14/2023. (IV. 3.) HM utasítás

1. § Ezen utasítás hatálya a honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2021. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Hvt.) 3. § 14. pontja szerinti honvédelmi szervezetre és a honvédelemért felelős miniszter által az állam nevében alapított, honvédelmi szervezetnek nem minősülő többcélú szakképző intézményre, ezek személyi állományára, az önkéntes tartalékos katonák, a honvéd tisztjelöltek, a honvéd altisztjelöltek, a nyugállományú katonák, a honvédségi nyugdíjasok és hadiállapotban a hadkötelesek azonosító okmánnyal történő ellátására terjed ki.

2. § Ezen utasítás alkalmazásában az azonosító okmány, a honvédelmi igazolvány, a külszolgálati okmány és az okmányellátásban részesülő személy fogalmakon a honvédelmi ágazatban használt azonosító okmányok és igazolások kiadására és kezelésére vonatkozó eljárási szabályokról szóló 5/2023. (IV. 3.) HM rendelet 2. §-a szerinti definíciókat kell érteni.

3. § A szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványok jogosítanak a honvédségi gyógyintézmények, kulturális és sportlétesítmények szolgáltatásainak igénybevételére, kedvezményes dolgozói díjcsomagokra, honvédelmi szervezetek által megkötött vásárlói kedvezmények igénybevételére.

4. § (1) Az azonosító okmányok előállítási költségei a Honvédséget terhelik.

(2) Első alkalommal, valamint az azonosító okmányon feltüntetett adatok változása, továbbá az érvényességi idő lejárta miatt szükségessé vált okmánycsere esetén az azonosító okmány kiadása térítésmentes.

(3) A honvédelmi igazolvány az okmányellátásban részesülő személynek felróható elvesztése, megrongálódása vagy megsemmisülése esetén az okmányellátásban részesülő személyt az új igazolvány előállítási költségének és az eljárás költségeinek a megtérítésére kell kötelezni.

(4) A honvédelmi igazolványok előállítási költségére vonatkozó adatokat a Honvédség katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervének okmányellátásért felelős szervezeti eleme (a továbbiakban: Okmánykezelő Iroda) által évente április 30-ig a Honvédelmi Közlönyben közzétett tájékoztatója tartalmazza.

5. § Az azonosító okmányok kiállítását kizárólag közokirat, okirat, írásos határozat alapján lehet igényelni. Az adatok és adatváltozások bejegyzésének hitelességéért a személyügyi szerv és a katonai igazgatási szerv vezetője a felelős.

6. § (1) A szolgálati igazolványt és a munkáltatói igazolványt az 1. melléklet, a nyugdíjas igazolványt a 2. melléklet, a hatósági és ellenőri igazolványt a 3. melléklet, a katonai rendész igazolványt és a belföldi katonai futár igazolványt a 4. melléklet szerinti névjegyzéken, a 6. melléklet szerinti Igazolvány Igénylő Lap alkalmazásával kell igényelni az Okmánykezelő Irodától. A névjegyzékek és az Igazolvány Igénylő Lap kitöltési útmutatóját a 7. melléklet tartalmazza.

(2) Az okmányigényléshez szükséges Igazolvány Igénylő Lapokat az Okmánykezelő Iroda biztosítja a honvédelmi szervezet és a honvédelmi miniszter által az állam nevében alapított szakképző intézmény igénylése alapján. Az okmányigényléshez kizárólag az Okmánykezelő Iroda által megküldött Igazolvány Igénylő Lapokat lehet felhasználni.

(3) A honvédelmi igazolványok az igénylés beérkezésétől számított 30 munkanapon belül kerülnek kiállításra.

(4) A (3) bekezdésben foglalt ügyintézési határidő indokolt esetben, a Honvédség katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervének parancsnoka által, az irányadó határidő lejárta előtt egy alkalommal legfeljebb 30 nappal meghosszabbítható. Az igénylő honvédelmi szervezetet és a honvédelmi miniszter által az állam nevében alapított szakképző intézményt az ügyintézési határidő meghosszabbításáról írásban értesíteni kell.

(5) A személyügyi szerv és a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv a honvédelmi igazolványok előállításához szükséges idő figyelembevételével tervezi és igényli azok cseréjét.

(6) Az Okmánykezelő Iroda a honvédelmi igazolványon feltüntetett érvényességi idő lejártát legfeljebb 90 nappal megelőzően kezdeményezett igényléseket teljesíti, kivéve a Magyarország területén kívüli vagy nemzetközi szerződés (a továbbiakban együtt: külszolgálat) alapján szolgálatteljesítésre tervezett állomány részére történő igénylést. A külszolgálatra tervezett állomány részére már a tervezés időszakában meg kell igényelni a kiutazás teljes időtartalmára érvényes azonosító okmányokat.

7. § (1) A személyügyi szerv és a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv

(2) Amennyiben az igazolványigénylés alanyának családi és utóneve szóközökkel együtt meghaladja a harminc karaktert, az igazolványigénylő névjegyzéken, valamint az Igazolvány Igénylő Lapon is aláhúzással kell megjelölni az igazolványon rögzíteni kívánt nevet.

(3) Az azonosító okmányokat a 10. melléklet szerinti átvételi névjegyzéken adja át az arra jogosult személyeknek.

(4) Az igazolványok kiállításához szükséges fényképeket a 17. §-ban meghatározottak szerint kell elkészíteni.

(5) Az okmányellátásban részesülő személy köteles az azonosító okmány megrongálódását, elvesztését, eltulajdonítását, megsemmisülését és az azonosító okmányon feltüntetett adatokban bekövetkezett változás tényét 3 munkanapon belül bejelenteni az állományilletékes parancsnok, illetve a személyügyi szerv részére.

(6) Az érvénytelen vagy megrongálódott honvédelmi igazolványokat a személyügyi szerv vagy a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv bevonja, a bevont igazolványokat – a szolgálati, munkáltatói és a nyugdíjas igazolványok tekintetében külön-külön jogviszonyonként, a hatósági és ellenőri, katonai rendész és a belföldi katonai futár igazolványok tekintetében külön-külön okmánytípusonként elkészített – a 8. melléklet szerinti névjegyzéken, a bevonás okának pontos megjelölésével, a bevonást követő hónap 10. napjáig megsemmisítésre megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.

8. § (1) Az azonosító okmányok bevonása és határidőben történő megküldése a személyügyi szerv és a katonai igazgatási szerv vezetőjének felelőssége.

(2) A beosztásából, állásából felfüggesztett személyek bevont azonosító okmányait a személyügyi szerv a felfüggesztés idejére elhelyezi az érintett személyi anyaggyűjtőjében.

9. § (1) Amennyiben az Okmánykezelő Irodához beérkező azonosító okmányokra vonatkozó igénylés nem felel meg a jelen utasításban foglalt feltételeknek, az Okmánykezelő Iroda a kiállítást akadályozó körülmény, továbbá a hiány egyidejű megjelölésével, határidő tűzésével hiánypótlásra szólítja fel az igénylő szerv vezetőjét.

(2) A hiánypótlási kötelezettség teljesítését követően az igénylést az Okmánykezelő Iroda teljesíti.

(3) A hiánypótlásban felsorolt személyek okmányellátása érdekében az Ált/40 90. pontja alapján a személyügyi szerv vagy a katonai igazgatási szerv a hiányzó dokumentumokat oly módon küldi meg, hogy az a hiánypótlásra felszólítás aláírásától számított 30. napig érkezzen be az Okmánykezelő Irodához. Ez a határidő egy alkalommal – indokolt esetben és kizárólag a személyügyi szerv, katonai igazgatási szerv írásbeli kérelme alapján – 15 nappal meghosszabbítható.

(4) Amennyiben a hiánypótlásra nyitva álló határidő eredménytelenül telik el, a Honvédség katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve parancsnoka az igénylő szervezet vezetőjét írásban tájékoztatja annak elmaradásáról, továbbá a hiányos okmányigénylés tárgytalanná nyilvánításáról.

10. § (1) A nyugdíjas igazolvány igénylését a nyugdíjas igazolványra jogosulttá válást követően a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv hajtja végre.

(2) A nyugdíjas igazolványt a 7. mellékletben meghatározott Kitöltési Útmutató alapján kitöltött, a 2. melléklet szerinti névjegyzéken kell igényelni.

(3) A katonai nyugdíjas igazolványra vonatkozó igénylésen minden esetben fel kell tüntetni az érintett személy egyenruha-viselésre való jogosultságát.

11. § (1) Ha a nyugdíjas igazolványra jogosult írásképtelen, cselekvőképtelen vagy az igazolvány igénylése tekintetében cselekvőképességében korlátozott (a továbbiakban: cselekvőképességében korlátozott), és ezért nevében törvényes képviselője jár el, az igényléshez kötelezően kitöltendő Igazolvány Igénylő Lapot a törvényes képviselő írja alá, és csatolja a feljogosító okmány hitelesített másolatát. Az Igazolvány Igénylő Lap aláírásával a törvényes képviselő egyidejűleg nyilatkozik az azon feltüntetett adatok valódiságáról.

(2) A lakóhely szerinti illetékes katonai igazgatási szerv vezetőjének felelőssége meggyőződni a törvényes képviselői minőségről.

(3) Az írásképtelen honvédségi nyugdíjas vagy nyugállományú katona nyugdíjas igazolványának aláírás rovata bejegyzést nem tartalmaz.

(4) A cselekvőképességet nem érintő támogatott döntéshozatal hatálya alá tartozó személy esetében a támogatót az eljárásba be kell vonni.

12. § (1) A külszolgálatra tervezett állomány számára a külszolgálati okmányokat az 5. melléklet szerint megküldésre kerülő igényléseknek megfelelően az Okmánykezelő Iroda állítja ki.

(2) A személyazonossági igazolvány és a személyi igazolójegy egy példányban kerül elkészítésre.

13. § (1) A személyügyi szerv a külszolgálatra tervezett teljes személyi állományra vonatkozó, az adatok hitelességét igazoló közokirat, okirat, írásos határozat alapján elkészített, az 5. melléklet szerinti névjegyzéket – már a tervezés, felkészítés időszakában – legkésőbb a 6. § (3) bekezdésében meghatározott ügyintézési határidő betartásával, szerkeszthető formátumban, elektronikus úton, valamint papír alapon megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.

(2) A névjegyzékhez kapcsolódó ügyirat tartalmazza a tervezett parancsnok, valamint a személyügyi kérdésekért felelős személy nevét, elérhetőségét, a szolgálatteljesítés kezdetének és befejezésének dátumát. A szolgálatteljesítés kezdő és befejező dátumának hiányában okmányrevízió nem kerül végrehajtásra.

(3) A személyügyi szerv az igénylő névjegyzéket elektronikus úton az (1) bekezdésben foglaltak szerint MH Intraneten, valamint nyomtatott formában, az Ált/40 előírásainak megfelelően megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.

(4) A külszolgálati okmányokat a külszolgálat befejezését követően azt az érintett személy személyi anyaggyűjtőjében kell elhelyezni.

14. § (1) A személyi igazolójegyet és a személyazonossági igazolványt aláírás ellenében kell kiadni az állomány tagja részére.

(2) A személyi igazolójegy és a személyazonossági igazolvány másra át nem ruházható.

(3) A szolgálatteljesítés befejezését követően a személyi igazolójegyet és a személyazonossági igazolványt az állományilletékes honvédelmi szervezet személyügyi szerve részére át kell adni, és azt a személyi anyaggyűjtőben kell tárolni.

(4) Amennyiben az állomány tagja ismételten külszolgálatra kerül kijelölésre, részére a személyi anyaggyűjtőben tárolt külszolgálati okmányt újra aláírás ellenében kell kiadni.

15. § A különleges jogrend időszakában az állományilletékes személyügyi szerv, valamint az Okmánykezelő Iroda a hadiállapot időszakában a honvédek honvédségi szolgálati igazolvánnyal és személyi igazolójeggyel, valamint az egészségügyi és egyházi személyek a Genfi Egyezménynek megfelelő személyazonosító igazolvánnyal és személyi igazolójeggyel történő ellátását a 12–14. § szerint hajtja végre.

16. § (1) A személyügyi szerv vagy a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv a honvédelmi igazolvány elvesztéséről, eltulajdonításáról, megrongálódásáról vagy megsemmisüléséről, valamint a honvédelmi igazolvány előtalálásáról a 9. melléklet szerinti jegyzőkönyvet veszi fel.

(2) A személyügyi szerv vagy a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv az Okmánykezelő Iroda részére megküldi a jegyzőkönyv egy példányát, amelynek – amennyiben feljelentés történt – tartalmaznia kell a bemutatott rendőrségi jegyzőkönyv iktatószámát.

17. § (1) Az Igazolvány Igénylő Laphoz csatolni kell az igénylő névjegyzéket, valamint egy darab digitális vagy egy darab fizikális fényképet, amely megfelel az igazolványkép feltételeinek és minőségének. A fénykép nem lehet 3 hónapnál régebbi, továbbá az állomány tagját, katonák esetében köznapi vagy gyakorló öltözetben, nyugállományú katonák esetében köznapi vagy civil öltözetben ábrázolja. E követelményeknek meg nem felelő fénykép csatolása esetén az állomány tagját fel kell szólítani új fénykép csatolására, a felszólításban tájékoztatni kell a követelményekről. A fénykép előállításának költségei az állomány tagját terhelik.

(2) Az arckép katonák esetén a mellzseb felső vonaláig, fehér, mintázattól mentes, sima felületű háttér előtt ábrázolja a személyt. Az arckép civil állomány esetében mellvonalig, fehér, mintázattól mentes, sima felületű háttér előtt ábrázolja a személyt.

(3) A digitális felvételnek minimum 1600 × 1200 pixel méretű, 72 dpi felbontású, jpg kiterjesztésű fájlt kell – a szolgálati, munkáltatói és a nyugdíjas igazolványok külön-külön jogviszonyonként, a hatósági és ellenőri, katonai rendész és a belföldi katonai futár igazolványok tekintetében külön-külön okmánytípusonként, lehetőség szerint külön adathordozón vagy egy adathordozón, de elkülönített mappákban az igénylő névjegyzékszámával megjelölve – megküldeni. A digitális képet tartalmazó fájl elnevezésének minden esetben az ábrázolt személy nevének és tagolás nélküli személyi azonosítójának kell lennie.

(4) A fényképek elektronikus úton – MH Intraneten – történő megküldésére csak sürgős esetben kerülhet sor, melynek jelen utasításban foglalt indokoltságát az érintett honvédelmi szervezetnek írásban meg kell jelölnie.

(5) A papírképre vonatkozó feltételek:

(6) A fényképekkel szemben támasztott további követelmények:

(7) Az Igazolvány Igénylő Lapon található „Birtokos aláírása” mezőt az igazolvány leendő birtokosának a személyügyi szerv jelenlétében, illetve a nyugdíjas igazolványra jogosult személynek vagy cselekvőképességében korlátozott személy nevében eljáró törvényes képviselőnek a lakóhely szerint illetékes katonai igazgatási szerv jelenlétében, személyesen kell aláírnia. Az aláírás egyik irányban sem léphet ki a megrajzolt keretből, és nem is érintheti azt. Az aláírást nem tartalmazó vagy hibásan aláírt igénylő lap esetén az igazolvány kiállítása nem lehetséges.

(8) Névváltozásnál, aláírás-változásnál vagy jogviszony változásakor minden esetben új Igazolvány Igénylő Lapot kell kitölteni.

(9) A fizikális, illetve a digitális feldolgozásra alkalmatlan fényképeket és Igazolvány Igénylő Lapokat az Okmánykezelő Iroda hiánypótlásra felszólítással visszaküldi az igénylő szervezetnek.

18. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

19. § (1) Az utasítás hatálybalépését megelőzően kiadott „MH-K” jelzésű, papíralapú honvédségi nyugdíjas igazolványok bevonásig vagy a katonai nyugdíjas igazolványra történő kicseréléséig érvényesek és használhatóak.

(2) A személyügyi szerv a honvédelmi szervezetnél lévő összes ideiglenes szolgálati igazolványt megsemmisítés céljából a 8. mellékletnek megfelelő névjegyzék kíséretében – a bevonás oka mező üresen hagyásával – az utasítás hatálybalépését követően bevonja, és megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.

(3) Az utasítás hatálybalépését megelőzően kiadott ideiglenes szolgálati igazolvány elvesztéséről, eltulajdonításáról, megrongálódásáról vagy megsemmisüléséről, valamint az elveszett, eltulajdonított ideiglenes szolgálati igazolvány megtalálásáról a személyügyi szerv – a 9. melléklet szerinti – jegyzőkönyvet készít, és megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.

(4) Az utasítás hatálybalépését megelőzően kiadott közalkalmazotti igazolványokat a személyügyi szerv bevonja.

(5) A személyügyi szerv a bevont közalkalmazotti igazolványokat megsemmisítés céljából, a 8. mellékletnek megfelelő névjegyzék kíséretében megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.

(6) Az utasítás hatálybalépését megelőzően kiadott közalkalmazotti igazolvány elvesztéséről, eltulajdonításáról, megrongálódásáról vagy megsemmisüléséről, valamint az elveszett, eltulajdonított ideiglenes szolgálati igazolvány megtalálásáról a személyügyi szerv – a 9. melléklet szerinti – jegyzőkönyvet készít, és megküldi az Okmánykezelő Iroda részére.