15/2023. (II. 15.) BVOP utasítás

1. Az Egységes Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP), a büntetés-végrehajtási intézetekre és intézményekre (a továbbiakban: bv. intézet), továbbá a fogvatartottak kötelező foglalkoztatására létrehozott gazdasági társaságokra (a továbbiakban együtt: bv. szervek) terjed ki.

2. A Szabályzat célja az iratok készítésére, nyilvántartására, tárolására, továbbítására és selejtezésére vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a bv. szervek irattári anyaga – ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel – szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljon, annak maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedék számára is fennmaradjon.

3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint a belső normákban meghatározott előírások figyelembevételével kell alkalmazni. A bv. szervezetnél nyílt és minősített iratkezelés van. A nyílt iratkezelést jelen Szabályzat, a minősített iratkezelést pedig a minősített adatvédelemmel kapcsolatos Biztonsági Szabályzat (a továbbiakban: BSZ) szabályozza.

4. A Szabályzat alkalmazásában

5. A 4. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése és feladatok végrehajtása során:

6. A bv. szervek Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és jelöli ki az iratkezelés felügyeletét ellátó Hivatal vezetőjét.

7. A bv. szervek az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti elemek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik.

8. A szervezeti elemek iratkezelését a szervezeti elemek vezetői – a Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg.

9. Az érkeztető pont ügykezelőinek feladata

10. A szervezeti elemek ügykezelői feladatokat ellátó munkatársai végzik

11. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

12. Az ügyintéző feladata

13. A bv. szervek vezetői/szervezeti elemek vezetői – a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – végzik a szignálást, a koordinációra bocsátást, a koordináció határidejének meghatározását, az érkezett irattal kapcsolatban tett intézkedések jóváhagyását, az elintézési határidő meghatározását, végrehajtásának ellenőrzését, a határidőbe tétel engedélyezését, a saját kezdeményezésű irat kiadmányozását, a védettség és a betekintők körének meghatározását, az irattári tételszám meghatározását, jóváhagyását. A szakterületi vezető dönt a hiteles elektronikus másolattal rendelkező irat papíralapú példányainak 90 napot követő selejtezhetőségéről. A megsemmisítési jegyzékre kerülő iratok papíralapú példányait a központi ügykezelés elkülönített módon 90 napig tárolja, majd elkészíti a megsemmisítési jegyzőkönyvet, és gondoskodik az iratok megsemmisítéséről A bv. szervek vezetői végzik a selejtezés, az irattárba és a levéltárba adás engedélyezését.

14. A bv. szervezet nyílt iratainak kezelése a Robotzsaru rendszer kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer használatával történik, amely megfelel a (külön jogszabályban meghatározott) közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek.

15. Az alkalmazás rendszergazda (mentor) az alábbi feladatokat látja el:

16. Az informatikai szakterület a Robotzsaru rendszer iratkezelésével kapcsolatban az alábbi feladatokat látja el:

17. A bv. szervezet iratkezelési feladatainak felügyeletét a BVOP Hivatal vezetője látja el, e feladatkörében gondoskodik különösen

18. A bv. szervek vezetői és a BVOP szervezeti elemeinek vezetői – jelen Szabályzat előírásainak figyelembevételével – kötelesek a felügyeletük alatt álló szerv, szervezeti elem iratkezelését megszervezni. Ezen vezetők felelősek a vonatkozó iratkezelési határidők betartásáért is. Ennek érdekében kötelesek ellenőrizni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, valamint a határidők nyilvántartását. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket kötelesek írásban rögzíteni, és a feltárt hiányosságok megszüntetésére haladéktalanul intézkedni.

19. Az iratkezelési folyamat szereplői megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal az elektronikus nyilvántartás alapján (elszámoltatási lista) tételesen elszámolnak. A folyamatban lévő ügyekről a szervezeti elem átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít, és gondoskodik az iratok további kezeléséről.

20. Az illetékes közlevéltár a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.

21. A bv. szervezetnél alszámokra tagolódó sorszámos iktatást kell alkalmazni.

22. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített főnyilvántartókönyvbe nyilvántartásba vett, (folyamatosan oldalszámozott, az év végén záradékolt, az ügykezelő és célszerűen az iktatási hely szerinti vezető által aláírt, valamint a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott) papíralapú iktatókönyvet és elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) kell használni.

23. A bv. szervezet az alábbi elektronikus iktatókönyveket használja:

24. Az irattári terv az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek

25. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe a bv. szervezet működtetésével kapcsolatos, több szervezeti elemet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni. A bv. szervezet irattári tervét az 1. melléklet tartalmazza. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.

26. A bv. szervek iratkezelését úgy kell megszervezni és működtetni, hogy az érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető, továbbá a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen.

27. Az iratok kezelése során biztosítani kell, hogy azok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az iratokban szereplő személyes adatok és üzleti titok, valamint a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás elleni védelmét. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és a sérülés ellen.

28. Az irattári anyag rendszeres évenkénti selejtezésével gondoskodni kell az irattári anyag felesleges felhalmozódásának megelőzéséről, illetve a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosításáról.

29. Az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy szolgálja a bv. szervek feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését (az ügyintézési érdekeket), valamint garantálja az iratok épségben és használható állapotban történő őrzését.

30. A Robotzsaru rendszer alkalmazásakor ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a manuális iratkezelésnél, annak meg kell felelnie az adatbiztonsági követelményeknek, valamint üzemeltetési utasítással és felhasználói kézikönyvvel kell rendelkeznie.

31. Az ügyiratokat, valamint a bv. szervek irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni.

32. A beérkező, a kimenő és a helyben keletkező iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

33. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az – átmeneti, központi – irattárban a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

34. A bv. szervekhez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével, ha jogszabály másként nem rendelkezik – az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak szükség esetén papíralapú iktatókönyvben, illetve az e célra rendszeresített, tanúsított Robotzsaru rendszerrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.

35. A Robotzsaru rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan, elektronikusan, Robotzsaru rendszerben kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, valamint a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezető engedélyezését követően az alkalmazás-rendszergazda (mentor) feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban, Robotzsaru rendszer alkalmazásával kell kezdeményezni (a jogosultságkérő lapok mintáját a 4. melléklet tartalmazza, a beosztásokhoz kapcsolódó jogosultságok a 6. mellékletben találhatóak).

36. A beállítást végző alkalmazás-rendszergazda (mentor) a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja, nyilvántartja és őrzi.

37. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

38. A felhasználók a Robotzsaru rendszerbe naponta kötelesek belépni és aktuális feladataikat végrehajtani, illetve a rendszerben történő adminisztrációval együtt elintézni.

39. Az iratba korlátozás nélkül betekinthet az ügy intézője és annak valamennyi elöljárója, illetve felettese.

40. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

41. Az ügyintézőnél lévő iratba más személy akkor tekinthet be, ha azt a hivatali munkájával, tevékenységével összefüggő feladat ellátása szükségessé teszi.

42. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papíralapon és/vagy a Robotzsaru rendszerben dokumentálni kell.

43. Az iratba való betekintés tényét, időpontját, továbbá a betekintő személy nevét, rendfokozatát, beosztását és szolgálati helyét az előadói íven – amennyiben ilyen nincs, az iraton – fel kell tüntetni. Ezért – az irat hollététől függően – az ügyintéző vagy az ügykezelő (irattáros) felelős.

44. A bv. szervezet iratkezelési feladatok központi szakirányítása, felügyelete, felkérése egyes rendelkezések értelmezésére, egyedi ügyekben állásfoglalás kialakítása, az iratkezelési tevékenységre vonatkozó jogszabály alkotási kezdeményezések előkészítése és jogszabálytervezetek véleményezése a BVOP hivatalvezetőjének hatáskörébe tartozik.

45. Az iratkezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése – az átruházott jogok tekintetében – a hivatalvezető feladata. A Hivatal vezetője eljár a részére átruházott – és munkaköri leírásában rögzített – iratkezeléssel összefüggő feladatkörökben. A bv. szervek vezetői ugyanakkor továbbra is felelősek az iratkezelés jogszerűsége érdekében a hatáskörükbe tartozó intézkedések megtételéért. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek csak felsőfokú végzettséggel rendelkező személy jelölhető ki.

46. A Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az SZMSZ, valamint ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári terv és az iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, az adatbiztonsági előírások meghatározásáért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a bv. szervek vezetői a felelősek.

47. Az ügykezelés feladatait, feladatkörét az iratforgalom nagysága, valamint a bv. szerv vezetőjének döntése alapján önálló ügykezelési szervezeti elem, önálló ügykezelő vagy több munkafolyamatot ellátó – ügykezelési feladattal is megbízott – dolgozó (a továbbiakban: ügykezelő) látja el.

48. Az ügykezelés elhelyezésére lehetőleg külön helyiséget kell biztosítani. A helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. A helyiséget védetté kell tenni illetéktelen személyek behatolása ellen. A helyiség munkaidőn túli felnyitásáról az illetékes szervezeti elem vezetőjét tájékoztatni kell. Amennyiben a felnyitásnál az ügykezelő nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben rögzíteni kell a jelenlévők nevét, rendfokozatát, beosztását, a felnyitás indokát, valamint, hogy kivittek-e valamit a helyiségből. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

49. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért. A munkaidő befejezésekor valamennyi szolgálatot teljesítő személy köteles a nyílt adathordozók (papíralapú és/vagy elektronikus) munkaidőn túli tárolása során az alábbi szabályokat betartani:

50. A küldemény hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint a Magyar Posta Zrt. vagy kivételesen indokolt esetben magánszemély személyes benyújtása útján kerül a szervezeti elemhez.

51. A küldeményeket és beadványokat hivatali munkaidőben az ügykezelő veszi át. Az átvevő a papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. A küldemény beérkezésének időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni a küldemény sorszámát, feladóját, az érkezés dátumát, könyvelt postai küldemény esetén a postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként kell kezelni. Elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.

52. A küldemény átvételére jogosult

53. A postahivatalban bérelt fiókcímre érkező küldeményeket a bv. szervek vezetőinek meghatalmazásával rendelkező személy veheti át, aki a feladat ellátása során a következő nyilvántartásokat köteles vezetni:

54. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítő okmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

55. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

56. Az átvevő külföldi tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben az ügyfél az iratot személyesen, vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

57. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy, vagy szervezeti elem veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a központi ügykezelés részére átadni.

58. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni

59. Amennyiben a küldemény sérült vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett” vagy „felbontva érkezett”. Ezt a feljegyzést aláírással és dátummal kell ellátni, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetén a vonatkozó Korm. rendelet előírásai az irányadók.

60. A szervezeti elemek ügykezelői (naponta legalább egyszer) a központi ügykezelésen veszik és adják át az érkezett és a továbbítandó küldeményeket a rendszeresített Robotzsaru rendszerben, illetve a kézbesítőokmányon. A gyors intézkedést igénylő – „azonnal”, „sürgős”, „soron kívül”, „elsőbbségi” jelzésű – küldeményeket a központi ügykezelés kiértesítését követően a szervezeti elem ügykezelője haladéktalanul átveszi.

61. A küldeményeket felbonthatja

62. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani az „s. k.” jelzéssel érkezett küldeményeket, valamint, amelyekre vonatkozólag azt az arra jogosult személy elrendelte. E küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket soron kívül kötelesek érkeztetésre, iktatásra átadni az e feladatra kijelölt személynek. A küldemény címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Szabályzat szerinti kezelésről.

63. A külön rendelkezések szerint iktatandó vagy érkeztetés alá tartozó, névre szóló küldemények személyes átvétele – amennyiben az adatvédelmi szempontból indokolt – a központi ügykezelőtől személyesen történik. Az erre vonatkozó utasításért a névre szóló küldemény címzettje felel.

64. Amennyiben az „s. k.” jelzésű küldemény címzettje már nem tartozik a bv. szervezet állományába, és a címzett elöljárója vagy felettese meggyőződött arról, hogy a küldemény tartalma bv. szervek feladatkörén kívül esik, akkor a küldeményt „címzett ismeretlen” megjelöléssel vissza kell küldeni a feladónak. E rendelkezéstől a bv. szervek vezetői az iratkezelés helyi sajátosságait szabályozó intézkedésében eltérhetnek.

65. Felbontás után a borítékot minden esetben az irathoz kell szerelni.

66. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

67. Amennyiben a küldeményt tévedésből vagy helytelen, illetve téves címzés miatt bontották fel, a borítékot azonnal vissza kell zárni, rá kell vezetni a „téves bontás” tényét, időpontját, és a felbontást végző személynek alá kell írnia. A téves bontásról jegyzőkönyvet kell felvenni két példányban, amelynek tartalmaznia kell

68. Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt a jegyzőkönyv egy példányával azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges,

69. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, a Robotzsaru rendszerben rögzíti az átvétel és a felbontás tényét, az átvétel dátumának megjelölésével.

70. Ha a téves bontás során kiderül, hogy a küldemény minősített iratot tartalmaz, a BSZ erre vonatkozó előírásait kell alkalmazni.

71. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, érkeztetés után – az ügyirathoz kell szerelni.

72. Az e-faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az irat digitalizálásáról. Az e-faxon és e-mailen (beleértve a szervezeti elemek által kezelt e-mail-postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket is) érkezett irat kezelésére is a jelen Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

73. Amennyiben a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetve a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

74. Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Az ügykezelő a papíralapú iratokat az érkezésük napján érkeztető bélyegzővel látja el, amely tartalmazza a bv. szervek, szervezeti elem elnevezését, az érkezés napját, az érkeztetés sorszámát, az esetleges mellékletek számát, az érkeztető szignóját.

75. Az érkeztető bélyegzőt a papíralapon érkező irat első oldalán kell elhelyezni, és amennyiben a papíralapú irat nem tartozik a kivételi körbe, elektronikus irattá kell alakítani, amelyen a Robotzsaru rendszer Postabontás felületén – NOVA Irat moduljában – történő becsatolás során automatikusan elhelyezi a hitelesítő bélyegzőt és az érkeztető számot.

76. Az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:

77. Az érkeztető szám a Robotzsaru rendszer által automatikusan kiosztott, minden év első munkanapján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám (például: 30500-1/2022.érk.).

78. A visszaérkezett elektronikus tértivevények érkeztetése a Robotzsaru rendszer által automatikusan történik. Papíralapú tértivevény kizárólag külföldről érkezhet vissza, amely érkeztetéséről az ügykezelő gondoskodik. Az erről szóló nyilvántartás tartalmazza különösen

79. Amennyiben a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szöveget kell feltüntetni.

80. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő vagy előzményirata.

81. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

82. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

83. A csatolást az iktatókönyvben és az előadói íven kell jelölni a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben.

84. Amennyiben az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt a Robotzsaru rendszerben jelölni kell.

85. Amennyiben az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

86. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/az …… ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

87. Amennyiben az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő azt az utóbb érkezett irathoz szereli, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző gondoskodik ennek végrehajtásáról.

88. Az ügykezelő az iratot az iktatást megelőzően szignálás végett köteles a bv. szerv vezetőjének vagy megbízottjának, illetve a szignálásra feljogosított személynek bemutatni. Utóbbi esetben a vezetői és ügyintézői feljegyzéseket a Robotzsaru rendszerben kell dokumentálni. A vezető előzetesen meghatározott ügyfajták esetében engedélyezheti az irat bemutatás (szignálás) előtti iktatását.

89. A Robotzsaru rendszeren a szignálásra felajánlott, illetve a további feladat-meghatározást igénylő saját készítésű iratot ideiglenes számon kell a szignáló, feladatot meghatározó vezetőnek továbbítani.

90. Az irat előszignálására/szignálására jogosult vezető

91. Az arra jogosultak a szignálás adatait felülírhatják, a feladatot továbbadhatják, új felelőst, határidőt, instrukciókat határozhatnak meg, illetve a korábbi adatokat módosíthatják (továbbszignálás, átszignálás).

92. A bv. szerv vezetője által jóváhagyott 2. melléklet szerinti szignálási jegyzékben meghatározott ügytípusokat az ügykezelés közvetlenül az e jegyzékben feltüntetett ügyintéző részére közvetlenül továbbítja.

93. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a bv. szervezet feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

94. Az irat nyilvántartása történhet

95. A papíralapú, valamint az elektronikus iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt okmányok, segédletek:

96. A BVOP főnyilvántartó könyvét az érkeztetési pont ügykezelői, az alnyilvántartó könyveket a BVOP ügykezelői vezetik. A minősített adatok iratkezelési segédleteinek főnyilvántartásba vételét a titkos ügykezelő köteles végrehajtani.

97. A főnyilvántartó és az alnyilvántartó könyvek 1. sorszámmal kezdődnek, a beteltük után a következő könyvben sorszám kihagyása nélkül folyamatos számképzéssel folytatódnak. A főnyilvántartó könyvet nem kell nyilvántartásba venni, az alnyilvántartó könyveket a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani. A kijelölt főnyilvántartó könyv (vagy elektronikus iktatórendszer) tartalmazza a használt alnyilvántartó könyvek

98. A főnyilvántartó könyv és az alnyilvántartó könyv nem selejtezhető.

99. A bv. szervek megszűnésekor a főnyilvántartó könyvet az alnyilvántartó könyvekkel együtt, jegyzőkönyvvel kell átadni a jogutód szervnek. Jogutód nélküli megszűnés esetén a főnyilvántartó könyvet az alnyilvántartó könyvekkel együtt az illetékes közlevéltár részére kell átadni.

100. A titkos ügykezelő/ügykezelő a használatba vett okmányt vagy segédkönyvet köteles a főnyilvántartó/alnyilvántartó könyvbe bevezetni, majd a borítólap belső oldalán hitelesítési záradékkal a következők szerint ellátni: „Ez a könyv …… számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20… év ……… hó … nap., Megnyitva: ……… céljából” (pl. átadókönyv, iktatókönyv, nyilvántartókönyv stb.) és a főnyilvántartási számot rávezeti. Az okmányok lapjait tintával meg kell számozni, a lapokat zsineggel át kell fűzni, a zsineg végeit össze kell kötni és a kötést a hitelesítés érdekében körcímkével a külső borítólap belső oldalához kell erősíteni és körbélyegző lenyomattal, valamint aláírással ellátni. A bélyegzésnél ügyelni kell arra, hogy a bélyegzőlenyomat egyik fele a körcímkére, míg a másik fele a borító belső lapjára kerüljön. A könyvben, füzetben hitelesítés után számozatlan lap nem maradhat.

101. Nem kell átfűzni azon okmányokat, amelyek könyvkötészeti eljárással készültek, és a megbontásuk ránézéssel megállapítható. Amennyiben használat során egyes lapok kilazulnak, az átfűzést pótlólag végre kell hajtani.

102. Amennyiben az iratkezelési okmányok beteltek, vagy azokat a használatból kivonják, irattárba helyezik vagy – az irattári tételszám alapján a selejtezhető nyilvántartásokat – megsemmisítik, a kivonás, irattárba helyezés vagy a megsemmisítés tényét, annak időpontjának megjelölésével a Főnyilvántartó Könyv megfelelő rovatába be kell jegyezni.

103. A bv. szervekhez érkezett iratokat és a helyben keletkeztetett iratokat iktatni kell, és úgy kell nyilvántartani, hogy abból az irat beérkezésének/készítésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. A bv. szervek iktatószámainak (szervkód) elosztását a 3. melléklet tartalmazza.

104. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Amennyiben ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

105. Az iktatószámot a Robotzsaru rendszer a saját készítésű, kizárólag elektronikus formában létező iraton a kiadmányozó döntése alapján az irat jobb felső sarkában, illetve külön záradékolt pótlapon automatikusan helyezi el.

106. A beérkezett iratokat aznap, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a 15 napnál rövidebb határidejű iratokat. Az elsőbbségi küldemények esetében az 56. és 61. pontban leírtak szerint kell eljárni.

107. A minősített adat védelméhez kapcsolódó személyi biztonsági okmányrendszer iratait, adatait külön meghatározott nyilvántartásban kell rögzíteni a vonatkozó jogszabályok alapján.

108. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza

109. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni

110. A pénzügyi-számviteli, a személyügyi, a fegyelmi, a fogvatartotti, az anyagkezeléssel, valamint az elektronikus információbiztonsággal kapcsolatos iratok, továbbá a más számítógépes nyilvántartásoknak és azok bizonylatainak kezelését a vonatkozó jogszabályok és jelen Szabályzat figyelembevételével – külön előírások szerint kell végezni.

111. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani

112. Az irat az iktatás során iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni. Központi ügyiratkezelés esetén az iktatószám felépítése a következő:

30500-2/1-1/2022.szemi.

30500 = szervkód

2 = iktatókönyv száma

1 = főszám

1-1 = alszám

2022. = évszám

szemi. = iktatókönyv rövid elnevezése

Alszámos iktatás esetén az ugyanazon ügyben – eltérő rendelkezés hiányában – ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani. Amennyiben az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.

113. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat éven túli iktatással lehet nyilvántartani úgy, hogy a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat a már meglévő iktatószám soron következő alszámára kell iktatni

114. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1. iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

115. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

116. Az iktatókönyvben nyilvántartó könyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Amennyiben a papíralapú iktatókönyvben vagy nyilvántartókönyvben javítás szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

117. Papíralapú nyilvántartásban téves bejegyzés esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.

118. Az iktatókönyvet és az egyéb segédkönyveket az év utolsó munkanapján – az iktatásra felhasznált utolsó számot követően – aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni úgy, hogy visszamenőleg a lezárt év nyilvántartásába már ne lehessen új iratot iktatni.

119. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. E feladatok elvégzése az infrastruktúra-rendszergazda feladata.

120. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – infrastruktúra-rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát az infrastruktúra-rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. Az infrastruktúra-rendszergazda az adathordozó felületén, végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a nevét.

121. A papíralapú, közvetlenül a bv. szervekhez benyújtott iratokat iktatás előtt az érkeztető pont digitalizálja.

122. A saját keletkeztetésű papíralapú iratokat kiadmányozás előtt dokumentumszkenner segítségével az ügyintézőnek kell digitalizálni, és az ügyiratkezelő rendszerben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok .pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

123. Az iratok digitalizált képe (pl. .pdf) képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendeli össze az iktatott irattal, vagy a hiteles elektronikus másolatot készítő munkatársnak kell manuálisan az irathoz rendelnie.

124. A nem szkennelhető küldemények és mellékleteik papíralapon kerülnek továbbításra.

125. Külső szervtől, személytől érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú irat átvételére kizárólag az ügykezelési szakterület, illetve a hiteles másolatkészítésre feljogosított személy jogosult, aki

126. Az érkezett irat alább felsorolt ügykörökbe sorolható papíralapú példányát – a 13. pont szerinti indokoltság vizsgálatát és megállapítását követően – az ügyintéző szervezeti elem köteles 90 napon belül a másolatkészítő szervtől kikérni és az ügyiratban elhelyezni. Külső szervtől vagy személytől érkezett, hiteles elektronikus másolattá alakítandó, emellett papíralapon is megőrzendő iratok ügykörei, amelyeken belül mindig egyedileg kell vizsgálni az érkezett papíralapú példány megőrzési kötelezettségét

127. Az érkezett irat papíralapú példányát az ügyintéző szervezeti elem tagja kérheti ki/adhatja vissza a másolatkészítő szervezeti elemtől, szervezeti elemnek.

128. Hiteles másolat készítésére irányuló jogosultság az iratkezelésért felelős szervezeti elem vezetőjénél igényelhető, amennyiben azt a közvetlenül a szervezeti elemhez érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső iratok mennyisége indokolja.

129. A papíralapon érkező iratok hiteles elektronikus másolattá történő alakításának folyamatát, szabályait és részletes leírását a Másolatkészítési Szabályzat tartalmazza.

130. A bv. szervek szervezeti elemei között az irat átadás-átvételét átadókönyvben kell dokumentálni. Az átadókönyvbe be kell jegyezni

131. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az Robotzsaru rendszerben való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. Az irat átadása történhet a Robotzsaru rendszer által generált elektronikus átadókönyvvel vagy manuális átadókönyv kitöltésével. Az irat átadás-átvétele az érintettek aláírásával és az átvétel időpontjának feljegyzésével történik.

132. Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírásra csak az SZMSZ-ben meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor.

133. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

134. Az irat akkor hiteles, ha

135. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell

136. Hivatalos elektronikus levél (e-mail) esetén is be kell tartani a 135. pontban foglaltakat. Az ilyen levél – szükség szerinti – hitelesítése külön szabályok szerint történik.

137. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

138. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési jelzések alkalmazhatók:

139. Amennyiben az ügyintéző vagy a kiadmányozó nem hivatásos állomány tag, akkor a rendfokozatra utaló jelzést a név mellett nem kell alkalmazni.

140. A papíralapú kiadmány hitelességével szemben támasztott követelményeket a Korm. rendelet 53. §-a tartalmazza.

141. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt

142. Papíralapú irat esetén az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

143. Az ügyintézőnek a postázás módjára utasítást kell adnia az előadói ív megfelelő rovatában, és azt a borítékon is fel kell tüntetni (pl. sima, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi). Azok az iratok, amelyeknél az átvétel időpontjához jogkövetkezmény fűződik, olyan módon továbbíthatók, hogy az átadás-átvétel időpontja a későbbiekben igazolható legyen. A papíralapon expediálandó iratokat is Robotzsaru rendszerben előállított ügyszámmal kell ellátni annak okán, hogy az Elektronikus Feladójegyzékre is felvezethető legyen.

144. A papíralapú iratokat a szervezeti elemek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

145. A postázás tényét és idejét fel kell jegyezni az előadói ív megfelelő rovatában is.

146. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

147. Amennyiben a kiadmánynak több címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozható az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adata.

148. A nyílt iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító, elektronikus futárprogram útján előállított futárjegyzékkel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta egyszer a kijelölt szervezeti elem munkatársának. A futárjegyzéket az ügykezelő/titkos ügykezelő készíti el.

A küldemény (nyílt/minősített) továbbításának módja belföldön az Állami Futárszolgálat, a futárszolgálatok igénybevételére vonatkozó szabályok szerint [a belföldi Állami Futárszolgálat tevékenységének szabályozásáról 44/1998. (X. 14.) BM rendelet], továbbá a rendvédelmi szervek belső futára, valamint a bv. szerv vezetője által, szükség esetén kijelölt személyes kézbesítő útján továbbítható.

149. Szükség esetén – ha az iratforgalom nagysága indokolja – az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmazni. A futárzsák lezárásához lakatot kell használni, amelynek kulcsát a szerv vezetője által kijelölt személy kezeli. Az iratokról két példányban futárjegyzéket kell készíteni, a futárzsák átadása kétpéldányos futárzsákjegyzékkel történik.

150. Amennyiben a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

151. A vonatkozó jogszabályokban meghatározott rendelkezések alapján az expediálás történhet

152. Papíralapú irat esetén az iktatással egyidejűleg minden ügykezdő iratot előadói ívbe kell helyezni. Az előadói ív száma megegyezik a kezdő irat számával.

153. A vegyes ügyiratok kezelése esetén az első kivételi körébe tartozó irat érkezése vagy keletkezése időpontjában kell az előadói ívet megnyitni.

154. Az előadói ív az iktatott iratot végigkíséri az érkezéstől, illetve a keletkezéstől a selejtezésig. A saját kezdeményezésű iratoknál az ügyintéző köteles a rendelkezésére álló adatokkal kitöltött előadói ívet mellékelni.

155. Nem kell előadói ívet alkalmazni

156. Előadói íven belül az iratokat sorszám (alszám) szerint növekvő sorrendben kell tárolni úgy, hogy a legfelső látható irat a legnagyobb, illetve legutoljára érkezett (keletkezett) legyen.

157. Az ügyek elintézésének általános határidejét jogszabály határozza meg. A vonatkozó jogszabályok figyelembevételével egyéb határidőt állapíthat meg az országos parancsnok, valamint a szignálásra jogosult vezető, amely döntésük alapján, indokolt esetben meghosszabbítható. Az ügyintézési határidő szempontjából a papíralapon, valamint a Hivatali kapun keresztül elektronikus úton beérkező iratok esetén a bv. szervekhez történő beérkezés időpontja az irányadó.

158. Az értekezletekről jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt kell készíteni, amely tartalmazza az értekezlet tárgyát, helyét, időpontját, az értekezleten résztvevők névsorát (ez jelenléti ív vezetésével kiváltható), a hiányzók megnevezését és a hiányzás okának megjelölését, a napirendi pontok felsorolását, a hozzászólások rövid tartalmát, a meghozott döntéseket és az elrendelt intézkedéseket.

159. Az ügyintézés folyamatában és irattárba helyezéskor egy ügyként kell kezelni az értekezletre vonatkozó előterjesztéseket, feljegyzéseket, egyéb segédanyagokat (pl. táblázatok, kimutatások), a berendelőt, a jelenléti ívet, a rögzített hanganyagot, valamint az elkészült és az állományilletékes parancsnok által jóváhagyott jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt.

160. Minősített adathordozót nem tartalmazó biztonsági tárolón (lemezszekrényen), egységesen fel kell tüntetni: „Minősített adatot nem tartalmaz!” feliratot.

161. Amennyiben az ügyintéző az irattal nem dolgozik, annak határidő-nyilvántartásban vagy irattárban kell lennie.

162. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

163. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

164. A határidőt a Robotzsaru rendszer megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

165. Határidő-nyilvántartásba csak teljes iratanyag tehető, annak elkülönített egyes részei nem.

166. Az ügykezelési feladatokat ellátó személy a határidőzésre átvett iratot köteles

167. Amennyiben a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezeli az ügyiratot.

168. A végleg elintézett ügy iratait irattárba kell tenni.

169. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrizendő, valamint az illetékes közlevéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a központi irattár feladata.

170. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

171. Az ügyintéző az iratot irattárba helyezés előtt köteles átvizsgálni (együtt vannak-e az ügyhöz tartozó mellékletek és a szerelt iratok, nincs-e köztük elintézetlen irat) és érkezésük sorrendjében összeállítani. Előre kell tenni a főszámra iktatott iratot, mellékleteit és elintézését, ezt követően ugyanilyen sorrendben az ügyben keletkezett további iratokat.

172. Irattárba helyezés előtt az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, azt visszaadja az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni annak javításáról.

173. Az iktatókönyvben és az előadói íven fel kell jegyezni az irattárba helyezés időpontját, az irattári tételszámot, illetve a megőrzési időt. Amennyiben az iratot véglegesen kiadták „VE” (végleg  eredetben) jelzést kell alkalmazni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni, hogy a „VE” kiadás mely szervhez történt.

174. A bv. szervezetre vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg és rögzíti az iraton, valamint az előadói íven, és – azt az arra jogosult személy rendelkezése alapján – elhelyezi az irattárban.

175. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

176. Amennyiben az ügyirat vegyes ügyirat, azaz különböző alszámokon hiteles elektronikus és hiteles papíralapú ügyiratdarabokat is tartalmaz, az ügyintéző ennek tényét az előadói ív „Feljegyzések:” rovatában köteles jelezni.

177. A köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá – a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve – megsemmisíteni tilos.

178. Az irattárolás céljára használt helyiségeket és berendezéseket a levéltári állományvédelmi ajánlás alapján, valamint a munka- és tűzvédelmi szabályok figyelembevételével szükséges kialakítani.

179. Az ügyintézés és az irattárban tárolás során az iratok együttkezeléséről gondoskodni kell, valamint biztosítani kell a portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

180. Az elektronikus iratok tárolására az ügykezelési rendszerben az elektronikus irattárakat kell működtetni.

181. Irattárba kell helyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott papíralapú és elektronikus ügyiratokat.

182. Azon ügyiratok esetén, amelyek jogosultsági szintje „szigorú” jogosultsági szintnél magasabb hozzáférési szintű, az ügyirat irattárba helyezésénél vezetői döntéshez kötötten az ügyintéző a felelős az irattárba helyezés szabályainak betartásáért.

183. Átmeneti irattár alkalmazása esetén ott lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

184. A Robotzsaru rendszer „Ügy lezárása, átmeneti/központi irattárba tétele” felületén az irattárba helyezéssel kapcsolatos adatokat be kell vezetni, és az ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

185. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti elemeknél.

186. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

187. A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti elem átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

188. A szervezeti elemeknél lévő átmeneti irattárak bv. szervek belső iratkezelési szabályzataiban meghatározott ideig, de legfeljebb hat évig őrizhetik az iratokat, majd elvégzik azok selejtezését. A további őrzést igénylő iratokat az átmeneti irattárak átadják a bv. szervek központi irattárainak.

189. A bv. szervek kötelesek központi irattárat kialakítani és működtetni.

190. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a Robotzsaru rendszerben dokumentálni kell.

191. A központi irattárba

192. A központi irattár az ügyiratokat

193. A személyi anyagok és a személyzeti panaszügyek iratanyagát a személyügyi feladatokat ellátó szakterület, a fegyelmi anyagok iratait a fegyelmi feladatot ellátó szakterület, a fogvatartott büntetés-végrehajtással kapcsolatos nyilvántartási anyagát a nyilvántartási szakterület, míg a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a gazdasági szakterület szervezeti eleme kezeli és őrzi.

194. A központi irattár

195. A központi irattárból irat csak a kiadmányozó, a kiadmányozó által kijelölt személy, vagy a kiadmányozó jogutódjának írásbeli engedélyével adható ki. Jogutód nélkül megszűnt szervek esetében az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti elem vezetője jogosult megadni.

196. A központi irattár az illetékes közlevéltár, illetve a törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a keletkeztető szerv vagy jogutódja vezetőjének megkeresésére más irathoz szerelik.

197. Központi irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni. A papíralapú iratok kiadásának idejére az irat helyére ügyiratpótló lapot (4. melléklet) kell betenni, amely tartalmazza, hogy kinek, milyen célból, mikor, milyen visszaadási határidővel adtak ki iratot, valamint az iratkiadás engedélyezőjének nevét és aláírását, továbbá az ügykezelő, mint átadó és az átvevő aláírását is. A papíralapon kiadott iratokról az ügyiratpótló lapok alapján nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni (4. melléklet).

198. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza az iratok irattári tételszámát, az irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett, és a levéltári átadásra került iratokat.

199. A bv. szervezet irattáraiban kutatás csak a bv. szervek vezetőinek engedélyével végezhető. Az engedély megítélésekor a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, az Ltv., valamint az Info. tv. rendelkezései, és más vonatkozó jogszabályok előírásai szerint kell eljárni. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a BVOP őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

200. A kutatás iránti kérelemben a kérelmezőnek meg kell jelölnie a kutatás célját, a kutatás tárgyát és időhatárát.

201. Az irattárak a kutatásra kiadott anyagokról és a kutatási kérelmekről kötelesek nyilvántartást vezetni. A kutatási nyilvántartásnak tartalmaznia kell

202. Az irattárba helyezett iratok közül minden év december 31-éig selejtezés alá kell vonni azon iratokat, amelyeknek az irattári tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

203. A bv. szerveken belül gondoskodni kell arról, hogy ugyanazon iratokat csak egy helyen – a készítő szervezeti elem iratai között – őrizzék (pl. SZMSZ, munkatervek, jelentések stb.). A bv. szervek további őrzés céljából csak indokolt esetben tarthatnak meg más bv. szervek által készített iratokat. Felhasználás, illetve hatályon kívül helyezés után selejtezni kell

204. A selejtezhető iratokat jelen Szabályzatban meghatározott ideig kell őrizni.

A selejtezési kódokhoz tartozó őrzési idő a következő:

205. Az iraton irattárba helyezéskor fel kell tüntetni az iratfajtának az irattári tervben meghatározott sorszámát és megőrzési idejét. A nem selejtezhető iratokra az iratfajta irattári tételszáma után „N” betűt is kell írni.

206. A papíralapú irat irattárba helyezéséről az ügyintéző vezetőjének az előadói íven rendelkeznie kell. A megőrzési időt minden esetben az irattári terv alapján kell meghatározni.

207. Amennyiben a bv. szervnél olyan irat keletkezett, amelyre nézve az irattári terv nem tartalmaz intézkedést a selejtezésre, a megőrzésre, illetve az irat átadására, az ügyviteli és levéltári érdekek szem előtt tartásával az ügyintéző vezetője ad utasítást a legmegfelelőbb irattári tételbe történő besorolásra.

208. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti elem vezetője jelöli ki.

209. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

210. A selejtezés megkezdését 5 munkanappal megelőzően a selejtezést végrehajtó szerv köteles bejelenteni a BVOP Hivatalának a selejtezés megkezdésének időpontját, annak várható időtartamát, a selejtezendő iratok mennyiségét és évkörét.

211. A selejtezés során ellenőrizni kell azt, hogy

212. A selejtezésre kiválogatott iratokról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni

213. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét (4. melléklet). A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet az iratkezelést felügyelő vezető hitelesíti elektronikusan.

214. Iratselejtezés alkalmával az iratkezelést felügyelő vezető köteles az iratokat szúrópróbaszerűen ellenőrizni, és ennek megtörténtét az ellenőrzött iratok nyilvántartási számának feltüntetésével a jegyzőkönyvön vagy külön feljegyzésben dokumentálni, továbbá az ellenőrzés időpontjának rögzítésével aláírni. Az illetékes közlevéltári jóváhagyásra megküldött selejtezési jegyzőkönyvek esetében az ellenőrzés külön feljegyzésben történő dokumentálása kötelező. A selejtezési jegyzőkönyvben szereplő iratokat elkülönítve kell tárolni az illetékes levéltár által záradékolt jegyzőkönyv visszaérkezéséig.

215. A beiktatott selejtezési jegyzőkönyvet Hivatali kapun keresztül kell megküldeni a területileg illetékes közlevéltár részére.

216. A selejtezés időpontját – a levéltár által záradékolt selejtezési jegyzőkönyv birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

217. A nem selejtezhető iratokat is tartalmazó nyilvántartásokból az utolsó, kiselejtezhető irat selejtezése után kivonatot (irattári jegyzéket) lehet felfektetni. Az irattári jegyzék tartalmazza

218. Selejtezéskor a hiányzó iratokról hiányjegyzéket (jegyzőkönyvet) kell felvenni, az adott irat iktatókönyv bejegyzésénél az irathiány tényét „H” betű beírásával jelezni kell, és meg kell tenni a szükséges intézkedéseket az irat hollétének felkutatására.

219. A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet iktatás után az irattárban elkülönítetten kell őrizni. Ezek a jegyzőkönyvek nem selejtezhetők. Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvednek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére.

220. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti elem vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

221. A kiselejtezett iratokat zúzással, égetéssel vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával – felügyelet mellett – úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. Az elektronikus köziratok megsemmisítését úgy kell végrehajtani, hogy az adathordozó tartalma a későbbiek során ne legyen helyreállítható.

222. A megsemmisítendő selejtezett papíralapú iratokat, illetve a műanyagalapú adathordozókat a megsemmisítést végzőnek zsineggel átkötött zsákban vagy dobozban kell átadni. A megsemmisítésre átadott iratokról átvételi elismervényt kell kiállítani, amely tartalmazza az átadásra kerülő iratmennyiséget (zsák/kg/ifm). A megsemmisítést végző félnek nyilatkoznia kell arról, hogy az iratok vagy adathordozók megsemmisítését a mindenkor érvényben lévő jogszabályoknak megfelelően végezte el.

223. Elektronikus iratkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.

224. A hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú példányok megsemmisítésével kapcsolatos feladatokat a selejtezési szabályok szerint kell végrehajtani, azzal az eltéréssel, hogy

225. Az irattári terv figyelembevételével a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó, valamint a mintavétel során maradandó értékűnek minősített iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt, olvasható formában, legkorábban 15 év őrzési idő lejárta után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt és annak mellékletét képező iratjegyzékkel, valamint az átadás-átvételi jegyzőkönyvvel és annak mellékletét képező iratjegyzékkel együtt – az illetékes közlevéltárral előzetesen egyeztetett módon és időpontban – az átadó bv. szervek költségére – levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni az iratokat. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. Amennyiben az iratátadás papíralapú átadás-átvételi jegyzőkönyvön történik, az iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az illetékes közlevéltárral egyeztetett módon, elektronikus formában is át kell adni. Az illetékes közlevéltár a mintavételi eljárás, illetve a levéltári átadás részeként előírhatja az általa megjelölt iratok további megőrzését, illetve közlevéltárba adását, vagy az általa megjelölt iratok selejtezését és közlevéltárba adásának mellőzését.

226. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni (4. melléklet, 6. minta), amely tartalmazza

227. Levéltárba helyezés ideje és jelölése az irattári tételszámban:

228. A bv. szervek jogutód nélküli megszűnése esetén a megszűnő bv. szerv köteles a selejtezést végrehajtani és irattári anyagának maradandó részét az illetékes közlevéltár részére adja át. A le nem selejtezett és nem átadandó részét az országos parancsnok által kijelölt bv. szervek részére köteles átadni.

229. A bv. szervek jogutóddal történő megszűnése esetén a selejtezést el kell végezni, és a megszűnő bv. szerv megmaradó irattári anyagát a jogutód bv. szerv átveszi.

230. Amennyiben a megszűnő bv. szerv feladatköre több bv. szerv között oszlik meg vagy valamely bv. szerv ugyan nem szűnik meg, de egyes feladatait másik bv. szerv veszi át, abban az esetben az irattári anyagot irattári tételenként kell megosztani. Az irattári tételenkénti megosztást a megszűnő bv. szerv helye szerint illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni. A különböző szervekhez került iratok vonatkozásában felmerült igényt másolással vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag bv. szervek közötti átadására-átvételére megfelelően irányadók a munkakör átadás-átvétel szabályai.

231. Szervezeti elem megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti elem feladatkörét átvevő szervezeti elemnek.

232. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (hivatali egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás (egy hónapot meghaladó, előre látható tartós távollét) esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

233. Az iratok átadásába (átvételébe) az ügykezelőt be kell vonni. A kiadott iratokat, könyveket (segédleteket), bélyegzőket a szakterület ügykezelője veszi át. A pecsétnyomót és a nyilvántartás-köteles bélyegzőket a központi ügykezelés veszi át és annak megtörténtét a leszerelő lapon aláírásával igazolja.

234. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig – maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára – nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

235. A hivatali egységek vezetői a Robotzsaru rendszer felhasználói változásairól az alkalmazás-rendszergazdát (mentor) értesítik (4. melléklet), és kezdeményezik a Robotzsaru rendszerben a jogosultságok érvénytelenítését.

236. Elektronikus ügykezelő rendszerben iktatott iratok tételes elszámoltatása az elektronikus iktató rendszer elszámoltatási listája alapján történik.

237. Az ügykezelő munkakörének átadásánál a bv. szerv vezetőjének vagy az általa megbízott személynek is jelen kell lennie. Az átadás során az irattárba helyezett iratokat egy évre visszamenőleg tételesen, a többi irattári anyagot szúrópróbaszerűen kell ellenőrizni.

238. A bélyegzők, pecsétnyomók, valamint az ügykezeléshez használt segédletek átadását a nyilvántartásba is be kell jegyezni. Az átadásról (átvételről) a jegyzőkönyvet minimum három példányban kell elkészíteni, és a bv. szervek vezetőinek aláírása után egy példányt irattárba kell elhelyezni.

239. Amennyiben a munkakör átadására egy hónapot meghaladó távollét miatt kerül sor, a folyamatban lévő iratokat az előadói ívek átadásával egy időben át kell szignálni elektronikus iktató rendszerben a kijelölt ügyintézőre mint átvevőre. Az átszignálás az iraton és az iktatókönyvben is feltüntetésre kerül. A munkakör visszaadásakor ugyanilyen eljárást kell lefolytatni.

240. Külső szervnek, személynek, valamint a belső levelezés során készített irat esetén az iraton fel kell tüntetni (4. melléklet)

241. A Posta SZEÜSZ küldési móddal továbbított, a szolgáltató részére megküldött elektronikus iratot a lapok sorszámozása mellett úgy kell megszerkeszteni, hogy laponként a lap felső részéből legalább 15 milliméter, jobb és bal oldalából legalább 15 milliméter, alsó részéből legalább 20 milliméter, a papíralapú irat kötelező elemeinek elhelyezése céljából elhagyásra kerüljön. Bármilyen nyomtatható információ, ideértve a fej- és láblécet, a lábjegyzetet és az oldalszámot is, csak ebben a keretben helyezhető el.

242. A bv. szervek csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják.

243. A bv. szervek okirat hitelesítésére, illetve pénzügyi szempontból kötelezettség vállalására csak hivatalos szövegű (a bv. szerv megnevezését, székhelyét, esetleg szervezeti elem megnevezését tartalmazó) és formájú, kis- és nagyméretű körbélyegzőket, illetve adószámos hosszúbélyegzőket használhatnak. A bv. szervek a körbélyegzőn állami címert tüntethetnek fel. Egyéb hivatalos szövegű bélyegző (pl. fejbélyegző) a fenti célra nem használható.

244. Címeres körbélyegzőt a bv. szervek ügykörébe tartozó hivatalos kiadmányokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkező saját kezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez kell használni.

245. A körbélyegzőket, valamint a pénzügyi szempontból kötelezettségvállalásra alkalmas (adószámmal ellátott) hosszúbélyegzőket csak sorszámozással lehet megrendelni. A sorszámokat újra kiadni nem lehet (korábban már használatban volt sorszámmal nem lehet új bélyegzőt rendelni). A körbélyegző sorszáma az adott bv. szerven belül a folyamatos sorszámozást tartalmazza.

246. A körbélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és más hivatalos bélyegzők beszerzésére az illetékes szakterület teszi meg a szükséges intézkedéseket, és vezeti azok nyilvántartását.

247. A bélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és a pecsétnyomók nyilvántartása a központi ügykezelés feladata.

248. A nyilvántartás-köteles bélyegzők (körbélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők) nyilvántartását úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, hogy mely szervezeti elem használja. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a kiadás időpontját, a használó nevét és a szervezeti elem megnevezését.

249. A pecsétnyomóra vonatkozó igényt a szervezeti elem vezetője írásban, a Robotzsaru rendszeren keresztül kezdeményezi. A műszaki szakterület gondoskodik annak beszerzéséről és a központi ügykezelés a nyilvántartásba vételéről – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról és visszavételéről.

250. A pecsétnyomót a lenyomatával vagy számának és az esetleges betűjelölésének dokumentálásával, az érkezésének sorrendjében kell nyilvántartásba venni. Minden pecsétnyomót új sorszámon kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, hogy a személyi pecsétnyomót meghatározott időszakban ki használta. Pecsétnyomót az ügykezelő nyilvántartásában történő átvezetés nélkül átadni nem lehet. A pecsétnyomók nyilvántartását elektronikus formában is vezetni szükséges, amelynek tartalmának megegyezőnek kell lennie a papíralapú nyilvántartással.

251. A pecsétnyomó lenyomatát kell alkalmazni a személyes adatot, adathordozót tartalmazó lemezszekrényeken és a bv. szervek vezetői által meghatározott helyiségek biztonsági lakatjain és a kulcsdobozokon. A bv. szervek vezetői a belső rend és biztonság érdekében a pecsétnyomó használatát egyéb esetekben is elrendelhetik.

252. A bélyegzőt és a pecsétnyomót használója kizárólag a hivatali munkával kapcsolatban használhatja. Hivatalos idő befejezése után, illetve hivatalos helyiségből való távozáskor köteles azokat elzárni (kivétel a pecsétnyomó és a hivatali épületen kívüli munkavégzés alkalmával használt bélyegző). A bélyegzőket és a pecsétnyomót

253. Nyilvántartás-köteles bélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

254. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

255. Amennyiben a használó észleli, hogy a nyilvántartás-köteles bélyegző elveszett, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

256. A pecsétnyomóért használója kártérítési felelősséggel tartozik, elvesztése vagy eltűnése esetén a kártérítési eljárás lefolytatását követően intézkedni kell a pecsétnyomó nyilvántartásból való törlésére.

257. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket.

258. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

259. A bv. szerveknél keletkezett iratokról (papíralapú/elektronikus) a kiadmányozó, a kiadmányozó jogutódja, illetve az SZMSZ-ben, ügyrendben hitelesítéssel felhatalmazott személy jogosult hiteles papíralapú és hiteles elektronikus másolatot készíteni, illetve másolat készítését engedélyezni (a készítő nevének, kézjegyének és a készítés dátumának feltüntetésével) az E-ügyintézési tv. 102. és 103. §-ában meghatározott előírások figyelembevételével.

260. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

261. Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

262. A papíralapú iratról hiteles elektronikus másolat előállítása során az „Az elektronikus kiadmány az alapul szolgáló papíralapú irattal megegyezik.” elektronikus záradék bélyegző alkalmazása kötelező.

263. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

264. A szervezeti elem vezetője szervezeti eleménél köteles

265. A szervezeti elem vezetője az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait ellenőrzési naplóban rögzíti, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálja.

266. Az illetékes közlevéltár képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

267. Az illetékes közlevéltár várható ellenőrzését a bejelentéstől számított legrövidebb időn belül a bv. szerv írásban köteles bejelenteni a BVOP Hivatalának.

268. A felügyeleti ellenőrzési jogokat a Belügyminisztérium gyakorolja.

269. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén, soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy a jelen Szabályzatban az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

270. Az üzemzavar megszüntetését követően az infrastruktúra-rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

271. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

272. A Robotzsaru rendszer leállása idejére minden iktatóhelyen az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal, a vonatkozó kormányrendelet szerinti adattartalommal papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: ideiglenes iktatókönyv) kell felfektetni, amely biztosítja az „Azonnal!”, „Soron kívül!”, „Sürgős!” kezelési utasítással ellátott, a jogszabályok által határidővel érintett, valamint a vezető által meghatározott iratok hiteles nyilvántartását. Az ideiglenes iktatókönyvben kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az iktatás során, amennyiben ismert a Robotzsaru rendszerben kapott iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ideiglenes iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

273. Az ideiglenes papíralapú iktatókönyvet az alnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni. Az ideiglenes iktatókönyvből kapott szám az irat érkeztető- és iktatószáma is egyben. A számot a következő módon kell képezni: az ideiglenes manuális iktatókönyv megkülönböztető jele – iktatókönyv azonosítója/szám/évszám (pl. 30500/2/2022.ált.). Az iktatást folyamatos sorszámozással kell végezni, az iratok átadás-átvételét az alnyilvántartó könyvben nyilvántartott manuális átadókönyvben kell végrehajtani.

274. A Robotzsaru rendszer újraindulását követően az ideiglenes papíralapú iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokat át kell iktatni a Robotzsaru rendszerbe, és az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell, valamint amennyiben szükséges, az iktatószámok változásáról az érintetteket ki kell értesíteni.

275. A Robotzsaru rendszer leállása esetén alkalmazott papíralapú iktatókönyvet az év végén le kell zárni. Az utolsó iktatószám alatt aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti elem körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. Az ideiglenes iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tárolni. A papíralapú iktatókönyvben történő javítás, valamint a téves iktatás szabályait a 116. és a 117. pont tartalmazza.

276. Számítógépes iktatás esetén az iratkezelés szervezése történhet úgy is, hogy a beérkező küldemények érkeztetése, postabontása és iktatása központilag történik. A kimenő iratok iktatása azonban decentralizáltan, az egyes szervezeti elemekben, illetve az ügyintézők által ugyanabban a programban, amellyel a központi ügykezelés is dolgozik. Ebben az esetben is biztosítani kell az iktatás sorszámfolytonosságát.

277. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelnie kell az iratokon mindazoknak a kezelési feljegyzéseknek, amelyek a hagyományos iratkezeléshez szükségesek.

278. A nem papíralapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. memóriakártya, pendrive, CD stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi kivonatát, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását, továbbá a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) fájlnevét és fájltípusát. Az adathordozóra – maradandó módon – ugyancsak rá kell vezetni az iktatószámát. Egy elektronikus adathordozón egy témában keletkezett iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

279. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek és egyéb segédkönyvek), amelyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja, kivéve az ún. teljesen papírmentes, folyamatvezérelt és minden ügyintézési mozzanatot dokumentáló ügykezelési rendszer esetét.

280. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.

281. Az elektronikus iktatókönyvet a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni.

282. Az elektronikus úton küldött okiratokat – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – az E-ügyintézési tv. szerinti minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni. Ilyen irat küldésére csak a kiadmányozási rendben kiadmányozási joggal rendelkező személy jogosult.

283. Elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, sikertelenség esetén a Robotzsaru rendszerben dokumentálni, továbbá a feladót erről értesíteni kell.

284. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését a Robotzsaru rendszer alkalmazásával kell végrehajtani.

285. A levelezőrendszeren érkezett és a bv. szervezet feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt áthelyezve kell a Robotzsaru rendszer érkeztető nyilvántartásába venni.

286. A továbbiakban a Robotzsaru rendszerben kell az elektronikus iratokat kezelni, és az iratokkal, valamint az ügyintézéssel kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

287. A központi ügykezelés továbbítja a kivételi körbe tartozó küldeményeket. A koordinációra bocsátás és a Robotzsaru rendszer által biztosított elektronikus küldési módok beállítása a szervezeti elemeknél történik.

288. Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát kell a címzett részére megküldeni.

289. Az elektronikus kiadmánytervezet kiadmányozásra vagy aláírásra felterjesztéséről az ügyben eljáró ügyintéző gondoskodik.

290. Az aláírt elektronikus irat további – felsőbb vezetőnek – kiadmányozásra/aláírásra felterjesztéséről az aláíró vezető gondoskodik.

291. A Robotzsaru rendszer által biztosított elektronikus küldési módok esetében, valamint koordináció automatikus küldési móddal továbbított, kiadmányozott elektronikus irat címzetthez való megküldéséről az ügyben eljáró szervezeti elem ügyintézője gondoskodik.

292. Az elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett címzettek, valamint azon címzett esetében, aki ügyfélkapuval nem rendelkezik, vagy rendelkezik ügyfélkapuval, de a rendelkezési nyilvántartás szerint nem vállalta az elektronikus kapcsolattartást, Posta SZEÜSZ elektronikus küldési mód kiválasztásával kell megküldeni.

293. Aki az elektronikus kapcsolattartást vállalta, és a rendelkezési nyilvántartás szerint is elektronikusan kívánja a kapcsolatot tartani, ügyfélkapun keresztül kell az iratot kézbesíteni. Az expediálási adatok megadása előtt az ügyintéző kötelessége a rendelkezési nyilvántartásból a lekérdezést végrehajtani, és az abban rögzített rendelkezésnek megfelelően kell az expediálás adatait felvenni.

294. A Hivatali kapu rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat a Robotzsaru rendszer expediálási felületén a „NOVA SZEÜSZ elektronikus küldés” példánykezelési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

295. Ugyanazon bv. szerven belüli iratforgalom keretében az egy ügyhöz tartozó ügyiratdarabok az ügyintéző által a koordináció példánykezelési mód kiválasztásával a vezető által kiadmányozott iktatott példány kézbesítése automatikusan megtörténik a szervezeti elem részére.

296. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni a vonatkozó adatvédelmi törvény és a Korm. rendelet előírásainak betartásával, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

297. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

298. Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe. A továbbítás tényét, idejét és módját (e-mail vagy e-fax) az iraton a továbbítást végző személy az iratra felvezeti, keltezi és aláírja.

299. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a Magyar Posta Zrt.-n vagy – ha a címzett az Állami Futárszolgálatba bekötött szerv – az Állami Futárszolgálat kézbesítőjén keresztül kell megküldeni a címzettnek.

300. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

301. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat az informatikai szakterülethez tartozó rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével visszaállíthatatlanul megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

302. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

303. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

304. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – úgymint olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Robotzsaru rendszerben rögzíteni kell.

305. Az elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen, alkalmazás rendszergazdán (mentoron) keresztül kell jelezni.

306. Az ún. vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

307. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

308. Ügykezelői beosztásban csak olyan személy alkalmazható, aki az iratkezelésre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályokból és az érvényben lévő Szabályzatból, valamint az iratkezelést ellátó szoftver gyakorlati alkalmazásából dokumentáltan oktatásban részesült. Az ügykezelő feladatait munkaköri leírásban rögzíteni kell. Az ügykezelőnek eredményes vizsga alapján adható számítógépes ügyviteli rendszerbe adatbeviteli (szerkesztési) jogosultság. A vizsgát a jogosultság kiadása előtt az alkalmazás-rendszergazda előtt kell megtenni.

309. Az oktatás megszervezésért a bv. szervek vezetői felelnek.

310. A bv. szervek vezetői felelősek azért, hogy a bv. szervezet személyi állományának tagjai az iratkezelésre vonatkozó szabályokat a beosztásuknak megfelelő mértékben elsajátítsák.

311. A bv. szerv ügykezelést felügyelő vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az ügykezelésre vonatkozó jogszabályokat és egyéb szabályzatokat az ügykezelői állománynak, valamint a vezetésükkel megbízott személyeknek rendszeresen, dokumentált módon továbbképzés keretében oktassák. Az ügykezelők és az ügykezelésért felelős vezető vizsgáztatásáról a BVOP gondoskodik.

312. Az ügykezelők és az ügykezelést közvetlen felügyelő vezetők a vonatkozó szabályzók ismeretéből és gyakorlati alkalmazásából az éves ügykezelés vizsgán (kötelezettségüknek megfelelően) írásban kötelesek „ügykezelői vizsgát” tenni. A sikertelen vizsga két alkalommal ismételhető. Az egyes vizsgák között – a megfelelő felkészülési idő biztosítása érdekében – 30 napnak el kell telnie. Minden további ismételt vizsga letételét a BVOP Hivatalának vezetője engedélyezi.

313. A vizsgáztatást háromfős bizottság látja el, amelynek elnöke az ügykezelésért felelős osztályvezető, tagjait a BVOP Hivatalának vezetője jelöli ki. A vizsgáról a vizsgabizottság oklevelet állít ki.

314. Az ügykezelői vizsgába be kell számítani minden olyan oklevelet és bizonyítványt, amely azt tanúsítja, hogy az illető vizsgát tett ügyiratkezelési ismeretekből. Így különösen

315. A 314. pontban felsorolt végzettséggel rendelkező csak kiegészítő vizsgát köteles tenni a bv. szervezetre vonatkozó speciális szabályokból.

316. A központi ügykezelés vezetése az érintett állomány ügykezelési ismereteinek szintfelmérését a BVOP által szervezett szakmai továbbképzésén hajtja végre.

317. A bv. szervek ügykezelésének központi szervezése, szakirányítása és felügyeleti ellenőrzése a BVOP Hivatalának feladata. A BVOP szervezeti elemei által végzett felügyeleti ellenőrzés során az ügykezeléssel összefüggő feladatokat is ellenőrizni kell.

318. Minden év lezárása után az önálló iktatást végző bv. szerv vezetője a lezárt év tekintetében iratforgalmi statisztikát köteles megküldeni a BVOP Hivatal részére minden év január 5-éig (a táblázatot a 4. melléklet tartalmazza).

319. A bv. szervezet által rendszeresen használt irattípusok iratmintatárát a 4. melléklet tartalmazza.

320. A bv. szervek vezetői jelen Szabályzat hatálybalépését követő kilencven napon belül kötelesek iratkezelési és irat-nyilvántartási rendjükre vonatkozó szabályaikat felülvizsgálni.

321. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, azzal, hogy a rendelkezéseit 2023. január 1-jétől kell alkalmazni.

322.¹

323. A 113. pont rendelkezéseit a jelen Szabályzat hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.