1/2023. (I. 12.) MvM utasítás

1. § A fővárosi és vármegyei kormányhivataloknak a főispán által közvetlenül vezetett szervezeti egységei és járási (fővárosi kerületi) hivatalok (a továbbiakban együtt: járási hivatal) (a továbbiakban együtt: Kormányhivatal) Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § A Kormányhivatalok vezetői az utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül kötelesek gondoskodni az iratkezelésre vonatkozó és a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, a Szabályzatban nem rendezett kérdésekre vonatkozó rendelkezésekkel kiegészített egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről és kiadásáról az illetékes közlevéltárral egyetértésben. Az utasítás a Szabályzatban nem szabályozott kérdésekre vonatkozó rendelkezéseket tartalmazhat, azzal, hogy a Szabályzat rendelkezéseivel ellentétes szabályokat nem állapíthat meg.

3. § A Kormányhivatalok földügyi igazgatási szakmai feladataival összefüggő iratkezelésére vonatkozó különös szabályait és az irattári tervet a Kormányhivatalok földügyi szakmai irányításáért felelős miniszter normatív utasítással határozza meg. A Szabályzatot a felelős miniszter által kiadott iratkezelési utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

4. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹

1. § (1) A Szabályzat célja a Kormányhivatal iratai keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzésének, rendszerezésének, segédletekkel történő ellátásának, irattározásának, selejtezésének és levéltárba adásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok épségben megőrizhetőek, visszakereshetőek legyenek, útjuk nyomon követhető és hollétük pontosan megállapítható legyen.

(2) A Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az évente felülvizsgálandó irattári terv, amelyet a feladat- és hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő és őrzési mód megváltozása esetén módosítani kell.

(3) Az iratkezelés alapelvei:

2. § (1) Tárgyi hatály: A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Kormányhivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, függetlenül az iratok formátumától. A Szabályzat nem terjed ki a minősített adatokat tartalmazó iratokra. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok vonatkoznak.

(2) Személyi hatály: A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a főispánra, a főigazgatóra, az igazgatóra, a Kormányhivatallal kormányzati szolgálati, valamint egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyre.

(3) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

3. § A Szabályzatot – különösen – az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:

4. § A Szabályzat alkalmazása során a 3. §-ban felsorolt jogszabályokban meghatározott fogalmak értelmező rendelkezései is irányadóak az alábbiakon túlmenően:

5. § (1) A főispán felelős a Kormányhivatal szabályszerű iratkezelésének biztosításáért. E feladatkörében az Ltv. 9. §-ában, valamint az R. 7. §-ában foglaltakon túlmenően felelős

(2) Az iratkezelés irányítását a főispán által átruházott hatáskörben az általa közvetlenül vezetett szervezeti egységek vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a járási hivatalvezető útján látja el (a továbbiakban együtt: az iratkezelés irányításáért felelős vezető). A fővárosi és vármegyei kormányhivatalok szervezeti és működési szabályzatáról szóló MvM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak alapján az iratkezelés felügyeletéért felelős önálló szervezeti egység (a továbbiakban: iratkezelésért felelős szervezeti egység) vezetőjének közreműködésével (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az informatikai vezető – az iratkezelési szoftver vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat. A vonatkozó utasításokat a szakterületnek megfelelő belső szabályzatban szükséges meghatározni.

6. § (1) Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért. E felelősségi körükben kötelesek

(2) Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott ellenőrzésre vonatkozó szabályozást az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell rögzíteni.

7. § (1) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai a papíralapú és az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően:

(2) Iratkezelési feladatokat ellátó személlyel nem rendelkező szervezeti egység ügyintézőjének iratkezeléssel összefüggő felelősségére és feladataira a 8. §-ban foglaltak is irányadók.

8. § Az iratkezelési feladatokat ellátó személy iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően:

9. § (1) A Kormányhivatal az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

(2) A szakrendszeri ügyintézést támogató informatikai rendszer alkalmazásával ellátott iratkezelési feladatokat és az ezzel összefüggő eljárást – a (3)–(7) bekezdésben foglaltak kivételével – az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szükséges meghatározni.

(3) Az építésügyi és az építésfelügyeleti hatóság az iratkezelési feladatait az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló kormányrendelet szabályainak megfelelően elektronikus ügyintézés útján végzi. Az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszerrel (a továbbiakban: ÉTDR) támogatott iratkezelési feladatokat a 4. függelékben meghatározottak szerint kell végrehajtani.

(4) A Magyar Államkincstárról szóló 310/2017. (X. 31.) Korm. rendelet 14. § (4) bekezdésének megfelelően a Magyar Államkincstár Nyugdíjfolyósító Igazgatóság látja el

(5) Jelen Szabályzatot az Európai Mezőgazdasági Garancia Alapból finanszírozott támogatási és kifizetési kérelmekkel, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból finanszírozott, illetve a Nemzeti Vidékfejlesztési Terv alapján meghirdetett intézkedésekkel kapcsolatos egyes kérelemkezelési (beleértve a kedvezményezettek azonosításával kapcsolatos ügyfélnyilvántartási), valamint az intézkedésekkel összefüggő helyszíni vizsgálatokkal kapcsolatos egyes ellenőrzési feladatok ellátása tekintetében a Magyar Államkincstár hatályos iratkezelési szabályzatában foglalt rendelkezések alapján kiadott iratkezelési és irattározási utasításban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

(6) Az agrár- és vidékfejlesztés támogatási feladatok további speciális – akkreditációs eljárás által megkövetelt – iratkezelési szabályait az egyedi iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

(7) Az úszólétesítmények lajstromozásával és az üzemképességük vizsgálatával és tanúsításával kapcsolatban keletkezett iratokat a hajózási hatóság az egyes úszólétesítmények egyedi iratgyűjtőiben őrzi. Az úszólétesítmények jóváhagyott terveit a hajózási hatóság lajstromozást és üzemképességet igazoló iratoktól elkülönítetten, tervtárban tárolja.

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a Kormányhivatal ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható annak figyelembevételével, hogy

(2) Külön irattári tételek kialakítása iratfajta alapján történhet

(3) Az irattári tételek kialakítása során meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azokat is, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azokat, amelyek megőrzéséről a Kormányhivatal – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát külön meg kell jelölni. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

11. § (1) Az 1. függelék tartalmazza az irattári tervet, amelynek szerkezete és rendszere a megnevezéssel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Kormányhivatal ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kerül kialakításra.

(2) Az irattári terv általános és különös részből áll, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe a szakfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A megnevezéssel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő jellel (irattári tételszámmal) kell ellátni.

(4) Az irattári terv – az Ltv. 5. §-ában, valamint az R. 61. § (8) bekezdésében foglalt rendelkezéseknek történő megfelelés érdekében – ügykörönként tartalmazza az őrzés elektronikus, vegyes, illetve papír alapon történő megvalósítási kötelezettségére vonatkozó adatot.

(5) Amennyiben egy papíralapú vagy vegyes megőrzési kötelezettséggel érintett irattári tételbe sorolt ügyirat megőrzése tisztán elektronikus úton is biztosítható a vonatkozó jogszabályi és egyéb előírásoknak megfelelően, úgy ezen ügyiratot kizárólag elektronikusan kell megőrizni.

12. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek használatának célja, hogy a Kormányhivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadás-átvétele dokumentáltan történjen.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

(3) Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység gondoskodik.

(4) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a (2) bekezdés b)–i) pontjában szereplő papíralapú iratkezelési segédleteket.

(5) A főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezeti, amelyet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, annak betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

(6) A főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek kell hitelesítenie. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a főnyilvántartó könyv szabályszerű használatát évente egy alkalommal dokumentáltan ellenőrzi.

(7) Minden papír alapon vezetett iratkezelési segédletet hitelesíteni kell. Ennek keretében – ha nincs lapszámozva – lapjait sorszámozni kell, a borító belső oldalán fel kell tüntetni: „Ez a könyv .............. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20...... év .................... hó ... nap, Lezárva: 20...... év .................... hó ... nap”, amelyet mind a megnyitás, mind a lezárás során az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető aláírásával és az iratkezelésért felelős szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell ellátni.

(8) Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését a segédletre rávezeti.

(9) Ha a papír alapon vezetett iratkezelési segédletet a Kormányhivatal maga állítja elő, azt a hitelesítést és megnyitást megelőzően olyan módon szükséges összefűzni, hogy a lapok eltávolítása vagy kicserélése elleni védelem biztosított legyen.

13. § (1) Az üggyel, a szignálással, az ügyintézéssel, a kiadmányozással és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz az előadói ív, amely

(2) Az előadói ívet a főszámra történő iktatáskor kell létrehozni. Az alszámra történő iktatáskor az előadói ívre kell feljegyezni az alszámos irat azonosítóit.

(3) Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát (iktatószámot).

(4) A további eljárás alapjául szolgáló telefonos vagy szóban kapott információt papíralapú irat esetén az ügyiratra vagy az előadói ívre, elektronikus irat esetén az iratkezelési szoftverben fel kell jegyezni a forrás és időpont megjelölésével, melyet papíralapú rögzítés esetén az ügyintéző aláírásával is el kell látni.

(5) Tisztán papíralapú vagy vegyes ügyiratok esetében szükséges a papíralapú előadói ív használata, míg tisztán elektronikus ügyirat esetén ezt a funkciót az iratkezelési szoftver látja el.

14. § (1) A Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az egy ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívvel történik. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az elektronikus iratkezelést támogató alkalmazásnak kell biztosítania.

(2) A Kormányhivatal irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintéző irattári tételekbe sorolja, és irattári tételszámmal látja el.

(3) Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.

(4) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az iratkezelési feladatokat ellátó személynek az irattárban (átmeneti, központi) a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyeznie.

15. § (1) A Kormányhivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az iktatásra nem kerülő iratok kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat az e célra rendszeresített iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani, az iratkezelési tevékenységeket – az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó belső folyamatok biztosítása érdekében – az iratkezelési szoftverben kell végrehajtani.

(2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.

(3) Az iratkezelés során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

(4) Az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén a nyilvántartást – átmenetileg – papíralapú iktatókönyvben kell vezetni.

16. § Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

17. § (1) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

(2) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az informatikai támogatás megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(3) Az iratkezelési folyamat valamennyi eseményét naplózni kell, így különösen a rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével együtt.

(4) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások (pl. nedvesség, fény, hő) ellen védeni.

18. § (1) A Kormányhivatal kormánytisztviselői, munkavállalói csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre az álláshelyen ellátandó feladataik ellátásához szükség van, vagy amelyekre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Kormányhivatal kormánytisztviselői, munkavállalói fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot – bármilyen adathordozón – a feladatkör ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával, kizárólag a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, minden lehetséges eszközzel kizárva annak a lehetőségét, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy megismerhesse. Az ehhez kapcsolódó részletes eljárásrend részletszabályait az egyedi iratkezelési szabályzatban vagy külön szabályzatban kell meghatározni.

19. § (1) Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal a személyiségi jogok ne sérüljenek.

(2) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon a kölcsönzési naplóban, valamint az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

(3) A papíralapú iratról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek a Korm. rendeletnek megfelelően biztosítania kell a papíralapú irat és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással történő ellátását.

20. § (1) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Kormányhivatal megőrzésében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok figyelembevételével kell biztosítani.

(2) A döntés-előkészítéssel összefüggő, „nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv. 27. §-ában foglaltak az irányadók.

(3) A nem nyilvános adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

(4) A nem nyilvános adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

(5) A döntés-előkészítő, „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a főispán vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Kormányhivatalon kívüli szerv által létrehozott „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a készítő szerv engedélyezheti.

(6) A „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat tartalmazó ügyiratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni. Ezen ügyiratokat a főispán által közvetlenül vezetett szervezeti egységek esetében a főispán, a járási hivatalok esetében a járási hivatal hivatalvezetője által kijelölt hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek kezelhetik a Szabályzat előírásai szerint.

21. § (1) A főispán által kijelölt önálló szervezeti egységek együttműködve felelősek az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok, a helyettesítési jogosultságok, egyedi azonosítók, belső és külső címtár naprakész nyilvántartásáért.

(2) A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése vezetői hatáskör. Igénylésük során figyelemmel kell lenni a helyettesítések rendjére is.

(3) A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

(4) Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolására és kezelésére vonatkozó részletszabályokat a Kormányhivatal belső szabályzatában kell meghatározni.

(5) Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően az iratkezelési szoftver adminisztrációs jogosultsággal rendelkező szervezet vagy szervezeti egység feladata.

(6) A beállítást végző a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését igazolja. Az igazolások nyilvántartásának helyét, formáját a Kormányhivatal belső szabályzatában kell rögzíteni.

(7) Az önálló szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.

(8) Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultság kapcsolódik:

(9) A szervezeti egységtől távozó felhasználó hozzáférési jogosultságát a kilépés vagy áthelyezés alkalmával az iratokkal történő elszámoltatást követően az iratkezelési szoftverben vissza kell vonni.

(10) A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos önálló szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott önálló szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi (pl. személyügyi, belső ellenőrzési, integritás ügyiratok kezelése).

(11) Az iratkezelési szoftver helyi üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátását az egyedi iratkezelési szabályzatban vagy külön szabályzatban kell meghatározni. Más szabályzatban történő rendelkezés esetén ennek tényét az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szerepeltetni kell.

22. § (1) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás, elektronikus úton, valamint informatikai telekommunikációs eszköz útján érkezhet a Kormányhivatalhoz.

(2) Az érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

(3) A hivatalos elektronikus postafiókba beérkező elektronikus iratra elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

(4) A küldemény kormányhivatali átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő)

(5) Az átvevő köteles ellenőrizni

(6) Az átvevő a kézbesítő okmányon nevével, aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével köteles az átvételt elismerni. Elektronikus átvétel esetén az átvevő az erre rendszeresített szoftverben mint átvevő szervezet ismeri el az átvételt. Az „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Ha az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtják be, kérésre az átvétel tényét átvételi elismervénnyel vagy az irat másodpéldányán dátummal, névvel és aláírással kell igazolni.

(7) Elektronikus adathordozón érkezett iratot csak papíralapú kísérőlappal lehet átvenni. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással, és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

(8) Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az észlelhetően biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

(9) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó irat az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

(10) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek vagy személynek érkeztetésre és további intézkedés megtétele céljából átadni.

(11) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(12) A gyors elintézést igénylő, „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. Az átvevőnek az érkező küldeményeket dokumentáltan kell továbbítania az illetékes szervezeti egység(ek)hez.

(13) A Kormányhivatal hivatalos helyiségein kívül iratot átvenni nem lehet, kivéve a hivatalos személy hivatalos helyiségen kívül végzett hivatalos eljárása során.

(14) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

(15) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

(16) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.

(17) Elektronikus úton érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését el kell végezni.

(18) A küldemények átvételénél a Kormányhivatalban érvényben lévő biztonsági előírásokat (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, gyanús küldemények kezelése, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés) is érvényesíteni kell.

(19) A Kormányhivatal – az R. 47. § a)–m) pontjában, 2. mellékletében és a 3. függelékben meghatározott küldemények kivételével – gondoskodik a hozzá közvetlenül benyújtott papíralapú irat Korm. rendelet szerinti hiteles elektronikus irattá alakításáról és a létrehozott elektronikus irat további egységes, az iratkezelési szoftverben történő kezeléséről. Amennyiben jogszabályi rendelkezés alapján az eredeti papíralapú irat rendelkezésre állása az ügyintézéshez szükséges, a hiteles elektronikus irattá alakításról legkésőbb az iktatást megelőzően kell gondoskodni.

23. § (1) A Kormányhivatal az érkeztetést és felbontást

(2) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

(3) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés vagy iktatás céljából soron kívül köteles eljuttatni az érkeztető- vagy iktatóhelyhez.

(5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel, ügyféllel soron kívül tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(6) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozza az ügyintézést, a szükséges intézkedést az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(7) Ha a küldemény felnyitásának korlátozása a borítékról egyértelműen nem állapítható meg, és ez a felbontás után derül ki, az iratkezelési feladatokat ellátó személynek a bontás után a borítékot vissza kell ragasztania, és fel kell tüntetnie a bontás tényét, a nevét és az aláírását. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A tévesen felbontott borítékot újra le kell zárni, amelyre a felbontó nevét, elérhetőségét rá kell vezetni, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez.

(8) A (köz)beszerzési eljárás és egyéb pályázatok anyagainak téves felbontására a (7) bekezdésben foglaltakon túl a közbeszerzésekről szóló törvény és kapcsolódó végrehajtási rendeleteinek előírásait, valamint a pályázatok benyújtására vonatkozó külön jogszabályi rendelkezéseket is alkalmazni kell.

(9) Ha megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták, és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, az ügyben eljáró ügyintéző – ennek a ténynek az iratra történő feljegyzésével egyidejűleg – elvégezheti az illetékbélyeg küldeményre történő felragasztását és értéktelenítését.

(10) Ha a kérelmező saját nevére címzett, bélyeggel ellátott levélborítékot mellékel, a válaszadásnál azt fel kell használni. Amennyiben leveléhez – válaszadás céljára – bélyeget csatol, azt felhasználás nélkül a válaszlevélhez mellékelve vissza kell küldeni.

(11) Amennyiben a borítékban egy vagy több irat van, és megállapítható, hogy azok különböző önálló szervezeti egységek ügyintézését igénylik, abban az esetben az eredeti és az eredetivel azonos tartalmú másolati példányokat az illetékességgel és hatáskörrel bíró önálló szervezeti egységhez kell továbbítani önálló ügyintézés végett.

(12) A Kormányhivatalhoz érkező küldemények felbontása során az előzőeken túl az egyedi Iratkezelési Szabályzatban, a Kormányhivatal ügyrendjében foglaltak szerint kell eljárni.

24. § (1) Minden (papíralapú vagy elektronikus) beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – a 22. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben legkésőbb a következő munkanapon – érkeztetni kell. Az elektronikusan beérkezett küldemény esetében ezzel egyidejűleg gondoskodni kell az érkezés visszaigazolásának megküldéséről. Ha iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztetést végző iratkezelési egységnek az egyedi Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelése céljából átadni.

(2) Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján annak elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni.

(3) A beérkező küldemények nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – érkeztetőkönyvben történik.

(4) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Ebben az esetben az iktatást végzőnek kell az érkeztetés adatait az iratra felvezetnie.

(5) Nem kell külön érkeztetni, ha az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg történik.

(6) Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni az érkeztetés során.

(7) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban az átvétel tényleges időpontját kell rögzíteni.

(8) Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében – vonalkódos érkeztetési azonosító hiányában – az érkeztetőbélyegző lenyomatának a borítékon, iraton való elhelyezésével, rovatainak (beérkezés időpontja, érkeztetési azonosító, melléklet) kitöltésével történik.

(9) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza

(10) Összevont érkeztető-iktató bélyegző alkalmazása esetén a bélyegző lenyomat tartalmazza

(11) Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok rögzítése kötelező:

(12) Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény a Korm. rendelet 1. mellékletében előírt kötelezően elfogadható formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben az elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a Kormányhivatal által használt formátumokról. Az értesítést nem kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a fentebb említett módon, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

(13) Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az első esetben ellenőrizni szükséges, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően kell elvégezni.

(14) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. A benyújtás időpontjának megállapítása papíralapú irat esetében a boríték csatolásával, személyes benyújtás esetén az átvétel dátumának rögzítésével biztosítható, elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(15) A biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével megküldött irat az ügyintézési határidő számítása szempontjából az R. 22. §-ában foglaltaknak megfelelő időpontokban minősül beérkezettnek.

(16) Az egy küldeményben érkező, de különböző ügyekhez tartozó iratokat külön kell érkeztetési azonosítóval ellátni és az érkeztetési nyilvántartásba bevezetni.

(17) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az elektronikus archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

25. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi iktatott ügyirathoz kell szerelni. A szerelés tényét az iktatókönyvekben rögzíteni kell úgy, hogy az előirat iktatószámát az utóiratnál, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát szükséges megjeleníteni. A szerelést papíralapú és vegyes ügyirat esetében az előadói íven jelölni kell. Ettől kezdve a szerelt ügyirat nem létezik önállóan, a tárgyévi ügyirat része lesz. Amennyiben az előzményirat nem szerelhető, úgy annak hollétét és iktatószámát az új irathoz tartozó előadói íven és az iktatókönyvben kell feltüntetni.

(2) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról megállapításra kerül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot átmenetileg csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

26. § (1) Az iktatást megelőzően az érkezett iratot az ügyintéző vagy szervezeti egység kijelölése érdekében a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek be kell mutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

(2) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, azt az érkeztetési azonosítóval kell továbbítani. Az iktatás az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet, ettől eltérő esetben az egyedi Iratkezelési Szabályzat előírása szerinti módon.

(3) Az irat előzményére utaló hivatkozási szám alapján előszignálás, tárgyának, tartalmának megjelölésével – különösen az iratkezelési szoftver által biztosított formában – és automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül az eljáró szervezeti egység, illetve az ügyintéző részére kell továbbítani az iratot, amely, illetve aki jogosult az ügyben eljárni és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási jogosultsággal rendelkező vezető az elő- és automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

(4) Az iratot az önálló szervezeti egység vezetőjének szignálása nélkül az ügyrendben kijelölt azon ügyintézőhöz lehet továbbítani, aki jogosult az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Ha a Kormányhivatalban automatikus szignálást is alkalmaznak, az egyedi Iratkezelési Szabályzatban az előszignálási jegyzéket és az iratkezelési szoftver által biztosított automatikus szignálás rendjét is meg kell határozni. Amennyiben más belső szabályzat tartalmazza az előszignálási jegyzéket, arra az egyedi Iratkezelési Szabályzatban hivatkozni kell.

(5) Az irat szignálására jogosult

(6) Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (pl. öntapadós lap, rátűzött cédula, ceruzával írt feljegyzés) tilos.

27. § (1) Nem kell iktatni, vagy külön jogszabályban meghatározott esetben és módon kell nyilvántartani és kezelni

(2) Az iktatást nem igénylő küldemények állapotát az iratkezelési szoftverben „nem iktatandó”-ra kell állítani.

(3) Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni

28. § (1) A Kormányhivatalnál az iktatás az e célra rendszeresített, évente megnyitott, iratkezelési szoftver által biztosított iktatókönyvben történik. Az iktatás – a főispán átruházott hatáskörében – az iratkezelés irányításáért felelős vezető által meghatározott iktatóhelyeken történik. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel és az iratkezelési szoftver üzemeltetőjével együttműködve gondoskodik a tárgyévi iktatókönyvek megnyitásáról. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

(2) Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban – amennyiben az adat rendelkezésre áll – kötelezően fel kell tüntetni

(3) Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztetési nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus iratoknak az év utolsó munkanapi vagy – ha az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerinti elektronikus archivált változatát. Az elektronikus iratok külön adathordozóra történő mentését és a későbbi olvashatóságát biztosítani kell. E feladatok elvégzéséről az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel és az iratkezelési szoftver üzemeltetőjével együttműködve gondoskodik. Biztosítani kell – figyelemmel a 29. §-ban foglalt kivételre –, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

(4) A biztonsági másolat tárolásáról az informatikáért felelős vezető gondoskodik, és biztosítja az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogszabályi rendelkezések maradéktalan érvényesülését.

(5) Az adathordozók olvashatósági vizsgálatát legalább 3 évente el kell végezni.

(6) Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről, a biztonsági másolat őrzéséről a Kormányhivatal vonatkozó szabályzatában meghatározottak szerint kell gondoskodni.

(7) Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – szükséges elektronikusan archiválni. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni a központi irattárnak. Az adathordozó felületén végleges módon rögzítik az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és az elektronikus archiválásért felelős nevét.

29. § (1) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének vezetése és zárása kivételt képez a 28. § (3) bekezdésében foglaltak alól. A jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. Az egy főszámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelésre vonatkozó, a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell meghatározni.

(2) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének a zárás részeként elkészített, elektronikusan archivált változata az adott és az előző években iktatott és kizárólag a zárás évében lezárt ügyiratok listáját tartalmazza.

(3) A természetes személyek adósságrendezésével kapcsolatosan a Kormányhivataloknál keletkező iratokat a Kormányhivatalok iktatórendszerében egy önálló iktatókönyvben (Családi Csődvédelem néven) kell iktatni.

30. § (1) Az egy adategyüttesként kezelendő iktatószámot az alábbi szerkezetnek megfelelően kell képezni: iktatóhely-azonosító (betű és szám), iktatókönyv-azonosító (szám, betű vagy ezek kombinációja), főszám-alszám/évszám (arab szám). A főszám és alszám az elektronikus iktatórendszer által automatikusan képzett, folyamatos sorszám, az évszám az aktuális év négy számjegye.

(2) Az iktatószámban szereplő iktatóhely-azonosító adatait a 2. függelék tartalmazza. Az iktatószámban szereplő iktatókönyv-azonosító meghatározásáról, azok nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

(3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat és a hozzá tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendben az elektronikus iktatórendszer generálja.

(4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani, és egy főszámon csak az egy ügyben keletkezett iratokat lehet nyilvántartani.

(5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

(6) A (4) és (5) bekezdésben foglaltaktól eltérően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani az R.-ben foglaltaknak megfelelően.

(7) Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

(8) A családtámogatási ügyekkel kapcsolatos iratok iktatása során a Magyar Államkincstár által üzemeltetett szakrendszerben egy ügyfél részére ügycsoportonként egy főszámot lehet nyitni, és annak alszámára kell iktatni az adott ügycsoportban keletkezett iratokat.

(9) A népegészségügyi feladatok tekintetében a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően az iktatókönyv-azonosítókat a főosztályok esetében „NEF”, az osztály jogállású szervezeti egységeknél „NEO” betűjel alkalmazásával kell képezni. Ezektől eltérő azonosítók meghatározására kizárólag a különös illetékességgel eljáró Kormányhivatalok vonatkozásában – a szakmai irányítóval történt egyeztetést követően – van lehetőség.

31. § (1) A Kormányhivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a Szabályzatban meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

(2) Az iratok iktatása az elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzéssel és – papíralapú beérkező irat esetén – ezzel egyidejűleg az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. Az elektronikus nyilvántartásban biztosítani kell az érkeztetési azonosító és az iktatószám kölcsönös hivatkozásának megjelenítését.

(3) Papíralapú iratkezelés esetén iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. Az iktatószámot az irat mellékletére a „… számú melléklet a(z) … iktatószámú irathoz” szövegezéssel is fel kell jegyezni. Több melléklet esetén, ha a mellékletek egyben tartása összefűzéssel megoldható, az iktatószám feljegyzését elegendő az összefűzött iratcsomó fedlapján elvégezni.

(4) Vegyes – papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó – ügyiratok esetében az iratkezelési szoftverben és a papíralapú előadói íven is jelölni kell az iratpéldányok típusát.

(5) Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező okiratok (pl. jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet), valamint áttételre kerülő iratok esetén fénymásolatot kell készíteni, és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni. Egyéb esetben az iratról készített másolatokat nem szabad iktatni, azonban a másolati példányokon fel kell tüntetni, hogy „másolat”.

(6) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

(7) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza

(8) Soron kívül kell iktatni és továbbítani az elsőbbségi küldeményeket, a rövid határidős iratokat, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, illetve „sürgős” jelzéssel érkezett iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben rögzíteni kell.

(9) Az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell az ügyirat tárgyát, melyet az adott irat tartalma határoz meg.

(10) Téves iktatás esetén meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Az iktatókönyvben a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózás útján kell dokumentálni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

(11) Az iratkezelési szoftver biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző szempontok szerinti keresését. Az irathoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni.

(12) A papíralapú, közvetlenül a Kormányhivatalhoz benyújtott iratokat – az R. 47. § a)–m) pontjában, 2. mellékletében és a 3. függelékben meghatározott iratok kivételével – legkésőbb az iktatást, a saját keletkezésű iratokat – amennyiben a kiadmányozás nem elektronikus aláírással történik – a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével hiteles elektronikus irattá kell alakítani, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok PDF-formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

(13) Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett küldeményeket automatikusan vagy felhasználói beavatkozással becsatolva kell az iratkezelési szoftverben megjeleníteni. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

(14) Az iratok nyilvántartásba vett adataihoz az iratok digitalizált képe hiteles elektronikus irat formájában kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelés szoftver vagy automatikusan rendel össze, vagy az iktatást végző személynek kell manuálisan egymáshoz rendelnie.

32. § (1) Az iratok kiadását, átadás-átvételét

(2) Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

(3) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverben való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

(4) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen.

33. § (1) A kiadmányozási jog gyakorlásának rendjét az SZMSZ-ben, valamint a kiadmányozási szabályzatban foglaltak határozzák meg.

(2) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az előzőekben meghatározottak szerinti kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy írhat alá.

(3) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok száma feltétlenül indokolja és ezt a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy a kiadmány irattári példányán elrendeli.

(4) A kiadmányozásra jogosult személy a több példányban készített tervezetet egyetértése esetén az irattári példányon aláírásával, valamint keltezéssel látja el és meghatározza a többes példányok kiadmányozására vonatkozó utasítását. Az „s. k.” jelzés alkalmazása esetén a hitelesítésre felhatalmazott személy „a kiadmány hiteléül” záradékot a többi példányra rávezeti, hivatalos bélyegzővel látja el, és aláírja.

(5) Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője köteles gondoskodni a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészítéséről.

(6) A kiadmány külső szerv vagy személy részére – nem postai vagy elektronikus úton – történő továbbítására csak annak dokumentálása (kézbesítőkönyvben aláírással történő átadás, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolás irathoz kapcsolása) mellett kerülhet sor.

(7) Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügy elintézése egyszerre, egy kiadmányon történik, akkor a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az iratkezelési feladatokat ellátó személy az iktatókönyvben a feltüntetett iktatószámok alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(8) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

(9) Jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

(10) Az elektronikus aláírás kezelésének rendjét és a nyilvántartására kijelölt önálló szervezeti egységet – ha azokról más belső szabályzat nem rendelkezik – az egyedi Iratkezelési Szabályzat határozza meg. Amennyiben az elektronikus aláírás kezelésének rendjét más belső szabályzat határozza meg, azt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meg kell hivatkozni.

(11) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő, ha szerepel

(12) A Kormányhivatalban őrzött papíralapú iratokról készített hiteles papíralapú másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepel

(13) A Kormányhivatal által a (9) bekezdés a) és b) pontja alapján készített hiteles kiadmányról a Korm. rendeletben foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzőt vagy minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni.

(14) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

(15) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

(16) A kiadmányozási folyamatban részt vevő személy az általa készített kiadmánytervezet papíralapú irattári példányát szignójával köteles ellátni.

34. § (1) Az ügyintéző köteles gondoskodni a kiadmány elküldéséről (expediálásáról), a kiadmányt és az esetleges mellékleteit köteles kézbesítésre megfelelően előkészíteni. A kézbesítésért felelős személy csak teljes, hitelesen kiadmányozott, kiadói utasítással és – amennyiben van – melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

(2) A kézbesítésért felelős személynek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

(3) A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell továbbítani.

(4) Az iratokat a kézbesítésért felelős személy továbbítja. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles

(5) A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy a címzettje, a záró részt követően – amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik – az „Értesülnek:” cím alatt nem hozhatók a címzettek tudomására a többi címzett személyes adatai.

(6) Az elektronikus úton továbbítandó kiadmányok és mellékleteik küldése során – jogszabály vagy szakmai eljárásrend eltérő rendelkezése hiányában – az elektronikus állományok nevét az alábbi szabályok szerint kell képezni:

(7) A papíralapú iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az azonos címzettnek szóló iratokat egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. A küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, dokumentáltan kell átadni a továbbítást végző szervezeti egység részére. A kézbesítés igazolásának szükségessége esetén a postai elektronikus kézbesítési igazoláshoz az adatokat a postai szolgáltatóval fennálló szerződésnek megfelelően kell közölni. Nemzetközi küldemények tértivevényes feladása esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött, a küldemény iktatószámát is tartalmazó tértivevényt.

(8) Elektronikus úton küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az iratkezelési szoftverben irathoz kell rögzíteni.

(9) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

(10) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni, továbbá

(11) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – pl. téves címzés miatt – visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A kézbesített küldemények postai elektronikus kézbesítési igazolásait, nemzetközi tértivevényeit – iktatás nélkül – az irat iktatószámához kell felcsatolni. Amennyiben az iratkezelési szoftverben ez nem megoldható, kézbesítési igazolást hiteles papíralapú másolatként az irat irattári példányához kell szerelni.

(12) Az elektronikus visszaigazolásokat, a postai elektronikus kézbesítési igazolásokat, a közigazgatási hatósági ügyben kiadásra kerülő értesítést és a megküldés igazolását – iktatás nélkül – az irathoz kell rendelni.

(13) Amennyiben a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus regisztrációja megszűnik, és ezáltal Ügyfélkapu-hozzáférésre nem lesz jogosult, vagy az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, a Kormányhivatal az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát az E-ügyintézési tv. rendelkezése szerint köteles a címzett részére megküldeni.

(14) A Kormányhivatalon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek), joghatás kiváltására nem szolgáló iratok a vezetői aláírást követően elektronikus formában a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatóak. Körlevelek, joghatás kiváltására nem szolgáló iratok kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető önálló szervezeti egység ügyiratában vagy az iratkezelő szoftverben elektronikusan kell kezelni.

(15) A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár-, feladó- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

35. § (1) Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni, a határidőt meghosszabbítani kizárólag a kiadmányozásra jogosult vagy az általa kijelölt személy engedélyével lehet. Az engedély tényét az iraton fel kell tüntetni.

(2) A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében és az előadói íven a munkanap (adott esetben óra, perc) megjelölésével kell feltüntetni.

(3) A határidő-nyilvántartásért felelős személy az átvett határidőzött iratot köteles

(4) A határidő-nyilvántartásból történő kivételt, a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az iktatásért felelős személy az iktatókönyv megfelelő rovatába köteles feljegyezni.

36. § (1) A Kormányhivatalnál az iktatóhelyekkel rendelkező önálló szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek, így az iratok tárolása történhet az önálló szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a központi irattárban. A Kormányhivatalok irattárairól, azok működési rendjéről, az iratkezelésért felelős szervezeti egységről és a tárolás feltételeiről (pl. tárolórendszer típusa, kapacitása) az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell rendelkezni.

(2) Központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelmi rendelkezések mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegőztetése és légcseréje megoldott, továbbá ha a tűzvédelmi követelményeknek megfelel, és a tárolást nem veszélyeztetik közművezetékek, valamint a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban biztosítani kell a megfelelő páratartalmat és hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére a központi irattári helyiséget nyitott vagy zárt stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal célszerű berendezni.

(3) A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, központi elektronikus archiválásáról.

37. § (1) Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg papíralapú ügyirat esetén az előadói ív megfelelő rovatába rá kell vezetnie és az iratkezelési szoftver megfelelő adatmezőjébe rögzíteni kell az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot. Az ügyiraton belül a papíralapú ügyiratdarabokat és iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, az előadói ívben hiánytalanul kell elhelyeznie. Amennyiben illetékesség vagy hatáskör változása miatt az eredeti iratok áttételével zárul az eljárás, akkor az előadói ívben csak az áttételi végzést és szükség esetén az áttett iratok iratjegyzékét kell elhelyezni.

(2) Amennyiben a Kormányhivatal átmeneti irattárat működtet, az átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(3) Átmeneti és központi irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot együtt kezelve –, kizárólag a szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt ügyintéző dokumentált engedélyével lehet.

(4) A küldemény borítékját az ügyirathoz kell szerelni, ha

(5) Az átmeneti és központi irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(6) A szervezeti egységek átmeneti irattárában a tárgyév és az azt megelőző 2–5 év iratait évkörök, őrzési idő, irattári tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében őrzik. Az irat átmeneti irattárban tartási idejét a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzatában kell meghatározni. A központi irattárba helyezést megelőzően szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell azokat az iratokat, amelyek őrzési ideje az átmeneti irattárban lejárt.

(7) Az irattárba helyezés alkalmával az iratkezelési feladatokat ellátó személy köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés, a hiteles elektronikus másolatkészítési eljárás szabályainak eleget tettek-e. Ha hiányosságot észlel az iraton, azt vissza kell adnia az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni a kijavításról, illetve pótlásról. Az irattárba helyezés során az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni az irattárba helyezés időpontját.

(8) A központi irattárban lezárt évfolyamú ügyiratokat, azok iktatókönyvét és papíralapú segédkönyveit lehet elhelyezni. Az ügyiratokat átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy az iktatóprogramból előállított iratjegyzékkel kell a központi irattárnak átadni. A központi irattárba történő átadást az iktatókönyvben vagy az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

(9) Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős iratkezelési feladatokat ellátó személy és a központi irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt személy által aláírt – „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételes iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példányát a központi irattár, a másik példányt az iratokat leadó önálló szervezeti egység őrzi.

(10) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és a tételes iratjegyzéket javításra az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

(11) Azokról az iratokról, amelyeket az önálló szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni. A visszatartott iratokat azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell, és a „központi irattárba helyezve” megjegyzéssel kell ellátni.

38. § (1) Az önálló szervezeti egységek az ügyiratokat – a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a központi irattárnak kötelesek átadni.

(2) A központi irattár

(3) A központi irattárba helyezés előtt az átadó önálló szervezeti egység iratkezelési feladatait ellátó személy az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, a 37. § (4) bekezdésében meghatározottakon kívüli borítékokat kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti. A műanyag és fém kellékeket az iratokból el kell távolítani.

(4) A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, önálló szervezeti egységek és évkörök szerint, irattári tételszámok (azon belül az iktatószámok) növekvő sorrendjében rendezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át.

(5) A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a más szervtől átvett vagy részére átadott és a selejtezett vagy a levéltár részére átadásra került iratokat.

(6) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is mindenkor biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(7) Az elektronikus iratokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

(8) A központi irattárba átadásra kerülő elektronikus iratokat elektronikusan archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus iratok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(9) A központi irattárba helyezés módját az adathordozó és az 1. függelékben szereplő irattári terv szerinti őrzési mód határozza meg. Így

(10) A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a területileg illetékes levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelésért felelős szervezeti egység által működtetett központi irattár feladata.

39. § (1) A Kormányhivatal ügyintézői az ügyrendben, az egyedi Iratkezelési Szabályzatban rögzített jogosultságok alapján az átmeneti vagy központi irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. Az ügyiratok irattárból való kikérésének, kölcsönzésének oka lehet betekintés, másolatkészítés vagy szerelés céljából történő végleges kiemelés. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kiemelés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából történő végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

(2) Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell. Az irattár kezeléséért felelős iratkezelési feladatokat ellátó személy az irattárból iratot véglegesen csak a vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

(3) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

(4) A központi irattár iratot csak a készítő önálló szervezeti egység vagy feladatait átvevő önálló szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetve engedélyezi a betekintést. Ettől eltérően a betekintési és iratkölcsönzési jogosultságokat az egyedi Iratkezelési Szabályzatban határozhatják meg.

(5) Ha más önálló szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, illetve más önálló szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó önálló szervezeti egység vagy a feladatait átvevő önálló szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt önálló szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője adja meg.

(6) Elektronikus iratok esetében az arra jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, úgy az irattár kezeléséért felelős személynek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

(7) A központi irattár a levéltárnak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a megkeresés szerint más irathoz szerelik.

40. § (1) Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat a Kormányhivatal valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, legalább évente selejtezni kell. A selejtezési eljárások elrendeléséről az iratkezelés irányításáért felelős vezető gondoskodik.

(2) A megőrzési határidő lejáratát az R.-ben foglaltaknak megfelelően kell számítani.

(3) Az átmeneti irattárak a központi irattár felügyeletével és közreműködésével végzik a selejtezést. A központi irattárban az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető javaslata alapján lehet elvégezni. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

(4) A selejtezés során ellenőrizni kell

(5) Az iratselejtezésről az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által elektronikusan aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és a záradékolt példány visszaküldése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a selejtezési iratjegyzék, amely lehet tételszintű vagy darabszintű. A nyilvántartásba vett iratok többletpéldányainak megsemmisítéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni. A küldeményt tömörített fájlként (konténer, zip, egyéb) szükséges továbbítani, amelyben megtalálható egy hiteles elektronikusan aláírt kísérőlevél, külön-külön fájlként, PDF-formátumban pedig a selejtezési jegyzőkönyv, elektronikus aláírással ellátva, és az iratjegyzék. Ez utóbbit nem kell elektronikus aláírással ellátni.

(6) A selejtezési jegyzőkönyv – a területileg illetékes levéltárral egyeztetetten – tartalmazza

(7) A tételszintű selejtezési iratjegyzék – a területileg illetékes levéltárral egyeztetetten – tartalmazza a selejtezésre kiválogatott iratok

(8) Darabszintű jegyzék csak indokolt esetben (pl. irattári terv vagy tételszám hiánya stb.) – lehetőleg előzetes levéltári egyeztetést követően – készítendő. Az iratkezelési szoftver által generált, ügyiratszintű lista esetén is szükséges a levéltárral történő előzetes egyeztetés. Ezekben az esetekben is a keletkeztető (jog-, tevékenységelődök) szerinti bontást kell alkalmazni. A darabszintű selejtezési iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kiválogatott iratok:

(9) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

(10) A levéltár az iratok selejtezését – szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában az önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy a megsemmisítésre való elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(11) A megsemmisítésre váró papíralapú iratokat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más adathordozójú irat, egyéb tárgy stb. elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papíralapú iratokat elhelyező önálló szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, és nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(12) A központi irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott szervezeti egység koordinálja.

(13) Elektronikus iratkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus iratokat meg kell semmisíteni, és az adatbázisból úgy kell törölni, hogy azok helyreállítása ne legyen lehetséges.

(14) A megsemmisítés tényét és időpontját a selejtezéssel kapcsolatos ügyiratban dokumentálni kell.

(15) Szabályos selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíthető az az eredeti papíralapú irat, amelyről a Korm. rendelet szerinti hiteles elektronikus másolat készült, és a hiteles elektronikus másolat megőrzése az irattári tervben foglalt időtartamig biztosított.

(16) Hiteles elektronikus másolattal rendelkező irat papíralapú példánya megsemmisíthető:

(17) A (16) bekezdés a) pontjában foglalt negyedéves jegyzék tartalmi eleme az ügyirat iktatószáma főszám-alszám bontásban, az ügyirat tárgya, évköre, tételszáma és a tétel megnevezése. Formailag a jegyzéket elektronikus úton szükséges benyújtani hivatali kapun keresztül a levéltár számára. A küldeményt tömörített fájlként (konténer, zip, egyéb) szükséges továbbítani, amelyben megtalálható egy hiteles elektronikusan aláírt kísérőlevél, külön fájlként, PDF-formátumban pedig az iratjegyzék, amelyet nem kell aláírással ellátni.

41. § (1) A Kormányhivatal a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrizendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a levéltárnak adja át. Az átadandó ügyiratokat a Kormányhivatal költségére, az irattári terv szerint, a levéltár által is kezelhető elektronikus vagy papíralapú ügyviteli segédletekkel (iktató-, név- és tárgymutatóval) együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a levéltárral egyeztetett módon elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

(2) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni, és az iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni. A jegyzék tartalmazza a keltezés évét, az irattári tételszámot, az irat iktatószámát és az iratok tárgyát. A jegyzéket két példányban kell elkészíteni, amelyből egy példányt a levéltárnak kell átadni.

(3) Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(4) Az elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

(5) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvben és az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

(6) Az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átadás-átvételét az EMMI rendeletben foglalt, a maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvétele tárgyában kötött megállapodás szerint kell lefolytatni.

42. § (1) Papíralapú, üzemzavar iktatókönyvet (a továbbiakban: ÜZ iktatókönyv) kell nyitni iktatóhelyenként arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított.

(2) A rendszergazda az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési szoftver leállásáról és arról, hogy az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

(3) Az üzemzavar megszűnését, illetve megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar elhárításáról és az iratkezelési szoftverben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdésének kötelezettségéről.

(4) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja. Ugyanezen nyilvántartásba papír alapon kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az akadályoztatás meghaladja a 24 órát.

(5) A (4) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban ÜZ egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik.

(6) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(7) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. Az üzemzavar esetén használt ÜZ iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

(8) A papíralapú ÜZ iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos! Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

(9) Egy ÜZ iktatókönyvben – annak beteltéig – lehet nyilvántartani több év üzemzavar alatt keletkezett iratait, azzal, hogy a nyilvántartást minden évben szabályosan kell megnyitni és lezárni.

43. § (1) A Kormányhivatal hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, az iratkezelésért felelős szervezeti egység felügyelete mellett az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység kijelölt ügyintézője, az iratkezelési feladatokat ellátó személy (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást köteles vezetni. A Kormányhivatal a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat, amelyek kiadmányozásra, hitelesítésre nem alkalmazhatóak (fejbélyegző, érkeztető- és iktatóbélyegző, dátumbélyegző, névbélyegző stb.).

(2) A hivatalos hitelesítési eszközökről vezetett bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

(3) A kötelezően nyilvántartandó bélyegzők esetében kizárólag a központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzők használhatóak.

(4) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) szabálytalansági eljárás keretében kell kivizsgálni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.

(5) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(6) Amennyiben a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt az álláshelyen ellátandó feladatainak átadása szükséges, és a feladatokat átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(7) Új bélyegzőt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egységtől, a bélyegző-nyilvántartással történő előzetes egyeztetést követően, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. Az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység az elkészült bélyegzőt bevételezi, és minden esetben átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(8) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó gondoskodik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(9) A főispán évente legalább egy alkalommal felülvizsgál(tat)ja a hitelesítési eszközök használati rendjét.

(10) Az (1) bekezdésben foglaltakon túlmenően hivatalos bélyegzőnek kell tekinteni

44. § (1) A hivatalos célra felhasználható elektronikus hitelesítési eszközökről az elektronikus hitelesítés rendjét is meghatározó kormányhivatali külön szabályzatban foglaltaknak megfelelően nyilvántartást kell vezetni.

(2) A kiadmányozásra jogosult vezetők, ügyintézők kizárólag a központilag kiadott és nyilvántartásba vett aláírás-létrehozó eszközt használhatják.

(3) Az elektronikus aláírás-létrehozó eszköz és annak jelszava megőrzéséért és kezeléséért a nyilvántartás szerinti jogosult felhasználó felelős.

45. § (1) Sokszorosítani kizárólag a hivatali feladatokkal összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető engedélyezheti.

(2) A másoló- és sokszorosítógépet a szervezeti egység vezetője által kijelölt személy kezeli. Ha nincs erre kijelölt személy, akkor a sokszorosítást minden kormánytisztviselő és munkavállaló maga végzi.

(3) A nyomdába küldött, kiadmányozott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot kiadmányozó vezető jogosult engedélyt adni.

46. § (1) A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek papíralapú és elektronikus iratait tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység egy iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell, és számára hozzáférést kell biztosítani.

(4) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni. A megszűnő szervezeti egység papíralapú, lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iratkezelés esetén az elektronikus iktatókönyvhöz történő hozzáférést kell biztosítani.

(6) A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

47. § (1) Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét (önálló szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelési feladatokat ellátó személy) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő papíralapú és elektronikus iratokkal – nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni. Az elszámolás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

(2) Az elszámoltatással érintett ügyintézők, iratkezelési feladatokat ellátó személyek, munkavállalók és más szervezettől vezényelt, kirendelt személyek a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (legfeljebb a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő, munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

(3) Az álláshelyen ellátandó feladatok átadás-átvétele során a feladatok átvevője részére az elektronikus iratokhoz, valamint azok kezeléséhez szükséges rendszerekhez a hozzáférést kell biztosítani. Ezzel egyidejűleg az átadó hozzáférését meg kell szüntetni.

48. § A Szabályzatban foglaltakat az egységes informatikai támogatottság kialakításáig, a helyi sajátosságoknak megfelelően, a 3. függelékben szereplő átmeneti technikai kivételi körbe tartozó iratkörök figyelembevételével, vegyes iktatási rendszer működtetése esetén is alkalmazni kell.

49. § Ha a Kormányhivatal a szabályozási környezetbe illeszkedő, a gyakorlatban az iratkezelést könnyítő, egyedi megoldásokat alkalmaz, azt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban rögzíteni szükséges annak érdekében, hogy valamennyi kormánytisztviselő és munkavállaló számára az alkalmazott megoldás egységesen értelmezhető és a folyamatok kezelése megismerhető legyen.

50. § A Magyarország Alaptörvényének tizenegyedik módosítása 3. cikkében foglaltakat az iratkezelési feladatok végrehajtásával kapcsolatban is megfelelően alkalmazni kell.