5/2022. (XII. 9.) KIM utasítás

1. A szabályzat célja

1.1. A szabályzat célja a foglalkoztatási programokkal kapcsolatos elkülönített állami pénzalap képzési alaprész (a továbbiakban: KA) felhasználásával kapcsolatos, a szakképzésért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) szakmai feladatellátási rendjének és a gazdálkodás jogköreinek szabályozása.

1.2. A szabályzat a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény, a szakképzésről szóló 2019. évi LXXX. törvény, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.), az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.), a Nemzeti Kommunikációs Hivatal jogállásáról és a kormányzati kommunikációs beszerzésekről szóló 162/2020. (IV. 30.) Korm. rendelet és a szakképzésről szóló törvény végrehajtásáról szóló 12/2020. (II. 7.) Korm. rendelet rendelkezésein alapul.

2. A szabályzat hatálya

2.1. Jelen szabályzat a KA terhére vállalt kötelezettségek tekintetében a gazdálkodási jogköröknek a KIM és az NSZFH közötti megosztására, valamint a KIM gazdálkodási jogköreinek gyakorlására vonatkozó szabályaira terjed ki.

3. Értelmező rendelkezések

3.1. Jelen szabályzat alkalmazásában

3.1.1. előzetes kötelezettségvállalás: a támogatást megítélő miniszteri döntés vagy átruházott jogkörben hozott támogatói döntés;

3.1.2. fedezetigazolást kiadó szervezeti egység: a foglalkoztatási programokkal kapcsolatos elkülönített állami pénzalappal összefüggő gazdasági feladatokat ellátó minisztérium illetékes szervezeti egysége;

3.1.3. jogi véleményezésért felelős szervezeti egység: a KIM azon szervezeti egysége, amely a Kulturális és Innovációs Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasítás szerint a kötelezettségvállalások jogi szempontú véleményezését ellátja;

3.1.4. KA-t kezelő szervezeti egység: az NSZFH Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasításban a KA előirányzatával kapcsolatos gazdálkodási, könyvvezetési, beszámolási, adatszolgáltatási feladatok teljesítésének ellátására és a KA terhére vállalt kötelezettségek nyilvántartására kijelölt szervezeti egység;

3.1.5. kötelezettségvállalás: az Áht. 1. § 15. pontja szerinti jognyilatkozat;

3.1.6. szakmai szervezeti egység: a KIM azon szervezeti egysége, amely a szakképzési feladatellátás során a KA felhasználásáról szakmai felelősként gondoskodik.

4. Előzetes kötelezettségvállalás

4.1. A KA terhére egyedi döntési eljárással megítélt támogatások esetében előzetes kötelezettségvállalásra a miniszter vagy a KIM Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) kijelölt személy jogosult.

4.2. Az SZMSZ szerint kijelölt személy által meghozott támogatói döntésekről a minisztert negyedévente a szakmai szervezeti egységnek tájékoztatnia szükséges.

4.3. A KA terhére történő előzetes kötelezettségvállalás érvényességéhez pénzügyi fedezetigazolás szükséges. A fedezet igazolására az előzetes kötelezettségvállalás dokumentumán kerül sor.

4.4. Támogatás megítélésére irányuló javaslat, pályázati felhívás meghirdetése előtt a szakmai szervezeti egység felelős az európai uniós versenyjogi értelemben vett állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről szóló 37/2011. (III. 22.) Korm. rendelet szerinti bejelentési kötelezettség teljesítéséért.

4.5. Előzetes kötelezettségvállalás csak jogi véleményezést és pénzügyi fedezetigazolást követően tehető. A szakmai szervezeti egység az előzetes kötelezettségvállalás dokumentumainak tervezetét, valamint azok alátámasztó dokumentumait előzetes jogi véleményezésre és pénzügyi áttekintésre köteles megküldeni elektronikus úton a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység, valamint a fedezetigazolást kiadó szervezeti egység részére. A jogi véleményezésért felelős szervezeti egység dönthet úgy, hogy korábbi ügy egyeztetése során általa elfogadott előzetes kötelezettségvállalás tervezet mintájára készülő új tervezeteket nem szükséges részére jogi véleményezés céljából megküldeni. Ebben az esetben a szakmai szervezeti egység csak a mintától való eltérés esetén kéri a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység állásfoglalását.

4.6. A jogi véleményezés keretében a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység az előzetes kötelezettségvállalás dokumentumainak tervezetét jogi szempontból, a fedezetigazolást kiadó szervezeti egysége a fedezet rendelkezésre állásának szempontjából vizsgálja. A jogi véleményezés és a pénzügyi fedezetigazolás miatti áttekintés nem terjed ki az előzetes kötelezettségvállalás szükségességének, célszerűségének vizsgálatára, ez a szakmai szervezeti egység feladata.

4.7. A véleményező szervezeti egység az észrevételeit tartalmazó dokumentumokat a szakmai szervezeti egység, valamint valamennyi, a véleményezésben részt vevő szervezeti egység részére 8 munkanapon belül elektronikus levélben megküldi. A szakmai szervezeti egység sürgős esetben, indokolással ellátva kérhet rövidebb véleményezési határidőt, mely 3 munkanapnál rövidebb nem lehet.

4.8. A vélemények visszaérkezését követően a szakmai szervezeti egység az észrevételeket átvezeti a dokumentumokon. Ha a beérkezett vélemények átvezetése a dokumentumok tartalmában érdemi változást eredményez, a szakmai szervezeti egység a változással érintett dokumentumokat ismételten visszamutatásra megküldi a véleményezők részére 3 munkanapos véleményezési határidő kitűzésével.

4.9. A véleményező és a szakmai szervezeti egység véleményeltérése esetén a szakmai szervezeti egység egyeztetést kezdeményez. A jogi véleményt és a pénzügyi fedezetigazolással kapcsolatos visszajelzést tartalmazó elektronikus leveleket az aláírásra felterjesztésre kerülő ügyiratban el kell helyezni. Amennyiben a munkatársi egyeztetések nem vezetnek eredményre, úgy a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység kezdeményezheti, hogy iktatószámmal és részletes indokolással ellátott, a szakmai szervezeti egység vezetője által aláírt feljegyzésben kerüljön összefoglalásra az egyet nem értés oka és a szakmai szervezeti egység által képviselt vélemény, amely az ügyirat mellékletét képezi. Tekintettel arra, hogy az előzetes kötelezettségvállalás dokumentuma jogi ellenjegyzésre nem kerül, ezért az előzetes kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásra történő felterjesztését nem kell a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység részére megküldeni.

4.10. Az előzetes kötelezettségvállalás aláírt dokumentumát a szakmai szervezeti egység szkennelt formában, elektronikus úton az aláírást követő 3 munkanapon belül megküldi a fedezetigazolást kiadó szervezeti egységnek.

4.11. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, valamint a KIM közérdekű adatok közzétételének rendjéről szóló szabályzata szerint a minisztérium által nyújtott, az államháztartásról szóló törvény szerinti költségvetési támogatásokkal kapcsolatos meghatározott közérdekű adatok közzététele érdekében a szakmai szervezeti egység havonta, tárgyhót követő hó 5. munkanapjáig intézkedik.

5. A kötelezettségvállalási jogkör gyakorlásának általános szabályai

5.1. A KA tekintetében kötelezettségvállalásra a KIM és az NSZFH mint kezelő szerv vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott, a kötelezettséget vállaló szerv alkalmazásában álló személy jogosult.

5.2. Az NSZFH kötelezettségvállalására, és az ezzel kapcsolatos gazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó szabályokat az NSZFH vonatkozó belső szabályzata határozza meg.

5.3. A KIM esetében a KA terhére kötelezettségvállalásra jogosult

5.4. Az 5.3. pont szerinti kötelezettségvállalásra jogosultak hatáskörét és aláírási címpéldányát egy-egy példányban kitöltött, a miniszter által jóváhagyott adatlap alapján nyilvántartásba kell venni. Ha a kötelezettségvállalásra jogosultak személyében változás következik be, akkor az új kötelezettségvállaló nyilvántartásba vétele külön adatlap alapján történik. Az adatlap kitöltéséért és aláíratásáért a szakmai szervezeti egység a felelős. Az aláírt adatlapokat a szakmai szervezeti egység köteles az aláírást követő 3 munkanapon belül a KA-t kezelő szervezeti egység részére nyilvántartásba vétel céljából megküldeni. A kötelezettségvállalásra jogosult személyek nyilvántartása, az adatváltozások átvezetése a KA-t kezelő szervezeti egység feladatkörébe tartozik. Elektronikus aláírás alkalmazása esetén a használt tanúsítványokról és az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány nyilvános adatairól a KA-t kezelő szervezeti egység nyilvántartást vezet.

5.5. Ha a KA kezelő szervéhez költségvetési felügyelő kerül kirendelésre, akkor az általa előre meghatározott értéket meghaladó előzetes kötelezettségvállalások, illetve kötelezettségvállalások esetén, a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően a KA-hoz kirendelt költségvetési felügyelő véleményét ki kell kérni.

5.6. A KA terhére kötelezettségvállalás és annak módosítása jogi és pénzügyi ellenjegyzés után, kizárólag írásban történhet, az ellenjegyzés helyének, idejének megjelölésével, valamint az ellenjegyzés tényére történő utalással.

6. A kötelezettségvállalások kezdeményezése

6.1. Kötelezettségvállalást

7. A kötelezettségvállalások típusaira vonatkozó szabályok

7.1. Támogatási szerződés, támogatói okirat

7.1.1. Támogatási szerződés mindaddig nem köthető, illetve támogatói okirat nem bocsátható ki, amíg a kedvezményezett az előző időszakra vonatkozóan azonos célra biztosított, lejárt elszámolási határidejű támogatás felhasználásával szabályszerűen el nem számolt, és – a kötelezettségvállaló ellenkező döntése hiányában – vissza nem fizette a fel nem használt összeget.

7.1.2. A támogatási szerződés, illetve támogatói okirat mellékletét képezi a kérelem dokumentuma, amelynek költségtervében meg kell határozni a támogatási összeg felhasználásakor elszámolható költségeket, valamint a támogatás folyósításának ütemezését. A Kormány egyedi határozatán alapuló, vissza nem térítendő támogatás esetén az elszámolható költségeket az Ávr. 101/A. § (9) bekezdés b) pontja szerint kell meghatározni.

7.1.3. A szakmai szervezeti egység a támogatási döntés meghozatalát megelőzően gondoskodik a támogatás elbírálásához szükséges dokumentumok rendelkezésre állásáról.

7.1.4. Mind az előlegként folyósított, mind az utófinanszírozott támogatás esetében előírható részelszámolási kötelezettség benyújtása. A részelszámolás benyújtására vonatkozó kötelezettséget – különösen annak tartalmát és időpontját – a támogatási szerződésben, illetve a támogatói okiratban kell meghatározni.

7.1.5. A KA terhére folyósított azon támogatások esetén kerül sor a támogatási szerződés/támogatói okirat minisztérium általi megkötésére/kiadására, ahol a kedvezményezett a KA kezelő szerv, a KIM Igazgatás, vagy a KIM fejezeti kezelésű előirányzata, továbbá ha az előzetes kötelezettségvállalásban a döntéshozó így rendelkezik.

7.1.6. Támogatói okirat kibocsátása előtt szükséges a kedvezményezettnek a vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerinti nyilatkozatokat is megtennie.

7.2. Fejezetek közötti megállapodás

7.2.1. Más költségvetési fejezet részére – a KIM fejezet kivételével – történő pénzeszköz átadásakor az érintett költségvetési fejezetet irányító szervvel megállapodás megkötésére kerül sor, a megállapodás aláírására – értékhatárra való tekintet nélkül – az 5. pont 5.3. alpont a) pontjában rögzített személyek jogosultak.

8. A kötelezettségvállalások véleményezése

8.1. A szakmai szervezeti egység az előkészített dokumentumtervezetet mellékleteivel együtt elektronikus úton egyidejűleg megküldi a KA-t kezelő szervezeti egység, a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység, a Közbeszerzési Főosztály vezetője, valamint szükség esetén a Támogatásokat Vizsgáló Iroda részére véleményezés céljából.

8.2. A véleményező a megküldött dokumentumokat a szakmai szervezeti egység részére 8 munkanapon belül visszaküldi. A szakmai szervezeti egység sürgős esetben, indokolással ellátva kérhet rövidebb véleményezési határidőt, mely 3 munkanapnál rövidebb nem lehet.

8.3. Ha a kötelezettségvállalás jóváhagyásának a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység jogi akadályát látja, a kötelezettségvállalás nem hagyható jóvá.

8.4. A kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetét a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység jogi, a Közbeszerzési Főosztály közbeszerzési jogi szempontból vizsgálja. Iratminta rendelkezésre állása esetén a vizsgálat a mintától való eltérés indokoltságára és megfelelőségére vonatkozik. A jogi véleményezésért felelős szervezeti egység a véleményezési határidőn belül iktatószámmal ellátott véleményben elektronikus úton közvetlenül a szakmai szervezeti egységet tájékoztatja a kötelezettségvállalás dokumentuma tervezetének jogi ellenjegyzésre történő bocsáthatóságáról.

9. A kötelezettségvállalás ellenjegyzése

9.1. Jogi ellenjegyzés

9.1.1. A szakmai szervezeti egység az aláírásra felterjesztett ügyiratnak a jogi véleményezésért felelős szervezeti egység részére történő megküldésével kérelmezi a jogi ellenjegyzést.

9.1.2. Jogi ellenjegyzésre a jogi és koordinációs ügyekért felelős helyettes államtitkár által a Perképviseleti Főosztály ellenjegyzésre írásban kijelölt kormánytisztviselője jogosult.

10. A kötelezettségvállalás aláírása

10.1. A szakmai szervezeti egység a jogi és pénzügyi ellenjegyzést követően gondoskodik a kötelezettségvállalás aláírásáról.

10.2. A kötelezettségvállalást tartalmazó dokumentumot a pénzügyi ellenjegyzést követően az 5.1. pontban foglaltak szerint és az 5.3. pontban foglalt értékhatárok figyelembevételével kötelezettségvállalásra jogosult vezető írja alá.

10.3. A kötelezettségvállalási dokumentum KIM-et megillető aláírt eredeti példánya a szakmai szervezeti egységet illeti meg. A szakmai szervezeti egység a dokumentum egy aláírt eredeti példányát a KA-t kezelő szervezeti egységnek továbbítja.

10.4. Ha a kötelezettségvállalási dokumentum nem kerül aláírásra, a szakmai szervezeti egység – a meghiúsulás okának feltüntetésével – köteles erről írásban tájékoztatni az érintetteket.

11. A szerződés, illetve a támogatói okirat módosítása, a szerződés teljesítés nélkül történő megszűnése, az okirat visszavonása

11.1. A szerződés, illetve a támogatói okirat módosításának folyamatára a kötelezettségvállalási folyamatra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

11.2. Ha a szerződésben, illetve a támogatói okiratban rögzített kötelezettségek teljesítése részben vagy teljesen elmarad, a szakmai szervezeti egységnek a szerződésben, támogatói okiratban rögzített feltételek szerint kell eljárnia azzal, hogy szükség szerint a jogi ellenjegyzésért felelős szervezeti egységet a szerződés megszüntetésébe, az okirat visszavonásába be kell vonni.

11.3. A KA-t kezelő szervezeti egység által bonyolított támogatások esetén a kedvezményezett által benyújtott módosítási kérelem jóváhagyására – a módosítani kívánt kötelezettségvállalás alapját képező, előzetes kötelezettségvállalási döntési jogosultsággal rendelkező – állami vezető jogosult, amennyiben e döntési jogosultság alapján jóváhagyott kérelemben vagy módosítási kérelemben foglaltakhoz képest

12. Teljesítésigazolás

12.1. A teljesítésigazolásra jogosultak hatáskörét és aláírási címpéldányát egy-egy példányban kitöltött, a kötelezettségvállalásra jogosult személy által jóváhagyott adatlap alapján nyilvántartásba kell venni. Ha a teljesítésigazolásra jogosultak személyében változás következik be, akkor az új teljesítésigazolásra jogosult személy kijelölése külön adatlapon történik. A teljesítésigazolási adatlap kitöltéséért és aláíratásáért a szakmai szervezeti egység a felelős. Az aláírt Adatlapokat a szakmai szervezeti egység köteles az aláírást követő 3 munkanapon belül a KA-t kezelő szervezeti egység részére nyilvántartásba vétel céljából megküldeni. A teljesítésigazolásra jogosultak nyilvántartása a KA-t kezelő szervezeti egység feladata. Elektronikus aláírás alkalmazása esetén a használt tanúsítványokról és az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány nyilvános adatairól a KA-t kezelő szervezeti egység nyilvántartást vezet. A teljesítésigazoló személyét a támogatási szerződésben / támogatói okiratban fel kell tüntetni.

12.2. A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése a kötelezettségvállalás dokumentumában foglaltaknak megfelelően megtörtént-e.

12.3. Ha a KA-ból nyújtott támogatás utófinanszírozás keretében kerül folyósításra, a kifizetéshez a kedvezményezett beszámolót köteles benyújtani. Ha a támogatás támogatási előlegként kerül folyósításra, akkor a kedvezményezett a támogatási szerződésben, illetve támogatói okiratban meghatározott időpontban köteles a folyósított támogatással elszámolni.

12.4. A támogatási szerződésben, illetve támogatói okiratban meghatározott részbeszámoló vagy beszámoló (a továbbiakban együtt: beszámoló) szakmai és pénzügyi részből áll.

12.5. A szakmai szervezeti egység a kedvezményezett által benyújtott beszámolót megvizsgálja.

12.6. Ha a beküldött dokumentumok alapján a beszámoló nem felel meg a jogszabályban, a támogatási szerződésben, illetve a támogatói okiratban foglalt előírásoknak, vagy egyéb hibát, hiányosságot tartalmaz, így a teljesítés nem igazolható, akkor a szakmai szervezeti egység határidő kitűzésével haladéktalanul hiánypótlásra szólítja fel a kedvezményezettet.

12.7. Ha a vizsgálat során a szakmai szervezeti egység azt állapítja meg, hogy a beszámoló vagy a helyszíni ellenőrzés eredménye mindenben megfelel az előírásoknak, akkor az ellenőrzés eredményét a teljesítésigazolás kiállítása céljából a teljesítésigazolásra jogosult személy elé terjeszti.

12.8. A teljesítésigazolásra jogosult személy az Ávr. 102/B. § (1) bekezdésében foglaltakra figyelemmel dönt a kedvezményezett beszámolójának elfogadásáról, részbeni vagy teljes körű elutasításáról, esetleges visszafizetési kötelezettségéről, a teljesítésigazolást dátummal és aláírással látja el, a teljesítést igazolja. A döntéséről a szakmai szervezeti egység 3 munkanapon belül írásban értesíti a kedvezményezettet, valamint a KA-t kezelő szervezeti egység részére nyilvántartásba vétel céljából megküldi a visszafizetési kötelezettséget előíró dokumentum hitelesített másolati példányát és a teljesítésigazolás egy eredeti példányát.

12.9. Utófinanszírozott támogatás esetén a teljesítésigazolásra jogosult személy a beszámoló elfogadását a teljesítésigazolást és átutalást kérő okmányon igazolja. A szakmai szervezeti egység a KA-t kezelő szervezeti egység részére 3 munkanapon belül a megküldi az okmány egy eredeti példányát nyilvántartásba vétel és pénzügyi teljesítés céljából. Az átutalást a kifizetés engedélyezőjeként a 13. pontban meghatározott szakmai utalványozó kezdeményezi.

12.10. Előlegként folyósított támogatás esetén a támogatott tevékenység befejezése a költségvetési támogatás teljes összegének elszámolásáról készített beszámoló alapján és annak teljesítésigazolásra jogosult személy általi elfogadásával történik.

12.11. A támogatási szerződésben, illetve a támogatói okiratban meghatározott fenntartási időszak alatt benyújtott fenntartási jelentést a szakmai szervezeti egység a 12.6. pontban foglaltak szerint ellenőrzi, a teljesítésigazolásra jogosult személy a 12.8. pontban foglaltaknak megfelelően fogadja el.

12.12. Amennyiben a támogatási szerződésben, illetve a támogatói okiratban a támogatott tevékenység befejezését követő időszakra vonatkozóan kötelezettség került megállapításra, a támogatott tevékenység akkor tekinthető lezártnak, ha valamennyi vállalt kötelezettség teljesült, a kedvezményezett a kötelezettségek megvalósulásának eredményeiről szóló záró beszámolót benyújtotta, azt a támogató jóváhagyta, és a záró jegyzőkönyv elkészült. Az Ávr. 102/B. § (2) bekezdése szerinti záró jegyzőkönyvet a szakmai szervezeti egység készíti el, az Ávr. 102/B. § (2) bekezdése szerinti záró beszámoló elfogadására a teljesítésigazolásra jogosult személy jogosult.

12.13. Azon programok esetében, ahol a támogatási összeg folyósítása utólagos elszámolási kötelezettség mellett történik, az Áht. 38. § (1) bekezdésében foglaltak alapján kifizetéshez teljesítésigazolás- és átutaláskérő okmány kiállítása szükséges. A támogatási előleg elszámolásakor a szabályszerűen felhasznált támogatási összeg elfogadásáról a szakmai szervezeti egységnek teljesítésigazolást kell kiállítania.

12.14. A KA terhére megvalósított azon programok, támogatások esetében, ahol a program, támogatás forrásául szolgáló pénzeszközök átadása a KIM Igazgatása vagy fejezetei kezelésű előirányzata részére történik, a teljesítés igazolására a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az innovációért és felsőoktatásért felelős államtitkár vagy a szakképzésért felelős helyettes államtitkár jogosult.

12.15. Amennyiben a kedvezményezett a támogatás felhasználása során nem tesz eleget a Kbt.-ben és végrehajtási rendeleteiben foglalt előírásoknak, abban az esetben a támogató jogosult a Kbt. 152. § (1) bekezdés g) pontja alapján jogorvoslati eljárás kezdeményezésére a Közbeszerzési Döntőbizottságnál.

13. Érvényesítés, utalványozás és kifizetés

13.1. A KA terhére vállalt kötelezettségeket érintő érvényesítéssel, utalványozással és kifizetéssel kapcsolatos feladatokat az NSZFH vonatkozó belső szabályzatában foglaltak szerint látja el.

14. Záró rendelkezések

14.1. Jelen szabályzatban meghatározottak szerint kijelölt személyek gazdálkodási jogosultsága a jogosultság visszavonásának napjával vagy az állami vezetői vagy kormányzati szolgálati jogviszony megszűnése napjával szűnik meg.

14.2. Jelen szabályzat rendelkezései a foglalkoztatási programokkal kapcsolatos elkülönített állami pénzalap elnevezésétől és költségvetési címrendi besorolásától függetlenül alkalmazandók.