57/2023. (XII. 21.) HM utasítás
57/2023. (XII. 21.) HM utasítás
az Európai Unió forrásainak tárca szintű tervezésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok végrehajtásáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya
1. § (1) Az utasítás hatálya a honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2021. évi CXL. törvény 3. § 14. pontja szerinti honvédelmi szervezetekre (a továbbiakban: honvédelmi szervezet) terjed ki.
(2) Az utasítást megfelelően alkalmazni kell a honvédelemért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) fenntartói irányítása alá tartozó köznevelési intézményre.
(3) Az utasítás hatálya kiterjed a honvédelmi szervezetek által közvetve vagy közvetlenül, részben vagy egészben az Európai Unió (a továbbiakban: EU) által az operatív programok, az Európai Gazdasági Térség és a Norvég Finanszírozási Mechanizmus, a Svájci–Magyar Együttműködési Program vagy egyéb európai uniós alapokból elérhető források tervezésével vagy felhasználásával kapcsolatos tevékenységek végrehajtására.
(4) Az utasítás hatálya nem terjed ki
a) a 2007–2013. programozási időszak keretében elindított, a pályázati tevékenységgel összefüggő egyes feladatokról szóló 130/2011. (XII. 2.) HM utasítás hatálya alá tartozó, az Európai Védelmi Cselekvési Programhoz kötődő források felhasználására,
b) az Európai Tanács (KKBP) 2017/2315 határozatával létrehozott állandó strukturált együttműködés keretében tervezésre és végrehajtásra kerülő projektekre,
c) azon projektekre, amelyek anélkül érintik a honvédelmi szervezetet, hogy az kedvezményezett szervezetként vagy konzorciumi tagként közvetlenül részt venne a projekt végrehajtásában.
2. § Azon projektek esetén, amelyek a Védelmi Innovációs Kutatóintézet Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársasággal (a továbbiakban: VIKI Zrt.) konzorciumban kerülnek megvalósításra, jelen utasítás szabályait a konzorciumi megállapodásban rögzítetteknek megfelelő eltérésekkel kell alkalmazni.
2. Értelmező rendelkezések
3. § Az utasítás alkalmazásában
1. beszerzés: a honvédelmi szervezetek beszerzéseinek eljárási rendjéről szóló 59/2021. (XII. 10.) HM utasítás 2. § 5. pontjában meghatározott fogalom,
2. EUFT: tárca szintű EU-forrás terv, az 1. § (3) bekezdése szerinti forrásokból megvalósítani tervezett – nem haderőfejlesztés jellegű – fejlesztéseket tartalmazó, az EU pénzügyi ciklusaihoz igazodó terv,
3. EU pénzügyi ciklus: az Európai Parlament és az Európai Tanács által elfogadott, a többéves pénzügyi keretről szóló rendeletben meghatározott időszak,
4. EU-referens: a honvédelmi szervezet állományából a honvédelmi szervezet vezetője által kapcsolattartásra kijelölt személy,
5. fizikai zárás: a projekt támogatási szerződésben meghatározottak szerinti megvalósítást lezáró cselekmény,
6. kedvezményezett szervezet: az a honvédelmi szervezet, amely a támogatási szerződést megkötötte,
7. kezdeményező szervezet: az a honvédelmi szervezet, amely az 1. § (3) bekezdésében meghatározott források terhére fejlesztési igényt határoz meg,
8. kiemelt projekt: a lehetséges támogató szervezet által objektív szakmai szempontrendszer alapján kijelölt, az arra jogosult által jóváhagyott, közfeladat megvalósítására irányuló projekt,
9. önrészkeret: az 53. §-ban meghatározott, tervezett és pénzügyileg elkülönítetten nyilvántartott, központi célhoz kötött forráskeret,
10. projektfejlesztő almunkacsoport: az 1. § (3) bekezdésében meghatározott források terhére megvalósítandó fejlesztés részletes kidolgozásáért felelős szakértői csoport,
11. projektjavaslat: a projektötlet lehetséges támogató szervezet által meghatározott feltételeknek megfelelően kidolgozott, a projekt minden lényegi elemét tartalmazó ügyirat,
12. projektötlet: a kezdeményező szervezet által felterjesztett, külső forrás bevonására alkalmasnak ítélt fejlesztési igény,
13. szakmai területért felelős szervezet: a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai szervezete, mint kezdeményező szervezet esetében a Honvéd Vezérkar szakterületi szervezeti egysége, a Honvédelmi Minisztérium (a továbbiakban: HM) önálló szervezeti egységei, a HM szervezetek mint kezdeményező szervezetek esetében a HM szakterületi főosztálya vagy a szakmailag illetékes HM szervezet, a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (a továbbiakban: KNBSZ), mint kezdeményező szervezet esetében a KNBSZ illetékes szervezeti egysége,
14. támogatási felhívás: a lehetséges támogató szervezet által meghatározott formai és tartalmi előírások összessége,
15. támogatási kérelem: a támogató szervezet formai és tartalmi előírásainak megfelelő ügyirata, amely alkalmas a projektjavaslat lehetséges támogató szervezet általi elbírálására,
16. támogatási szerződés: a támogatások kedvezményezettjei és a lehetséges támogató szervezet között létrejött, a támogatás felhasználását szabályozó polgári jogi szerződés és az egyéb támogatói okirat,
17. támogató szervezet: az 1. § (3) bekezdésében meghatározott források felhasználását irányító vagy felügyelő, nem honvédelmi szervezet, és
18. végső kedvezményezett: az a honvédelmi szervezet, amelynek érdekkörében a fejlesztés megvalósul.
AZ EU FORRÁS TERVEZÉSÉNEK ÉS FELHASZNÁLÁSÁNAK FOLYAMATÁBA BEVONT HONVÉDELMI SZERVEZETEK HATÁSKÖRE ÉS FELADATAI
3. HM védelmi stratégiáért és humánpolitikáért felelős államtitkár
4. § A honvédelmi szervezetek az utasításban foglalt feladatokat a HM védelmi stratégiáért és humánpolitikáért felelős államtitkár (a továbbiakban: HM VSHFÁT) szakirányításával látják el.
5. § A HM VSHFÁT az utasítás hatálya alá tartozó források felkutatása és felhasználása érdekében
a) a HM közigazgatási államtitkára (a továbbiakban: HM KÁT) bevonásával irányítja a források célirányos tervezését, azok jogszerű felhasználását, az ehhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok végrehajtását, valamint
b) gondoskodik a pályázati kritériumoknak történő megfelelőséget biztosító rendszer tárcán belüli működtetéséről.
4. HM KÁT
6. § A HM KÁT
a) az utasítás hatálya alá tartozó források felhasználása érdekében ellátja a munkáltatói jogkör gyakorlásával járó, az EU forrású projektek végrehajtásával kapcsolatos feladatokat,
b) jóváhagyási jogkört gyakorol a HM költségvetését terhelő források tervezését, felhasználását érintő döntésekben,
c) irányítja a projektek megvalósításához előírt önrészhez és az elszámolások átfutási ideje alatt a finanszírozáshoz szükséges forrásokat.
5. HM katonai nemzetbiztonság irányításáért felelős államtitkár
7. § A HM katonai nemzetbiztonság irányításáért felelős államtitkár (a továbbiakban: KNIFÁT)
a) gondoskodik a KNBSZ jelen utasítás hatálya alá tartozó fejlesztési igényeinek a tárca EU forrású fejlesztési koncepciójával való összhangjáról,
b) jóváhagyási jogkört gyakorol a KNBSZ főigazgatója hatáskörébe utalt, EU forrásfelhasználással kapcsolatos kérdésekben.
6. HM stratégiáért és humánpolitikáért felelős helyettes államtitkár
8. § A HM stratégiáért és humánpolitikáért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM SHPHÁT)
a) gondoskodik a tárca képviseletéről az uniós programok kidolgozásáért felelős fejezeteket irányító szervezetekkel való kapcsolattartás során, valamint a Fejlesztéspolitikai Koordinációs Bizottságban és a Partnerségi Megállapodás monitoring bizottságban,
b) biztosítja a belső szabályozók hazai és EU-s szabályoknak való megfelelését, szükség esetén kezdeményezi azok módosítását, valamint az EU forrásfelhasználáshoz kapcsolódó feltételek meglétét,
c) a HM KÁT bevonásával irányítja a források célirányos tervezését, azok jogszerű felhasználását, az ehhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok végrehajtását,
d) egyetértési jogkört gyakorol a KNBSZ főigazgatója hatáskörébe utalt, EU forrásfelhasználással kapcsolatos kérdésekben,
e) véleményezi és HM KÁT jóváhagyásra felterjeszti a projektek végrehajtása során felmerülő, munkáltatói jogkör gyakorlásával összefüggő dokumentumokat.
7. HM Stratégiai Főosztály
9. § A HM Stratégiai Főosztály (a továbbiakban: HM STRF)
a) koordinálja a honvédelem területét érintő, az 1. § (3) bekezdése szerinti források befogadásának és felhasználásának előkészítését, megvalósítását, nyomon követését,
b) az a) pontban meghatározott feladat ellátásához szükséges mértékű szakmai kapcsolatot tart fenn, és koordinációt biztosít az egyes operatív programokért felelős fejezetek képviselőivel,
c) biztosítja, hogy a tárca projekttervei összhangban legyenek az európai uniós és a hazai kormányzati stratégiákkal,
d) működteti az EU-referensi hálózatot, szükség esetén továbbképzéseket szervez, tájékoztatót tart, hírlevelet küld az EU-referensek részére az aktuális EU-forrásokkal kapcsolatos információkról,
e) az EU-referenseken keresztül kapcsolatot tart a honvédelmi szervezetekkel, gyűjti a szervezetektől érkező fejlesztési igényeket, vizsgálja azok EU fejlesztési szempontú támogathatóságát,
f) a következő EU pénzügyi ciklusra vonatkozó felkészülés során koordinálja az EUFT összeállítását, szükséges mértékben szakmailag egyeztet a társtárcákkal a HM fejlesztési elképzeléseiről, a kapcsolódó szakpolitikai célokról,
g) az f) pontban meghatározottak végrehajtását követően az összeállított EUFT-t felterjeszti SHPHÁT részére jóváhagyásra,
h) az EUFT elfogadását követően a 22. § (2) bekezdésében meghatározott szervezetek együttműködésével rendszeresen felülvizsgálja annak tartalmát, figyelembe véve az időszak során az EUFT-ben eredetileg nem szereplő új projekteket, és összeállítja az EUFT megvalósulását bemutató éves jelentéseket,
i) az adott pénzügyi ciklus projektvégrehajtásra nyitva álló határidejének lejártát követően értékeli az EUFT megvalósítását, és az időszak eredményeiről a HM SHPHÁT útján jelentést terjeszt fel a HM VSHFÁT részére,
j) ellátja az EU Forrás Koordinációs Szakértői Munkacsoport (a továbbiakban: EUFKSZM) titkári feladatait a munkacsoport ügyrendje szerint,
k) ellátja az egyes projektek végrehajtása érdekében létrehozott projektirányító bizottság (a továbbiakban: PIB) titkári feladatait,
l) figyelemmel kíséri az 1. § (3) bekezdésében meghatározott, a tárca fejlesztési célkitűzései elérésére alkalmas források rendelkezésre állását,
m) nyilvántartja az 53. §-ban meghatározott önrészkeret felhasználását,
n) a HM tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok (a továbbiakban: HM gazdasági társaságok) tekintetében a potenciálisan elérhető források nyomon követésével, az információk – HM Portfóliókezelő Főosztály (a továbbiakban: HM PKF) útján történő – megosztásával és szakértői tanácsadással támogatja azok sikeres forráselnyerését.
10. § A HM STRF a projektek megvalósításával kapcsolatban
a) a honvédelmi szervezetek által megküldött jelentések alapján negyedéves rendszerességgel, a 22. § (1) bekezdésében meghatározott munkacsoport-ülést követően beszámolót készít a HM SHPHÁT részére a projektek aktuális helyzetéről,
b) a projektmenedzser jelentései alapján jogosult kezdeményezni a PIB ülés összehívását, amennyiben olyan, a projekt megvalósítását veszélyeztető körülményt észlel, amely a projektmenedzsment keretein belül nem kezelhető,
c) a 38. § szerinti felterjesztést követően véleményezi és záradékolja a felterjesztett belső rendelkezést, majd azt továbbítja a PIB elnöke részére,
d) összeállítja a projektekkel összefüggő tárcaszintű jelentéseket és adatszolgáltatásokat, amelyeket a HM védelempolitikáért felelős helyettes államtitkár és a HM gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: HM GHÁT) tájékoztatásával, a HM SHPHÁT útján terjeszt fel a HM VSHFÁT részére,
e) a komplex – azaz a több honvédelmi szervezetet, több szakterületet érintő, egy évnél hosszabb előkészítési és végrehajtási szakasszal bíró, vagy a 100 millió Ft támogatási összeget elérő – projektek esetében a projektmenedzsmentbe saját személyi állományból történő kijelöléssel vagy más honvédelmi szervezet állományába tartozó személy felkérésével projekt koordinátort delegál, valamint beszerzési koordinátort delegálhat,
f) közvetlenül információt kérhet a projektekkel érintett szervezetektől és a projektmenedzsmentektől az utasításban meghatározott feladatok sikeres végrehajtása érdekében,
g) kapcsolatot tart a megvalósításban résztvevő honvédelmi és egyéb közreműködő szervezetekkel,
h) a honvédelmi szervezetek bedolgozásai alapján fejezeti szinten tervezi, nyilvántartja és nyomon követi a projektek megvalósításához előírt önrészhez és az elszámolások átfutási ideje alatt a finanszírozáshoz szükséges forrásokat,
i) az uniós pályázatok önrészkeretének a HM fejezet költségvetésében jóváhagyott előirányzatai feletti forrásszükséglet biztosítását a HM GHÁT bevonásával végzi,
j) azon projektek esetében, amelyekben a honvédelmi szervezet nem kedvezményezett szervezetként, hanem közvetett módon – ideértve különösen a konzorciumi tagi jogállás esetét – vesz részt, az információáramlás zavartalan biztosítása érdekében projektösszekötőt jelöl ki.
8. HM Sportirányítási Főosztály
11. § A HM Sportirányítási Főosztály (a továbbiakban: HM SIF)
a) részt vesz a HM STRF által kezdeményezett egyeztetéseken és megbeszéléseken,
b) a HM STRF koordinálásával részt vesz az Európai Unió aktuális tervezési időszakára vonatkozó előkészületekben, a kapcsolódó dokumentum- és jogszabálytervezetek sport ágazati álláspontjainak kialakításában, a HM álláspont kialakításában,
c) előkészíti az EU aktuális tervezési időszakára vonatkozó sport ágazati javaslatokat és azokat véleményezésre, a más szakpolitikákkal való összehangolás céljából megküldi a HM STRF részére, közreműködik az operatív programok előkészítésében,
d) minden negyedévet követő hónap 10. napjáig jelentést terjeszt fel a HM STRF részére a sport ágazati területet érintő, HM SIF által kezelt EU-s projektek megvalósulásáról.
9. HM Védelmi Innovációs és Képességfejlesztési Főosztály
12. § A HM Védelmi Innovációs és Képességfejlesztési Főosztály (a továbbiakban: HM VIKF)
a) részt vesz a HM STRF által kezdeményezett egyeztetéseken és megbeszéléseken,
b) a HM STRF megkeresésére véleményezi a szakterületét érintő egyéb szervezettől érkező projektjavaslatot,
c) a védelmi innovációval érintett projektek esetén javaslatot tesz a VIKI Zrt. bevonására a projekt előkészítésébe,
d) előkészíti az EU aktuális tervezési időszakára vonatkozó, védelmi innovációt érintő ágazati javaslatokat és azokat véleményezésre, a más szakpolitikákkal való összehangolás céljából megküldi a HM STRF részére, közreműködik az operatív programok előkészítésében.
10. HM Védelemgazdasági Hivatal
13. § A HM Védelemgazdasági Hivatal (a továbbiakban: HM VGH)
a) a honvédelmi szervezetek részére történő kiadásig alcímtartalékban kezeli az uniós pályázatok önrészkeretének a HM fejezet költségvetésében jóváhagyott előirányzatait,
b) az önrésznyilvántartás vezetése érdekében az alcímtartalékból történő előirányzat-kiadást, valamint a HM STRF eseti megkeresését követően tájékoztatja a HM STRF-et az önrészkeret felhasználásáról,
c) a HM STRF megkeresésére véleményezi a szakterületét érintő, egyéb szervezettől érkező projektjavaslatot.
11. HM PKF
14. § A HM PKF a HM STRF-fel együttműködve
a) az információáramlás folyamatos biztosításával támogatja és a szükséges mértékben koordinálja a HM gazdasági társaságok 1. § (3) bekezdésében meghatározott források terhére tervezett fejlesztéseit,
b) rendszeres fórumot biztosít a szakmai egyeztetések végrehajtására,
c) a HM STRF által összeállított tájékoztatók megküldésével informálja a HM gazdasági társaságokat a fejlesztési lehetőségekről, és
d) legalább negyedéves rendszerességgel beszámoltatja a HM gazdasági társaságokat az 1. § (3) bekezdésében meghatározott források terhére tervezett fejlesztéseikről, és az így felmért aktuális helyzetről összefoglaló tájékoztatást küld a HM STRF részére.
12. KNBSZ
15. § A KNBSZ főigazgatója jelen utasítás szerinti jogköreit a HM KNIFÁT tájékoztatásával és jóváhagyásával gyakorolja.
16. § A KNBSZ
a) a kezdeményező szervezettől kapott felterjesztés alapján vizsgálja a projektötletek nemzetbiztonsági szempontból való támogathatóságát, szükség esetén javaslatot tesz a projektötlet átalakítására, és ajánlást tesz a projektötlet kidolgozásába bevonni javasolt szervezetekre, valamint
b) a KNBSZ állományából delegált EU-referensen keresztül szükség esetén tájékoztatja a HM STRF-et az egyes projektekben felmerülő, a szakterületét érintő kérdésekről.
13. Honvéd Vezérkar Képességfejlesztési Iroda
17. § A Honvéd Vezérkar Képességfejlesztési Iroda (a továbbiakban: HVK KI)
a) a kezdeményező szervezettől kapott felterjesztés alapján vizsgálja a K+F+I jellegű projektötletek szakmai szempontból való támogathatóságát, szükség esetén javaslatot tesz a projektötlet átalakítására, és ajánlást tesz a projektötlet kidolgozásába bevonni javasolt szervezetekre,
b) a kezdeményező szervezettől kapott felterjesztést, valamint az ahhoz kapcsolódó szakmai támogathatósági véleményét tájékoztatásul megküldi a HM VIKF és a védelmi innovációért felelős miniszteri biztos részére, valamint
c) az HVK KI állományából delegált EU-referensen keresztül szükség esetén tájékoztatja a HM STRF-et az egyes projektekben felmerülő, a szakterületét érintő kérdésekről.
14. A fejlesztés tárgya szerinti szakmai területért felelős szervezet
18. § A fejlesztés tárgya szerinti szakmai területért felelős szervezet a kezdeményező szervezettől kapott felterjesztés alapján vagy a HM STRF megkeresésére megvizsgálja a projektjavaslatok szakmai szempontból való támogathatóságát, szükség esetén javaslatot tesz a projektötlet átalakítására, valamint ajánlást tesz a projektötlet kidolgozásába bevonni javasolt szervezetekre.
15. Honvédelmi szervezetek
19. § A honvédelmi szervezetek
a) EU-referenseket jelölnek ki szervezetük állományából,
b) felmérik azon fejlesztési igényeiket, amelyek EU-forrás bevonására alkalmasak, és az összegyűjtött fejlesztési igényeiket az EU-referenseken keresztül továbbítják a HM STRF részére,
c) a HM STRF javaslata alapján és közreműködésével fejlesztési igényeiket projektötletté fejlesztik,
d) az EUFKSZM által elfogadott projektjavaslat kidolgozásában együttműködnek a projektfejlesztő munkacsoporttal,
e) a HM STRF koordinációjával az erre felkért szakmai szervezetek bevonásával, felügyeletével előkészítik a projektjavaslatokat és a kapcsolódó dokumentumokat,
f) a projektmenedzserrel együttműködve ellátják a projektek előkészítésével, tervezésével, végrehajtásával, nyomon követésével összefüggő adminisztratív és szervezési feladatokat,
g) a HM STRF-fel együttműködésben javaslatot tesznek a projektek finanszírozásának módjára és ütemezésére,
h) a bankszámlaszámra érkezett EU-s projektekkel összefüggő előlegekről nyilvántartást vezetnek, valamint
i) intézkednek a bankszámlaszámra érkezett előleg összegek előirányzatosítása érdekében a HM VGH irányába.
20. § (1) A honvédelmi szervezetek – kedvezményezett szervezet szerepkörben – felelősek
a) a projektmenedzsmenttel való együttműködés biztosításáért,
b) a projektmenedzser írásos kezdeményezésére a projekthez szükséges beszerzések kezdeményezéséért, végrehajtásáért, a kapcsolódó – hatáskörükbe tartozó – gazdálkodási, pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért, ideértve különösen a pénzügyi ellenjegyzést, a kötelezettségvállalást, az érvényesítést, az utalványozást, az előirányzatosítást, a számviteli szabályoknak megfelelő könyvelést, az eszközök, készletek bevételezését és a beszámolást,
c) a pénzügyi koordinátor által a forrás felhasználására vonatkozó elszámolási szabályok szerint összeállított kifizetési igénylések, kérelmek, adatszolgáltatások összeállításához szükséges alapadatok biztosításáért, és
d) a 60. §-ban és a 71. §-ban meghatározott jelentések határidőben és megfelelő tartalommal történő összeállításáért.
(2) A honvédelmi szervezet a projekt kapcsán a gazdálkodási szabályzatait a projekt sajátosságaira tekintettel folyamatosan aktualizálja, kiemelt figyelemmel a projekthez kapcsolódó hatás- és jogkörök szerepeltetésére.
(3) A honvédelmi szervezetek – a fenntartási időszakot is ideértve – a projekt teljes időszaka alatt gondoskodnak a nemzeti és közösségi jogszabályok, valamint egyéb szabályozók és nemzetközi jogi dokumentumok rendelkezéseinek, továbbá a támogatási szerződésben (a továbbiakban: TSZ) foglaltak betartásáról, továbbá az előírt dokumentálási és iratmegőrzési kötelezettségek teljesítéséről.
(4) A honvédelmi szervezetek kötelesek a jogszabályban vagy a projektek felhívásában meghatározottak szerint a projektekkel kapcsolatos minden dokumentumot megőrizni olyan formában, hogy azok az előírt kötelező dokumentum-megőrzési időszak alatt, az esetleges ellenőrzések során rendelkezésre álljanak.
(5) A honvédelmi szervezetek kötelesek részt venni a projektet érintő ellenőrzések szervezésében és végrehajtásában a projekt teljes életútja alatt.
16. Az EU-referensek
21. § (1) A honvédelmi szervezetnél megvalósuló projektek számának és jellegének függvényében a szervezet vezetője – a felelősségi körébe tartozó projektek egyértelmű elhatárolása mellett – állományából egy vagy több EU-referenst jelöl ki.
(2) A honvédelmi szervezetek – a Honvéd Vezérkar főnöke által meghatározott eljárásrendben megjelölt honvédségi szervezet vezetője útján – az EU-referens nevét, rendfokozatát, beosztását és elérhetőségeit a kijelölést követő 5. munkanapig, majd az adatokban bekövetkezett változás esetén haladéktalanul megküldik a HM STRF részére.
(3) Az EU-referens felelős az általa képviselt szervezet fejlesztési igényeinek EU szempontú felméréséért és a lehetséges projektötletek feltárásáért.
(4) Az EU-referens közvetlen kapcsolatot tart a HM STRF kijelölt osztályával, annak érdekében, hogy a fejlesztési igényekkel kapcsolatos adatszolgáltatások a lehető legrövidebb határidőn belül megtörténjenek.
(5) Az EU-referens köteles részt venni a HM STRF által szervezett EU tematikájú továbbképzéseken, egyeztetéseken.
(6) Az EU-referens a honvédelmi szervezetnél tervezett és folyamatban lévő, a kijelölése alapján a feladatkörébe tartozó projektek tekintetében
a) a projektekkel összefüggő feladatok vonatkozásában kapcsolatot tart a projektmenedzsmenttel, valamint a HM STRF kijelölt ügyintézőivel,
b) részt vesz a projektjavaslat és a projekt előkészítő dokumentáció összeállításában és
c) biztosítja a honvédelmi szervezeten belül folyó projektekkel összefüggő adatszolgáltatást a HM STRF részére.
17. EUFKSZM
22. § (1) Az utasításban foglalt feladatok szakmai támogatása érdekében a HM STRF vezetésével EUFKSZM működik a HM SHPHÁT által jóváhagyott ügyrend keretei között.
(2) A munkacsoport tagjai
AZ EU FORRÁSFELHASZNÁLÁSSAL KAPCSOLATOS TERVEZÉSI, SZERVEZÉSI, VÉGREHAJTÁSI FELADATOK
18. Az EU-források tárcaszintű tervezésével kapcsolatos szabályok
23. § Az 1. § (3) bekezdésében meghatározott források tervezése és nyilvántartása érdekében a HM STRF az EUFKSZM-tagok együttműködésével összeállítja és felterjeszti az EUFT-t, amely
a) tartalmazza a tárca egészére vonatkozó, kiemelten a honvédelmi szervezetek által megvalósítandó projekteket, a forrásigények megjelölését és a projekteknek a források programozási ciklusához illeszkedő bontású prognosztizált forrásszükségletét, és
b) rögzíti az EUFKSZM-tagok közül az egyes projektekhez kijelölt, a szakmai koncepció kidolgozásáért és a prioritások felállításáért, a kezdeményezésekben megjelölt technikai specifikációk, megvalósítási tervek szakmai revíziójáért felelős szakmai szervezetet.
24. § Az EUFT-ben szereplő projektek esetében a honvédelmi szervezet a projekt indulását lehetővé tévő forrás hozzáférhetővé válásakor – ideértve különösen a pályázati lehetőség megnyílását – pályázati szándékát az EUFT-ben szereplő hivatkozás megadásával jelzi a HM STRF részére.
25. § A honvédelmi szervezetek az EUFT-ben nem szereplő fejlesztések esetében az előkészítés alatt álló projektterveiket a HM STRF útján jóváhagyásra felterjesztik a HM SHPHÁT részére. A HM STRF a HM SHPHÁT által támogathatónak ítélt projektterveket további ügyintézés céljából haladéktalanul visszaküldi a kezdeményező honvédelmi szervezetnek.
19. A projektek tervezését és előkészítését érintő feladatok végrehajtásának rendje
26. § (1) EU forrású fejlesztéseik tervezése érdekében a honvédelmi szervezetek felmérik azon fejlesztési igényeiket, amelyek végrehajtására EU-forrás kerülhet bevonásra.
(2) Az (1) bekezdés szerinti igényeiket a szervezet által kijelölt EU-referens támogathatósági szempontból megvizsgálja. Ha a fejlesztési igény az EU meghatározott céljaihoz illeszkedik, az összegyűjtött fejlesztési igények elsődleges véleményezése céljából az EU-referens felterjeszti azt a HM STRF részére.
(3) A HM STRF a felterjesztéseket megvizsgálja, szükség esetén egyeztetéseket kezdeményez a társtárcákkal. Amennyiben a HM STRF EU szempontból támogathatónak találja a projektkezdeményezést, javaslatot tesz a projekt kidolgozására, amennyiben lehetséges, pontosan megjelölve a felhívást, vagy kiemelt projekt esetén a lehetséges támogató által támasztott kritériumokat.
(4) Ha a HM STRF EU szempontból nem találja támogathatónak a projektkezdeményezést, indokolással ellátva visszaadja azt az EU-referens részére, illetve javaslatot tesz a projekt átdolgozására vagy elvetésére.
27. § (1) A honvédelmi szervezet a támogatási felhívás alapján vagy a lehetséges támogató szervezet kritériumrendszerének megfelelően megkezdi a projektötlet kidolgozását, amelynek során minimálisan meg kell határoznia azon műszaki szakmai tartalmat, amely elengedhetetlenül szükséges a projektötlet szakmai támogathatósági szempontú ellenőrzéséhez.
(2) Az elkészült projektötletet a honvédelmi szervezet felterjeszti a fejlesztési tárgy szerinti szakmai területért felelős szervezethez véleményezés céljából.
(3) A szakmai területért felelős szervezet a projektötletet 5 munkanapon belül szakmai támogathatóság, valamint a tárca fejlesztési terveivel való összhang szempontjából megvizsgálja, és amennyiben támogathatónak találja a projektötletet, továbbküldi azt a HM STRF részére további vizsgálatra.
(4) Ha a (3) bekezdés szerint vizsgálat alapján a projektötlet nem támogatható, de módosításokkal támogathatóvá válik, úgy azt a szakmai területért felelős szervezet módosítási javaslatokkal látja el, és megküldi további intézkedésre a kezdeményező szervezet részére.
(5) Ha a kezdeményező szervezet a módosításokkal nem ért egyet, vagy a szakmai területért felelős szervezet szerint a projektötlet még módosításokkal sem támogatható, az erről szóló döntést megküldi a HM STRF részére.
(6) A HM STRF az elutasított projektötletet felülvizsgálja, amennyiben azt kiemelten támogathatónak tartja, felkéri a szakmai területért felelős szervezetet korábbi álláspontja felülvizsgálatára, egyúttal jelentést készít a HM SHPHÁT részére a projektötlet EU szempontú támogathatóságáról.
(7) A szakmai területért felelős szervezet a projektötlettel kapcsolatos végső véleményét megküldi a kezdeményező szervezet részére és azzal egyidőben tájékoztatásul a HM STRF részére is.
(8) Az elektronikus információs rendszert érintő európai uniós támogatásból, központi költségvetési támogatásból megvalósuló fejlesztési projektek dokumentumait az elektronikus információs rendszerek biztonsági felügyeletét ellátó hatóságok, valamint az információbiztonsági felügyelő feladat- és hatásköréről, továbbá a zárt célú elektronikus információs rendszerek meghatározásáról szóló 187/2015. (VII. 13.) Korm. rendeletben foglaltak szerint a kezdeményező szervezet megküldi a hatóság részére véleményezésre.
28. § A megvizsgált projektjavaslatokat a kezdeményező beterjeszti a HM STRF útján az EUFKSZM részére. Amennyiben az EUFKSZM nem találja kellően kidolgozottnak a projektjavaslatot, további ügyintézés céljából visszaküldi azt a kezdeményező szervezet számára.
29. § (1) 100 millió forintot elérő támogatási összeg esetén, ha az EUFKSZM kellően kidolgozottnak találja a projektjavaslatot, a HM STRF útján felterjeszti azt döntésre a HM SHPHÁT részére, ezzel egy időben javaslatot tesz a projektfejlesztő almunkacsoport létszámára, felépítésére és tagjainak személyére.
(2) 100 millió forint támogatási összeg alatt, ha az EUFKSZM kellően kidolgozottnak találja a projektjavaslatot, a HM STRF útján felterjeszti azt döntésre a HM SHPHÁT részére.
30. § A felterjesztés alapján a HM SHPHÁT dönt a projektjavaslat támogatási kérelemmé történő átdolgozásáról, valamint 100 millió forint támogatási összeget elérő vagy azt meghaladó projektjavaslatok esetén a PIB és a projektfejlesztő almunkacsoport megalakításáról.
31. § A PIB elnöke kezdeményezi a kijelölt személyek szervezeti elöljárójánál az almunkacsoportba történő delegálást.
32. § Az almunkacsoport minimális összetétele
a) 1 fő almunkacsoport-vezető,
b) 1 fő szakmai kidolgozó,
c) 1 fő pénzügyi kidolgozó,
d) 1 fő beszerzési kidolgozó,
e) az almunkacsoport tagjai között 1 fő jogi végzettséggel rendelkező személy kijelölése kötelező, azzal, hogy ez a személy egyéb tevékenységet is végezhet az almunkacsoport munkájában.
33. § (1) 100 millió forintot elérő támogatási összeg esetén a projektfejlesztő almunkacsoport a kezdeményező szervezettel együttműködve kidolgozza a támogatási kérelmet és tevékenysége előrehaladásáról havonta jelentést terjeszt fel a HM STRF részére.
(2) 100 millió forint támogatási összeg alatt a kezdeményező szervezet kidolgozza a támogatási kérelmet és tevékenysége előrehaladásáról havonta jelentést terjeszt fel a HM STRF részére.
34. § A projektfejlesztő almunkacsoport a támogatási kérelem véglegesítésével egyidejűleg jelentést állít össze és terjeszt fel a PIB részére, amely tartalmazza
a) a projekt célkitűzését és várható eredményeit,
b) a projekt becsült költségét, ebből az EU-forrásból támogatott részt, az önrész szükségessége vagy EU-forrás terhére el nem számolható költségrészek felmerülése esetén azok tervezett forrását,
c) a projektmenedzsment összetételét, a projekthez tervezett személyi juttatások mértékét személyre lebontva és
d) a tárca részéről a projekt egyéb feladataiban résztvevők tervezett létszámát, ideértve különösen a megvalósításba bevont, valamint a közbeszerzési feladatokat végző személyeket és a kapcsolódóan tervezett személyi juttatásokat összesítve.
35. § (1) 100 millió forintot elérő támogatási összeg esetén a PIB a 34. § szerinti jelentést véleményezi, majd azt a HM STRF útján a HM GHÁT-on keresztül a támogatási kérelemmel együtt felterjeszti jóváhagyásra a HM SHPHÁT részére.
(2) 100 millió Ft támogatási összeg alatt a kezdeményező szervezet jelentést készít a 34. §-ban foglaltak figyelembevételével, majd azt a HM STRF útján a HM GHÁT-on keresztül a támogatási kérelemmel együtt felterjeszti jóváhagyásra a HM SHPHÁT részére.
20. A támogatási kérelmek benyújtásának és a projektek végrehajtásának feladatai
36. § A HM SHPHÁT által elfogadott támogatási kérelem támogató szervezethez való benyújtásáról a kezdeményező szervezet haladéktalanul gondoskodik.
37. § A támogatási kérelem beadását követően a PIB az EUFKSZM javaslata alapján kijelöli a projektmenedzsert a projekt végrehajtására. A projektmenedzser 3 munkanapon belül javaslatot tesz a projektmenedzsment tagjaira a 47. § (1) bekezdésében foglaltak figyelembevételével.
38. § (1) A projektfejlesztő almunkacsoport előkészíti a 45. § (1) bekezdés a) pontja szerinti belső rendelkezést a projektmenedzsment szervezet tevékenységéről és a HM STRF-en keresztül felterjeszti a PIB részére.
(2) A belső rendelkezés hatályba lépését követően az almunkacsoport megszűnik.
39. § A kedvezményezett szervezet haladéktalanul megkezdi a TSZ előkészítését a projektmenedzser és a támogató szervezet együttműködésével.
40. § A TSZ megkötését követően a projektmenedzser, a projektmenedzsment és a kedvezményezett szervezet haladéktalanul megkezdi a projekt végrehajtását a jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben, valamint a TSZ-ben meghatározottak szerint.
41. § A projekt fenntartási időszakának végéig a kedvezményezett szervezet és a projektmenedzsment tagjai együttműködnek az ellenőrzések végrehajtása érdekében. Ennek keretében a projektmenedzser és a projektmenedzsment tagjai kötelesek a kedvezményezett szervezet kezdeményezésére a fenntartási időszak ellenőrzésein szükség szerint részt venni.
42. § (1) A fenntartási időszakba lépett projektek esetén a fenntartási időszak során bekövetkezett, a projektet érintő eseményekről minden év március 1-ig a kedvezményezett szervezet, szükség esetén a használó szervezet és az üzemeltető szervezet bevonásával, jelentést állít össze és terjeszt fel a HM STRF-en keresztül a HM SHPHÁT részére.
(2) Ha a projekt eredményeit veszélyeztető vagy egyéb módon a fenntartást befolyásoló helyzet kialakulását észleli a kedvezményezett szervezet, szükség esetén a használó szervezet és az üzemeltető szervezet bevonásával, haladéktalanul tájékoztatást ad a kialakult helyzetről a HM STRF részére. Ha vezetői figyelmet érdemlő esemény kerül jelzésre, a HM STRF a helyzet részletes bemutatásával jelentést állít össze és terjeszt fel a HM SHPHÁT részére.
21. A KNBSZ alaptevékenységét szolgáló projektek sajátos szabályai
43. § A KNBSZ alaptevékenységét szolgáló projektek esetében jelen utasítást az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni:
a) 500 millió forintot elérő támogatási összeg esetén a KNBSZ főigazgatója javaslatot tesz a PIB tagjaira, valamint meghatározza a projektfejlesztő almunkacsoport létszámát, felépítését és tagjainak személyét, melyet a KNIFÁT jóváhagyása után véleményezésre közvetlenül a HM SHPHÁT részére terjeszt fel, a HM SHPHÁT egyetértése esetén a KNBSZ főigazgatója – szükség esetén a HM KÁT bevonásával – gondoskodik a PIB és a projektfejlesztő almunkacsoport megalakításáról,
b) 500 millió Ft támogatási összeg alatt a KNBSZ főigazgatója a projektjavaslatról tájékoztatást küld a HM SHPHÁT részére,
c) 500 millió forintot elérő támogatási összeg esetén a PIB a 34. § szerinti jelentést véleményezi, majd azt közvetlenül a HM SHPHÁT részére terjeszti fel jóváhagyásra,
d) 500 millió Ft támogatási összeg alatt a kezdeményező szervezet jelentést készít a 34. §-ban foglaltak figyelembevételével, majd azt a támogatási kérelemmel együtt közvetlenül a HM SHPHÁT részére terjeszti fel jóváhagyásra,
e) a KNBSZ főigazgatója, a PIB elnöke, a PIB ülésén résztvevő személyek a projektek előkészítése és végrehajtása során keletkező véleményezéseket, jelentéseket, ideértve a PIB ülésén készült jegyzőkönyveket, különvéleményeket közvetlenül a HM SHPHÁT részére terjesztik fel,
f) a projektmenedzsment a PIB által delegált tagokból áll, a PIB titkári feladatait a KNBSZ főigazgatójának javaslata alapján kijelölt személy látja el,
g) a KNBSZ az EUFT-ben nem szereplő fejlesztések esetében az előkészítés alatt álló projektterveit tájékoztatásként megküldi a HM SHPHÁT részére,
h) azon projektek esetében, amelyekben a konzorciumi tagok között nem honvédelmi szervezetek is találhatóak, a projektösszekötőt a KNBSZ főigazgatója jelöli ki.
A PROJEKTSZERVEZETRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK
22. A PIB
44. § (1) A 30. § szerinti esetekben PIB-et kell létrehozni a projekt felügyelete és irányítása érdekében.
(2) A PIB
a) elnöke a HM SHPHÁT vagy a HM SHPHÁT által delegált személy,
b) tagjai a projektmenedzsmentbe delegált személyek szervezeti vezetői vagy ezen személyek által döntési jogkörrel delegált személyek, akiket a HM SHPHÁT nevez ki.
(3) A PIB tagjait rendkívüli esetben döntési jogkörrel felruházott helyettes is képviselheti, amelyről a meghívó kézhezvételét követően, a tagot delegáló honvédelmi szervezet vezetője írásban, a helyettesítés indokának megjelölésével tájékoztatja a PIB titkárát.
(4) A PIB ülésein a titkári teendőket – tagság és szavazati jog nélkül – a HM STRF látja el.
(5) A PIB ülésein a projektmenedzser és a projektkoordinátor – tagság és szavazati jog nélkül – előterjesztőként vesz részt.
(6) A PIB ülésén elhangzottakról jegyzőkönyv készül.
(7) Ha a PIB elnöki tisztségét a HM SHPHÁT személyesen tölti be, a vitás kérdésekről a PIB elnöke dönt.
(8) Ha a HM SHPHÁT az elnöki tisztséget nem személyesen tölti be, a PIB ülésén felmerült vitás kérdésről lehetőség szerint konszenzussal kell döntést hozni, ha ez nem lehetséges, szavazás útján kell dönteni. Minden szavazati joggal rendelkező, jelenlévő tagot egy szavazat illet meg, azzal, hogy szavazategyenlőség esetén a PIB elnökének szavazata dönt. A PIB ülésen született döntésekről a PIB titkári teendőivel megbízott személy jelentést állít össze és terjeszt fel tájékoztatásul a HM SHPHÁT részére. A jelentést a PIB elnökének tájékoztatása mellett a PIB titkári teendőivel megbízott személy a HM STRF útján terjeszti fel a HM SHPHÁT részére.
(9) Ha a (8) bekezdés szerinti döntés valamely, a PIB ülésén résztvevő személy – beleértve a projektmenedzsert és a projektkoordinátort is – véleménye alapján a projekt megvalósíthatóságát súlyosan veszélyezteti, az ülésen résztvevő személy a HM STRF útján jelentést terjeszt fel a HM SHPHÁT részére.
(10) A megtárgyalandó témák függvényében lehetőség van írásbeli ülés megtartására. Az írásbeli ülés alkalmazása esetén, ha a megtárgyalásra került témák során szavazás szükséges, a szavazás írásban is történhet. Az írásbeli szavazatok leadására legalább 3 munkanap határidőt kell biztosítani, a szavazás témájának mindenki számára történő megküldésétől számítva. Ha a biztosított határidőn belül nem érkezik válasz, azt úgy kell tekinteni, hogy a szavazásra jogosult az előterjesztést támogatja.
(11) A (10) bekezdés szerinti írásbeli ülés megtartása ellen a PIB ülésén részvételre jogosult bármely személy kifogással élhet, és kérheti személyes ülés megtartását a szavazatok leadására nyitva álló határidőn belül. Ebben az esetben a személyes ülés megtartása kötelező.
(12) A PIB a projektek végrehajtásának felügyelete körében
a) kiadja a 48. § (1) bekezdése szerinti Projektmenedzsment Működési Szabályzatát (a továbbiakban: PMSZ),
b) dönt a projektben résztvevő személyi állományról,
c) jogosult bármely, a projektben résztvevő személytől a projekt előrehaladásáról jelentést kérni, és
d) dönt a projekt végrehajtásában felmerülő, de a projektmenedzsment szintjén nem kezelhető vitás kérdésekben.
23. A projektmenedzsment
45. § (1) A projektmenedzsment olyan ideiglenes csoport, amelynek létrehozása, tevékenységének szabályozása
a) 100 millió forintot elérő támogatási összeg esetén minden esetben, valamint a HM SHPHÁT egyedi döntése alapján a PIB által kiadott PMSZ-szel,
b) 100 millió forint támogatási összeg alatt a projekt keretében a pályázati forrást elnyerő, a TSZ-ben kedvezményezett szervezetként megjelölt honvédelmi szervezet belső rendelkezésével
történik.
(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben a 46–48. § szerinti előírásokat nem kell alkalmazni, azonban a kiadott belső rendelkezésben a projekt működésének alapvető szabályait és a projektben résztvevők feladat- és hatásköreit a szükséges mértékben meg kell határozni.
46. § A projektmenedzsment
a) a projektmenedzser elsődleges döntés-előkészítő és végrehajtó szervezete, feladatait a projektmenedzser feladatszabása alapján a 45. § (1) bekezdés szerinti belső rendelkezésnek megfelelően hajtja végre,
b) üléseit projektértekezlet formájában tartja, amelyet a projektmenedzser hív össze és vezet le.
47. § (1) A projektmenedzser a 37. § szerinti kijelölését követően javaslatot tesz a projektmenedzsment összetételére úgy, hogy a projektfejlesztő almunkacsoport tagjai a szakterületük vonatkozásában lehetőség szerint a projektmenedzsmentbe bevonásra kerüljenek.
(2) A projektmenedzsment összetételéről – a (3) és (4) bekezdésben foglaltak figyelembevételével – a projektmenedzser javaslata alapján a PIB dönt. A döntésben meghatározott szervezetek vezetői a projektmenedzsment feladatellátásához szükséges szakértelmet és kapacitást a feladat ellátására alkalmas személy vagy személyek 1. melléklet szerinti delegáló lapon történő delegálásával biztosítják.
(3) A projektmenedzsment létszámát – a konkrét pályázathoz kapcsolódó előírásokban, pályázati útmutatóban, felhívásban meghatározott esetleges korlátozó tényezők figyelembevétele mellett – a projekt jellege, komplexitása, volumene, valamint a kapcsolódó adminisztratív feladatok munkaidőigénye határozza meg.
(4) A projektmenedzsment – a (2) bekezdés alapján tett javaslatra és a (3) bekezdésben foglaltakra tekintettel, a PIB eltérő rendelkezése hiányában – legalább az alábbi tagokból áll:
a) a projektmenedzser,
b) amennyiben releváns, a végső kedvezményezett szervezetként megjelölt honvédelmi szervezet képviselője,
c) a HM STRF által delegált projektkoordinátor, pénzügyi koordinátor, valamint közbeszerzési koordinátor, ideértve rendkívüli esetben a HM STRF által más HM önálló szervezeti egység, vagy honvédelmi szervezet állományából e feladatra felkért személyt, valamint
d) a projektmenedzsment tagjai között 1 fő jogi végzettséggel rendelkező személy kijelölése kötelező, azzal, hogy ez a személy egyéb tevékenységet is végezhet a projektmenedzsment munkájában.
48. § (1) A projektmenedzsment feladatait és működését a 45. § (1) bekezdés a) pontja szerinti PMSZ-szel kell meghatározni, amelynek kidolgozását a HM STRF támogatásával, a kérelmet támogató döntés kézhezvételét követően, a projektfejlesztő almunkacsoport azonnal megkezdi.
(2) A PMSZ-ben meg kell határozni
a) a projektben érintett szervezetek feladatait, az együttműködésük rendjét a projektmenedzsmenttel,
b) a projektmenedzsment-tagok feladatait, felelősségét, együttműködésük rendjét,
c) a döntéshozatal kérdéseit,
d) az EU-forráshoz kötődő pénzügyi és beszámolási kötelezettségekkel összefüggő szabályokat, az abban érintett szervek, szervezetek feladatait, felelősségét, az együttműködés rendjét,
e) a projekt megvalósításába bevont egyéb szakértők személyét, felelősségét, és együttműködésük rendjét,
f) a projekt megvalósításában résztvevő személyek projektből való kiválásának esetén feladataik átadásának rendjét,
g) a képviselet és a kommunikáció – ideértve a tájékoztatás és a nyilvánosság kezelésének – szabályait, valamint
h) a projektdokumentáció és az iratkezelés rendjét.
(3) A projektmenedzsment tagjai feladataik ellátásában együttműködnek, amelynek során egymás között az információáramlás közvetlen kommunikációval és adatszolgáltatással valósul meg.
24. A projektmenedzser
49. § (1) A projektmenedzsert a PIB jelöli ki az EUFKSZM javaslata alapján, azzal, hogy lehetőség szerint a projektfejlesztő almunkacsoport vezetőjét kell javasolni projektmenedzsernek.
(2) A projektmenedzser
a) képviseli a projektet a támogató szervezettel történő egyeztetések során, azzal, hogy a pénzügyi kötelezettségek vagy a szakmai tartalom módosulását érintő kérdésekben köteles előzetesen tájékoztatni a HM STRF-et, valamint köteles biztosítani a HM STRF képviselője ilyen témájú tárgyalásokon való részvételének lehetőségét,
b) a vezetői döntés szükségessége esetén képviseli a projektet a minisztériumi felsővezetők irányába, valamint
c) menedzseli a projekt e-ügyintézési felületét.
(3) A projektmenedzser a projekt operatív döntéshozója és elsődleges döntés-előkészítője, ebben a jogkörében
a) dönt a döntési jogkörébe eső kérdésekben,
b) azon kérdésekben, amelyekben döntési jogkörrel nem rendelkezik, javaslatot tesz az érintett honvédelmi szervezetek vezetői felé,
c) szükség esetén kezdeményezi a PIB rendkívüli összehívását a PIB elnökénél,
d) véleményezi a projekttel összefüggő valamennyi érdemi, de a döntési és javaslattételi jogkörébe nem tartozó kérdést, ideértve különösen a TSZ megkötését, módosítását, megszüntetését, a projekt részére biztosított források felhasználását, valamint a feladatok ütemezését, a projekt emberi erőforrás-kapacitásának felhasználását befolyásoló kérdéseket.
(4) A projektmenedzser vezeti és szervezi a projektmenedzsment munkáját, amelynek keretében
a) a PMSZ vagy a belső rendelkezés eltérő rendelkezésének hiányában a projekt ütemezéséhez illeszkedve, de legalább negyedéves rendszerességgel, összehívja a projektmenedzsmentet,
b) irányítja a projekt végrehajtásában résztvevő személyek tevékenységét, feladatokat határoz meg, beszámoltat, és ellenőriz,
c) értékeli a projekt végrehajtásában résztvevő személyek tevékenységét,
d) szükség esetén javaslatot tesz a projektmegvalósítás körébe tartozó szerepkörök kialakítására, további személyeknek a projektmegvalósításba történő szükséges mértékű bevonására,
e) szükség szerint írásban kezdeményezi a PIB elnökénél az érintett személy projektre történő kijelölésének visszavonását,
f) szükség esetén előkészíti a PIB által kiadott PMSZ módosítását.
(5) A projektmenedzser felelős a projekt TSZ szerinti megvalósításáért, ennek keretében
a) elkészíti a projekttel kapcsolatos jelentéseket, különös tekintettel a projekt előrehaladását érintő jelentésekre, valamint a támogató szervezet felé benyújtandó beszámolók, jelentések összeállítására,
b) véleményezi a projekt keretében megkötésre kerülő szerződések TSZ-szel való összhangját, különös tekintettel szabályosságukra, a bennük foglalt határidőkre, valamint a szükséges forrásoknak a projekt keretein belüli rendelkezésre állására,
c) az esetlegesen felmerülő eltérések esetén intézkedik az eltérések felszámolására, ha ez nem lehetséges, tájékoztatja a kedvezményezett szervezet vezetőjét az eltérés okairól, megoldásának lehetséges módjairól, majd a kedvezményezett szervezet döntését követően benyújtja a módosító indítványt a támogató szervezet felé,
d) megszervezi a projektet érintő ellenőrzéseket.
(6) A projektmenedzser felügyeli a projekt végrehajtásához szükséges beszerzések végrehajtását, ennek keretében
a) kezdeményezi a kedvezményezett szervezet vezetőjénél a projekt keretében megvalósuló beszerzési eljárások megindítását,
b) részt vesz a projekttel érintett beszerzési bizottságok munkájában,
c) indokolással ellátott, írásos javaslatot tesz a kedvezményezett szervezet vezetője felé a projekt beszerzéseihez kapcsolódó teljesítésigazolások alapján az utalványozásra és kifizetésre.
(7) A projektmenedzser felelős a projekt sikeres, határidőben történő végrehajtásáért, ezért
a) a projektkoordinátor útján meghatározza a projekt-kockázatokat, nyomon követi azok alakulását, beavatkozik a bekövetkezésük elkerülése vagy hatásuk csökkentése érdekében,
b) nyomon követi a projekt végrehajtásával összefüggő előirányzatok kezelését, a számlák kifizetését, a kifizetések késedelme esetén intézkedést kezdeményez a hiányosság felszámolása érdekében,
c) nyomon követi a támogató szervezet felé benyújtott kifizetési kérelmekben szereplő támogatási igények állapotát, támogatások rendelkezésre állását, aktiválását.
25. A projektkoordinátor
50. § (1) A projektkoordinátor a projekt szabályszerű végrehajtása érdekében a projektmenedzser munkájának támogatására kijelölt személy, tevékenységét a PMSZ és a projektmenedzser feladatszabása alapján látja el.
(2) A projektkoordinátor segíti a projekt végrehajtásának szervezését, ennek keretében
a) összehangolja a projektben érintett honvédelmi szervezetek munkáját,
b) részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben,
c) részt vesz a jelentések kidolgozásában, különös tekintettel a 60. §-ban és a 71. §-ban meghatározott jelentésekre.
(3) A projektkoordinátor végzi a projekt kockázatkezelését, ennek körében
a) részt vesz a projekt előrehaladásának nyomon követésében, folyamatosan figyelemmel kíséri a mérföldkövek teljesülését, intézkedést kezdeményez a projektmenedzser felé, ha valamely mérföldkő vagy annak megvalósulása szempontjából lényeges közbenső eredmény határidőre történő elérése kockázatossá válik,
b) összeállítja és vezeti a projekt kockázatainak nyilvántartását, részt vesz a projektkockázatok elemzésében és értékelésében,
c) folyamatosan nyomon követi a projekt megvalósulásának folyamatát, amennyiben a projekt létét, indikátorai elvárt értékének elérését, külső megítélését vagy a végrehajtás szabályosságát, sikerességét veszélyeztető körülményt, vagy magatartást észlel, haladéktalanul, írásban felhívja erre a projektmenedzser figyelmét,
d) a PIB elnökének felhívására jelentést készít a projekt állapotáról, az aktuális, elért eredményekről, vagy a projektet veszélyeztető körülményekről.
(4) A projektkoordinátor feladatai ellátásához jogosult a projektvégrehajtás szereplőitől bármilyen, a projekttel összefüggő adatot, információt bekérni.
(5) A projekt megvalósíthatóságát veszélyeztető körülmény észlelése esetén jogosult a PIB elnökénél kezdeményezni a PIB összehívását.
26. A pénzügyi koordinátor
51. § (1) A pénzügyi koordinátor a projekt végrehajtásának pénzügyi, gazdasági szabályszerűsége érdekében a projektmenedzser munkájának támogatására kijelölt személy, tevékenységét a PMSZ és a projektmenedzser feladatszabása alapján látja el.
(2) A pénzügyi koordinátor ellátja a projekt pénzügyi vezetését, amelynek során
a) a kedvezményezett szervezet jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben, belső rendelkezésben rögzített gazdálkodási jogköreinek csorbítása nélkül, annak pénzügyi, gazdasági feladatokat ellátó szervezeti elemeivel szoros együttműködésben részt vesz a projekt pénzügyi, gazdasági feladatainak végrehajtásában, ellenőrzi a szakterületét érintő dokumentumok megfelelőségét,
b) ellenőrzi a projekt keretében lefolytatott beszerzések kapcsán kiállított számlák, számlahelyettesítő okmányok, valamint az egyéb pénzügyi bizonylatok megfelelőségét, összhangját az európai uniós támogatások felhasználásának rendjéről szóló jogszabályokban meghatározottak, valamint a felhívásban, az ahhoz kapcsolódó általános útmutatóban és a TSZ-ben rögzített elszámolhatósági feltételek szerint,
c) a kifizetés teljesítése előtt az elektronikus formátumban megküldött számlákat és az azokhoz tartozó teljesítést igazoló dokumentumokat előzetesen ellenőrzi és javaslatot tesz a projektmenedzser felé a kifizetés teljesítésére vagy annak megtagadására vonatkozóan,
d) a projekt EU-s forrásai tekintetében a projektmenedzsment tagjaitól és az érintett honvédelmi szervezetektől kapott adatok figyelembevételével szakmai javaslatot tesz a projektmenedzsernek a támogató szervezet felé benyújtandó pénzügyi beszámolókra, kifizetési kérelmekre, egyéb adatszolgáltatásokra,
e) feladatai ellátásához jogosult a projektmenedzsment tagjaitól bármilyen, a projekttel összefüggő adatot, információt bekérni,
f) szükség esetén részt vesz a projekt keretében végrehajtásra tervezett beszerzések dokumentumainak előkészítésében, különös tekintettel azok pénzügyi, gazdasági szempontú megfelelőségére és a szükséges források projekt keretein belüli rendelkezésre állására, és
g) végzi a projekt elektronikus felületén a szükséges pénzügyi, gazdasági vonatkozású adatrögzítés és adatkezelés előkészítését a projektmenedzser feladatszabása alapján.
27. A beszerzési koordinátor
52. § (1) A beszerzési koordinátor a projekt végrehajtása során lefolytatott beszerzések hatékony és támogathatósági szempontokból való megfelelő végrehajtására, a projektmenedzser munkájának támogatására kijelölt személy, tevékenységét a PMSZ és a projektmenedzser feladatszabása alapján látja el.
(2) A beszerzési koordinátor a beszerzések hatékony végrehajtása érdekében
a) részt vesz a tervezett beszerzési eljárások előkészítésében,
b) részt vesz a beszerzési eljárás bírálóbizottságában,
c) részt vesz a beszerzési eljárással kapcsolatos egyeztetéseken,
d) az SHPHÁT egyedi döntése alapján, a jogszabályban előírt feltételek teljesülése esetén, elláthatja a közbeszerzési eljárás során a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó feladatait, szükség esetén jogi támogatást nyújthat a beszerzést végrehajtó szervezet számára,
e) biztosítja, illetve támogatja a projekt érdekében indított beszerzési eljárások kapcsán a szükséges vezetői jóváhagyások előkészítését, soron kívüli referálását.
(3) A beszerzési koordinátor a beszerzések támogathatósági szempontból való megfelelése érdekében
a) ellenőrzi a projekt keretében lefolytatott beszerzések szabályosságát, megfelelőségét, és összhangját az európai uniós források felhasználásáról szóló jogszabályban, a felhívásban, az ahhoz kapcsolódó általános útmutatóban és a TSZ-ben meghatározott feltételek alapján,
b) a közbeszerzés végrehajtására kijelölt ügyintézővel együttműködve vizsgálja a beszerzési eljárások előkészítésének TSZ-szel való összhangját, a szükséges módosításokra szakmai javaslatot tesz a projektmenedzser felé,
c) vizsgálja a projekt keretében megkötendő szerződések összhangját – ideértve a kapcsolódó beszerzési eljárás keretében az eljárás megindításának alapjául szolgáló felhívás és kapcsolódó dokumentumok véglegesítését megelőző véleményezését, vizsgálatát is – az európai uniós források felhasználásáról szóló jogszabályban, a felhívásban, az ahhoz kapcsolódó általános útmutatóban és a TSZ-ben meghatározott feltételek alapján,
d) szükség szerint részt vesz a projektet érintő ellenőrzésekben.
(4) A beszerzési koordinátor feladatai ellátása érdekében jogosult
a) a közbeszerzések előkészítésében részt venni, javaslatokat megfogalmazni,
b) a projekten belüli beszerzési feladatok végrehajtására delegált személytől közvetlenül információt kérni a beszerzési eljárások vonatkozásában,
c) javaslatot tenni a beszerzési cselekmények végrehajtására.
AZ ÖNRÉSZ FELHASZNÁLÁSA ÉS A PROJEKTEN BELÜLI ÁTCSOPORTOSÍTÁS SZABÁLYAI
53. § A projektekkel összefüggő, ismert feladatokat és forrásszükségletet, különösen az önrész és az előfinanszírozási kötelezettségből eredő – ideértve a projektek előkészítéséhez szükséges – költségvetési igényt tervezni szükséges. A honvédelmi szervezetek által felterjesztett és jóváhagyott projekthez szükséges, más forrásból nem biztosítható önrész költségvetési fedezetét, vezetői döntés függvényében, a tárca költségvetésében kell biztosítani.
54. § Az 53. § szerinti, alcímtartalékban lévő keret terhére történő átcsoportosítást összeghatártól függetlenül a HM SHPHÁT kezdeményezi HM KÁT-nál. A HM KÁT engedélyét követően a HM SHPHÁT tájékoztatja a HM VGH-t, aki intézkedik az előirányzat alcímtartalékból történő kiadására.
55. § A tárca költségvetésében biztosított önrészkeret felhasználását a HM STRF tartja nyilván a HM VGH által szolgáltatott adatok alapján.
56. § A projektek előkészítése során meghatározásra kerülő önrész igényre vonatkozó kérelmet a 28. § szerint kell felterjeszteni, a kérelem egyéb dokumentumai között a 29. §-ban meghatározott engedélyeztetés érdekében.
57. § Azon esetekben, amelyek során a többlet forrásigény a projekt végrehajtása során keletkezik, a projektmenedzser köteles megvizsgálni, hogy további EU-forrás bevonására van-e lehetőség. Ha szükséges, a további források bevonása érdekében a HM STRF részvételével a támogató szervezettel egyeztetéseket folytathat.
58. § Ha további EU-forrásbevonás nem lehetséges, de
a) a beszerzési eljárásban az ajánlatok értékelése során a rendelkezésre álló fedezetet meghaladja a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tevő ajánlata, vagy
b) a becsült érték meghaladja a rendelkezésre álló fedezetet,
akkor elsősorban a projekten belüli átcsoportosítással, amennyiben az átcsoportosítás nem lehetséges, az 59. § szerinti önrészigényléssel szükséges a többletfedezetet biztosítani.
59. § (1) Az 58. § b) pontja szerinti esetben a kedvezményezett szervezet vezetője a projektmenedzser egyetértésével a pénzügyi koordinátoron keresztül felterjeszti a HM STRF részére a többlet forrásigény önrészkeretből való biztosítására vonatkozó átcsoportosítási kérelmet. A HM STRF a kérelmezett önrészkeretben lévő biztosítottsága esetén a kérelmet záradékával látja el és felterjeszti döntésre a HM SHPHÁT részére. Támogató döntés esetén a HM STRF kezdeményezi az 54. §-ban foglaltak szerinti átcsoportosítás végrehajtását a kedvezményezett egyidejű tájékoztatása mellett.
(2) Az 58. § a) pontja szerinti esetben a HM STRF soron kívül intézkedik az (1) bekezdés szerinti ellenőrzésre és felterjesztésre.
EU FORRÁSÚ PROJEKTEKBEN NEM KEDVEZMÉNYEZETTI FORMÁBAN MEGVALÓSULÓ RÉSZVÉTEL SZABÁLYAI
60. § (1) Azon projektek esetében, amelyekben a honvédelmi szervezet nem kedvezményezett szervezetként, hanem közvetett módon vesz rész, ideértve különösen a konzorciumi tagi jogállás esetét, a honvédelmi szervezet minden hónap 10. napjáig jelentést készít és küld meg a HM STRF részére, amely tartalmazza legalább a projekt
a) azonosító adatait,
b) céljait, indikátorait, ütemezését és ezekhez képest a projekt aktuális helyzetét,
c) előrehaladását gátló körülményt,
d) honvédelmi szervezetnél felmerült költségeit és annak forrását,
e) honvédelmi szervezet szempontjából releváns, elért eredményeit.
(2) Az (1) bekezdés szerinti projektek tekintetében a 10. § j) pontja szerint kijelölt projektösszekötő feladata a jelentések közötti időszakban biztosítani a folyamatos információáramlást a projektmenedzsment, az érintett honvédelmi szervezet és a HM STRF között. Ennek megvalósulása érdekében az érintett honvédelmi szervezet a projektösszekötő részére – a jogszabályok keretei között – hozzáférést ad a projekttel kapcsolatos valamennyi dokumentációhoz, és részvételi lehetőséget biztosít a projektet érintő egyeztetések vonatkozásában.
61. § Jelen fejezetben meghatározott formában megvalósuló együttműködések esetén az együttműködési megállapodást, vagy konzorciumi megállapodást előzetes véleményezés céljából meg kell küldeni a HM STRF részére.
AZ EU PROJEKTEKKEL KAPCSOLATOS TÖBBLETJUTTATÁSOK SZABÁLYAI
62. § (1) Az 1. § (3) bekezdésében meghatározott források terhére végrehajtásra kerülő projektekben résztvevők projekthez kötődő sajátos személyi juttatásait – ahol ilyen felmerül –
a) a projekt érdekében végzett tevékenységre fordított – elkülönített munkaidő-nyilvántartáson vezetett – munkaidő arányában, vagy
b) az előzetesen megállapított feladatok végrehajtásáért előre meghatározott díjazás ellenében kell elszámolni.
(2) A tárca szervezeteinek illetményviszonyait, valamint a tevékenység nagyrészt általános szolgálatteljesítési időn, rendes munkaidőn kívül eső jellegét, továbbá az egyenlőnek tekinthető munkáért azonos díjazást elismerő elvet mint horizontális szempontot figyelembe véve óránként legfeljebb bruttó 9 000 forint díjazás alapulvételével kell megállapítani, azzal, hogy a tényleges kifizetés mértékének megállapításakor a támogatási felhívásban foglaltakat kiemelten szükséges figyelembe venni.
(3) Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a díj kifizetése időarányosan történik, azzal, hogy legalább a teljes elszámolható díjazás 30%-ának megfelelő összeg összesítetten, a projekttel elérni kívánt cél létrejöttekor, a projekt fizikai zárását követően kerülhet kifizetésre.
(4) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben a kifizetések az előre meghatározott kifizetési ütemtervnek megfelelően kell, hogy történjenek, az ettől való eltérés csak indokolt esetben, a projekt sikeres végrehajtása érdekében lehetséges.
(5) Az (1) bekezdés a) vagy b) pontja szerinti elszámolási módot a projekt tervezésekor szükséges meghatározni és a projekt egészére, annak minden résztvevőjére egységesen szükséges alkalmazni.
63. § (1) Az érintettek pihenő idejének biztosíthatósága, túlterhelésük elkerülése érdekében személyenként évi legfeljebb 586 órányi projekt érdekében történő munkavégzés mellett és a projekt keretében erre biztosított forrás terhére lehet többletjuttatást folyósítani és elszámolni.
(2) A 62. § (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben a többletterhelés megállapításának alapja az adott évre eső feladatokért kifizetett díjazás bruttó 9 000 forinttal osztott része.
64. § Nem alkalmazandók a jelen fejezetben meghatározott rendelkezések abban az esetben, ha a projektben biztosított forrás terhére a projektben résztvevő személy munkaidő-arányos alapilletménye kerül elszámolásra.
65. § A 62. § (2) bekezdésében és a 63. § (1) bekezdésében foglaltaktól rendkívül indokolt esetben, a projektmenedzser indokolással ellátott írásos kezdeményezésének PIB általi jóváhagyása, valamint a HM SHPHÁT jóváhagyása mellett, a HM KÁT által engedélyezett módon és mértékben el lehet térni. Az erre vonatkozó kérelmet a PIB jóváhagyását követően a HM STRF és a HM SHPHÁT útján kell felterjeszteni a HM KÁT részére.
66. § Jelen fejezetben meghatározottakon túl a projektben résztvevő személyek egyéb juttatásra, költségtérítésre a projekt végrehajtásából fakadóan nem jogosultak.
EGYÉB RENDELKEZÉSEK
67. § A források megnyílásához történő igazodás és a rövid határidők megfelelő kezelése érdekében a honvédelmi szervezetek az utasításban részükre meghatározott adatszolgáltatásokat a szolgálati elöljáró egyidejű tájékoztatása mellett közvetlenül, jelentéseiket a szolgálati út betartásával terjesztik fel.
68. § A projektek megvalósításához szükséges igazolásokat, kimutatásokat a megkeresett honvédelmi szervezetek az illetékességükbe tartozó ügyekben soron kívül kötelesek kiállítani.
69. § Ha a projektben való részvételhez külön jogszabály alapján a miniszter írásos támogatása szükséges, a honvédelmi szervezet a miniszteri támogató nyilatkozatot legalább 8 munkanappal a projekt beadását megelőzően a HM STRF, a HM SHPHÁT és a HM KÁT útján kérelmezi. A kérelemhez csatolni kell a projekt rövid leírását, ütemezését és az önrész tekintetében esetlegesen szükséges költségvetési fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozatot.
70. § A pályázatokon a honvédelmi szervezet saját bevétele terhére biztosított önrésszel is részt vehet. Ilyen esetben a projekt indítására vonatkozó döntés előtt kezdeményezi a szükséges előirányzat-átcsoportosítást.
71. § A projekt szabályos és ütemterv szerinti megvalósítása érdekében a honvédelmi szervezetek TSZ-szel rendelkező projektjeik aktuális helyzetéről, azok fenntartási szakaszba lépéséig minden negyedévet követő hónap 10. napjáig jelentést terjesztenek fel a HM STRF részére, a 2. melléklet szerint.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
28. Hatályba léptető rendelkezés
72. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
73. § A honvédelmi szervezetek az EU-referensek kijelöléséről szóló 21. § (2) bekezdés szerinti adatszolgáltatást első alkalommal a jelen utasítás hatálybalépését követő 30. napig teljesítik.
29. Átmeneti rendelkezések
74. § Az utasítás 44. §-át és 48–52. §-át nem kell alkalmazni a jelen utasítás hatálybalépése előtt megkezdett projektek esetén.
75. § (1) Az utasítás 45. §-át és 47. §-át a jelen utasítás hatálybalépése előtt megkezdett projektek esetén az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni:
a) 50 millió Ft értékhatár felett minden esetben, valamint a HM KÁT egyedi döntése alapján a projektben érintett szervezeti körtől függően közjogi szervezetszabályozó eszközzel vagy belső rendelkezéssel,
b) 50 millió Ft értékhatár alatt a projekt keretében a pályázati forrást elnyerő, a TSZ-ben kedvezményezett szervezetként megjelölt honvédelmi szervezet belső rendelkezésével
kell szabályozni a projekt tevékenységét.
(2) A projektmenedzsment összetételéről az EUFKSZM javaslata alapján a HM KÁT dönt. A döntést követően, a kijelölt projektmenedzser kezdeményezésére, a döntésben meghatározott szervezetek vezetői a projektmenedzsment feladat ellátásához szükséges szakértelmet és kapacitást a feladat ellátására alkalmas személy vagy személyek 2. melléklet szerinti delegáló lapon történő delegálásával biztosítják. Ugyanezen rendelkezések értelemszerű alkalmazásával kell eljárni a projektmenedzsment összetételének, a projektmenedzser személyének változását és ezáltal a HM KÁT által korábban meghozott döntés módosítását igénylő helyzet felmerülésekor.
76. § Az utasítás 62. §-át és 63. §-át a jelen utasítás hatálybalépése előtt megkezdett projektek esetén az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni:
a) nem lehet alkalmazni a 62. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt szabályokat,
b) egyedi HM KÁT engedély hiányában óránként bruttó 3 750 Ft díjazás alapulvételével történhet a célfeladat megállapítása.
77. § A 65. § szerinti eltérést a jelen utasítás hatálybalépése előtt megkezdett projektek esetén a projektmenedzser kezdeményezésére a HM KÁT engedélyezheti.
30. Hatályon kívül helyező rendelkezés
78. §1
1. melléklet az 57/2023. (XII. 21.) HM utasításhoz
2. melléklet az 57/2023. (XII. 21.) HM utasításhoz
A 78. § a 2010. évi CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás