12/2023. (X. 12.) GFM utasítás

1. § A Gazdaságfejlesztési Minisztérium reprezentációs és protokollkiadásainak felhasználását az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. § (1) Jelen utasítás hatálya kiterjed minden, a Gazdaságfejlesztési Minisztériumban (a továbbiakban: GFM) a kormányzati igazgatásról szóló 2018. évi CXXV. törvény alapján kormányzati szolgálati jogviszonyban, politikai szolgálati jogviszonyban, biztosi jogviszonyban, munkaviszonyban, megbízási jogviszonyban, valamint egyéb jogviszonyban (kirendelt, átvezényelt) foglalkoztatott személyre (a továbbiakban együtt: munkatárs), a GFM szervezeti egységeire.

(2) Az utasítás hatálya kiterjed a XXIII. Gazdaságfejlesztési Minisztérium fejezetének Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetés terhére elszámolható reprezentációhoz kapcsolódó kiadásaira, protokoll kiadásaira, valamint tolmácsolási szolgáltatás ellátására.

2. § Az utasítás alkalmazásában

3. § (1) Helyi és külső reprezentációs keretre jogosult – a kinevezést, megbízást követően – a miniszter, a miniszteri kabinetfőnök, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár a kormánybiztos és az önálló szervezeti egységet vezető főosztályvezető.

(2) A közigazgatási államtitkár az adott év intézményi költségvetésének a terhére írásban dönt az (1) bekezdésben foglalt személyek részére tárgyévben rendelkezésre álló keretekről, azok tartalmáról. Az adott évi keretek meghatározásáig az előző évi keretfelosztás az irányadó.

(3) Az éves reprezentációs keret összege havonta időarányosan használható fel. Előleg a 3. függelék kitöltésével igényelhető.

(4) Ha a helyi és külső reprezentációs keret igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, úgy a személyi reprezentációs keret a kinevezés időpontjától időarányosan igényelhető, amelyhez a kinevezési okirat másolatának Gazdálkodási Főosztályra történő megküldése szükséges.

(5) A tárgyhavi reprezentációs keret fel nem használt része tárgyhónapot követő hónapokban utólagos elszámolással használható fel.

(6) A tárgyévi reprezentációs keret a tárgyévet követő évben nem használható fel.

(7) A Gazdálkodási Főosztály a helyi és külső reprezentációs kiadásokat a közigazgatási államtitkár által meghatározott keretösszegre való tekintettel személyenként – a számlák leadását követően – tartja nyilván.

4. § (1) A rendezvényekkel kapcsolatos feladatok összehangolása érdekében a Gazdálkodási Főosztály a Rendezvény és Protokoll Főosztállyal együttműködésben megküldi a miniszter közvetlen irányítása alá tartozó államtitkárságok részére a rendezvénytervezéshez szükséges felmérő adatlapot.

(2) Az államtitkárságok évente november 30. napjáig visszaküldik rendezvénytervüket – az elemi költségvetés tervezésének folyamatába építve –, amelyet a Gazdálkodási Főosztály a Rendezvény és Protokoll Főosztállyal együttműködésben összesít.

(3) A rendezvényterv forrásaként a GFM igazgatás költségvetésében jóváhagyott reprezentációs keret szolgál. A közigazgatási államtitkár az adott év intézményi költségvetésének a terhére – a Gazdálkodási Főosztály és a Pénzügyi Szabályozásért és Gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján – írásban dönt a tárgyévben rendelkezésre álló rendezvénykeretről.

(4) A rendezvénykeret jobb tervezhetősége érdekében – a nem tervezett rendezvényekre – a tárgyév elején a rendezvénytervben rendelkezésre álló összeg 20%-a tartalékalapot képez.

5. § (1) A GFM hivatalos reprezentációs költségeinek fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékfizetési kötelezettségeket a GFM tárgyévi intézményi költségvetése tartalmazza.

(2) A reprezentációs kiadások csak a GFM nevére és címére (Gazdaságfejlesztési Minisztérium, 1011 Budapest, Vám utca 5–7., adószám: 15848398-2-41) kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény vonatkozó előírásainak megfelelően kiállított bizonylat fogadható el, amelyet a Gazdálkodási Főosztály köteles tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

(3) Külföldi tartózkodás esetén a reprezentációról kiállított bizonylaton feltüntetendő minimális tartalom: a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója, bizonylat kiállításának dátuma, a bizonylatot kiállító gazdálkodó neve, címe, vásárolt termék vagy igénybevett szolgáltatás megnevezése, darabszáma, ellenértéke, fizetendő adó összege. Törekedni kell, hogy a bizonylaton szerepeljen a GFM neve és címe.

(4) A rendezvény reprezentációra a közigazgatási államtitkár előzetes engedélye szükséges. A közigazgatási államtitkár engedélye a 2. függelék szerinti „Igénybejelentő lap és engedély rendezvények/ünnepségek reprezentációs költségeinek elszámolásához” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével kérhető.

(5) Az igénylő szervezeti egység a rendezvény reprezentáció elszámolásához az eredeti számlát, az aláírt eredeti 2. függelék szerinti igénylőlapot és bruttó 200 000 forintot meghaladó rendezvény reprezentáció beszerzés esetén a 6. függelék szerinti „Számla kifizetését megalapozó teljesítésigazolást” megküldi a Gazdálkodási Főosztály részére.

(6) A bruttó 200 000 forintot el nem érő rendezvény reprezentáció beszerzés teljesítésigazolása a számlán történik.

(7) A reprezentációs keret felhasználására jogosult személy jogosult meghatalmazás útján az előleg felvételének és elszámolásának jogát az általa meghatározott személy részére átruházni a 4. függelék szerinti „Meghatalmazás” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével és a Gazdálkodási Főosztályra történő eljuttatásával. A felhasznált reprezentációs keret teljesítésének igazolására a reprezentációs keret felhasználására jogosult személy, illetve a meghatalmazott személy egyaránt jogosult.

(8) A helyi és külső reprezentációs keret terhére igényelt előleg nem haladhatja meg a havi keret összegét. Az előleg felhasználásának határideje a tárgyhónap utolsó napja. Az előleg elszámolásának határideje a felvételtől számított 30 nap. A december hónapra felvett előlegekkel történő elszámolás, valamint a reprezentációs számlák leadásának végső határideje adott év december 15. napja.

(9) Amennyiben az előleg felvételétől számított 30 napig a felvevő a felvett előleggel nem számol el, illetve nem fizeti vissza, az el nem számolt előleg összege a felvevő egyéb adóköteles jövedelmének minősül. A felvevő a határidőben vissza nem fizetett előleg összegéért kártérítési felelősséggel tartozik.

(10) A helyi és külső reprezentáció beszerzésének elszámolása a számla megküldésével és a 8. függelék szerinti „Elszámolás személyi reprezentációs kiadásokról” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével történik.

(11) A helyi és külső reprezentáció során kiállításra került kiadási számlákkal a felhasználás függvényében havonta, folyamatosan kell elszámolni a Gazdálkodási Főosztály felé. Következő időszakra szóló előleg felvételére csak az előző időszakra felvett előleg elszámolását követően van lehetőség.

(12) Az utólagos elszámolással – előleg felvétele nélkül – benyújtott számlák pénzügyi rendezése átutalással történik.

(13) A VIP kártyával rendelkező személyek reprezentációs kiadásai VIP kártyával is kiegyenlíthetőek utólagos elszámolási (belföldi számla vagy külföldi bizonylat) leadási kötelezettség mellett.

(14) A felhasznált reprezentációs keret kötelezettségvállalására a reprezentációs kerettel rendelkező vezető jogosult.

(15) Miniszter részére igényelt reprezentációs kiadások kötelezettségvállalására, teljesítésigazolására a miniszter, a miniszteri titkárság titkárságvezetője, vagy a miniszter által írásban kijelölt személy jogosult.

6. § (1) A külföldi és belföldi állami vezetők, kiemelt ügyfelek, szakmai partnerek részére üzleti-protokoll ajándék szerezhető be.

(2) Az üzleti protokollajándék beszerzése a közigazgatási államtitkár egyedi engedélyéhez kötött.

(3) A tárgyévben ajándékozásra rendelkezésre álló miniszteri keretről a közigazgatási államtitkár az adott évi intézményi költségvetésének a terhére év elején írásban dönt.

(4) Az üzleti protokollajándék beszerzése az 5. függelék szerinti „Üzleti protokollajándék beszerzése igénylőlap” elnevezésű nyomtatvány kitöltésével írásban igényelhető, amelyet a Gazdálkodási Főosztály vezetője részére kell továbbítani pénzügyi ellenjegyzésre.

(5) Az igénylő szervezeti egység az üzleti protokollajándékhoz kapcsolódó kiadások elszámolásához az eredeti számla, az aláírt eredeti 5. függelék szerinti igénylőlap, az aláírt eredeti 6. függelék szerinti teljesítésigazolást megküldi a Gazdálkodási Főosztály részére.

(6) A bruttó 200 000 forintot el nem érő üzleti protokollajándék beszerzés teljesítésigazolása a számlán történik.

(7) A VIP kártyával rendelkező személyek protokoll célú ajándék kiadásai VIP kártyával is kiegyenlíthetőek utólagos elszámolási (belföldi számla vagy külföldi bizonylat leadási) kötelezettség mellett.

7. § (1) A konszekutív és szinkrontolmácsolási szolgáltatás megrendelésének kezdeményezése és a tolmácsolási tevékenységgel kapcsolatos ügyintézési feladatok ellátása a szakmailag érintett szervezeti egység vezetőjének feladatkörébe tartozik. Tolmácsolási szolgáltatás a 7. függelék szerinti igénylőlap kitöltésével igényelhető.

(2) A fél óránál rövidebb időtartamú, speciális szaknyelvi tudást nem igénylő, követő tolmácsolási feladatok esetén – a költséghatékonyság érdekében – a szakmailag érintett szervezeti egység köteles megvizsgálni, hogy a GFM szakmai munkatársai között van-e a feladattal megbízható olyan munkatárs, aki a feladat ellátását – tekintettel az álláshelyén ellátandó feladataira, illetve munkakörére és az ellátandó feladataira – elvállalja.

(3) Az igényelt tolmácsolási szolgáltatások kötelezettségvállalására az igénylő szervezeti egység vezetőjét irányító kormányzati vezető, a teljesítésigazolására az igénylő szervezeti egység vezetője, akadályoztatása esetén az általa írásban megbízott személy jogosult, és a Gazdálkodási Főosztály előzetes pénzügyi ellenjegyzése is szükséges. Kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló szolgáltatások, melyek esetében a projektekhez kapcsolódó egyedi miniszteri utasítások az irányadók.

(4) Miniszter részére igényelt tolmácsolási szolgáltatások kötelezettségvállalására, teljesítésigazolására a miniszter, miniszteri titkárság titkárságvezetője, akadályoztatása esetén a miniszter által írásban kijelölt személy jogosult.

(5) A teljesített szolgáltatást követően a Gazdálkodási Főosztály részére kerül megküldésre az eredeti számla, az eredeti aláírt 7. függelék szerinti igénylőlap és a 6. függelék szerinti teljesítésigazolás.

(6) A bruttó 200 000 forintot el nem érő tolmácsolási szolgáltatások teljesítésigazolása a számlán történik.

(7) A bruttó 200 000 forintot elérő vagy azt meghaladó tolmácsolási szolgáltatások esetében megrendelőlap vagy szerződéskötés, a kötelezettségvállaláshoz a közigazgatási államtitkár jóváhagyása is szükséges.