8/2023. (V. 31.) ÉKM utasítás

1. A szabályzat célja, hatálya

1.1. A szabályzat célja

1.2. A Szabályzat hatálya

Jelen Szabályzat hatálya kiterjed

2. Értelmező rendelkezések

2.1. A Szabályzat alkalmazásában

3. Az ideiglenes külföldi kiküldetések tervezése

3.1. A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében az egyes államtitkárságok az alábbi tartalommal, a Nemzetközi Főosztály koordinálásával, ideiglenes külföldi kiküldetési tervet (a továbbiakban: Kiküldetési terv) készítenek. A Kiküldetési terv többek között az alábbi adatokat tartalmazza:

3.2. A jogi, koordinációs és nemzetközi ügyekért felelős helyettes államtitkár a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a Kiküldetési tervet jóváhagyás céljából felterjeszti a közigazgatási államtitkárnak.

3.3. A Kiküldetési tervvel összefüggésben betartandó határidők:

3.4. A többletforrásra vonatkozó igényt a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár javaslata alapján a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá, figyelemmel az igazgatás költségvetéséből, vagy a fejezeti előirányzatokról átemelhető források nagyságára.

3.5. A Kiküldetési tervjavaslatok összeállításánál elsősorban a következőket kell figyelembe venni:

4. Az ideiglenes külföldi kiküldetések kezdeményezésére, engedélyezésére, valamint az egyes feladatok ellátásért felelős személyekre vonatkozó szabályok

4.1. A miniszter engedélyezi és rendeli el a közigazgatási államtitkár, a közigazgatási államtitkár engedélyezi az államtitkárok külföldi kiküldetését, kivéve a parlamenti államtitkárt. A miniszter kabinetfőnöke, a kormánybiztos, a miniszteri biztos kiküldetését a miniszter – távollétében a parlamenti államtitkár – rendeli el. A helyettes államtitkár, valamint az államtitkári kabinet munkatársainak kiküldetését az irányítást gyakorló államtitkár rendeli el.

A miniszter közvetlen irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkatársainak kiküldetését a miniszter kabinetfőnöke rendeli el. Más munkatársak kiküldetését a közvetlen szakmai felügyeletet ellátó főosztályvezető javaslatára a helyettes államtitkár rendeli el. Az ideiglenes kiküldetés elrendelésének joga alacsonyabb szintre nem delegálható.

A közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának nem tervezett, eseményvizsgálattal összefüggő azonnali kiküldetését a közlekedésért felelős államtitkár engedélyezi.

4.2. A kiküldetés kezdeményezése a kiküldetési ügyirat összeállításával és engedélyezésre való felterjesztésével történik. A tartalmi és formai követelmények ellenőrzését követően a Nemzetközi Főosztály a kiküldetési engedélyt pénzügyi ellenjegyzés céljából továbbítja a Gazdálkodási Főosztályra.

4.3. A kiküldetési engedélyt a kiküldést kezdeményező szervezeti egység tölti ki. A kiküldetési engedélynek a Minisztérium belső honlapján való közzététele iránt a Nemzetközi Főosztály gondoskodik. A miniszter és a parlamenti államtitkár, valamint az általuk vezetett delegáció tagjai utazásai esetében a kiküldetési ügyirat utólagosan is összeállítható. A közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának nem tervezett, sürgős utazásai esetében a kiküldetési ügyirat utólagosan is összeállítható, az utazás azonban csak a kötelezettségvállaló írásbeli (pl. e-mail) engedélyével valósulhat meg.

4.4. A kiküldött a kiküldetési ügyirat összeállítását megelőzően a kiküldetési költségek viselésének módját egyeztetni köteles a meghívó féllel.

4.5. A kiküldetési ügyirat a kiküldetési engedélyt és a kezdeményező feljegyzést is magában foglalja, amely tartalmazza

4.6. A kiküldetési ügyirat összeállításáért felelős szervezeti egységnek a kiküldetés első napját megelőzően lehetőség szerint 10 munkanappal előbb meg kell kezdenie a kiküldetés engedélyezésével kapcsolatos eljárást a Minisztérium irat- és dokumentumkezelő rendszerében is igazolható módon. A kiküldetési ügyirat nyomon követése a kiutazó felelőssége. Annak érdekében, hogy az ideiglenes külföldi kiküldetés időben és a költségkereteken belül biztosított legyen, szükséges, hogy a kötelezettségvállaló által aláírt ügyirat az utazást megelőzően legalább 3 munkanappal a Nemzetközi Főosztály és a Gazdálkodási Főosztály rendelkezésére álljon. Ennek hiányában az ideiglenes külföldi kiküldetés lebonyolítása nem garantálható.

4.7. Ha a kiküldetés egyeztetett és a kiküldetési ügyiratban szereplő részleteiben változás következik be, a kiküldetés kezdeményezője haladéktalanul köteles értesíteni a Nemzetközi Főosztály és a Gazdálkodási Főosztály vezetőjét.

4.8. Az utazás módosítására csak indokolt esetben kerülhet sor. Ha a módosítás többletköltsége meghaladja az eredetileg jóváhagyott utazás összköltségének (utazási, szállás- és dologi költség) 10%-át, vagy a tervezettnél több a kiutazó munkatársak száma, az utazás terven felülinek minősül, a közigazgatási államtitkár írásbeli (e-mail) engedélye szükséges. Az utazás elmaradása vagy halasztása esetén a kiküldött köteles az előleget három munkanapon belül visszafizetni.

4.9. A pénzügyi ellenjegyzői jogkörrel felhatalmazott személy a minden feltételnek megfelelő ügyirat beérkezésétől számított legfeljebb 3 munkanapon, kiemelt jelentőségű ügyek (különösen a minisztériumi felsővezetői kiküldetések) esetében 1 munkanapon belül a fedezet rendelkezésre állása esetén aláírásával biztosítja a kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzését. Az ellenjegyző személyét a Gazdálkodási Szabályzat 2. függeléke határozza meg.

4.10. A megfelelően kitöltött, az elrendelő/kötelezettségvállaló aláírásával és mellékletekkel ellátott kiküldetési engedélyt jóváhagyást követően minden esetben a Gazdálkodási Főosztályra szükséges továbbítani, a Gazdálkodási Főosztály intézésre e-mailben megküldi a Nemzetközi Főosztálynak, valamint tájékoztatásul a kezdeményező szervezeti egységnek.

4.11. A kiküldetéssel kapcsolatos bármiféle szolgáltatás megrendelése (különösen repülőjegy-kiállítás, szállodai voucher kiállítása, előlegfelvétel) csak az ideiglenes külföldi kiküldetési engedély jelen szabályzat szerinti aláírása után történhet meg, kivéve a miniszter és a parlamenti államtitkár, valamint az általuk vezetett delegáció tagjai utazásához szükséges szolgáltatásokat. Egyéb kiküldött esetében az engedély hiányában csak rendkívül indokolt esetben, a miniszter vagy a közigazgatási államtitkár írásbeli utasítása alapján lehet szolgáltatást megrendelni.

4.12. A közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának nem tervezett, eseményvizsgálattal összefüggő azonnali kiküldetése teljesítéséhez kapcsolódó szolgáltatás megrendeléséhez a kötelezettségvállaló írásbeli engedélye szükséges.

5. Az ideiglenes külföldi kiküldetés szervezése

5.1. Menetjegy és szállás biztosítása

5.2. Rendezvényekre történő regisztráció

A kiküldetés engedélyezését megelőzően abban az esetben lehetséges a nemzetközi rendezvényekre történő regisztráció, ha az lemondható és nincs költségvonzata. A Nemzetközi Főosztály felelős a regisztrációért, illetve annak folyamatos nyomon követéséért a felsővezetői kiutazások során, illetve azon európai uniós és nemzetközi szervezeti kiküldetéseknél, amelyek esetében a küldöttséget egy nemzeti kapcsolattartó regisztrálhatja, valamint a részvételhez meghatalmazási okirat szükséges. Minden egyéb esetben a regisztráció a kiküldött, delegáció esetén a delegáció vezetője, vagy az általa megbízott munkatárs feladata.

5.3. Protokollajándék-beszerzés

A protokollfeladatok ellátásért felelős szervezeti egység a Működést Támogató Főosztállyal együttműködve a KEF ajándékraktárából a meghívó fél rangjának megfelelően biztosítja a protokolláris célú ajándéktárgyat, figyelemmel a Minisztérium Reprezentációs Szabályzata vonatkozó rendelkezéseire is, valamint a Gazdálkodási Szabályzat azon rendelkezésére, miszerint az ajándékok beszerzése minden esetben pénzügyi ellenjegyzés és kötelezettségvállalás után történhet.

6. Kiküldetéshez kapcsolódó jogosultságok, juttatások és költségtérítések

6.1. A juttatások és költségtérítések biztosítása

A kiküldetéshez kapcsolódó juttatások és költségtérítések biztosításának általános feltétele a kiküldetés kötelezettségvállalásának, engedélyezésének dokumentuma (teljeskörűen aláírt Ideiglenes kiküldetési engedély), kivéve a miniszter, a parlamenti államtitkár, valamint az általuk vezetett delegáció utazásait. Engedély nélküli kiutazásokhoz még számla megléte esetén sem fizethető utólagosan juttatás és költségtérítés, kivéve a közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység vizsgálójának nem tervezett, sürgős utazása esetén felmerült juttatás, költségtérítés, amely esetben a kiküldetés engedélyeztetése utólagosan történik meg.

6.2. Napidíj

A kiküldötteket a kiküldetés időtartamára a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendeleten, valamint a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeleten alapuló szabályok szerinti napidíj illeti meg. Ha a kiküldött nem tart igényt a napidíjra, írásban lemondhat róla. Nyilatkozatát az utaztatási referens és a Gazdálkodási Főosztály részére meg kell küldenie.

Ha a kiküldetés indulási és érkezési időpontja nem a hivatalos program ismeretében a kiküldetési helyre irányuló közlekedési eszköz legkésőbbi indulási és legkorábbi érkezési időpontja figyelembevételével került meghatározásra (pl. amikor a kiküldött saját szándékából korábban kíván utazni, vagy később kíván hazatérni), az érintett időszakra a kiküldöttet semmilyen költségtérítés nem illeti meg.

A kiküldöttet a Gazdálkodási Főosztály útielőleggel látja el, amelyet a házipénztárban vehet fel.

Az útielőleg felvételére, elszámolására a kiküldött vagy meghatalmazottja jogosult.

Nem minisztériumi forrásból, a meghívó által finanszírozott utazás esetén a Kezdeményező feljegyzésben jelezni kell, hogy a kiküldött részesül-e a meghívó fél által napidíjban. Ilyen esetben a Minisztérium a kiküldött számára nem biztosít napidíjat.

A napidíj a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény szerint adóköteles. Az adóelőleg összegét az érvényes jogszabályoknak megfelelően a Gazdálkodási Főosztály határozza meg. A napidíj utáni adóelőleg kifizetése a Minisztérium állományában levő kiküldöttek esetében a következő esedékes havi illetményből vagy munkabérből történő levonással; a külsős kiküldöttek napidíja a személyi jövedelemadóval csökkentett összegben kerül kifizetésre.

6.3. Utazási költségek

6.3.1. Repülőjegy költsége

Repülőgéppel történő utazás esetében turistaosztályú jegy foglalható, kivételt képeznek az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendeletben [a továbbiakban: 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet] foglaltak.

A repülőjegy-beszerzéseket az utaztatási referens végzi a KEF Utaztatási Portált kiszolgáló utazási irodákon keresztül. Ha a kiküldött ettől eltérően saját maga intézkedik a repülőjegy foglalásáról, ennek költsége a Minisztérium által nem kerül megtérítésre, az a kiküldöttet terheli.

6.3.2. Kormányváró igénybevételére jogosultak köre és költsége

A magyarországi kormányváró igénybevételére jogosultak körét és költségét a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet 1. melléklete szabályozza.

Külföldi repülőtéri komfortszolgáltatás (ideértve a légitársaságok által üzemeltetett üzleti és az úgynevezett VIP-váró egységek szolgáltatásait) ideiglenes külföldi kiküldetés keretében kizárólag a miniszter számára biztosítható (protokolláris és egyéb szakmai indokok alapján, ideértve a minisztert kísérő delegáció tagját vagy – miniszteri döntés alapján – tagjait), kivételt képez ez alól azon kiküldött, aki esetében a megjelölt szolgáltatások költségviselője a meghívó fél.

6.3.3. Vasút-, hajó-, kompköltségek

Vasúton történő utazás esetén a komfortosztály tekintetében a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni. Hajón, kompon történő utazás esetén valamennyi kiküldött I. osztályú jegyre jogosult. Hálókabin használatára, ha az szükséges, minden kiküldött jogosult.

6.3.4. Gépjárműhasználat

6.3.4.1. A KEF által biztosított gépjármű igénybevétele

6.3.4.2. Magángépjármű igénybevétele hivatali célra

A hivatali célra használt magángépjárműnek érvényes CASCO- és kötelező felelősségbiztosítással, érvényes műszaki vizsgával, a gépjárművet vezető személynek pedig az adott járműtípusra érvényes jogosítvánnyal kell rendelkeznie.

A kormánytisztviselő, munkavállaló vagy házastársa tulajdonában lévő saját gépkocsi igénybevételére kizárólag abban az esetben van lehetőség, ha a KEF az igénylés beérkezését követően azt igazolja vissza, hogy a kért időpontra nem tud gépjárművet biztosítani, valamint az utazás nem halasztható el, és más közlekedési eszközzel gazdaságosan nem teljesíthető. Saját gépkocsi igénybevételét a kiküldetés engedélyezője engedélyezheti.

Saját gépkocsival történő utazás esetén – az előlegfelvétel során már megállapított – költségtérítési normát kell az elszámoláson feltüntetni.

Saját gépkocsi használat esetén utazási költségként – a költségtérítési normán kívül –

6.3.5. Helyi és helyközi közlekedés

6.3.5.1. Belföldön, induláskor és érkezéskor a repülőtér, valamint a kiküldött lakása (tartózkodási helye), illetve a Minisztérium épülete között tömegközlekedés, reptéri/szállodai transzfer és taxi igénybevétele számolható el.

6.3.5.2. Külföldön, induláskor és érkezéskor a repülőtér és a szállás vagy a megbeszélés helyszíne között bármely tömegközlekedési eszköz igénybe vehető, elszámolható jeggyel igazolva, ha az a repülőtér és a szállás vagy az ülés helyszíne közötti transzfert szolgálja.

6.3.5.3. A fentieket értelemszerűen alkalmazni kell a vasúttal vagy távolsági busszal történő külföldi kiküldetés esetén is. A nem hivatalos programokhoz kötődő helyi közlekedési költségek minden esetben a kiküldöttet terhelik.

6.3.6. Autóbérlés

Ideiglenes külföldi kiküldetés esetén autóbérlésre csak indokolt esetben kerülhet sor, így különösen, ha a hivatalos program helyszíne tömegközlekedési eszközzel vagy a meghívó fél által transzferrel nem biztosított, valamint ha a taxiköltség bizonyíthatóan nagyobb lenne, mint a bérelt autó költsége. Minden egyéb esetben az autóbérlés a kiküldött saját költségén vehető igénybe.

6.3.7. Biztosítás

A Szabályzat hatálya alá eső minden kiküldött jogosult az utazással összefüggő baleset-, betegség- és poggyászbiztosításra, függetlenül attól, hogy a kiküldetés milyen forrásból kerül megvalósításra.

6.3.8. Szállásköltség

6.3.8.1. KEF portálon keresztül előre megrendelt szállás

A szállásköltség kifizetése átutalással teljesül, a valutaelőleg dologi kiadásai között nem számolható el.

6.3.8.2. KEF portálon kívül foglalt szállás

Ha a szállásfoglalás nem a KEF Utaztatási Portálon keresztül történik, a szállásköltség elszámolása a Minisztérium nevére és címére kiállított, eredeti szállodai számla alapján történik, az előzetesen meghatározott szállás norma összegén belül. Eredeti számla hiányában, vagy nem megfelelően kiállított számla esetében a szállás költsége a kiküldöttet terheli.

6.3.8.3. Szállásköltségek elszámolható összege

A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználása érdekében a szállásköltség a kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 400 EUR/éj, államtitkár esetében legfeljebb 300 EUR/éj, helyettes államtitkár esetében legfeljebb 250 EUR/éj, a többi kiküldött esetében legfeljebb 180 EUR/éj lehet. A különösen frekventált városokban (Brüsszel, Genf, London, Luxemburg, Párizs, Strasbourg, Stockholm, Valenciennes) a jelzett összegeknél 50 euróval magasabb összeg is elfogadható.

A szállodai számlán a szállásköltségen túl, külön tételként megjelenő minden egyéb költség (minibárból történő fogyasztás, egyéb szállodai szolgáltatások stb.) – kivéve a reggeli költsége, valamint a külön feltüntetett városi adó és a hivatali tevékenység érdekében jogosan felmerült elismerhető egyéb költségek (telefon, fax stb.) – teljes egészében a kiküldöttet terheli.

Kivételt képeznek az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású projektek terhére megvalósuló külföldi kiküldetések, ha a projekthez kapcsolódó hatályos jogszabályok, Támogatási szerződések, Támogatói okiratok, elszámolási útmutatók másként rendelkeznek, és a költségek a projektek terhére elszámolhatóak.

6.3.9. Idegenforgalmi adó

Ha a szállodai tartózkodás során a szállásköltséghez kapcsolódó idegenforgalmi adó összegét a helyszínen készpénzben kell fizetni, az ilyen módon kiegyenlített költség a Minisztérium nevére és címére vagy a kiküldött nevére és a Minisztérium címére kiállított számla alapján a kiküldetési előleg terhére számolandó el.

6.3.10. Egészségügyi vonatkozású költségek

A Szabályzat hatálya alá eső minden kiküldött jogosult a fertőző betegségek és a járványok megelőzése érdekében szükséges járványügyi intézkedésekről szóló 18/1998. (VI. 3.) NM rendelettel összhangban az utazással kapcsolatos előzetes egészségügyi tanácsadásra és szükség esetén orvosi vizsgálatra, melynek költségét a kiküldő intézmény állja.

A kiküldött jogosult a célország vonatkozásában előírt kötelező és ajánlott védőoltásokkal kapcsolatban felmerülő költségek utólagos elszámolására a Minisztérium nevére kiállított számla ellenében. A kiküldött saját elhatározásából igénybe nem vett védőoltás miatt bekövetkezett betegségéért a Minisztérium nem vállal felelősséget.

6.3.11. Részvételi díj

Részvételi díj térítése akkor illeti meg a kiküldöttet, ha az a hivatalos rendezvényen való részvételnek feltétele. A részvételi díj befizetése banki átutalással történik. Ha – kivételesen – a részvételi díj befizetése a helyszínen történik, arról a kiküldöttnek számlát kell kérnie a Minisztérium nevére és címére, valamint a készpénzes fizetési kötelezettséget a Kiküldetési ügyiratban közölni szükséges.

6.4. Egyéb költségek

6.4.1. Vízumköltség

A kiküldetéshez kapcsolódó vízumdíj a kiküldetési költség részét képezi. Kiegyenlítése átutalással vagy készpénzes fizetés esetén a Minisztérium nevére és címére kiállított számla ellenében történik.

6.4.2. Parkolási díj

Ha a kiküldött lakása vagy tartózkodási helye Budapest közigazgatási határán kívül esik, és a repülő 10:00 óránál korábban indul, illetve 20:00 óra után érkezik, vagy az el-, illetve a hazautazás napja hétvégére vagy munkaszüneti napra esik, a költségtakarékosság figyelembevételével igénybe vehető a Budapest Airport parkolója vagy egyéb, költséghatékonyan igénybe vehető közeli parkoló. Ennek költségei a Minisztérium nevére és címére kiállított számla ellenében utólagosan számolhatóak el.

6.4.3. Telefon, fax, internet, fénymásolás

A kiküldetés teljesítésével közvetlenül összefüggő, felmerülő egyéb költségek közül a hivatalos telefonhívás; internethasználat hivatalos üzenetküldésre, adapterbérlés vagy a szakmai munkához közvetlenül kapcsolódóan; faxküldés és fogadás; fénymásolás (ha azok költsége önálló – a Minisztérium nevére és címére szóló – számlával igazolt, vagy a szálloda számláján szerepel) a kiküldetés kötelezettségvállalójának igazolása alapján költségként elszámolható.

6.4.4. Tolmácsolás, fordítás

A kiküldetés helyén váratlanul felmerülő tolmácsolási és fordítási költségek igénybevétele csak a pénzügyi ellenjegyző fedezetigazolása mellett és a kötelezettségvállaló utólagos engedélye alapján számolható el költségként.

6.4.5. Mosatási és vasalási költség

Számlával igazolt mosatási és vasalási költség kizárólag a tíz napot meghaladó kiküldetés esetében számolható el, oly módon, hogy az a külföldön tartózkodás 11. napjától kezdődően, szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át nem haladhatja meg. Többhetes kiküldetés esetében a 11. napot követően heti egy mosatási és vasalási költség számolható el.

6.4.6. Bőröndfóliázás

A közlekedésbiztonsági vizsgálatokért felelős önálló szervezeti egység balesetvizsgálója esetében a tevékenység ellátásához (balesetvizsgálat, gyakorlati tanfolyam) szükséges speciális eszközök biztonságos külföldre és hazaszállítása esetén elszámolható a Minisztérium nevére és címére szóló számlával a bőröndök fóliázása.

6.5. Többletköltségek elszámolása

Ha a kiküldetéssel kapcsolatos tényleges költségek (például szállás, utazás, kormányváró) meghaladják az engedélyezett és kötelezettségvállalásba vett összegeket, a különbözetet a kötelezettségvállalói jogkört gyakorló hagyja jóvá.

6.6. Nem elszámolható költségek

A felsoroltakon túlmenően nem számolhatók el a kiküldetés céljával nem összefüggő költségek: többek között a közlekedésrendészeti és más hatósági bírság, a kiküldött felróható magatartásából származó anyagi kár ellenértéke.

7. Utazás elmaradása

7.1. Az utazás módosítása vagy elmaradása esetén a kiküldött haladéktalanul köteles az utaztatási referenst és a Gazdálkodási Főosztályt írásban (e-mail) értesíteni. Ha a kiküldött ezen kötelezettségét neki felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költség a kiküldöttet terheli.

8. Valutaellátmány biztosítása és költségelszámolás

8.1. Valutaellátmány biztosítása

A Gazdálkodási Főosztály gondoskodik a kiküldött valutaellátmányának biztosításáról, a kiküldöttnek való átadásáról.

A valutafelvétel rendjére a Minisztérium Pénzkezelési Szabályzata vonatkozik. A házipénztár a valutaellátmánnyal együtt átadja a Külföldi kiküldetési költségelszámolás formanyomtatványt (1. függelék).

A valutaellátmányt az utazó az utazás céljától függően euróban (EUR), USA-dollárban (USD) vagy angol fontban (GBP) veheti fel utazás előtt a Minisztérium házipénztárában. Ha az utazás előtt már nincs lehetőség előleg felvételére, úgy a kiküldött a napidíj és a dologi költségek összegét utólag, az elszámolást követően veheti fel a Minisztérium házipénztárában.

Pénzváltás költsége elszámolható abban az esetben, ha a kiküldetés helyén nem hivatalos fizetőeszköz az előlegként adott valuta. A pénzváltást minden esetben számlával, bizonylattal kell igazolni. Ha a kiküldött pénzváltási bizonylatot nem tud felmutatni, az arra a napra érvényes MNB középárfolyamot kell figyelembe venni.

8.2. Költségelszámolás

A költségek megelőlegezése céljából felvett valutaellátmánnyal a kiküldöttnek el kell számolnia. Az elszámolás során a visszafizetés csak a kapott pénznemben történhet. Minden kiküldött a hazaérkezését követő 5 munkanapon belül benyújtja a Gazdálkodási Főosztálynak a költségelszámolását. Ennek keretében az 1. függelék szerinti Külföldi kiküldetési költségelszámolás formanyomtatványt kitöltve, aláírva, az összes számlával, bizonylattal és más mellékletekkel (repülőjegy, elektronikus jegy, beszállókártya, biztosítás, szállás voucher stb.), valamint útijelentéssel együtt kell benyújtani.

Az elszámolásra leadott költségeket igazoló bizonylatokat a kiküldöttnek saját kézjegyével kell ellátnia.

A Gazdálkodási Főosztály a benyújtott költségelszámolást ellenőrzi, és azt követően elkészíti az elszámolások összesítését, és elvégzi a személyi juttatások számfejtését a Külföldi kiküldetési költségelszámolás formanyomtatványon. A számfejtést követően teljesítésigazolásra megküldi a Külföldi kiküldetési költségelszámolás formanyomtatványt a teljesítésigazolónak.

A Nemzetközi Főosztály által a KEF Utaztatási Portálján megrendelt szolgáltatások teljesítésigazolója a Nemzetközi Főosztály főosztályvezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. A külföldi kiküldetés során felmerülő, elszámolás alá eső egyéb költségek tekintetében a teljesítésigazoló a Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személyek. Az európai uniós, egyéb külföldi és hazai finanszírozású finanszírozott projektek terhére megvalósuló kiküldetések esetében a teljesítésigazolásra jogosult személy(eke)t az adott projektre vonatkozó egyedi miniszteri utasítás tartalmazza.

A teljesítésigazoló igazolja a kiküldetésben töltött idő szükségességét, annak indokoltságát. A teljesítésigazoló az igazolást követően a Külföldi kiküldetési költségelszámolás formanyomtatványt átadja a Gazdálkodási Főosztálynak. A Gazdálkodási Főosztály végrehajtja az elszámolást, rendezve a kiküldöttel a valuta-, illetve forintkülönbözeteket. A kiküldöttet utólagosan megillető valutaellátmány vagy a nem tervezett, de elszámolható dologi kiadás kifizetése külföldi fizetőeszközben, belföldön keletkezett kiadás esetén forintban történik.

Ha a kiküldött a költségelszámolást meghatározott határidőre és módon nem készíti el, a Gazdálkodási Főosztály a kiküldöttet haladéktalan hiánypótlásra szólítja fel. Ha a kiküldött e felszólításnak nem tesz eleget, a következő külföldi kiküldetésének engedélyezése megtagadható.

Ha a kiküldött a felszólítás ellenére sem számol el a számára biztosított valutaellátmánnyal, a Gazdálkodási Főosztály intézkedésre kéri fel a kiküldetés elrendelőjét.

Betegség vagy önhibán kívüli akadályoztatás esetén a kiküldött az előleggel a munkába állását, illetve az akadályoztatása megszűnését követő három napon belül köteles elszámolni.

Ha az elszámolás egyenlege nulla (kiküldetés előtt felvett előleg összege megegyezik a napidíj és az egyéb kiadások összegével), a kiküldött akkor is köteles a jelen pontban foglaltaknak megfelelően elszámolni.

8.3. A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el

8.4. Ha a kiküldöttel szemben bűncselekményt, szabálysértést követnek el, köteles azt a rendőrségen, illetve az ügyben eljárni jogosult szervnél haladéktalanul bejelenteni. A kiküldött a bűncselekmény, szabálysértés tényét az erről felvett jegyzőkönyvvel igazolja. A folyósított kiküldetési előleggel kapcsolatban felmerült, kiküldöttet érintő anyagi kár a közigazgatási államtitkár engedélyével részben vagy egészben megtéríthető.

9. Kiküldetési költségek visszatérítése

9.1. Ha a kiküldetés költségeit a Minisztériumnak a szervezők részben vagy egészében visszatérítik (pl. nemzeti borítékos kiküldetések)

9.2. A költség-visszaigényléseket, különös tekintettel az ún. „nemzeti utazási borítékra”, a Gazdálkodási Főosztály intézi, követi nyomon. A kiküldetés kezdeményezője minden szükséges információt átad a Gazdálkodási Főosztálynak azokról a kiküldetésekről, amelyek elszámolhatóak a nemzeti utazási boríték terhére. Ennek érdekében a Gazdálkodási Főosztály a nemzeti utazási borítékos elszámolási rendben érintett kiküldetésekről nyilvántartást vezet.

9.3. A nemzeti utazási boríték terhére elszámolható kiküldetések esetén a pénzügyi elszámolás lebonyolítása a következők szerint valósul meg:

10. Jelentések készítése, nyilvántartása

10.1. Az ideiglenes külföldi kiküldetésről minden esetben útijelentés készül, amely a költségelszámolás része, azzal egyidejűleg szükséges benyújtani. Több személyből álló delegáció kiküldetése esetében a delegáció közös útijelentést készíthet. Az útijelentés elkészítéséért a delegáció vezetője a felelős. A 2. függelék tartalmazza az útijelentés formai követelményeit.

10.2. Az útijelentést a kiküldött és az elrendelő által aláírt két eredeti példányban kell eljuttatni a Gazdálkodási Főosztálynak az elszámolás mellékleteként a kiküldetési ügyiratba helyezés céljából.

10.3. Az útijelentést a kiküldött köteles közvetlenül megküldeni a kiküldetés elrendelőjének, szükség szerint jelezve a további tennivalókat.

10.4. Ha a kiküldött a jelentést a meghatározott határidőre és módon nem készíti el, a Gazdálkodási Főosztály hiánypótlásra szólítja fel. Ha a kiküldött e felszólításnak 10 munkanapos határidőn belül nem tesz eleget, a következő külföldi kiküldetésére engedély megtagadható.

10.5. A kiutazó küldöttség kijelölt tagja gondoskodik az állami vezetőkre vonatkozó, a Kormány ügyrendjéről szóló 1352/2022. (VII. 21.) Korm. határozat vonatkozó rendelkezéseiben rögzített jelentéstételi kötelezettség végrehajtásáról. Az aláírt útijelentés elektronikus másolatát szükséges megküldeni a Nemzetközi Főosztály részére.

11. Egyéb rendelkezések

11.1. A külföldi képzésen, továbbképzésen, tapasztalatcserén részt vevő és annak során ösztöndíjban részesülők esetében a Szabályzat csak az ösztöndíjat felajánló által nem fedezett költségek megtérítésére, kiegészítésére alkalmazható, a közigazgatási államtitkár egyedi döntése alapján.

11.2. Az utaztatási referens a nemzetközi utazásszervezéshez feltétlenül szükséges személyes adatokat célhoz kötötten, az érintett hozzájárulásával, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseivel összhangban kezeli.