9/2023. (III. 14.) EM utasítás

1. § Jelen utasítás hatálya az Energiaügyi Minisztériumnál (a továbbiakban: EM) alkalmazott Mastercard Arany és Mastercard Ezüst kincstári kártya (a továbbiakban együtt: VIP-kártya) kiadására, használatára, tárolására, kezelésére, valamint a kártyabirtokosok jogaira és kötelezettségeire terjed ki.

2. § (1) A VIP-kártya készpénz-helyettesítő fizetési eszköz, az OTP Bank Nyrt. mint a kártyarendszert üzemeltető hitelintézet (a továbbiakban: hitelintézet) és a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) logójával ellátott, az EM számlatulajdonos és a kártyabirtokos adataival megszemélyesített betéti kártya, amelyhez egy négyjegyű titkos (a továbbiakban: PIN-kód) tartozik.

(2) A VIP-kártya a mindenkor hatályos gazdálkodásra, beszerzésre, kötelezettségvállalásra vonatkozó utasítások betartása mellett az EM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése terhére hivatalosan elszámolható – különösen szakmai feladatkörbe tartozó, reprezentációs és utazási – kiadások kiegyenlítésére használható.

3. § (1) Az EM-nél VIP-kártya használatára jogosult

(2) A VIP-kártyával való rendelkezés jogát kizárólag a kártyabirtokos gyakorolhatja.

4. § (1) A Gazdálkodási Főosztálynál kezdeményezett VIP-kártya-igénylés a Kincstár honlapján történik elektronikusan, a Számlavezető Rendszer Ügyfél Front-end rendszeren keresztül. Az igényelt VIP-kártya átvételéről – a Kincstár tájékoztatása alapján – a Gazdálkodási Főosztály a kártyabirtokost elektronikus levélben tájékoztatja.

(2) Az igényelt VIP-kártyákat és az azokhoz tartozó PIN-kódokat – a Kincstárral fennálló megállapodás alapján – a hitelintézet készíti el. A VIP-kártyát és – lezárt, sértetlen borítékban (a továbbiakban: PIN-boríték) – a hozzá tartozó PIN-kódot a Kincstárnál (1052 Budapest, Deák Ferenc utca 7–9. szám alatti fiók) veheti át a kártyabirtokos személyesen vagy szabályszerűen kiállított meghatalmazással, meghatalmazott útján. A meghatalmazás mintája a Kincstár honlapjáról tölthető le, vagy azt kérésre a Gazdálkodási Főosztály megküldi. A meghatalmazást a banknál bejelentett aláírással kell ellátni. Az átvételt igazoló aláírást követően az átvevő felel a VIP-kártyáért és a hozzá tartozó PIN-kódért. A banktól sértetlen állapotban kell átvenni a kártyát és a PIN-borítékot.

(3) Az átvételt követően a VIP-kártyát 2 munkanapon belül be kell mutatni vagy meg kell küldeni a szkennelt másolatát a Gazdálkodási Főosztály részére nyilvántartásba vétel céljából. A Gazdálkodási Főosztály a VIP-kártyákról analitikus nyilvántartást vezet, amely tartalmazza

(4) Az átvevőnek aláírásával igazolnia kell az átadás-átvételi bizonylaton, hogy a VIP-kártyát és a PIN-kódot átvette, valamint azt, hogy a PIN-boríték lezárt és sértetlen. A PIN-borítékot csak a kártyabirtokos bonthatja fel, annak tartalmát csak ő ismerheti meg.

(5) A VIP-kártya átvételekor a kártyabirtokosnak a VIP-kártya hátoldalán lévő aláíráspanelt alá kell aláírnia. A VIP-kártya az első használat alkalmával aktiválható.

(6) A kártyabirtokos a 7. § (3) bekezdésében foglaltak megtörténtét követően köteles írásban nyilatkozni arról, hogy a VIP-kártya birtoklásával, valamint a kártyahasználattal, őrzéssel, letiltással, elszámolással kapcsolatos kötelezettségeit megismerte, betartja, és az ezek megszegése esetén követendő eljárást és következményeket tudomásul vette.

5. § (1) A VIP-kártyát a 3. § (1) bekezdés a)–d) pontjában meghatározott személyek, belföldön és külföldön egyaránt, a 3. § (1) bekezdés e) pontja szerinti személyek pedig a kijelölésükben meghatározottak szerint használhatják.

(2) A kártyabirtokos kiküldött esetében az útielőleg-ellátmányt a VIP-kártya használatával biztosítja az EM.

(3) A VIP-kártyával történő fizetéskor a kártyabirtokosnak számlát kell kérnie, amelyet az EM nevére és címére kell kiállíttatni. A kártyabirtokosnak a vásárlást igazoló számlát a Gazdálkodási Főosztály részére, a fizetést – külföldi kiküldetés esetén a visszaérkezést – követő 5 munkanapon belül kell megküldenie.

(4) Az utazási kiadások kiegyenlítése során az ideiglenes külföldi kiküldetésekről szóló miniszteri utasításban foglaltak szerint köteles a kártyabirtokos eljárni.

(5) Utazási kiadások kiegyenlítésekor a kártyabirtokos a (4) bekezdésben megjelölt utasításban meghatározott értékhatárok összegéig teljesíthet kifizetést, azzal, hogy a VIP-kártya használata napi limitek alkalmazásához is kötött. A limitekről a kártya átvételekor a Gazdálkodási Főosztály nyújt tájékoztatást.

(6) Ha az utólagos elszámolás során megállapításra kerül, hogy a kártyabirtokos a megállapított értékkeretet túllépte, vagy olyan kiadásokat is kiegyenlített a VIP-kártyával, amely az EM költségvetése terhére nem számolható el, úgy ezt a különbözetet a kártyabirtokos köteles az EM részére visszafizetni.

6. § (1) A kártyahasználathoz szükséges fedezetet az EM Igazgatás Szervezeti és Működési költségvetése biztosítja az Előirányzat-felhasználási keretszámlájáról a Kincstár által megnyitott és visszaigazolt kártyafedezeti számlákra történő átvezetéssel.

(2) A VIP-kártya a rajta feltüntetett hónap utolsó napján 24 óráig érvényes. A kártyacsere a lejárat hónapjának közepétől biztosított, igénylőlap, illetve kérelem kitöltése nélkül. A kártyabirtokos személyesen vagy meghatalmazottja által a 4. § (2) bekezdésében meghatározott Kincstárfiókban köteles a lejárt VIP-kártyáját leadni, és ezzel egyidejűleg jogosult az új kártyát felvenni. A VIP-kártya számának módosulására tekintettel a kártyacserét követő 2 munkanapon belül a kártyabirtokos a 4. § (3) bekezdésében foglaltak szerint köteles eljárni.

(3) A kártyabirtokos köteles írásban haladéktalanul a Gazdálkodási Főosztályon bejelenteni, ha észlelte, hogy a VIP-kártya vagy a használatához szükséges adat jogosulatlan harmadik személy tudomására jutott, és azokkal jogosulatlan harmadik személy visszaélhet.

(4) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, azt ellopják, vagy az bármely más módon kikerül ellenőrzési köréből, a kártyabirtokos köteles haladéktalanul gondoskodni a VIP-kártya letiltásáról a 06 1 3666 666-os számon hívható TeleBank-rendszeren keresztül, és minderről a Gazdálkodási Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni.

(5) A kártyabirtokos a VIP-kártya használatára vonatkozó jogosultságának megszűnése előtti utolsó munkanapon köteles a kártyát a Gazdálkodási Főosztályon leadni, és a kártyaszámlán lévő terhelésekkel elszámolni.

(6) A kártyabirtokos a jelen utasítás előírásainak be nem tartása esetén fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. A Gazdálkodási Főosztály a VIP-kártyát azonnali hatállyal letiltatja, amennyiben a kártyabirtokos nem tesz eleget a jelen utasításban részletezett bármely kötelezettségének.

(7) A kártyabirtokosok részére a Gazdálkodási Főosztály biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagok megismerését és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumba való betekintés lehetőségét.

7. § (1) A VIP-kártya esetében gondoskodni kell – a pénz- és értékkezelésre vonatkozó szabályok betartásával – a szigorú számadású bizonylatként történő kezelésről, nyilvántartásról, valamint a biztonságos elhelyezésről és őrzésről.

(2) A VIP-kártya kezelésével és használatával kapcsolatos teljes ügymenetet a Gazdálkodási Főosztály felügyeli, és gondoskodik a következő feladatok elvégzéséről:

(3) A Gazdálkodási Főosztály írásbeli ismertető átadásával – az utasítás elektronikus úton történő megküldésével – gondoskodik arról, hogy a leendő kártyabirtokos megismerje az utasítást, illetve a 6. § (7) bekezdésében foglaltakat.

(4) A hitelintézet által a VIP-kártyával végzett műveletekről és a kártyafedezeti számlához kapcsolódó megfelelő kincstári számlára történő visszavezetésekről adott tételes tükörszámlát a Gazdálkodási Főosztály kezeli, nyilvántartja. A tükörszámla egyeztetési és analitikus nyilvántartási célokat szolgál, valamint a reklamációs ügyek alapját képezi.

8. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.