3/2023. (IV. 6.) KIM utasítás

1. § A Kulturális és Innovációs Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

3. § Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépése után megkezdett beszerzésekre és közbeszerzésekre kell alkalmazni.

1. § (1) A Kulturális és Innovációs Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapelvei és rendelkezései, valamint a Kulturális és Innovációs Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) beszerzési politikájára vonatkozó jogszabályok keretében, azok végrehajtása érdekében meghatározza

(2) A Szabályzat hatálya kiterjed a Minisztérium szakterületei által kezdeményezett valamennyi, a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ Zrt.), valamint a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) ellátási tevékenységéhez nem kapcsolódó, a Kbt. hatálya alá tartozó árubeszerzésre, építési beruházásra, építési koncesszióra, szolgáltatás megrendelésre, valamint szolgáltatási koncesszióra (a továbbiakban együtt: visszterhes beszerzés).

(3) A Szabályzat hatálya kiterjed az alábbi központosított közbeszerzési eljárásokra:

(4) A Szabályzat hatálya alá tartoznak

(5) A Szabályzat hatálya nem terjed ki a Minisztérium azon, a Kbt. hatálya alá nem tartozó védelmi és biztonsági tárgyú beszerzéseire, amelyek eljárási szabályait a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény határozza meg. Amennyiben a Minisztérium e bekezdés szerinti beszerzési eljárást indít, annak előkészítését megelőzően a közigazgatási államtitkár egyedi eljárásrendben szabályozza az adott védelmi vagy biztonsági tárgyú beszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró vagy az eljárásba bevont személyek és szervezetek felelősségi körét, valamint a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek keretében meg kell határozni különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket.

(6) A Szabályzat hatálya nem terjed ki azon közös közbeszerzési és beszerzési eljárásokra, amelyeket más ajánlatkérővel vagy ajánlatkérőkkel kötött megállapodás alapján a Minisztérium mint meghatalmazott vagy kijelölt ajánlatkérő bonyolít le, kivéve, ha a Szabályzat alkalmazását az érintett ajánlatkérők megállapodásukban kifejezetten kikötik. Amennyiben a Minisztérium gesztorként közbeszerzési vagy beszerzési eljárást bonyolít le, annak előkészítését megelőzően a közigazgatási államtitkár egyedi eljárásrendben szabályozza az adott eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a beszerzési eljárás dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek keretében meg kell határozni különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket. Amennyiben a Minisztérium gesztor, vagy meghatalmazott, vagy kijelölt ajánlatkérőként történő eljárását jogszabály vagy kormányhatározat írja elő, a Szabályzat hatálya kiterjed az ez alapján lebonyolított közbeszerzési eljárásokra is.

(7) A Minisztérium a közbeszerzési és koncessziós beszerzési eljárásait az elektronikus közbeszerzési rendszerben (a továbbiakban: EKR) bonyolítja le a Kbt. 40. §-a szerint.

(8) Az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: EKR Rendelet) 2. § (1) bekezdése alapján a Minisztérium mint ajánlatkérő és a gazdasági szereplők között a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, a Kbt.-ben vagy végrehajtási rendeletében szabályozott írásbeli kommunikáció – ha az EKR Rendeletből más nem következik – elektronikus úton, az EKR-ben történik. A Minisztérium mint Ajánlatkérő nevében eljárva az EKR rendszerben történő regisztrációra a Közbeszerzési Főosztály vezetője mint szervezeti szuper user jogosult. A szervezeti szuper user szerepkörben eljáró módosíthatja a Minisztérium mint szervezet adatait, elbírálja a szervezethez csatlakozni kívánó felhasználók csatlakozási kérelmeit, karbantartja a csatlakozott felhasználók szervezeten belüli jogosultságait, és eljárásonként más-más szerepkört állíthat be a felhasználókhoz. A szervezeti szuper user köteles

2. § A Szabályzat alkalmazásában

3. § (1) A Minisztérium a költségvetési év elején, de legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) készít az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A Közbeszerzési Főosztály felméri és összesíti a szakterületek éves visszterhes beszerzési igényeit, összeállítja a minisztérium éves közbeszerzési tervét, és ha szükséges annak módosítását, továbbá tárgyév március 31. napjáig, illetve a terv módosításakor gondoskodik a terv jogszabályban előírt közzétételéről.

(2) A Minisztérium tárgyévi közbeszerzési tervét a Minisztérium közigazgatási államtitkára hagyja jóvá. A Minisztérium valamennyi szervezeti egysége köteles az éves visszterhes beszerzéseit tervezni.

(3) A közbeszerzési terv a visszterhes beszerzések tárgya (árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés, szolgáltatási koncesszió, építési beruházás és építési koncesszió) szerinti bontásban tartalmazza a Minisztérium által az adott évre tervezett közbeszerzések megnevezését, tervezett mennyiségét, az irányadó eljárásrendet, a tervezett eljárás fajtáját, a közbeszerzés megindításának tervezett időpontját és a szerződés teljesítésének várható időpontját. A közbeszerzési terv magában foglalja az elkészítését megelőzően az adott évben kezdeményezett vagy lefolytatott közbeszerzéseket is.

(4) A beszerzési igények tervezésének elindítására a Közbeszerzési Főosztály körlevélben hívja fel a szakterület vezetőit. A körlevél mellékletét képezi az 1. függelék szerinti adatlap. A közbeszerzési terv minimális adattartalmát az EKR Rendelet 7. § (5) bekezdése tartalmazza.

(5) A beszerzési igények tervezése során a visszterhes beszerzéssel érintett szakterületek – az 1. függelék szerinti adatlap megfelelő kitöltésével – közbeszerzési értékhatártól függetlenül megjelölik mindazon árubeszerzésre, szolgáltatás megrendelésre, illetve építési beruházásra irányuló beszerzési igényeiket, amelyeket az adott költségvetési évben feladataik ellátásához megvalósítani vagy megrendelni terveznek. A megfelelően kitöltött adatlapot az adott beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője írja alá. A kitöltött és aláírt adatlapokat szkennelt és szerkeszthető formátumban a körlevélben meghatározott határidőn belül, a beszerzéssel érintett főosztály irányítását ellátó felsővezető útján, ágazatonként összesítve kell megküldeni a Közbeszerzési Főosztálynak a kozbeszerzes@kim.gov.hu e-mail-címre.

(6) A Közbeszerzési Főosztály összesíti a szakterületek által megküldött éves beszerzési igényeket, majd elkészíti a közbeszerzési tervet az alábbiak figyelembevételével:

(7) A közbeszerzési terv összeállítása során kizárólag a Közbeszerzési Főosztály minősíthet valamely visszterhes beszerzési igényt a Kbt. kivételi körébe tartozó beszerzésnek. A Minisztérium által megindításra kerülő közbeszerzési eljárás típusát a Közbeszerzési Főosztály határozza meg, de amennyiben egy adott közbeszerzés több eljárásfajta szabályai szerint is jogszerűen lefolytatható, a közbeszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetőjével konzultálva dönt az alkalmazandó eljárás fajtájáról. A közbeszerzési terv összeállításához a Közbeszerzési Főosztály kiegészítő információkat jogosult kérni a beszerzéssel érintett szakterületektől, illetve bevonásukkal egyeztető tárgyalásokat kezdeményezhet. A beszerzéssel érintett szakterületek kötelesek együttműködni, a kért tájékoztatást a Közbeszerzési Főosztálynak haladéktalanul megadni és az általa kezdeményezett egyeztető tárgyalásokon a témában kompetens személy útján képviseltetni magukat.

(8) A jóváhagyott éves közbeszerzési tervet módosítani kell, ha a tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatása szükséges, továbbá előre nem látható okból előállt beszerzési igény vagy egyéb változás történik. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzések megindítását az adott beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője – az irányítását ellátó felsővezető egyetértésével – feljegyzés útján, írásban kezdeményezi a Közbeszerzési Főosztály vezetőjénél. A tervben nem szereplő közbeszerzési eljárás lefolytatását a közigazgatási államtitkár engedélyezi, a Közbeszerzési Főosztály pedig gondoskodik a közbeszerzési terv megfelelő módosításáról. A terv módosítását indokolni kell. A terv módosítása előtt az adott közbeszerzés nem indítható el.

(9) A közbeszerzési terv nyilvános, amelyet a Minisztérium az EKR rendszerben történő rögzítéssel biztosít. A Kbt. szerinti éves összesített közbeszerzési tervet a tárgyév május 15. napjáig a KEF központosított közbeszerzési portálján is rögzíteni kell.

(10) A közbeszerzési tervben szereplő közbeszerzési eljárás kezdeményezéséről az adott beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője – a Közbeszerzési Főosztály által a közbeszerzési eljárásra vonatkozó valamennyi dokumentum ellenőrzését és azzal való egyetértését követően – feljegyzés útján, írásban tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt. Közbeszerzési eljárás kizárólag a közigazgatási államtitkár jóváhagyása esetén indítható, a 10. §-ban foglalt eljárásrend figyelembevételével.

(11) A Közbeszerzési Főosztály – az önálló szakterületek körében, a közbeszerzési terv összeállítását megelőzően elrendelt igényfelmérésen túl – jogosult a költségvetési év során bármilyen visszterhes beszerzési tárgy vonatkozásában további vagy kiegészítő igényfelmérést kezdeményezni.

(12) A közbeszerzési eljárások tervezése és előkészítése során a beszerzést kezdeményező szakterület – a Kbt.-ben foglalt egy vagy több objektív alapú módszer alkalmazása révén – meghatározza a közbeszerzés becsült értékét. A beszerzést kezdeményező szakterület a becsült érték megállapításának módját és módszerét, a vizsgálat körülményeit és eredményét írásban dokumentálja a 2. függelék szerinti kezdeményező iratban, melyhez csatolja a becsült érték megállapítását alátámasztó dokumentumokat. A becsült érték meghatározásához a Közbeszerzési Főosztály szakmai segítséget nyújt. Amennyiben a becsült érték megállapításának módszerei közül indikatív árajánlatok kerülnek bekérésre, az árajánlatkérés tartalmát a beszerzést kezdeményező szakterület egyezteti a Közbeszerzési Főosztállyal.

(13) A becsült érték megállapításának részletes, az egyes beszerzési tárgyakra irányadó részletszabályait, valamint a beszerzések egybeszámításának (a részekre bontás tilalmának) eseteit a Kbt. tartalmazza. A Minisztérium a saját hatáskörben megvalósítani kívánt közbeszerzése/beszerzése becsült értékének kiszámítása során mindazon beszerzések értékét köteles egybeszámítani – függetlenül attól, hogy azokat a központosított közbeszerzési rendszer keretében vagy saját hatáskörben szerezte be –, amelyek vonatkozásában fennáll a Kbt. szerinti egybeszámítási kötelezettség. A saját hatáskörű beszerzés eljárásrendjét a Kbt. szerinti egybeszámítási szabályok alapján számított becsült értékére figyelemmel kell meghatározni, és a Szabályzatban meghatározott eljárásrend szerint valósítható meg a közbeszerzési/beszerzési eljárás.

(14) A Közbeszerzési Főosztály a Minisztérium közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseiről, valamint a Kbt. kivételi rendelkezéseinek hatálya alá tartozó beszerzéseiről – a kötelezettségvállalást megelőzően rendelkezésére álló adatok figyelembevételével – nyilvántartást vezet, amely elősegíti a visszterhes beszerzések közbeszerzési szempontú kontrollját. Tekintettel arra, hogy a nyilvántartáshoz elengedhetetlen, hogy a közbeszerzési szempontú vizsgálatot követően a szerződéstervezet tartalma ne változzon, ezért bárminemű módosítás kizárólag a Közbeszerzési Főosztály ismételt megkeresésével kezdeményezhető. Amennyiben a szerződés vagy megrendelés aláírása végül nem történt meg, az erről szóló tájékoztatást írásban haladéktalanul meg kell küldeni a Közbeszerzési Főosztálynak, hogy a nyilvántartásból az érintett adatsor törlésre kerüljön. A Közbeszerzési Főosztály nyilvántartást vezet továbbá a Minisztérium általános és központosított közbeszerzési eljárásairól is.

4. § (1) A közbeszerzési eljárás lebonyolítását és az ahhoz kapcsolódó közbeszerzés-szakmai, tájékoztatási feladatokat főszabály szerint a Közbeszerzési Főosztály látja el.

(2) Külső felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bevonása esetén a feladatáról és felelősségéről, valamint az együttműködés szabályairól a vele kötött megbízási szerződés rendelkezik. Külső szervezet a jelen Szabályzatban vagy jogszabályban meghatározott esetekben, továbbá felsővezetői döntés alapján bonyolíthatja le a Minisztérium adott közbeszerzési eljárását.

5. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítése, az ajánlatok értékelése, valamint az eljárás más szakaszában a Minisztérium nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek vagy szervezeteknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi – szakértelemmel kell rendelkezniük.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesülése érdekében a közbeszerzési eljárásba – ideértve az eljárás előkészítésében és a bírálóbizottsági munkában történő részvételt – a közbeszerzést kezdeményező szakterület, a Gazdálkodási Főosztály, a Perképviseleti Főosztály, valamint a Közbeszerzési Főosztály olyan szakértőket delegál, akik a közbeszerzési eljárás során felmerülő szakmai kérdésekben állást tudnak foglalni, az értékelésben részt tudnak venni, és az ezzel járó feladataikat el tudják végezni. Az eljárásba bevont szakértők felelősek nyilatkozataik tartalmáért.

(3) Amennyiben a közbeszerzést vagy beszerzést kezdeményező szakterület – tekintettel a beszerzés speciális jellegére – nem tud az eljárásba olyan szakembert delegálni, aki a közbeszerzés műszaki-szakmai tartalmáért szakmai felelősséget tud vállalni, külső szakértő bevonása megengedett, illetve – a kockázati vizsgálatok függvényében – kötelező.

(4) A külső szakértő bevonását a közbeszerzést kezdeményező szakterület, valamint a Közbeszerzési Főosztály is javasolhatja. A szakértői díj pénzügyi fedezetét a közbeszerzést kezdeményező szakterületnek kell biztosítania, ennek alapján a Gazdálkodási Főosztály igazolja a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását.

(5) Külső, szakterületi vagy műszaki szakértői megbízást kizárólag a közigazgatási államtitkár engedélyezhet.

6. § (1) Az összeférhetetlenségi szabályokkal kapcsolatban az eljárás előkészítése és lefolytatása során a Kbt. 25. §-a szerinti előírások szerint szükséges eljárni.

(2) A közbeszerzési eljárás előkészítése és folyamata során a Kbt. 25. § (2) bekezdése szerint írásban – akár több alkalommal is – összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kell tenniük az arra kötelezetteknek. A szükséges nyilatkozatok elkészítésével, aláírásával és megőrzésével kapcsolatos feladatokat a Közbeszerzési Főosztály látja el.

(3) A közbeszerzési eljárásban közreműködő személy vagy szervezet, akivel szemben az eljárás során összeférhetetlenség vagy annak kockázata a nyilatkozat megtételét követően merül fel, köteles azt haladéktalanul a Közbeszerzési Főosztály vezetőjének írásban bejelenteni. Ajánlatkérő köteles megvizsgálni ilyen esetben az összeférhetetlenség fennállását. Összeférhetetlenség fennállása esetén az ajánlatkérő köteles megvizsgálni, hogy az összeférhetetlenség az adott közbeszerzési eljárás tekintetében hogyan érintette a verseny tisztasága és az egyenlő bánásmód elveinek érvényesülését, és köteles mindazon intézkedéseket megtenni, amelyek szükségesek az összeférhetetlenség megszüntetéséhez és az eljárás jogszerűségének helyreállításához. A bejelentést elmulasztó személy vagy szervezet felelősségre vonását a Közbeszerzési Főosztály vezetője kezdeményezheti.

(4) Amennyiben az összeférhetetlenségi nyilatkozat aláírását követően merül fel az eljárásba bevont személy vonatkozásában az összeférhetetlenség, úgy az eljárás további szakaszában nem vehet rész.

(5) Összeférhetetlenségi ok felmerülése esetén az érintett személy helyett új személy kijelölése szükséges a fent leírtak szerint a bírálóbizottságba.

7. § (1) A közbeszerzési eljárásba bevont személyek és szervezetek – ideértve az eljárásban közreműködő személyeket, a döntési mechanizmusban részt vevő vezetőket, valamint a Közbeszerzési Főosztály munkatársait is – az eljárásba történő bevonásukat megelőzően, eljárásonként külön-külön tesznek titoktartási nyilatkozatot. A közbeszerzési eljárásba bevont személyek és szervezetek kötelezettséget vállalnak arra, hogy a közbeszerzési eljárás során tudomásukra jutott adatokat, információkat bizalmasan kezelik, azt kizárólag az eljárás keretében a szakmai vagy bírálóbizottsági munka során használhatják fel, azokat harmadik fél részére nem adhatják tovább, illetéktelen személyek tudomására nem hozzák, valamint az eljárás kimenetelét nem befolyásolják. A titoktartási nyilatkozat az összeférhetetlenségi nyilatkozattal ugyanazon nyilatkozatban is megtehető.

(2) Az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok megtételét követően kerülhet sor a közbeszerzési információk átadására, megismerésére. Titoktartási kötelezettség megszegése esetén a Közbeszerzési Főosztály vezetője kezdeményezheti az érintett személy vagy szervezet felelősségre vonását.

(3) Nem lehet a közbeszerzési eljárásba bevonni olyan személyt vagy szervezetet, aki vagy amely összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozattételi kötelezettségének nem tesz eleget, illetve az azzal járó kötelezettségeit megszegi.

(4) Közbeszerzési dokumentumok ellenőrzése során, a belső ellenőrzésre kijelölt munkatársak – tekintettel arra, hogy a közbeszerzési ajánlatok bizalmas információkat és üzleti titokkal érintett fejezeteket tartalmazhatnak – titoktartási nyilatkozatot tesznek.

8. § (1) A Szabályzatban megállapított eljárási és felelősségi rendet a Kbt. hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások, valamint – amennyiben a Szabályzat eltérően nem rendelkezik – a Szabályzat hatálya alá tartozó egyéb beszerzési eljárások vonatkozásában is alkalmazni kell.

(2) A közbeszerzési eljárásba bevont, illetve abban közreműködő valamennyi személy és szervezet felelős a Kbt. és egyéb jogszabályok, valamint a Minisztérium belső szabályzatai rendelkezéseinek betartásáért, így különösen a közbeszerzési eljárások átláthatóságára, az összeférhetetlenségre, az egyenlő bánásmód elvére vonatkozó szabályok betartásáért.

(3) A Minisztérium részéről a közbeszerzési eljárásban részt vevő, javaslattételre, döntésre vagy ellenőrzésre jogosult, kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személyeket az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényben foglaltak szerint, vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség terheli. A közbeszerzés tárgya szerinti, jogi és pénzügyi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagok, a kijelölést követően a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségük teljesítése érdekében felveszik a kapcsolatot a Minisztérium Személyügyi Főosztályával, továbbá a döntésre és ellenőrzésre jogosult személyek a Személyügyi Főosztály által előírt módon, gyakorisággal és határidőre vagyonnyilatkozatot tesznek.

9. § (1) Az eljárást kezdeményező önálló szervezeti egység vezetője felelős

(2) A Gazdálkodási Főosztály vezetője felelős

(3) A Közbeszerzési Főosztály vezetője felelős

(4) Az önálló szervezeti egységeket irányító felsővezető felelős

(5) A Perképviseleti Főosztály vezetője felelős

(6) A közigazgatási államtitkár, illetve távollétében a Közigazgatási Államtitkári Titkárság vezetője felelős

10. § (1) A beszerzésért felelős szervezeti egység vezetője a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervében szereplő vagy abban nem szereplő közbeszerzési eljárást a Közbeszerzési Főosztály vezetőjének írt feljegyzés útján kezdeményezi, mellékelve a 2. függelék szerinti, megfelelően kitöltött és a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője által aláírt adatlapot.

(2) A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés kezdeményezése esetén az adatlapon indokolni kell a közbeszerzés megindítását és azt, hogy a beszerzés miért nem szerepelt a Minisztérium közbeszerzési tervében.

(3) Az (1) bekezdés szerinti feljegyzés és a 2. függelék szerinti adatlap mellékletét képezik a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység által összeállított és a szervezeti egység vezetője által aláírt és tartalmilag jóváhagyott közbeszerzési műszaki leírás, továbbá a 3. függelék szerinti teljességi nyilatkozat. A közigazgatási államtitkár részére előkészített feljegyzést és a közbeszerzési terv módosítását – amennyiben az szükséges – a Közbeszerzési Főosztály továbbítja a közigazgatási államtitkár részére jóváhagyás céljából.

(4) Közbeszerzési eljárás – ide nem értve a feltételes közbeszerzés esetét – kizárólag a szerződés teljesítéséhez szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre állása esetén indítható meg. A pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról szóló fedezetigazolást a közbeszerzés kezdeményezésére vonatkozó írásbeli feljegyzéshez csatolni kell. Indokolt esetben a jóváhagyott fedezetigazolás később is csatolható, de legkésőbb az eljárás megindításának napján a Közbeszerzési Főosztály rendelkezésére kell bocsátani. A fedezetigazolásban ki kell térni a pénzügyi teljesítés előzetesen kalkulált időpontjára (amely meghatározza, hogy mely költségvetési évet terheli a fedezet). A pénzügyi teljesítés időpontjának módosulása esetén a fedezetigazolás módosítása szükséges.

(5) A 2. függelék szerinti adatlap kitöltésében a Közbeszerzési Főosztály közreműködik oly módon, hogy a közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység az általa összeállított kezdeményező iratokat előzetesen, szerkeszthető formátumban elektronikusan megküldi a Közbeszerzési Főosztály részére. A dokumentumok tartalmának egyeztetése elektronikus úton történik. A Közbeszerzési Főosztály a közbeszerzési szempontú felülvizsgálat megtörténtét az adatlap aláírásával igazolja. Amennyiben a közbeszerzési tervben szereplő valamely közbeszerzési eljárás több szakterületet is érint, a közbeszerzés megindítását – az érintett szervezeti egységekkel történt előzetes konzultációt követően – a Közbeszerzési Főosztály is kezdeményezheti. Ebben az esetben az (1) bekezdésben hivatkozott feljegyzést a Közbeszerzési Főosztály készíti el, amelyhez mellékletként csatolja az érintett szervezeti egységek vezetőjének együttes aláírásával ellátott 2. függelék szerinti, kitöltött adatlapot. Az érintett szervezeti egységnek a feljegyzéshez csatolnia kell egyúttal a pénzügyi fedezet igazolására jogosult által aláírt fedezetigazolást is. A közbeszerzési műszaki leírás összeállítása és a 2. függelékhez történő csatolás céljából annak rendelkezésre bocsátása, továbbá a műszaki/szakmai leíráshoz kapcsolódó, a 3. függelék szerinti teljességi nyilatkozat aláírása a beszerzéssel érintett szervezeti egységek kötelezettsége. A közbeszerzési eljárás megindítását ebben az esetben is a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

11. § (1) A közbeszerzési eljárás dokumentációjának összeállítására, a részvételi jelentkezések és az ajánlatok értékelésére a Közbeszerzési Főosztály részvételével, valamint koordinálása és irányítása mellett – az 5. § (1) bekezdésében meghatározott szakértelemmel rendelkező – a Kbt. 27. § (4) bekezdése szerinti bírálóbizottságot kell létrehozni.

(2) A bírálóbizottság tagjai felelnek azért, hogy az általuk képviselt szakterület szerinti szakértelem biztosítva legyen a közbeszerzési eljárások során. Munkájukat szakmailag megalapozottan, magas színvonalon és minden esetben a Minisztérium érdekeinek megfelelően kell ellátniuk.

(3) A Közbeszerzési Főosztály – adott esetben a megbízott bonyolító bevonásával – a közbeszerzési eljárás iratanyagainak összeállítására létrehozott bizottság szakmai közreműködésével elkészíti a közbeszerzési eljárás indító dokumentumait.

(4) A bírálóbizottság eljárására a Kbt. vonatkozó részei irányadóak.

(5) Az ajánlatok értékelése kizárólag az előzetesen kialakított értékelési szempontok alapján történhet.

(6) A bírálóbizottság a Minisztérium mint ajánlatkérő nevében döntési javaslatot készít a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó közigazgatási államtitkár részére. Az eljárás eredményére vagy eredménytelenségére, az ajánlatok érvényességére vagy érvénytelenségére vonatkozó döntést a közigazgatási államtitkár hozza meg.

(7) Az állandó tagokon kívül, a bírálóbizottsági tagok személyére vonatkozóan, az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője – a 2. függelék szerinti adatlap vonatkozó részének kitöltésével – a közigazgatási államtitkárnak javaslatot tehet. Javaslat tehető olyan személy bírálóbizottsági tagként történő kijelölésére is, aki nem áll a Minisztériummal kormányzati szolgálati vagy egyéb foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban.

(8) A bírálóbizottsági tagokat eljárásonként, megbízólevél útján a közigazgatási államtitkár bízza meg. A bírálóbizottság tagjai elektronikus úton tartják a kapcsolatot egymással. A dokumentumok megküldéséről a Közbeszerzési Főosztály által delegált bírálóbizottsági tag gondoskodik. Személyes bírálóbizottsági ülés összehívására abban az esetben kerül sor, ha az feltétlenül szükséges, illetve az eljárás bonyolultsága azt megköveteli.

(9) A külső szakértő által végzett szakmai munkáért és e tevékenységből adódó költségek fedezetének biztosításáért a delegáló szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel.

12. § (1) Amennyiben a közbeszerzési eljárás eredményes volt, a Minisztérium azzal az ajánlattevővel köt szerződést a Kbt. 131. § (6) bekezdésében foglalt rendelkezések figyelembevételével, amely az eljárást megindító felhívásban, valamint a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott feltételeknek megfelelő, és az értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. A közbeszerzési szerződések aláírását a Közbeszerzési Főosztály kezdeményezi.

(2) A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötendő szerződést a Minisztérium részéről a beszerzés fedezetéül szolgáló forrás vonatkozásában kötelezettségvállalásra jogosult személy írja alá, kivéve a 10. § (5) bekezdése alapján kezdeményezett közbeszerzési eljárásban kötött szerződést, amely esetben a közigazgatási államtitkár jogosult a szerződés aláírására. Összhangban a Minisztérium vonatkozó belső szabályzataival, a szerződést a Perképviseleti Főosztály jogi ellenőrzését és ellenjegyzését követően az arra jogosult személy pénzügyi ellenjegyzésével is el kell látni.

(3) A felek által aláírt szerződés egy eredeti példányát, valamint annak összes mellékletét meg kell küldeni a Gazdálkodási Főosztálynak. A közbeszerzési szerződés egy példánya digitalizáltan a beszerzést kezdeményező szakterületet illeti.

(4) A közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumok egy eredeti példányát, ideértve az aláírt szerződést is, a Közbeszerzési Főosztály őrzi, valamint az EKR Rendelet 9. § (4) bekezdése alapján a Közbeszerzési Főosztály – az ellenőrzésre jogosult hozzáférése és az eljárás iratainak az EKR-ben való elektronikus megőrzése érdekében – az eljárás előkészítése körében a Kbt. 28. § (2) és (4) bekezdése alkalmazása során keletkezett iratokat, valamint a részvételi jelentkezések és ajánlatok bírálata és értékelése során keletkezett dokumentumokat vagy azok egyszerű elektronikus másolatát az EKR-be is feltölti az adott eljárás dokumentumai közé.

13. § (1) A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésével kapcsolatos adatokról, különösen a nyertes ajánlattevő teljesítésének időpontjáról, a teljesítés szerződésszerűségéről, az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontjáról, a kifizetett ellenszolgáltatás mértékéről és a szerződés esetleges módosításának igényéről a Közbeszerzési Főosztályt értesíti.

(2) Közbeszerzési szerződés kizárólag a Kbt.-ben foglalt feltételek fennállása esetén módosítható, amelynek vizsgálata a Közbeszerzési Főosztály feladata. A közbeszerzési szerződés módosítását a Közbeszerzési Főosztály készíti elő, azzal, hogy a módosítás előzményeiről, körülményeiről, szükségességének indokairól a módosítást kezdeményező szervezeti egység a 8. függelék szerinti adatlap megfelelő kitöltésével adja a módosításhoz szükséges információkat a Közbeszerzési Főosztálynak.

(3) A szerződés teljesítésével kapcsolatos – az (1) bekezdés szerinti – adatokat a Közbeszerzési Főosztálynak elektronikusan, a kozbeszerzes@kim.gov.hu e-mail-címre kell megküldeni, az ellenszolgáltatás teljesítését követő öt munkanapon belül. Egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként, tíz munkanappal az évfordulót megelőzően kell tájékoztatni a Közbeszerzési Főosztályt. A szerződés teljesítésével kapcsolatos legfontosabb adatokról a Közbeszerzési Főosztály jogosult adatszolgáltatást kérni, amelyet a közbeszerzési szerződéssel érintett szervezeti egység határidőre ad meg.

(4) A Közbeszerzési Főosztály gondoskodik a közbeszerzési jogszabályok által előírt tájékoztatási kötelezettség teljesítéséről.

(5) A Közbeszerzési Főosztály a szerződés módosításáról tájékoztató hirdetményt tesz közzé az erre irányadó jogszabályban előírtak szerint.

(6) A Közbeszerzési Főosztály a közbeszerzési szerződés teljesítésével kapcsolatos adatokat a Kbt.-ben előírtak szerint a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban (CoRe), valamint az EKR-ben is közzéteszi.

(7) Közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött keretszerződés terhére a beszerzési igénnyel rendelkező szervezeti egység egyedi megrendelő útján kezdeményezhet kötelezettségvállalást, illetve rendelhet meg teljesítést a nyertes ajánlattevőtől. Az egyedi megrendelések tartalmát és a közbeszerzési keretszerződéssel való összhangját, valamint a keretösszegek fogyását a Közbeszerzési Főosztály ellenőrzi, ezért az egyedi megrendeléseket még a pénzügyi ellenjegyzést és a kötelezettségvállalást megelőzően kell megküldeni a Közbeszerzési Főosztálynak.

14. § (1) Amennyiben a közbeszerzési eljárást – a Kbt.-ben meghatározott – valamely okból eredménytelennek kell nyilvánítani, úgy a Közbeszerzési Főosztály feladata az eredménytelen közbeszerzési eljárás lezárásával kapcsolatos értesítési, közzétételi kötelezettségek biztosítása. A közbeszerzési eljárás eredménytelenségének megállapítására – a bírálóbizottság javaslata alapján – a közigazgatási államtitkár jogosult.

(2) Az eredménytelen közbeszerzési eljárást követően ugyanabban a tárgyban új közbeszerzési eljárás megindítását a közigazgatási államtitkár – az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője által írt feljegyzés alapján – engedélyezi.

15. § A Kbt. felhatalmazása alapján a Minisztérium által más ajánlatkérő nevében lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésével és bonyolításával összefüggő részfeladatokat és határidőket az érintett ajánlatkérők megállapodásban rögzítik, amelyben rendelkeznek az eljárásba bevont személyek, illetve szervezetek felelősségi köréről is.

16. § (1) A KEF mint központi beszerző szerv közbeszerzési tevékenységére épülő központosított közbeszerzési rendszer részletes szabályait a Kbt. rendelkezései alapján a KEF Rendelet határozza meg.

(2) A KEF Rendelet hatálya alá tartozó kiemelt termékeket a KEF Rendelet 1. számú melléklete tartalmazza.

(3) A KEF központosított közbeszerzési rendszerével összefüggő, a Minisztériumot terhelő Közbeszerzési Főosztály feladatkörébe tartozó feladatok az alábbiak:

(4) A KEF által ellátott feladatokért fizetendő közbeszerzési díj azt a pénzügyi keretet terheli, amelynek terhére a beszerzés megvalósul.

(5) A KEF a központosított közbeszerzési eljárás eredményeképpen keretszerződést vagy keretmegállapodást köt. A Minisztérium a központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó beszerzési igényeit – a keretmegállapodásos eljárás második része keretében – írásbeli konzultációval vagy a verseny újranyitásával, vagy amennyiben a keretmegállapodás lehetővé teszi, közvetlen megrendeléssel valósítja meg. Írásbeli konzultáció vagy versenyújranyitás eredményeként a Minisztérium egyedi szerződést köt.

(6) A keretmegállapodásos közbeszerzési eljárás második részét (írásbeli konzultáció vagy versenyújranyitás vagy egyedi megrendelés) – ide nem értve a nemzetközi utazásszervezések mint kiemelt termékkör vonatkozásában hatályos keretmegállapodás terhére történő beszerzéseket – a Közbeszerzési Főosztály bonyolítja le. Az eljárás kezdeményezésére és lefolytatására az I–III. fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni.

(7) A KEF Rendelet szerinti kiemelt termékek közbeszerzése vagy beszerzése saját hatáskörben, azaz a központosított közbeszerzési rendszeren kívül akkor valósítható meg, ha

(8) A (7) bekezdésben szabályozott saját hatáskörben történő beszerzés feltétele, hogy a Minisztérium a beszerzési igényét előzetesen, a központosított közbeszerzési portálon elektronikus úton bejelentette, és azt a KEF jóváhagyta.

17. § (1) Az NKOH Rendelet határozza meg a kormányzati kommunikációs feladatok ellátását biztosító kommunikációs szolgáltatások és az azokhoz kapcsolódó termékek, továbbá a szervezetfejlesztési feladatok központi szintű közbeszerzését. A Minisztérium szakterületei által kezdeményezett – értékhatártól függetlenül – valamennyi kommunikációs (NKOH Rendelet 1. melléklete) vagy szervezetfejlesztési (NKOH Rendelet 2. melléklete) beszerzésre/közbeszerzésére, továbbá szponzorációs tevékenységével összefüggő feladatai ellátására az NKOH Rendeletben foglalt eljárási szabályokat kell alkalmazni.

(2) Az NKOH Rendelet szerinti központosított közbeszerzési feladatokat, valamint a hatálya alá tartozó kiemelt termékek központi beszerzését az NKOH központi beszerző szervként végzi. Az NKOH a központosított közbeszerzési rendszerrel összefüggő, az NKOH Rendelet hatálya alá tartozó szervezeteket terhelő igénybejelentési és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése érdekében Központosított Közbeszerzési Portált működtet, amellyel kapcsolatos – a Minisztériumot érintő – feladatokat a Közbeszerzési Főosztály végzi. Az NKOH Portálra történő feltöltési jogosultsággal csak a Közbeszerzési Főosztály rendelkezik. A Minisztérium és az NKOH közötti kapcsolattartást a Közbeszerzési Főosztály látja el.

(3) A beszerzési igénnyel érintett önálló szervezeti egység vezetője felelős az igény kezdeményezéséért, és gondoskodni köteles arról, hogy az igény a Közbeszerzési Főosztály részére megküldésre kerüljön. Az igény NKOH részére történő megküldése (a Portálra való feltöltése) a Közbeszerzési Főosztály kötelezettsége.

(4) Az NKOH által ellátott feladatokért fizetendő közbeszerzési díj azt a pénzügyi keretet terheli, amelynek terhére a beszerzés megvalósul.

18. § (1) A Minisztérium – a Közbeszerzési Főosztály adatszolgáltatási, tájékoztatási és engedélyeztetési kötelezettségének teljesítésével – az NKOH Központosított Közbeszerzési Portálján keresztül megküldi

(2) Az éves összesített kommunikációs terv és az éves szervezetfejlesztési terv tartalmáért a beszerzési igénnyel érintett önálló szervezeti egység főosztályvezetője felel.

19. § (1) Az éves kommunikációs és szervezetfejlesztési tervekben szereplő beszerzésekre vonatkozó igényét a beszerzést kezdeményező szakterület az adatlap.kozbesz@kim.gov.hu e-mail-címen az 5. függelék szerinti kitöltött és a szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátott adatlapon jelenti be az igény felmerülését követő 5 munkanapon belül a Közbeszerzési Főosztály vezetőjének. Az igénybejelentéshez csatolni kell a kommunikációs vagy szervezetfejlesztési beszerzés szakmai-műszaki leírását, valamint a szerződés vagy megrendelés tervezetét szerkeszthető változatban.

(2) Az igényben az érintett szervezetnek meg kell jelölnie, hogy a beszerzést az NKOH hatályos keretmegállapodásának terhére versenyújranyitással, írásbeli konzultációval vagy saját hatáskörben kívánja megvalósítani.

(3) A szponzorációs igényét az érintett szakterület az adatlap.kozbesz@kim.gov.hu e-mail-címen jelenti be a Közbeszerzési Főosztálynak az igény felmerülését követő 5 munkanapon belül. Az igénybejelentéshez csatolni kell a támogatói okirat vagy támogatási szerződés tervezetét szerkeszthető formátumban, a szponzoráció megvalósítására vonatkozó döntést, a támogatás alapját képező szakmai programot, adatlapot és a költségtervet.

(4) Amennyiben a támogatás célját, lehetséges jogosultjait (kedvezményezettjét) és mértékét jogszabály vagy egyéb közjogi szervezetszabályozó eszköz határozza meg, a támogatást kezdeményező szakterületnek szükséges hivatkoznia a hatályos jogszabályra vagy közjogi szervezetszabályozó eszközre a támogatói okiratban / támogatási szerződésben a vonatkozó jogszabályhely pontos megjelölésével.

(5) A minisztériumi kommunikációs, szervezetfejlesztési és szponzorációs igényeivel kapcsolatos eljárásrendre vonatkozóan az NKOH rendelet előírásai irányadóak.

20. § (1) A Közbeszerzési Főosztály igény esetén a szakterület megkeresésére szóban vagy írásban további tájékoztatást nyújt az adott beszerzési igény NKOH-s eljárásrendjére vonatkozóan.

(2) Az NKOH felé benyújtott igényekhez szükséges adatok szakmai tartalmáért a kezdeményező szakterület a felelős.

21. § (1) Az NKOH által a kormányzati kommunikációs és szervezetfejlesztési tárgyú feladatokhoz kapcsolódó szolgáltatások ellátására megkötött hatályos keretmegállapodásból, a Minisztérium ilyen tárgyban kezdeményezett beszerzési igényét kielégítheti az NKOH döntése szerint.

(2) A központosított közbeszerzési eljárás második részét, a versenyújranyitást vagy írásbeli konzultációt mind az NKOH, mind pedig a Közbeszerzési Főosztály lebonyolíthatja.

(3) Amennyiben a Közbeszerzési Főosztály bonyolítja le a versenyújranyitást vagy írásbeli konzultációt, úgy az I–III. fejezetben foglalt rendelkezéseknek megfelelően kell eljárni. Az eljárás megindításához az alábbi dokumentumok megküldése szükséges a Közbeszerzési Főosztály részére:

(4) Az NKOH által lefolytatni kívánt versenyújranyitást vagy írásbeli konzultációt a kommunikációs és szervezetfejlesztési tárgyú beszerzési igénnyel érintett szakterület kezdeményezi a Közbeszerzési Főosztály felé az 5. függelék szerinti dokumentumok benyújtásával. A Közbeszerzési Főosztály megküldi az NKOH-nak a versenyújranyitás vagy írásbeli konzultáció lebonyolításához szükséges dokumentumokat, valamint ellátja az NKOH és a beszerzést kezdeményező szakterület közötti kapcsolattartási feladatokat, illetve szükség szerint a bírálóbizottságba tagot delegál.

(5) A közbeszerzési eljárás eredményeképpen a szerződést a Minisztérium köti meg a nyertes ajánlattevővel, amelyet a Közbeszerzési Főosztály készít elő. Amennyiben a versenyújranyitás vagy írásbeli konzultáció eredményeként keretszerződés kerül megkötésre, a keretszerződésből történő lehívások dokumentumait ellenőrzés céljából – még a pénzügyi ellenjegyzést és a kötelezettségvállalást megelőzően – a Gazdálkodási Főosztálynak, a Közbeszerzési Főosztálynak és az NKOH-nak is meg kell küldeni.

22. § (1) A Minisztérium a megvalósított kommunikációs beszerzés, a szponzoráció, valamint a szervezetfejlesztés eredményeképpen kötött szerződést vagy más jognyilatkozatot (e szakasz alkalmazásában a továbbiakban együtt: szerződés) annak aláírásától számított 5 munkanapon belül az NKOH-nak megküldi.

(2) Az aláírt szerződést az aláírásától számított 3 munkanapon belül a kezdeményező szakterület megküldi az adatlap.kozbesz@kim.gov.hu e-mail-címre annak érdekében, hogy a jogszabályi kötelezettségnek a Minisztérium határidőn belül eleget tegyen.

(3) Szerződésmódosítás esetén a Minisztérium megküldi az NKOH-nak a szerződés lényeges elemeire – különösen a beszerzés tartalmára és összegszerűségére – vonatkozó módosítás tervezetét, indokolását és az azt alátámasztó dokumentumokat, az azok elkészítését követő 5 munkanapon belül.

(4) A Minisztérium az NKOH kérésére adatszolgáltatást nyújt a megvalósított kommunikációs és szervezetfejlesztési tevékenységekről, a teljesített megrendelésekről és a megvalósult kommunikációs beszerzés és szervezetfejlesztési beszerzés mennyiségéről és értékéről, valamint a központosított közbeszerzési rendszer működtetéséhez szükséges egyéb adatokról.

23. § (1) A BVOP KESZ mint központi ellátó szerv tevékenységére épülő központosított beszerzési rendszer részletes szabályait a BVOP Rendelet határozza meg.

(2) A BVOP Rendelet hatályával érintett kiemelt termékeket és szolgáltatásokat a 9/2011. (III. 23.) BM rendelet 1. melléklete tartalmazza, amelyek közül a Minisztériumot érintő termékkör elsősorban a nyomdai beszerzési igények (nyomás, nyomdai előkészítő tevékenység, könyvkötés és kapcsolódó szolgáltatások). A BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társasággal történő kapcsolattartás és az ellátási szerződés megkötése a Közbeszerzési Főosztály feladata.

(3) A költségvetési év kezdetén a Minisztérium szakterületei nyomdai igényeinek felmérését a Közbeszerzési Főosztály végzi, de a beszerzési igénnyel érintett szakterület az év közbeni igényüket elektronikusan, a kozbeszerzes@kim.gov.hu e-mail-címen keresztül jelzik a Közbeszerzési Főosztály vezetőjének. A bejelentett nyomdai igényeket a Közbeszerzési Főosztály összesíti, és megküldi a BVOP KESZ-nek.

(4) A Minisztérium ellátási keretszerződést köt a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társasággal, és az év közben felmerülő beszerzési igényeit e keretszerződés terhére valósítja meg. Az ellátási szerződést az Intraneten közzé kell tenni. Az ellátási igény bejelentéséhez szükséges adatlapot a 4. függelék tartalmazza, amelyet aláírva a Közbeszerzési Főosztály részére köteles megküldeni a kezdeményező szakterület. Ez alapján a Közbeszerzési Főosztály kér ajánlatot az ellátási keretszerződés terhére. A BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság árajánlatát a Közbeszerzési Főosztály továbbítja a beszerzési igényt kezdeményező szakterület felé, aki a továbbiakban gondoskodik a megrendelésről a Közbeszerzési Főosztály tájékoztatása mellett.

(5) Amennyiben a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság kizárólag minőségi okból nem képes a Minisztérium által igényelt termék vagy szolgáltatás biztosítására, akkor a felek egymással tárgyalást kezdeményeznek.

(6) A Minisztérium jogosult a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság ajánlatát elutasítani, amennyiben hitelt érdemlően bizonyítja, hogy a gazdasági társaság árajánlatához képest legalább 20%-kal kedvezőbb ellenértéken tudja a terméket vagy a szolgáltatást más, külső szervezettől beszerezni. A Minisztérium abban az esetben is jogosult továbbá BVOP-n kívüli más szervezettől megrendelni a terméket vagy szolgáltatást, amennyiben a megrendelés műszaki-teljesítési paramétereinek megfelelően a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság nem tud a Minisztérium által megjelölt szállítási határidőig teljesíteni. Ennek tényéről a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság nyilatkozatát írásban szükséges beszerezni.

(7) Amennyiben a BVOP KESZ által kiállított „nemteljesíthetőségi” nyilatkozat alapján a nyomdai igény más szolgáltatónál kerül megrendelésre, a megrendelés feltételei nem változhatnak ahhoz képest, mint amire vonatkozóan a BVOP KESZ nyilatkozott, illetve amire vonatkozóan a BVOP KESZ által kijelölt gazdasági társaság árajánlatot adott.

(8) A Minisztérium és a BVOP KESZ, valamint az általa kijelölt gazdasági társaság közötti kapcsolattartási feladatokat a Közbeszerzési Főosztály látja el.

24. § (1) A kormányzati informatikai feladatok ellátását biztosító áruk, szolgáltatások központi szintű közbeszerzését és beszerzését a DKÜ Rendelet határozza meg.

(2) A DKÜ által ellátott feladatokért fizetendő közbeszerzési díj azt a pénzügyi keretet terheli, amelynek terhére a beszerzés megvalósul.

(3) A DKÜ a központosított közbeszerzési rendszerrel összefüggő, a DKÜ Rendelet hatálya alá tartozó szervezeteket terhelő igénybejelentési és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése érdekében központosított közbeszerzési portált (a továbbiakban: DKÜ Portál) működtet, amellyel kapcsolatos, a Minisztériumot érintő feladatokat a Közbeszerzési Főosztály végzi.

(4) A Közbeszerzési Főosztály rendelkezik a DKÜ Portálra történő feltöltési jogosultsággal az informatikai beszerzési/fejlesztési terv, valamint a minisztériumi alapadatok, továbbá igények jóváhagyás céljából történő feltöltésre. Az aktuális informatikai környezettel kapcsolatos adatok megadását és aktualizálását a Közbeszerzési Főosztály a Szervezetbiztonsági, Informatikai és Dokumentációs Főosztály közreműködésével végzi.

25. § (1) A Minisztérium köteles a DKÜ Portálon keresztül megküldeni a DKÜ részére a DKÜ Rendelet által meghatározott informatikai eszköz- és szoftverbeszerzésekre vonatkozó adatokat az ott meghatározott struktúra és adattartalom szerint részletezve:

(2) Az éves összesített informatikai beszerzési és fejlesztési terv szakmai tartalmáért a beszerzési igénnyel érintett önálló szervezeti egység, illetve annak vezetője, a tervadatok informatikai, információbiztonsági kérdésekkel kapcsolatos szakmai szempontú felülvizsgálatáért pedig a Szervezetbiztonsági, Informatikai és Dokumentációs Főosztály felel. Az éves összesített informatikai beszerzési és fejlesztési tervet a Közbeszerzési Főosztály állítja össze, és a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. Az aláírt tervet a Közbeszerzési Főosztály rögzíti a DKÜ Portálon.

(3) A Minisztérium a DKÜ kérésére adatszolgáltatást nyújt a beszerzési igények teljesítési körülményeiről vagy egyéb, a központosított közbeszerzési rendszer működtetéséhez szükséges adatokról.

26. § (1) A DKÜ Portálon konkrét beszerzési igényt rögzíteni a jóváhagyott informatikai beszerzési és fejlesztési terv alapján lehet. Jóváhagyott beszerzési és fejlesztési terv hiányában jóváhagyást megelőző igényként, ha tervben nem szerepel az igény, terven kívüli igényként kell kezelni.

(2) A DKÜ-nek megküldött éves összesített informatikai beszerzési és fejlesztési tervekben szereplő beszerzések realizálása céljából az adott beszerzési igény megvalósítására irányuló igénybejelentést a beszerzést kezdeményező szakterület írásban, a 6. függelékben szereplő adatok, információk megadásával jelzi a Közbeszerzési Főosztálynak. Az igénybejelentéshez kötelezően csatolni kell az alábbi dokumentumokat:

(3) Ha az igény nem szerepel az éves tervekben, az érintett önálló szervezeti egység vezetőjének aláírásával ellátott adatlapon az új igény felmerülésének indokolását is rögzíteni szükséges.

(4) Az igényben az érintett szervezetnek meg kell jelölnie, hogy a beszerzést a DKÜ hatályos keretmegállapodásának terhére versenyújranyitással vagy saját hatáskörben kívánja megvalósítani.

(5) Az informatikai jellegű beszerzési igény megvalósítása során a DKÜ Rendelet szerinti eljárásrend megfelelően alkalmazandó.

(6) A beszerzési igény DKÜ Portálra történő feltöltéséről jóváhagyás céljából a Közbeszerzési Főosztály gondoskodik. A DKÜ jóváhagyását követően a konkrét megrendelést, lehívást a Közbeszerzési Főosztály a beszerzési igényt kezdeményező szakterülettel egyeztetve valósítja meg.

27. § (1) A DKÜ dönthet úgy, hogy a beszerzési eljárást az érintett szervezet javára maga folytatja le, vagy saját hatáskörben történő lefolytatásra az érintett szervezetnek visszaadja. Saját határkörben a DKÜ rendelet hatálya alá tartozó beszerzési eljárást indítani kizárólag a DKÜ előzetes jóváhagyásával lehetséges.

(2) Az adatok szakmai tartalmáért és a teljesítés érdekében a megfelelő időben történő beszerzési igény indításáért a kezdeményező szakterület a felelős.

28. § (1) Azon beszerzések esetében, amelyek minisztériumi szinten egybeszámított érték szerinti közbeszerzési értékhatár alatti beszerzésnek minősülnek, és nem vonatkozik rájuk valamely, jelen Szabályzatban foglalt speciális beszerzési eljárás, továbbá közbeszerzési kötelezettséggel nem érintettek, a szakterület saját hatáskörben jogosult a beszerzés megvalósítására.

(2) A nettó egymillió forint becsült értéket elérő vagy meghaladó, de a nemzeti közbeszerzési értékhatár alatti becsült értékű beszerzés esetén a beszerzéssel érintett szakterület a szerződés vagy megrendelés megkötését megelőzően köteles legalább három gazdasági szereplőnek megküldött ajánlatkérési felhívással lebonyolított beszerzési eljárást lefolytatni. Ez vonatkozik azon beszerzésekre is, melyek az egybeszámítási szabályokra tekintettel esnek e szakasz hatálya alá.

(3) A beszerzést kezdeményező szakterület nem köteles három ajánlatot bekérni, ha

(4) Kivételi kör alkalmazása esetén előzetes szakmai vizsgálat és jóváhagyás céljából a szerződést vagy a megrendelést meg kell küldeni a Közbeszerzési Főosztálynak véleményezésre.

(5) A beszerzést önállóan lefolytató szakterület szükség szerint igénybe veheti a Közbeszerzési Főosztály munkatársainak szakmai közreműködését.

(6) Amennyiben ajánlattételi felhívás, dokumentáció kerül tervezetten megküldésre a gazdasági szereplők részére, úgy tekintettel az ajánlatkérés tárgyára, az ajánlatkérés összetettségére, a kiírás komplexitására, figyelembe véve a bírálati szempontot, alkalmassági követelményt, konzultáció vagy tárgyalás előírását, az előkészített iratanyagot előzetesen elektronikusan meg kell küldeni a Közbeszerzési Főosztálynak véleményezésre, előzetes szakmai vizsgálat és jóváhagyás céljából.

(7) A Közbeszerzési Főosztály bevonása nem nélkülözhető, ha az ajánlatok elbírálása nem kizárólag a legalacsonyabb ajánlati ár alapján történik, illetve ha tárgyalásra is sor kerülhet.

(8) Az ajánlattételre felhívandó gazdasági szereplők körét a beszerzést kezdeményező szakterület határozza meg úgy, hogy azok lehetőség szerint a Minisztérium székhelye (telephelye) vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás, árubeszerzés vagy építési beruházás teljesítésének helye szerinti mikro-, kis- vagy középvállalkozások közül kerüljön kiválasztásra. A beszerzést kezdeményező szakterület az ajánlatkérésre felhívandó gazdasági szereplők kiválasztásakor köteles megvizsgálni, hogy azok tulajdonosi körében átfedés ne legyen, valamint rendelkezzen a cégbírósági nyilvántartás szerint a beszerzés tárgyára vonatkozó tevékenységi körrel.

(9) Ajánlatkérés során a szakterületeknek minden esetben az alábbi szempontok figyelembevételével kell eljárniuk:

(10) A beszerzési eljárás megindítására az ajánlatkérési felhívás és adott esetben annak mellékletei – az ajánlattételre felkérni kívánt gazdasági szereplők részére – közvetlen, egyidejű megküldésével kerül sor. Az ajánlatkérési felhívásban az ajánlattételi határidőt úgy kell meghatározni, hogy megfelelő időtartam álljon a gazdasági szereplők rendelkezésére a megalapozott ajánlattételre. Az ajánlatételi felhívás megküldésének napja az ajánlattételi határidőbe nem számít bele.

(11) Az ajánlatkérési felhívásban meg kell határozni az ajánlatok bírálatának szempontjait, adott esetben részszempontjait. Az ajánlatok elbírálása a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás vagy a legjobb ár-érték arány alapján történhet. A bírálati szempontot és részszempontokat úgy kell meghatározni, hogy az ajánlatok összehasonlíthatóak legyenek. A legjobb ár-érték arány értékelési szempont esetén az ajánlatkérési felhívásban részletezni kell a bírálat módszerét is.

(12) A beszerzési eljárást lebonyolító szakterület az ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatja az ajánlatkérési felhívásban meghatározott feltételeket, illetve visszavonhatja az ajánlatkérési felhívást. A módosított feltételekről, illetve az ajánlatkérési felhívás visszavonásáról egyidejűleg az ajánlatkérési felhívásnak megfelelő formában tájékoztatást kell küldeni az ajánlattételre felkért gazdasági szereplők részére.

(13) Az ajánlattételre felkért gazdasági szereplők részére biztosítani szükséges a kiegészítő tájékoztatáskérés lehetőségét. A kiegészítő tájékoztatáskérésre adott válaszokat egyidejűleg minden ajánlattételre felkért gazdasági szereplőnek meg kell küldeni. Az ajánlatok benyújtása elektronikus levél formájában, elektronikus levél mellékleteként megküldött, nem szerkeszthető fájlformátumban történhet. Az ajánlatok benyújtásának módját meg kell határozni az ajánlatkérési felhívásban.

(14) Beszerzési eljárásban tárgyalás minden esetben tartható. A tárgyalás során egyeztetésre kerülhet a műszaki leírás tartalma, a szerződéses feltételek és az ajánlati ár is. Az ajánlattételi felhívásban a tárgyalásra vonatkozó rendelkezést rögzíteni szükséges.

(15) A beérkezett ajánlatok bírálatáról, összehasonlításáról, értékeléséről a beszerzésért felelős szakterület értékelési jegyzőkönyvet köteles készíteni. Az értékelési jegyzőkönyv és döntési javaslat alapján a döntéshozó dönthet az eljárás eredményességéről, eredménytelenné nyilvánításáról. Amennyiben a beszerzési eljárás keretében nem kerül benyújtásra három érvényes ajánlat, a döntéshozó dönthet úgy, hogy a beszerzési eljárást eredményesnek nyilvánítja, és a rendelkezésre álló ajánlatok közül kerül kiválasztásra a nyertes ajánlat, illetve dönthet úgy is, hogy a beszerzési eljárást eredménytelenné nyilvánítja. Uniós forrásból megvalósuló beszerzési eljárás kizárólag három érvényes ajánlat birtokában nyilvánítható eredményessé.

(16) A beszerzési eljárás során, valamint az eljárás eredményével összefüggésben hozott döntésekről a beszerzési eljárást bonyolító szakterület a döntés meghozatalát követően haladéktalanul, de legkésőbb három munkanapon belül egyidejűleg, az ajánlatkérési felhívásnak megfelelő formában, elektronikus levél útján tájékoztatja az ajánlattevőket.

(17) Az eljárás eredményeként megkötendő szerződés vagy a megrendelő lap aláírásra történő előkészítése és aláírása a beszerzést kezdeményező és az eljárást lebonyolító szakterület feladata. Megrendelő lap kiállítására akkor van lehetőség, ha a beszerzés tárgya nem teszi szükségessé a szerződéses formában rögzített kötelezettségvállalást. Amennyiben a beszerzési eljárás szerződéskötéssel zárul, a szerződés kizárólag írásban módosítható. A szerződés módosításakor figyelemmel kell lenni a közbeszerzési értékhatárokra, valamint arra, hogy a szerződésmódosítás értéke nem haladhatja meg az eredeti szerződés értékének ötven százalékát, és az alapszerződésben szerződő partnertől történő beszerzés szakmai vagy gazdaságossági szempontból indokolt.

29. § (1) A Kbt., illetve a Szabályzat által meghatározott kivételi körbe tartozó, továbbá a nettó egymillió forintot el nem érő értékű beszerzések – amelyekre nem vonatkozik valamely, a Szabályzatban foglalt különös eljárásrend, közbeszerzési kötelezettséggel nem érintettek, továbbá nem kerül kiküldésre három gazdasági szereplő részére ajánlattételi felhívás – a beszerzést kezdeményező szakterület saját hatáskörben jogosult megvalósítani.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott beszerzések esetén – eltérő rendelkezés hiányában – nem kötelező több gazdasági szereplő részére ajánlatkérési felhívást kibocsátani, azonban a beszerzési igény értékének meghatározása érdekében – amelyet a kötelezettségvállalás dokumentumában szerepeltetni kell – legalább egy ajánlat bekérése szükséges. Amennyiben a beszerzést kezdeményező szakterület csak egy ajánlat alapján folytatja le a beszerzési eljárást, ebben az esetben is felelősséggel tartozik az észszerű és takarékos gazdálkodás követelményének érvényesüléséért.

(3) Kis értékű beszerzésnek minősül a bruttó kettőszázezer forintot el nem érő értékű beszerzés. A kis értékű beszerzések esetén nem szükséges árajánlat bekérése, és a szerződés kötése mellőzhető, azonban figyelemmel kell lenni az esetlegesen felmerülő harmadik fél általi jóváhagyási kötelezettségre (NKOH, DKÜ, BVOP).

(4) Valamennyi visszterhes beszerzés esetén a pénzügyi kötelezettségvállalást megelőzően a beszerzéssel érintett szervezeti egység vezetője a kötelezettségvállalás iratanyagait – előzetes közbeszerzési szakmai vizsgálat céljából – a Közbeszerzési Főosztálynak megküldi. A Közbeszerzési Főosztály a kötelezettségvállalás iratainak vizsgálata során állást foglal, hogy az adott beszerzés – a Minisztérium egyéb visszterhes beszerzéseivel összevetve – közbeszerzési szempontból értékhatár alatti, a Kbt. hatálya alá nem tartozó vagy a Kbt., továbbá más különös beszerzési eljárási szabályok hatálya alá tartozó beszerzésnek minősül-e. A Közbeszerzési Főosztály a vizsgálatot követően kiállítja a 7. függelék szerinti közbeszerzési nyilatkozatot két példányban.

(5) Utólagosan, a teljesítést követően a beszerzések közbeszerzési szempontú minősítése nem végezhető el, ennek tényét a Közbeszerzési Főosztály a közbeszerzési nyilatkozaton rögzíti. Amennyiben a visszterhes beszerzés ügyirata a kötelezettségvállalást követően kerül megküldésre a Közbeszerzési Főosztálynak, a Kbt. vagy valamely jogszabály megkerülése révén bekövetkezett jogsértés esetén a beszerzéssel érintett szakterület vezetőjét terheli felelősség.

(6) A közbeszerzési értékhatárt el nem érő, valamint a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések kötelezettségvállalásával és kifizetésével kapcsolatos részletszabályokat a Gazdálkodási, Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzat tartalmazza.

(7) Az európai uniós célkitűzések végrehajtására létrehozott uniós pénzügyi alapokból, illetve a nemzetközi vagy egyéb támogatásból megvalósuló beszerzések folyamatára vonatkozó jogszabályok, utasítások, pályázati felhívások a jelen Szabályzat, valamint a Gazdálkodási, Kötelezettségvállalási és Utalványozási Szabályzat rendelkezéseihez képest részletesebb eljárási szabályokat állapíthatnak meg, melyeket a közbeszerzési vagy beszerzési eljárások tervezése és megvalósítása során figyelembe kell venni.