8/2022. (IX. 30.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) gazdálkodási, pénzügyi folyamataiban részt vevők teljes körére, azaz a kötelezettségvállalói, teljesítésigazolói és érvényesítői, valamint az utalványozói, pénzügyi ellenjegyzői jogot gyakorló személyekre és szervezeti egységekre.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed

2. § (1) A szervezeti egységek gazdálkodási jogosultsággal rendelkező kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselőiről és munkavállalóiról (a továbbiakban együtt: munkatársak) a Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: GF) Pénzügyi és Számviteli Osztálya (a továbbiakban: PSZO) nyilvántartást vezet, amelyet – a hivatali jogosultsági rendszeren keresztül kapott értesítések alapján – a Hivatal szervezetében bekövetkezett személyi változásokkal folyamatosan aktualizál. A nyilvántartás vezetésének és aktualizálásának részletes szabályairól a pénzkezelésről szóló gazdasági vezetői utasítás rendelkezik.

(2) A különféle gazdálkodási jogosultságok informatikai rendszerben történő leképezése a jogosultságban részesülő munkatárs szervezeti egysége, a Humánpolitikai Osztály, a GF és az informatikai szakterület együttműködésével valósul meg a következők szerint:

(3) Az (1) bekezdés szerinti gazdálkodási jogosultság megszűnése esetén a PSZO gondoskodik a jogosultság papíralapú nyilvántartásból történő kivezetéséről a (2) bekezdés a) pontja értelemszerű alkalmazásával érkező értesítés alapján. A digitálisan leképzett jogosultságok megszűnése esetén azok törléséről az IF gondoskodik.

3. § (1) Kötelezettségvállalás a Hivatal feladatainak végrehajtásával közvetlenül összefüggő tevékenységre vagy gazdasági eseményre vonatkozóan, szabályszerűen megtett jognyilatkozat, amely a Hivatal jóváhagyott éves költségvetésében jóváhagyott kiadási előirányzatainak terhére vállalt fizetési vagy más teljesítési kötelezettséggel jár.

(2) A Hivatal nevében kötelezettséget vállalni – az (5) bekezdésben foglaltakra is figyelemmel – írásbeli nyilatkozattal lehet. Az írásbeli nyilatkozat megtehető hagyományos papíralapú vagy a jogszabályoknak megfelelő szintű minősített elektronikus aláírással is.

(3) A hivatali gyakorlatban előforduló kötelezettségvállalás bizonylatai különösen a következők lehetnek:

(4) Kötelező minden olyan hivatali – kivéve a személyi juttatásokat terhelő – kötelezettségvállalást kétoldalú írásbeli megállapodásban (szerződésben) rögzíteni, amelynek egyedi vagy egy költségvetési évet érintő összege eléri a nettó egymillió forintos értékhatárt.

(5) A személyi juttatásokat terhelő kötelezettségvállalást – értékhatártól függetlenül – kizárólag kétoldalú írásbeli megállapodásban lehet rögzíteni.

(6) A jogszabályi rendelkezések alapján nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás olyan kifizetések teljesítéséhez, amelyek

(7) A Hivatal nevében kötelezettséget a Hivatal elnöke, az elnökhelyettes, a főigazgató, a főosztályvezető, az egyedileg felhatalmazott, valamint a (9) bekezdésben nevesített további munkatársak a (8)–(9) bekezdésben rögzített értékhatárok és tárgykörök szerint vállalhatnak.

(8) A kötelezettségvállalási jogosultságok értékhatárok és tárgykörök szerint:

(9) Az előzőekben felsoroltak mellett kötelezettségvállalásra jogosult továbbá a Hivatal elfogadott éves belső költségvetésében számára kialakított kiadási keretek terhére, esetenként nettó 2 millió forint értékhatárig

(10) A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni az abból származó valamennyi fizetési kötelezettséget még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ez esetekben a reális legmagasabb összeget kell figyelembe venni. A határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a költségvetési évben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni.

(11) A jelen szakasz szerinti jogosultak kijelöléséről egyedi irat készül a külön rendszeresített nyomtatvány felhasználásával, amely egyben a jogosultak aláírásképének archiválását is szolgálja.

(12) Kötelezettségvállalás dokumentumát aláírni kizárólag a pénzügyi ellenjegyzést követően lehet.

4. § (1) A gazdasági esemény iránti igény (árubeszerzés vagy szolgáltatás igénybevételének) felmerülését követően a 3. § (8) és (9) bekezdésében nevesített keretgazda vagy az általa ezzel a feladattal megbízott személy elkészíti az igénynek megfelelő kötelezettségvállalási bizonylat tervezetét.

(2) Ezzel egyidejűleg a keretgazda, illetve az ezzel megbízott munkatárs gondoskodik a kötelezettségvállalás SAP rendszerben történő előzetes rögzítéséről, azaz az SAP megrendelés létrehozásáról, és a rögzítés során kapott SAP megrendelési sorszámot rávezeti az eredeti kötelezettségvállalási bizonylat tervezetére.

(3) Az SAP megrendelési sorszámmal rendelkező kötelezettségvállalásibizonylat-tervezetet – a kötelezettségvállalás tényleges aláírása előtt és annak feltételeként – be kell mutatni a pénzügyi ellenjegyzőnek, aki kötelezettségvállalást tartalmazó dokumentumot az ellenjegyzés dátumával és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, aláírásával látja el.

(4) A pénzügyi ellenjegyzésre a megfelelő szintű elektronikus aláírás alkalmazásával kerül sor abban az esetben, ha – a tervezet (1) bekezdés szerinti készítőjének előzetes tájékoztatása szerint – a kötelezettségvállalás alapját képező megrendelés vagy szerződés digitális formában kerül megkötésre. A pénzügyi ellenjegyzésnek és az ezt követő kötelezettségvállalói aláírásnak minden esetben azonos jellegűnek kell lennie: lehet mindkettő elektronikus, vagy mindkettő papíralapú, de egymástól eltérő jellegűek nem lehetnek.

(5) Pénzügyi ellenjegyzésre jogosult munkatárs (a továbbiakban: ellenjegyző)

(6) Az ellenjegyzők személyét a gazdasági vezető jelöli ki írásban a Hivatalban rendszeresített külön nyomtatványon, amely az ellenjegyző aláírásmintáját is tartalmazza.

(7) Az ellenjegyző az ellenjegyzés előtt köteles megvizsgálni, hogy

(8) Amennyiben a tervezett kötelezettségvállalás nem felel meg a (7) bekezdésben előírtaknak, az ellenjegyző indítványozhatja a dokumentum módosítását, vagy felfüggesztheti az ellenjegyzést. Utóbbi esetben az ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a Hivatal elnökét és gazdasági vezetőjét az értesítés kézhezvételétől számított 8 napon belül végrehajtandó további intézkedés érdekében.

(9) A (8) bekezdés szerint végrehajtott módosítást az SAP rendszeren is át kell vezetni a 4. § (2) bekezdése szerint SAP megrendelés módosításával. A műveletek végrehajtásáról a keretgazda vagy az ezzel megbízott munkatárs gondoskodik.

5. § (1) A pénzügyi ellenjegyzést követően a 3. § (8)–(9) bekezdése szerint erre jogosultak egyike a véglegesített kötelezettségvállalási dokumentumot aláírja, és ezzel kötelezettségvállalást tesz a Hivatal nevében.

(2) A kötelezettségvállalás dokumentumának (1) bekezdés szerinti kötelezettségvállalói aláírása történhet papír alapon vagy elektronikus módon is, de az aláírás jellegének a 4. § (4) bekezdésében írtaknak megfelelően minden esetben azonosnak kell lennie a 4. § szerinti pénzügyi ellenjegyzői aláírás jellegével. A papír alapon pénzügyileg ellenjegyzett dokumentum elektronikus kötelezettségvállalói aláírása és az elektronikus módon pénzügyileg ellenjegyzett dokumentum papíralapú kötelezettségvállalói aláírása nem eredményez érvényes kötelezettségvállalást.

(3) A kötelezettségvállalás megtörténtét (véglegesítését) az SAP rendszerben is le kell képezni a (6) bekezdésben foglaltak szerint. A kötelezettségvállalás véglegesítését az adott szervezeti egységnél SAP rendszerben hozzáféréssel rendelkező, és SAP megrendeléskészítéssel megbízott munkatársak (a továbbiakban: keretkezelő) végzik el a kötelezettségvállalótól kapott eredeti kötelezettségvállalási dokumentum alapján. Az SAP hozzáféréssel nem rendelkező kötelezettségvállaló szervezeti egységek, szakterületek számára a gazdasági vezető – a GF vezető javaslata alapján – jelöli ki az ilyen feladatokat ellátó munkatársat (munkatársakat).

(4) Az SAP rendszerben rögzített kötelezettségvállalás (megrendelés) kötelezően tartalmazza a kötelezettségvállalás SAP megrendelési azonosító számát, a beszerzési szervezet nevét, a kötelezettségvállalás létrehozásának dátumát, tárgyát, anyagszámát, mennyiségét, szállítási dátumát és összegét, továbbá a kötelezettségvállalás által terhelendő költséghelyet, pénzügyi központot, pénzügyi alapot, valamint a partner megnevezését és adatait.

(5) Az aláírt, SAP megrendelési sorszámmal és szükség szerinti más azonosítószámmal is ellátott kötelezettségvállalási dokumentumot – elektronikus aláírású dokumentum esetén az eredeti példányt, papíralapú dokumentum esetén annak beszkennelt képét – a keretkezelő hozzácsatolja a kötelezettségvállalás kapcsán a 4. § (2) bekezdése szerint az SAP rendszerben létrehozott elektronikus SAP megrendeléshez.

(6) A kötelezettségvállalás SAP rendszerben történő rögzítésének művelete az engedélyezési jelzés szabadra állításával válik befejezetté. A keretkezelő a jelzést annak elismeréseként állítja szabadra, hogy a kötelezettségvállalás szabályszerűen megtörtént, és annak valamennyi előírás szerinti, aláírt dokumentuma a rendelkezésre áll.

6. § (1) A gazdasági események teljesülését, a kiadás jogosságát és összegszerűségét ellenőrizni és igazolni kell szállítólevél, a GF által a hivatali Intraneten, a „Pénzügyi nyomtatványok” rovatban közzétett teljesítésigazolás vagy hasonló tartalmú teljesítést igazoló dokumentum alkalmazásával. Az előzőeken túlmenően a teljesítés a számla beérkezését követően utólagosan igazolható a számlák befogadására, szabályszerű és teljes körű kezelésére, illetve igazolására az SAP rendszerben kialakított elektronikus számla-workflow rendszerben (a továbbiakban: számla WF rendszer) generált elektronikus dokumentummal is.

(2) A teljesítés igazolása a kötelezettségvállaló vagy az általa írásban kijelölt szakterületi munkatárs feladata.

(3) Ha a teljesítést nem maga a kötelezettségvállaló igazolja, akkor a teljesítés igazolására jogosult személyt a kötelezettségvállalásra a 3. § (8)–(9) bekezdése szerinti jogosult jelöli ki írásban előzetesen általános jelleggel a Hivatalban rendszeresített „Teljesítésigazoló kijelölése” című nyomtatványon. A teljesítésigazoló személyét a konkrét kötelezettségvállalásra vonatkozó dokumentumban (pl. szerződés, megállapodás) egyedileg is minden esetben név vagy feladatkör stb. megjelölésével egyértelműen rögzíteni kell.

(4) A gazdasági eseményről kiállított számlát és annak teljesítését a teljesítésigazoló a számla WF-ban igazolja attól függetlenül, hogy a számlához mellékeltek-e korábban készült külön teljesítésigazolást. A számla WF szerinti teljesítésigazolás teljes értékű igazolásnak minősül.

(5) A nem számlajellegű fizetési bizonylatokat, a számla WF által bármely okból nem kezelt számlákat és mindezek teljesítését a teljesítésigazoló a GF által a hivatali Intraneten, a „Pénzügyi nyomtatványok” rovatban közzétett, tárgyévre érvényes „Utalványlap” vagy az egyes tevékenységekhez, folyamatokhoz alkalmazott speciális elszámolási nyomtatványok (pl. gépkocsihasználat elszámolása, külföldi kiküldetés elszámolása) erre kialakított „Utalványblokkjának” (a továbbiakban: Utalványblokk) megfelelő kitöltésével és aláírásával igazolja. Az aláírás történhet megfelelő szintű elektronikus aláírás alkalmazásával is, de ez esetben a teljesítésigazolónak előzetesen gondoskodnia kell az Utalványlap vagy Utalványblokk rovatainak aláírás előtti kitöltéséről, továbbá a nyomtatványon szereplő valamennyi aláíró nevének feltüntetéséről is.

(6)⁴ A számla igazolása előtt a teljesítésigazolónak vizsgálnia kell

(7) Ha a termék vagy szolgáltatás számlán feltüntetett ellenértéke eltér az ellenjegyzett kötelezettségvállalásban foglaltaktól, a kötelezettségvállalónak a 4. § szabályainak megfelelő alkalmazásával kötelezettségvállalás-módosítást kell benyújtania, vagy intézkednie kell a be nem fogadott számla visszaküldéséről annak kiállítója felé. A számla visszaküldéséről az igazolást megtagadó hivatali kormánytisztviselő, illetve munkavállaló egyidejűleg értesíti a PSZO-t.

(8) A számla WF a teljesítésigazolással ellátott számlatételeket automatikusan az érvényesítőkhöz továbbítja, míg a számla WF rendszeren kívüli, teljesítésigazolással ellátott Utalványlapot vagy Utalványblokkal rendelkező nyomtatványt a fizetési bizonylattal együtt a PSZO részére történő átadásáról a teljesítésigazoló gondoskodik.

7. § (1) Az érvényesítés a kötelezettségvállalás pénzügyi teljesíthetőségének megállapítását, az utalványozás előtt álló tétel ellenőrzését jelenti, amely művelet a teljesítés igazolásán alapul.

(2) Az érvényesítés a PSZO kijelölt munkatársainak a feladata. Érvényesítést csak a PSZO vezetője és az ilyen feladattal írásban megbízott, felsőoktatásban szerzett pénzügyi-számviteli végzettségű, vagy legalább középfokú iskolai végzettségű és emellett pénzügyi-számviteli szakképesítésű kormánytisztviselő végezhet. Az érvényesítő személyét a gazdasági vezető jelöli ki írásban a „Pénzügyi ellenjegyző és érvényesítő kijelölése” című nyomtatványon, amely az érvényesítő aláírásmintáját is tartalmazza.

(3) Utalványozás előtt – a 6. § szerint igazolt számlák, egyéb okmányok alapján – az érvényesítőnek ellenőriznie kell a felmerült költség összegszerűségét, a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását, az ügymenet államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) szerinti jogszerűségét, továbbá az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelettel és a belső előírásokkal való összhangját, valamint az előírt formai követelmények betartását.

(4) Az érvényesítő a jogszabályokban vagy a hivatali szabályzatokban előírt rendelkezések megsértése esetén értesíti a gazdasági esemény kapcsán érintett utalványozót. Az érintett utalványozó az érvényesítő értesítése alapján nyolc napon belül intézkedik a tapasztalt szabálytalanság megszüntetéséről.

(5) Az érvényesítés elsődlegesen a számla WF-ban elektronikus aláírással, a számla WF rendszeren kívüli tételek esetében az Utalványlap vagy az Utalványblokk elektronikus vagy papíralapú aláírásával történik. A papíralapú bizonylatok esetében az Utalványlap vagy az Utalványblokk megfelelő rovatainak kitöltéséről az érvényesítői feladatot ellátó ügyintéző gondoskodik. Az érvényesítői aláírással ellátott a bizonylatoknak az utalványozóhoz való továbbításáról az érvényesítő gondoskodik mind a számla WF rendszerben, mind az azon kívül kezelt bizonylatok esetében.

(6) Az érvényesítésnek minden esetben tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását.

8. § (1) Utalványozás a felmerült kiadások pénzügyi teljesítésének, illetve a bevételek beszedésének elrendelése. Nem kell külön utalványozni

(2) Utalványozni csak írásban, a teljesítés igazolását és az érvényesítést követően szabad. A Hivatalnál felmerülő kiadások és bevételek tekintetében a Hivatal elnöke, az elnökhelyettes, a főigazgató, a főosztályvezető, az egyedileg felhatalmazottak, valamint a (3) bekezdésben nevesített további munkatársak (a továbbiakban: utalványozó) a (3) bekezdésben rögzített értékhatárok és tárgykörök szerint gyakorolnak utalványozási jogot.

(3) Utalványozási jogosultság értékhatárok és tárgykörök szerinti meghatározása:

(4) Az előzőekben felsoroltakon túl utalványozásra jogosultak a Hivatal elfogadott éves belső költségvetésében számukra biztosított kiadási keretek tekintetében bizonylatonként nettó 2 millió forint értékhatárig:

(5)⁹ Az utalványozás a 6. §-ban foglaltak szerint igazolt számla vagy más fizetési bizonylat alapján, és a 7. §-ban meghatározott érvényesítés után elsődlegesen a számla WF rendszerben elektronikus aláírással történik. A számla WF rendszeren kívüli tételek esetében az utalványozásra a kézzel vagy géppel kitöltött (kézi) Utalványlap vagy Utalványblokk jellegének megfelelően elektronikus vagy papíralapú aláírás alkalmazásával kerül sor.

(6) Ha az utalványozó a számla WF-ban aláírás nélkül visszautasította a számlát, illetve papíralapú eljárásnál az Utalványlap vagy az Utalványblokk megfelelő részét nem vagy nem megfelelően írta alá, a PSZO a pénzügyi ellenszolgáltatást nem teljesíti.

9. § (1) A kötelezettségvállalások pénzügyi teljesítése a Hivatal pénzkezelési rendjét szabályozó gazdasági vezetői utasítás szerint valósul meg.

(2) A Hivatal a feladatainak ellátásához szükséges pénzforgalmat

(3) Azon kifizetések engedélyezése, amelyek alapját nem számlabizonylat képezi, a 6. § (5) bekezdése szerinti külön Utalványlapon történik. Ilyen kifizetés jellemzően, de nem kizárólag a következő gazdasági események kapcsán merülhet fel:

(4) Az átutalásra kijelölt tételek kiegyenlítésére a MÁK számlavezetési rendszere segítségével az erre irányuló speciális aláírási szabályok betartása mellett kerül sor.

10. § (1) Az ugyanazon gazdasági esemény tekintetében a rendelkező és az ellenőrzést végző személyek azonosságának kizárása érdekében, az Ávr. rendelkezései alapján a Hivatal összeférhetetlenségi szabályokat alkalmaz. Ezek célja, hogy a pénzügyi teljesítésre két, egymástól független személy intézkedése nyomán kerüljön sor, elkerülve ezzel, hogy azonos személy vagy a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozók legyenek ugyanazon pénzügyi, gazdasági intézkedéssel járó eseménynél a Hivatal nevében eljáró személyek.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározottak érdekében ugyanazon pénzügyi, gazdasági eseménynél nem lehet azonos személy

(3) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzőjét a kötelezettségvállalóval, illetve az utalványozóval egyetemleges felelősség terheli, kivéve, ha az ellenjegyzés a 4. § (8) bekezdésében foglaltak szerint történt, és az ellenjegyző eleget tett értesítési kötelezettségének.

(4) Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési és teljesítésigazolási feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységét a Ptk. szerinti közeli hozzátartozója, vagy a maga javára látná el.

(5) Összefüggésben az előzőekkel, és a közpénzek tisztaságának, átláthatóságának erősítése érdekében a hivatali általános érvényű döntés alapján – a 3. § (8) bekezdés a) pontjában foglalt, a Hivatal elnökét megillető jogosultság, továbbá a 3. § (9) bekezdésében foglalt értékhatárhoz kötött jogosultak kivételével – a teljesítésigazolást végző személy sem lehet azonos az utalványozó személyével.

(6) A Hivatal részéről megkötendő szerződésben nem lehet teljesítésigazolóként kikötni és szerepeltetni olyan hivatali munkatársat, akinek a Hivatal szervezeti és működési szabályzata szerinti közvetlen vezetőjének teljesítését kellene igazolni.

(7) A Hivatal mellett működő testületek részéről megkötendő szerződések esetében, ha a testület nevében a teljesítésigazolások kiállítására általánosan felhatalmazott hivatali munkatársnak a Hivatal szervezeti és működési szabályzata szerinti közvetlen vezetőjének testületi munkával kapcsolatos teljesítését kell igazolni, a teljesítésigazoláshoz az adott testület elnökének előzetes szakmai ellenjegyzése szükséges.

11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően indított kötelezettségvállalási folyamatokra kell alkalmazni.

(3)¹⁰

12. § Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról a Gazdálkodási Főosztály vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot szükség esetén, de legalább háromévente el kell végezni, annak eredményétől függően – indokolt esetben – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.