12/2023. (XII. 21.) GVH utasítás

1. § (1) Ez az utasítás határozza meg a Gazdasági Versenyhivatalhoz érkezett és a Gazdasági Versenyhivatal (a továbbiakban: Hivatal) működése során keletkezett irat nyilvántartásba vételének, rendszerezésének, megőrzésének, selejtezésének vagy levéltárba adásának (a továbbiakban együtt: kezelésének) rendjét, valamint a Hivatal munkatársainak iratkezeléssel kapcsolatos feladatait.

(2) Minősített adatot tartalmazó irat kezelése során ezt az utasítást a minősített adat védelmét szolgáló biztonsági szabályzatról szóló utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) A Hivatalba érkezett vagy a hivatali munkavégzés során keletkezett elektronikus irat és a Hivatalba érkezett vagy a hivatali munkavégzés során keletkezett papíralapú iratról készített hiteles elektronikus másolat (a továbbiakban együtt: elektronikus irat) kezelésével kapcsolatosan az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat, valamint a másolatkészítési szabályzat rendelkezéseit is alkalmazni kell.

2. § (1) Az ezen utasításban használt fogalmak alatt

(2) Ezen utasítás alkalmazásában

3. § Az irattári tervet az 1. melléklet tartalmazza.

4. § (1) Az iratkezelési feladatokat a Hivatal vegyes rendszerben szervezi meg.

(2) A Hivatalban az iratkezeléssel összefüggő feladatokat – ha e szabályzat eltérően nem rendelkezik – a szervezeti egység maga látja el.

(3) Az adott szervezeti egység iratkezeléssel összefüggő feladatait

(4) A Hivatalba érkező iratok érkeztetését és iktatását

(5) A helyben keletkező és a Hivatalon belüli címzettekkel közölt iratok iktatását a (2) bekezdéssel összhangban az ügyintéző szervezeti egység végzi.

(6) A kimenő iratok iktatását

5. § (1) Az egyes szervezeti egységek iratkezeléssel összefüggő feladatait – az ebben az utasításban foglalt körben – a szervezeti egység titkársági asszisztense vagy iratkezelési munkatársa, ennek hiányában a szervezeti egység részére iratkezeléssel összefüggő feladatokat ellátó titkársági asszisztens, vagy a szervezeti egységnek az iratkezelési feladatok ellátására kijelölt munkatársa (a továbbiakban együtt: titkársági munkatárs) látja el, az Informatikai és Iratirányítási Iroda (a továbbiakban: III) vezetőjének szakmai felügyelete mellett.

(2) Az elektronikus iratkezelésre alkalmazott programban (a továbbiakban: iratkezelő program) a szervezeti egységnek címzett iratot kezdőirat esetén a szervezeti egység vezetője részére, egyéb esetben a szervezeti egység vezetőjének egyidejű értesítésével a szervezeti egység ügyintézője számára kell továbbítani a Versenytanács részére címzett irat kivételével. Több ügyintéző esetén az iratról valamennyi ügyintézőt értesíteni kell.

(3) A titkársági munkatársak állandó vagy eseti jelleggel történő helyettesítéséről a munkáltatói jogkör gyakorlója intézkedik.

6. § (1) Az iratkezelés során valamennyi munkatárs fokozottan ügyel a kezelt adatok biztonságára, és köteles megtenni mindazokat a technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok betartásához szükségesek.

(2) A szervezeti egységek vezetői, az elnökhelyettesek és a főtitkár gondoskodnak arról, hogy az iratkezelési folyamatok az iratkezelési szabályzatnak megfeleljenek.

(3) A Hivatal működése során keletkezett vagy a Hivatalhoz érkezett iktatandó iratot a munkatársak csak a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával, kizárólag akkor vihetnek ki a Hivatal épületéből, illetve akkor helyezhetnek a Hivatal informatikai rendszerén kívülre, ha az jogszabályban előírt kötelezettség teljesítéséhez, a hivatali feladatok külső helyszínen való ellátásához, engedélyezett otthoni munkavégzéshez, vagy a hivatali feladat határidőben való ellátása érdekében feltétlenül szükséges.

(4) Munkaszüneti vagy pihenőnapot, valamint az igazgatási szünet első napját megelőző munkanapon iratot a Hivatalon belül átadni vagy továbbítani hétfőtől csütörtökig legkésőbb 15 óráig, pénteken legkésőbb 12 óráig lehet. E szabálytól az érintett szervezeti egységek vezetőinek egyetértésével el lehet térni.

(5) Az irat Hivatalon belüli átadása, illetve továbbítása esetén az iratkezelő programban megfelelően rögzíteni kell az irat belső mozgását és tényleges helyét a Hivatalon belül.

7. § (1) Az iratokat – a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel – elektronikusan kell kezelni és megőrizni.

(2) Papíralapú iratként kell kezelni és megőrizni:

(3) Az iratkezelési program nevét, verzióját, tanúsítványszámát, valamint a programban kezelt iktatókönyveket a 2. melléklet tartalmazza.

(4) Az iratkezelő programban az iktatást ügytípus szerint kell végezni, a következő, évente megnyitott elektronikus iktatókönyvekben:

8. § (1) A felhasználó köteles a feladatai ellátásához kapcsolódó, feladatkörébe tartozó iratkezelési feladatokat az iratkezelő programban elvégezni.

(2) Az iratkezelő programban ki kell tölteni valamennyi olyan mezőt, amelynek adattartalma rendelkezésre áll.

(3) A beérkező irat küldőjét és a kiküldött irat címzettjét úgy kell rögzíteni, hogy az adatokból – szükség esetén az ügyfélkapu, illetve a cégkapu is – azonosítható legyen. A cégnevet a hivatalos és nem rövidített formájában, a cégforma rövidített megjelölésével kell nyilvántartani.

(4) A (3) bekezdés szerinti adat rögzítése előtt ellenőrizni kell, hogy az irat beküldője nem szerepel-e már az iratkezelő program partneradatbázisában.

(5) Az III vezetője az intraneten az iratkezelő program rendeltetésszerű alkalmazását, így különösen az egyes iratkezelési események esetén a nyilvántartásban a megfelelő adatrögzítést segítő, folyamatosan elérhető iratkezelési kézikönyvet tesz közzé. A közzététel időpontját dokumentálni kell, és a közzétételről a munkatársakat hirdetmény útján is értesíteni kell. Az iratkezelési kézikönyv naprakészen tartásáról az III gondoskodik.

9. § (1) Az iratkezelő programban az ügyintéző a (3)–(5) bekezdésben foglalt kivétellel csak a számára szignált irathoz és az ahhoz kapcsolódó előzmény iratokhoz férhet hozzá.

(2) Az ügyintéző szervezeti egység titkársági munkatársa, az ügyintéző szervezeti egység részére iratkezeléssel összefüggő feladatokat ellátó titkársági munkatárs, az ügyintéző szervezeti egység vezetője, az ügyintéző szervezeti egység tevékenységét irányító vezető, valamint az elnök és – az elnök irányítása alá tartozó szervezeti egységek esetén a főtitkár – az ügyintéző szervezeti egység ügyintézőjére szignált valamennyi irathoz hozzáfér.

(3) A Jogi Támogató Iroda, a Döntéshozatalt Támogató Iroda, a Felderítő Iroda, a Bírósági Képviseleti Iroda munkatársai, valamint a Versenytanács tagjai a humánpolitikai iktatókönyv és az integritás iktatókönyv kivételével a 7. § (4) bekezdésében felsorolt iktatókönyvekben iktatott valamennyi irathoz hozzáférhetnek.

(4) Az (1) bekezdésben meghatározottakon túl az Ügyfélkapcsolati Iroda ügyintézője jogosult hozzáférni a korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó, a panasszal összefüggő eljárás iktatókönyvében, a bejelentéssel összefüggő eljárás iktatókönyvében és a versenyfelügyeleti eljárás iktatókönyvében iktatott irathoz akkor is, ha korábban nem vett részt annak az ügynek az elintézésében, amelyben az irat keletkezett.

(5) Indokolt esetben az elnök, a feladatkörében eljáró elnökhelyettes, a főtitkár vagy az ügyintéző szervezeti egység vezetője kezelési utasításban a korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó irathoz más munkatársnak egyedi hozzáférést engedélyezhet.

10. § (1) A rendszergazda felhasználói szerepkör magában foglalja

(2) Az iktató felhasználói szerepkör magában foglalja

(3) A betekintő felhasználói szerepkör magában foglalja

(4) Az ügyintéző jogosult saját ügyében az irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó voltára vonatkozó, a 28. § (2) és (3) bekezdése szerinti adatokat, valamint az irat típusára és az irat tárgyára vonatkozó adatot rögzíteni, módosítani.

(5) A központi irattáros felhasználói szerepkör magában foglalja

(6) A szignáló felhasználói szerepkör magában foglalja az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek, illetve ügyintézőnek az iktatókönyvben való rögzítését.

(7) A vezető felhasználói szerepkör magában foglalja az adott vezető által irányított, illetve vezetett szervezeti egység irataihoz való hozzáférést.

(8) A kiadmányozó felhasználói szerepkör magában foglalja a kiadmány jóváhagyását, felterjesztését, valamint az expediálásra előkészített irat kiadmányozását.

(9) Az egyes feladatkörökhöz rendelhető felhasználói szerepköröket a 3. melléklet határozza meg.

11. § (1) A beérkező irathoz az iratkezelő programban mindaddig a korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratokhoz való hozzáférés szabályai szerint lehet csak hozzáférni, amíg az ügyintéző a 12. § (1) bekezdése szerint – a 28. § (2) bekezdésében meghatározott adatok egyidejű rögzítésével vagy módosításával – eltérően nem rendelkezik.

(2) Az iratkezelő programban nyilvántartott korlátozottan megismerhető adatot, így különösen az olyan adatot, amelyből következtetés vonható le annak a személynek a kilétére, akire vonatkozóan a hatóság a természetes személyazonosító adatok és a lakcím, vagy a név, székhely és törvényes képviselője nevének zárt kezelését rendelte el, vagy – az érintett erre irányuló kérelme esetén – amelyből következtetés vonható le arra a tényre, hogy az illető a Gazdasági Versenyhivatalnál bejelentéssel vagy panasszal élt, csak a 9. § (1)–(3) bekezdése szerinti munkatársak ismerhetik meg.

12. § (1) Beérkező irat esetén az ügyintéző az irat korlátozottan megismerhető voltának megvizsgálását és az erről való döntést követő három munkanapon belül rögzíti, illetve a hatósági modullal nem támogatott ügytípus esetén megfelelően módosítja az iratkezelő programban a 28. § (2) és (3) bekezdésében meghatározott adatokat.

(2) Ha az irat adattartalmának megismerhetősége tekintetében változás áll be, a 28. § (2) bekezdésében meghatározott adatok megfelelő módosításáról az ügyintéző három munkanapon belül intézkedik.

(3) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó papíralapú iratot az előadói ívben – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan, iktatószámonként külön-külön zárt borítékban kell elhelyezni.

(4) A borítékon és a korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó papíralapú iraton az erre a célra rendszeresített etikettel, bélyegzővel, vagy ennek hiányában az adatok kézi átvezetésével fel kell tüntetni

13. § (1) A hivatali tárhelyre érkező elektronikus küldemények átvételére letöltési jogosultsággal az III munkatársai, valamint a bírósági képviseletet ellátó munkatársak rendelkeznek.

(2) A Hivatalba postai úton vagy személyes átadás útján érkező küldemények átvételét és felbontását az III végzi. Ettől eltérően

(3) A (2) bekezdésben meghatározottakon túl a papíralapú irat, küldemény átvételére szintén jogosult a 44. §-ban nem szabályozott esetekben a Hivatal képviseletében eljáró személy a Hivatalon kívüli egyeztetésen, meghallgatáson, tárgyaláson, bírósági tárgyaláson vagy egyéb alkalommal e minőségében részére átadott papíralapú irat, küldemény tekintetében.

(4) A (3) bekezdés szerinti esetben a papíralapú iratot, küldeményt átvevő, ha a felbontásra, érkeztetésre és iktatásra nem jogosult, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az III-nek, vagy a (2) bekezdés szerinti szervezeti egységnek, titkársági munkatársnak átadni.

(5) Az III vezetője a küldemények további csoportjai esetében is meghatározhat az átvételre jogosult további személyt.

(6) Az elnöknek érkező „sk.” jelzésű küldemények átvételére jogosult személyt az elnök látja el az átvételi jogosultság igazolásához szükséges meghatalmazással.

14. § (1) A névre szóló, papíralapú küldeményt a címzett vagy az általa meghatalmazott személy is átveheti. Ilyen esetben a küldeményt még felbontás előtt haladéktalanul át kell adni az III-nek vagy a 13. § (2) bekezdés szerinti szervezeti egységnek.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni, ha a címzett mellett az „sk.” jelzés szerepel, vagy ha a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az magánjellegű.

(3) Az „sk.” felbontásra érkezett papíralapú küldeményt csak a címzett bonthatja fel.

15. § (1) A Hivatal elektronikus levelezőrendszerébe érkező olyan elektronikus levelet, amelyet az Ikr. 34. § (5) bekezdése alapján érkeztetni kell, ha nem az érkeztetésre, illetve iktatásra jogosulthoz érkezik, haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon érkeztetésre át kell adni az III-nek.

(2) A Hivatal elektronikus levelezőrendszerébe érkező elektronikus levél érkeztetését követően az Ikr. 21. § (2) bekezdése szerint küldendő elektronikus visszaigazolás mintáját a 4. melléklet tartalmazza.

(3) A Hivatal elektronikus levelezőrendszerébe érkező elektronikus levél Ikr. 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek az Ikr. 25. § (3) és (5) bekezdése szerinti értesítéséről az III gondoskodik. A feladót nem kell értesíteni, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. A biztonsági kockázat akkor minősül azonos jellegűnek, ha a küldemény ugyanazon tulajdonsága, jellemzője miatt, vagy ugyanazon hatásmechanizmus alapján jelent kockázatot a Hivatal informatikai rendszerére, mint az adott küldőtől származó korábbi küldemény.

16. § (1) Papíralapon érkezett és a jelen utasítás alapján papíralapon kezelendő irat esetén a borítékon vagy más csomagoláson átvételkor érkeztető és iktatóbélyegzőt kell elhelyezni.

(2) Az érkeztető és iktatóbélyegző a „Gazdasági Versenyhivatal” fejléc alatt

(3) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az iratkezelő programban rögzíteni kell, és a borítékon is fel kell tüntetni. A feladónak a megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről történő – az Ikr. 23. §-ában előírt − értesítésére az ügyintéző szervezeti egység köteles.

(4) A küldemény felbontásakor a jelzett mellékletek megléte vagy olvashatósága tekintetében felmerült probléma tényét az iratkezelő programban rögzíteni kell, és az iraton is fel kell tüntetni. A küldőnek – az Ikr. 30. §-ában előírt − értesítésére az ügyintéző szervezeti egység köteles.

(5) A küldemény felbontásakor a borítékot az irathoz kell rögzíteni, és az ügyirat részeként meg kell őrizni.

(6) Ha a boríték több különböző ügyiratba tartozó iratot tartalmaz, az elsőként érkeztetett irat ügyiratában az eredeti borítékot, a többi irat ügyiratában pedig a boríték fénymásolatát kell megőrizni.

(7) A papíralapon érkezett és a jelen utasítás szerint elektronikusan kezelendő iratról az irat iktatásáért felelős munkatárs a másolatkészítési szabályzat szerint hiteles elektronikus másolatot készít, és gondoskodik a 35. § (2) bekezdésében meghatározott feladatok ellátásáról.

17. § (1) Az érkezés napján várhatóan nem iktatott küldeményeket, valamint az Ikr. 34. § (5) bekezdése alapján érkeztetendő küldeményeket a rendelkezésre álló adatok kitöltésével érkeztetni kell az iratkezelő programban.

(2) Ha az iratot külön érkeztetni kell, a 13. § (2) bekezdése szerinti iratok érkeztetését az ott meghatározott szervezeti egység végzi.

(3) Ha az iratot külön érkeztetni kell, az érkeztetés során az iratkezelő programban az Ikr. 34. § (2) bekezdésében meghatározottakon túl fel kell tüntetni

(4) Számla, könyv és üdvözlőlap érkeztetésekor csak az Ikr. 34. § (2) bekezdésében meghatározott adatokat szükséges rögzíteni.

(5) Az elektronikus aláírás érvényességére vonatkozó ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelő programban rögzíteni kell.

18. § (1) Az iratok átvételére, felbontására és érkeztetésére vonatkozó általános szabályokat a tértivevényre nem kell alkalmazni.

(2) A 7. § (1) bekezdése szerint elektronikusan kezelendő irathoz tartozó tértivevény másolatkészítési szabályzat szerint készített hiteles elektronikus másolatát az irathoz kell csatolni.

(3) A nemzetközi levélforgalomban feladott iratok visszaérkező tértivevényeit a másolatkészítési szabályzat szerint készített hiteles elektronikus másolatként a 7. § (1) bekezdése szerint elektronikusan kezelendő irathoz kell csatolni.

(4) A 7. § (2) bekezdése szerinti papíralapú iratkezelés esetén a tértivevényt a kapcsolódó irathoz kell csatolni, és az ügyirat részeként, az irattal együtt kell megőrizni.

(5) A 7. § (2) bekezdése szerinti papíralapú iratkezelés esetén az elektronikus visszaigazolás hivatali tárhelyről történő letöltését követően arról papíralapú másolatot kell készíteni, és azon el kell helyezni az érkezés dátumát jelző bélyegzőt. A papíralapú másolatot a kapcsolódó irathoz kell csatolni, és az ügyirat részeként, az irattal együtt kell megőrizni.

19. § A hivatali tárhelyen keresztül beérkezett, a kézbesítéssel kapcsolatos hiteles igazolást az III letölti és elektronikusan a megfelelő alszámhoz csatolja az iratkezelő programban.

20. § (1) Ha a beérkező irat iktatott előzménnyel nem rendelkezik, és annak elintézése nem az iratot a 13. § (2) bekezdése szerint átvevő szervezeti egység feladatkörébe tartozik, akkor az iratot az III vezetője az iktatással egyidejűleg szignálásra átadja

(2) Az (1) bekezdéstől eltérően a 13. § (2) bekezdés b) pontja szerinti esetben a címzett kijelöli az ügyintéző szervezeti egységet.

(3) Ha az III vezetője az iratról nem tudja megállapítani, hogy annak elintézése melyik szervezeti egység feladatkörébe tartozik, az iratot az iktatást megelőzően az ügyintéző szervezeti egység kijelölése céljából továbbítja az elnöknek.

(4) Ha az átadott irat alapján a szervezeti egység vezetője megállapítja, hogy az ügyintézés nem az ő feladatkörébe tartozik, az iratot az iratkezelő program alkalmazásával visszaadja, illetve átadja az III vezetőjének, megjelölve, hogy álláspontja szerint melyik szervezeti egység feladatkörébe tartozik az ügyintézés. Ebben az esetben az III vezetője az iktatási adatokat módosítja, és az iratot a megjelölt szervezeti egységnek átadja, vagy a (3) bekezdés szerint jár el.

21. § (1) Az ügyintéző szervezeti egység vezetője az iratkezelő rendszer vezetői moduljának használatával kijelöli az eljáró ügyintézőt, és az irat kezelésével kapcsolatban további utasítást adhat. Ha az adott ügy tekintetében jogszabály vagy normatív utasítás – különösen az Szmsz. vagy a belső eljárásrend – nem határoz meg ügyintézési határidőt, az ügy elintézésére az ügyintéző szervezeti egység vezetője a szignáláskor határidőt határoz meg. Az ügyintéző nevét, az elintézési határidőt, az egyéb kezelési utasítást és a szignálás dátumát az iratkezelő rendszer vezetői moduljában rögzíteni kell.

(2) A szignálásra jogosult úgy is rendelkezhet, hogy az iratot valamely személy csak tájékoztatásul kapja. A tájékoztatás címzettje az iratkezelő rendszerben hozzáférést kap az irathoz.

(3) Az eljáró versenytanács tagjainak kijelölését az iratkezelő rendszer vezetői moduljával kell elvégezni.

22. § (1) Az iratkezelő rendszerben iktatni kell

(2) Nem kell iktatni, de nyilván kell tartani a papíralapon érkezett és a jelen utasítás szerint elektronikusan kezelendő iratot, amelyről a 16. § (7) bekezdése alkalmazásával hiteles elektronikus másolat készül.

23. § (1) Az iktatószám tartalmazza az iktatókönyv azonosítóját, a perjellel elválasztott, ügyiratot jelölő főszámot, a kötőjellel kapcsolt, iratot jelölő alszámot és a főszám perjellel elválasztott iktatási évét.

(2) Az iktatókönyvet év végén le kell zárni úgy, hogy abba sem új főszámmal jelölt ügyiratot, sem már iktatott ügyben keletkezett újabb alszámmal jelölt iratot felvenni nem lehet. A már iktatott ügyben keletkezett új iratot a következő évben új főszámmal jelölt ügyiratba kell iktatni, és az ugyanazon ügyben különböző években iktatott főszámokhoz tartozó ügyiratok kapcsolódását az iratkezelési programban egyértelműen fel kell tüntetni.

(3) A (2) bekezdéstől eltérően a P-, B-, ÖB-, VJ-, X-, ENG-, EC- és HR-iktatókönyv esetén az ügyben keletkezett valamennyi iratot a kezdőirat főszámának soron következő alszámára kell iktatni.

24. § (1) Amennyiben a 17. § (3) bekezdése alapján az adatok rögzítésére nem került sor, az iktatás során az iratkezelő programban − az Ikr. 39. § (2) bekezdésében meghatározottakon túl − rögzíteni kell az irat típusát és a kézbesítés prioritását.

(2) Az iktatás előtt külön érkeztetett irat iktatása során szükség szerint pótolni, illetve pontosítani kell azokat az adatokat, amelyek az érkeztetés során nem vagy nem megfelelően lettek kitöltve.

(3) Az iratkezelő programban az elintézés határidejeként – ha a szignálás során eltérő határidőt nem állapítanak meg – az adott ügy tekintetében jogszabályban vagy normatív utasításban meghatározott ügyintézési határidőt kell rögzíteni. Az ügyintézési határidő meghosszabbítása esetén az iktatókönyvben a meghosszabbított határidőt kell rögzíteni.

(4) Az iratkezelő programban az ügyirat tárgya megjelölésének tartalmaznia kell

(5) Az ügyirat alszámaira iktatott további iratok esetében a szignálás során meghatározott, az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat nem kell feltüntetni, ha azok megegyeznek a főszámon iktatott iratnál nyilvántartott adatokkal.

25. § (1) Az iktatás során gyűjtőszám alkalmazása nem megengedett, azonos főszámon csak az ugyanazon ügyben keletkezett iratok tarthatóak nyilván. A különböző ügyekhez tartozó iratokat külön főszámon kell nyilvántartani abban az esetben is, ha hasonló jellegű, tárgyú iratokról van szó.

(2) Több címzettnek megküldésre kerülő iratok vagy ugyanazon küldőtől származó több irat az iktatókönyvben csak akkor tartható nyilván azonos iktatószámon, ha azok tartalma és az azok kapcsán az iratkezelő programban nyilvántartandó valamennyi adat megegyezik.

(3) Ha egy már iktatott irattal tartalmában minden részletében megegyező irat utóbb más formában is beérkezik, azt az iktatókönyvben a korábban beérkezett irat iktatószámán kell nyilvántartani úgy, hogy az utóbb érkezett azonos irat típusát, beérkezésének időpontját és módját az iratkezelő programban fel kell tüntetni, és – ha a közlés joghatásai csak az utóbbi beérkezett irat formájához kapcsolódnak – az elintézési határidőt megfelelően módosítani kell.

(4) Az iktatókönyvi bejegyzések módosítását vagy törlését – a téves iktatás esetét is ideértve – az iratkezelő program eseménynaplózással rögzíti a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló miniszteri rendeletnek megfelelően.

26. § (1) Ha ez az utasítás eltérően nem rendelkezik, az iktatás során az iratkezelő programban csatolni kell az elektronikus iratot.

(2) Az iratkezelő programban biztosítani kell, hogy a csatolt elektronikus iratot utóbb ne lehessen megváltoztatni és azt olyan formátumban kell csatolni, amely annak későbbi szerkesztését nem teszi lehetővé. Ez a rendelkezés nem zárja ki azt, hogy az elektronikus iratot a megváltoztathatatlan, illetve utólagos szerkesztést lehetővé nem tévő formátum mellett szerkeszthető formátumban is csatolják az iratkezelő programban.

(3) A papíralapú kiadmányozott iratról a hiteles kiadmányról készült hiteles elektronikus másolatot kell az irathoz csatolni.

(4) A személyzeti vagy munkaügyi tárgyú, valamint a költségvetési és gazdasági iratot az iratkezelő programban elektronikus iratként nem lehet csatolni.

27. § (1) A 7. § (2) bekezdésében felsorolt iktatókönyvekben az iktatást követően a beérkezett papíralapú iraton elhelyezett érkeztető- és iktatóbélyegzőn vagy az iraton fel kell tüntetni az iktatószámot. A papír alapon kezelt ügyiratot (a kezdőiratot, majd az ügyirat alszámaira iktatott további iratokat) előadói ívben kell elhelyezni.

(2) Az előadói ívben az iratokat az ügyintéző szervezeti egységnek azok beérkezése vagy keletkezése időrendi sorrendjében – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan kell elhelyeznie úgy, hogy olvasáskor az időben utoljára keletkezett vagy érkezett irat legyen legelöl a sorban.

28. § (1) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó irat (a továbbiakban: alapirat) korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó (bárki által betekinthető) vagy csak meghatározott személyek számára betekinthető korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratváltozatát külön-külön, az alapiratétól eltérő alszámon kell iktatni.

(2) Ha az irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmaz, ezt a tényt az iratkezelő programban az egyes iratokhoz kapcsolódóan nyilván kell tartani. Az iratkezelő programban rögzíteni kell továbbá az alábbi adatokat is:

(3) Ha az irat valamely alapirat korlátozottan megismerhető adatot nem vagy csak részben tartalmazó, kivonatolt változata, az adott irat tekintetében az iratkezelő programban nyilván kell tartani az alapiratának iktatószámát is.

(4) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó belső keletkezésű vagy kimenő irat titkársági munkatárs általi iktatását követően az ügyintéző elvégzi a (2)–(3) bekezdésben meghatározott feladatokat.

29. § (1) Az Ikr. 53. § (1) bekezdés b) pontja szerinti kiadmányon az „sk.” jelzés mellett az aláíró nevét és beosztását nyomtatott betűvel kell rögzíteni. A kiadmány hitelesítésére a kiadmányozó személy által kiadmányozott iratokkal összefüggő iratkezelési feladatot ellátó munkatárs jogosult.

(2) Ha a kiadmányozást a helyettesítésre feljogosított személy végzi, akkor az eredeti kiadmányozó neve alatt „h” betűvel köteles ezt a tényt jelölni.

30. § Az elektronikus aláírási és elektronikus bélyegzési szabályzat szerint elektronikusan aláírandó elektronikus iraton a keltezés időpontjaként

31. § (1) A hiteles papíralapú iratról vagy elektronikus iratról készített papíralapú másolat akkor hiteles, ha a szervezeti egység vezetője vagy az ügyintéző a fénymásolati vagy az eredeti szöveg ismételt betűhű leírásával létrehozott példányt aláírásával, bélyegzőlenyomattal és a másolat készítésének dátumával látja el.

(2) Ha a másolat kiadása illeték ellenében történik, a kiadott másolatra az illeték lerovásának tényét is fel kell vezetni.

32. § (1) Papíralapú kiadmányozáshoz, a papíralapú kiadmány vagy másolat hitelesítéséhez az állami címerrel és sorszámmal ellátott, a kiadmányozó vagy szervezeti egysége használatában lévő bélyegzőt kell használni.

(2) A Hivatal bélyegzőinek beszerzését az III intézi. A beszerzett bélyegzőt – nyilvántartásba vételét követően – az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető adja ki használatra.

(3) A bélyegzőket munkaidő után biztonsági zárral ellátott szekrényben kell őrizni.

(4) Az elavult vagy elhasználódott bélyegzőt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek kell átadni, aki gondoskodik annak megsemmisítéséről.

(5) A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és azok használatára jogosult szervezeti egységekről vagy személyekről, használatuk megváltozásáról, megszüntetéséről és megsemmisítésükről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az 5. melléklet szerinti nyilvántartást vezeti.

33. § (1) A kiadmányt – a (2) bekezdésben meghatározott feladat kivételével – az iktatásért felelős szervezeti egység expediálja.

(2) A kiadmányozó szervezeti egység, az elnök, az elnökhelyettesek vagy a főtitkár által kiadmányozott irat esetén a kiadmánytervezetet előkészítő szervezeti egység részére iratkezelési feladatot ellátó titkársági munkatárs az expediálás keretében az Ikr. 55. §-ában előírt ellenőrzés körében szükség szerint javítja, pótolja vagy pótoltatja a kimenő iraton az iktatószám, a hivatkozási szám feltüntetését, a címzést, a szükséges aláírások és mellékletek meglétét, valamint a kiadási utasítások végrehajtását. A küldeményt ezt követően – papíralapú iratok esetén – borítékolni vagy csomagolni, majd címezni kell, és a borítékon jelezni kell az irat hivatalos voltát.

(3) Az elektronikus kiadmány expediálására vonatkozó adatokat az iratkezelő rendszer „iratpéldányok” fülön kell rögzíteni.

(4) A 7. § (2) bekezdése szerinti esetekben a papíralapú kiadmány egy példányát el kell helyezni az előadói ívben. Ha az iratban foglalt intézkedéshez külön utasítás szerint a kiadmányozón kívül más személy jóváhagyása is szükséges, a jóváhagyás tényét az előadói ívben maradó kiadmánypéldányon a jóváhagyó dátummal ellátott aláírásával vagy kézjegyével kell jelezni.

(5) A 7. § (2) bekezdése szerinti esetekben az előadói ívben maradó kiadmánypéldányra „exp.:” jelzést követően fel kell jegyezni a címzettnek a továbbítás dátumát.

34. § (1) A papíralapú küldemények postázásáról az III gondoskodik. A postai úton vagy futárszolgálat útján továbbítandó, hétfőtől csütörtökig 14:30-ig, pénteken 11:30-ig az III részére leadott küldeményeket még aznap át kell adni a postának vagy a futárnak.

(2) A postai úton továbbítandó küldeményt az III díjhitelezi (ragszámmal látja el, meghatározza a küldemény díját, elhelyezi rajta a díjhiteles és tértivevény feliratú bélyegzőket).

(3) A postai úton, személyes kézbesítés útján vagy futárszolgálat útján továbbítandó irat esetén a továbbítással, postai küldéssel kapcsolatos adatokat az III rögzíti az iratkezelő programban. A kézbesítő útján továbbítandó küldeményeket a kézbesítőkönyvben is nyilván kell tartani, a futárszolgálat útján továbbítandó levelekről futárjegyzéket kell kiállítani.

(4) A hivatali tárhelyen keresztül történő kézbesítésről

(5) A hivatali tárhelyhez ügykezelőként iratküldési jogosultsággal az III munkatársai, a titkársági munkatársak, valamint a bírósági kapcsolattartásra feljogosított munkatársak rendelkeznek.

(6) Az elektronikus levélben továbbítandó küldeményeket az expediálást végző személy továbbítja, a feladatkörhöz kapcsolódóan létrehozott csoportos vagy virtuális levelezési címről.

(7) Személyes kézbesítésre kivételes esetben, a kiadmányozó indokolt írásbeli megkeresése alapján van lehetőség. A személyes kézbesítést az III munkatársa hajtja végre.

35. § (1) Az elintézett papíralapú ügy ügyiratát (a továbbiakban: elintézett ügyirat) irattári tételszámmal ellátva az ügy elintézésétől számított tizenöt napon belül a Központi Irattárba kell adni. Az ügyiratot

(2) A 16. § (7) bekezdése szerinti hiteles elektronikus másolat elkészítését követően az irat iktatásáért felelős munkatárs gondoskodik az eredeti papíralapú irat irattárba adásáról, amelyet a nem iktatással nyilvántartott irategyüttes részeként kell megőrizni.

(3) A 4. § (2) bekezdésétől eltérően az irattározási feladatokat – az irattári nyilvántartások vezetését is ideértve – a Központi Irattárnak a versenytanácsi döntéssel befejezett versenyfelügyeleti eljárások iratainak tekintetében a Döntéshozatalt Támogató Iroda, minden más ügyirat esetében az III látja el. Az átmeneti irattárral összefüggő irattározási feladatokat az adott szervezeti egység látja el.

36. § (1) A szervezeti egység minden naptári hónap végén elvégzi az irattári átadások ellenőrzését, és haladéktalanul intézkedik az elintézett, de irattárba még le nem adott ügyiratok irattárba adásáról.

(2) Az irattárba helyezés időpontját az iratkezelő programban az irattározásra kijelölt munkatárs rögzíti.

37. § (1) Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell kialakítani. Az irattárban az ügyiratokat évek, azon belül tételszámok, a tételszámokon belül pedig az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

(2) Az irattárban elhelyezett iratokat az irattározási feladatot ellátó iratkezelési munkatárs rendezi, megfelelő tárolóeszközökbe helyezi, az iratállományról nyilvántartást és segédleteket készít, biztosítja az irattár szakszerű használatát, felügyeli az irattári kölcsönzést, közreműködik az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban.

(3) A Hivatal munkatársai – visszahozatali kötelezettség mellett – a Központi Irattárból az III iratkezelési munkatársa, a versenytanácsi döntéssel befejezett eljárások iratainak tekintetében a Döntéshozatalt Támogató Iroda titkársági munkatársa közreműködésével kölcsönözhetnek ügyiratot hivatalos használatra.

(4) Korlátozottan megismerhető irat csak az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének engedélyével annak számára kölcsönözhető, aki az irat korlátozottan megismerhető adattartalmának megismerésére jogosult.

(5) Az irattárba helyezett iratokról, illetve azok mozgásáról az iratkezelő programban elektronikus nyilvántartást (segédleteket) kell vezetni.

38. § (1) Az ügyintéző szervezeti egység az ezen utasításban meghatározott esetben és időpontban, továbbá a papír alapú ügyirat irattárba adásakor az adott ügyirathoz tartozó iratok − iktatókönyvbeli nyilvántartással megegyező − listáját tartalmazó iratjegyzéket (a továbbiakban: iratjegyzék) készít, és azt az előadói ívhez csatolja. Az iratjegyzék a következő adatokat tartalmazza:

(2) Az (1) bekezdésben foglaltakon kívül az iratjegyzéken az egyes iratokhoz kapcsolódóan fel kell tüntetni a 28. § (2) és (3) bekezdése szerinti adatokat is.

(3) A 11. § (2) bekezdésével is összhangban az iratjegyzék korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazhat.

39. § Az elektronikusan kezelt és megőrzött ügyirathoz az irattárba adáskor nem kell külön csatolni az iratjegyzéket.

40. § (1) Az irattári tervben meghatározott őrzési idő lejártát követően az irattári anyag selejtezhető iratait selejtezni kell.

(2) A selejtezéshez három tagú selejtezési bizottságot kell felállítani. A selejtezési bizottság irányítására olyan munkatársat kell kijelölni, aki az iratok tartalmi jelentőségét és selejtezhetőségét érdemben meg tudja ítélni. A bizottság vezetője az III egy munkatársa.

(3) A selejtezési bizottság előkészíti a 6. melléklet szerinti tartalommal az iratselejtezési jegyzőkönyvet, valamint az iratselejtezési jegyzőkönyv mellékleteként a 6. melléklet szerinti az iratjegyzéket.

(4) Az iratselejtezési jegyzőkönyvet és az iratjegyzéket 1-1 példányban, iktatás után az III vezetője részére kell megküldeni, aki jóváhagyását követően azokat a Magyar Nemzeti Levéltárnak továbbítja a selejtezés engedélyezése végett.

(5) Ha a Magyar Nemzeti Levéltár valamely tétel vagy ügyirat selejtezéséhez nem járul hozzá, a visszatartott iratot a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, és eredeti irattári helyére vissza kell helyezni.

(6) A selejtezés időpontját fel kell tüntetni az iratkezelő programban.

41. § (1) A nem selejtezhető iratokat tartalmazó elintézett ügyiratok Magyar Nemzeti Levéltárnak történő átadása időpontját az iratkezelés felügyeletét ellátó személy egyezteti a Magyar Nemzeti Levéltárral.

(2) Az ügyirat levéltárba adásakor az iratkezelő programból törölni kell a Hivatalba érkezett vagy a hivatali munkavégzés során keletkezett elektronikus iratot.

(3) Elektronikus levéltárba adás esetén az elektronikus átvételi csomagot az III készíti elő az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet szabályainak megfelelően. Az elektronikus levéltári átvétel módját az III vezetője kérdés esetén egyezteti a Magyar Nemzeti Levéltárral.

42. § (1) Ha valamely szervezeti egység megszűnik vagy feladatkörét más szervezeti egység veszi át, a megszűnő, illetve feladatokat átadó szervezeti egység vezetője gondoskodik az átadott feladatkörbe tartozó folyamatban levő ügyek iratainak a feladatkört átvevő szervezeti egység részére tételes jegyzékkel történő átadásáról. A jegyzék a feladatkör átadás-átvételéről felvett jegyzőkönyv mellékletét képezi.

(2) A megszűnő vagy feladatkörét átadó szervezeti egység vezetőjénél és munkatársainál lévő – nem iktatott – iratokat selejtezés előtt meg kell vizsgálni, hogy nem tartalmaznak-e olyan információt, amely maradandó értéket képvisel. A nem selejtezhető iratokat iktatni kell, majd a feladatkört átvevő szervezeti egységnél vagy az irattárban kell elhelyezni.

(3) Ha egy feladatkör megszűnik, a megszűnő feladatkört ellátó szervezeti egység vezetője gondoskodik az iratok selejtezéséről vagy irattárba helyezéséről.

(4) A hivatali feladatkörök átadása-átvétele során a folyamatban lévő ügyek irataival, valamint a feladatkörét átadó munkatársnál lévő egyéb iratokkal az átadó munkatárs elszámol a szervezeti egység vezetője, a feladatkört átvevő munkatárs, továbbá az irattár felé.

43. § A Hivatal feladatkörének megváltozása esetén a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben és annak végrehajtási rendeletében foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a kezelésébe tartozó valamennyi küldemény és ügy iratainak tételes elszámoltatásáról, átadás-átvételéről, további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. Az átadás során az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az ügyiratok utolsó iktatószámát, és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

44. § A meghallgatás vagy tárgyalás során benyújtott, továbbá a szemle vagy a helyszíni kutatás során birtokba vett iratot, a vizsgáló által feltárt és felhasználásra kerülő egyéb bizonyítékot az eljárási cselekményről készült jegyzőkönyvhöz vagy hivatalos feljegyzéshez kell mellékelni. Az ilyen iratot a GVH másolatkészítési szabályzata szerint hiteles elektronikus iratként szintén a jegyzőkönyvhöz, feljegyzéshez mellékelt elektronikus iratként kell kezelni, a mellékelt elektronikus iratokat szükség szerint sorszámozni kell, és a későbbiekben (pl. vizsgálati jelentésben) ily módon kell rájuk hivatkozni. A mellékelt elektronikus iratot szintén csatolni kell az iratkezelő programban.

45. § (1) Papíralapú iratnak vagy irat meghatározott részének más papíralapú ügyiratból történő átemelését az eredeti ügyirathoz tartozótól eltérő másik ügyirat irataként iktatott feljegyzés útján kell megtenni úgy, hogy az átemelt iratot vagy iratrészt másolatban a feljegyzéshez mellékelt iratként kell csatolni. Az eredeti irat az eredeti ügyiratban marad. Ha az átemelt irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmaz, ezt a tényt a feljegyzésben rögzíteni kell.

(2) Az (1) bekezdéstől eltérően a nélkülözhetetlen bizonyíték szolgáltatása keretében beérkezett irat versenyfelügyeleti eljárás iratai közé történő átemeléskor az eredeti papíralapú iratot a versenyfelügyeleti eljárás iratai közé kell helyezni, és a másolati példányt kell az eredeti papíralapú ügyiratban hagyni.

(3) Papíralapú iratnak vagy irat meghatározott részének elektronikus ügyiratba történő átemelése esetén a papíralapú iratról a másolatkészítési szabályzat alkalmazásával hiteles elektronikus másolatot kell készíteni. Az eredeti irat az eredeti ügyiratban marad. Ha az átemelt irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmaz, a 28. §-ban meghatározott szabályok szerint kell eljárni.

(4) Elektronikus iratnak vagy irat meghatározott részének papíralapú ügyiratba történő átemelése esetén az elektronikus iratról hiteles papíralapú másolatot kell készíteni és az eredeti ügyirattól eltérő másik ügyirat irataként iktatott feljegyzéshez kell mellékelni. Az eredeti irat az eredeti ügyiratban marad. Ha az átemelt irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmaz, ezt a tényt a feljegyzésben rögzíteni kell.

46. § (1) Az X-iktatókönyvbe tartozó iratok kivételével

(2) A P-, illetve a B-iktatókönyvben nyilván kell tartani a panaszos, illetve a bejelentő nevét és címét is, ha az nem azonos a küldő adataival.

47. § (1) Elektronikus iratjegyzéket kell készíteni a bejelentéssel kapcsolatos eljárás iratainak a bíróság részére történő megküldésekor.

(2) Az elintézett elektronikus ügyirat irattárba helyezését az ügyintéző szervezeti egység kezdeményezi.

48. § A P-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus, a papíralapon érkezett vagy küldött iratokról a másolatkészítési szabályzat szerint hiteles elektronikus iratot kell készíteni, a papíralapú iratok az irattári tervben meghatározott tételszámon kerülnek megőrzésre.

49. § (1) Az – X-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – ÖB iktatókönyvben kell nyilvántartani az összefonódás-bejelentési űrlapot, az összefonódás-bejelentés elintézésével kapcsolatos eljáráshoz kapcsolódó iratokat, a Tpvt. 25/B. § (2) bekezdése szerinti tájékoztatást szolgáló űrlapot, valamint a Tpvt. 25/B. §-a szerinti tájékoztatással kapcsolatos eljáráshoz kapcsolódó iratokat.

(2) Az ÖB-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus, a papíralapon érkezett vagy küldött iratokról a másolatkészítési szabályzat szerint hiteles elektronikus iratot kell készíteni, a papíralapú iratok az irattári tervben meghatározott tételszámon kerülnek megőrzésre.

50. § (1) A VJ-iktatókönyvben kell nyilvántartani – az X- és az ENG-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – a versenyfelügyeleti eljáráshoz kapcsolódó iratokat, ideértve az eljárásban hozott döntés bírósági felülvizsgálata során keletkező iratokat is.

(2) A versenyfelügyeleti eljárás szétválasztása esetén gondoskodni kell a releváns iratoknak az új ügyiratba történő átadásáról vagy átemeléséről. A leválasztott eljárásra vonatkozóan a szétválasztást megelőzően keletkezett elektronikus iratokat az új ügyiratban a szétválasztásra vonatkozó, az új ügyiratba átemelt elektronikus iratokat felsoroló, az új ügyirat kezdőirataként iktatott feljegyzéshez mellékelt elektronikus iratként kell elhelyezni. Papíralapú iratkezelés esetén a leválasztott eljárásra vonatkozóan a szétválasztást megelőzően keletkezett iratokat az új ügyiratban a szétválasztásra vonatkozó, az új ügyiratba átemelt iratokat felsoroló, az új ügyirat kezdőirataként iktatott feljegyzéshez mellékelt iratként kell elhelyezni. Ha a leválasztott eljárásra vonatkozó iratok az eredeti eljárás tekintetében is relevánsak, az eredeti iratot az eredeti ügyiratban kell megtartani, és az új ügyiratban másolatot kell elhelyezni.

(3) A versenyfelügyeleti eljárások egyesítése esetén az érintett eljárások főszámának fenntartása mellett az egyesítést követően keletkező és érkező iratokat valamennyi érintett ügyiratba megfelelően iktatni kell. Az egyesített papíralapú ügyirat előadói ívén az ügyek főszámát tartalmazó iktatószámok felsorolása után az „egyesített ügyek” megjelölést fel kell tüntetni. Az egyesítés tényét az iratkezelő programban is egyértelműen jelezni kell, és biztosítani kell az egyesítés folytán összetartozó főszámok azonosíthatóságát.

(4) A megismételt versenyfelügyeleti eljárás és az utóvizsgálat iratait új főszámon kell iktatni. A megismételt eljárás, illetve az utóvizsgálat és az alapeljárás ügyiratát szerelni kell, az iktatókönyvben a megismételt eljárás vagy utóvizsgálat főszámánál fel kell tüntetni az alapeljárás ügyiratának főszámát.

(5) Az egyezségi eljárásban tett nyilatkozat az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg. A nyilatkozat iktatási adatait az iratkezelő programban rögzíteni kell, a papíralapú iratot külön előadói ívben kell elhelyezni. Az ilyen iratról másolat csak kivételes esetben, az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával készíthető. Az elkészült másolatokat külön alszámon nyilván kell tartani.

(6) A kutatási másolat, köztes munkamásolat, illetve vizsgálati munkamásolat az irathoz nem csatolható.

51. § Iratjegyzéket kell készíteni a versenyfelügyeleti eljárás iratainak a bíróság részére történő megküldésekor.

52. § Az elintézett elektronikus ügyirat irattárba helyezését versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a Döntéshozatalt Támogató Iroda, vizsgálói megszüntetéssel befejezett eljárás esetén az ügyintéző szervezet kezdeményezi.

53. § (1) Az X-iktatókönyvben kell nyilvántartani – kapcsolódó eljárásonként, illetve a helyszíni kutatás előzetes bírósági engedélyezését megalapozó engedékenység iránti kérelmenként külön főszámon – a belső iratokat.

(2) A kezdőirat iktatása során az iratkezelő programban fel kell tüntetni, hogy az ügyirat melyik panasszal, bejelentéssel, összefonódás-bejelentéssel, Tpvt. 25/B. §-a szerinti tájékoztatással kapcsolatos vagy mely versenyfelügyeleti eljáráshoz, engedékenységi kérelemhez, ágazati vizsgálathoz vagy gyorsított ágazati vizsgálathoz kapcsolódik, és az iratkezelő programban a P-, B-, ÖB-, VJ-, ENG- vagy AL-iktatókönyv és az X-iktatókönyv főszámához tartozó ügyiratok kapcsolódását egyértelműen fel kell tüntetni.

54. § (1) Az X-es iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja – az 55. § (1) bekezdésében meghatározott kivétellel – elektronikus.

(2) Az elektronikus ügyirat irattárba helyezését versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a Döntéshozatalt Támogató Iroda, vizsgálói megszüntetéssel befejezett eljárás esetén az ügyintéző szervezeti egység kezdeményezi.

55. § (1) Az ENG-ügyirathoz kapcsolódó X-iktatókönyvben iktatott irat, valamint az egyezségi eljárásban tett nyilatkozattal összefüggő, X-iktatókönyvben iktatott irat az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg. Az ilyen iratoknak az iktatási adatait az iratkezelő programban rögzíteni kell, a papíralapú iratot külön előadói ívben kell elhelyezni, az iratkezelő programban az irat típusa mezőben fel kell tüntetni az irat papíralapú tényét. Az ilyen iratról másolat csak kivételes esetben, az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával készíthető. Az elkészült másolatokat külön alszámon nyilván kell tartani.

(2) A papíralapú iratok esetén a Hivatalon kívülre történő továbbításkor az X-iktatókönyvben iktatott iratokat az előadói ívvel együtt ki kell emelni a kapcsolódó eljárás ügyiratából.

(3) A papír alap iratok megőrzésének helyére és irattárba adására a kapcsolódó, versenyfelügyeleti eljárás, illetve engedékenységi kérelemhez kapcsolódó eljárás ügyirataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

56. § (1) Az ENG-iktatókönyvben kell nyilvántartani kérelmenként külön főszámon az engedékenységi iratokat.

(2) A kezdőirat iktatása során – ha az ügyben versenyfelügyeleti eljárás indult – az iratkezelő programban fel kell tüntetni, hogy az ügyirat melyik versenyfelügyeleti eljáráshoz kapcsolódik, és a VJ-iktatókönyv és az ENG-iktatókönyv főszámához tartozó ügyiratok kapcsolódását egyértelműen jelezni kell.

57. § (1) Az ENG-iktatókönyvhöz iktatási jogosultsággal az III és a Döntéshozatalt Támogató Iroda titkársági munkatársa, olvasási jogosultsággal pedig kizárólag az ügyben eljáró vizsgáló és az eljáró versenytanács tagja férhetnek hozzá.

(2) Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat külön előadói ívben kell elhelyezni. Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratok előadói ívén fel kell tüntetni a „Korlátozottan megismerhető irat, a Tpvt. 78/A. § (2) bekezdés a) pontja szerinti kérelem” megjegyzést.

(3) Iratjegyzéket kell készíteni

58. § (1) Ha az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott irat vagy annak valamely része az eljárás során bizonyítékként kerül felhasználásra, azt az eljáró versenytanácsnak a bírság mellőzése vagy csökkentése iránti kérelem törvényi feltételeknek való megfelelősége tárgyában hozott végzés meghozatalát követően a kapcsolódó VJ-ügyirat részévé kell tenni.

(2) Ha az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat vissza kell szolgáltatni a kérelmezőnek, az iratok visszaszolgáltatásáról feljegyzést kell készíteni, amelyben rögzíteni kell a visszaszolgáltatott iratok iktatószámát.

59. § (1) Az ENG-iktatókönyvben iktatott irat az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg. Az ilyen iratról másolat csak kivételes esetben, az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával készíthető. Az elkészült másolatokat külön alszámon nyilván kell tartani.

(2) Az iratok megőrzésének helyére és irattárba adására a kapcsolódó versenyfelügyeleti eljárás ügyirataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. Ha nincs ilyen kapcsolódó eljárás, akkor az iratok megőrzésének helye a Központi Irattár. Az elintézett ügyiratot versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a Döntéshozatalt Támogató Iroda, egyéb esetben az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

60. § (1) Az EC-iktatókönyvben kell nyilvántartani – az X- és az ENG-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – az ECN, illetve az ECA keretében folytatott együttműködéssel összefüggő iratot.

(2) Az EC-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus. A papíron érkezett vagy küldött iratokról a másolatkészítési szabályzat szerint hiteles elektronikus iratot kell készíteni, a papíralapú iratok az irattári tervben meghatározott tételszámon kerülnek megőrzésre.

(3) A 22. § e) pontjától eltérően az ECN-ET rendszerből, illetve az ECN-ügyregiszterből letöltött, az adott rendszerben csak külön egyedi kóddal hozzáférhető elektronikus iratot vagy ilyen iratból származó adatot tartalmazó iratot abban az esetben is iktatni kell, ha az további intézkedést nem igényel.

61. § (1) A VP-iktatókönyvben kell nyilvántartani a versenypártolási iratokat, ideértve az ügyirat tárgyát képező intézkedés, jogszabálytervezet és szabályozási koncepció utóéletével kapcsolatos iratokat.

(2) A VP-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus.

(3) Az elintézett elektronikus ügyirat irattárba helyezését a Jogi Támogató Iroda kezdeményezi.

62. § A HR-iktatókönyvben kell nyilvántartani a Humánerőforrás és Koordinációs Irodánál keletkezett vagy oda beérkező személyzeti vagy munkaügyi tárgyú iratokat.

63. § (1) Az AL-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus.

(2) Az AL-iktatókönyvben kell nyilvántartani a más iktatókönyvbe nem tartozó iratokat.

(3) Az AL-iktatókönyvben nyilvántartott iratokhoz – az ágazati vizsgálattal, a gyorsított ágazati vizsgálattal, illetve a piacelemzéssel kapcsolatos irat kivételével – az ügyintéző 12. § (1) bekezdése szerinti eltérő rendelkezéséig a korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó iratokhoz való hozzáférés szabályai szerint lehet hozzáférni. Az ügyintéző az irat beérkezésétől számított öt munkanapon belül megvizsgálja az ilyen iratot abból a szempontból, hogy az tartalmaz-e korlátozottan megismerhető adatot, és ennek megfelelően rögzíti, illetve módosítja az iratkezelő programban a 28. § (2) és (3) bekezdésében meghatározott adatokat.

(4) Az elintézett ügyirat irattárba helyezését az ügyintéző szervezeti egység kezdeményezi.

64. § (1) Az I-iktatókönyvben kell nyilvántartani az integritássérelmi események kezelésével összefüggésben keletkezett iratot.

(2) Az I-iktatókönyvhöz az integritás tanácsadó férhet hozzá.

(3) Az I-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú, azzal, hogy az ügyirathoz elektronikus irat nem csatolható.

65. § (1) Papíralapú iktatókönyvet ÜZ jelöléssel kell alkalmazni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelési program üzemzavara miatt a programhoz való hozzáférés több, mint 24 órán keresztül nem biztosított.

(2) A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott iratokat haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal a hitelesítés szabályai szerint erre a célra, megnyitott, „ÜZ” („üzemzavar”) egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

(3) Az iktatószám tartalmazza az iktatókönyv azonosítóját (ÜZ), a perjellel elválasztott, ügyiratot jelölő főszámot, a kötőjellel kapcsolt, iratot jelölő alszámot és a főszám perjellel elválasztott iktatási évét. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési programba be kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

(4) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő vízszintes és átlós vonallal (Z) kell a zárást elvégezni, rögzítve az utolsóként használt sorszámot és a lezárás időpontját, majd azt a keltezést követően aláírással kell hitelesíteni. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

66. § Ez az utasítás 2024. január 1-jén lép hatályba.

67. § (1) Ha a főszámot a jelen utasítás hatálybalépését megelőzően iktatták, az irat kezelésére a jelen utasításban foglalt szabályokat az ezen alcímben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A Gazdasági Versenyhivatal iratkezelési szabályzatáról szóló 2/2015. (II. 16.) GVH [2/2015. (II. 27.) GVH] utasítás szerint papíralapon kezelt iratokat az ügy elintézéséig papíralapon kell kezelni.

(3) A tértivevény hivatali tárhelyről történő letöltését és nyomtatását követően azon el kell helyezni az érkezés dátumát jelző bélyegzőt.

(4) Az irat expediálását követően a papíralapú kiadmány egy példányát el kell helyezni az előadói ívben. Ha az iratban foglalt intézkedéshez külön utasítás szerint a kiadmányozón kívül más személy jóváhagyása is szükséges, a jóváhagyás tényét az előadói ívben maradó kiadmánypéldányon a jóváhagyó dátummal ellátott aláírásával vagy kézjegyével kell jelezni. Az előadói ívben maradó kiadmánypéldányra „exp.:” jelzést követően fel kell jegyezni a címzettnek továbbítás dátumát.

(5) Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat a kapcsolódó eljárás ügyiratához tartozó előadói íven belül külön előadói ívben kell elhelyezni.