29/2023. (IV. 28.) BVOP utasítás

1. Az utasítás célja, hogy a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) rendelkezéseivel összhangban meghatározza a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP), a bv. intézetek, intézmények (a továbbiakban: bv. szervek) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, valamint az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét, különös tekintettel e körben az eljárás során hozott döntésekért felelősökre, valamint a közbeszerzési eljárások dokumentálási és adatszolgáltatási rendjére.

2. Az utasítás

3. Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki

4. Amennyiben a tervezett közbeszerzés speciális jellege vagy egyéb lényeges körülmény indokolja, a közbeszerzési eljárás – a büntetés-végrehajtás országos parancsnoka (a továbbiakban: országos parancsnok) vagy az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese döntése alapján – a Kbt. 27. § (2) bekezdésére tekintettel egyedi rend meghatározásával is lefolytatható.

5. A jelen utasítás szempontjából irányadó alapfogalmakat a Kbt. és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény értelmező rendelkezései tartalmazzák, azzal, hogy a fentieken túlmenően az utasításban használt fogalmak a következők:

6. A közbeszerzési tárgyak fogalmára, a beszerzések becsült értékének megállapítására a Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok rendelkezései az irányadóak.

7. A bv. szervek vonatkozásában a közbeszerzési eljárást lebonyolító szerv a BV GEI, amely mint Kbt. 32. §-a alapján ajánlatkérők közül kijelölt központi beszerző szerv minőségű ajánlatkérő jár el az eljárások lebonyolítása során. Ezen rendelkezés alól a kezdeményező indokolással ellátott, írásban felterjesztett kérelme alapján az OPGIH vagy az országos parancsnok adhat felmentést. A BV GEI-t ebben az esetben is tájékoztatni kell a közbeszerzési eljárás lefolytatásáról, és a megkötött szerződés 1 példányát részére meg kell küldeni.

8. Az országos parancsnok, illetve az OPGIH dönthet bármely eljárás jelen szabályzat rendelkezései alóli kivonásáról, amely esetben az eljárás eseti eljárásrenddel kerül lebonyolításra.

9. Az OPGIH engedélyezi az Országos Parancsnokság és bv. szervek közbeszerzéseit, a Kbt. hatálya alá tartozó koncessziós beszerzéseit, illetve jóváhagyja a bv. szervek közbeszerzési eljárást lezáró döntéseit.

10. A tárgyévre vonatkozó beszerzési, valamint közbeszerzési igényeket, a központosított közbeszerzés keretében tervezett beszerzésekkel együtt a BVOP valamennyi szervezeti eleme legkésőbb tárgyév február 28. napjáig az 1. melléklet szerint megküldi az OPGIH részére.

11. A közbeszerzési eljárás becsült értékének meghatározásánál a Kbt. 16–20. §-a rendelkezései szerint kell eljárni. A becsült érték fogalmilag nem azonos a rendelkezésre álló anyagi fedezettel és a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben megjelent ajánlatkérői ellenszolgáltatással. A becsült érték megállapítását a Büntetés-végrehajtás Gazdasági és Ellátó Intézete Beszerzési Osztály (a továbbiakban: BV GEI BO) végzi a 3. melléklet alapján. A becsült értéket alátámasztó dokumentumok elkészítése, ajánlatok bekérése, a költség- és piacfelmérés a BV GEI BO feladata.

12. Az OPGIH a Kbt. részekre bontási tilalomra vonatkozó szabályait figyelembe véve összesíti az egyes BVOP szervezeti elemek beszerzési igényeit, majd továbbítja – a szervezeti elemek által OPGIH részére megküldött beszerzési és közbeszerzési igényekkel együtt – a BV GEI igazgató részére tárgyév február 28. napjáig. A BV GEI meghatározza a tervezett eljárási rendeket és eljárásfajtákat, majd a Kbt. részekre bontási tilalomra vonatkozó szabályait figyelembe véve éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít, és a BV GEI BO gondoskodik annak az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: EKR) a tárgyév március 31. napjáig történő közzétételéről. A végleges közbeszerzési terv és módosításainak jóváhagyására az OPGIH jogosult.

13. A bv. szervek által a 12. pont szerint benyújtott közbeszerzési résztervek összesítése alapján a közbeszerzési terveket a BV GEI vezetője a meghatározott határidőt legalább 5 munkanappal megelőzően az OPGIH részére jóváhagyásra felterjeszti. Éves közbeszerzési terv készítése valamennyi önálló ajánlatkérőnek minősülő bv. szerv esetén szükséges a Kbt. előírásai szerint, melynek felelőse a BV GEI. A BV GEI éves közbeszerzési terve pedig tartalmazza a saját érdekkörében felmerülő közbeszerzési igényeket és minden olyan tervezett közbeszerzési eljárást is, melyeket – mint Kbt. 32. §-a alapján kijelölt központi beszerző szerv minőségű ajánlatkérő – a többi bv. szerv érdekében és javára fog lefolytatni.

14. A közbeszerzési terv jóváhagyását követően a BV GEI vezetője haladéktalanul intézkedik annak a Kbt. 43. § (2) bekezdés a) pontja szerinti közzétételére.

15. A BVOP közbeszerzési tervének jóváhagyását követően a BV GEI vezetője haladéktalanul intézkedik annak a Kbt. 43. § (2) bekezdés a) pontja szerinti közzétételére. A közbeszerzési tervet BV GEI Beszerzési osztályvezető által kijelölt ügyintézője teszi közzé azzal, hogy minden esetben jelentést készít a feladat elvégzéséről a BVOP Kommunikációs Főosztályvezető, illetve az OPGIH részére. Az OPGIH jogosult arra, hogy szúrópróbaszerűen bármikor ellenőrizze az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítését.

16. A közbeszerzési tervben nem szereplő vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ebben az esetben a közbeszerzési terv módosítása szükséges.

17. A BVOP közbeszerzési terve év közben szükséges módosítására az OPGIH intézkedik a BV GEI útján, a bv. szervek közbeszerzési tervének év közben szükséges módosítására a BV GEI intézkedik az OPGIH előzetes jóváhagyását követően.

18. A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a KEF rendelet hatálya alá tartozó kiemelt termékek közbeszerzése vonatkozásában a BVOP éves összesített közbeszerzési tervét az egyes szervezeti elemek adatszolgáltatása alapján a BVOP Gazdasági Szolgálat küldi meg a BV GEI igazgató részére szakmai ellenőrzés céljából a tárgyév május 5. napjáig. A tervet – az OPGIH jóváhagyása után – a BV GEI teszi közzé a KEF rendelet előírásai szerint a tárgyév május 15. napjáig.

19. Az NKOH rendelet hatálya alá tartozó kommunikációs beszerzések és szervezetfejlesztési beszerzések vonatkozásában a BVOP éves kommunikációs tervét és éves szervezetfejlesztési tervét tárgyév január 15. napjáig az egyes BVOP szervezeti elemek adatszolgáltatása alapján a BVOP Kommunikációs Főosztálya készíti el, és a BV GEI teszi közzé az NKOH rendelet előírásai szerint.

20. A DKÜ rendelet hatálya alá tartozó beszerzések vonatkozásában az éves informatikai beszerzési terv és informatikai fejlesztési terv elkészítése a BVOP Informatikai Főosztály feladata, annak a Digitális Kormányzati Ügynökség Központosított Közbeszerzési Portálra történő feltöltése a BV GEI feladata. A BVOP Informatikai Főosztály a terveket a DKÜ rendeletben meghatározott feltöltési határidőt megelőző 15. napig küldi meg a BV GEI igazgató részére.

21. A VBÜ rendelet hatálya alá tartozó beszerzések vonatkozásában a beszerzési terv összeállítása a Biztonsági Szolgálat feladata, annak a Védelmi Beszerzési Ügynökség Portálra történő feltöltése a BV GEI BO feladata. Az OPGIH jóváhagyása után a BVOP Biztonsági Szolgálat a tervet a VBÜ rendeletben meghatározott feltöltési határidőt megelőző 15. napig küldi meg a BV GEI igazgató részére.

22. A KEF rendelet, a DKÜ rendelet és a VBÜ rendelet szerinti további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint ez egyes BVOP szervezeti elemek bevonásával, valamint azok adatszolgáltatása alapján, az OPGIH jóváhagyása után – a BV GEI feladata.

23. Az NKOH rendelet szerinti további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint ez egyes szervezeti elemek bevonásával, valamint azok adatszolgáltatása alapján, az OPGIH jóváhagyása után – a BVOP Kommunikációs Főosztállyal egyeztetve a BV GEI BO feladata.

24. A közbeszerzési eljárások során az EKR rendelet és az EKR felhasználói kézikönyvének előírásait kell alkalmazni.

25. Az EKR regisztrációval kapcsolatos teendők elvégzésére a BVOP tekintetében az OPGIH, illetve a BV GEI tekintetében a BV GEI igazgatója intézkedik.

26. A BVOP tekintetében EKR super user jogosultsággal csak és kizárólag az OPGIH és/vagy az OPGIH által kijelölt személy rendelkezhet. A BV GEI BO ügyintéző részére super user jogosultság a BVOP tekintetében írásos javaslattal előzetes OPGIH jóváhagyást követően adható.

27. A további EKR jogosultságok biztosítására a BV GEI BO vezetője intézkedik. Az EKR közbeszerzési terv karbantartó jogosultság kizárólag az OPGIH által kijelölt személy, illetve a Büntetés-végrehajtás Gazdasági és Ellátó Intézete Beszerzési és Beruházási Igazgató-helyettes (a továbbiakban: BV GEI BBIGH) és/vagy az általa kijelölt személy részére biztosítható, azzal, hogy előzetes jóváhagyás céljából az OPGIH részére köteles javaslattal egyidejűleg megküldeni a kijelölt személy nevét, elérhetőségét.

28. A közbeszerzési eljárások lebonyolításához szükséges egyéb jogosultságok kiosztásáról a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője rendelkezik.

29. Az 57. pontban foglaltakra tekintettel az OPGIH és/vagy az általa kijelölt személy részére a BV GEI BO köteles folyamatosan biztosítania a betekintői jogosultságot az EKR felületen valamennyi bv. szerv, a BV GEI közbeszerzési eljárásainak vonatkozásában az eljárás megindítását követő 5 napon belül, mely feladat elvégzéséről a Robotzsaru rendszeren keresztül jelentést készít az OPGIH részére.

30. A kezdeményező az igény vagy pótfedezeti igény felmerülésekor az adott közbeszerzési eljárás megindítása érdekében előterjesztést (a továbbiakban: kezdeményezés) készít az OPGIH részére a 2. melléklet szerinti tartalommal. A közbeszerzési eljárás lefolytatására vonatkozó kezdeményezést a kívánt szerződéskötési időpontot megelőzően legalább 5 hónappal kell felterjeszteni. Ez a határidő az irányadó bv. szervek esetén is, amelyek a 2. melléklet szerinti előterjesztést a BV GEI részére küldik meg, aki előzetes jóváhagyás céljából megküldi az OPGIH részére.

31. Az OPGIH dönt a beszerzés jóváhagyásáról vagy elutasításáról, a BVOP tekintetében a döntéséről tájékoztatja a BVOP Közgazdasági Főosztály (a továbbiakban: KGFO) vezetőjét. A beszerzés elutasításáról a KGFO tájékoztatja a kezdeményező szervezeti elemet, bv. szervek tekintetében az OPGIH tájékoztatja a BV GEI-t aki köteles a bv. szerveket 5 napon belül tájékoztatni.

32. A BV GEI BO feladata a részekre bontás tilalmának figyelembevételével megállapított egybeszámított becsült érték megállapítása, a 3. melléklet szerint.

33. A közbeszerzés jóváhagyása esetén a KGFO vezetője fedezetigazolást állít ki, és a kezdeményezés dokumentumaival együtt megküldi a BV GEI vezetőjének. Bv. szervek esetében a saját szervezetükre szabott közbeszerzési szabályzatukban kell, hogy szabályozzák a fedezetigazolás kérdését. A kezdeményezéshez csatolni kell:

34. A kedvező feltételekkel történő új szerződések megkötése érdekében valamennyi beszerzési tárgy és termékcsoport vonatkozásában a Kezdeményező a közbeszerzési szerződések hatálybalépésének évfordulóját követő 30 napon belül (határozott időtartam lejáratának évében) végrehajtja a szükséges piacfelmérést, és annak megállapításait felhasználva vizsgálja felül a szerződéseit, melyről feljegyzést készít, kedvezőbb ár esetén tájékoztatja az OPGIH útján a BV GEI igazgatóját. A közbeszerzés becsült értékének megállapításához szükséges piacfelmérés és költségfelmérés elvégzése a BV GEI BO feladata.

35. A becsült érték vizsgálatának módszere a következő lehet: Az ajánlatkérő a meghatározott felelősségi körében köteles a becsült érték meghatározása céljából külön vizsgálatot végezni, és annak eredményét dokumentálni. A vizsgálat során az ajánlatkérő objektív alapú módszereket alkalmazhat. Ilyen módszerek különösen

36. Az egybeszámított becsült érték meghatározását a kezdeményezésben foglalt becsült érték és a BV GEI BO-nál rendelkezésre álló adatok alapján a BV GEI BO végzi. Az egybeszámítási szabályok betartásának szakirányítói ellenőrzését szúrópróbaszerűen az OPGIH bármikor elrendelheti.

37. Építési beruházás esetén a becsült értéket az építési beruházások, valamint az építési beruházásokhoz kapcsolódó tervezői és mérnöki szolgáltatások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet] 13. §-ának előírásai szerint kell megadni.

38. A kezdeményező vezetője felel azért, hogy a beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok és a műszaki leírásban meghatározottak a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szempontból helytállóak legyenek, és a valóságnak megfeleljenek.

39. Eredménytelen közbeszerzési eljárás esetén, ha a kezdeményezésben foglaltak változatlanul fennállnak, az eljárás újraindításához nem szükséges a kezdeményezés újbóli megküldése, a BV GEI BO eredménytelenségről szóló tájékoztatását követően 30 napon belül, a költségfedezet további megléte, valamint az igény fennállása esetén egy erre vonatkozó tájékoztató levél OPGIH részére történő közvetlen megküldésével ismételten kezdeményezheti a közbeszerzési eljárás ismételt lefolytatását. Egyéb esetben a kezdeményező az eljárás újraindításához a megváltozott feltételeket tartalmazó kezdeményezést küldi meg közvetlenül az OPGIH részére. A bv. szervek az e pont szerinti tájékoztató levelet vagy megváltozott kezdeményezést csak és kizárólag a BV GEI útján küldik meg az OPGIH részére.

40. A bv. szerv közbeszerzési eljárásában az alábbi személyek vesznek részt:

41. A jóváhagyott kezdeményezés beérkezését követően a BV GEI igazgatója kijelöli az eljárást lefolytató szervezeti elemet.

42. Amennyiben a kezdeményezés és az ahhoz csatolt dokumentumok megfelelőek, a közbeszerzési eljárás indítására alkalmasak, továbbá a bírálóbizottsági tagok kijelölése megtörtént, a BV GEI 3 napon belül megkezdi a közbeszerzési eljárás előkészítését.

43. Amennyiben a kezdeményezés és az ahhoz csatolt dokumentumok alkalmatlansága miatt a közbeszerzési eljárás megindítása nem lehetséges, a BV GEI konzultációt kezdeményez a kezdeményezővel a hiányosságok kiküszöbölése érdekében. A konzultációról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben rögzítésre kerülnek a módosítási, kiegészítési javaslatok, felelősök, valamint a feladat- és ütemtervek.

44. Meghatározott célok érvényesülésének biztosítására, valamint a közbeszerzési eljárás előkészítésére, lefolytatásának támogatására, elbírálására és értékelésére bírálóbizottságot (a továbbiakban: bizottság) kell létrehozni. A bizottság kötelező tagjai:

45. A közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelmet a kezdeményező, a jogi szakértelmet a BV GEI a Jogi és Titkársági osztályán szolgálatot teljesítő kijelölt jogásza, a közbeszerzési szakértelmet a BV GEI Beszerzési Osztálya, a pénzügyi szakértelmet a BV GEI Közgazdasági Osztály biztosítja. A közbeszerzési eljárás döntéshozója a bizottság munkájába külső szakértőket is bevonhat.

46. A BVOP javára indított közbeszerzési eljárásokban az ajánlatkérő döntési jogköreit döntéshozóként valamennyi döntés esetén az OPGIH gyakorolja, bv. szervek javára indított közbeszerzési eljárásokban az ajánlatkérő döntési jogköreit döntéshozóként intézet esetén az agglomeráció vezetője, BV GEI esetén annak igazgatója gyakorolja, azzal, hogy a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 6/2023. (I. 31.) BVOP utasítás alapján valamennyi bv. szerv a GEI útján köteles előzetes jóváhagyás céljából megküldeni az OPGIH részére a közbeszerzési eljárást lezáró döntésének tervezetét.

47. Építési beruházás esetén a kezdeményező szakterület a bizottságba az építési beruházás tárgyában, az adott szakterületen szerzett szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező személyt delegál. Amennyiben a kezdeményezőnél nincs megfelelő szakirányú, felsőfokú végzettséggel rendelkező személy, akkor a bizottságba delegálható a kezdeményező agglomerációjához tartozó, más bv. szervnél foglalkoztatott, megfelelő végzettségű személy is.

48. A Kbt.-ben meghatározott esetekben az eljárásba FAKSZ bevonása kötelező, egyéb esetekben a BV GEI BO vezetőjének döntése alapján kerülhet bevonásra.

49. Amennyiben egy közbeszerzési eljárásban FAKSZ kerül kijelölésre, kizárólag az általa jóváhagyott dokumentumok kerülhetnek felterjesztésre, engedélyezésre, közzétételre és/vagy megküldésre a gazdasági szereplők részére.

50. A bizottságba kizárólag az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény szerinti vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséget teljesített személyek jelölhetők ki, kivéve, ha ők nem minősülnek közszolgálatban álló személynek.

51. A bizottság tagjait a BV GEI BBIGH bízza meg. A bizottság megbízására vonatkozó dokumentumok elkészítéséért a BV GEI BO a felelős.

52. A bizottság tagjainak felelőssége saját szakterületükön belül kiterjed az eljárás Kbt. és a vonatkozó jogszabályok előírásainak megfelelő lefolytatásában való részvételre.

53. A bizottság tagjai kötelesek mind az eljárás előkészítése, mind pedig lefolytatása során folyamatosan együttműködni.

54. A bizottsági tag távolléte esetén a helyettes bizottsági tag köteles a bizottsági üléseken részt venni, és a bizottsági tag feladatait ellátni.

55. Amennyiben a bizottsági tag vagy a helyettese munkakörében vagy foglalkoztatási jogviszonyában olyan mértékű változás áll be, hogy a továbbiakban feladatát nem tudja ellátni, az érintett szakterület vezetője köteles a bizottságba új, megfelelő szakértelemmel rendelkező tagot / helyettes tagot kijelölni.

56. A bizottság üléseit az eljárás közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja elektronikus úton (e-mailben) hívja össze, a tárgyalás alapját képező anyagok megküldésével vagy azokhoz történő elérhetőség biztosításával. A bizottsági ülésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

57. Az OPGIH által kijelölt személy az OPGIH éves feladatterve szerint vagy szúrópróbaszerűen, illetve az országos parancsnok egyedi utasítása alapján a bv. szerv közbeszerzési eljárását, illetve azok bármely eljárási cselekményét részben vagy egészében ellenőrizheti, beleértve a szerződések előkészítését, a fedezet rendelkezésre állását, a személyi és tárgyi feltételeket.

58. A BV GEI igazgatójának haladéktalanul jelentenie kell az OPGIH részére, ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul.

59. A közbeszerzések központi felügyeletéért a BV GEI igazgatója a felelős.

60. A közbeszerzési eljárás befejezését követően a lefolytatott eljárásról – az OPGIH utasítása esetén – jelentést terjeszt fel a BV GEI BO vezetője az eljárás során szerzett személyes tapasztalatai alapján.

61. A közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogszabály vagy közjogi szervezetszabályozó eszköz rendelkezésén alapuló tájékoztatási, adatszolgáltatási kötelezettség vagy engedélykérés – ha a bv. szervezeten kívüli szervezet irányába történik – kizárólag a BV GEI igazgatóján keresztül történhet, azzal, hogy előzetesen jóváhagyásra megküldi az OPGIH részére. Kivételt képez ez alól a honlapon történő közzétételi kötelezettség (ideértve a Közbeszerzési Hatóság által működtetett KBA-EHR rendszer felületét és az Új Világ Nonprofit Szolgáltató Kft. által működtetett EKR felületét is).

62. A közbeszerzési eljárások előkészítésébe és lefolytatásába nem vonható be olyan személy, akivel szemben a Kbt.-ben meghatározott összeférhetetlenségi okok valamelyike fennáll. E körben a részt vevő személyeket nyilatkozattételi kötelezettség terheli.

63. Az összeférhetetlenségre a Kbt. 25. §-ában foglalt, az ajánlatkérő oldalán eljáró személyek tekintetében irányadó megfelelő rendelkezéseket kell alkalmazni. A közbeszerzési eljárásban részt vevő bizottsági tagoknak titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot kell tenni, mely során írásban nyilatkoznak arról, hogy nem áll fenn velük szemben összeférhetetlenségi ok, és a nyilatkozat aláírásával egyidejűleg titoktartásra kötelezik magukat.

64. A titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatokat a BV GEI BO készíti elő, és gondoskodik arról, hogy a megbízóleveleket, valamint az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot az érintett személyek aláírják.

65. A bizottság tagjainak feladatai különösen:

66. A bizottság elnöke kezdeményezőtől függően (BVOP, bv. szervek, illetve BV GEI) az OPGIH vagy a BV GEI igazgató által a megbízásban kijelölt bizottsági tag.

67. A bizottság elnökének feladata:

68. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet a kezdeményező biztosítja. A több szervezeti elemet érintő beszerzések esetén minden szervezeti elemből egy fő kerül kijelölésre, akik együttesen biztosítják a szakértelmet.

69. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:

70. A közbeszerzési szakértelmet a BV GEI BO vezetője által kijelölt közbeszerzési gyakorlattal rendelkező szakember, valamint adott esetben a FAKSZ biztosítja.

71. A közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:

72. A jogi szakértelmet a BV GEI Titkársági és Jogi Osztály vezetője által kijelölt, a BV GEI Titkársági és Jogi Osztály állományába tartozó, jogi végzettséggel rendelkező jogász biztosítja.

73. A jogi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:

74. A pénzügyi szakértelmet a BV GEI Közgazdasági Osztály vezetője által kijelölt szakember biztosítja.

75. A pénzügyi szakértelemmel rendelkező bizottsági tag feladata:

76. A FAKSZ feladata:

77. Amennyiben a közbeszerzési eljárás tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, a BV GEI BBIGH a közbeszerzési eljárásban való közreműködésre külső szakértő személyt, szervezetet kérhet fel, azzal, hogy előzetes jóváhagyás céljából tájékoztatja a bevonásra kerülő személyről vagy szervezetről az OPGIH-t.

78. Amennyiben a BV GEI BO leterheltsége miatt szükséges, a közbeszerzési eljárások lefolytatására a BV GEI BBIGH külső szakértő személyt, szervezetet kérhet fel.

79. Ha a közbeszerzési eljárás lefolytatása során külső megbízott szakértő igénybevételére kerül sor, a vonatkozó szerződésnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás részfeladatai kapcsán, hogy mely feladatok teljesítése esik a BV GEI mint megbízó, és melyek a megbízott terhére. Ennek megfelelően külön kell rögzíteni az ezen utasítástól eltérő felelősségi rendet.

80. A közbeszerzési eljárás megindítása érdekében a kezdeményező szakterületnek dokumentált módon rendelkeznie kell a közbeszerzési eljárás előkészítéséhez és lefolytatásához szükséges alábbi adatokkal, dokumentumokkal:

81. Az első bizottsági ülés célja, hogy tisztázza az eljárás indításához, így különösen a közbeszerzési dokumentumok elkészítéséhez szükséges információkat, továbbá valamennyi lényeges körülményt és adatot.

82. Az első bizottsági ülésen meg kell határozni és jegyzőkönyvben kell rögzíteni:

83. A bizottság jogosult – a jogszabályok és a beszerzési tapasztalatok figyelembevételével – a kezdeményező iratban foglalt alkalmassági feltételek, értékelési szempontok, a szerződés feltételei és biztosítékai, valamint az egyéb követelmények módosítására a kezdeményező jóváhagyását követően.

84. Amennyiben az alakuló ülésen nem áll rendelkezésre valamennyi, a közbeszerzés megindításához szükséges adat, vagy a közbeszerzési eljárás körülményei nem tisztázottak, a bizottság tagjai elektronikus levelezés útján egyeztetnek, szükség esetén új bizottsági ülést tartanak.

85. Az ügyintéző minden bizottsági ülésről jegyzőkönyvet készít. A bizottsági ülésekről készített jegyzőkönyveket az eseményeken részt vevő bizottsági tagok az aláírási helyeken aláírásukkal hitelesítik.

86. Amennyiben a kezdeményezés alapján a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges minden adat rendelkezésre áll, vagy elektronikus úton a szükséges információk beszerezhetők, az eljárás ügyintézője feljegyzésben rögzíti az adatokat, és a feljegyzést véleményezésre megküldi a bizottsági tagok részére.

87. Az ügyintéző köteles ellenőrizni, hogy a lefolytatásra kerülő eljárás szerepel-e, továbbá megfelelő adatokkal szerepel-e a közbeszerzési tervben, szükség esetén a BV GEI BO erre kijelölt ügyintézője részére jelzi a közbeszerzési terv módosításának szükségességét, aki az OPGIH jóváhagyását követően 3 munkanapon belül intézkedik a közbeszerzési terv módosítására és annak közzétételére az EKR-ben.

88. Az OPGIH általi jóváhagyott beszerzéskezdeményezés, valamint a szabályszerűen kiállított fedezetigazolás kézhezvételét követő 5 munkanapon belül a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője (BV GEI igazgató), kezdeményezi a közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzését, így különösen:

89. Amennyiben az eljárásba FAKSZ bevonása szükséges, az eljárás megindításának feltétele a közbeszerzési dokumentumok FAKSZ általi véleményeztetése, majd az EKR-be történő feltöltést követően azok FAKSZ általi ellenjegyzése.

90. Az eljárás ügyintézője a közbeszerzési eljárást indító dokumentumokat hatósági ellenőrzési kötelezettség esetén a jogszabályoknak megfelelően megküldi az ellenőrző hatóság részére.

91. A döntéshozó a közbeszerzési eljárás megindítását a közbeszerzési dokumentumok jóváhagyásával engedélyezi.

92. A közbeszerzési eljárás akkor indítható meg, ha

93. Amennyiben minden szükséges adat rendelkezésre áll, valamint minden körülmény tisztázásra került, az ügyintéző a bizottsági ülés napját követő 8 munkanapon belül a bizottsági tagok közreműködésével előkészíti az eljárás megindításához szükséges közbeszerzési dokumentumokat. A Kbt. és végrehajtási rendeletei, a műszaki leírás és a szerződés szakmai tartalmát érintő szerződéses feltételek teljes körű meghatározása alapján a bizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja 8 munkanapon belül köteles kidolgozni a szerződéstervezetet.

94. A szerződés tervezetének kidolgozása során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a szerződéstervezetben foglalt feltételekkel kell a szerződést megkötni, abban az eljárás lezárását követően módosításra nincs lehetőség.

95. A bizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja a szerződéstervezetet megküldi a BVOP Hivatal Jogi és Adatkezelési Főosztálya (a továbbiakban: BVOP JAFO) részére jogi szempontú ellenőrzés céljából a szolgálati út betartásával, a ROBOTZSARU rendszeren (a továbbiakban: RZS rendszer) keresztül. Nem kell ellenőrzésre megküldeni a szerződéstervezetet, ha a szerződéstervezet nem tér el a szerződésmintákat tartalmazó iratmintatárban található szerződésmintától.

96. A BVOP JAFO a szerződéstervezettel kapcsolatos észrevételeit 5 munkanapon belül megküldi a BV GEI BO részére a szolgálati út betartásával, RZS rendszeren keresztül. A szerződés tervezetének ellenőrzése során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a szerződéstervezetben foglalt feltételekkel kell a szerződést megkötni, abban az eljárás lezárását követően módosításra nincs lehetőség.

97. Nettó 10 millió Ft feletti becsült értékű szerződés esetén a bizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja a szerződéstervezetet megküldi a BVOP Belső Ellenőrzési Főosztálya (a továbbiakban: BVOP BEF) részére annak tanácsadás keretében történő véleményezése céljából a szolgálati út betartásával, RZS rendszeren keresztül.

98. A BVOP BEF a szerződéstervezettel kapcsolatos észrevételeit 5 munkanapon belül megküldi a BV GEI BO részére a szolgálati út betartásával, RZS rendszeren keresztül. A szerződéstervezet ellenőrzése során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás lefolytatását követően a szerződéstervezetben foglalt feltételekkel kell a szerződést megkötni, abban az eljárás lezárását követően módosításra nincs lehetőség.

99. A szerződéstervezet véglegesítése a BVOP JAFO és BVOP BEF észrevételeinek figyelembevételével történik meg.

100. A szerződéstervezet a jogi szakértelemmel rendelkező tag ellenjegyzésével kerül véglegesítésre.

101. Amennyiben az eljárásban FAKSZ kerül alkalmazásra, az előkészített dokumentumtervezeteket az ügyintéző a FAKSZ részére jóváhagyásra átadja. A FAKSZ a kézhezvételtől számított 5 munkanapon belül ellenőrzi a dokumentumokat, és jóváhagyásáról vagy esetleges módosítási javaslatairól tájékoztatja az eljárás ügyintézőjét.

102. Amennyiben a FAKSZ az előkészített dokumentumok javítását szükségesnek tartja, úgy az ügyintéző – a FAKSZ utasításainak megfelelően – javítja azokat, majd elektronikus úton megküldi a bizottság többi tagja részére egyeztetés céljából. A bizottság tagjai esetleges észrevételeikről, egyetértésükről haladéktalanul, de legkésőbb 2 munkanapon belül tájékoztatják az ügyintézőt. A közbeszerzési dokumentumok a bizottság tagjaival történt egyeztetést követően véglegesíthetők.

103. A véglegesített eljárást megindító dokumentumokat a kijelölt ügyintéző a szolgálati út betartásával az eljárás megindításának jóváhagyására a döntéshozónak felterjeszti. Azon eljárásokban, ahol FAKSZ került kijelölésre a bizottságba, a dokumentumok kizárólag FAKSZ-ellenjegyzéssel ellátva kerülhetnek felterjesztésre a döntéshozó részére. A döntéshozó jóváhagyása hiányában egyetlen bv. szerv közbeszerzési eljárása sem indítható meg.

104. A nem elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezések és ajánlatok felbontásánál csak az ajánlatkérő, az ajánlattevők (részvételre jelentkezők), valamint az általuk meghívott személyek, továbbá – a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetében – a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői és személyek lehetnek jelen. E személyek a bontáson a felolvasólapba betekinthetnek.

105. Az ajánlatok, valamint a részvételi jelentkezések bontását az ajánlattételi határidő lejártának és a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni.

106. A nem elektronikusan benyújtott ajánlatok és részvételi jelentkezések bontásáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet ismertetni kell, és amelynek tartalmaznia kell:

107. A jegyzőkönyvet a bontástól számított öt napon belül meg kell küldeni az összes ajánlattevőnek, illetve részvételre jelentkezőnek. A határidő után beérkezett ajánlat vagy részvételi jelentkezés benyújtásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni, és azt az összes – beleértve az elkésett – ajánlattevőnek, illetve részvételre jelentkezőnek megküldeni.

108. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, a Kbt., az EKR rendelet és az EKR-felhasználói kézikönyv előírásai szerint kell eljárni.

109. A bontási jegyzőkönyv megküldése előtt annak BV GEI BO vezetője, amennyiben az eljárásba FAKSZ került kijelölésre, FAKSZ általi jóváhagyása szükséges.

110. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések nem az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, az alábbiak szerint kell eljárni:

111. A közbeszerzési eljárást érintő döntések meghozatala érdekében a bizottsági tagok szakterületüknek megfelelően szakmai véleményt nyilvánítanak az ajánlatokról, valamint a részvételi jelentkezésekről. Az eljárás ügyintézője a beérkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket legkésőbb a bontást követő munkanapon megküldi a bizottság tagjai részére, akik a kézhezvételtől számított 5 munkanapon belül elektronikus úton megküldik az eljárás ügyintézőjének az azokkal kapcsolatos szakmai véleményüket, bírálatukat.

112. Az eljárás ügyintézője az előző pont szerinti szakmai vélemények megérkezését követően legfeljebb 5 munkanapon belül áttekinti azokat, elkészíti a bizottsági jegyzőkönyvet. A bizottsági tagok által jóváhagyott (aláírt) jegyzőkönyv alapján az ügyintéző elkészíti a Kbt. 71. §-a szerinti szükséges dokumentumokat (pl. számítási hiba, hiánypótlás, felvilágosításkérés, melyeket aláírás után az összes ajánlattevő vagy részvételre jelentkező számára megküld.

113. A bizottság javaslatot tesz arra, hogy mely ajánlatok, részvételi jelentkezések érvénytelenek, valamint van-e olyan ajánlattevő, részvételre jelentkező, akit a közbeszerzési eljárásból ki kell zárni.

114. A bizottság tagjai jogosultak megismerni a bírálatba bevont külső szakértő véleményét. Amennyiben a bizottság tagja a külső szakértő véleményével nem ért egyet, jogosult ennek tényét a jegyzőkönyvben rögzíteni.

115. Az ajánlati kötöttség határidejének betartásáért, valamint a bizottság ezzel kapcsolatos tájékoztatásáért az ügyintéző a felelős.

116. A bírálat befejezését követően a bizottság előkészíti a döntéshozó részére a döntési javaslatot tartalmazó végső jegyzőkönyvet, amely tartalmazza:

117. A bizottság a részvételi jelentkezések, ajánlatok bírálatát a Kbt. 69. §-ában foglaltaknak megfelelően végzi. A bizottsági ülésekről az ügyintéző jegyzőkönyvet készít.

118. Felvilágosítás, indokolás, hiánypótlás kérése esetén az ajánlattevőknek vagy részvételre jelentkezőknek írandó felhívást az elkészített jegyzőkönyv alapján az ügyintéző készíti el, amelyet aláíratást követően az ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők részére megküld.

119. A Kbt. 69. § (4) bekezdése szerinti felhívást az igazolások benyújtására a bírálati jegyzőkönyv alapján az ügyintéző készíti el, amelyet aláíratást követően az ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők részére megküld.

120. A közbeszerzési eljárások lefolytatásához kapcsolódó igazgatási szolgáltatási díjak átutalásának kezdeményezéséről a BV GEI Közgazdasági Osztály gondoskodik. A BV GEI BO az átutalás kéréséről szóló levélben jelzi a BV GEI Közgazdasági Osztály felé az utalandó díj összegét, amelyet a BV GEI Közgazdasági Osztály soron kívül köteles átutalni, és az átutalást követően az átutalási bizonylat másolati példányát haladéktalanul megküldi a BV GEI BO részére.

121. A kijelölt ügyintéző a döntéshozó által jóváhagyott eljárást megindító dokumentumok kézhezvételét követően haladéktalanul intézkedik az eljárást megindító felhívás közzétételre történő továbbításáról, valamint – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívásnak a felkérni tervezett, a döntéshozó által jóváhagyott gazdasági szereplők részére történő megküldéséről és a közbeszerzési dokumentumok elérhetővé tételéről.

122. A Közbeszerzési Hatóság Hirdetménykezelési és Statisztikai Főosztály a megküldött hirdetmények ellenőrzését követően hiánypótlást rendelhet el. A hirdetmény hiánypótlásnak megfelelő módosításáért – szükség esetén a bizottsági tagokkal egyeztetve – a kijelölt ügyintéző a felelős.

123. A hirdetmény megjelenését követően az ügyintéző köteles megvizsgálni annak tartalmát és egyezőségét az általa feladottal, majd egyezés esetén a megjelent hirdetmény másolatát elhelyezni az eljárás iratai között.

124. Amennyiben a megjelent hirdetmény nem egyezik a feladott hirdetménnyel, az ügyintéző köteles kezdeményezni a hirdetmény helyesbítését. A hirdetmény helyesbítésének jóváhagyása, megjelentetése során a jelen fejezet alapján kell eljárni.

125. A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés legfeljebb 48 hónapos, határozott időtartamra jöhet létre. A döntéshozó által adott előzetes egyedi engedély alapján a szerződés időtartama a 48 hónapot meghaladhatja, de minden esetben a Kbt.-ben foglalt vonatkozó rendelkezések betartásával, azonban határozatlan idejű szerződést csak kivételesen indokolt esetben lehet kötni.

126. Amennyiben az eljárás során helyszíni bejárás kerül megtartásra, annak előkészítéséért és levezetéséért a bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagja felelős.

127. A bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagja a helyszíni bejárás előtt köteles egyeztetni az ügyintézővel.

128. A helyszíni bejárásról a bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagja jegyzőkönyvet köteles készíteni, melyet a helyszíni bejárást követő munkanapon köteles megküldeni a bizottság elnöke és az ügyintéző részére.

129. A helyszíni bejárásról készült jegyzőkönyvet az ügyintéző a bejárás napjától számított 5 napon belül köteles az érdeklődő gazdasági szereplőknek megküldeni vagy hozzáférhetővé tenni.

130. A helyszíni bejáráson a gazdasági szereplők részéről nincs lehetőség kiegészítő tájékoztatás kérésére, a gazdasági szereplők a Kbt. 56. § (1) bekezdése szerint írásban tehetik fel kérdéseiket.

131. A beérkezett kiegészítő tájékoztatáskérésekre vonatkozó válasz kidolgozásának előkészítéséért, a határidők betartásáért a BV GEI BO által kijelölt ügyintéző a felelős.

132. Amennyiben a kérdések megválaszolásához szükséges, az ügyintéző elektronikus úton – e-mailben – megkeresi az érintett bizottsági tagokat, akiknek az állásfoglalása alapján elkészíti a kiegészítő tájékoztatást, és a többi bizottsági tag tájékoztatása mellett felterjeszti a BV GEI BIGH-nak aláírásra.

133. A kiegészítő tájékoztatás aláírását követően az ügyintéző – a Kbt.-ben meghatározott határidőket betartva – a válaszokat az eljárást megindító felhívásban meghatározottak szerint közzéteszi vagy megküldi.

134. Amennyiben a kérdések alapján szükséges, az ügyintéző az arra irányuló döntés meghozatalát követően gondoskodik az eljárást megindító felhívás és dokumentáció módosításáról.

135. Amennyiben a közbeszerzés dokumentumainak módosítása – ideértve a határidők hosszabbítását is – vagy visszavonása szükséges, az ezzel kapcsolatos feladatok Kbt.-ben foglaltak szerinti ellátásáért és a határidők betartásáért a BV GEI BO vezetője a felelős.

136. A közbeszerzés dokumentumainak módosításáról vagy visszavonásáról az ügyintéző köteles haladéktalanul tájékoztatni a bizottság tagjait. Amennyiben az eljárásba a FAKSZ került bevonásra, a közbeszerzési dokumentumok módosításának folyamatába is be kell vonni.

137. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, a Kbt., az EKR rendelet és az EKR-felhasználói kézikönyv előírásai szerint kell eljárni.

138. Amennyiben az ajánlatok, részvételi jelentkezések nem az EKR-en keresztül kerülnek benyújtásra, az alábbiak szerint kell eljárni:

139. Amennyiben az eljárás során a Kbt. tárgyalás tartását előírja vagy lehetővé teszi, és ajánlatkérő az eljárást megindító felhívásában tárgyalás tartásáról rendelkezett, akkor tárgyalás tartására kerül sor. A tárgyalások előkészítéséért az ügyintéző felel.

140. A tárgyalásra történő felkészülés során kiemelten kell kezelni a gazdaságossági kérdéseket. Figyelembe kell venni a becsült értéket, valamint a rendelkezésre álló fedezetet.

141. Amennyiben a Kbt. előírásai alapján valamely ajánlatot a tárgyalások megkezdése előtt érvénytelenné kell nyilvánítani, arról a bizottság írásban javaslatot készít a döntéshozó részére. A döntéshozó jóváhagyását követően a közbenső döntésről az ajánlattevőket a Kbt. szerinti határidő betartásával tájékoztatni kell.

142. A tárgyalásokat a bizottság elnöke vagy a BV GEI BO vezetője által kijelölt személy vezeti, aki a hozzászólásokat koordinálja, a nyilatkozatokat és minden, az eljárás szempontjából fontos információt kötelezően jegyzőkönyveztet.

143. Minden egyes tárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt a tárgyalás következő fordulójának megkezdéséig – egyetlen vagy utolsó forduló esetén a tárgyalás befejezését követő két munkanapon belül – minden, az adott tárgyaláson részt vett ajánlattevőnek alá kell írnia, és részükre egy példányt át kell adni, vagy két munkanapon belül meg kell küldeni.

144. Jelen fejezetben megfogalmazottakat kell alkalmazni a versenypárbeszédre is.

145. A részvételi jelentkezések és ajánlatok végső bírálatáról a bizottság jegyzőkönyvet vesz fel, melyet mindegyik, az értékelésben részt vevő bizottsági tag aláír. A bírálati jegyzőkönyvet a BV GEI BO ügyintéző készíti el. A bizottság tagjai névre szóló, indokolással ellátott bírálati lapokat alkalmazhatnak, de a bírálati lapok alkalmazása nem kötelező. Amennyiben készült tagonkénti bírálati lap, akkor az a jegyzőkönyv részét képezi.

146. A végső bírálati jegyzőkönyvnek részletesen kell tartalmaznia a következőket:

147. Az értékelés – ajánlattevőnkénti bontásban – tartalmazza a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott összes értékelési szempontot, rész- és alszempontot, az azokra követelményként meghatározott értékeket, a kapott pontszámot és a súlyozott pontszámot, esetleg összehasonlító táblázatokat, diagramokat.

148. Amennyiben a legkedvezőbb érvényes ajánlat értéke meghaladja a rendelkezésre álló fedezet mértékét, a pótfedezet megkéréséről a kezdeményező gondoskodik.

149. Amennyiben a pótfedezet biztosításra kerül, a végső bírálati jegyzőkönyv lezárására kizárólag a pótfedezet rendelkezésre állását igazoló fedezetigazolás kiállítását követően kerülhet sor.

150. A végső bírálati jegyzőkönyvben a bizottság javaslatot tesz az érvényes ajánlatot benyújtó ajánlattevőkre, a nyertes ajánlattevőre, valamint adott esetben a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő meghatározására.

151. Az ajánlatkérő nyílt eljárásban a közbeszerzési dokumentumokban rendelkezhet úgy is, hogy az ajánlatok bírálatát – az egységes európai közbeszerzési dokumentumban foglalt nyilatkozat alapján – az ajánlatok értékelését követően végzi el. Ebben az esetben csak az értékelési sorrendben legkedvezőbb vagy a legkedvezőbb és az azt követő egy vagy több legkedvezőbb ajánlattevő tekintetében végzi el a bírálatot. A Kbt. 69. §-ának rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell, azzal, hogy a bírálat során ilyenkor is biztosítani kell, hogy az összegezésben megnevezett nyertes – és ha az összegezésben meg kívánja nevezni, a második legkedvezőbb ajánlatot tett – ajánlattevő ajánlatának érvényességét az eljárást lezáró döntést megelőzően az ajánlatkérő az ajánlattevő nyilatkozatát alátámasztó igazolások vizsgálatára is kiterjedően, teljeskörűen elbírálja.

152. A kijelölt ügyintéző a végső bírálati jegyzőkönyv alapján előkészíti a döntési javaslat tervezetét.

153. A közbeszerzési eljárást lezáró döntési javaslatot a bizottság tagjai aláírják, mely javaslat felterjesztésre kerül a döntéshozó részére. Kétszakaszos eljárás esetén a részvételi szakasz és az ajánlattételi szakasz is döntéssel zárul. A közbeszerzési eljárást lezáró döntést a BVOP tekintetében kizárólag az OPGIH hozza meg, más egyéb bv. szerv esetén az OPGIH engedélyét követően hozható meg a lezáró döntés.

154. Az ügyintéző a jóváhagyott döntés alapján haladéktalanul véglegesíti az „Összegezés a részvételi jelentkezések elbírálásáról” és az „Összegezés az ajánlatok elbírálásáról” elnevezésű dokumentumot a mindenkor hatályos jogszabályban meghatározott formában, a döntéshozó döntésének megfelelő tartalommal.

155. Az összegezés a BV GEI BO vezetője vagy kijelölése esetén a FAKSZ általi ellenjegyző jóváhagyás nélkül nem kerülhet kiküldésre.

156. Az összegezést az eljárás kijelölt ügyintézője köteles a döntéstől számított legkésőbb 3 munkanapon belül a részvételre jelentkezők vagy ajánlattevők részére megküldeni.

157. Iratbetekintési kérelem érkezése esetén az ügyintéző köteles vizsgálni, hogy határidőben érkezett-e, illetve határidőben érkezett kérelem esetén az iratbetekintést biztosítani.

158. Előzetes vitarendezési kérelem érkezése esetén az ügyintéző a Kbt. 43. § (2) bekezdés b) pontja szerint köteles közzétenni az EKR-ben az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos 80. § (2) bekezdése szerinti adatokat az előzetes vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul, továbbá azonnal tájékoztatni kell a bizottság elnökét és a bizottság tagjait.

159. Az előzetes vitarendezési kérelemre a válasz kidolgozásáért – a bizottság tagjaival együttműködve –, továbbá a határidők betartásáért az ügyintéző felelős, adott esetben a BV GEI BO vezetője által kijelölt FAKSZ felügyelete mellett. Az előzetes vitarendezési kérelem tartalmáról a BV GEI vezetője haladéktalanul tájékoztatja az OPGIH-et.

160. Jogorvoslati eljárás esetén a KDB által kért dokumentumok, valamint az ajánlatkérői észrevétel határidőben történő beküldéséért az ügyintéző felelős.

161. Jogorvoslati eljárásban az ajánlatkérőt képviselő személyt a BV GEI BO vezetőjének javaslata alapján a döntéshozó jelöli ki a Kbt. 145. § (7) bekezdésében foglaltak figyelembevételével.

162. A szerződéskötés időpontjára a mindenkor hatályos Kbt. rendelkezései az irányadóak, a szerződés – a Kbt.-ben rögzített esetek kivételével – nem írható alá a szerződéskötési moratórium lejártát megelőzően. (előzetes vitarendezés esetén a vitarendezéssel érintett részre vonatkozóan a szerződéskötési moratórium újraindul a vitarendezésre adott válasz megküldésének időpontjától). A jogorvoslati eljárás esetén a jogorvoslattal érintett rész vonatkozásában a szerződés a jogorvoslati eljárás lezárásáig nem köthető meg, csak akkor, ha ezt a KDB ideiglenes intézkedésben engedélyezte.

163. A bizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja az összegezés megküldését követően véglegesíti a szerződést.

164. A kötelező jellegű példányok az alábbiak:

165. Nettó 10 millió Ft feletti becsült értékű szerződés esetén az ügyintéző a végleges szerződést megküldi a BVOP BEF részére a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, utalványozás és érvényesítés rendjének szabályozásáról szóló BVOP utasítás szerinti ellenőrzés végrehajtása érdekében.

166. A szerződés megkötéséhez

167. A szerződés jogi és pénzügyi ellenjegyeztetéséről az ügyintéző gondoskodik.

168. A szerződéskötési moratórium lejártát követően a szerződés minden fél általi aláíratásáról, valamint az aláírt szerződések egyes példányainak a szerződésben megjelölt személyeknek, továbbá szervezeti egységeknek történő megküldéséről, továbbá a szerződés adatainak a Regiszter rendszerben történő rögzítéséről a BV GEI BO vezetője által kijelölt BV GEI BO ügyintézője a felelős.

169. A szerződést a Kbt. 131. § (5) bekezdése szerinti ajánlati kötöttség időtartama alatt meg kell kötni.

170. A közbeszerzési eljárás eredményéről eredményes eljárás esetén a szerződéskötést követő 3 munkanapon belül, eredménytelen eljárás esetén az összegezés megküldését követő 3 munkanapon belül, a szerződéskötés megtagadása esetén a megtagadásról szóló tájékoztatást követő 3 munkanapon belül hirdetményt kell közzétenni, melynek kidolgozásáért és megjelentetéséért az ügyintéző felelős. A hirdetmény megjelentetése érdekében fizetendő hirdetmény-ellenőrzési díj megfizetésére a 120. pont irányadó.

171. A közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződéseket az ügyintéző a szerződéskötést követően haladéktalanul köteles feltölteni az EKR-be. Az ügyintéző a szerződéskötést követően haladéktalanul, illetve az alvállalkozó nyertes ajánlattevő általi bejelentését követő harminc napon belül köteles feltölteni az EKR-be az alvállalkozó megnevezését, adószámát, a közbeszerzésnek azt a részét, amelynek teljesítéséhez az alvállalkozót az ajánlattevő igénybe kívánja venni, az alvállalkozói teljesítés várható százalékos arányát az ajánlattevői teljesítésen belül, valamint az ellenszolgáltatás alvállalkozói szerződésben meghatározott értékét.

172. A közbeszerzési eljárás során szükséges döntéseket a döntéshozó hozza meg. Ennek keretében

173. A BV GEI BBIGH

174. A közbeszerzési eljárás előkészítésével és lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes irat megőrzéséért a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem a felelős.

175. A közbeszerzési eljárásokat – annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban, illetve a Kbt.-ben rögzített esetekben elektronikusan is dokumentálni kell. A lefolytatott közbeszerzési eljárásokban a lehető legszélesebb körben egységes dokumentálási rendnek kell érvényesülnie.

176. Az ügyintéző az eljárás iratainak az EKR-ben való elektronikus megőrzése érdekében köteles az alábbi dokumentumokat és információkat feltölteni az EKR-be adott eljárás dokumentumai közé:

177. A dokumentumok EKR-be való feltöltését az OPGIH szakmai ellenőrzés okán szúrópróbaszerűen ellenőrizheti, vagy az iratokat bekérheti.

178. A kezdeményező szervezeti elem vezetője köteles figyelemmel kísérni és ellenőrizni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését – ezen belül kiemelten az értékelés során figyelembe vett szerződéses kötelezettségeket –, ennek keretében köteles gondoskodni az ajánlatkérőt terhelő, a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint köteles a szerződő féltől az általa történő szerződésszerű teljesítést követelni. A kezdeményező szervezeti elem vezetője köteles továbbá ellenőrizni és dokumentálni minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és – adott esetben – a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését.

179. A szerződést a közbeszerzési eljárás alapján nyertes ajánlattevőként szerződő félnek, közösen ajánlatot tevőknek, valamint az általuk, a Kbt. előírásai szerint bejelentett alvállalkozóknak – szükség esetén azok jogutódjának – és szakembereknek kell teljesíteni, melynek ellenőrzése a kezdeményező szakterület feladata. Építési beruházás esetén az ellenőrzés az építési napló alapján történik. Építési beruházás esetén a 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 28. §-a szerint kell eljárni az árazott költségvetés tételeinek véglegesítése során.

180. A szerződés teljesítése során felmerült reklamációs ügyekről, továbbá a szerződő fél által közölt alvállalkozó bejelentéséről a kezdeményező szakterület vezetője köteles haladéktalanul írásban tájékoztatni a BV GEI BO-t. Az alvállalkozói bejelentéseket és reklamációs tájékoztatásokat az ügyintéző köteles az eljárás iratanyagai közé iktatni, továbbá az alábbi adatokat a bejelentéstől számított 30 napon belül az EKR-ben közzétenni: az alvállalkozó megnevezését, adószámát, a közbeszerzésnek azt a részét, amelynek teljesítéséhez az alvállalkozót az ajánlattevő igénybe kívánja venni, az alvállalkozói teljesítés várható százalékos arányát az ajánlattevői teljesítésen belül, valamint az ellenszolgáltatás alvállalkozói szerződésben meghatározott értékét.

181. Súlyos szerződésszegés esetén a kezdeményező szervezeti elem vezetője köteles haladéktalanul írásban tájékoztatni a BV GEI BO-t.

182. A kezdeményező szervezeti elem vezetője a szerződés végleges teljesülésekor a teljesítés igazolásáról vagy a teljesítési igazolás kiállításának megtagadásáról – az erről szóló okirat másolatának megküldésével – 4 munkanapon belül köteles írásban értesíteni a BV GEI BBIGH-t az RZS rendszeren keresztül.

183. Amennyiben a szerződésben teljesítési biztosíték került kikötésre, a teljesítési biztosíték visszafizetési feltételeinek vizsgálata, illetve a teljesítési biztosíték visszautalására történő intézkedés a kezdeményező feladata.

184. A számla kifizetését követő 3 munkanapon belül a Kbt. szerinti közzétételi feladatok végrehajtása céljából a BVOP KGFO köteles az alábbi adatokat megküldeni a BV GEI BBIGH részére az RZS rendszeren keresztül:

185. A szerződések teljesítésével kapcsolatos adatokat tartalmazó dokumentumot a Kbt. előírásai szerint az ügyintéző készíti el, a BV GEI BO vezetője hagyja jóvá, és az eljárásért felelős ügyintéző tölti fel az EKR-be. A Kbt. 43. § (7) bekezdése értelmében a 43. § (1) bekezdés c) pontja szerinti tájékoztatást az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell aktualizálni. A szerződések teljesítésével kapcsolatos adatok publikálása során a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet és annak 16. mellékletében rögzítettek figyelembevételével kell eljárni.

186. A közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés módosítására csak a Kbt.-ben meghatározott feltételek fennállása esetén kerülhet sor.

187. A közbeszerzési szerződés módosítására vonatkozó kérést a kezdeményező írásban küldi meg az OPGIH részére a szerződés lejártát megelőzően a szerződés módosítására okot adó körülmény tudomásra jutását követően haladéktalanul. A módosításra vonatkozó igényben részletesen be kell mutatni a szerződésmódosítás indokait, és csatolni kell az indokok alátámasztását – az alapszerződést és az esetleges korábbi módosításokat – szolgáló dokumentumokat.

188. Az OPGIH egyetértése esetén továbbítja a szerződésmódosításra vonatkozó igényt a BV GEI részére jogszerűségi vizsgálatra.

189. A BV GEI szükség esetén egyeztető megbeszélést hív össze.

190. Amennyiben a szerződés módosításának feltételei tisztázásra kerültek, a BV GEI BBIGH által kijelölt ügyintézője elkészíti a szerződésmódosítás tervezetét.

191. Az ügyintéző a szerződésmódosítás tervezetet megküldi a BVOP JAFO részére, a büntetés-végrehajtási szervezet szerződéseinek megkötéséről, a szerződések kezeléséről és nyilvántartásáról szóló BVOP utasítás szerinti ellenőrzés végrehajtása érdekében.

192. A BVOP JAFO a szerződésmódosítás tervezettel kapcsolatos észrevételeit 3 munkanapon belül megküldi a BV GEI BO részére.

193. Az ügyintéző a BVOP JAFO észrevételeinek figyelembevételével véglegesíti a szerződésmódosítás tervezetét, és intézkedik annak minden fél általi aláírásáról.

194. A szerződés módosításáról a Kbt.-ben előírtak szerint hirdetményt kell közzétenni. A szerződésmódosításról szóló hirdetmény kidolgozása és a hirdetmény közzététele a BV GEI BO kijelölt ügyintézőjének a kötelessége.

195. A szerződésmódosításokat a BV GEI BO kijelölt ügyintézője a szerződéskötést követően haladéktalanul köteles feltölteni az EKR-be és az EKR-en keresztül a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárba.

196. Más ajánlatkérőkkel – kiemelten a bv. szervekkel – közös közbeszerzés lefolytatására vonatkozó döntést a BVOP döntéshozója hozhat.

197. Az eljárást a döntés meghozatalát követően a jelen utasításban foglaltak alapján kell lefolytatni, azzal, hogy a közbeszerzésben érintett bv. szerv is delegálhat állandó tagot a bizottságba, és a közös közbeszerzésre vonatkozó együttműködést külön megállapodásban kell rögzíteni.

198. Az ajánlatkérők jogosultak arra, hogy a Kbt. 32. §-a alapján maguk közül a Büntetés-végrehajtás Gazdasági Ellátó Intézetét központi beszerző szervként kijelöljék, és a közbeszerzéseket összevontan, központosítottan folytassák le az együttműködési megállapodásuk melléklete szerinti tárgyakban, ezzel központosított közbeszerzési rendszert hozhatnak létre. A központi beszerző szerv mint a közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője felelős a közbeszerzés személyi és tárgyi feltételeinek biztosításáért, az eljárási cselekmények ütemezett, határidőben történő végrehajtásáért.

199. A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezeti elem vezetője intézkedik a bizottság által egységesített és véglegesített közbeszerzési dokumentumok és a döntési javaslatok döntéshozó részére történő felterjesztésére, a döntéshozó hatáskörébe tartozó döntések kivételével kiadmányozza az ajánlattevők (részvételi jelentkezést benyújtók) számára küldendő iratokat. Az együttműködési megállapodást a jelen szabályzat 4. melléklete szabályozza.

200. Támogatásból megvalósuló beszerzések esetén az adott pályázati forrás felelőse (a projektmenedzser) a közbeszerzési eljárás előkészítésétől kezdődően szorosan együttműködik a BV GEI-vel, szakmai támogatást biztosít annak érdekében, hogy a kiírás a pályázati forrás felhasználás követelményeinek teljeskörűen megfelelve történjen meg. Ennek keretében köteles tájékoztatást adni, ha az adott projektben speciális eljárásrendi előírások szerepelnek, vagy bármely más adminisztrációs, adatszolgáltatási, ellenőrzési vagy egyéb előírás betartása szükséges.

201. Az európai uniós támogatásból finanszírozott közbeszerzési eljárások ellenőrzésével kapcsolatban külön jogszabály a 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet, valamint a 2021–2027 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 256/2021. (V. 18.) Korm. rendelet által előírt kötelezettségek (különösen a közbeszerzések előzetes és utólagos ellenőrzésével kapcsolatos feladatok) teljesítéséről a BV GEI ügyintézője gondoskodik.

202. Az informatikai beszerzések vonatkozásában a DKÜ rendelet előírásait is figyelembe véve kell eljárni az egyéb vonatkozó jogszabályok előírásai mellett.

203. A védelmi és biztonsági feladatokkal összefüggő beszerzések vonatkozásában a VBÜ rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.

204. A KEF rendelet hatálya alá tartozó kiemelt termékek közbeszerzése során a KEF rendelet, illetve a Kbt. előírásainak figyelembevételével kell eljárni.

205. Az NKOH rendelet hatálya alá tartozó kormányzati kommunikációs közbeszerzési eljárások lefolytatása során az NKOH rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.

206. A 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzések során a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével kell eljárni.

207. A BVOP mint kedvezményezett által a központi ellátási körbe tartozó termékek beszerzését az erről szóló BVOP utasítás szerint kezdeményezi a BVOP a BV GEI felé.

208. A már felállított Dinamikus Beszerzési Rendszer (a továbbiakban: DBR), azaz olyan eljárások, amelynek az első, ún. részvételi szakasza lezárult, ott a BV GEI a BVOP-tól az EKR felületen feladatbeli jogutódlásként a szervtől a feladatot átveszi, azzal, hogy feladatbeli jogtudóként a szerződésmódosítás szabályait nem kell alkalmazni.

209. A BV GEI BO vezetője által kijelölt személy az EKR felületen köteles jelen utasítás hatálybalépését követően azonnal a jogutódlást végrehajtani, amelyről jegyzőkönyvet készít, és megküldi az OPGIH részére. A BVOP a technikai végrehajtást követően eljárási cselekményt nem hajt végre.

210. A BV GEI BO a felületen elvégzett feladatok végrehajtását követően köteles az érintett gazdasági szereplőket írásban tájékoztatni a feladatbeli jogutódlást illetően.

211. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

212.¹

213. Az utasításban nem szabályozott kérdések tekintetében a Kbt. és az egyéb vonatkozó jogszabályok rendelkezései az irányadóak.

214. Az utasítást a hatálybalépését követően a már folyamatban lévő közbeszerzési eljárásokban is kell alkalmazni, azzal, hogy az utasítás hatálybalépése előtt indult közbeszerzési eljárásokban a BV GEI közreműködőként vesz részt. Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkötött keretmegállapodások, a felállított dinamikus beszerzési rendszerek vonatkozásában az utasítás hatálybalépését követően indított beszerzések esetén ezen utasítás szerint kell eljárni.

215. Az utasítás hatálya alá tartozó bv. szerv köteles a saját közbeszerzési szabályzatát az utasítás hatálybalépésétől számított 60 napon belül felülvizsgálni, illetve ezzel egyidejűleg módosítani vagy új szabályzatot alkotni, és az erről készült tájékoztatást a BV GEI igazgató részére felterjeszteni.

216. Az utasítás hatálybalépése előtt már megkötött közbeszerzési szerződéseket, amennyiben a jelen utasítás miatt a módosításuk indokolt, az utasítás hatálybalépését követő 6 hónapon belül kell akként módosítani, hogy azok lebonyolításában a BV GEI a továbbiakban közreműködőként részt vehessen.

217. Az agglomerációs központ feladatait ellátó intézetek és intézmények, valamint a BV GEI a BVOP utasítás tartalmával összhangban álló, de saját szervezetükre szabott közbeszerzési szabályzat létrehozásáról gondoskodni kötelesek, tekintettel arra, hogy a Kbt. értelmében önálló klasszikus ajánlatkérőnek minősülnek, és e minőségükben közbeszerzési szabályzatról kötelesek gondoskodni. Ezen szabályzatukban kezdeményezőnek önmagukat és saját szervezeti egységeiket tüntetik fel.

218. A BV GEI igazgatója köteles tájékoztatni az OPGIH-t a bv. szervek (köz)beszerzési szabályzatuk módosításáról, valamint köteles a BV GEI BO által javított szabályzatokat előzetes jóváhagyás céljából megküldenie az OPGIH részére.

219. A BV GEI köteles a jelen utasítás hatálybalépésétől számított 30 napon belül megkötni a 4. melléklet szerinti együttműködési megállapodást a BVOP-val, illetve az érintett további bv. szervekkel.