4/2023. (V. 19.) NKFIH utasítás

1. Az utasítás hatálya a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) által kezelt XXXV. Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal fejezethez tartozó fejezeti kezelésű előirányzatokra (a továbbiakban: előirányzatok) terjed ki.

2. Nemzetközi szervezetek részére az előirányzatok felhasználása közvetlen kifizetéssel, a szervezet által kibocsátott díjbekérő alapján történik.

3. Az előirányzatokkal kapcsolatos gazdálkodási feladatok végrehajtásáért

4. A 3. pont szerinti szervezeti egység a költségvetési tervjavaslatokat az irányító szerv iránymutatása alapján az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzata (a továbbiakban: gazdálkodási szabályzat) szerinti irányító szervi körlevélben foglaltakra figyelemmel állítja össze.

5. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 80. § (2) bekezdés c) pontja szerinti jutalékokat, díjakat és egyéb költségeket az NKFI Hivatal intézményi költségvetésében kell megtervezni és elszámolni.

6. Az 5. pontban meghatározott kiadások megtervezése a Költségvetési Főosztály feladatköre.

7. Az éves költségvetési törvény elfogadását követően az elemi költségvetés tervezetének összeállítása, a fejezetet irányító szervvel való egyeztetése és a jóváhagyást követő további kezelése a gazdálkodási szabályzatban foglaltak szerint a Költségvetési Főosztály feladata.

8. Az előirányzatok átcsoportosítására, módosítására vonatkozó javaslatokat, azok szakmai indokolását, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 128. § (3) bekezdése szerinti kérelmet, valamint a 130. §-a szerinti előrehozatalra vonatkozó javaslatot a 3. pont szerint felelős szervezeti egység állítja össze a Költségvetési Főosztállyal együttműködésben, majd a Költségvetési Főosztály vezetője terjeszti azt fel jóváhagyásra az általános elnökhelyettes útján az NKFI Hivatal elnöke részére. A Költségvetési Főosztály vezetője az elnöki jóváhagyás után gondoskodik a módosítási javaslatok irányító szerv részére történő megküldéséről.

9. Az előirányzat módosításának, átcsoportosításának, illetve az Ávr. 128. § (3) bekezdése szerinti kérelemnek és a 130. §-a szerinti előrehozatalnak irányítószervi jóváhagyását és a Magyar Államkincstár általi befogadását követően a módosítás, az átcsoportosítás, illetve az Ávr. 130. §-a szerinti előrehozatal alapján a Költségvetési Főosztály

10. Az előirányzatok gazdálkodásával kapcsolatos ellenőrzési feladatokat a Gazdasági és Üzemeltetési Osztály vezetője vagy az általa kijelölt személy látja el a „négy szem” elvének betartása mellett.

11. A felhasználási terv tervezetét a Költségvetési Főosztály állítja össze annak figyelembevételével, hogy az

12. A felhasználási tervet első alkalommal tárgyév január 10-éig a Magyar Államkincstár által meghatározott időpontra tekintettel úgy kell összeállítani és annak adatait a Központi Költségvetés Végrehajtását Támogató Rendszerbe feltölteni, hogy e határidőig az irányító szervi jóváhagyása is biztosított legyen. A finanszírozási tervhez a Költségvetési Főosztály részére a gazdasági vezető által meghatározott rendben a 3. pont szerinti szervezeti egység adatszolgáltatást teljesít.

13. A 12. pontban meghatározott eseten kívül a 3. pont szerinti szervezeti egység a felhasználási tervhez a következő rend szerint teljesítenek adatszolgáltatást a Költségvetési Főosztály részére:

14. A felhasználási terv és módosításai adatainak a Központi Költségvetés Végrehajtását Támogató Rendszerbe történő feltöltéséről a Költségvetési Főosztály gondoskodik.

15. Az előirányzatok terhére kötelezettségvállalásra az irányító szerv vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy, illetve az NKFI Hivatal elnöke mint a fejezeti kezelésű előirányzatok kezelő szervének vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult.

16. A kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzését, valamint az érvényesítési feladatokat a kezelőszervi megállapodás létrejöttét követően a Költségvetési Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy gyakorolja.

17. A jogi ellenjegyzési feladatokat a Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy gyakorolja.

18. A szakmai teljesítésigazolást a kezelőszervi megállapodás létrejöttét követően a 3. pont szerinti szervezeti egység vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy végzi.

19. Az utalványozási feladatokat a kezelőszervi megállapodás létrejöttét követően a kötelezettségvállalásra jogosult vagy az általa írásban kijelölt személy vagy a Költségvetési Főosztály vezetője végzi.

20. Az előirányzatok tekintetében a kötelezettségvállalás menete az alábbi szakaszokból áll:

21. A kötelezettségvállalás dokumentumát a 3. pont szerinti szervezeti egység készíti elő kezdeményezőként. A kötelezettségvállalások során kiemelt figyelemmel kell lenni az Áht. 41. § (6) bekezdésében foglaltak érvényesítésére. Amennyiben a kötelezettségvállalásra kizárólag a fejezetet irányító szerv jogosult, a 20. pont c) alpontja szerinti kötelezettségvállaló csak jóváhagyóként jár el, majd jóváhagyás esetén gondoskodik a kötelezettségvállalás dokumentumának a fejezetet irányító szerv részére történő megküldéséről, a kötelezettségvállalásra a fejezetet irányító szerv vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult.

22. A Költségvetési Főosztály vezetője a kötelezettségvállalás dokumentumát az Áht. 37. § (1) bekezdésében foglaltak alapján megvizsgálja, és amennyiben az az Áht. 37. § (1) bekezdésében foglaltaknak megfelel, pénzügyi ellenjegyzéssel látja el.

23. Amennyiben az NKFI Hivatal belső szabályzata azt előírja, a pénzügyi ellenjegyzést követően a kötelezettségvállalás dokumentumának jogi ellenjegyzése a jogszabályokban és belső szabályzatokban meghatározott alaki, tartalmi, valamint anyagi jogi és eljárásjogi rendelkezéseknek való megfelelést tanúsítja. Ennek során vizsgálni kell a kötelezettségvállalás dokumentumának a vonatkozó jogszabályoknak, közjogi szervezetszabályozó eszközöknek, valamint az NKFI Hivatal belső szabályzatainak való megfelelőségét.

24. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma a pénzügyi vagy a jogi ellenjegyzés feltételeinek nem felel meg, úgy a teljes dokumentációt vissza kell küldeni a kezdeményezőnek.

25. A pénzügyi és jogi ellenjegyzéssel ellátott kötelezettségvállalás dokumentumát a kezdeményező továbbítja az NKFI Hivatal elnöke részére. Amennyiben a kötelezettségvállalásra kizárólag a fejezetet irányító szerv jogosult, az elnöki jóváhagyás esetén az Elnöki Kabinet gondoskodik a kötelezettségvállalás dokumentumának irányító szerv részére történő megküldéséről.

26. A kötelezettségvállalás dokumentumának egy eredeti, ellenjegyzett és aláírt példányát irattárba kell helyezni, egy eredeti, ellenjegyzett és aláírt példányt pedig a Költségvetési Főosztály részére kell megküldeni.

27. A kötelezettségvállalás módosításának eljárási rendje megegyezik a kötelezettségvállalás eljárási rendjével.

28. A kötelezettségvállalások és módosításaik nyilvántartásba vételét a Forrás.NET rendszerben a Költségvetési Főosztály végzi.

29. A kötelezettségvállalást, pénzügyi ellenjegyzést, szakmai teljesítésigazolást, érvényesítési feladatokat, valamint utalványozást végző személyek kijelölését – az irányító szerv vezetője által kijelölt személyek kivételével – az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá, a kijelölt személyek aláírásmintáit az 1. melléklet alapján kell elkészíteni. A kijelölt személyek névjegyzékét és az aláírásmintákat – ideértve az irányító szerv vezetőjének és az általa kijelölt, jelen pont szerinti jogosultak aláírásmintáját is – a Költségvetési Főosztály tárolja és tartja naprakészen. Az NKFI Hivatalnál elektronikus aláírással rendelkező munkatársakról minősített elektronikus tanúsítványokat az Informatikai Osztály az NKFI Hivatal hivatali kapuinak, valamint elektronikus aláírásainak kezelésével kapcsolatos eljárási szabályairól szóló elnöki utasításban foglaltak szerint naprakész nyilvántartást vezet, amelyet az Ávr. 60. § (3) bekezdésének teljesülése érdekében a Költségvetési Főosztály vezetője és az általa kijelölt munkatársak által is hozzáférhető hálózati tárhelyen tárol.

30. Az Áht. 41. § (6) bekezdése alapján, az NKFI Hivatallal szerződő partnerekkel szemben előírt átláthatóság vizsgálata a kedvezményezett nyilatkozata alapján, a kötelezettségvállalás szerinti ügyért felelős szervezeti egység feladata. A Jogi, Beszerzési és Személyügyi Főosztály gondoskodik a partner átlátható szervezeti létét tanúsító nyilatkozat (a továbbiakban: átláthatósági nyilatkozat) mintájának intraneten való közzétételéről. Az átláthatósági nyilatkozatot – amennyiben az külön nyilatkozatként készült – a kötelezettségvállalás dokumentumához vagy annak indító iratához kell csatolni. Az Áht. 55. §-ában meghatározott adatok kezelése a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység feladata.

31. A szakmai teljesítésigazolás során a teljesítésigazolásra jogosultnak ellenőriznie és aláírásával igazolnia kell az Ávr. 57. § (1) bekezdésében foglaltakat, emellett igazolnia kell azt is, hogy nem érkezett értesítés a szakmai felelős szervezeti egységhez arról, hogy a kedvezményezett státuszában változás nem következett be, az továbbra is a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény 3. § (1) bekezdés 1. pontja szerinti átlátható szervezetnek minősül.

32. Az utalványozás jogszabály rendelkezése, illetve nemzetközi szerződés vagy nemzetközi tagságból adódó kötelezettség dokumentuma alapján is végrehajtható.

33. Amennyiben a kötelezettségvállalás alapjául szolgáló kezdeményezés dokumentumát a kötelezettségvállalásra javaslatot tevő elektronikus aláírásával látta el, a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó pénzügyi folyamatot – ideértve a jogi ellenjegyzést, pénzügyi ellenjegyzést, kötelezettségvállalást, teljesítésigazolást, érvényesítést, utalványozást – elektronikus formában kell lefolytatni (a továbbiakban: elektronikus kötelezettségvállalás).

34. Elektronikus kötelezettségvállalás esetén az elektronikus formátumú dokumentumok kezelése és mozgatása – a 35. pontban foglaltak kivételével – az NKFI Hivatal által használt Poszeidon tanúsított dokumentumkezelő rendszerben történik.

35. A Gazdasági és Üzemeltetési Osztály fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos feladatait érintő elektronikus iratok kezelése és mozgatása a hálózati tárhelyen erre a célra kialakított és a Gazdasági és Üzemeltetési Osztály valamennyi munkatársa által hozzáférhető mappákban történik.

36. Az elektronikus kötelezettségvállalási eljárás során elektronikus dokumentumból hiteles papíralapú kiadmányt készíteni és a pénzügyi folyamatot a továbbiakban papír alapon lefolytatni kizárólag a kötelezettségvállalást követően és a kötelezettségvállaló vagy a pénzügyi ellenjegyző ez irányú döntése alapján van lehetőség. A hiteles papíralapú kiadmány elkészítésére az NKFI Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata, illetve másolatkészítési szabályzata az irányadó.

37. Az elektronikus kötelezettségvállalás esetén a pénzügyi dokumentumok pénzintézeti terhelése vagy jóváírása utáni megőrzéséről a Gazdasági és Üzemeltetési Osztály gondoskodik.

38. Az elektronikusan tárolt iratok kezelésére, archiválására, törlésére az NKFI Hivatal iratkezelési szabályzatának elektronikus formában kezelt iratokra vonatkozó rendelkezéseit megfelelően kell alkalmazni.

39. Az előirányzatokhoz kapcsolódó tervezési, koordinációs, finanszírozási, adatszolgáltatási, beszámolási és könyvviteli feladatok hivatali ellátásáért és az irányító szervvel való kapcsolattartásért, az általános elnökhelyettessel egyeztetetten, a Költségvetési Főosztály felelős, ennek keretében a jelen utasításban meghatározott feladatokon felül végzi

40. Az Áht. 55. §-ában foglalt adatok kezelésével kapcsolatos kötelezettség teljesítéséért, az ott meghatározott adatok kezeléséért a 3. pont szerinti szervezeti egység a felelős.

41. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

42. Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell.

43.¹