3/2023. (VIII. 24.) EUM utasítás

1. § Az utasítás szabályozza az Európai Uniós Ügyek Minisztériuma (a továbbiakban: Minisztérium) igazgatásának tervezéssel, gazdálkodással – különösen a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolása, érvényesítés, utalványozás gyakorlásának módjával, eljárási és dokumentációs részletszabályaival, valamint az ezeket végző személyek kijelölésének rendjével –, az ellenőrzési adatszolgáltatási és beszámolási feladatok teljesítésével kapcsolatos belső előírásokat, feltételeket, valamint a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendet. A Minisztérium közbeszerzéseire vonatkozó speciális szabályokról a Minisztérium Közbeszerzési Szabályzatáról szóló EUM utasítás rendelkezik.

2. § Az utasítás rendelkezéseit a Magyarország Európai Unió melletti Állandó Képviselet igazgatása cím vonatkozásában akkor kell alkalmazni, ha a Magyarország Európai Unió melletti Állandó Képviselet gazdálkodási szabályzata így rendelkezik.

3. § Eltérő rendelkezés hiányában az utasítást az európai uniós források felhasználására megfelelően alkalmazni kell.

4. § A Minisztérium igazgatását terhelő támogatásokra az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) szabályait kell alkalmazni.

5. § Az utasítás alkalmazásában

6. § (1) A Minisztérium költségvetésének tervezése az Áht.-ban és az Ávr.-ben meghatározottak szerint történik.

(2) A fejezetet irányító szerv a Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) bevonásával – a fejezetre nézve megállapított tervezett kiadási főösszeg megtartásával, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett körirat alapján – megtervezi és egyezteti az államháztartásért felelős miniszterrel az általa irányított fejezetbe sorolt költségvetési szerv tervezett bevételeit és kiadásait, kiemelt előirányzat szerinti bontásban.

(3) A költségvetési szerv a bevételi és kiadási előirányzatai egységes rovatrend szerinti részletezéséről elemi költségvetést készít.

(4) Az Igazgatás vonatkozásában az elemi költségvetést a PSZF a gazdasági vezető által meghatározott időpontig a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) honlapján közzétett űrlapok, illetve a rendelkezésre bocsátott elektronikus program segítségével készíti el, és nyújtja be feldolgozásra.

(5) Az elemi költségvetést a gazdasági vezető hagyja jóvá.

7. § Az elemi költségvetés alapján a PSZF vezetője elkészíti a Minisztérium keretekre osztott belső költségvetését. A Minisztérium belső költségvetését a közigazgatási államtitkár egyetértését követően az európai uniós ügyekért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) hagyja jóvá.

8. § Az előirányzatok módosítására az Áht.-ban, valamint az Ávr.-ben meghatározottak alapján kerülhet sor. A kormánydöntés alapján módosított előirányzatok Minisztériumon belüli szétosztásáról a közigazgatási államtitkár dönt.

9. § A bevételek rovatain megtervezett eredeti vagy módosított bevételi előirányzaton felüli többletbevételek felhasználásának engedélyeztetését a PSZF kezdeményezi a gazdasági vezetőnél.

10. § A felhasználásra nem engedélyezett többletbevétel központi költségvetésbe történő befizetéséről az Ávr. 35. §-a szerinti döntéstől számított öt napon belül a PSZF intézkedik.

11. § (1) Az Ávr. 43. §-ában foglaltak szerint a költségvetés kiemelt előirányzatai és a kiemelt előirányzaton belüli rovatok között átcsoportosítás hajtható végre.

(2) A Minisztérium az előirányzatait az Ávr. 36. §-a szerint növelheti.

12. § (1) Az egységes rovatrend B1. Működési célú támogatások államháztartáson belülről, B2. Felhalmozási célú támogatások államháztartáson belülről, B6. Működési célú átvett pénzeszközök és B7. Felhalmozási célú átvett pénzeszközök rovatain az eredeti vagy módosított előirányzatán felül pénzügyileg teljesült előirányzatok intézményi hatáskörű módosításának jogkörét a PSZF vezetője javaslata alapján a gazdasági vezető gyakorolja.

(2) Az (1) bekezdéstől eltérően az európai uniós forrásból utófinanszírozás keretében megtérülő kiadások fedezete tekintetében az előirányzat-módosítást a tényleges – a Minisztérium által megelőlegezett – kifizetéseknek megfelelően kell végrehajtani.

(3) A költségvetési maradvánnyal összefüggő intézményi hatáskörű előirányzat-módosítás végrehajtásának alátámasztó dokumentuma a számviteli bizonylat és/vagy az ahhoz kapcsolódó kimutatások.

13. § A külső szervezettől átvett pénzeszközök esetében a másik féllel történő egyeztetés alapján a megkötött szerződés szerint – az előirányzat módosítására vonatkozó engedélyezési előírások betartásával – a PSZF jár el az előirányzatok módosítása, átcsoportosítása során.

14. § Az intézményi hatáskörű előirányzat-módosításra, előirányzat-átcsoportosításra irányuló változásokat a PSZF a Kincstár elektronikus nyilvántartó rendszerében, valamint a FORRÁS.NET Integrált Ügyviteli Rendszerben rögzíti.

15. § (1) A belső költségvetésben meghatározott keretek között történő, keretcsökkentéssel vagy -emeléssel járó átcsoportosítást az adott keret felett kötelezettségvállalói jogkörrel rendelkező, valamint – a kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező egyidejű értesítése mellett – a PSZF kezdeményezheti a gazdasági vezetőnél.

(2) Az átcsoportosítást a gazdasági vezető hagyja jóvá, amelyről a PSZF elektronikus úton írásban értesíti a kezdeményezőt.

16. § A belső költségvetésben meghatározott keretek vagy keretek rovatai közötti – keretösszeg-változással nem járó – átcsoportosítást, valamint a korábbi évek maradványát érintő – jóváhagyott maradványösszeget nem érintő – előirányzat-rendezéseket a PSZF hajtja végre.

17. § A kötelezettségvállalások, kifizetések tervezett ütemezésétől történő jelentős eltérés, a költségvetés központilag elrendelt vagy várható zárolási kötelezettségének teljesítése, illetve a Minisztérium likviditási zavarának veszélye esetén a gazdasági vezető javaslatára a közigazgatási államtitkár egyetértését követően az érintett keretek közötti átcsoportosítást a miniszter hagyja jóvá.

18. § A költségvetési maradványt az éves költségvetési beszámoló készítése során a gazdasági vezető állapítja meg.

19. § A tárgyévi előirányzat terhére – ha a jogszabály másként nem rendelkezik – csak abban az esetben vállalható kötelezettség, ha annak pénzügyi teljesítése felhalmozási és működési kiadás esetén a tárgyév december 31. napjáig megtörténik.

20. § A beszámoló elfogadását követően a szabad maradvány összegének a központi költségvetés maradványelszámolási számlájára történő befizetése iránt a PSZF intézkedik.

21. § (1) Kötelezettségvállalást a szakterület vezetője kezdeményező irattal kezdeményezhet.

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalás teljesítési időszaka az adott költségvetési évet meghaladja, abban az esetben a kezdeményező iratban a termék vagy szolgáltatás ellenértékének várható teljesítését évenkénti bontás szerint szükséges megjelölni.

(3) A beszerzést kezdeményező iratot és annak mellékleteit a szakmai szervezeti egység készíti elő.

22. § Amennyiben a beszerzési szándék szerzői jog, tanulmány, tudományos értekezés, terv, tervdokumentáció megszerzésére irányul, a kezdeményező iratnak tartalmaznia kell azt a kitételt, hogy a Minisztérium által megszerezni kívánt szellemi alkotás vagy annak joga egy éven belül vagy túl fogja szolgálni a Minisztérium működését.

23. § A kötelezettségvállalás kezdeményezője felelős

24. § A kötelezettségvállalás dokumentumának minősül különösen

25. § (1) A kötelezettségvállalás indokoltságát és a Minisztérium szakmai érdekeivel való összhangját a szakmai ellenjegyzés igazolja.

(2) Szakmai ellenjegyzésre a szakterület vezetője, valamint helyettesítésre kijelölt munkatársa jogosult.

(3) Szakmai ellenjegyzésre a jogi és a pénzügyi ellenjegyzést követően kerül sor.

(4) A szakmai ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentuma aláírásokat tartalmazó oldalának (a továbbiakban: aláíró oldal) aláírásával történik. Az aláíró oldalon – a szakmai ellenjegyzésen túl – olvashatóan fel kell tüntetni az ellenjegyző nevét, beosztását, szervezeti egységét, továbbá a szakmai ellenjegyzés tényét és dátumát.

(5) A 24. § a), b), i), j) és k) pontjában felsorolt kötelezettségvállalási dokumentumokat nem kell szakmai ellenjegyzéssel ellátni.

(6) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, a szakmai ellenjegyzés a szakmai ellenjegyző legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

(7)²

26. § (1) A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését az arra jogosultnak a kötelezettségvállalást megelőzően, írásban kell megtenni.

(2) Pénzügyi ellenjegyzés nélkül – az Ávr. 53. § (1) bekezdésében, illetve a 35. §-ban foglalt kivétellel – a Minisztérium költségvetését terhelő gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem teljesíthető.

(3) A Minisztériumnál kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére jogosult

(4) A pénzügyi ellenjegyző felelős

(5) A pénzügyi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik a pénzügyi ellenjegyző nevének, beosztásának, továbbá a pénzügyi ellenjegyzés tényének és dátumának feltüntetése mellett.

(6) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, úgy a pénzügyi ellenjegyzés a pénzügyi ellenjegyző legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

(7) A kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyző aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. A 24. § k) pontja szerinti dokumentum esetében a pénzügyi ellenjegyzés az Európai Uniós Ügyek Minisztériumának Közbeszerzési Szabályzatáról szóló EUM utasítás alapján erre rendszeresített nyomtatványon történik.

(8) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a (4) bekezdésben foglaltaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a gazdasági vezetőt és a minisztert. Ha a miniszter a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni. Ebben az esetben a pénzügyi ellenjegyző a kötelezettségvállalás dokumentumát az „a kötelezettségvállalás ellenjegyzése utasításra történt” záradékkal látja el.

27. § (1) Amennyiben az adott kötelezettségvállalás rendje előírja, a tervezett kötelezettségvállalást jogi, illetve közbeszerzési szempontból vizsgálni kell.

(2) A kötelezettségvállalás jogi, illetve közbeszerzési szempontból történő megfelelőségét a Jogi és Szolgáltatási Főosztály (a továbbiakban: JSZF) ellenjegyzése igazolja (jogi ellenjegyzés).

(3) Jogi ellenjegyzésre jogosult

(4) A jogi ellenjegyző felelős

(5) A jogi ellenjegyzés a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírásával történik a jogi ellenjegyző nevének, beosztásának, továbbá a jogi ellenjegyzés tényének és dátumának feltüntetése mellett. A kötelezettségvállalás dokumentumán a jogi ellenjegyző aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie.

(6) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, a jogi ellenjegyzés a jogi ellenjegyző legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

28. § (1) A Minisztérium nevében kötelezettségvállalásra jogosult

(2) A fejezeten belül átcsoportosított előirányzat terhére történő kötelezettségvállalásra a közigazgatási államtitkár jogosult.

(3) A jóváhagyott éves belső költségvetés szerinti reprezentációs és utazási keretösszeg tekintetében a kerettel rendelkező személy kötelezettségvállalásra jogosultnak minősül, ezért a kötelezettségvállaláshoz a rendelkező személy aláírásmintájának nyilvántartásba vétele szükséges.

(4) Kötelezettségvállalás tekintetében

(5) A miniszteri biztos helyettesítését a miniszteri kabinetfőnök látja el.

(6) Reprezentációs keret terhére történő kötelezettségvállalásnál helyettesítésnek nincs helye.

(6a)⁴ A protokollkeret vonatkozásában a miniszteri kabinetfőnök rendelkezik kötelezettségvállalási jogkörrel, akit e jogkörében akadályoztatása vagy távolléte esetén a Miniszteri Titkárság titkárságvezetője helyettesít.

(7) A kötelezettségvállalás dokumentumán minden esetben fel kell tüntetni nyomtatott betűvel a kötelezettségvállaló személy nevét és beosztását. A kötelezettségvállalás dokumentumán a kötelezettségvállaló aláírásának a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie.

(8) Amennyiben a kötelezettségvállalásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumon kerül sor, a kötelezettségvállalási jogkör a kötelezettségvállaló legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

29. § (1) Kötelezettségvállalás – a 30. § kivételével – írásban, a kifizetést megelőzően, és a pénzügyi és a szakmai ellenjegyzést, továbbá szerződés esetében jogi ellenjegyzést követően tehető.

(2) Megrendelés esetén kifizetés a megrendelés visszaigazolását követően teljesíthető.

30. § Nem szükséges előzetes írásbeli kötelezettségvállalás az Ávr. 53. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben. Előzetes írásbeli kötelezettségvállalás hiányában a kifizetés rendjére az utasítás szabályai megfelelően irányadók, azzal, hogy a 26. §, valamint a 29. § rendelkezéseit nem kell alkalmazni. A kifizetési eljárás a PSZF-hez benyújtott számla, kifizetést elrendelő, igazoló dokumentum alapján indul meg, azok 31. § szerinti nyilvántartásba vételével.

31. § (1) A kötelezettségvállalást követően a PSZF gondoskodik annak az Ávr. 56. §-a és az Áhsz. 18. alcíme szerinti nyilvántartásba vételéről. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma idegen nyelvű, legalább a kötelezettségvállalás keltét, a kötelezettségvállaló nevét, a jogosult adatait, a kötelezettségvállalás tárgyát, összegét, évek szerinti megoszlását, a kifizetési határidőket, a teljesítési adatokat, továbbá a gazdasági esemény alátámasztásához szükséges egyéb adatokat le kell fordítani, és nyilvántartásba kell venni. Az idegen nyelvű dokumentumok fordításáról a kezdeményező szakterület gondoskodik.

(2) A kötelezettségvállalás eredeti, aláírt dokumentumát a PSZF a pénzügyi kifizetéshez kapcsolódó iratként kezeli.

(3) A kötelezettségvállalásokról év közben a PSZF a FORRÁS.NET Integrált Ügyviteli Rendszer programmal nyilvántartást vezet.

32. § (1) A Minisztériumban a teljesítés szakmai és pénzügyi szempontú igazolására jogosult a kötelezettségvállaló vagy a kötelezettségvállaló által írásban kijelölt szakterületi vezető. A teljesítésigazolásra jogosult személyt a kezdeményező iraton vagy a szerződésben szükséges kijelölni. A teljesítésigazolásra jogosult személy a 37. §-ban foglalt összeférhetetlenségi szabályok figyelembevételével jelölhető ki.

(2) Az Ávr. 53. § (1) bekezdés b) és c) pontjában foglalt esetek kivételével a teljesítésigazolás az arra jogosult által a teljesítésigazolás aláírásával, az utalvány érvényesítését megelőzően történik.

(3) Az Ávr. 53. § (1) bekezdés

(4) A teljesítésigazolásnak írásbeli dokumentumon, különösen okmányokon, bizonylatokon, beszámolón, kimutatáson, jelentésen, összefoglalón, átadás-átvételi jegyzőkönyvön kell alapulnia.

(5) Beruházás esetén a teljesítésigazolás mellékletét képezi a Minisztérium intranetfelületén közzétett „Üzembe helyezési jegyzőkönyv”.

(6) A teljesítésigazolásra jogosult felelős az Ávr. 57. § (1) bekezdésében meghatározottak fennállásáért.

(7) A teljesítésigazolás dokumentumán minden esetben fel kell tüntetni nyomtatott betűvel a teljesítésigazoló személy nevét és beosztását. A teljesítésigazoláson a teljesítést igazoló aláírásának a 37. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírásával kell megegyeznie. Ha a teljesítés igazolásának alapjául szolgáló okmány elektronikusan áll rendelkezésre, a teljesítés e dokumentumnak a teljesítésigazoló legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával történő ellátásával is igazolható.

(8) Ha a kötelezettségvállalás tárgya több szakterületet is érint, a teljesítésigazoló köteles mindegyik érintett szakterület vezetőjének előzetes véleményét elektronikusan beszerezni.

33. § Szerződésben rögzített ellenérték kifizetése a PSZF részéről abban az esetben teljesíthető, ha a teljesítésigazolásra jogosult

34. § A teljesítésigazolást, a teljesítésről kibocsátott számlával együtt minden esetben meg kell küldeni a PSZF részére. A szerzői jogi védelem alá eső alkotás beszerzésére irányuló felhasználási vagy felhasználási szerződés elemeivel vegyes más típusú szerződés esetén a teljesítésigazoláshoz csatolt adatlapon a teljesítésigazolásra jogosult tájékoztatni köteles – a tárolási nyilatkozat megküldésével – a PSZF-et, hogy a szerzői jogi védelem alá eső alkotás mely szervezeti egységnél került elhelyezésre.

35. § (1) A PSZF-en érvényesítésre jogosult a gazdasági vezető által írásban kijelölt, az Ávr. 55. § (3) bekezdésében megjelölt feltételeknek megfelelő, a Minisztériummal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló személy.

(2) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítőnek a 38. § szerinti nyilvántartásban szereplő aláírását.

(3) Az érvényesítő köteles megvizsgálni különösen

(4) Amennyiben az érvényesítő vizsgálata során ellenőrizte az összegszerűséget, a fedezet meglétét, és azt tapasztalja, hogy a megelőző ügymenetben az Áht., az Áhsz. és az Ávr., illetve a Minisztérium belső szabályzatait megsértették, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítést nem tagadhatja meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. Ebben az esetben az érvényesítő a kötelezettségvállalás dokumentumát „az érvényesítés utasításra történt” záradékkal látja el.

(5) Ha az érvényesítésre elektronikus aláírással ellátott dokumentumban kerül sor, az érvényesítés az érvényesítő legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

36. § (1) A miniszter a Minisztérium igazgatási költségvetése tekintetében írásban hatalmazza fel a PSZF-en utalványozásra jogosult személyeket.

(2) Az utalványozás a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének elrendelését foglalja magában. Utalványozásra csak a teljesítés igazolása és az érvényesítés után kerülhet sor.

(3) Az utalványozásra jogosult személy az utalványozáskor köteles megvizsgálni

(4) Az utalványozás során meg kell győződni arról, hogy a FORRÁS.NET Integrált Ügyviteli Rendszer szerinti utalványlap az Ávr. 59. § (3) bekezdésében foglaltakat tartalmazza-e.

(5) Ha az utalványozásra elektronikus aláírással ellátott dokumentumban kerül sor, úgy az utalványozás az utalványozó legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával is gyakorolható.

37. § Az aláírási jogosultságok alkalmazásánál, ellenőrzésénél az Ávr. 60. § (1) bekezdésében foglalt, összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

38. § (1) A kötelezettségvállalásra, pénzügyi, jogi ellenjegyzésre, teljesítésigazolásra, érvényesítésre, utalványozásra jogosult személyekről és aláírásmintájukról a PSZF az Ávr. 60. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartást vezet a felhatalmazó, kijelölő dokumentumok alapján.

(2) Elektronikus aláírás alkalmazása esetén a használt tanúsítványokról és az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó tanúsítvány nyilvános adatairól a Biztonsági Főosztály (a továbbiakban: BF) vezet nyilvántartást.

(3) A nyilvántartásban szereplő, (1)–(2) bekezdés szerinti jogosultságok megváltozásáról, visszavonásáról rendelkező dokumentumot a rendelkező személynek haladéktalanul meg kell küldenie a PSZF-nek.

39. § (1) Beszerzés szerződéskötés vagy visszaigazolt megrendelés útján valósulhat meg.

(2) Megrendelés útján valósítható meg a beszerzés, ha

(3) Egyszerű megítélésűnek minősül az ügylet különösen, ha a beszerzésre kerülő áru vagy szolgáltatás konkrét minőségi és mennyiségi meghatározásán, az ellenszolgáltatás összegén és a fizetési feltételeken, a teljesítés határidején és helyén kívül további feltételekben – az áru vagy szolgáltatás jellegéből adódóan – nem szükséges a feleknek megállapodniuk.

40. §⁵ A beszerzés kezdeményezésére bármely szakmai szervezeti egység vezetője vagy a szakterület általa kijelölt tagja jogosult, azzal, hogy a szerződéskötés kezdeményezéséhez a szakmai szervezeti egység irányítását ellátó helyettes államtitkár vagy államtitkár, illetve miniszteri biztos, a Miniszteri Kabinet és a miniszter közvetlen irányítása alá tartozó főosztályok által kezdeményezett szerződéskötés esetén a miniszter kabinetfőnökének egyetértése szükséges.

41. § A beszerzések előkészítése során biztosítani kell a beszerzés tárgya szerinti jogszabályi és egyéb előírások, így különösen

42. § Vagyonnyilatkozat tételére köteles a szerződő fél vagy annak közreműködője, amennyiben a szerződéssel összefüggésben az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (3) bekezdés e) pontjában foglalt feltételek valamelyike fennáll. A vagyonnyilatkozat tételére vonatkozó eljárást külön utasítás szabályozza.

43. § A beszerzés előkészítése során az eljárásban részt vevő szervezeti egységek és személyek elektronikus formában, az e célra rendszeresített e-mail-címek alkalmazásával tartanak kapcsolatot. Amennyiben a beszerzés előkészítése, a szerződéskötés vagy a szerződés teljesítése során valamely irat eredeti példányának rendelkezésre állása szükséges, annak beszerzéséről és az érintett szervezeti egységekhez történő továbbításáról az érintett szervezeti egység gondoskodik.

44. § (1) A beszerzés kezdeményezését megelőzően a szakterület megvizsgálja, hogy

(2) A szakterület megkeresésére a JSZF tájékoztatást nyújt arról, hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá esik-e, illetve segítséget nyújt a beszerzés típusának kiválasztásában.

(3) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti döntés beszerzése a szakterület feladata.

(4) Amennyiben az (1) bekezdés a) pontja szerinti vizsgálat alapján a tervezett beszerzés becsült értéke a beszerzés tárgyára irányadó közbeszerzési értékhatárt eléri vagy meghaladja, vagy központosított közbeszerzés keretében valósul meg, a beszerzést a Minisztérium közbeszerzéseiről szóló miniszteri utasítás szerint kell lefolytatni.

(5) A szakterület a beszerzés kezdeményezését megelőzően köteles meggyőződni arról, hogy a beszerzés megfelel a szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes működés követelményeinek. E követelményeknek való megfelelést a beszerzés kezdeményezését megelőző vizsgálat keretében – így különösen indikatív ajánlatok bekérésével, piackutatás útján vagy a Minisztérium hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek elemzésével – köteles alátámasztani.

45. § A közigazgatási államtitkár által meghatározott szerződéstípusok esetében általános szerződési feltételeket (a továbbiakban: ÁSzF) kell alkalmazni. Az ÁSzF-eket a Minisztérium intranethonlapján kell közzétenni. ÁSzF-ek nem alkalmazhatóak közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződések esetében. Az ÁSzF, illetve az ÁSzF egyes rendelkezésének alkalmazásától indokolt esetben el lehet térni.

46. § (1) A szerződéskötést a szakmai szervezeti egység a kezdeményező irat és mellékleteinek a JSZF-hez elektronikus úton történő megküldésével kezdeményezi.

(2) A kezdeményező beérkezését követően a JSZF öt munkanapon belül megvizsgálja a dokumentumokat, és szükség esetén javaslatot tesz annak módosítására, kiegészítésére, más szakterület bevonására, valamint tájékoztatja a PSZF-et és a gazdasági vezetőt. Ha a JSZF a beszerzési eljárás lefolytatásának, illetve a szerződés megkötésének jogi akadályát látja, úgy a beszerzés nem folytatható le, a szerződés nem köthető meg. A JSZF a beszerzés jogi akadályáról elektronikusan tájékoztatja a szakmai szervezeti egységet.

(3) Ha a JSZF a beszerzés megvalósításának jogi akadályát nem látja, a szakmai szervezeti egység – a 40. § szerint – a PSZF-en keresztül a JSZF-hez továbbítja a kezdeményező iratot és annak mellékleteit.

(4) A működéstámogatással, valamint az informatikai szolgáltatás- és eszközbeszerzéssel kapcsolatos igények vonatkozásában a szerződés megkötéséhez a BF egyetértése is szükséges.

(5) Az informatikai beszerzésre irányuló igény esetén a szakmai szervezeti egység a beszerzés kezdeményezését megelőzően köteles egyeztetést folytatni a BF-fel a beszerzési igény szakmai tartalmának részletes kidolgozása érdekében. Ennek elmulasztása esetén a BF jogosult az egyetértést megtagadni, a szakmai szervezeti egységet az egyeztetés lefolytatására felszólítani.

47. § (1) Ha a JSZF a beszerzés megvalósításának jogi akadályát nem látja, a kezdeményező iratot a KÁT részére előzetes jóváhagyásra továbbítja.

(2) Informatikai beszerzési igény esetén az előzetes jóváhagyást követően a JSZF a beszerzés ügyiratának megküldésével haladéktalanul tájékoztatja a BF-et, valamint intézkedik a Digitális Magyarország Ügynökség (a továbbiakban: DMÜ) és a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: DKÜ) jogszabályban foglaltak szerinti, a beszerzés megvalósíthatóságával kapcsolatos döntésének beszerzése érdekében.

(3) A JSZF a DMÜ és a DKÜ döntéséről haladéktalanul tájékoztatja a kezdeményező szervezeti egységet és a BF-et.

(4) A Nemzeti Kommunikáció Hivatal (a továbbiakban: NKOH) hatálya alá tartozó beszerzés vonatkozásában az előírt bejelentési és engedélyeztetési kötelezettség teljesítéséről a PSZF gondoskodik.

(5) Ha a beszerzés nem kerül jóváhagyásra, a JSZF az iratanyag beérkezését követő három munkanapon belül tájékoztatja a meghiúsulásról a szakmai szervezeti egységet, a PSZF-et és a gazdasági vezetőt.

48. § (1) A szerződéstervezet elkészítése, valamint a szakmai szervezeti egységgel és a PSZF-fel, továbbá a szerződő partnerrel való egyeztetése a JSZF feladata, amelyre – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – a beszerzés közigazgatási államtitkár általi előzetes jóváhagyását követően kerül sor.

(2) Kivételesen, sürgős és indokolt esetben a JSZF jogosult az előkészített és egyeztetett szerződéstervezetet – a közigazgatási államtitkár általi előzetes jóváhagyásra történő felterjesztésével egyidejűleg – a kötelezettségvállalásra jogosult személy részére aláírás céljából megküldeni. Az eljárás kivételességét, sürgősségét a kezdeményező iraton a szakmai szervezeti egységnek indokolnia kell.

(3) A JSZF a szerződéstervezetet a szakmai szervezeti egység és a PSZF részére véleményezés céljából megküldi.

(4) A JSZF a szakmai szervezeti egység és a PSZF egyetértését követően a szerződéstervezetet és annak mellékleteit véleményezés céljából elektronikusan megküldi a szerződő partner részére.

(5) A JSZF a jogi ellenjegyzéssel ellátott szerződéstervezetet papír alapon a PSZF, a gazdasági vezető, a szakmai szervezeti egység útján megküldi a kötelezettségvállaló részére.

(6) A szerződéstervezetet a JSZF – indokolt esetben a szakmai szervezeti egység útján – aláírás céljából megküldi a szerződő partnernek. A szerződéstervezet szerződő partner általi aláírását követően a JSZF a szerződés

egy-egy példányát, annak mellékleteit a szakmai szervezeti egység, valamint a PSZF részére egy munkanapon belül megküldi.

(7) Ha a szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá, a JSZF vezetője a szerződéskötés meghiúsulásának tényéről rövid indokolással tájékoztatja a szakmai szervezeti egységet, a PSZF-et és a gazdasági vezetőt.

49. § A szerződések módosítását a szakmai szervezeti egység a 40. § szerinti egyetértést követően a PSZF-en keresztül a JSZF-hez továbbított adatlap megküldésével kezdeményezi. A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötés folyamatára vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.

50. § A szerződés megszüntetését a szakterület vezetője a szerződés megszüntetésre irányuló nyomtatvány általa aláírt példányának a JSZF részére történő megküldésével kezdeményezheti. A szerződés megszüntetésére vonatkozó megfelelő jogi megoldás kiválasztásához a JSZF segítséget nyújt.

51. § Ha a szerződést bármely okból a másik szerződő fél felmondja, eláll a szerződéstől, illetve annak közös megegyezéssel történő megszüntetését vagy felbontását kezdeményezi, az erre vonatkozó iratot legkésőbb a kézhezvételt követő munkanapon meg kell küldeni a JSZF részére, amely – szükség esetén – elkészíti a megfelelő iratokat.

52. § A szerződés módosítását, megszűnését, felbontását, illetve megszüntetését követően a változást a SZEAT-ban a Személyügyi Főosztály munkatársa rögzíti.

53. § A szakterület folyamatosan figyelemmel kíséri a szerződés teljesítését, és – a felek együttműködési kötelezettsége keretében – köteles minden tőle elvárhatót megtenni a megfelelő mennyiségben és minőségben történő teljesítés elősegítése érdekében. A szakterület a szerződésben szereplő feladatok elvégzése esetén nyilvántartja a szerződés összegszerű teljesítését, ennek alapján elkészíti a teljesítésigazolást, valamint beszerzi a szerződésben meghatározott teljesítési időszakhoz kapcsolódó és a szerződő partnerek által kiállított számlákat. Ha alappal feltételezhető, hogy a határidőben vagy megfelelő mennyiségben, minőségben történő teljesítés a szerződő félnek felróható okból nem teljesül, akkor a szakterület által a szerződésben megjelölt kapcsolattartó annak képviselőjével történő soron kívüli egyeztetést kezdeményez. A kapcsolattartó tájékoztatja a kötelezettségvállalásra jogosultat a szerződés teljesítésének körülményeiről.

54. § Szerződésszegés esetén a kötelezettségvállalásra jogosult a szerződésszegésből származó igények érvényesítése érdekében a szerződésszegés tényéről a JSZF vezetőjét tájékoztatja.

55. § Kizárólag a szerződésnek megfelelő teljesítés igazolható. A teljesítés ellenőrzését a szolgáltatást nyújtó erre vonatkozó bejelentése, írásbeli megkeresése alapján legkésőbb három munkanapon belül el kell kezdeni, és a lehető legrövidebb időn belül vagy a szerződésben meghatározott határidőn belül be kell fejezni. Ha azt a szerződés tartalmazza, a teljesítés elfogadására vagy el nem fogadására vonatkozó szakmai szempontú teljesítésigazolást a szerződő partner képviselőjének dokumentáltan át kell adni.

56. § Ha a teljesítés nem megfelelő, és a kijavításra nincs mód, a póthatáridő eredménytelenül telt el, vagy az a szolgáltatás jellege miatt kizárt, a teljesítésigazolásra jogosult a teljesítési jegyzőkönyv eljuttatásával kezdeményezi a PSZF-nél a szerződésben kikötött díj csökkentését, illetve az ellenérték meg nem fizetését, megjelölve azok okát és konkrét mértékét vagy a szerződés teljes meghiúsulásának körülményeit.

57. § A szerződésben rögzített ellenérték kifizetése a PSZF részéről abban az esetben teljesíthető, ha a teljesítésigazolásra jogosult

58. § Szerzői jogi védelem alá eső alkotás beszerzésére irányuló felhasználási vagy felhasználási szerződés elemeivel vegyes más típusú szerződés esetén a teljesítésigazolás másolatát minden esetben meg kell küldeni a PSZF részére. A teljesítésigazolás másolatához csatolt adatlapon a teljesítésigazolásra jogosult tájékoztatni köteles – a tárolási nyilatkozat megküldésével – a PSZF-et, hogy a szerzői jogi védelem alá eső alkotás mely szervezeti egységnél került elhelyezésre.

59. § Megrendelés útján történő beszerzés a kezdeményező iratnak a PSZF részére történő megküldésével kezdeményezhető.

60. § A megrendelőlapon fel kell tüntetni

61. § A megrendelés teljesíthetőségéről a PSZF a JSZF-fel szükség esetén egyeztet.

62. § (1) A megrendelésben foglalt, az NKOH felé fennálló bejelentési kötelezettséget – amennyiben szükséges – a PSZF teljesíti.

(2) A beszerzési igényt – a Minisztérium beszerzési gyakorlatában a megrendeléshez szükséges nyomtatvány PSZF vezetőjének történő megküldését követően – a felmerülésétől számított öt munkanapon belül az NKOH részére meg kell küldeni.

(3) Az (1) bekezdésben foglaltak szerinti megrendeléseket eseményenként egyszerre, kísérő feljegyzéssel ellátva kell a PSZF-re pénzügyi ellenjegyzés és az NKOH felé történő bejelentés céljából eljuttatni. A kísérőfeljegyzésben meg kell jelölni a beszerzés körülményeire, indokoltságára, szükségességére vonatkozó információkat, továbbá – amennyiben rendelkezésre áll – csatolni kell a beszerzés műszaki leírását. A megrendelésen meg kell jelölni az éves kommunikációs tervre való hivatkozást. A megrendeléseket elektronikus úton is el kell juttatni a PSZF-re.

(4) Pénzügyi ellenjegyzésre és kötelezettségvállalásra, valamint a benyújtott beszerzési igény megvalósítására kizárólag az NKOH jóváhagyását követően kerülhet sor.

63. § A pénzügyi fedezet rendelkezésre állását a PSZF pénzügyi ellenjegyzésre jogosult vezetője a megrendelőlap minden példányán igazolja, és a megrendelőlap mindkét példányát továbbítja a kötelezettségvállaló részére.

64. § (1) Amennyiben a megrendelés pénzügyi fedezete biztosított, a megrendelőlapokat a kötelezettségvállaló aláírja. A megrendelőlap másik fél részére történő továbbküldéséről a szakterület gondoskodik. A megrendelés tudomásulvételéről a szakterület köteles meggyőződni, és arról írásos visszaigazolást kérni. A megrendelőlap egy példányát – csatolva ahhoz a megrendelés visszaigazolását – a szakterület a visszaigazolás rendelkezésre állását követő két munkanapon belül megküldi a PSZF részére.

(2) Amennyiben a visszaigazolt megrendelőlapon szereplő ellenértéknél a számla tényleges összege 10%-kal magasabb, a szakterület a számla PSZF részére történő megküldésével egyidejűleg köteles pótmegrendelést is csatolni.

(3) A PSZF havi rendszerességgel, minden tárgyhót követő hónap 15. napjáig a JSZF részére tájékoztatást nyújt a tárgyhó utolsó napjáig nyilvántartásba vett megrendelésekről, amelyben feltünteti a megrendelések

(4) A JSZF a (3) bekezdésben foglalt adatszolgáltatás alapján megvizsgálja a megrendelések Kbt.-vel való összhangját, és – a törvényben foglalt feltételek fennállása esetén – megállapítja a jövőbeni megrendeléseket érintő közbeszerzési kötelezettséget.

(5) Ha a JSZF megítélése szerint közbeszerzési kötelezettség áll fenn, úgy arról tájékoztatja a PSZF-et és a gazdasági vezetőt. Az adott tárgyban a soron következő kötelezettségvállalásra kizárólag közbeszerzési eljárás lefolytatását követően kerülhet sor.

65. § Amennyiben ismétlődő jelleggel, nagy számban előforduló és azonos tartalmi elemekkel rendelkező polgári jogi szerződés (típusszerződés) megkötésére van szükség, a IV. Fejezetben foglalt rendelkezéseket a 66–73. §-ban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

66. § Típusszerződés elkészítését a kötelezettségvállalásra jogosult a JSZF vezetőjének küldött feljegyzéssel kezdeményezheti. A feljegyzésben be kell mutatni

67. § A 66. § szerinti feljegyzéshez az abban írtakat alátámasztó dokumentumokat csatolni kell. A JSZF vezetője a feljegyzés kiegészítését, illetve újabb dokumentumok csatolását kérheti. A típusszerződés alkalmazásáról a JSZF vezetőjének tájékoztatása alapján a közigazgatási államtitkár dönt.

68. § A típusszerződés tervezetét a JSZF készíti el, amelyet egyeztet a PSZF-fel, valamint a szakterülettel.

69. § A véglegesített típusszerződés mintájának három példányát a szakterület szakmai ellenjegyzéssel, a JSZF jogi ellenjegyzéssel, a típusszerződéseket a PSZF pedig pénzügyi ellenjegyzéssel látja el.

70. § Az ellenjegyzéssel ellátott típusszerződés-minták egy-egy példányát a JSZF megküldi a szakterületnek és a PSZF-nek. A JSZF a szerződés példányaihoz csatolt adatlapon rögzíti, hogy a típusszerződés alkalmazására mely kötelezettségvállalásra jogosult által, milyen körülmények között, milyen időtartamban, milyen áru vagy szolgáltatás beszerzésére, milyen szolgáltatás nyújtására, illetve milyen pénzügyi fedezet mellett kerülhet sor, továbbá meghatározhatja a típusszerződés alkalmazásának egyéb feltételeit.

71. § A kötelezettségvállalásra jogosult a típusszerződés alkalmazásával a 70. § szerinti adatlapon meghatározott körben önállóan, a JSZF bevonása nélkül jogosult a szerződéskötésre.

72. § A típusszerződés alkalmazása a szakterületet nem mentesíti az egyedi esetekben a pénzügyi ellenjegyzés beszerzésének kötelezettsége alól. Típusszerződés alkalmazása esetén az egyedi szerződést a szakterület közvetlenül küldi meg a PSZF számára. A PSZF a pénzügyi fedezet rendelkezésre állásának esetén az egyedi szerződést pénzügyi ellenjegyzéssel látja el. Amennyiben az egyedi szerződés pénzügyi ellenjegyzéssel nem látható el, a PSZF a szakterülettel közvetlenül egyeztet.

73. § A típusszerződés alkalmazását a PSZF és a JSZF ellenőrzi, a szükséges módosításokat a JSZF végzi a 68–69. §-ban foglaltak szerint. Amennyiben a típusszerződés alkalmazása a továbbiakban nem indokolt, vagy felhasználása a 70. § szerinti adatlapon rögzítettektől eltér, a közigazgatási államtitkár a típusszerződés alkalmazására vonatkozó döntését visszavonhatja.

74. § A beszerzések előkészítése során kezelt adatok megismerésére jogosult

75. § (1) A IV. Fejezet szerinti eljárásrend, valamint a Minisztérium közbeszerzéseiről szóló miniszteri utasítás alapján megkötött szerződések adatairól – a 65–73. § szerint típusszerződés alkalmazásával kötött szerződések kivételével – a JSZF egységes központi nyilvántartást vezet.

(2) A nyilvántartáshoz a szervezeti egységek kijelölt ügyintézői számára a JSZF – az erre irányuló igény írásbeli jelzése esetén – hozzáférést biztosít az adott szervezeti egység szerződéseiről való tájékozódás, valamint a beszerzési igény becsült értékének a Kbt. 16–19. §-ában foglaltakra tekintettel történő megállapítása érdekében.

(3) A szerződések adatainak a Minisztérium honlapján történő közzétételére a közérdekű adatok, a közérdekből nyilvános adatok, valamint a jogszabálytervezetek és szabályozási koncepciók Minisztérium honlapján történő közzétételének, valamint a közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjéről szóló miniszteri utasítás rendelkezései az irányadóak.

76. § Típusszerződés esetén az egyes szerződéseknek a 75. § (3) bekezdésében hivatkozott közzététellel érintett adatait a szakterület elektronikus úton, a szerződés megkötésének napjától számított harminc napon belül megküldi a JSZF részére.

77. § (1) A Minisztérium havonta, a tárgyhó utolsó napi állapotának megfelelően a tartozásállományára vonatkozó adatokról a tárgyhót követő hónap 5. napjáig adatot szolgáltat a Kincstárnak.

(2) Az adatszolgáltatást a PSZF készíti el, és továbbítja a Kincstár részére.

78. § (1) A Minisztérium előirányzatai terhére devizában történő várható kifizetésekről összesítve, az 500 millió forint feletti kifizetéseket egyedileg megjelölve, havonta, a tárgyhónap 25. napjáig adatot szolgáltat a Kincstárnak.

(2) Az adatszolgáltatást a PSZF készíti el, és továbbítja a Kincstár részére.

79. § Az időközi költségvetési jelentést a PSZF készíti el a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszer alkalmazásával.

80. § Az előrejelzést a PSZF készíti el a Kincstár által működtetett elektronikus adatszolgáltató rendszer alkalmazásával.

81. § Az eszközök és források alakulására vonatkozó negyedéves mérlegjelentések elkészítését a PSZF végzi a Kincstár által működtetett elektronikus rendszer alkalmazásával.

82. § A PSZF a vonatkozó jogszabályok alapján és a gazdasági vezető által meghatározott határidőre, a Kincstár által közreadott számítástechnikai program alkalmazásával éves költségvetési beszámolót készít, amelyet ellenőrzés és jóváhagyás végett a gazdasági vezető részére továbbít.

83. § A költségvetési beszámolót a gazdasági vezető hagyja jóvá.

84. § (1) A Minisztérium zárszámadási adatszolgáltatását a gazdasági vezető iránymutatása alapján a PSZF készíti és nyújtja be a gazdasági vezető részére.

(2) A beszámolás során a Minisztérium számot ad az éves költségvetésben biztosított előirányzatok szakmai szempontú felhasználásáról, a személyi és tárgyi feltételek alakulásáról, az erőforrások kihasználásáról, a feladatok és a meghatározott mennyiségi és minőségi követelmények teljesítéséről.

85. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

86. § Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat és tájékoztatókat a JSZF és a PSZF vezetője a Minisztérium intranethálózatán közzéteszi.