58/2023. (XII. 21.) HM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya a honvédelemről és a Magyar Honvédségről szóló 2021. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Hvt.) 3. § 14. pontja szerinti honvédelmi szervezetre (a továbbiakban: honvédelmi szervezet) terjed ki.

(2) A honvédelmi szervezet bélyegzővel való ellátását, a központi bélyegző nyilvántartás vezetését, a bélyegző felhasználásának ellenőrzését és a selejtezést a Magyar Honvédség (a továbbiakban: MH) katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve végzi. A tevékenység szakmai felügyeletét a Honvéd Vezérkar (a továbbiakban: HVK) Haderőtervezési Csoportfőnökség (a továbbiakban: HVK HTCSF) csoportfőnöke látja el.

2. § (1) A bélyegző felirata szerint hivatalos és nem hivatalos, felhasználása szerint alap-, segéd- és kisegítő bélyegző, típusa szerint nedves-, száraz-, viaszbélyegző, személyi pecsétnyomó lehet. A száraz-, a viaszbélyegző és a személyi pecsétnyomó fém vagy kemény műanyag alapanyagú.

(2) Hivatalos az a bélyegző, amelyen a honvédelmi szervezet alapító okiratában szereplő megnevezése teljes terjedelmében vagy hivatalos rövidítésével szerepel.

(3) A hivatalos alapbélyegző a címeres és címer nélküli, kör-, valamint a más alakú bélyegző, amelyet az irat hitelesítésére lehet felhasználni, így különösen kör alakú címeres nagy- és kisméretű, négyszögletes anyagbeszerző, négyszögletes átvevő, négyszögletes kiadó bélyegző, a honvédelmi szervezeteknél szolgálatot teljesítő jogtanácsos önfestékező házas jogtanácsosi bélyegzője és a háromszögletes műszaki ellenőrző állomás bélyegző.

(4) A hivatalos segédbélyegző a címer nélküli, szögletes alakú bélyegző, amelyet nyomtatvány, irat, kiadvány azonosításához lehet felhasználni, így különösen a fej, az iktató, az érkeztető, az átjáró, a mellékletazonosító és a könyvnyilvántartó bélyegző, valamint a számmal vagy betűjellel ellátott személyi pecsétnyomó. A segédbélyegző hitelesítésre nem használható.

(5) A nem hivatalos, kisegítő bélyegző a minősítési, az iratkezelési és postai, a tábori postakezelési jelzés, a névaláírást helyettesítő, valamint a záradékbélyegző. A kisegítő bélyegző hitelesítésre, kiadmányozásra nem használható.

(6) Minden hivatalos bélyegzőt iratnak kell tekinteni, kezelésükre ezen utasítás előírásain túl az iratkezelési szabályokat kell alkalmazni.

(7) A bélyegzők elkészítésénél a honvédelmi szervezet vezetői, helyettesei, törzsfőnökei és anyagbeszerzői, valamint a katonai attasé beosztást betöltők részére engedélyezett az önfestékező változat, az egyéb bélyegzőket fafogós változatban kell elkészíteni. A kör önfestékező változatok kizárólag lila festékpárnával adhatók ki.

(8) A bélyegzők eltérő színű festékpárnával és kivitelben, kizárólag indokolt esetben, a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélyével adhatók ki.

(9) A rendszeresített hivatalos és kisegítő bélyegzők mintáit az 1. és a 2. melléklet határozza meg.

3. § (1) A hivatalos bélyegző a jogszabályban, a közjogi szervezetszabályozó eszközben, a létesítő okiratban vagy a szervezési alapokmányban meghatározottak szerinti megnevezéssel készíthető el.

(2) A bélyegző első, külső sora

(3) Az ügyviteli szervezeti egység részére kiadott nagy alakú címeres körbélyegző a szervezet megnevezését és az „Ügyvitel” feliratot tartalmazza. Több kiadott példány esetén arab számokkal kerülnek a bélyegzők megkülönböztetésre.

(4) A pénzügyi szervezeti egység részére kiadott nagy alakú címeres körbélyegző a szervezet megnevezését és a „Pénzügy” feliratot tartalmazza.

(5) A jogszabályban, a létesítő okiratban, a (3) és (4) bekezdésben vagy a szervezési alapokmányban meghatározott megnevezésen kívül valamely szervezeti egység megnevezésével ellátott és egyéb feliratú hivatalos alapbélyegző használatára a szervezet a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélye alapján jogosult. A szervezeti egységet a munkaköri jegyzék és az állománytábla szerinti névvel kell jelölni.

(6) Beosztás megnevezését tartalmazó bélyegzővel ellátható

(7) A (6) bekezdésben meghatározott bélyegző hivatalos bélyegzőnek minősül.

(8) A HVK HTCSF csoportfőnöke az (5) és (6) bekezdésben felsorolt eseteken túl, különösen indokolt esetben, egyedi elbírálás alapján engedélyezheti a beosztás megnevezésével ellátott bélyegző kiadását.

(9) A több telephellyel rendelkező honvédelmi szervezet részére kiadott érkeztető, átjáró, iktató és mellékletazonosító bélyegző a honvédelmi szervezet hivatalos neve mellett az adott telephelyen működő szervezeti elem megnevezését is tartalmazhatja.

4. § (1) Címeres, nagyméretű, szám nélküli körbélyegző használatának joga csak a honvédelmi szervezet vezetőjét, parancsnokát (a továbbiakban együtt: vezető) illeti meg. A bélyegző felhasználható

(2) Az ellátásra jogosult honvédelmi szervezet – a honvédelmi szervezet vezetője kivételével – feladataik ellátásához elsősorban számmal ellátott körbélyegzőt használhatnak, az ettől eltérő, a 3. § (5) és (6) bekezdése szerinti bélyegző csak indokolt esetben adható ki. A 3. § (3)–(8) bekezdése alapján kiadott bélyegzők esetén az első bélyegző sorszám nélkül, az ezt követő bélyegzők sorszámmal ellátva adhatók ki.

(3) Címeres, nagyméretű, számmal ellátott, illetve egyéb címeres körbélyegző elosztását a honvédelmi szervezet vezetője növekvő sorrendben, a munkaköri jegyzék és az állománytábla honvédelmi szervezeti sorrendjének megfelelően, sorszámos belső rendelkezésben határozza meg.

(4) Címeres, nagyméretű körbélyegző 40 mm átmérőjű méretben kerül legyártásra és kiadásra.

5. § (1) A címeres, kisméretű körbélyegző az alábbiak szerint használható fel:

(2) Címeres, kisméretű körbélyegző 20 mm átmérőjű méretben kerül legyártásra és kiadásra.

(3) A további sorszámmal ellátott bélyegzők használatát a szervezet vezetője határozza meg.

6. § (1) Az alábbi, címer nélküli, különböző formájú bélyegző használatát a szakmai illetékességgel rendelkező szervek szervezetek vezetői határozzák meg:

(2) Az anyagátvevők, anyagbeszerzők, a műszaki ellenőrző és technikai kiszolgáló állomások bélyegzőinek használatát a honvédelmi szervezet vezetői határozzák meg.

7. § (1) A szervezeti egység megjelölésével ellátott, valamint az előzőekben nem szabályozott bélyegzők használatáról a honvédelmi szervezet vezetője, a HM vonatkozásában a HM iratkezelési rendjéért felelős vezetője intézkedik.

(2) A futár és tábori posta feliratú, sorszámozott bélyegzőkön feltüntetett törzsszámot hadiállapot idején tábori postaszámként kell használni.

(3) A honvédelmi szervezet rövidített megnevezését kell használni az összes kisméretű körbélyegzőn, ügyviteli érkeztető, átjáró és mellékletazonosító bélyegzőn.

8. § (1) A honvédelmi szervezet részére a címeres, nagy- és kisméretű körbélyegzőt sorszám nélkül, illetve több példány esetén arab számmal megkülönböztetve kell kiadni. A hivatalos bélyegző elosztását és felhasználásának rendjét a honvédelmi szervezet vezetője az utasítás alapján sorszámos belső rendelkezésben állapítja meg.

(2) A címeres, nagyméretű, szám nélküli körbélyegzőt a honvédelmi szervezet vezetője részére kell kiadni. Több telephely esetén helyőrségenként a helyőrség megnevezésével kell a vezető részére kiadni.

(3) Az ügyviteli szervezet részére minden 3 fő után egy-egy hivatalos bélyegző készlet adható ki, amely tartalmazza az alap és a postafiókos fej-, az iktató-, az érkeztető-, az átjáró- és a mellékletazonosító bélyegzőt. Ettől eltérni indokolt esetben a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélyével lehet.

(4) A HM, a HVK több szervezeti elemét kiszolgáló ügyvitel részére „HONVÉDELMI MINISZTÉRIUM” „Ügyvitel”, illetve „HONVÉD VEZÉRKAR” „Ügyvitel” feliratú, címeres nagyméretű körbélyegzőt kell kiadni.

(5) A címeres, kisméretű, szám nélküli körbélyegzőt a honvédelmi szervezet vezetőjének vagy helyettesének kell kiadni.

(6) A címeres, kisméretű, számozott körbélyegzőt a következők szerint kell kiadni:

(7) Az anyagbeszerzők, anyagátvevők részére kiadott sorszámos bélyegzők elosztását a honvédelmi szervezet vezetője sorszámos rendelkezésben szabályozza.

(8) A honvédelmi szervezet vezetője hatáskörébe utalt, a 4–7. §-ban nem szabályozott hivatalos bélyegzők elosztását, kiadását, tárolását és felhasználását, valamint a lenyomat alapján történő éves ellenőrzést sorszámos belső rendelkezésben kell szabályozni.

9. § (1) A honvédelmi szervezet kizárólag az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve által központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzőt használhatja.

(2) Az ügyviteli szervnél a szervezet hivatalos bélyegzői, valamint a személyi pecsétnyomói nyilvántartására „Bélyegző és pecsétnyomó nyilvántartás”-t kell felfektetni. A nyilvántartás vezetésére az MH minősített adat védelméről szóló, valamint az MH iratkezeléséről szóló szabályzatának vonatkozó pontjai az irányadók. A lenyomatuk alapján nyilvántartásba vett hivatalos bélyegzők és személyi pecsétnyomók kizárólag eredeti formájukban használhatók fel. A bélyegző nem változtatható meg, felirata nem módosítható és nem csonkítható meg.

(3) Az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve által központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzőt a (2) bekezdésben meghatározottak szerint lenyomat alapján kell nyilvántartani. A bélyegző központi nyilvántartású iratok, azokra a nyilvántartási számot nem kell rávezetni. A békeidőszakban nem élő honvédségi szervezet nyilvántartásának elkészítéséért és tárolásáért a megalakításra kötelezett honvédségi szervezet vezetője a felelős.

(4) A honvédelmi szervezet elöljárói, szakmai felügyeleti ellenőrzéséhez az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve biztosítja a bélyegzőkről és személyi pecsétnyomókról központilag nyilvántartott adatokat.

(5) A honvédelmi szervezet szervezetelemzése során vizsgálni kell – a központi nyilvántartásból származó adatok alapján – az igényelt bélyegzők szükséges és elégséges mennyiségét.

10. § (1) A hivatalos bélyegző használatáért és biztonságos őrzéséért a használatra jogosult személy felelősséggel tartozik. A bélyegzők és a személyi pecsétnyomók használati joga másra át nem ruházható.

(2) A használatra jogosult személy a bélyegzőt

(3) Ha valamely szolgálat ellátásához bélyegzőt rendszeresítettek, akkor az a bélyegző szolgálatváltásakor átadás-átvétel tárgyát képezi, a váltásra kijelölt személynek a szolgálat belső leírásában vagy külön erre a célra használt és a bélyegző nyilvántartására megjelölt munkafüzetben, könyvben adhatja át.

(4) A használatra jogosult személy a bélyegző elvesztését vagy eltűnését a közvetlen munkahelyi vezetőjének azonnal jelenti.

11. § (1) Az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve a honvédelmi szervezet igénylése és a HVK HTCSF csoportfőnöke engedélye alapján hivatalos bélyegzőkkel, személyi pecsétnyomókkal, valamint egyes kisegítő bélyegzőkkel közvetlenül látja el

(2) A bélyegzőigénylés legalább az alábbi adatokat tartalmazza:

(3) Ha a felhasználás során a bélyegző hitelesítésre is szolgál, azt az igényléskor fel kell tüntetni.

(4) A hitelesítésre szolgáló címeres körbélyegzők igénylésekor törekedni kell arra, hogy egy személy részére – több hitelesítési feladatot tartalmazó feladatkör esetén is – egy bélyegző kerüljön igénylésre és kiadásra. Ilyen esetben, a hatásköri jegyzékben és a bélyegzők elosztásáról, kiadásáról, tárolásáról szóló sorszámos rendelkezésben kell rögzíteni azon feladatokat, ahol az adott bélyegző felhasználható.

12. § (1) Az igényelt bélyegzők kiadását a HM, a HM szervezetei, a KNBSZ és az MH középirányító szervezetek a HVK részére a HVKF által kijelölt szervezet vezetője engedélyezi.

(2) A honvédségi szervezet által igényelt bélyegzők kiadására közvetlenül az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve parancsnoka jogosult.

(3) A személyi pecsétnyomók darabszáma a honvédségi szervezetnél a hadi állománytáblában rendszeresített hivatásos és szerződéses katona, valamint honvédelmi alkalmazotti állomány létszáma, a HM-nél és a HM szervezeteinél a munkaköri jegyzékben rögzített létszám alapján kerül meghatározásra. A megállapított létszámon felül 10%-os tartalékot kell képezni.

(4) A kisegítő bélyegzőket a központi és helyi nyilvántartásban megjeleníteni nem kell. Kiadásuk első ellátmányként térítésmentesen, pótlásuk térítés ellenében történik.

(5) A hivatalos bélyegzőigényléseket a honvédelmi szervezet közvetlenül az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve parancsnoknak, a HM, a HM szervezetei, a KNBSZ és az MH középirányító szervezetek a HVK HTCSF csoportfőnökének küldik meg.

(6) A 2. mellékletben található kisegítő bélyegző igényléseket minden szervezet az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve parancsnokának küldi meg. Az attól eltérő igényeket minden szervezet a HVK HTCSF csoportfőnökének küldi meg.

(7) Az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve a költségvetési tervezési utasítási rendnek megfelelően tervezi a bélyegzőellátás és -készítés éves költségvetési előirányzat-szükségletét.

13. § (1) Ha a szakterületért felelős szervek által a szakterület egészére igényelt bélyegzők kiadása egyszerre történik, az igénylő honvédelmi szervezet gondoskodik a bélyegzők elosztásáról, központi nyilvántartásáról és kiadásáról. A bélyegzők első elosztásáról és az abban történt jelentősebb változásokról a honvédelmi szervezet az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervét értesíti.

(2) Ha a szakterületért felelős szervek által a szakterületük egészére igényelt bélyegzők külön-külön kerülnek kiadásra, a bélyegzők központi nyilvántartása és kiadása az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve feladata.

(3) A bélyegzőigénylést a HVK HTCSF csoportfőnökéhez írásban, indokolással kell felterjeszteni. Az igénylés tartalmazza a bélyegző feliratát, formáját, méretét, továbbá a (2) bekezdésben foglalt esetben a részletes elosztási tervet is.

(4) A szakterületért felelős szervek a szakterületük egészére igényelt bélyegzők használatának rendjét saját hatáskörben szabályozzák, vagy hatáskör hiányában kezdeményezik az arra vonatkozó szabályozó kiadását. A bélyegzők bevonásáról és módosításáról az igénylő honvédelmi szervezet vezetője intézkedik, hatáskör hiányában kezdeményezi az intézkedés kiadását.

14. § (1) A természetes elhasználódás miatt szükségessé vált bélyegzőcserét a honvédelmi szervezet közvetlenül az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervétől igénylik. A HM, a HM szervezetei, a KNBSZ, a HVK és a honvédségi szervezet bélyegzőcseréi térítésmentesek.

(2) A bélyegzők használhatóságának állapotát a honvédelmi szervezet vezetője az éves ügyviteli ellenőrzés során tételesen ellenőrizteti. Amennyiben a bélyegzők állapota nem megfelelő, helyettük a honvédelmi szervezet újat igényel. Az elhasználódott bélyegzőket azonnal újra kell igényelni.

(3) A cserét igénylő iraton fel kell tüntetni az elhasználódott bélyegzők lenyomatát. Ha az elhasználódás olyan mértékű, hogy a felirat olvashatatlan, akkor a lenyomat mellé a bélyegző eredeti feliratát ki kell írni.

(4) A személyi pecsétnyomók cseréjére vonatkozó kérelmet a honvédelmi szervezetnek minden év március 1. és április 30. között kell megküldeni az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervének.

15. § (1) A honvédelmi szervezet közvetlenül az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve részére küldi meg

(2) A megszüntetett honvédelmi szervezet valamennyi bélyegzőjét a szervezési intézkedésben vagy sorszámos rendelkezésben előírt felszámolási időpontig közvetlenül küldi meg az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve részére.

(3) Bélyegző hiánya esetén az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve értesíti a megszüntetett honvédelmi szervezet jogutódját, ha az nem került kijelölésre, akkor a megszüntetett honvédelmi szervezet volt szolgálati elöljáróját vagy szakmai vezetőjét, aki a 16. § és 17. §-ban foglaltak szerint jár el.

(4) A központi ellátás keretében térítésmentesen biztosított bélyegzők állami tulajdonú, HM vagyonkezelésű vagyontárgynak minősülnek. A bélyegzőket az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervétől kapott formátumban kell visszaszolgáltatni. A bélyegzőkön bizonyíthatóan végrehajtott módosításért az érintettek fegyelmi és anyagi felelősséggel tartoznak.

(5) A jogutód kijelölésével megszüntetett honvédelmi szervezet a részükre kiadott személyi pecsétnyomót a jogutód honvédelmi szervezet részére közvetlenül átadhatják. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve részére történő megküldése után a központi nyilvántartásban a személyi pecsétnyomók átvezethetők az átvevő szervezet nyilvántartásába.

(6) A megszüntetett honvédelmi szervezet által leadott személyi pecsétnyomók központi készletbe kerülnek, ahonnan a leadástól számított 5 év elteltével adhatók ki ismételten.

16. § (1) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén a honvédelmi szervezet vezetője minden szükséges intézkedést megtesz a bélyegző felkutatása érdekében.

(2) A megnevezést tartalmazó, hivatalos alap- és segédbélyegzők elvesztését a honvédelmi szervezet vezetője kivizsgáltatja, és – a központi nyilvántartásból való törléstől függetlenül – saját hatáskörében intézkedik az elveszett bélyegző használatának letiltására vonatkozó közlemény HK-ban és a HM hivatalos honlapján történő közzétételéről.

(3) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén a jelentést az iratok elvesztésére vonatkozó szabályok szerint kell megtenni. Az elveszett bélyegző törlésére a HVK HTCSF csoportfőnöke jogosult. A szolgálati út betartásával a HVK HTCSF csoportfőnökétől kell kérni a bélyegző törlését, aki a törléssel együtt intézkedik annak pótlásáról is.

(4) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén az elvesztéséért felelős személy honvédelmi szervezetének vezetője az észleléstől számított nyolc napon belül intézkedik jegyzőkönyv készítésére, amely tartalmazza az elvesztésért felelős személy nevét, rendfokozatát, beosztását és az elvesztés körülményeit. A kísérőirat tartalmazza a vezetői intézkedést.

(5) A jegyzőkönyv egy példányát a honvédelmi szervezet a HVK HTCSF csoportfőnökének küldi meg. A jegyzőkönyv kísérő iratában kérni kell a bélyegző érvénytelenítését és pótlását.

(6) A HVK HTCSF csoportfőnöke engedélye alapján az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve a bélyegzőt a HK-ban érvénytelennek nyilvánítja, és megkülönböztetett jelzéssel új bélyegzőt ad ki.

(7) A hivatalos bélyegző „Bélyegző és pecsétnyomó nyilvántartás”-ból történő kivezetése az érvénytelenítés tényének HK-ban való megjelenése után, a vezető sorszámos rendelkezésére való hivatkozással történik.

17. § (1) A bélyegző és személyi pecsétnyomó elvesztéséből eredő károk megtérítésére a kártérítési felelősségre vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni, valamint a fegyelmi felelősséget is vizsgálni kell. A kártérítési összeg megállapítása bélyegző és személyi pecsétnyomó esetén az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve által a HK-ban közzétett térítési díj alapján történik.

(2) Személyi pecsétnyomó elvesztése esetén jegyzőkönyvet felvenni nem kell. A honvédelmi szervezet vezetője a személyi pecsétnyomót – a sorszámos rendelkezésre való hivatkozással – a „Bélyegzők és pecsétnyomók nyilvántartásából” törölteti. Az elveszett személyi pecsétnyomó központi nyilvántartásból való törlésének kérésével egyidejűleg a honvédelmi szervezet által igényelhető az elveszett pecsétnyomó pótlása. A pótlás megérkezéséig a honvédelmi szervezetnek tartalékból kell a szükségletet kielégíteni.

(3) A honvédelmi szervezet vezetői az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szervével minden év március 1. és április 30. között szolgálati úton közlik az elveszett személyi pecsétnyomók mennyiségét és sorszámát.

(4) A 3. §-ban foglaltaktól való eltérés – így különösen csonkítás, máshol készíttetés – esetén a honvédelmi szervezet vezetője a bélyegző elvesztésére vonatkozó kivizsgálási és jelentési szabályok alapján jár el.

18. § (1) Az új bélyegzőtípusok rendszeresítésével és az utasításban részletesen nem szabályozott, a bélyegzők formáját, feliratát és használatát érintő kérdésekkel kapcsolatos döntések előkészítésére Bélyegzőrendszeresítési Munkacsoport kerül létrehozásra, amely szakmai segítséget nyújt az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve parancsnokának.

(2) A Bélyegzőrendszeresítési Munkacsoport titkárát az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve állományából kell kijelölni, tagjaira az MH katonai igazgatási és központi adatfeldolgozó szerve parancsnoka kér javaslatot a haderőszervezési, ügyviteli és a jogi szakterületek vezetőitől.

19. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) A használatban lévő beosztás megnevezésével ellátott bélyegzők addig használhatók, amíg létezik a beosztás, amelyhez kiadták.

(3) A használatban lévő névvel és a beosztás megnevezésével ellátott bélyegzők addig használhatók, amíg az utasítás hatálybalépésekor használó tölti be azt a beosztást, amelyhez kiadták.

(4) A használatban lévő névaláírást helyettesítő bélyegzők addig használhatók, amíg az utasítás hatálybalépésekor használó tölti be azt a beosztást, amelyhez kiadták.