8/2023. (III. 14.) EM utasítás

1. § Az utasítás hatálya a Nemzeti Klímavédelmi Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) által végzett próbavásárlások elszámolására terjed ki.

2. § (1) A Hatóság által az internetes webáruházakban, online piactereken történő online próbavásárlások, illetve a fizetős applikációkon keresztül történő vásárlások ellenőrzéséhez és azok lebonyolításához az Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: EM) Gazdálkodási Főosztálya a Hatóság vezetője, illetve az általa kijelölt személyek, akadályoztatásuk esetén a kijelölt helyettesük (a továbbiakban: kijelölt személyek) részére előzetes pénzügyi fedezetet (a továbbiakban: állandó előleg) biztosít.

(2) Az állandó előleg kifizetését a Gazdálkodási Főosztály az 1. mellékletben kijelölt személy részére a megjelölt bankszámlaszámra átutalással teljesíti.

(3) A próbavásárlás a megjelölt bankszámlaszámról történhet:

(4) Az állandó előleg összege a Hatóság által végzett próbavásárlások vonatkozásában 1 000 000 Ft/év.

(5) A kijelölt személyekről, továbbá a személyeket érintően bekövetkezett változásokról a Gazdálkodási Főosztály nyilvántartást vezet.

(6) A kijelölt személyek bankkártya (WEB-kártya) kizárólagos használatával, a rendelkezésre álló összeg erejéig jogosultak elektronikus vásárlást kezdeményezni. A bankkártyát (WEB-kártyát) átruházni, kölcsönadni nem lehet, az azzal végzett bármilyen tranzakcióért a kártyahasználó felel.

(7) Ha az ellenőrzést végző a próbavásárlás során a vásárlástól eláll, az ellenőrzött vállalkozástól visszatérítést kezdeményez. Az ellenőrzést végző személy a visszatérített összeggel a 3. melléklet szerinti iratminta felhasználásával számol el.

(8) A lefolytatott próbavásárlások esetében az előleg biztosításának napjától számított 30. napig el kell számolni a tranzakciókat alátámasztó bizonylatok Gazdálkodási Főosztály részére történő közvetlen megküldésével.

(9) A lefolytatott próbavásárlások során a bankkártya használatára kijelölt személyek, valamint helyetteseik tartós távolléte, feladatköreinek megváltozása vagy kormányzati szolgálati jogviszonyának megszűnése esetén a szervezeti egység vezetője 5 napon belül az előleggel való teljes körű elszámolással egyidejűleg köteles gondoskodni új személyek kijelöléséről.

3. § Az állandó előleg igénylése az 1. melléklet szerinti iratminta használatával történik, amelyet a Gazdálkodási Főosztálynak kell címezni.

4. § (1) Az állandó előleget kizárólag a Hatóság által végzett próbavásárlások során felmerült kötelező és szükséges költségek fedezésének céljára lehet felhasználni.

(2) Az ellenőrzés, próbavásárlás kapcsán felmerült szükséges költség (pl. csomagolási díj, kiszállítási költség) járulékos költségnek minősül, amelyre tekintettel az ellenőrzött vállalkozásnak nem kell feltétlenül megegyeznie a bizonylatot kibocsátó vállalkozással.

(3) A járulékos költség minden esetben az állandó előleget terheli.

(4) A járulékos költség elszámolása a 2. melléklet szerinti iratminta felhasználásával történik, amelyet a költség elszámoló szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása után csatolni kell az elszámoláshoz.

(5) A felhasználandó állandó előleg kiadása a felvételre jogosult részére történik az előző előleggel való elszámolást követően. A költséghatékonyságot figyelembe véve, az el nem számolt előleg nem kerül visszautalásra, hanem a következő előleg utalandó összegéből kerül beszámításra. Ez alól kivételt képez az év végi elszámolás. Év végén az ellenőrzést végzőnél nem maradhat kint előleg, köteles azt visszautalni az EM 10032000-00290713-00000000 számú előirányzat felhasználási keretszámlájára.

(6) Az előlegfelhasználás célhoz kötöttségének ellenőrzése, a teljesítés igazolása, valamint a kifizetés engedélyezése az előleget felhasználó szervezeti egység vezetőjének távolléte, illetve akadályoztatása esetén a mindenkori helyettesének feladata.

5. § A bankkártyával történő fizetést az ellenőrzést, próbavásárlást végző szervezeti egység vezetőjével előzetesen engedélyeztetni kell, az engedélyen legalább az alábbiakat fel kell tüntetni:

6. § (1) Az állandó előleget a 3. melléklet szerinti iratminta felhasználásával kell elszámolni.

(2) Az elszámolást a próbavásárlást lefolytató személy készíti el.

(3) Az elszámoláson az elszámoló szervezeti egység vezetője igazolja a felhasznált összeget, figyelembe véve az összeg felhasználásának jogszerűségét, jogcímét és mértékét. A költségek elszámolását a Gazdálkodási Főosztály hagyja jóvá.

(4) A 2. és a 3. melléklet szerinti elszámoláshoz az elszámolni kívánt összegek igazolása érdekében minden esetben csatolni kell az összegek jogszerű felhasználását alátámasztó bizonylatokat (a szolgáltatás igénybevételéről szóló számla, nyugta másolatát), a feljegyzés vagy feljegyzések másolatát, továbbá az összes egyéb, az elszámolás jogszerűségének bizonyítására alkalmas dokumentumot.

(5) Ha az ellenőrzött vállalkozás a megvásárolt termékről, illetve az igénybe vett szolgáltatásról számlát, nyugtát nem bocsátott ki, akkor a megrendelésről készített képernyőképet, a csomag fotóját kell a pénzügyi elszámoláshoz mellékelni.

(6) Abban az esetben, ha az állandó előleg terhére felmerült költségeket nem lehet megfelelően igazolni (pl. az eladó nem adott számlát a termékhez), az elszámoláshoz az elszámoló szervezeti egység vezetője által készített és a szervezeti egységet felügyelő helyettes államtitkár által jóváhagyott feljegyzést kell csatolni, és azt az elszámolással egyidejűleg a Gazdálkodási Főosztály felé kell továbbítani.

7. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.