSZ szerinti helyettesítési rendnek megfelelően történik.

119. Az ügyintéző gondoskodik a kimenő iratok kiadmányozásra történő előkészítéséről. Ellenőrzi, hogy a kimenő iraton megfelelő-e a címzés, az iktatószám, megvannak-e a szükséges mellékletek, tartalmazza-e az ügyintéző nevét, telefonszámát, válaszlevél esetén a hivatkozási számot (küldő iktatószáma). Az esetleges hiányokat pótolni kell.

120. A kiadmányozásra előkészített iratokat az ügyintéző terjeszti fel kiadmányozásra – a szolgálati út megtartásával – az arra jogosult vezető részére. A kiadmányozásra előterjesztett irat a további szerkesztés alól zárolódik. Amennyiben a szolgálati út szerint aláírást végző vezető(k) nem ért(enek) egyet a kiadmányozásra előterjesztett irat tartalmával, az észrevételt bejegyezi(k) az iratba (az EIR ezt automatikusan korrektúrával jelöli), majd „elutasított” állapotba helyezi(k) az iratot. Az elutasítás ténye az „Események” rovatban automatikusan rögzül. Az irat az elutasítással visszakerül az ügyintézőhöz, aki módosítást követően ismételten kiadmányozásra terjeszti azt.

121. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzéssel ellátott iratokat soron kívül szükséges kiadmányozni.

122. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha

123. Az EIR-ben kiadmányozott és papír alapon kézbesítésre kerülő iratokat az önálló szervezeti egységek adminisztratív ügyintézői kinyomtatják, majd azt a kiadmányozó saját kezű aláírásával és az OAH hivatalos bélyegzőlenyomatával látja el.

124. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

125. Az OAH-nál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult

126. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készített fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

127. Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

128. Ha jogszabály a kiadmányozó aláírását, illetve bélyegzőlenyomatát követeli meg, úgy az elektronikus iratról készített hiteles papíralapú iraton ez úgy teljesíthető, hogy az irat utolsó lapján, vagy külön lapon – a 127. pont szerinti záradékon felül – záradékként szerepelnie kell:

129. A hiteles másolatok készítésére használt bélyegzőket a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

130. Papíralapú kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott körbélyegzőt kell használni. A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az „Országos Atomenergia Hivatal” megnevezés, alul a sorszám szerepel.

131. Körbélyegző a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható, használatára jogosult minden kiadmányozási joggal felruházott vezető.

132. A körbélyegzőt a kiadmányozási joggal felruházott vezető által kijelölt ügyintéző őrzi, és felelős annak rendeltetésszerű használatáért. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegző ügyeleti rendben történő használatáról külön eljárásrend rendelkezik. Körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

133. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, központi nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik. A bélyegzők központi nyilvántartására a 11. függelék szerinti nyomtatványt kell használni. A bélyegzőkről vezetett nyilvántartás nem selejtezhető.

134. A szervezeti egység vezetője gondoskodik

135. A bélyegzőselejtezést az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt 3 tagú bizottság ellenőrzése mellett kell elvégezni. A selejtezésről a 12. függelék szerinti, a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az OAH körbélyegzőjének lenyomatával ellátott, iktatott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben a selejtezésre kerülő bélyegzőkről lenyomatot kell készíteni, majd a selejtezéssel egyidejűleg a bélyegzőket meg kell semmisíteni. A leselejtezett bélyegzőket a bélyegző anyagától függő módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy azokat a továbbiakban használni ne lehessen.

136. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

137. Minden kiadmányozási joggal felruházott vezető jogosult fokozott biztonságú személyi aláírás és az OAH elektronikus bélyegzőjének használatára az elektronikus aláírások és elektronikus bélyegzők használatának és nyilvántartásának rendjéről szóló szabályzatban foglaltak szerint.

138. A kiadmányozott iratok expediálásáról és elektronikus vagy papíralapú kézbesítéséről a Központi Iratkezelés gondoskodik. Expediálás során ellenőriznie kell a kiadmányozott irat 122. pontban foglaltaknak megfelelő hitelességét, valamint azt, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

139. A papíralapú iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. A Központi Iratkezelés az expediált küldeményeket borítékolja, vagy szükség esetén becsomagolja, címzéssel látja el, majd végül a küldeményt – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – postázza vagy utasítás szerint személyesen kézbesíti.

140. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

141. Ha a kézbesítésre átadott küldemények valamilyen okból – különösen téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

142. A papír alapon kézbesített iratok eredeti, papíralapú irattári példányát az ügyintéző elhelyezi az ügyirat előadói ívében.

143. A saját kézbesítővel továbbított küldeményeket a kiadmányozó döntése szerint kézbesítőkönyvvel vagy átadás-átvételi elismervénnyel kell kézbesíteni. Az átadás-átvételi elismervényt a hozzá tartozó irathoz kell csatolni, ezért a Központi Iratkezelés visszaküldi azt az illetékes szervezeti egységnek. Az átadás-átvételi elismervény ügyiratba helyezése az ügyintéző feladata.

144. A hivatalos elérhetőségre kézbesített küldemény kézbesítettnek minősül, ha

145. A küldeményeket a KR-en keresztül történő kézbesítés esetén automatikus visszaigazolás biztosításával kezeli az EIR.

146. Amennyiben az elektronikus levél kézbesítése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

147. Az OAH az irattári tételek csoportosítására az 1. függelékben meghatározott irattári tervet alkalmazza.

148. Az OAH irattári terve meghatározza az iratok irattári főcsoportját, ezen belül az irattári tételszámokat és az iratok őrzési idejét. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelöli azokat, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről az OAH – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelöli az irattári őrzés időtartamát. Az irat kötelező őrzési idejét az irattári terv „Őrzési idő (év)” oszlopában megjelenő szám mutatja. Az őrzési kötelezettség az irat keletkezésétől áll fenn.

149. Új irattári tételt létrehozni csak az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető hozzájárulásával lehet. Az irattári terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértése szükséges.

150. A további érdemi ügyintézést nem igénylő iratokat le kell zárni. Irattárba helyezni kizárólag hiteles (eredeti aláírt papíralapú ügyiratot vagy annak hiteles másolatát, illetve hiteles elektronikus ügyiratot), lezárt, teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes alszámot – lehet.

151. Az irattárba helyezésig az ügyirat és annak összes irata együttes kezelését az ügyintéző végzi. Ügyirat az ügyiratot kezelő szervezeti egység vezetőjének engedélyével kerülhet irattárba.

152. Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz – ha addig nem történt meg – hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot. Határozathoz tartozó iratok esetén a határozatszámot, eseménykivizsgálás esetén az eseménykivizsgálás számát is hozzá kell rendelni.

153. Az ügyiratok zárását, irattárazásra történő átadását a tárgyévet követő év január 31. napjáig el kell végezni. A következő évre áthúzódó ügy esetén az ügyirat zárásával egyidejűleg új ügyet kell létrehozni (másolat létrehozása EIR-ben utasítás elfogadásával), amit az EIR automatikusan az előző évi lezárt ügyhöz szerel.

154. Jelen Szabályzatban meghatározott ügykörökben a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat egy iktatószámon lehet nyilvántartani az alábbiak szerint:

155. Elektronikus adathordozókon tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát az őrzési idő lejártáig biztosítani kell. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során elektronikus másolatot kell készíteni.

156. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról. Az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni.

157. Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, továbbá gondoskodnia kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból csak az eredeti példány kerüljön irattárba átadásra. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisíteni.

158. Az ügyintéző a további érdemi ügyintézést nem igénylő iratokat lezárja. Az ügyirat kizárólag akkor zárható le, ha van irattári tételszáma és az összes irata lezárt állapotban van. A lezárt ügyiratokat a 8. függelék szerinti átadás-átvételi jegyzéken – a 109. pontban foglaltak szerint az ügy előadói ívével, iratjegyzékével együtt – az ügyintéző eljuttatja a Központi Iratkezelés munkatársának.

158a. Az ügyintézőnek az előadói ívben a papíralapú iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul kell elhelyeznie. Az elektronikusan érkezett és az elektronikusan kézbesített iratokat nem kell kinyomtatni.

159. A Központi Iratkezelés az ügyiratok átvételekor ellenőrzi, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e, és valamennyi, az ügyben keletkezett iratot együttesen kezelték-e. Amennyiben a Központi Iratkezelés hiányosságot észlel, az ügyiratot visszajuttatja az ügyintézőnek, aki gondoskodik a hiányok pótlásáról. Hiányos vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot a Központi Iratkezelés irattárazásra nem vehet át.

160. Az átadás-átvételi jegyzőkönyveket a Központi Iratkezelés visszakereshető módon, az átadó neve szerinti ABC-sorrendben lefűzve tárolja, és az irattári tervben meghatározott ideig őrzi.

161. Az irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg a következők szerint:

162. Irattárba helyezéskor a Központi Iratkezelés az EIR-ben rögzíti az irattárba helyezés tényét és időpontját, majd az ügyiratot a központi irattárba helyezi. Az irattárba helyezett iratok listája az EIR-ben automatikusan előállítható.

163. A központi irattárba leadott, selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő maradandó értékű iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a Központi Iratkezelés feladata.

164. Az iratokat az irattárban a keletkezés éve szerinti bontásban, azon belül az irattári tételszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni, kivéve a nukleáris biztonsági határozatokat és az eseménykivizsgálásokat, melyeket az iratokhoz rendelt határozatszám és eseménykivizsgálás száma szerint, növekvő sorrendben kell irattárba helyezni és tárolni. Az iratokat az irattári tételszámokon belül az ügydokumentumok főszámának, azon belül pedig az iratok alszámának emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

165. Az OAH a megőrzési kötelezettséget a papíralapú iratok esetében – a 91. pontban foglalt iratok kivételével – a papíralapú iratról történő hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesíti.

166. Az OAH munkatársai az irattárból – ideértve a „Határozatok tárát” is – hivatalos használatra kikérhetnek papíralapú iratokat. Az irat kiadását és visszaérkezését a Központi Iratkezelés az EIR-ben rögzíti a kezelési feljegyzések rovatban. Az irattárban a kiadott iratok helyén az 5. függelék szerinti ügyiratpótló lapot kell elhelyezni, amely tartalmazza a kikölcsönzött irat azonosító adatait.

167. Az elektronikus iratokat a jogosult felhasználók az EIR-ben tekinthetik meg. A megtekintés tényéről az EIR automatikusan naplóbejegyzést készít. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor a Központi Iratkezelés gondoskodik arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

168. A központi irattárban őrzött lejárt őrzési idejű, selejtezhető ügyiratokat az irattári tételszámok figyelembevételével minden év április 30-ig selejtezési eljárás alá kell vonni. A selejtezést a Központi Iratkezelés végzi.

168a. A selejtezési eljárásnak a papíralapú ügyiratokra, azok hiteles elektronikus másolataira, valamint az elektronikus ügyiratokra is ki kell terjednie.

169. Az ügyiratok selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani. Az őrzési idő lejáratát az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

170. Az iratselejtezésről – a legalább évente egyszer, legfeljebb évente négyszer – készített, 6. függelék szerinti selejtezési jegyzőkönyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jóváhagyását követően a Magyar Nemzeti Levéltárnak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése céljából. A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a selejtezési iratjegyzék, amely a selejtezés alá vont iratok tételszintű felsorolása.

171. A selejtezett iratokat addig kell tárolni (őrizni), amíg a Magyar Nemzeti Levéltár megsemmisítésüket nem engedélyezi. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv 30 napon belül visszaküldött példányán záradékkal engedélyezi.

172. Az iratok selejtezésének tényét és időpontját a Központi Iratkezelés az EIR megfelelő rovatában rögzíti. A selejtezett iratok megsemmisítéséről az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével a Központi Iratkezelés gondoskodik, a 10. függelék szerinti megsemmisítési jegyzőkönyv felvétele mellett, amelyet az informatikai szakterületi vezető is aláír.

173. Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, arról a Központi Iratkezelés haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni a Magyar Nemzeti Levéltár részére. A levéltár véleményének kikérésével az OAH megvizsgálja a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét.

174. A Központi Iratkezelés az ügyviteli értékű irat eredeti, papíralapú példányát a hiteles másolatkészítési eljárást és a hiteles elektronikus példányok megőrzéséről történő gondoskodást követően megsemmisítheti, a 10. függelék szerinti jegyzőkönyv felvétele mellett.

175. A Központi Iratkezelés a 3. függelék szerinti maradandó értékű, papíralapú iratok jegyzékét – az iratok hiteles másolatának megőrzéséről való gondoskodás kezdő időpontját követően, a papíralapú példányok megsemmisítése előtt – negyedéves időszakonként megküldi a Magyar Nemzeti Levéltárnak, egyetértő nyilatkozat kikérése céljából. Az egyetértő nyilatkozatban foglaltak alapján, annak birtokában indítható meg a megsemmisítési eljárás, amelyet a Központi Iratkezelés végez a 10. függelék szerinti jegyzőkönyv felvétele mellett.

176. Az iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

177. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az EIR-ben lévő iratok iktatási adatainak (metaadatainak) selejtezését fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel kell végezni. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. A selejtezést és a fizikai törlést követően az EIR-ből a selejtezésre vonatkozó metaadatokkal bővült iktatókönyveket és a további őrzést igénylő elektronikus iratokat a rendszergazda elektronikus adathordozóra archiválja, és megküldi a Központi Iratkezelés részére. Ezzel egyidejűleg a Központi Iratkezelés roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás által érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

178. Az OAH a levéltár által papír alapon is megőrzendőnek ítélt maradandó értékű, hiteles elektronikus másolattal rendelkező iratokat a levéltárba adásig papíralapú iratként megőrzi.

179. A maradandó értékű irattári tételekbe tartozó, valamint a selejtezési eljárás, illetve mintavétel során a levéltár által maradandó értékűnek minősített iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt, olvasható formában, évek szerint, tételszámonként, az OAH költségére kell átadni.

180. A levéltári átadásra kerülő iratokról a 7. függelék szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni, majd a Magyar Nemzeti Levéltár részére megküldeni.

181. A papíralapú maradandó értékű iratok levéltári átadása – a levéltári őrzésre alkalmas – savmentes doboz(ok)ban, az elektronikus formában megőrzött maradandó értékű iratok levéltári átadása külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelően történik.

182. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az EIR-ben kell rögzíteni.

183. Az ügyvitelhez még szükséges iratokat az őrzési idő lejártát követően további tíz évre külön engedély nélkül vissza lehet tartani. A visszatartott ügyiratokról külön részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a levéltárnak kell átadni.

184. Az OAH-tól távozó dolgozó a nála lévő lezáratlan iratokat, bélyegzőket köteles a vezetője által kijelölt ügyintézőnek aláírás ellenében átadni, legkésőbb a jogviszony megszűnését vagy a munkavégzés alóli felmentést megelőző utolsó munkanapon. Az átadás-átvételt a 8. függelék szerinti jegyzőkönyvben kell dokumentálni. A jegyzőkönyv alapján az iratok átadásának tényét az EIR-ben is rögzíteni kell, amelyet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető végez.

185. Az OAH-tól távozó dolgozó – legkésőbb a jogviszony megszűnését vagy a munkavégzés alóli felmentést megelőző utolsó munkanapon – a lezárt ügyiratait a 8. függelék szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átadja a Központi Iratkezelésnek.

186. Szervezeti egység megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén az illetékes szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az el nem intézett és folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzéken adják át a feladatkört átvevő szervezeti egység(ek) (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység) vezetőjének. Az átadás-átvételi iratjegyzék az átadás-átvételről szóló jegyzőkönyv mellékletét képezi.

187. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni az átvevő szervezeti egység(ek)nek. Az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst, rögzíteni kell.

188. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az ügyintézőknél lévő nyitott ügyek iratait a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani (átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében).

189. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát (az iratok ügyeinek lezárása után) az irattárban kell elhelyezni. Az irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

190. A 187–189. pont rendelkezéseit a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

191. Az OAH megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az OAH irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.

192. Ha az OAH más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni. Iktatott átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot, és tételesen fel kell sorolni az átadott és átvett ügyiratokat.

193. Ha az OAH feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a levéltár egyetértésével kell elvégezni.

194. Ha az OAH jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez és selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

195. A Központi Iratkezelés munkatársainál papíralapú érkeztető- és iktatókönyvet kell tartani arra az esetre, ha bármely oknál fogva az EIR-hez való hozzáférés 60 percnél hosszabb ideig nem biztosított. Az érkeztető- és iktatókönyvek beszerzéséről, valamint központi nyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik.

196. Az EIR 60 percet maghaladó üzemzavara esetén az informatikai szakterületi vezető értesíti a Központi Iratkezelés munkatársait az iratkezelési rendszer leállásáról. Az iratkezelési rendszer leállását követően a jelen Szabályzatban az EIR üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

197. Üzemzavar esetén a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – iratokat haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, „OAH-ÉRK” azonosítási jellel ellátott papíralapú érkeztetőkönyvben kell nyilvántartásba venni, illetve az „OAH-IK” egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvben kell iktatni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az érkeztetés és iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

198. A papíralapú érkeztetőkönyv szerint érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésénél az érkeztetőkönyv azonosítóját (az „OAH-ÉRK” egyedi azonosítási jelölést) kell alkalmazni. Az érkeztetési számot ugyanúgy kell képezni, mint az EIR-ben.

199. A papíralapú iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél az iktatókönyv azonosítóját (az „OAH-IK” egyedi azonosítási jelölést) kell alkalmazni. Az iktatószámot ugyanúgy kell képezni, mint az EIR-ben.

200. Amennyiben az EIR-ben használt iktatószám ismert, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

201. Az üzemzavar megszűnését követően minden, az üzemzavar ideje alatt keletkezett nyilvántartási számot az EIR-be át kell vezetni. Az átvezetés tényét mindkét nyilvántartásban – kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

202. Az üzemzavar esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyvekben a zárást az év végén az érkeztetésre, és iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell elvégezni, majd azt a keltezést követően az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető és a Központi Iratkezelés munkatársának aláírásával és a hivatal bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

203. Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem lehet. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot áthúzással kell érvényteleníteni (a „Téves iktatás” rávezetésével, keltezéssel és aláírással) oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.

204. Az üzemzavar megszüntetését követően az informatikai szakterületi vezető értesíti a Központi Iratkezelés munkatársait az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

205. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén a hiányzó adatokat pótolni kell.

206. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

207. Az OAH azon munkáltatói jogkörrel összefüggő intézkedései, amelyeknél a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló 2019. évi CVII. törvény a munkáltatói jogkör gyakorlója részéről elektronikusan legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással történő kiadmányozást ír elő, a külön erre a célra kialakított személyügyi Elektronikus Iratkezelési Rendszerbe (a továbbiakban: személyügyi EIR) kerülnek, kezelésük ott történik.

208. A személyügyi EIR-ben kezelt és tárolt ügyiratokhoz való hozzáférés, az iratokba való betekintés kizárólag az arra jogosultsággal rendelkező felhasználók számára biztosított.

209. Az OAH munkáltatói jogkörrel összefüggő intézkedéseivel kapcsolatos iratok kezelésére vonatkozó egyedi iratkezelési előírások a következők:

210. A 209. pontban nem szabályozott egyéb kérdésekben a Szabályzat előírásai az irányadók.