4/2023. (IV. 20.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium Másolatkészítési és Hitelesítési Szabályzatáról

2023.05.01.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltak alapján, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet 55. § (8) bekezdésében foglalt szabályoknak való megfelelés érdekében a következő utasítást adom ki:

1. Az utasítás célja

1. § Jelen utasítás célja a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) szervezeti egységeihez – ideértve a Központot és a külképviseletet – érkezett vagy a saját keletkeztetésű papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, valamint az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) rendelkezéseinek figyelembevételével.

2. § A minősített adatokra és azok kezelésére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok, valamint a Minisztérium Biztonsági Szabályzatának rendelkezései az irányadók.

2. Az utasítás hatálya

3. § Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Központra, valamint a külképviseletekre.

4. § Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Minisztériumhoz érkező, ott keletkező és onnan kimenő valamennyi papíralapú, iktatószámmal ellátott dokumentumra, valamint a gazdálkodási tárgyú dokumentumokra.

5. § Az utasítás a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a Minisztériumhoz érkező, a kivételi körbe nem tartozó, papíralapú dokumentum hiteles elektronikus másolattá alakításának eljárási rendjét.

3. Értelmező rendelkezések

6. § Jelen utasítás alkalmazásában

1. digitalizálás: a Korm. rendelet 2. § 1. pontjában meghatározott fogalom;

2. gazdálkodási tárgyú dokumentum: a külképviselet vagy gazdasági régió gazdálkodásával kapcsolatban keletkezett, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166–167. §-ában foglalt számviteli bizonylat és ahhoz közvetlenül kapcsolódó, azt alátámasztó, valamint az arra jogosult által kézi vagy elektronikus aláírással ellátott dokumentumok;

3. hitelesítés: a papíralapú iratról készített papíralapú másolatra kézi rájegyzéssel, kézjeggyel, aláírással és manuális kézi bélyegző használatával a hitelesítési záradék rávezetése, illetve papíralapú irat csatolt digitális másolatának a Minisztériumban használt Scriptament Elektronikus Ügyirat- és Dokumentumkezelő Rendszer (a továbbiakban: Scr) szoftver segítségével és a hitelesítésre feljogosított személy nevével történő záradékolás;

4. hitelesítésre feljogosított személy: az a személy, aki a papíralapú dokumentum és az elektronikus dokumentum képi és tartalmi megfelelését biztosítja, és az elektronikus másolatot hitelesíti;

5. hitelesítési záradék: a Korm. rendelet szerinti adattartalommal elkészített állomány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;

6. időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az adott dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában már létezett;

7. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

8. Központ: a Minisztérium belföldön működő szervezeti egységei;

9. külképviselet: a külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvény 2. § 14. pontja szerinti szervezeti egység;

10. másolat: a papíralapú iratról készített papíralapú vagy elektronikus másolat, amely a képi vagy tartalmi megfelelés követelményeinek eleget tesz;

11. másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, valamint ezek együttese;

12. másolatkészítő személy: a szervezeti egység hivatali digitalizálást (szkennelést) végző eszközhöz névre szóló jogosultsággal rendelkező munkatársa, aki a papíralapú dokumentumról szkenner segítségével elektronikus másolatot készít;

13. metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető adat;

14. papíralapú dokumentum: papíron rögzített minden olyan szöveg, adatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

15. papíralapú közokirat: papíralapú dokumentumba foglalt, a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény 323. § (1) bekezdése szerinti közokirat;

16. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az – a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen – biztosítja a papíralapú dokumentum joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.

4. A hiteles elektronikus másolatkészítés általános szabályai

7. § (1) A szervezeti egységek a bejövő papíralapú dokumentumot – a 8. § (1) és (2) bekezdésében meghatározott kivételekkel – az érkezés napján, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon hiteles elektronikus másolattá alakítják át, kivéve, ha jogszabály másként nem rendelkezik.

(2) A külképviselet a gazdálkodási tárgyú dokumentumok közül a pénztárnaplóiról – a Külképviseletek igazgatása cím gazdálkodásának irányításáért felelős szervezeti egység (a továbbiakban: KGF) iránymutatása szerinti határidővel – hiteles elektronikus másolatot köteles készíteni. Ezen kötelezettség alól a Minisztérium közigazgatási államtitkára átmenetileg felmentést adhat.

(3) A hiteles elektronikus másolatkészítés technikai megvalósításához a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység módszertani útmutatót bocsát ki, melyet a Minisztérium belső honlapján (a továbbiakban: Intranet) tesz közzé. Az útmutató aktualizálásáról a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység eseti jelleggel, szükség esetén gondoskodik.

8. § (1) Hiteles másolat nem készíthető

a) minősített adatról;

b) minősített adathordozóhoz kapcsolódóan keletkezett nem minősített iratokról;

c) nemzetbiztonsági ellenőrzéssel összefüggő valamennyi iratról és szakvéleményről;

d) „Saját kezű / s. k. felbontásra” kezelési utasítással ellátott borítékban érkezett iratokról, kivéve, ha a címzett a felbontást követően a hiteles elektronikus másolatkészítésről dönt, és a döntését az iraton – a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 28. és 67. §-ában foglaltaknak megfelelően – írásban az iraton rögzíti;

e) olyan küldeményekről, melyek elektronikus irattá történő átalakítása nem lehetséges.

(2) Hiteles elektronikus dokumentum, illetve másolat körébe nem tartozó iratok, melyek esetében hiteles elektronikus másolatkészítési kötelezettség nem áll fenn:

a) minden olyan dokumentum, amely maradandó értéket nem képvisel, és nem kell iktatni;

b) a könyvek, tananyagok, reklámanyagok, tájékoztatók;

c) a meghívók, üdvözlőlapok;

d) a nem szigorú számadású bizonylatok;

e) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratok;

f) a munkaügyi nyilvántartások;

g) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások, közlönyök, sajtótermékek;

h) a visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások;

i) az egészségügyi dokumentációk;

j) a tervdokumentációk;

k) a közbeszerzésekkel kapcsolatos küldemények;

l) a vagyonnyilatkozatok;

m) a csomagküldemények;

n) az integritásbejelentésekkel kapcsolatos iratok;

o) a biztonsági vezetői feladatokkal összefüggésben keletkezett iratok;

p) azon iratok, amelyeket a címzett vagy az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetőjének az iratra felvezetett írásos döntése alapján kivételként kell kezelni;

q) azon iratok, amelyek a címzett, a szervezeti egység vezetőjének döntése vagy felsővezetői döntés alapján nem digitalizálhatók;

r) a személyügyi nyilvántartás körébe tartozó iratok;

s) az ellenőrzéssel kapcsolatos iratok;

t) a diplomáciai és konzuli küldemények;

u) a protokolliratok;

v) a közhiteles nyilvántartások alapiratai;

w) a gazdálkodással összefüggésben a Központban keletkezett iratok, valamint a gazdálkodással kapcsolatban külképviseleten keletkezett iratok, amelyek nem részei a pénztárnaplóknak.

(3) Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza. Részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

(4) Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításakor a Korm. rendelet 122. §-ában foglaltak szerint kell eljárni.

5. A hiteles elektronikus másolatkészítés során eljáró személyek és felelősségi körük

9. § (1) A hiteles elektronikus másolatkészítés során eljáró személyek:

a) a másolatkészítő személy;

b) a hitelesítésre feljogosított személy.

(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti személyek listáját – a (4) bekezdésben foglalt kivétellel –

a) a Központ vonatkozásában az 1. melléklet;

b) a külképviseletek vonatkozásában a 2. melléklet

szerinti formában kell az érintett szervezeti egységeknél nyilvántartani és a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység felé felterjeszteni.

(3) A szervezeti egységek (2) bekezdés szerinti nyilvántartása alapján a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység a 3. melléklet szerinti központi nyilvántartást vezet.

(4) A gazdálkodási tárgyú dokumentumok esetében a hitelesítésre feljogosított személyek listáját a 4. melléklet szerint kell a külképviseleteknél nyilvántartani és a KGF felé felterjeszteni.

(5) A külképviseletek (4) bekezdés szerinti nyilvántartásai alapján a KGF az 5. melléklet szerinti összesített központi nyilvántartást vezet.

10. § (1) A másolatkészítő személy a papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során kizárólag a hivatali másolatkészítő eszközökkel készíthet elektronikus másolatot.

(2) A másolatkészítő személy felelősséggel tartozik a másolatkészítésbe bevont papíralapú dokumentum biztonságáért, sértetlenségéért, valamint a 7. § (1), illetve (2) bekezdésében meghatározott határidő betartásáért.

(3) A hitelesítésre feljogosított személy felelős a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelésének megállapításáért, az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal történő ellátásáért és a hitelesítésért, amely biztosítja az elektronikus dokumentum sértetlenségét és megváltoztathatatlanságát.

(4) A hitelesítésre feljogosított személy felelősséggel tartozik a 7. § (1), illetve (2) bekezdésében meghatározott határidő betartásáért, a hiteles másolat továbbításáért.

(5) A szervezeti egység vezetője három munkanapon belül írásban tájékoztatja a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységet a hitelesítésre feljogosított személy változásáról az 1. vagy a 2. melléklet szerinti adatlap kitöltésével.

(6) A gazdálkodási tárgyú dokumentumok esetében a külképviselet vezetője, vagy gazdasági régió működése esetén a regionális gazdasági igazgató három munkanapon belül írásban tájékoztatja a KGF-et a hitelesítésre feljogosított személy változásáról a 4. melléklet szerinti adatlap kitöltésével.

6. A hiteles elektronikusmásolat-készítés folyamata

11. § Papíralapú dokumentumról hiteles elektronikus másolat készítése az iratkezelési folyamat során két esetben történhet:

a) külső szervtől vagy személytől érkező papíralapú küldemények digitalizálása;

b) saját keletkeztetésű papíralapú dokumentumok digitalizálása.

12. § (1) A digitalizálás a szervezeti egységeken történik, a 7. § (3) bekezdése szerint közzétett működési leírás szerint.

(2) A másolatkészítés akkor sikeres, ha a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható. Ezt a másolatkészítő személy és a digitalizálásra használt eszközök együttesen biztosítják.

(3) A képi és tartalmi megfelelés megállapítását követően a hitelesítésre feljogosított személy az elektronikus másolatot hitelesíti, az Scr-ben érkezteti és iktatja. A gazdálkodási tárgyú dokumentumok elektronikus másolatát a hitelesítésre feljogosított személy az Scr-ben készíti és hitelesíti, de ezeket érkeztetni és iktatni nem szükséges az Scr-ben.

(4) Az Scr-ben elektronikusan érkeztetett – gazdálkodási tárgyú dokumentumok esetén az Scr-ben készített – elektronikus másolat hiteles másolatként záradékot tartalmaz, valamint digitális aláírással és időbélyegzővel hitelesített.

(5) A hitelesítési záradék tartalma:

a) a papíralapú dokumentum megnevezése;

b) a papíralapú dokumentum fizikai mérete;

c) a másolatot készítő szervezet, szervezeti egység megnevezése;

d) a másolat képi és tartalmi egyezéséért felelős személy (hitelesítő) neve;

e) a másolatkészítő rendszer megnevezése;

f) a másolatkészítés időpontja;

g) a hitelesítés időpontja;

h) az irányadó másolatkészítési eljárásrend elérhetősége;

i) a másolatkészítési szabályzat megnevezése.

(6) A hitelesítési záradék szövege – „Az eredeti papíralapú dokumentummal mindenben megegyező” – elhelyezésre kerül az elektronikus dokumentumon.

(7) A hitelesítéssel ellátott elektronikus másolaton az Scr elhelyezi a hitelesítő személy nevét tartalmazó elektronikus bélyegzőt és a szolgáltatótól származó időbélyeget.

(8) Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus bélyegző, valamint az Scr biztosítja.

7. Záró rendelkezések

13. § (1) Ez az utasítás – a (2) bekezdésben foglalt kivétellel – a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) A 7. § (2) bekezdése 2023. május 1. napján lép hatályba.

14. § A 7. § (3) bekezdése szerinti útmutatót első alkalommal a jelen utasítás közzétételét követő 30 napon belül szükséges közzétenni az Intraneten.

15. §¹

1. melléklet a 4/2023. (IV. 20.) KKM utasításhoz