4/2022. (IV. 14.) KH utasítás

1. Az utasítás tárgyi hatálya

Az utasítás hatálya alá a Közbeszerzési Értesítőben (a továbbiakban: KÉ) közzétett közbeszerzési hirdetményekben hozzáférhetővé (megismerhetővé) tett személyes adatok tartoznak.

2. Az utasítás célja

Az utasítás célja az ajánlatkérő által a KÉ-ben hozzáférhetővé (megismerhetővé) tett személyes adattal kapcsolatos kérelem intézése rendjének meghatározása.

3. Fogalommeghatározások

3.1. érintett: azonosított vagy azonosítható természetes személy.

3.2. kérelem: a KÉ-ben közzétett hirdetményben megismerhetővé tett személyes adattal kapcsolatos, a természetes személyeknek a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: GDPR) 16., 17. és 21. cikke szerinti érintetti jogok gyakorlása, így különösen a személyes adat megismerhetetlenné tétele iránt, illetve az adatvédelmi incidens [GDPR 4. cikk 12. pont] orvoslása érdekében előterjesztett beadvány.

3.3. személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható [GDPR 4. cikk 1. pont].

1. Kérelmet

1.1. maga az érintett vagy

1.2. a KÉ-ben publikált hirdetmény ajánlatkérője mint adatkezelő

terjeszthet elő.

2. A II. fejezet 1. pontjában foglaltakon túlmenően a III. fejezet 3. pontja szerinti esetben a Közbeszerzési Hatóság a Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeletért Felelős Helyettes Államtitkárság tájékoztatását, illetve megkeresését is fogadja.

3. A II. fejezet 1. pont 1. alpontja szerinti esetben a kérelmet olyan módon kell benyújtani, hogy az alkalmas legyen annak megállapítására, hogy az magától az érintettől vagy az érintett képviseletére jogosult személytől származik. Ellenkező esetben a kérelem előterjesztőjétől a GDPR 12. cikk (6) bekezdésére alapítottan az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kell kérni.

4. A II. fejezet 1. pont 2. alpontja szerinti esetben, amennyiben a kérelem az érintett kérelmén (megkeresésén) alapul, az ajánlatkérőnek mint adatkezelőnek a kérelemben nyilatkoznia szükséges arra vonatkozóan, hogy előzetesen megvizsgálta-e, hogy a kérelem magától az érintettől vagy az érintett képviseletére jogosult személytől származik. Egyéb esetben az ajánlatkérőnek a kérelmet olyan tartalommal kell előterjesztenie, hogy abból megállapítható legyen az adatvédelmi incidens orvoslásának szükségessége, illetve a kérelem a GDPR 19. cikke szerinti értesítésnek minősülhessen.

5. A kérelemben minden esetben meg kell jelölni az érintett közbeszerzési hirdetmény iktatószámát, releváns pontját/pontjait és azon személyes adato(ka)t, amely(ek) megismerhetetlenné tételére vagy amelye(ke)t érintően a GDPR 16., 17. és 21. cikke szerinti egyéb érintetti jog gyakorlására, illetve az adatvédelmi incidens orvoslására irányul a kérelem.

6. A legalább teljes bizonyító erejű magánokiratba [a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény 325. §] foglalt kérelmet a Közbeszerzési Hatóság adatvédelmi tisztviselőjének címezve,

6.1. postai úton (1026 Budapest, Riadó utca 5.),

6.2. a KHJOG (KRID: 439830111) hivatali kapun vagy

6.3. a dpo@kt.hu e-mail-címen

lehet előterjeszteni.

1. A kérelemről az adatvédelmi tisztviselő tájékoztatja a Közbeszerzési Hatóság Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztályát, az Informatikai Főosztályt és a Főtitkárt.

2. A Közbeszerzési Hatóság a kérelem elintézése során a GDPR 12. cikk (3)–(5) bekezdése szerinti határidők és kötelezettségek figyelembevételével jár el.

3. Amennyiben a kérelem olyan közbeszerzési hirdetménnyel kapcsolatos, amely az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: EKR) is közzétételre került, a Közbeszerzési Hatóság Főtitkára a kérelemről tájékoztatja a Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeletért Felelős Helyettes Államtitkárságát.

4. Amennyiben a kérelmet az érintett közvetlenül a Közbeszerzési Hatóságnál terjeszti elő, úgy azt a Közbeszerzési Hatóság adatvédelmi tisztviselője tájékoztatás céljából, a kérelem beérkezését követően haladéktalanul megküldi az ajánlatkérőnek. Az ajánlatkérő a kérelemmel kapcsolatos álláspontjáról, esetleges észrevételeiről 5 napon belül tájékoztathatja a Közbeszerzési Hatóságot.

5. A kérelem teljesítésének elbírálásakor vizsgálni kell különösen, hogy

5.1. a kérelem az arra jogosulttól, az előírt formában és tartalommal került-e előterjesztésre;

5.2. a kérelemmel érintett adat személyes adat-e;

5.3. a II. fejezet 1. pont 1. alpontja szerinti esetben a kérelem a GDPR 16., 17. vagy 21. cikke szerinti érintetti jog gyakorlására irányul-e, teljesítése megtagadásának a GDPR alapján helye lenne-e;

5.4. a kérelemmel érintett személyes adat megismerhetővé tételét a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény, illetve a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet kötelezően előírja-e;

5.5. a kérelemben megjelölt személyes adat helyett a KÉ-ben történő közzétételi kötelezettség teljesítése miatt szükséges-e más adat megadása.

6. Amennyiben a kérelem teljesítésének van helye, az adatvédelmi tisztviselő indokolt javaslatára és a Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály szakterületi egyetértésével, a Főtitkár jóváhagyását követően az Informatikai Főosztály gondoskodik a kérelem teljesítéséről a hirdetmény érintett pontjában/pontjaiban a „(KH tájékoztatás: érintetti kérelem alapján helyesbített adat)” vagy a „(KH tájékoztatás: érintetti kérelem alapján kitakart adat)” vagy a „(KH tájékoztatás: adatvédelmi incidens orvoslása miatt kitakart adat)” kitétel feltüntetésével.

7. A kérelem elintézéséről, elutasításáról a kérelem előterjesztőjét, valamint a II. fejezet 1. pont 2. alpontja szerinti esetben az ajánlatkérőt a Főtitkár az adatvédelmi tisztviselő útján tájékoztatja.

1. A III. fejezet 3. pontja szerinti esetben a kérelem beérkezéséről a Főtitkár az adatvédelmi tisztviselő útján haladéktalanul értesíti a Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeletért Felelős Helyettes Államtitkárságát a kérelemmel kapcsolatos álláspontja megismerése érdekében.

2. A Közbeszerzési Hatóság az ajánlatkérő III. fejezet 4. pontja szerinti álláspontja, észrevétele beérkezését vagy az arra nyitva álló határidő leteltét követően, a III. fejezet 2. pontja szerinti határidők figyelembevételével dönt a kérelemről a Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeletért Felelős Helyettes Államtitkársága esetleges álláspontjának figyelembevételével, ugyanakkor ezen álláspont a Közbeszerzési Hatóságot mint önálló adatkezelőt nem köti.

3. A Közbeszerzési Hatóság a kérelem elintézéséről a III. fejezet 7. pontja szerinti tájékoztatással egyidejűleg tájékoztatja a Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeletért Felelős Helyettes Államtitkárságát.

1. A kérelmek elintézéséről, és ennek keretében a kérelem alapján módosított KÉ lapszámokról és hirdetményekről az Informatikai Főosztály és a Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály az adatvédelmi tisztviselő közreműködésével közös nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza az alábbiakat:

1.1. a kérelem beérkezésének időpontja,

1.2. a kérelem beérkezésének módja,

1.3. a kérelem iktatószáma,

1.4. a kérelem előterjesztőjének neve,

1.5. a kérelem előterjesztőjének minősége,

1.6. a kérelem tárgya,

1.7. a kérelemmel érintett KÉ lapszáma,

1.8. a kérelemmel érintett közbeszerzési hirdetmény száma,

1.9. a kérelemmel érintett közbeszerzési hirdetmény releváns személyes adatot tartalmazó pontja,

1.10. a kérelemmel kapcsolatos döntés,

1.11. kérelem teljesítésének időpontja,

1.12. a kérelem teljesítésének módja.

2. A kérelem alapján módosított KÉ lapszámról az Informatikai Főosztály .pdf-kiterjesztésű változatot készít, amelyet a Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály vezetője elektronikus aláírással hitelesít.

3. Az V. fejezet 2. pontja szerint módosított KÉ lapszám fájlnevében és tartalomjegyzékében a módosítással érintett hirdetmény tekintetében a módosítás tényére utalni szükséges.

4. A Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály vezetője az V. fejezet 2. pontja szerint módosított, .pdf-kiterjesztésű, hiteles KÉ lapszámot a korábbi lapszám helyett, annak archiválásáig a Hatóság honlapján elérhetővé teszi.

5. A Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály a KÉ kérelemmel érintett közbeszerzési hirdetmény szerinti eredeti lapszámát és a teljesített kérelem szerinti javított lapszámo(ka)t is megőrzi.