12/2023. (XII. 14.) PM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) A minisztert, államtitkárt, közigazgatási államtitkárt, helyettes államtitkárt, kabinetfőnököt, miniszteri biztost külföldi tartózkodása idejére megillető juttatások körét és mértékét az állami vezetői juttatásokról szóló kormányrendelet szabályozza.

(3) Ezen utasítás alkalmazásában

2. § (1) A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a Miniszteri Kabinet a miniszter irányítása alá tartozó szervezeti egységek utazási programjáról, valamint az államtitkárság az utazási programjáról negyedévente részletes ideiglenes külföldi kiküldetési tervet (a továbbiakban: utazási terv) készít, amelyet a tárgynegyedévet megelőző negyedév második hónapjának 15. napjáig az Utaztatás részére az UTIR-ban megküld.

(2) Az utazási terv elkészítésénél figyelemmel szükséges lenni a kiküldöttek létszámának minimalizálására, a külsős kiküldött utaztatásának indokolására, valamint a delegációban történő utazások megjelölésére.

(3) Az Utaztatás a negyedéves előzetes utazási terveket ellenőrzi, szükség szerint javítja, majd a Protokoll Főosztály vezetőjének jóváhagyásával a beküldési határidőt követő 5 napon belül továbbítja a Nemzetközi Együttműködési és Elemzési Főosztály (a továbbiakban: NEEF) részére. A NEEF az észrevételeivel kiegészített utazási terveket 5 napon belül megküldi az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) részére. Az IGF a negyedéves utazási terveket a tárgynegyedévet megelőző hónap elsejéig jóváhagyás céljából felterjeszti a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár részére.

(4) Az utazási terv jóváhagyásáról az UTIR e-mail-üzeneten keresztül értesíti az érintett szervezeti egységeket.

(5) A háttérintézmény vezetőjének ideiglenes külföldi kiküldetéseit a háttérintézmény a vonatkozó szabályzata szerint szervezi és finanszírozza.

3. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése az UTIR-ban, elektronikus úton történik az 1. melléklet szerinti, „Ideiglenes külföldi kiküldetési engedély” megnevezésű, egyedi sorszámozású nyomtatvány (a továbbiakban: kiküldetési engedély) jóváhagyásával. A kiküldetési engedélyt kiküldöttenként kell kitölteni és engedélyeztetni. A jóváhagyási jogkörök összefoglaló táblázatát a 2. melléklet tartalmazza.

(2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során a kiküldöttnek a célszerűségre és költséghatékonyságra tekintettel kell eljárnia. A kiküldetés elrendelésekor több kiküldött esetén az elrendelésre jogosult vezetőnek törekednie kell az ugyanazon programra, eseményre küldöttek számának minimálisra csökkentésére. Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát a kiküldetés elrendelője köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor, a kiküldetés meghosszabbított időtartamát a kiküldetési engedélyen indokolni szükséges.

(3) A kiküldetések előkészítése és a kiküldetéshez kapcsolódó megrendelések időben és költséghatékony módon történő teljesítése érdekében a kiküldött feladata és kötelezettsége gondoskodni arról, hogy a kiküldetési engedély jóváhagyási folyamatát időben elindítsa, és nyomon kövesse, hogy az engedélyező által jóváhagyott kiküldetési engedélye legkésőbb az indulás napja előtt 10 nappal megérkezzen az Utaztatás részére. Vízumköteles országokba vagy az Amerikai Egyesült Államokba történő ideiglenes külföldi kiküldetéskor az ideiglenes külföldi kiküldetés esedékessége előtt legalább 30 nappal meg kell érkeznie az Utaztatásra az engedélyező által jóváhagyott kiküldetési engedélynek, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumoknak.

(4) A kiküldetési engedély UTIR-ban történő rögzítésénél a napidíj, a szállásköltség és az utazási költség mellett az egyéb ismert várható költségeket is figyelembe kell venni, ilyenek különösen a transzferköltség, az autópályadíj, a parkolási díj, az idegenforgalmi adó, a vízumdíj, a vízumfotó díja, a szolgálati útlevél díja, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltások díja, a regisztrációs díj, a személyi, baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás (a továbbiakban együtt: biztosítás), a reprezentáció és a kormányváró díja. A kiküldött a kiküldetési engedélyhez csatolja a meghívót és a programtervet, majd továbbküldi az Utaztatás részére.

(5) Az Utaztatás a tartalmi és formai követelmények ellenőrzése után pénzügyi szempontú ellenőrzés céljából megküldi a kiküldetési engedélyt az IGF-re. Az IGF a kiküldetési engedélyt továbbítja az elrendelő vezető részére.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (10) bekezdésben meghatározottak kivételével – a szakmai helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) alapján a helyettesítését ellátó személy, a Miniszteri Kabinet és a miniszter közvetlen irányítása alá tartozó főosztályok munkatársai esetében a Miniszteri Kabinetet vezető kabinetfőnök, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a parlamenti államtitkár rendelheti el. A kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély jóváhagyásával igazolja az adott ideiglenes külföldi kiküldetés szükségességét, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát.

(7) A kiküldetési engedélyt az elrendelő pénzügyi ellenjegyzés céljából az IGF részére továbbítja. Pénzügyi ellenjegyzésre az IGF vezetője, akadályoztatása, illetve távolléte esetén – figyelemmel az IGF Ügyrendjében előírt helyettesítési rendre – a minisztérium kötelezettségvállalási szabályzatában meghatározottak szerint a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére kijelöltek jogosultak.

(8) A közigazgatási államtitkár által jóváhagyott utazási tervben szereplő, elrendelt és pénzügyileg ellenjegyzett ideiglenes külföldi kiküldetéseket a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy engedélyezi.

(9) Az utazási terv jóváhagyását megelőzően elrendelt, valamint a jóváhagyott utazási tervben nem szereplő ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (10) bekezdésben foglaltak kivételével – a közigazgatási államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a közigazgatási államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy engedélyezi, a szakmai irányítást ellátó államtitkár, akadályoztatása esetén az államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy hozzájárulása, a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárt az SZMSZ alapján helyettesítő személy egyetértése, valamint a (7) bekezdés szerinti pénzügyi ellenjegyzés mellett.

(10) Az ideiglenes külföldi kiküldetést

(11) Azokat az ideiglenes külföldi kiküldetéseket, amelyek a jóváhagyott utazási tervben szerepelnek, de a kiküldött személye, az utazás időpontja megváltozott, vagy időtartama legfeljebb egy nappal hosszabb a tervezettnél, a jóváhagyott utazási tervben szereplő útnak kell tekinteni.

(12) A külföldi kiküldetés utazásszervezését, a szolgálati és a diplomata útlevéllel, valamint a vízumokkal kapcsolatos hivatali ügyintézést, a repülőjegy, illetve vonatjegyek beszerzését, a szállásfoglalást, a biztosítás intézését, a kormányváró szolgáltatás megrendelését az Utaztatás végzi a költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével. Ez alól kivételek a nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint a vis maior, illetve a közlekedési és egyéb havária események miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások, melyek esetén az Utaztatás intézkedése nem kizárólagos.

(13) Amennyiben a kiküldetési engedélyen jóváhagyott összeghatár felett foglalható szállás, repülő-, illetve vonatjegy, valamint köthető biztosítás, a magasabb költséget külön indokolás alapján a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén az IGF vezetője hagyja jóvá a foglalás vagy megrendelés előtt.

(14) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetés esetén a PM igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt a kiküldetési engedélyen, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni.

(15) Külsős kiküldöttek kiküldetésére is az általános kiküldetési szabályokat kell alkalmazni, azzal az eltéréssel, hogy a kiküldetési engedélyen meg kell indokolni e személy ideiglenes külföldi kiküldetésének szükségességét.

(16) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elmaradása, elhalasztása vagy bármely egyéb módosulása esetén a kiküldött haladéktalanul köteles a változást jelezni az Utaztatás felé szóban, valamint az utaztatas@pm.gov.hu e-mail-címre írásban is. Ha ezen kötelezettségét a kiküldött neki felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költség a kiküldöttet terheli.

(17) A háttérintézmény vezetője ideiglenes külföldi kiküldetését a háttérintézmény tekintetében a miniszter által átruházott hatáskörben eljáró politikai felsővezető vagy szakmai felsővezető (a továbbiakban együtt: szakmai felügyeletet ellátó vezető) egyetértésével a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

(18) A háttérintézmény vezetőjének kiküldetési engedélyét legkésőbb az indulás napja előtt 14 nappal szükséges megküldeni a szakmai felügyeletet ellátó vezető részére.

4. § (1) Az Európai Unió Tanácsa (a továbbiakban: Tanács) évente meghatározott pénzügyi keretet biztosít a tagállamok részére annak érdekében, hogy a döntés-előkészítő és döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó tanácsi eseményekre a tagállamokból kiutazó kormányzati tisztviselők utazási költségeit megtérítse (a továbbiakban: európai uniós utazási boríték).

(2) A Tanács ülésén részt vevő kiküldött az üléseken való részvételt elsősorban a Tanács kormányzati dokumentációs webfelületén (Delegates Portal) keresztül, vagy akadályoztatás esetén a hivatalos jelenléti formanyomtatvány kitöltésével és annak az ülésen történő aláíratásával igazolja.

(3) Az európai uniós utazási borítékból történő elszámoláshoz a Tanács által küldött meghívó és napirend, alkalmazása esetén a (2) bekezdés szerinti jelenléti formanyomtatvány, a transzferről szóló bizonylat, repülőjegy, beszállókártya, a repülőjegy számlája, a biztosítás számlája, esetenként a szállás számlája és a kapcsolódó terhelési értesítők szükségesek.

(4) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szervezeten keresztül biztosítja az (1) bekezdésben meghatározott tisztviselők költségeinek finanszírozását. Az Európai Unió által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását az IGF végzi.

(5) A pénzügyi elszámolásokat az IGF utólag, havonta megküldi a kijelölt központi kapcsolattartó szervezet részére.

5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során a hivatalos kiküldetéssel kapcsolatosan felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg.

(2) A kiküldöttet megillető költségtérítés a napidíj, az ideiglenes külföldi kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, a biztosítás, a szállásköltség, valamint az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal, illetve számlával igazolt összege.

(3) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által foglalkoztatott gépkocsivezetők ideiglenes külföldi kiküldetésével kapcsolatos kiadásokat a KEF biztosítja.

(4) A külsős kiküldöttet az 5. § (2) bekezdése szerinti költségtérítések illetik meg, azzal az eltéréssel, hogy a 6. § (1) bekezdése szerinti napidíj indokolt esetben biztosítható. Ebben az esetben a napidíjelőleg a jogszabályok szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettséggel csökkentetten kerül kifizetésre.

6. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetésben részt vevő személy az R1.-ben meghatározott napidíjra jogosult az e §-ban meghatározottak szerint.

(2) Az IGF a kiküldöttet megillető napidíj összegét előleg formájában, bruttó összegben – az 5. § (4) bekezdésében foglalt kivétellel – legkorábban 5 munkanappal a kiutazás napját megelőzően a kiküldött forint- vagy devizaszámlájára történő utalással biztosítja.

(3) Forintban történő utalás esetén,

(4) Az átadott előleggel kapcsolatban a kiküldöttnek a 11. § szerinti elszámolási kötelezettsége keletkezik. A napidíj összege után a kiküldöttet a jogszabályoknak megfelelő adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

(5) A kiküldött napidíját megalapozó napok számának meghatározásánál az ideiglenes külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően, míg a vasúttal, busszal vagy gépkocsival történő utazás esetén az országhatár tényleges átlépésének időpontját kell figyelembe venni.

7. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz meghatározásánál a kiküldöttnek a biztonságosságot és a gazdaságosságot szükséges figyelembe vennie.

(2) Repülő-, illetve vonatjegyfoglalás a 3. § (12) bekezdésében foglaltak szerint történik.

(3) Az online check-in elvégzése a kiküldött feladata. Amennyiben a diszkont légitársaságok járatai esetén a kiküldött ezt elmulasztja, a repülőtereken fizetett díjat a minisztérium nem téríti meg, az a kiküldöttet terheli.

(4) Repülőgéppel történő kiutazás esetén

(5) Delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult magasabb komfortosztályú jegyre, a Protokoll Főosztály vezetője határozhat arról, hogy a delegáció mely tagjai részére szükséges magasabb komfortosztályú jegyet biztosítani. Egyéb esetben a (4) bekezdés b) pontjában foglaltaktól a közigazgatási államtitkár engedélyével el lehet térni, ha azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.

(6) Vonattal történő utazás esetén a politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a miniszteri biztos és a kabinetfőnök első osztályú, a többi kiküldött másodosztályú jegyet vehet igénybe. Hálókocsi használatára minden kiküldött jogosult, ha az szükséges.

(7) Hajón, kompon történő utazás esetében valamennyi kiküldött első osztályú jegyre jogosult. Hálókabin használatára minden kiküldött jogosult, ha az szükséges.

(8) A kiküldöttet külföldön az érkezésnél és az indulásnál megilleti az állomástól vagy a repülőtértől a hivatalos program helyszínéig vagy a szállásig, illetve a hivatalos program helyszínétől vagy a szállástól az állomásig vagy a repülőtérig a megtett út helyi közlekedési (tömegközlekedés, taxi, parkolás, autópálya-használat) költségeinek számlával vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel, egyéb bizonylattal igazolt összege szerinti költségtérítés, amennyiben az tartalmazza az ellenértéket és a felhasználás pontos időpontját, helyét, amely alapján az utazás egyértelműen beazonosítható. Amennyiben a program helyszíne és a szállás távolsága indokolja, a kiküldöttet megilleti a két helyszín között megtett út helyi közlekedési költségének fentiek szerinti megtérítése is.

(9) A magyarországi repülőtérre vagy állomásra történő oda- és visszautazás költségeként a minisztérium nevére, címére és adószámára kiállított számlával igazolt személyszállítási díj, illetve közösségi közlekedés esetén számlával igazolt menetjegy számolható el utólagosan. Az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló minisztériumi utasításban szabályozott taxikártya reptéri transzferre nem vehető igénybe.

(10) Hivatali vagy saját személygépkocsi használata Európán belüli utazás esetén engedélyezhető.

(11) A hivatali gépkocsi a KEF által meghatározott szabályozás alapján igényelhető az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdésének időpontja előtt legkésőbb 7 munkanappal.

(12) A KEF tulajdonában lévő gépkocsival történő kiküldetés során a gépkocsihasználattal kapcsolatosan felmerülő kiadások a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(13) Saját tulajdonú személygépkocsival történő utazás abban az esetben lehetséges, amennyiben az költségmegtakarítással jár, illetve ha a személygépkocsi megfelel a forgalomban tartási követelményeknek, a személygépkocsi érvényes műszaki vizsgával, a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott törzskönyvvel vagy a törzskönyv visszavonása esetén a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott igazolással, a személygépkocsi tulajdonosa a személygépkocsira érvényes teljes körű casco- és balesetbiztosítással, továbbá a kiküldött érvényes jogosítvánnyal rendelkezik.

(14) A saját tulajdonú személygépkocsi használatának engedélyezéséhez a 3. melléklet szerinti, „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” megnevezésű nyomtatványt, a gépjármű tulajdonjogának igazolására vonatkozó dokumentum másolatát, valamint a pontos címadatok feltüntetésével a www.maps.google.com honlapról kinyomtatott útvonalat szükséges csatolni a kiküldetési engedélyhez.

(15) Saját tulajdonú személygépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttet a jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjárműhasználati költségtérítés illeti meg.

(16) Baleset, káresemény bekövetkeztekor valamennyi káreseményhez kapcsolódó költség a kiküldöttet terheli, amennyiben az a kiküldött hibájából következett be.

(17) A közlekedési szabályok megsértése miatt kiszabott bírság vagy egyéb költség kizárólag a kiküldöttet terheli, az a minisztérium költségvetése terhére nem számolható el.

8. § (1) A szállásfoglalás a 3. § (12) bekezdésében foglaltak szerint történik.

(2) A kiküldött részére szállás foglalható, ha külföldi programjára nem tud időben megérkezni az aznapi első repülőgéppel (vagy egyéb közlekedési eszközzel), a feladatát a külföldre érkezés napján nem tudja befejezni, vagy a feladata befejezése napján nem tud hazautazni.

(3) A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő kiküldött besorolási kategóriája szerint, illetve a külsős kiküldött által igénybe vehető szállásköltség összeghatárát a közigazgatási államtitkár írásban határozza meg.

(4) Ha a kiküldetési engedély indításakor ismert az összeghatárnál várhatóan magasabb szállásköltség, a kiküldetési engedélyen rövid indokolással alá kell támasztani a magasabb összeg szükségességét, valamint csatolni szükséges a Travel Online rendszerben foglalható szállásokról készített képernyőképet.

(5) Ha a hivatalos látogatásra induló delegáció vezetője a miniszter, a delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abban a szállodában kerüljön elhelyezésre, amelyben a miniszter. Ha a szállodában, ahol a miniszter és a minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy megfelelő árral rendelkező szoba ahhoz, hogy a delegáció tagjai a besorolási kategóriának megfelelő maximális árfekvésű szobába kerüljenek elhelyezésre, abban az esetben az összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni.

(6) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében a besorolási kategóriának megfelelő összeghatároktól indokolás nélkül el lehet térni.

(7) Különösen indokolt esetben a szállásköltségre előleg biztosítható. Az előleg összegének forintra való átszámítása a 6. § (3) bekezdése szerinti árfolyam alkalmazásával történik.

(8) A szállásköltség elszámolásának alapja a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított, eredeti szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés – a reggeli kivételével – és egyéb fogyasztás (például minibár) költsége teljes egészében a kiküldöttet terheli.

9. § (1) A kiküldött egyéb dologi költségeiből (például részvételi díj, vízum- és vízumfotódíj, szolgálati útlevél díja, telefon- és internethasználat díja, fax és fénymásolás költsége, idegenforgalmi adó, szolgáltatási költség, védőoltás költsége, vírusteszt díja, poggyászdíj, biztosítás díja, autópálya-használati díj, parkolási díj) a munkavégzésével, az ideiglenes külföldi kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával, számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt, az elrendelő által is jóváhagyott költségeit számolhatja el.

(2) Az (1) bekezdésben felsorolt egyéb dologi költségeken kívüli további egyéb költségek a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén az IGF vezetője írásbeli engedélye alapján, számlával, bizonylattal alátámasztva számolhatóak el.

(3) Az ideiglenes külföldi kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség csak az ideiglenes külföldi kiküldetést elrendelő vezető előzetes engedélye alapján, különösen indokolt esetben utólagosan, a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása, illetve távolléte esetén az IGF vezetője jóváhagyásával számolható el.

(4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során felmerülő hivatalos telefonköltség elszámolható a hívott fél nevének és telefonszámának feltüntetése mellett.

(5) A pénzváltást minden esetben bizonylattal kell igazolni. Ha a kiküldött pénzváltási bizonylatot nem tud felmutatni, a pénzügyi teljesítés napjára érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot kell figyelembe venni.

(6) A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el lopás vagy bármilyen más bűncselekmény következtében a kiküldöttet ért anyagi kár ellenértéke, a kiküldött felróható magatartásából eredő anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti bírság és az egyéb hatósági büntetés költségei.

10. § (1) A minisztériumi VIP-bankkártya használatára a politikai felsővezető, a kabinetfőnök, a szakmai felsővezető, a Protokoll Főosztály vezetője, valamint az utazás szervezését ellátó ügyintéző jogosult.

(2) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további kormánytisztviselők részére a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár állapíthat meg jogosultságot a minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A minisztériumi VIP-bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat az IGF látja el. A VIP-bankkártya elsősorban az ideiglenes külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek fizetésére vehető igénybe, különösen a külföldön felmerülő szállásköltség, közlekedési költség, valamint az utazást megelőzően engedélyezett reprezentációs kiadások kifizetésére.

(3) A minisztériumi VIP-bankkártya használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a 11. § szerinti elszámolási kötelezettség keletkezik.

(4) A kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál a személyi jövedelemadóról szóló törvény alapján nem kell figyelembe venni az ideiglenes külföldi kiküldetésre, külszolgálatra tekintettel adott előleget, elszámolásra kiadott összeget, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik. A kamatkedvezményből származó jövedelem szempontjából a személyi jövedelemadóról szóló törvény alapján nem kell figyelembe venni az elszámolás szokásszerű rendjéből adódóan keletkezett követelést sem.

(5) A (4) bekezdésben foglaltak alapján az elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetés során elszámolásra átvett összeggel kapcsolatban a munkavállalónak nem keletkezik kamatkedvezményből származó jövedelme 30 napot meghaladó elszámolás esetén sem, ha az elszámolásra annak szokásszerű rendjében kerül sor.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez kapcsolódó számlák teljesítésigazolását a Protokoll Főosztály vezetője által felhatalmazott munkatárs – bélyegző használatával – végzi.

11. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles 5 munkanapon belül

(2) A kiküldöttnek az elszámolás mellékleteként csatolnia kell a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított eredeti számlákat, illetve egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat, úgymint menetjegy, beszállókártya, biztosítási kötvény, szállodai számla, helyi közlekedés költségeinek számlája, menetjegye, taxiköltség számlája, bankkártyahasználat bizonylata, egyéb felmerült költségek számlája, illetve tanácsi ülés esetén meghívó és jelenléti lista.

(3) Az idegen nyelven kibocsátott bizonylatokon azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, magyarul is fel kell tüntetni.

(4) Az elszámolás igazolása, valamint az útijelentés jóváhagyása a kiküldetés elrendelőjének feladata.

(5) Az utazás elmaradása esetén is köteles a kiküldött elszámolást benyújtani.

(6) A hiánytalan elszámolás kézhezvétele után az IGF 5 munkanapon belül gondoskodik az utazó által megelőlegezett, az elszámolási lapon feltüntetett és engedélyezett költségek megfizetéséről. A költségek megtérítésére a kiküldött forint- vagy devizaszámlájára történő utalással kerül sor, a 6. § (3) bekezdése szerinti árfolyam alkalmazásával. Amennyiben a kiküldött az elszámoláskor leadja a bankszámla terhelést igazoló bizonylatot, akkor az igazolás szerinti árfolyamon kell átszámítani a forintértéket.

(7) Az elszámolásból adódó tartozás pénzügyi rendezését a kiküldött az elszámolás pénzügyi jóváhagyásáról szóló értesítés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül köteles teljesíteni a minisztérium Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-01460658-00000000 számú számlájára, euróban teljesített átutalásnál a Magyar Államkincstárnál vezetett HU71 1000 4885 1000 8016 0014 6638 (SWIFT kód: HUSTHUHB) számú számlájára. Az átutalás költségei, a pénzforgalom tranzakciós díjai a kiküldöttet terhelik.

(8) Ha a kiküldött szolgálati útlevéllel utazott – a külföldre utazásról szóló törvénynek megfelelően –, köteles azt az utazás végén az Utaztatás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében.

12. § (1) A kiküldött a kiküldetés elrendelője részére az ideiglenes külföldi kiküldetés során végzett munkáról, a tárgyalások eredményéről, a kapcsolódó további feladatokról a megérkezését követően köteles – a 4. mellékletben meghatározott formanyomtatvány szerinti – útijelentést kitölteni az UTIR-ban.

(2) Az IGF az útijelentéseket elektronikus formában a NEEF rendelkezésére bocsátja.

(3) Ha a miniszteri delegáció hivatalos programja során bizalmas, de nem minősített adatok megtárgyalására kerül sor, akkor az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően nem kell útijelentést készíteni, a kiküldetés bizalmas minősítését az elszámolásnál az UTIR-ban jelezni szükséges.

(4) Az Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő ideiglenes külföldi kiküldetések esetében az ülést követő 2 munkanapon belül a kiküldött köteles elkészíteni és megküldeni az útijelentést az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló kormányhatározatnak megfelelően.

13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.